Tesis / 0288 / E.A.C. by MAOSABO

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA INTEGRADA DE LOS PROCESOS DE APOYO DE LA CORPORACION MONTE Y CIUDAD, BAJO LAS NORMAS NTC-ISO 9001:2008, Y NTC-OHSAS 18001:2007.

MIGUEL EDWARD SALINAS PÁEZ

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 1

2.016 TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN .............................................................................................................................. 4

METODO GENERAL ............................................................................................................ 5 2.1.

Problema a Solucionar .................................................................................................. 5

2.2.

Justificación .................................................................................................................. 7

2.3.

Objetivos....................................................................................................................... 8

2.4. 3.

2.3.1.

Objetivo General................................................................................................ 8

2.3.2.

Objetivos Específicos ........................................................................................ 8

Marco de Referencia ..................................................................................................... 9

DESARROLLO ..................................................................................................................... 15 3.1.

Requisitos Legales aplicables a la organización......................................................... 15

3.2.

Diagnóstico general de cumplimiento de requisitos ................................................... 16

3.3.

3.2.1.

Matriz Identificación Peligros y Riesgos......................................................... 16

3.2.2.

Lista de Chequeo ............................................................................................. 17

Proponer un Sistema de Gestión Integrada bajo las normas NTC ISO 9001:2008, y

NTC-OHSAS 18001:2007 para los procesos de soporte de la Corporación Monte y Ciudad. .... 20 3.3.1. 2

Análisis de Contexto........................................................................................ 21

3.3.2.

Misión y Visión ............................................................................................... 29

3.3.2.1.

Misión .............................................................................................................. 29

3.3.2.2.

Visión............................................................................................................... 29

3.3.3.

Política Integral................................................................................................ 30

3.3.4.

Caracterización de procesos de Soporte - Anexo 7 MYC-GR-F-001

Caracterización de Procesos .................................................................................................. 33 3.3.5.

Procedimiento de Control de Documentos. ..................................................... 34

3.3.5.1.

Procedimiento de Control de Registros. .......................................................... 34

3.3.5.2.

Procedimiento de Producto No Conforme....................................................... 34

3.3.5.3.

Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas ................................... 34

3.3.5.4.

Procedimiento de Auditorías Internas. ............................................................ 34

3.3.5.5.

Procedimiento de Capacitaciones. ................................................................... 34

3.3.5.6.

Procedimiento de Comunicaciones Internas y Externas.................................. 34

3.3.5.7.

Procedimiento de Preparación Ante Emergencias........................................... 34

CONCLUSIONES ................................................................................................................. 35

RECOMENDACIONES ....................................................................................................... 36

REFERENCIAS .................................................................................................................... 37

1. RESUMEN

La siguiente propuesta se basa en la planeación estratégica y operativa integrada de los procesos de soporte de la Corporación Monte y Ciudad, esto con el fin dar una guía a la empresa para futura implementación del SGI teniendo en cuenta los requisitos exigidos por las normas NTC-ISO 9001:2008 y NTC-OHSAS 18001:2007.

Para este fin se presenta la propuesta de planificación estratégica y operativa integrada de los procesos soporte, inicialmente se identifica los requisitos legales aplicables, así mismo se realiza un diagnóstico para determinar el estado actual de la empresa frente a las normas.

De acuerdo al resultado del diagnóstico, se procede a realizar el análisis de contexto, mapa de procesos, política integral, despliegue de la política, matriz legal, matriz de identificación de peligros y riesgos. Se presenta caracterización de los procesos de apoyo y procedimientos documentados exigidos por las normas.

El diseño metodológico seguido en la investigación es lógico inductivo con enfoque mixto a partir de aspectos cualitativos y cuantitativos.

PALABRAS CLAVES Gestión Integrada, Planificación, Seguridad y Salud en el Trabajo, Calidad.

2. METODO GENERAL 2.1. Problema a Solucionar La Corporación Monte y Ciudad es una entidad sin ánimo de lucro que presta servicios de mantenimiento de arbolado con y sin plataformas eléctricas, mantenimiento integral de zonas verdes y jardín, recuperación dendroquirugica, diseño paisajístico y reforestación temática, bloqueo y traslado de árboles, esta corporación se ubica en la cadena productiva comercial de actividades de reforestación y transformación primaria de madera. La corporación no tiene manejo integral del proceso, lo que genera falta de controles que permitan mitigar aspectos que influyen en la normal consecución de las actividades respectivas del flujo de trabajo, generando inconvenientes tanto en la calidad del manejo del producto, duplicidad de actividades, tiempos de respuesta entre otros. De mantenerse la situación actual la imagen de la empresa puede verse afectada negativamente, generando pérdida de clientes, el desempeño de los procesos no va ser el óptimo, causando pérdidas económicas a la organización, se puede afrontar problemas sancionatorios por parte de la autoridad ambiental por el 5

incumplimiento de los requisitos legales. De aquí la necesidad de presentar un planteamiento integrado bajo las normas NCT-ISO 9001:2008 y NTC-OSHAS 18001:2005. que facilite la estandarización de procesos, que asigne responsabilidades a cada nivel de la organización, que permita implementar procedimientos, que haya un control a la gestión de la empresa, a la generación de canales de información que son necesarios para la toma de decisiones por la alta gerencia, que se pueda dar un desarrollo de actividades con indicadores de gestión, que permita cada vez

aumentar la imagen positiva de la empresa ante los clientes y proveedores,

manteniendo el cumplimiento de los requisitos legales, minimizando el nivel de riesgo para los trabajadores. ¿Cómo gestionar los procesos bajo un sistema de gestión integrada de calidad y seguridad en el trabajo de tal forma que le permita a la Corporación Monte y Ciudad competitiva sostenible en el mercado nacional?

tener una ventaja

2.2. Justificación El aumento progresivo de la competencia en el mercado, los requisitos legales, de los clientes y demás partes interesadas en el desarrollo de las organizaciones tienden a incrementar y a ser más exigentes, debido al impacto generado por las actividades de dichas organizaciones en los diferentes aspectos que interactúan con la salud de las personas.

Por esta razón es importante no solo tener en cuenta lo referente la calidad del producto, sino que también todas las partes que interactúan en la ejecución de los procesos de la empresa, ya sea interna o externa e identificar los riesgos que estas generan en la salud de las personas. La intención de este proyecto es realizar el diseño de la planificación del sistema de gestión de calidad y prevención de riesgos laborales que permita a la Corporación Monte y Ciudad, desarrollar los procesos, las responsabilidades, los procedimientos y los métodos necesarios para detectar las desviaciones producidas, corregir las fallas, y reducir los costos. El resultado final del proyecto deberá ser una metodología documental adecuada y un sistema de gestión integrada, que permita desarrollar, formalizar los medios y métodos necesarios para el logro de la integración de gestión de calidad y seguridad en salud ocupacional en esta organización, tanto en la implementación como en el seguimiento.

El proyecto tendrá distintas etapas. La primera de ellas será la etapa de diagnóstico en donde se deberá conocer la situación actual de la empresa. Aquí se determinará si existe una identificación clara de sus procesos, procedimientos de operación e indicadores para medir el 7

desempeño de sus procesos. También si existe una política de calidad y seguridad y salud ocupacional, los objetivos que se plantea la organización, así como las referencias que indiquen el compromiso de la alta dirección y de las demás áreas de la empresa. Posteriormente, se tendrá la etapa de planificación en donde los resultados del diagnóstico serán utilizados para diseñar acciones de mejora con miras a incrementar el mejoramiento de los procesos. 2.3. Objetivos 2.3.1.

Objetivo General

Proponer el diseño de planificación estratégica y operativa de los procesos apoyo de la Corporación Monte y Ciudad, mediante los lineamientos de las Normas NTC ISO 9001:2008 y NTC-OHSAS 18001:2007 que le que ayude a optimizar los procesos.

2.3.2.

Objetivos Específicos



Identificar requisitos Legales aplicables a la organización.



Realizar diagnóstico de la situación actual de la Corporación Monte y Ciudad, frente a los requisitos exigidos en las Normas NTC ISO 9001:2008, y NTC-OHSAS 18001:2007.



Proponer un Sistema de Gestión Integrada bajo las normas NTC ISO 9001:2008, y NTC-OHSAS 18001:2007 para los procesos de soporte de la Corporación Monte y Ciudad.

2.4. Marco de Referencia Como marco teórico del presente trabajo se presentarán las principales características de los Sistemas de Gestión bajo las normas NTC-ISO 9001:2008, y NTC-OHSAS 18001:2007 propuestos por cada una de las normas técnicas y algunos de los modelos de integración que proponen distintos autores, según la investigación bibliográfica adelantada para este fin. ISO 9001 La Norma NTC ISO 9001 es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestión de calidad (SGC) y que se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta acreditación porque de este modo se aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen sistema de gestión de calidad (SGC)”. Línea del Tiempo de la ISO 9001

Fuente: http://proikos.pe/arti-blog/iso-9001-version-2015-que-cambios-trae-y-comobeneficiara-a-las-organizaciones/

La norma ISO 9001:2008 se basa en ocho principios de gestión de calidad: Enfoque al cliente Liderazgo Participación del personal Enfoque basado en procesos Enfoque de sistema para la gestión Mejora continua Enfoque basado en hechos. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor Actualmente existe la última versión NTC-ISO 9001:2015, ya se está implementando en las organizaciones, aunque existe un periodo de transición de 3 años especialmente relevante para aquellas que tengan un certificado vigente bajo ISO 9001:2008, es decir la vigencia será hasta finales del 2018. NTC-ISO 9001:2008 vs NTC ISO 9001:2015 •

Los cambios que la versión NTC-ISO 9001:2015 son:

•

Un nuevo esquema común para la organización y el contenido de la norma.

•

Se elimina la necesidad que tiene de utilizar el manual de calidad y de representar a la

dirección (la dirección debe participar en las auditorías). •

Se acentúan los términos “eficacia” y “riesgo”. Se pide que las empresas identifiquen el

contexto en el que operan y localicen los riesgos y las oportunidades que tiene que ser tratadas. •

Se introduce el concepto de gestión de cambio.

•

Los registros y los documentos pasan a llamarse “información documentada”.

•

Se realiza un refuerzo en el enfoque por procesos. Por lo que se amplía el concepto de

cliente. •

Se elimina el concepto de acción preventiva.

•

Se empuja a las organizaciones para que aproveche las oportunidades de mejora que le

ofrece la nueva norma. 10

Los cambios más significativos en cuanto a estructura entre ISO 9001:2008 vs ISO 9001:2015:

Fuente: http://www.nueva-iso-9001-2015.com/2015/10/iso-9001-2008-vs-iso-9001-2015/

La principal diferencia que existe entre ISO 9001:2008 vs ISO 9001:2015 son los cambios estructurales de la nueva versión adoptando la Estructura de Alto Nivel o Anexo SL (documento elaborado para simplificar la creación de nuevas normas, y hace posible que la implementación de sistemas integrados dentro de una organización sea más fácil). La Estructura de Alto Nivel es una estructura genérica que puede ser aplicada a todos los Sistemas de Gestión y proporciona una estructura común para que la integración de diferentes normas ISO en la misma organización. El contenido de la norma ha sido revisado, ya que existen definiciones que pueden cambiar su significado dependiendo de cada organización como pueden ser: Enfoque basado en riesgos 11

Se basa en el enfoque de procesos, en el liderazgo y la planificación, ya que son los lugares donde se pueden suceder ciertos riesgos. Enfoque a procesos Los procesos tienen que encontrarse definidos de forma ordenada y clara. Información documentada El término se refiere a lo que se conoce como documentos, registros y procesos documentados en el Sistema de Gestión de la Calidad. Bienes y Servicios En la antigua norma se denominaban productos, pero se ha cambiado ya que de esta forma es un término mucho más claro a la hora de establecer o realizar comunicaciones con los proveedores. OHSAS 18001 La OHSAS 18001 especifica los requisitos de un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional, ayuda a las empresas a identificar, evaluar, administrar y gestionar la salud ocupacional y los riesgos laborales como parte de sus prácticas normales de negocio. Entendiendo que el manejo de riesgos antes que un gasto es una inversión. La norma permite a la empresa concentrarse en los asuntos más importantes de su negocio. OHSAS 18001 requiere que las empresas se comprometan a eliminar o minimizar riesgos para los empleados y a otras partes interesadas que pudieran estar expuestas a peligros asociados con sus actividades, así como a mejorar de forma continuada como parte del ciclo de gestión normal. La norma se basa en el conocido ciclo de sistemas de gestión de planear-hacer-verificar-actuar (PHVA) y utiliza un lenguaje y una terminología familiar propia de los sistemas de gestión. ESTRUCTURA DE LA NTC OHSAS 18001 •

Objeto y campo de aplicación: Ofrece orientaciones a nivel general sobre la norma

OHSAS 18001. •

Publicaciones para consulta: Da indicaciones sobre algunas publicaciones relacionadas

con la seguridad y salud de los trabajadores que puede resultar muy provechoso. • 12

Términos y definiciones: En este apartado queda establecida la terminología que se va a

utilizar en el texto de la norma OHSAS 18001. •

Requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo:

Requisitos generales: Establece las obligaciones necesarias para que el Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional basado en la norma NTC OHSAS 18001 funcione correctamente o

Política de Seguridad y Salud en el Trabajo: Esta cláusula incorpora las directrices que

hacen falta para establecer la política de seguridad como base de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. o

Planificación: Este punto de la norma contribuye información sobre la detección de

peligros, la evaluación del riesgo y el establecimiento o identificación de controles, requisitos legales y programas determinantes a la hora de gestionar correctamente la prevención de riesgos laborales o PRL. o

Implementación y operación: Este apartado indica cuales son los elementos necesarios

cuando se va a llevar a cabo un implementación y mantenimiento o

Verificación: Para saber si el SG-SST está funcionando correctamente, es necesario

realizar mediciones y seguimientos de su desempeña, al mismo tiempo es necesario ejecutar una evaluación del cumplimiento de dicho sistema e investigar si se han producido incidentes y/o No Conformidades. Además, indica la necesidad que existe en adoptar medidas de naturaleza correctiva y preventiva, de controlar registros y de realizar auditorías internas. o

Revisión por la dirección: La alta dirección tiene como función de hacer periódicamente

revisiones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo La nueva ISO 45001:2016 La norma OHSAS 18001 tiene gran repercusión mundial, pero su origen es británico, por ello la Organización Internacional de Estandarización, ha decidido elaborar una nueva norma que contemple todos los requisitos necesarios para implantar con éxito un Sistema de Gestión de SST y que sustituya oficialmente a la OHSAS18001

Como ocurre con el resto de normas ISO, la nueva ISO 45001 estará elaborada según la 13

estructura de alto nivel que establece el Anexo SL, de este modo tendrá una estructura común y la integración de varios sistemas de gestión será mucho más fácil La estructura es la siguiente: •

Objeto y campo de aplicación

•

Referencias normativas

•

Términos y definiciones

•

Contexto de la organización

•

Liderazgo

•

Planificación

•

Soporte

•

Operación

•

Evaluación del desempeño

•

Mejora

Marco Histórico.

Monte y Ciudad es una entidad sin ánimo de lucro, creada en el año 2011 con el objeto de efectuar trabajos en el campo de la ingeniería forestal, con énfasis en arboricultura especializada, (mantenimiento de arbolado con y sin plataformas eléctricas, mantenimiento integral de zonas verdes y jardín, recuperación dendroquirugica, diseño paisajístico y reforestación temática, bloqueo y traslado de árboles) a nivel Nacional, esta corporación se ubican en las cadenas productivas comerciales en las actividades de reforestación y transformación primaria de madera. Sus clientes son las empresas públicas y privadas que regulan aspectos ambientales que inciden en el desarrollo de las actividades, los trabajadores y colaboradores externos de la organización que son quienes desarrollan los objetivos de la empresa, la comunidad que se ve afectada de una u otra forma por las actividades que desarrolla la empresa. El mercado al que la organización entrega sus productos, se hace por medio de los clientes conocen los productos de la Corporación Monte y Ciudad por medio directos con un vendedor, 14

se contrata el servicio, se ejecuta se entregan las respectivas certificaciones ambientales y se finaliza el contrato, los materiales con los que la organización desarrolla su actividad económica son en gran mayoría orgánicos en el caso de la reforestación, en el caso del servicio se centra en el uso de equipos, maquinaria y herramientas.

3. DESARROLLO Cada numeral del desarrollo dará respuesta a los objetivos específicos planteados y como resultado al objetivo general. Debido al interés que presenta la organización Monte y Ciudad en tener clara la implementación del sistema de calidad y de seguridad en el trabajo por razones relacionadas con los requisitos en las licitaciones públicas a las que se están presentando se decidió abordar principalmente los temas de calidad , seguridad y salud en el trabajo, quedando la implementación de la norma ambiental como sugerencia para que en base a esta se realice otro documento para su propuesta de implementación . Es importante aclarar que en e momento de la toma de información con los diferentes líderes de procesos, no se contó con todos y cada uno de ellos debido a su ubicación en diferentes lugares del país, por ello este documento se basó en los procesos de apoyo como fueron; Recursos Humanos, gestión administrativa, Almacén y transportes. 3.1. Requisitos Legales aplicables a la organización. Se realiza la identificación de las normas legales aplicables para la empresa Forestal Monte y Ciudad. En la matriz se consigna los requisitos laborales y de otra índole, además de los relacionados con temas tributarios. Ver Anexo 1 MYC-GC-D-001 Matriz Legal de Requisitos Legales 15

Resultado de Matriz Legal El resultado obtenido en la revisión de la matriz legal suministrada por la empresa, muestra que no se encontraba actualizada. Se puede identificar que la compañía no está cumpliendo con la totalidad de la implementación del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo la cual está reglamentado en el decreto 1072/ 15 Capitulo 6. Para dar cumplimento a este requisito legal se genera una propuesta de programa de implementación, adicionalmente para que se realice la respectiva revisión periódica se propone procedimiento de actualización de requisitos legales. Ver Anexo 17 MYC-GC-F-002 Plan de acción Implementación SG-SST Ver Anexo 17 MYC-GC-F-002 Procedimiento de Actualización de Requisitos Legales

3.2. Diagnóstico general de cumplimiento de requisitos Diagnóstico actual de la compañía

Se realiza un diagnóstico general de la Corporación Monte y Ciudad., para esto se utilizan; Identificación de Peligros y Riesgos y se utilizará una lista de chequeo para verificar el nivel de cumplimiento frente a los requisitos de las normas NTC-ISO 9001:2008, y NTC-OHSAS 18001:2007.

3.2.1.

Matriz Identificación Peligros y Riesgos

En la Corporación Monte y Ciudad se desarrolla la identificación de los peligros y 16

valorización de riesgos teniendo en cuenta la guía GTC-45, la matriz se encuentra incompleta por lo que se procede a realizar los ajustes respectivos.

Anexo 2 MYC-DE-D-001 Matriz de Peligros y Riesgos

Resultado de la Matriz de Peligros y Riesgos El resultado de la identificación se encontró que los riesgos significativos a los cuales se encuentran expuestos los trabajadores son el riesgo biomecánico, y condiciones inseguras (trabajo en alturas, eléctrico y transito), para minimizar estos riegos se propone el siguiente realizar los procedimientos se trabajó seguro en alturas y riego eléctrico, por otro lado, realizar una política de seguridad vial y programa para en riego biomecánico.

Ver los siguientes anexos: Anexo 4 MYC-GC-F-001 Programa Vigilancia Epidemiológica Anexo 5 MYC-CG-P-001 Procedimiento trabajo en alturas y rescate Anexo 6 MYC-GC-D-002 Política de Seguridad Vial

3.2.2.

Lista de Chequeo

Para verificar el nivel de cumplimiento de los requisitos de las NTC-ISO 9001:2008 y NTCOHSAS 18001:2007 se realizó una lista de chequeo. Ver Anexo 3 MYC-DE-F-001 Lista de Chequeo Los resultados obtenidos fueron los siguientes:

ELEMENTO ISO9001:2008 Política de calidad Objetivos de calidad Procesos Responsabilidad y autoridad Recursos Documentación Gestión del cambio Comunicación Aspectos comerciales Diseño y desarrollo de producto Compras Realización del producto Metrología Seguimiento procesos Control calidad del producto Satisfacción del cliente Auditoría interna Análisis de datos Mejora

TOTAL

CANT QUE SE CUMPLEN TOTALMENTE

CANT TOTAL

CUMPLIMIENTO

0 0 0 0 7 0 0 0 11 0 0 7 0 0 1 0 0 0 0

6 3 4 4 9 10 1 1 16 23 4 10 5 1 1 1 1 16 3

0% 0% 0% 0% 78% 0% 0% 0% 69% 0% 0% 70% 0% 0% 100% 0% 0% 0% 0%

119

22%

ANALISIS: En el diagnóstico que se realiza con respecto a la NTC- ISO 9001:2008, se evidencia que no se tienen un método para recibir retroalimentación del servicio y productos por parte de los clientes, no existe planificación, verificaciones ni controles. La empresa realiza sus 18

operaciones con urgencia, lo que genera que se presente costos adicionales. Es de resaltar que la empresa cuenta con los recursos para la implementación del SGI

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL OHSAS18001:2007 ELEMENTO OHSAS18001:2007

CANT QUE SE CUMPLEN TOTALMENTE

CANTIDAD TOTAL

CUMPLIMIENTO

Política

80%

Objetivos

IPERDEC

100%

Programas

Recursos

Responsabilidad y autoridad

50%

Requisitos legales

50%

Documentación

33%

Comunicación

Participación

33%

Gestión del cambio

Control operacional

50%

Emergencias Seguimiento y medición Auditoría interna

2 0 0

2 3 2

100% 0% 0%

Análisis de datos

Mejora

TOTAL

36%

ESTADO DE CUMPLIMIENTO CON REQUISITOS OHSAS18001:2007 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

36%

Análisis: Debido a que la compañía ya tiene implementada parte del Decreto 1072/15 el cual está relacionado con la Seguridad y Salud Ocupacional se cuenta con un 36% de avance en esta norma, pero estos deben alinearse con la política y los objetivos de los cuales se generara una propuesta.

3.3. Proponer un Sistema de Gestión Integrada bajo las normas NTC ISO 9001:2008, y NTC-OHSAS 18001:2007 para los procesos de soporte de la Corporación Monte y Ciudad. Se realizar esta propuesta teniendo en cuenta el resultado del diagnóstico. Se procede con el diligenciamiento del formato de análisis de contexto de la organización, se planteará una visión, misión, políticas, objetivos, metas, mapa de procesos, caracterización de los procesos de apoyo y procedimiento de los procesos de soporte.

Para la realización del análisis de contexto se solicita reunión con el gerente de la compañía. También para la revisión de la misión y visión. Adicionalmente se definen los procesos, objetivos y política integral.

Se seleccionaron los procesos de apoyo debido a que no hay disponibilidad del personal de los otros procesos para la recolección de la información.

3.3.1.

Análisis de Contexto.

El análisis de contexto se realizó con el gerente de la empresa CORPORACION MONTE Y CIUDAD, inicialmente se identificó el macro entorno, posteriormente el micro y finalmente el interno. Esta información sirvió de base para realizar matriz DOFA, la cual sirve para identificar las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la organización; acuerdo a los resultados de esta matriz se generaron estrategias para aprovechamiento de las oportunidades y fortalezas, minimizar el impacto de las amenazas y solucionar las debilidades

Análisis Macro entorno

ANÁLISIS DEL MACRO-ENTORNO 1. Identificación de factores - METODOLOGÍA PESTEL P - FACTORES POLÍTICOS AMENAZAS Parte interesada

ASPECTO

IMPACTO

Gobierno

Políticas gubernamentales que puedan afectar el negocio. Se preveen cambios en las políticas gubernamentales?

Gobierno

Se preveen cambios en las condiciiones fiscales para las empresas?

OPORTUNIDADES -

Neutro

El gobierno esta incentivando las practicas sostenibles de utilizacion del bosque y desarrollo de tecnologias limpias. Se esimula las empresas que generen y protejan bosques, con reduccion totalo parcial de pago de algunos impuestos,como predial.

++ x x

E - FACTORES ECONÓMICOS ASPECTO Gobierno, Proveedores Clientes Clientes, Proveedores Proveedores

IMPACTO

AMENAZAS --

Neutro

OPORTUNIDADES + ++

AMENAZAS --

Neutro

OPORTUNIDADES + ++

AMENAZAS --

Neutro

OPORTUNIDADES + ++

Estamos en periodo de crecimiento o recesión económica?

Recesión

Los paises a donde distribuyo mi producto están en fase de crecimiento o recesión?

N.A.

Cómo está la economía mundial?

Recesión

Que variables pueden afectar nuestros proveedores estratégicos?

Precio del dólar

S - FACTORES SOCIOCULTURALES

Clientes

ASPECTO Cómo afectan los comportamientos de la sociedad? La gente está cambiando los hábitos de compra? La gente está cambiando la forma de comunicarse? Como se está comportanto o cambiando las ideas de los clientes frente a mi producto? Que aspectos socioculturales pueden afectar mi producto / servicio?

IMPACTO N.A N.A N.A N.A T - FACTORES TECNOLÓGICOS

ASPECTO

IMPACTO Drones para seguimiento forestal, equipos de ultima tecnologia con dispositivos multiproposito para tratamientos silviculturales.

Proveedores, Que tipo de tecnologías existen actualmente? Clientes Proveedores, Se prevee un cambio tecnológico próximamente? Clientes Proveedores, Que elementos de innovación vienen relacionados con la operación de mi empresa? Clientes

Si, se dara de acuerdo al desarrollo de plantaciones comerciales o al manejo silvicultural urbano.

Se esta desarrolando programaciones de ejecucion silvicultural con Software de prediccion.

E - FACTORES ECOLÓGICOS ASPECTO Medio ambiente Medio ambiente Medio ambiente Proveedores, Clientes

IMPACTO

Cómo afecta el cambio climático a mi negocio en cuanto a su operación?

se puede disparar la demanda de manejo del bosque.

Cómo afecta el cambio climático a mi negocio en cuanto al producto que vendo?

como lo que se pretende es darle sostenibilidad al bosque y vegtacion en general sera mayor la necesidad de dar un manejo adecuado.

Que aspectos ambientales son significativos en mi operación?

Afectacion del paisaje y ecosistema,

Nuevas tecnologías ambientales como las energías renovables, afectan mi negocio?

No hay nuevas tecnologías asociadas a temas ambientales que impacten el producto o servicio

AMENAZAS --

Neutro

OPORTUNIDADES + ++ x x

x x

L - FACTORES LEGALES ASPECTO Gobierno, Lider HSEQ, Medio Ambiente Gobierno Gobierno, Lider HSEQ, Medio Ambiente Gobierno, clientes, Lider HSEQ Clientes

IMPACTO

AMENAZAS --

Qué aspectos legales HSEQ / laborales están relacionados con mi negocio y que me pueden afectar?

Implementación del D1072/15 - SGSST.

Que legislación impositiva impacta mi negocio?

Reforma tributaria

Se preveen cambios legales impositivos y HSEQ que afecten mi operación o mi producto?

Reforma tributaria

Que legislación / requisitos de clientes puede afectar mi participación en concursos o licitaciones?

D1072/15

Que requisitos de los clientes están cambiando que me puedan afectar en mis ventas?

RUC > 80%

Neutro

OPORTUNIDADES + ++ x

x x

Análisis micro entorno.

CLIENTES AMENAZAS Parte interesada

ASPECTO

RESULTAD0

Clientes Clientes Clientes

Segmentación (grupos de clientes con necesidades similares por nivel socieconómico, nivel cultural, sector económico, variables demográficas, variables geográficas, estilos de clientes, etc.) y segmento a enfocar Motivaciones: Por qué adquieren el servicio los clientes dar cumplimiento a normatividad Necesidades no cubiertas del mercado actualmente

Clientes

ASPECTO Oferta y demanda que tienen los clientes que atiendo a los que quiero llegar

Clientes

Cuales son los competidores.

Clientes

Segmentación de competidores (Grupos de competidores agrupados por variables que sean comunes Todos aplican en la actividad silvicola entre ellos)

Clientes

Competidores potenciales

Algunas empresas pueden ser sustitutos de la actividad silvicola, como las empresas agricolas.

Clientes

Competidores: Tamaño, rentabilidad, puntos fuertes y débiles, precios, estrategias, organización, cultura

La mayoria son empresas medianas, con trayectoria corta, pero con personal muy empirico, manejan precios variables acorde a la oferta del mercado, con estruturas simples, actividades semimecanizados.

Clientes

Se tiene un único segmento, relcionado con el manejo de la vegetacion y silvicultura.

Neu

Calidad, precio, servicio, marca, confiabilidad, cumplimiento con normas legales. Las actividades se articulan con las especificaciones tecnicas definidas por autoridad ambiental. procesos silviculturales, arboricultura urbana y manejo sostenible de bosques.

COMPETIDORES RESULTADO Variacion debido a necesidad o al cumplimiento de normas. Empresas forestales especializadas en silvicultura como Inforagro, MSC Forestal, Promadeforest, Serviforestales, competenica indirecta, viveros y empresas de jardineria.

MERCADO ASPECTO Clientes Clientes Clientes Clientes

Cómo es el sector, está en crecimiento? Tamaño del sector Madurez del mercado (En que etapa del ciclo de madurez se encuentra?) Posibilidades de abrir nuevos mercados?

Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes

ASPECTO COMPETIDORES POTENCIALES: Amenazas de nuevos competidores? COMPETIDORES ACTUALES: Intensidad de la competencia actual CLIENTES: Poder negociador de los clientes Servicio: Amenazas de acuerdos y contratos especiales. PROVEEDORES: Poder negociador de los proveedores

RESULTADO En aumento debido al cumplimiento de la normatividad. pequeño Joven Si. Procesos Industriales, transformacion de maderas y otros subproductos del bosque.

AMENAZAS -x

Neu

x x

AMENAZAS --

Neu

5 FUERZAS DE PORTER

IMPACTO Usan diferentes estrategias de ventas desleales Intensidad alta Estrategias de solicitar menores precios a cambio de no usar otras marcas Ofreciendo tipos de canje para contratar el servicio sin pagar en dinero. Muy poca solicitud de negociacion

AMENAZAS -x x x x

Neu

Análisis Interno.

ANÁLISIS INTERNO - Factores que puedo controlar 1. Identificación de factores MARKETING DEBILIDAD Parte interesada

ASPECTO

RESULTAD0

Clientes Clientes

Producto: Que tan adaptado al mercado está? Producto: Que tan adaptado al mercado está?

Clientes

Producto: Que tan adaptado al mercado está?

Clientes Clientes

Producto: Que tan adaptado al mercado está? Precio: Cuál es el precio más acertado para el producto? Distribución: Que canales se deben usar? Promoción: Relaciones públicas, márketing directo, patrocinio, publicidad, promoción de ventas y venta personal

FORTALEZA -

La necesidad la esta generando la normatividad, tradicionalmente no se daba importancia la manejo del bosque y la vegetacion

Posicionamiento: Que me está pidiendo el mercado?

Clientes

Neutro

Tradicionalmente el manejo silvicultural no se ha desarrollado por organizaciones especializadas. Es poca la conciencia acerca de la importancia del manejo silvicultural Debido a los fenomenos naturales , se tiene la premisa que se debe mantener y conservar en mayor proporcion los bosques y la vegetacion por ello la normativida cada ves tiende a ser mas especifica y exigente. n/a El que relacione beneficio social sobre afectacion ambiental. Paginas de internet y ecomendacion

x x x

x x

n/a

PRODUCCIÓN DEBILIDAD ASPECTO Gerencia Gerencia Clientes, Lider

RESULTADO

Costos de producción vs competencia Productividad Calidad vs competencia

No existe diferncia significativa Extiste punto de equilibrio en la compañía El servicio que se presta es personalizado

FORTALEZA + ++

Neutro x x x

RECURSOS HUMANOS DEBILIDAD ASPECTO Gerencia, Trabajadores, Lider HSEQ Gerencia, Trabajadores, Lider HSEQ Gerencia, Trabajadores, Lider HSEQ Gerencia, Trabajadores, Lider HSEQ

RESULTADO

Sistema de reclutamiento: Sabemos reclutar?

Si se tiene buen proceso de reclutamiento en cuanto a tiempo y calidad

Competencias

Personal competente

Eficiencia

Tema a mejorar

Ambiente de trabajo y SST

FORTALEZA + ++

Neutro x

Sin problemas

FINANZAS DEBILIDAD ASPECTO Casa matríz, Gerencia, Proveedores Casa matríz, Gerencia, Proveedores Casa matríz, Gerencia, Proveedores

IMPACTO

Estructura financiera, capacidad de inversión

Estructura financiera con riesgo por cobro de cartera.

Estructura financiera, capacidad de inversión

Disponibilidad de recursos financieros para nuevas inversiones

Análisis de riesgos

FORTALEZA + ++

Neutro

ESTUDIO DE CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO ANTES DE CIERRE DE VENTA.

INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO DEBILIDAD ASPECTO Capacidad de I&D: Pioneros o seguidores

IMPACTO

Neutro

FORTALEZA + ++

Neutro

FORTALEZA + ++

N.A GERENCIA DEBILIDAD ASPECTO

Gerencia, Trabajadores, Lider HSEQ Gerencia, Trabajadores, Lider HSEQ

Estructura

La estructura organzaicional esta bien definida

Estilo gerencial adecuado a la forma de operar?

TIC DEBILIDAD ASPECTO Gerencia, Clientes, Casa matriz, trabajadores, Lider HSEQ

IMPACTO

FORTALEZA + ++

Neutro

Capacidad tecnológica en los diferentes procesos permite eficiencia en manejo de datos y generación Si existen TIC en los procesos de reportes?

HSE DEBILIDAD ASPECTO

IMPACTO

Medio Ambiente

Impacto ambiental de los productos y actividades desarrolladas por la empresa

Alto

Trabajadores

Riesgos laborales de Seguridad y salud producto de las actividades desarrolladas por la empresa

La accidentalidad de la empresa es baja y se realiza gestión sobre los peligros calificados como aceptables con control específico.

FORTALEZA + ++

Neutro

x x

Matriz DOFA. Se genera el matriz DOFA, de acuerdo al resultado del análisis interno y externo realizado. ANÁLISIS INTERNO F - Fortalezas (Utilizarlas)

D - Debilidades

Personal competente con conocimiento especifico en el sector

Estructura financiera con riesgo por cobro de cartera

La necesidad la esta generando la normatividad, Disponibilidad de recursos humanos y financieros para solucion de situaciones tradicionalmente no se daba importancia la manejo del que afectan la confiabilidad de los equipos bosque y la vegetacion Relacion directa con el cliente potencial, marketing via pagina WEB y La accidentalidad de la empresa es baja y se realiza gestión publicidad entregada en Eventos y Shows, publicidad virtual (Facebook), sobre los peligros calificados como aceptables con control promoción de ventas y venta personalizada, envio de Informacion via emails, específico. Tradicionalmente el manejo silvicultural no se ha desarrollado por organizaciones especializadas.

Si existen TIC en los procesos

La estructura organzaicional esta bien definida

Alto impacto ambiental de los productos y actividades desarrolladas por la empresa

Disponibilidad de recursos financieros para nuevas inversiones El servicio que se presta es personalizado ANÁLISIS EXTERNO O - Oportunidades (Aprovecharlas) Incentivo del gobierno por eficiencia energética Calificación del RUC> 80%

A - Amenazas (Evitar o minimizar su impacto) Afectacion del paisaje y ecosistema, Drones para seguimiento forestal, equipos de ultima tecnologia con dispositivos multiproposito para tratamientos silviculturales.

Implementación D1072/15

Se tiene un único segmento, relcionado con el manejo de la vegetacion y silvicultura.

Apertura de nuevos mercados

Las actividades se articulan con las especificaciones tecnicas definidas por autoridad ambiental.

se puede disparar la demanda de manejo del bosque.

Variacion debido a necesidad o al cumplimiento de normas.

como lo que se pretende es darle sostenibilidad al bosque y vegtacion en general sera mayor la necesidad de dar un manejo adecuado.

Algunas empresas pueden ser sustitutos de la actividad silvicola, como las empresas agricolas.

Calidad, precio, servicio, marca, confiabilidad, cumplimiento con normas legales.

Alta intensidad de la competencia

Ofreciendo tipos de canje para contratar el servicio sin pagar procesos silviculturales, arboricultura urbana y manejo sostenible de bosques. en dinero. La mayoria son empresas medianas, con trayectoria corta, pero con personal muy empirico, manejan precios variables acorde a la oferta del mercado, con estruturas simples, actividades semimecanizados.

Estrategias propuestas: De acuerdo al resultado de la matriz DOFA, se proponen las siguientes estrategias.

APROVECHAMIENTO DE OPORTUNIDADES Actividad Llegar a clientes en zonas rurales donde tradicionalmente la actividad forestal, no garantiza la sostenibilidad del recurso. Presentar los benefecios que trae para todas las partes interesadas el contratar el servico que posee toda la tecnologia y demas atributos de Monte y Ciudad. Crear lineas porductivas a partir de la reutilizacion de residuos vegetales Tener actualizada la Organizaciรณn en temas de tecnologia de punta, de modo que se puedan crear porcesos apoyados en Software nuevos. Crear lineas de servicio que ofrezcan al cliente desde la asesoria legal en tramites hasta la ejecucion y compensacion forestal. MINIMIZAR O EVITAR IMPACTO DE AMENAZAS Actividad Mantener y actualizar constatemente el uso de tecnologias y tecnicas de aprovechamiento silviculturales que conswerven el principio de la sostenibilidad del recurso forestal Ofrecer lineas de servicio que puedan competir con los precios de la competencia, manteniendo las caracteristicas propias del servicio. Crear un cargo de asesoria legal que garantice el cumpimiento y actualizacion constante de normas legales.

APROVECHAR LAS FORTALEZAS Actividad Organizar los procesos y sus actividades para aprovechar más la competencia de las personas Reforzar la inversion en la capacitacion y actulizacion constante de los operarios, ingenieros gerentes Adquirir portafolio de Software que refuercen al apoyo de actividades, para mantener actualizados los porcesos de la organización.

SOLUCIONAR DEBILIDADES Actividad Organizar los procesos y sus actividades para aprovechar más la competencia de las personas Implementar el SGI

Partes Interesadas y Requisitos.

Se realizó la identificación de los requisitos de todas las partes interesadas, a continuación, el resultado.

PARTES INTERESADAS Y SUS REQUISITOS

NECESIDAD

PARTE INTERESADA Junta Directiva

Desempeño de la empresa

SST Trabajadores Ambiente de trabajo Competencia Cumplimiento legal Procesos eficientes SIG

Ambiente de trabajo Competencia

General Análisis de contexto anual Revisión por la Dirección anual

SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DE NECESIDADES Responsable

Análisis de contexto anual Revisión por la Dirección anual Análisis de contexto anual Revisión por la Dirección anual Evaluación de desempeño anual Análisis de contexto anual Análisis de contexto anual Revisión por la Dirección anual Auditorías internas Revisión por la Dirección anual Análisis de contexto anual Revisión por la Dirección anual Evaluación de desempeño anual Análisis de contexto anual

Satisfacción del cliente (cumplir meta de Evaluación de desempeño anual quejas del cliente y atención y solución a Análisis de contexto anual las que se presenten)

Gerente General

Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General

Puntual N.A Análisis de riesgo de la actividad Inspecciones de seguridad (según programación) Seguimiento a Programas de SST Seguimiento a las actividades diarias Seguimiento a las actividades diarias N.A Seguimiento a Programas de SST Seguimiento a las actividades diarias

Gerente General

Cuando se presente la queja

Clientes

Cumplimiento de requerimientos HSEQ

Análisis de contexto anual Revisión por la Dirección anual

Gerente General

Cuando se reciben ordenes de compra y licitaciones de clientes

Proveedores

Cumplimiento de requerimientos

Evaluación de desempeño de proveedores Análisis de contexto anual Revisión por la Dirección anual

Gerente General

Cuando se realizan ordenes de compra a proveedors

Gobierno

Cumplimiento con obligaciones legales

Evaluación de cumplimiento legal anual Análisis de contexto anual Revisión por la Dirección anual

Gerente General

Medio Ambiente

Protección y buen uso de los recursos

Análisis de contexto anual Revisión por la Dirección anual

Gerente General

Cuando se reciba un requerimiento puntual de alguna entidad del gobierno o cuando salga nueva legislación aplicable Análisis de riesgo de la actividad Inspecciones semestrales. Para los requisitos medioambientales de los clientes se hace revisión puntual cuando se reciben Ordenes de compra o Licitaciones.

3.3.2.

Misión y Visión

A continuación, se presentará una propuesta de visión y misión para que la empresa CORPORACION MONTE Y CIUDAD, para su posterior implementación

3.3.2.1.

Misión

Ofrecer soluciones técnicas, científicas, sociales, económicas e institucionales a quienes manejan el arbolado rural y urbano, la planificación territorial y la gestión de los recursos naturales, mediante la generación, adaptación y transferencia de conocimientos con miras a lograr el desarrollo sostenible y competitivo del sector forestal y el medio ambiental en Colombia.

3.3.2.2.

Visión

Convertirse en una entidad líder para el año 2020 en los tratamientos Silviculturales y de Arboricultura urbana y rural, reconocida en el ámbito nacional e internacional por las técnicas implementadas en desarrollo de su trabajo, por la calidad técnica y excelencia en la formación profesional de sus miembros, asesores, socios, contratistas y operarios, así como institución garante en los ejercicios de planificación territorial y gestión de los recursos naturales en Colombia.

3.3.3.

Política Integral

POLÍTICA INTEGRAL

Se propone política integrada, objetivos basada y mapa de procesos para CORPORACION MONTE Y CIUDAD como referencia para su posterior implementación

La Corporación Monte y Ciudad consciente de la importancia que tiene satisfacer las necesidades de nuestros clientes, del efecto que genera en el medio ambiente nuestras actividades y la importancia de la salud y las personas se compromete a: 

Cumplir con los requisitos legales aplicables a la compañía, generados por nuestra actividad productiva.



Dar cumplimiento de las necesidades de los clientes ofreciendo soluciones técnicas, científicas, sociales, económicas e institucionales a quienes manejan el arbolado rural y urbano, la planificación territorial y la gestión de los recursos naturales, mediante la generación, adaptación y transferencia de conocimientos.



Prevenir la contaminación minimizando el impacto que las actividades económicas generan al ecosistema, dándole el debido manejo a los residuos sólidos como haciendo un consumo racional de los recursos naturales.



Proteger a los empleados y a la comunidad minimizando riesgos, previniendo lesiones personales y enfermedades, con el respectivo control los riegos biomecánico y condiciones de seguridad (trabajo en alturas, eléctrico y vial)

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Proporcionar los recursos necesarios para desarrollar, implementar y mantener el Sistema Integrado de GestiĂłn, con personas comprometidas buscando la efectividad de las operaciones y el control y mejoramiento continuo de los procesos.

Propuesta de objetivos alineados con la política. OBJETIVOS Y METAS DEL SISTEMA INTEGRADO

Directriz Política de Integral

Objetivo Estrategico

Cumplir con los requisitos legales aplicables a la compañía generados por nuestra actividad productiva.

Proteger a los empleados y a la comunidad minimizando riesgos, previniendo lesiones personales y enfermedades, con el respectivo control al los riegos biomecánico y condiciones de seguridad ( trabajo en alturas, eléctrico y vial)

Proceso

Nombre del Indicador

Cómo se calcula?

Frecuencia