Programación Maestra

Esta segunda parte abordará el paso a paso junto con las buenas prácticas deseadas para el uso de la herramienta, se explicará a detalle cómo se realiza cada programación y cuáles son los resultados esperados de cada una con ejemplos. Sin embargo, el uso de la herramienta debe adaptarse a la empresa en la que se va a utilizar, por lo que se invita a revisar periódicamente si el proceso realizado está brindando la información necesaria y relevante para la ejecución de los proyectos.

A continuación, se explicará en primer lugar cada programación por separado, seguido, un ejemplo del orden de la reunión deseado y para finalizar, se expondrán otras herramientas que pueden potencializar el uso.

La programación maestra, es la primera programación del sistema, tiene como objetivo definir conbase a las condiciones de satisfacción y necesidades demandadas por el dueño del proyecto la secuencia general de actividades de un proyecto; se tiende a expresar en fases o etapas.

Antes de empezar, es importante recalcar la diferencia entre la programación maestra y la programación por fases. La programación maestra es la planificación de todo el proyecto de construcción, es decir, si se va a desarrollar un proyecto con cinco edificios, urbanismo y zonas comunes, la programación maestra debe determinar el inicio y fin de cada zona y si existirán o no traslapo entre ellas; una vez esta programación macro se acuerda, se procede a realizar la programación de cada una de las zonas, en este caso, la programación de cada una de las torres, el urbanismo y la zona común.

Esta programación de cada zona se conoce como programación por fase y se realiza, por lo general, de seis a cuatro meses antes del inicio planeado (este tiempo depende del tiempo necesario por la compañía en gestionar los contratos, anticipos y pólizas). Sin embargo, si se habla de un proyecto de solo una torre y urbanismo, se realiza solo la programación maestra la cual incluye tanto el inicio y din de cada zona como la secuencia de actividades de cada zona. Es decir, la programación por fases sería la misma programación maestra.

Pasos previos

Para realizar la programación maestra es necesario tener unos pasos previos que permitan el flujo de información y conocimiento entre los participantes y el facilitador de esta manera, se podrá propiciar la negociación y ajuste de actividades. La programación para si se va a programar la ejecución del todo el proyecto o de un espacio del proyecto es similar en su elaboración, pero tiene resultados diferentes; si se habla de todo el proyecto el resultado es la secuencia de etapas, si se habla de la planificación de una zona de trabajo el resultado es la secuencia de procesos.

Definir y dar a conocer el proyecto

Difundir la información necesaria para que todos los participantes conozcan el proyecto y pueden crear la secuencia de procesos o etapas. Para esto, se recomienda enviar un documento a los participantes que contenga:

• Una breve descripción del proyecto • La fecha de entrega del proyecto o de la zona de trabajo, dependiendo del caso. • Cómo elaborar el compromiso de la actividad. En el caso de la planificación de una zona: • Las cantidades por actividad estimadas a ejecutar. • Planos del proyecto con las zonas o áreas delimitadas.

Este documento se distribuye de acuerdo con los canales de distribución de información establecidos por la empresa. Adecuar el espacio de trabajo

Para que la información pueda fluir entre los participantes es necesario adecuar el espacio de trabajo, para que permita la interacción y negociación. Por lo cual se recomienda:

• Un espacio abierto y sin objetos que obstruyan el paso o la vista de las personas. • La impresión de planos con las zonas de trabajo previamente compartidas al equipo. • La impresión del tablero de programación. • Post-it de refuerzo, lápiz, cinta o pegante para pegar los post-it de cada contratista en el tablero de planificación. • Asignar un color de post it a cada contratista de manera que se pueda identificar sus actividades.

Pasos previas para la programación maestra. Elaboración propia.

Organización de la información

Identificar y reconocer las actividades a realizar para cumplir con el proyecto.

Por lo cual cada contratista describe cuáles son las actividades que ejecutará en el proyecto e identifica qué necesita o requiere para poder ejecutarla y su duración.

Esta información se consigna en un formato, el cual es el insumo para la programación.

Traducción original. Recolección de información para reunión de programación maestra. Tomado de (G. Ballard et al., 2020) Reunión

Quiénes participan

Se recomienda la participación de:

• Director de obra y residentes de las zonas. • Los contratistas que trabajan en la zona de trabajo. • El facilitador. • Personal de soporte de áreas como diseño, compras, contratación, control de obra, inspección de calidad. • Dueño del proyecto. Buffer

El buffer se puede definir como el tiempo extra que se tiene para finalizar, es una especie de “colchón” que protege a la programación de la incertidumbre y variabilidad (Jeongki et al., n.d.).

Este tiempo o tiempos se definen con base en la información obtenida de proyectos pasados o de acuerdo con el análisis que se realice con los últimos planificadores sobre la ejecución de las actividades a realizar; lo óptimo es tener buffers para el proyecto y no para cada actividad. Por ejemplo, un buffer puede ubicarse en la mitad de la ejecución de los acabados de un proyecto con el objetivo

de impedir que el transporte de materiales desde su zona almacenamiento hasta su zona de trabajo atrase la programación de toda el área (ya que por lo general estos tiempos no se calculan en las programaciones). En caso de que el buffer no se consuma, las actividades siguen el flujo programado y ese tiempo se puede utilizar en otro momento de la obra.

Pull planning

Pull planning es la metodología que se utiliza para elaborar la programación maestra y se caracteriza por realizar la programación desde la fecha de entrega hacia atrás, es decir, es una planificación en reversa; la razón de la forma de ejecución de esta planificación es que permite a los integrantes a pensar no solo en el flujo de ejecución de las actividades sino en las necesidades o actividades previas requeridas para entregar un proceso o paquete de trabajo, de esta manera es menos probable olvidar actividades. Para iniciar la programación se ubica en el tablero de planificación la fecha final o de entrega de la zona y los hitos que no dependan de la ejecución de la obra como, por ejemplo, la revisión de la obra por alguna entidad externa de la compañía.

Se inicia la programación con la siguiente pregunta: “¿Para poder finalizar la torre que actividad o proceso tiene que haber finalizado?” “¿Cuál es la actividad anterior para entregar la torre?”. Esta pregunta debe ser respondida por los asistentes de la reunión, la persona cuya actividad sea la última actividad por ejecutar en una torre, se pone de pie y ubica el post-it con el compromiso en el tablero de planificación. Seguido, se realiza la misma pregunta, pero en este caso con referencia a poder ejecutar la actividad puesta en el tablero, y así sucesivamente, hasta llegar al inicio del proyecto. Cuando se llega al inicio del proyecto, se realiza un barrido de la información ubicada en el tablero de planificación y se verifica si cumple con los tiempos requeridos por la compañía, en caso de que no, se debe reprogramar y ajustar los tiempos de ejecución de las actividades hasta llegar al tiempo deseado.

Puede ocurrir que algunas actividades no se programen mientras se realiza la planificación de la zona de trabajo, la razón es que por lo general, las actividades que primero se programan son las activi-

“Encontrar la razón de cambio”

dades que hacen parte de la ruta crítica del proyecto ya que estas son las que habilitan y permiten la ejecución de actividades, por lo que esas otras actividades se deben programar si bien cuando se revisa la programación realizada o cuando existe un hito y se revisa las actividades necesarias para llegar al hito.

Con esta programación se ubican los hitos del proyecto, en este caso estos los hitos son las fechas de terminación de ciertas actividades que habilitan el ingreso de actividades externas o el inicio de nuevas etapas dentro del área, por ejemplo, en una torre de apartamentos, los hitos que saldrían de la programación pueden ser: la fecha de finalización de la cimentación, de la estructura, de la cubierta, de acabados y de la inspección de calidad.

Tabla de contratación y pedidos

Una vez se finaliza la planificación y se revisa la secuencia, superposición y flujo de actividades, se recomienda realizar el cuadro de contrataciones y anticipos.

Este cuadro identifica las fechas en las que los contratos se deben realizar y la fechas en la que el anticipo se debe depositar para permitir el inicio planteando, por lo que se pregunta a cada último planificador “¿para realizar su actividad cuando requiere el contrato y el anticipo?”. Este tiempo a su vez debe coordinarse con el tiempo requerido por el personal administrativo de la empresa para entregar estos documentos.

Cabe resaltar, que esta fecha no es definitiva y puede tener modificaciones de acuerdo con el avance de ejecución de la obra.

Para finalizar la reunión, se hace un recuento de los requisitos de cada actividad, el personal necesario para su ejecución y se terminan de ajustar los tiempos. Post - reunión

Líneas de balance

Una vez se finaliza la reunión, se toma el tablero de planificación y se pasa a la técnica de planificación utilizada por la compañía, por lo general, el diagrama de Gantt. Cuando este se realiza se tienden a

modificar algunas fechas debido a días festivos o días de no actividades, por lo cual al ajustarse se debe enviar a los asistentes de la reunión para su aprobación final.

Si la programación ya quedo definida por todo el equipo, se recomienda realizar la programación por medio de las líneas de balance para visualizar de manera más concreta el rendimiento, tiempo, secuencia y traslapo de actividades y para identificar posibles puntos de mejora en la programación. En caso de existir puntos de mejora, se debe socializar el cambio con el o los contratistas implicados y acordar con ellos el cambio de la actividad.

Lo ideal es que todas las líneas tengan la misma pendiente y no se generen cruces entre ellas.

Indicadores

Cuando se finaliza la programación se toman las fechas de los hitos identificados para su posterior evaluación por medio de la métrica Milestone variance o MV.

La evaluación de esta métrica se realiza en el tiempo de ejecución de la construcción e indica si la obra se encuentra desfasada, adelantada o a tiempo de su programación inicial. Es una métrica que conecta la programación intermedia con la maestra; la frecuencia de evaluación de esta métrica depende de la necesidad de la obra.

Resultados

De esta primera programación se espera obtener:

• Programación: La planificación de la zona de trabajo o etapas del proyecto con los tiempos y secuencias acordados por todos los integrantes. • Tiempos: Una tabla guía de contratación y anticipos. • Indicador: Las fechas de inicio y final de las actividades, con las que se podrán obtener el indicador de MV cuando la obra entre en ejecución.

16

14

12

10

8

6

4

2

0

-2 21/09/2021 1/10/2021 11/10/2021 21/10/2021 31/10/2021 10/11/2021 20/11/2021 30/11/2021 10/12/2021 20/12/2021 30/12/2021 9/01/2022 19/01/2022 29/01/2022 8/02/2022 18/02/2022 28/02/2022 10/03/2022 20/03/2022 30/03/2022 9/04/2022

Ejemplo de líneas de balance. Elaboración propia.

Fórmula de Indicador MV. Tomado de (Christian & Pereira, 2020)

Fotofrafía de la programación maestra. Cortesía de MACA CONSTRUCCIONES SYS SAS.

19/04/2022 29/04/2022 9/05/2022 19/05/2022 Preliminares

Cimentación

Estructura

Resanes Pintura

Enchape

Car metalica

Cubierta

Madera