Estrategia y primeros pasos

Después de la presentación se debe elaborar el camino que va a tomar la empresa, las etapas que se desarrollaran y los resultados que se esperan obtener, es decir la estrategia.

Estrategia

El desarrollo de la estrategia debe partir de encontrar la verdadera razón de cambio de la empresa, el por qué se necesita este sistema para lograr cumplir con las metas, esta “frase, oración u aspiración” será la motivación y propósito para las personas que forman al equipo de trabajo. Para encontrar ese por qué, se realiza una reunión con el equipo en la que a través de una lluvia de ideas sobre quién es la empresa, el por qué hace lo que hace y el por qué se requiere este cambio, se llega al propósito final. Lo importante de esta sección es que todos los integrantes se sientan relacionados y de acuerdo con la oración encontrada.

Con el propósito general identificado se procede a establecer los objetivos específicos del plan. Estos se pueden entender cómo lo que se espera lograr en cada ámbito de la empresa como, por ejemplo, en el área de diseño, en el departamento de compras o en control de obra. Se recomienda formular objetivos a corto (un plazo de un año) y largo plazo (un plazo de cinco años) ya que estos serán lo que permitirán evaluar el desempeño y formulación del plan. Con los objetivos encontrados, se procede a definir el plan de acción o etapas del proceso. Este plan debería constar de una fase de preparación, entrenamiento y desarrollo de planes piloto.

“Encontrar la razón de cambio”

Fase de preparación

Esta fase es la que soporta y permite adecuar el sistema al entorno al que se va a implementar. Esta tiene dos objetivos, el primero es conocer el entorno de trabajo y el segundo es desarrollar la mayor cantidad de documentos de soporte para el uso del sistema.

En esta fase encontramos seis pasos:

Encontrar y mapear la cultura

La cultura es una serie de suposiciones, comportamientos, valores de una organización derivados de la experiencia de las personas al desarrollar las labores diarias a través del tiempo. (Christensen & Shu, 1999) Esta consta de tres niveles, el primero los artefactos, el segundo son las valores y normas y el tercero son los supuestos. LPS, si bien es una metodología para el control de la producción en las obras de construcción, implica un cambio en la manera de actuar de las personas y, por ende, aborda el tema cultural de una empresa. Como gestores del cambio se debe tener cuenta y estar atento a identificar la dinámica del grupo y sus tradiciones, reconocer potenciales líderes, conocer los comportamientos deseados y no deseados y la vulnerabilidad de la cultura. El resultado de conocer la cultura nos permite conocer cómo esta se manifiesta y por qué; de esta manera, se desarrolla cómo abordar LPS desde la perspectiva humana.

Identificar cómo abordar la cultura

Definir de qué manera vamos a manejar el cambio cultural de la organización y cómo se va a promover, para esto tenemos tres opciones (Tushman & O’reilly, 2002):

Métodos para abordar la cultura, tomado de (Tushman & O’reilly, 2002). Elaboración propia.

Definir los agentes de cambio y líderes (redes sociales) - roles y responsabilidades

Encontrar cuales son los roles que se necesitan para desarrollar la herramienta, en que parte del proceso se requieren y cuál sería su alcance y responsabilidad. Con esto definido, se debe analizar si se cuenta con ese personal dentro de la empresa y si requiere o no capacitación para elaborar las nuevas funciones. Además, se debe identificar que personas dentro de la organización son líderes innatos. Para esto se mapeamlas redes sociales informales dentro de una empresa; estas redes pueden ser redes de consejo, de confianza o de comunicación (Turner, 2020). Estos líderes serán los agentes de cambio que promuevan y ayuden a que las demás personas adopten e interioricen la nueva herramienta.

Trabajar en pequeños cambios para crear la cultura y la adaptación al cambio

Para que los cambios se adopten por las personas, estos deben ser graduales y con resultados que se puedan visualizar a corto plazo. Por lo que se recomienda que, mientras se trabaja en identificar la cultura, se implementen pequeños cambios en las áreas de trabajo. Lo importante de estos cambios es que tengan un impacto en la manera en que las personas ejecutan las tareas. Este proceso es de prueba y error ya que algunos cambios pueden funcionar como otros no, lo esencial es empezar a adaptar al equipo al cambio, de esta manera cuando se implemente LPS, el equipo ya estará preparado para modificar la manera de trabajar.

Creación de guías y listas de chequeo

Paralelo, al proceso cultural es importante organizar y establecer la guía o paso a paso a seguir de los procesos de LPS, esto con el fin de tener un soporte en el uso de la herramienta. Parte de estas guías se desarrollan con base en la experiencia previa de los trabajadores de la constructora y se deberá modificar (si se requiere) para que cumpla con las necesidades de la obra.

Dentro de esta creación se debe contar con: • Orden del día de cada una de las programaciones: maestra, fases, intermedia,semanal y diaria. • Lista de chequeo de análisis de restricciones. • Proceso de análisis de restricciones y causas de no cumplimiento. • Formato para llevar la información derivada de las programaciones. • Explicación de los indicadores a utilizar y su significado.

Pasos de la fase de preparación para implementar LPS. Elaboración propia.

“La estandarización de la información permite unificar el sistema”

• Diseño del tablero de control de producción de obra. • Acceso a herramientas complementarias al sistema. • Diseño del tablero de control de producción de obra. Con estas guías se busca estandarizar la información a través de diversos grupos de trabajo y optimizar el tiempo y resultados. Fase de entrenamiento

La fase de entrenamiento es el momento en el que se enseña y explica la metodología a implementar a todo el equipo de la empresa y obra. Este entrenamiento se realiza a través de diversas sesiones las cuales detallan el sistema; todas las sesiones deben ir acompañadas de sesiones prácticas en las que a través de juegos se simulen los conceptos aprendidos.

4 sesiones de entrenamiento propuestas. Elaboración propia.

Estas son las primeras sesiones que se recomiendan ya que abarcan los principios base y guía para desarrollar el sistema. Las siguientes sesiones dependerán del objetivo de la empresa, sin embargo, se proponen:

3 Sesiones

Sesiones de entrenamiento adicionales propuestas. Elaboración propia.

Desarrollo de planes piloto

El desarrollo de los planes piloto inicia al finalizar el tiempo de entrenamiento o al finalizar la explicación de qué es y cómo funciona last planner system. Se recomienda iniciar el plan piloto en un proyecto que vaya a comenzar para poder implementarlo desde el inicio, ver todo el proceso y obtener los beneficios. Cuando la implementación se realiza en proyectos iniciados se tiene dos opciones, se realiza una pausa para trasladar y elaborar todo el proyecto bajo la metodología de LPS o se implementa parcialmente, sin embargo, estas implementaciones no alcanzan a desarrollar todo el potencial de la herramienta.

La implementación y uso de LPS se recomienda realizarla de manera gradual, a medida que el equipo responde y cumple con los objetivos de cada plan piloto, se puede estructurar e implementar el siguiente. Esto con el fin de dar tiempo a los participantes de interactuar con el sistema y conocer qué se debe implementar de acuerdo con las necesidades y avances observados. El primer plan piloto alberga los componentes mínimos para ejecutar last planner system, los siguientes planes piloto profundizan en conceptos y métricas que ayudan a tener un mayor provecho de la herramienta y un alcance mayor. Se propone cuatro momentos de implementación:

PROGRAMACIÓN MAESTRA O FASE

• Realización de la programación maestra • Identificación de hitos

PROGRAMACIÓN INTERMEDIA

• Realización de la programación intermedia • Asistencia personal administrativo • Identificación de restricciones • Realización de la programación intermedia • Asistencia de todo el personal • Identificación de restricciones • Análisis de restricciones

PROGRAMACIÓN SEMANAL

• Realización de la programación semanal • Métrica PPC • Métrica CNC

HERRAMIENTAS DE APOYO

• Tablero de indicadores • Gemba Walks • Realización de la programación maestra • Identificación de hitos • Identificación de fecha de inicio y final real • Realización de la programación maestra • Identificación de hitos • Identificación de fecha de inicio y final real • Métrica MV • Líneas de Balance

• Realización de la programación maestra • Identificación de restricciones • Análisis de restricciones • Métrica TA • Métrica TMR • Realización de la programación maestra • Identificación de hitos • Identificación de fecha de inicio y final real • Métrica MV • Líneas de Balance

• Realización de la programación maestra • Identificación de restricciones • Análisis de restricciones • Métrica TA • Métrica TMR • Identificación de causas de atraso de actividades

• Realización de la programación semanal • Métrica PPC • Métrica CNC • Análisis de métricas

• Tablero de indicadores • Gemba Walks • Realización de la programación semanal • Métrica PPC • Métrica CNC • Métrica CL • Métrica CU • Métrica PNC • Análisis de métricas

• Tablero de indicadores • Gemba Walks • Contratación • Plus Delta • Evaluación integral • Realización de la programación semanal • Métrica PPC • Métrica CNC • Métrica CL • Métrica CU • Métrica PNC • Métrica PCA • Análisis de métricas

• Tablero de indicadores • Gemba Walks • Contratación • Plus Delta • Evaluación integral • Modelo 3D

Niveles de implementación de LPS propuestos. Elaboración propia.

Es importante analizar al final de cada fase el proceso de evolución sw la metodología LPS en la empresa, a continuación, se presenta la matriz de madurez desarrollada por el equipo de Centro en excelente en gestión de producción - GEPUC de la Pontificia universidad católica de Chile (Baladrón Zanetti, 2017; Benjamín et al., 2016)

Esta matriz evalúa desde 12 ámbitos el nivel de madurez de last planner system en una empresa; para esto califica cada ítem de acuerdo con si se utiliza o no en la empresa y la calidad del uso de ítem (Bien, regular, mal).

De acuerdo con los valores calculados se obtiene un valor general por ámbito que luego se grafica en un diagrama de red y se obtiene una categoría del nivel de madurez, las cuales son:

Matriz de maduración en LPS y niveles. Tomado de (Baladrón Zanetti, 2017; Benjamín et al., 2016)

Tabla de maduración en LPS y niveles. Tomado de (Baladrón Zanetti, 2017; Benjamín et al., 2016)

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Proceso de uso

Fotografía de reunión de LPS. Cortersía de MACA CONSTRUCCIONES SAS.