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Planificación del Sistema de Gestión Integrada ISO (9001: 2008) (14001:2004) y OHSAS (18001:2007) para el Fondo de Empleados de la Fundación Educativa de Inglaterra-FONCOLI

Ramiro Andrés Paredes Quiroga

Fundación Universitaria Agraria de Colombia Administración Financiera y de Sistemas Bogotá D.C. 2016

Planificación del Sistema de Gestión Integrada ISO (9001: 2008) (14001:2004) y OHSAS (18001:2007) para el Fondo de Empleados de la Fundación Educativa de InglaterraFONCOLI

Ramiro Andrés Paredes Quiroga Finandi39@hotmail.com Administración Financiera y de Sistemas Director: Jaime Roldan Parra

Modalidad: Curso de Profundización.

Fundación Universitaria Agraria de Colombia Administración Financiera y de Sistemas Bogotá D.C. 2016

Dedicatoria

Dedico este importante trabajo de grado, primero a Dios quien me permitiรณ llegar a esta etapa, a mi familia, mis padres, mi esposa y mis hijos quienes incondicionalmente esperaron hasta el final, y me apoyaron para obtener este importante logro de mi vida. Menciรณn muy especial a una persona que desafortunadamente ya no estรก presente, pero quien me apoyo y siempre espero que lograra esta meta gracias jefe.

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Tabla de contenido

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Introducción .................................................................................................................................. 1 1. Planteamiento del problema .................................................................................................... 3 2. Justificación ............................................................................................................................... 4 3. Objetivos .................................................................................................................................... 5 3.1. Objetivo General ................................................................................................................. 5 3.2. Objetivos Específicos.......................................................................................................... 5 4. Marco de referencia .................................................................................................................. 6 4.1. Marco institucional ............................................................................................................. 6 4.1.1. Capacidad directiva FONCOLI................................................................................. 7 4.1.2. Capacidad financiera FONCOLI .............................................................................. 8 4.1.3. Capacidad de infraestructura y tecnología .............................................................. 12 4.1.4. Capacidad del recurso humano ............................................................................... 12 4.1.5. Capacidad competitiva ............................................................................................ 13 4.2. Marco conceptual .............................................................................................................. 15 5. Metodología para la Formulación del Proyecto ................................................................... 22 6. Desarrollo................................................................................................................................. 23 6.1. Matriz DOFA .................................................................................................................... 23 6.2. Planeación Estratégica para el Sistema de Gestión Integrada de FONCOLI. .................. 32 6.3. Construcción del direccionamiento estratégico para un sistema de gestión integrada ..... 32

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6.4. Análisis de requisitos de producto, servicio y satisfacción de clientes............................. 33 6.5. Visión general sobre los impactos asociados a la gestión ambiental de la organización. 35 6.5.1. Desempeño ambiental ............................................................................................. 36 6.5.1.1. Análisis del proceso de producción o prestación del servicio .................. 36 6.6. Visión general sobre tipos de peligros asociados a la gestión de salud y seguridad de la organización .............................................................................................................................. 38 6.6.1. Identifica tipos de peligros en gestión de salud y Seguridad en el trabajo. ............ 38 6.6.2. Desempeño en salud y seguridad en el proceso de producción o prestación del servicio ...................................................................................................................................... 39 7. Propuesta de Política Integrada FONCOLI ......................................................................... 40 7.1. Objetivos del Sistema de Gestión Integrada ..................................................................... 41 7.2. Planificación del proceso de crédito ................................................................................. 42 7.3. Caracterización del proceso de crédito FONCOLI ........................................................... 43 Conclusiones. ............................................................................................................................... 64 Recomendaciones ........................................................................................................................ 66 Bibliografía .................................................................................................................................. 68 Entregables .................................................................................................................................. 70 Entregable 1 ............................................................................................................................ 71 1. Matriz DOFA ................................................................................................................ 72 Entregable 2 ............................................................................................................................ 74 2. Componentes que conforman la política y objetivos del SGI....................................... 75 Entregable 3 ............................................................................................................................ 81 3. Caracterización proceso FONCOLI .............................................................................. 82

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Entregable 4 ............................................................................................................................ 86 4. Mapa de Procesos FONCOLI ....................................................................................... 87 Entregable 5 ............................................................................................................................ 88 5. Organigrama de la FONCOLI ...................................................................................... 89 Entregable 6 ............................................................................................................................ 90 6. Manual de funciones Auxiliar Administrativo ............................................................. 91 Entregable 7 ............................................................................................................................ 99 7. Manual de funciones Contador ................................................................................... 100 Entregable 8 .......................................................................................................................... 104 8. Manual de funciones Gerente ..................................................................................... 105 Entregable 9 .......................................................................................................................... 113 9. Manual de funciones Tesorera .................................................................................... 114 Entregable 10 ........................................................................................................................ 121 10. Manual de Proceso de CrĂŠdito .................................................................................. 122

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Lista de tablas

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Tabla 1 Estados Financieros año 2015............................................................................................ 9 Tabla 2 Saldos 2014 y 2015 .......................................................................................................... 10 Tabla 3 Regalos y beneficios ........................................................................................................ 11 Tabla 4 Tabla de créditos FONCOLI........................................................................................... 14 Tabla 5 Evaluación cumplimiento calidad FONCOLI. ................................................................ 27 Tabla 6 Evacuación cumplimiento requisitos ISO 14001:2004 . ................................................. 29 Tabla 7 Evaluación requisitos ISO 18001 .................................................................................... 30 Tabla 8 Análisis de requisitos de producto, servició y satisfacción de los asociados. ................. 34 Tabla 9 Impactos ambientales ....................................................................................................... 36 Tabla 10 Análisis ambiental de los procesos FONCOLI. ............................................................. 37 Tabla 11 tipos de peligros ............................................................................................................. 38 Tabla 12 Desempeño en salud y seguridad FONCOLI ............................................................... 39 Tabla 13 Componentes de política integrada. ............................................................................... 41 Tabla 14 Requisitos del producto de crédito................................................................................. 43 Tabla 15 Planificación proceso crédito en Calidad para FONCOLI. ........................................... 45 Tabla 16 Probabilidad ambiental. ................................................................................................. 48 Tabla 17 Matriz ambiental para la planificación proceso de crédito de FONCOLI ..................... 49 Tabla 18 Matriz SST ..................................................................................................................... 53

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Lista de gráficas

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Gráfica 1 Crecimiento del activo ................................................................................................... 8 Gráfica 2 Composición del pasivo ................................................................................................. 9 Gráfica 3 Composición del patrimonio ........................................................................................ 11 Gráfica 4 Esquema de la integración y la planeación del Sistema de Gestión Integrada FONCOLI. .................................................................................................................................... 32

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Introducción

En este trabajo se desarrolla la Planificación del Sistema de Gestión Integrada teniendo en cuenta las normas ISO (9001: 2008 y 14001:2004) y OHSAS 18001:2007) para el fondo de empleados de la Fundación Educativa de Inglaterra sigla FONCOLI, es un fondo de Empleados creado hace 31 años, con el fin de brindar servicio de ahorro y facilidad de crédito a los empleados de la fundación, con el pasar del tiempo FONCOLI ha tenido un crecimiento empresarial considerable más por la misma dinámica del entorno donde se desenvuelve, pero también, la empresa desarrolla sus actividades base al conocimiento empírico, dejando a la empresa a realizar sus procesos en torno al conocimiento y experiencia de las personas que allí laboran; generando diversas interpretaciones y hasta manipulaciones en la ejecución de los procesos, por esto se decidió elaborar la planificación de un sistema que permita estandarizar , medir y controlar los procesos que mayor impacto tiene FONCOLI y de esta manera poder cumplir con el objeto social.

Además, FONCOLI va a contar con un sistema de gestión integrada con el fin de cumplir y satisfacer las demandas de los asociados, de igual manera el entorno de la organización nos exige que actuemos en un marco de responsabilidad con el medio ambiente, con nuestros empleados, contratistas y la sociedad en general por ello es importarte tener un sistema que agrupe las normas ISO (9001: 2008 y 14001:2004) y OHSAS 18001:2007.

De otra parte, para cumplir el propósito de esta monografía se desarrolló de la siguiente manera: como punto inicial se planteó el problema del Fondo de Empleados de la Fundación Educativa de Inglaterra-FONCOLI, se justificó del porque es importante que la institución

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cuente con un Sistema de Gestión para su organización empresarial, de igual manera se trazaron unos objetivos para el desarrollo del presente documento. En el marco de referencia, se referencio la institución en sus componentes, se destaca la capacidad directiva, capacidad financiera, capacidad de infraestructura y tecnología, capacidad del recurso humano, capacidad competitiva.

Así mismo se abordó un marco conceptual con referencia al tema de Sistema de Gestión Integral y de calidad, se enfocaron conceptos ISO (9001: 2008 y 14001:2004) y OHSAS 18001:2007), también se constituyó la metodología para la formulación del proyecto y su desarrollo en el cual se desarrolla la matriz DOFA, se demostró la planeación estratégica del Sistema de Gestión Integrada para empresa FONCOLI. También se planteó la construcción del direccionamiento estratégico para un sistema de gestión integrada, los análisis de requisitos de producto, servicio y satisfacción de clientes, la visión general sobre los impactos asociados a la gestión ambiental de la organización, el desempeño ambiental, se encuentra el análisis del proceso de producción o prestación del servicio, la visión general sobre tipos de peligros asociados a la gestión de salud y seguridad de la organización; también se desarrolló la Propuesta de Política Integrada FONCOLI, los objetivos del sistema de gestión integrada, la planificación del proceso de crédito, descripción de la actividades de crédito, Organigrama de FONCOLI.

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1. Planteamiento del problema

El Fondo de Empleados de la Fundación Educativa de Inglaterra-FONCOLI es una empresa que lleva 30 años de fundada; cuyo objeto social es el de prestar servicios de ahorro y crédito a sus asociados en el transcurso del tiempo ha tenido un fuerte crecimiento económico y social como consecuencia de ello se han incrementado las actividades y los procesos que requieren para cumplir con su propósito, adicional desde la crisis de los 90 del sector solidario, se dieron unas serie de cambios a nivel de supervisión y control por parte de los entes gubernamentales que han originado una serie de cambios administrativos .FONCOLI no tiene diseñado un sistema de gestión que sirva como herramienta que oriente el objeto social , no tienen claramente identificados los procesos, no tienen documentados procedimientos, manuales de funciones y esto que hace que las actividades se realicen basadas en la experiencia y el conocimiento empírico de los empleados quienes realizan las tareas a su criterio o acomodo y esto ha causado errores , reprocesos y retrasos que han afectado la operación normal de FONCOLI. Por lo tanto, uno de los aspectos que más refleja la falta de tener un Sistema de Gestión es el proceso de crédito, que genera un riesgo operacional muy alto debido a que hay mal otorgamiento en algunos créditos, no se verifican los datos personales, información financiera, sean reportados a centrales de riesgo mal a algunos asociados, hay aumento de cartera morosa sea ha dado mal la información a los asociados y eso tiene un impacto muy alto frente a la imagen que se quiere tener frente a los ellos. FONCOLI ni tiene definidas políticas de seguridad y salud en el trabajo pues no existe la identificación de peligros y riegos lo que impide establecer planes de acción y más que se debe cumplir con la normatividad vigente que deben implementar

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el Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo (SG_SST) Decreto 1443 de 2014 , es importante demostrar el interés que se tiene por la sostenibilidad del medio ambiente, aportar su grano de arena en establecer política ambientales que demuestren a la comunidad que FONCOLI es una empresa que se preocupa por el bienestar y futuro de los asociados y sus generaciones venideras.

2. Justificación FONCOLI es una organización dinámica pero a su vez desorganizada al no tener un Sistema de Gestión que le de herramientas, que identifiquen y le orienten a en la identificación de las necesidades de los asociados, tener empleados mejor capacitados y motivados, identificados sus procesos para la prestación del servicio y mantenerlos controlados que permitan afrontar cambios que el entorno les exige en el día a día, que buscan mejorar los resultados en el menor tiempo enfocados en la calidad de producto o servicio, un sistema de gestión que le permita proteger su capital humano, que aporte a la protección del medio ambiente por tal razón la planificación de un sistema de gestión integrada basados en las normas ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001: 2007.

Para FONCOLI que pretende proporcionar las herramientas de planificación y del ciclo PHVA necesarias que mejoren la parte funcional de la organización, que exista un orden jerárquico y administrativo, presentado.

De otra parte, en la planificación del Sistema de Gestión Integrada se definen las principales actividades y tareas dentro del Fondo de Empleados De La Fundación Educativa de Inglaterra (FONCOLI) que permita medir el cumplimiento de los objetivos, mejorar la toma de decisiones, es lograr que las tareas, actividades así como la información relacionada

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sean totalmente auditables, medibles, simplificadas para atender a los requerimientos de todas las partes interesadas de FONCOLI.

3. Objetivos 3.1. Objetivo General Desarrollar la planificación del sistema de gestión integrada bajo los criterios de la norma ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001: 2007 para el Fondo de Empleados de la Fundación Educativa de Inglaterra, en el proceso de crédito que permita a la empresa mejorar su funcionamiento.

3.2. Objetivos Específicos  Hacer un diagnóstico de FONCOLI para obtener elementos conceptuales que permitan establecer el Sistema de Gestión Integrada.  Realizar una propuesta de la planeación Estratégica de FONCOLI.  Elaborar un procedimiento documentado, para el proceso de crédito mediante la gestión documental del Sistema de Gestión Integrada.

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4. Marco de referencia 4.1. Marco institucional Fondo de Empleados de la Fundación Educativa de Inglaterra, el cual podrá identificarse con la Sigla “FONCOLI” Nit 860.091.450-0, es un Fondo de Empleados empresa asociativa de Derecho Privado, sin ánimo de lucro, de Asociados y Patrimonio variable e ilimitado, regida por unos estatutos, en un marco de Valores y Principios Cooperativos.

Ayuda Mutua: FONCOLI trabajará por sus Asociados siempre ayudándolos en la resolución de sus necesidades y estos en forma mutua trabajarán para preservar la existencia de su entidad.

Equidad: Las actividades y todas las prácticas que FONCOLI desarrollará siempre serán equitativas entre sus miembros.

Igualdad: Los Asociados en FONCOLI tienen iguales derechos para hacer uso y recibir todos los beneficios que éste les ofrece en los términos que sus miembros lo establezcan.

Solidaridad: FONCOLI practicará lazos de solidaridad y los expresará de manera permanente. La solidaridad será siempre el mayor escenario de ayuda a sus asociados.

Respeto y Honestidad: En FONCOLI el respeto y la honestidad deben ser valores fundamentales, garantes de la autenticidad y la trasparencia para el manejo y utilización de los recursos, para lograr una convivencia armónica.

Además, FONCOLI hace parte del sector de la economía solidaria con clasificación en nivel de supervisión tres (3) es decir, tiene activos inferiores a 3.500.000.000 millones de pesos, para contextualizar mas la empresa a continuación la describo así:

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4.1.1. Capacidad directiva FONCOLI De acuerdo a los estatutos de FONCOLI la administración del FONDO será ejercida por la Asamblea General, la Junta Directiva, el Gerente y los comités que dependan o sean nombrados por la Asamblea General o la Junta Directiva. La Asamblea es el máximo órgano de administración de FONCOLI sus decisiones son obligatorias, para todos los asociados siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, estatutarias, la Junta Directiva es el Órgano de administración permanente de FONCOLI, sujeto a la Asamblea General y responsable de la dirección general de los negocios y operaciones, estará integrada por cinco asociados por un periodo de 2 años, los cuales deben reunir una serie de requisitos entre los cuales dice : “Tener formación y conocimiento técnico y financiero en el manejo de las empresas de Economía Solidaria, especialmente de los fondos de Empleados, debidamente comprobado”, sin embargo, este requisito no se ha cumplido por el mismo desconocimiento del estatuto actualmente de los cinco integrantes de la Junta Directiva, solo uno cumple con este requisito y si revisamos la base social observamos que de 270 asociados a FONCOLI menos del 10% cumplen con tener formación o algún conocimiento en administración, porque los asociados a FONCOLI son profesores de áreas como jardín, preescolar, primaria, bachillerato, personal de servicios generales, asistentes de ruta, administrativos entonces no tienen formación en administración, manejo de empresas y mucho menos del manejo de empresas del sector solidario . Los comités de apoyo que existen en FONCOLI son tres obligatorios de ley Control Social, Riesgo y liquidez y evaluador de Cartera su objetivo es el de controlar, vigilar e inspeccionar las actividades que desarrolla financiera y socialmente FONCOLI , sin embargo por la misma falta de conocimiento y conciencia que tienen los integrantes de estos comités no

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cumplen ni aplican los reglamentos, dejando sometido a FONCOLI a que los mismos empleados del fondo deban hacer las actas e informes de estos comités.

4.1.2. Capacidad financiera FONCOLI Asimismo, para analizar la capacidad financiera FONCOLI, simplemente analice los estados financieros presentados y aprobados en la Asamblea General.

Por parte de los activos tenemos: Gráfica 1 Crecimiento del activo Fuente: Tomada de la presentación Asamblea FONCOLI.

Como se observa en la imagen, el activo esta $ 2.508.864.000 a 31 de Diciembre de 2015 de los cuales la el 82.21% cartera representa el activo, es decir cumple con la finalidad del servicio del crédito para sus asociados como principal objetivo.

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Tabla 1 Estados Financieros año 2015 Fuente Notas Estados Financieros año 2015.

Descripción

Saldo 31 Dic 2015

Saldo 31 Dic. 2014

Variación

Créditos en categoría A

2.077.761

1.707.062,00

370.699,00

21,72%

Créditos en categoría B Créditos en categoría C

5.707,00 0,00

Créditos en categoría D

93,00

Créditos en categoría E

1.193,00 -1.299,00 -20.847,00

40.219,00 6.440,00 4.727,00 342,00 -961,00 -17.568,00 1.740.261,00

-34.512,00 -6.440,00 -4.634,00 851,00 -338,00 -3.279,00 322.347,00

-85,81% 100,00% -98,03% 248,83% 35,17% 18,66% 18,52%

Provisión individual Provisión general cartera Total cartera

2.062.608,00

El Pasivo está en $736.484.000 conformado así: Gráfica 2 Composición del pasivo Fuente tomada de presentación Asamblea General 2016.

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Por el pasivo es importante resaltar que no tiene deudas con Bancos, Fiduciarias o cooperativas, su fuente de financiación únicamente interna por medio de los depósitos de los asociados, que reflejan los depósitos como la partida más importante, con una participación del 93 % del total del pasivo.

Tabla 2 Saldos 2014 y 2015 Fuente tomada de presentación Asamblea General 2016.

Por otra parte, el patrimonio de FONCOLI es de $1.772`000.000 conformado por los aportes sociales de los asociados con el 92%, más las reservas legales y las utilidades del año anterior.

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Grรกfica 3 Composiciรณn del patrimonio Fuente tomada de presentaciรณn Asamblea General 2016

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En las utilidades FONCOLI presenta la utilidad financiera que fue de 37`734.000 y la utilidad social, que son todos los beneficios que FONCOLI les da a sus asociados ver cuadro.

Tabla 3 Regalos y beneficios Fuente informe de Administraciรณn presentado a la Asamblea General 2016.

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Es decir, FONCOLI sumando su utilidad financiera $37.734.336 y la utilidad Social $77.877.408 en resumen la organización genero una utilidad por $115.611.744, reflejando el buen manejo de los recursos.

4.1.3. Capacidad de infraestructura y tecnología FONCOLI en una entidad que por sus características y los requisitos de los Asociados debe funcionar dentro de las instalaciones del colegio, como tal tiene asignada una pequeña oficina con un área de 12 metros cuadrados, en donde se deben instalar tres estaciones de trabajo, un servidor, más el archivo de todo la organización y una estación de café para los asociados.

Además, FONCOLI no tiene bienes propios (oficinas, centros vacacionales) , ni ejerce otras actividades propias de fondos como ventas de uniformes, manejo de casino de empresas etc.…

En cuanto tecnología FONCOLI por ser una entidad ten pequeña con características PYME y un reducido número de empleados (3) tres, las necesidades en tecnología son básicas, posee un servidor Pyme, tres computadores de trabajo para cada puesto dos impresoras una laser la otra de matriz de punto más un escáner.

Para la contabilidad maneja un programa contable Sicoopweb, contratado con JORWEB LTDA, que no requiere gran robustez del hardware en equipos, tiene una página web creada desde hace 4 años pero es más de carácter informativo, no hay definidos unos procedimientos de manejo ,actualización de información ni la capacidad técnica para operar y mantener al día la página Web. 4.1.4. Capacidad del recurso humano Por ser FONCOLI una empresa Pyme, solo tiene tres empleados de planta con contrato laboral, cumple con los pagos a seguridad social, Sena, Caja de compensación y los demás de ley, están los cargos de Gerente, asistente administrativo y tesorera pero no tienen establecido

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perfil de cargo ni manuales de funciones, no hay reglamento interno de trabajo, las hojas de vida están desactualizadas, se evidencian algunos cursos informales, no hay un programa de capacitaciones, los indicadores de desempeño no existen, manejo en temas de prevención de enfermedades laborales, , análisis de riesgos laborales, programas de prevención de enfermedades asociadas al trabajo también son ausentes en la organización. Adicional a ello el cargo de Contador tiene contrato por prestación de servicios y no se evidencia que le exijan anexar el soporte de pago de aportes a salud y pensión.

Por consiguiente, el compromiso que presenta FONCOLI con su recurso humano es muy bajo a pesar que cumple con algunos requisitos de ley, no se preocupa más allá de velar por el bienestar de sus empleados; por esto y además de dar cumplimiento debe implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, no solo para cumplir con el decreto 1443 sino como política donde su capital humano sea el activo más preciado para la organización.

4.1.5. Capacidad competitiva Los servicios o productos financieros, que ofrece FONCOLI son el del ahorro y el crédito, del ahorro tenemos tres tipos: 1. Aporte Social: cuota de ahorro obligatoria (calidad de asociado) que se fija entre el 5 y 10 % del salario, únicamente lo puede retirar hasta la desvinculación como asociado.

2. Ahorro programado: cuota de ahorro voluntario con un monto fijo (desde $30.000) por un tiempo determinado (mínimo 3 meses) por el asociado, el cual al final del tiempo pactado será devuelto por FONCOLI reconociéndole un interés que es IPC del año 2015.

3. Certificado de depósito a término CDAT, Cantidad de dinero que deposita el asociado por un tiempo determinado y fijo, comprometiéndose FONCOLI a devolverlo con un

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interés, que aplica según el tiempo de duración del depósito, DTF mas unos puntos siempre procurando que sea una tasa más alta que el sector financiero.

Por el lado del servicio del crédito FONCOLI tiene establecidas unas líneas de crédito así: Tabla 4 Tabla de créditos FONCOLI

Asimismo, FONCOLI tiene reglamentadas las líneas de ahorro y crédito y cumplen con los requisitos de Ley , no existe un procedimiento estandarizado de los procesos con el fin de dar la seguridad, que se cumple el 100% con los requisitos tanto del cliente, organización, de darle seguimiento y establecer controles e indicadores, que permitan tomar acciones correctivas y/o de mejora para mejorar el desarrollo de la actividad principal, que es la de ahorrar y brindar crédito haciendo más fácil el cumplir con el eslogan de FONCOLI “Brindar servicios de calidad con oportunidad”.

FONCOLI tiene 270 asociados entre empleados de la Fundación Educativa de Inglaterra y pensionados de la misma Fundación, un estudio de ampliación de la base social de FONCOLI, 14

encontramos que hay 120 empleados de la Fundación que no están afiliados, la más común el desconocimiento de la existencia de un fondo de empleados y el mismo desconocimiento o concepto que tienen de los fondos de empleados.

Además, FONCOLI por ser única dentro del colegio, tiene la ventaja que no tiene un competidor de las mismas características, pero el departamento de Gestión Humana del colegio a incorporado los convenios de libranzas, con los Bancos Davivienda y Occidente lo cual ha generado el retiro significativo de asociados por dos razones, una que los bancos prestan más dinero a más tiempo y dos por que la cultura del ahorro obligatorio no es bien vista por algunos trabajadores.

Al ser una entidad con carácter social, se deben fortalecer convenios que brinden una mejor calidad de vida a los asociados y sus familias, convenios en educación, salud y recreación, hacer más énfasis en concientizar a los asociados que los fondos de empleados, no son solo dinero fácil y rápido, sino que son un instrumento mediante el cual puedan mejorar su nivel socioeconómico.

4.2. Marco conceptual En este trabajo de grado se manejan conceptos adquiridos, tanto y durante el pregrado de la carrera administración Financiera y de sistemas, fueron reforzados en profundización de Sistema de Gestión Integrada, y se enfocaron los conceptos de las normas ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001: 2007.

La Calidad tiene diferentes significados e interpretaciones, dependiendo el marco donde se desarrolla el concepto por ejemplo Joseph M. Juran quien es considerado el padre de la calidad con la trilogía de calidad, donde interrelaciona tres procesos: Planeación de la calidad, Control de la calidad y Mejoramiento de la calidad. (Padilla, 2002). Lo cual hace parte del 15

enfoque de un sistema de gestión de la calidad. (ISO, 2008). Inicialmente es preciso mencionar la importancia de la gestión por procesos en las organizaciones, dado que con el desarrollo de los años y los modelos de gestión, las organizaciones requieren una integralidad de sus actividades, con el fin de cumplir y satisfacer las necesidades de sus clientes; para ello se ha usado diferentes técnicas y herramientas de acuerdo a las teorías administrativas que han surgido a lo largo de la evolución de las teorías administrativas orientadas al mejoramiento de la productividad, las que surgieron durante la revolución industrial y hasta el día de hoy con los enfoques de calidad y de sistemas, lo que facilita la unificación de muchos campos del conocimiento, se mostro interés en los dos modelos que representan a las organizaciones sociales se han movido en dos tendencias fundamentales según Barley y Kunda (1996), uno es de control normativo y otro de modelo control racional este último dice que las organizaciones son sistemas abiertos y como tal interactúan con su entorno, esto quiere decir que las organizaciones ya no solo deben operar entorno a la maximización de las utilidades; también deben trabajar en función a optimizar sus procesos, alcanzar la satisfacción del cliente, proteger la integridad de sus colaboradores, minimizar los efectos negativos al medio ambiente, deben actuar con responsabilidad social, todo esto lo pueden lograr en un marco de gestión integrada , “es una propuesta que apunta a lograr la productividad y competitividad, por medio del desarrollo y satisfacción de los integrantes de la organización, con el fin de mejorar su conocimiento y competencia para el desempeño. Esta propuesta permite atender las expectativas de los clientes con servicios y productos de calidad” (Agudelo Tobón & Escobar Bolivar, 2007, p. 19).

También, es importante conocer los tres componentes de un sistema de gestión integrada, tomando los aspectos estratégicos los que definen el norte de la organización, tales como la misión, visión, políticas, objetivos; luego identificar los requisitos del cliente, sus requisitos

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legales e identificar a las partes interesadas a las cuales se debe dar cumplimiento a estos requisitos.

Sistema de gestión ambiental, en las organizaciones les debe interesa alcanzar y demostrar un sólido desempeño ambiental, mediante el control de los impactos que se generan de actividades independientemente del tamaño de la organización, productos y servicios sobre el medio ambiente, acorde a su política y objetivos ambientales. Las Normas Internacionales sobre gestión Ambiental, tienen como finalidad proporcionar a las organizaciones los elementos de un sistema de gestión ambiental, que puedan ser integrados con otros requisitos de gestión y para ayudar a las organizaciones a lograr metas ambientales y económicas. (ISO14001, 2004) La norma OSHAS 18001:2007, propicia las bases para primero identificar los peligros, luego establecer programas, para minimizar estos los riesgos que pueden provocar enfermedades perjudiciales para la salud y accidentes; como mejorar las condiciones de seguridad e higiene de los puestos de trabajo. Lo cual proporciona un mejor desempeño de las actividades y procesos en las organizaciones, logrando excelentes resultados en la calidad del producto o servicio. (Paredes Rodríguez, 2012). Tambien, es importante aplicar esta norma ya que debemos cumplir con el Decreto 1443 de 2014 de implementacion del sistema de seguridad y salud en el trabajo.

Lo que más trabaja las normas ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001: 2007 es la teoría del ciclo PHVA es: Planificar. Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados, teniendo en cuenta los requisitos del cliente y las políticas de la organización. Esta etapa corresponde a la función de dirigir (Norma Técnica Colombiana - NTC- ISO 9001: 2008, p. i).

Hacer. Implementar los procesos. Corresponde a la función de controlar (Norma Técnica Colombiana - NTC- ISO 9001: 2008, p. i).

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Verificar. Realizar seguimiento y medición a los procesos, teniendo como base la política, objetivos y los requisitos del producto. También corresponde a la función de controlar.

(Norma Técnica Colombiana - NTC- ISO 9001: 2008, p. i).

Actuar. Tomar acciones para el mejoramiento continuo de los procesos. Forma parte de la función de dirigir. (Norma Técnica Colombiana - NTC- ISO 9001: 2008, p. i).

Las normas ISO, están hechas para proporcionar a las organizaciones los elementos de los sistemas de gestión necesarios, según su servicio o producto prestado. Es por esto que el sistema de gestión de una organización, puede incluir varios sistemas de gestión y es así como se termina hablando del Sistema de Gestión Integrada de la Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo.

Ya anteriormente se ha tratado de las normas ISO por separado pero para logar la planificación del sistema de Gestión Integrada de FONCOLI se tendrán en cuenta los conceptos de las normas UNE 66177:2005 y PAS99:2012 que tratan de cómo lograr integrar los sistemas de una manera más sencilla reduciendo los reprocesos, evitando la burocracia, simplificando la integración de los sistemas de gestión, reduciendo el papeleo y permitiendo establecer objetivos alineados entorno a la organización, la norma UNE 66177 surge de la necesidad de crear e integrar los sistemas de gestión de manera eficaz , esta norma española busca una mayor eficacia en su gestión y aumentar la rentabilidad. Esta norma se basa en el enfoque por procesos, donde todo proceso está formado por una serie de actividades que tienen unas entradas que tienen una transformación y estas se transforman en salidas que deben cumplir con requisitos tanto de clientes internos como externos, pues bien estas actividades no solo tienen una visión entorno a la producción de un producto o servicio no solo norma ISO 9001, también esas actividades y recursos dan origen a aspectos ambientales que afectan a la

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comunidad, dan origen a riesgos laborales que afectan a los trabajadores, la norma UNE 66177 se fundamenta en entender que los procesos se deben entender e identificar los requisitos del cliente, los ambientales y los requisitos de seguridad y salud en el trabajo, es identificar la influencia que tiene un proceso en los tres sistemas. Esta norma permite identificar cuáles son procesos comunes a las tres normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 18001 como por ejemplo revisión por la dirección, control de documentos, control del proceso, establecimiento de acciones correctiva, preventivas.

La norma UNE 66177 hable de tres niveles de integración o tres formas dependiendo del grado de desarrollo que tengan sus procesos estos son.  Básico es un método muy sencillo de implementar ya que solo va destinado a la gestión de la documentación y a la gestión integrada de algunos procesos, generar la política de gestión integrada, definir las funciones y responsabilidades del personal relacionado con los procesos críticos teniendo en cuenta los aspectos legales.  Avanzado ya aplica a organizaciones que están en básico que quieren continuar con su nivel de madures en enfoque por procesos donde se van a definir los procesos ya sean misionales, de apoyo, de la alta dirección y sus interrelaciones.

Se identificaran los responsables, objetivos, indicadores, elementos de entrada y salida de los procesos, se elabora el mapa de procesos integrado.  Experto ya es ampliar el sistema y establecer metas y objetivos integrados, incluir al cliente, proveedores y demás partes interesadas en el diseño de los procesos.

19

La norma PAS99:2012 a diferencia de la anterior que era una guía esta específica requisitos que permitan a las organizaciones integrar dos o más sistemas de gestión, está hecha para organizaciones que quieren implementar varias normas del sistema de gestión creada por la Institución Británica de Normalización-BSI, esta norma como es una especificación de requisitos puede ser auditable y por consiguiente certificable, considera seis requisitos comunes para los sistemas de gestión que son : política, planificación, aplicación y operación, evaluación del desempeño, mejora y revisión por la dirección y que están incluidos en la guía ISO-72 .

La normaPAS99:2012 define una estructura a seguir por todas las normas del sistema de gestión y es la siguiente:  Contexto de la organización donde se establecen elementos internos y externos de integración, identifican partes interesadas y sus requisitos, el alcance y los límites de la integración y los procesos con sus interacciones.  Liderazgo donde se incluye compromiso de la organización, política, objetivos, recursos son elementos que están presentes en todos los sistemas de gestión.  Planificación se incorpora el proceso de identificación del riesgos y oportunidades, donde deben identificar riesgos seguridad y salud, continuidad de negocio y de esa forma aplicar acciones para actuar sobre esos riesgos y oportunidades.  Soporte trata de elementos que son fácilmente de integrar como competencia y concienciación del personal, comunicación y control de documentos.  Operación trata de dos elementos la planificación de la operación y el desempeño de la operación.

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

Evaluación del desempeño vienen los requisitos de seguimiento, medición y análisis, auditorías internas y revisión por la dirección.

Adicional de la estructura que la norma pas 99:2012 requiere, establece un enfoque integrado para:  Política y los objetivos.  Aspectos, impactos y riesgos asociados al negocio.  Disponibilidad de la documentación integrada adecuada.  Planificación integrada.  Enfoque de los procesos integrados incluidos los de acciones correctivas preventivas y de mejora.

Estos son algunos conceptos sobre los cuales se trabajó la monografía: Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para logara dichos objetivos. (ICONTEC, 2005).

Planificación: Es un método que permite ejecutar planes de forma directa; donde los autores Stoner y Goodstein dicen que la planificación consiste en el proceso de establecer metas y escoger la mejor manera de alcanzarlas, y una vez se tenga todo claro pueda emprenderse la acción(Goodstein, Planeación Estratégica Aplicada, 1998) Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes, cumple con los requisitos del cliente o parte interesada (ICONTEC, 2005).

Seguridad y salud en el trabajo: La Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) es una actividad multidisciplinaria dirigida a proteger y promover la salud de los trabajadores, mediante

21

la prevención y el control de enfermedades y accidentes, y la eliminación de los factores y condiciones que ponen en peligro la salud y la seguridad en el trabajo (NC 18001:2005) Sector Solidario: Es el sistema socioeconómico, cultural y ambiental conformado por el conjunto de fuerzas sociales organizadas en formas asociativas identificadas por prácticas autogestionarias solidarias, democráticas y humanistas, sin ánimo de lucro para el desarrollo integral del ser humano como sujeto, actor y fin de la economía.(ley 454 de1998).

Fondo de empleados: un fondo de empleados es una empresa asociativa, de derecho privado, sin ánimo de lucro y constituida por trabajadores dependientes, es decir, por trabajadores vinculados con una empresa o persona natural. (Decreto 1481 de 1989)

5. Metodología para la Formulación del Proyecto Esta monografía se realizó por etapas, con el fin de cumplir con los objetivos expuestos anteriormente y de llevar una secuencia lógica y aplicada para poder realizar la planificación del Sistema de Gestión Integrada lo más enfocado a lo que la organización pretende alcanzar, esas etapas son: 

Recopilación de información existente en fondo de empleados de la

Fundación Educativa de Inglaterra. 

Listado de verificación para evaluar que ítem cumple la organización de

acuerdo a las exigencias de las normas ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001: 2007. 

Diagnóstico y Análisis de datos recopilados.



Elaboración de la planificación del Sistema de Gestión Integrada enfocado

en calidad, ambiental y S&SO.

22



Desarrollar argumentos que justifiquen y definan el alcance del Sistema de

Gestión Integrada enfocado en calidad, ambiental y S&SO. 

Elaboración de presentación del proyecto.



Finalización del proceso y entrega de resultados.

Además, mediante la elaboración y análisis de una matriz DOFA, quiero poner en contexto sobre la actual situación de FONCOLI, generar para la Junta Directiva un documento donde encuentren las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades y así generar algunas estrategias de mejora y que permitan demostrar la importancia de Planificar un Sistema de gestión Integrada para FONCOLI.

6. Desarrollo 6.1. Matriz DOFA Se elaboró la siguiente matriz DOFA, teniendo en cuenta el análisis de la información tratada anteriormente en el marco institucional y basados en la experiencia que se ha adquirido como empleado de FONCOLI por más de diez años y que ha servido, para entender la dinámica del negocio los requisitos, las necesidades y expectativas que tienen tanto los asociados al fondo así como las partes interesadas con las cuales interactúa FONCOLI. (Entregable, anexo No 1) Se identifican las amenazas, oportunidades, fortalezas y debilidades que más relevancia e impacto han tenido y pueden llegar a tener en FONCOLI, es una organización que tiene todas las condiciones para crecer y fortalecerse más atreves del tiempo, en la DOFA surgen diversas estrategias generan herramientas e instrumentos generadores de una capacidad competitiva que promete lograr las metas de la organización estas son: Estrategias FO.

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 Divulgar servicios FONCOLI por medios electrónicos y digitales se, se elaborara brochure para enviar por mail a la comunidad del colegio y crear una app de FONCOLI.  Crear el programa acerca tu fondo, los días martes y jueves de cada semana el asistente administrativo de FONCOLI, estará en el staff del personal del colegio brindando información y aclarando dudas a los asociados.  Crear programa como ser pilo paga para los Asociados y/o sus hijos, se darán subsidios para los asociados y/o los hijos de los asociados que se destaquen por su rendimiento académico para carreras técnicas, tecnológicas o profesionales.  Buscar convenio con el Gobierno para que los asociados accedan al subsidio de vivienda por medio crédito con FONCOLI.  Implementar servicios Web para los asociados, por medio de la página web de FONCOLI hacer que sea más interactiva y los asociados puedan hacer sus trámites y solicitudes por este medio.(impresión formularios, consulta de estados de cuenta).  Realizar campañas de salud, vacunación y capacitación por medio de convenios con IPS hacer jornadas de salud oral, salud visual, realizar jornadas de vacunación y los costos puedan ser descontados por nomina con un interés de 0%.

Estrategias DO.  Capacitar Junta Directiva en el sector solidario, la empresa de revisoría fiscal ofrece cursos de economía solidaria para directivos como valor agregado al servicio.  Realizar convenio con la Universidad Cooperativa para descuentos asociados que quieran estudiar sobre el sector, hacer convenio para que los asociados a FONCOLI obtengan un 20% en cursos sobre sector solidario.

24

 Establecer misión, visión y política de gestión integrada de FONCOLI, por medio de la planificación de un sistema de gestión establecer el direccionamiento de FONCOLI.  Elaborar los manuales de funciones y procedimientos, documentar las responsabilidades el que y como deben realizar las actividades los empleados de FONCOLI.  Establecer un modelo de cultura organizacional, mediante la caracterización de un sistema de gestión integrada, hacer que desde la Junta Directiva hasta los empleados de FONCOLI estén comprometidos y entiendan la finalidad del objeto social, toma de conciencia sobre lo que significa el manejo responsable de una organización como lo son los fondos de empleados.  Crear e implementar un sistema de comunicación entre la comunidad de FONCOLI, es establecer los medios de comunicación, de FONCOLI hacia sus asociados, quien será responsable de dar la información es propender por mantener informados a los asociados sobre todo lo que FONCOLI tiene para ellos.

Estrategias FA.  FONCOLI apoyara las actividades del colegio para generar mayor acercamiento entre ambas partes, FONCOLI patrocinara a los equipos deportivos que participen en torneos de la organización de colegios del norte..  Mejorar la línea de compra de cartera ampliando plazos y reduciendo tasas de interés, la línea de crédito de compra de cartera a los bancos, pasará de 30 meses a 42 meses plazo máximo de pago y la tasa de interés se reduce de 1.1% MV a 0.8% MV.  Codeudores externos con finca raíz para créditos de estudio, se permitirá como codeudor para créditos educativos a familiares de los asociados que tengan finca raíz.

25

 Implementar sistema de pago por caja, solicitar a credibanco datafono para que los asociados puedan pagar créditos en FONCOLI con tarjeta débito.

Estrategias DA:  Realizar reuniones Junta Directiva de seguimiento sobre comportamiento FONCOLI vs Libranzas, con la información de gestión humana sobre los asociados que sacan crédito de libranza se elabora un análisis sobre los impactos financieros que tiene este fenómeno en FONCOLI y mostrar a Junta Directiva.  Capacitaciones en actualizaciones sobre cambios en normatividad, preparar al personal de FONCOLI sobre los cambios en normatividad y los impactos positivos y negativos hacia la organización para estar preparados a los cambios.  Crear un manual de gestión de riesgo por retiro de asociados a causa de despido, hacer un procedimiento que permita guiar a la organización sobre cómo proceder en caso de retiros de asociados por despido.  Elaborar la planificación de un Sistema de Gestión Integrada para FONCOLI, permitir diseñar un instrumento de gestión para FONCOLI que permita cumplir con todos los requisitos, satisfacer necesidades y obtener utilidades.  Programas de capacitación para asociados en otros oficios o profesiones, creación de talleres o cursos en capacitación de diferentes oficios que generen una fuente de ingresos adicional a los asociados.

Se considera crear y diseñar la planificación de un Sistema de Gestión Integrada, ya que estos sistemas están enfocados a la calidad del producto o servicio,

26

estandarización de procesos, medición y control de procesos, mejora continua, de responsabilidad con el medio ambiente, responsabilidad con los trabajadores, trabajar con principio el de mejora continua y lo más importante desarrollar la importancia de interacción que tienen todos los actores, el compromiso y la toma de conciencia frente al cumplimiento con responsabilidad del objeto social de FONCOLI. Para complementar y dar más sustento a la importancia de desarrollar la planificación de un sistema de gestión integrada he elaborado una lista de chequeo presentada a continuación, en la cual se evalúan los ítems de los debes de cada una de las normas ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001: 2007 a implementar.

Tabla 5 Evaluación cumplimiento calidad FONCOLI.

REQUSITOS DE LA NORMA NORMA ISO 9001:2008

Cumple No cumple

Fuente: Elaboración propia

Observaciones

4 Requisitos Generales

4.1 a) FONCOLI tiene identificados sus procesos

x

4.1 b) Determina la secuencia e interacción de estos procesos.

x

4.1 c) Determina los criterios y métodos para asegurar la x operación y el control (EFICIENTES) 4.1 d) Asegura la disponibilidad de recursos e información x para la operación y seguimiento a procesos.

4.1 f) Implementa acciones para alcanzar los resultados x planificados 4.2 Requisitos de la documentación.

4.2 .1 Tiene declaraciones documentadas de una a) política y objetivos de calidad.

4.2.1 b) 4.2.1 c)

4.2.2

x

FONCOLI tiene un manual de calidad.

x

Tiene procedimientos documentados y registros requeridos por la norma.

x

Tiene establecido el alcance de SGC

x

27

No tiene definidos procesos No tiene definidos procesos Establecidos criterios por la ley No hay evidencia No hay metas establecidas

No hay documentos de política y objetivos No tiene manual de calidad.

No tiene documentados procedimientos, pero si hay reglamentos.

No tiene SGC

a) 4.2.3

4.2.4 5.1 5.2 5.3 5.4.1 5.4.2 5.5.1 5.5.2 5.5.3

Tiene establecido un procedimiento documentado para aprobar, revisar ,actualizar y asegurar los cambios y las versiones a los documentos

x

Realiza control de documentos

x

Alta dirección evidencia su compromiso en el desarrollo e implementación de un SGC Determinan los requisitos de los asociados y que se cumplen..

FONCOLI tiene política de calidad

x x x

Tiene establecidos objetivos de calidad Tiene establecido que la planificación del SGC cumple con requisitos así con objetivos calidad Tiene definidas las responsabilidades y autoridades Define quien es el responsable del SGC Tiene establecidos procedimientos de comunicación.

x x x

No hay control de documentos.

No hay control de documentos.

Junta directiva tiene intención de querer.

Están establecidos en actas de asamblea.

No hay política de calidad No hay objetivos de calidad No existe planificación de un SGC Están estatutos FONCOLI

x x

No hay procedimiento de comunicación No hay SGC,

5.6

La alta dirección revisa el SGC para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continua

x

6.1

FONCOLI tiene determinados los recursos para implementar, mantener y mejorar el SGC y aumentar la satisfacción del cliente.

x recursos.

FONCOLI existen manuales defunciones.

x empíricamente

6.2

FONCOLI tiene programas de capacitaciones a sus empleados

x

Capacitaciones informales que no están soportadas

6.2

FONCOLI asegura que su personal es consciente y tiene pertenencia sobre el SGC FONCOLI determina si la infraestructura es óptima para ejercer sus actividades

x

No están motivados.

x

No hay evaluación de infraestructura.

FONCOLI determina y gestiona el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto.

x

No hay estudios de ambiente de trabajo.

FONCOLI planifica y desarrolla los procesos para sus productos

x hace seguimiento

6.2

6.3

6.4

7.1 7.2

Determina de los Requisitos del producto.

7.2.3 7.3

Tiene implementado un sistema de comunicación con los Asociados FONCOLI hace diseño y desarrollo de producto

7.4

Hace evaluación y seguimiento a proveedores 28

No hay determinación de Funciones ejecutadas

Todos los productos se les continuo.

Cumple con las normas legales Informa a los asociados, personalmente y vía mail.

Por normatividad

x x x x

No hay evidencia

7.5 8 8.2.1 8.3

Establece controles al proceso de crédito.

x

Actas de comité de crédito

Establece procesos de medición, análisis y mejora continua.

x

No establecen estos procesos No hay seguimiento a la satisfacción del asociado.

Cómo se está midiendo la satisfacción del cliente

x

Se lleva registro de Control de créditos mal otorgados o negados

x

No se hace control.

x

Se realizan algunas acciones pero formalmente no están documentadas.

8.5 FONCOLI establece acciones correctivas , preventivas o de mejora

Evaluación Sistema de Gestión Ambiental 14001:2004 Tabla 6 Evacuación cumplimiento requisitos ISO 14001:2004 .

FONCOLI establece, documenta, implementa, 4.1 mantiene y mejora continuamente un sistema de gestión ambiental FONCOLI tiene definida la tiene una política 4.2 Ambiental.

No Cumple

REQUISITOS NORMA ISO 14001:2004

Cumple

Fuente: Elaboración propia

X X

4.3.1 Tiene identificados los Aspectos ambientales.

X

4.3.2 Tiene identificados los requisitos legales ambientales

X

4.3.3 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4

Tiene definidos objetivos y metas ambientales del sistema de Gestión Ambiental Tiene los recursos, responsabilidades y autoridades establecidos.

Personal de FONCOLI tiene capacitación en temas ambientales FONCOLI tiene establecido un sistema de comunicación efectivo de su sistema de gestión ambiental tanto a nivel interno como externo.

Tienen documentación del sistema de gestión ambiental

29

X X X

Observaciones

No tiene sistema de gestión ambiental.

No tiene política ambiental.

No identifican aspectos ambientales No hay normatividad ambiental identificada.

No hay objetivos ni metas ambientales.

No hay establecidos recursos, responsables.

No hay capacitaciones en temas ambientales

X

No hay comunicación en temas ambientales

X

No hay documentación ambiental.

No hay establecidos controles documentación.

No hay procedimiento emergencias ambientales.

4.4.5 Controla la documentación del SGA.

X

4.4.7 Procedimiento ante emergencias ambientales

X

4.5.2 Evalúa el cumplimiento de requisitos ambientales.

X

No hay evaluación de requisitos ambientales.

4.5.4 Tienen control de registros ambientales

X

No hay control a requisitos ambientales

Tabla 7 Evaluación requisitos ISO 18001

REQUISITOS NORMA OHSAS 18001:2007

no cumple

cumple

Fuente: Elaboración propia.

Observaciones

4.1

FONCOLI tiene establecido, documentado, implementado, mantiene y mejora un sistema de gestión S&SO.

x

No hay sistema de gestión S&SO

4.2

Tiene definida una política S&SO

x

No hay política S&SO

4.3.1

FONCOLI Identifica peligros, evalúa los riesgos y determina los controles de la operación.

4.3.2

FONCOLI identifica los requisitos legales que son aplicables a la organización.

4.3.3

Tiene establecidos objetivos y programas en S&SO

4.4.1

FONCOLI tiene definido la responsabilidad por S&SO

4.4.2

Los empleados de FONCOLI tiene la educación apropiada para temas S&SO

x

No hay capacitaciones en salud ocupacional.

4.4.3.

1

Tiene establecidos procedimientos de comunicación en la organización.

x

No hay comunicación en temas S&SO

30

x

Hay ciertos peligros identificados, pero no hay documentación.

FONCOLI cumple con los requisitos legales.

x

x

No hay objetivos programas y programas S&SO La responsabilidad recae en el gerente

x

4.4.3.2

Tiene establecidos procedimientos de participación y consulta para sus trabajadores

x

No son tenidas en cuenta opiniones empleados.

4.4.4

Está documentado el Sistema de Gestión S&SO

x

No hay documentado S&SO

4.4.6

FONCOLI determina las operaciones e implementa controles para manejar los riesgos.

x

No hay plan de manejo.

4.4.7

FONCOLI establece procedimientos para identificar situaciones de emergencia y responder a ellas.

x

No hay procedimientos.

4.5.1

FONCOLI establece un procedimiento para medir monitorear el cumplimiento de S&SO

x

No hay controles cumplimiento S&SO

4.5.3

Tiene establecidos procedimientos de investigación de incidentes.

x

No hay procedimientos ni registro de incidentes

4.5.4

FONCOLI tiene establecidos los registros para demostrar las conformidades del sistema de gestión S&SO

x

No hay se llevan registros

4.6

La gerencia revisa el correcto funcionamiento correcto del Sistema de Gestiona S&SO.

x

No hay revisión por la dirección.

Así mismo, al analizar las lista de chequeo se demuestra, que no hay relación entre las prácticas actuales de FONCOLI y los debes de las normas ISO 9001, ISO 14001 Y OHSAS 18001 dentro de la organización dado que la misma no tiene un sistema de gestión integrada y solo cumple los requisitos que están dados por la ley y no más, por consecuente se inicia desde el principio para hacer la planificación de un Sistema de gestión Integrada para FONCOLI.

31

6.2. Planeación Estratégica para el Sistema de Gestión Integrada de FONCOLI. El desarrollo de las estrategias, para planificación de un sistema de gestión integrada encaminada al proceso de créditos en la empresa, debe enfocarse en el propósito del objeto social de FONCOLI, es definir que hace y hacia dónde quiere llegar en el futuro la organización establecer metas y objetivos, en la figura observamos el modelo propuesto de Sistema de Gestión Integrada para FONCOLI

Gráfica 4 Esquema de la integración y la planeación del Sistema de Gestión Integrada FONCOLI. Fuente: Elaboración propia.

6.3. Construcción del direccionamiento estratégico para un sistema de gestión integrada Propuesta de Misión:

32

FONCOLI es una empresa Asociativa de derecho privado, que busca fomentar el ahorro y ofrecer crédito con calidad y oportunidad para los asociados a FONCOLI, haciendo asociados fieles a nosotros.

Propuesta Visión: Para el año 2020 ser la primera y la mejor opción en el momento que nuestros asociados, decidan ahorrar y tomar créditos que mejoren su calidad de vida y de sus familias.

6.4. Análisis de requisitos de producto, servicio y satisfacción de clientes.

Estos son los aspectos a incluir en las intenciones, Objetivos y Acciones respecto a la gestión de calidad, después de hacer un análisis de requisitos de producto, satisfacción de los asociados y comparados con la competencia directa que son los créditos de libranza que maneja Davivienda en el colegio y que consultando con varios Asociados sobre por qué han tomado la decisión de sacar el crédito con esa entidad financiera y no en FONCOLI y así establecer cuáles son las intenciones de mejora que FONCOLI va a incluir en la política integrada. En la tabla N° 8 se tiene ponderación es el valor en importancia de los aspectos que más interesan a los Asociados al momento de tomar un crédito, calificación de FONCOLI y Davivienda, se comparan las calificaciones y en los aspectos donde FONCOLI es débil frente a Davivienda se establecen políticas o compromisos de mejora que son los que finalmente van a dar como resultado la política en términos de calidad.

33

Tabla 8 Análisis de requisitos de producto, servició y satisfacción de los asociados.

Fuente: Elaboración propia

Ponderación

Calif

Calif

Ponderación

Ponderación

Tasas de interés bajas en los créditos

5

5

25

4

20

Facilidad para adquirir crédito

4

4

16

4

16

Rápido desembolso de créditos

4

4

16

3

12

X

Tasas de interés altas para ahorros y CDAT.

5

4

20

3

15

X

Información clara y precisa

5

3

15

5

25

Facilidad del pago créditos.

3

3

9

3

9

Seguridad de la información

5

3

15

5

25

Seguro de vida y cartera

3

4

12

4

12

34

Equivalente

Calificación Davivienda Debilidad

Calificación FONCOLI

Fortaleza

Aspectos que importan al cliente sobre producto y servicio

Comparación de calificación.

X

X

X

X

X

X



Mejorar los canales de comunicación de FONCOLI hacia a sus asociados.



Disminuir los requisitos de documentación. (menos papeleo).



Implementar un sistema de pagos virtual (PSE)



Establecer una política declarada de seguridad de la información.



Mantener las tasas de interés competitivas tanto para captación y

colocación. 

Continuar con los tiempos de desembolsos de los créditos.



Establecer un procedimiento del proceso de crédito que permita unificar la

información.

6.5. Visión general sobre los impactos asociados a la gestión ambiental de la organización.

En el siguiente cuadro se describen los posibles aspectos e impactos ambientales que genera FONCOLI como consecuencia del desarrollo de las actividades rutinarias o cotidianas.

35

Tabla 9 Impactos ambientales

Posible Impactos Ambientales por actividades FONCOLI

Residuos

Consumos

Descripción

Generación de residuos orgánicos aprovechables (papel, envases plásticos y de vidrio, orgánicos), no aprovechables (ordinarios y comunes) y peligrosos (luminarias, tóneres, raes).

Consumo de agua por uso de sanitarios, cafetería, lavamanos.

Entre más tiempo tome la búsqueda en base de datos e internet se consume más energía.

Consumo de energía por uso de equipos de cómputo, electrodomésticos, luminarias, el timbre…

Vertimientos

Vertimientos domésticos, café, agua, jabón

Emisiones

Generan CO2 proveniente de la electricidad utilizado por el PC u otros equipos utilizados

Impacto en los Recursos Naturales

Agua

Aire

Suelo, agua

Flora

Fuente: Elaboración propia

6.5.1. Desempeño ambiental 6.5.1.1. Análisis ambiental de los procesos FONCOLI Identificados los aspectos e impactos ambientales para FONCOLI, se analiza de acuerdo a las actividades rutinarias que tipo de aspectos e impactos se generan, que tanto nivel se significancia tienen en el medio ambiente, se identifica legislación ambiental que pueda relacionarse y si FONCOLI cumple de ahí salen las intenciones ambientales que van en la política ambiental.

36

Tabla 10 Análisis ambiental de los procesos FONCOLI. Fuente: Elaboración propia

.

Aspectos a Incluir en Intenciones, Objetivos y Acciones respecto a la gestión ambiental 

Creación de programa de prevención para la contaminación del aire.



Implementar acciones correctivas, que permitan dar el cumplimiento a la

campaña puntual del consumo de agua. 

Mantener las buenas prácticas para el uso eficiente de energía y agua.

37



Creación del programa de uso eficiente de papel.



Implementar acciones correctivas, frente al cumplimiento del programa de

manejo integral de residuos sólidos y peligrosos.

6.6. Visión general sobre tipos de peligros asociados a la gestión de salud y seguridad de la organización 6.6.1. Identifica tipos de peligros en gestión de salud y Seguridad en el trabajo.

Tabla 11 tipos de peligros Fuente: Elaboración propia

TIPOS DE PELIGROS FISICOS

X

QUÍMICOS X

BIOLOGICOS

X

ERGONÓMICOS MECÁNICOS FÍSICOS QUÍMICOS

X

LOCATIVOS

X

PSICOSOCIALES

En el cuadro anterior se identifican los tipos de peligro que se encuentran asociados a las actividades de FONCOLI, al medio donde se desarrollan las mismas y las personas que interactúan con los Empleados a FONCOLI.

38

6.6.2. Desempeño en salud y seguridad en el proceso de producción o prestación del servicio Tabla 12 Desempeño en salud y seguridad FONCOLI Fuente: Elaboración propia.

De igual manera como los cuadros de desempeño ambiental, se analizan los peligros a los que se exponen los trabajadores de FONCOLI, se identifican los riesgos y sus consecuencias a nivel de salud, se relaciona la legislación y se describe el estado de cumplimiento de FONCOLI, para tomar los aspectos que se van a incluir en la política de seguridad y salud en el trabajo.

Aspectos a Incluir en Intenciones, Objetivos y Acciones respecto a la gestión de salud y seguridad

39



Realizar la creación e implementación del programa de medicina

preventiva y del trabajo frente a la exposición del personal a la radiación por el uso del computador. 

Realizar seguimiento a las tareas realizadas por el personal, implementar

en el programa de medicina preventiva y del trabajo la variedad de pausas activas, 

Realizar una campaña de salud visual anual, para llevar un control del

estado visual del personal. 

Establecer una campaña de uso adecuado de elementos de trabajo.



Establecer un programa de seguimiento por estrés y presión sicosocial.

7. Propuesta de Política Integrada FONCOLI Política integrada para la gestión de calidad, ambiente, salud y seguridad: En FONCOLI se ofrece la oportunidad de solucionar las necesidades del asociado como son el Ahorro, Crédito con tasas de interés competitivas y Bienestar Social, prestándole un servicio seguro, rápido, amable y oportuno, el cual se logra gracias a nuestros asociados, a la estabilidad financiera del fondo, al recurso humano idóneo y a la infraestructura adecuada, basados en la calidad y la mejora continua de los procesos.

Comprometidos con el ambiente, y con el futuro de nuestras generaciones prevenimos la contaminación, apoyados en los recursos tecnológicos para hacer un mínimo consumo de papel.

La organización publica notas ambientales en sus boletines y lleva a cabo programas de concientización ambiental, mediante metodologías vivenciales y de reflexión, siempre preocupándose por el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente y por mejorar el desempeño ambiental.

40

FONCOLI se compromete también, a mantener el más alto nivel de seguridad y bienestar físico, mental y social de cada uno de nuestros colaboradores, mediante la aplicación del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo dentro del SGI, cumpliendo con la legislación nacional vigente.

Por consiguiente, la organización se compromete al mejoramiento continuo de las condiciones de trabajo y la protección de la integridad de sus empleados, trabajadores, contratistas y terceras personas que se ven involucradas en sus operaciones. Siempre preocupándose por el cumplimiento de la normatividad vigente en SG-SST y por la mejora desempeño laboral.

7.1. Objetivos del Sistema de Gestión Integrada  Cumplir con las metas establecidas por FONCOLI.  Lograr la satisfacción de las necesidades de nuestros Asociados.  Implementar un modelo orientado a la mejora continua y excelencia, por medio de procesos estandarizados.  Identificar los riesgos laborales para prevenir enfermedades y lesiones.  Mitigar los impactos ambientales generados por las actividades de FONCOLI, con el fin de disminuir la contaminación ambiental.  Cumplir con los requisitos legales para calidad, para legislación ambiental y para seguridad y salud en el trabajo.

Tabla 13 Componentes de política integrada.

Fuente: Elaboración propia. (Entregables Nº 3)

41

7.2. Planificación del proceso de crédito Lo primero es identificar los requisitos de producto o servicio del crédito de FONCOLI, debido a que hay requisitos que la ley y normatividad exigen, hay requisitos que los Asociados exigen o les gusta tener, FONCOLI mismo tiene unos requisitos, el producto del crédito por su misma naturaleza tiene unas características que son requisito y que están identificados en la siguiente tabla

42

Tabla 14 Requisitos del producto de crédito.

Fuente: Elaboración propia.

Tipo de requisitos

Créditos Crédito tasas de interés bajas.

Requisitos de los Asociados

Crédito sea aprobado lo más rápido máximo una semana.

Crédito sea desembolsado casi inmediato.

UIAF (Prevención de lavado de activos).

Buen manejo de la información Ley habeas data

Requisitos legales.

Ley de libranzas (descontado por nomina).

Tasa de usura La cuota crédito no exceda el 50% salario.(código trabajo) Pago sea cuotas Tenga una tasa de interés.

Requisitos inherentes del servicio Crédito amortizable.

Desembolsado en dinero.

Facilidad en el trámite, Sin tantos papeleo.

Requisitos Establecidos por Tasas de interés sean más bajas que el sector financiero.

FONCOLI Seguro de cartera asumido por FONCOLI.

7.3. Caracterización del proceso de crédito FONCOLI

Para planificar el proceso de crédito de FONCOLI es necesario hacer caracterización el proceso todas las partes interesadas que participan de la realización de las actividades, 43

adquieren una visión integral, entienden para qué sirve lo que individualmente hace cada uno, por lo tanto fortalece el trabajo en equipo y la comunicación. Esto favorece de manera positiva la calidad de la prestación del crédito, identifica los factores que intervienen en el proceso y que se deben controlar, por lo tanto es la base para permitir manejar con eficacia, eficiencia este proceso.

Se hace la descripción de las actividades que involucran el proceso de crédito, se identifican las entradas y salidas que tiene cada actividad, como los responsables y los recursos que se usan como equipos, software, en el entregable número tres se encontrara la caracterización del proceso de crédito FONCOLI. (Entregable, Nº3).

En la tabla anterior se describen las actividades del proceso de crédito y se hace la evaluación a los posibles eventos o situaciones que se han presentado o puedan pasar en algún momento del procedimiento, se estima la probabilidad que ese evento pueda suceder, se valora la consecuencia y la combinación de los dos nos genera el riesgo que eso puede generar para FONCOLI, si el riesgo es igual o menor de quince no se toman acciones pero si es mayor a quince es inaceptable y se establecen acciones a tomar para que esto no suceda en términos de calidad como las acciones que se ven en el cuadro.

44

Tabla 15 Planificación proceso crédito en Calidad para FONCOLI.

Acciones a tomar

Actividades de inspección requeridas

Actividad (etapa del proceso)

Evento

Efecto

El asociado solicita la información

La información no sea correcta

Una mala imagen corporativa

2

5

10

Aceptable

_

_

Se verifica capacidad de pago y cupo

Base de datos no esté actualizada

1

2

2

Aceptable

_

_

Se le entrega el formulario de crédito al asociado

Que no se tengan formularios

1

3

3

Aceptable

_

_

se diligencia el formulario con él con deudor

Que quede más diligenciado

3

3

9

Aceptable

_

_

Entrega a FONCOLI formulario adjuntando carta de instrucciones y pagare

Que no se entregue la carta

2

3

6

Aceptable

_

_

FONCOLI abre el estudio de crédito

Que se abra incorrectamente el estudio

Se generan riesgos en carteras morosas, incumplimos requisitos de ley

2

5

10

Aceptable

_

_

Se consulta a las centrales de riesgo

Datos incorrectos suministrados por central de riesgo

Girar crédito con parámetros incorrectos

1

5

5

Aceptable

_

_

Se verifican los datos personales

Verificación incorrecta de datos personales

Créditos mal liquidados , genera riesgo en cartera

Inaceptable

Capacitación tesorera. Cómo consultar centrales de riesgo ,

Lista de verificación

Perdida de oportunidad de negocio Perdida de oportunidad de negocio Que se niegue el crédito de manera incorrecta Que se niegue el crédito de manera incorrecta

3

45

Conse Riesgo cuencia

Valoración del riesgo

Proba bilidad

5

15

Se ingresa la información en la plantilla de excel el cual arroja la aprobación o no del crédito

Manipulación de la información

Créditos mal otorgados, demandas contra FONCOLI

Inaceptable

Realizar un contra estudio por comité y gerente

planilla concuerde con los datos del asociado

3

5

15

Pasa al comité de créditos que deja por escrito la decisión de aprobación o no

Que no se reúna el comité

Demora del crédito

3

3

9

Aceptable

_

_

Pasa al gerente quien da el visto bueno y realiza la última revisión de la lista de chequeo

Incapacidad médica o permiso

Demora del crédito

2

3

6

Aceptable

_

_

Aprobado el crédito se incluye Incapacidad médica en las planillas de transferencias o permiso a desembolsar

Demora del crédito

2

3

6

Aceptable

_

_

El gerente ingresa datos de cuenta , cedula , valor del crédito al programa captura del banco caja social

Ingrese mal datos

Crédito mal girado

2

5

10

Aceptable

_

_

Se crea un archivo plano llamado "transfer lote"

Archivo no se genere

Demora del crédito

2

3

6

Aceptable

_

_

Se ingresa a la página web del banco caja social

No haya internet

Demora del crédito

2

3

6

Aceptable

_

_

Se carga el archivo

Archivo no cargue

No giro del crédito

1

5

5

Aceptable

_

_

Se valida el mismo

Archivo no valide

No giro del crédito

1

5

5

Aceptable

_

_

Se verifica que haya quedado transferido el lote o el archivo

No se haga seguimiento

Crédito no quede desembolsado

1

5

5

Aceptable

_

_

El mail no se envié

El asociado no sea informado sobre el desembolso del crédito

Inaceptable

Llamar al asociado para informarle , desembolso del crédito

Planilla de control de llamadas

Si quedo transferido se le envía un email al asociado indicando que el crédito ya fue desembolsado a su cuenta, adicional se le envía la tabla de

3

46

5

15

amortizaciones

FONCOLI contabiliza la transferencia

No sea contabilizada la transferencia

CrĂŠdito no registrado sistema contable

1

47

5

5

Aceptable

_

_

Tabla 16 Probabilidad ambiental.

En esta tabla se muestra la escala o calificaciĂłn que se le da a un tipo de probabilidad que va de que pueda ocurrir o no hasta que se ha un hecho frecuente que se presente un evento, de la misma manera para la consecuencia que pueda traer en tĂŠrminos de impactos ambientales.

48

Tabla 17 Matriz ambiental para la planificación proceso de crédito de FONCOLI

Actividad (etapa Condición del proceso) El asociado solicita la información Se verifica capacidad de pago y cupo Se le entrega el formulario de crédito al asociado

Normales Anormales Emergencia Normales Anormales Emergencia Normales Anormales Emergencia

Evento (aspecto ambiental

Efecto (impacto ambiental)

Consumo de energía

Agotamiento de los recursos naturales

Consumo de energía

Agotamiento de los recursos naturales

Consumo de papel

Agotamiento de los recursos naturales

Probabilidad Consecuencia Riesgo

Normales Anormales Generación de se diligencia el residuos Contaminación formulario con el sólidos al suelo con deudor Emergencia aprovechables

Entrega a FONCOLI formularios

Normales Anormales

Consumo de papel

Agotamiento de los recursos naturales

49

3 2 2 4 3 3 4 3

2 3 4 2 3 4 3 4

6 6 8 8 9 12 12 12

3

5

15

5 4

3 4

15 16

3

5

15

5

2

10

4

3

12

Valoración del riesgo Aceptable Aceptable Aceptable Aceptable Aceptable Aceptable Aceptable Aceptable

Acciones a tomar

_ _ _ _ _ _ _ _ Implementar programa de Inaceptable uso eficiente de papel Aceptable _ Aceptable _ Implementar programa de uso eficiente Inaceptable de papel y programa de reciclaje Aceptable _ _ Aceptable

Emergencia

Normales Consumo de Anormales energía Emergencia Generación de Se consulta a las Normales residuos Anormales centrales de sólidos riesgo Emergencia aprovechables Normales Se verifican los Consumo de Anormales datos personales energia Emergencia Normales Se ingresa la información en la Anormales plantilla de Excel Consumo de el cual arroja la energía aprobación o no Emergencia del crédito FONCOLI abre el estudio de crédito

Agotamiento de los recursos naturales Contaminación al suelo Agotamiento de los recursos naturales

Agotamiento de los recursos naturales

Normales Anormales

Pasa al comité de créditos que deja por escrito la decisión de Emergencia aprobación o no

Consumo de papel

Agotamiento de los recursos naturales

50

3

5

15

3 2 2 3 3

3 3 4 2 3

9 6 8 6 9

Implementar programa de uso eficiente Inaceptable de papel y programa de reciclaje Aceptable _ Aceptable _ Aceptable _ Aceptable _ Aceptable _

2

4

8

Aceptable

_

5 4 3 5 4

2 3 4 2 3

10 12 12 10 12

Aceptable Aceptable Aceptable Aceptable Aceptable

_ _ _ _ _

3

5

15

Implementar programa uso Inaceptable eficiente de energía

5 4

2 3

10 12

Aceptable Aceptable

3

5

15

_ _ Implementar programa de uso eficiente Inaceptable de papel y programa de reciclaje

Pasa al gerente Normales quien da el visto Anormales Generación de bueno y realiza la residuos Contaminación última revisión sólidos al suelo Emergencia de la lista de aprovechables chequeo Normales Se ingresa a la página web del Anormales banco caja social Emergencia Normales Anormales Agotamiento Se carga el Consumo de de los recursos archivo energía naturales Emergencia

3 3

2 3

6 9

Aceptable Aceptable

_ _

2

4

8

Aceptable

_

5 4

2 3

10 12

Aceptable Aceptable

_ _

4

5

20

Implementar programa uso Inaceptable eficiente de energía

Transferido se le Normales envía un email al Anormales asociado Generación de indicando que el residuos Contaminación crédito ya fue sólidos al suelo desembolsado Emergencia aprovechables adicional se le envía la tabla de amortizaciones Normales FONCOLI Agotamiento Consumo de Anormales contabiliza la de los recursos energía transferencia naturales Emergencia

3

2

6

Aceptable

_

3

3

9

Aceptable

_

2

4

8

Aceptable

_

5 4 4

2 3 3

10 12 12

Aceptable Aceptable Aceptable

_ _ _

51

En esta tabla se describen nuevamente las actividades del proceso de crĂŠdito, se identifican los eventos(aspecto ambiental) pueda suceder y los efectos(impactos ambientales) se estima la probabilidad y se valora la consecuencia y la combinaciĂłn de los dos nos genera el riesgo ambiental que FONCOLI puede generar, si el riesgo es igual o menor de quince no se toman acciones pero si es mayor a quince se es inaceptable y se establecen programas a tomar para que esto no suceda en tĂŠrminos ambientales como los programas que aparecen en el cuadro.

52

Tabla 18 Matriz SST

Actividad (etapa del proceso)

El asociado solicita la información

Se verifica capacidad de pago y cupo

Evento/peligro

Efecto / riesgo

Probabili dad

Permanecer sentado (postura)

Lumbago crónica, desordenes musculo esqueléticos

3

Consec Valoración Riesgo del riesgo uencia

3

9

Aceptable

Acciones a tomar

Pausas activas Teléfonos con volumen moderado.

Mantenimiento de impresoras.

Mantenimiento y calibración a las puertas Cambio de herramientas cuando se encuentren defectuosas.

Capacitación en manejo de herramientas y cuidado de las manos

Presencia de ruido intermitente ocasionada por los teléfonos e impresoras y la puerta de acceso

Estrés

2

2

4

Aceptable

Uso de herramientas manuales de oficina (cosedora, perforadora y saca ganchos, tijeras, bisturí)

Cortaduras, heridas superficiales

4

3

12

Aceptable

Permanecer sentado (postura)

Lumbago crónica, desordenes musculo esqueléticos

3

2

6

Aceptable

Pausas activas

Aceptable

Teléfonos con volumen moderado.

Mantenimiento de impresoras.

Presencia de ruido intermitente ocasionada por los teléfonos e impresoras y la puerta de acceso

Estrés

2

53

2

4

Se le entrega el formulario de crédito al asociado

se diligencia el formulario con el con deudor

Uso de herramientas manuales de oficina (cosedora, perforadora y saca ganchos, tijeras, bisturí)

Cortaduras, heridas superficiales

4

2

8

Aceptable

Cambio de herramientas cuando se encuentren defectuosas.

Capacitación en manejo de herramientas y cuidado de las manos

Permanecer sentado (postura)

Lumbalgia crónica, desordenes musculo esqueléticos

2

3

6

Aceptable

Pausas activas

Teléfonos con volumen moderado.

Mantenimiento de impresoras.

Mantenimiento y calibración a las puertas .

Capacitación en manejo de herramientas y cuidado de las manos

Presencia de ruido intermitente ocasionada por los teléfonos e impresoras y la puerta de acceso

Estrés

1

1

1

Aceptable

Uso de herramientas manuales de oficina (cosedora, perforadora y saca ganchos, tijeras, bisturí)

Cortaduras, heridas superficiales

1

1

1

Aceptable

Permanecer sentado (postura)

Lumbago crónica, desordenes musculo esqueléticos

4

3

12

Aceptable

Pausas activas

Aceptable

Teléfonos con volumen moderado.

Mantenimiento de impresoras.

Mantenimiento y calibración a las puertas

Presencia de ruido intermitente ocasionada por los teléfonos e impresoras y la puerta de acceso

Estrés

2

54

2

4

Entrega a FONCOLI formulario adjuntando carta de instrucciones y pagare

Uso de herramientas manuales de oficina (cosedora, perforadora y saca ganchos, tijeras, bisturí)

Cortaduras, heridas superficiales

1

1

1

Aceptable

Cambio de herramientas cuando se encuentren defectuosas.

Capacitación en manejo de herramientas y cuidado de las manos

Permanecer sentado (postura)

Lumbago crónica, desordenes musculo esqueléticos

2

3

6

Aceptable

Pausas activas

Presencia de ruido intermitente ocasionada por los teléfonos e impresoras y la puerta de acceso

Estrés

1

1

1

Aceptable

Uso de herramientas manuales de oficina (cosedora, perforadora y saca ganchos, tijeras, bisturí)

Cortaduras, heridas superficiales

1

1

1

Aceptable

Digitación

Desordenes musculo esqueléticos (síndrome del tunal del carpo)

Permanecer frete de un PC

Exposición a radiaciones no ionizantes (pantalla computador)

FONCOLI abre el estudio de crédito

55

4

4

5

4

20

16

Teléfonos con volumen moderado.

Mantenimiento de impresoras.

Mantenimiento y calibración a las puertas Cambio de herramientas cuando se encuentren defectuosas.

Capacitación en manejo de herramientas y cuidado de las manos

Inaceptable

Capacitación en pausas activas, uso adecuado del mouse y el teclado y apoya muñecas para el teclado

Aceptable

Mantenimiento a fuentes lumínicas limpieza y revisión a las pantallas de los computadores y pausas activas

Postura sentado prolongada

Digitación

Se consulta a las centrales de riesgo

Permanecer frete de un pc

Postura sentado prolongada

Digitación Se verifican los datos personales Permanecer frente de un pc

Lumbalgia crónica, desordenes musculo esqueléticos Desordenes musculo esqueléticos (síndrome del tunel del carpo) Exposición a radiaciones no ionizantes (pantalla computador) Lumbalgia crónica, desordenes musculo esqueléticos Desordenes musculo esqueléticos (síndrome del tunal del carpo) Exposición a radiaciones no ionizantes (pantalla computador)

56

4

4

3

5

12

20

Aceptable

Sillas ergonómicas y pausas activas

Inaceptable

Capacitación en pausas activas, uso adecuado del mouse y el teclado y apoya muñecas para el teclado

4

3

12

Aceptable

Mantenimiento a fuentes lumínicas limpieza y revisión a las pantallas de los computadores y pausas activas

4

3

12

Aceptable

Sillas ergonómicas y pausas activas

Inaceptable

Capacitación en pausas activas, uso adecuado del mouse y el teclado y apoya muñecas para el teclado

Aceptable

Mantenimiento a fuentes lumínicas limpieza y revisión a las pantallas de los computadores y pausas activas

3

4

5

3

15

12

Postura sentado prolongada

Digitación Se ingresa la información en la plantilla de Excel el cual arroja la aprobación o no del crédito

Permanecer frente de un pc

Postura sentado prolongada

Pasa al comité de créditos que deja por escrito la decisión de aprobación o no

Permanecer sentado o postura permanentemente de pie o acciones repetitivas

Presencia de ruido intermitente ocasionada por los teléfonos e impresoras y la puerta de acceso

Lumbago crónico, desordenes musculo esqueleticos Desordenes musculo esqueléticos (síndrome del tunal del carpo) Exposición a radiaciones no ionizantes (pantalla computador) Lumbalgia crónica, desordenes musculo esqueléticos Lumbalgia crónica, desordenes musculo esqueléticos

Estrés

4

4

5

12

20

Aceptable

Sillas ergonómicas y pausas activas

Inaceptable

Capacitación en pausas activas, uso adecuado del mouse y el teclado y apoya muñecas para el teclado

5

3

15

Aceptable

Mantenimiento a fuentes luminicas limpieza y revisión a las pantallas de los computadores y pausas activas

5

3

15

Aceptable

Sillas ergonómicas y pausas activas

2

3

6

Aceptable

Pausas activas

Aceptable

Teléfonos con volumen moderado.

Mantenimiento de impresoras.

Mantenimiento y calibración a las puertas

2

57

3

1

2

Pasa al gerente quien da el visto bueno y realiza la última revisión de la lista de chequeo

Aprobado totalmente el crédito se incluye en las planillas de transferencias a desembolsar al día siguiente por la tesorera

Uso de herramientas manuales de oficina (cosedora, perforadora y saca ganchos, tijeras, bisturí)

Cortaduras, heridas superficiales

1

2

2

Aceptable

Cambio de útiles cuando estén defectuosos.

Capacitación en manejo de herramientas.

Permanecer sentado o postura permanentemente de pie o acciones repetitivas

Lumbalgia crónica, desordenes musculo esqueléticos

1

3

3

Aceptable

Pausas activas

Presencia de ruido intermitente ocasionada por los teléfonos e impresoras y la puerta de acceso

Estrés

2

3

6

Aceptable

Uso de herramientas manuales de oficina (cosedora, perforadora y saca ganchos, tijeras, bisturí)

Cortaduras, heridas superficiales

1

3

3

Aceptable

Digitación

Archivo

Postura sentado prolongada

Desordenes musculo esqueléticos (síndrome del tunal del carpo) Almacenamiento carpetas y papelería en los puestos.

Lumbalgia crónica, desordenes 58

Teléfonos con volumen moderado.

Mantenimiento de impresoras.

Mantenimiento y calibración a las puertas Cambio de herramientas cuando se encuentren defectuosas.

Capacitación en manejo de herramientas y cuidado de las manos

2

3

6

Aceptable

Capacitación en pausas activas, uso adecuado del mouse y el teclado y apoya muñecas para el teclado

4

4

16

Inaceptable

Jornadas de orden y aseo

3

4

12

Aceptable

Sillas ergonómicas y pausas activas

musculo esqueléticos

El gerente ingresa datos de cuenta , cedula , valor del crédito al programa captura del banco caja social

Digitación

Desordenes musculo esqueléticos (sindrome del tunal del carpo)

Permanecer frente de un pc

Exposición a radiaciones no ionizantes (pantalla computador)

Postura sentado prolongada

Digitación

Se crea un archivo plano llamado "transfer lote"

Permanecer frente de un pc

Postura sentado prolongada

Lumbalgia cronica, desordenes musculo esqueleticos Desordenes musculo esqueleticos (sindrome del tunal del carpo) Exposición a radiaciones no ionizantes (pantalla computador) Lumbalgia crónica, desordenes musculo 59

3

5

15

Inaceptable

Capacitación en pausas activas, uso adecuado del mouse y el teclado y apoya muñecas para el teclado

3

2

6

Aceptable

Mantenimiento a fuentes luminicas limpieza y revision a las pantallas de los computadores y pausas activas

4

2

8

Aceptable

Sillas ergonómicas y pausas activas

3

3

9

Aceptable

Capacitación en pausas activas, uso adecuado del mouse y el teclado y apoya muñecas

3

2

6

Aceptable

Mantenimiento a fuentes lumínicas limpieza y pausas activas

4

2

8

Aceptable

Sillas ergonómicas y pausas activas

esqueléticos

Se ingresa a la página web del banco caja social

Digitación

Desordenes musculo esqueléticos (síndrome del tunal del carpo)

Permanecer frente de un pc

Exposición a radiaciones no ionizantes (pantalla computador)

Postura sentado prolongada

Digitacion

Se carga el archivo

Permanecer frente de un pc

Postura sentado prolongada

Lumbalgia cronica, desordenes musculo esqueleticos Desordenes musculo esqueleticos (sindrome del tunal del carpo) Exposición a radiaciones no ionizantes (pantalla computador) Lumbalgia cronica, desordenes musculo 60

3

3

9

Aceptable

Capacitación en pausas activas, uso adecuado del mouse y el teclado y apoya muñecas para el teclado

3

1

3

Aceptable

Mantenimiento a fuentes lumínicas limpieza y revisión a las pantallas de los computadores y pausas activas

4

1

4

Aceptable

Sillas ergonómicas y pausas activas

Inaceptable

Capacitación en pausas activas, uso adecuado del mouse y el teclado y apoya muñecas para el teclado

3

5

15

3

3

9

Aceptable

Mantenimiento a luces y revisión a las pantallas de los computadores y pausas activas

4

3

12

Aceptable

Sillas ergonómicas y pausas activas

esqueléticos

Se valida el mismo

Digitación

Desordenes musculo esqueléticos (sindrome del tunal del carpo)

Permanecer frente de un pc

Exposición a radiaciones no ionizantes (pantalla computador)

Postura sentado prolongada

Digitación Se verifica que haya quedado transferido el lote o el archivo

Lumbalgia crónica, desordenes musculo esqueléticos Desordenes musculo esqueléticos (síndrome del túnel del carpo)

1

5

5

Inaceptable

Capacitación en pausas activas, uso adecuado del mouse y el teclado y apoya muñecas para el teclado

3

2

6

Aceptable

Mantenimiento a fuentes luminicas limpieza y revisión a las pantallas de los computadores y pausas activas

4

1

4

Aceptable

Sillas ergonómicas y pausas activas

Inaceptable

Capacitación en pausas activas, uso adecuado del mouse y el teclado y apoya muñecas para el teclado

1

5

5

Permanecer frente de un pc

Exposición a radiaciones no ionizantes (pantalla computador)

3

2

6

Aceptable

Mantenimiento a fuentes luminicas limpieza y revision a las pantallas de los computadores y pausas activas

Postura sentado prolongada

Lumbalgia crónica, desordenes

3

2

6

Aceptable

Sillas ergonómicas y pausas activas

61

musculo esqueleticos Si quedo transferido se le envía un email al asociado indicando que el crédito ya fue desembolsado a su cuenta, adicional se le envía la tabla de amortizaciones

Digitación

Desordenes musculo esqueleticos (síndrome del tunal del carpo)

Permanecer frente de un pc

Exposición a radiaciones no ionizantes (pantalla computador)

Postura sentado prolongada

Digitación

FONCOLI contabiliza la transferencia

Permanecer frente de un pc

Postura sentado prolongada

Lumbalgia crónica, desordenes musculo esqueleticos Desordenes musculo esqueleticos (síndrome del tunal del carpo) Exposición a radiaciones no ionizantes (pantalla computador) Lumbalgia crónica, desordenes esqueléticos 62

3

5

15

Inaceptable

Capacitación en pausas activas, uso adecuado del mouse y el teclado y apoya muñecas para el teclado

4

2

8

Aceptable

Mantenimiento a fuentes luminicas limpieza y revision a las pantallas de los computadores y pausas activas

4

3

12

Aceptable

Sillas ergonómicas y pausas activas

Inaceptable

Capacitación en pausas activas, uso adecuado del mouse y el teclado y apoya muñecas para el teclado

1

3

3

5

5

3

9

Aceptable

Mantenimiento a fuentes lumínicas revisión a las pantallas de los computadores y pausas activas

3

9

Aceptable

Sillas ergonómicas y pausas activas

En esta matriz igual que las dos anteriores se describen nuevamente las actividades del proceso de crédito y como durante el desarrollo de las actividades se identifican los peligros y los riesgos al realizarlas para los empleados de FONCOLI se estima la probabilidad y se valora la consecuencia y la combinación de los dos nos genera la valoración del riesgo en términos de salud y seguridad en el trabajo, si el riesgo es igual o menor de quince no se toman acciones pero si es mayor a quince es inaceptable y se establecen programas a tomar para que esto no suceda en términos de S&SO como los programas y acciones que aparecen en el cuadro.

63

Conclusiones.

Con base en el análisis de la matriz DOFA, donde se puede evidenciar que la Junta Directiva no tiene la formación y el conocimiento en manejo de empresas como los fondos de empleados, y esto hace que dependan de los conceptos que emiten los empleados del fondo asumiendo que lo que se está haciendo en FONCOLI está bien, sin tener en cuenta las oportunidades y amenazas que puedan llegar a futuro afectar dramáticamente el fondo.

Falta un establecer un direccionamiento estratégico que permita guiar las buenas intenciones de la alta dirección y establecer las metas, la misión y la visión, lograr plasmar todas esas buenas intenciones en un documento que permita dar las directrices y que sean el pilar de todas las actuaciones de FONCOLI. FONCOLI ya no es la única entidad que puede ofrecer créditos a los empleados de la fundación, por tal razón se debe revisar su capacidad competitiva y generar las estrategias para contrarrestar la competencia de los créditos de libranzas con los bancos.

Analizando las listas de chequeo de los debes de las normas para calidad, ambiental y seguridad y salud en el trabajo para FONCOLI se observa es mínimo el cumplimiento de los requisitos en términos de calidad y para ambiental y seguridad y salud en el trabajo es nula, por tal razón es importante que la organización implemente este sistema de gestión integrada no solo para mejorar su funcionamiento sino para dar cumplimiento en temas de legislación ambiental y dar cumplimiento al decreto 1443 de implementación del Sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.

FONCOLI carece de la implementación de procesos, por eso es importante la creación del proceso de crédito ya que es uno de los procesos misionales y que más riesgo genera para la

64

organización, teniendo en cuenta el manejo de información personal o bases de datos, responsabilidad legal, riesgo de desembolsar créditos con estudios mal elaborados o manipulados, para poder establecer un mecanismo de control y evaluación tanto de desempeño como de seguridad.

En temas ambientales FONCOLI no tiene identificados sus aspectos e impactos ocasionados por el desarrollo de las actividades rutinarias, tiene intenciones pero no las plasma en un documento, no las comunica a la comunidad.

FONCOLI considera que su capital más importante es su personal y por ello es importante la Seguridad y Salud, sin embargo se evidenció por la lista de chequeo que no está establecido, un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional que cumpla con los requerimientos del documento OHSAS 18001.

Se concluye por último que el no tener un proceso de crédito estandarizado puede generar riesgos a nivel de cartera, fraudes, manejos debido a las operaciones diarias de crédito y que requieren de un excelente control interno que permita un manejo confiable de su operación.

65

Recomendaciones

Se recomienda establecer el compromiso, conciencia sentido de pertenencia y responsabilidades de todos los niveles de FONCOLI en cada una de sus tareas y responsabilidades para la consecución de los objetivos y metas.

Se recomienda dar capacitaciones en manejo de fondos de empleados a la junta directiva que les permita tomar conceptos sólidos en administración y gestión de este tipo de organizaciones, estudiar y tener muy en cuenta el desarrollar las estrategias generadas de la matriz DOFA que seguramente permitirán dar continuidad al desarrollo y crecimiento de FONCOLI por ejemplo la implementación de los servicios web permiten agilizar los servicios de ahorro y crédito, disminuir el consumo de papel y menos estrés para los empleados.

Adoptar el sistema de gestión por procesos para desarrollar las actividades de FONCOLI con ello una planificación administrativa más estructurada y estandarizada que permitan lograr los objetivos de la organización tener una Misión, Visión política integrada demuestra el buen direccionamiento, compromiso y buen camino que tiene FONCOLI para cumplir el objeto social.

Este proyecto dará a la Junta Directiva los lineamientos para que fácilmente comprendan la situación del fondo, su compromiso aumente y desarrollen las estrategias propuestas para aumentar la satisfacción de los asociados y sean fieles con su fondo de empleados por medio de una política de mejoramiento o prevención en temas de salud, recreación y educación.

Se recomienda la adopción de los manuales de funciones y el proceso de crédito permitirá establecer y facilitar evaluaciones, auditorias y un mejor control interno, permite hacer seguimiento de las actividades y tareas para que los empleados a conciencia realicen lo mejor posible sus labores y aumenten la eficiencia, establecer un proceso de crédito permite

66

estandarizar las actividades y que todos los crĂŠditos cuenten con las mismas condiciones de estudio para minimizar el riesgo crediticio, generar mĂĄs confiabilidad y aumentar la buena imagen del fondo, aumentando la demanda de los crĂŠditos logrando los objetivos de FONCOLI .

67

Bibliografía

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ENTREGABLES

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ENTREGABLE 1

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1. Matriz DOFA FORTALEZAS.     

OPORTUNIDADES  Crecimiento en el número de empleados. (asociados potenciales).  Convenios interinstitucionales.  Ampliación del portafolio de servicios planes de salud y recreación.  Servicios Virtuales vía web.  Legislación tributaria.

DEBILIDADES

Imagen Organización.

Portafolio de servicios de crédito.

Efectividad recaudo de cartera.

Estructura Financiera. Único Fondo de empleados Colegio.

 Existe desconocimiento sobre el sector por la alta dirección.  No hay sistema de gestión integrada.  No hay definidas unas funciones  Los procesos de la organización no son claros y no están documentados.  Falta de controles operacionales.  La percepción que tiene algunos asociados de su fondo de empleados es negativa.

Divulgar servicios FONCOLI por medios Capacitar Junta Directiva en el sector solidario. electrónicos y digitales.

Realizar convenio con la Universidad Crear el programa acerca tu fondo.

Cooperativa para descuentos asociados que quieran estudiar sobre el sector.

Crear programa como ser pilo paga para los Asociados y su Familia.

Establecer misión, visión y política de gestión integrada de FONCOLI. Buscar convenio con el Gobierno para que los asociados accedan al subsidio de Elaborar los manuales de funciones y vivienda por medio crédito con procedimientos.

FONCOLI Establecer un modelo de cultura organizacional, Implementar servicios Web para los mediante la caracterización de un sistema de asociados, gestión integrada.

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AMENAZAS  Incursión entidades financieras ofreciendo crédito de libranza.  Despidos masivos e inestabilidad laboral trabajadores del colegio.  Cambios normatividad Gubernamental.  Políticas del colegio frente a FONCOLI.  Competitividad organizacional.

Realizar campañas de salud, vacunación y capacitación.

Crear e implementar un sistema de comunicación entre la comunidad de FONCOLI.

FONCOLI apoyara las actividades del colegio para generar mayor acercamiento entre ambas partes.

Realizar reuniones Junta Directiva de seguimiento sobre comportamiento FONCOLI vs Libranzas.

Mejorar la línea de compra de cartera ampliando plazos y reduciendo tasas de interés.

Capacitaciones en actualizaciones sobre cambios en normatividad.

Codeudores externos con finca raíz para créditos de estudio.

Implementar sistema de pago por caja de créditos.

Crear un manual de gestión de riesgo por retiro de asociados a causa de despido.

Elaborar la planificación de un Sistema de Gestión Integrada para FONCOLI. Programas de capacitación para asociados en otros oficios o profesiones.

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ENTREGABLE 2

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2. Componentes que conforman la política y objetivos del SGI Intenciones para la Gestión de Calidad

Política integrada para la gestión de calidad, ambiente, salud y seguridad:

Cumplir con los requisitos del servicio para satisfacer al cliente en lo relacionado con mejorar la satisfacción del cliente

En FONCOLI se ofrece la oportunidad de solucionar las necesidades del asociado como lo son el Ahorro, Crédito con tasas de interés competitivas y Bienestar Social, prestándole un servicio seguro, rápido, amable y oportuno, el cual se logra gracias a nuestros asociados, a la estabilidad financiera del fondo, al recurso humano idóneo y a la infraestructura adecuada, basados en la calidad y la mejora continua de los procesos.

Intenciones para la Gestión Ambiental Cumplir con la legislación ambiental aplicable.

Prevenir la contaminación.

Mejorar el desempeño ambiental.

Intenciones para la Gestión de Salud y Seguridad

Comprometidos con el medio ambiente, y con el futuro de nuestras generaciones prevenimos la contaminación, apoyados en los recursos tecnológicos para hacer un mínimo consumo de papel. La organización publica notas ambientales en sus boletines y lleva a cabo programas de concientización ambiental mediante metodologías vivenciales y de reflexión, siempre preocupándose por el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente y por mejorar el desempeño ambiental.

FONCOLI se compromete a mantener el más alto nivel de seguridad y bienestar físico, mental y social de cada uno de nuestros colaboradores, mediante la aplicación del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo dentro del SGI, cumpliendo con la legislación nacional vigente.

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Cumplir la legislación SYSO aplicable

Prevenir lesiones enfermedades

Mejorar el desempeño en SYSO

La organización se compromete al mejoramiento continuo de las condiciones de trabajo y la protección de la integridad de sus empleados, trabajadores, contratistas y terceras personas que se ven involucradas en sus operaciones. Siempre preocupándose por el cumplimiento de la normatividad vigente en SG-SST y por la mejora desempeño laboral.

FONCOLI protege a las personas, desarrollando actividades de prevención y promoción en salud ocupacional, destina los recursos humanos, físicos y financieros necesarios para controlar y minimizar los riesgos en particular relacionados con trastornos músculoesqueléticos.

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Componentes de objetivos de la política.

Componente de la Política

En FONCOLI se ofrece la oportunidad de solucionar las necesidades del asociado como lo son el Ahorro, Crédito con tasas de interés competitivas y Bienestar Social, prestándole un servicio seguro, rápido, amable y oportuno, respaldado con la estabilidad financiera del fondo, al recurso humano competente y a la infraestructura acorde a nuestros servicios.

Conscientes de las

Objetivo

Responsable

Indicador

Meta

Reducir el tiempo de otorgamiento de los créditos de 5 a 3 días.

Gerente

Porcentaje de créditos otorgados en máximo 3 días

Mínimo el 85% de créditos otorgados en 3 días.

Porcentaje de Satisfacción de los asociados

90% Satisfacción mínimo del Asociado

Porcentaje de pólizas de cartera hasta 200.000.000

Pólizas de cartera hasta 200.000.000

Incrementar el grado de satisfacción de los asociados del 80% al 90%.

JUNTA DIRECTIVA

Aumentar las coberturas de las pólizas cartera de 100.000.000 a 200.000.000.

Gerente

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necesidades cambiantes de nuestros asociados y del sector cooperativo nos comprometemos también a mejorar continuamente nuestros servicios y procesos para el beneficio de todos.

Comprometidos con el medio ambiente, y con el futuro de nuestras generaciones prevenimos la contaminación, apoyados en los recursos tecnológicos para hacer un mínimo consumo de papel. La organización publica notas ambientales en sus boletines y lleva a cabo programas de concientización ambiental mediante metodologías vivenciales y de reflexión, siempre preocupándose por el cumplimiento de la normatividad ambiental

Reducir consumo de papel de 100 resmas a 50 resmas al año

Gerente

Número de resmas a utilizar en el año

Utilizar máximo 50 resmas en el año

Reducir el consumo de energía eléctrica de 1200KW a 800KW mensualmente

Empleados FONCOLI

Número de KW consumidos al mes

Máximo 800 KW al mes

Concientizar al personal de la organización como mínimo 3 horas al mes sobre problemáticas

Asesor ambiental

Número de horas al mes de concientización ambiental

Mínimo 3 horas al mes de conciencia ambiental

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vigente y por mejorar el desempeño ambiental.

ambientales

FONCOLI se compromete a mantener el más alto nivel de seguridad y bienestar físico, mental y social de cada uno de nuestros colaboradores, mediante la aplicación del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo dentro del SGI, cumpliendo con la legislación nacional vigente.

Disminuir las enfermedades relacionadas con trastornos músculo esqueléticos de un 90% a un 75% anualmente

La organización se compromete al mejoramiento continuo de las condiciones de trabajo y la protección de la integridad de sus empleados, trabajadores, contratistas y terceras personas que se ven

Gerente

Disminuir el nivel de estrés de los trabajadores de un 80% a un 70% anualmente.

Gerente

Fortalecer el desarrollo del talento humano a través de la formación y capacitación en temas de prevención de

Gerente

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Número de personas con trastornos músculo esqueléticos al año

Número de personas estresadas al año

Número de personas capacitadas semestralmente

Todos Empleados FONCOLI

Todos Empleados FONCOLI

Todos Empleados FONCOLI

involucradas en sus operaciones. Siempre preocupándose por el cumplimiento de la normatividad vigente en SG-SST y por la mejora del desempeño laboral.

accidentes y enfermedades.

FONCOLI protege a las personas, desarrollando actividades de prevención y promoción en salud ocupacional, destina los recursos humanos, físicos y financieros necesarios para controlar y minimizar los riesgos en particular relacionados con trastornos músculoesqueléticos.

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ENTREGABLE 3

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3. Caracterización proceso FONCOLI

Elaborado por: Ramiro Paredes

Revisado por: Comité de Créditos y gerente.

PROCESO: CARACTERIZACION DEL PROCESO DE CREDITO FONCOLI.

PROVEEDOR

Gerente FONCOLI

Asociado

ALCANCE Aplica desde la solicitud del crédito hasta la aprobación y desembolso del mismo.

ACTIVIDADES

SALIDAS CLIENTE

ENTRADA Consulta para obtener crédito FONCOLI

Junta Directiva

RESPONSABLE:

OBJETIVO: Administrar, controlar y evaluar el proceso de Crédito de FONCOLI con el fin de mejorar la eficacia del proceso y lograr la colocación de nuevos créditos, garantizando el cumplimiento de la Constitución, las Leyes, los Acuerdos, los Estatutos de la organización, y las Normas ISO-9001.

ENTRADAS

Aprobado por:

Los empleados de FONCOLI verifican en el sistema Sicoopweb, estado de afiliación, ahorro, aporte. Verificar la base de datos respecto a sus ingresos y descuentos.

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Foncoli

SALIDA Asesoría a los clientes, respecto de los tipos de créditos y los requisitos, Entrega y/o envío de los formatos (CRE001;CRE002;CRE003)correspondientes para la solicitudes de Crédito

Asociado

Entrega en FONCOLI los formatos solicitud de créditos antes mencionados, con sus correspondientes soportes.

Tesorera recepcionar las solicitudes de crédito, realiza la validación de la información colocada en el formulario frente a contenida en la base de datos de FONCOLI para hacer su revisión mediante Lista de chequeo, en planilla de Excel hace el estudio para evaluar la capacidad de endeudamiento y capacidad de pago Valida el estudio de crédito ,con los soportes entregados por el asociado y tesorería FONCOLI , los compara con el reglamento de crédito para verificar si el crédito está bien liquidado y cumple con los requisitos y es aprobado o negado

Comité de Crédito

Recibe estudio de credito,con los formularios.

Tesorera

Estudio crédito Si el crédito es aprobado se con firmas de elabora la planilla de comité y acta de transferencia o egreso de cheque comité de crédito desembolso de crédito,

Gerente

Planilla de transferencias y/o Comprobante de egreso.

Si es planilla de transferencia carga la planilla en la plataforma del banco y aplica el pago. Si es cheque solo verifica los datos del cheque y firma.

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Comité de Crédito.

Estudio de crédito (planilla Excel).

Tesorera

Acta de Comité de Créditos, Formulario de crédito con firmas de comité.

Gerente

Planilla de transferencias. de egreso.

Tesorera

Copia transfer y/o cheque firmado.

Comprobante

Tesorera

Copia transfer y/o cheque firmado.

Nota de Asistente contabilidad y Administrativ tabla de o amortización

Contabiliza el crédito en el Asistente sistema Sicoopweb ,imprime Administrativ Nota de contabilidad y tabla de amortización tabla de amortización del crédito o y asociado Asistente archiva la nota contable, junto a todo el estudio del crédito y formatos en la carpeta del asociado, envía mail adjuntando la tabla de amortización al asociado informándole que el crédito ya fue desembolsado

Asociado

Correo al asociado

C INFORMACION DOCUMENTADA QUE SOPORTA Formularios de crédito, pagare, carta de instrucciones.

REQUISITOS REQUISITOS DEL CLIENTE: Servicio oportuno y amable, Confiabilidad información, Tasas y plazos competitivos, Agilidad en los tramites, Información oportuna y veraz, Rendimiento de capital, Desarrollo socioeconómico, Proyección social.

REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN: Procedimientos, Estatuto.

REQUISITOS LEGALES: Ley Habeas Data, Ley de libranzas, Código sustantivo del trabajo.

PERSONAL Empleados FONCOLI, Miembros Comité de crédito.

RECURSOS: EQUIPOS Computador, servidor.

SOFTWARE

Office ,Paquete contable Sicoopweb

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NOMBRE

INDICADORES DE GESTION PERIODICID Acciones o indicadores AD

RESPONSABLE

Agilidad en desembolsos

Promedio de tiempo en el desembolso de creditos

Semestral

Gerente FONCOLI

Seguridad informaciรณn en formatos elaboraciรณn de indicadores de gestiรณn del proceso

Recopilar datos, procesar indicadores y realizar anรกlisis

Semestral

Tesorera

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ENTREGABLE 4

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4. Mapa de Procesos FONCOLI

Control Interno

Comunicaciones

SATISFACCION DEL ASOCIADO

NECESIDADES ASOCIADOS

Direccionamiento estratégico

Créditos Aportes y ahorros Convenios interinstitucionales

Compras

Contabilidad

Financiera y tesorería

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Jurídico.

ENTREGABLE 5

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5. Organigrama de la FONCOLI ASAMBLEA GENERAL DE ASOCIADOS

REVISORIA FISCAL

COMITÉ CONTROL SOCIAL. JUNTA DIRECTIVA COMITÈS (Crédito, Solidaridad, Educación).

Comité evaluador de Cartera.

Comité Riesgo y liquidez

GERENCIA

CONTADOR

TESORERA

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

ECRETARIA

ADMINISTRATIVO

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6. Manual de funciones Auxiliar Administrativo

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ENTREGABLE 7

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7. Manual de funciones Contador

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ENTREGABLE 8

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8. Manual de funciones Gerente

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ENTREGABLE 9

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9. Manual de funciones Tesorera

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ENTREGABLE 10

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10. Manual de Proceso de CrĂŠdito

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