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PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA FINANCIERA DE LA EMPRESA ON2 DESIGN DE BOGOTÁ

YENY PAOLA PORTILLO VEGA

UNIVERSIDAD AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA BOGOTÁ D.C. 2014 i

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA FINANCIERA DE LA EMPRESA ON2 DESIGN DE BOGOTÁ

YENY PAOLA PORTILLO VEGA

Práctica Empresarial previa a la obtención del título de contadora pública

Director: C.P. JUAN CARLOS RUIZ

UNIVERSIDAD AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD: CONTADURÍA PÚBLICA BOGOTÁ D.C. 2014 ii

Nota de aceptaciรณn

_____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________

_____________________________________ Firma del presidente del jurado

_____________________________________ Firma del jurado

_____________________________________ Firma del jurado

iii

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 16 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ........................................................................ 19 JUSTIFICACIÓN................................................................................................... 21 OBJETIVOS ......................................................................................................... 23 OBJETIVO GENERAL ....................................................................................... 23 OBJETIVO ESPECÍFICOS ................................................................................ 23 1.

MARCO TEÓRICO......................................................................................... 24 1.1 CONTROL INTERNO .................................................................................. 25 1.1.1 Definición .............................................................................................. 25 1.1.2 Importancia ........................................................................................... 27 1.1.3 Objetivos ............................................................................................... 28 1.2 SISTEMAS DE CONTROL INTERNO ......................................................... 29 1.2.1 Control interno basado en el método COSO I ....................................... 30 1.3 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO .............................................. 34 1.3.1 Control interno financiero ...................................................................... 34 1.4 ALCANCE DEL CONTROL INTERNO ........................................................ 35 1.4.1 Limitaciones del control interno ............................................................. 35 1.5

ÁREAS ESPECIALES DENTRO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

.......................................................................................................................... 35 1.5.1 Control interno en la gestión contable ................................................... 36 iv

1.6 LA AUDITORIA INTERNA ........................................................................... 39 1.6.1 Definición e importancia ........................................................................ 39 1.7 RIESGO ...................................................................................................... 40 1.7.1 Definición de riesgo ............................................................................... 40 1.7.2. Riesgo del control interno financiero ..................................................... 42 1.7.3 identificación de los riesgos internos y externos del área financiera ...... 46 2.

ASPECTOSGENERALES DE LA EMPRESA................................................. 48 2.1 BASE LEGAL DE LA EMPRESA ................................................................. 48 2.2 ANÁLISIS SITUACIONAL DEL ÁREA FINANCIERA ................................... 50 2.2.1 Análisis interno ...................................................................................... 50 2.2.2 Análisis Externo. ....................................................................................... 57 2.2.2.1 Incidentes macroeconómicos ............................................................. 57 2.2.2.2 Incidentes microeconómicos .............................................................. 59 2.3 MATRIZ DE RIESGOS ................................................................................ 63

3.

DISEÑO METODOLÓGICO ........................................................................... 68

3.1 FASES DE ELABORACION PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO. ............................................. 69 3.2 APLICACIÓN DE TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN ................................... 72 3.3TÉCNICAS DE EVALUACIÓN PARA EL SISTEMA CONTROL INTERNO .. 73 3.3.1 Técnicas de cuestionarios ..................................................................... 73 3.3.2 Técnica narrativa ................................................................................... 74 3.3.3 Técnica gráfico Flujo grama del procedimiento – manual de funciones ..... .......................................................................................................... 74

v

4. PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO DE LA EMPRESA ON2 DESIGN ................ 77 4.1 PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO DE LA EMPRESA ON2 DESIGN, APLICADO AL PROCESO CUENTAS POR PAGAR (PROVEEDORES). ....... 78 4.1.1 Evaluación del control interno ................................................................ 78 4.1.3 Medición de los riesgos de control – Proceso Cuentas por Pagar (Proveedores) ................................................................................................ 81 4.1.4 Propuesta del diseño e implementación del control interno- Proceso Cuentas por Pagar (Proveedores) .................................................................. 82 4.2 PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN CONTROL

INTERNO

FINANCIERO

DE UN SISTEMA DE

DE LA EMPRESA ON2 DESIGN,

APLICADO AL PROCESO CUENTAS POR COBRAR (CLIENTES). ............... 85 4.2.1 Evaluación del control interno – Proceso Cuentas por Cobrar (Clientes) ....................................................................................................................... 86 4.2.2 Medición de los riesgos de control ........................................................ 88 4.2.3 resultados de la evaluación del control interno ...................................... 88 4.2.4 propuesta del diseño e implementación del control interno - Proceso Cuentas por Cobrar (Clientes) ........................................................................ 90 4.2.5 seguimiento continuo - Proceso Cuentas por Cobrar (Clientes) ............ 92 4.3 PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN CONTROL INTERNO FINANCIERO

DE UN SISTEMA DE

DE LA EMPRESA ON2 DESIGN,

APLICADO AL PROCESO DE FACTURACIÓN ................................................ 93 4.3.1 Evaluación del control interno – Proceso de facturación. ....................... 94 4.3.2 Resultados de la evaluación del control interno – Proceso de facturación. ....................................................................................................................... 95 vi

4.3.3 Medición de los riesgos de control – Proceso de facturación ................ 96 4.3.4 Propuesta del diseño e implementación del control interno ................... 96 4.3.5 Seguimiento continuo - Proceso de facturación ..................................... 97 4.4 PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN CONTROL INTERNO FINANCIERO

DE UN SISTEMA DE

DE LA EMPRESA ON2 DESIGN,

APLICADO A LOS PROCESOS DE CONTABILIDAD GENERAL. .................... 98 4.4.1 Evaluación del control interno ................................................................ 99 4.4.2 Resultados de la evaluación del control interno – Proceso de Contabilidad General.................................................................................... 100 4.4.3 Medición de los riesgos de control ...................................................... 101 4.4.4 Propuesta del diseño e implementación del control interno ................. 101 4.4.5 Seguimiento continuo – Proceso de Contabilidad General .................. 103 4.5 PROPUESTA DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO MANUALES DE CONTROL INTERNO ........................................... 104 4.5.1 Manual de puestos y funciones ........................................................... 104 4.5.2 Manual de normas, procedimientos, procesos y Políticas

del Área

financiera ..................................................................................................... 110 2.

ALCANCE .................................................................................................... 123

2.

ALCANCE .................................................................................................... 128 CRITERIOS ..................................................................................................... 129 1. Información de Entrada para el Proceso Contable ................................... 129 d. Depreciación, Amortización de Diferidos. ................................................. 130 e. Ajustes y Reclasificaciones. ..................................................................... 130 4. Obligaciones Fiscales. ............................................................................. 130 vii

5. Estados Financieros ................................................................................. 131 6.

2.

SOPORTES........................................................................................... 131

ALCANCE .................................................................................................... 133

Orden de Venta .................................................................................................. 134 4.6 PROPUESTA DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO VALORES AGREGADOS ............................................................... 135 5. INDICADORES DE GESTION ........................................................................ 136 5.1

INDICADORES DE GESTION DE LA EMPRESA .................................. 137

6. ANÁLISIS PRODUCTO DEL DESARROLLO DE LA PRÁCTICA EMPRESARIAL .................................................................................................. 139 6.1 ANÁLISIS DE LA PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA CONTROL INTERNO EN EL ÁREA FINANCIERA DE LA EMPRESA ON2 DESIGN DE BOGOTÁ .................................................................................... 139 6.2 CONSIDERACIONES EN LA APLICACIÓN DEL MODELO DE CONTROL INTERNO ........................................................................................................ 142 6.2.1 Los procedimientos y la importancia de su control en la empresa ....... 142 7.

CONCLUSIONES ........................................................................................ 144

8.

RECOMENDACIONES ................................................................................ 146

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................... 148 ANEXOS ............................................................................................................ 150

viii

LISTA DE TABLAS Pág.

Tabla 1.Variables Matriz de Riesgos ................................................................... 63 Tabla 2. Matriz de riesgos ................................................................................... . 64 Tabla 3. Presupuesto – Inversión – Implementación Sistema de Control Interno Financiero para la empresa On2 DESIGN ........................................................... 77 Tabla 4. Evaluación del control interno Proceso de Cuentas por Pagar (Proveedores) ..................................................................................................... . 79 Tabla 5. Seguimiento continuo del control interno Proceso de Cuentas por Pagar (Proveedores) ..................................................................................................... . 84 Tabla 6. Evaluación del control interno Proceso de Cuentas por Cobrar (Clientes) .. ........................................................................................................................... . 86 Tabla 7. Seguimiento del control interno Proceso de Cuentas por Cobrar (Clientes) ........................................................................................................................... . 92 Tabla 8. Evaluación del control interno Proceso de Facturación. ......................... 94 Tabla 9. Seguimiento Continuo del control interno Proceso de Facturación ...... . 97 Tabla 10. Evaluación del control interno Proceso de Contabilidad General. ....... 99 Tabla 11. Seguimiento Continuo

del control interno Proceso de

Contabilidad

General ............................................................................................................. . 103 Tabla 12. Indicadores de Gestión de la Implementación del Sistema de Control Interno ............................................................................................................... 137

ix

LISTA DE FIGURAS Pág.

Figura 1. Componentes del Control Interno. ........................................................ 32 Figura 2. Tipificación de Riesgos ........................................................................ . 42 Figura 3. Matriz de Riesgo .................................................................................... 45 Figura 4. Modelo de Flujo grama para evaluación del Control Interno ................ . 75 Figura 5. Ejemplo de Flujo grama para Proceso de Ventas de una Compañía. ... 76 Figura 6. Flujograma Procedimiento de Tesorería. ............................................ 118 Figura 7. Flujograma Procedimiento de Cartera ............................................... . 125 Figura 8. Flujograma Procedimiento de Contabilidad. ........................................ 132

x

LISTA DE CUADROS Pág.

Cuadro 1. Comparativo Modelos de Sistema de Control Interno.......................... 29 Cuadro 2. Descripción General Empresa On2 DESIGN ..................................... . 49 Cuadro 3. Procesos de Cuentas por Pagar ........................................................ . 51 Cuadro 4. Procesos de Cuentas por Cobrar ....................................................... . 52 Cuadro 5. Procesos de Contabilidad General. ..................................................... 54 Cuadro 6. Procesos de Facturación .................................................................... . 56 Cuadro 7. Clientes Principales de On2 DESIGN ................................................. . 59 Cuadro 8.Principales Proveedores Materia Prima de On2 Design ...................... . 61 Cuadro 9.Principales Proveedores de Insumos y Servicios ................................. 61 Cuadro 10.Principales Competidores de On2 DESIGN. ...................................... 62 Cuadro 11.Abreviaturas Acciones de Respuesta a los de Riesgos ...................... 63 Cuadro 12. Actividades de control. ...................................................................... 65 Cuadro 13. Programación Propuesta Implementación de un Sistema de Control Interno ................................................................................................................. 71 Cuadro 14.Modelo de Cuestionario para evaluación del Control Interno............. . 74 Cuadro 15. Propuesta del diseño e implementación del control interno Proceso Cuentas por Pagar (Proveedores). ...................................................................... 82 Cuadro 16. Propuesta del diseño e implementación del control interno Proceso Cuentas por Cobrar (Clientes ............................................................................. ) 90 Cuadro 17. Propuesta del diseño e implementación del control interno Proceso facturación .......................................................................................................... . 96 xi

Cuadro 18. Propuesta de diseño e implementación para los procesos de Contabilidad General. ........................................................................................ 101 Cuadro 19. Manual de funciones, competencias y perfil del Gerente General. .. 104 Cuadro 20. Manual de funciones, competencias y perfil del empleo Asistente Administrativo. ................................................................................................... 107 Cuadro 21. Procedimiento de compras de bienes y servicios ........................... . 110 Cuadro 22.Procedimiento Compra de Bienes y Servicios ................................. . 112 Cuadro 23.Procedimiento y Políticas de Tesorería .......................................... . 114 Cuadro 24. Cuadro Condiciones Generales de Pago ....................................... . 117 Cuadro 25. Procedimiento de cartera ............................................................... . 123 Cuadro 26. Responsables Procesos de Cartera ............................................... . 127 Cuadro 27. Procedimiento de Contabilidad ........................................................ 128 Cuadro 28.Procedimiento de facturación .......................................................... 133

xii

LISTA DE GRร FICAS Pรกg.

Grรกfica 1. Ventas de los Clientes Potenciales. ...................................................... 60

xiii

LISTA DE ANEXOS Pรกg.

Anexo A. Matricula mercantil empresa ON2 DESIGN S.A.S. .............................. 151

xiv

GLOSARIO

CONCEPTOS: Son aquellos términos de carácter técnico que se emplean en los procesos, las cuales por su grado de especialización requieren de mayor ampliación de su significado, para de esta manera hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

DIAGRAMAS DE FLUJOS: Diagramas de los procedimientos, en la medida que resulten de utilidad para los usuarios.

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN: Aprobaciones de los altos mandos, quienes deben conocer los procesos de principio a fin.

GLOSARIO DE TÉRMINOS: Incluye el detalle de las siglas y abreviaturas utilizadas y las definiciones de términos importantes usados en el manual, especialmente en los casos que en lenguaje común pudieran tener otra acepción.

POLÍTICAS: En esta sección se incluyen los criterios generales que se determinan en forma clara para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

PROCEDIMIENTOS: Se realiza la presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento.

PROCESOS:

Serie

de

actividades,

acciones

o

eventos

organizados

interrelacionados orientado a obtener un resultado especifico y predeterminado.

xv

INTRODUCCIÓN

La Práctica Empresarial se enfoca en determinar las debilidades de los procesos financieros de la organización y con ello

desarrollar una propuesta de diseño e

implementación de un sistema de Control Interno Financiero para los procesos de Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Facturación y los procesos de la Contabilidad general, siendo su objetivo principal diseñar procedimientos de control sobre la calidad, suficiencia y oportunidad de la mismos.

Además, se

deberá verificar la operatividad de los controles establecidos al interior de la e entidad, e incluir la evaluación sobre el desempeño de los mencionados sistemas de revelación y control.

Según Cante (2005) expresa la primera definición del Control Interno por parte del Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA)

la cual

indica que: EL control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinados que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas (p.11)

De acuerdo con el concepto anterior se puede decir que la ausencia de un control interno

adecuado presenta riesgo de desviación en sus operaciones y por

supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su gestión.

El ámbito empresarial influenciado por diversos factores cada vez más marcados por la competitividad y la dinámica de globalización exige para los directivos de las empresas considerar mecanismos, estrategias y sistemas internos que posibiliten, potencialicen y favorezcan no solo el desarrollo y crecimiento de la organización, sino además de lograr la estabilidad y permanencia en un mercado del cual la tendencia de la misma exige de estándares rigurosos, y es precisamente en éste aspecto donde un elemento sustancial de la gestión en las empresas es xvi

fundamental, y ello se refiere al control, siendo esta una acción que se deriva de procesos previamente determinados.

Al respecto, los procesos indican un conjunto de actividades que buscan satisfacer necesidades, que para el caso de las empresas se proyectan hacia sus clientes por tanto, el control respecto al proceso que indica un “comienzo y final” exige de medidas que permitan su adecuada evaluación y control (Mejía; 2006: 5).

Acorde con la definición del término “control”, la Real Academia Española (2011) considera el mismo como “la acción de comprobar, inspeccionar, fiscalizar e intervenir”, así de esta manera se puede inferir la operación tendiente a verificar una determinada variable. Argumentando lo anterior la adopción de un Sistema de control interno con principios del COSO I y apropiado permitirá identificar, prevenir y controlar los riesgos que se presentan dentro del área financiera de la empresa ON2 DESIGN de Bogotá.

El contenido de esta práctica empresarial denominada “Propuesta del diseño e implementación de un sistema de control interno para el área financiera de la empresa ON2DESIGN” se ha estructurado en seis capítulos siguiendo la secuencia lógica: Los capítulos I. Contiene el análisis de los aspectos fundamentales de teoría y concepto

del Control interno, Auditoría Interna y Riesgos, estos conceptos

permiten comprender la importancia del diseño e implementación de un Sistema de Control Financiero como propuesta de la práctica empresarial.

El capítulo II. Enmarca

la caracterización

de la Empresa ON2DESIGN de

Bogotá, sus generalidades datos generales, tipo de organización actividad principal, sector de mercado, socios de negocio, servicios, competencia directa e indirecta. , ambiente de control actual, en los procesos financieros de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Facturación y Contabilidad General.

17

El capítulo III. Describe las fases de Elaboración, los métodos y las técnicas seleccionadas para el desarrollo de la propuesta de Implementación del Sistema de control Interno Financiero.

El capítulo IV. Se aborda la Propuesta del diseño e implementación del sistema de control Interno Financiero aplicado a los procesos de Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Facturación, y Contabilidad General

en conjunto con las

herramientas de Control Interno se evaluara que los procesos se realicen adecuadamente.

El capítulo V Contiene la construcción de indicadores para evaluación de las herramientas de Control Interno del sistema de control interno aplicadas en los procesos de área financiera, Cuentas por pagar, Cuentas por Cobrar, Facturación y Contabilidad General.

El Capítulo VI. Está dedicado al Informe analítico producto de la práctica empresarial y retroalimentación con la gerente general de la empresa ON2DESIGN de Bogotá.

Se presenta esta práctica empresarial como un aporte para aquellas empresas y entidades que requieren un adecuado sistema de control interno financiero. Este es de suma importancia debido que las entidades día a día están expuestas a riesgos y deben mantener su eficiencia en cada proceso Financiero dentro de un mercado de competencia que exige niveles de calidad y dinamismo.

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DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La empresa colombiana ON2 DESIGN S.A.S es una entidad dedicada a servicios de diseño y publicidad, y dadas las características que definen su rol en el mercado ejercen varias acciones que son determinantes para su participación comercial. Sobre el particular, se encontró que la empresa en referencia no ha formulado, ni establecido un sistema de control interno en el área financiera de la organización, siendo esta condición un factor que genera una debilidad administrativa, dificultando la identificación y controles de posibles riesgos que amenazan o afectan el óptimo desarrollo de las tareas en la organización.

Actualmente la empresa tiene deficiencias en los procesos financieros por falta de segregación de funciones, de conocimiento y capacitación al personal respecto al área financiera, ausencia de políticas y procedimientos definidos, presenta un alto riesgo al no monitorear la información contable registrada y de la misma manera al no realizar un análisis frente a los Estados Financieros de la empresa ya que el manejo de esta información está a cargo de

una firma de Contadores

independiente.

Todo lo anterior dificulta que el objetivo empresarial se logre, adicionalmente presenta falencias en los procesos de cuentas por cobrar y por pagar lo que genera una gran dificultad para la liquidez y el crédito financiero esto representa una gran amenaza con la sostenibilidad de la organización.

En consecuencia, al no existir un sistema de control interno en la empresa ON2 DESIGN S.A.S se incrementan las posibilidades de ocurrencia de riesgos, lo cual dificulta asegurar y monitorear aquello que puede afectar la empresa, pero que no se sabe cuál es su origen, el cual depende de las bases y políticas internas del qué y cómo hacer, siendo el área financiera el motor de la actividad en la entidad.

De no implementarse una medida o alternativa que genere un cambio en la forma de abordar los distintos procesos financieros y contables puede limitar el alcance 19

de objetivos corporativos, además de incurrir en pérdidas o salidas que inciden en lo económico.

De acuerdo con lo que antecede, la ausencia de un sistema de Control Interno para el área financiera causa deficiencia y poca efectividad en el desarrollo de los procesos, siendo esto el resultado de la no existencia de un sistema que garantice la confiabilidad de la información Contable, ya que no se maneja de manera directa, sino por un outsourcing contratado por la organización.

Por lo anterior, se requiere un sistema y modelo acorde con factores como el tamaño de la empresa, las áreas funcionales, así como del personal y la categorización de cada actividad de servicio (interno y externo) las cuales implican procesos y procedimientos que al no tener manuales de funciones, de control interno, de competencia, ni seguimiento debilitan la capacidad de evaluación y respuesta ante eventos potenciales que pueden afectar la entidad, así como de la capacidad y competencia del personal para administrar los riesgos o de proveer seguridad para facilitar el logro de los objetivos, ya que lo que no se identifica como riesgo, es susceptible que ocurra, por ser no visible.

En este sentido el desarrollo de la práctica empresarial corresponde a responder la siguiente pregunta. ¿De qué manera se puede lograr la mejora de procesos en el área financiera de la empresa On2 Design S.A.S facilitando el control y evaluación de riesgos?

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JUSTIFICACIÓN

El área financiera dentro de la empresa presenta situaciones de riesgo con más frecuencia que en cualquier otra área de la organización por tanto es una de las áreas en donde más se debe estar alerta para observar y detectar situaciones irregulares y ejercer los mayores mecanismos de control requeridos.

Si bien se entiende que los procesos son de especial vulnerabilidad , propensión al fraude y a la corrupción por el uso indebido de fondos por parte de empleados y terceros dentro de las diferentes funciones que se manejan como son el recaudo, la aplicación de fondos y en general de los diferentes flujos de fondo y sistema de control , exige la formulación de medidas encaminadas a lograr el control razonable para identificar conductas , aspectos , circunstancias procesos y procedimientos que pueden convertirse en fraudes o en corrupción.

En este sentido, representa especial importancia para la administración de las entidades establecer al interior de la organización un apropiado SCI contable que garantice que los estados financieros que se presentan a la junta directiva, a las asambleas, a los entes de supervisión, fiscalización y control y que finalmente son objeto de publicación, reflejen en forma fidedigna la realidad económica de la entidad.

El Modelo de Control Interno COSO I como herramienta para promover la responsabilidad, transparencia y la honestidad de la gestión de la administración de los recursos públicos y privados ha sido adaptado

por la mayoría de las

organizaciones dentro del país, con la finalidad de obtener un control total de la gestión administrativa y financiera, asegurando la eficiencia, eficacia de las operaciones, así como el cumplimiento normativo , legal y la disminución de las indisciplinas en los procesos financieros a cargo de la organización y de la firma independiente de Contadores Contratada.

21

Siendo este el modelo apropiado para emplear en el Área Financiera para esto se ha diseñado acorde a las necesidades de cada una de las entidades, y en este caso puntual en mi análisis a la empresa On2 Design S.A.S. Además se ha evidenciado la necesidad de realizar un diagnóstico, seguido del diagnóstico realizado a los factores internos y externos

del área financiera que esto en

conjunto con manuales de funciones, procedimientos financieros y políticas contables propuestas permitirán reducir los riesgos financieros actuales y futuros, obteniendo de tal modo información financiera confiable para la toma de decisiones.

22

adecuada y oportuna

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Proponer un sistema de control interno para la Empresa On2 Design S.A.S de Bogotá, el cual facilite con su implementación la mejora interna en el área financiera y contable de la organización.

OBJETIVO ESPECÍFICOS



Realizar una fundamentación sobre el modelo de sistema de control interno adecuado como alternativa de implementación para el área financiera de la Empresa On2 Design S.A.S de Bogotá.



Describir las generalidades corporativas de la empresa objeto de estudio y los procesos del área financiera Cuentas por Pagar, Cuentas por cobrar, Facturación y Contabilidad General.



Establecer las herramientas de Control que minimicen y prevean los riesgos del área financiera en la Empresa On2 Design S.A.S de Bogotá.



Determinar los indicadores de Evaluación de las herramientas de control para los procesos del Área Financiera que facilitan el control y su análisis.



Analizar e Informar el desarrollo del producto propositivo como alternativa de mejora interna en el área financiera de la empresa On2 Design S.A.S de Bogotá.

23

1. MARCO TEÓRICO

Introducción. El capítulo en referencia contiene la conceptualización de los principales fundamentos teóricos abordar en el proceso de investigación que permita comprender la importancia del diseño e implementación de un Sistema de Control Financiero, y la razón por la que se elige el Modelo de Control Interno COSO I para aplicación a la práctica empresarial.

Dentro del desarrollo los temas a abordar son: 

Control Interno



Importancia/Objetivos del Control Interno



Sistemas de Control Interno



Componentes del control Interno



Clasificación del control Interno



Control Interno Financiero



Alcance control interno



Limitaciones del control Interno



La auditoría Interna



Riesgo



Definición



Tipos de Riesgos



Matriz de Riesgos



Técnicas de Evaluación de Riesgos



Identificación de los Riesgos Interno y Externos del Área Financiera

24

1.1 CONTROL INTERNO

1.1.1 Definición. Según Capote (2001) expresa la posición que en el año 1949 el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) estableció como primera definición formal de Control Interno la cual indica que: El control interno incluye el Plan de Organización de todos los métodos y medidas de coordinación acordados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas gerenciales establecidas (p. 12).

De otra parte, Mantilla y Cante (2005), expresan que dado el fundamento y aplicabilidad que la contabilidad ha tenido en las empresas, su funcionalidad ha sido indispensable para la toma de decisiones en áreas en cuya relación entre lo contable y financiero permite la planificación y auditoría sobre la misma, para lo cual, el control interno se ha configurado como un elemento de dirección o apoyo a los objetivos de este proceso (la planificación). Sin embargo, las teorías y conceptualización en materia de control interno expresadas por Sarbanes OxleyACt han estado más enfocadas a una categorización de reportes financieros.

No obstante, otras posiciones identificadas por Mantilla y Cante (2005) indican que: El control interno no solo debe centrarse en procesos referentes a lo financiero, sino de los objetivos asociados con la administración de riesgos del emprendimiento y con el gobierno corporativo. (p. 69).

Acorde con el informe de COSO (2005), pese a que existes dos posiciones generalizadas sobre el control interno, es importante su aclaración para no confundir a empresarios, profesionales y legisladores, pues la necesidad de ser claro en su conceptualización es determinante para una efectiva comunicación y objetividad del término.

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De acuerdo con el “Committe of sponsoring organizations of the threadway commission”, el control interno se define Como: Un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable, observando el cumplimiento de los objetivos en categorías como (efectividad, eficiencia en las operaciones, confiabilidad dela información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (p. 14).

En complemento con lo anterior, el control interno requiere de un sistema para el mismo que posibilite la efectividad sobre la acción que ejerza el ente de verificación e inspección de éste. En síntesis según el COSO (2005) el control interno es un proceso, se ejecuta por personas, provee seguridad razonable y es conducente hacia la consecución de objetivos. Por tanto, no se debe ver el control interno como un proceso independiente que crea cargas a la empresa, sino como un factor indispensable, inmerso y determinantes para las operaciones de los negocios y en la gestión de las empresas, quiere decir un factor sinérgico fundamental para quienes dirigen y toman decisiones.

En los planteamientos de Gabriel Capote la importancia de un adecuado Sistema de Control Interno es fundamental para una entidad organizada, a partir de ello se posibilita proteger los bienes de le empresa, lo que supone tener un confiabilidad de los registros y resultados de la contabilidad, pues estos últimos son indispensables para la buena marcha de cualquier entidad, grande o pequeña, en este sentido ello implica una planeación previa, metódica y coordinada en cuyas características la fluidez, seguridad y responsabilidad deben garantizar los objetivos (Capote, 2001) González (2010) sintetiza en su investigación que el Control Interno es la base donde confluyen las actividades y operaciones de una empresa, en este sentido la dirección, organización, producción, distribución, financiamiento, entre otras son actividades que se rigen a partir de un control interno., el cual se categoriza como un instrumento de eficiencia, siendo las normas y procedimientos de auditoria, 26

factores necesarios para generar seguridad y objetividad frente a lo que se pretende medir como logros de objetivos en las empresas.

Sobre la base de argumentos que anteceden, las decisiones y conceptos de los autores identificados, conducen a estimar la importancia del control interno sobre el contexto de los riesgos en una empresa u organización específica, siendo la gestión del riegos un procedimiento planificado con el cual permite ejercer una prevención sobre aspectos contraproducentes en las empresas, quiere decir que la gestión del control interno está directamente relacionada con los riesgos en la organización (Sosa, 2009).

1.1.2 Importancia.

Según(Gaitán., 2011) indica dentro de la conceptualización de los Modelos de Control interno los ítems que debe contener un modelo de control interno:  Audiencia Primaria * Dirección General  Conjunto de Procesos  Objetivos Organizacionales de Control  Componentes  Foco  Efectividad de Control  Asignación de Responsabilidades por el sistema de Control Interno

Argumentando lo anterior es importante mencionar que un sistema de Control interno debe funcionar con una dirección Primaria, es fundamental ya que conocen los objetivos y logros que la empresa quiere lograr y con base en ello se debe evaluar cada uno de los procesos de acuerdo al modelo de Control Interno.

Teniendo en cuenta la rigurosidad de la implementación y manejo de un control interno adecuado depende de la complejidad de la empresa en la que se maneje,

27

en caso tal que una empresa este bajo dirección de sociedad y esta cuenta con varios empleados a los que se le asignan actividades extensas, se requiere contar con un apropiado sistema de control interno, el cual debe ser sofisticado tal como lo exija las operaciones mismas de la empresa. Si bien el control Interno radica su importancia en que optimiza , reduce costos y recursos monetarios de esta manera se evitan errores , determina y establece medidas de prevención y corrección en las actividades beneficiando a la empresa y apoyando al alcance de sus objetivos organizacionales.

1.1.3 Objetivos.

Objetivos del COSO definidos por el “Committe of sponsoring organizations of the threadway commission”:  Mejorar la calidad de la información financiera concentrándose en el manejo corporativo, las normas éticas y el control interno.  Unificar criterios ante la existencia de una importante interpretaciones y concepto sobre el control interno.

variedad

de

De tal manera, el enfoque del Control Interno es: 

Eficiencia y eficacia de los Procesos



Veracidad y Confiabilidad en la Información Contable



Aplicación de las leyes y Normas.

Teniendo en cuenta el alcance que logran los objetivos del Coso, se puede argumentar que este Modelo de Control Interno es el más adecuado para desarrollar las herramientas de Control y Prevención dentro de los procesos para el Área Financiera. De la empresa On2 Design de Bogotá, Si bien el informe COSO I (1992) resalta que el Control Interno es un proceso que involucra a todos los integrantes de la organización sin excepción alguna y garantiza de esta manera la eficiencia y la eficacia de todos los proceso 28

1.2 SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones se ha incrementado en los últimos años , esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos ; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan , pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.

Este Cuadro describe de manera simplificada las características principales de los Modelos de Control Interno que existen actualmente(Gaitán., 2011):

Cuadro 1. Comparativo Modelos de Sistema de Control Interno.

ATRIBUTO

COBIT

Audiencia Primaria

Dirección , Usuarios Auditores internos

Auditores Internos

Dirección

Control Visto Como

Conjunto de Procesos incluyendo practicas procedimientos y políticas estructuras organizacionales

Conjunto de Procesos subsistema y gente

Conjunto Procesos

Objetivos Organizacionales de Control Interno

Operaciones Efectivas y Eficientes confiabilidad e integridad , disponibilidad de información , informes financieros confiables de cumplimiento leyes y regulaciones

Operaciones Efectivas y eficientes informes financieros , confiable cumplimiento de sus leyes y regulaciones

Operaciones Efectivas y eficientes informes financieros , confiable cumplimiento de sus leyes y regulaciones

Operaciones Efectivas y eficientes informes financieros , confiable cumplimiento de sus leyes y regulaciones

Componentes o Dominios

Dominios Planteamiento Organización Adquisición e implantación entrega soporte y monitoreo

Componentes Ambiente de Control Manual y automatizació n procedimiento de control de sistemas Tecnología Informática

Componentes Ambiente Control Gestión Riesgos Actividades Control Información Monitoreo Toda Organización

Componentes Criterio Propósito Compromiso Capacidad Vigilancia Aprendizaje

Foco

Tecnología Informática

SAC

29

COSO

COCO Dirección

de

de de de

la

Conjunto Procesos

de

Toda la organización

Efectividad del Control Responsabilidad por los sistemas de Contra Interno

Por un periodo de tiempo

Por un periodo de tiempo

Un momento dado

Un momento dado

Dirección

Dirección

Dirección

Dirección

Fuente: Gaitán., Rodrigo Estupiñan(2011).Administración de Riesgos E.R.M. y La Auditoría Interna. (p. 16).

En el análisis del Cuadro Comparativo es evidente que el Modelo del Control Interno más adecuado para el desarrollo de la práctica empresarial es el Modelo de Sistema Control Interno COSO I (1992).

1.2.1 Control interno basado en el método COSO I.COSO son las siglas del Committe of SponsoringOrganizations of theTreadwayCommission (Comite de Patrocinadores de la ComisionTreadway), que patrocino el informe de investigación de los Estados Unidos Titulado Control Interno –Marco Integrado.

El denominado “INFORME COSO” sobre el control Interno, publicado en Estados Unidos en el año de 1992, surge como una respuesta a las inquietudes generales que se generaron en torno a la temática. El informe se trataba entonces de materializar un objetivo fundamental que era entonces el de definir un nuevo marco conceptual del control Interno que involucrara todos los sectores públicos y privados y las legislaciones.

Se concluye que la definición de control interno es completa, en el sentido que considera el logro de los objetivos en las áreas de presentación de informes financieros, operaciones y cumplimiento de leyes y regulaciones, esto abarca los métodos, mediante los cuales la alta gerencia delega autoridad y asigna responsabilidad para las funciones como venta, compra, contabilidad, producción, etc.

1.2.1.1 Componentes del control interno. Coopers&Lybrand (1997) aducen que el control interno consta de cinco componentes (entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión) que se 30

integran en una sinergia cuyo proceso clave en esta es la dirección; para los autores el control interno hace parte de la dirección de la empresa como un proceso

integral

comprendido

en

una

sinergia

entre

la

administración,

organización, planeación y control (p 5).

Según los anteriores autores, el control interno permite que las empresas alcancen sus objetivos de rentabilidad y rendimiento, siendo un efecto la prevención en pérdidas de recursos, además como elemento sustancial en la dirección favorece en la construcción de información financiera fiable, como también una validación en el cumplimiento legal y normativo de la entidad (Coopers & Lybrand, 1997).

Dentro de la investigación del Modelo de Control interno con el informe COSO I se identifican cinco componentes de Control Interno que se relacionan entre si y son inherentes al estilo de gestión de la empresa, los mismos que están integrados en el proceso de la dirección son las siguientes: a) Ambiente de Control b) Evaluación de Riesgos c) Actividades de Control d) Información y Comunicación e) Supervisión o Monitoreo

Con la información anterior de los componentes del control Interno (Estupiñan R. , 2006) Argumenta: “El control Interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los componentes afecta solo al siguiente, si no al proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y conforman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes”

31

(Gaitán., 2011) La nueva metodología del Control Interno asegura al auditor una mayor seguridad razonable a continuación se presentan los componentes que lo conforman: Figura 1. Componentes del Control Interno.

2.

EVALUACION DE RIESGOS

1. AMBIENTE DE CONTROL

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

4.INFORMACION Y COMUNICACION

5.SUPERVISION Y MONITOREO

Fuente: Rodrigo Estupiñán (2006) Control interno y Fraudes .Cap. 2, Pág. 26.

(Estupiñan R. , 2006), define los componentes del Control Interno así: 1.2.1.1.1 ambiente de control. Es la base de los demás componentes aportando disciplina y estructura, este incluye la integridad los valores éticos y la capacidad de los empleados de la entidad, la filosofía de la dirección y el estilo de la gestión, la asignación de la autoridad y las responsabilidades, la organización y el desarrollo de los empleados y la orientación de la dirección.

Este componente es en esencia el más principal de los otros cuatro componentes se caracteriza de manera general el ambiente a evaluar.

1.2.1.1.2 evaluación de riesgos. Primeramente deben identificarse los objetivos organizacionales, vinculados y coherentes .Luego deben identificarse y evaluarse el riesgo relevante que puedan afectar el alcanzar esos objetivos. Los riesgos

32

deben ser administrados atendiendo la existencia de un medio interno y externo cambiante.

Si bien este componente es relevante debido a la identificación de riesgos que conllevan a la amenaza de los objetivos empresariales y a los cuales se les debe tener mayor atención y manejo.

1.2.1.1.3 actividades de control. Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se toman las medidas para limitar los riesgos que pueden afectar que se alcancen los objetivos organizacionales. Son ejemplos: Autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, segregación de funciones, revisiones de rentabilidad operativa, etc.

Es Aquí donde se permite a las organizaciones la efectividad de las herramientas de control ya que son las actividades rigurosas que se deben tener en cuenta para que cada proceso sea llevado de forma adecuada sin alterar los procedimientos.

1.2.1.1.4 información y comunicación. Focaliza en su naturaleza y sentido la comunicación e información necesaria para un control eficaz, los sistemas utilizados para desarrollar dicha información y los recursos necesarios para comunicar con eficacia .Los sistemas de información tiene un gran valor dentro del sistema de control interno ya que producen informes operativos, financieros relacionados con el cumplimiento optimo, estos permiten ejecutar y controlar la debida función del negocio.

A decir verdad Las herramientas tecnológicas y de comunicación son sin duda alguna medios que permitirán el incremento de la productividad dentro de una organización.

1.2.1.1.5 supervisión y seguimiento. Todo proceso de control interno debe ser vigilado de forma continua, en esta componente se informa a niveles superiores las deficiencias detectadas y señalar modificaciones necesarias esto permitirá 33

reaccionar previamente, la supervisión debe llevarse a cabo por unidades internas o externas independientes de las líneas de negocio.

Este siendo el ultimo y no el menos importante de los Componentes representa la eficiencia de las herramientas de control adquiridas y si se llevó a cabo los objetivos principales establecidos.

1.3 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

El alcance del control interno en el año 1958 se dividió en dos áreas, que son los controles contables y los controles administrativos.

La diferencia de uno y otro radica en su origen, ya que mientras el administrativo se basa en el organigrama, procedimientos

y funcionamiento general de la

empresa, el financiero es el relativo a la realidad económica y financiera de la empresa, el cual será desarrollado en el estudio de caso dentro del Área Financiera de la Empresa On2 DESIGN teniendo en cuenta que existen deficiencias en los procesos financieros y que la parte Administrativa ya está cubierta por la asesoría Laboral – Jurídica que recibe la empresa de parte de una entidad que en presta sus servicios con tal finalidad.

1.3.1 Control interno financiero. (LOPEZ, 2011) Sustenta que los controles contables – Financieros comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos

de

la

empresa

y

a

la

confiabilidad

de

los

registros

finan-

cieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.

34

En otra posición de definición por la AICPA (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados) en la SAS-1 (Declaraciones sobre normas de auditoria) establecen el control interno financiero como: “El control financiero comprende el plan de organización, los procedimientos y registros que se relacionan con los procesos que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable en la Contabilidad General”

1.3.1.1 Elementos. Los elementos del control financiero interno son:  Sistemas de Autorización  Sistemas de Aprobación  Segregación de Funciones Controles Físicos

1.4 ALCANCE DEL CONTROL INTERNO

1.4.1 Limitaciones del control interno. Es importante mencionar las limitaciones del control interno según (Estupiñan R. , 2006) , ya que se entiende que el control Interno por sí solo no causara efecto, comprendiendo de tal manera que aunque esté definido un sistema completo de los procesos pero no es aplicado por los responsables de la forma correcto esto no proporcionara ni garantizara una seguridad razonable de que se consigan los objetivos y que la información brinde confiabilidad.

1.5 ÁREAS ESPECIALES DENTRO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Según la información de la Circular Externa 014. El SCI debe abarcar todas las áreas de la organización, aplicando para cada una de ellas los objetivos, principios, elementos y actividades de control, información, comunicación, no 35

obstante, por su particular importancia se considera pertinente entrar a analizar algunos

aspectos

del

SCI

relacionados

con

el

área

Contable

(SUPERINTENDENCIA, 2009).

1.5.1 Control interno en la gestión contable. La información financiera y contable de una entidad, se constituye en una herramienta fundamental para que la administración pueda adoptar sus decisiones en forma oportuna y contando con suficientes elementos de juicio. A lo cual mi opinión es en pro – ya que realmente es vital la información contable si bien proporciona a quien la analice la situación y el desempeño financiero de una organización , por ello la organización debe asegurarse de que todos los estados financieros, informes de gestión y demás reportes que suministra sean confiables(SUPERINTENDENCIA, 2009).

(SUPERINTENDENCIA, 2009) Define el término confiable como: “La preparación de estados financieros y otros informes que presenten en forma razonable la situación financiera y resultados de la entidad y que cumplan plenamente con las normas, principios y reglamentos que resulten aplicables”.

Bajo esta referencia resulta claro que un eficiente SCI contable es la base sobre la que se genera información financiera oportuna, razonable y veraz. El diseño e implementación de este sistema son responsabilidad de la administración, así como la correcta preparación y presentación de los estados financieros y sus correspondientes notas.

1.5.1.1 Políticas y procedimientos contables. Las actividades de control contable normalmente implican dos componentes una política contable, que establece lo que debe hacerse y unos procedimientos para llevarla a cabo (SUPERINTENDENCIA, 2009).

36

A lo que argumento que estos son aspectos relevantes que prevalecen dentro de un SCI, es por ello que resulta indispensable que las entidades implementen la ejecución de las políticas contables a través de toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones que intervienen en el proceso contable e incluyan el establecimiento de unos procedimientos obligatorios para todas las actividades de dicho proceso entre los que se encuentran:  Supervisión de los procesos contables.  Evaluaciones y supervisión de los aplicativos, accesos a la información y archivos, utilizados en los procesos contables.  Presentación de informes de seguimiento.  Validaciones de calidad de la información, revisando que las transacciones u operaciones sean veraces y están adecuadamente calculadas y valoradas aplicando principios de medición y reconocimiento.  Comparaciones, inventarios y análisis de los activos de la entidad, realizadas a través de fuentes internas y externas.  Supervisión de los Sistemas de Información.  Controles generales.  Autorización apropiada de las transacciones por los órganos de dirección y administración.  Autorización y control de documentos  Autorizaciones y establecimiento de límite.

1.5.1.2 Controles sobre los sistemas de información contable. Entre otras cosas que hacen parte del proceso de la información contable, es el sistema de información que se maneje en este del mismo modo se deben adoptar controles

37

que garanticen la exactitud y la validez de la información, de manera que se pueden usar dos grupos según (SUPERINTENDENCIA, 2009). 

Controles generales, (administración de la tecnología de información, su infraestructura, la administración de seguridad y la adquisición, desarrollo y mantenimiento del software)



Controles de aplicación, (suficiencia, exactitud, autorización y validez de la captura y procesamiento de datos, que los errores de interface se detecten rápidamente). Un objetivo importante de los controles de aplicación es prevenir que los errores se introduzcan en el sistema, así como detectarlos y corregirlos una vez involucrados en él. Si se diseñan correctamente, pueden facilitar el control sobre los datos introducidos en el sistema.

38

1.6 LA AUDITORIA INTERNA

1.6.1 Definición e importancia. La auditoría interna hace parte de una rama profesional especializada cuyo enfoque se dirime hacia las verificaciones sobre determinadas variables.

Sobre el concepto de Auditoria interna Marín y Martínez ( ) citan que esta representa una acción de “consulta y seguridad objetiva en la empresa”, al respecto indican los autores: Su finalidad es mejorar el valor y perfeccionar las operaciones de una organización, planteando un enfoque sistemático y disciplinado para la evaluación y mejora de los procesos de gestión del riesgo, control y administración (p 332).

Aspecto por el cual el resultado que se espera de lo anterior, es proporcionar confianza social corporativa respecto a la información contable financiera, así como de la garantía de un trabajo de transparencia, fiabilidad, calidad sobre la información elaborada, sistematizada e identificada en la empresa.

Spencer (2007) cita que: La auditoría interna es una actividad objetiva dedicada al aseguramiento de las operaciones en la empresa, por tanto su funcionalidad favorece el cumplimiento de objetivos corporativos además que posibilita evaluar y mejorar la efectividad de la gestión de riesgos y procesos de control, así como de gobernabilidad (p. 16).

Acorde con el anterior autor la gobernabilidad corporativa, la gestión de riesgos y el control forman la estructura para diseñar y ejercer una auditoria interna (Spencer, 2007).

En este contexto, se puede inferir que la auditoria centra su acción sobre la verificación de procesos en la cual su base es la gestión y los riesgos, se puede

39

indicar que una finalidad de la acción de auditar es verificar logros y acciones para una mejora continua.

Cabe resaltar que, la auditoría interna surgió de la auditoría externa en pro de mantener un control permanente y eficaz dentro de la empresa (Lefcovich; 2009: 7).

Por su parte, David (2003) argumenta que la auditoría interna es semejante al proceso de ejercer una auditoría externa; por tanto, el proceso interno ofrece más oportunidades a los ejecutantes de la misma para conocer la manera en que los roles, los empleados, los departamentos, y demás áreas se acoplan a la empresas como un sistema, siendo un factor sustancial en esto la dirección estratégica que conduce hacia un control interno en la organización.

1.7 RIESGO 1.7.1 Definición de riesgo. “La palabra riesgo proviene del latín “riscare” que significa: atreverse o transitar por un sendero peligroso .En realidad tiene un significado negativo relacionado con el peligro, daño, siniestro o perdida”, es la combinación de la probabilidad de que se produzca un evento y sus consecuencias negativas. Los factores que lo componen son la amenaza y la vulnerabilidad.

Tomando como base los argumentos y descripciones que anteceden es importante conceptualizar el término riesgo, el cual se entiende éste la posibilidad de que ocurra algo que puede generar un impacto en los objetivos establecidos en una determinada empresa. De acuerdo con Atehortua, Bustamante Valencia de los Ríos (2008), el riesgo se mide en términos de consecuencias y posibilidades ocurrencia, aspecto que define las etapas iniciales de la gestión del riesgo el cual implica identifica eventos que puedan suceder y afectar en la entidad, sobre el

40

cual el experto en la gestión de riesgos debe evaluar la evidencia en términos de posibilidad de afectación determinando consecuencias.

De otra parte el ICONTEC (2006) en la NTC 5254 sobre la gestión del riesgo define éste término como: Un método lógico y sistemático para el establecimiento del contexto, identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos asociados con cualquier actividad, función o proceso, de una forma posible que las organizaciones minimicen perdidas y maximicen oportunidades (p. 13).

En otro aspecto, Estupiñán y Estupiñán (2006) señalan que la gestión de riesgo es un proceso estructurado consciente y continuo generalizado en la organización, el cual reporta aquellas amenazas y oportunidades que pueden afectar el logro de los objetivos en la empresa.

Entre los aspectos a considerar en la gestión del riesgo se encuentran la evaluación de cada proceso, proyecto o producto, así como la relación de estos con la planeación, y el monitoreo mediante controles en las actividades, estimando las variables de objetivos, logros y resultados. Cabe recordar que el cumplimiento de la legislación es fundamental para la gestión del riesgo y su auditoria cuando esta se aplica al interior de la empresa.

Ahora bien, en relación con el concepto de riesgo operacional éste varía según el nivel de gestión, que puede ir desde los fallos de los sistemas, errores de liquidaciones, entre otros, con los cual se hace necesario la implementación de sistemas eficaces de gestionar los riesgos, aspecto que se relaciona no solo con lo interno sino que va más allá, en cuyos casos para las empresas incide directamente en su mercado (Fernández, 2010).

41

1.7.2. Riesgo del control interno financiero.

1.7.2.1 Tipos de riesgos.

Figura 2. Tipificación de Riesgos.

Fuente: Información según NIA 400 (Norma de Auditoria Internacional) del IAASB (El Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento)

La Figura anterior está basada en la NIA 400 dada por El Consejo de Normas Internacionales de Auditoría y Aseguramiento para que el Auditor tenga en cuenta los Riesgos que tendrá dentro del desarrollo de su plan de auditoria.

Los tres componentes del riesgo de Auditoria según se define en la Norma Internacional de Auditoria “Evaluaciones de Riesgo y Control Interno” son: 1.7.2.1.1

Riesgo Inherente. El riesgo que ocurra errores de importancia relativa.

Es decir es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, indivisamente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles relacionados.

1.7.2.1.2

Riesgo de Control. El riesgo de que el sistema de control interno del

cliente no prevenga o corrija dichos errores, se refiere al riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando 42

se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado o corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y Control interno.

1.7.2.1.3 Riesgo de Detección. El riesgo de cualquier error de importancia relativa remanentes no sea detectado por el auditor. , se refiere al riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases.

Se debe Evaluar el riesgo en la auditoria y diseñar los procedimientos de auditoría para asegurar que el riesgo de todo sistema de control interno se reduzca a un nivel aceptablemente bajo.

De otro lado tenemos los riesgos que afrontar una organización al llevar a cabo sus operaciones, dependiendo el tipo de Actividad del ente Melini (2003)

1.7.2.1.4 Riesgo del Entorno. Son los riesgos Originados en Catástrofes, o derivados del incumplimiento de normas legales o impositivas.

1.7.2.1.5 Riesgo de Crédito. Es el riesgo originado en el no Cumplimiento de las obligaciones contractuales de la contraparte en una operación de crédito.

1.7.2.1.6 Riesgo de Precio. Riesgo a afrontar pérdidas por fluctuaciones en los precios de sus activos y pasivos.

1.7.2.1.7 Riesgo Operacional. Riesgo por fallas humanas o en los sistemas que sean de figura intencional o no intencional 1.7.2.1.8 Riesgo Comercial. Riesgo de pérdidas por eventos del contexto nacional en el que opera la entidad.

Estos son riesgos propios al funcionamiento de la empresa, por tal razón deben tenerse en cuenta en la aplicación de Controles.

43

1.7.2.2 Matriz de riesgo. A propósito Gaitan(2011) argumenta que el mapa de riesgo es un instrumento metodológico mediante el cual se identifica un conjunto ordenado y flexible de factores que pueden dar origen a irregularidades, algunas veces a errores intencionales o definitivamente a hechos fraudulentos

y de

corrupción con los más de riesgo que califica la presencia de riesgos y prevén posibles daños.

En otra definición Melini(2003) describe la Matriz de Riesgos como una herramienta de analisis en donde se permite evaluar los riesgos de atencion inmediata y cuales se pueden asumir.

De esta manera La matriz deberá ser una herramienta flexible que documente los procesos y evalúe de manera integral el riesgo de una institución, a partir de los cuales se realiza un diagnóstico objetivo de la situación global de riesgo de una entidad. Adicional la matriz de riesgos constituye una herramienta clave en el proceso de supervisión basada en riesgos, debido a que la misma nos permite efectuar una evaluación cualitativa o cuantitativa de los riesgos inherentes de cada actividad en estudio y la determinación del perfil de riesgo del proceso.

1.7.2.2.1 Rubros de la matriz de riesgos.

Rubros de la Matriz según criterio del Auditor: 

Proceso.



Descripción del riesgo.



Amenaza, peligro, vulnerabilidad.



Escenario.



Probabilidad.



Impacto.



Calificación.



Plan de mitigación.

44



Plan de operación.



Responsables.

La Matriz de Riesgos surge de la combinación de la importancia relativa del riesgo o Impacto y de su grado de probabilidad de ocurrencia como lo refleja el grafico siguiente(Melini, 2003):

Probabilidad

Figura 3. Matriz de Riesgo

A

4

2

1

M

7

5

3

B

9

8

6

B

M

A

Impacto 1.7.2.2.2 Acciones de respuestas a riesgos. La planificación de las respuestas a los riesgos es el proceso por el cual se desarrollan alternativas y se definen acciones para disminuir el impacto del riesgo sobre el proyecto. Las respuestas al riesgo tienen que ser consistentes con la importancia del riesgo, ser aplicadas en el momento adecuado, ser realistas, ser acordadas por todas las partes implicadas y tener un costo efectivo en relación con el riesgo(Gaitán., 2011).

Las cuatro respuestas básicas de la gestión de riesgos son las siguientes: 

Aceptar: Admitir si el impacto del riesgo es mínimo o el costo para mitigarlo es mayor al costo del impacto del riesgo.



Transferir: Trasladar todo el riesgo a terceros para disminuir el riesgo en el proyecto.



Mitigar: Disminuir la probabilidad de que se produzca el riesgo al establecer acciones anticipadas para evitar que suceda.

45



Evitar: Contrarrestar los riesgos que van surgiendo mediante estrategias. Esto puede implicar cambios en el cronograma o el alcance del proyecto para eliminar la amenaza del riesgo.

1.7.2.3 Técnicas de evaluación de riesgos. Al determinar las áreas funcionales o temas de auditoría deben auditarse, el auditor puede enfrentarse ante una gran variedad de temas candidatos a la auditoria, el auditor debe evaluar esos riesgos y determinar cuál o cuáles de esas áreas de altos riesgos deben ser auditadas(Gaitán., 2011).

Existen cuatro motivos por los que se utiliza la evaluación de riesgos, estos son: 

Permitir que la gerencia asigne recursos necesarios para la auditoria.



Garantizar que se ha obtenido la información pertinente de todos los niveles gerenciales y garantiza que las actividades de la función de auditoría se dirigen correctamente a las áreas de alto riesgo y constituyen un valor agregado para la gerencia.



Construir la base para la organización de la auditoria a fin de administrar eficazmente el departamento.



Proveer un resumen que describa como el tema individual de auditoría se relaciona con la organización global de la empresa así como los planes del negocio.

1.7.3 identificación de los riesgos internos y externos del área financiera. La identificación de riesgo consiste incluye examinar factores externos tales como los desarrollos tecnológicos, la competencia y los cambios económicos y factores internos tales como la calidad de personal, la naturaleza de las actividades de la entidad, y las características de procesamiento del sistema de información, El

46

análisis del riesgo involucra estimar la significación del riesgo, evaluar la probabilidad de que ocurra y considerar como administrarlo(Melini, 2003).

El área financiera es el eje central de una organización porque de ella depende el manejo de los presupuestos de una entidad, la elaboración de los estado financieros, los pagos, el manejo de excedentes de tesorería y el adecuado control sobre los bienes de una empresa de la eficiencia del manejo de los recursos así como su interacción con las demás áreas, dependerá del éxito o fracaso de las ejecuciones generales(Gaitán., 2011).

Aspectos relevantes: Los aspectos de mayor sensibilidad que conlleva riesgos en el área financiera de irregularidad, fraudes y corrupción tienen que ver con:  La gestión presupuestal.  La colocación de Recursos.  El recaudo de Ingresos.

Conclusión. El tema central, El control Interno , se desarrolló a partir de la comparación de los Sistemas de Control Interno existentes , y con mayor enfoque en el Informe COSO I , conceptualizando así mismo los cinco componentes del control Interno (Ambiente de Control , Evaluación de Riesgos , Actividades de Control , Información y Comunicación , Monitoreo y supervisión) reconociendo la importancia de estos dentro del desarrollo de un Sistema de Control Interno Financiero , resultado de esto dado por la Auditoria Interna de una Organización que a su vez permite realizar la valoración de Riesgos claves del negocio con los que se esté enfrentando, y así prevenir los efectos sobre los estados financieros, proporcionando confiabilidad y veracidad en los informes contables.

47

2. ASPECTOSGENERALES DE LA EMPRESA

Introducción. Este Capítulo enmarca la caracterización de la Empresa On2 Design de Bogotá, datos generales, Misión Visión, tipo de organización actividad principal, sector de mercado, socios de negocio, servicios, Clientes Potenciales, Descripción de procesos actuales del Área Financiera, Cuentas por pagar, Cuentas por Cobrar, Facturación, Contabilidad General.

2.1 BASE LEGAL DE LA EMPRESA

En el siguiente cuadro se presenta de manera abreviada y precisa la información general de la empresa On2 Design , esta información es complemento al desarrollo de la práctica empresarial dado que es fundamental conocer el espacio de estudio

con relación a los procesos financieros que lleva la organización

actualmente.

48

Cuadro 2. Descripción General Empresa On2 DESIGN. ASPECTOS DATOS GENERALES

ACTIVIDAD PRINCIPAL SERVICIOS

SOCIOS DE NEGOCIO

DESCRIPCIÓN Razón Social:ON2 DESIGN S.A.S Personería Jurídica : Derecho Privado con Fines de Lucro Fecha de Constitución: 26 de septiembre de 2008.

Fecha Inicio de Actividades : Mes Octubre 2008 Número de Identificación Tributaria :900.243.378-6 Departamento: Cundinamarca Municipio :Bogotá Dirección : Calle 79 N° 55 B – 41 Teléfono :3002121 Dirección Electrónica: info@on2DESIGN.com Página WEB : www.on2design.com Diseño Industrial de Bienes Inmuebles, productos, articulo o servidos para la promoción, publicidad y exhibición de las marcas Publicidad de Visibilidad en Punto de Venta Exhibición publicidad en Punto de Venta Arquitectura Efímera Arquitectura de Interiores (Locales Comerciales) Mobiliaria en Punto de Venta Imagen Corporativa para empresas Impresión Digital Diseño, Producción y Montaje FORMADEC (Madera ) AXIAL 3 DISEÑOS LTDA – BOGOTÁ (Acrílico ) EXHIBIDORES Y DISEÑOS DE COLOMBIA LTDA. (Metal ) INGEGAL CIA LTDA (Metal ) PICTOGRAMA (Impresión en gran Formato)

MERCADO OBJETIVO

COMPETENCIA DIRECTA E INDIRECTA

Los productos y Servicios van dirigidos a empresas que cuenten con productos masivos tales como cadenas de supermercados, Empresas pioneras en cada sector.

- 80% del total de Clientes corresponde a la zona Norte de Bogotá.

GRUPO FULCROS S.A.S CYAN FRODESIGN DIEXTRA DYPRO

Con la información recolectada se examina la entidad de manera general, de acuerdo a sus años de funcionamiento y experiencia se pueden validar sus riesgos, e implementación de controles en el área Financiera, en el siguiente apartado se analizara esta área por procesos, niveles y transacciones.

49

2.2 ANÁLISIS SITUACIONAL DEL ÁREA FINANCIERA

2.2.1 Análisis interno. El propósito de este análisis debe ser comprender las características esenciales de la Empresa, esto es, aquellos procesos que le permitan alcanzar sus objetivos.

2.2.1.1 Descripción de los procesos financieros.

2.2.1.1.1 Descripción de los procesos financieros

de cuentas por pagar

(proveedores) Introducción: Se describe el Proceso actual de Cuentas por pagar, con la finalidad de conocer el paso a paso y verificar las deficiencias del mismo, en consecuencia se proponen los mecanismos de Control que se requieran para que sea garantice la información contable en el Capítulo 4.

50

Cuadro 3. Procesos de Cuentas por Pagar.

PROCESO N°1 RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS DEL ÁREA DE COMPRAS La Asistente administrativa recepta cada una de las facturas de proveedores, enviada por parte del Área de Compras Locales.

PROCESO N°2 ENVIÓ DE LA DOCUMENTACIÓN A LA FIRMA INDEPENDIENTE DE CONTADORES CONTRATADA (CONTRICOL) La documentación correspondiente a la generación de Cuentas por Pagar es enviada al tercero contratado para que realice los registros contables.

PROCESO N°3 REGISTRO CONTABLE EN EL DIARIO ASISTENTE Y GENERACIÓN DEL COMPROBANTE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE La Asistente contable de la firma Independiente de Contadores contratada por la empresa realiza los asientos contables de las compras y efectúa la retención en la fuente correspondiente.

PROCESO N°4 GENERACIÓN DEL LISTADO DE CUENTAS POR PAGAR La Gerente General , valida y toma la información de la base de datos manejada en Excel y que es generada por la relación de las facturas de compras recibidas durante el mes, esta función es de la Asistente Administrativa PROCESO N°4 EJECUCIÓN DEL PAGO En este paso la Gerente General ha validado su presupuesto para efectuar pagos y de acuerdo a esto ejecuta los pagos de las facturas.

Conclusión: Se Comprendió el paso a paso de las Cuentas por Pagar , se evidencio falencias en el Proceso N°3 y 4 , las debilidades se ven representadas en la ausencia de prácticas contables adecuadas , La generación del Registro de Cuentas por pagar se hace en mes Vencido , es decir en el mes siguiente se registran los asientos contables por parte de la Asistente Contable del Outsorcing contratado , esto en base de la información enviada por parte de la Asistente Administrativa de la

51

Empresa en los primeros 15 días del mes siguiente , esto causa efecto en que la Cuentas por pagar no son tomadas de la Información Contable del Sistema si no relacionada de forma Manual en un Archivo Excel.

2.2.1.1.2 Descripción de los procesos financieros de cuentas por cobrar (clientes).

Introducción: Se describe el Proceso actual de Cuentas por Cobrar, con la finalidad de conocer el paso a paso y verificar las deficiencias del mismo, en consecuencia se proponen los mecanismos de Control que se requieran para que sea garantice la información contable en el Capítulo 4.

Cuadro 4. Procesos de Cuentas por Cobrar.

PROCESO N°1 RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS FACTURADAS La Asistente administrativa archiva copias de cada una de las facturas de Venta a los clientes, las mismas que ella labora.

PROCESO N°2 GENERACIÓN DE RECIBOS DE INGRESOS Y REGISTRO CONTABLE. En función de la cobranza efectuada se elaboran recibos de ingresos que respalden el registro de los cobros, las funciones están a cargo de la Asistente Administrativa y el registro contable de estas es realizado por la Asistente Contable de la Firma de Contadores Contratada.

PROCESO N°3 GENERACIÓN DEL LISTADO ASISTENTE DE CUENTAS POR COBRAR Sobre la relación generada por la Asistente Administrativa de las facturas de venta generada, ella realiza gestión de cobro.

PROCESO N°4 ANÁLISIS DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS La Asistente administrativa lleva una relación manual en un formato de Excel sobre los vencimientos y realiza la gestión sobre los mismos.

PROCESO N°5 GENERACIÓN DE ESTADOS DE CUENTA La Asistente administrativa genera eventualmente según requerimiento los estados de cuenta del cliente, notificando sus vencimientos y saldos.

Conclusión: 52

Se Comprendió el paso a paso de las Cuentas por Cobrar , se evidencio falencias en el Proceso N°2,3 y 4 , las debilidades se ven representadas en la ausencia de prácticas contables adecuadas , La generación del Registro

de Cuentas por

Cobrar se hace en mes Vencido , es decir en el mes siguiente se registran los asientos contables por parte de la Asistente Contable del Outsorcing contratado , esto en base de la información enviada por parte de la Asistente Administrativa de la Empresa en los primeros 15 días del mes siguiente , esto causa efecto en que la Cuentas por Cobrar no son tomadas de la Información Contable del Sistema si no relacionada de forma Manual en un Archivo Excel.

2.2.1.1.3 Descripción de los procesos financieros de contabilidad general.

Introducción: Se describe el Proceso actual de Contabilidad General, con la finalidad

de

conocer el paso a paso y verificar las deficiencias del mismo, en consecuencia se proponen los mecanismos de Control que se requieran para que sea garantice la información contable en el Capítulo 4.

53

Cuadro 5. Procesos de Contabilidad General.

PROCESO N°1 ACTUALIZACIÓN DE LOS PROCESOS FINANCIEROS EN LA CONTABILIDAD A CARGO DE LA FIRMA DE CONTADORES CONTRATADA 1.Actualización del paquete de facturas Generadas por Ventas , Enviadas por la Asistente Administrativa, 2.Actualización del paquete de Facturas recibidas por Compras y Gastos Administrativos y/o Operaciones, Enviadas por la Asistente Administrativa 3. Actualización de los movimientos y saldos de las Extractos Bancarios, con los soportes respectivos de comprobantes de Ingresos y Egresos, enviada por la Asistente Administrativa 4. Actualización de los valores de Nomina y de las provisiones de Cargas Sociales, enviadas por La Gerente General PROCESO N°2 MAYORIZACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES Clasificación de los registros a contabilizar, función a cargo de Asistente Contable de la Firma Contratada de Contadores.

PROCESO N°3 GENERACIÓN DE BALANCE DE COMPROBACIÓN Se debe obtener un resumen significativo de los saldos por cada una de las cuentas registradas, Funciones a Cargo de Asistente Contable y Contador de la Firma de Contadores PROCESO N°4 AJUSTE CONTABLES Se deben efectuar correcciones acerca de errores, omisiones o desactualizaciones que afecten la razonabilidad de las cuentas. Estos permitirán una depuración oportuna de las cuentas , Funciones a Cargo de Asistente Contable y Contador de la Firma de Contadores PROCESO N°5 GENERACIÓN DE BALANCE DE COMPROBACIÓN AJUSTADO Se clasificara los valores registrados y debidamente ajustados para obtener saldos por cada una de las cuentas, Funciones a Cargo de Asistente Contable y Contador de la Firma de Contadores PROCESO N°6 GENERACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Se generan los Estados Financieros al finalizar un periodo contable, Funciones Cargo de Asistente Contable y Contador de la Firma de Contadores PROCESO N° 7 GENERACIÓN DE CIERRES DEL PERIODO MENSUAL Y CIERRE CICLO ANUAL Se realizara los cierres mensuales y los ejercicios anuales.

54

Conclusión: Se Comprendió el paso a paso de la Contabilidad General , se evidencio falencias en el Proceso N°3,4,5 y 6 , las debilidades se ven representadas en la ausencia de prácticas contables adecuadas , La generación del Registro de Cuentas por Cobrar se hace en mes Vencido , es decir en el mes siguiente se registran los asientos contables por parte de la Asistente Contable del Outsorcing contratado , esto en base de la información enviada por parte de la Asistente Administrativa de la Empresa en los primeros 15 días del mes siguiente , esto causa efecto en que la Contabilidad General no es al día , la dirección General no solicita informes Contables al Outsorcing, lo que impide toma de decisiones importantes a nivel financiero.

55

2.2.1.1.4 Descripción de los procesos financieros de la facturación.

Introducción: Se describe el Proceso actual de Facturación, con la finalidad de conocer el paso a paso y verificar las deficiencias del mismo, en consecuencia se proponen los mecanismos de Control que se requieran para que sea garantice la información contable en el Capítulo4.

Cuadro 6. Procesos de Facturación.

PROCESO N°1 RELACIÓN Y MANEJO DE LAS FACTURACIÓN DE LAS VENTAS La Asistente Administrativa recibe todas las solicitudes de facturación teniendo en cuenta el CECO (centro de costos) informado por el área de Comercial.

PROCESO N°2 GENERACIÓN DE LA FACTURA Y REGISTRO CONTABLE EN EL DIARIO ASISTENTE La Asistente administrativa toma 2 horas diarias para la generación de la facturación en función de los CECOS recibidos, ella lo relaciona en una base de datos en Excel, y maneja la documentación como copia y envía los originales a la Asistente Contable y al Contador de la firma Contratada para que realicen el respectivo registro.

PROCESO N°4 RELACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS FACTURAS PARA COBRO La Asistente administrativa realiza la gestión semanalmente por teléfono de las facturas emitidas para efectuar el cobro respectivo de acuerdo al vencimiento y al monto.

PROCESO N°5 GENERACIÓN DEL LISTADO DE FACTURACIÓN En función de la facturación registrada se generaran listados de la facturación de la base de datos de Excel a cargo de la Asistente Administrativa, que permitan determinar el valor de las ventas.

Conclusión: Se Comprendió el paso a paso de la Facturación , se evidencio falencias en el Proceso

N° 2y5 , las debilidades se ven representadas en la ausencia de

prácticas contables adecuadas , La generación del Registro

de Cuentas por

Cobrar se hace en mes Vencido , es decir en el mes siguiente se registran los 56

asientos contables por parte de la Asistente Contable del Outsorcing contratado , esto en base de la información enviada por parte de la Asistente Administrativa de la Empresa en los primeros 15 días del mes siguiente , esto causa efecto en que la Facturación vta. , no es registrada contablemente alterna a su fecha de emisión.

Todas las deficiencias encontradas en los procesos anteriores, se tomaran en cuenta para la propuesta de control que tendrá desarrollo en el Capítulo 4, de la presente práctica empresarial.

2.2.2 Análisis Externo.

El propósito de este análisis debe ser conocer

las características esenciales

externas de la Empresa, que hacen parte del entorno y que causan efecto sobre la organización.

2.2.2.1 Incidentes macroeconómicos.

2.2.2.1.1Factor político. En lo político ON2 DESIGN S.A.S se mantiene al margen, sus directivos no poseen ningún tipo de afiliación ni preferencias a partidos políticos, por lo que no se encuentran afectadas sus operaciones con sus clientes.

Todos sus directivos cumplen con las obligaciones de ejercer sus derechos políticos cuando esto sea requerido.

2.2.2.1.2

Factor

económico.

El

desarrollo

empresarial

enfrenta

grandes

dificultades. Los empresarios dan importancia al problema de ausencia de financiamiento, y destacan también otros como: el exceso de impuestos y regulaciones, la inestabilidad de las políticas económicas, y en menor medida la inflación, deficiencias de la infraestructura, que contribuyen a explicar el desarrollo empresarial.

Los aspectos antes mencionados son los que inciden en el crecimiento de la Empresa ON2 DESIGN S.A.S ya que sus expectativas de crecimiento a nivel nacional se ven limitadas por una falta de liquidez y financiación por instituciones e

57

incremento impositivo y aumento en los gastos laborales que deben incurrir, ya que es su obligación patronal.

2.2.2.1.3 Factor social. En Colombia unos años atrás no existía ningún indicio de responsabilidad social en las empresas, pero en la actualidad varias compañías han iniciado un proceso de acercamiento con el entorno, trabajadores y comunidades.

ON2 DESIGN S.A.S pretende contribuir al pleno desarrollo de la sociedad, tratando que en su desempeño económico no solamente no se vulneren los valores sociales, personales y fundamentales, sino que en la medida de lo posible se promuevan.

2.2.2.1.4 Factor tecnológico. La aparición constante de nuevos productos, servicios técnicas, etc. Modifican tanto las necesidades de los clientes como las de los fabricantes y distribuidores .Nuevos materiales están sustituyendo a los tradicionales; nuevas formas de comunicación aparecen cotidianamente; los equipos electrónicos y de computo se han vuelto de uso común; existen nuevas y mejoras técnicas de cultivo y procesamiento de alimentos, constantemente surgen nuevos y mejore empaques, materiales de construcción, telas sintéticas, etc.

ON2 DESIGN S.A.S. es una empresa familiar y no tienen la cultura de inversión en innovación

, porque existe incertidumbre en el retorno en muchos casos los

socios prefieren tener una tecnología “ llave en mano” es decir compra una maquinaria para resolver un problema determinado , con la que tienen la seguridad de obtener buenos resultados.

2.2.2.1.5 Factor legal. El factor legal está relacionado con las acciones del gobierno en sus políticas monetarias y fiscales, regulaciones del gobierno impuestas a las empresas y las regulaciones a la competencia para proteger al consumidor.

58

ON2 DESIGN S.A.S cumple con todas las leyes y reglamentos impuestos por el régimen fiscal y tributario para mantener su normal funcionamiento y cumpliendo normalmente con los pagos de permisos, tasas e impuestos.

2.2.2.2 Incidentes microeconómicos.

2.2.2.2.1 Clientes. La empresa ON2 DESIGN S.A.S. cuenta con varios tipos de clientes, los cuales buscan diferentes tipos de productos, por lo que la empresa siempre busca complacer y cubrir todas las necesidades que los clientes tienen.

Entre los principales clientes que la compañía tiene se puede resaltar en el siguiente Cuadro N°7: Cuadro 7. Clientes Principales de On2 DESIGN.

NOMBRE ARQUINT COLOMBIA S.A.S AVESCO S.A.S EXPOSE S.AS. EXHIBIDORES Y DISEÑOS DE COLOMBIA LTDA.

TIPO Actividades de arquitectura e ingeniería y actividades conexas de asesoramiento técnico Elaboración de productos alimenticios a base de pollo Productora de Muebles Elaboración de Exhibidores en Plástico , en Madera, Metálicos y muebles de Vidrio

La información anterior es importante para el Sistema de Control Interno en el proceso financiero de Cuentas por Cobrar y Facturación.

59

A continuación se muestra la distribución en función del porcentaje de ventas que la compañía mantiene con sus clientes: Gráfica 1. Ventas de los Clientes Potenciales.

VENTAS ARQUINT COLOMBIA S.A.S

13%

AVESCO S.A.S

34%

10%

EXHIBIDORES & DISEÑOS DE COLOMBIA LTDA EXPOSE S.A.S

15%

11%

OPTION S.A

17%

SIME LOGISTICA LTDA Fuente: Información suministrada por la Empresa On2 Design S.A.S.

Explicación: La Mayor Parte de Facturación realizada por la Empresa es para el Cliente Arquint Colombia S.A.S, estas son cifras representativas durante Los meses Enero a Julio del 2014.

La información anterior es importante para el Sistema de Control Interno en el proceso financiero de Cuentas por Cobrar y Facturación.

2.2.2.2.2 Proveedores. Los proveedores son un eslabón importante del sistema total de entrega de valor a los clientes de la empresa. De acuerdo con (PHILIP)“Ellos proporcionan los recursos que la empresa necesita para producir sus bienes y servicios”.

60



Proveedores de Materia Prima. Dado que el principal producto de venta es Exhibidores, Señalización, Vitrinismo en el siguiente cuadro son relacionados los principales Proveedores.

Cuadro 8.Principales Proveedores Materia Prima de On2 Design.

NOMBRE AXIAL LTDA EXHIBIDORES Y DISEÑOS DE COLOMBIA LTDA. INGEGAL CIA LTDA

PRODUCTO ACRÍLICOS METAL METAL

La información anterior es importante para el Sistema de Control Interno en el proceso financiero de Cuentas por Pagar. 

Proveedores de Insumos y servicios. Entre los principales productos de insumos y servicios podemos mencionar a los siguientes en el Cuadro N°9:

Cuadro 9.Principales Proveedores de Insumos y Servicios NOMBRE FORMADEC ALPAPEL S.A.S SING SUPPLY S.A. MULTISUMINISTROS INDUSTRIALES S.A.S PICTOGRAMAS CREATIVOS S.A.S PUBLIDISEÑOS 1A S.A.S IDEPLAS S.A

PRODUCTO MADERA PAPEL MAQUINARIA Y PAPEL PUBLICITARIO CINTAS ADHESIVAS SERVICIOS DE IMPRESIÓN SERVICIOS DE IMPRESIÓN GRAN FORMATO SERVICIOS DE IMPRESIÓN GRAN FORMATO

Todos los proveedores de ON2 DESIGN S.A.S.

, son nacionales los cuales

entregan la mercadería en la bodega de la empresa, por lo que esta no incurre en gastos de traslado de mercadería.

La información anterior es importante para el Sistema de Control Interno en el proceso financiero de Cuentas por Cobrar.

61

2.2.2.2.3 Competencia.

ON2 DESIGN S.A.S.

Al estar ubicada en la ciudad de Bogotá, posee varios

competidores como son empresas dedicadas a la producción y Diseño Industrial de Bienes Inmuebles, productos, artículo o servidos para la promoción, publicidad y exhibición de las marcas.

El siguiente Cuadro N°10 Tiene como relación de los principales competidores Cuadro 10.Principales Competidores de On2 DESIGN.

GRUPO FULCROS S.A.S CYAN FRODESIGN DIEXTRA DYPRO Cabe mencionar que la principal competencia de ON2 DESIGN S.A.S., es la empresa DIEXTRA, la cual ofrece similares productos dentro de su portafolio con una mínima variación en precios y calidad.

2.2.2.2.4 Precios. Los precios de los productos que ofrece la empresa están sujetos a la solicitud de cliente, y se fijan de acuerdo a las condiciones de oferta y demanda que se reflejan en el mercado.

62

2.3 MATRIZ DE RIESGOS La matriz de riesgos, se elaboró bajo los criterios de probabilidad –impacto evaluando los riesgos en los procesos del área Financiera de la Empresa, el resultado nos indica que se debe realizar controles para la prevención del Riesgo para proteger la Empresa(Melini, 2003).

Tabla 1.Variables Matriz de Riesgos PROBABILIDAD

IMPACTO

VALOR FRECUENCIA VALOR IMPACTO 1 2 3

Baja Media Alta

5 10 20

Leve Moderado Grave

Explicación: La combinación de las variables Probabilidad e impacto dentro de la Matriz permite evaluar la clasificación del Riesgo, en este caso se pondero la Probabilidad de 1 a 3 Siendo 3 el nivel más Alto, y el Impacto se pondero de 2 a 20 siendo 20 el nivel más grave.

Cuadro 11.Abreviaturas Acciones de Respuesta a los de Riesgos A

1.Aceptar el Riesgo

E

2.Evitar el Riesgo

T

3.Transferir el Riesgo

Pt

4.Proteger la empresa

Pv

5.Prevenir el Riesgo

R

6.Retener las perdidas

Explicación: Las acciones de respuesta a los riesgos es el proceso por el cual se desarrollan alternativas y se definen acciones para disminuir el impacto del riesgo sobre el sistema de Control Interno se dieron 6 Acciones de Respuesta para el Riesgo 63

Tabla 2. Matriz de riesgos.

EVALUACIÓN DEL RIESGO PROBABILIDAD VALOR Alta

Media

Baja

RANGOS

3

15 de Riesgo Tolerable Pv, R

30 Riesgo Grave Pv, Pt, T

2

10 Aceptabilidad Pv, R

20 de Riesgo Tolerable Pv, R

40 de Riesgo Grave Pv, Pt, T

1

5 de Aceptabilidad A

10 Aceptabilidad Pv, R

20 de Riesgo Tolerable Pv, R

VALOR

de

de

de

60 Riesgo Grave Pv, Pt, T

5

10

20

Leve

Moderado

Grave

de

IMPACTO

Explicación: Dentro de la Matriz de Riesgo, (Ver en Anexos 4. Matriz de Riesgos) Como resultado de la evaluación se obtuvo 3 Riesgos con Aceptabilidad, 3 Riesgos Tolerables y 3 Riesgos Graves, teniendo en cuenta la información del Tabla N° 1 y Cuadro N° 11

64

Los riesgos detectados

y Clasificados dentro de las Operaciones del área

financiera como graves y que se deben controlar se presentan en el siguiente Cuadro: Cuadro 12. Actividades de control.

Proceso

Descripción del Riesgo

Gestión Financiera

Insuficiencia en los procesos financieros

Gestión Financiera

Posibilidad de que no se pueda obtener la liquidez necesaria para asumir las obligaciones

Gestión Financiera

Sanciones por parte de la DIAN

Escenario

Probabilidad

Falta de expertiz de la Gerente General y Asistente Administrativa en los procesos financieros Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar Facturación, Contabilidad General, ausencia de manual de funciones y/o Manual de Políticas y procedimientos para los Procesos mencionados.

El manejo inadecuado de los recursos financieros , y la falta de propuestas de pago y de recaudo de Cartera adecuadas retrasan el pago de obligaciones , afectando así la credibilidad e imagen de la organización Falta de Análisis y solicitud de Informes Financieros por parte de la Gerencial General del manejo dela información Contable realizado por la Firma Independiente de Contadores contratada.

Outsourcing

65

Impacto

Calificación Bruta

3

Alta

20 Grave

60

Nada Tolerable

3

Alta

20 Grave

60

Nada Tolerable

3

Alta

20 Grave

60

Nada Tolerable

Explicación: Teniendo en cuenta la información se realizaran las actividades de Control de esta manera para los Riesgos Graves detectados en la elaboración de la Matriz.  Insuficiencia en los procesos financieros: o Sensibilización sobre Implicaciones financieras por el desconocimiento del manejo contable y tributario de la información financiera .de la misma manera diseñar manuales de funciones y procedimientos del área Financiera (Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Facturación, Contabilidad General).  Posibilidad de que no se pueda obtener la liquidez necesaria para asumir las obligaciones: o Planes de Sensibilización sobre las Implicaciones de No cancelar de acuerdo a las fechas de vencimiento , ya que son perjuicios para la imagen y solidez de la organización 

Sanciones por parte de la DIAN : o Planes de Sensibilización sobre las Implicaciones de No reportar a la DIAN o las autoridades competentes, las operaciones sospechosas que detecten en el ejercicio de su actividad, relacionadas con la evasión, infracciones tributarias

Conclusión : La caracterización de la Empresa On2 Design de Bogotá,Su estructura Organizacional muestra el crecimiento paulatino durante los cinco años de constitución ,la descripción de los procesos Cuentas por pagar , Cuentas por Cobrar , Facturación y Contabilidad General dejan en evidencia las deficiencias , y que pone en alerta a la empresa para implementar controles que minimicen y 66

prevean riesgos , como finalidad de obtener eficiencia y Eficacia en las operaciones e informaciĂłn contable Ăštil y Confiable , este tratamiento debe hacerse en conjunto con el Outsorcing Contable contratado.

67

3. DISEÑO METODOLÓGICO

Introducción. Este capítulo describe las fases de Elaboración de la Propuesta de Implementación de un sistema de Control Interno Financiero y los métodos y técnicas de investigación seleccionadas para la creación de herramientas de control.

El desenlace de este capítulo estará basado en los temas siguientes:



Fases de Elaboración



Aplicación de técnicas de Investigación



Técnicas de evaluación para el sistema de Control Interno o Técnica de Cuestionarios o Técnica de Narrativa o Técnica de Flujo grama

68

3.1 FASES DE ELABORACION PROPUESTA DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO.

Se deben cumplir las siguientes tres fases para el desarrollo de la propuesta: Primera Fase – Planificación: Inicia con el compromiso formal de la Alta Gerencia, comprende además las acciones orientadas a la formulación de un diagnóstico de la situación en que se encuentra el sistema de Control interno Financiero de la entidad.

Segunda Fase - Ejecución:

Comprende el Desarrollo de las acciones previstas en el Cronograma o Plan de trabajo, Se dan en dos niveles a nivel de entidad o a nivel de proceso, En el primer nivel se establecerán los manuales de Procesos que salvaguarden los objetivos de la empresa, y en segundo nivel se realizara sobre la base de los procesos financieros críticos de la entidad, previa a la identificación de los objetivos y de los riesgos que amenazan su cumplimiento

Tercera Fase - Evaluación:

Esta Fase comprende las acciones orientadas al logro de un apropiado proceso de implementación del sistema de Control Interno Financiero y de su eficaz funcionamiento, a través de su mejora continua.

69

Primera Fase - Planificación: Elementos principales de esta fase: 

Conocimiento y comprensión de la Entidad.



Ambientación, Motivación y Capacitación



Preparación y recolección de Información, Diagnóstico Inicial

Control

Interno Financiero, Procesos, Niveles, Transacciones 

Clasificación de Información



Programación de Trabajo

 Conocimiento y comprensión de la Entidad.

Previo a la elaboración de la propuesta de implementación del Sistema de Control Interno, este análisis contempla, su naturaleza operativa, su estructura organizacional, volumen de sus ventas y todo aquello que sirva para comprender el funcionamiento de la empresa.



Ambientación, Motivación y Capacitación

Capacitación y Sensibilización al equipo de trabajo sobre el Control Interno Financiero su Importancia, Objetivos y Componentes.

Preparación y recolección de Información, Diagnóstico Inicial

Control Interno

Financiero, Procesos, Niveles, Transacciones Se utilizaran

los Métodos de investigación Descriptivo-Analítico-Inductivo en

conjunto con las técnicas de Cuestionario y Observación, Narrativa, estas se aplicaran en el Capítulo 4 del desarrollo de la práctica empresarial.

70

 Clasificación de Información Se clasifica cada una de los Cuestionarios realizados por Procesos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Cuentas, Facturación, Contabilidad General en el área Financiera.  Programación de Trabajo Cuadro 13. Programación Propuesta Implementación de un Sistema de Control

Interno DESCRIPCION

METODO

TECNICA

MES

1.Constitución del Grupo de Trabajo

N/A

N/A

ENERO

2.Acta de Compromiso

N/A

N/A

ENERO

3.Ambientación , Motivación y Capacitación

N/A

N/A

FEBRERO

4.Preparación y recolección de Información , Diagnostico Control Interno Financiero , Procesos , Niveles

DescriptivoAnalítico-Inductivo

CuestionarioNarrativaObservación

FEBRERO

Gerente GeneralAsistente Administrativa Estudiante Practica Empresarial

DescriptivoAnalítico-Inductivo

CuestionarioNarrativaObservación

MARZO

Estudiante Practica Empresarial

N/A

N/A

MARZO

Gerente GeneralAsistente Administrativa Estudiante Practica Empresarial

N/A

N/A

MAYO

8.Informacion y Comunicación Actividades de Control

N/A

N/A

JUNIO

9.Seguimiento Actividades del Control

N/A

N/A

JUNIO JULIO

5.Clasificación de Información

6. Implementación Actividades de Control (Manual de Funciones , Manual de Procedimientos , Recomendaciones) 7.Evaluacion Actividades de Control

71

RESPONSABLES Gerente GeneralEstudiante Practica Empresarial Gerente GeneralEstudiante Practica Empresarial Gerente GeneralAsistente Administrativa Estudiante Practica Empresarial

Gerente GeneralAsistente Administrativa Estudiante Practica Empresarial Gerente GeneralEstudiante Practica Empresarial Gerente GeneralAsistente Administrativa Estudiante Practica Empresarial

Segunda Fase - Ejecución: Implementación Actividades de Control,

Manual

de Funciones Asistente

Administrativa, Gerente General, Manual de Procedimientos a nivel de procesos Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Facturación y Contabilidad General, este se representara en el capítulo 4 del desarrollo de la práctica empresarial.

Tercera Fase - Evaluación: Evaluación Actividades de Control como objetivos, alcance, cumplimiento del plan de trabajo, cronograma de actividades, desempeño de los equipos de trabajo y de los participantes, limitaciones o debilidades, conclusiones y recomendaciones , seguimiento continuo , ese tendrá representación en el capítulo 4 del desarrollo de la práctica empresarial.

3.2 APLICACIÓN DE TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN

De manera simultánea a la elaboración del programa de trabajo, se establecerán y diseñaran las técnicas de investigación a utilizarse tales como las siguientes: 

Investigación Documental: Consiste en Seleccionar y analizar los documentos que contienen datos importantes relacionados con la estructura orgánica procedimientos o trámites y servicios, estos pueden ser leyes, reglamentos manuales anteriores y todos aquellos que contengan información relevante.



Entrevista – Narrativa : Se refiere a obtener información verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar .Este medio proporciona

72

información completa y precisa , debido a la integración que se da con el personal entrevistado , permitiendo la percepción de actitudes 

Cuestionario: Diseñar una serie de preguntas escritas, predefinidas, procurando que sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible y facilidad de respuesta.



Observación Directa :Examinar visualmente las actividades específicas que realiza una persona y anotar todas las acciones en la secuencia correcta con la finalidad de completar , confrontar y verificar datos obtenidos en la investigación documental

3.3TÉCNICAS DE EVALUACIÓN PARA EL SISTEMA CONTROL INTERNO

3.3.1 Técnicas de cuestionarios. En este método, se diseñan cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la entidad .Con la aplicación de cuestionarios que sirven de guía para la determinación de las áreas críticas de una manera uniforme, facilitando la proporción de los informes de control interno.

73

3.3.1.1 Ejemplo cuestionario.

Cuadro 14.Modelo de Cuestionario para evaluación del Control Interno.

Fuente: GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION S.C.mundial firma fiscal.

3.3.2

Técnica

narrativa.

Consiste

en

la

descripción

detallada

de

los

procedimientos más importantes y las características de sistema de control interno para las distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervinieron en el sistema. En la práctica, este método es aplicable a empresas pequeñas 3.3.2.1 Ejemplo narrativa. Cuentas por cobrar. Todos las entradas de efectivo, generan un comprobante por consecutivo este contiene los datos del acreedor o deudor, fecha y monto, los datos deben coincidir con la información financiera registrada en la conciliación bancaria registrada.

3.3.3 Técnica gráfico Flujo grama del procedimiento – manual de funciones.

Para la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos o actividades que conforman el manual se utilizará los siguientes signos universales.

74

Figura 4. Modelo de Flujo grama para evaluaciรณn del Control Interno.

75

3.3.3.1 EJEMPLO FLUJOGRAMA Figura 5. Ejemplo de Flujo grama para Proceso de Ventas de una Compañía.

PROCESOS DE LA COMPAÑÍA FLUJOGRAMA PROCESO DE VENTAS T- SHIRT LAB

76

4. PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO DE LA EMPRESA ON2 DESIGN

Abarca el desarrollo de la propuesta del diseño e implementación del Sistema de Control Interno para el área financiera en el cual se realizara de la siguiente manera: Tabla 3. Presupuesto – Inversión – Implementación Sistema de Control Interno Financiero para la empresa On2 DESIGN

DESCRIPCION Horas de dedicación Asistente Administrativa para realizar levantamiento de Manual de Funciones / Manuales de Procedimientos paso a Paso de las funciones a su cargo

Horas de dedicación Gerente General para sensibilización Implementación Sistema de Control Interno Financiero , aplicación de la Metodología , realizar levantamiento Políticas de Cuentas por Pagar , Cuentas por Cobrar , Acompañamiento en levantamiento de Manual de Funciones Asistente Administrativa

MEDIDA 100 HORAS

VALOR

$416.600 4.166 cada Hora 250 HORAS $3.125.000 12.500 cada hora

Capacitación Interna al Personal del Área Financiera Temas Actuales. Dirigida por la Gerente General- Asistente Administrativa.

Papelería TOTALES

24 Horas

$ 399.000 $150.000 $4.090.600

Propuesta del diseño e implementación de un sistema de control interno financiero de la empresa On2 DESIGN aplicado a los procesos de Cuentas por Pagar (Proveedores) Cuentas por Cobrar (Clientes), Facturación y Contabilidad General el desenlace para cada uno de los procesos estará contenido por: o Evaluación del Control Interno - Cuestionarios o Resultados de la evaluación del Control Interno o Medición de los riesgos del Control o Propuesta del Diseño e Implementación del Control Interno o Seguimiento Continuo 77

4.1 PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL

INTERNO

FINANCIERO

DE

LA

EMPRESA

ON2

DESIGN,

APLICADO AL PROCESO CUENTAS POR PAGAR (PROVEEDORES).

Cada uno de los Cuestionarios se han preparado para determinar la eficiencia de los procesos del área financiera, las espacios previstos para las respuestas deben contestarse con SI – NO, Las preguntas han sido preparadas para que en caso de respuestas negativas (NO), estas deberán influir al considerar si se siguen procedimientos alternos y en su caso tenerlas en cuenta para la aplicación de procedimientos.

Al término de cada sección se deberá indicar si el control interno es ALTO, MODERADO

O BAJO y también se deben presentar observaciones o

comentarios sobre los procesos que muestren mayores deficiencias

4.1.1 Evaluación del control interno- Cuestionario Proceso Cuentas por Pagar (Proveedores).

Cuentas por Pagar a Proveedores.

Objetivos de su examen

1. Determinación de su autenticidad (es decir que se presenten todos los adeudos a cargo de la empresa) de las obligaciones contraídas, que se muestran el Balance General.

2. Determinación de la propiedad de su presentación en dicho estado, de acuerdo con su origen (créditos derivados de compras de mercancías o materias primas y sus fechas de vencimiento).

3. Verificación de que los pasivos representan situaciones de hecho (y no suposiciones).

78

Tabla 4. Evaluación del control interno Proceso de Cuentas por Pagar (Proveedores).

ON2 DESIGN S.A.S. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO CUENTAS POR PAGAR (PROVEEDORES)

N°

1

2

3

4

5

6

7

8

PREGUNTA ¿Existe segregación adecuada de funciones, de autorización de compra, recepción, inspección y verificación de documentación, registro y pago?

RESPUESTA SI NO

X

¿La compañía tiene procedimientos establecidos para la calificación de proveedores y servicios? ¿Se encuentra registrado en el diario Asistente de Cuentas por Pagar todas las adquisiciones que han sido realizadas? ¿Se registra en el periodo correspondiente las facturas que amparan las compras efectuadas y notas de devoluciones? ¿Existe una comunicación oportuna de contratos o acuerdos entre los departamentos involucrados? ¿Las cuentas por pagar están respaldadas con documentación soporte? ¿Existen procedimientos empleados para asegurar que solamente se pagan facturas aprobadas en cuanto a la recepción de mercadería o servicios autorizados? ¿Se reciben estados de cuentas de los proveedores más importantes, son conciliados y se solicitan aclaraciones y en su caso se realizan los ajustes correspondientes?

OBSERVACIONES

PUNTAJE

7

X

No existen procedimientos para la calificación. Se elige mediante la selección de cotizaciones

0

X

5

X

9

X

5

X

7

X

7

Las conciliaciones son realizadas por la Asistente Administrativa.

X

9

¿Se autorizan las facturas y la fecha de pago antes de pasarlas a tesorería?

X

10

¿Existe un control efectivo y constantes vencimientos y por proveedor?

X

11

¿Existen políticas y procedimientos establecidos para las cuentas por pagar?

X

TOTAL

Quien paga las facturas es la misma persona que las autoriza.

No, la compañía mantiene cuentas por pagar con vencimientos excesivos.

La empresa no cuenta con políticas ni procedimientos establecidos

6

0

0

46

79

Valoración del Control: 0 - 50 BAJO 50 - 80 MODERADO 80 – 100 ALTO

46: BAJO 

Explicación: Una vez realizada la Evaluación de Control Interno en el Área Financiera en el proceso de Cuentas por Pagar (Proveedores ) de la empresa ON2 DESIGN S.A.S , se puede determinar que no existen buenos controles , es necesario implementar controles que corrijan las deficiencias encontradas en el Sistema de Control Interno.

4.1.2 Resultados de la Evaluación del control Interno – Proceso Cuentas por Pagar (Proveedores).

N° Pregunta 2. ¿La compañía tiene procedimientos establecidos para la calificación de proveedores y servicios? 

Explicación: No existe procedimientos establecidos para la calificación de proveedores .Se elige proveedores mediante la selección de cotizaciones.

Se debe considerar que de mantener listados históricos de proveedores se pueden obtener productos de diversas características a diferentes precios y que puedan mejorar la calidad de los productos y servicios.

N° Pregunta 9. ¿Se autorizan las facturas y la fecha de pago antes de pasarlas a tesorería? 

Explicación: No existe segregación de Funciones, Quien paga las facturas de servicios recibidos es la misma persona que las autoriza para pago, Aunque quien genera y autoriza el pago es la Gerente General.

80

N° Pregunta 10. ¿Existe un control efectivo y constantes vencimientos y por proveedor? 

Explicación: No, actualmente la compañía mantiene cuentas por pagar con vencimientos superiores a los 120 días teniendo en cuenta que su política para pago a proveedores es de un plazo máximo de 90 días, no se manejan políticas de pago solo existen acuerdos de forma verbal, sin embargo la Compañía debe cancelar sus obligaciones y realizar la implementación de las políticas de no ser así sucederían posibles cierres de créditos y no permitiría el desarrollo normal de sus operaciones.

11.¿Existen políticas y procedimientos establecidos para las cuentas por pagar? 

Explicación: No, actualmente la compañía no tiene ningún tipo de políticas establecidas para este proceso , lo que genera mayor irregularidad en el tema de pagos y deudas con mayor vencimiento

4.1.3 Medición de los riesgos de control – Proceso Cuentas por Pagar (Proveedores).

100% - 46%: 54% Debemos considerar que: A menor Riesgo de Control es Mayor la confianza A Mayor iesgo de Control menor Es la confianza La evaluación de Control Interno en los procesos de Cuentas por Pagar (proveedores) presenta un porcentaje de riesgo de control del 54%, que revela la existencia de debilidades importantes en el Control Interno que pueden ser corregidas con la implementación de nuevos controles, si bien es competencia de

81

la empresa realizar lo necesario para minimizar estos riesgos, lo cual es motivo de la propuesta de diseño e implementación.

4.1.4 Propuesta del diseño e implementación del control interno- Proceso Cuentas por Pagar (Proveedores).

Cuadro 15. Propuesta del diseño e implementación del control interno Proceso Cuentas por Pagar (Proveedores).

PROCESO N°1 RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS DEL ÁREA DE COMPRAS CONTROL Nª1 VERIFICAR QUE SE RECEPTEN DE FORMA OPORTUNA LAS FACTURAS ENVIADAS POR EL ÁREA DE COMPRAS Verificar que la persona encargada de Pagos de facturas recepte de forma oportuna cada una de las facturas de proveedores, enviadas por el área de Compras.

PROCESO N°2 REGISTRO CONTABLE EN EL DIARIO ASISTENTE Y GENERACIÓN DEL COMPROBANTE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

CONTROL Nª1.

REVISAR EL ADECUADO REGISTRO CONTABLE EN EL DIARIO ASISTENTE Y VERIFICAR QUE SE GENERE EL COMPROBANTE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE DE MANERA CORRECTA. La empresa debe solicitar los registros contables de la cuenta Asistente de compras y de cuentas por pagar (proveedores) a la Asistente Contable del Outsourcing contable contratado y verificar la generación del comprobante y la aplicación de la retención en la fuente.

PROCESO N°3 ENVIÓ DE LA DOCUMENTACIÓN AL OUTSOURCING CONTABLE CONTRATADO PARA SU ACTUALIZACIÓN UNO A UNO EN L CONTABILIDAD CONTROL Nº1 VERIFICAR EL ENVIÓ OPORTUNO DE LA DOCUMENTACIÓN AL OUTSOURCING CONTABLE PARA SU ACTUALIZACIÓN UNO A UNO EN LA CONTABILIDAD Verificar el envío oportuno de la documentación correspondiente al Outsourcing Contable para su actualización uno a uno en el mes respectivo dentro de la contabilidad.

82

PROCESO Nº4 GENERACIÓN DEL LISTADO ASISTENTE DE CUENTAS POR PAGAR CONTROL Nº1 REVISAR QUE SE ENCUENTRE REALIZADO DE MANERA ADECUADA EL LISTADO ASISTENTE DE CUENTAS POR PAGAR Revisar que en función de la información registrada en la Contabilidad por el Outsourcing se genere un listado Asistente de Cuentas por Pagar por cada uno de los proveedores existentes.

PROCESO Nº5 CONCILIAR LISTADOS AUXILIARES CON ESTADOS DE CUENTAS DE LOS PROVEEDORES CONTROL Nº1 VERIFICAR QUE CONCILIEN LOS LISTADOS AUXILIARES DE CUENTAS POR PAGAR CON LOS ESTADOS DE CUENTAS DE LOS PROVEEDORES Verificar que se concilien los reportes auxiliares con los estados de Cuenta solicitados a los proveedores más importantes .De tal manera que se puedan detectar errores y proceder a realizar los ajustes correspondientes.

PROCESO Nº6 REALIZAR PAGO DE FACTURAS CONTROL Nº1 VERIFICAR LOS PAGOS PENDIENTES DE LOS DIVERSOS PROVEEDORES DE FORMA OPORTUNA. Verificar y realizar facturas pendientes de pago , que se realice el pago de forma oportuna , en función del vencimiento de las cuentas por pagar PROCESO Nº7 ANALIZAR LOS VENCIMIENTOS EXCESIVOS CONTROL Nº1 REVISAR LA EXISTENCIA DE LOS VENCIMIENTOS EXCESIVOS. Revisar la existencia de vencimientos excesivos de tal manera que se controle de manera efectiva y constante los vencimientos por proveedor .Este control se efectuara con el fin de que se cancele a estos proveedores de forma oportuna según los acuerdos actuales.

83

4.1.5 Seguimiento Continuo – Procesos Cuentas por Pagar (Proveedores).

Tabla 5. Seguimiento continuo del control interno Proceso de Cuentas por Pagar (Proveedores).

ON2 DESIGN S.A.S. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO CUENTAS POR PAGAR (PROVEEDORES)

N°

1

2

3

4

PREGUNTA ¿Existe segregación adecuada de funciones, de autorización de compra, recepción, inspección y verificación de documentación, registro y pago? ¿La compañía tiene procedimientos establecidos para la calificación de proveedores y servicios? ¿Se encuentra registrado en el diario Asistente de Cuentas por Pagar todas las adquisiciones que han sido realizadas? ¿Se registra en el periodo correspondiente las facturas que amparan las compras efectuadas y notas de devoluciones?

RESPUE STA SI NO

x

Observaciones

PUNTAJE

10

x 10

x

10

x

10

5

¿Existe una comunicación oportuna de contratos o acuerdos entre los departamentos involucrados?

x

10

6

¿Las cuentas por pagar están respaldadas con documentación soporte?

x

10

x

10

x

10

x

10

x

10

7

8

9 10

¿Existen procedimientos empleados para asegurar que solamente se pagan facturas aprobadas en cuanto a la recepción de mercadería o servicios autorizados? ¿Se reciben estados de cuentas de los proveedores más importantes, son conciliados y se solicitan aclaraciones y en su caso se realizan los ajustes correspondientes? ¿Se autorizan las facturas y la fecha de pago antes de pasarlas a tesorería? ¿Existe un control efectivo y constantes vencimientos y por proveedor?

TOTAL

100

84



Explicación: El seguimiento Continuo en el proceso de Cuentas por Pagar (Proveedores) de la empresa ON2 DESIGN S.A.S , se ha contrastado que la implementación de los controles minimizo el riesgo de control

en las

deficiencias detectadas inicialmente.

4.2 PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN CONTROL

INTERNO

FINANCIERO

DE UN SISTEMA DE

DE LA EMPRESA ON2 DESIGN,

APLICADO AL PROCESO CUENTAS POR COBRAR (CLIENTES).

La Propuesta responde a la siguiente pregunta planteada en la Justificación ¿De qué manera se puede lograr la mejora de procesos en el área financiera de la empresa On2 DESIGN S.A.S facilitando el control y evaluación de riesgos?

A través de la implementación de un Sistema de Control Interno Financiero, este permitirá la optimización en los procesos de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Facturación y Contabilidad General, si bien dentro del sistema de Control se realiza cinco fases : Ambiente de Control , Evaluación de Riesgos , Actividades de Control Información y Comunicación Monitoreo o Seguimiento Continuo , que dan a conocer el nivel de riesgo y permiten identificar los mecanismos de control a aplicar dentro de la organización.

Cuentas por cobrar a Clientes y estimación para cuentas de difícil cobro.

Objetivos de su examen 1) Determinación de la autenticidad de los derechos adquiridos que se presenten en el balance general.

2) Determinación de la propiedad de su presentación en dicho estado , de acuerdo con su grado de realización y naturaleza 3) Determinación de su correcta valuación y de la probabilidad de cobro de los derechos presentados 4) Verificación de las cuentas por cobrar como parte integrante del régimen de propiedad del negocio, incluyendo de su libre disposición.

85

Efectivo y equivalente de Efectivo

Objetivos de su examen

1) Determinación de la existencia del efectivo y de equivalente de efectivo en poder de la empresa y de instituciones de crédito 2) Determinación de su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.

3) Determinación de la corrección de la convención de las monedas extranjeras en función a su equivalencia.

4) Verificación de que las cuentas bancarias estén precisamente a nombre de la Compañía e identificación del efectivo en poder de terceros 5) Verificación de la libre disposición de los fondos en poder de Instituciones de Crédito.

4.2.1 Evaluación del control interno – Proceso Cuentas por Cobrar (Clientes).

Tabla 6. Evaluación del control interno Proceso de Cuentas por Cobrar (Clientes).

ON2 DESIGN S.A.S. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO CUENTAS POR COBRAR (CLIENTES ) - EFECTIVO

N°

1

2

3 4

PREGUNTA

RESPUESTA SI NO

CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A CLIENTES ¿Se determinan los saldos de las cuentas de clientes por lo menos una vez al mes y los totales se comparan con registros contables?

X

¿Se preparan integraciones por antigüedad de saldos y estas son revisadas periódicamente por algún funcionario? ¿Existe y se aplica política para cuentas de difícil cobro? ¿Las notas de Cargo y Crédito son

X

X X

86

OBSERVACIONES

Se realiza la gestión de cobro pero no se valida con la información contable De los registros de contabilidad no se genera reporte alguno para hacer validación de saldos, esta información es manejada por el Outsorcing No , existe política para este proceso

PUNTAJE

0

0

0 5

5

6

7 8

9

10

autorizadas por un funcionario competente?

Si se otorgan descuentos, ¿estos son aprobados por funcionarios competentes?

Se verifican los límites de crédito en cada operación

X

EFECTIVO ¿Existe un control adecuado sobre las entradas de efectivo mediante recibos pre numerado, relaciones de cobranza etc.? ¿Se preparan y con qué frecuencia los cortes de Caja Menor?

X

¿Todos los ingresos no operaciones son reportados oportunamente al departamento de Contabilidad?

11

¿Las cobranzas diarias son depositadas en los bancos intactos y sin demora?

12

SALIDAS DE EFECTIVO ¿Existe autorización previa y por escrito de las salidas de efectivo? ¿Se hacen todos los desembolsos con cheques nominativos? ¿Está prohibida la práctica de expedir cheques a nombre de la Compañía o al portador? ¿Los cheques anulados son debidamente, cancelados o archivados? ¿Está prohibido la firma de cheques en blanco? ¿Las cuentas de cheques se concilian mensualmente y se investiga y registran oportunamente los ajustes que de ellas se derivan con oportunidad?

13 14 15 16 17

18

19

X

¿Se controla la secuencia numérica de los cheques?

X

X

X

La aprobación es dada por Jefe de Operaciones Semanalmente ser realiza gestión de cobro , pero no se tienen expedientes o documentos que sustenten acuerdos de vencimientos Recibos de Caja , Soporte de Ingreso

Se realizan Quincenal No , no se realiza la generación de estados financieros no es conocida por la Gerencia General La información de los estados financieros presenta deficiencias en el uso de las prácticas contables

6

2

6

5

0

0

X

6

X

5

X

5

X

5

X

5

X

X

TOTAL

Se concilia mensualmente.

4

5 59

Valoración del Control: 0 - 50 BAJO 50 - 80 MODERADO 80 – 100 ALTO 59: MODERADO 87



Explicación: Una vez realizada la Evaluación de Control Interno en el Área Financiera en el proceso de Cuentas por Cobrar

(Clientes ) manejo de

Efectivo de la empresa ON2 DESIGN S.A.S , se puede determinar que no existen buenos controles , es necesario implementar controles que corrijan las deficiencias encontradas en el Sistema de Control Interno.

4.2.2 Medición de los riesgos de control.

100% - 59%: 41% Debemos considerar que:

A menor Riesgo de Control es Mayor la confianza A Mayor iesgo de Control menor Es la confianza La evaluación de Control Interno en los procesos de Cuentas por Cobrar (clientes) - efectivo presenta un porcentaje de riesgo de control del 41%, que revela la existencia de debilidades importantes en el Control Interno que pueden ser corregidas con la implementación de nuevos controles, si bien es competencia de la empresa realizar lo necesario para minimizar estos riesgos, lo cual es motivo de la propuesta de diseño e implementación.

4.2.3 resultados de la evaluación del control interno.

N° Pregunta 1. ¿Se determinan los saldos de las cuentas de clientes por lo menos una vez al mes y los totales se comparan con registros contables? 

Explicación: Según la práctica de la empresa , manejan el cobro de facturas de venta por medio de relaciones manuales llevadas a cargo de la Asistente Administrativa

, pero la información contable para nada es

tomada en cuenta en esta parte , ya que la responsabilidad de los registros

88

contables recae en la Asistente contable del Outsorcing contratado para tal fin , es decir puede correrse el riesgo de no llevar de forma alterno a la contabilidad la información de que se cancelen o no las facturas de venta de acuerdo a su vencimiento.

N° Pregunta 2. ¿Se preparan integraciones por antigüedad de saldos y estas son revisadas periódicamente por algún funcionario? 

Explicación: La empresa On2 Design , tiene total desconocimiento en la información contable, y las prácticas contables manejadas por el Outsorcing , se insiste en que ningún dato contable en la empresa es tomado como base para toma de decisiones, ni aplicación para gestión o apoyo en los procesos administrativos.

N° Pregunta 3. ¿Existe y se aplica política para cuentas de difícil cobro? 

Explicación: La empresa On2 Design no tiene ninguna figura de políticas establecidas lo que implica que no se realiza estimación sobre las cuentas de difícil cobro, de otro lado tampoco hay documento alguno que sustente formalmente los acuerdos de pago entre las contrapartes de quien presta y recibe el servicio, de manera tal que tampoco se aplican tales políticas, actualmente la empresa ya tiene por proceso legal a un cliente que represento cuenta con difícil cobro.

89

4.2.4 propuesta del diseño e implementación del control interno - Proceso Cuentas por Cobrar (Clientes).

Cuadro 16. Propuesta del diseño e implementación del control interno Proceso Cuentas por Cobrar (Clientes) PROCESO N°1 RECEPCIÓN DE LAS FACTURAS FACTURADAS La Asistente administrativa archiva copias de cada una de las facturas de Venta a los clientes, las mismas que ella labora.

CONTROL N°1 Recepción de las Facturas debe ser validada por la Gerente General verificando así que las facturas hayan quedado bien elaboradas , realizar envió a la Asistente contable de las copias de las facturas teniendo en cuenta el corte de Documentos de facturación como 15 quincenal para tener el registro previo de las facturas en la contabilidad PROCESO N°2 GENERACIÓN DE RECIBOS DE INGRESOS Y REGISTRO CONTABLE. En función de la cobranza efectuada se elaboran recibos de ingresos que respalden el registro de los cobros, las funciones están a cargo de la Asistente Administrativa y el registro contable de estas es realizado por la Asistente Contable de la Firma de Contadores Contratada.

CONTROL N°1 Los soportes de Recibo de Ingreso deben estar soportados con las facturas y demás documentos asociados con el pago recibido de manera consecutiva y en archivo.

PROCESO N°3 GENERACIÓN DEL LISTADO ASISTENTE DE CUENTAS POR COBRAR Sobre la relación generada por la Asistente Administrativa de las facturas de venta generada, ella realiza gestión de cobro.

CONTROL N°1 Generar el listado de Cuentas por Cobrar desde la Contabilidad y comparar con el estatus relacionado de las facturas emitidas para confirmar la veracidad de la información de forma física y registrada de manera que al realizar el cobro de las facturas sea efectivo.

PROCESO N°4 ANÁLISIS DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS La Asistente administrativa lleva una relación manual en un formato de Excel sobre los vencimientos y realiza la gestión sobre los mismos.

CONTROL N °1 Realizar con los Clientes potenciales acuerdos que sustenten formalmente los vencimientos y acuerdos de pago establecidos de acuerdo a los servicios y productos facturados.

CONTROL N °2 La Asistente Contable debe velar por aquellos saldos con mayor antigüedad en las cuentas por cobrar , ella debe enviar informe quincenal a la Gerente General y la Asistente administrativa

90

sobre los saldos con vencimiento para que en base en esta información y la relacionada en el Excel manual de la Asistente administrativa , se efectué la gestión de Cobro a los clientes que presenten saldos con mayor vencimiento al establecido en las contrapartes.

PROCESO N°5 GENERACIÓN DE ESTADOS DE CUENTA La Asistente administrativa genera eventualmente según requerimiento los estados de cuenta del cliente, notificando sus vencimientos y saldos.

CONTROL N°1 Generar estado de cuenta donde se notifiquen sus saldos y vencimientos respectivamente generando así un ambiente de control de las dos partes tanto del cliente como de la empresa.

91

4.2.5 seguimiento continuo - Proceso Cuentas por Cobrar (Clientes).

Tabla 7. Seguimiento del control interno Proceso de Cuentas por Cobrar (Clientes).

ON2 DESIGN S.A.S. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO CUENTAS POR COBRAR (CLIENTES ) - EFECTIVO

N°

1

2

3 4 5 6 7 8

9

10

11 12 13 14 15 16 17

PREGUNTA CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR A CLIENTES ¿Se determinan los saldos de las cuentas de clientes por lo menos una vez al mes y los totales se comparan con registros contables? ¿Se preparan integraciones por antigüedad de saldos y estas son revisadas periódicamente por algún funcionario? ¿Existe y se aplica política para cuentas de difícil cobro? ¿Las notas de Cargo y Crédito son autorizadas por un funcionario competente?

Si se otorgan descuentos, ¿estos son aprobados por funcionarios competentes?

Se verifican los límites de crédito en cada operación EFECTIVO ¿Existe un control adecuado sobre las entradas de efectivo mediante recibos pre numerado, relaciones de cobranza etc.? ¿Se preparan y con qué frecuencia los cortes de Caja Menor? ¿Todos los ingresos no operaciones son reportados oportunamente al departamento de Contabilidad? ¿Las cobranzas diarias son depositadas en los bancos intactos y sin demora?

SALIDAS DE EFECTIVO ¿Existe autorización previa y por escrito de las salidas de efectivo? ¿Se hacen todos los desembolsos con cheques nominativos? ¿Está prohibida la práctica de expedir cheques a nombre de la Compañía o al portador? ¿Los cheques anulados son debidamente, cancelados o archivados? ¿Está prohibido la firma de cheques en blanco?

RESPUESTA SI NO

OBSERVACIONES

PUNTAJE

X

9

X

15

X

6

X

5

X

6

X

4

X

6

X

5

X

5

X

4

X

6

X

5

X

5

X

5

X

5

92

18

19



¿Las cuentas de cheques se concilian mensualmente y se investiga y registran oportunamente los ajustes que de ellas se derivan con oportunidad? ¿Se controla la secuencia numérica de los cheques?

TOTAL

X

4

X

5 100

Explicación: El seguimiento Continuo en el proceso de Cuentas por Cobrar (Clientes- Efectivo) de la empresa ON2 DESIGN S.A.S , se ha contrastado que la implementación de los controles minimizo el riesgo de control en las deficiencias detectadas inicialmente.

4.3 PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN CONTROL INTERNO FINANCIERO

DE UN SISTEMA DE

DE LA EMPRESA ON2 DESIGN,

APLICADO AL PROCESO DE FACTURACIÓN

Objetivos de su examen 1) Determinación de la autenticidad de las ventas que se presentan en el Estado de Resultados.

2) Determinación de su adecuada presentación dentro de dicho estado.

3) Verificación de la valuación de los ingresos obtenidos o servicios prestados en función de los activos y pasivos que modifican.

4) Verificación del debido proceso para realizar Facturación dentro de la organización

93

4.3.1 Evaluación del control interno – Proceso de facturación.

Tabla 8. Evaluación del control interno Proceso de Facturación.

ON2 DESIGN S.A.S. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO FACTURACION

N°

PREGUNTA

1

¿Está centralizada la función de ventas? ¿Las facturas de venta se encuentran pre numeradas y son ingresadas al sistema contable de forma secuencial? ¿Las devoluciones y rebajas en ventas son aprobadas por el Gerente General? ¿Existen políticas Comerciales para la facturación?

2 3 4 5

6

7

8

9 19

RESPUESTA SI NO X

6 5

X

5 X X

X

¿Se registran las facturas en el mes correspondiente en que se generan? ¿Los precios de venta y las condiciones de crédito se basan en documentos aprobados? ¿Se envían copias al Contador del Outsorcing de las facturas emitidas durante el mes?

TOTAL

PUNTAJE

X

¿Se tiene en cuenta un formato especial para la solicitud de facturación?

¿Se revisa que las facturas que se emiten a los clientes posean todos los requerimientos legales?

OBSERVACIONES

X

No posee ningún tipo de política No , los datos son informados por correo solamente Semanalmente ser realiza gestión de cobro , pero no se tienen expedientes o documentos que sustenten acuerdos de vencimientos La contabilidad es registrada en el sistema mes vencido , no corriente

5 0

2

0

X

4

X

6

X

33

Valoración del Control: 0 - 50 BAJO 50 - 80 MODERADO 80 – 100 ALTO 33: BAJO

94



Explicación: Una vez realizada la Evaluación de Control Interno en el Área Financiera en el proceso de Facturación de la empresa ON2 DESIGN S.A.S, se puede determinar que no existen controles de prevención, se evidencia la necesidad de implementar controles que corrijan las deficiencias encontradas en el Sistema de Control Interno.

4.3.2 Resultados de la evaluación del control interno – Proceso de facturación.

N° Pregunta 4. ¿Existen políticas Comerciales para la facturación? 

Explicación: No existe ningún tipo de políticas que regulen el proceso de facturación lo que debilita fuertemente el proceso teniendo en cuenta que no existe fijación de precios si no está dado por la venta y el cliente al que se le está realizando.

N° Pregunta 5. ¿Se tiene en cuenta un formato especial para la solicitud de facturación? 

Explicación: No, se realiza la solicitud de facturación solo por correo, lo que genera duplicidad en el trabajo para la asistente Administrativa quien es quien debe diligenciar uno a uno los datos para realizar la factura manualmente.

N° Pregunta 7. ¿Se registran las facturas en el mes correspondiente en que se generan? 

Explicación: No, la práctica de la empresa está representada por llevar la contabilidad mes vencido y no corriente como debería ser la mejor manera para utilidad y confiabilidad en la información contable.

95

4.3.3 Medición de los riesgos de control – Proceso de facturación.

100% - 33%: 67 Debemos considerar que: A menor Riesgo de Control es Mayor la confianza A Mayor iesgo de Control menor Es la confianza

La evaluación de Control Interno en los procesos de Facturación presenta un porcentaje de riesgo de control del 67%, que revela la existencia de debilidades importantes en el Control Interno que pueden ser corregidas

con la

implementación de nuevos controles, si bien es competencia de la empresa realizar lo necesario para minimizar estos riesgos, lo cual es motivo de la propuesta de diseño e implementación.

4.3.4 Propuesta del diseño e implementación del control interno.

Cuadro 17. Propuesta del diseño e implementación del control interno Proceso facturación.

PROCESO N°1 RELACIÓN Y MANEJO DE LAS FACTURACIÓN DE LAS VENTAS La Asistente Administrativa recibe todas las solicitudes de facturación teniendo en cuenta el CECO (centro de costos) informado por el área de Comercial.

CONTROL N°1 Solicitar al área Comercial el diligenciamiento de un formato especial para solicitar la Facturación , generando así mayor confianza a la Asistente Administrativa en la información recibida de parte del área Comercial PROCESO N°2 GENERACIÓN DE LA FACTURA Y REGISTRO CONTABLE EN EL DIARIO ASISTENTE La Asistente administrativa toma 2 horas diarias para la generación de la facturación en función de los CECOS recibidos, ella lo relaciona en una base de datos en Excel, y maneja la documentación como copia y envía los originales a la Asistente Contable y al Contador de la firma Contratada para que realicen el respectivo registro.

96

CONTROL N° 1 Enviar la facturación realizada con corte 15 quincenal durante el mes a la Asistente Contable para que ella efectuara los registros de las mismas durante el mes contable corriente.

PROCESO N°4 RELACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS FACTURAS PARA COBRO La Asistente administrativa realiza la gestión semanalmente por teléfono de las facturas emitidas para efectuar el cobro respectivo de acuerdo al vencimiento y al monto.

CONTROL N° 1 Realizar gestión de cobro semanalmente , teniendo en cuenta los saldos con mayor vencimiento y enviado estados de cuentas a los clientes para que de forma alterna se valide tal información y se realice de manera más oportuna el pago de las facturas sin generar moras en la cartera PROCESO N°5 GENERACIÓN DEL LISTADO DE FACTURACIÓN En función de la facturación registrada se generaran listados de la facturación de la base de datos de Excel a cargo de la Asistente Administrativa, que permitan determinar el valor de las ventas.

CONTROL N°1 Generar de manera semanal el listado y reporte de las facturas emitidas para que sean revisadas en físico por la Gerente General y allí poder dar vía a la información contable en cuanto a los ingresos operacionales de la organización

4.3.5 Seguimiento continuo - Proceso de facturación.

Tabla 9. Seguimiento Continuo del control interno Proceso de Facturación.

ON2 DESIGN S.A.S. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO FACTURACION

N°

PREGUNTA

1

¿Está centralizada la función de ventas? ¿Las facturas de venta se encuentran pre numeradas y son ingresadas al sistema contable de forma secuencial? ¿Las devoluciones y rebajas en ventas son aprobadas por el Gerente General? ¿Existen políticas Comerciales para la facturación?

2 3 4 5

¿Se tiene en cuenta un formato especial para la solicitud de facturación?

RESPUESTA SI NO X

OBSERVACIONES

PUNTAJE 10

X

15

X

15

X X

97

No posee ningún tipo de política No , los datos son informados por correo solamente

10 13

6

7

8

9 19



¿Se revisa que las facturas que se emiten a los clientes posean todos los requerimientos legales? ¿Se registran las facturas en el mes correspondiente en que se generan? ¿Los precios de venta y las condiciones de crédito se basan en documentos aprobados? ¿Se envían copias al Contador del Outsorcing de las facturas emitidas durante el mes?

TOTAL

Semanalmente ser realiza gestión de cobro , pero no se tienen expedientes o documentos que sustenten acuerdos de vencimientos La contabilidad es registrada en el sistema mes vencido , no corriente

X

X

7

10

X

10

X

10

X

100

Explicación: El seguimiento Continuo en el proceso de Facturación de la empresa ON2 DESIGN S.A.S, se ha contrastado que la implementación de los controles minimizo el riesgo de control

en las deficiencias detectadas

inicialmente.

4.4 PROPUESTA DEL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN CONTROL INTERNO FINANCIERO

DE UN SISTEMA DE

DE LA EMPRESA ON2 DESIGN,

APLICADO A LOS PROCESOS DE CONTABILIDAD GENERAL. Estados Financieros de la compañía, balanza de comprobación, asientos de ajuste y reclasificaciones.

Objetivos de su estudio: 1. Verificación de que los estados financieros han sido preparados con base en los libros de contabilidad.

2. Determinación de la importancia o significancia relativa de los conceptos que conforman los estados financieros sujetos a examen.

3. Verificación de la normalidad de las variaciones habidas en los distintos conceptos que forman los estados financieros de una fase a otra del examen.

98

4. Determinación de la posición de la compañía en monedas extranjeras y verificación de que en el estado de posición financiera se señalan todos aquellos derechos importantes adquiridos y obligaciones contraídas liquidables en monedas extranjeras , así como determinación de su correcta conversión y valuación 4.4.1 Evaluación del Contabilidad General

control

interno-

Cuestionario

del

Proceso

de

Tabla 10. Evaluación del control interno Proceso de Contabilidad General.

ON2 DESIGN S.A.S. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO CONTABILIDAD GENERAL

N°

1

2

3

4

PREGUNTA ¿Se registra toda la información contable con base en los soportes, (Facturas, Conciliaciones, Recibos de caja)? ¿Se preparan estados financieros, mensuales, o se realizan Bi, Tri o Semestralmente?

RESPUESTA SI NO X

X

¿Se presentan estados financieros reales y presupuestados y sus comparaciones y explicaciones de diferencias?

X

X

¿A nuestro juicio son razonables?

TOTAL

OBSERVACIONES

PUNTAJE

Se realiza un corte de documentación , se envía al contador

15

Se realizan Anual, la elaboración se toma una semana.

No , no se realiza la generación de estados financieros no es conocida por la Gerencia General La información de los estados financieros presenta deficiencias en el uso de las prácticas contables

15

0

0

30

Valoración del Control: 0 - 50 BAJO 50 - 80 MODERADO 80 – 100 ALTO 30: BAJO

99



Explicación: Una vez realizada la Evaluación de Control Interno en el Área Financiera en el proceso de Contabilidad General de la empresa ON2 DESIGN S.A.S , se puede determinar que no existen controles en lo absoluto en los procesos y transacciones de la contabilidad , dado que se evidencia que la Empresa desconoce el manejo de la contabilidad por parte de su Outsorcing , carece de un contrapartes que sustenten obligaciones , derechos y servicios y la información contable no está siendo base esencial en la toma de decisiones.

4.4.2 Resultados de la evaluación del control interno – Proceso de Contabilidad General.

N° Pregunta 3. ¿Se presentan estados financieros

reales y presupuestados y sus

comparaciones y explicaciones de diferencias?

Explicación: No se presentan estados financieros reales y presupuestados, es decir se emite una sola vez al año Estados financieros, pero no se les realiza comparaciones ni tampoco explicaciones a sus diferencias, de esta información contable no se toman decisiones, no se tiene en cuenta la utilidad de la misma, dentro de la organización.

N° Pregunta 4. ¿A nuestro juicio son razonables?

Explicación: Para la Gerencia es razonable, pero dentro de la evaluación del control interno no se encuentra razonable los estados financieros hay prácticas contables con mal manejo, como registrar contablemente todos los gastos como gastos de Administración., o también no manejar asientos.

100

4.4.3 Medición de los riesgos de control.

100%-30%: 70% Debemos considerar que: A menor Riesgo de Control es Mayor la confianza.

A Mayor iesgo de Control menor Es la confianza.

La evaluación de Control Interno en los procesos de Contabilidad General representa un porcentaje de riesgo de control del 70%, que revela la existencia de debilidades fuertes en el Control Interno que pueden ser corregidas con la implementación de nuevos controles, si bien es competencia de la empresa realizar lo necesario para minimizar estos riesgos, lo cual es motivo de la propuesta de diseño e implementación.

4.4.4 Propuesta del diseño e implementación del control interno.

Cuadro 18. Propuesta de diseño e implementación para los procesos de Contabilidad General.

PROCESO N°1 ACTUALIZACIÓN DE LOS PROCESOS FINANCIEROS EN LA CONTABILIDAD A CARGO DE LA FIRMA DE CONTADORES CONTRATADA CONTROL N°1 Realizar Envió Documentario de la información contable en el mes correspondiente, no mes Vencido así se llevara al día la contabilidad.

PROCESO N°2 MAYORIZACIÓN DE LOS REGISTROS CONTABLES Clasificación de los registros a contabilizar, función a cargo de Asistente Contable de la Firma Contratada de Contadores.

CONTROL N° 1 Se envía documentos de manera clasificada para la Asistente contable, para que ella proceda al registro de los mismos, eta actividad el día 0 o -1 hábil de cada Mes.

PROCESO N°3 GENERACIÓN DE BALANCE DE COMPROBACIÓN

101

Se debe obtener un resumen significativo de los saldos por cada una de las cuentas registradas, Funciones a Cargo de Asistente Contable y Contador de la Firma de Contadores CONTROL N°1 El contador y la Asistente contable deben enviar información a la Gerencia General de la Información registrada dentro del Cierre Contable.

PROCESO N°4 AJUSTE CONTABLES Se deben efectuar correcciones acerca de errores, omisiones o desactualizaciones que afecten la razonabilidad de las cuentas. Estos permitirán una depuración oportuna de las cuentas , Funciones a Cargo de Asistente Contable y Contador de la Firma de Contadores CONTROL N°1 De parte de la Gerencia General y la Asistente Administrativa, se deben enviar los ajustes o reclasificaciones pertinentes que den lugar a ajustar para que queden dentro de la información contable del mes del que se ejecutara el cierre.

PROCESO N°5 GENERACIÓN DE BALANCE DE COMPROBACIÓN AJUSTADO Se clasificara los valores registrados y debidamente ajustados para obtener saldos por cada una de las cuentas, Funciones a Cargo de Asistente Contable y Contador de la Firma de Contadores CONTROL N°1 El contador y la Asistente contable deben velar por la gestión y la depuración de las cuentas Contables, para que luego de los ajustes y reclasificaciones queden las cuentas con saldos reales.

PROCESO N°6 GENERACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Se generan los Estados Financieros al finalizar un periodo contable, Funciones Cargo de Asistente Contable y Contador de la Firma de Contadores CONTROL N°1 Cada mes deben emitirse Estados Financieros y enviarlos a la Gerencia General para su revisión y aprobación.

PROCESO N° 7 GENERACIÓN DE CIERRES DEL PERIODO MENSUAL Y CIERRE CICLO ANUAL Se realizara los cierres mensuales y los ejercicios anuales.

CONTROL N°1 Se debe cerrar mes a mes correspondiente para que la información no sufra cambios y sea vulnerable a errores contables.

102

4.4.5 Seguimiento continuo – Proceso de Contabilidad General.

Tabla 11. Seguimiento Continuo General.

del control interno Proceso de

Contabilidad

ON2 DESIGN S.A.S. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO CONTABILIDAD GENERAL

N°

1

2

3

4

PREGUNTA ¿Se registra toda la información contable con base en los soportes, (Facturas, Conciliaciones, Recibos de caja)? ¿Se preparan estados financieros, mensuales, o se realizan Bi, Tri o Semestralmente? ¿Se presentan estados financieros reales y presupuestados y sus comparaciones y explicaciones de diferencias? ¿A nuestro juicio son razonables?

RESPUESTA SI NO

PUNTAJE

X

25

X

25

X

25

X

25

TOTAL



OBSERVACIONES

100

Explicación: El seguimiento Continuo en el proceso de Contabilidad General de la empresa ON2 DESIGN S.A.S, se ha contrastado que la implementación de los controles minimizo el riesgo de control en las deficiencias detectadas inicialmente.

La propuesta de desarrollar un Manual de Control Interno para el Área Financiera en el proceso de Contabilidad General de la Empresa On2 DESIGN, tiene como propósito fundamental servir de guía para el desarrollo adecuado de las actividades que cotidianamente se realizan en el área, ya que no cuenta con ninguna herramienta adecuada para tener un control óptimo de las actividades que se realizan.

103

4.5 PROPUESTA DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO MANUALES DE CONTROL INTERNO 4.5.1 Manual de puestos y funciones.

Cuadro 19. Manual de funciones, competencias y perfil del Gerente General.

Código: GD-M001 MANUAL DE FUNCIONES, COMPETENCIAS Y PERFIL DEL EMPLEO

Versión: 000 Página x de x

IDENTIFICACIÓN Nombre del Empleo Gerente General Nivel Jerárquico: Profesional Ubicación Dependencia Gerencia General Tipo de Proceso: Apoyo Misional Proceso Administración Gestión de Trámites Naturaleza del Cargo Libre Nombramiento y Remoción

MISIÓN O PROPÓSITO DEL CARGO

Planear, programar, coordinar, dirigir, controlar y ejecutar los recaudos y pagos de la organización, manejar y coordinar todos los procesos administrativos y financieros conforme a las normas y procedimientos vigentes.

AUTORIDAD Autoridad funcional. Es la autoridad sobre todos los empleados del mismo. Esta autoridad complementa la de línea y la de personal.

Delegación de autoridad: Llevar adelante los deberes asignados por medio del cual podrán cumplir los fines concretos de la organización como un todo. Resolución 3676 de Octubre 27 de 2004.

104

FUNCIONES ESPECÍFICAS (RESPONSABILIDADES           



 

Coordinar la elaboración del presupuesto Trimestral Recaudar con arreglo a las disposiciones vigentes el valor de servicios, impuestos, recargos, intereses, multas y los demás valores a cargo de la Organización Efectuar los pagos que le corresponden, si los documentos respectivos reúnen las condiciones exigidas por las Leyes, Ordenanzas, Acuerdos y demás normas fiscales.

Rendir los informes periódicos exigidos por entidades del orden nacional y los demás que le sean solicitados.

Expedir los paz y salvo por conceptos de impuestos.

Organizar y conservar los archivos financieros de la entidad, de acuerdo con las disposiciones que le rijan.

Efectuar las Retenciones que en debida forma sean ordenadas por autoridades judiciales o por otros funcionarios que tengan facultad legal para ello.

Recibir el dinero correspondiente a depósitos provisionales que deban colocarse bajo su custodia y responsabilidad.

Exigir a los empleados la consignación oportuna y en las entidades bancarias y financieras debidamente autorizadas los recaudos que efectúen y a que rindan sus cuentas diariamente.

Aplicar los métodos y procedimientos, al igual que propender por la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno en su dependencia.

Aplicar el Control Interno en cada una de las actuaciones, actividades y operaciones, así como la administración de la información y de los recursos en procura de que éstas se realicen de acuerdo con las normas Constitucionales y legales vigentes y en atención a las metas y objetivos de la Organización Participar activamente en las diferentes capacitaciones, integraciones y demás actividades programadas por la Administración en las cuales se requiera su presencia, en busca de mejorar su desempeño y las relaciones laborales.

Apoyar el proceso de diseño, implementación y seguimiento de la Organización Apoyar las demás actividades que siendo de la naturaleza de su cargo, de acuerdo con su perfil y acordes con la ley le sean asignadas por su jefe inmediato.

REQUISITOS MÍNIMOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

FORMACIÓN ACADÉMICA

EXPERIENCIA

Título profesional en contaduría pública, con tarjeta profesional vigente o en áreas económicas o administrativas

Dos (2) años de experiencia profesional en labores afines al cargo.

COMPETENCIAS PARA EL CARGO COMPETENCIAS COMUNES (HABILIDADES)

CONOCIMIENTOS ESENCIALES (FORMACIÓN)

105

COMPETENCIA COMPORTAMENTALES (HABILIDADES)

Orientación a resultados Orientación al usuario y al empleado Transparencia Compromiso con la organización

Gestión Administrativa y Financiera Políticas de inversión Contabilidad General

Aprendizaje continuo Experticia profesional Trabajo en equipo y colaboración Creatividad e innovación

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES Presupuesto elaborado y ejecutado Impuestos, recargos, intereses, multas y los demás valores a cargo de la Organización , relacionados con su operación Ingresos efectivos certificados previamente, cuando se presenten adiciones al presupuesto, bien por créditos recibidos por exceso en los recaudos.

Informes a los entes de control con base en la reglamentación expedida al respecto.

Proyección de flujo de caja semanal, como herramienta para la programación de pagos y constitución de inversiones.

Situación de tesorería al final de cada vigencia fiscal Certificación de las cuentas por pagar para el cierre presupuestal

106

Cuadro 20. Manual de funciones, competencias y perfil del empleo Asistente Administrativo.

Código: GD-M001 MANUAL DE FUNCIONES, COMPETENCIAS Y PERFIL DEL EMPLEO

Versión: 000 Página 107 de 5

IDENTIFICACIÓN

MISIÓN O PROPÓSITO DEL CARGO

Nombre del Empleo Asistente Administrativo(a) – Financiero Nivel Jerárquico: Asistencial Salario: Suministrados en el área de Nómina Ubicación Recepción Tipo de Proceso: Apoyo Misional Proceso Administración Financiera Naturaleza del Cargo Carrera Administrativa

Coadyuvar debidamente a la gestión administrativa y financiera mediante las labores asistenciales a fin de garantizar por parte de la administración una debida organización para los procesos Financieros.

AUTORIDAD Este empleo no tiene autoridad específica de acuerdo a la Resolución 3.676 de Octubre 27 de 2004 y sus Decretos modificatorios o reglamentarios FUNCIONES ESPECÍFICAS (RESPONSABILIDADES        

Preparar y organizar la información que debe presentar el jefe inmediato.

Apoyar al personal de la dependencia en la trascripción y presentación de informes.

Apoyar los trámites administrativos que requiera la dependencia para el cumplimiento de su finalidad.

Brindar atención y orientación a los funcionarios sobre aspectos relacionados con su dependencia.

Aplicar los manuales de funciones propios de cada uno de los cargos en los que le corresponda servir de apoyo, cuando haya ausencias de los titulares.

Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la Organización Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.

Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.

107

.                      

Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses.

En aquellos cargos donde se maneje dinero, deberá custodiar bajo su responsabilidad el efectivo y títulos valores que le sean entregados en cumplimiento de sus funciones.

Conservar el archivo de la información que pueda ser requerida para posteriores revisiones.

Consignar los cheques recaudados durante el día que por su monto deban ser depositados en forma inmediata.

Realizar consignaciones periódicas durante el día a la entidad financiera asignada Diligenciar los formatos diseñados para el control recaudo, relacionando bancos, valores consignados y cheques devueltos.

No permitir el ingreso a su oficina de personal no autorizado Conservar el archivo de la información que pueda ser requerida para posteriores revisiones.

Citar a los deudores que presenten morosidad e informar telefónicamente a aquellos deudores que incumplan los pagos pactados.

Enviar las comunicaciones mediante correo certificado , para los deudores morosos Llevar en perfecto orden las carpetas de los contribuyentes Atender la correcta ejecución de trabajos relacionados con digitación y adecuada redacción de cartas y circulares Atender en forma oportuna y correcta el público y el teléfono.

Informar y recordar oportunamente al respectivo jefe sobre comunicaciones, reuniones y compromisos que se deban cumplir.

Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo a orientaciones, el archivo de los documentos encomendados, aplicando las normas generales de archivo y el sistema de gestión de la calidad.

Actuar como secretaria en las reuniones que le indique su jefe inmediato.

Liquidar y elaborar las facturas de los acuerdos de pago Atender a la correcta ejecución de los trabajos de mecanografía y digitación que se le indiquen.

Velar por el adecuado empleo de los útiles y del equipo a su cargo.

Aplicar el Control Interno en cada una de las actuaciones, actividades y operaciones, así como la administración de la información y de los recursos en procura de que éstas se realicen de acuerdo con las normas Constitucionales y legales vigentes Participar activamente en las diferentes capacitaciones, integraciones y demás actividades programadas por la Administración en las cuales se requiera su presencia, en busca de mejorar su desempeño y las relaciones laborales.

Apoyar las demás actividades que siendo de la naturaleza de su cargo, de acuerdo con su perfil y acordes con la ley le sean asignadas por su jefe inmediato.

REQUISITOS MÍNIMOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA FORMACIÓN ACADÉMICA Bachiller en cualquier modalidadAdministración Financiera

EXPERIENCIA Técnico Dos (2) años de experiencia profesional en labores afines al cargo.

COMPETENCIAS PARA EL CARGO COMPETENCIAS COMUNES (HABILIDADES)

CONOCIMIENTOS ESENCIALES (FORMACIÓN)

108

COMPETENCIASCOMPORTAMENTAL ES (HABILIDADES)

 

 Sistemas office y Windows (Word, Excel y Outlook  Sistema de Información Financiera  Principios en presupuesto y Contabilidad

    



Orientación a resultados Orientación al usuario y a empleados de otras dependencias Transparencia Compromiso con la organización Trabajo en equipo

      

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES Órdenes de pago revisadas Cuadre de caja Paz y salvos Documentación archivada en carpetas Acuerdos de pago Facturas de acuerdos de pago Informe de descuadres

 

109

Manejo de la información Adaptación al cambio Disciplina Relaciones interpersonales Colaboración

4.5.2 Manual de normas, procedimientos, procesos y Políticas financiera.

del Área

Cuadro 21. Procedimiento de compras de bienes y servicios.

1) OBJETIVO Establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para lograr las compras de los bienes servicios y/ o suministros .de acuerdo a sus necesidades.

2) ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las compras de bienes o servicios adquiridos de acuerdo a las necesidades propias de cada área, dentro de la organización.

3) RESPONSABLES 

Gerente de Operaciones – Gerente General: Son los responsables de que este procedimiento se cumpla y de asegurar el entrenamiento del personal para el conocimiento y la aplicabilidad del mismo, Además son quienes evalúan las cotizaciones de los proveedores, revisa las órdenes de compra y soluciona con los proveedores cualquier eventualidad.



Asistente Administrativa: Es la encargada de realizar toda la gestión operativa necesaria descrita en este procedimiento para cumplir con la entrega final de los bienes servicios y/o suministros solicitados.

4) VOCABULARIO 

Solicitud de Compra: Documento en el que los usuarios o áreas solicitantes, especifican los artículos o servicios que requieren, indicando su justificación de compra y prioridad.



Orden de Compra: Es el documento formal mediante el cual se le comunica al Proveedor la intención de compra de un bien o contratación de un servicio.

110



Prioridad de Compra ALTA: corresponden a todas aquellas compras de bienes o servicios requieren de 1 a 3 días para su adquisición o ejecución.



Prioridad de Compra MEDIA: corresponden a todas aquellas compras que tengan un rango de espera de 4 a 10 días para su adquisición o ejecución.



Prioridad de Compra BAJA: corresponden a todas aquellas compras que tengan un rango de espera de 11 a 20 días para su adquisición o ejecución.

5) POLÍTICAS Las políticas a tener en cuenta son: 5.1) Toda compra de un bien o servicio debe ser soportada por una Orden de compra de Bien o servicio de acuerdo con el formato de Orden de Compra General.

5.2) Todas las compras de bienes o servicios que se realicen requieren un mínimo de (2) cotizaciones.

5.3) Todas las compras que sean por daños de infraestructura, mantenimientos o que se consideren de prioridad Alta serán aprobadas por la Gerencia General.

5.4) No se pueden aprobar compras a proveedores que no se encuentren creados en el sistema contable de la empresa.

5.5) La evaluación de proveedores se podrá realizar en la misma Matriz de Compras.

5.6) Las compras relacionadas con papelería del proceso Administrativo será desarrolladas según el Procedimiento de Administración 5.7) Las compras operativas mayores a $150.000.oo pesos serán autorizadas por el Gerente Operativo. En caso de presentarse algún imprevisto que impacte gravemente la prestación del servicio, la Gerencia General podrá autorizar compras por montos mayores desembolsadas de la caja menor.

6. DOCUMENTOS SOPORTE. 

Solicitud de Compra



Orden de Compra de Bien o Servicio



Base de Datos de Proveedores Aprobados.



Contratos



Documentos de pago

111

Cuadro 22.Procedimiento Compra de Bienes y Servicios.

ETAPA 1.SELECCIONAR PROVEEDOR

2. CREACIÓN DE PROVEEDOR EN SISTEMA

3.GENERAR SOLICITUD DE COMPRA

DESCRIPCIÓN Se selecciona el proveedor, según los criterios establecidos en la matriz de compras Si el proveedor no se encuentra en el listado de Proveedores se debe crear en el sistema Una vez confirmada la no existencia de un bien, se diligencia la Solicitud de Compra en el cual se describen las diferentes cotizaciones de cada proveedor.

En ella se determina el nivel de prioridad de la compra para el proceso solicitante.

Las prioridades se determinan así: ALTA, MEDIA y BAJA. (Ver Definiciones).

La Solicitud debe estar revisada por el líder del proceso, quien ha recibido respuesta de la no existencia del bien en inventario por parte de la Gerencia Administrativa.

RESPONSABLE Cargos Responsables Matriz de Compras Asistente Contable Cargo Solicitante

Asistente Administrativo

Cargo Solicitante

Asistente Administrativo

REGISTRO Registro de proveedor Verificación Datos Listado de Proveedores

Solicitud de Compra Solicitud de Servicios

Solicitud de Compra Solicitud de Servicios

APROBACIÓN DE COMPRA

Las compras serán aprobadas dependiendo del tipo de compra y de su urgencia (Ver políticas).

Si existen acuerdos previos formales obtenidos con los proveedores, este paso puede ser obviado, realizando directamente la orden.

5

ORDEN DE COMPRA

Una vez autorizada la Compra por el Cargo Responsable se genera la Orden de Compra de Bien o Servicio, se envía al proveedor especificando las instrucciones.

Asistente Administrativa

Orden de Compra Bien y/o Servicio, o Solicitud de Servicios, Contrato

6

VERIFICAR EL BIEN O SERVICIO COMPRADO

Los artículos o servicios son verificados de acuerdo a lo solicitado mediante el documento que soporta la compra del bien o servicio

Responsable del Proceso o el Solicitante Asistente Administrativa

Remisión o factura Firma de recibido y sello

7

EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR

4

Según los criterios de evaluación, al hacer entrega del bien o del servicio se evaluará el desempeño de proveedor en las Órdenes de Compra siempre y cuando estos incumplan con alguno de dichos criterios y se registrara como

112

Gerente General Gerente Operativo

Gerencia General Gerente Operativo

Solicitud de Compra con Visto bueno

Evaluación de Proveedores

Producto/Servicio No Conforme con su respectivo tratamiento.

Trimestralmente se analizaran los resultados y se ponderará de acuerdo a lo establecido en la política de Evaluación de Proveedores.

8

NOTIFICACIÓN DE EVALUACIÓN

9

PROGRAMACIÓ N DE PAGO

10

EJECUCIÓN DEL PAGO

11

12

13

ENTREGA DE LOS MEDIOS DE PAGO

CONFIRMACIÓN DE PAGOS A PROVEEDORE S

ARCHIVO

De acuerdo a los resultados obtenidos en la evaluación se le notificará al proveedor su desempeño y si amerita tomar acciones de mejora.

Si el caso corresponde a toma de acciones el proveedor será reevaluado.

Según listado de cuentas por pagar se efectúa la programación de los proveedores, de acuerdo a su vencimiento.

Una vez elaborada la programación de pago se procederá a pagar las facturas autorizadas por Gerencia General, por los diferentes medios de pago asignados (cheques, electrónicos).

Los cheques para entrega personal serán entregados a la Asistente Administrativa y Financiera con su respectiva relación los cuales deberán ser reclamados por las personas autorizadas por el proveedor.

Al final del día de pago los cheques no entregados se devolverán a la Gerente General debidamente relacionados.

Los cheques para consignar serán seleccionados por la Asistente Administrativa y Financiera para ser entregados al mensajero con la consignación debidamente diligenciada y con relación de entrega firmada por él para su seguimiento contra consignaciones. ´ Información al proveedor y/o Sucursal del pago realizado por los diferentes medios de pago.

Los egresos deberán contener el respectivo soporte del pago (Firma de quien recibe el pago o volante de consignación) antes de ser enviado al departamento de archivo

113

Asistente Administrativa

Gerente General

Correo de Felicitación o Acta de Reevaluación

Gerente General

Gerente General

Programación firmada

Egresos/ Relación del pago electrónico

Gerente General Egresos firmados / transferencia Asistente Administrativa y Financiera

Egresos firmados / transferencia

Asistente Administrativa

Consignación o transferencias

Asistente Administrativa

Relación de Egresos

Cuadro 23.Procedimiento y Políticas de Tesorería.

1)

OBJETIVO

Establecer las actividades y controles para: registrar los ingresos y pagos por todo concepto, y realizar los desembolsos de las obligaciones adquiridas por la empresa; elaborar los estados de caja y bancos.

2)

ALCANCE

Rige a partir de la fecha de su divulgación, inicia con la recepción de los documentos originales de cuentas por pagar, internos y/o externos, hasta el pago correspondiente.

Incluye ingresos, egresos de la

organización.

3)

RESPONSABLES

Dirección Administrativa y Financiera Asistente Administrativa 4)

VOCABULARIO

4.1) PROGRAMACIÓN DE PAGO: Documento que consigna los datos de los beneficiarios para pago, como es su identificación, concepto, facturas por pagar con valor bruto , descuentos y valor neto a pagar, la elaboración se hace en el formato de Excel manejado y a cargo de la Asistente Administrativa.

4.2) APROBACIÓN PROPUESTA DE PAGO: actividad llevada a cabo por la Gerencia General, quien avala la disponibilidad de recursos para llevar a cabo el respectivo pago.

4.3) PLANILLA DE TESORERÍA: Formato que relaciona todas las propuestas de pago elaborados y aprobados para continuar el trámite concerniente a firmas del Responsable del Presupuesto y del Ordenador del Gasto.

4.4) PLANILLA DE CONTROL DE PAGOS: Formato en el cual se relacionan todos los datos básicos de un beneficiario, y el detalle de los pagos efectuados.

4.5) PAGO LOCAL: Se considera así al pago

que se hace a un proveedor ubicado en el mismo país

donde se ubica la empresa que realiza el pago.

4.6) PAGO URGENTES : Son aquellos pagos de carácter excepcional que requieren ser realizados a la brevedad posible .Es aquella necesidad surgida de manera inesperada , y por la cual , si no se realiza el pago requerido , la compañía puede correr peligro de interrumpir sus actividades normales o puede caer en problemas legales.

114

5)

REFERENCIAS NORMATIVAS



Estatuto tributario.



Normas vigentes relacionadas con impuestos (IVA, Ica, Rete fuente, cree, etc.).

5.1) CRITERIOS 5.1.1) Ingresos recibidos por la Empresa El principal rubro de ingresos que tiene la empresa es recibido de ventas por Diseño, producción y montaje de servicios publicitarios.

La empresa recibe otros ingresos como: En cheque: - Reintegros de proveedores - Ingresos Financieros.

En efectivo: -Pago de facturas valores mínimos -Legalización de Anticipos Por Transferencia Electrónica: -

Ingresos Financieros

5.1.2) Pago a través de la entidad financiera Los pagos de proveedores, obligaciones fiscales, financieras y otros de la empresa, se realizan a través del banco, y por cheque dependiendo del flujo de caja que se tenga al finalizar la semana. a. El pago de seguridad social se debe realizar a través de la página Web del Banco.

5.1.3) Pagos realizados directamente por la empresa.

La empresa cancela directamente algunas obligaciones con cheque, así: -

Obligaciones fiscales.

-

Liquidaciones de prestaciones sociales.

-

Facturas y documentos equivalentes.

-

Pago de reembolsos de caja menor y reintegros de gastos.

-

Servicios públicos y los demás autorizados por el Gerente y/o Presidencia.

-

Pago a proveedores

-

Comisiones

5.1.4) Niveles de aprobación para Pagos Directos Para pagos por cheques y transferencias existen los siguientes niveles de aprobación:

115

-

Para cantidades de más e un SMMLV, firman el Gerente General y el Presidente de la compañía.

-

Pago de nómina, por cualquier monto, aprueba el Gerente General y el Presidente de la compañía.

6.

POLITICAS

CONSIDERACIONES GENERALES PARA EL PAGO A PROVEEDORES 1.

Todos los pagos de obligaciones de proveedores, serán efectuados desde la Gerencia General, siendo el único canal autorizado para gestionar los pagos a proveedores.

2.

La Gerente General es la encargada actualmente de ejecutar las transacciones de pago de las facturas que se encuentren en el plazo de vencimiento, teniendo en cuenta que se revisa la propuesta de pago los días miércoles y se efectúa pago los días viernes.

3.

Si la Gerente General determina que existe la necesidad de retrasar los pagos , por falta de disponibilidad de fondos u otra situación de mercado , debe comunicar este tema a la Asistente Administrativa , para que tenga conocimiento de los pagos a retrasar , En este caso se buscara cumplir con el pago a la mayor cantidad de proveedores posible, asimismo , se dará prioridad a aquellos proveedores estratégicos y claves que carguen intereses , definiendo con Compras y con la Asistente administrativo que pagos estarán retrasados , para que se informe a los proveedores de la situación.

4.

Como política general se establece una frecuencia de pago a proveedores semanal cuyo día de pago debe ser el viernes.

5.

En el caso en que el día de la ejecución de la propuesta de pago sea feriado , se debe postergar dicho pago al siguiente día hábil

6.

Ningún pago será procesado sin la previa autorización del Jefe Compra y Operaciones de acuerdo a las negociaciones establecidas con el proveedor y la conformidad del servicio.

7.

Los pagos hacia proveedores deben ser efectuados directamente al prestador del servicio o del bien, es decir los colaboradores no pueden recibir ninguna transferencia para pago a terceros, y tampoco se debe aceptar pagos a terceros diferentes a los prestados del servicio, salvo en casos de factoring previamente autorizados.

8.

En caso de que se realice negociación de las facturas, estas deben ser coordinadas con la Gerente General y el Área Comercial y Operaciones, llegando a un acuerdo para que se realice el pago de las mismas.

9.

La comunicación sobre las fechas de pago a proveedores, sobre el status de sus facturas y las fechas en que recibirán sus pagos es responsabilidad de la Gerente General con el apoyo de Asistente Administrativa.

10. En el caso de pagos rechazados, la Gerente General es responsable de no realizar nuevos pagos hasta que no se reembolse a la cuenta bancaria el monto pagado, la única excepción a este lineamiento es si el retraso en el pago genera un costo financiero adicional para la empresa, en cuyo caso se debe registrar el monto como una reclamación a la entidad financiera para asegurar su seguimiento hasta su devolución.

116

RESPONSABILIDAD DE LA CONFORMIDAD DE LAS CUENTAS POR PAGAR 11. La responsabilidad del correcto y oportuno registro de las cuentas por pagar es del Outsorcing contratado CONTRICOL S.A.S. 12. El procesamiento de las facturas y su correspondiente registro contable debe realizarse dentro del mismo mes teniendo en cuenta que se realiza dos envíos quincenales de parte de la Asistente Administrativa a la Asistente Contable del Outsorcing, quien es la persona encargada de validar la información y requerimientos legales de las cuentas por pagar.

VIAS DE PAGO 13. Todo proveedor externo debe tener como requisito mínimo para el pago , la inscripción de una cuenta bancaria para que los pagos sean efectuados vía transferencia bancaria , si por algún requisito legal no es posible contar con este requisito , deberá ser aprobado por el Gerente General para la ejecución de pago vía

cheque de Gerencia.

DETERMINACION DE CONDICIONES GENERALES DE PAGO A continuación se expone la tabla de términos de pago mínimos vigentes por categoría de pago del proveedor.

Cuadro 24. Cuadro Condiciones Generales de Pago.

TERMINOS

CATEGORIA

DE PAGO

DE PAGO

0 DIAS

TIPO DE PAGOS

Servicios

Impuestos,

Especiales

capacitaciones, proveedores de nómina, proveedores temporales de honorarios,

Servicios

seguros,

Públicos,

Reembolsos

gastos

para

de Caja

instalación,

Menor,

alquileres,

Transportistas.

8 DIAS

Servicios

Servicios de producción de Eventos.

Especiales 30 DIAS

60 y 90 DIAS

Servicios

Todo tipo de gastos para la contratación de servicios salvo

los

Generales

mencionados dentro de la categoría “Servicios Especiales”

Bienes Locales

Todo tipo de pagos realizados para la compra de productos , ya sean insumos , productos terminados , producto de reventa etc.

14. En cuanto a la categoría de pago “Servicios Especiales” cabe aclarar lo siguiente : 

Cuando sea posible, los pagos de servicios públicos (teléfonos, electricidad, agua etc.) deben ser realizados a través de cargos automáticos en la cuenta bancaria, este tipo de pago se considera como termino de 0 días de pago.

15. Se define como fecha base (fecha de inicio para calcular el vencimiento de una factura) para el pago de proveedores, la fecha de recepción por parte de la Empresa On2 Design.

16. La condición mínima de pago a proveedores de Servicios Generales es de 30 días calendario.

17. Las condiciones mínimas de pago a proveedores de bienes locales es de 60 y 90 días.

117

Figura 6. Flujograma Procedimiento de TesorerĂ­a.

118

119

120

121

122

Cuadro 25. Procedimiento de cartera.

1.

OBJETIVO

Ejecutar el cobro de la cartera de acuerdo a las fechas vencimiento establecido para obtener una más efectiva recuperación del dinero.

2.

ALCANCE

Rige a partir de la fecha de su divulgación, inicia con la gestión previa de las facturas con mayor vencimiento

VOCABULARIO

Cobro Preventivo: Cobro que se realiza antes del día 30 de mora. Gestión semanal por cliente.

Cobro Pre jurídico: Cobro que se realiza cuando no se logra un acuerdo de pago o se incumple el mismo.

Comprendido entre los 45 y 90 días de mora.

El proceso Jurídico: inicia cuando la cartera es mayor a 91 días de mora y no se logró ningún acuerdo o el mismo fue incumplido.

3.

AREAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN AREA

CARGO

Gerencia

Gerente

Contable

Contador Outsorcing Asistente Contable Outsorcing

4.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1.

La Asistente Administrativa genera un reporte del Excel manejado del estado de cartera, este es

2.

Antes de la fecha de vencimiento de la cartera el Asistente de administración hace un comunicado

guardado en la carpeta compartida (Ingresos /Egresos) para ser consultado por la Gerente.

vía telefónica antes de la fecha límite para recordar la obligación.

3.

Diligenciar en el formato de cobro de cartera los siguientes espacios : Numero de Factura , Razón Social del Cliente , teléfono , nombre de contacto , días de cartera , fecha llamada o correo , observación donde incluirá el tipo de cobro que se realizó (llamada , correo electrónico , carta ) responsable (quien realizo la gestión ) Cobro pre jurídico

4.

Si la cartera ya está vencida entre el 15 y 30 de mora, la Asistente de administración, envía un documento solicitando un acuerdo de pago.

123

5.

La

Asistente de administración

deberá remitir a la Gerente el informe de Gestión de cartera

registrado en el formato de cobro de cartera.

6.

La Asistente de facturación y cartera debe hacer un informe de la gestión de la cartera indicando el estado de cartera y sus razones , se guarda en el archivo compartido para ser consultado por la Gerente

7.

En caso de evidenciar pago de la factura la Gerente elabora el reporte de ingresos informándole al Asistente administrativa, quien realizara el comprobante de ingreso para remitir al Asistente Contable para la información.

8.

En caso de no llegar a un acuerdo de pago o si los acuerdos de pago son incumplidos por la entidad, el área de contratación realizara el cobro pre jurídico a partir de los 45 días de mora.

Si se superan los 91 días de mora la Gerente General envía un comunicado al cliente informando la iniciación del proceso jurídico.

124

Figura 7. Flujograma Procedimiento de Cartera.

125

126

Cuadro 26. Responsables Procesos de Cartera.

DESCRIPCION DEL REGISTRO

GENERAR

RECIBIR

ARCHIVAR

COBRO DE CARTERA

Asistente

Asistente

Asistente

Administrativa

Administrativa

Administrativa

Asistente

Cliente

Asistente

REPORTE DE CARTERA

Administrativa INFORME

DE

GESTION

CARTERA 5.

DE

Asistente

Administrativa Gerente

Administrativa

DOCUMENTOS SOPORTE.

Comprobante de Ingreso.

Factura.

Reporte del banco.

Extracto bancario

127

Asistente Administrativa

Cuadro 27. Procedimiento de Contabilidad

1.

OBJETIVO

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de los registros contables de todos los hechos económicos de la empresa, conforme a las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

2.

ALCANCE

Inicia con la recopilación de la información de los hechos económicos de la empresa hasta la generación de información para Tesorería y elaboración de estados financieros y reportes.

Incluye el registro del movimiento contable relacionado con proveedores de bienes y servicios, obligaciones fiscales y laborales, así como los registros mensuales de interfaces, depreciaciones, amortizaciones, provisiones y la elaboración de ajustes y reclasificaciones.

3.

REFERENCIAS NORMATIVAS 

Régimen Contable colombiano (Plan Único de Cuentas)



Régimen colombiano de Impuestos (IVA, retención en la fuente, retención de ICA).



Cartilla de Declaración de Renta.



Cartilla de información Exógena para los medios magnéticos para la DIAN.

128

CRITERIOS 1. Información de Entrada para el Proceso Contable La empresa ha clasificado la siguiente información (soportes contables) como entrada al proceso contable: 

Facturas y Documentos Equivalentes por relaciones comerciales con proveedores



Reembolsos de caja menor



Reintegros de gastos



Nómina y obligaciones laborales. Incluye aportes a la seguridad social, provisiones de prestaciones sociales.



Obligaciones fiscales (IVA, ICA, Rte.Fte)



Cuentas de Difícil cobro , Obligaciones específicas y gastos que requieran provisiones



Ajustes y reclasificaciones contables



Inventarios y Ventas

2. Organización y clasificación de información 

En general estos documentos son revisados por un área responsable que confirme el cumplimiento de las obligaciones.



Estos documentos son codificados y registrados en el software de contabilidad, manejado por el outsorcing.



Son revisados por el Asistente de Contabilidad del Outsorcing contratado.



Se envía información General de los documentos Registrados a la Gerente General para su validación y conocimiento.

3. Registro de la información en el software contable Todas las operaciones deben quedar registradas dentro del mismo periodo contable.

Las responsabilidades y condiciones de entrega de esta información a Contabilidad del Outsorcing contratado, están establecidas así:

a.

Facturas y Documentos Equivalentes



Recepción de información quincenal (Facturas de Venta, Facturas de Compra).



Recepción de la información diaria de recibos de caja , de Egreso e Ingreso



Toda factura y documento equivalente, debe tener el visto bueno del Gerente de Operaciones.

129

b.

Reembolsos de caja menor y reintegros de gastos o

Documentos de Reembolso de caja menor y reintegro de gastos deben ser enviados dos veces por mes legalizando los gastos incurridos, viáticos, gastos de representación, transportes, para cada legalización se debe contar con el giro del dinero.

NOTA: La legalización de anticipos debe realizarse dentro del mismo mes.

c.

Nómina y obligaciones laborales.



Las responsabilidades y actividades para la liquidación de nómina, formularios de seguridad social, liquidación de prestaciones sociales y demás pagos laborales están definidas en el proceso de la gestión Humana.

La Gerente General genera la liquidación de los gastos y provisiones de nómina.

La Gerente General entrega a Contabilidad de la Firma Contratada para que se realice el registro contable, la liquidación de pagos laborales y a la Asistente administrativa los formularios de seguridad social, aportes parafiscales y demás pagos originados de la relación laboral.

 

d. Depreciación, Amortización de Diferidos. 

Mensualmente se deben realizar los registros contables para reconocer el desgaste propio de los bienes en el desarrollo del objeto social de la Empresa, a través de la depreciación.



La responsabilidad para la contabilización de la depreciación, está a cargo del asistente de contabilidad del outsorcing Contratado; elabora la depreciación y registra en el programa contable.

NOTA: La depreciación se realiza de acuerdo a las directrices adoptadas por la Compañía en cuanto al método. e. Ajustes y Reclasificaciones. 

Este procedimiento tiene como objetivo registrar todas las operaciones que no están contempladas por el área como parte de las funciones cotidianas.



Se inicia con la necesidad de registrar el ajuste o reclasificación correspondiente, producto de la revisión, conciliación o detección de errores en registros pasados. Las inconsistencias pueden ser detectadas por los usuarios de la información, la Revisoría Fiscal o el área financiera.



El Contador del Outsorcing verifica y analiza la ocurrencia de tales inconsistencias y asigna al responsable del ajuste. El Asistente de Contabilidad del Outsorcing recopila los documentos que soportan o justifiquen la necesidad del ajuste para registrar en el programa contable y archivar en la carpeta correspondiente.

4. Obligaciones Fiscales.

La elaboración, presentación y pago de todas las obligaciones fiscales a que está sujeta la empresa, se deben realizar de acuerdo a las normas legales vigentes en los plazos establecidos por las entidades gubernamentales de vigilancia y control correspondiente.

130

a. Las declaraciones y periodicidad de las obligaciones fiscales que deben presentarse son: 

Retención en la Fuente a Título de Renta: Mensual



Impuesto de Industria, Comercio, Tableros y Avisos ICA: Bimestral



Retención en la Fuente a Título de Impuesto de Industria y Comercio: Bimestral



Declaración de Renta y Complementarios: Anual



Impuesto de Vehículos: Anual



Todas las demás que se impongan.

b. Las responsabilidades para el diligenciamiento, revisión y aprobación de Los formularios están establecidos así: 

El Asistente de Contabilidad del Outsorcing elabora borrador de la obligación fiscal según el caso e imprime soportes contables.



El Contador del Outsorcing

revisa el borrador y aprueba. Si tiene algún error lo devuelve al

Asistente de Contabilidad

para su corrección y finalmente se efectúa el envío a la entidad

correspondiente. 

La Gerente General o autoriza el pago respectivo y emite Cheque o realiza pago electrónico en sus plataformas bancarias.

5. Estados Financieros 

Es el resultado final de toda la operación tanto mensual como anual y se presenta por centros de costos, comparativo mes por mes y anual, esta información es recopilada por el Outsorcing, en base de la información documentaria enviada por parte de la Compañía.



Está a cargo tanto su elaboración como revisión servicios a la compañía

6.

SOPORTES 

Comprobante de Ingreso



Factura



Comprobante de Egreso



Extractos Bancarios



Facturas de Compra



Recibos de Caja



Estados Financieros

131

al Contador del Outsorcing que presta los

Figura 8. Flujograma Procedimiento de Contabilidad.

132

Cuadro 28.Procedimiento de facturación

1.

OBJETIVO

Establecer los procedimientos

para: realizar la facturación

por todo concepto ventas y servicios de la

compañía, 2.

ALCANCE

Rige a partir de la fecha de su divulgación, inicia con la solicitud de facturación enviada por el área comercial a la Asistente administrativa, hasta la emisión de la misma y la radicación en las instalaciones del Cliente.

VOCABULARIO Clientes: Constituyen el conjunto de personas o empresas que demandan los bienes producidos por la empresa.

Orden de Venta: Requisito para emitir factura de Venta, esto es previo a una negociación y común acuerdo de recibir un servicio o bien.

Factura de Venta: es un documento que refleja, que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos

3.

4.

REFERENCIAS NORMATIVAS 

Código de Comercio



Estatuto Tributario.

PROCEDIMIENTO 

Comercial realiza apertura del Centro de Costos para la



Se envía solicitud por correo electrónico a la Asistente administrativa adjuntando Cotización y Formato diligenciado “Solicitud Facturación”



La Asistente administrativa realiza impresión del soporte recibido de parte del área Comercial



Ella toma la información, genera la Facturación entrega Original al Comercial, y deja Copias para archivo y su manejo documentario.

133

5.

DOCUMENTOS SOPORTE.

Orden de Venta Cotizaciรณn Formato Solicitud de Factura Factura

134

4.6 PROPUESTA DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO VALORES AGREGADOS Los valores agregados para la empresa ON2, después de la implementación del sistema de control interno propuesto.

VALORES AGREGADOS: 

   

Mejorar progresivamente la eficiencia y la eficacia, en cada uno de los procesos Financieros de los procesos de Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Facturación, Contabilidad General.

Resguardar y Proteger los recursos y bienes de la Organización contra cualquier forma de pérdida, uso indebido o actos ilegales.

Cumplir la Normatividad aplicable en la información financiera y Contable de acuerdo a la operación de la Empresa.

Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.

Fomentar e impulsar la práctica de Controles en las demás Áreas de la Organización.

135

5. INDICADORES DE GESTION

Formulados los objetivos, se deben establecer mediciones cuantitativas y/o cualitativas que permitan determinar con el mayor grado de precisión los resultados de la planeación en la implementación del Sistema de Control Interno.

Se trata de un instrumento que permite medir y evaluar la gestión. Puede definirse como las unidades de medida que permiten el seguimiento y evaluación periódica de las variables clave de una organización, mediante su comparación con sus correspondientes referentes internos y externos.

Es fundamental tomar decisiones para ello se establecieron los siguientes indicadores los cuales permiten establecer mayores controles donde se requieren, así mismo medir y evaluar la función desempeñada, Es de aclarar que fueron establecidos con base en un criterio personal.

INDICADOR: X = Resultado Logrado x 100 = Z% Y = Resultado Planeado

136

5.1 INDICADORES DE GESTION DE LA EMPRESA Tabla 12. Indicadores de Gestión de la Implementación del Sistema de Control Interno

APLICACIÓN

MEDICION

NOMBRE DE

OBJETIVOS

INDICADOR

DEL INDICADOR

(DURANTE

FRECUENCIA

IMPLEMENTACION

DE MEDICION

FORMULA

DEL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

INDICADOR

MES DE MAYO – JUNIO )

Establecer

el

12 CXC Vencidas

saldo de Cuentas

N°

por

Vencidas

Cobrar

Vencidas INDICADOR CUENTAS POR COBRAR

CXC

con saldos

con

recuperados

saldos 35 CXC Con saldo en

recuperados Establecer

la

gestión de saldos

Efectividad

Mensual

vencimientos ___________

vencidos en las Cuentas

N°

por

CXC

vencimientos

cobrar.

con en

34% de Avance en recuperación de

saldos

cuentas por Cobrar.

Establecer

el

10 CXP con

saldo de Cuentas por

Vencimiento en saldo

Pagar

cancelados

Vencidas INDICADOR CUENTAS POR PAGAR

N°

Establecer

la

gestión

de

saldos

vencidos

de

Cuentas

las

los

CXP

vencimientos Efectividad

Mensual

con en

vencimientos

saldos cancelados _____________

por Pagar N°

CXP

con

vencimientos

INDICADOR FACTURACION

Establecer Número Facturación

de

25 CXC Con

Efectividad

Mensual

Semanal

137

40% de Avance en cancelación de las cuentas por Pagar

N° de Facturas

45 Facturas emitidas

emitidas en el

en el Mes.

Mes.

Establecer

el

número

_____________

de

45 Facturas Emitidas Correctamente

N° de Facturas

Facturas emitidas Correctamente.

Emitidas

100% de Efectividad

Correctamente.

en la Facturación por Ventas.

N° de Reclasificaciones

Establecer dentro de los Procesos

y Ajustes

de Cierre la

Ajustes de

GENERAL

Contabilidad

y Ajustes Encontrados

Encontrados

cantidad de INDICADOR CONTABILIDAD

10 Reclasificaciones

Efectividad -

Mensual

Eficacia

realizados

____________ 10 Registros N° de Registros

Contables Realizados

Contables

por el Outsorcing

Realizados por el

por el Outsorcing

Outsorcing

Mensualmente

100% de Efectividad en los Procesos de Cierre

N° de Capacitaciones Establecer la

5 Capacitaciones

Realizadas

realizadas

__________

3 Visitas Planeadas

planificación y INDICADOR DE

cumplimiento de

CAPACITACION AL

las metas del Área

PERSONAL

Financiera

Eficacia

Semestral

N° de visitas Planeadas.

60% de Avance en Capacitación al Personal

6 Manuales y N° de Manuales Establecer índice INDICADOR LEVANTAMIENTO DE MANUAL DE FUNCIONES / POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

y Políticas

de

Publicadas

Pronunciamiento ___________

y Publicación de Manuales

de

Funciones

y

Políticas del

Eficacia

Trimestral

Políticas Publicadas 7 Manuales y Políticas Pronunciadas

N° de Manuales y Políticas

dentro Área

Pronunciadas

Financiera

86% de Avance en recuperación de cuentas por Cobrar

138

Para establecer la evaluación de sistema de Control Interno en la organización es necesario crear indicadores con base en los tipos existentes. Así como el sistema de Control Interno es propio de cada organización de la misma manera los indicadores lo son.

Es importante Mencionar que la responsabilidad de Evaluación del Control interno Financiero implementado recae en este momento sobre la Gerente General y la Asistente Administrativa, las fuentes de información para realizar la aplicación de los indicadores serán los Formato individuales

de Documentación de cada

proceso y la información contable.

6. ANÁLISIS PRODUCTO EMPRESARIAL

DEL

DESARROLLO

DE

LA

PRÁCTICA

Análisis producto del desarrollo de la práctica empresarial y la retroalimentación con la dirección y gerencia general de la empresa On2 Design de Bogotá, estableciendo conclusiones y recomendaciones de la práctica empresarial Sistema de control Interno para el área financiera.

6.1 ANÁLISIS DE LA PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA CONTROL INTERNO EN EL ÁREA FINANCIERA DE LA EMPRESA ON2 DESIGN DE BOGOTÁ

De acuerdo con el ámbito y acción de la empresa On2 Design de Bogotá , la aplicación e implementación de un sistema de control interno mediante modelo COSO, es pertinente teniendo en cuenta la actividad y servicios que ésta organización desempeña en el mercado. Así por ejemplo, tanto los procesos administrativos, operativos y de servicio implican una serie de procedimientos con 139

los cuales se incurren en la compra de materiales para la prestación de sus servicios, el cual es fundamental aplicar un control de riesgos sobre esta gestión; si bien el entorno publicitario es medible en sus desarrollos o piezas publicitarias para los clientes finales, también lo es para quienes asisten o coordinan el área de compras o almacén de la empresa objeto de estudio, pues, el sector económico de las artes gráficas es dinámico y altamente competitivo, lo anterior debido a la constante variación de precios en materias primas, insumos y tarifas en servicios publicitarios, los cuales se rigen por oferta y demanda del mercado.

De otra parte, la competencia directa e indirecta incide sobre las empresas que al no tener, ni disponer de sistemas eficaces para organizar y controlar lo contable y financiero, constituyen una ventaja para las primeras y debilidad para las segundas.

Ahora bien, la empresa On2 Design entre sus procesos, el de mayor relevancia administrativa en la actualidad es "Planear, programar, coordinar, dirigir, controlar y ejecutar los recaudos y pagos de la organización, manejar y coordinar todos los procesos administrativos y financieros conforme a las normas y procedimientos vigentes" el cual depende de la gerencia general y sobre el cual recaen funciones que articulan la organización en un sistema de entradas y salidas no solo de información, sino de valores contables que son determinantes para las decisiones presentes y futuras en la compañía. Y es precisamente este último criterio el que mediante un sistema y modelo COSO fortalecería los procesos de la empresa hacia una mejora interna tanto en el área financiera como en la administrativa, la cual facilitará el cumplimiento de la misión institucional (satisfacción y consecución de logros medibles) y visión institucional (generar la mejor visibilidad acorde a las necesidades específicas de cada cliente o proyecto), además de consolidar el alcance de los objetivos del área financiera con otras dependencias de la empresa, entre ellas, el posicionamiento de marca, visibilidad, interacción del consumidor y fortalecimiento de relaciones Comerciales.

140

En cuanto al alcance de la implementación de un sistema de control interno éste permite que lo administrativo como financiero en la empresa On2 Design S.A.S centralice acciones como la compra de bienes y servicios acorde con procesos que cumplan parámetros soportados por un sistema de control, el cual facilita el saber cómo proceder respecto a las responsabilidades en cada cargo en la empresa; de otra parte, mediante indicadores se puede medir el cumplimiento de objetivos tanto individuales (por área) como por comunes entre departamentos.

Por lo anterior, son precisamente los indicadores los que posibilitan a la empresa llevar a cabo un seguimiento tanto de la gestión como de sus resultados en un determinado tiempo, criterios con los cuales la gerencia puede y debe basarse para la toma decisiones y encausar de esta a su estructura organizacional. En este sentido, los indicadores constituyen variables que miden la dinámica y desarrollo de la empresa.

En relación con la identificación, selección y determinación de indicadores para la evaluación financiera, el factor clave en ello es la sinergia entre el control interno la identificación y prevención de riesgos para que desde lo financiero se constituyan medidas preventivas y valorativas; por tanto, la evaluación mediante matrices de riesgos para la empresa On2 Design crea un vínculo medible para cuantificar aspectos cuyas variables de riesgo se visibilizan respecto a probabilidad, impacto y rangos de éstos últimos.

Al contemplar indicadores como capital de trabajo, pasivos, rotación del cliente, utilidad, gastos de operación, razones de liquidez, de endeudamiento, rentabilidad y cobertura, exige de centralizar acciones con mecanismos de control interno los cuales al identificar posibles riesgos o probabilidades de que su ocurrencia afecte los intereses de la empresa hace del modelo y sistema de control interno a implementar como propuesta una alternativa que brinda mejoras y procesos más seguros con eficiencia y eficacia.

141

6.2 CONSIDERACIONES EN LA APLICACIÓN DEL MODELO DE CONTROL INTERNO

El control interno en la empresa On2 Design S.A.S puede ser un instrumento y metodología oportuna en la organización, pues ello facilita su consecución de metas siempre y cuando los riesgos se logren identificar y evitar su ocurrencia. Así en este contexto, la empresa en referencia debe definir, determinar y establecer una política acorde con los parámetros procedimentales de la actividad organizacional. La sola determinación o prospectiva de un objetivo corporativo no es suficiente, como tampoco el reglamentar una manual de funciones si éste no se sustenta sobre políticas que el personal de la empresa tenga claro y sobre el cual opere en su función laboral.

De esta manera se lograría una eficiencia y eficacia organizacional, para lo cual la mejora interna debe acompañarse de metodología y herramientas, que para el caso el diseñar e implementar un sistema de control interno basado en el modelo de Control Interno COSO constituye una alternativa sustancial para la mejora de procesos y control de los mismos en la empresa.

6.2.1 Los procedimientos y la importancia de su control en la empresa.

Según las etapas que la empresa objeto de estudio ejerce en su diario quehacer, constituyen la base sustancial de la dinámica operativa e integrada entre lo administrativo-financiero con el desarrollo del objeto social corporativo; por tanto, es fundamental para cada una de las etapas el registro particular de la actividad, lo cual deja como constancia en el tiempo las acciones ejercidas por la organización y sobre las cuales su evidencia al ser registrada en medio físico y magnético deben responder a políticas de control interno.

Lo anterior implica para el área financiera definir y sistematizar registros como (listado proveedores, verificación datos, solicitud de compras, solicitud de 142

servicios, solicitud de compra con visto bueno, orden de compra bien y/o servicio, contratos, remisiones, facturas, verificación de firma de recibido y sello, evaluación de proveedores, correo de felicitación, acta de reevaluación, programación firmada, constancia de egresos/ relación del pago electrónico, egresos firmados / transferencia, consignación o transferencias, entre otros), de los cuales tener claro su proceder, método, clasificación y sistematización posibilita el desarrollo, eficiencia y eficacia de un sistema de control interno.

En este sentido, la gerencia de la empresa debe articular con el personal, el sistema de control interno, así como las herramientas tecnológicas y metódicas, que le permitan identificar riesgos sobre cada proceso en lo que aspectos como lo financiero pueda representar un factor de amenaza o vulnerabilidad en la operatividad y estabilidad de la entidad.

143

7. CONCLUSIONES

1. Partiendo de la premisa de que la empresa es una unidad compuesta por la interrelación de todas sus secciones , áreas y dependencias y que el éxito de esta depende de una sincronización total entre cada una de esas partes , El control es tan importante en toda organización que no es suficiente con implementar unos mecanismos de control ,no se puede esperar que el control por si mismo garantice su implementación y ejecución , si bien además de

ejercer control sobre las actividades

, procesos y

procedimientos , se requiere también ejercer un control a las personas que lo ejecutan y la empresa ON2 DESIGN en este momento no cuenta con la sensibilización en el personal para realizar implementación de controles en cada una de las áreas de la empresas , la parte de recursos económicos también es una de las debilidades , la empresa no está en capacidad de realizar una inversión para la implementación de un sistema de Control Interno General

, además no existe una segregación de funciones

adecuada lo que implica realizar contratación de nuevo personal para llevar a cabo los objetivos del control Interno y la gerencia de la empresa por el momento no hará ampliaciones de contratos debido al bajo presupuesto .

No está preparada en ningún ámbito la empresa para realizar en este momento implementación de Sistema de Control Interno para las demás Áreas de la Organización.



La propuesta que se presenta a la empresa ON2 DESIGN de Bogotá mediante el modelo COSO, como alternativa contribuye al desarrollo y mejora interna de la misma, siendo el sistema de control interno una de las maneras en las que se articula el personal con un procedimiento que favorece la identificación, monitoreo y resolución de posibles riesgos que pueden comprometer la empresa como organización en el mercado. Por

144

tanto, cada una de las etapas y procesos que se relacionan con lo contable y financiero son importantes no solo para llevar un control cuantitativo, sino para valorar factores cualitativos respecto a la dinámica y gestión en la organización, por lo cual, ejercer un sistema interno de control fortalece el criterio tanto gerencial de dirección, como el organizacional de operación, en cuya variable común es la gestión por procesos articulados a una política, a una evaluación de esta, por la cual el cumplimiento de objetivos se facilita para el personal de la empresa, contribuyendo al desarrollo óptimo de esta. 

Los mecanismos de Control Presentados en esta práctica empresarial aseguran que los procesos financieros de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, facturación, Contabilidad General sean eficientes, transparentes y legales.



El control implementado con el seguimiento continuo y monitoreo individual permiten detectar problemas, identificar las causas y proponer los correctivos necesarios para su mejoramiento.



La importancia del autocontrol en todas las disposiciones que se llevan a cabo para el logro de los resultados de la empresa es fundamental en el desempeño de las funciones, es decir cada uno de los funcionarios debe ser catalizador de procesos indebidos e infructuosos que interrumpan el buen funcionamiento de la Organización.



El sistema de Control planteado procura el cumplimiento de los objetivos y expectativas que han sido fijadas por la Entidad.

145

8. RECOMENDACIONES

 Definir e

implementar de políticas administrativas , que regulen los

procesos y el personal de la empresa que en conjunto con las políticas Financieras den como resultado excelentes procesos financieros eficaces y eficientes  El sistema de Control debe ser permanente con base en especificaciones previamente establecidas, estas deben estar de acuerdo a las prioridades que se han determinado a partir del conocimiento de las expectativas de los clientes.  Programar y participar

en reuniones semestrales que traten sobre

indicadores de gestión, de ventas de utilidad y desempeño de la compañía, que permitan involucrar y generar compromiso dentro de los trabajadores y tengan claro el objetivo empresarial.  Centralizar su información contable y financiera en la empresa, generando la iniciativa de estructurar el área contable y Financiera, y quien lleve dichas actividades sea una persona idónea en el cargo, logrando así una mejor información contable y la utilidad de la misma para la toma de decisiones.  Adoptar

controles

y

evaluación

de

los

mismos

para

procesos

administrativos, promoviendo de esta manera un equipo de Auditoria Integral dentro de la empresa que sea responsable de tales funciones.  Realizar de manera más prolongada campañas o eventos de capacitación internos o externos al personal del área financiera y administrativa es ideal para mejorar los procesos continuos de la empresa.  La compra de un aplicativo o software de producción que permita contemplar todos los costos y gastos incurridos durante el desarrollo de un proceso.

146

 Activar controles de acceso y seguridad a los equipos del área administrativa, ya que no se cuentan con ellos y representa riesgo de filtro de información confidencial.  Hacer levantamiento de Manual de Funciones para puestos administrativos y operativos.

147

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149

manuales de políticas y

ANEXOS

150

Anexo A. Matricula mercantil empresa ON2 DESIGN S.A.S.

151

152

153

154

155

156