Tesis / 0242 / I.I

Planificación del sistema de gestión integrada para la empresa Combustibles H&R Ltda basado en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. Caso de estudio EDS Avenida Quito.

Andrea Estefanía Reyes Betancur Edna Gissell Barreto Galvis

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2015

Planificación del sistema de gestión integrada para la empresa Combustibles H&R Ltda basado en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. Caso de estudio EDS Avenida Quito.

Andrea Estefanía Reyes Betancur Ing. Industrial andrestefa-93@hotmail.com

Edna Gissell Barreto Galvis Ing. Industrial nagissellita@hotmail.com

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2015

Copyright Š 2015 por Andrea Estefanía Reyes Betancur & Edna Gissell Barreto Galvis.

Todos los derechos reservados.

DEDICATORIA

A Dios, a nuestros familiares, Amigos, compa帽eros y profesores Quienes no solo ayudaron al Logro de nuestras metas sino Que son la motivaci贸n para Seguir en marcha.

AGRADECIMIENTOS

A nuestros familiares por el apoyo que nos brindaron ante la realización de nuestros objetivos y metas, por habernos trazado principios que nos ayudaron a ser lo que somos hoy.

A la Fundación Universitaria Agraria de Colombia por ser la institución que aporto a nuestra formación como profesionales que serán capaces de poner al servicio de la sociedad el conocimiento y formación adquirido.

A los ingenieros que nos ayudaron y orientaron con su conocimiento en el desarrollo de este proyecto de la manera más óptima.

TABLA DE CONTENIDO

1.

RESUMEN ........................................................................................................... 111

2.

MÉTODO GENERAL .......................................................................................... 122

2.1. PROBLEMA A SOLUCIONAR .......................................................................... 112 2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................... 12 2.3. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................. 133 2.4. OBJETIVOS ........................................................................................................... 13 2.4.1.

OBJETIVO GENERAL .................................................................................. 13

2.4.2.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................... 13

2.5. MARCO DE REFERENCIA .................................................................................. 14 3. CAPÍTULO 1: DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA COMBUSTIBLES H&R MEDIANTE EL ANÁLISIS DOFA Y LOS TÉRMINOS DE LAS NORMAS ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004 Y OHSAS 18001: 2007 .............................................................. 22 3.1. ANÁLISIS DOFA .................................................................................................. 22 3.1.1. RESULTADO DEL DIAGNÓSTICO MEDIANTE EL ANÁLISIS DOFA ....... 24 3.2 RESULTADO DEL DIAGNÓSTICO MEDIANTE EL ANÁLISIS EN TÉRMINOS DE LAS NORMAS ISO: 9001: 2008, ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001: 2007 ...................... 26

4.

CAPÍTULO 2: PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DEL SISTEMA DE

GESTIÓN INTEGRADA PARA LA EMPRESA COMBUSTIBLES H&R LTDA ............ 39 4.1. MISIÓN PARA COMBUSTIBLES H&R LTDA .................................................. 39 4.2. VISIÓN PARA COMBUSTIBLES H&R LTDA................................................... 39 4.3. OBJETIVOS PARA COMBUSTIBLES H&R LTDA ........................................... 40 4.3.1.

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS PARA COMBUSTIBLES H&R LTDA ..... 40

4.3.2.

DEFINICIÓN DE PLANES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS

OBJETIVOS PARA COMBUSTIBLES H&R LTDA .......................................................... 41 4.4. ALCANCE .............................................................................................................. 44 4.5. POLÍTICA .............................................................................................................. 45 4.6. MAPA DE PROCESOS EMPRESA COMBUSTIBLES H&R LTDA ................. 46 5.

CAPÍTULO 3: PLANIFICACIÓN OPERACIONAL DEL SISTEMA DE

GESTIÓN

INTEGRADA

PARA

EL

PROCESO

DE

DISTRIBUCION

DE

COMBUSTIBLE DE LA ESTACION OBJETIVO (EDS AVENIDA QUITO) .................. 48 5.1. MAPA DE PROCESOS: PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE DE LA EDS AVENIDA QUITO........................................................................................... 48 5.2 CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MISIONALES DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE DE LA EDS AVENIDA QUITO .......................... 51 5.3 MATRIZ DE IMPACTOS Y ASPECTOS AMBIENTALES DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE DE LA EDS AVENIDA QUITO .......................... 56

5.4

ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE IMPACTOS Y ASPECTOS AMBIENTALES

DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE DE LA EDS AVENIDA QUITO .. ................................................................................................................................ 60 5.5 MATRIZ DE PELIGROS Y RIESGOS SYSO DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE DE LA EDS AVENIDA QUITO ....................................................... 62 5.6 ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE PELIGROS Y RIESGOS SYSO DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE DE LA EDS AVENIDA QUITO .......................... 65 6

CAPÍTULO 4: DEFINICIÓN EL PLAN DE ACCIÓN PARA EL SISTEMA DE

GESTIÓN INTEGRADA ...................................................................................................... 66 6.1

PLAN DE ACCIÓN ............................................................................................ 66

7

CONCLUSIONES .................................................................................................. 71

8

RECOMENDACIONES ......................................................................................... 72

9

REFERENCIAS ...................................................................................................... 73

ABREVIACIONES ........................................................................................................ 74

LISTA DE IMร GENES

Normatividad Colombiana vigente de estaciones de servicio .ยกError!

Marcador no definido.9 Normatividad ambiental vigente para el sector de estaciones de servicio .ยกError! Marcador no definido.

Mapa de procesos empresa combustibles H&R Ltda. ........................................................... 46 Mapa de procesos: Proceso de distrubucion de combustible.ยกError!

Marcador no definido.9

LISTA DE TABLAS

Analisis DOFA. ..................................................................................................................... 22 Lista de chequeo. ................................................................................................................... 26 Definicion de objetivos . ........................................................................................................ 40 Definicion de planes para el cumplimiento de los objetivos. ................................................ 41 Caracterizacion de procesos misionales. ............................................................................... 51 Matriz de impactos y aspectos ambientales. .......................................................................... 56 Matriz de peligros y riesgos. .................................................................................................. 62 Plan de accion . ...................................................................................................................... 66

1. RESUMEN

En el presente proyecto se tiene por objetivo la planificación del sistema de gestión integrada para la empresa Combustibles H&R Ltda basado en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. Caso de estudio EDS Avenida Quito. Para el proceso de distribucion de combustible.

Para realizar la planificación de dicho sistema de gestión integrada se efectúa un análisis diagnóstico de la situación actual de la empresa Combustibles H&R por medio de un análisis DOFA y una lista de chequeo. Con el análisis DOFA se proponen estrategias para apoyar el desarrollo de las fortalezas, corregir y eliminar las debilidades, aprovechar las oportunidades y mitigar las amenazas a través del diseño de un Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta las normas mencionadas anteriormente; Con la lista de chequeo se detectan los aspectos en los que la organización no es fuerte y le hacen falta respecto a los requerimientos legales de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007) en el proceso de distribucion de combustible.

Después de conocer el estado de la organización se procede a realizar la planificación estratégica del sistema de gestión integrada con el fin de proveer una directriz que permita identificar las falencias que se presenten en los procesos de distribucion de combustible, con eso se podrá definir la planificación operacional del Sistema de Gestión Integrada de la estación objetivo (EDS Avenida Quito) para gestionar las diferentes actividades.

Finalmente se define el plan de acción para el Sistema de Gestión Integrada y las recomendaciones para la empresa Combustibles H&R Ltda. Todo con el fin de contribuir a

un buen desempeño de calidad, medio ambiente y salud y seguridad de todas las partes interesadas.

2. MÉTODO GENERAL 2.1. PROBLEMA A SOLUCIONAR La empresa Combustibles H&R Ltda Es una compañía dirigida a la comercialización de combustible complementando sus servicios con tiendas de conveniencia. En las estaciones de servicio se ofrecen productos dirigidos a los vehículos tales como combustible Diésel, Diésel Supreme, Extra y Corriente, además de la venta de lubricantes, filtros y accesorios, mientras que la tienda brinda un servicio enfocado en los usuarios que van de paso comercializando productos como snacks, abarrotes, comidas rápidas, bebidas entre otras.

En los últimos años la empresa ha tenido un crecimiento considerable del 40% dentro de la organización, contando con 8 nuevas estaciones de servicio, 70 nuevos trabajadores y 3 nuevas alianzas estratégicas, que han hecho que se expanda a otros municipios de Cundinamarca. Sin embargo actualmente Combustibles H&R no cuenta con un sistema que le permita gestionar, planear y verificar sus procesos; además, teniendo en cuenta que la compañía sólo cumple con los estándares mínimos legales

que las entidades

gubernamentales les exigen, es necesario implementar planes de acción que evalúen sus aspectos e impactos ambientales generados, producto de su actividad económica, que afectan a la comunidad, incluyendo los peligros y riesgos a los que están expuestas todas las partes interesadas.

2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Qué estrategias se pueden implementar para gestionar la calidad, mejorar los aspectos ambientales y la seguridad y salud ocupacional de las partes involucradas en la estación de servicio Avenida Quito de la empresa Combustibles H&R Ltda con el objetivo de mejorar el desempeño en el proceso de distribucion de combustible?

2.3. JUSTIFICACIÓN Para Combustibles H&R Ltda es importante no solo ser reconocida por el posicionamiento de sus estaciones de servicio en las diferentes marcas (Exxomobil, Petrobras, Biomax, entre otras) sino ser reconocida entre sus clientes por la calidad de sus productos y el servicio con el que sus usuarios son atendidos, además de brindar a las partes interesadas las garantías de conservación del medio ambiente y el cuidado a sus trabajadores como motor de su actividad económica.

Por lo anterior existe la necesidad latente de planificar un Sistema de Gestión Integrada, basado en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, que los oriente a mejorar el desempeño en sus diferentes procesos, promover la gestión ambiental, mejorar la seguridad y salud de sus trabajadores, asegurando la calidad del servicio prestado propendiendo así a la credibilidad, competitividad y sostenimiento como empresa.

2.4. OBJETIVOS 2.4.1. OBJETIVO GENERAL Planificar el sistema de gestión integrada para la empresa Combustibles H&R Ltda basado en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, para mejorar el desempeño en el proceso de distribución de combustible.

2.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS -

Diagnosticar la empresa Combustibles H&R mediante el análisis DOFA y los términos de las normas ISO: 9001. ISO: 14001 y OHSAS: 18001 con el fin de establecer los requisitos a implementar en el Sistema de Gestión Integrada.

-

Realizar la planificación estratégica del sistema de gestión integrada para la empresa Combustibles H&R Ltda y así proveer una directriz a la organización que permita identificar las falencias que se presenten en los procesos de distribucion de combustible.

-

Definir la Planificación operacional del sistema de gestión integrada de la estación objetivo (EDS Avenida Quito) para gestionar las diferentes actividades.

-

Definir el plan de acción para el Sistema de Gestión Integrada.

2.5. MARCO DE REFERENCIA MARCO REFERENCIAL El siguiente trabajo de grado se lleva a cabo en Combustibles HYR Ltda., una empresa dedicada a la comercialización de combustible, brindando servicios complementarios como administración de Estaciones de servicio, transporte de combustible, lubriteca, lavado de autos, montallantas y tiendas de conveniencia, entre otras. En los últimos 3 años la empresa ha presentado un crecimiento considerable en infraestructura, contando con 13 estaciones de servicio ubicadas en Bogotá y Cundinamarca, generando alianzas estratégicas que le han permitido sobresalir dentro de su sector económico.

Exxonmobil es la alianza más importante de la compañía ya que es el proveedor de combustible que cuenta con un programa de verificación de líquidos certificado por Icontec, bajo la norma ISO 9001; 2008, lo que hace que el cliente genere una preferencia hacia sus marcas ESSO Y MOBIL. El 90% de las estaciones de Combustibles HYR pertenecen a estas marcas, de ahí la importancia de la compañía de hacer énfasis no solo en la venta del producto ya conocido por su calidad, sino de ofrecer un excelente servicio al cliente, brindando servicios complementarios, que lo diferencien de la competencia.

MARCO TEÓRICO SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD El Sistema de Gestión de Calidad es un conjunto de normas y estándares, que generan herramientas prácticas para que una compañía sea competitiva, no solo en un ámbito nacional, sino que la excelencia en sus productos y servicios la hagan merecedora de un reconocimiento global.

Gran parte de los sistemas de gestión se encuentran normalizados internacional ISO: International

bajo el organismo

Organization for Standardization, el cual se encuentra

conformado por representantes de órganos internacionales de más de 160 países, en el caso del Sistema de Gestión de Calidad abalado bajo la Norma ISO 9000, tiene como misión estandarizar procesos y productos terminados, logrando así una apertura económica mundial, al reducir las diferencias trascendentales, cumpliendo a cabalidad especificaciones.

El Sistema de Gestión de Calidad brinda herramientas, para la planificación, ejecución y evaluación de los procesos, con el fin de cumplir los objetivos estratégicos propuestos. Uno de los puntos primordiales en el sistema de gestión de calidad es el recurso humano, el cual debe garantizar el óptimo desempeño de sus empleados, a través de la formación y generación de aptitudes en el cumplimiento de sus funciones.

La misión principal del Sistema de Gestión de Calidad es enfocar su información, maquinaria y equipo de trabajo, a satisfacer las necesidades del cliente. Un cliente satisfecho siempre apuntará al beneficio de la empresa,

principalmente porque es el que aporta ingresos

económicos a la misma, además que es el que da la opinión real del producto final, de ahí la importancia de conocer sus inconformidades, para interpretar los aciertos y errores, y convertirlos en oportunidad de crecimiento.

SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Un Sistema de Gestión Ambiental es un instrumento de planificación, que permite orientar a una organización a realizar todos sus procesos, generando una conciencia de conservación y responsabilidad con el medio ambiente, teniendo en cuenta las repercusiones de sus actividades.

La ISO 14000 es una serie de normas de gestión ambiental avaladas a nivel internacional, que brinda una guía a cualquier tipo de organización, especificando requisitos que mejoran las actividades de la empresa, reduciendo los impactos ambientales por ellas generados, respetando los marcos legales que apliquen a cada organización.

En ese orden una organización con un Sistema de Gestión Ambiental, debe conocer a cabalidad sus procesos para determinar,

cuáles de sus actividades generan impactos

(negativos o positivos) en el medio ambiente y tomar así las medidas correspondientes para mitigar al máximo los impactos negativos, acogiéndose a la reglamentación medioambiental aplicable.

SISTEMA DE GESTIÓN DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

El Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo está orientado a administrar y controlar los riesgos, con el fin de brindar garantías al trabajador en todos los aspectos (físico, social, mental...) que afectan sus funciones.

La norma

OHSAS 18000 comprende un conjunto de numerales que especifican los

requisitos esenciales que una compañía debe cumplir para garantizar el bienestar de sus empleados, desde coordinar sus procesos, hasta brindar los equipos e infraestructura necesarios con el fin de reducir incidentes, peligros, el uso de materiales peligrosos, la exposición de los trabajadores a sustancias nocivas, educar a sus trabajadores en el desempeño de sus funciones, generando satisfacción de los mismos en su ambiente de trabajo

Dirigida a proteger y promover la salud delos trabajadores, mediante la prevención de enfermedades y accidentes, eliminando los factores que ponen en peligro la seguridad y salud de los trabajadores. Además procura implementar prácticas que fomenten el buen ambiente laboral y desarrollen aptitudes y capacidades para el buen desempeño de sus funciones.

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN

Un Sistema de Gestión Integrado se entiende como el montaje de una estructura que brinda una visión sistémica a los diferentes procesos y actividades de la empresa, es una herramienta que permite gestionar paralelamente una actividad desde diferentes perspectivas de gestión, reduciendo costos significativamente en una compañía.

Gran parte de los sistemas de gestión basan sus metodologías en el análisis de los procesos, partiendo de este punto, las políticas a implementar no deberían ser independientes sino complementarias, de esta forma las decisiones que se tomen respecto a cualquier actividad, tendría una sola dirección abarcando los diferentes puntos de vista, cumpliendo con las especificaciones y requisitos comunes e inherentes de cada sistema, generando eficiencia y eficacia en el cumplimiento de una función determinada.

Actualmente los Sistemas de Gestión que se integran con efectividad son aquellos que abarcan las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OSHAS 1800:2007, debido a la similitud de sus debes y sugerencias de implementación de buenas prácticas. El gestionar las actividades de la empresa desde un punto de vista global y unificado, le permite mantener un equilibrio óptimo respecto a sus responsabilidades con el cliente, sus empleados y el ambiente que les rodea.

MARCO LEGAL El Estado colombiano tiene establecida una serie de decretos y resoluciones bajo los cuales establece condiciones legales para el correcto funcionamiento de una Estación de Servicio.

Mediante el Decreto 1521 de 1998 reglamentó los requisitos y obligaciones de las diferentes actividades implícitas en una Estación, tales como almacenamiento, transporte distribución de líquidos derivados del petróleo, entre otras; el anterior fue modificado por el Decreto 4299 de 2005, que a su vez fue modificado por el decreto 1333 de 2007.

IMAGEN: Normatividad Colombiana vigente de Estaciones de Servicio FUENTE: Secretaría Distrital de Ambiente Bogotá

IMAGEN: Normatividad ambiental vigente para el sector de Estaciones de Servicio

FUENTE: Secretaría Distrital de Ambiente Bogotá

IMAGEN: Normatividad ambiental vigente para el sector de Estaciones de Servicio (continuación) FUENTE: Secretaría Distrital de Ambiente Bogotá

3. CAPÍTULO 1: DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA COMBUSTIBLES H&R MEDIANTE EL ANÁLISIS DOFA Y LOS TÉRMINOS DE LAS NORMAS ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004 Y OHSAS 18001: 2007 3.1. ANÁLISIS DOFA

OPORTUNIDADES (O) .Nuevas alianzas estratégicas .Nuevas líneas de negocio .Crecimiento en el mercado .Reconocimiento de marca .Aumentar la credibilidad y competitividad .Tener un desarrollo empresarial sostenible al implementar el sistema integrado de gestión

FORTALEZAS (F) .Compromiso de la organización y de sus colaboradores .Buena imagen ante los clientes .Excelente infraestructura .Iniciación de la política ambiental y SySO .Documentación de procesos .Seguimiento al servicio prestado .Credibilidad en el mercado ESTRATEGIAS (F.O) .Aprovechar el compromiso de las partes interesadas de la organización para la creación de nuevas líneas de negocio .La organización posee una buena imagen ante los clientes con esto se lograra un reconocimiento de la marca y nuevas alianzas estratégicas .Tomar las bases que se tienen de la política ambiental y SySO con el fin de generar una política integradora que ayude a la generación de un desarrollo empresarial sostenible

DEBILIDADES (D) .Falta de una planeación estratégica .Falta de una política integrada de calidad, medio ambiente y SySO .Falta de programas ambientales y SySO .Debilidad en el control de documentos y registros

ESTRATEGIAS (D.O) .Realizar la planificación estratégica y la política integrada de gestión, y aprovechar el reconocimiento de marca para aumentar la credibilidad y competitividad .Mejorar al interior de la organización para mantener y mejorar el reconocimiento de la marca ante sus clientes .Realizar una buena gestión interna para que eso se vea reflejado al exterior de la organización y obtener reconocimiento por la labor desarrollada, de esta manera se formaran nuevas alianzas y propuestas de líneas de negocio

AMENAZAS (A) .Falta de conocimiento ante los requisitos legales aplicables en calidad, medio ambiente y SySO .Multas por no cumplir los lineamientos exigidos .Cierre total o parcial de las EDS .Desperdicios y derrames .Problemas legales

TABLA: Análisis DOFA FUENTE: Los autores

ESTRATEGIAS (F.A) .Aprovechar el compromiso de los miembros de la organización para realizar una concientización acerca de los requisitos legales aplicables .Mantener la infraestructura de la organización para cumplir con los requisitos legales y no incurrir en problemas legales .Mantener y mejorar la documentación de los procesos y el seguimiento del servicio prestado para evitar desperdicios y derrames, antes, durante y después de la prestación del servicio .Continuar con el desarrollo de la política ambiental y SySO para continuar con las buenas prácticas de operación .Evitar cierres de las EDS cumpliendo las normativas legales aplicables y así evitar la pérdida de la credibilidad en el mercado

ESTRATEGIAS (D.A) .Realizar la planificación estratégica para mejorar la operación de la organización .Diseñar e implementar la política integrada de gestión para mejorar el desempeño de la organización y crear un desarrollo empresarial sostenible .Mejorar la gestión y operación interna de la organización .Identificar y continuar con el cumplimiento de todos los requisitos legales aplicables .Crear planes de acción para la implementación de la política integrada de gestión .Tener una directriz en la organización que permita identificar las falencias futuras y las soluciones a las mismas

3.1.1. RESULTADO DEL DIAGNÓSTICO MEDIANTE EL ANÁLISIS DOFA Al realizar el análisis DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) de la empresa Combustibles H&R se realizó una interacción entre los aspectos particulares y bases de la organización y del entorno en el cual se desenvuelve, además se tuvo en cuenta los factores claves para el éxito de la empresa.

Según el análisis realizado se puede evidenciar que esta empresa es una organización fuerte y bien reconocida en el mercado, cuenta con fortalezas determinantes que al potenciarlas harán que la empresa Combustibles H&R logre sus objetivos.

Combustibles H&R posee debilidades tales como, la falta de una planeación estratégica, el no tener una política integrada de calidad, medio ambiente y SySO, falta de programas ambientales y SySO, entre otras. Estas debilidades generan grietas en las fortalezas y si no se atacan a tiempo darán lugar a que las amenazas del entorno competitivo superen las oportunidades y la empresa no pueda cumplir sus objetivos de mantenerse, mejorar y seguir siendo una de las marcas más reconocidas en el mercado.

Como oportunidades del entorno externo a la organización se encontró que la empresa Combustibles H&R está en capacidad de la realización de nuevas alianzas estratégicas, de la implementación de nuevas líneas de negocio, de obtener un mayor crecimiento en el mercado, de continuar con el reconocimiento de marca y aumentar la credibilidad y competitividad, dichas oportunidades se pueden alcanzar con la potencialización de las fortalezas, superación de las debilidades y control de las amenazas.

El presente proyecto propone estrategias claves, producto de las interacciones realizadas entre las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas identificadas en Combustibles H&R, algunas de las estrategias principales propuestas son aprovechar el compromiso de las partes interesadas de la organización para la creación de nuevas líneas de negocio, tomar las bases que se tienen de la política ambiental y SySO con el fin de generar una política integradora que ayude a la generación de un desarrollo empresarial sostenible, crear planes de acción para la implementación de la política integrada de gestión y tener una directriz en la organización que permita identificar las falencias futuras y las soluciones a las mismas.

3.2 RESULTADO DEL DIAGNÓSTICO MEDIANTE EL ANÁLISIS EN TÉRMINOS DE LAS NORMAS ISO: 9001: 2008, ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001: 2007

LISTA DE CHEQUEO PARA LA EMPRESA COMBUSTIBLES H&R, PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE BASADO EN LAS NORMAS ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001: 2007 ISO ISO OHSAS 9001: 14001: 18001: 2008 2004 2007

4.1

4.1

4.1

CRITERIOS

NO NO EXISTE CUMPLE OBSERVACIONES EXISTE CUMPLE

Determina los procesos necesarios para el sistema de gestión calidad Determina la secuencia e interacción de estos procesos Determinar los criterios y los métodos de la operación y los procesos Mantiene la disponibilidad de recursos y la información Seguimiento, medición y análisis de los procesos Sistema de gestión ambiental

Sistema de gestión de SySO

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

No se cuenta con un sistema de gestión ambiental No se cuenta con un sistema de gestión SySO

Posee política de Calidad

5.3

5.2 5.4.2 7.2.1 7.2.2

4.2

4.3.1

X

X

Posee política de Medio Ambiente

X

X

Posee política SySO

X

X

4.2

4.3.1

Se determinan y se cumplen los requisitos del cliente Se determina los requisitos del cliente, actividades de entrega y posteriores a la misma Se determina los requisitos no establecidos del cliente Se determinan los requisitos legales Determina cualquier requisito adicional Existe algún procedimiento que permita la identificación de aspectos ambientales del servicio que influya dentro del alcance del sistema de gestión ambiental Determina aspectos que puedan tener impactos significativos sobre el medio ambiente Existe algún procedimiento que permita la identificación de peligros valoración de riesgos y determinación de los controles Se tiene en cuenta procedimientos que identifiquen peligros y valoración de riesgos:

X

X

X

X

X

X

X X

X X

No se cuenta con un sistema de gestión ambiental No se cuenta con un sistema de gestión SySO

X

No se cuenta con un sistema de gestión ambiental

X

X

No se cuenta con un sistema de gestión ambiental

X

X

No se cuenta con un sistema de gestión SySO

X

Actividades rutinarias y no rutinarias

X

X

Actividades de todas las personas que tienen acceso al sitio de trabajo

X

X

Comportamientos, aptitudes y otros factores humanos

X

Los peligros que se originan fuera del lugar de trabajo

X

X

Los peligros generados en los alrededores del lugar de trabajo

X

X

Infraestructura, equipo y materiales en el lugar de trabajo Cambios realizados o propuestos en la empresa Modificaciones al sistema de SYSO

8.3

4.4.7

X

X

No se cuenta con una matriz de gestión SySO No se cuenta con una matriz de gestión SySO No se cuenta con una matriz de gestión SySO No se cuenta con una matriz de gestión SySO No se cuenta con una matriz de gestión SySO

X

X

X

X

X

Cualquier obligación legal aplicable

X

La empresa trata las no conformidades

X

X

Toma acciones que eliminan la no conformidad

X

X

No se cuenta con un sistema de gestión SySO

X

4.4.7

Identifica pero no trata todas las no conformidades Identifica pero no trata todas las no conformidades

Autoriza el uso, liberación o aceptación del producto Toma de acciones para su uso o aplicación prevista originalmente Toma acciones apropiadas a los efectos, reales o potenciales después de la entrega del producto al cliente Identifica situaciones de emergencia y minimiza consecuencias de SYSO e impactos ambientales

5.4.1

5.5

4.3.3

4.4.1

4.3.3

4.4.1

Respuesta ante situaciones de emergencia y situaciones reales Los objetivos de calidad se establecen según las funciones y los niveles pertinentes Establece implementa y mantiene objetivos y metas de Calidad Establece implementa y mantiene objetivos y metas de Medio Ambiente Establece implementa y mantiene objetivos y metas de SySO Se asegura la alta dirección de definir las responsabilidades, autoridad, rendición de cuentas, funciones del delegado para que el sistema de gestión sea eficaz El delegado informa sobre el desempeño del sistema de gestión integrado

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

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X

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X

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X

X

No se cuenta con una matriz de gestión ambiental No se cuenta con una matriz de gestión SySO

No se cuenta con una política ambiental No se cuenta con una política SySO

X

X

Se informa el desempeño del

sistema de gestión de calidad

5.6.1 5.6.2 5.6.3

4.6

4.6

El delegado se encarga de concientizar a su equipo de trabajo sobre la importancia del sistema de gestión hacia el cliente El delegado establece y mantiene los procesos del sistema de gestión integrado El personal es competente de acuerdo a su educación, experiencia, formación y habilidades según el cargo Se cuenta con la infraestructura adecuadas para establecer el sistema de gestión integrado Se cuenta con los recursos financieros y tecnológicos La alta dirección revisa el sistema integrado de gestión según la planificación La revisión de entradas debe incluir: Resultados de auditorias Retroalimentación y comunicados de las partes interesadas

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

El desempeño del sistema integrado de gestión y conformidades

X

Estado de las acciones correctivas y preventivas

X

X

X

Se realizan revisiones al sistema de gestión de calidad

X

Se evalúa el desempeño y las conformidades del sistema de gestión de calidad

Cambios que pueden afectar el sistema integrado de gestión Recomendaciones para la mejora Resultados por la Revisión deben incluir: Mejora de la eficacia del sistema integrado de gestión y sus procesos Mejora continua del servicio hacia el cliente Necesidades de recursos Identifica y planea aquellas actividades asociadas a los peligros y operaciones asociadas con los aspectos ambientales a las cuales se pueda implementar medidas de control para gestionar los riesgos de SySO y medidas ambientales según sus especificaciones

7

4.4.6

4.4.6

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Se establece, mantiene y documenta los procedimientos que permitan la ejecución de la una política, objetivos y metas del sistema integrado

Los procedimientos se asignan de acuerdo sus criterios operacionales Se establecen procedimientos relacionados con los riesgos identificados y los aspectos ambientales

X

X

X X

X

No se cuenta con un sistema de gestión ambiental No se cuenta con un sistema de gestión SySO

X

Cuenta con procedimientos que permitan la ejecución de la política de calidad y la formulación de la política ambiental y SySO

X X

No se cuenta con una matriz de gestión

significativos Se determinan los requisitos relacionados al servicio Se establecen los procedimientos, documentos y recursos específicos para el servicio Se establecen actividades de control específico para el servicio Se establece registros que sean evidencia que el servicio cumple los requisitos Se determina e implementa la disposición de la información sobre el servicio Se determina e implementa la disposición consultas, contratos de pólizas, atención a solicitudes y modificaciones del servicio Se retroalimenta al cliente sobre sus solicitudes o quejas Se determina el diseño y desarrollo del servicio Se establece algún método de medicion en la etapa del diseño y desarrollo del servicio Se delega a un responsable para realizar los adecuadas mediciones Determina las interfaces de los grupos involucrados

SySO

X

X

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X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

6

4.4.1 4.4.2

4.4.1 4.4.2

Los resultados son actualizados Se estipula medidas para verificación de los servicios o productos adquiridos cuenten con los requisitos solicitados Establece evaluaciones de control y criterios de selección de proveedores La comunicación establecida al proveedor especifica los requisitos del producto o servicio, procedimientos, procesos o equipos) Criterios para calificar al personal Control de la prestación del servicio Dispone de las instrucciones de trabajo Establece los usos de los equipos Disponibilidad de los recursos para la medicion Establece la disponibilidad de los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar el sistema integrado de gestión Se establecen los recursos para aumentar la satisfacción del cliente Se delega el responsable de acuerdo a su nivel de educación, formación, habilidades y experiencia apropiada Se comunica sus funciones y responsabilidades a este delegado Determinar las competencias necesarias del personal que se vea directamente con

X

X

X

X

X

X

X

X

X X X X

X X X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

el sistema de gestión integrado

4.2

4.4.4 4.4.5 4.5.4

4.4.4 4.4.5 4.5.4

Complementa y refuerza las competencias que sean necesarias mediante capacitaciones Fomenta campañas para la concientización del personal frente al sistema de gestión integrado Mantiene los registros de educación, formación, habilidades y experiencias Se estableces la infraestructura para la operación del sistema integrado de gestión Plantea política, objetivos y metas integrados de gestión Posee manual de la calidad Establece el alcance del sistema integrado de gestión Establece los procedimientos y elementos principales del sistema integrado de gestión y su interacción, los cuales deben ser documentados Se encuentra establecido el procedimiento para aprobar los documentos con relación a si adecuación antes de su emisión Se establece la revisión y actualización de documentos cuando sea necesario

X

X

X

Da a conocer la política del sistema de gestión de calidad

X

No existe un sistema integrado de gestión

X

No existe un sistema integrado de gestión

X

X

No existe un sistema integrado de gestión

X

X

No existe un sistema integrado de gestión

X

X

No existe un sistema integrado de gestión

X X

X

X

X

X X X

X

5.5.3 7.2.3 5.3 5.5.1

8.1

4.4.3

4.5.1

4.4.3

4.5.1

Asegura que se identifican los cambios y los estados de la revisión actual de los documentos Facilita la disponibilidad de las versiones de los documentos Debe establecer medios para que los documentos permanezcan legibles Para la planificación y operación del sistema integrado de gestión se identifican los documentos de origen externo que sean necesarios para este Prevenir el uso de documentos obsoletos Se ha establecido los procedimientos de comunicación adecuados Asignar los procedimientos para la comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización Define las responsabilidades y autoridades, las cuales se comunican a la organización Es clara la información dirigida a los visitantes en el sitio de trabajo Se recibe, documenta y responde las comunicaciones de las partes interesadas externas Tiene establecido procedimientos que permita hacer seguimiento a las operaciones que tengan un impacto significativo en el medio ambiente

X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

No existe un sistema integrado de gestión

X

No existe un sistema integrado de gestión

X

No se cuenta con un sistema de gestión ambiental

Los procedimiento se encuentran documentados para realizar el seguimiento del sistema de gestión integrado Tiene establecido procedimientos que permita hacer seguimiento al desempeño al programa de seguridad y salud en el trabajo Los procedimientos establecidos en SySO prevén medidas cuantitativas y cualitativas apropiadas a las necesidades de la organización Los procedimientos establecidos en SYSO apoyan el seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos SySO Tiene procedimientos que verifiquen la eficacia de los controles para SySO

8.2.4

4.5.2

4.5.2

Existen otras medidas que permitan identificar la conformidad del programa de SySO Se realizan encuestas de satisfacción al cliente Se analizan datos que permita evidenciar la conformidad sobre el servicio Se establece mejora continua en los procedimientos Existen procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales

X

Se evalúa el desempeño del sistema de gestión de calidad

X

No se cuenta con un sistema de gestión SySO

X

X

No se cuenta con un sistema de gestión SySO

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

No se cuenta con un sistema de gestión SySO No se cuenta con un sistema de gestión SySO No se cuenta con un sistema de gestión SySO

8.2.2

8.3 8.5.1 8.5.2 8.5.3

4.5.5

4.5.3

4.5.5

Existe procedimientos para evaluar la conformidad de otros requisitos que suscriba Ha establecido seguimientos para evaluar el servicio que cumpla con las características y es desarrollado mediante las etapas del proceso Establece procedimientos y un programa para la realización de auditorías internas al sistema integrado de gestión La auditoría interna determina la conformidad del sistema integrado de gestión Se ha implementado y de ser así se mantiene de manera eficaz Establece acciones preventivas y correctivas

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Las acciones son eficaces

X

X

Las acciones son verificadas antes de su uso para disminuir el riesgo

X

X

Establece procedimientos para el control del servicio no conforme

X

X

X

X

4.5.3

Se analizan los datos de las encuestas de satisfacción para tomar acciones ante la

Solo para el sistema de gestión de calidad Solo para el sistema de gestión de calidad Solo para el sistema de gestión de calidad Solo para el sistema de gestión de calidad

no conformidad del servicio

Se establecen procedimientos para que los resultados de las auditorias, an谩lisis de datos, acciones correctivas y preventivas permitan mejora continua al sistema integrado de gesti贸n

TABLA: Lista de chequeo FUENTE: Los autores

X

X

Solo para el sistema de gesti贸n de calidad

4. CAPÍTULO 2: PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LA EMPRESA COMBUSTIBLES H&R LTDA

4.1. MISIÓN PARA COMBUSTIBLES H&R LTDA Nuestro combustible te dará energía para llegar más lejos, generamos experiencias memorables en la visita a nuestra estación con amabilidad, agilidad y eficiencia en el suministro del combustible.

Somos una empresa dedicada a transportar, almacenar y comercializar combustibles de excelente calidad para las personas que buscan un respaldo en el desempeño de sus vehículos.

4.2. VISIÓN PARA COMBUSTIBLES H&R LTDA Generar preferencia y fidelidad por parte de nuestros clientes convirtiéndonos en una empresa reconocida, que siempre esté presente en la mente del consumidor.

4.3. OBJETIVOS PARA COMBUSTIBLES H&R LTDA 4.3.1. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS PARA COMBUSTIBLES H&R LTDA COMPONENTE DE LA POLÍTICA

OBJETIVO

RESPONSABLE INDICADOR

META

Incrementar el Administrador del Porcentaje de Mínimo el porcentaje de punto de venta servicio 70% oportuno Cumplir los requisitos clientes atendidos (máximo 9 de los clientes y mejorar oportunamente minutos) continuamente su satisfacción Reducir el número Administrador del Número de Máximo 15 de quejas punto de venta quejas quejasen el registradas en el mes mes Cumplir con los Reducir el Administrador del Volumen de Máximo 5 requisitos legales volumen de punto de venta derrames al mes galones al ambientales aplicables y derrames de mes que prevengan la combustible afectación de la Reducir el Administrador del Volumen de Máximo comunidad volumen de agua punto de venta agua consumida 30m³ al mes utilizada Reducir el número Administrador del Número de Máximo 5 de incapacidades punto de venta incapacidades incapacidades por enfermedad registradas en el en el Cumplir con los respiratoria trimestre trimestre requisitos legales en SySO aplicables y que Reducir el monto Administrador del Dinero total Máximo reduzcan las lesiones y de dinero pagado punto de venta pagado en un 20% del enfermedades en las en indemnizaciones presupuesto partes interesadas indemnizaciones cada mes destinado a involucradas por enfermedades SySO en el respiratorias mes TABLA: Definición de objetivos FUENTE: Los autores

4.3.2. DEFINICIÓN DE PLANES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS PARA COMBUSTIBLES H&R LTDA OBJETIVO

PLANES RESPONSABLE Establecer que el Entrenador de vendedor este servicio permanentemente en la isla de servicio.

Incrementar el Establecer horarios porcentaje de de descanso para los vendedores. clientes atendidos oportunamente Garantizar un vendedor de reemplazo cuando el vendedor asignado tenga una razón de ausentarse.

Establecer Administrador del parámetros de punto, coordinador servicio en el de mantenimiento y manual del entrenador de trabajador servicio. (amabilidad, eficiencia, respeto, Reducir el compostura). número de quejas Mantener siempre calibradas las maquinas que suministran combustible.

Establecer métodos de respuesta rápida ante una eventualidad.

Garantizar que las Administrador del mangueras y punto y entrenador maquinas se de servicio. encuentren en óptimas condiciones para prestar el servicio.

Reducir el volumen de derrames de combustible

Reducir el volumen de agua utilizada

Mantener siempre una base sobre la superficie en donde el combustible derramado pueda ser reutilizado en otras actividades.

Capacitar a los operarios sobre el proceso de descargue en la estación para evitar posibles derrames.

Controlar el uso Administrador del eficiente del agua punto. en el momento de realizar limpieza de las islas.

Estandarizar la cantidad de agua a utilizar en el mantenimiento de la estación Reducir el Controlar el uso de Administrador del número de elementos de punto y entrenador incapacidades por protección para los de servicio. enfermedad trabajadores. respiratoria Realizar inspecciones de calidad al

combustible para reducir las emisiones atmosf茅ricas al aire que se respira.

Realizar mantenimiento a las m谩quinas para evitar escapes de olores inofensivos y que puedan causar enfermedad.

Controlar el uso de Administrador del elementos de punto y entrenador de servicio.

Reducir el monto protecci贸n para los trabajadores. de dinero pagado en indemnizaciones Reducir las por enfermedades incapacidades en respiratorias los trabajadores previniendo las enfermedades respiratorias.

TABLA: Definici贸n de planes para el cumplimiento de los objetivos FUENTE: Los autores

4.4. ALCANCE El sistema Integrado de Gestión aplica para la Estación de Servició Av. Quito, ubicada en la ciudad de Bogotá, específicamente en el proceso de comercialización de combustible, teniendo en cuenta los requisitos planteados por las Normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 y lineamientos establecidos en el decreto 1333 de 2007.

Se excluye el numeral 7.3 Diseño y desarrollo del servicio de la norma NTC ISO 9001:2008 debido a que no se realiza ningún tipo de diseño sobre la prestación de servicio de comercialización de combustible.

4.5. POLÍTICA En Combustibles HYR Ltda., nos caracterizamos por la excelencia en nuestros servicios, además de brindar a nuestros usuarios servicios complementarios que generen recordación de nuestra compañía.

Somos una organización comprometida con la calidad de nuestras operaciones, brindando un excelente servicio a nuestros clientes, además de trabajar en pro de la mejora continua y la implementación de buenas prácticas en nuestros procedimientos.

Nuestro personal de trabajo es el idóneo para el excelente cumplimiento de sus funciones, por lo que nos esforzamos por garantizar su bienestar dentro de la compañía e incentivar sus logros, además de velar por su salud y seguridad.

El cuidado del medio ambiente es una prioridad en nuestra compañía, por lo que nos preocupamos por generar el menor impacto negativo en nuestro entorno, gestionando programas de cuidado y preservación del mismo.

4.6. MAPA DE PROCESOS EMPRESA COMBUSTIBLES H&R LTDA

IMAGEN: Mapa de procesos empresa Combustible H&R Ltda.

FUENTE: Los autores

5. CAPÍTULO 3: PLANIFICACIÓN OPERACIONAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA PARA EL PROCESO DE DISTRIBUCION DE COMBUSTIBLE DE LA ESTACION OBJETIVO (EDS AVENIDA QUITO)

5.1. MAPA DE PROCESOS: PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE DE LA EDS AVENIDA QUITO

Imagen: Mapa de procesos: Proceso de distribuci贸n de combustible de la EDS Avenida Quito FUENTE: Los autores.

5.2 CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS MISIONALES DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE DE LA EDS AVENIDA QUITO

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS MISIONALES DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE DE LA EDS AVENIDA QUITO18001: 2007

Transporte

PROCESO

OPERACIÓN

DESCRIPCION

ENTRADAS

SALIDAS

INFRAESTRUCTURA Y/O RECURSOS UTILIZADOS

Verificar el estado óptimo del camión

Revisión del estado mecánico del camión

Camión

Camión óptimo para la tarea

Camión de transporte

Abastecer el camión con el combustible requerido

Abastecer los diferentes compartimientos del camión con los diferentes tipos de combustible

Combustible

Camión abastecido de combustible

Combustible Camión

Diligenciar las planillas de verificación

Realizar el registro del proceso de verificación

Planilla de registro

Planilla de registro diligenciada

Planilla de registro

Realizar nuevamente una verificación del estado del camión

Revisión del estado mecánico del camión

Camión

Camión óptimo para la tarea

Camión de transporte

Transportar el combustible hacia el lugar de destino

Transportar el combustible del camión del punto de origen al punto de destino

Recepción y descargue

Estacionar el camión Parquear el camión en en el lugar de destino el lugar de destino y adecuado en la zona adecuada

Camión abastecido Conductor calificado

Camión abastecido en el lugar de destino

Camión abastecido

Zona de parqueo del lugar de destino

Camión parqueado en el lugar de destino solicitado

Camión abastecido Zona de parqueo en la zona de destino

Realizar el proceso de descarga de combustible

Iniciar con el proceso EDS abastecida con Camión abastecido de descarga del el combustible en el lugar de destino combustible a la EDS transportado

Camión abastecido Estacion de servicio (EDS)

Recibir el camión

Recepción del camión con el combustible

Camión con el combustible pedido

Inicio el proceso de abastecimiento de la isla

Camión con el combustible Isla a abastecer

Cerrar la isla a abastecer

Cierre de la isla para realizar el proceso de descargue de combustible

Camión con el combustible pedido

Isla a abastecer cerrada para el proceso de descargue

Camión con el combustible Isla a abastecer

Señalizar el área de descargue

Señalizar el cierre de la isla a bastecer

Elementos para la señalización de la isla a abastecer

Isla a abastecer cerrada y señalizada

Elementos de señalización Isla a abastecer cerrada

Personal con los EPP exclusivos para el proceso de descargue de combustible

EPP exclusivos para el proceso de descargue Personal para realizar el proceso de descargue

Colocarse los EPP para la tarea

Colocarse los EPP EPP utilizados requeridos y utilizados exclusivamente para únicamente para el el proceso de proceso de descargue descargue de de combustible combustible

Medir el nivel de combustible de los tanques

Realizar la medicion del nivel de combustible en los tanques de la estacion de servicio Revisar el nivel de combustible en los compartimientos del camión de combustible

Tanques de combustible

Tanques de combustibles medidos

Tanques de combustible Vara de medicion

Camión con el combustible pedido en sus compartimientos

Compartimientos del camión medidos

Camión con el combustible requerido en sus compartimientos Vara de medicion

Realizar la conexión de las mangueras del camión a los tanques de la estacion para el proceso de descargue

Mangueras del camión con el combustible requerido

Mangueras conectadas a los tanques de la isla a abastecer

Camión con el combustible requerido Mangueras de conexión

Iniciar con el proceso de descarga del Abastecer los tanques combustible en los con el combustible tanques de la estacion de servicio

Tanques para abastecer con el combustible

Verificar el nivel de combustible de los compartimentos

Conectar las mangueras

Desconectar la manguera

Realizar la desconexión de las mangueras del camión a los tanques de la estacion para finalizar el proceso de descargue

Mangueras conectadas a los tanques de la isla a abastecer

Tanques abastecidos Tanques de la isla a abastecer con el combustible Combustible del camión

Mangueras de vuelta al camión que suministro el combustible

Camión con el combustible requerido Mangueras de conexión

Realizar nuevamente Medir el nivel actual la medicion del nivel de combustible en los de combustible en los tanques tanques de la estacion de servicio Verificar la reducción del nivel de combustible de los compartimentos

Revisar la reducción del nivel de combustible en los compartimientos del camión de combustible

Tanques de combustible

Tanques de combustibles medidos

Camión que Compartimientos del abasteció los tanques camión nuevamente de la estacion de medidos servicio

Tanques de combustible Vara de medicion

Camión con el combustible requerido en sus compartimientos Vara de medicion

Quitarse los EPP Personal con los EPP requeridos y utilizados Quitarse los EPP para exclusivos para el únicamente para el la tarea proceso de descargue proceso de descargue de combustible de combustible

Personal con los EPP exclusivos para el EPP rutinarios para proceso de descargue estar en la estacion EPP rutinarios y de uso común de servicio

Retirar la señalización del área de descargue

Isla a abastecer cerrada y señalizada

Isla a abastecer sin los elementos de señalización de cierre

Elementos de señalización Isla a abastecer sin señalización

Realizar la apertura de Isla a abastecer la isla abastecida con cerrada para el el combustible proceso de descargue

Isla abastecida nuevamente abierta para atender a los clientes

Isla de servicio intervenida

Retomar las actividades rutinarias de la isla abastecida con el combustible

Isla completamente adecuada para la atención de los clientes

Isla de servicio

Abrir la isla

Retomar las actividades de la isla

Quitar la señalización de la isla cerrada

Isla abastecida nuevamente abierta para atender a los clientes

Comercializaciรณn

Recibir al cliente

Recibir al cliente para iniciar el proceso de comercializaciรณn y venta

Cliente con una necesidad

Cliente con una solicitud

Cliente

Atender la solicitud del cliente

Hacer la recepciรณn de pedido que el cliente le solicita

Cliente con una solicitud

Solicitud recibida

Solicitud y requerimiento del cliente

Suministrar los datos en el surtidor

Registrar en el surtidor el pedido requerido por el cliente

Solicitud requerida por el cliente

Solicitud recibida y registrada en el surtidor

Solicitud y requerimiento del cliente Surtidor

Esperar la venta de combustible

Esperar que el pedido requerido por el cliente sea despachado

Solicitud recibida y registrada en el surtidor

Despacho de la solicitud del cliente

Surtidor

Recibir el dinero de venta

Recibir el dinero de la venta del servicio requerido por el cliente

Dinero de venta

Producto y servicio vendido

Dinero Producto o servicio vendido

Despedir al cliente

Despedir al cliente para finalizar el proceso de comercializaciรณn y venta

Cliente atendido

Cliente atendido y con la necesidad cubierta

Cliente satisfecho

TABLA: Caracterizaciรณn de procesos misionales de distribucion de combustible de la EDS Avenida Quito FUENTE: Los autores

5.3 MATRIZ DE IMPACTOS Y ASPECTOS AMBIENTALES DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE DE LA EDS AVENIDA QUITO

TABLA: Matriz de impactos y aspectos ambientales FUENTE: Los autores

5.4 ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE IMPACTOS Y ASPECTOS AMBIENTALES DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE DE LA EDS AVENIDA QUITO

Realizando la matriz de identificación de impactos y aspectos ambientales para el proceso de distribución de combustible para la EDS Avenida Quito de la empresa Combustible H&R Ltda se han podido identificar en base a la interpretación del nivel del aspecto ambiental que las siguientes etapas del proceso son de nivel alto y son críticas para la organización a nivel medio ambiental:

-

Abastecer el camión con el combustible requerido, perteneciente al proceso misional de transporte.

-

Transportar el combustible hacia el lugar de destino, perteneciente al proceso misional de transporte,

-

Medir el nivel de combustible de los tanques, perteneciente al proceso misional de recepción y descargue.

-

Verificar el nivel de combustible de los compartimientos del camión, perteneciente al proceso misional de recepción y descargue.

-

Abastecer los tanques son el combustible, perteneciente al proceso misional de recepción y descargue.

Ya que están generando impactos en agua, aire, suelo, energía y comunidad. De la ejecución de estas actividades sin controles previos se están generando:

-

Emisiones atmosféricas.

-

Derrames contaminantes.

-

Generación de residuos.

-

Contaminación.

-

Vertimientos.

Es necesario y fundamental determinar controles operacionales para reducir el nivel del aspecto ambiental y que la organización tenga un control y compromiso a nivel ambiental, además de esto en esta matriz se deben implementar controles operacionales para mantener y mejorar el nivel medio del aspecto ambiental de las demás actividades del proceso de distribución de combustible.

5.5 MATRIZ DE PELIGROS Y RIESGOS SYSO DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE DE LA EDS AVENIDA QUITO

TABLA: Matriz de peligros y riesgos FUENTE: Los autores

5.6 ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE PELIGROS Y RIESGOS SYSO DEL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLE DE LA EDS AVENIDA QUITO Realizando la matriz de identificación de peligros y riesgos de salud y seguridad para el proceso puntual de distribución de combustible para la EDS Avenida Quito de la empresa Combustible H&R Ltda se han podido identificar en base a dos interpretaciones, una del nivel de probabilidad y otra del nivel de riesgo de sus peligros y riesgos hallados en cada una de las etapas del proceso son de nivel muy alto y alto, por lo tanto son actividades críticas para la organización a nivel de salud y seguridad de sus partes interesadas:

-

Abastecer el camión con el combustible requerido (Nivel alto).

-

Transportar el combustible hacia el lugar de destino (Muy alto).

-

Realizar el proceso de descarga de combustible (Alto).

-

Abastecer los tanques con el combustible (Alto)

Además se encontraron hallazgos en el proceso de comercialización el cual arroja un nivel de probabilidad medio en todas sus actividades, sin embargo presentan una importancia baja debido a que a pesar de ser actividades con riesgos a sus empleados son riesgos que siempre estarán presentes y que sus controles están presentes.

Es necesario y fundamental determinar controles operacionales para reducir el nivel del peligro en la salud y seguridad de las partes interesadas con el fin de que la organización tenga un control y compromiso a nivel SySO, además de esto en esta matriz se deben implementar controles operacionales para mantener y mejorar el nivel medio y bajo de las actividades que representan un riesgo para los trabajadores de la organización.

6 CAPÍTULO 4: DEFINICIÓN EL PLAN DE ACCIÓN PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA 6.1 PLAN DE ACCIÓN PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADA EN LA EMPRESA COMBUSTIBLES H&R BASADO EN LAS NORMAS ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001: 2007 No. PHVA

1

2

3

4

Apoya

ISO ISO OHSAS Meses 9001: 14001: 18001: (Aprox) 2008 2004 2007

Actividad

Responsable

P

Apropiar la política del sistema de gestión integrado

Departamento de HSEQ de la compañía

5.3

4.2

4.2

3

P

Realizar capacitaciones para dar a conocer y comprender la misión, visión, la política y objetivos de calidad, ambiente y salud y seguridad

Departamento de HSEQ de la compañía

5.3

4.2

4.2

4

P

Establecer, implementar y mantener procedimientos para identificar aspectos ambientales y determinar aquellos que pueden tener impacto significativo en el medio ambiente

Departamento de HSEQ de la compañía

4.3.1

P

Establecer, implementar y mantener procedimientos para la identificación, de los requisitos legales y otros requisitos aplicables al SGI

Departamento de HSEQ de la compañía

4.3.2

2

4.3.2

3

5

6

P

Establecer, implementar y mantener procedimientos para el cumplimiento de los objetivos y las metas del SGI

Departamento de HSEQ de la compañía

P

Realizar la revisión por la Dirección

Alta gerencia

P-H

Establecer, implementar y mantener procedimientos para controlar situaciones donde hayan aspectos significativos identificados que puedan causar una desviación de la política los objetivos y las metas de calidad, ambiente y seguridad y salud

Departamento de HSEQ de la compañía

8

H

Crear acciones para tratar las no conformidades

Producción

9

V

Evaluar el desempeño del sistema de gestión integrado

Departamento de HSEQ de la compañía

10

H

Evaluar el desempeño al trato de las no conformidades

Producción

11

H

Fortalecer los procedimientos establecidos

Departamento de HSEQ de la compañía

12

H

Establecer acciones preventivas y correctivas

Producción

7

Departamento de HSEQ de la compañía

Departamento de HSEQ de la compañía

5.4.1

4.3.3

4.3.3

3

5.6

4.6

4.6

3

5.4.2

4.3.3 4.4.6

4.3.3 4.4.6

3

2

3 Departamento de HSEQ de la compañía

3

2 HSEQ

3

13

H

Establecer y determinar controles operacionales para reducir el nivel del aspecto ambiental

14

H

Establecer un sistema de gestión ambiental

15

H

Establecer y determinar controles operacionales para reducir el nivel del peligro en la salud y seguridad

16

H

Establecer un sistema de gestión SySO

17

H

Establecer las funciones, responsabilidades, autoridades y recursos

18

H

Designar los recursos necesarios para el Sistema de Gestión Integrada

19

H

20

H

21

H

Establecer y mantener procedimientos de competencia, formación y toma de conciencia Elaborar y mantener registros para verificar las evaluaciones de competencias del personal Establecer, implementar y mantener procedimientos para la comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización y también con los clientes

Departamento de HSEQ de la compañía Departamento de HSEQ de la compañía Departamento de HSEQ de la compañía Departamento de HSEQ de la compañía Departamento de HSEQ de la compañía Departamento de HSEQ de la compañía Departamento de HSEQ de la compañía Departamento de HSEQ de la compañía Departamento de HSEQ de la compañía

3

3

2

3

5.5.1

4.4.1

4.4.1

2

6.1

4.4.1

4.4.1

3

6.2.2

4.4.2

4.4.2

3

6.2.2

4.4.2

4.4.2

3

5.5.3 7.2.3

4.4.3

4.4.3

3

22

H

Establecer, implementar y mantener procedimientos para el control de documentos

23

H

Establecer los requisitos relacionados con el producto

24

V

Revisar los requisitos relacionados con el producto

25

H

26

H

27

H

28

29

H

V

Establecer, implementar y mantener un procedimiento para el proceso de compras Establecer procedimientos para la elaboración del producto hasta la disposición final del cliente Establecer procedimientos documentados para el control de producto no conforme Establecer procedimientos documentados para identificar situaciones de emergencia que puedan causar un impacto al medio ambiente y dar respuesta a ellas Establecer procedimientos para el seguimiento y medicion

Departamento de HSEQ de la compañía Departamento de HSEQ de la compañía Producción

Compras

Producción

Producción

4.2.3

Departamento de HSEQ de la compañía Departamento de HSEQ de la compañía Departamento de HSEQ de la compañía Departamento de HSEQ de la compañía

4.4.5

3

7.2.1

3

7.2.2

2

7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.5.1 7.5.2 7.5.5

3

2

8.3

Departamento de HSEQ de la compañía

Departamento de HSEQ de la compañía

4.4.5

7.6 8.1 8.2.3 8.2.4 8.4

3

4.4.7

4.4.7

2

4.5.1

4.5.1

2

V

Establecer, implementar y mantener procedimientos para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales

31

H

Establecer procedimientos para tratar las no conformidades y tomar acciones correctivas y preventivas

32

V

33

V

30

34

A

Establecer procedimientos documentado para definir los controles necesarios con los registros Establecer procedimientos para definir responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar auditorias Incluir la información necesaria y pertinente en la revisión por la dirección para monitorear la eficacia del sistema

TABLA: Plan de acción FUENTE: Los autores

Departamento de HSEQ de la compañía Producción

4.5.2

4.5.2

3

8.3 8.4 8.5.2 8.5.3

4.5.3

4.5.3 4.5.3.2

3

4.2.4

4.5.4

4.5.4

2

Departamento de HSEQ de la compañía

8.2.2

4.5.5

4.5.5

2

Departamento de HSEQ de la compañía

5.1 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 8.5.1

4.6

4.6

2

Departamento de HSEQ de la compañía

Departamento de HSEQ de la compañía Calidad

Alta gerencia

7

CONCLUSIONES

-

Combustibles H&R Ltda es una empresa que está en constante crecimiento, lo cual se ve evidenciado durante los últimos años, es claro que la falta de una buena planeación estratégica y la implementación de un sistema de gestión integrado donde se estructuren los diferentes lineamientos y políticas ha hecho que no se tenga el desempeño ideal que desea la compañía.

-

Los funcionarios y trabajadores tienen claros los procesos, funciones y responsabilidades que desarrollan en sus puestos de trabajo pero hace falta una documentación y registro de dichos procesos además de un ajuste con los lineamientos y políticas de Combustibles H&R Ltda.

-

No se cuenta con un plan de capacitación de acuerdo a las necesidades de cada cargo, así como las correspondientes a temas relacionados con Medio Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional.

-

La compañía se asegura que el personal sea idóneo para sus cargos, pero la falta de documentación de perfiles de cargos es evidente y esto hace que no se evalúen o tengan en cuenta las habilidades y capacidades de los trabajadores.

-

Se encontró que las personas en la organización están familiarizadas con los planes de emergencias de la empresa, todos en la empresa saben cómo actuar ante situaciones de emergencia, eso es fundamental dada la actividad productiva de la compañía.

-

La responsabilidad y el compromiso de la alta gerencia a nivel de las revisiones del sistema no se realizan por la falta de un sistema de gestión en la empresa, es fundamental la realización de las revisiones ya que generan como resultados los planes de acción.

8

RECOMENDACIONES

-

Analizar las opciones de implementar el Sistema Integrado de Gestión planteado en este proyecto.

-

Implementar en la empresa un sistema de comunicación efectivo que permita que lo empleados tengan conocimiento de los planes y programas que la compañía maneja, tanto ambientales como de salud y seguridad.

-

Documentar los procesos y actividades pertinentes que promuevan el correcto funcionamiento de la organización.

-

Elaborar un plan de capacitación de acuerdo a las necesidades de cada cargo y a las debilidades y falencias de los empleados.

-

Implementar capacitaciones con frecuencia a para desarrollar aptitudes y rutinas de trabajo, generando competencias y aprendizaje en los empleados.

-

Concientizar a los vendedores de servicio acerca de la importancia del uso correcto de los elementos de protección personal en la función de sus labores.

-

Generar programas que generen conciencia en la empresa respecto a la buena administración de los recursos y disposición de residuos.

-

Motivar al personal y garantizar un apropiado ambiente de trabajo para evitar inconformidades y rotación de personal

-

Establecer formatos de sugerencias donde los empleados y clientes, puedan opinar con libertad acerca de sus inconformidades.

9 REFERENCIAS

ICONTEC, I. C. (2007). Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007. Bogotá.

ICONTEC, I. C. (2009). Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental Requisitos con orientación para su uso. Bogotá.

ICONTEC, I. C. (2009). Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos. Bogotá.

Ambientales, S. D.-S. (2013). INSTRUCTIVO Diligenciamiento de la Matriz de Identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales. Bogotá.

Creus Solé, A., & Mangosio, J. E. (2012). Seguridad e Higiene en el Trabajo: Un enfoque integral. Mexico: Alfaomega.

García, R. F. (2006). Sistemas de gestión de la calidad, ambiente y prevención de riesgos laborales. Su integración. España: Editorial Club Universitario.

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Bogotá.

ABREVIACIONES ISO: International Organization for Standardization OHSAS: Occupational Health and Safety Assessment Series SGI: Sistema de Gesti贸n Integrada EDS: Estacion de servicio SySO: Salud y Seguridad Ocupacional