Kantoortuin; wel of niet

De historie van de kantoortuin

De eerste kantoortuin, zoals we die nu nog kennen, werd in de jaren ’50 in Duitsland ontworpen. Maar ook in de jaren daarvoor werd er al in grote, open ruimtes gewerkt, zoals in typekamers, waar tientallen typistes in een klassikale opstelling brieven en verslagen typten. De kantoortuin is niks nieuws onder de zon. Toch ervaren veel mensen de kantoortuin anno 2020 als een bron van ergernis. “De kantoortuin is niet het grootste probleem”, aldus Trea ten Kate van Ten Kate Communicatie.

Gebrek aan concentratie Ten Kate maakte in 1989 kennis met de kantoortuin. “Ik was 20 en werkte als administratief medewerkster in de hippe kantoortuin van Ziekenfonds DNO. Er werkten circa 40 mensen, de bureaus waren opgesteld in blokken van 4 en het werk bestond uit het inboeken, controleren en betalen van ziektekostennota's.” Inmiddels is ze ondernemer en heeft als schrijver en (interim) communicatieadviseur in verschillende kantoortuinen gewerkt. “Ik ben fan van de kantoortuin en flexibel werken”, zegt ze. “Mijn hele bedrijf past in mijn roze tas en ik vind het heerlijk dat ik overal aan kan schuiven. De ene dag is dat bij een opdrachtgever in de kantoortuin, de andere dag in mijn eigen kantoor of aan de keukentafel en soms werk ik onder een olijfboom in de tuin van mijn broer in Spanje.” Haar positieve ervaringen worden niet door iedereen gedeeld. “Waar ik ook kom, ik hoor overal dezelfde klachten, er is de laatste jaren veel in het nieuws over de kantoortuin en er zijn onderzoeken die aantonen dat het ziekteverzuim hoger is. De klachten gaan vooral over afleiding en een chronisch gebrek aan focus, flow en concentratie. En dat nekt mensen.”

1989 versus 2020 “De oorzaak van alle ellende is niet alleen de kantoortuin”, zegt Ten Kate. Om die stelling toe te lichten, schetst ze een werkdag bij het ziekenfonds in 1989. “Mijn dag begon met een berg post op mijn bureau. Ik werkte een uurtje of 2 geconcentreerd aan het sorteren van de post, totdat de bel ging. Dan hadden

Door alle communicatiemiddelen van tegenwoordig ontbreekt de structuur in een werkdag

we een kwartiertje pauze. Er was 1 telefoon per 4 medewerkers, dus 2 uur per dag was ik verantwoordelijk voor de telefoon. Als de post gesorteerd was moest het ingeboekt worden op een van de weinige computers. De volgende taak was het controleren en betalen van de nota’s. Om klokslag vijf uur zat de werkdag erop. Ik kan me niet herinneren dat ik in de twee jaar dat ik er werkte ook maar de minste last had van stress.” Vervolgens maakt Ten Kate een sprong in de tijd en omschrijft een werkdag in een kantoortuin anno 2020. “Plekje zoeken, laptop openklappen, e-mail openen, 83 mailtjes te beantwoorden, kijk daar komt er nog een binnen, oh, dat gaat over die bijeenkomst waar ik me nog voor moet aanmelden, collega’s druppelen binnen, goedemorgen Anja, goedemorgen Piet, de telefoon gaat, afspraak plannen, oh, mijn man heeft geappt, de kaas is op, appje terug dat ik vanavond langs de supermarkt ga, love you, kus kus, collega vraagt of ik nog koffie wil, ja graag, even een snelle blik op facebook, hoera! het regent in Australië, kijk die schattige koala blij zijn, waar was ik gebleven, wacht, ik ging me aanmelden voor die bijeenkomst, klik op aanmelden, klaar, even checken of er iemand gereageerd heeft op mijn oproepje op LinkedIn, terwijl ik met de oordopjes in nog een telefoongesprek beantwoord en ondertussen even gluur naar een instastory van mijn dochter, terug naar mijn mail om de afspraak uit het telefoongesprek te bevestigen, iemand nog koffie?”

Het ligt niet aan de kantoortuin Het gebrek aan focus, flow en concentratie, waar zoveel mensen last van hebben, ligt volgens Ten Kate maar ten dele aan de kantoortuin. “Door alle communicatiemiddelen ontbreekt de structuur in een werkdag. Het werk in 1989 was gestructureerd. Je ging pas verder met je volgende taak als je de vorige had afgerond en als het vijf uur was, was je vrij. Tegenwoordig spat de afleiding van je schermen. Tel daarbij de geluiden op van je collega’s in de kantoortuin en het feit dat je 24/7 bereikbaar bent en een burnout is gevaarlijk dichtbij.”

Overleef de kantoortuin Ten Kate gelooft dat ‘kantoormensen’, meer dan ze zelf misschien toe willen geven, behoefte hebben aan offline werken, structuur en een zekere mate van hiërarchie om de kantoortuin te overleven. Daarom ontwikkelde ze de ©Bubbelmethode “Het is geen rocket science. Het belangrijkste is dat je volgens een strakke structuur werkt en je telefoon een dag lang uitzet. Dat kan alleen, maar het is mijn ervaring dat dat het beste werkt in een groep waarbij iemand de leiding neemt en de structuur bewaakt.”

Ten Kate schetst hoe je in 10 stappen je eigen Bubbeldag organiseert:

1. Plan met een aantal collega’s een ‘werkdag zonder afleiding’. 2. Ga weg van de kantoortuin naar een (afgesloten) groepsruimte. 3. Stel jezelf 1 concreet doel; die ene taak die je steeds voor je uitschuift en waar je focus voor nodig hebt. 4. Verzamel alle informatie die je nodig hebt. Download of knip en plak online informatie. 5. Ga offline en zet je telefoon uit. 6. Zet de timer op 1 uur en ga aan het werk: zitten, zwijgen, schrijven. 7. Is je informatie niet compleet? Noteer wat er ontbreekt, noteer je vragen en werk door. Laat je niet verleiden om tussendoor ‘even’ online te gaan om informatie op te zoeken. Voordat je het weet zit je een kattenfilmpje te kijken… 8. Als de timer gaat stop je direct, neem een half uur pauze, ga weg van je werkplek, praat met collega’s, vul koffie/thee/water bij. 9. Zet de timer op een uur. 10. In het laatste uur van de dag mag je online (maar het hoeft niet!) om eventuele ontbrekende informatie op te zoeken en aan te vullen.

Werkplek voor een dag met de ©Bubbelmethode

Trea ten Kate is schrijver en communicatieadviseur bij Ten Kate Communicatie, geeft workshops aan ondernemers bij Platform 9 en ontwikkelde de ©Bubbelmethode. Elke 1e woensdag en 3e maandag van de maand zorgt ze voor focus, flow en concentratie met de ©Bubbelmethode. Deelnemers werken in hun eigen bubbel aan hun eigen klus, zonder afleiding en halen (schrijf)deadlines zonder stress. Ten Kate bewaakt de structuur, motiveert en inspireert en in de pauzes beantwoordt ze schrijfvragen, taalkwesties en geeft concentratietips. Ze komt ook op locatie wanneer een hele afdeling of een heel team een dag lang in de eigen bubbel deadlines wil halen. www.bubbelmethode.nl