Tesis / 0275 / E.A.C.

Diagnóstico y propuesta de la políticacomo parte del sistema integrado de gestión para las entidades y organismos distritales según laNorma Técnica Distrital 001:2011.,del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA) en la Secretaría Distrital de Gobierno,

Autores Erika Ruiz Viera Trabajadora Social Fabián Onofre Rodríguez García Ingeniero de Producción Yuly Paola Sandoval Profesional en Salud Ocupacional

Directora: Nancy Peña

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.015

TABLA DE CONTENIDO 1.

RESUMEN ....................................................................................................................... 6

2.

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 10

3.

METODO GENERAL ................................................................................................... 14

3.1. Problema a Solucionar ................................................................................................ 14 3.2. Justificación. ............................................................................................................... 14 3.3. Objetivos..................................................................................................................... 15 3.3.1. Objetivo General ................................................................................................. 15 3.3.2. Objetivos Específicos .......................................................................................... 15 3.4. Marco de Referencia ................................................................................................... 16 3.4.1. Marco Teórico ..................................................................................................... 16 3.4.2. MARCO NORMATIVO ..................................................................................... 21 3.4.3. MARCO GEOGRÁFICO ................................................................................... 23 4.

DESARROLLO ............................................................................................................. 23

4.1. DESARROLLO DE LA POLÍTICA SIGA................................................................ 23 4.2. Diagnóstico de la implementación del Decreto 514 de 2006, NT ISO 15489 – 1, NTC OSHAS 18001:2008 y NTC ISO 14001:2004 .......................................................................... 25

4.3. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS DE LAS ACTIVIDADES DEL PERSONAL DEL SUB PROCESO SIGA ............................................................................... 43 5.

CONCLUSIONES ......................................................................................................... 47

6.

RECOMENDACIONES ................................................................................................ 49

7. REFERENCIAS ................................................................................................................... 50 7.

ANEXOS ........................................................................................................................ 51

LISTA DE GRÁFICAS

Gráfico 1. Método Identificación de Peligros ...................................................................... 3130 Gráfico 2 Clasificación personal expuesto. .......................................................................... 3534 Gráfico 3. Clasificación de métodos de control existentes .................................................. 3635 Gráfico 4.Evaluación del riesgo ........................................................................................... 3735 Gráfico 5. Clasificación de resultados ................................................................................. 4039 Gráfico 6. Medidas de Intervención ..................................................................................... 4240

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Secretaría Distrital de Gobierno y el subproceso de Gestión Documental ........... 2321

LISTA DE TABLAS Tabla 1. CLASIFICACIÓN DE FACTORES DE RIESGO ............................................... 3231 Tabla 2. NIVEL DE DEFICIENCIA ................................................................................... 3736 Tabla 3. NIVEL DE EXPOSICIÓN..................................................................................... 3836 Tabla 4. INTERPRETACIÓN DEL NIVEL DE PROBABILIDAD.................................. 3937 Tabla 5. SIGNIFICADO DEL NIVEL DE PROBABILIDAD ........................................... 3938 Tabla 6. NIVEL DE CONSECUENCIA ............................................................................. 4038 Tabla 7. Valoración de Riesgos ........................................................................................... 4139 Tabla 8. NIVEL RIESGO .................................................................................................... 4140 Tabla 9. METODOLOGÍA .................................................................................................. 4342 Tabla 10. CLASIFICACIÓN DE LOS IMPACTOS NEGATIVOS ................................... 4544 Tabla 11. CLASIFICACIÓN DE LOS IMPACTOS POSITIVOS ...................................... 4644

1. RESUMEN

Este documento se fundamentaen la necesidad dedar cumplimiento a la Norma Técnica Distrital 001 de 2011 por el cual se estableceque toda entidad pública deberá implementar el sistema integrado de gestión, el cual dentro de los subsistemas que lo conforman deberá implementar los estándares de la política del subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA); como parte del sistema de información administrativa del sector público.

¿El Subsistema de gestión documental y Archivo, hace parte del Sistema Integrado de Gestión; y se encuentra alineado a los requisitos estipulados por la Norma Técnica Distrital de 001 de 2011?, Actualmente elproceso deGestión Documentales un requisito legal determinado en el Decreto 514 de 2006 para la secretaria distrital que se ha determinadocomo herramientaque apoya ala óptima implementación del sistema integrado de Gestión ; en armoníay coordinación entre los subsistemas , para ello comofuente basede una gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones que partan desde la política de cada uno de los subsistemas como el SIGA ; que permita al desarrollo de los requisitos del Decreto 514de 2006un proceso óptimo y efectivo en todos sus componentes y que estipule variables medibles del desempeño del mismo, coordinando la articulación, implementaciónseguimiento ymejora continua.

Para el desarrollo del documento se propone: Un diagnóstico inicial a la entidad para verificar la aplicacióndelos requisitos para mostrar correspondencia entre el subsistema de gestión documental y archivo como componente del sistema de gestión integradocontra la Norma Técnica Distrital 001:2011 decreto 652 del 28 de diciembre, la cual contiene implícito como requisito el ISO 15489 -1 Información y documentación; adicional, comprobar el nivel actual frente a los requisitosy el numeral de Identificación de Peligros y riesgos , Aspectos e Impactosde ISO 14001 y OHSAS 18001 en la identificación de aspectos e impactos , peligros y riesgos dentro de las actividades que desarrolla el personal en el proceso de gestión documental de la entidad , como herramienta cualitativa y cuantitativa; para el diseño de la política del sub sistema yuna matriz deidentificación de peligrosy aspectossignificativos y planteamiento de la política del SIGA.

PALABRAS CLAVES: Sistema de Gestión, SIGA (Sistema de gestión documental y Archivo, subsistema de gestión documental)

ABSTRACT This document is based on the need to comply with the Technical Standards District 001 of 2011 which states that all public agencies must implement the integrated management system, which in the subsystems that comprise it must implement standards Internal policy subsystem

and Archive Document Management (SIGA); as part of the management information system of the

public

sector.

Does the documentary and archive subsystem, management is part of the Integrated Management System; and is aligned with the requirements stipulated by the Technical Standards District 001 2011 ?, currently the Document Management process is a legal requirement determined in Decree 514 of 2006 for the district secretary has been determined as a tool that supports the optimal implementation of the Integrated Management System; in harmony and coordination between subsystems to it as base font in a systematic and transparent management it consists of the set of guidelines that depart from the policy of each of the subsystems as SIGA; enabling the development of the requirements of Decree 514 of 2006 optimum and effective process in all its components and stipulating measurable performance variables thereof, coordinating the articulation,

To

implementation

develop

monitoring

the

and

continuous

document

improvement.

proposes:

An initial diagnosis to the bank to verify the application of the requirements to show correspondence between the document management subsystem and file as part of the integrated management system against the District Technical Standard 001: 2011 decree 652 of December 28, which contains implicit as the ISO 15489 requirement -1 Information and documentation; Additional, check the current level against the requirements and numeral Hazard Identification and risk aspects and impacts of ISO 14001 and OHSAS 18001 in identifying aspects and

impacts, hazards and risks within the activities developed by the staff at the document management

process

of

the

institution

Such as qualitative and quantitative tool; to design policy subsystem and an array of significant hazards

and

identifying

issues

and

policy

approach

SIGA.

KEYWORDS

Management System SIGA (document management system and archiving, document management subsystem)

2. INTRODUCCIÓN

El presente proyecto esfundamento para recibir elTitulo de Especialistas del sistema de Gestión Integrado; razón por la cual este estudio trata deverificar laaplicabilidad yoportunidades de mejoracon relación en el cumplimiento delos estándares de Política, y otros relacionados en el enfoque legal del Subsistema de Gestión Documental y ArchivoSIGA;de la Secretaría Distrital de Gobierno.

En la actualidad existe conformadodentro deldepartamento de Gestión Documental una serie deestrategiasvitales para latrazabilidad Documental desde su creación , utilizando con base la normatividad aplicableque pre determina requisitosbásicos para el subsistemadentro del sistema estas son las bases fundamentales : -

Decreto 514 de 2006

-

NTC ISO 15489

Dentro de este contexto la Secretaría Distrital de Gobiernoy a su vez el Sub sistema de gestión documental no ha utilizado como estrategia un monitoreo interno de cumplimiento que le permita diagnosticar el estado actualdentro de los numerales aplicables de las bases fundamentales , es por ello que dentro delproyecto de investigación se haprotocolizado una herramienta cualitativa argumentada en la entrevista directa con el dueño de procesoyla aplicación práctica y documentalque le permitarealiza una trazabilidad de cumplimiento y

aportar para el logro de los objetivos legales y transversales de su enfoque, desarrollando un plan de acción que proporcionemejora continua, con base en esto se desarrolló un trabajo de grado determinando el nivel de enfoquey cumplimiento legal del sub proceso encontrando;Inicialmente quedentro del planteamiento y requisitos es BÁSICO y OBLIGATORIO el tener una política documentada que le permita al sub proceso llevar a cabo una plataforma estratégica interna conocida por el personal y enfocada a la trazabilidad documental desde su creación

Por tanto el presente documento plantea una posibilidad acerca de la misma teniendo en cuenta que será una propuesta basada enel fundamento del proceso y cumplimiento del Decreto 514 de 2006, dicho elemento será utilizado por el representante del mismo como proyectoqueiniciara a ser discutido en las mesas de trabajo y posterior a su aprobación, publicado en la INTRANET y los medios que crea oportuno la entidad para su publicación.

Es importante también diagnosticar basados en el proceso integralde la formación adquirida las bases documentales y aplicables de los referentes aplicados en la identificación de Aspectos e Impactos – Peligros y Riesgos con la finalidad deproporcionar al subsistemalamirada desde la vista de un profesional especialista en Sistemas Integrados de Gestión, aclarando que su aplicabilidad y controles operacionales serán parte de la decisión contra actual del representante de la Dirección en el Sub proceso, y los aprobados determinados en la mesa de trabajo posterior a la presentación de la herramienta.

Para tal fin y dando alcance al proyecto establecido se decide presentar un documento que facilite al Sub Proceso de Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Gobierno, lineamientos claros y específicos de: 

Diagnostico actual del proceso SIGA aplicando el Decreto 514 de 2006, NTC ISO 15489 (adoptada por el decreto), e ISO 14001 en su numeral de identificación de aspectos e impactos y OSHAS 18001; en su numeral de identificación de peligros y riesgos.



Política SIGA



Descripción de peligros y riesgos dentro de las actividades del Sub sistema



Determinación de aspectos e impactos relacionados en las actividades del Sub sistema.

Posterior a la aplicación de las estrategias determinadas por este documento se procede a presentar a los responsables un plan de acción que permitirá el logro de los objetivos planteados en la aplicación de los términos legales y normativos en referenciacuya decisión de aplicación será única y exclusivamente de la Secretaría Distrital de Gobierno, de acuerdo al nombramiento del representante por la dirección en dicho caso, desarrollado porlos miembros del SIGA.

Alineados con el alcance del proyecto se han identificado variables significativas dentro del mismo que son enfoque claro para determinar el desarrollo y alcance del mismo: 

Capacidad de alineación del sub sistema con los sistemas de apoyo dentro del proceso de Gestión Documental.



Autorización de aplicación de lapolítica SIGA; la cual hace parte del planteamiento del proyecto.



Puesta en marcha de los controles operacionales derivados de la identificación de aspectos e impactos y peligros y riesgos.

Para ello y con base en el diagnóstico, a continuación sedocumentalas herramientas predeterminadas en el alcance del proyecto y que serán entregadas alsub proceso para la validación de su aplicación.

3. METODO GENERAL

3.1. Problema a Solucionar Unode los propósitosdel SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNes garantizar la articulación, seguimiento y mejora continuade los componentes delmodelo, determinando inicialmente su nivel de cumplimiento y su alineación con los principios relacionados en la NTD SIG 001:2011 (control hacia la mejora, productividad, seguimiento, evaluación ysostenibilidad), para ello una de las estrategias fundamentales de éste, es el establecimiento de una Política por cada subsistema interno en este caso SIGA; la cual actualmente no se encuentra establecida dentro de la organización,situación queafecta la planeación estratégica , la determinación de objetivos y trazabilidad de la mejora continua dentro de los procesos internos de la organización y le restanivel de satisfacción a los procesos internos; por ausencia de la capacidad de medición constante que le permita identificar las necesidades y oportunidades de mejora

3.2. Justificación.

De acuerdo al numeral 6.2 de la ISO NTD 01 de 2011las organizaciones Distritales deberían documentar una política de gestión, cuyo objetivo este basado en los principios de gestión documental;asegurando que se transmitay se cumpla en todos los niveles de la organización, probandoen el nivel más alto de la autoridad. Elaborándose a partir de las actividadesde la entidad.

Actualmenteel subsistema de gestión documental no ha considerado dentro de sus estrategias documentar la política desplegando objetivos que le permitan medir continuamente el desempeño de su proceso , es por esto que se plantea inicialmente la realización de un instrumento ( política ) que permita a la entidaddar bases para el cumplimiento al requisito legal ybrindar una herramienta que garantice el cumplimiento y propósitos de la creación del sistema integrado degestión, que oriente a la mejora continua en cumplimiento de losprincipios de la gestión de información.

3.3. Objetivos 3.3.1. Objetivo General Realizar un diagnósticogeneral

y proponer una política para

el

cumplimiento de los

estándares relacionados en el proceso de gestión documental basados enla normatividad legal DECRETO 514 de 2006 quienadopta la NTC ISO 15489 como herramienta del Sub sistema de Gestión Documental SIGA , ISO 14001Determinación de Aspectos e Impactos, OSHAS 18001 Determinación de peligros y riesgos como base fundamental de los Sistemas Integrados de Gestión; generando oportunidades de mejora y herramientas aplicablesque le permitirán al mismo consolidarse dentro de sus actividades.

3.3.2. Objetivos Específicos 

Construir y formalizar la política y objetivos del SIGA.

Desarrollar una herramienta de para realizar un diagnósticoal subsistema SIGAque permita identificar el nivel de cumplimiento del Decreto514 de 2006,NTC ISO 15489-1en el subsistema SIGA. Identificar los peligros , riesgos , aspectos e impactos significativos en las actividades desarrollados por el subsistema SIGA. 3.4. Marco de Referencia 3.4.1. Marco Teórico Qué es gestión documental “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación” (Archivo General de la Nación, 2014 );

Política archivística Como fuente fundamental del proceso de implementación de la política es necesario aclarar su concepto: como la intención de dar cumplimiento eficiente a la gestión documental de la entidad

Procesosde la gestión documental “ Se encuentran establecidos en el artículo 9 del Decreto 2609 de 2012, están incluidos dentro de las etapas de creación, mantenimiento, difusión y administración, se fundamentan especialmente en los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía, transparencia,

medio ambiente, cultura archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica, orientación al ciudadano, entre otros, se caracterizan por no ser lineales e interactuar de manera simultánea y requieren ser desarrollados e implementados por las entidades a partir de su propia realidad y contexto.” (Archivo General de la Nación, 2014 )

Planeación “Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.” (Republica de Colombia, 2012)

Producción Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.(Republica de Colombia, 2012)

Gestión y Trámite Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento

a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.(Republica de Colombia, 2012)

Organización Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental,

clasificarlo,

ubicarlo

en

el

nivel

adecuado,

ordenarlo

y

describirlo

adecuadamente.(Republica de Colombia, 2012)

Disposición De Documentos Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.(Republica de Colombia, 2012)

Preservación A Largo Plazo Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.(Republica de Colombia, 2012)

Valoración Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su

permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su disposición final (eliminación o conservación temporal o definitiva).(Republica de Colombia, 2012)

“TRD” Tabla de retención documental “Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

En este espacio se encuentran publicadas las TRD vigentes y aprobadas por el comité de desarrollo administrativo de la Entidad.”(Republica de Colombia, S.F.)

Cuadro de Clasificación documental “Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y sub series documentales”.

(Archivo General de la Nación, 2014 )

Programa de gestión documental “En cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, Ley 1712 de 2014 se publica el Programa de Gestión Documental/PGD del Archivo General de la Nación - Jorge

Palacios Preciado. Este documento señala parte de la planeación estratégica del proceso de gestión documental de la Entidad, indicando las estrategias a implementar en corto, mediano y largo plazo, para el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos y de programas específicos. El PGD se encuentra articulado con el Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual y fue aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo y adoptado mediante la Resolución 047 de 2015”(Republica de Colombia , 2015).

Sistema integrado de gestión “Es el conjunto de orientaciones procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de losgrupos de interés. Tal sistema se encuentra conformado por los siguientes subsistemas: 

Subsistema de Gestión de la calidad ( SGC )



Subsistema Interno de Gestion Documental y Archivo ( SIGA )



Subsistema de Gestión de seguridad de la información ( SGSI)



Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional ( S&SO)



Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)



Subsistema de Gestión Ambiental ( SGA )



Subsistemade Control Interno ( SCI )” (Alcaldía Mayor de Bogotá , 2011)

ABREVIATURAS

SIG:Sistema Integrado de Gestión SISTEDA:Sistema de Desarrollo Administrativo SGC: Subsistema de Gestión de Calidad SIGA: Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo SGSI: Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información S&SO: Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional SRS: Subsistema de Responsabilidad Social SGA: Subsistema de Gestión Ambiental SCI: Subsistema de Control Interno (Alcaldía Mayor de Bogotá , 2011)

3.4.2. MARCO NORMATIVO Los siguientes reglamentosy normas aplican al Subsistema de Gestión Documental y Archivo: La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Ley 527 de 1999 por medio de la cual define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Decreto 514 de 2006."Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público."

Decreto 176 de 2010, Decreto 652 de 2011 que dan el marco legal de un SIG.

Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario.

Acuerdo no. 039 (octubre 31 de 2002). “Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la ley 594 de 2000”.

Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). "Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas".

Circular 3 del año 2013 “Aspectos Generales sobre la formulación e implementación del subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo SIGA”.

3.4.3. MARCO GEOGRÁFICO La Secretaría Distrital de Gobiernoy el subproceso de Gestión Documental y de Archivo SIGA se encuentran ubicada en: Calle 11No. 8-17

Figura 1. Secretaría Distrital de Gobierno y el subproceso de Gestión Documental

4. DESARROLLO

4.1. DESARROLLO DE LA POLÍTICA SIGA Uno de los factores fundamentalesen el sub proceso de Gestión Documentalyactual hallazgo encumplimientoNT ISO 15489-1 Numeral 6.2 es la aplicaciónde una política SIGA que le

permitaplantear su plataforma estratégicay directrices desplegadas a objetivos queproporcionen cumplimiento a: 

Normatividad Legal aplicable al sub Sistema Interno



Principiosde fiabilidad , accesibilidad y funcionabilidad



Herramientas que permitan llevar trazabilidad documental

Con base a losestándares establecidos se propone:

POLÍTICA SIGA La Secretaría Distrital de Gobierno, está comprometida con la implementación y la mejora continua de los lineamientos de gestión documental que garantice preservar la memoria institucional , enmarcado en los principios de confiabilidad, autenticidad, integridad, organización, disponibilidad y acceso de la información, desde su creación, durante su trámite y su disposición final, mediante el cumplimiento de la normatividad legal y de otros requisitos y en articulación al Sistema Integrado de Gestión.

OBJETIVOS: 1. Dar aplicación a la normatividad vigente y otros requisitos aplicables al subsistema interno de gestión documental y archivo.

2. Mantener actualizada de manera oportuna la tabla de retención documental institucional de acuerdo a la normatividad aplicable.

3. Generar los lineamientos que permitan implementar los requisitos y los principios de la gestión documental al interior de la Entidad.

4. Fortalecer en los servidores públicos los conocimientos en el adecuado manejo de la gestión documental.

4.2. Diagnóstico de la implementación del Decreto 514 de 2006, NT ISO 15489 – 1, NTC OSHAS 18001:2008 y NTC ISO 14001:2004

OBJETIVO Verificar el cumplimiento de los lineamientos establecidos por el Sub sistema de gestión documental durante su ejecución como mecanismo de monitoreo continuo, para ello se utiliza la siguiente normatividad aplicable: Decreto 514 de 2006 NT ISO 15489 – 1 OSHAS 18001 ISO 14001

Con basea la informaciónrecopilada sediseñó una herramienta cuali- cuantitativaANEXO1 Diagnostico;

que

permitiera

un

proceso

estableciendooportunidades de mejora.

METODOLOGÍA DE APLICACIÓN

global

de

los

numerales

aplicables

La metodología de aplicación utilizada es tipo verificación de cumplimiento aplicándose al Director de gestión documental,con entrevista y validación de algunos documentos por muestreo general, ponderando calificaciones para el proceso devalidación del cumplimiento.

TIPO DE MEDIDA

Para el proceso de diagnóstico se realiza una lista de verificación clasificando el nivel de cumplimiento así : CUMPLE Se observa un alcance satisfactoriode cumplimiento en el numeral; observándosedocumentado y aplicado en el proceso NO CUMPLE Seobserva un incumplimiento TOTAL delnumeral o requisito; no se encuentradocumentado y aplicado en el proceso CUMPLE PARCIALMENTE Se observa un cumplimiento PARCIAL; encontrándose documentado y medianamente aplicado en el proceso RESPONSABLES La aplicación de la estrategia seráresponsabilidad el subsistema de Gestión Documental SIGA ;la cual se recomienda planificarse anualmente dentro del proceso para validar la eficacia y efectividad del mismo.

RESULTADOS Se observa un cumplimiento TOTAL del 81 % (ver anexo 1 Diagnostico)en los procesosencontrando en la trazabilidad los siguientes hallazgos significativos: Actualmente el subproceso de gestión documental no cuenta conuna política que nazca del diagnóstico legal, actividades quese realizan, y normas establecidasque se promulgue en la entidady a toda la organización alineada con su misión Se evidencia que existe el procedimiento de Gestión Documental -no se encuentra actualizado lo que genera en la entidad el uso de registrosobsoletos.

Laentidad realizael proceso de clasificaciónde la documentación sin embargo aún se encuentra a sujetaa la evolución de la tecnología (actualmente hay Disquete y otras herramientas obsoletas).

Existe una variable significativa en el proceso y es la rotación del personal en todas las entidades públicas; actualmente no se tiene criterios establecidos yque garanticen que el personal que ingresa conozca las variables y logre el continuo desarrollo del sistema.

Actualmente se observa una oportunidad de mejora con la consolidación dela política del subsistema SIGA que permita a la entidad alinearsu proceso interno y dar cumplimiento al requisito.

Se observa que la entidad no cuenta con los criterios establecidos que le permitan realizar tomas constantesque arrojen resultados medibles para garantizar la mejora continua y que a la fecha la políticano se ha implementado

Elsub proceso de gestión documentalcarece de la identificación de peligros y riesgos significativos en el contexto de sus actividades; actualmentese cuentan con herramientas desarrolladas por el sistema integrado que no se han aplicado al subsistema.

No se han identificado los aspectos e impactos significativos en el sub proceso.

PLAN DE ACCIÓN Dentro de las actividades desarrolladas para la presentación y planteamiento del proyecto se entrega a la entidad un plan de acción conforme a las actividades y hallazgos determinados en el proceso de diagnóstico ANEXO Plan de acción

Encaminando las estrategias a la mejora de aspectos identificados en el diagnostico se plantea realizar: OBJETIVO Establecer el procedimiento para que la organización identifique, evalué y controle los riesgos ocupacionalesde las actividades,los procesos, los subprocesos, losproductos y los servicios propios y tercerizados de Subsistema de Gestión Documental SIGA. Los cuales puede tener control e influencia,con el fin de determinar su significancia ó importancia, para de esta

formaestablecer los controlesoperacionalesy/o programas de gestión,de tal forma que se reduzcan o eliminen. ANEXO 2 Matriz de Identificación de peligros y riesgos

ALCANCE Este procedimiento aplica para la detección de peligro y la valoración los factores deriesgos ocupacionales en todos los sitios del Subsistema de Gestión Documentalteniendo en cuenta todas las actividades desarrolladas por el personal de la organización.

RESPONSABLES Director del Subsistema de Gestión Documental

DEFINICIONES 

Actividad Rutinaria:actividadesy procedimientos normales.



Actividad No Rutinaria: procedimientos no periódicos y ocasionales, asociados en su mayoría a actividades de apoyo.



Factor de Riesgo:se entiende bajo esta denominación, la existencia de elementos, fenómenos, condiciones, circunstancias y acciones humanas, que encierran una capacidad potencial de producir lesiones o daños y cuya probabilidad de ocurrencia depende de la eliminación o control del elemento agresivo.



Fuente:se refiere a los procesos, objetos, instrumentos, condiciones físicas o psicológicas donde se originan los diferentes factores de riesgo.



Medio:si el control en la fuente del factor de riesgo no es posible, se tratará de impedir que el riesgo se difunda en el ambiente, ejemplo: Encerrando el área donde se halle la fuente, aislando la fuente, variando las condiciones ambientales. (humedeciendo, ventilando, iluminando, enfriando o calentando).



Persona: corresponde a acciones tomadas para proteger al involucrado, como por ejemplo los elementos de protección personal.



Eliminación: introducir un diseño para eliminar el peligro. Ejemplo: introducir dispositivo mecánico de alzamiento para eliminar el peligro de manipulación manual.



Sustitución:cambiar la fuentede peligro por uno menos peligroso.



Controles Administrativos: son aquellos que pueden tomarse desde el punto administrativo, ejemplo: procedimientos de seguridad, inspecciones de equipos, control de acceso, capacitación al personal.



Controles de Ingeniería: los controles de ingeniería implican el uso de tecnologías tales como el control de flujo de aire, los filtros y diversas formas de contención, normalmente usadas para limitar la diseminación de un peligro.

ACTIVIDADES

Teniendo en cuenta las actividades llevadas a cabo en cada proceso se realiza inspección a las diferentes áreas de las sedes, basándose en la observación directa de los puestos de trabajo, actividades,herramientas, etc. lo cual permite: 

Identificar de manera general de los factores de riesgos y sus fuentes.



Localizar en cada área los tipos y factores de riesgos.



Reconocimiento de controles existentes actualmente.

Identificación. 

Cadapestaña de la hoja la Matriz de identificación corresponde a un proceso de la compañía.



La evaluación inicia, identificando las actividades de cada proceso al igual que las tareas realizadas para llevar a cabo dicha actividad.



Se determina si la tareaes rutinaria o no.



De acuerdo a las tareas se procede a relacionar cada uno de los factores de riesgo a los que se está expuesto el personal en la realización de dicha tarea. Determinando clasificación, descripción y posible efecto a la salud.

Gráfico 1. Método Identificación de Peligros

Fuente: Los autores

Para el diligenciamiento de cada casilla se desplegara un listado, el cual corresponde a lo siguiente:

Tabla 1. CLASIFICACIÓN DE FACTORES DE RIESGO FACTORES DE RIESGO

DESCRIPCIÓN DEL PELIGRO 1.1. Virus 1.2. Bacterias

1. Biológico

1.3. Hongos 1.4. Parásitos 1.5. Picaduras

POSIBLE EFECTO 1.1.1. Cuadros virales, enfermedades agudas.

1.2.1. Enfermedades infecciosas.

1.3.1. Infecciones en piel, Lesiones cutáneas.

1.4.1.

Enfermedades gastro intestinales.

1.5.1. Alergias - efectos adversos y/o hasta la muerte.

1.6. Mordeduras

1.6.1. Sepsis (infección).

1.7. Fluidos o excrementos

1.7.1. Propagación de enfermedades virales y/o infecciosas.

1.8. Enfermedades Virales de origen 1.8.1. Propagación de enfermedades común. virales y/o infecciosas.

2. Físico

2.1. Ruido (impacto intermitente y/o 2.1.1. Sordera profesional continuo) 2.2.1. Daño ocular, fatiga visual, 2.2. Esfuerzo Visual patologías ópticas.

2.3. Iluminación por exceso o 2.3.1.

Enfermedades deficiencia osteomusculares 2.4. Radiaciones no ionizantes 2.4.1. Golpe de calor - quemadura. (microondas) Cataratas.

2.5. Di confort térmico (temperaturas 2.5.1. Golpe de calor - hipotermia, muy frías o muy calientes) dolor de cabeza.

3.1. Polvos orgánicos inorgánicos

3.2. Fibras 3.3. Líquidos (nieblas y rocíos ) 3. Químico 3.4. Gases y vapores

3.5. Humos metálicos no metálicos 3.6. Material Particulado

4. Psicosocial

3.1.1. Enfermedades del tracto respiratorio; Asbestosis, Neumoconiosis, Silicosis, Bisinosis, Neumonitis por hipersensibilidad (alérgica) Asma ocupacional 3.2.1. Enfermedades del tracto respiratorio - EPOC 3.3.1. Intoxicaciones - quemaduras en piel y trato respiratorio Enfermedades respiratorias.

3.4.1. Intoxicaciones - quemaduras en piel y trato respiratorio Enfermedades respiratoria, reacción química, explosión, incendio y/o Muerte.

3.5.1. Enfermedades respiratorias , Cáncer , EPOC 3.6.1. Enfermedades respiratorias, EPOC(Enfermedad pulmonar obstructiva crónica).

4.1. Gestión organizacional ( estilo de mando pago , contratación , participación , inducción , y 4. Estrés ocupacional, cansancio, capacitación , bienestar social falta de concentración, fatiga. ,evaluación del desempeño y manejo de cambios)

4.2.

Características de la organización de trabajo ( comunicación tecnología , organización del trabajo demandas cualitativas y cuantitativas de la labor) 4.3. Condiciones de la tarea (carga mental , contenido de la tarea demandas emocionales , sistemas de control , definición de roles) 4.4.

Interface persona tarea (conocimientos habilidades con relación a la demanda de la tarea , iniciativa , autonomía , y reconocimiento , identificación de la persona con la tarea y organización) 4.5. Jornada de trabajo (pausas , trabajo , nocturno , rotación , horas , extras y descanso)

5. Biomecánicas

5.1. Postura (prolongada, mantenida, forzada, anti gravitacionales).

5.

Enfermedades o lesiones osteomusculares, calambres, dolores 5.2. Esfuerzo. musculares, lesiones tejido óseo, 5.3. Movimiento repetitivo. túnel del carpo.

5.4. Manipulación manual de cargas.

6. Mecánico

6.1.

Elementos de máquinas, herramientas, piezas a trabajar, materiales sólidos o fluidos.

6.1.1.

Atrapamiento, fracturas, 6.2. Golpes, contacto con objetos o lesiones, luxaciones y/o muerte. elementos corto punzantes, accidentes de tránsito.

7. Eléctrico

7.1. Equipos eléctricos, cableado. 7.1.1. Electrocución, Quemaduras, Alta y baja tensión, estática. corto circuito, incendios.

8.1.1. Caídas a más de 1.50, lesiones incapacitantes yo hasta la muerte.

8.2.1. Intoxicación por absorción de 8.2. Trabajo en espacios confinados. gases y vapores, intoxicación y/o muerte.

8.3.

Superficies de trabajo 8.3.1.

Fracturas, luxaciones, (irregulares, deslizantes, con trastornos olesiones diferencia de nivel). osteomusculares.

8.4.1. Lesiones, heridas, traumas y/o 8.4. Caídas de objetos. muerte.

8.1. Trabajo en alturas.

8. Locativo

9. Tecnológico

9.1. Explosión, incendio.

fuga,

9.1.1. Quemaduras, intoxicaciones por inhalación de sustancias, derrame, incompatibilidad química y reacción de materiales combustibles, daño ambiental y/o muerte.

10.1.

Hurto del vehículo o 10. Delincuencia y desorden pertenencias, bombas, explosiones en 10.1.1. Heridas, traumas y/o muerte. público. las vías.

11.1.1.

Colisiones, Lesiones fracturas y/o hasta la muerte

,

11. Accidentes de tránsito

11.1. Accidentes de tránsito

12. Rendimientos Naturales

12.1. Sismo, terremoto, inundación, 12.1.1. Daño a bienes , lesiones , precipitaciones. atrapamiento , y/o hasta la muerte

Posteriormente se diligencia el número de personas involucradas en la tareay que están expuestas directa o indirectamente al riesgo, discriminando por tipo de contratación y se efectúa al finalizar las casillas la sumatoria de los mismos, yel tiempo de exposiciónen horas por día.

Gráfico 2Clasificación personal expuesto.

Una vez identificado el número de expuestos y el número de horas de exposiciónse determinan los controles actuales en la fuente, en el medio y en la persona, existentes para la actividad relacionada.

Gráfico 3.Clasificación de métodos de control existentes



Se procede a evaluar el riesgo, de acuerdo a las siguientes variables:

Gráfico 4.Evaluación del riesgo

Tabla 2. NIVEL DE DEFICIENCIA

Nivel de Deficiencia

Valor de ND

Significado

10

Se ha(n) detectado peligro(s) que determina(n) como posible la generación de incidentes o consecuencias muy significativas, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes respecto al riesgo es nula o no existe, o ambos.

Alto (A)

6

Se ha(n) detectado algún(os) peligro(s) que pueden dar lugar a consecuencias significativa(s), o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes es baja, o ambos.

Medio (M)

2

Se han detectado peligros que pueden dar lugar a consecuencias poco significativas o de menor importancia, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes es moderada, o ambos.

Bajo (B)

No se asigna valor

Muy (MA)

Alto

No se ha detectado consecuencia alguna, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes es alta, o ambos. El riesgo está controlado.

Tabla 3. NIVEL DE EXPOSICIÓN Nivel de exposición

Valor NE

de

Significado

Continua (EC)

4

La situación de exposición se presenta sin interrupción o varias veces con tiempo prolongado durante la jornada laboral.

Frecuente (EF)

3

La situación de exposición se presenta varias veces durante la jornada laboral por tiempos cortos.

Ocasional (EO)

2

La situación de exposición se presenta alguna vez durante la jornada laboral y por un período de tiempo corto.

Esporádica (EE)

1

La situación de exposición se presenta de manera eventual.

NIVEL DE PROBABILIDAD NP = NDxNE

NP: Nivel de Probabilidad ND: Nivel de deficiencia NE: Nivel de Exposición

Tabla 4. INTERPRETACIÓN DEL NIVEL DE PROBABILIDAD Nivel de probabilidad

Nivel de Deficiencia (ND)

Nivel de exposición (NE) 4

3

2

1

10

MA – 40

MA – 30

A – 20

A – 10

6

MA – 24

A – 18

A – 12

M–6

2

M–8

M–6

B–4

B–2

Tabla 5.SIGNIFICADO DEL NIVEL DE PROBABILIDAD Nivel de probabilidad

Valor de NP

Significado del Nivel de Probabilidad

Muy (MA)

Entre 40 y 24

Situación deficiente con exposición continua, o muy deficiente con exposición frecuente.

Normalmente la materialización del riesgo ocurre con frecuencia.

Alto (A)

Entre 20 y 10

Situación deficiente con exposición frecuente u ocasional, o bien situación muy deficiente con exposición ocasional o esporádica.

La materialización del riesgo es posible que suceda varias veces en la vida laboral.

Medio (M)

Entre 8 y 6

Situación deficiente con exposición esporádica, o bien situación mejorable con exposición continúa o frecuente.

Es posible que suceda el daño alguna vez.

Bajo (B)

Entre 4 y 2

Situación mejorable con exposición ocasional o esporádica, o situación sin anomalía destacable con cualquier nivel de exposición.

No es esperable que se materialice el riesgo, aunque puede ser

Alto

concebible.

Tabla 6. NIVEL DE CONSECUENCIA Nivel de Consecuencias

NC

Significado Da帽os Personales

Mortal o Catastr贸fico (M)

100

Muerte (s)

Muy Grave (MG)

60

Lesiones o enfermedades graves permanente parcial o invalidez)

Grave (G)

25

Lesiones o enfermedades con incapacidad laboral temporal (ILT)

Leve (L)

10

Lesiones o enfermedades que no requieren incapacidad.

NIVEL DEL RIESGO NR=NPX NC NR: Nivel del Riesgo NP: Nivel de Probabilidad NC: Nivel de Consecuencia

Gr谩fico 5. Clasificaci贸n de resultados

irreparables

(Incapacidad

Tabla 7. Valoración de Riesgos Nivel de Riesgo

Valor de NR

Significado

I No aceptable

4000-600

Situación crítica. Suspender actividades hasta que el riesgo esté bajo control. Intervención urgente.

II Aceptable con control especifico

500-150

Corregir y adoptar medidas de control de inmediato. Sin embargo, suspenda actividades si el nivel de riesgo está por encima o igual a 360.

III Mejorable

120-40

Mejorar si es posible. Sería conveniente justificar la intervención y su rentabilidad.

20

Mantener las medidas de control existentes, pero se deberían considerar soluciones o mejoras y se deben hacer comprobaciones periódicas para asegurar que el riesgo aún es aceptable.

IV Aceptable

Tabla 8.NIVEL RIESGO Nivel de Riesgo I

Valor de NR

Significado

No aceptable

Situación crítica. Corregir urgente

II

III

IV

Aceptable especifico

con

control

Corregir y adoptar medidas de control

Mejorable

Mejorar control existente

Aceptable

No intervenir, salvo que un análisis más preciso lo justifique

Una vez identificado el Nivel del Riesgo se procede a determinar las medidas de intervención recomendadas, considerando si se puede Eliminar, Sustituir o cambiar las condiciones, control de ingeniería, controles administrativos o elementos de protección personal.

Gráfico 6.Medidas de Intervención

NOTAS ACLARATORIAS

Las personas que apoyan la identificación de los peligros debe ser personalcompetente en la identificación y valoración de peligros y riesgos, es su responsabilidad identificar los peligros que se generen por una nueva actividad o cambio en las actividades

La matriz será revisadacomo mínimo cada 6, mesespor los responsables de cada Sub proceso.

REGISTROS: Matriz de Evaluación de Riesgos Operacionales: Peligros y riesgos de seguridad y Salud Ocupacional.

4.3. IDENTIFICACIÓNDE ASPECTOS E IMPACTOS DE LAS ACTIVIDADES DEL PERSONAL DEL SUB PROCESO SIGA METODOLOGÍA PARA LA VALORACIÓN DE LOS ASPECTOS AMBIENTALES ANEXO 3 Tabla 9.METODOLOGÍA Parámetros Carácter (+/-)

Definición El carácter de un impacto es positivo (+1) si genera cambios benéficos sobre el recurso natural afectado y negativo (-1) si los cambios sobre dicha variable son perjudiciales.

Se refiere al grado de afectación que se prevé sobre el medio ambiente por el impacto de cada actividad.

Intensidad

Alta, si por la actividad, se destruye totalmente el área de influencia directa. Valoración (4).

Media, si por la actividad, se afecta al medio ambiente del área de influencia directa, de tal manera que se requiera reconstrucción por medios. Valoración (2).

Baja, si por la actividad, la afectación es mínima al medio ambiente del área de influencia directa, de tal manera quehay capacidad de retornar a su equilibrio sin intervención del hombre. Valoración (1).

Se refiere a la extensión espacial afectada en teoría por el impacto generado por las actividades que se ejecutan por parte del sub proceso Extensión

Total, impactos que trascienden al Departamento. Valoración (4) Parcial, impactos que trascienden al Municipio. Valoración (2) Puntual, impactos en el área directa de operación. Valoración (1) Se refiere a la probabilidad de que un impacto se presente o no.

Probabilidad

Segura, si el impacto siempre se presenta.Valoración (4) Probable, si el impacto se presenta ocasionalmente. Valoración (2) Improbable,el impacto difícilmente podría presentarse. Valoración (1) Se refiere al tiempo que teóricamente permanecerá el impacto ocasionado por la operación de la empresa, desde su aparición hasta su recuperación.

Duración

Permanente, si el impacto persiste por un tiempo indefinido o mayor a 10 años en el área afectada.Valoración (4) Temporal, si el impacto persiste por 1 a 3 añosen el área afectada. Valoración(2) Fugaz, si el impacto persiste por menos de un (1) año en el área afectada. Valoración(1)

Parámetros

Definición Es la acumulación de impactos a uno o varios recursos naturales por una acción continuada y reiterada que genera el impacto.

Tendencia

Reversibilidad

Acumulativo, Es el caso en que al prolongarse la acción generadora de un impacto sobre una variable, incrementa progresivamente su magnitud. Valoración (4) Estable, el impacto se manifiesta sobre un recurso natural, de forma tal que la acción reiterada que lo origina no incrementa progresivamente la magnitud del impacto. Valoración (2) Decreciente, el impacto sobre el elemento expirauna vez cuando termina la actividad.

Valoración (1) Se refiere a la capacidad del ambiente afectado para recuperarse naturalmente de un cambio o impacto generado por una o varias actividades de la empresa.

Irreversible, La recuperación natural de la variable a su estado inicial, sin medidas de manejo, no es posible. Valoración (4) A mediano plazo, La recuperación natural de la variable a su estado inicial, sin medidas de manejo, se puede producir entre dos (2) años y seis (6) años. Valoración (2) A corto plazo, La recuperación natural de la variable a su estado inicial, sin medidas de manejo, se puede producir en menos de dos (2) años. Valoración (1)

RESULTADOS A los impactos positivos se les dará una calificación de 4 en cada uno de los parámetros establecidos para calcular la importancia del impacto.

METODOLOGÍA Para obtener una calificación total de la importancia de la afectaciónpara cada impacto se aplica la ecuación segúnla cual, la importancia (Ip) es igual a: Ip= +/- (3I + 2EX +PR + D + TE+ RV)

Dónde: I:INTENSIDAD EX:EXTENSION PB:PROBABILIDAD D:DURACION. TE:TENDENCIA RV:REVERSIBILIDAD

CALIFICACIÓN Impactos negativos: La importancia de los impactos negativos toma valores de-9 a -36, por lo que de acuerdo a los impactos estos se clasifican de acuerdo a la Tabla 10. Clasificación de los impactos negativos.

Tabla 10. CLASIFICACIÓN DE LOS IMPACTOS NEGATIVOS VALOR (Ip)

CLASIFICACIÓN

Menor o igual Irrelevante a -12

DESCRIPCIÓN Son impactos no significativos, no se requieren tomar medidas porque el medio ambiente se recupera sin intervención del hombre. Es necesario continuar con los controles

implementados.

Entre -13 y -24 Moderado

Entre -25 y -36 Severo

Son impactos significativos que requieren de medidas. Es necesario formular un control operacional o programa ambiental en el formato Son impactos significativos que requieren de medidas de control o programas ambientales y de manera inmediata. En caso de estar incurriendo en un incumplimiento legal ambiental se asignara una clasificación de severo al aspecto ambiental involucrado.

Impactos positivos: los impactos positivos tendrán un valor de importancia de36 de acuerdo a la Tabla de clasificación de Impactos Positivos.

Tabla 11. CLASIFICACIÓN DE LOS IMPACTOS POSITIVOS VALOR (Ip) 36

CLASIFICACIÓN Significativo

DESCRIPCIÓN Son impactos que benefician a la empresa y pueden también traer beneficiosocio-ambiental a nivel Municipal y/o Regional. Es necesario mantener y fomentar estasacciones.

5. CONCLUSIONES

El objetivo general de este proyectofue evaluar el nivel de cumplimiento de la Norma Técnica Distrital 001:2011 en el Subsistema de Gestión Documental y Archivo SIGA; y obedeciendo a este el planteamiento de una política para el subsistema, como parte fundamental del cumplimiento normativo de la Secretaría Distrital de Gobierno determinado las acciones y oportunidades de Mejora.

Como resultado de la evaluaciónse desarrolla una herramienta para realizar el Diagnóstico al subsistema SIGA que permita identificar el nivel de cumplimiento del Decreto 514 de 2006 , NTC ISO 15489-1 en el subsistema SIGA, la cual después de su aplicación permite identificar un cumplimiento Total General del 81 % ; siendo este resultado de algunos numeralesdonde se observa la ausencia de aplicación y documentación de los mismos, concluyendo : 

El subproceso de Gestión Documental SIGA no cuenta con una política escrita, documentada y aplicada, parte desu plataforma estratégicaque le permita dar trazabilidada su sub proceso y generar mejora continua; con la aplicación de indicadores.



El sub proceso no cuenta con herramientasdocumentadas quepermitan medir aleatoriamente el cumplimiento del procesomisional.



Dentro de las actividades rutinarias del Sub proceso no se ha realizadola identificación de peligros – Riesgos , aspectos e impactosrelacionados ; para laaplicación de controles

operacionalesque mitiguenlos mismos; razón por la cual derivado de este trabajo de grado se define una metodología y se identifican los Aspectos – Impactos y peligros - riesgos en las actividades desarrollados por el subsistema SIGA.



El sub proceso como estrategia a la mejora continua deberá estudiar el plan de accióny las posibles causasraíces, que lo lleven a un nivel de cumplimiento total, siendo este medido con frecuencias estandarizadas como alarmaefectiva y eficaz para el desarrollosignificativo de la misión del SIGA .

Como resultado al presente estudio se ha determinado una serie de herramientas específicas, basados en las necesidades propias del Sub sistema cuyo objetivo y aplicación será determinado y relacionado con el mismode acuerdo a sus necesidades internasy opciones de avance y mejora continua.

6. RECOMENDACIONES



Determinar una frecuenciapara la realización del monitoreodel nivel de cumplimiento del SIGA dentro de los parámetros legales establecidos.



Crear una estrategiaconstante de auto evaluación interna que le permita reconocer oportunidades de mejora al SIGA.



Desarrollar una estrategia que le permita bajar la política a objetivos determinando indicadores al SIGA.



Establecer loscontroles operacionales que mitiguen o eliminen los Impactos y Riesgosderivados de las actividades del SIGA, aliados con la fuente, medio y colaborador.



Incentivar la mejora continua del SIGA; Por medio de monitoreo continuointerno de acuerdo a los requisitos normativos y legales aplicables.

7. REFERENCIAS

Alcaldía Mayor de Bogotá . (28 de 12 de 2011). NORMA TÉCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES NTD - SIG 001 :2011. Bogotá, Colombia .

Archivo General de la Nación. (S.F de S.F de 2014 ). Archivo General de la Nación. Recuperado el 01 de 05 de 2015, de http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3ndocumental Republica de Colombia . (10 de 02 de 2015). Resolución 047. Resolución. Bogotá, Colombia .

Republica de Colombia. (S.F. de 12 de 2012). Decreto 2609. Legal. Bogotá, Colombia.

Republica de Colombia. (S.F. de S.F. de S.F.). Resolución 985. 2014. Bogotá.

7. ANEXOS 1 Diagnostico aplicado 2 Identificación de peligros y riesgos 3 Identificación de aspectos e impactos 4 Plan de acción