Tesis / 0267 / I.I.

DISEÑO DE APLICATIVO ERP PARA LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS DEL SECTOR INDUSTRIAL EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ: CASO DE ESTUDIO EMPRESA C&N MADEARTES UBICADA EN LA LOCALIDAD DE SUBA.

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YEISON CONEJO SANDOVAL NICOLÁS BECERRA LEAÑO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C. 2016

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YEISON CONEJO SANDOVAL NICOLÁS BECERRA LEAÑO

PROYECTO DE GRADO EN LA MODALIDAD DE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C. 2016

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CONTENIDO TITULO ........................................................................................................................ 11 RESUMEN ................................................................................................................... 11 1.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 12 1.1.1

Formulación del problema .......................................................................................... 14

1.2 MARCO REFERENCIAL .................................................................................... 14 1.2.1

Marco teórico .............................................................................................................. 14

1.2.2

Marco conceptual ....................................................................................................... 19

ERP (Enterprise Resource Planning) ..................................................................................... 19 SCM (Supplychainmanagement)........................................................................................... 19 MRP (Plan de Requerimiento de materiales) ........................................................................ 20 Metodología scrum ................................................................................................................ 20 1.3 Justificación ........................................................................................................... 25 1.4 Alcance .................................................................................................................. 28 1.5 Variables ................................................................................................................ 29 1.5.1

Dependientes .............................................................................................................. 29

1.5.2

Independientes ............................................................................................................ 29

1.6 Hipótesis ................................................................................................................ 30 1.7 Objetivos ................................................................................................................ 30 1.7.1

General........................................................................................................................ 30

1.7.2

Específicos .................................................................................................................. 31

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1.8 Metodología ........................................................................................................... 32 1.8.1

Caracterización de las empresas ................................................................................. 33

1.8.2

Diseño de aplicativo ERP ........................................................................................... 33

1.8.2.1

Planeación del Backlog ....................................................................................... 34

1.8.2.2

Seguimiento y revisión del sprint ........................................................................ 34

1.8.2.3

Ingreso de datos y validación .................................................................................. 35

1.9 Recursos................................................................................................................. 35 1.9.1 2.

3.

Presupuesto ................................................................................................................. 36

CARACTERIZACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS .................. 37 2.1

Selección de la población y muestra .............................................................................. 38

2.2

Diseño del cuestionario .................................................................................................. 40

2.3

Organización del trabajo de campo ................................................................................ 42

2.4

Obtención, tratamiento y análisis de los datos. .............................................................. 43

DISEÑODEL APLICATIVO ERP MEDIANTE LA METODOLOGÍA SCRUM55 3.1

Módulo de compras ........................................................................................................ 57

3.1.1

Formato 01: Historias de usuario para módulo de compras ................................... 57

3.1.3

Sprint 0: Sprint Backlog – Compras ....................................................................... 58

3.2

Módulo de inventarios .................................................................................................... 64

3.2.1

Formato 01: Historias de usuario para módulo de inventarios ............................... 65

3.2.2

Sprint 1: Sprint Backlog – Inventarios.................................................................... 65

3.3

Módulo de ventas ........................................................................................................... 72

3.3.1

Formato 01: Historias de usuario módulo de Ventas .............................................. 72

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3.3.2 3.4

4.

Sprint 2: Sprint Backlog – Ventas .......................................................................... 73

Módulo de Producción ................................................................................................... 79

3.4.1

Formato 01: Historias de usuariomódulo de Producción ........................................ 79

3.4.2

Sprint 3: Sprint Backlog – Producción ................................................................... 80

VALIDACIÓN DEL MODELO DEL APLICATIVO ERP EN LA EMPRESA

C&NMADEARTES ..................................................................................................... 95 4.1

Ingreso y validación de la información .......................................................................... 97

4.1.1

Módulo de compras................................................................................................. 97

4.1.2

Módulo de inventarios .......................................................................................... 101

4.1.3

Módulo ventas ....................................................................................................... 105

4.1.4

Módulo Producción ............................................................................................... 107

CONCLUSIONES ...................................................................................................... 109 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................ 111 ANEXOS .................................................................................................................... 114 Anexo 1. Encuestas caracterización de requerimientos técnicos ............................................ 114

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TABLA DE FIGURAS Figura 1. Fases de la metodología Scrum. ................................................................................... 21 Figura 2. Presupuesto para el proyecto de investigación. ............................................................ 36 Figura 3. Encuesta 01. Caracterización micro y pequeñas empresas industriales. ...................... 41 Figura 4. Pregunta número 1, ¿Su empresa se encuentra dividida por departamentos o áreas específicas? Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial. ............ 44 Figura 5. Pregunta número 2, ¿Su empresa cuenta con algún tipo de aplicativo? Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial. ................................................ 45 Figura 6. Pregunta número 3, ¿El aplicativo que manejan cuenta con herramientas de ingeniería como MRP, pronósticos, plan maestro de producción, indicadores? Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial. ......................................................................... 46 Figura 7.Pregunta número 4, ¿Manejan actualmente un control de los proveedores y las compras que realizan?Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial. ........... 47 Figura 8.Pregunta número 5, ¿Manejan órdenes de compra?Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial. ...................................................................................... 48 Figura 9. Pregunta número 6, ¿Manejan actualmente los inventarios de materia prima, insumos y producto terminado?Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial. 49 Figura 10. Pregunta número 7, ¿Manejan facturas para las ventas que realizan?Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial. ................................................ 50 Figura 11. Pregunta número 8¿Estaría dispuesto a implementar nuevos aplicativos en su empresa?Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial. ................. 52

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Figura 12.Pregunta número 9¿En el contenido del aplicativo, cual/es de los siguientes temas serian importantes para usted?Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial. ...................................................................................................................................... 53 Figura 13. Módulos y contenido para el diseño del aplicativo ERP. ........................................... 55 Figura 14. Sprint y orden de desarrollo para el diseño del aplicativo ERP.................................. 56 Figura 15. Formato 01: Historias de usuario para módulo de compras. ...................................... 57 Figura 16.Formato 02: Sprint Backlog – Modulo Compras......................................................... 58 Figura 17. Menú inicio módulo de compras. ............................................................................... 59 Figura 18. Sub modulo base de datos proveedores con el formulario para añadir un proveedor. 60 Figura 19. Sub modulo orden de compra. .................................................................................... 62 Figura 20. Formato orden de compra para impresión. .................................................................. 63 Figura 21. Sub modulo precios materias primas e insumos con formulario para ingresar los precios. .......................................................................................................................................... 64 Figura 23. Sprint 1: Sprint Backlog – Inventaros......................................................................... 65 Figura 22. Formato 01: Historias de usuario para módulo de inventarios. .................................. 65 Figura 24. Menú principal módulo de inventarios. ....................................................................... 66 Figura 25. Sub módulo de ingreso de insumos y materia prima con formulario para el ingreso. 67 Figura 26. Sub modulo para la salida de insumos y materia prima con el formulario para registrar la salida. .......................................................................................................................... 69 Figura 27. Sub módulo para el ingreso de producto terminado con formulario para registrar el ingreso. .......................................................................................................................................... 70

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Figura 28. Sub módulo de salida de producto terminado con formulario para registrar la salida. ....................................................................................................................................................... 71 Figura 29. Sub módulo consolidado producto terminado con formulario para consultar un producto.. ...................................................................................................................................... 72 Figura 30. Formato 01: Historias de usuario módulo de Ventas. ................................................. 72 Figura 31. Sprint 2: Sprint Backlog – Ventas .............................................................................. 73 Figura 32. Menú principal módulo de ventas. .............................................................................. 74 Figura 33. Sub modulo base de datos clientes con formulario para registrar los datos de los clientes. ......................................................................................................................................... 75 Figura 34. Sub modulo factura...................................................................................................... 76 Figura 35. Sub módulo reporte total de ventas realizadas............................................................ 77 Figura 36. Sub módulo información de productos. ...................................................................... 78 Figura 37. Formato 1: Historias de usuario módulo de Producción............................................. 79 Figura38. Sprint 3: Sprint Backlog – Producción ........................................................................ 80 Figura 39. Menú principal módulo de producción. ...................................................................... 80 Figura 40. Sub módulo de pronósticos. ........................................................................................ 81 Figura 41. Pronostico promedio móvil......................................................................................... 82 Figura 42. Ingreso de numero de meses de las ventas históricas. ................................................ 82 Figura 43.Ingreso de variables promedio móvil........................................................................... 83 Figura 44. Ingreso de los meses. .................................................................................................. 83 Figura 45. Pronostico último dato. ............................................................................................... 84 Figura 47. Pronostico suavización exponencial simple. .............................................................. 85

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Figura 46. Ingreso de variables último dato. ................................................................................ 85 Figura 48. Ingreso de variables suavización exponencial simple. ............................................... 86 Figura 49. Pronostico promedio general. ..................................................................................... 87 Figura 50. Ingreso de variables promedio general. ...................................................................... 88 Figura 51. Sub modulo plan maestro de producción. ................................................................... 92 Figura 52. Sub modulo plan maestro de producción. ................................................................... 92 Figura 53. Sub modulo plan maestro de producción. ................................................................... 93 Figura 54. Formato orden de producción. .................................................................................... 94 Figura 55. Menú principal. ........................................................................................................... 94 Figura 56. Línea de productos empresa C&M Madeartes. .......................................................... 96 Figura 57. Sub modulo base de datos de proveedores con los datos ingresados mediante e formulario. .................................................................................................................................... 97 Figura 58. Base de datos de proveedores de C&M Madeartes. ................................................... 98 Figura 59. Sub modulo acuerdo de precios con toda la información ingresada mediante el formulario. .................................................................................................................................... 99 Figura 60. Orden de compra realizada para la compra de una materia prima de la empresa C&M Madeartes. ................................................................................................................................... 100 Figura 61. Orden de compra generada para la impresión. .......................................................... 101 Figura 62. Prueba de ingreso de una materia prima a inventarios. ............................................ 101 Figura 63. Prueba de salida materia prima de inventarios. ........................................................ 102 Figura 64. Prueba de ingreso de producto terminado................................................................. 103 Figura 65. Prueba de salida de producto terminado. .................................................................. 104

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Figura 66. Prueba consolidado materia prima. ........................................................................... 104 Figura 67. Prueba consolidado producto terminado................................................................... 104 Figura 68. Prueba registros facturas. .......................................................................................... 105 Figura 69. Pruebe ingreso base de datos clientes. ...................................................................... 105 Figura 70. Prueba ingreso de precios. ........................................................................................ 106 Figura 71. Prueba ingreso materiales de productos.................................................................... 106 Figura 72. Pruebe pronósticos..................................................................................................... 107 Figura 74. Prueba de generación de orden de producción. ......................................................... 108 Figura 73. Generación del plan maestro de producción a partir del inventario inicial. ............. 108 Figura 75. Encuesta número 1. Caracterización de requerimientos técnicos. ............................ 114 Figura 76. Encuesta numero 2. Caracterización de requerimientos técnicos. ............................ 115 Figura 77. Encuesta numero 3. Caracterización de requerimientos técnicos. ............................ 115 Figura 78.Encuesta numero 4. Caracterización de requerimientos técnicos. ............................. 115 Figura 79.Encuesta numero 5. Caracterización de requerimientos técnicos. ............................. 115 Figura 80.Encuesta numero 6. Caracterización de requerimientos técnicos. ............................. 115 Figura 81.Encuesta numero 7. Caracterización de requerimientos técnicos. ............................. 115 Figura 82.Encuesta numero 8. Caracterización de requerimientos técnicos. ............................. 115

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TITULO

Diseño de aplicativo ERP para las micro y pequeñas empresas del sector industrial en la ciudad de Bogotá: caso de estudio empresa C&N Madeartes ubicada en la localidad de Suba.

RESUMEN

Las micro y pequeñas empresas del sector industrial requieren de flexibilidad en las operaciones, mejorar el flujo de información entre proveedores, distribuidores, clientes y flujo de materiales para garantizar la plena satisfacción del cliente.

La gestión de la cadena de suministros permite integrar las diferentes áreas que componen la organización en forma clara y oportuna reduciendo errores operacionales (Briceño Bautista, 2012), de ahí surge la necesidad de diseñar un aplicativo ERP que gestione de manera integral las cadenas de suministros para las micro y pequeñas empresas del sector industrial.

Mediante el uso de la metodología SCRUM se obtiene una base funcional inicial que permite mejorar gradualmente las características del aplicativo a partir de una estructura definida perfeccionando el comportamiento o la apariencia inicial.

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Obteniendo como resultado un aplicativo ERP diseñado a las necesidades de los clientes con herramientas de ingeniería industrial tales como plan maestro de producción, plan de requerimiento de materiales, pronósticos, módulos altamente interactivos de fácil manejo.

1.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

De acuerdo a datos estadísticos de Confe cámaras las micro y pequeñas empresas representan el 98.1% de la participación del mercado nacional en donde el sector industrial representa el 22,3%, realizando el 25% de las exportaciones no tradicionales y pagando el 50% de los salarios de acuerdo con los datos del ministerio de desarrollo. (Giraldo, 2007)

Con respecto a su ubicación geográfica, el 50% se encuentran localizadas en la ciudad de Bogotá, el 13% en Medellín y el 15% en Cali, siendo las ciudades con mayor participación.

(Montolla R, Castellanos, & Montolla R, 2010)

Los principales obstáculos que enfrentan las micro y pequeñas empresas tienen que ver con su corta duración y su alta tasa de mortalidad (Cámara de Comercio de Bogotá., 2009), tienen problemas de control de inventarios, los procesos son muy informales. La forma incorrecta en la cual planifican sus compras y la programación de sus proveedores lleva a sobre inventariarse, incurriendo en costos adicionales de almacenaje. Normalmente se carece de una adecuada

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administración de cuentas por cobrar, es común que no se tenga conocimiento exacto de la cartera vencida y los montos de la deuda de sus clientes. No cuentan con herramientas que les facilite la correcta planeación de la producción, presentando constantes diferencias en existencias lo que no permite cumplir con los pedidos grandes o especiales, presentan una mala distribución del trabajo, lo que se convierte en un deficiente nivel en productividad y en altos costos de operación. Con respecto a la innovación tecnológica, existen pocos sistemas pensados específicamente para las micro y pequeñas empresas y de estos la mayoría no cuentan con una buena capacidad de adaptación, los altos costos de los software que existen en el mercado y la falta de información y formación son aspectos claves que impiden implementar estos programas en sus empresas.

Esto ha provocado que las pequeñas y medianas empresas no puedan desarrollar todo su potencial. Al momento de realizar los despachos se encuentran con problemas incurriendo en fallas que entorpecen el proceso generando inconformidad entre los clientes y exponiéndose a perderlos.

Con respecto a los registros contables se encuentran fallas como costos mal determinados y listas de precios que no cubren los costos totales. La falta de estados financieros reales y no contar con información oportuna para la toma de decisiones, es una de las causas de los rechazos de los créditos vitales para el crecimiento de las empresas (Melo, 2003).

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1.1.1 Formulación del problema

¿Cuál es el diseño del aplicativo ERP que permita gestionar de forma integral la cadena de suministros para las micro y pequeñas empresas del sector industrial en la localidad de Suba, tomando como caso de aplicación la empresa C&N Madeartes?

1.2 MARCO REFERENCIAL

1.2.1 Marco teórico

Las organizaciones empresariales de hoy se enfrentan a un entorno más complejo y competitivo que nunca. El éxito del negocio ya no es una cuestión de analizar únicamente las áreas de la empresa en forma individual, es necesario analizar a profundidad la cadena de suministro de las organizaciones. La gestión de las áreas involucradas en una cadena de suministros es una tarea que requiere la colaboración de todas las partes involucradas en la operación y cada una de ellas cuenta con sus propios recursos y objetivos.

Los sistemas ERP (Enterprise ResourcePlanning) traducido al español planificación de recursos empresariales, son la evolución de los sistemas MRP II que tiene sus inicios durante los años 60 (Gumaer, 1996), se les integra nuevas funcionalidades para cubrir otras áreas de gestión

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dentro de la empresa, como ingeniería, Recursos Humanos, Gestión de Proyectos, Logística, producción, inventarios, compras, despachos etc. (Oltra, 2012).

Los ERP son sistemas integrados de software de gestión empresarial que automatizan las actividades organizativas y la gestión de la cadena de suministros (Bilbao, 2003). Estos sistemas se caracterizan por estar compuesto por un conjunto de módulos funcionales (producción, ventas, compras, logística, inventarios, despachos, contabilidad y finanzas, recursos humanos, etc.).

(Vieites & Suarez Rey, 2012)

Ahora bien, las características del entorno en el que se desarrollaron los ERP fueron el aumento de la competitividad empresarial, la rapidez del cambio tecnológico, la reducción del ciclo de vida de los productos, el incremento en el uso de la subcontratación, y la importancia creciente de los medios de comunicación a causa de la globalización de los mercados (Esteves, 2009). Estos avances, junto a la evolución de las comunicaciones y la necesidad de integración, hicieron aumentar el interés por los ERP como fuente de coordinación de las distintas unidades organizativas sobre todo en organizaciones centralizadas donde la dirección efectiva depende de conseguir un elevado control sobre los empleados. (Sierra & Escobar, 2007)

Los ERP permite integrar los diferentes módulos con el fin de mejorar la comunicación entre departamentos y sus respectivos programas, evitando la redundancia de los datos puesto que todos ingresan a una base de datos centralizada que facilita los procesos de planificación y control de los recursos materiales (Themistocleous, Irani, & O'Keefe, 2001), financieros y

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humanos de la organización, disponiendo de toda la información para la mejor toma de decisiones. (Mabert & Venkatamara, 2003)

Diferentes empleados pueden acceder a los datos de forma simultánea en los sistemas ERP. Cuando un dato es introducido en ERP por una unidad organizativa, inmediatamente está disponible para ser empleado por el resto de unidades de la empresa (Kalling, 2003). Como consecuencia, se mejoran los flujos de información entre las distintas unidades organizativas, se acortan los tiempos de procesamiento y se reducen los costos administrativos puesto que se disminuyen las tareas para obtener la información, lo que al final se traduce en una mayor productividad y una mejora en la calidad del servicio ofrecido al cliente. (Beheshti, 2006)

Las empresas tienen que cooperar con sus aliados estratégicos con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes y maximizar sus ganancias. No existe una autoridad única sobre todos los miembros de la cadena. La cooperación no se encuentra en un entorno de mando centralizado ya que se desarrolla a través de negociaciones que busca acuerdos bilaterales con ganancias mutuas en la cadena de suministros. (Jain V & Deshmukh, 2008), (White, 2005)

Actualmente, un método popular para el desarrollo de un sistema (ERP), para las empresas, consiste en integrar la planificación de los recursos empresariales con el fin de enlazar de forma eficiente los canales de comunicación dentro de la organización. (Akkermans, Bogerd, Yucesan, & van Wassenhove, 2003).

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En general son sistemas de información que emplean la ingeniería de negocios y la tecnología de información para el diseño e integración de los procesos de una organización (Bendoly & Jacobs, 2004). Esos sistemas se constituyen en un método que planifica y controla los recursos necesarios de todo lo que se refiere a comprar, producir, enviar y contabilizar los requisitos de un pedido de un cliente en una fábrica, un centro de distribución o una empresa de servicios.

(Muñoz, 2004)

La implementación de los sistemas ERP en las micro y pequeñas empresas les permite reducir costos de producción al negociar estrategias con los proveedores (Menezes & Gonzáles , 2010), permitiendo establecer políticas de pago, anticipando pedidos y controlando las fechas para la entrega, y así aumentar su eficiencia por medio de la estandarización, la racionalización y la agilidad de los procesos de negocio. (Aberdeen Group., 2009)

Generalmente es posible reducir en un 20% los inventarios. Así mismo es posible generar otros ahorros que “no se ven” como el costo del manejo de inventarios, almacenamiento, impuestos, desperdicio, entre otras. De esta forma se puede logar librarse de producto de baja rotación, lo cual eleva las ventas y el servicio al cliente. Se puede obtener un mejor control y conocimiento del inventario, lo cual conlleva a mejores negociaciones de precio con los proveedores. (Kepler, 2010)

Un ERP bien implantado logra una reducción del costo de mano en un 10%. El resultado de un ERP es lograr menores interrupciones en las líneas de producción y un mejor plan de

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producción, ya que se cuenta con anticipación de lo que se va a producción, en qué momento, y para quien (Yang & Su, 2009) ERP. Generalmente se logra un aumento del 10% de las ventas, puesto que el ERP logra que los vendedores cumplan con sus fechas de entrega y negocien precios y condiciones que le convengan a la empresa. Por medio de la información que brinda un ERP, el vendedor se concentra en la venta y la atención al cliente, en lugar de disculparse por entregas tardías y falta de calidad en la entrega y servicio. (Navarrete, 2013)

Mediante el uso de códigos de barras y la colocación de etiquetas en los diferentes artículos de la compañía es posible identificar con exactitud el lugar dónde se encuentra el producto dentro de la compañía evitando los robos, y determinando los tiempos de entrega con precisión para que el cliente reciba la mercancía en el tiempo acordado. (Beheshti, 2006)

El principal manejo del ERP es la información, un buen manejo administrativo logra la reducción de la cartera, lo que conlleva a un aumento en el flujo de efectivo de la empresa y así se puede contar con mayor liquidez para solventar las obligaciones de la empresa. Así mismo se logra un mejor control sobre los clientes morosos, permitiendo tener políticas de crédito más estrictas y más controladas. (Kepler, 2010)

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1.2.2 Marco conceptual

ERP (Enterprise Resource Planning)

Es la planificación de recursos de la empresa, o también conocido como, Sistemas Empresariales, Sistemas Integrales de Empresa o Sistemas Integrados de Gestión. Permiten automatizar los flujos de información e integran bases de datos que permite adquirir información oportuna para una rápida toma de decisiones. (Ragowsky y Somers, 2002; Escobar y Rocha, 2003)

El sistema ERP se conoce como el software de gestión integrada capaz de conectar módulos a una única base de datos, aunque cada módulo trabaja de forma independiente construye un sistema de información homogéneo integrando así, áreas como las compras, proveedores, despachos, producción, inventarios. (Ballou, 2004)

SCM (Supplychainmanagement)

Llevar los bienes o servicios adecuados al lugar adecuado, en el momento adecuado y en las condiciones deseadas, a la vez que se consigue la mayor contribución a la empresa (Ballou,

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2004), Mediante la gestión de la cadena de suministro se pretende dar plena satisfacción al cliente, coordinando e integrando flujos que van del proveedor al fabricante, al mayorista minorista para llegar al consumidor final.

MRP (Plan de Requerimiento de materiales)

El concepto de MRP trata de saber qué se debe aprovisionar, en qué cantidad y qué momento para cumplir compromisos establecidos. En otras palabras (Heizer & Render, 2009), resume estas ideas planteando que el sistema pretende conocer: ¿Qué materiales son requeridos?, ¿Cuánto se necesita de cada material?, ¿Cuándo cada material es requerido?, Estas son tres preguntas básicas que realiza el sistema MRP y que resume sus principales resultados. El énfasis se hace más en el cuándo pedir que en el cuánto, lo cual hace de él más una técnica de programación, que de gestión de inventarios, el problema fundamental no es vigilar los niveles de stock, sino asegurar su disponibilidad en la cantidad deseada, en tiempo y lugar adecuado.

Metodología scrum

Es una metodología ágil para el desarrollo de productos y se respalda en: El mercado competitivo de los productos tecnológicos, además de los conceptos básicos de calidad, costos y diferenciación, exige también rapidez y flexibilidad. Los nuevos productos representan cada vez

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un porcentaje más importante en el volumen de negocio de las empresas. El mercado exige ciclos de desarrollo más cortos. (Hirotaka & Ikujiro, 1986), La metodología permite tener un base funcional inicial y a partir de una estructura definida mejorar gradualmente las características del software ERP mejorando el comportamiento o la apariencia inicialmente definida.

Se considera un modelo de desarrollo adaptable, que va orientado a las personas más que a los procesos empleando un modelo de construcción incremental basado en iteraciones y revisiones.

(Alfonzo, Mariño , & Godoy, 2012)

La metodología SCRUM propone las siguientes fases:

Figura 1. Fases de la metodología Scrum.

Fuente: VASS digital. Scrum la metodología de desarrollo ágil por excelencia (Septiembre 2012). http://vassdigital.com/blog/scrum-la-metodologia-de-desarrollo-agil-por-excelencia/

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Fase planificación

Planeación del Backlog: En esta fase se identifica el product Backlog que es la lista de necesidades del cliente definiendo un documento en que se plasman los requisitos del sistema por prioridades, también se definen el sprint 0 definiendo los componentes denominados sprint Backlog o lista de tareas. (Trigas Gallego, TFC Gestion de proyectos informaticos, 2012)

Seguimiento del sprint

Es la parte ágil, donde el sistema se desarrolla en Sprint, la metodología contempla realizar diariamente reuniones para resolver tres interrogantes, ¿Qué trabajo se realizó desde la última reunión?, ¿Qué trabajo se hará hasta una nueva reunión?, que inconvenientes han surgido y como se debe solucionar para poder continuar, de esta manera se evalúa el avance de las tareas. (Trigas Gallego, TFC Gestion de proyectos informaticos, 2012)

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Revisión del sprint

Esta fase se da cuando se finaliza cada sprint. Incluye integración, testing y documentación.

Indica la implementación de todos los requerimientos, quedando el product Backlog vacío.

(Mendes Calo, Estevez, & Fillottrani, 2010)

-Sprint: Son iteraciones que arrojan resultados entregables para el cliente durante el Sprint (fase de desarrollo) se realizan una serie de reuniones diarias, con el fin de gestionar el riesgo de forma continua en cada iteración y solucionar posibles problemas que puedan impedir su normal avance. Al terminar una petición, se realiza una reunión de revisión, para validar y verificar el producto con el cliente y reuniones de retrospectiva, con la finalidad de aprender de los conocimientos y experiencias adquiridas hasta el momento. Se aplican los cambios y ajustes si son necesarios, y se marcan los aspectos positivos y negativos, que servirán de realimentación para el siguiente Sprint. (Alfonzo, Mariño , & Godoy, 2012)

-Product Backlog: Conjunto de requisitos denominados historias descritos en un lenguaje no técnico y priorizados por valor de negocio, o lo que es lo mismo, por retorno de inversión considerando su beneficio y coste. Los requisitos y prioridades se revisan y ajustan durante el

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curso del proyecto a intervalos regulares. (Trigas Gallego, TFC Gestion de proyectos informaticos, 2012)

-Sprint Planning: Reunión durante la cual el Product Owner presenta las historias del Backlog por orden de prioridad. El equipo determina la cantidad de historias que puede comprometerse a completar en ese sprint, para en una segunda parte de la reunión, decidir y organizar cómo lo va a conseguir. (Trigas Gallego, TFC Gestion de proyectos informaticos, 2012)

-Sprint: Iteración de duración prefijada durante la cual el equipo trabaja para convertir las historias del Product Backlog a las que se ha comprometido, en una nueva versión del software totalmente operativo. (Trigas Gallego, TFC Gestion de proyectos informaticos, 2012)

-Sprint Backlog: Lista de las tareas necesarias para llevar a cabo las historias del sprint.

(Trigas Gallego, TFC Gestion de proyectos informaticos, 2012)

-Daily sprint meeting: Reunión diaria de cómo máximo 15 minutos en la que el equipo se sincroniza para trabajar de forma coordinada. Cada miembro comenta que hizo el día anterior,

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que hará hoy y si hay impedimentos. (Trigas Gallego, TFC Gestion de proyectos informaticos, 2012)

-Demo y retrospectiva: Reunión que se celebra al final del sprint y en la que el equipo presenta las historias conseguidas mediante una demonstración del producto. Posteriormente, en la retrospectiva, el equipo analiza qué se hizo bien, qué procesos serían mejorables y discute acerca de cómo perfeccionarlos. (Trigas Gallego, TFC Gestion de proyectos informaticos, 2012)

1.3 Justificación

La buena gestión en la cadena de suministro permite a las organizaciones ser altamente competitivas, debido a que integran los factores que intervienen en el normal funcionamiento de la organización, la logística es una disciplina que tiene como misión diseñar, perfeccionar y gestionar un sistema capaz de integrar y cohesionar todos los procesos internos y externos de una organización, mediante la provisión y gestión de los flujos de energía, materia e información, para hacerla viable y más competitiva, y en últimas satisfacer las necesidades del consumidor final. (Sahid c, 1998)

Las micro y pequeñas empresas en Colombia tienen un promedio de vida de 12 años y el 86% de las compañías son de edad joven y mediana, (Cámara de Comercio de Bogotá., 2009)

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por ello es necesario impulsar el fortalecimiento y garantizar la perdurabilidad ya que contribuyen con el 49,6 % del empleo y el 25% del producto interno bruto del país, no obstante surge la necesidad de aplicar herramientas de ingeniería industrial que permitan contribuir con el crecimiento y el desarrollo de las micro y pequeñas empresas, que muestre la importancia del buen manejo de sus recursos, la gestión de inventarios y la programación entre proveedores – organización – clientes. El aplicativo ERP contara con las características que permitan enlazar de forma eficiente las necesidades del mercado, haciéndolo más flexible, capaz de adaptarse a las micro y pequeñas empresas del sector industrial. La centralización y unificación de datos mejora la fluidez de la información de forma oportuna y de alta calidad, anticipándose a los escenarios futuros permitiendo tomar mejores decisiones.

Actualmente en el mercado existen diferentes tipos de software ERP para cada tipo de empresa, que se caracterizan por sus costos, la antigüedad y robustez como por ejemplo:

-Medianas y grandes empresas: SAP, Oracle, PeopleSoft, BAAN. En promedio con las licencias, el número de usuarios y la implementación tienen un costo promedio que oscila entre los USD 50.000 a los USD100.000. (Campo Saavedra, Rincon Martinez, Pineda Hoyos, Ayala Ramirez, & Buitrago Acosta, 2007)

-Pequeñas y medianas empresas: MiscrosoftDinamics ERP, Nova Soft Enterprise ERP, ODOO, ERP Software sin Fronteras, SIESA Enterprise. De acuerdo a la cantidad de usuarios el

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costo promedio oscila entre los USD10.000 y USD50.000. (Campo Saavedra, Rincon Martinez, Pineda Hoyos, Ayala Ramirez, & Buitrago Acosta, 2007)

-Micro y pequeñas empresas: Siigo, Word office, Visual TNS, Helisa, Adci, entre otros. Los costos oscilan entre USD4.000 y USD10.000. Los software de esta categoría están enfocados al área contable de la empresa. (Campo Saavedra, Rincon Martinez, Pineda Hoyos, Ayala Ramirez, & Buitrago Acosta, 2007)

Según datos anteriores se puede analizar que los software en la categoría de medianas y grandes empresas, aunque prestan servicios de asesoría y acompañamiento en la implementacióngeneranaltos costos por su robustez haciéndolos poco accesibles a las micro y pequeñas empresas.

Los software que se encuentran en la categoría de pequeña y mediana empresa siguen teniendo precios muy altos y algunos no prestan los servicios de implementación. Y los que se especializan en las micro y pequeñas empresas, tienen precios más asequibles pero están principalmente enfocados para el área contable sin brindar acompañamientos y seguimientos en la implementación del mismo.

Dado esto se pretende diseñar un aplicativo ERP enfocado en las micro y pequeñas empresas, utilizando un aplicativo que permite reducir los costos puesto que el cliente solo paga por el uso

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del programa sin necesidad de pagar por licencias de software, adquirir servidores o nuevos ordenadores.

Además de brindar un acompañamiento en la implementación del aplicativo garantizando una correcta funcionalidad.

1.4 Alcance

Utilizando un lenguaje de modelado SCRUM se diseña un aplicativo ERP que contenga herramientas de ingeniería industrial con el fin de gestionar de manera integral las cadenas de suministro para las micro y pequeñas empresas del sector industrial en la ciudad de Bogotá.

Realizando un análisis de requerimientos mediante encuestas y tomando como referente la empresa C&N Madeartes que se encuentra en la categoría de micro y pequeñas empresa del sector industrial, en la cual se aplicaran las pruebas piloto gracias a la colaboración de la misma para determinar las características de las herramientas que van a ser implementadas e ir mejorando gradualmente la estructura del aplicativo y finalizar con la validación y entrega del prototipo final ajustado.

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1.5 Variables

1.5.1 Dependientes

Gestión de la cadena de suministro: se mide mediante indicadores que cuantifican la integración de los eslabones de la cadena de suministro, dada la unión de los módulos de:



Compras



Inventarios



Producción



Ventas

1.5.2 Independientes

Aplicativo ERP: Se mide mediante indicadores que cuantifican el flujo de información de materiales, proveedores, productores, distribuidores y clientes de las micro y pequeñas empresas del sector industrial.

Herramientas de ingeniería industrial (numéricas): se mide mediante los requerimientos de los clientes.

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1.6 Hipótesis

El diseño del aplicativo ERP utilizando la metodología SCRUM, permitirá gestionar de manera integral la cadena de suministros de las micro y pequeñas empresas del sector industrial en la ciudad de Bogotá, tomando como caso de estudio la empresa C&N Madeartes donde se realizaran las pruebas piloto.

1.7 Objetivos

1.7.1 General

Diseñar un aplicativo ERP que gestione de manera integral la cadena de suministro de las micro y pequeñas empresas del sector industrial en la ciudad de Bogotá con prueba piloto en la empresa C&N Madeartes, mediante la metodología scrum permitiendo mejorar de forma eficiente sus procesos.

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1.7.2 Específicos



Caracterizar los requerimientos técnicos de las micro y pequeñas empresas del

sector industrial, mediante encuestas que permitan identificar las características técnicas y las herramientas necearías que se van a implementar en el aplicativo ERP.



Diseñar el aplicativo ERP mediante la metodología scrum aplicada en la empresa

C&N Madeartes, utilizando el lenguaje de programación de VBA de Excel para obtener el prototipo inicial.



Validar el modelo del aplicativo ERP realizando una prueba piloto en la empresa

C&N Madeartes, verificando el funcionamiento y cumplimiento de los requerimientos para que se logre gestionar de manera integral la cadena de suministros de las micro y pequeñas empresas del sector industrial.

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1.8 Metodología

El tipo de investigación es correlacionar dado que se determina el comportamiento o las respuestas de las empresas al gestionar la cadena de suministros realizando una prueba piloto con el aplicativo ERP.

Se toma como población de estudio las empresas que se encuentren en la categoría de micro y pequeña empresa del sector industrial, se selecciona la localidad de Suba en la ciudad de Bogotá debido a la cercanía con las empresas lo que facilita la toma de la información en las cuales se aplicara la encuesta para determinar los requerimientos técnicos y

de funcionalidad,

identificando los principales módulos y las herramientas de ingeniería a implementar que permitan mejorar los diferentes procesos de las empresas.

Se selecciona la empresa C&N Madeartes para realizar el diseño del aplicativo ERP en el lenguaje VBA de Excel, donde se desarrollaran los diferentes sprint o módulos mediante la metodología scrum con las características identificadas en el análisis de las encuestas, finalmente se prueban las integraciones de los módulos y el óptimo funcionamiento realizando la validación del diseño del aplicativo.

El desarrollo del proyecto contempla las siguientes fases:

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1.8.1 Caracterización de las empresas

En esta fase se caracterizan las empresas en la categoría de micro y pequeña empresa mediante la aplicación de encuestas que permitan analizar los requerimientos del aplicativo y características de las empresas.

1.8.2 Diseño de aplicativo ERP

Para el diseño del aplicativo ERP se trabaja con la empresa C&N Madeartes, mediante la metodología SCRUM se estructuran los diferentes sprint o módulos que estarán integrados en el aplicativo.

Fases de la metodología scrum

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1.8.2.1 Planeación del Backlog

En esta fase se identifica el product Backlog que es la lista de necesidades del cliente definiendo un documento en que se plasman los requisitos del sistema por prioridades, también se definen el sprint 0 definiendo los componentes denominados sprint Backlog o lista de tareas.

(Trigas Gallego, TFC Gestion de proyectos informaticos, 2012)

Actividades:

1. Elaborar el formato de historia de usuarios 2. Diligenciar con el cliente el formato de historia de usuarios

1.8.2.2 Seguimiento y revisión del sprint

Se diseña el sprint backlog y los sprint. Se determina el cumplimiento de los tiempos, funcionalidad y calidad. Cada vez que se finaliza un sprint de los módulos se realiza una revisión del incremento generado, y se presentan los resultados para la respectiva aprobación. (Trigas Gallego, TFC Gestion de proyectos informaticos, 2012)

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Actividades: 1. Diseñar el sprint Backlog 2. Diseño del sprint

1.8.2.3 Ingreso de datos y validación

Se identifica el modelo de negocio de la empresa, los diferentes productos que fabrica y sus características, para proceder a ingresar la información en el aplicativo ERP probando en esta forma la funcionalidad.

Actividades 1. Caracterizar la empresa por ubicación, modelo de negocio.

2. Identificar las características de los productos que fabrica la empresa.

3. Ingresar la información por módulos.

1.9 Recursos

Como recursos para la elaboración de las encuestas y realización de la prueba piloto se trabaja con la información suministrada por las micro y pequeñas empresas y la empresa C&M Madeartes del sector industrial de la localidad de Suba en la ciudad de Bogotá.

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1.9.1 Presupuesto

CONCEPTO

FUENTES

DESCRIPCIÓN

PROPIOS

Computador HACER EQUIPOS Y ORDENADORES

MATERIALES

Computador SONY VAIO

TOTAL

$ 1.700.000 $ 650.000

$ 2.380.000

Memoria USB

$ 30.000

Papelería e impresiones

$ 50.000

$ 50.000

$ 110.000

$ 110.000

Pequeñas y medianas VISITAS INDUSTRIAS

empresas

del

sector

industrial de la localidad de Santafé

Figura 2. Presupuesto para el proyecto de investigación.

Autor: Elaboración propia.

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2. CARACTERIZACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS

Para caracterizar los requerimientos técnicos del aplicativo ERP que puedan ser útiles para las micro y pequeñas empresas del sector industrial, se empleó como método de recolección de información la técnica de encuestas al ser un instrumento de medición válido y confiable para poder aceptar los resultados y “la cual es ampliamente utilizada como procedimiento de investigación, al permitir obtener y elaborar datos de manera eficaz”. (Casas Anguita, Repullo Labrador, & Anguita, 2003)

Se define la encuesta como una “técnica que utiliza un conjunto de procedimientos estandarizados de investigación mediante los cuales se recoge y analiza una serie de datos de una muestra de casos representativa de una población o universo más amplio, del que se pretende explorar, describir, predecir y/o explicar una serie de características”. (García Ferrando, Alvira Martín, Alonso Benito, & Escobar Mercado, 1993)

Aplicar una encuesta a una muestra representativa de la población se realiza para obtener resultados que luego puedan ser trasladados al conjunto de la población. Entre las características fundamentales de una encuesta se destacan: 1. La encuesta es una observación no directa de los hechos por medio de lo que manifiestan los interesados.

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2. Es un método preparado para la investigación.

3. Permite una aplicación masiva que mediante un sistema de muestreo pueda extenderse a una nación entera.

4. Hace posible que la investigación llegue a los aspectos subjetivos de los miembros de la sociedad. (Torres, Paz, & Salazar, 2006)

2.1 Selección de la población y muestra

Se seleccionó como población de estudio las micro y pequeñas empresas del sector industrial de la localidad de Suba debido a la accesibilidad a las empresas que se encuentran en esta localidad, lo que permitió cumplir con el objeto deseado del estudio.

La localidad de Suba se encuentra situada en el sector noroccidental de Bogotá la cual representa el 11,7% del área total de la ciudad. Según la cámara de comercio de Bogotá en Suba se localizan el 10% de las empresas del Distrito. La estructura empresarial de la localidad se concentra en el sector servicios (75%), la industria (13,5%) y la construcción (8,4%). (Campo Saavedra, Rincon Martinez, Pineda Hoyos, Ayala Ramirez, & Buitrago Acosta, 2007)

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En la localidad hay una alta presencia de microempresarios que representaron el 91,6% de la localidad. (Campo Saavedra, Rincon Martinez, Pineda Hoyos, Ayala Ramirez, & Buitrago Acosta, 2007)

Para determinar la muestra se utilizó el muestreo no probabilístico. Este método no es un tipo de muestreo riguroso y científico, dado que no todos los elementos de la población pueden formar parte de la muestra, se trata de seleccionar a los sujetos siguiendo determinados criterios procurando que la muestra sea representativa. (Mendez Alvarez, 2001)

La muestra es, en esencia, un subgrupo de la población. Se puede decir que es un subconjunto de elementos que pertenecen a ese conjunto definido en sus necesidades al que llamamos población. De la población es conveniente extraer muestras representativas del universo. Se debe definir en el plan y, justificar, los universos en estudio, el tamaño de la muestra, el método a utilizar y el proceso de selección de las unidades de análisis. (Behar Rivero, 2008)

De acuerdo a esto se seleccionaron 10 empresas que fueran representativas, es decir que pudieran reproducir las mismas características de la población total, y que pudieran contestar las preguntas de interés, de tal forma que permitiera llegar al final del estudio a conclusiones que se puedan generalizar a la población de referencia.

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2.2 Diseño del cuestionario

El objetivo que se persigue con el cuestionario es traducir variables empíricas, sobre las que se desea información, en preguntas concretas capaces de suscitar respuestas fiables, válidas y susceptibles de ser cuantificadas. (Casas Anguita, Repullo Labrador, & Anguita, 2003)

Para obtener la información necesaria se diseñó el formulario de la encuesta con un conjunto de preguntas encadenadas unas con otras complementándose, empleando preguntas de tipo cerradas ya que tienen como ventaja su fácil codificación y respuesta por el encuestado, preguntas de selección múltiple de tipo abanico al ser mutuamente excluyentes y de tipo de ítem abierto al ofrecer al encuestado añadir respuestas no contempladas en las alternativas de respuesta dando más posibilidades al encuestado. Las preguntas se formularon en un lenguaje claro, no incluyendo lenguaje muy técnico que pudiera ser comprensible para los encuestados, contribuyendo a que se logren los resultados óptimos para el análisis de las respuestas obtenidas.

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A continuación se muestra el formulario diseñado para la recolección de la información:

ENCUESTA 01 (Caracterización micro y pequeñas empresas industriales) Nombre Empresa: Ciudad: Localidad 1.

Fecha: Dirección: Telefono:

¿Su empresa se encuentra dividida por departamentos o areas especificas?

SI

NO

Comercial-Ventas Recursos humanos Produccion

1.1 ¿Cuáles?

GerenciaAdministración Calidad

2.

¿Su empresa cuenta con algun tipo de aplicativo?

SI

NO

2.1 SI. ¿Cual?

2.1.2 Que modulos manejan: Finanzas-compras-ventas Costos Desconocimiento

2.2 NO.¿Cual es el motivo por el cual no maneja ningun aplicativo?

No interes Falta de personal capacitado

3.

4.

5.

¿El aplicativo que manejan cuenta con herramientas de ingenieria como MRP, pronosticos, plan maestro de produccion, indicadores? ¿Manejan actualmente un control de los proveedores y las compras que realizan? ¿Manejan ordenes de compra?

7.

¿Manejan actualmete los inventarios de materia prima, insumos y producto terminado? ¿Manejan facturas para las ventas que realizan?

8.

¿Estaria dispuesto a implementar nuevos aplicativos en su empresa?

6.

SI

NO

SI

NO

SI

NO

SI

NO

SI

NO

SI

NO Costos

8.1 NO.¿Cual es el motivo por el cual no le interesaria?

Tiempo No interes Inventarios Compras-Proveedores Contabilidad

9.

¿En el contenido de un aplicativo, cual/es de los siguientes temas serian importantes para usted?

Ventas - Clientes Mercadeo Calidad Produccion Otro

Otro ¿Cuál?

10.

¿Estaria dispuesto a colaborar con el diseño e implementacion de un aplicativo ERP en su empresa para fines academicos?

Figura 3. Encuesta 01. Caracterización micro y pequeñas empresas industriales.

Autor: Elaboración propia.

SI

NO

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2.3 Organización del trabajo de campo

Para la aplicación del cuestionario se seleccionó la entrevista personal dirigida al considerarla como la forma más adecuada por el tipo de información a recolectar y al tipo de formulario que se diseñó. A través de la cual se pudo explicar el propósito del estudio y especificar claramente la información necesaria a los encuestados, se pudieron aclarar dudas e interpretación errónea sobre las preguntas del cuestionario que se pudieron aclarar, asegurando una mejor respuesta.

Se puede definir la entrevista Personal como una conversión generalmente entre 2 personas, (uno el entrevistador y otro el entrevistado). En la cual las preguntas pueden ir registradas en una boleta que se llama cuestionario. Cuando la entrevista y el cuestionario son utilizados en forma personal se le denomina: Face to Face. Cuando se posee una estructura fija de cuestionamientos o una secuencia de preguntas fijadas con anterioridad se conoce como entrevista dirigida. La ventaja que tiene es que la gente generalmente responde cuando es confrontada en persona. El entrevistador puede notar reacciones específicas y eliminar malos entendidos sobre alguna pregunta hecha. Este es el método más completo para adquirir información por estar en contacto directo con la fuente. (Torres, Paz, & Salazar, 2006)

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2.4

Obtención, tratamiento y análisis de los datos.

Se visitaron y se aplicaron las encuestas a las 10 micro y pequeñas empresas seleccionadas del sector industrial en la localidad de Suba, dedicadas a la producción de bienes a través de la trasformación de materias primas como productos plásticos, alimentos, metalurgia, productos de madera, que estuvieran principalmente centradas en tres áreas, la administración en donde se organice la economía, producción y comercialización, la producción en donde se realice la trasformación de la materia prima en producto terminado y la comercialización en donde se vendan los productos que la empresa fabrica. Estas encuestas se pueden ver en el anexo No.1.

Posteriormente se tabulo la información recolectada en las encuestas realizadas en donde se grafica el resultado de cada pregunta para observar la tendencia de las respuestas obtenidas y realizar su posterior análisis, logrando caracterizar las micro y pequeñas empresas de la localidad y determinar los requerimientos técnicos para el diseño del aplicativo ERP.

Los resultados obtenidos fueron:

1. ¿Su empresa se encuentra dividida por departamentos o áreas específicas?

1.1 ¿Cuáles?

1.1.1

Comercial-Ventas

1.1.2

Recursos humanos

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1.1.3

Producción

1.1.4

Gerencia-Administración

1.1.5

Calidad

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

SI NO

1.

1.1.1

1.1.2

1.1.3

1.1.4

1.1.5

Figura 4. Pregunta número 1, ¿Su empresa se encuentra dividida por departamentos o áreas específicas? Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial.

Autor: Elaboración propia.

Interpretación: La Figura numero 3 muestra que el 80% de las empresas encuestadas se encuentran divididas en departamentos o áreas específicas, de las cuales el 70% cuenta con un área comercial o de ventas, el 10% un área de recursos humanos, el 100% un área de producción, el 80% en un área administrativa o gerencia y el 0% cuenta con un área de calidad. Se puede concluir que la mayoría de empresas se encuentran divididas en departamentos o áreas específicas y que comercial, producción y administración, son las áreas más importantes para estas micro y

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pequeñas empresas. Estos datos son importantes para dar una idea más clara de cómo están organizadas y poder determinar que se pueden desarrollar en el diseño del aplicativo ERP módulos que puedan utilizar estas áreas.

2. ¿Su empresa cuenta con algún tipo de aplicativo?

2.2 NO. ¿Cuál es el motivo por el cual no maneja ningún aplicativo?

2.2.1

Costos

2.2.2

Desconocimiento

2.2.3

No interés

2.2.4

Falta de personal capacitado

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

SI NO

2.

2.2.1

2.2.2

2.2.3

2.2.4

Figura 5. Pregunta número 2, ¿Su empresa cuenta con algún tipo de aplicativo? Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial.

Autor: Elaboración propia.

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Interpretación

Según los datos de la pregunta número 2, solo el 20% de las micro y pequeñas empresas encuestadas cuentan con un aplicativo ERP que gestione de manera integral su cadena de suministros. Se puede determinar que los motivos más importantes por los que 80% de las empresas no cuentan con un aplicativo ERP son por costos con un 60%, desconocimiento con 50% y solo el 10% no cuenta con un aplicativo por falta de interés. Por lo cual es viable desarrollar el diseño del aplicativo ERP con una costo accesible y dando información sobre estos a las micro y pequeñas empresas del sector industrial.

3. ¿El aplicativo que manejan cuenta con herramientas de ingeniería como MRP, pronósticos, plan maestro de producción, indicadores?

100%

100% 80% 60%

NO

40%

SI NO

0%

20%

SI

0% 3.

Figura 6. Pregunta número 3, ¿El aplicativo que manejan cuenta con herramientas de ingeniería como MRP, pronósticos, plan maestro de producción, indicadores? Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial.

Autor: Elaboración propia.

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Interpretación

Según la gráfica de la pregunta número 3, del 20% de las empresas que cuentan con un aplicativo ERP, el 100% de estos aplicativos no manejan herramientas de ingeniería como MRP, pronósticos, plan maestro de producción, por lo cual sería necesario implementar estas herramientas en el diseño del aplicativo ERP para que les facilite una correcta planeación de la producción, disminución de costos de operación y distribución del trabajo, logrando mejorar sus procesos y productividad.

4. ¿Manejan actualmente un control de los proveedores y las compras que realizan?

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

60%

SI

40%

NO

NO

SI 4.

Figura 7.Pregunta número 4, ¿Manejan actualmente un control de los proveedores y las compras que realizan?Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial.

Autor: Elaboración propia.

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Interpretación

De acuerdo a la pregunta número 4, el 60% de las empresas no tienen algún tipo de control sobre sus proveedores y las compras que realizan. Del 40% de las empresas que contestaron que si, estas llevan el control de proveedores en una base de datos en formato Excel en donde no se lleva a cabo ningún otro tipo de control.

Se puede concluir que en el diseño del aplicativo ERP se debe incluir la programación y el control de sus proveedores para la correcta planificación de las compras de materias primas, insumos y contratación de servicios necesarios para su operación.

5. ¿Manejan órdenes de compra?

80% 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

SI NO

NO

20% SI

5.

Figura 8.Pregunta número 5, ¿Manejan órdenes de compra?Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial.

Autor: Elaboración propia.

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Interpretación

En la gráfica de la pegunta número 5 se muestra que el 80% de las empresas no generan órdenes de compra para las compras de materias primas, insumos y contratación de servicios. Por esto podemos decir que el aplicativo ERP debe generar órdenes de compra para una adecuada administración de los costos, cuentas por pagar e inventarios de estas empresas.

6. ¿Manejan actualmente los inventarios de materia prima, insumos y producto terminado?

70%

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

SI NO

30%

SI 6.

Figura 9. Pregunta número 6, ¿Manejan actualmente los inventarios de materia prima, insumos y producto terminado?Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial.

Autor: Elaboración propia.

NO

50

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Interpretación

Para la pregunta numero 6 la mayoría de las empresas con el 70%, no maneja los inventarios de materia prima, insumos, producto en proceso o producto terminado. Se determinó que las causas principales por las cuales no manejan inventarios es por falta de conocimiento, personal capacitado y herramientas para su manejo. Por lo cual se debe implementar en el diseño del aplicativo ERP el manejo de los inventarios para que no lleguen a sobre inventariarse incurriendo en costos adicionales de almacenaje.

7. ¿Manejan facturas para las ventas que realizan?

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

50%

50%

SI NO

SI

7.

Figura 10. Pregunta número 7, ¿Manejan facturas para las ventas que realizan? Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial.

Autor: Elaboración propia.

NO

51

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Interpretación

Según la gráfica de la pregunta numero 7 la mitad de las micro y pequeñas empresas encuestadas no manejan facturas de manera formal por los ventas que realizan, por lo que se deberá implementar en el diseño de el aplicativo una base de datos de sus clientes para generar las facturas de los productos que venden que les permita llevar el control y reducción de la cartera logrando una mayor liquidez para solventar las obligaciones de su empresa.

8. ¿Estaría dispuesto a implementar nuevos aplicativos en su empresa?

8.1 NO. ¿Cuál es el motivo por el cual no le interesaría?

8.1.1

Costos

8.1.2

Tiempos

8.1.3

No interés

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100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

SI NO

8.

8.1.1

8.1.2

8.1.3

Figura 11. Pregunta número 8¿Estaría dispuesto a implementar nuevos aplicativos en su empresa?Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial.

Autor: Elaboración propia.

Interpretación

Según la gráfica de la pregunta numero 8 al 70% de las empresas encuestadas le interesaría implementar un nuevo aplicativo ERP en su empresa, se puede concluir que se podría diseñar el aplicativo ERP que gestione de manera integral la cadena de suministros y mejore sus procesos por lo que a la mayoría de empresas les interesaría.

9. 9.¿En el contenido del aplicativo, cual/es de los siguientes temas serian importantes para usted?

9.1 Inventarios 9.2 Compras-Proveedores 9.3 Contabilidad

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9.4 Ventas - Clientes 9.5 Mercadeo 9.6 Calidad 9.7 Producción 9.8 Otro

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

9.

9.1

9.2

9.3

9.4

9.5

9.6

9.7

9.8

Figura 12.Pregunta número 9¿En el contenido del aplicativo, cual/es de los siguientes temas serian importantes para usted?Encuesta caracterización micro y pequeñas empresas del sector industrial.

Autor: Elaboración propia.

Interpretación De la gráfica de la pregunta numero 9 podemos concluir que el contenido del aplicativo ERP más importantes para las micro y pequeñas empresas encuestadas serían las ventas-Clientes con el 90%, producción con el 80%, compras-proveedores con el 70% e inventarios con el 60%. De acuerdo a esto, estos temas son los más importantes para las micro y pequeñas empresas por lo que se deberá realizar el diseño del aplicativo ERP a partir de estos cuatro temas.

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Resultados De acuerdo a los resultados obtenidos de las encuestas realizadas se tienen las siguientes conclusiones:

La mayoría de las empresas encuestadas no cuentan con software ERP que gestionen la cadena de suministros lo que dificulta el control de la información en los diferentes procesos.

Los módulos que más les interesa implementar en el aplicativo son compras, producción, inventarios y ventas al ser las principales áreas en las que están organizadas las micro y pequeñas empresas y tienen una mayor participación en la gestión de la cadena de suministros.

Se identifica que el principal motivo por el cual las micro y pequeñas empresas no implementan aplicativos ERP es porque consideran que deben realizar altas inversiones debido a los altos costos de implementación, sin embargo el 70% de los encuestados les interesa implementar aplicativos en las empresas.

La mayoría de las empresas encuestadas al no contar con el conocimiento y las herramientas

que gestionen la cadena de suministros no manejan formatos de orden de

producción, facturas de venta, órdenes de compra. Estos formatos se deben incluir en el aplicativo ERP para un mayor control en los diferentes procesos de la empresa.

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3. DISEÑO DEL APLICATIVO ERP MEDIANTE LA METODOLOGÍA SCRUM

A partir del análisis de las encuestas realizadas a la muestra seleccionada y con base en las preguntas formuladas, se identifica que la mayoría de las empresas no manejan algún tipo de control de los proveedores, compras de materia prima, insumos o producto terminado, no emplean órdenes de compra, facturas de venta, control riguroso de los inventarios, bases de datos de los clientes, y para el caso de las empresas que manejan aplicativos estos no cuentan con herramientas como plan maestro de producción y pronósticos.

De acuerdo a esto se infirió en las características para el diseño del aplicativo ERP encontrando que los módulos y el contenido necesario dentro de cada uno para gestionar de manera integral la cadena de suministros de las micro y pequeñas empresas son: MÓDULO

COMPRAS

INVENTARIOS

PRODUCCIÓN

VENTAS

CONTENIDO • Base de datos de proveedores de materia prima, insumos y contratación de servicios.

• Formulario para ingresar y eliminar los proveedores de la base de datos.

• Base de datos del acuerdo de precio con el proveedor de cada materia prima, insumo y servicio para generar la orden de compra.

• Formulario para ingresar la materia prima, insumo o servicio con el código, precio, lead time y capacidad del proveedor.

• Formato de orden de compra.

• Generación de la orden de compra.

• Registro de todas las ordenes de compra generadas.

• Base de datos para el ingreso y salida de materia prima e insumos.

• Base de datos para el ingreso y salida de producto terminado.

• Formulario para registrar el ingreso y salida de materia prima e insumos.

• Formulario para registrar el ingreso y salida de producto terminado.

• Pronostico de ventas.

• Plan maestro de producción.

• Plan de requerimiento de materiales.

• Formato de orden de producción.

• Base de datos de los clientes.

• Formulario para ingresar y eliminar los clientes de la base de datos.

• Base de datos de los productos con en código, descripción y precio de cada uno.

• Formato de factura.

• Generación factura.

• Reporte de las ventas realizadas.

Figura 13. Módulos y contenido para el diseño del aplicativo ERP. Autor: Elaboración propia.

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Una vez determinados los modulos y el contenido a incluir dentro de cada uno se inicio con el diseño de la primera version del aplicativo ERP utilizando lenguaje de programacion VBA en excel el cual es compatible con cualquier sistema operativo Windows y cualquier versión de Office, utilizando la metodologia scrum iniciando con la fase 1 en donde se determino el orden de los Sprint a desarrollar en la siguiente forma:

ORDEN DE LOS SPRINTS SPRINT 0 1 2 3

MÓDULO COMPRAS INVENTARIOS VENTAS PRODUCCIÓN

Figura 14. Sprint y orden de desarrollo para el diseño del aplicativo ERP. Autor: Elaboración propia.

A partir de estos se desarrollaron las historias de usuario, que son las descripciones de las funcionalidades a contener en el aplicativo, las cuales son el resultado de la colaboración entre el cliente y el equipo desarrollador que fueron evolucionando durante todo el desarrollo del diseño del aplicativo.. (Trigas Gallego, TFC Gestión de proyectos informaticos, 2012) Para las historias de usuario se emplea el formato 01 donde junto con el cliente se indica las principales características de aplicativo por módulos.

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3.1 Módulo de compras 3.1.1 Formato 01: Historias de usuario para módulo de compras

TITULO SPRINT 0: COMPRAS DESCRIPCIÓN

ID 1

Almacena toda la información referente a los proveedores compras de los insumos y materias primas necesarias para su posterior transformación.

Prioridad: 8

Dependencias: 2 PRUEBAS DE ACEPTACIÓN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Permite ingresar los proveedores Almacena la información general de los proveedores Genera órdenes de compra Permite un consolidado de las órdenes de compra Permite un consolidado de acuerdo de precios Cuanta con lead time de los productos Genera códigos para producto, numero de factura

Figura 15. Formato 01: Historias de usuario para módulo de compras.

Autor: Elaboración propia.

Una vez definido el SPRINT 0 el cual es el módulo de compras y las características principales mediante el formato 01 que relaciona las historias de usuario, se elabora el sprint Backlog donde se muestran las actividades a desarrollar a través del formato 02.

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Actividad Diseño del menu principal (Inicio) Diseñar boceto modulo y sub modulo Crear base de datos proveedores.

Crear formulario para el registro de proveedores Diseñar orden de compra Diseñar formato orden de compra Diseñar formulario de acuerdo de precios Diseñar un registro de facturas

Responsable Nicolas B Nicolas B Nicolas B Nicolas B Nicolas B Nicolas B Nicolas B Nicolas B

Estado COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO

Tiempo estimado Días 1 2 3 4 5 en horas.

Horas disponibles 8 8 8 8 8 4 X 5 X 5 X 5 X 5 X 5 X 4 X 4 x

Figura 16.Formato 02: Sprint Backlog – Modulo Compras.

Autor: Elaboración propia.

3.1.3 Sprint 0: Sprint Backlog – Compras

El sprint Backlog permite identificar los requerimientos desarrollados del aplicativo dando como resultado el módulo de compras, al dar por finalizado cada sprint, se presentó un entregable al product owner para su aprobación.

El módulo de compras permite almacenar la información correspondiente de todas las compras de insumos y materia prima que realice la empresa, permite al encargado de este módulo en la empresa C&N Madeartes tener un mayor control, lo cual garantiza una mejor toma

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de decisiones al momento de realizar una compra, al poder comparar precios, lead time y capacidad instaladas entre diferentes proveedores.

La pantalla inicial del módulo de compras se divide en tres sub módulos, base de datos proveedores, órdenes de compra y acuerdo de precios, El modulo permite crear y dar seguimiento a las órdenes de compra, administrar los datos de los proveedores con información de teléfonos de contacto, dirección de la empresa, tipo de producto, persona de contacto, generar facturas con un numero consecutivo, una base de datos para acuerdos de precios con los proveedores lo que permite tener en claro los diferentes acuerdos comerciales.

Figura 17. Menú inicio módulo de compras.

Autor: Elaboración propia.

3.1.3.1 Sub módulo Base de datos proveedores

En el sub módulo de Base de datos povedores permite ingresar a traves de la imagen de “añadir proveedor” la información respectiva de los proveedores que maneja la empresa, lo que permite almacenar en la base de datos la informacion de cada proveedor, el tipo de producto, si

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es insumo, materia prima o contratista, seleccionar un codigo de proveedor para filtrar de forma mas agil la informacion, una persona de contacto, telefono, dirección e E-mail para contactar en cualquier momento en caso de ser requerido a los proveedores.

Figura 18. Sub modulo base de datos proveedores con el formulario para añadir un proveedor.

Autor: Elaboración propia.

Al dar clic sobre el boton“INICIO” direccion al menu principal del aplicativo, y al dar clic sobre la imagen de compras direcciona al modulo general de compras, las imágenes y la facilidad del formulario de registro de proveedores hace del sub módulo una herrmienta agil y facil de manejar para administrar todo lo relacionado con los proveedores de la empresa.

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3.1.3.2 Sub Módulo Orden de compra

En el sub módulo de orden de compra el número de factura se crea automáticamente permitiendo registrar, guardar y generar la orden de compra que se le entregara al proveedor para su posterior registro en el módulo de inventarios, el acceso a este sub módulo se da a través del módulo de compras al dar clic sobre la imagen de órdenes de compra, la fecha del pedido se actualiza diariamente para evitar inconvenientes de fecha y llevar un mejor registro, el sub módulo cuenta con 6 botones que en su orden de izquierda a derecha son: -Precios: direcciona al sub Modulo de acuerdo de precios permitiendo conocer las características de compra que se han acordado con los proveedores, tales como, precio, lead time, capacidad instalada entre otros.

-Registros: direcciona a la base de datos de registros de órdenes de compra donde se almacena de forma resumida las órdenes de compra generadas, la información se trae con base en el número consecutivo de factura que emite automáticamente la orden de compra.

-Proveedores: direcciona a la base de datos de los proveedores en caso de ser requerido consultar alguna información del proveedor.

-Limpiar: al dar clic sobre este botón automáticamente se borra la información registrada y se genera una nueva factura con un número consecutivo.

-Guardar: el botón guardar permite almacenar la información de la orden de compra ingresada en el registro de órdenes de compra.

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- Generar orden de compra: permite generar la orden de compra en el formato para ser impresa.

Figura 19. Sub modulo orden de compra.

Autor: Elaboración propia.

Al dar clic sobre la imagen “INICIO”, direcciona al menú principal del aplicativo, y al dar clic sobre la imagen de compras direcciona al inicio del módulo de compras.

3.1.3.3 Formato orden de compra

En el formato de orden de compra al generar la orden o al ingresar el número de orden, automáticamente trae la información respectiva de la orden lo que permite imprimir dos copias del formato mediante el botón “IMPRIMIR”, una para ser entregado al proveedor respectivo y otra para el control interno de la empresa.

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Figura 20. Formato orden de compra para impresión.

Autor: Elaboración propia.

3.1.3.4 Sub módulo Acuerdo de precios

En el sub módulo de acuerdo de precios materia prima e insumos se registra los precios acordados, dispone de cuatro accesos directos siendo el primero el boton regresar que lleva a las ordenes de compra, seguido de registrar precios que al dar clic sobre la imagen abre el formulario que permite traer la informacion del proveedor, crear un codigo para los productos, registrar un producto, el precio, la capacidad instalada del proveedor para ese precio, lead time, y el tiempo de validez o de vigencia del acuerdo de precios.

Al dar clic sobre el boton “INICIO” direcciona al usuario al menu principal del aplicativo y al dar clic sobre el boton de compras direcciona al modulo de compras,

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Figura 21. Sub modulo precios materias primas e insumos con formulario para ingresar los precios.

Autor: Elaboración propia.

El sub módulo de acuerdo de precios es idoneo para actualizar los preciosen pesos colombianos, capacidad, lead time y tiempo de validez de la oferta según lo acordado con el proveedor, lo cual se ingresara mediante el formulario al dar clic sobre la imagen “REGISTRAR PRECIO”, evitando inconvenientes con los proveedores y proporciona informacion util que es posible consultar en cualquier momento al ser requerida por los usuarios del aplicativo.

3.2 Módulo de inventarios

Al ser aprobado el sprint 0 por el product owner se define el sprint Backlog del sprint 1: módulo de inventarios y las historias de usuario.

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3.2.1 Formato 01: Historias de usuario para módulo de inventarios TITULO SPRINT 1: INVENTARIOS DESCRIPCIÓN

ID 2

Almacena el consolidado de los productos terminados ingreso de insumos , materia prima y sus respectivas salidas del inventario.

Prioridad: 7

Dependencias:

1,3,4

PRUEBAS DE ACEPTACIÓN 1.

2.

3.

4.

Permite el ingreso de materia prima e insumos con base en las ordenes de compra.

Permite el ingreso de producto terminado con base en la información de producción.

Genera un consolidado de la cantidad actual de materia prima e insumos y producto terminado.

Permite verificar en cualquier momento la cantidad actual de cualquier producto.

Figura 22. Formato 01: Historias de usuario para módulo de inventarios.

Autor: Elaboración propia.

3.2.2 Sprint 1: Sprint Backlog – Inventarios

Con base a las historias de usuario se crea el sprint Backlog identificando las diferentes actividades resumidas necesarias para el diseño del módulo de inventarios.

Actividad Diseñar boceto módulo y sub módulo inventarios Crear sub módulo para ingreso de insumos y m. prima Crear sub módulo para ingreso de producto terminado Crear sub módulo para consolidado de materia prima Crear sub módulo para consolidado de producto terminado Crear sub módulo para salida de insumos y materia prima Crear sub módulo para salida de producto terminado Crear integraciones para otros módulos.

Responsable YEISON C YEISON C YEISON C YEISON C YEISON C YEISON C YEISON C YEISON C

Figura 23. Sprint 1: Sprint Backlog – Inventaros Autor: Elaboración propia.

Estado COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO

Tiempo estimado Días 1 2 3 4 5 en horas.

Horas disponibles 8 8 8 8 8 5 X 5 X 5 X 4 X 4 X 5 X 4 X 8 x

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Figura 24. Menú principal módulo de inventarios.

Autor: Elaboración propia.

El módulo de inventarios controla el paso tanto del producto terminado como los insumos y la materia prima para el normal funcionamiento de la empresa, resume la información de cantidades actuales tanto de producto terminado como de cualquier materia prima o insumo, identifica que insumos o materia prima requieren ser comprado por la empresa.

En la pantalla inicial del módulo se observa los 6 sub módulos que permiten ingresar materia prima, insumos y producto terminado con base al número de orden de compra y sus respectivas salidas, además de un consolidado general que muestra las unidades reales actuales de los productos, al dar clic sobre cualquier imagen se direcciona automáticamente. Es un módulo trascendental para la empresa al controlar en forma real los insumos y productos terminados al instante con solo dar un clic, las integraciones y formularios hacen del módulo una herramienta fácil de manejar.

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3.2.2.1 Sub módulo de ingreso de insumos y materia prima

El sub módulo de ingreso de insumos y materia prima permite cada vez que llegue un proveedor con un pedido solicitado, la información sea registrada de forma ágil, segura y confiable, con solo digitar el número de orden de compra el aplicativo llama las celdas de código de producto, producto solicitado, cantidad solicitada, precio unitario y valor total, al dar clic sobre la imagen “INGRESAR MATERIA P”, se abre el formulario de registro donde se debe diligenciar el número de orden de compra, fecha de recepción, recibido para la cual se despliegan dos opciones “si” en caso de ser aceptado el producto, o “no” en caso de ser rechazado y por ultimo una casilla de observaciones, también se encuentran los botones de “INICIO” que direcciona al menú principal del aplicativo, e “INVENTARIOS” que direcciona al inicio del módulo de inventarios.

Figura 25. Sub módulo de ingreso de insumos y materia prima con formulario para el ingreso.

Autor: Elaboración propia.

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3.2.2.2 Sub módulo salida de insumos y materia prima

El sub módulo de salida de insumos y materia prima registra las salidas requeridas por pate del área de producción para la transformación de la materia prima en producto terminado, las partes que componen el sub módulo son: Formulario salida de insumos y materia prima: Al dar clic sobre la imagen de salida de insumos y materia prima se visualiza el formulario que al ingresar el código de la materia prima el aplicativo trae las casillas de nombre de la materia prima.

-Solicitado por: En este campo se registra el nombre de la persona que solicita la salida de la materia prima.

-Autorizado por: En este campo se registra el nombre de la persona encargada del manejo de los inventarios que autoriza dar la salida del inventario.

-Salidas: En el campo de salidas se registran manualmente las unidades que van a ser extraídas del inventario.

-Fecha salida: En este campo se resta la fecha de la salida de la materia prima del inventario.

Se visualizan las imágenes de “INICIO”, que lleva al inicio del aplicativo y la imagen de inventarios que lleva al módulo inicial de inventarios.

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Figura 26. Sub modulo para la salida de insumos y materia prima con el formulario para registrar la salida.

Autor: Elaboración propia.

3.2.2.3 Sub módulo de ingreso de producto terminado

En este módulo se registran las cantidades de producto terminado, al dar clic sobre la imagen y desplegarse el formulario se ingresan los campos de número de orden de producción código de producto, producto y cantidad que debe presentar la persona encargada de producción para realizar el registro, la fecha de recepción se registra automáticamente al momento de realizar el registro.

Se visualizan las imágenes de “INICIO”, que lleva al inicio del aplicativo y la imagen de inventarios que lleva al módulo inicial de inventarios

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Figura 27. Sub módulo para el ingreso de producto terminado con formulario para registrar el ingreso.

Autor: Elaboración propia.

3.2.2.4 Sub módulo salida de producto terminado

En este sub módulo se registran las respectivas salidas del producto terminado con la previa autorización de la persona encargada y quien maneja este sub modulo. Al dar clic sobre la imagen de salidas se abre el formulario para diligenciar el campo de “código de producto”, “solicitado por”, “autorizado por” y “fecha de salida” permitiendo llamar las celdas de nombre de producto que se trae con el código buscando el nombre en el módulo de ingreso de producto terminado, y así registrar la cantidad que se requiere sacar del inventario.Se visualizan las imágenes de “INICIO”, que lleva al inicio del aplicativo y la imagen de inventarios que lleva al módulo inicial de inventarios.

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Figura 28. Sub módulo de salida de producto terminado con formulario para registrar la salida.

Autor: Elaboración propia.

3.2.2.5 Sub módulos consolidado de materia prima y producto terminado En los sub módulos de consolidado de materia prima y de producto terminado al hacer clic sobre la imagen de “CONSULTAR” se abre el formulario que permite ingresar el código del producto terminado o el código de la materia prima al dar clic la información es traída en los campos de producto, suma de entradas, suma de salidas para dar como resultado la cantidad actual y la unidad en que se maneja respectivo producto, se emplean las formula de sumar. Si, y consulta. Ver de Excel 2010 que permiten traer la información de los inventarios y realizar las respectivas sumatorias. Se visualizan las imágenes de “INICIO”, que lleva al inicio del aplicativo y la imagen de inventarios que lleva al módulo inicial de inventarios.

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Figura 29. Sub módulo consolidado producto terminado con formulario para consultar un producto.

Autor: Elaboración propia.

3.3 Módulo de ventas

Al ser aprobado el sprint 1 por el product owner se define el sprint Backlog del sprint 2: módulo de ventas y las historias de usuario.

3.3.1 Formato 01: Historias de usuario módulo de Ventas TITULO SPRINT 2: VENTAS DESCRIPCIÓN

ID 3

Muestra los productos fabricados por la empresa como catálogo de referencia, permitiendo conocer cantidad actual, indicadores, facturas de venta.

Prioridad: 6

Dependencias:

2,4

PRUEBAS DE ACEPTACIÓN 1.

2.

3.

4.

Registra los clientes de la empresa.

Genera factura cuando el cliente realiza una compra.

Muestra un catálogo de los productos que fabrica la empresa.

Relaciona la cantidad total de ventas.

Figura 30. Formato 01: Historias de usuario módulo de Ventas.

Autor: Elaboración propia.

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Con base a las historias de usuario se crea el sprint Backlog identificando las diferentes actividades resumidas necesarias para el diseño del módulo de ventas.

Actividad Diseñar boceto módulo y sub módulo ventas Crear sub módulo de base de datos clientes crear sub módulo de facturas Crear sub módulo de productos Crear reporte de ventas Figura 31. Sprint 2: Sprint Backlog – Ventas Autor: Elaboración propia.

Responsable.

NICOLAS B NICOLAS B NICOLAS B NICOLAS B NICOLAS B

Estado COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO

Tiempo estimado Días 1 2 3 4 5 en horas.

Horas disponibles 8 8 8 8 8 5 X 5 X 5 X 4 X 5 X

Al finalizar las actividades del sprint Backlog – ventas se obtiene como resultado el diseño del módulo.

El módulo de ventas controla las salidas de los productos fabricados por la empresa, registra bases de datos de los diferentes productos que elabora con las características principales y los códigos de acceso del producto, cuenta con base de datos que registra los clientes, genera reportes de ventas y las respectivas facturas para un mayor control administrativo.

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Figura 32. Menú principal módulo de ventas.

Autor: Elaboración propia.

En la pantalla inicial del módulo de ventas se observan los cuatro sub módulos que lo componen, base de datos clientes, facturas, productos y reporte de ventas.

3.3.2.1 Sub Módulo base de datos clientes

Permite el registro de los clientes almacenando esta información en la base de datos, al dar clic sobre la imagen de añadir cliente se abre el formulario que cuenta con 6 criterios de registro los cuales son -Código: Permite asignar un código único a cada cliente lo que facilita la identificación propia de cada usuario de la empresa.

-Cliente: Registra el nombre y apellido del cliente, o nombre de la empresa.

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-NIT/Cedula: Asigna la información para cedula si es persona natural, o Nit en caso de ser persona jurídica.

-Teléfono del cliente, o del establecimiento, dirección y email. Si no se ingresan los datos completos en todos los campos al dar clic sobre el chulo verde de validación aparece el texto “por favor ingrese todos los datos” e impide continuar con el proceso de registro.

Figura 33. Sub modulo base de datos clientes con formulario para registrar los datos de los clientes.

Autor: Elaboración propia.

Cuenta con dos accesos directos, al dar clic sobre la imagen de ventas lo lleva al módulo principal de ventas y al dar clic sobre la imagen de inicio direcciona al inicio del aplicativo.

3.3.2.2 Sub Módulo de facturas

En este sub módulo se generan las respectivas facturas que se entregan al cliente al realizar una compra, el número de factura se crea automáticamente, el acceso a este sub módulo se da a

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través del módulo de ventas al dar clic sobre la imagen de factura, el sub módulo cuenta con diferentes botones que en su orden son: -Precios: direcciona a la base de datos de los precios donde se registra el código del producto, nombre y precio.

-Registros: direcciona a la base de datos de registros de factura donde se almacena la información de forma resumida, la información se trae con base en el número de factura que se emite automáticamente.

-Clientes: direcciona a la base de datos de los clientes en caso de ser requerido consultar alguna información.

-Limpiar: al dar clic sobre este botón automáticamente se borra la información registrada y se genera una nueva factura con un número consecutivo.

-Guardar: El botón guardar permite almacenar la información ingresada en los registros de las facturas generadas.

Figura 34. Sub modulo factura.

Autor: Elaboración propia.

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3.3.2.3 Sub módulo de reporte de ventas

En el sub módulo de reportes de venta se generan los registros en forma resumida de los productos terminados que salen de la empresa, los datos son usados para los pronósticos que se realizan en el módulo de producción. Controlar las cifras de las ventas que realiza la empresa en determinados periodos permite plantear estrategias de mercadeo, y genera oportunidades de mejora. Los ítems que se observa en el módulo son, fecha de venta, código producto, producto, cantidad y precio total.

Figura 35. Sub módulo reporte total de ventas realizadas.

Autor: Elaboración propia.

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3.3.2.4 Sub módulo de información de materiales productos terminados

En este sub módulo se registra la información de los materiales los productos terminados registrando en qué cantidad se requiere, la unidad de medida, el precio unitario y una descripción del producto, esta información es insumo para el módulo de producción en las órdenes de compra. Al dar clic sobre la imagen de Ingresar materiales se despliega el formulario que permite ingresar la información respectiva del sub módulo. Al dar clic sobre el botón de “INICIO” direcciona al menú principal del aplicativo, y al dar clic sobre el botón de ventas direcciona al inicio del módulo de ventas.

Figura 36. Sub módulo información de productos.

Autor: Elaboración propia.

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3.4 Módulo de Producción

Al ser aprobado el sprint 2 por el product owner se define el sprint Backlog del sprint 3: módulo de producción y las historias de usuario.

3.4.1 Formato 01: Historias de usuario módulo de Producción

TITULO SPRINT 3: PRODUCCIÓN DESCRIPCIÓN

ID 4

Registra el proceso de producción hasta obtener el producto terminado, empleando herramientas como mrp, pmp, pronósticos, e indicadores.

Prioridad: 6

Dependencias:

2,3,4

PRUEBAS DE ACEPTACIÓN 1.

2.

3.

4.

5.

Aplica el plan maestro de producción.

Aplica el plan de requerimiento de materiales.

Genera pronósticos de los productos terminados Genera indicadores de gestión.

Relaciona un formato de orden de producción.

Figura 37. Formato 1: Historias de usuario módulo de Producción.

Autor: Elaboración propia.

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Al ser aprobado el diseño del sprint 3, producción con base a las historias de usuario y a las actividades definidas en el sprint Backlog se presenta el resultado del módulo.

Actividad Diseñar boceto módulo y sub módulo producción Crear sub módulo para ingreso de pronósticos Crear sub módulo para plan maestro de producción Adaptar las herramients de ingenieria.

Crear sub módulo para formato de orden de producción

Responsable.

YEISON C YEISON C YEISON C YEISON C YEISON C

Estado COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO COMPLETADO

Tiempo estimado Días 1 2 3 4 567 en horas.

Horas disponibles 8 8 8 8 8 8 8 5 X 16 x 16 x 16 x 4 x

Figura38. Sprint 3: Sprint Backlog – Producción Autor: Elaboración propia.

La pantalla inicial del módulo presenta los tres sub módulos que lo componen, pronósticos, plan maestro de producción y orden de producción que se direcciona al dar clic sobre cualquiera de las imágenes, es el modulo que le permite a la empresa un mayor control y análisis de la producción al contar con herramientas de ingeniería como plan maestro de producción, plan de requerimiento de materiales y pronósticos. Gestiona en forma ágil y eficiente los procesos productivos de la empresa, dando un mayor valor agregado en cada proceso.

Figura 39. Menú principal módulo de producción.

Autor: Elaboración propia.

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3.4.2.1 Sub módulo de pronósticos

Los pronósticos son la estimación anticipada del valor de una variable, lo que lo hace una herramienta fundamental para la toma de decisiones para la empresa.

Para la realización de los pronósticos se encuentran en el menú del sub módulo de pronósticos 7 diferentes métodos para el cálculo los cuales se pueden seleccionar dando clic sobre el botón de cualquiera:

Figura 40. Sub módulo de pronósticos.

Autor: Elaboración propia.

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Métodos Simples -

Promedio móvil:

Figura 41. Pronostico promedio móvil Autor: Elaboración propia.

Al seleccionar este método se despliega un formulario para ingresar el número de meses o periodos de las ventas históricas “Ingrese el número de meses de las ventas históricas”, una vez ingresado el número de periodos se despliega otro formulario para el ingreso de los meses en número de los que se desea traer el histórico de ventas con lo que se calculara el pronóstico de ventas “Ingrese los meses en número (Ejemplo Marzo = 3) MES1, MES2, MES3….

Figura 42. Ingreso de numero de meses de las ventas históricas.

Autor: Elaboración propia.

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Figura 44. Ingreso de los meses.

Autor: Elaboración propia.

Al ingresar los meses automáticamente se muestran el histórico de ventas de los meses seleccionados los cuales son traídos desde el sub módulo de ventas “Reporte de ventas”.

Posteriormente se ingresan las variables seleccionando el botón “Ingreso de variables” en donde se debe seleccionar el código del producto y el año en que se quiere calcular para que se genere el pronóstico del periodo siguiente.

Figura 43.Ingreso de variables promedio móvil.

Autor: Elaboración propia

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-

Último dato:

Figura 45. Pronostico último dato.

Autor: Elaboración propia

Al seleccionar este método se despliega un formulario para ingresar el número de meses o periodos de las ventas históricas “Ingrese el número de meses de las ventas históricas”, una vez ingresado el número de periodos se despliega otro formulario para el ingreso de los meses en número de los que se desea traer el histórico de ventas con lo que se calculara el pronóstico de ventas “Ingrese los meses en número (Ejemplo Marzo = 3) MES1, MES2, MES3….

Al ingresar los meses automáticamente se muestran el histórico de ventas de los meses seleccionados los cuales son traídos desde el sub módulo de ventas “Reporte de ventas”.

Posteriormente se ingresan las variables seleccionando el botón “Ingreso de variables” en donde se debe seleccionar el código del producto y el año en que se quiere calcular para que se genere el pronóstico del periodo siguiente.

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Figura 46. Ingreso de variables último dato.

Autor: Elaboración propia.

-

Suavización exponencial simple:

Figura 47. Pronostico suavización exponencial simple.

Autor: Elaboración propia.

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Al seleccionar este método se despliega un formulario para ingresar el número de meses o periodos de las ventas históricas “Ingrese el número de meses de las ventas históricas”, una vez ingresado el número de periodos se despliega otro formulario para el ingreso de los meses en número de los que se desea traer el histórico de ventas con lo que se calculara el pronóstico de ventas “Ingrese los meses en número (Ejemplo Marzo = 3) MES1, MES2, MES3….

Al ingresar los meses automáticamente se muestran el histórico de ventas de los meses seleccionados los cuales son traídos desde el sub módulo de ventas “Reporte de ventas”.

Posteriormente se ingresan las variables seleccionando el botón “Ingreso de variables” en donde se debe seleccionar el código del producto, la variable alfa (α), el número de periodos y el año en que se quiere calcular para que se genere el pronóstico del periodo siguiente.

Figura 48. Ingreso de variables suavización exponencial simple.

Autor: Elaboración propia.

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- Promedio general:

Figura 49. Pronostico promedio general.

Autor: Elaboración propia.

Al seleccionar este método se despliega un formulario para ingresar el número de meses o periodos de las ventas históricas “Ingrese el número de meses de las ventas históricas”, una vez ingresado el número de periodos se despliega otro formulario para el ingreso de los meses en número de los que se desea traer el histórico de ventas con lo que se calculara el pronóstico de ventas “Ingrese los meses en número (Ejemplo Marzo = 3) MES1, MES2, MES3….

Al ingresar los meses automáticamente se muestran el histórico de ventas de los meses seleccionados los cuales son traídos desde el sub módulo de ventas “Reporte de ventas”.

Posteriormente se ingresan las variables seleccionando el botón “Ingreso de variables” en donde se debe seleccionar el código del producto y el año en que se quiere calcular para que se genere el pronóstico del periodo siguiente.

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Figura 50. Ingreso de variables promedio general.

Autor: Elaboración propia.

Métodos estacionales.

- Winter: Al seleccionar este método al ingresar las variables de entrada como código del producto y los años se muestran el histórico de ventas de los meses seleccionados los cuales son traídos desde el sub módulo de ventas “Reporte de ventas”.

Posteriormente se ingresan las variables seleccionando el botón “Ingreso de variables” en donde se debe seleccionar el valor de α, β y ϒ y el número de trimestres que se quieren pronosticar tomando como datos de entrada las suma de los meses de los años seleccionados.

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Métodos con tendencia.

-Suavización exponencial doble: Al seleccionar este método se despliega un formulario para ingresar el número de meses o periodos de las ventas históricas “Ingrese el número de meses de las ventas históricas”, una vez ingresado el número de periodos se despliega otro formulario para el ingreso de los meses en número de los que se desea traer el histórico de ventas con lo que se calculara el pronóstico de ventas “Ingrese los meses en número (Ejemplo Marzo = 3) MES1, MES2, MES3….

Al ingresar los meses automáticamente se muestran el histórico de ventas de los meses seleccionados los cuales son traídos desde el sub módulo de ventas “Reporte de ventas”.

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Métodos con regresiones.

-Regresión lineal: Al seleccionar este método se despliega un formulario para ingresar el número de meses o periodos de las ventas históricas “Ingrese el número de meses de las ventas históricas”, una vez ingresado el número de periodos se despliega otro formulario para el ingreso de los meses en número de los que se desea traer el histórico de ventas con lo que se calculara el pronóstico de ventas “Ingrese los meses en número (Ejemplo Marzo = 3) MES1, MES2, MES3….

Al ingresar los meses automáticamente se muestran el histórico de ventas de los meses seleccionados los cuales son traídos desde el sub módulo de ventas “Reporte de ventas”.

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3.4.2.2 Sub módulo plan maestro de producción

Se define el plan maestro de producción como una herramienta de toma de decisiones en un periodo corto de tiempo con respecto a las cantidades que deben producirse y en qué momento, supone una decisión de los productos que se van a realizar y se establece para productos específicos. (Castro piñeres, 2013)

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Se establece el criterio de flexibilidad por horizonte el cual debe ser fijo, es decir no se realizaran ajustes al plan maestro de producción debido a que los productos no contemplan cambios en el proceso o estructura en la empresa C&N Madeartes.

Para el plan maestro de producción se requiere conocer.

-Pronóstico de ventas a corto plazo en unidades de producto: para efectos del aplicativo los pronósticos se extraen del sub módulo de pronósticos.

-Pedidos: son los compromisos reales con los clientes.

-Sistema de loteo: Son las unidades mínimas que por política de la empresa deben fabricarse.

-Inventario final: se calcula en siguiente forma: inventario inicial + pmp - (Max (pronostico1, pedido1).

-PMP: Es la cantidad que se debe producir en determinados periodos de tiempo con base en el criterio de sistema de loteo. Se aplica la condicional “SI-Y” para que el aplicativo tome la decisión, si el inventario inicial es mayor a los pronósticos y a los pedidos, entonces no se produce nada, por el contrarios si es menor el valor que aparece en la celda de PMP es el del sistema de loteo o lo que es lo mismo la cantidad optima que debe lanzar producción.

Figura 51. Sub modulo plan maestro de producción.

Autor: Elaboración propia.

Figura 52. Sub modulo plan maestro de producción.

Autor: Elaboración propia.

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Figura 53. Sub modulo plan maestro de producción.

Autor: Elaboración propia.

Condicional SI (Y) empleada para el cálculo de la celda PMP, que determina qué cantidad, y en qué momento se debe producir determinado producto

3.4.2.3 Sub módulo orden de producción

El sub módulo de orden de producción permite calcular los diferentes costos tanto directos como indirectos para la fabricación, especifica las características del producto y la fecha en la que se entregara el producto, es el formato que se emplea para que el encargado de los inventarios pueda realizar el registro respectivo del producto terminado, al dar clic sobre el botón de “INGRESAR INFORMACIÓN” se despliega el formulario que permite traer la información de los materiales de los productos, nombre del producto, y así calcular el costo total de producción.

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Figura 54. Formato orden de producción.

Fuente: Elaboración propia.

3.4.2.4 Inicio del aplicativo ERP

Una vez diseñados los módulos, se diseño el menú principal el cual permitiera ingresar a cada modulo.

Figura 55. Menú principal.

Autor: Elaboración propia.

El inicio del aplicativo ERP se compone de los 4 accesos directos a los Módulos generales de Compras, inventarios, producción y ventas al dar clic sobre cada engranaje. Cuanta con una opción para cerrar cesión lo que bloquea el aplicativo cuando el usuario no lo esté trabajando, y el botón de información general donde se registra la información de la empresa como, el nombre, teléfono, dirección.

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4. VALIDACIÓN DEL MODELO DEL APLICATIVO ERP EN LA EMPRESA C&N MADEARTES

Teniendo el diseño del aplicativo ERP se inició con la validación del mismo, implementándolo en la empresa C&M Madeartes la cual es una Micro empresa ubicada en la Cra 105 B # 137B-11 en la localidad de Suba en la ciudad de Bogotá, la empresa elabora diferentes productos de madera mediante procesos artesanales manuales y algunos mecánicos para su posterior comercialización, cuenta con dos líneas de producción, una línea de artículos para la cocina y una línea de artículos para masajes llamados de madero terapia, algunos de los productos que elabora cada línea son los siguientes productos:

PRODUCTO

MORTERO N 3

IMAGEN

DESCRIPCIÓN

DIMENSIONES

Producto de madera de la línea de cocina empleado para triturar alimentos como, ajo, ají entre otros, cuenta con dos componente un mazo y el soporte.

Soporte: 10cmx10cmx15cm

PORTA HUEVOS

Producto de madera de la línea de cocina que sirve de soporte para los huevos en algunas preparaciones, idóneo para el soporte, se compone de una sola pieza de madera.

CARRO DE MASAJES

Producto de madera de la línea de madero terapia diseñado para masajes en cabeza, columna vertebral, cervicales, piernas.

Idóneo para eliminar espasmos musculares y estrés.

Mazo: 3cmx3cmx17cm

MP-INSUMOS Madera Urapan/Pino Cipres/Cegro Sellador Nitro Pegante colbon Lija 240/150/120/80 Laca catalizada transparente brillante

6cmx6cmx17/1/2cm

Madera Urapan/Pino Cipres/Cegro Sellador Nitro Pegante colbon Lija 240/150/120/80 Tintilla Laca catalizada transparente brillante

Manija: 17cmx7cmx2cm Varilla: 8cm Ruedas: 6cmx6xmx20cm

Madera Urapan/Pino Cipres/Cegro Sellador Nitro Pegante colbon Lija 380/360/280/240 Laca catalizada transparente brillante Varilla 2/3

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COPA SUECA MEDIANA SIN RODILLO

Producto de madera de la línea de madero terapia diseñada para reducir adiposidades localizadas y modelar la zona de muslos, cintura y abdomen genera en la piel una sensación tensa y firme, se compone de una sola pieza de madera.

COPA SUECA MEDIANA CON RODILLO

Producto de madera de la línea de Copa: madero terapia diseñada para 10cmx10cmx19cm reducir adiposidades localizadas y modelar la zona de muslos, cintura y abdomen genera en la piel una sensación tensa y firme, se compone Rodillo: 3cmx3cmx7cm de una sola pieza de madera.

Madera Urapan/Pino Cipres/Cegro Pegante colbon Sellador Nitro Lija 360/240/150 Laca catalizada transparente brillante

Producto de madera de la línea de madero terapia diseñada para reducir adiposidades localizadas y modelar la zona de muslos, cintura y abdomen genera en la piel una sensación tensa y firme, se compone de una sola pieza de madera.

11cmx11cmx20cm

Madera Urapan/Pino Cipres/Cegro Sellador Nitro Lija 360/240/150 Laca catalizada transparente brillante

RODILLO GUSANO CURVO

Producto de madera de la linea de maderoterapia que se emplea para activar el sistema circulatorio y linfatico.

Manija: 3cmx3cmx13cm Varilla: 30cm Rodillo: 6cmx6cmx21cm

Madera Urapan/Pino Cipres/Cegro Sellador Nitro Lija 360/240/150 Laca catalizada transparente brillante Varilla 2/4

CHAMPIÑON

El champiñon trabaja sobre los espasmosmusculares , ayuda a refirmar el abdomen, los lumbagos y para dar masajes antiestres, producto en madera de la línea de maderoterapia

9cmx9cmx9cm

Madera Urapan/Pino Cipres/Cegro Sellador Nitro Pegante colbon Lija 240/150/120/80 Tintilla Laca catalizada transparente brillante

RODILLO DE CUBO 5

Es un producto diseñado para cintura, caderas, costados, piernas y Cubos: 4cmx4cmx21cm abdomen, permite reducir masa Manija: corporal, combate la celulitis, 6cmx6cmx26cm fibrosis, producto en madera de la Varilla: 11cm línea de maderoteria de C&N MADEARTES

COPA SUECA GRANDE

Figura 56. Línea de productos empresa C&M Madeartes.

Autor: Elaboración propia.

10cmx10cmx19cm

Madera Urapan/Pino Cipres/Cegro Sellador Nitro Lija 360/240/150 Laca catalizada transparente brillante

Madera Urapan/Pino Cipres/Cegro Sellador Nitro Lija 360/240/150 Laca catalizada transparente brillante Tintilla

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4.1 Ingreso y validación de la información

Una vez identificadas las características de la empresa, los productos que fabrica y teniendo el diseño de aplicativo ERP se realiza el ingreso de la información iniciando por el módulo de compras.

4.1.1 Módulo de compras

En el sub módulo de base de datos proveedores se ingresan los datos de los proveedores de la empresa C&N Madeartes mediante el formulario para añadir proveedor, esta información se extrae de algunas compras previas que la empresa realizo y de una base de datos en Excel que anteriormente la empresa manejaba dando como resultado lo siguiente:

Clic Sobre imagen añadir proveedores

Figura 57. Sub modulo base de datos de proveedores con los datos ingresados mediante e formulario.

Autor: Elaboración propia.

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Información de los proveedores

Figura 58. Base de datos de proveedores de C&M Madeartes.

Autor: Elaboración propia.

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Al dar clic sobre la imagen para registrar los precios de materia prima, insumos y contratación de serviciosen elSub módulo acuerdo de precios se desplego el formulario que permite el ingreso de la información en donde no se pudo ingreso el lead time y el tiempo de validez del acuerdo por lo que la empresa C&M Madeartes aún no había concretado esta información, lo cual quedo pendiente por ingresar una vez la empresa acordara esta información con el proveedor al considerarla necesaria.

Figura 59. Sub modulo acuerdo de precios con toda la información ingresada mediante el formulario.

Autor: Elaboración propia.

Se prueba la funcionalidad de los sub módulos de órdenes de compra, registro de órdenes e ingreso de insumos y materia prima.

Se prueban simultáneamente los tres sub módulos debido a la interacción y al proceso de registro e ingreso de productos, el proceso inicia con la creación de la orden de compra.

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Figura 60. Orden de compra realizada para la compra de una materia prima de la empresa C&M Madeartes.

Autor: Elaboración propia.

Al seleccionar el código de productoy el nombre del proveedor de la lista desplegable y la cantidad a pedir se ingresaron automáticamente los campos de descripción, precio y se generó el total del pedido correctamente de acuerdo a la información ingresada anteriormente en la base de datos del proveedor y a la de acuerdo de precios. Al dar clic sobre el campo guardar la información se consolida en la base de registros de órdenes.

Lo que permite validar y consultado en cualquier momento las órdenes de compra que se generen. Al ingresar el número de factura generado en la base de formato de orden de compra los datos quedan listos para ser impresos para que el proveedor pueda llevar la orden de compra física.

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Se digita el número de orden

Los campos son traídos de la base de datos de proveedores.

Figura 61. Orden de compra generada para la impresión.

Autor: Elaboración propia.

4.1.2 Módulo de inventarios

Una vez el proveedor trae los productos solicitados por la empresa C& N Madeartes debe presentar la orden de compra para que inventarios realice el ingreso respectivo de los productos.

Figura 62. Prueba de ingreso de una materia prima a inventarios.

Autor: Elaboración propia.

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En el módulo de ingreso de insumos y materia prima al dar clic sobre la imagen de ingresar materia p se abre el formulario que permite editar los campos de número de factura, fecha de recepción, recibido y observaciones. Con el número de factura los campos de producto, precio, cantidad y total son traídos automáticamente, este proceso se prueba correctamente.

Para la salida de una materia prima se da clic sobre la imagen de salidas del inventario al digitar el código del producto el campo de producto es traído del registro de los clientes, se deben ingresar los campos de solicitado por, autorizado por, cantidad de salida del inventario y fecha de salida para un mayor control de la salida de los inventarios, al ser registrada la información todos los campos son registros correctamente funcionando bien para la empresa C&N Madeartes.

Figura 63. Prueba de salida materia prima de inventarios.

Autor: Elaboración propia.

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Lo mismo se realiza para ingreso y salida de producto terminado, al ingresar la información de las ventas realizadas en los años 2014 y 2015 de la empresa C&N MADEARTES y probar las respectivas salidas se concluye que el aplicativo funciona bien con las pruebas en la empresa C&N Madeartes.

Figura 64. Prueba de ingreso de producto terminado.

Autor: Elaboración propia.

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Al probar los sub módulos de consolidado de materia prima y consolidada de producto terminado se verifica que la información es extraída sin inconvenientes y con presión, se realizan varias pruebas tanto para producto terminados, como para materia prima, dando como resultado

Da como resultado la cantidad actual

en la casilla de cantidad actual el valor exacto para ambos casosSeydigita con las pruebas realizadas. el código de la materia prima Figura 66. Prueba consolidado materia prima.

Autor: Elaboración propia.

Figura 65. Prueba de salida de producto terminado.

Autor: Elaboración propia.

Da como resultado la cantidad actual

Se digita el código del producto

Figura 67. Prueba consolidado producto terminado.

Autor: Elaboración propia.

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4.1.3 Módulo ventas

Para el módulo de ventas se actualizan las bases de datos de los clientes, se realizan los registros de las ventas de los años 2014 y 2015, y se actualizan los precios de los productos asignándoles un código que permitirá llamar el producto o la información del producto en cualquier proceso del aplicativo.

Figura 69. Pruebe ingreso base de datos clientes.

Autor: Elaboración propia.

Figura 68. Prueba registros facturas.

Autor: Elaboración propia.

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Figura 70. Prueba ingreso de precios.

Autor: Elaboración propia.

Se registran los materiales que componen cada producto, y se realiza una descripción del producto.

Figura 71. Prueba ingreso materiales de productos.

Autor: Elaboración propia.

107

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4.1.4 Módulo Producción

Se prueban los tres módulos que componen a producción, los pronósticos, el plan maestro y la orden de producción, se toma como muestra el código del producto C&M006 “Champiñón” para los pronósticos se toman como referencia las ventas del producto champiñón en los meses de enero, febrero, marzo, abril y mayo para calcular el mes de junio dando como resultado que el pronóstico para el mes de junio es de 155 unidades.

El pronóstico es de 155 un para junio Figura 72. Pruebe pronósticos.

Autor: Elaboración propia.

Para el plan maestro de producción se al ingresar la información de código de producto, ingresar los campos de meses que queremos correr el plan maestro, los pronósticos y los pedidos se calculan las cantidades que se deben producir en los meses ingresados

108

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Figura 73. Generación del plan maestro de producción a partir del inventario inicial.

Autor: Elaboración propia.

Para la orden de produccion al ingresar la informacion de codigo del producto, la cantidad a producir es traida del plan maestro de produccion al igual que las cantidades de los materiales y los precios unitarios se traen del sub módulo de informacion de materiales de productos.

Figura 74. Prueba de generación de orden de producción.

Autor: Elaboración propia.

109

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CONCLUSIONES

El objetivo inicial del proyecto fue diseñar un aplicativo ERP para las micro y pequeñas empresas del sector industrial con la finalidad de gestionar de manera integral su cadena de suministros, tras haber aplicado las encuestas para determinar las herramientas y características técnicas, se logró identificar los módulos a desarrollar y el contenido en cada uno para poderiniciar con el diseño del aplicativo ERP de acuerdo a la necesidad de estas empresas.

Utilizar la metodología Scrum para el diseño del aplicativo permitió obtener resultados en poco tiempo. Sus componentes como son las historias de usuario, sprint Backlog, revisiones constantes y periódicas de cada módulo y la comunicación con el cliente permitió una ejecución rápida y ágil en el desarrollo de cada sprint permitiendo adaptaciones, ajustes y mejoras constantemente garantizando al cliente una satisfacción plena. (Bissi & Monsenhor, 2007)

Con la prueba piloto realizada en la empresa C&M Madeartes se puede determinar que el diseño del aplicativo ERP obtenido permitirá gestionar de manera integral la cadena de suministros de las micro y pequeñas empresas del sector industrial.

El diseño en módulos interconectados y la implementación de herramientas de ingeniería dan como resultado bases de datos actualizadas que controlan los flujos de información de insumos,

110

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materia prima, producto terminado, clientes, proveedores entre otros y permiten tomar decisiones administrativas trascendentales para la empresa.

Gracias a la centralización de la información en la empresa C&N Madeartes los procesos de negociación con los proveedores y clientes serán más beneficiosas,podrán realizar los seguimientos de los productos terminados, materia prima e insumos permitiendo disminuir altos costos de almacenaje o

identificar faltantes que impliquen paradas de producción, las

herramientas de ingeniería implementadas en el diseño del aplicativo ERP son garantes de una planeación estratégica oportuna en el área de producción gracias al plan maestro de producción y los pronósticos. (Castro piñeres, 2013)

Una de las principales razones que implica que las micro y pequeñas empresas del sector industrial no inviertan en aplicativos que mejoren el flujo de información es debido a los altos costos de los software que se encuentran actualmente en el mercado, es por esto que se empleó VBA de Excel como lenguaje de programación para el diseño del aplicativo ERP lo que permite que sea altamente competitivo en cuanto a costos siendo accesible para las micro y pequeñas empresas del sector industrial. (Melo, 2003)

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ANEXOS

Anexo 1. Encuestas caracterización de requerimientos técnicos

ENCUESTA 01 (Caracterización empresas industriales) Nombre Empresa: Ciudad: Localidad 1.

TROFORMAS S.A Bogota Suba

Fecha: Dirección: Telefono:

¿Su empresa se encuentra dividida por departamentos o areas especificas?

19/11/2015 Calle 12 # 68 B - 35 420 4655 SI

X

NO

Comercial-Ventas

X

Recursos humanos

X

Produccion

X

GerenciaAdministración

X

1.1 ¿Cuáles?

Calidad

2.

¿Su empresa cuenta con algun tipo de aplicativo?

SI

X

NO

2.1 SI. ¿Cual? Nova Soft 2.1.2 Que modulos manejan: Finanzas-compras-ventas Costos Desconocimiento

2.2 NO.¿Cual es el motivo por el cual no maneja ningun aplicativo?

No interes Falta de personal capacitado

3.

4.

5.

¿El aplicativo que manejan cuenta con herramientas de ingenieria como MRP, pronosticos, plan maestro de produccion, indicadores? ¿Manejan actualmente un control de los proveedores y las compras que realizan? ¿Manejan ordenes de compra?

7.

¿Manejan actualmete los inventarios de materia prima, insumos y producto terminado? ¿Manejan facturas para las ventas que realizan?

8.

¿Estaria dispuesto a implementar nuevos aplicativos en su empresa?

6.

SI

NO

SI

X

NO

SI

X

NO

SI

X

NO

SI

X

NO

SI

NO

X

X

Costos

8.1 NO.¿Cual es el motivo por el cual no le interesaria?

Tiempo No interes

X

Inventarios

X

Compras-Proveedores

9.

¿En el contenido de un aplicativo, cual/es de los siguientes temas serian importantes para usted?

Contabilidad

X

Ventas - Clientes

X

Mercadeo Calidad Produccion

X

Otro

Otro ¿Cuál?

10.

¿Estaria dispuesto a colaborar con el diseño e implementacion de un aplicativo ERP en su empresa para fines academicos?

SI

Figura 75. Encuesta número 1. Caracterización de requerimientos técnicos.

NO

X

115

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ENCUESTA 01 (Caracterización empresas industriales) Nombre Empresa: Ciudad: Localidad: 1.

LUBEPLAST LTDA Bogota Suba

Fecha: Dirección: Telefono:

¿Su empresa se encuentra dividida por departamentos o areas especificas?

19/11/2015 Calle 163 # 34 - 58 6696089 SI

X

NO

Comercial-Ventas

X

Recursos humanos Produccion

X

GerenciaAdministracion

X

1.1 ¿Cuáles?

Calidad

2.

¿Su empresa cuenta con algun tipo de aplicativo?

SI

NO

X

2.1 SI. ¿Cual?

2.1.2 Que modulos maneja: Costos

X

Desconocimiento

X

2.2 NO.¿Cual es el motivo por el cual no maneja ningun aplicativo?

No interes Falta de personal capacitado

3.

¿El aplicativo que manejan cuenta con herramientas de ingenieria como MRP, pronosticos, plan maestro de produccion, indicadores?

SI

NO

4.

¿Manejan actualmente un control de los proveedores y las compras que realizan?

SI

NO

X

5.

¿Manejan ordenes de compra?

SI

NO

X

SI

NO

X

7.

¿Manejan actualmete los inventarios de materia prima, insumos y producto terminado? ¿Manejan facturas para las ventas que realizan?

8.

¿Estaria dispuesto a implementar nuevos aplicativos en su empresa?

6.

SI SI

X

NO

X

NO

Costos

8.1 NO.¿Cual es el motivo por el cual no le interesaria?

Tiempos No interes Inventarios

X

Compras-Proveedores

X

Contabilidad

9.

¿En el contenido del aplicativo, cual/es de los siguientes temas serian importantes para usted?

Ventas - Clientes

X

Mercadeo Calidad Produccion

X

Otro

Otro ¿Cuál?

10.

¿Estaria dispuesto a colaborar con el diseño e implementacion de un aplicativo ERP en su empresa para fines academicos?

Figura 76. Encuesta numero 2. Caracterización de requerimientos técnicos.

SI

NO

X

116

DISEÑO DE APLICATIVO ERP PARA LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS DEL SECTOR INDUSTRIAL EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ: CASO DE ESTUDIO EMPRESA C&N MADEARTES UBICADA EN LA LOCALIDAD DE SUBA.

ENCUESTA 01 (Caracterización empresas industriales) Nombre Empresa: Ciudad: Localidad: 1.

Lechoneria Del Rancho 830117698 – 5 Bogota

Fecha: Dirección: Telefono:

¿Su empresa se encuentra dividida por departamentos o areas especificas?

24/11/2015 Calle 140C no 103F-79 5360678 SI

X

NO

Comercial-Ventas

X

Recursos humanos Produccion

X

Gerencia-Administracion

X

1.1 ¿Cuáles?

Calidad

2.

¿Su empresa cuenta con algun tipo de aplicativo?

SI

NO

X

2.1 SI. ¿Cual?

2.1.2 Que modulos maneja: Costos

X

Desconocimiento

X

2.2 NO.¿Cual es el motivo por el cual no maneja ningun aplicativo?

No interes Falta de personal capacitado

3.

4.

5.

¿El aplicativo que manejan cuenta con herramientas de ingenieria como MRP, pronosticos, plan maestro de produccion, indicadores? ¿Manejan actualmente un control de los proveedores y las compras que realizan? ¿Manejan ordenes de compra?

7.

¿Manejan actualmete los inventarios de materia prima, insumos y producto terminado? ¿Manejan facturas para las ventas que realizan?

8.

¿Estaria dispuesto a implementar nuevos aplicativos en su empresa?

6.

SI SI

NO X

SI

NO NO

SI

X

NO

SI

X

NO

X

NO

SI

X

X

Costos

8.1 NO.¿Cual es el motivo por el cual no le interesaria?

Tiempos No interes Inventarios

X

Compras-Proveedores

X

Contabilidad

9.

Ventas - Clientes

¿En el contenido del aplicativo, cual/es de los siguientes temas serian importantes para usted?

X

Mercadeo Calidad Produccion

X

Otro

Otro ¿Cuál?

10.

¿Estaria dispuesto a colaborar con el diseño e implementacion de un aplicativo ERP en su empresa para fines academicos?

Figura 77. Encuesta numero 3. Caracterización de requerimientos técnicos.

SI

NO

X

117

DISEÑO DE APLICATIVO ERP PARA LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS DEL SECTOR INDUSTRIAL EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ: CASO DE ESTUDIO EMPRESA C&N MADEARTES UBICADA EN LA LOCALIDAD DE SUBA.

ENCUESTA 01 (Caracterización empresas industriales) Nombre Empresa: Ciudad: Localidad: 1.

INDUSTRIAS METALICAS GUILLELD Bogota Suba

Fecha: Dirección: Telefono:

¿Su empresa se encuentra dividida por departamentos o areas especificas?

25/11/2015 Cr 109 # 64 - 52 4400141 SI

X

NO

Comercial-Ventas

X

Recursos humanos Produccion

X

Gerencia-Administracion

X

1.1 ¿Cuáles?

Calidad

2.

¿Su empresa cuenta con algun tipo de aplicativo?

SI

X

NO

2.1 SI. ¿Cual? SIIGO 2.1.2 Que modulos maneja: General para la contabilidad y finanzas Costos Desconocimiento

2.2 NO.¿Cual es el motivo por el cual no maneja ningun aplicativo?

No interes Falta de personal capacitado

3.

4.

5.

¿El aplicativo que manejan cuenta con herramientas de ingenieria como MRP, pronosticos, plan maestro de produccion, indicadores? ¿Manejan actualmente un control de los proveedores y las compras que realizan? ¿Manejan ordenes de compra?

7.

¿Manejan actualmete los inventarios de materia prima, insumos y producto terminado? ¿Manejan facturas para las ventas que realizan?

8.

¿Estaria dispuesto a implementar nuevos aplicativos en su empresa?

6.

SI

NO

SI

X

NO

SI

X

NO

SI

NO

SI

X

NO

SI

X

NO

X

X

Costos

8.1 NO.¿Cual es el motivo por el cual no le interesaria?

Tiempos No interes Inventarios Compras-Proveedores

X

Contabilidad

9.

Ventas - Clientes

¿En el contenido del aplicativo, cual/es de los siguientes temas serian importantes para usted?

Mercadeo Calidad

X

Produccion

X

Otro

Otro ¿Cuál?

10.

¿Estaria dispuesto a colaborar con el diseño e implementacion de un aplicativo ERP en su empresa para fines academicos?

Figura 78.Encuesta numero 4. Caracterización de requerimientos técnicos.

SI

NO

X

118

DISEÑO DE APLICATIVO ERP PARA LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS DEL SECTOR INDUSTRIAL EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ: CASO DE ESTUDIO EMPRESA C&N MADEARTES UBICADA EN LA LOCALIDAD DE SUBA.

ENCUESTA 01 (Caracterización empresas industriales) Nombre Empresa: Ciudad: Localidad-Barrio: 1.

Muebles Metalicos Jprieto Bogota Suba

Fecha: Dirección: Telefono:

¿Su empresa se encuentra dividida por departamentos o areas especificas?

25/11/2015 Calle 80 # 78-59 2518894 SI

NO

X

Comercial-Ventas Recursos humanos Produccion

1.1 ¿Cuáles?

Gerencia-Administracion Calidad

2.

¿Su empresa cuenta con algun tipo de aplicativo?

SI

NO

X

Desconocimiento

X

No interes

X

2.1 SI. ¿Cual?

2.1.2 Que modulos maneja: Costos

2.2 NO.¿Cual es el motivo por el cual no maneja ningun aplicativo?

Falta de personal capacitado

3.

4.

5.

¿El aplicativo que manejan cuenta con herramientas de ingenieria como MRP, pronosticos, plan maestro de produccion, indicadores? ¿Manejan actualmente un control de los proveedores y las compras que realizan? ¿Manejan ordenes de compra?

7.

¿Manejan actualmente los inventarios de materia prima, insumos y producto terminado? ¿Manejan facturas para las ventas que realizan?

8.

¿Estaria dispuesto a implementar nuevos aplicativos en su empresa?

6.

SI

NO

SI

NO

X

SI

NO

X

SI

NO

X

SI

NO

X

SI

X

NO

Costos

8.1 NO.¿Cual es el motivo por el cual no le interesaria?

Tiempos No interes Inventarios

9.

Compras-Proveedores

X

Contabilidad

X

Ventas - Clientes

X

¿En el contenido del aplicativo, cual/es de los siguientes temas serian importantes para usted?

Mercadeo Calidad Produccion Otro

Otro ¿Cuál?

10.

¿Estaria dispuesto a colaborar con el diseño e implementacion de un aplicativo ERP en su empresa para fines academicos?

Figura 79.Encuesta numero 5. Caracterización de requerimientos técnicos.

SI

NO

X

119

DISEÑO DE APLICATIVO ERP PARA LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS DEL SECTOR INDUSTRIAL EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ: CASO DE ESTUDIO EMPRESA C&N MADEARTES UBICADA EN LA LOCALIDAD DE SUBA.

ENCUESTA 01 (Caracterización empresas industriales) Nombre Empresa: Ciudad: Localidad: 1.

PROYECTPACK SAS Bogota Suba

Fecha: Dirección: Telefono:

¿Su empresa se encuentra dividida por departamentos o areas especificas?

27/11/2015 Carrera 149 B No. 138 - 19 807 96 24 SI

X

NO

Comercial-Ventas Recursos humanos Produccion

X

Gerencia-Administracion

X

1.1 ¿Cuáles?

Calidad

2.

¿Su empresa cuenta con algun tipo de aplicativo?

SI

NO

X

2.1 SI. ¿Cual?

2.1.2 Que modulos maneja: Costos

X

Desconocimiento

2.2 NO.¿Cual es el motivo por el cual no maneja ningun aplicativo?

No interes Falta de personal capacitado

3.

4.

5.

¿El aplicativo que manejan cuenta con herramientas de ingenieria como MRP, pronosticos, plan maestro de produccion, indicadores? ¿Manejan actualmente un control de los proveedores y las compras que realizan? ¿Manejan ordenes de compra?

7.

¿Manejan actualmente los inventarios de materia prima, insumos y producto terminado? ¿Manejan facturas para las ventas que realizan?

8.

¿Estaria dispuesto a implementar nuevos aplicativos en su empresa?

6.

X

SI

NO

SI

NO

X

SI

NO

X

SI

NO

X

SI

NO

X

SI

X

NO

Costos

8.1 NO.¿Cual es el motivo por el cual no le interesaria?

Tiempos No interes Inventarios Compras-Proveedores

X

Contabilidad

9.

Ventas - Clientes

¿En el contenido del aplicativo, cual/es de los siguientes temas serian importantes para usted?

X

Mercadeo Calidad Produccion

X

Otro

Otro ¿Cuál?

10.

¿Estaria dispuesto a colaborar con el diseño e implementacion de un aplicativo ERP en su empresa para fines academicos?

Figura 80.Encuesta numero 6. Caracterización de requerimientos técnicos.

SI

X

NO

120

DISEÑO DE APLICATIVO ERP PARA LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS DEL SECTOR INDUSTRIAL EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ: CASO DE ESTUDIO EMPRESA C&N MADEARTES UBICADA EN LA LOCALIDAD DE SUBA.

ENCUESTA 01 (Caracterización empresas industriales) Nombre Empresa: Ciudad: Localidad: 1.

EL CASCANUEZ Bogota Suba

Fecha: Dirección: Telefono:

¿Su empresa se encuentra dividida por departamentos o areas especificas?

30/11/2015 CRA 107 C # 70 - C 18 442 71 90 SI

NO

X

Comercial-Ventas Recursos humanos Produccion

1.1 ¿Cuáles?

Gerencia-Administracion Calidad

2.

¿Su empresa cuenta con algun tipo de aplicativo?

SI

NO

X

Desconocimiento

X

2.1 SI. ¿Cual?

2.1.2 Que modulos maneja: Costos

2.2 NO.¿Cual es el motivo por el cual no maneja ningun aplicativo?

No interes Falta de personal capacitado

3.

4.

5.

¿El aplicativo que manejan cuenta con herramientas de ingenieria como MRP, pronosticos, plan maestro de produccion, indicadores? ¿Manejan actualmente un control de los proveedores y las compras que realizan? ¿Manejan ordenes de compra?

7.

¿Manejan actualmente los inventarios de materia prima, insumos y producto terminado? ¿Manejan facturas para las ventas que realizan?

8.

¿Estaria dispuesto a implementar nuevos aplicativos en su empresa?

6.

SI

NO

SI

NO

X

SI

NO

X

SI

X

SI SI

NO NO

X

X

NO

Costos

8.1 NO.¿Cual es el motivo por el cual no le interesaria?

Tiempos No interes Inventarios

X

Compras-Proveedores

X

Contabilidad

9.

Ventas - Clientes

¿En el contenido del aplicativo, cual/es de los siguientes temas serian importantes para usted?

X

Mercadeo Calidad Produccion

X

Otro

Otro ¿Cuál?

10.

¿Estaria dispuesto a colaborar con el diseño e implementacion de un aplicativo ERP en su empresa para fines academicos?

Figura 81.Encuesta numero 7. Caracterización de requerimientos técnicos.

SI

NO

X

121

DISEÑO DE APLICATIVO ERP PARA LAS MICRO Y PEQUEÑAS EMPRESAS DEL SECTOR INDUSTRIAL EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ: CASO DE ESTUDIO EMPRESA C&N MADEARTES UBICADA EN LA LOCALIDAD DE SUBA. ENCUESTA 01 (Caracterización empresas industriales) Nombre Empresa: Ciudad: Localidad: 1.

Muebles Gino Jorsetti Bogota Suba

Fecha: Dirección: Telefono:

¿Su empresa se encuentra dividida por departamentos o areas especificas?

04/12/2015 Cl 153 Bis 7 H-90 6774218 SI

X

NO

Comercial-Ventas

X

Recursos humanos Produccion

X

Gerencia-Administracion

X

1.1 ¿Cuáles?

Calidad

2.

¿Su empresa cuenta con algun tipo de aplicativo?

SI

NO

X

2.1 SI. ¿Cual?

2.1.2 Que modulos maneja: Costos

X

Desconocimiento

X

2.2 NO.¿Cual es el motivo por el cual no maneja ningun aplicativo?

No interes Falta de personal capacitado

3.

4.

5.

¿El aplicativo que manejan cuenta con herramientas de ingenieria como MRP, pronosticos, plan maestro de produccion, indicadores? ¿Manejan actualmente un control de los proveedores y las compras que realizan? ¿Manejan ordenes de compra?

7.

¿Manejan actualmente los inventarios de materia prima, insumos y producto terminado? ¿Manejan facturas para las ventas que realizan?

8.

¿Estaria dispuesto a implementar nuevos aplicativos en su empresa?

6.

SI

NO

SI

NO

X

SI

NO

X

SI

NO

X

SI

NO

X

SI

X

NO

Costos

8.1 NO.¿Cual es el motivo por el cual no le interesaria?

Tiempos No interes Inventarios

X

Compras-Proveedores Contabilidad

9.

Ventas - Clientes

¿En el contenido del aplicativo, cual/es de los siguientes temas serian importantes para usted?

X

Mercadeo Calidad Produccion

X

Otro

Otro ¿Cuál?

10.

¿Estaria dispuesto a colaborar con el diseño e implementacion de un aplicativo ERP en su empresa para fines academicos?

Figura 82.Encuesta numero 8. Caracterización de requerimientos técnicos.

SI

X

NO