Tesis / 0287 / E.A.C.

PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA DE CALIDAD, MEDIO AMBIENTE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA EL PROCESO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO DE LA ORGANIZACIÓN “ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL SAN CAMILO” BAJO EL CRITERIO DE LAS NORMAS ISO 9001:2015 NTC ISO 14001:2015 Y EL CAPITULO 6 DEL TITULO 4 DECRETO 1072

OLGA PATRICIA MOTTA

Director: HERNANDO AVENDAÑO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.016

1

TABLA DE CONTENIDO

1.

RESUMEN ....................................................................................................................... 8

2.

METODO GENERAL ................................................................................................... 12 2.1. Problema a Solucionar ................................................................................................ 12 2.2. Justificación. ............................................................................................................... 13 2.3. Objetivos ..................................................................................................................... 13 2.3.1.

Objetivo General ................................................................................................. 13

2.3.2.

Objetivos Específicos .......................................................................................... 13

2.4. Marco de Referencia ................................................................................................... 14

3.

2.4.1.

Marco Teórico: .................................................................................................... 14

2.4.2.

Marco Normativo ................................................................................................ 28

2.4.3.

Marco Conceptual: .............................................................................................. 29

2.4.4.

Marco Institucional: ............................................................................................ 30

2.4.5.

Terminología Básica: .......................................................................................... 31

DESARROLLO ............................................................................................................. 34 3.1. Diagnóstico de la empresa Orden Ministros de los Enfermos Centro San Camilo. ... 34 3.2. Elementos Básicos para la Planeación del Sistema de Gestión Integrada .................. 51 3.2.1.

Contexto de la Organización ............................................................................... 53

3.2.2.

Propuesta de Misión, Visión ............................................................................... 63

3.2.3.

Estrategias seleccionadas de la propuesta para el SGI ........................................ 71

2

3.3. Caracterización del proceso de Prestación del Servicio Educativo. ........................... 72 3.3.1.

Esquema para la caracterización de proceso ....................................................... 72

3.3.2.

Matriz de Responsabilidad y Autoridad .............................................................. 73

3.3.3.

Procedimiento para Revisión de requisitos legales ............................................. 73

3.3.4.

Matriz de comunicación interna y externa .......................................................... 74

3.3.5.

Procedimiento para capacitaciones ..................................................................... 74

3.3.6.

Procedimiento para la preparación y respuesta ante emergencias ...................... 75

3.3.7.

Procedimiento para la revisión Gerencial: .......................................................... 75

3.3.8.

Procedimiento de Auditoría Interna .................................................................... 76

3.3.9.

Procedimiento producto no conforme ................................................................. 76

3.3.10.

Procedimiento Control Operacional ................................................................ 77

3.3.11.

Lista de Información documentada obligatoria y su control establecido ........ 77

3.3.12.

Cronograma para la implementación del SGI ................................................. 79

3.3.13.

Caracterización proceso Prestación del Servicio Educativo............................ 81

4.

CONCLUSIONES ......................................................................................................... 82

5.

RECOMENDACIONES ................................................................................................ 85

6.

REFERENCIAS ............................................................................................................. 87

3

LISTA DE GRÁFICAS

Gráfico 1. Métodos de Integración (UNE 66177) ........................................................................ 23 Gráfico 2. Estructura del Sistema de Gestión Integrada. ............................................................. 27 Gráfico 3. Porcentaje de cumplimiento normatividad legal ......................................................... 35 Gráfico 4. Porcentaje existencia y no existencia de los 28 numerales de la norma ISO 9001:2015 en el SGC. ..................................................................................................................................... 42 Gráfico 5. Porcentaje de cumplimiento de los requisitos existentes de la norma ISO 9001:2015 en el SGC. ..................................................................................................................................... 43 Gráfico 6. Radar Nivel de madurez Sistema de Gestión .............................................................. 47 Gráfico 7. Elementos básicos de la planificación Integrada ......................................................... 52 Gráfico 8. Partes Interesadas......................................................................................................... 57 Gráfico 9. Balance Cualitativo Ambiental .................................................................................... 59 Gráfico 10. Valoración de Peligros y Riesgos .............................................................................. 62 Gráfico 11. Mapa de procesos ...................................................................................................... 67 Gráfico 12. Gestión del Riesgo ..................................................................................................... 70 Gráfico 13. Esquema de caracterización de proceso .................................................................... 72

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LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Ciclo PHVA................................................................................................................... 19 Figura 2. Modelo enfoque a procesos ISO 9001........................................................................... 21

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Porcentaje de cumplimiento de requisitos legales .......................................................... 35 Tabla 2. Correlación de requisitos ISO 9001: 2015, NTC ISO 14001:2015 y Capítulo 6 del Título 4 del Decreto 1072:2015 ............................................................................................................... 37 Tabla 3. Relación de Existencia y no existencia Requisitos ISO 9001:2015 ............................... 42 Tabla 4. Porcentaje de cumplimiento de los Requisitos existentes de ISO 9001:2015 ................ 43 Tabla 5. Resultado Autoevaluación NTC ISO 9004:2010............................................................ 46 Tabla 6. Propuesta de elementos básicos para la Integración del SGI.......................................... 50 Tabla 7. Matriz DOFA .................................................................................................................. 53 Tabla 8. Matriz de partes interesadas ............................................................................................ 55 Tabla 9. Identificación de peligros................................................................................................ 61 Tabla 10.Despliegue de política integrada en objetivos ............................................................... 66 Tabla 11.Criterios valoración Riesgos procesos ........................................................................... 69 Tabla 12.Clasificación del riesgo según la consecuencia ............................................................. 69 Tabla 13.Documentación obligatoria del sistema de gestión integrada ........................................ 77 Tabla 14.Cronograma de implementación Sistema de gestión integrada ..................................... 80

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LISTA DE ANEXOS

Anexo 1 Matriz legal Anexo 2 Diagnรณstico Requisitos normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y Capitulo 6 - Titulo 4 โ Decreto 1072 Anexo 3 Matriz de valoraciรณn ambiental Anexo 4 Matriz de Valoraciรณn de peligros y riesgos Anexo 5 Matriz de riesgos procesos Anexo 6 Matriz de Responsabilidad y Autoridad Anexo 7 Procedimiento Revisiรณn por la Direcciรณn Anexo 8 Matriz de comunicaciรณn interna y externa Anexo 9 Procedimiento de Capacitaciones Anexo 10 Procedimiento de preparaciรณn y respuesta ante emergencias Anexo 11 Procedimiento Revisiรณn por la Direcciรณn Anexo 12 Procedimiento Auditoria Interna Anexo 13 Procedimiento Producto no conforme Anexo 14 Procedimiento Control Operacional Anexo 15 Caracterizaciรณn Prestaciรณn del Servicio Educativo

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1. RESUMEN

El presente trabajo de grado, plantea los criterios básicos para la planificación de un sistema de gestión integrada, con base en las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y Capitulo 6, Titulo 4 del Decreto 1072:2015, para el proceso Prestación del Servicio Educativo de la organización “ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL SAN CAMILO”, ubicada en la localidad de San Cristóbal, Bogotá D.C, con 20 años de trayectoria como centro educativo; sin embargo el problema es; ¿De qué manera se pueden establecer o definir los criterios para la gestión integrada calidad, ambiente, Seguridad y Salud?; para dar respuesta, se establecen tres objetivos específicos; realizar un diagnóstico de la organización, proponer criterios con base al diagnóstico y caracterizar un proceso.

Al realizar el diagnóstico se identifica que la organización cuenta con un sistema de gestión de la calidad basado en la NTC ISO 9001:2008, carece de un sistema de gestión ambiental y de SST, por lo tanto para dar cumplimiento al Capítulo 6, Titulo 4 del Decreto 1072:2015, donde se establece como obligatorio contar con un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo antes del 31 de enero de 2017 y conociendo la normatividad para la gestión integral de residuos se hace importante presentar una propuesta de gestión integrada, que permita beneficiar a la organización, asegurando altos estándares de calidad en sus procesos, buenas prácticas ambientales y seguridad y salud para sus trabajadores.

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Según los resultados del diagnóstico, se desarrollan como elementos principales, la definición del contexto de la organización mediante la construcción de una matriz DOFA, matriz de partes Interesadas, ambiental, de Seguridad y Salud en el trabajo, para identificar debilidades, fortalezas, necesidades, expectativas, aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos que presenta la organización y así plantear criterios básicos para la planificación como: Misión, Visión, Política Integrada y objetivos del SGI.

Por último, se plantean algunos procedimientos que permitan orientar a la organización, cómo dar cumplimiento a ese horizonte institucional propuesto y se desarrolla la caracterización del proceso misional “Prestación del Servicio Educativo” el cual genera una propuesta para el diseño, implementación, mejora y control de los procesos de la organización.

PALABRAS CLAVES: Sistema de gestión integrada, Planificación, Seguridad y salud en el trabajo, proceso, Gestión ambiental.

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ABSTRACT

The present undergraduate work, raises basic criteria for planning and integrated management system, based on the norms NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 and Chapter 6, Title 4 of Decree 1072:2015 for the educational service provision process of “ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL SAN CAMILO” organization located in San Cristobal, Bogota DC, with 20 years of experience as an educational center; however the problem is; How is it possible to set or define the criteria for integrated quality , environment and health and safety?; to answer the question, three specific objectives are defined; realize a diagnosis of the organization, propose criteria based on the diagnosis and characterize a process.

When the diagnosis is realized there is identified that the organization has a quality management system based on the NTC ISO 9001:2008, lacks an environmental management system and SST therefore to comply Chapter 6, Title 4 Decree 1072:2015, which states as mandatory to have a management system of safety and health at work before January 31, 2017 and knowing the regulations for integrated waste management is important to present a proposal for integrated management that allows benefit for the organization, ensuring high quality standards in its processes, good environmental practices and health and safety for workers.

According to the diagnosis results, is develop as key elements, the context definition of the organization by building a SWOT, matrix array of stakeholders, environmental, health and safety

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at work, to identify

strengths, weaknesses, needs, expectations, environmental aspects and

impacts, hazards and risks of the organization and thus raise basic criteria for planning as: Mission, Vision, Integrated Policy and SGI’s objectives.

Finally, some procedures are proposed, these allow guide to the organization, how to comply with the institutional horizon proposed and is developed the characterization of missionary process “educational service� which generates a proposal for the design, implementation develops proposed, improve and control processes of the organization.

KEYWORDS: Integrated Management System, Planning, Safety and health at work, process, and environmental management.

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2. METODO GENERAL

2.1. Problema a Solucionar Actualmente, muchas empresas implementan sistemas de Gestión, calidad, ambiente y seguridad laboral, independientes uno del otro, ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL SAN CAMILO es una organización que ya inició su camino en el ámbito de sistema de gestión de Calidad pero que así mismo desconoce las ventajas de su aplicación y la efectividad de la integración.

Una buena gestión empresarial, no es aquella que se basa en la improvisación o en el actuar reactivo, por el contrario es aquella que maneja sus problemas con una adecuada planificación y poder de análisis, conocedores del medio competitivo y del marco legal aplicable.

Se ha identificado, que la organización Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo, no ha implementado un sistema de gestión ambiental y que en lo referente al sistema de Seguridad y Salud en el trabajo, establece los mínimos requeridos por cumplimiento de ley, pero no se desarrolla gestión, lo que a futuro puede traer consecuencias negativas por falta de control de sus peligros, riesgos, aspectos e impactos, por lo cual, se hace necesario implementar un Sistema de gestión Integrada bajo el criterio de las normas NTC ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y el Capítulo 6 del Título 4 del Decreto 1072 que organice los procesos contemplando en ellos las variables ambientales y de Seguridad y Salud en el trabajo.

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¿De qué manera se pueden establecer o definir los criterios para la gestión integrada calidad, ambiente y Seguridad y Salud en el trabajo para Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo?

2.2. Justificación.

Ante las exigencias de un mundo competitivo aumenta el nivel de importancia de generar una cultura de calidad en la empresa ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL SAN CAMILO, la planificación de un sistema de gestión Integrada Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el trabajo podría ayudar a la organización a alinear sus objetivos, optimizar sus recursos y facilitar el planteamiento de acciones para la mejora continua de su desempeño.

2.3. Objetivos 2.3.1. Objetivo General Desarrollar la etapa de planificación del Sistema de gestión integrada de calidad, ambiente y Seguridad y Salud en el trabajo, enfocado al proceso de prestación del servicio educativo de la organización, “Orden Ministros de los Enfermos Centro San Camilo” bajo el criterio de las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y Capítulo 6 del Título 4 del Decreto 1072 con el fin de orientar el proceso de mejora en la organización.

2.3.2. Objetivos Específicos

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

Realizar una evaluación diagnóstica del sistema de Gestión de la Calidad con base en la NTC ISO 9004:2010, la aplicación de herramientas diseñadas para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y de las normas ISO 9001:2015 sistemas de gestión de la calidad, ISO14001:2015 sistema de gestión ambiental y requisitos del capítulo 6 del decreto 1072



Establecer los elementos básicos para la planificación de un Sistema de gestión integrada, mediante los resultados de la evaluación diagnóstica.



Caracterizar el proceso de Prestación del Servicio Educativo, para generar una propuesta de diseño, implementación, mejora y control de los procesos de la organización.

2.4. Marco de Referencia 2.4.1. Marco Teórico: El tema de la Calidad ha tenido una evolución histórica de gran significado, en la cual se han comprometido grandes instituciones y hombres que con su esfuerzo y visión de futuro, lograron aportar grandes ideas, entre ellos: Armand Feigenbaum y William Eduards

Deming.

(http://maestrosdelacalidadmc105611.blogspot.com.co/p/maestros-y-sus-aportes.html) (ibíd.)

Feigenbaum, fue el fundador del concepto de Control Total de la Calidad (CTC) al cual define como “un sistema eficaz para integrar los esfuerzos en materia de desarrollo de calidad, mantenimiento de la calidad, realizados por los diversos grupos de la organización, de modo que

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sea posible producir bienes y servicios a los niveles más económicos y que sean compatibles con la plena satisfacción de los clientes, ” Siendo la calidad, tarea de todos en una organización, él temía que se convirtiera en tarea de nadie, entonces sugirió que el control total de la calidad, estuviera respaldado por una función gerencial bien organizada, cuya única área de especialización fuera la calidad de los productos.(ibíd.)

Deming, dentro de sus grandes aportes tenemos el ciclo PHVA, los siete pecados de la Gerencia y los 14 principios gerenciales.

Deming desarrolló el Control Estadístico de la Calidad, demostrando en el año 1940, que los controles estadísticos podrían ser utilizados tanto en operaciones de oficina como en las industriales. En 1947 fue reclutado para que ayudara al Japón a preparar el censo de 1951, y en esa época vivió los horrores y miserias de la postguerra y se concientizó de la necesidad de ayudar al Japón. (ibíd.)

Deming logro cambiar la mentalidad de los japoneses al hacerles entender que la calidad es un “arma estratégica”. Demostrando los altos costos que una empresa genera cuando no tiene un proceso planeado para administrar su calidad, es decir el desperdicio de materiales y productos rechazados, el costo de trabajar dos o más veces los productos para eliminar defectos, o la reposición y compensación pagada a los clientes por las fallas en los mismos. (ibíd.)

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La filosofía Deming se basa en los catorce principios gerenciales, que constituyen el pilar para el desarrollo de la calidad. (ibíd.)

1. Crear constancia de propósito. Esto es para mejorar productos o servicios, significa crear un plan para permanecer dentro del negocio ya sea a corto, mediano o largo plazo.

2. Adoptar la nueva filosofía. Para poder entrar a la nueva era económica, estableciendo un liderazgo dirigido al cambio, las empresas que viven con la cultura del error, no pueden asegurar su permanencia en el mercado. Los artículos con defectos no son gratis, y puede ser más costoso corregir un error, que producir un artículo nuevo. Sabemos que el cambio de cultura no es fácil, y se lleva tiempo, pero solo la alta gerencia puede lograrlo.

3. Terminar con la dependencia de la inspección. La inspección siempre es tardía, ineficaz y costosa. El nuevo objetivo de la inspección es la auditoria para poder detectar cambios en el proceso y comprobar medidas preventivas.

4. Terminar con la práctica de decidir negocios con base en los precios. No se puede permitir que la competitividad de un producto este basada únicamente en su precio, menos ahora que las necesidades del cliente se basan en la confiabilidad de los productos.

5. Mejorar el sistema de producción y de servicios. Esto debe hacerse de una forma constante y permanente para poder mejorar la calidad y productividad, y así mismo reducir los costos y de la misma manera reducir los errores y desperdicios en los productos.

6. Entrenamiento del trabajo. Uno de los principales problemas en entrenamiento, y la supervisión es que no se han fijado estándares para poder medir cual es un trabajo aceptable y cual no lo es.

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7. Adoptar e instituir el liderazgo. La supervisión es responsabilidad de la administración y debe de eliminar las barreras que le impidan al trabajador desarrollar sus actividades con orgullo.

8. Eliminar temores. El miedo irá desapareciendo en la medida en que la administración, incluso los gerentes se vuelva un apoyo para sus trabajadores e inspiren confianza en ellos.

9. Romper las barreras entre los departamentos. Este nos dice que entre departamentos deben de conocerse muy ampliamente y saber qué es lo que afecta a un departamento.

10. Eliminar slogan. Es muy importante eliminar todo tipo de slogan que impliquen la perfección, o un nuevo nivel de producción sin proponer como lograrlo, el proponer metas, sin un método para llegar a ellas, va a producir más efectos negativos que positivos.

11. Eliminar estándares. Normalmente estos estándares y metas numéricas vienen a sustituir al liderazgo.

12. Eliminar barreras que impidan alcanzar el orgullo al trabajador. Un trabajador no podrá sentirse orgulloso de su trabajo, sino está enterado cuando está bien y cuando no.

13. Instituir un activo programa de educación. Es necesario capacitar al personal en cuanto al uso de las estadísticas, para poder incorporar algunos sencillos métodos para que los empleados puedan llevar el control diario. El proceso de capacitación es sencillo, y puede hacerse en todos los niveles.

14. Poner a todo el mundo a conseguir la transformación ya que ésta, es el trabajo de todos. (ibíd.)

Las siete enfermedades mortales de la gerencia De los fallos que ocurren en las empresas a raíz de la lista de los 14 puntos que nos presenta Deming, se desglosan entonces lo que Deming denominó las siete enfermedades mortales que se

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oponen a la búsqueda de la calidad y que son los vicios que existen en el modelo tradicional de gerencia: (ibíd.)

1.

Falta de compromiso con la calidad y el mejoramiento continuo: La gerencia cambia de

dirección constantemente. No se nota la constancia en el propósito de mejorar los procesos y los productos.

2.

Énfasis en las utilidades de corto plazo: Estar tan preocupado por el hoy y las pérdidas

mensuales o trimestrales, sin visión a largo plazo, acaba con la calidad y la productividad.

3.

Estimular el desempeño del personal mediante su evaluación: es importante reconocer

el desempeño de los trabajadores y entender que ellos, son únicamente responsables del 15% de los errores, mientras la gestión llevada a cabo por la gerencia es la responsable del 85% de los errores o irregularidades.

4.

Inestabilidad y rotación de la alta administración: Cuando en las compañías cambian los

gerentes porque buscan buenos resultados a corto plazo, nunca acabarán de entender la compañía que dirigen en profundidad, por lo tanto no serán capaces de introducir cambios a largo plazo necesarios para una adecuada gestión.

5.

Administrar el negocio solamente con base en indicadores visibles: las cifras

visibles que nos muestra la contabilidad financiera no reflejan lo que vale una empresa.

6.

Incremento en los Costos de seguridad social y ausentismo: el concepto de médico de

empresa, evita que los empleados salgan de las instalaciones.

7.

Costos excesivos por reclamaciones de garantía: Constituyen el precio directo de la no

calidad. Los clientes insatisfechos deben ser resarcidos ante la imposibilidad de conseguir un producto o servicio que se ajuste a los requisitos marcados por el cliente. (ibíd.)

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Para concluir se puede decir que Deming, se refería como calidad a todo aquello que le hiciera ahorrar a la empresa y a su vez cumplir a tiempo con la entrega del producto al cliente, Deming mejoró el círculo de calidad propuesto por Shewhart, el cual consiste en localizar el problema y atacarlo de raíz, a través de 4 etapas las cuales son “Planear, Hacer, Verificar y Actuar”. El Círculo de Calidad se transforma en un proceso de mejora continua, ya que se analiza cada parte del proceso para ver cuál es la problemática y esto ayuda a conocerlo mejor y evitar futuros errores, y una vez que se logren los objetivos del primer esfuerzo comienza nuevamente el proceso, este es utilizado no solo ante un problema sino para lograr alcanzar la meta deseada. (ibíd.)

Figura 1. Ciclo PHVA.

Fuente:www.google.com.co/search?q=ciclo+phva&rlz

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Sistemas de Gestión: Muchas organizaciones utilizan un sistema para gestionar sus actividades, otras dispondrán de un sistema documentado, que utilizan de vez en cuando para pasar una auditoria, para presentarse a concursos de las empresas públicas o por exigencias de grandes clientes, y otras disponen de un sistema estructurado que se rige por una serie de políticas y estrategias establecidas. Una empresa obtiene mayor rendimiento de sus recursos si los gestiona de una manera sistemática y estructurada, lo que logran hacer si dispone de un sistema, que le permita obtener la información necesaria tanto interna como externa, para tomar las decisiones adecuadas. (Segura, 2005).

¿Pero qué detiene a la mayoría de las organizaciones? ¿Una resistencia al cambio? las organizaciones deben entender que el entorno cambia, los clientes cambian, los requisitos no son los mismos y es por ello que una gestión eficaz, estructurada y controlada les permitirá detectar en dónde actuar cuando los resultados no son los esperados.(Segura, 2005)

“La planificación estratégica se revela como una herramienta útil y necesaria para facilitar el ajuste continuo de las empresas

a las nuevas situaciones”, la planificación debe plantear

estrategias y objetivos simples, claros, alcanzables y medibles, al igual que debe desplegarse por toda la organización motivando la participación del personal. (Segura, 2005)

Gestión por procesos: Es una práctica que consiste en gestionar integralmente cada uno de los procesos, que tienen lugar en la empresa e influyen en el producto o servicio final, permite identificar con claridad las actividades que una organización ejecuta, clasificarlas dentro de un

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proceso y obtener un mapa de procesos que le dará la posibilidad de ver la interacción entre ellos y detectar, cómo cada proceso afecta a la capacidad para satisfacer los requisitos, es por ello que se debe entender que no se trata solo del proceso de producción o relativos al servicio misional, que de una u otra manera la gestión eficaz involucra procesos estratégicos y procesos de apoyo, los resultados de la gestión de cada proceso son datos que la alta dirección debería asegurar su recopilación y validación, de forma que pueda medir el desempeño de la organización y la satisfacción de las partes interesadas, la medición también permitirá mantener bajo control el proceso , de forma que evite variabilidad no deseada o planificada(César Camisón, 2006)

Figura 2. Modelo enfoque a procesos ISO 9001

Fuente: Autor

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Integración de los sistemas de gestión: Ventajas e inconvenientes Muchas organizaciones, desconocen la integración que puede darse para el cumplimiento de requisitos ambientales o de Seguridad y Salud en el trabajo, el desarrollo inicialmente paralelo e independiente de modelos de gestión, le resta eficiencia, al provocar desventajas como duplicidad documental, duplicidad de actividades, esfuerzos sin resultados, es por esto que se hace necesario integrar los sistemas, buscando calidad en el servicio con el menor impacto ambiental y la menor afectación en la SST1

Es la propia naturaleza de los sistemas de gestión la que aconseja y hace necesaria su integración, para buscar mayor efectividad en cada uno de ellos. La idoneidad de la integración viene propiciada por un común denominador de los sistemas de Gestión, que es un conjunto de requisitos y una metodología de gestión idénticas. Por ello no se han hecho tardar las propuestas de desarrollar sistemas unificados que contemplen y unifiquen las actividades, las estructuras, los procesos, los recursos y los documentos desplegados para gestionar la calidad, el medio ambiente e incluso la prevención de riesgos laborales.(César Camisón, 2006)

Por esta razón las empresas, deben considerar dentro de su sistema un modelo de gestión integrada, que permita controlar de forma sistemática las actividades y procesos de la empresa, con la participación e implicación de todos sus empleados, con el objetivo de lograr resultados

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SST: Seguridad y Salud en el trabajo

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positivos y esperados en todos los campos ya que la integración de los sistemas permite colocar a un mismo nivel de prioridad e interés la calidad del producto y/o servicio, la seguridad y salud de las personas y la protección del medio ambiente al momento de desarrollar las diferentes actividades de la empresa.(César Camisón, 2006)

La Norma Española UNE 66177 plantea tres métodos de integración: Básico, Avanzado y Experto, y detalla algunos ejemplo de acciones a integrar en cada uno de ellos, siendo explícito en la experiencia previa en Sistemas de Gestión para los métodos avanzado y experto (AENOR Asociación Española de Normalización y Certificación, 2005)

Gráfico 1.Métodos de Integración (UNE 66177)

Fuente: Autor

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Beneficios de la Integración a) Simplifica la documentación necesaria, ya que al ser única, ésta brinda mayor transparencia, facilita el manejo de la misma y reduce su costo de mantenimiento. b) Permite la ejecución de un sistema único y, por lo tanto, un sistema más fácil de manejar, desarrollar y mantener en el mediano y largo plazo. c) Simplifica todo el proceso de certificación y lo lleva a un menor costo, que el que implicaba desarrollar los procesos de certificación por separado. d) Las auditorías de implementación, seguimiento y certificación de todos los sistemas de gestión que se hayan establecido en la empresa, podrán ser realizados en simultáneo y en el plazo correspondiente por un equipo auditor multifuncional. e) Como consecuencia, se reducirán los costos que para una organización representaban la preparación e implementación de dichas auditorias por separado (See more at: http://calidad.pucp.edu.pe/el-asesor/beneficios-de-los-sistemas-integrados-de-gestionsig#sthash.bi4gg2Xy.dpuf)

f) La sinergia2 entre los sistemas, comparten normalmente un mismo responsable encargado de activar e impulsar los sistemas, una misma filosofía de gestión y unos mismos valores, lo que contribuye a: prevenir los problemas ocasionados por medidas unilaterales tomadas en un sistema de gestión, que pueden repercutir negativamente en otros,

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Sinergia: acción conjunta de varios órganos en la realización de una función

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desplegar procedimientos unificados de gestión, supervisión y evaluación, más fácilmente aceptados. (César Camisón, 2006)

g) La optimización de la formación del personal gracias a la integración de procesos. (César Camisón, 2006)

h) Mejora de la percepción y de la implicación del personal en los sistemas de gestión, favoreciendo que toda la organización hable un mismo lenguaje. (César Camisón, 2006)

i) Mejora de la capacidad de reacción de la organización frente a nuevas necesidades o expectativas de las partes interesadas (César Camisón, 2006)

j) Mejora de la comunicación tanto interna como externa, que puede brindar una mayor confianza de los grupos de interés relacionados con la organización.(César Camisón, 2006)

Inconvenientes de la integración a) Diferencias en los factores inductores de la adopción y difusión de los modelos de SG b) La inexistencia de una norma internacional comúnmente aceptada que señale los requisitos de un SIG c) Las resistencias normales a los procesos de cambio que exigen un esfuerzo organizativo y humano importante d) Los distintos grados de implantación de los propios sistemas e) El grado de compatibilidad entre los principios que guían cada sistema.

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f) La necesidad de recursos y capacidades adicionales para planificar y ejecutar el plan de integraciรณn g) Las propias estrategias, estructura y cultura de la empresa h) Problemas en el desarrollo de la documentaciรณn integrada i) La dificultad para elegir el nivel de integraciรณn adecuado al nivel de madurez de la organizaciรณn(Cรฉsar Camisรณn, 2006)

La decisiรณn de integrar o no los sistemas de gestiรณn, deberรก abordarse a partir del anรกlisis de ventajas y desventajas mencionadas teรณricamente, pero analizadas desde el contexto interno de la organizaciรณn, ya que el รฉxito de la integraciรณn dependerรก, de la interacciรณn de ellas para la planificaciรณn e implementaciรณn de un SGI.

Es importante correlacionar los requisitos de un Sistema de Calidad, de ambiente y el de Seguridad y salud en el trabajo, para que las organizaciones identifiquen el beneficio de integrarlos desde un enfoque administrativo, sin olvidar el enfoque personal donde se debe entender la influencia de un sistema sobre el otro, de esta manera la organizaciรณn podrรก visualizar la integraciรณn y entender que una gestiรณn adecuada de sus aspectos ambientales no solo le produce ahorro econรณmico, sino que contribuye a un ambiente limpio y agradable para sus trabajadores, factor que favorecerรก la Salud y Seguridad de los mismos, y a su vez se verรก reflejado en la calidad del servicio y la productividad.

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La tarea de la planeación estratégica no debe terminar con formular sino con implementar y evaluar, si no saben implementar correctamente la estrategia no servirá de nada, La organización debe tener conciencia de los cambios que se presentan dentro del entorno continuamente y la importancia de establecer objetivos que puedan ser medibles y alcanzables. (César Camisón, 2006)

Gráfico 2.Estructura del Sistema de Gestión Integrada.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA 9. Evaluación de desempeño Art. 2.2.4.6.19 Art. 2.2.4.6.20 Art. 2.2.4.6.21 Art. 2.2.4.6.22 Art. 2.2.4.6.29 Art. 2.2.4.6.30 Art. 2.2.4.6.31 Art. 2.2.4.6.32

10. Mejora Art. 2.2.4.6.33 Art. 2.2.4.6.34

7. Apoyo Art. 2.2.4.6.11 Art 2.2.4.6.35 Art. 2.2.4.6.14 Art. 2.2.4.6.12 Art 2.2.4.6.13

Art. 2.2.4.6.16 Art. 2.2.4.6.23 Art. 2.2.4.6.24 Art. 2.2.4.6.7 Art 2.2.4.6.26

6. Planificación Art. 2.2.4.6.17 Art. 2.2.4.6.15 Art. 2.2.4.6.25 Art. 2.2.4.6.18

Objeto y Campo de aplicación Art 2.2.4.6.1 (decreto 1072)

2. Referencia Normativas

8. Operación

Art. 2.2.4.6.25 Art. 2.2.4.6.27 Art. 2.2.4.6.26

1.

ESTRUCTURA PARA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA 9001:2015, 14001:2015 Y TITULO 4 CAPITULO 6 DECRETO 1072

3. Términos y Definiciones Art 2.2.4.6.2 Art 2.2.4.6.3 Art 2.2.4.6.4 (decreto 1072)

4. Contexto de la Organización 5. Liderazgo Art. 2.2.4.6.5 Art 2.2.4.6.6 Art. 2.2.4.6.8 Art. 2.2.4.6.10

Fuente: Autor

27

2.4.2. Marco Normativo Constitución Política de Colombia de 1995, que enmarca la educación como un derecho de la persona así como el derecho a gozar de un ambiente sano.

LEY 115 DE 1994, por la cual se expide la ley general de educación. La educación no formal es la que se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar, en aspectos académicos o laborales DECRETO 1075: 2015,"por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación" DECRETO 1072: TITULO 4, CAPITULO 6, define las directrices de obligatorio cumplimiento para implementar el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SGSST).(CONGRESO DE LA REPUBLICA, 2015) NTC ISO 9001:2015, especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad cuando una organización necesita demostrar su capacidad para proporcionar productos y/o servicios que satisfagan los requisitos del cliente, legales y reglamentarios aplicables y aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema de gestión de calidad. Todos los requisitos son genéricos y aplicables a cualquier organización. (ICONTEC, 2015) NTC ISO 14001:2015, esta norma internacional especifica los requisitos para un sistema de Gestión ambiental, permitiendo que una organización desarrolle e implemente una política y objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y otros que la organización suscriba, así como la información relativa a los aspectos ambientales significativos. (ICONTEC, 2015)

28

NTC ISO 9004:2010, proporciona directrices que consideran tanto la eficacia como la eficiencia del sistema de gestión de la calidad. El objetivo de esta norma es la mejora del desempeño de la organización y la satisfacción de los clientes y de las partes interesadas.

(ICONTEC, 2010) NTC 5555:2011, Establece los requisitos que deben tener en cuenta las instituciones de formación para el trabajo, para la implementación de un sistema de gestión de calidad que armonice los proyectos educativos institucionales, la práctica educativa y los requerimientos del entorno productivo, económico y social. (ICONTEC, 2011)

2.4.3. Marco Conceptual: Planeación: anticiparse a los resultados esperados, definiendo el camino a seguir para lograrlos, (¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Quién?); permitiendo visualizar posibles problemas o riesgos en el proyecto a desarrollar y de esta forma realizando cambios hacia un camino más seguro.

Sistemas: son elementos que trabajan en conjunto para cumplir una función, lograr una tarea y/o un resultado, el mejor ejemplo para entender el concepto es revisando los diferentes sistemas que conforman el cuerpo humano, si se observa de forma individual cada uno está constituido por diferentes órganos que trabajan en conjunto para cumplir una función.

Gestión: ejecutar las actividades necesarias para cumplir los objetivos Integración: es la unión de dos elementos, conjuntos, actividades, procedimientos, que se convierten en una unidad que trabaja para un mismo fin.

29

Sistema de gestión Integrada: es unir la gestión de dos enfoques para trabajar en conjunto, buscando el resultado con mayor eficiencia.

Beneficios de la integración: los beneficios mencionados dentro del marco teórico son específicos y totalmente de acuerdo con ellos, sin embargo es importante que la alta Gerencia de una organización visualice el beneficio de integrar los sistemas, con la posibilidad de ejercer un único y gran control sobre las actividades que desarrolla la empresa, en el caso de Calidad, Ambiente y Seguridad y Salud en el trabajo, es importante que gerentes y trabajadores desarrollen el pensamiento integral, que busquen ejecutar sus actividades con criterios de Calidad, con conciencia ambiental y sin riesgos a la salud, Inconvenientes del SGI: el encontrarse con auditores no integrales, que su formación les impide respaldar los beneficios de la integración, es otro de los inconvenientes de los SGI

2.4.4. Marco Institucional: Desde 1.984, la Comunidad Religiosa Orden Ministros de los Enfermos (Religiosos Camilos) representada por el Padre Dino De Zan de Lucca, acompaña a la población vulnerable de los cerros del Sur Oriente de la capital a través de los Centros Camilianos, ubicados en sectores cuyo contexto social, se encuentra enmarcado en la falta de educación, pobreza, desempleo y demás fenómenos de descomposición social. En estos Centros se ha brindado atención médica, odontológica y de diagnóstico; además del acompañamiento espiritual a la comunidad como orden religiosa.

30

En abril de 1996, se crea El Centro de Formación Integral San Camilo, ubicado en el barrio Juan Rey al sur oriente de Bogotá D.C, comprometido con la formación técnico laboral en los programas de Auxiliar Administrativo, Auxiliar de Recursos Humanos, Mantenimiento de computadores y Contabilización de operaciones comerciales, en el año 2006 se logra firmar convenio de ampliación de cobertura con el SENA,

uniendo esfuerzos, capacidades y

conocimientos para el desarrollo de programas de formación para el trabajo, este convenio incrementa significativamente la cantidad de estudiantes.

En la actualidad la institución cuenta con tres

servicios, Comedor comunitario, Centro

médico y Centro de Formación San Camilo con capacidad para formar 700 estudiantes por jornada, ofrece servicios integrales a la comunidad, orientados al bienestar del ser humano, abarcando áreas de primera necesidad con el propósito de promover la salud, educación y fortalecimiento espiritual que brinde oportunidades de desarrollo personal, laboral y social.

2.4.5. Terminología Básica: Institución de formación para el trabajo y desarrollo humano: es el conjunto de personas y bienes promovido por las autoridades públicas o por particulares, cuya finalidad es prestar el servicio de formación para el trabajo y el desarrollo humano. (ICONTEC, 2011) Competencia laboral: capacidad efectiva para llevar a cabo exitosamente una actividad laboral plenamente identificada. Las cuales abarcan los conocimientos (saber), actitudes (Saber Ser) y habilidades (Saber Hacer) de un individuo. (ICONTEC, 2011)

31

PEI: proyecto Educativo Institucional es un documento que contiene la propuesta educativa que hace la institución de formación para el trabajo, en la que plasma sus principales objetivos, el enfoque pedagógico, metodológico y curricular, los elementos que los caracterizan y diferencian de otros, identifica las competencias para desarrollar, a través de la formación ofrecida, lo que espera alcanzar y las estrategias para hacerlo. (ICONTEC, 2011) Programa de formación para el trabajo: tiene por objeto preparar a las personas en áreas específicas de los sectores productivos y desarrollar competencias laborales específicas relacionadas con las áreas de desempeño referidas en la Clasificación Nacional de Ocupaciones (ICONTEC, 2011) Gestión: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización, los objetivos son elementos imprescindibles para que exista gestión, la cual no finaliza con la medición sino con incorporar mejora. (César Camisón, 2006) Integración: acción y efecto de anudar, dos o más políticas, conceptos, y/o corrientes.

Sistema de gestión Integrada: es conjunto formado por la estructura de la organización, las responsabilidades, los procesos, los procedimientos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión integrada de los sistemas, definición aportada por la UNE 66177:2005 Seguridad y salud en el trabajo: es la disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores, tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones. (CONGRESO DE LA REPUBLICA, 2015)

32

Evaluación del riesgo: proceso para determinar el nivel de riesgo, asociado al nivel de probabilidad de que dicho riesgo se concrete y al nivel de severidad de las consecuencias de esa concreción. (CONGRESO DE LA REPUBLICA, 2015) Peligro: Fuente Situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en los equipos o en las instalaciones. (CONGRESO DE LA REPUBLICA, 2015) Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad de daño que puede ser causada por estos. (CONGRESO DE LA REPUBLICA, 2015) Valoración del Riesgo: Consiste en emitir un juicio sobre la tolerancia o no del riesgo estimado. (CONGRESO DE LA REPUBLICA, 2015) Identificación del Peligro: proceso para establecer si existe un peligro y definir las características de este. (CONGRESO DE LA REPUBLICA, 2015) Matriz Legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigible a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva. (CONGRESO DE LA REPUBLICA, 2015) Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que interactúa o puede interactuar con el medio ambiente. (ICONTEC NTC - ISO 14001, 2015) Impacto ambiental: Cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales. (ICONTEC NTC - ISO 14001, 2015) Prevención de la Contaminación: Utilización de procesos, prácticas, técnicas, materiales, productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar, la generación, emisión o descarga

33

de cualquier tipo de contaminante o residuo, con el fin de reducir impactos ambientales adversos.

(ICONTEC NTC - ISO 14001, 2015)

3. DESARROLLO

3.1. Diagnóstico de la empresa Orden Ministros de los Enfermos Centro San Camilo.

Para desarrollar la planificación del Sistema de Gestión Integrada calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo, para el proceso de Prestación del Servicio Educativo de la organización “Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo” bajo el criterio de las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y el Capítulo 6 del Título 4 Decreto 1072, Se realizan 4 pasos:

Paso Uno: elaboración de matriz legal A la revisión de Marco legal se evidencia que la organización no cuenta con un registro que contenga las normas externas como leyes, decretos, acuerdos, circulares, resoluciones que afectan la gestión de la entidad, por lo cual, se diseña una lista de chequeo como herramienta para definir porcentaje de cumplimiento en relación con normatividad legal vigente. (Ver anexo 1 Matriz legal)

34

Resultados verificación legal Tomando cada ley, decreto, circular, resolución, como una unidad se identifican en total 47 normas de obligatoriedad de cumplimiento de las cuales se evidencia incumplimiento en 11 normas.

Tabla 1.Porcentaje de cumplimiento de requisitos legales RESULTADOS VERIFICACIÓN LEGAL CUMPLIMIENTO LEGAL 77% INCUMPLIMIENTO LEGAL 23% Fuente: Autor

Gráfico 3.Porcentaje de cumplimiento normatividad legal

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO REQUISITOS LEGALES CENTRO DE FORMACIÓN SAN CAMILO 20 de mayo de 2016

77% 23% CUMPLIMIENTO LEGAL

INCUMPLIMIENTO LEGAL

Fuente: Autor

35

Los resultados de verificar el cumplimiento legal por parte de Centro de Formación Integral San Camilo, evidencian cumplimiento del 77% de la normatividad legal aplicable para la Organización, se encontró incumplimiento en la aplicación del Capítulo 6 Título 4 del Decreto 1072 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, ausencia de subprogramas de medicina preventiva, medicina del trabajo, riesgo psicosocial, se evidencia incumplimiento en la Resolución 592 del 2015 referente al contenido de planes de emergencias y registro en aplicativo virtual correspondiente, adicionalmente el Centro de Formación no cuenta con apoyo documental para la gestión de residuos, no hay cumplimiento de la gestión del riesgo y se evidencia un plan de emergencias con información obsoleta.

Análisis de resultados: El resultado evidencia que el Centro de Formación Integral San Camilo no Cuenta con una matriz legal, que le permita identificar cuáles son los requisitos legales de obligatoriedad de cumplimiento, por lo mismo se observa que no gestiona la revisión, actualización y cambios en el marco legal aplicable, incrementando el riesgo de sanciones por incumplimiento.

La organización desconoce los beneficios de tener de forma documentada los requisitos normativos, no hay conciencia de la importancia y consecuencia por incumplimiento, la parte directiva reconoce la fortaleza en el tema por parte del coordinador académico referente a normatividad en área educativa y sabe que la organización ha existido por años sin tener este tipo de apoyo documental, razón por la cual no identifican la pertinencia del mismo.

36

Paso Dos: correlación de requisitos de las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y el Decreto 1072 (titulo 4, capitulo 6) Se correlacionan los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y el Capítulo 6 Titulo 4 Decreto 1072, diseñando una segunda lista de chequeo como herramienta que permita evaluar el porcentaje de cumplimiento desde el enfoque de gestión integrada.

Tabla 2.Correlación de requisitos ISO 9001: 2015, NTC ISO 14001:2015 y Capítulo 6 del Título 4 del Decreto 1072:2015

1 2 3 4 4.1

4.2

4.3

4.4 5 5.1

CORRELACIÓN NORMAS ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 Y TITULO 4 CAPITULO 6 DECRETO 1072 TITULO 4 CAPITULO 6 DECRETO ISO 9001 2015 ISO 14001:2015 1072:2015 Introducción Introducción Objeto y campo de Objeto y campo de Objeto y Campo de 1 Art 2.2.4.6.1 aplicación aplicación aplicación Referencias Referencias 2 Normativas Normativas Art 2.2.4.6.2 Términos y Términos y 3 Art 2.2.4.6.3 Definiciones definiciones definiciones Art 2.2.4.6.4 Contexto de la Contexto de la 4 Organización Organización Comprensión de la Comprensión de la Organización y de su 4.1 Organización y de su contexto contexto Comprensión de las Comprensión de las necesidades y necesidades y 4.2 expectativas de expectativas de partes interesadas partes interesadas Determinación del Determinación del alcance del Sistema alcance del Sistema 4.3 de Gestión de la de Gestión calidad Ambiental Sistema de Gestión Sistema de Gestión de la Calidad y sus 4.4 ambiental procesos Liderazgo 5 Liderazgo Liderazgo y Liderazgo y 5.1 Compromiso Compromiso

37

5.1.2

Enfoque cliente

ISO 9001 2015

ISO 14001:2015

5.2

Política

5.2

Política

5.3

Roles, Responsabilidades y Autoridades

5.3

Roles, Responsabilidades y Autoridades

6

Planificación

6

Planificación

6.1

Acciones para abordar Riegos y Oportunidades

6.2

Objetivos de Calidad y Planificación para lograrlos

6.3 7 7.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4

7.1.5

Planificación de los cambios Apoyo Recursos Personas Infraestructura Ambiente para la operación de los procesos Recursos de seguimiento y medición

TITULO 4 CAPITULO 6 DECRETO 1072:2015 Art. 2.2.4.6.5 Política de SST Art Requisitos de la política 2.2.4.6.6 de SST Obligaciones de los Art. 2.2.4.6.8 empleadores Art. 2.2.4.6.10 Responsabilidades de los trabajadores Evaluación inicial del SGSST Planificación del Art. 2.2.4.6.16 SG-SST Art. 2.2.4.6.17 Gestión de peligros y Art. 2.2.4.6.23 riesgos

6.1

Acciones para abordar Riegos y Oportunidades

6.2

Objetivos ambientales Planificación lograrlos

Art. 2.2.4.6.7 Art. 2.2.4.6.18

Objetivos de la política de SST Objetivos del SG-SST

Art 2.2.4.6.26

Gestión del cambio

Art. 2.2.4.6.11 Art 2.2.4.6.35

Capacitación en SST Programa de inducción

7

Apoyo

y para

7.2

Competencia

7.2

Competencia

7.3 7.4

Toma de conciencia Comunicación

7.3 7.4

Toma de conciencia Comunicación

Art. 2.2.4.6.14

7.5

Información Documentada

7.5

Información Documentada

Art. 2.2.4.6.12 Art 2.2.4.6.13

8 8.1

Operación Planificación

8 8.1

Operación Planificación

y

Identificación de peligros Medidas de prevención y control Prevención, preparación y respuesta ante emergencias

Art. 2.2.4.6.15 Art. 2.2.4.6.24 Art. 2.2.4.6.25

y

Art.

Comunicación Documentación Conservación documentos

de

los

Prevención Preparación y

38

Control Operacional 8.2

ISO 9001 2015 8.2 8.3

8.4

Control Operacional Preparación y respuesta ante emergencia

8.1 8.1

8.1

Respuesta emergencias

ante

TITULO 4 CAPITULO 6 DECRETO 1072:2015

ISO 14001:2015

Requisitos para los productos y servicios Diseño y Desarrollo de los productos y servicios Control de los procesos y productos suministrados externamente

2.2.4.6.25

Planificación y Control Operacional Planificación y Control Operacional

Planificación y Control Operacional

Art. 2.2.4.6.27

Adquisiciones Contratación Gestión del cambio

8.5

8.6 8.7 9

Producción y Provisión del servicio Liberación de los productos y servicios Control de las salidas no conformes Evaluación del desempeño

8.1

8.1 8.1 9

Planificación y Control Operacional

Art. 2.2.4.6.26

Planificación y Control Operacional Planificación y Control Operacional Evaluación del desempeño Art. 2.2.4.6.19 Art. 2.2.4.6.20

9.1

Seguimiento, medición, análisis y evaluación

9.1

Seguimiento, medición, análisis y evaluación

Art. 2.2.4.6.21 Art. 2.2.4.6.22 Art. 2.2.4.6.29

9.2

Auditoría Interna

9.3

Revisión Dirección

por

la

9.2

Auditoría Interna

9.3

Revisión Dirección

por

Art. 2.2.4.6.30 la

Art. 2.2.4.6.31

Art. 2.2.4.6.32 Art. 2.2.4.6.33 10

Mejora

10

Mejora Art. 2.2.4.6.34

-

--

-

-

Art 2.2.4.6.9

Indicadores del SG-SST Indicadores que evalúan la estructura del SG-SST Indicadores que evalúan el proceso del SG-SST Indicadores que evalúan el resultado del SG-SST Auditoria de cumplimiento del SGSST Alcance de la auditoria Revisión por la alta dirección Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales Acciones preventivas y correctivas Mejora continua Obligaciones de las administradoras de riesgos laborales

Fuente: Autor

39

Análisis de resultados: Después de realizada la correlación de requisitos se observa la viabilidad de cumplimiento a través de una gestión integrada, ya que todos los requisitos obligatorios enunciados en el Capítulo 6, Titulo 4 del decreto 1072, referentes al sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo se armonizan con los requisitos de las normas ISO 9001:2015 y NTC ISO 14001:2015 a excepción del artículo 2.2.4.6.9 referente a Obligaciones de las administradoras de riesgos laborales pero que a su vez debe darse cumplimiento directamente por parte de estas entidades y no por parte de la organización Orden Ministros de los Enfermos Centro San Camilo.

Paso Tres: evaluación de cumplimiento gestión integrada Después de tener la correlación de los requisitos de las normas ISO 9001:2015, NTC 14001:2015 frente a los requisitos del Capítulo 6, Titulo 4, Decreto 1072:2015 y haber evaluado la viabilidad de integrar la gestión, se aplica la lista de chequeo a las personas del consejo de dirección de la organización, “Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo” para valorar el porcentaje de cumplimiento desde el enfoque de sistema de gestión integrada.

La herramienta es aplicada contemplando los tres servicios de la Orden; Centro de Formación Integral San Camilo, Centro Medico San Camilo y Comedor Comunitario, ya que se encuentran dentro del mismo predio y se conoce de antemano la obligatoriedad de cumplimiento integral a nivel ambiental y de seguridad y salud en el trabajo.

40

Para realizar la medición se toma como parámetro los 7 últimos capítulos de las normas, que son los que especifican los requisitos y se busca determinar si alguno de ellos existe y cumple, encontrando:

Resultados Diagnóstico SGI Previamente se identifica que la organización no cuenta con un sistema de Gestión ambiental, como tampoco un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, razón por la cual, los resultados conducen a un incumplimiento del 100% al evaluar de forma integrada, a nivel de Centro de Formación no hay evidencias de gestión de residuos, se identifican adelantos a nivel del centro médico en lo referente a la gestión ambiental, aunque no reconoce la terminología de aspectos e impactos ambientales, pero hay conciencia de la segregación adecuada de los residuos y el control de los mismos hasta su destino final, existe un protocolo de residuos que establece las directrices para su manejo en centro médico, a nivel de Comedor comunitario hay un protocolo de sanidad y se cuenta con un punto ecológico con pocas evidencias de uso correcto.

En lo referente a sistema de Seguridad y Salud en el trabajo, no se ha desarrollado gestión para cumplir con los requisitos del Decreto 1072 relacionados con el tema, sin embargo durante la evaluación diagnóstica se identifica que la organización cuenta con un programa de salud Ocupacional sin una revisión y actualización de fecha cercana, hay fortaleza en la gestión a realizar con los accidentes laborales referente al reporte e investigación y debilidad en los planes de acción y seguimiento de los mismos.

41

Ya que la inexistencia de la gestión ambiental y de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo nos conduce al incumplimiento del 100% se decide realizar una evaluación independiente del Sistema de Gestión de Calidad de Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo para establecer el porcentaje de existencia y cumplimiento.

Tabla 3. Relación de Existencia y no existencia Requisitos ISO 9001:2015 PORCENTAJE DE EXISTENCIA Y NO EXISTENCIA DE LOS 28 NUMERALES DE LA NORMA ISO 9001:2015 NO EXISTE

18%

EXISTE

82%

DESCRIPCIÓN

Se evalúan: 4 numerales del capítulo cuatro Contexto de la Organización 3 numerales del capítulo cinco Liderazgo 3 numerales del capítulo seis Planificación 5 numerales del capítulo siete Apoyo 7 numerales del capítulo ocho Operación 3 numerales del capítulo nueve Seguimiento y Medición 3 numeral del capítulo diez Mejora

Fuente: Autor Gráfico 4.Porcentaje existencia y no existencia de los 28 numerales de la norma ISO 9001:2015 en el SGC. PORCENTAJE EXISTENCIA Y NO EXISTENCIA DE LOS 28 NUMERALES DE LA NORMA ISO 9001:2015 EN EL SGC DE ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL SAN CAMILO A MAYO DE 2016

0,82 % 0,18 % NO EXISTE

EXISTE

Fuente: Autor

42

Los resultados evidencian la existencia del 82 % de los requisitos y un 18% de no existencia que corresponde a la ausencia total de numerales como contexto de la organizaciรณn, determinar partes interesadas, acciones para abordar riesgos y oportunidades, planificaciรณn de los cambios y gestiรณn del conocimiento. Del 82% de existencia se establece el porcentaje de cumplimiento.

Tabla 4.Porcentaje de cumplimiento de los Requisitos existentes de ISO 9001:2015 PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE NUMERALES EXISTENTES EN EL SGC CUMPLE 52% NO CUMPLE 48%

Fuente: Autor

Grรกfico 5.Porcentaje de cumplimiento de los requisitos existentes de la norma ISO 9001:2015 en el SGC. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE LOS NUMERALES IDENTIFICADOS COMO EXISTENTES EN EL SGC DE ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS CENTRO DE FORMACIร N INTEGRAL SAN CAMILO A MAYO DE 2016

0,52 %

0,48 %

CUMPLE

NO CUMPLE

Fuente: Autor

43

Se evidencia un incumplimiento del 48 % ya que la organización aunque a determinado los procesos, estos no actúan conforme a lo establecido en cada uno de ellos, no hay evidencia del liderazgo y compromiso por parte de la alta dirección, no hay claridad en las responsabilidades y autoridades, en la gestión por mejorar la competencia del personal, ni evidencias documentadas de una planificación del servicio, de revisión de los requisitos, ejecución de las auditorías internas o revisión por la dirección, como tampoco medición de indicadores por ende no es fácil establecer la mejora del sistema.

Durante la verificación se identifican algunos avances en sistema de gestión de calidad, que puede servirle a la organización como punto de partida para la planificación e implementación del sistema de gestión integrada, a la fecha no han contemplado temas ambientales ni de seguridad y salud en el trabajo dentro de su servicio.

Los resultados evidencian Fortaleza en el capítulo 8 específicamente en sus numerales 8.3 Diseño y Desarrollo ya que la organización cuenta con evidencias de los programas de formación diseñados bajo normatividad vigente y aprobados por entidad competente.

De igual forma en el numeral 8.5

Producción y Provisión del servicio en donde la

organización cuenta con evidencias de una formación académica bajo condiciones controladas, desde su programación hasta la ejecución y aprobación por parte de los estudiantes.

44

Análisis de resultados: Los resultados evidencian falta de compromiso con la implementación del sistema de Gestión de Calidad, influenciado por una falta de conciencia por parte de todas personas comprometidas con el sistema y además respaldada por una dirección que no motiva ni da ejemplo, por el contrario trasmite un mensaje negativo al apoyar las desviaciones de los procesos, la no realización de actividades conforme a la estandarización establecida, al no tener un proceso de comunicación efectivo con sus líderes y tomar decisiones sin comunicarlas ni tener en cuenta las consecuencias sobre el Sistema de gestión.

Se identifica comodidad al actuar de esta manera, por lo cual se ve rechazo al cambio o a ejecutar conforme a una estandarización.

El resultado evidencia que desarrollar un SGI para el Centro de Formación Integral San Camilo, será de impacto positivo para organizar y estandarizar las diferentes actividades de la empresa, apoyados en la base de un Sistema de Gestión de Calidad no implementado con eficacia pero existente de forma parcial y de la fortaleza en su nivel operativo. Se puede concluir que Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo no cuenta con un Sistema de Gestión Integrada Calidad, Ambiente y Seguridad y Salud en el trabajo.

Paso Cuatro: nivel de madurez

45

Para terminar el diagnóstico y tener una visión global del desempeño de Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo y del grado de madurez del sistema de gestión, se aplica la herramienta de Autoevaluación contemplada en el Anexo A de la Norma NTC ISO 9004:2010 evaluando seis aspectos; gestión para el éxito sostenido de la organización, estrategia política, gestión de recursos, gestión de procesos, seguimiento, medición análisis y revisión y mejora innovación y aprendizaje.

Resultados Después de realizada la autoevaluación a la empresa Orden Ministros de los Enfermos Centro de formación Integral San Camilo se evidencia como resultado nivel de madurez uno.

Tabla 5.Resultado Autoevaluación NTC ISO 9004:2010

Fuente: Autor

46

Gráfico 6. Radar Nivel de madurez Sistema de Gestión NIVEL DE MADUREZ SG ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS CENTRO SAN CAMILO mayo de 2016

ELEMENTOS CLAVE. 6 MEJORA, INNOVACIÓN, Y APRENDIZAJE SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y REVISIÓN GESTION DE PROCESOS

4

ÉXITO SOSTENIDO

2 0

NIVEL META A DICIEMBRE 2017 ESTRATEGIA Y METAMAXIMA POLITICA GESTIÓN RECURSOS

Fuente Autor

El resultado de aplicar la herramienta Anexo A ISO 9004:2010 ubica a Centro de Formación Integral San Camilo en nivel 1, en su obra “Sistema de Gestión; Una guía práctica”, el autor Francisco Ogalla Segura expone una interpretación personal sobre los niveles de madurez de los que trata la Norma y manifiesta: nivel uno de madurez. Empresas que no utilizan ningún modelo de gestión. No disponen de una definición escrita de sus procesos y no utilizan ningún tipo de indicador. Estas empresas normalmente no pueden garantizar el cumplimiento de los requisitos contratados. Podríamos decir que solo se basan en el “oficio”, y se considerarían dentro de la cultura asociada a ISO como “empresas de calidad no certificada”

47

Análisis de Resultados El resultado evidencia al Centro de Formación Integral San Camilo como una empresa operativa que no presenta gestión para lograr objetivos, no cuenta con una planificación estratégica, no realiza seguimiento y control para medir la eficacia de los resultados esperados, la organización no implementa acciones de ninguna índole, sin embargo al encontrarse en un nivel básico de gestión también podemos evidenciar grandes oportunidades de mejora, en los procesos y procedimientos de la organización que la conduzcan a niveles superiores.

La empresa Orden Ministros de los Enfermos evidencia gestión operativa fuerte y debilidad en la gestión estratégica, no evidencia liderazgo ni proyecta metas a alcanzar, viven el día a día con dedicación y compromiso pero siempre en búsqueda de cumplir tareas inmediatas, cuenta con unos procesos, infraestructura y ayudas didácticas en buenas condiciones, no hay implementación eficaz de los procesos, no realizan seguimiento y medición por lo cual no se tienen parámetros para evidenciar mejora continua.

Durante la ejecución del diagnóstico la empresa plantea metas iníciales para desarrollar entre el segundo semestre de 2016 y el año 2017, como avanzar a un nivel 2 de éxito sostenido, estrategia y política, a nivel tres; elementos claves, gestión por procesos, seguimiento, medición, análisis y revisión, mejora, innovación y aprendizaje.

48

Se hace indispensable la planificación e implementación del Sistema de Gestión Integrada como principal estrategia para la mejora continua de la organización, para lo cual se toma la estructura propuesta por PAS 99:2012, descrita a continuación: 1. Contexto de la Organización 2. Liderazgo 3. Planificación 4. Soporte 5. Operación 6. Evaluación del desempeño 7. Mejora

Estos siete elementos se encuentran presentes en todas las normas y como se evidencia en el desarrollo del objetivo número uno, los requisitos del decreto 1072:2015 referente al SG-SST se logran correlacionar de forma perfecta dentro de los mismos 7 elementos, es por ello que las propuestas de mejora para lograr el cumplimiento de los requisitos se plantearan desde los mismos 7 elementos (José Luis Miguel, 2013). (Ver anexo 2 Diagnóstico Requisitos Normas ISO 9001, ISO 14001 y Decreto 1072 Titulo 4 capitulo 6)

Propuesta según resultados del diagnóstico Con base a los resultados del diagnóstico obtenidos a través de las herramientas como lista de chequeo cumplimiento requisitos legales, lista de chequeo cumplimiento requisitos NTC ISO

49

9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y Capítulo 6, Título 4, Decreto 1072, verificación de existencia y cumplimiento requisitos 9001 y Autoevaluación NTC ISO 9004:2010 se elabora propuesta para dar cumplimiento a los requisitos de un SGI en relación a la estructura de numerales de las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015.

Tabla 6.Propuesta de elementos básicos para la Integración del SGI ELEMENTO DEL SGI

Contexto de Organización

Liderazgo

Planificación

la

PROPUESTA Definir el Contexto de la organización a través de herramientas como Anexo A de NTC ISO 9004 y el diseño de una matriz DOFA que permita contemplar debilidades, fortalezas y a la vez plantear estrategias de mejora.

Definir Matriz de Partes Interesadas identificando en ella los principales clientes, sus necesidades y expectativas.

Revisar y Actualizar el Alcance del SGI Actualizar el Manual de Calidad como documento base del SGI, que ilustre los principales directrices que establece la organización para lograr los objetivos y la visión planteada.

Realizar las modificaciones pertinentes al Mapa de Procesos Cualificación de gestión ambiental y Valoración de Impacto Cualificación de Seguridad y salud en el trabajo y Valoración del Riesgo Diseño de modelo de Caracterización de Proceso en el cual se contemple nombre del proceso, objetivo, responsable, alcance, recursos, controles de SST, de gestión ambiental y servicio no conforme, documentación base del proceso, ciclo PHVA y medición del proceso.

Realizar Revisión y Actualización de Indicadores de los procesos establecidos y plantear para nuevos procesos.

Diseñar una matriz de responsabilidades y Autoridades del SGI Procedimiento o instructivo para la revisión de requisitos legales Revisar y actualizar la Misión Revisar y actualizar la Visión Definir Política Integrada Definir Objetivos del SGI y despliegue de medición Desarrollar una matriz que permita la identificación, valoración y controles de riesgos a nivel de los diferentes procesos y la gestión del servicio.

Definir un procedimiento para la continua identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles necesarios.

Definir un procedimiento para la participación de los trabajadores Definir metodología para valoración de riesgos que oriente a la organización en la gestión del riesgo ambiental, del servicio y de SST. Definir plan de emergencias con los lineamientos de la Resolución 592: 2015 Definir procedimiento para la preparación y respuesta ante emergencias (acciones de contingencia para situaciones anormales como sismos, ausencia de agua, no recolección de basuras)

50

Definir metodología de control de cambios Realizar la evaluación inicial de SST que contemple la descripción sociodemográfica de los trabajadores y la caracterización de sus condiciones de salud, así como evaluación y análisis de las estadísticas sobre la enfermedad y la accidentalidad, la evaluación de puestos de trabajo en el marco de los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores.

Elaborar matriz de Comunicación interna y externa.

Definir procedimiento de capacitaciones Revisar y actualizar la evaluación de desempeño, incluir en ella aspectos de SST y ambientales Definir y documentar la competencia necesaria de las personas que desarrollan actividades dentro del SGI, incluir competencia ambiental y de SST dentro de los perfiles Lista de información documentada exigida por las normas y propuesta de retención y protección de la misma Proponer tiempos de revisión y actualización de la documentación institucional Revisar y actualizar la evaluación de proveedores, incluir en ella criterios ambientales y de SST Revisar y Actualizar procedimiento de compras

Soporte

Operación

Evaluación desempeño

del

Revisar y Actualizar procedimiento de servicio no conforme Revisar y Actualizar procedimiento para Revisión por la Dirección Propuesta de seguimiento a la Percepción de los clientes Revisar y Actualizar procedimiento para Auditoría Interna Definir tablero de mando que contemple la medición que evalué la estructura del SGI, el proceso del SGI y el resultado del SGI Definir procedimiento para la Investigación de incidentes

Mejora Cronograma de implementación Sistema de Gestión Integrada

Fuente: Autor

3.2. Elementos Básicos para la Planeación del Sistema de Gestión Integrada

De acuerdo a la Norma Española UNE 66177, cuando la organización tiene un nivel de madurez entre uno y dos debe iniciar utilizando un método de Integración básica, combinando

51

algunos aspectos de método avanzado; ya que para elegir un método de integración más complejo se requiere de experiencia en los sistemas de gestión.

Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo, evidencia un nivel de madurez de uno, según diagnóstico por lo cual se requiere el planteamiento de una gestión integrada básica.

Gráfico 7.Elementos básicos de la planificación Integrada

ELEMENTOS BASICOS DE LA PLANIFICACIÓN INTEGRADA AMENAZAS

OPORTUNIDADES METAS

PARTES INTERESADAS

M I S I Ó N

POLITICA SGI FORTALEZAS DEBILIDADES PENSAMIENTO BASADO EN RIESGOS

V I S I Ó N

ANÁLISI DEL CONTEXTO

Fuente: Autor

52

3.2.1. Contexto de la Organización Para definir contexto de la organización Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo, se tomaron cuatro aspectos básicos como son: matriz DOFA, análisis de partes Interesadas, Balance cualitativo, balance de seguridad y salud en el trabajo, de esta forma contemplar aspectos externo e internos como punto de partida para la planificación del sistema de gestión integrada.

Matriz DOFA Basados en los resultados de las herramientas aplicadas durante el diagnóstico, se determina en donde se encuentra la organización, para poder definir a dónde quiere llegar y cómo lo va a lograr, se evidencian con claridad las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, que puedan dar una visión global e integral del contexto externo e interno de Orden Ministros de los enfermos Centro de Formación Integral San Camilo, estos datos se registran dentro de una Matriz DOFA

Tabla 7.Matriz DOFA MATRIZ DOFA ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL SAN CAMILO JUNIO 2016

MATRIZ DOFA

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

Únicos en la localidad de San Cristóbal

Posibilidad de perder la licencia ante la secretaria de educación por no funcionar con nuestros propios programas.

Cuenta con Infraestructura y ayudas didácticas para cada programa de formación Capacidad de formar 700 estudiantes por jornada.

Depende de los convenios

Es una empresa con reconocimiento en

El

nivel

socio

económico

de

la

53

el sector productivo

población del sector es muy bajo

Reconocimiento a nivel de la localidad 8 Programas de Formación reconocidos por secretaria de educación.

La Orden cuenta con edificaciones acondicionadas para formación académica en otros sectores de Bogotá.

La formación técnica cada vez mayor acogida en sector productivo.

Los colegios de la localidad con necesidad de brindar oportunidad de titulación bachiller y técnica.

Zona vulnerable a la delincuencia No contar con SG-SST Tener reconocimiento como entidad de formación gratuita.

Pérdida de Identidad (ser reconocidos como SENA y no como San Camilo).

Inestabilidad Laboral, perdida personas líderes en San Camilo

de

La formación técnica que brinda los colegios FORTALEZAS El personal de instructores tiene conocimiento, formación y experiencia La ejecución de la formación es de excelente nivel.

Experiencia de 20 años en el servicio de formación.

Cuenta con una base de SGC y asignación de líderes por procesos Fortaleza para desarrollar la logística de un convenio. (Se gestiona el cumplimiento de requisitos cliente.)

Reconocimiento por parte de cliente SENA DEBILIDADES No hay evidencia de aprendizaje, formación o capacitación por parte de ningún miembro de la organización No se realiza Gestión externa (gestión comercial) No se cuenta con presupuesto financiero propio.

No elaboración de plan estratégico (falta de Directiva)

ESTRATEGIAS (FO) La experiencia con la cual cuenta San Camilo y el talento humano competente, se debe promocionar en los colegios aledaños para brindar el servicio de formación técnica a sus estudiantes de grado 11

La experiencia como operadores logísticos de convenios es la base para buscar mercadeo directamente con el sector productivo u otras entidades diferentes al SENA

Fortalecer la base del SGC planificando un SGI que permita dar cumplimiento a gestión de calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo y lograr mayor reconocimiento.

ESTRATEGIAS (DO) Utilizar infraestructura y ayudas didácticas para ejecutar plan de formación a todo el personal en los temas pertinentes según corresponda Brindar formación a colegios en precios cómodos y rentables que permita recolectar presupuesto

ESTRATEGIAS (FA) Se cuenta con infraestructura, recurso humano y experiencia de 20 años para ofrecer formación particular desarrollando nuestros propios programas de formación Revisar las edificaciones del seminario y analizar la oportunidad de brindar formación particular en un sector diferente al barrio Juan rey donde no exista el reconocimiento de formación gratuita o ampliar jornada a formación nocturna Con la base del SGC planificar e implementar el SGI que elimine la amenaza de sanciones futuras por incumplimiento legal en el tema de SST ESTRATEGIAS (DA)

Planificación e implementación de un Sistema de Gestión Integrado Calidad, Medio ambiente, seguridad y Salud en el trabajo que brinde mayor reconocimiento, control sobre las amenazas y mejora de las debilidades.

Crear portafolio de servicios para actualizaciones directamente del sector

54

Liderazgo reactivo, Se corrigen los errores de manera reactiva si evidencia de análisis.

No se tienen Responsabilidades y autoridades asignadas de forma clara.

productivo a tarifas cómodas pero rentables.

Realizar Gestión externa con otras entidades, con empresas y/ colegios

Fuente Autor

Definición de partes interesadas Se elabora la Matriz de partes interesadas donde se identifica como principal cliente los estudiantes, a quienes directamente se dirige el servicio de Orden Ministros de los enfermos Centro de Formación Integral San Camilo, pero sin desconocer la importancia de satisfacer necesidades y expectativas de otros clientes y partes interesadas.

Tabla 8.Matriz de partes interesadas ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS CENTRO DE FORMACIÓN SAN CAMILO MATRIZ DE PARTES INTERESADAS

GD

Elaboró Coordinadora de Calidad Revisó: Representante de la Dirección Aprobó: Director Fecha: 18/05/2016 Versión: 0 Fecha de última actualización

19 de julio de 2016

CONSIDERACIONES GENERALES

Cliente: Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o servicio destinado a esa persona u organización o requerido por ella.

Parte Interesada: Cualquier organización, grupo o individuo que pueda afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad Necesidades y Expectativas: La Calidad Requerida. Corresponde a los atributos indispensables que el cliente pide al expresar sus necesidades y que la empresa puede conocer en todos sus términos para satisfacerlas.

La Calidad Esperada. Se refiere a aquellos atributos del bien que complementan los atributos indispensables no siempre explícitos, pero que el cliente desea y que suelen tener un fuerte componente subjetivo. Se denominan expectativas.

La Calidad Potencial. Son las posibles características del bien que desconoce el cliente, pero que, si se las ofrecemos, valora positivamente.

55

CLIENTE PRINCIPAL

Estudiantes Representante de la Dirección y Coordinadora de Calidad

RESPONSABLE PERSONA U ORGANIZACIÓN ASPIRANTES A LA FORMACIÓN

CLIENTE

APRENDICES

X

CLIENTE EXTERNO

X

SECTOR PRODUCTIVO

X

PARTE INTERESADA

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

X

Que se abra la oferta de formación

ORGANISMOS GUBERNAMENTALES

X

COMUNIDAD RELIGIOSA ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS

X

Formación de Calidad (adquirir la competencia requerida) Cumplimiento de horarios Clases dinámicas, didácticas y pertinentes Ubicación de empresa para realización de la etapa práctica Condiciones óptimas de los diferentes ambientes en uso Equipos de cómputo y accesorios tecnológicos con funcionamiento optimo Preservar y conservar la propiedad del cliente Actividades lúdicas Articulación para continuar cadena de formación (educación superior) Recibir la respectiva certificación o constancia de la formación Buen trato Cumplimiento de los requerimientos de la minuta del contrato o convenio Técnicos laborales por competencias con formación integral Que los Programas sean pertinentes con las necesidades del sector productivo Cumplimiento de normatividad aplicable a la organización (servicio educativo de formación para el trabajo y desarrollo humano, ambiente, seguridad y Salud en el trabajo y demás normas aplicables) Riesgos Controlados Cumplimiento del objetivo para la cual fue creada Sostenibilidad de la organización

DIRECTIVAS

X

TRABAJADORES

X

Reconocimiento en contexto externo Sostenibilidad de la organización Cero accidentes Laborales Eficacia del Sistema de Gestión Cero Sanciones por incumplimiento de normatividad Satisfacción de clientes (comunidad educativa) Inculcar y fortalecer valores humanos y cristianos Clima laboral optimo

56

PADRES DE FAMILIA

X

EGRESADOS

X

GESTIÓN AMBIENTAL SOCIEDAD HOSPITAL DE SAN CRISTOBAL (Reguladores de Sanidad)

X

Seguridad y Salud Laboral Pago oportuno Desarrollo personal Recursos para realizar las diferentes actividades Condiciones seguras para los estudiantes Formación de Calidad Recibir Información de ofertas laborales Recibir información de educación continuada Bajo impacto ambiental Control de plagas Adecuada Segregación, almacenamiento y disposición final de los residuos Adecuada manipulación de alimentos

BOMBEROS

X

PROVEEDORES

X

Número suficiente de extintores Condiciones favorables de infraestructura Plan de emergencias documentado, divulgado e implementado Cumplimiento de pago

Fuente: Autor

Gráfico 8.Partes Interesadas.

Fuente Autor

57

Balance cualitativo ambiental Se construye la Matriz ambiental, donde se identifican los principales aspectos y se utiliza el método de Leopold3 para realizar la valoración, de esta forma se establece el impacto y se identifican cuáles son los aspectos más significativos que requieren acciones para mitigar o controlar.

Análisis de resultados de la valoración de aspectos e impactos: Los resultados del balance cualitativo ambiental conducen a identificar la producción de residuos peligrosos (biosanitarios, cortopunzantes y químicos) a nivel del centro médico como el aspecto de mayor impacto dentro de la organización Orden Ministros de los Enfermos, sin embargo, con el objetivo de planificar el SGI a nivel del Centro de Formación, la organización debe tener presente los resultados aplicables a las actividades propias del servicio educativo.

Según los resultados de la valoración, el aspecto de mayor impacto en relación al servicio educativo, es el consumo de energía y de agua en las diferentes actividades, incluyendo cafetería en donde la valoración se registra más alta, por lo cual, es evidente la necesidad de generar acciones que mitiguen sus consecuencias, para esto se propone a la organización desarrollar plan de gestión integral de residuos que contemple, un programa de tecnología limpia y permita

3

Método de Leopold: es un método cualitativo de evaluación de impacto ambiental, creado en 1971, basado en una matriz donde se relacionan las actividades versus su impacto ambiental.

58

establecer parámetros de control sobre la producción de residuos peligros y el uso de recursos naturales. (Ver anexo 3 Matriz Valoración Ambiental)

Gráfico 9.Balance Cualitativo Ambiental

BALANCE CUALITATIVO AMBIENTAL ENERGIA AGUA AIRE

FORMACIÓN TECNICA

MATERIAS PRIMAS

ATENCIÓN EN SALUD

Papel, comida, materiales odontológicos, de laboratorio clínico, guantes, jeringas, baja lenguas.

400 ALMUERZOS

INSUMOS Equipos de computo, unidad odontológica, equipos de laboratorio, estufa, licuadora

Residuos Ordinarios Residuos Peligrosos Biosanitarios y químicos Residuos Sólidos Vertimientos

Fuente: Autor

Balance de seguridad y salud en el trabajo Se construye la Matriz de Seguridad y Salud en el trabajo, donde se identifican los diferentes peligros y riesgos involucrados en la ejecución de las actividades de la organización, tomando en cuenta que la Seguridad y Salud en el trabajo se implementa desde el Decreto 1072:2015

59

aplicable a toda la razón social, en ella se identifican peligros y riesgos de los tres servicios Educación, Salud y Comedor Comunitario.

Para evaluar la vulnerabilidad de los peligros y riesgos se utilizó la metodología GTC 45: 2012“Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional”, esta norma proporciona directrices para identificar los peligros y valorar los riesgos en Seguridad y Salud Ocupacional. (ICONTEC, 2012)

Análisis de resultados de la valoración de peligros y riesgos En la matriz se identifican los peligros y riesgos, a los cuales están expuestos los trabajadores de Orden Ministros de los Enfermos Centro San Camilo; los resultados

de la valoración

muestran que ante una emergencia ambiental las consecuencias en los trabajadores podrían ser catastróficas, por lo cual se reafirma la importancia de un plan de emergencias que establezca los parámetros de conducta ante la presencia de este tipo de eventos y plantee acciones para controlar o mitigar las consecuencias de estos eventos de la naturaleza.

A nivel de las diferentes actividades y servicios que se desarrollan en Orden Ministros de los Enfermos Centro San Camilo los resultados de la valoración evidencian que los trabajadores están expuestos a peligros comunes como son: Psicosocial y Biomecánico (movimientos repetitivos y posiciones prolongadas de pies o sentados), para lo cual se propone a la empresa desarrollar el subprograma psicosocial y de medicina preventiva; también se identifican peligros y riesgos no comunes, como riesgo Biológico y químico a nivel de Centro Médico, Esfuerzo vocal a nivel de Centro de formación y riesgos físico – caídas y mecánico – heridas (amputación

60

de falanges) a nivel de Comedor Comunitario.(Ver anexo 4Matriz Valoración de Peligros y Riesgos)

Tabla 9.Identificación de peligros

BIOMECANICO

Sismo, terremoto Movimientos repetitivos

Contaminación de secreciones, agujas contaminadas, hojas de bisturí

Posiciones prolongadas de pies o sentados Esfuerzo Vocal Uso de herramientas cortopunzantes

Accidentes,traumatismos,muerte,herida s,fracturas Quemadura muerte Golpes Caídas Heridas corto punzantes Amputación lumbalgia tendinitis Tendinitis túnel del carpo, Epicondilitis Cervicalgias, lumbalgias, varices disfonía, trastornos de la voz

X

X

X

X

X

X

X X

X

X

X

X

X

X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X

X X X X X

X

X

X

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X X

X X

X

X

X

X

X

X X

X

X

X

X

X

X

X X

X

X

X

X

X

X

X X

X

Heridas, amputación de falanges Dermatitis, infección de vías respiratorias, enfermedades como VIH

COMEDOR

SALUD

Fatiga, estrés

EDUCACIÓN

Estrés, traumatismos, muerte

MANTENIMIENTO

Depresión, ansiedad

SERVICIOS GENERALES

Gas natural Pisos Orden y aseo Estrés, cansancio, desmotivación, monotonía Población que se atiende es una población vulnerable – difícil Disconfort térmico por frio Transporte de mercancías vías de la ciudad

Corto circuito – Incendio Cefaleas, deslumbramiento, falta de precisión Explosión Caídas Caídas a distinto nivel, estrés,

VIGILANTE

Iluminación

BIOLOGICO

AMBIENTAL

PSICOSOCIAL

FÍSICO

Tomas eléctricas

EFECTOS POSIBLES

MENSAJERIA

DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO

ADMINISTRATIVAS

ACTIVIDADES

X

X

X

X

X

X

X

X X

61

TAREA QUIMICO CRITICA

Contaminación sustancias químicas segregadas

Intoxicación, dermatitis

Trabajo en alturas

Caídas, fracturas, muerte

X

X

X

Fuente: Autor

Gráfico 10.Valoración de Peligros y Riesgos

Fuente: Autor

62

3.2.2. Propuesta de Misión, Visión Misión Actual: Centro de Formación Integral San Camilo, es una entidad religiosa sin ánimo de lucro, líder en el sector, brinda formación integral para el trabajo y el desarrollo humano especialmente a la población joven de los sectores marginados de la capital.

Misión Propuesta: El Centro de Formación Integral San Camilo, es una entidad religiosa sin ánimo de lucro, que apoya la construcción de futuro en jóvenes de comunidades vulnerables, proporcionando formación técnica en las áreas administrativas e industrial con enfoque integral.

Visión Actual: El Centro de Formación Integral San Camilo para el 2020, será reconocido en Bogotá D.C. como institución líder de educación superior ofertando formación tecnológica y técnica para el trabajo y el desarrollo humano altamente calificada, teniendo en cuenta las necesidades del sector productivo, las normas legales vigentes y fortaleciendo su posicionamiento en el mercado.

Visión Propuesta: El Centro de Formación Integral San Camilo para el 2020, pasará de ser reconocida como institución de formación técnica a una institución de formación técnica y tecnológica para proyectar a los jóvenes con competencias dentro de las necesidades laborales.

Alcance del Sistema de Gestión Integrada Diseño de programas curriculares y prestación del servicio de formación para el trabajo y el desarrollo humano.

Definir Política Integrada

63

Uno de los criterios básicos para el planteamiento de la Política es tener identificado los principales aspectos e impactos, como también los peligros y riesgos relevantes por mitigar o controlar, ya que se convierten junto con los requisitos de calidad, en las principales intenciones de la organización que se verán plasmadas en la política integrada, buscando que esta política sea un beneficio para la organización, se diseña de forma generalizada a nivel de los compromisos ambientales y de SST.

Política de calidad actual En el Centro de Formación Integral San Camilo - Orden Ministros de los Enfermos dedicados al diseño de programas curriculares y la prestación del servicio de formación para el trabajo y el desarrollo humano, nos comprometemos a impartir una formación calificada con altos valores humanos, para satisfacer los requerimientos del mundo laboral y los requisitos de nuestros clientes a través de un selecto grupo de profesionales garantizando

calidad, pertinencia y

oportunidad de la formación con el mejoramiento continuo de los procesos facilitando la inserción laboral y la estimulación al emprendimiento.

Propuesta de política integrada El Centro de Formación Integral San Camilo dedicado al diseño de programas curriculares y la prestación del servicio de formación para el trabajo y el desarrollo humano, conscientes del impacto generado por la ejecución de actividades, los efectos en la Salud y Seguridad de las personas y la importancia que tiene la satisfacción de los clientes y partes interesadas en el éxito de la organización, se compromete a:

64



Impartir una formación calificada con fortalecimiento de valores humanos.



Cumplir con la normatividad del Sector educativo, los requisitos legales ambientales y de Seguridad y Salud en el trabajo vigentes.



Proporcionar los recursos necesarios para prevenir la contaminación, accidentes y enfermedades laborales.



Satisfacer los requisitos de nuestros clientes



Facilitar la inserción laboral y la estimulación al emprendimiento.



Mejorar continuamente el desempeño ambiental, Seguridad y Salud en el trabajo y Calidad dentro de los lineamientos de las normas NTC ISO 9001: 2015, NTC ISO 14015:2015 y el Decreto 1072:2015



Trabajar por el desarrollo de procesos seguros mediante el control y prevención de peligros y riesgos



Motivar el uso responsable de los recursos naturales y la correcta segregación de residuos.

Despliegue de política Integrada en objetivos Con base a la política propuesta y los compromisos identificados en ella, se definen los objetivos.

65

Tabla 10.Despliegue de política integrada en objetivos Fuente: Autor DIRECTRIZ POLÍTICA CALIDAD Impartir una formación calificada fortalecimiento de valores humanos

OBJETIVO con

Cumplir con la normatividad del Sector educativo, los requisitos legales ambientales y de Seguridad y Salud en el trabajo vigentes Proporcionar los recursos necesarios para prevenir la contaminación, accidentes y enfermedades laborales.

Satisfacer los requisitos de nuestros clientes.

Facilitar la inserción laboral y la estimulación al emprendimiento.

Mejorar continuamente el desempeño ambiental, Seguridad y Salud en el trabajo y Calidad dentro de los lineamientos de las normas ISO 9001: 2015, ISO 14001:2015 y el Decreto 1072:2015 Trabajar por el desarrollo de procesos seguros mediante el control y prevención de peligros y riesgos Motivar el uso responsable de los recursos naturales y la correcta segregación de residuos.

Incrementar el número de docentes profesionales Reducir el número de quejas sobre los docentes Reducir el número de aprendices devueltos por las empresas por comportamiento Disminuir el número de planes de mejoramiento en etapa productiva Cumplir requisitos legales al 100%

Proporcionar los recursos necesarios para prevenir contaminación, accidentes y enfermedades laborales.

la

Reducir el número de quejas Evaluar la satisfacción de clientes con un resultado del 80% Implementar mínimo el 2% de proyectos productivos promoción Aumentar el número de estudiantes patrocinados desde fase lectiva, al 50% de estudiantes para segundo semestre de 2017.

Implementar de requisitos planificados (procedimientos, controles, directrices, responsabilidades y autoridades) dentro del SGI Tener máximo un incidente laboral al semestre para el 2017 por servicio Cumplir con Proceso de Inspecciones Cumplir con el uso los elementos de protección personal Disminuir el consumo de papel de máximo 10 resmas mensuales para el 2017 Disminuir el consumo de energía kW al mes durante el 2017 Número de reportes por mala segregación de residuos

Mapa de Procesos Con base en el mapa de procesos existente y entendiendo que esté, es la representación gráfica del sistema de gestión, en donde se identifica la interacción de los procesos y su posición misma dentro del sistema, se propone para la empresa un mapa de procesos que involucre la

66

gestión integrada y en el cual se identifique no solo como entrada los requisitos de clientes, sino también las necesidades y expectativas de partes interesadas, buscando que se interprete el sistema como un mecanismo de respuesta globalizado, que trabaja en unidad y con un mismo propósito.

Gráfico 11.Mapa de procesos

Fuente Autor

67

Matriz de riesgos procesos Las actualizaciones de las normas ISO son un elemento fundamental en la evolución de los sistemas de gestión, uno de los cambios de la nueva versión NTC ISO 9001:2015 es llevar a las organizaciones al pensamiento basado en riesgos, buscando que de forma anticipada se visualice posibles situaciones que conduzcan a resultados no deseados, por ende se propone y se desarrolla para Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo, una Matriz de riesgos de procesos con base a las actividades que desarrolla cada uno de ellos, después de definir una lista de posibles riesgos se realiza una valoración frente a los siguientes criterios; evaluados en el programa para el manejo integral del riesgo del instituto IPSE4(IPSE, 2014) 

Imagen: en la cual se asigna un valor al riesgo identificado según la influencia de este sobre la imagen de la organización.



Desempeño: en la cual se asigna un valor al riesgo identificado según la influencia de este sobre el desempeño de los objetivos institucionales.



Cumplimiento: en la cual se asigna un valor al riesgo identificado según la influencia de este sobre el cumplimiento de requisitos legales.



Satisfacción: en la cual se asigna un valor al riesgo identificado según la influencia de este sobre la satisfacción de necesidades y expectativas de partes interesadas.

4

IPSE: instituto de planificación y promoción de soluciones energéticas.

68



Conformidad: en la cual se asigna un valor al riesgo identificado según la influencia de este sobre la conformidad de requisitos internos de los procesos del Sistema de Gestión y directamente sobre el servicio que llega al cliente.

Tabla 11.Criterios valoración Riesgos procesos

Baja incidencia Mediana Incidencia Alta Incidencia

IMAGEN Afectación del riesgo a la imagen institucional

DESEMPEÑO DE OBJETIVOS Afectación del riesgo al cumplimiento de los objetivos institucionales

CUMPLIMIENT O DE REQUISITOS LEGALES Afectación del riesgo al cumplimiento de requisitos legales

CONFORMIDAD DE REQUISITOS Afectación de los requisitos internos de procesos y del servicio

1 2

SATISFACCIÓ N DE PARTES INTERESADA S Afectación del riesgo a la satisfacción de las partes interesadas 1 2

1 2

1 2

3

3

3

3

3

1 2

Fuente: Autor

Según los resultados se determina el impacto que junto a la probabilidad permite clasificar el riesgos como catastrófico, mayor, moderado, menor o insignificante

Tabla 12.Clasificación del riesgo según la consecuencia CONSECUENCIA CATASTRÓFICO MAYOR MODERADO MENOR INSIGNIFICACNTE

CONSECUENCIA NIVEL ENTRE 15 Y 13 ENTRE 12 Y 10 ENTRE 9 Y 7 ENTRE 6 Y 5 ENTRE 5 Y 1

Fuente: Autor

69

Utilizada esta metodología permite no solo identificar los riesgos de los procesos sino que también proponer acciones para eliminarlos o prevenirlos, las cuales deberán ser objeto de seguimiento para verificar la eficacia de las mismas y definir actualizaciones pertinentes.

El pensamiento basado en riesgos contribuye a la eficacia del sistema siempre y cuando se implementen las acciones determinadas para controlarlos. (Ver anexo 5 Matriz de riesgos Procesos.)

Gráfico 12.Gestión del Riesgo

Fuente: Autor

70

3.2.3. Estrategias seleccionadas de la propuesta para el SGI Definido el horizonte institucional, las organizaciones deben trabajar en el “cómo” lograr las intenciones plasmadas dentro de la política, cumplir con los objetivos y lograr la visión propuesta; entendiendo que la implementación del SGI es uno de los caminos para lograrlo, se seleccionan algunas de las estrategias registradas en la tabla 6 del presente documento y se desarrollan dentro del tercer objetivo como una guía para que la organización puede terminar la planificación e inicie la implementación del SGI. Estrategias seleccionadas: 

Esquema para las caracterizaciones que guie el cumplimiento de los procesos de forma integrada



Matriz de responsabilidad y autoridad



Procedimiento para revisión de requisitos legales



Matriz de comunicación interna y externa



Procedimiento para capacitación y formación de trabajadores



Procedimiento para preparación y respuesta ante emergencias



Procedimiento de revisión por la dirección



Procedimiento de auditoría interna



Procedimiento manejo del producto no conforme



Procedimiento control operacional



Información documentada obligatoria

71

3.3. Caracterización del proceso de Prestación del Servicio Educativo.

3.3.1. Esquema para la caracterización de proceso Se propone a la organización un esquema de caracterización para los procesos, que contiene el nombre del proceso, objetivo, responsable, alcance, recursos, controles generales, identificación de su servicio no conforme, los riesgos, aspecto ambiental, peligros de SST, la aplicación del ciclo PHVA para el desarrollo de actividades y la medición correspondiente, de esta forma el proceso dará respuesta de forma integrada contemplando las variables establecidas por la organización para garantizar que las actividades desarrolladas se realicen bajo estándares de calidad sin desconocer los controles ambientales y de seguridad y salud en el desarrollo de las mismas.

Gráfico 13.Esquema de caracterización de proceso

Fuente: Autor

72

3.3.2. Matriz de Responsabilidad y Autoridad Entendiendo como parte fundamental para el éxito de una empresa y la eficacia de un sistema de gestión, asegurar que cada componente o requisito este asignado a un individuo o proceso para garantizar su resultado y evitar reprocesos o incumplimiento por desconocimiento, se propone una Matriz que evidencie la persona responsable ante algunas de las partes interesadas y la responsabilidad y autoridad de los procesos frente al cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión integrada.

Para esto se evidencian a nivel de columnas los requisitos de las normas NTC ISO 9001: 2015, NTC ISO 14015:2015 y Capitulo 6, Titulo 4 del Decreto 1072:2015, y a nivel de fila los procesos del sistema de gestión integrada de forma que cada uno de ellos identifique su responsabilidad y autoridad frente al requisito. (Ver anexo 6. Matriz de responsabilidad y autoridad)

3.3.3. Procedimiento para revisión de requisitos legales Como se identifica dentro del desarrollo del proyecto, la empresa Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo, carece de una estrategia que le permita garantizar la identificación y cumplimiento de requisitos legales, por consiguiente se propone un procedimiento que le permita identificar cambios en la normatividad, actualizar la matriz legal y garantizar la continuidad en el cumplimiento de requisitos legales aplicables. (Ver anexo 7.

Procedimiento revisión de requisitos legales)

73

3.3.4. Matriz de comunicación interna y externa Se propone para la empresa una matriz de comunicación Interna y externa, que describa las variables documentadas dentro la norma ISO 9001:2015 como son: qué se comunica, quién comunica, a quién comunica, cómo comunica, cuándo comunica, de forma que sea implementada por todos los miembros de la organización favoreciendo el proceso de comunicación interno y externo, la matriz busca garantizar una comunicación interna y externa eficaz en todo lo relacionado con el Sistema de Gestión y junto con la matriz de responsabilidades y autoridades disminuir la posibilidad que se materialicen diferentes riesgos.

(Ver anexo 8 Matriz de comunicación interna y externa)

3.3.5. Procedimiento para capacitaciones Garantizar y mejorar la competencia en las personas responsables de contribuir con el logro de la política integrada y los objetivos de un SGI, es criterio básico para la mejora continua y el logro de los resultados esperados, por lo cual, se propone un procedimiento de capacitaciones, que plantee una metodología para desarrollar las actividades de formación, considerando algunas fuentes de detección de necesidad de capacitación y algunos temas fundamentales, que miembros activos del Sistema de gestión Integrada y colaboradores deben conocer, interpretar y aplicar en las diferentes actividades.

74

El procedimiento es aplicable ante la necesidad de una modificación del plan anual de capacitaciones que la empresa de antemano debe planificar. (Ver anexo 9. Procedimiento de capacitaciones)

3.3.6. Procedimiento para la preparación y respuesta ante emergencias La prevención de emergencias es una de las principales acciones de SST, Como se evidencio en la matriz de valoración de peligros y riesgos, las consecuencias ante eventos naturales como sismos o terremotos serían catastróficas para los trabajadores, por lo cual la organización debe actualizar el plan de emergencias e incluir el Procedimiento para la preparación y respuesta ante emergencias.

Ante este requisito se propone un procedimiento que le permita orientar un proceso óptimo de evacuación del lugar donde se presente la emergencia, actuar de forma eficaz y definir responsabilidades y autoridades buscando minimizar las posibles consecuencias. (Ver anexo 10.

Procedimiento de preparación y respuesta ante emergencias)

3.3.7. Procedimiento para la revisión Gerencial: Durante el desarrollo del proyecto, se identifica como criterio fundamental para la efectividad de un sistema de gestión en una organización, el compromiso de la alta dirección, la verificación de la implementación del sistema conforme a lo planificado por parte de los líderes de la empresa, por lo cual, se propone un procedimiento para la revisión gerencial que contemple las diferentes variables que conforman el sistema, Calidad, ambiente y Seguridad y salud en el

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trabajo, optimizando recursos, esfuerzo y tiempos en el desarrollo de este tipo de actividad. (Ver anexo 11. Procedimiento Revisión Gerencial)

3.3.8. Procedimiento de Auditoría Interna Se realiza la propuesta de un procedimiento de Auditoria Interna integrada, para Orden Ministros de los Enfermos Centro San Camilo, que simplifique el proceso de auditoría y permita orientar al auditor para obtener evidencia relevante, competente y suficiente,

de calidad,

ambiente, seguridad y salud en el trabajo al mismo tiempo. (Ver anexo 12. Procedimiento Auditoría Interna)

3.3.9. Procedimiento producto no conforme El manejo de la salida no conforme es un criterio fundamental de los sistemas de gestión, ya que brinda el aprendizaje de lo sucedido y conduce a la mejora a través de la implementación de acciones que buscan eliminar la posibilidad de su recurrencia, por lo mismo debe estar orientado por un actuar organizado que garantice el análisis de las causas reales.

Se propone un esquema para el tratamiento de productos y/o servicios no conformes que le permita orientar el manejo del mismo, buscando eliminar las causas y el riesgo de que se vuelva a presentar, entendiendo que de esta forma se garantiza la mejora continua de la organización.

(Ver anexo 13. Procedimiento producto no conforme)

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3.3.10. Procedimiento Control Operacional Otra de las actividades básicas y fundamentales en los sistemas de gestión, es el control que debe realizarse sobre las acciones planificadas para garantizar la prevención y manejo de los riesgos, mitigación de impactos

y prevención de situaciones no deseadas asociadas a los

procesos del SGI, en cumplimiento de la política y los objetivos institucionales, es por esto que se propone a la empresa un procedimiento en el cual se define la metodología para llevar a cabo el control de aquellas actividades asociadas a la prestación del servicio educativo de formación para el trabajo y desarrollo humano. (Ver anexo 14. Procedimiento Control Operacional)

3.3.11. Lista de Información documentada obligatoria y su control establecido Cada una de las normas evidencia dentro de su contenido información documentada obligatoria,

para facilitar a la empresa dicho cumplimiento dentro del sistema de gestión

integrada, se propone incluir en un solo esquema dicha información.

Tabla 13. Documentación obligatoria del sistema de gestión integrada ISO 9001:2015 4.2 Alcance del SG 4.2.2 Documentación respaldar procesos 5.2.2 Política

ISO 14001:2015 4.2 Alcance del SG para

6.2.1 Objetivos 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición 7.2 Competencia de personas

5.2 Política ambiental 6.1.1 riesgos y oportunidades que es necesario abordar * procesos necesarios especificados 6.1.2 Aspectos ambientales 6.1.3: la organización debe mantener información documentada de sus requisitos legales y otros requisitos 6.2.1 Objetivos ambientales

SG-SST Política y Objetivos en términos de SST Responsabilidades y Autoridades Identificación Anual de Peligros y valoración de riesgos Informe de condiciones de salud Perfil Socio demográfico Plan de trabajo Anual en SST

Programa de Capacitación Anual

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7.5 Información Documentada

7.2 Competencia de personas

8.2.3 Revisión de requisitos

7.4 comunicación 8.1 procesos externamente

8.2.4 Cambios en los requisitos 8.3.2 planificación Diseño Desarrollo

contratados

y

8.2 preparación y Respuesta ante Emergencia

8.3.3 Entradas para el diseño y desarrollo

9.1.1 Evidencia de los resultados del seguimiento 9.1.2 Resultados de la evaluación de cumplimiento 9.2.2. programa de auditoría interna 9.3 Resultados Revisión por la dirección 10.2 Naturaleza de NC y resultados de Acciones.

8.3.4 Actividad de control DD 8.3.5 Salidas del DD 8.4 Proveedores 8.5.1 características del servicio

Procedimientos e instructivos Internos de seguridad Registro entrega EPP Soportes de elección COPASST Reporte de Investigaciones de incidentes accidentes o enfermedad laboral Identificación de amenazas, análisis y respuesta Emergencias Los programas de Vigilancia Epidemiológica Registro de inspecciones Matriz Legal Actualizada Evidencias de Gestión adelantada para el control del riesgo

8.5.2 trazabilidad 8.5.3 Deterioro de propiedad 8.5.6 Cambios en el servicio 8.6 Liberación del servicio 8.7 conformidad del servicio 9.1 Resultados de seguimiento 9.2 Auditorias 9.3 Revisión por la Dirección resultados 10. No conformidades

Fuente: Autor

Si bien es importante que las organizaciones identifiquen la

información documentada

obligatoria, deben adicionar la necesaria para garantizar la eficacia del Sistema de Gestión Integrada, los resultados de los objetivos estratégicos y entender el valor de la misma no solo como evidencias sino como trazabilidad de la historia de cada organización.

Es muy importante que las organizaciones reconozcan los beneficios de documentar su planeación, ejecución, verificación y su actuar, frente a la elaboración o prestación de su servicio, el beneficio de tener estandarizada la forma de ejecutar los diferentes procedimientos y

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actividades de la empresa, de manera que la ausencia de un trabajador no genere traumatismo ni la necesidad de parar la ejecución, ya que esto puede verse reflejado en perdida de ganancias, perdidas de clientes, pérdida de imagen; con la documentación se evita este tipo de traumatismo, se garantiza que las actividades fluyan con antiguo y con nuevo personal, se hace historia y en el caso de organizaciones educativas se puede dar respuestas a los egresados años después de su formación.

Es igual de importante que la organización contemple la información documentada viable de existir de forma integrada, como la Política, el Alcance del SGI, el programa de Auditoria, las responsabilidades y autoridades, los resultados de revisión por la Dirección, los requisitos legales, los objetivos del Sistema de Gestión, la matriz de comunicación interna y externa, el programa de Capacitación, las auditorias, entre otras.

3.3.12. Cronograma para la implementación del SGI Para la implementación del

sistema de Gestión Integrada en la organización “Orden

Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo” con enfoque en las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015 y Capítulo 6, Titulo 4, Decreto 1072 se propone tomar como base la planificación, los procedimientos y las recomendaciones incluidas dentro del proyecto, para desarrollar las demás actividades pendientes y cumplir con el siguiente cronograma de manera que culmine la planificación del sistema de gestión integrada e inicie la implementación en camino de la mejora continua.

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octubre noviembre Diciembre enero febrero marzo abril mayo junio julio agosto

Tabla 14.Cronograma de implementación Sistema de gestión integrada

ACTIVIDAD Caracterización de procesos del SGI Implementación de actividades según caracterizaciones Revisar y Actualizar programa de Seguridad y Salud en el trabajo Realizar actividades de evaluación inicial SST como: evaluar las medidas implementadas para controlar peligros Realizar actividades de evaluación inicial SST como: evaluar puestos de trabajo en el programa de vigilancia epidemiológica de los trabajadores Realizar actividades de evaluación inicial SST como: Realizar la descripción sociodemográfica de los trabajadores y la caracterización de sus condiciones de salud. Estadísticas sobre enfermedad y accidentalidad.

Actualizar el Manual de Calidad Definir Tablero de Mando Integral que contemple la medición que evalué la estructura del SGI, el proceso del SGI y el resultado del SGI Definir procedimiento para la continua identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles Definir procedimiento para la participación de los trabajadores Definir metodología de control del cambio Actualizar la evaluación de desempeño incluir en ella aspectos de SST y ambientales Definir y documentar la competencia necesaria de las personas que desarrollan actividades dentro del SGI, incluir competencia ambiental y de SST dentro de los perfiles Proponer tiempos de revisión y actualización de la documentación institucional Revisar y actualizar la evaluación de proveedores, incluir en ella criterios ambientales y de SST Definir procedimiento para la Investigación de incidentes Definir subprograma de medicina preventiva, medicina del trabajo y riesgo psicosocial Implementación de controles definidos en cada proceso del SGI Medición de indicadores establecidos según la periodicidad establecida Ejecución de Auditoría Interna Ejecución de Revisión por la Dirección Elaborar formato cuali-cuantitativo para evidenciar los resultados de las inspecciones.

Elaborar Programa para la gestión integral del riesgo

Fuente Autor

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3.3.13. Caracterización proceso Prestación del Servicio Educativo Siguiendo el esquema propuesto de caracterización, se desarrolla esta, para el proceso Prestación del Servicio Educativo de la organización Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo. Como primer paso se plantea el objetivo del proceso y se registran los principales riesgos previamente identificados y analizados dentro de las diferentes matrices (calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo), se recolectó la información de las diferentes actividades ejecutadas por el proceso, identificando proveedores de cada una de las entradas, como también los procesos cliente y las salidas correspondientes, finalmente se propone la medición pertinente para el control del desempeño del proceso.

El esquema de caracterización permite a quienes pertenecen a este proceso, tener al alcance los diferentes controles a implementar para la prevención de riesgos y productos no conformes, adicionalmente ubica al proceso dentro del ciclo PHVA, buscando se organice de tal manera que ninguna actividad sea implementada sin previa planeación y así mismo que toda actividad ejecutada sea verificada para actuar ante resultados no deseados. (Ver anexo 15.Caracterización proceso Prestación del Servicio Educativo)

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4. CONCLUSIONES 

Se logró planificar un sistema de gestión integrada calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo para el proceso de prestación del servicio educativo de la organización “Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo” bajo el criterio de las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO14001:2015 y el Capítulo 6 del Título 4 decreto 1072, aplicando los conocimientos adquiridos durante la especialización, los cuales fueron base fundamental para el logro de este objetivo junto con autoformación e investigación adicional.



Se logró realizar el diagnóstico de la gestión integrada, identificando como aspecto fundamental iniciar por la verificación del cumplimiento de la normatividad legal aplicable y luego los requisitos sobre los cuales se determina planificar el sistema de gestión integrada, encontrando que la organización Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo, presenta incumplimiento de normatividad, no realiza gestión ambiental y tiene un cumplimiento parcial de requisitos referentes a sistema de gestión de calidad.



Aplicar la herramienta de Autoevaluación contemplada en el Anexo A de la Norma NTC ISO 9004:2010 permite obtener una visión global del desempeño y del grado de madurez del sistema de gestión de Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo, datos que permiten generar un diagnóstico más completo de la empresa.



Al realizar el diagnóstico se encontró, que con la actualización de las normas, Los modelos de gestión de calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo presentan

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elementos comunes y es por esto que resulta beneficioso planificar la forma de integrar la gestión, que permita realizar de forma armónica el control de actividades, el monitoreo y seguimiento de los procesos reduciendo los costos, esfuerzos, dobles funciones y haciendo más eficaz el control interno. 

Mediante el diagnóstico realizado, se logró contribuir con la toma de conciencia por parte de los miembros de la alta dirección, de Orden Ministros de los Enfermos Centro de Formación Integral San Camilo ya que con los resultados, identificaron debilidad en su liderazgo y fortaleza en su gestión operativa.



El diagnóstico evidenció, un rechazo del sistema de gestión de calidad existente por parte de los trabajadores de la organización, interpretado como más trabajo, más esfuerzo, demasiados documentos y desconocimiento de los beneficios, para lo cual se requiere generar una estructura fuerte que permita definir roles, funciones, responsabilidades y medidas de control.



Se concluye que es básico y fundamental en la planificación de un SGI, identificar lo que la organización hace (misión), a donde quiere llegar (visión), cuáles son sus intenciones para lograrlo (política y objetivos), como agrupar las diferentes actividades dentro de un proceso y definir la interacción de los mismos buscando lograr los resultados esperados, sin embargo, para definir estos criterios básicos debe conocer su contexto, entender las necesidades y expectativas y reconocer sus resultados de gestión ambiental, de seguridad y salud en el trabajo, de manera que se planifique una política acorde a la naturaleza de la organización e incluir en ella la mejora continua con base a los resultados de los aspectos mencionados.

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

Se puede concluir, que estandarizar el actuar ante diferentes situaciones o actividades de los procesos y a su vez realizar un control operacional sobre las mismas, disminuye el riesgo de obtener resultados no deseados y que una manera de estandarizar es a través de la elaboración de un procedimiento, que describa de forma detallada el modo de realizar las diferentes actividades, con el fin de cumplir un objetivo específico.

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5. RECOMENDACIONES 

Se recomienda contar con un equipo de trabajo, que favorezca la eficacia del sistema e identifique y trasmita los beneficios en costos, esfuerzos, tiempos y resultados de la gestión integrada.



Se recomienda incluir formación integrada en el perfil de aquellos que conforman el equipo auditor y concientizarlos en la importancia de generar procesos de auditoria que aporten valor al sistema, para fortalecer la mejora continua y lograr el objetivo de integrar la gestión en todos los procesos



Se recomienda que la gerencia tome la decisión de ejecutar el cronograma propuesto para la implementación del sistema de gestión integrada y evalué el resultado mediante la revisión y análisis de cambios a que haya lugar en busca de la mejora continua.



Los parámetros descritos en el proyecto son la base para iniciar la consolidación de un SGI, sin embargo se recomienda a la organización hacer la profundización correspondiente en determinados temas, por ejemplo confirmar los resultados de la matriz de valoración SST con encuestas y análisis de puesto de trabajo.



Los sistemas de gestión son el resultado de un excelente trabajo en equipo, bajo el liderazgo óptimo y pertinente de la dirección, se recomienda a las personas de la alta gerencia de Orden Ministros de los enfermos Centro de Formación Integral San Camilo, fortalecer su liderazgo y motivar el trabajo en equipo por parte de las personas que trabajan en la organización.

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

Identificando la importancia de fortalecer el pensamiento basado en riesgos, se recomienda a la organización elaborar un programa para la gestión del riesgo, que oriente a los líderes de procesos en la identificación, valoración y planteamiento de acciones para controlarlos.



Es importante concientizar a todos los trabajadores en el buen uso y manejo de recursos naturales, en sus responsabilidades para con su seguridad y salud en el trabajo y en entender las consecuencias del incumplimiento de las mismas.

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6. REFERENCIAS

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(2006). GESTIÓN DE LA CALIDAD: CONCEPTOS, ENFOQUES, MODELOS Y SISTEMAS. En S. C. César Camisón, GESTIÓN DE LA CALIDAD: CONCEPTOS, ENFOQUES, MODELOS Y SISTEMAS. CONGRESO DE LA REPUBLICA. (2015). Decreto 1072. Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Bogotá. http://maestrosdelacalidadmc105611.blogspot.com.co/p/maestros-y-sus-aportes.html. (s.f.).

ICONTEC. (2010). NTC - ISO 9004 GESTIÓN PARA EL EXITO SOSTENIDO DE UNA ORGANIZACIÓN. ENFOQUE DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Instituto Colombiano de Normas técnicas y Certificación.

ICONTEC. (2011). NTC 5555.

ICONTEC. (2012). GTC 45 GUIA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PELIGROS Y LA VALORACIÓN DE LOS RIESGOS EN SEGURIDAD Y SALU OCUPACIONAL. ICONTEC. (2015). ISO 9000. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. ICONTEC. (2015). NTC ISO 9001.

ICONTEC. (2015). Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos. Bogotá: ICONTEC. ICONTEC NTC - ISO 14001. (2015). SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL.

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See more at: http://calidad.pucp.edu.pe/el-asesor/beneficios-de-los-sistemas-integrados-degestion-sig#sthash.bi4gg2Xy.dpuf. (s.f.).

Segura, F. O. (2005). Sistema de gestión una guía práctica. Díaz de Santos.

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