Tesis / 0271 / E.A.C. by MAOSABO

DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO MEDIANTE NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 Y NTC OHSAS 18001:2007 PARA LA ORGANIZACIÓN TECNOGAS MOTOR GNV LTDA

CARLOS ALFONSO DIAZ SUAREZ

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA BOGOTÁ, D.C. 2015 1

DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO MEDIANTE NTC ISO 9001:2008:2008, NTC ISO 14001:2004:2004 Y NTC OHSAS 18001:2007 PARA LA ORGANIZACIÓN TECNOGAS MOTOR GNV LTDA

CARLOS ALFONSO DÍAZ SUÁREZ

Trabajo de investigación presentado como opción de grado para optar el título de: Especialista en Sistemas de Gestión Integrada de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales

Director ING. Hernando Avendaño Espitia

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA BOGOTÁ, D.C. 2015 2

Nota de aceptaci贸n: ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________

______________________________________ Firma del presidente del jurado

______________________________________ Firma del jurado

iii

Este proyecto de grado está dedicado a Dios por ser nuestro creador, quien nos ha impulsado a la superación personal, intelectual y profesional, permitiéndonos tener unos mejores principios y valores. A mi familia, en especial a mi madre por toda su colaboración y esfuerzo para la culminación de la especialización. A todos mis compañeros que estuvieron pendientes brindándome todo su apoyo y disposición el desarrollo de este trabajo.

Agradezco a Dios y mi familia por su apoyo y guía para la culminación de este proyecto. A la organización TECNOGAS MOTOR GNV LTDA y en especial a su gerente, el señor José Edilberto Vargas, por demostrar su compromiso y empeño en las actividades realizadas. Agradezco al tutor asignado, el ingeniero Hernando Avendaño, docente de la Universidad Agraria de Colombia, quien me aportó su conocimiento y observaciones permitiéndome un enriquecimiento intelectual. Agradezco al Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación por su colaboración y aporte de conocimiento. Agradezco al señor Richard Riveros por su apoyo incondicional para la culminación de la especialización.

CONTENIDO

Pág. 1

INTRODUCCIÓN

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

JUSTIFICACIÓN

OBJETIVOS

4.1

OBJETIVO GENERAL

4.2

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

MARCO TEÓRICO

5.1

GENERALIDADES DE LA NORMA NTC ISO 9001:2008

5.2

APLICACIÓN DE LA NORMA NTC ISO 9001:2008

5.2.1

Estructura de la Norma NTC ISO 9001:2008

5.3

GENERALIDADES DE LA NORMA NTC ISO 14001:2004

5.4

GENERALIDADES DE LA NORMA NTC ISO 18001:2007

5.5

ESTRUCTURA DE LA NORMA NTC ISO 18001:2007

5.6

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

MARCO TÉCNICO

6.1

ANÁLISIS VEHICULAR

6.2

PROCESO DE CONVERSIÓN

6.3

CONVERSIÓN DEL VEHÍCULO A GAS NATURAL VEHICULAR

ORGANIZACIÓN OBJETO DE ESTUDIO

7.1

GENERALIDADES

7.2

RESEÑA HISTÓRICA:

DIAGNÓSTICO INICIAL DE LA ORGANIZACIÓN

8.1

SITUACION ACTUAL RESPECTO A LA NTC ISO 9001:2008

8.2

SITUACIÓN ACTUAL RESPECTO A LA NTC OHSAS 18001:2007 33

8.3

SITUACION ACTUAL RESPECTO A LA NTC ISO 14001:2004

8.4

DIAGNÓSTICO GENERAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

DESARROLLO DEL PROYECTO

9.1

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

9.2

MATRIZ DE PELIGROS Y RIESGOS

9.2.1

Clasificar los procesos, actividades y tareas

9.2.2

Identificación de peligros

9.2.3

Controles Existentes

9.2.4

Valorar el riesgo

9.2.5

Evaluación del riesgo

9.2.6

Criterios para establecer controles

9.2.7

Medida de intervención

9.2.8

Conclusiones Matriz de Riesgo

9.3

BALANCE CUALITATIVO AMBIENTAL

9.3.1 9.4

MATRIZ DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

43 44 48

9.5 RESUMEN DE RIESGOS SIGNIFICATIVOS PRESENTES EN LA ORGANIZACIÓN TECNOGAS MOTOR GNV LTDA 48 10

POLÍTICA PROPUESTA

10.1

PLANES Y PROGRAMAS PROPUESTOS

10.2 PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

11 METODOLOGÍA PROPUESTA PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

11.1 REVISIÓN DE LOS RIESGOS EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

11.2

REVISIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

vii

11.3 REVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LAS NORMAS NTC-ISO 14001:2004, NTC ISO- 9001:2008 Y NTC- OHSAS 18001:2007 56 11.4

REVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL

11.5

PROPUESTA Y POLÍTICA INTEGRADA

11.6

DISEÑO DE PLANES Y PROGRAMAS

11.7

PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS

GESTIÓN DEL CAMBIO

12.1

CREE SENTIDO DE URGENCIA

12.2

FORME UNA PODEROSA COALICIÓN

12.3

CREAR UNA VISIÓN PARA EL CAMBIO

12.4

COMUNIQUE LA VISIÓN

12.5

ELIMINE LOS OBSTÁCULOS

12.6

ASEGÚRESE TRIUNFOS A CORTO PLAZO

12.7

CONSTRUYA SOBRE EL CAMBIO

12.8

ANCLE EL CAMBIO EN LA CULTURA DE LA EMPRESA

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

BIBIOGRAFÍA

viii

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Pág. Ilustración 1. Sistema de Gestión de la Calidad.

Ilustración 2. Sistema de Gestión Ambiental.

Ilustración 3. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional

Ilustración 4. Enfoque basado en procesos.

Ilustración 5. Tecnogas

Ilustración 6. Instalaciones Tecnogas

Ilustración 7. Organigrama TECNOGAS MOTOR GNV LTDA

Ilustración 8. Mapa de procesos TECNOGAS MOTOR GNV LTDA.

Ilustración 9. Balance Cualitativo Ambiental TECNOGAS MOTOR GNV LTDA

Ilustración 10. Diagrama propuesto sobre el manejo del cambio

ÍNDICE DE TABLAS

Pág. Tabla 1. Determinación del Nivel de Deficiencia (ND)

Tabla 2. Determinación del Nivel de Exposición (NE)

Tabla 3. Determinación del Nivel de Probabilidad

Tabla 4. Significado de los diferentes niveles de probabilidad

Tabla 5. Determinación del Nivel de Consecuencia (NC)

Tabla 6. Determinación del Nivel de Riesgo (NR)

Tabla 7. Significado del Nivel de Riesgo

Tabla 8. Aceptabilidad del Riesgo

Tabla 9. Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales

Tabla 10. Resumen de aspectos e impactos significativos

Tabla 11. Resumen de Riesgo S&SO significativos

Tabla 12. Planes y programas propuestos para la mejora de TECNOGAS MOTOR GNV LTDA

Tabla 13. Comparativo de motivos, beneficios y consecuencias del cambio

ÍNDICE DE GRÁFICAS

Pág. Gráfica 1. Estado de cumplimiento de los requisitos de la NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007

LISTA DE ANEXOS

ANEXO A. Lista de verificación para la organización TECNOGAS MOTOR LTDA sobre el Sistema de Gestión Integrado ANEXO B. Matriz de requisitos legales TECNOGAS MOTOR LTDA ANEXO C. Matriz de riesgos TECNOGAS MOTOR LTDA ANEXO D. Matriz de los aspectos e impactos ambientales TECNOGAS MOTOR LTDA ANEXO E. Encuesta de satisfacción del cliente ANEXO F. Capacitación del vocabulario para el Sistema de Gestión Integrada

xii

INTRODUCCIÓN

El propósito de este trabajo de grado fue el diseño de un sistema de gestión INTEGRADO teniendo en cuenta las normas NTC ISO 9001:2008; NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007 para la organización TECNOGAS MOTOR GNV LTDA. TECNOGAS MOTOR GNV LTDA es una de las principales empresas que prestan el servicio de conversión de vehículos a gas natural vehicular en el municipio de Soacha, Cundinamarca. Fue creada el 17 de octubre de 2006 y promueve la conversión de vehículos en motores de combustión interna a gas natural vehicular. TECNOGAS MOTOR GNV LTDA ha prestado sus servicios desde octubre del 2006, mes en el cual se convirtieron 7 vehículos y terminando el año se habían realizado un total de 26 conversiones. Para el año de 2007, gracias a un mayor reconocimiento en el sector, se realizó un total de 86 conversiones. Actualmente esta es una empresa posicionada en la promoción, adjudicación, control y autorización de sus clientes en la implementación de nuevas tecnologías, ayudando a la disminución de emisión de gases contaminantes en fuentes móviles. Por otra parte, la empresa en mención cuenta con medidas para la prevención de incidentes en sus instalaciones, buscando cuidar a integridad tanto de sus empleados como de sus clientes. Asimismo, se disponen de medidas por medio de las cuales se ejerce control en sus procesos para la realización prestación del servicio que presta al público. TECNOGAS MOTOR GNV LTDA realizó un convenio con la red GAZEL, convirtiéndose en su principal proveedor de equipos y accesorios para gas natural vehicular, prestando además el servicio de asesoría para la instalación del montaje y ofreciendo soporte técnico con personal calificado La red GAZEL pertenece a la organización TERPEL, adquirida en el año 2008, y tiene por objeto principal la comercialización de hidrocarburos y sus derivados, así como gas natural vehicular. Dicha comercialización se hace por medio de empresas que cumplen los requisitos legales para ejercer esta actividad, las cuales hasta el momento son 71 a nivel nacional, siendo las encargadas de la satisfacción de los clientes a través del servicio y producto entregado. La contaminación atmosférica, generada por fuentes móviles que utilizan como combustible gasolina de mala calidad, está produciendo un impacto adverso que genera un aumento de los efectos nocivos en el ser humano a causa de la inhalación y exposición a gases contaminantes. Ante esta situación, GAZEL generó incentivos y campañas a través de TECNOGAS MOTOR GNV LTDA para que sus clientes tuvieran la facilidad de comprar gas natural vehicular, el cual, de 13

acuerdo a las características del vehículo, se puede adquirir a un precio muy económico. Esta empresa también premia a sus consumidores mediante un seguimiento a cada vehículo convertido, ante situaciones en las que se detectan consumos elevados de la fuente combustible, lo que conlleva a mejorar de manera considerable el desempeño ambiental en las organizaciones dedicadas a promover combustibles alternos, evitando mayores niveles de contaminación. Ante esta situación, el objetivo en la realización de este trabajo ha sido contribuir al fortalecimiento, desarrollo y eficacia de la empresa TECNOGAS MOTOR GNV LTA mediante el diseño de un Sistema de Gestión INTEGRADO, teniendo en cuenta las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007, buscando contribuir a la generación de un medio ambiente más saludable, así como la seguridad y la satisfacción de sus clientes internos y externos como también de sus partes interesadas.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad, TECNOGAS MOTOR GNV LTDA no cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad NTC ISO 9001:2008 para determinar las necesidades de los procesos y la satisfacción de sus clientes, los riesgos en seguridad y salud ocupacional que pueden ocurrir dentro de la organización mediante la NTCOHSAS 18001:2007, no presenta un control de las emisiones de los gases contaminantes que se introducen al medio ambiente mediante la NTC ISO 14001:2004. Con lo anterior, hasta el momento no se ha generado un Sistema de Gestión INTEGRADO que permita mitigar los riesgos en el desarrollo de sus actividades, controlando los impactos ambientales y aumentando la satisfacción de los clientes. El diseño de un Sistema de Gestión Integrado permitiría mejorar la eficacia de la organización teniendo en cuenta las necesidades de sus clientes y partes interesadas. Igualmente, permitiría optimizar la gestión de los recursos agregando valor al cumplimiento de sus metas, mejorando su desempeño ambiental, de seguridad y salud ocupacional, teniendo en cuenta los requisitos legales aplicables y el control de sus aspectos ambientales. Asimismo sería muy importante para la organización y la industria del gas natural vehicular tener un Sistema de Gestión integrado, ya que en Colombia existen pocas organizaciones de este tipo con certificación NTC ISO-9001:2008, NTC OHSAS 18001:2007 y/o NTC ISO 14001:2004. El contar con el conjunto de las certificaciones mencionadas permitiría generar mayor confianza en el sector, aumentando la competitividad y ofreciendo mayores beneficios. 2.1

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

El diseño del Sistema de Gestión Integrado mediante las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007 para la organización TECNOGAS MOTOR GNV LTDA será un avance importante, permitiendo generar una planificación adecuada para las actividades de control, tomando acciones sobre sus procesos y generando una mayor eficacia en el producto realizado. Es de esta manera como en el presente trabajo se ha buscado responder a la siguiente pregunta: ¿En qué forma puede contribuir la planificación de un Sistema de Gestión Integrado al desempeño de la organización TECNOGAS MOTOR GNV LTDA? La metodología usada para la medición de la eficacia en la propuesta de diseño del Sistema de Gestión Integrado fue la entrevista a las personas que intervienen en los procesos de la organización, realizando un comparativo entre lo que se tiene y lo que se pretende mejorar.

JUSTIFICACIÓN

Las organizaciones del sector del gas natural vehicular deben ser eficaces en sus procesos y competitivos, así como presentar mejoras en la prestación de los servicios que ofertan al mercado. Lo anterior se ha considerado indispensable para TECNOGAS MOTOR GNV LTDA en el planteamiento de su misión, visión, metas, objetivos y política integrada. Uno de los aspectos principales al realizar el diseño del Sistema de Gestión Integrado mediante las normas NTC- ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007 es que puede aumentar la satisfacción del cliente mediante la mejora en sus procesos del servicio, permite controlar los gases contaminantes que expulsan las fuentes móviles al medio ambiente, al igual que mitigar los riesgos existentes generados en la organización y de sus partes interesadas. Al contar con un Sistema de Gestión Integrado, la organización puede tener una mayor permanencia y confianza de sus clientes, presentando una diferencia notable en el sector considerando que:  

 

La organización puede mantener, documentar y establecer el Sistema de Gestión Integrado mediante un enfoque basado en procesos, el cual es un principio fundamental; El Sistema de Gestión Integrado permite medir procesos, desempeños ambientales tanto de seguridad como de salud ocupacional, generando las diferentes acciones adecuadas al proceso o producto, conllevando a la mejora continua; El Sistema de Gestión Integrado aumenta en la eficacia evitando la presencia de reproceso, quejas y reclamos, lo cual se traduce en una mayor credibilidad; y El Sistema de Gestión Integrado permite identificar aspectos legales, ambientales, de seguridad y salud ocupacional, así como situaciones de emergencia.

4 4.1

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Diseñar un Sistema de Gestión Integrado para la organización TECNOGAS MOTOR GNV LTDA, utilizando como guía las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007 para lograr la reducción de sus impactos ambientales, riesgos, accidentalidad y aumentar la satisfacción del cliente. 4.2

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

Diseñar y elaborar un diagnóstico organizacional en TECNOGAS MOTOR GNV LTDA sobre lo que se tiene aplicado tomando como guía las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007, para lograr identificar sus aspectos de calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional.



Realizar la planificación de un Sistema de Gestión Integrado para la organización, buscando mejorar la satisfacción de las partes interesadas.



Proponer una estrategia de gestión del cambio a través de técnicas, buscando que todos los niveles de la organización se comuniquen para lograr mejoras en sus procesos.

5 5.1

MARCO TEÓRICO

GENERALIDADES DE LA NORMA NTC ISO 9001:2008

Esta norma internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad cuando una organización1: a. Necesita demostrar su capacidad para proporcionar regularmente productos que satisfagan los requisitos del cliente y aquellos de tipo legal y reglamentarios aplicables; y b. Aspira aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema de gestión de calidad, incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los de tipo legal y reglamentario aplicables. 5.2

APLICACIÓN DE LA NORMA NTC ISO 9001:2008

Todos los requisitos de esta norma internacional son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones sin importar su tipo, tamaño y producto suministrado2. Cuando uno o varios requisitos de esta norma internacional no se puedan aplicar debido a la naturaleza de la organización y de su producto, puede considerarse su exclusión. Cuando se realizan exclusiones no se podrá alegar conformidad con esta norma internacional, a menos que dichas exclusiones queden restringidas a los requisitos expresados en el capítulo 7 y que no afecten la capacidad o responsabilidad de la organización para proporcionar productos que cumplan con los requisitos exigidos por el cliente, así como los de tipo legal y reglamentario. 5.2.1

Estructura de la Norma NTC ISO 9001:2008

Mediante la estructura del Sistema de Gestión de Calidad el cliente suministra unos requisitos que espera de un producto o servicio, los cuales se transforman mediante una serie de procesos que presentan una mejora continua y cuyo resultado deben conllevar a la satisfacción en el cliente.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos. Tercera Actualización. Bogotá, D.C. ICONTEC 2008. NTC ISO 9001, Numeral 1. 1

Ibíd., Numeral 2.

Ilustración 1. Sistema de Gestión de la Calidad.

Fuente: Elaboración propia.

5.3

GENERALIDADES DE LA NORMA NTC ISO 14001:2004

Esta norma internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión ambiental, destinados a permitir que una organización desarrolle e implemente una política y objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y otros que la organización suscriba, así como la información relativa a los aspectos ambientales significativos. La norma NTC ISO 14001:2014 se aplica a aquellos aspectos ambientales que la organización identifica que son sujetos de controlar, así como aquellos sobre los que puede tener influencia. Es de aclarar que la empresa no establece por sí misma criterios de desempeño ambiental específicos 3. Esta norma internacional se aplica a cualquier organización que desee lograr cualquiera de los siguientes propósitos:

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Sistemas de Gestión ambiental, Requisitos del sistema de gestión ambiental, Primera actualización. Bogotá, D.C. ICONTEC 2004. NTC ISO 14001, Numeral 1. 3

a. Establecer, implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión Ambiental; b. Asegurarse de su conformidad con su política ambiental establecida; y c. Demostrar la conformidad con esta norma internacional por: -

La realización de una autoevaluación y autodeclaración;

La búsqueda de confirmación de dicha conformidad por las partes interesadas en la organización, tales como clientes;

La búsqueda de confirmación de su autodeclaración por una parte externa a la organización; y

La búsqueda de la certificación/registro de su sistema de gestión ambiental por una parte externa a la organización.

Todos los requisitos de esta norma internacional tienen como fin su incorporación a cualquier Sistema de Gestión Ambiental. Su grado de aplicación depende de los factores tales como la política ambiental de la organización; la naturaleza de sus actividades, productos y servicios; así como la localización y condiciones en las cuales opera. 1.1 Estructura de la Norma NTC ISO 14001:2004 Ilustración 2. Sistema de Gestión Ambiental.

Fuente: Elaboración propia.

Uno de los principales compromisos de la alta dirección es establecer, implementar, mantener, revisar y mejorar el Sistema de Gestión Ambiental, asegurando su conveniencia, adecuación y eficacia. En el cumplimiento de estos compromisos se deben realizar las evaluaciones correspondientes para determinar la conformidad de esta norma internacional, así como la necesidad de efectuar cambios teniendo en cuenta la política ambiental que será revisada en periodos establecidos. Para una planificación adecuada se deben tener en cuenta el aspecto ambiental significativo de las actividades que se realizan y que pueden generar impactos sobre el medio ambiente, documentando esta información y manteniéndola actualizada. En la implementación del Sistema de Gestión Ambiental es importante que la dirección disponga de recursos esenciales de tipo tecnológico, financiero y recurso humano, el cual debe tener funciones y responsabilidades definidas, contribuyendo a mejorar continuamente los procesos. Para realizar la medición de los procesos de la organización es importante hacerlo en forma regular, teniendo en cuenta las características fundamentales de las operaciones y que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente. Para un buen desempeño ambiental es importante medir las características fundamentales de las operaciones que pueden generar impactos significativos sobre el medio ambiente. Todos los resultados obtenidos de Sistema de Gestión Ambiental deben ser revisados por la dirección y deben contener los siguientes elementos de entrada: 

Los resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba;



Las comunicaciones de las partes externas interesadas, incluidas las quejas;



El desempeño ambiental de la organización;



El grado de cumplimiento de los objetivos y metas;



El estado de las acciones correctivas y preventivas;



El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo por la dirección;



Los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de ,los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales; y



Las recomendaciones para la mejora.

Teniendo en cuenta estos elementos de entrada, la dirección toma las decisiones y acciones relacionadas con posibles cambios en la política, objetivos, metas y otros elementos del Sistema de Gestión Ambiental coherentes con el compromiso de mejora continua4. 5.4

GENERALIDADES DE LA NORMA NTC ISO 18001:2007

Esta norma específica los requisitos para un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (Syso) para hacer posible que una organización controle sus riesgos de Syso y mejore su desempeño en este sentido. Es de aclarar que no establece los criterios de desempeño Syso ni incluye especificaciones detalladas para el diseño de un sistema de gestión5. Esta norma OHSAS es aplicable a cualquier organización que desee: 

Establecer un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional con el fin de eliminar o minimizar los riesgos para el personal y otras partes interesadas que pueden estar expuestas a peligros de Syso asociados a sus actividades;



Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión en Syso;



Asegurarse de su conformidad con la política en Syso establecida; y



Demostrar la conformidad de esta norma OHSAS.

Todos los requisitos de esta norma OHSAS están previstos para ser incorporados a cualquier sistema de gestión en Syso. El alcance de su aplicación dependerá de factores tales como la política de la organización en Syso, la naturaleza de sus actividades, los riesgos y complejidad de sus operaciones. Esta norma OHSAS está prevista para tratar acerca de seguridad y salud ocupacional y no acerca de otras áreas de salud y seguridad tales como

Ibíd., Numeral 4.3.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, Requisitos del sistema de gestión Syso, Primera Actualización. Bogotá, D.C. ICONTEC 2007. NTC OHSAS 18001, Numeral 1. 5

programas de bienestar para los empleados, seguridad de los productos, daño a la propiedad o impactos ambientales. 5.5

ESTRUCTURA DE LA NORMA NTC ISO 18001:2007 Ilustración 3. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional

Fuente: Elaboración propia.

La NTC-OHSAS 18001:2007 está estructurada de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4.

Objeto y campo de aplicación. Referencias normativas Términos y definiciones Requisitos del sistema de gestión y Syso 4.1 Requisitos generales 4.2 Política de Syso 4.3 Planificación 4.4 Implementación y operación 4.5 Verificación 4.6 Revisión por la dirección

5.6

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Ilustración 4. Enfoque basado en procesos.

Fuente: Elaboración propia.

Teniendo en cuenta el diagnóstico de la organización, el desarrollo de las actividades y funciones diarias realizadas por el personal, estas últimas fueron estructuradas para llegar a un mapa de procesos teniendo en cuenta el enfoque basado en procesos. Hay que tener en cuenta que en un proceso intervienen tres actores: el cliente, el productor y el proveedor; quienes deben actuar unidos para obtener un beneficio común (ver ilustración 4): el cliente, con un producto o servicio diseñado de acuerdo con sus necesidades y expectativas; el productor, entregando productos satisfactores mediante un adecuado diseño de actividades y sin reproceso; y el proveedor, quien suministra buenos insumos de manera oportuna al proveedor 6.

AGUDELO, Luis Fernando. Gestión por procesos. Bogotá: Icontec. 2010, pág, 29-30.

6 6.1

MARCO TÉCNICO

ANÁLISIS VEHICULAR

Para que un vehículo pueda tener como combustible alterno el gas natural vehicular es necesario que se encuentre en óptimas condiciones mecánicas para que se le pueda adaptar el equipo. Igualmente, es necesario realizar una serie de pruebas y revisiones a los diferentes sistemas del vehículo, en las cuales se hace un chequeo del voltaje de la batería, las bobinas del sistema de encendido, el estado del cableado y bujías para la trasmisión de corriente al motor, los filtros de aire y combustible en el sistema de inyección, el estado del sistema de escape y refrigeración verificando que no presente fugas, el nivel de compresión de los cilindros del motor para la succión del combustible en el proceso de combustión, entre otras operaciones. Todas estas anotaciones se realizan mediante un registro que se entrega al propietario con el fin del informar sobre el estado real del vehículo. En caso de que el estado del vehículo o sea óptimo para adaptar el equipo de conversión a gas vehicular natural, se deben realizar las acciones correctivas necesarias para corregir las fallas presentadas y poder utilizar hacer el ejercicio de conversión. 6.2

PROCESO DE CONVERSIÓN

El proceso de conversión a gas natural comprimido para uso vehicular es una actividad que se ha desarrollado en el país mediante la Resolución 80587 del 8 de abril de 1996, expedida por el Ministerio de Minas y Energía. El control de este servicio lo ejecuta un organismo de evaluación de la conformidad. En el 2012 se originó la Resolución 0957 del 21 de marzo, expedida por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo, que es la que actualmente orienta el sector de gas natural vehicular. El control es ejecutado por un organismo de inspección con este alcance. El sector de la conversión para vehículos a gas natural comprimido está precedido por el siguiente marco de regulación. 

Artículo 3 de la ley 159 de 1959;



Ley 210 del 2003;



Decreto 3273 del 2008;



Decreto 1605 del 2002;



Decreto 2360 del 2001;



NTC 5212-1: Sistemas de combustible para vehículos que funcionan con gas natural comprimido. Requisitos de seguridad;



NTC 5212-2: Sistemas de combustible para vehículos que funcionan con gas natural comprimido. Método de ensayo;



NTC 5232: Inspección y prueba en la reconversión y post conversión de vehículos convertidos a GNVC;



NTC 4830-1: Componentes del sistema de combustible para vehículos que funcionan con gas natural comprimido. Parte 1: definiciones y requisitos generales;



NTC 4830-2: componentes del sistema de combustible para vehículos que funcionan con gas natural comprimido. Parte 2: Desempeños y métodos generales de ensayo;



NTC 4830-3: Componentes del sistema de combustible para vehículos que funcionan con gas natural comprimido. Parte 3: Válvula de chequeo;



NTC 4830-4: Componentes del sistema de combustible para vehículos que funcionan con gas natural comprimido. Parte 4: Válvula manual;



NTC 4830-5: Componentes del sistema de combustible para vehículos que funcionan con gas natural comprimido. Parte 5: Válvula manual del cilindro;



NTC 4830-6: Componentes del sistema de combustible para vehículos que funcionan con gas natural comprimido. Parte 6: Válvula automática;



NTC 4830-7: Componentes del sistema de combustible para vehículos que funcionan con gas natural comprimido. Parte 7: Inyector de gas;



NTC 4830-8: Componentes del sistema de combustible para vehículos que funcionan con gas natural comprimido. Parte 8: Indicador de presión;



NTC 4830-9: Componentes del sistema de combustible para vehículos que funcionan con gas natural comprimido. Parte 9: Regulador de presión;



NTC 4830-11: Componentes del sistema de combustible para vehículos que funcionan con gas natural comprimido. Parte 11: Mezclador gas-aire;



NTC 4830-12: componentes del sistema de combustible para vehículos que funcionan con gas natural comprimido. Parte 12: Válvula de alivio de presión;



NTC 4830-19: Componentes del sistema de combustible para vehículos que funcionan con gas natural comprimido. Parte 19: Accesorios;



NTC 3847: Cilindros de alta presión para almacenamiento de gas natural utilizado como combustible para vehículos automotores; Toda esta actividad es controlada en el sector por un organismo de acreditación que evalúa la conformidad del presente reglamento a las organizaciones del sector de gas natural comprimido en aspectos como: 

Requisitos que organizaciones;



Contar con una herramienta especial y equipos;



Requisitos específicos del personal;



Sistema de información y documentación para usuarios;



Documentación técnica de los equipos instalados en los vehículos; y



Requisitos específicos técnicos de los elementos de la conversión.

deben

cumplir

las

instalaciones

físicas

las

La red de organizaciones que prestan el servicio de conversión a gas natural vehicular que hacen parte de GAZEL está conformada por 71 empresas, de las cuales ninguna cuenta con un sistema de gestión NTC ISO 9001:2008, solamente existe una que está afiliada a Gas Natural Fenosa, la presenta un sistema de gestión de calidad NTC ISO 9001:2008. En un ejercicio de verificación de información se encontró que en las 2 redes más importantes del país que no hay una sola empresa que cuente con un Sistema de Gestión NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007. Con lo expuesto, es evidente que en el sector del gas natural un alto porcentaje de las empresas que prestan el servicio de conversión no han participado en procesos de la planificación de estos sistemas de calidad. 6.3

CONVERSIÓN DEL VEHÍCULO A GAS NATURAL VEHICULAR

El servicio de conversión a Gas Natural Vehicular a un vehículo de combustión interna requiere de un equipo especial para que éste pueda funcionar con los dos combustibles por separado, (gasolina, gas) seleccionando el tipo de combustible de acuerdo a la necesidad requerida. Este equipo debe ser instalado por un personal con la competencia técnica (mediante un organismo de certificación de personas) el cual garantiza una adecuada instalación, permitiendo la satisfacción en el cliente.

El equipo de conversión está constituido por: regulador, manómetro, válvula de carga, emulador de inyectores o electroválvula de gasolina, mezclador, llave conmutadora, tubería, herraje, cilindro y válvula del cilindro. Estos elementos permiten que un vehículo pueda tener como combustible alterno gas, ayudando a preservar el medio ambiente y la calidad del aire. El regulador es el dispositivo que se encarga de reducir la presión que se encuentra depositada en el cilindro y está conectado con el sistema de refrigeración del vehículo para que permanezca caliente y no se congele. La presión que presenta el sistema se puede observar mediante un manómetro instalado en el regulador, el cual puede presentar una presión hasta de 200 bares. Este dispositivo presenta un sensor que indica el nivel de combustible que presenta el vehículo y se puede observar a través de la llave conmutadora. Todo el gas que entra al sistema a través de una válvula de carga, la cual lo dirige hacia un depósito (cilindro) que presenta un mecanismo de cierre para evitar la salida o escape de combustible, en caso de que se presentara una emergencia. Para que el gas natural vehicular pueda circular por todo el sistema sin que se mezcle con el otro combustible se requiere de la electroválvula de gasolina, la cual suspende el paso de combustible, dejando circular libremente el gas natural por todos los dispositivos. Una vez el gas llega al mezclador, éste realiza la mezcla correcta entre aire y gas para suministrarla adecuadamente al motor. Todo este combustible se desplaza mediante un acero (tubería) soportando elevadas presiones en todos los puntos donde hace la unión con los dispositivos. El depósito el cual se acumula el gas (cilindro) está fabricado en acero, con tratamientos mecánicos o fibra de vidrio y con depósito interno en acero el cual lo hace más liviano. Todos los cilindros presentan un espesor entre 7 y 9 mm, adicionalmente, presenta una válvula para cerrar el cilindro o permitir su circulación, provista de una válvula de alivio y un tapón de estallido por disco que permite al cilindro tener una presión adecuada cuando presenta sobrepresiones expulsando el combustible hacia el medio ambiente, y está sujeto al vehículo mediante un herraje el cual no permite movimientos o rotaciones, haciendo este sistema seguro y confiable a los usuarios.

ORGANIZACIÓN OBJETO DE ESTUDIO

Ilustración 5. Tecnogas gnv ltda

Ilustración 6. Instalaciones Tecnogas gnv ltda

7.1

GENERALIDADES        

7.2

Razón social: TECNOGAS MOTOR GNV LTDA. NIT: 900094435-8 Celular: 316 876 8127 Número de empleados: 8. Ubicación: Diagonal 6 bis # 5a-63, Soacha, Cundinamarca. Correo electrónico: tecnogasmotor@gmail.com Sector económico: Conversión de vehículos de combustión interna a gas vehicular natural. Descripción: La organización realiza pre conversión a los vehículos de combustión interna para la instalación del equipo a gas natural vehicular. RESEÑA HISTÓRICA:

Anteriormente esta organización se dedicaba a realizar toda clase de trabajos en mecánica automotriz: reparaciones de motor, caja y transmisión, como también mantenimientos a vehículos del sector de Soacha. En el desarrollo de sus actividades, el gerente José Edilberto Vargas Rodríguez se interesó por el uso de combustibles alternos como el Gas Natural Vehicular en motores de combustión interna, por lo cual se dedicó a tomar capacitaciones en el tema. A partir del 1 de julio del 2006, mediante escritura pública en la Notaria Primera de Soacha, se constituyó la sociedad comercial denominada TECNOGAS MOTOR GNV LTDA, la cual comenzó a realizar sus actividades el 1 de octubre del 2006 realizando 7 conversiones a gas natural vehicular en dicho mes, y terminado el año ya había hecho un total de 26 adaptaciones de combustibles limpios a vehículos de combustión interna. En los siguientes años se aumentaron las conversiones presentando un cierre de sus actividades en el mes de septiembre del 2013 debido al cambio de la normatividad que precede el sector. TECNOGAS MOTOR GNV realizó un análisis del sector del gas natural vehicular. Debido a la competencia que se presenta en Soacha decidió unirse a la red de estaciones de combustibles GAZEL, la cual es una de las organizaciones más importantes del país en el suministro de combustibles, así como en la distribución de equipos de gas natural vehicular, permitiendo dar incentivos a los usuarios y ofreciendo a los aliados facilidades en la adquisición de los equipos de conversión. En el desarrollo de sus actividades la organización conformó una estructura organizacional, la cual se aprecia en la siguiente ilustración.

Ilustración 7. Organigrama TECNOGAS MOTOR GNV LTDA

Fuente: Elaboración propia.

Es importante aclarar que en el desarrollo de sus actividades la organización no cuenta con un direccionamiento estratégico permitiendo que no tenga una orientación definida por lo cual se propone los siguientes: MISION Generar experiencias memorables en la conversión contribuyendo a un aire limpio en el país.

del vehículo a gnv

VISION Crear una confianza y fidelidad por parte de nuestros clientes convirtiéndonos en una organización reconocida a nivel nacional presente en la mente del consumidor.

DIAGNÓSTICO INICIAL DE LA ORGANIZACIÓN

El primer paso para realizar el proyecto del diseño del sistema de gestión integrado fue realizar diagnóstico inicial de la situación en que se encuentra actualmente la organización respecto a los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007. El objeto principal del diagnóstico empresarial fue conocer la situación actual para determinar el grado de cumplimiento, con el fin de obtener información base para la elaboración del diagnóstico final. Para el desarrollo del diagnóstico se elaboró una lista de verificación (Anexo A) integrando los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007, la cual, mediante reuniones con el personal de la organización, se diligenció presentando sus resultados, los cuales se pueden observar en la siguiente gráfica. Los resultados obtenidos en el diligenciamiento de la lista de verificación evidencian que la organización no presenta un control de documentos o registros, ni tiene establecidos estándares en sus procedimientos, no cuenta con instructivos, no evidencia la satisfacción de los clientes, ni cuenta dispone de medidas para mitigación de los riesgos, accidentes e impactos ambientales. Para poder entender estos resultados sobre el grado de cumplimientos de la organización con respecto a los requisitos de las normas se realizó un gráfico de acuerdo a los datos recopilados, el cual se presenta a continuación. Gráfica 1. Estado de cumplimiento de los requisitos de la NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 Estado de cumplimientos de los requisitos de la NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y OHSAS18001:2007

% de cumplimiento

100

40 20 0

4.5

2.5

Requisitos

Fuente: Elaboración propia.

En la Gráfica 1 se observa que el nivel de incumpliendo de requisitos con respecto al Sistema de Gestión Integrado es del 93 % los requisitos cumplidos, parcialmente presentan un 4,5%, mientras que los requisitos que se cumplen presentan tan solo un 2,5%, lo que demuestra el desconocimiento de los requisitos establecidos. 8.1

SITUACION ACTUAL RESPECTO A LA NTC ISO 9001:2008

Mediante el análisis de la información obtenida se encontró que la organización no cumple con un alto porcentaje de los requisitos de la NTC ISO 9001:2008, evidenciando que no se documenta, implementa ni mantiene el sistema de gestión. Se carece de un direccionamiento estratégico al no tener una orientación definida, los requisitos generales del sistema de gestión no se evidencian, en su estructura no se utiliza un enfoque basado en procesos, por lo cual no se determina una secuencia e interacción de éstos, lo que pide realizar cualquier trabajo de seguimiento o medición. Dentro del resultado obtenido no se percibe una metodología diseñada para planear, hacer, verifica y actuar o CICLO DEMING, lo cual que permite que haya una mejora continua. Como requisito legal la empresa está certificada por un organismo de inspección. Un factor importante es que no se determinan factores en los requisitos relacionados con el producto, por lo cual no se da importancia a la satisfacción del cliente. 8.2

SITUACIÓN ACTUAL RESPECTO A LA NTC OHSAS 18001:2007

Por medio de la Gráfica 1 se observa que tenemos un porcentaje del 92% de no cumplimiento en los requisitos, dentro de los cuales se encuentra que en las actividades realizadas por los empleados no se identifican los peligros, lo cual, dentro de las funciones a realizar, es importante hacer. Se ha encontrado que no cuenta con un proceso o método para la valoración de riesgos, ni se cuenta con herramientas de control, lo cual es de gran importancia para el cuidado físico e integrado para el personal de la organización. Por otro lado, no se han definido procedimientos para responder a eventuales emergencias que puedan suceder. Tampoco se lleva a cabo la investigación de incidentes laborales en los procedimientos. Frente a los requisitos, no se evidenció un seguimiento y medición al desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. 8.3

SITUACION ACTUAL RESPECTO A LA NTC ISO 14001:2004

El nivel de incumplimiento de requisitos es muy alto. Se evidenció que no existe una política, objetivos y metas ambientales. Asimismo no hay una documentación establecida junto con los registros requeridos por esta norma internacional. Al nivel legal no se cumplen las disposiciones aplicables actualmente, lo cual es un tema muy importante para poder llegar a evitar sanciones que puedan emitir entidades del Estado. En el Anexo A se analiza que se prescinde de actividades de auditoría interna y revisiones por la dirección, estableciendo un alto nivel de incumplimientos de los requisitos que se estipulan es esta norma. Durante este diagnóstico se propuso el mapa de procesos teniendo en cuenta las actividades que se realizan en la empresa. En la siguiente ilustración se puede apreciar la interacción entre los procesos. Ilustración 8. Mapa de procesos TECNOGAS MOTOR GNV LTDA.

Fuente: Elaboración propia.

8.4

DIAGNÓSTICO GENERAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADA

Teniendo en cuenta la situación actual de la organización respecto a las normas NTC –ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004 y NTC- OHSAS 18001:2007 se encontraron los siguientes resultados: 

La organización TECNOGAS MOTOR GNV LTDA no presenta un Sistema de Gestión Integrado establecido, implementado, mantenido y documentado. Tal como se aprecia en la Gráfica 1, existe un alto porcentaje en el incumplimiento de requisitos de las normas en cuestión y no se tiene un enfoque basado en procesos considerando su estructura organizativa. 34



Como no se tienen procesos establecidos, no se realiza un seguimiento y medición a estos, por lo cual no se puede establecer una mejora continua.



TECNOGAS MOTOR GNV LTDA tiene en cuenta los requisitos legales y reglamentarios en la prestación se sus servicios, pero no considera los requisitos ambientales, seguridad y salud ocupacional.



La organización cuenta con personal certificado mediante un organismo de acreditación de personas, sin embargo, no tiene en cuenta los riesgos y peligros de los procesos ni los aspectos e impactos que se puedan generar en el desarrollo de sus actividades.



No se han establecido metas y objetivos de calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional. Tampoco no existe una política integrada y compromiso desde la alta dirección para implementar, mantener y documentar el Sistema de Gestión Integrado.



No se cuenta con un control de registros y documentos.



No se cuenta con un plan de emergencias.



La organización no presenta una comunicación y planificación adecuada.



No se han establecido o definido procedimientos e instructivos en las actividades realizadas ni planes de acción.



No se investigan los accidentes y tampoco se realiza su seguimiento.



Los controles ambientales, de seguridad y salud ocupacional en el desarrollo de sus funciones no son considerados en la organización.

9 9.1

DESARROLLO DEL PROYECTO

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

Después de realizar el diagnóstico inicial de la organización TECNOGAS MOTOR GNV LTDA de la localidad de Soacha, se procedió a construir una matriz integrada de requisitos legales, la cual se aprecia en el Anexo B. Con dicha matriz se verifica el cumplimiento de los requisitos y otros aplicables que requiere el sistema de calidad, de seguridad y salud ocupacional, como también el de medio ambiente. Igualmente, se tuvieron en cuenta los requisitos aplicables a la organización mediante una matriz, considerando factores como temas generales, la norma que la precede, la fuente que la emita, requerimientos, cargo del responsable, si el requisito se cumple y cómo se evidencia, permitiendo verificar su cumplimiento. Para la construcción de la matriz legal fue importante tener presente el cumplimiento actual de los requisitos dispuestos en las resoluciones, decretos, reglamentos técnicos y normas técnicas colombianas. Al realizar la matriz legal y verificar los requisitos, se encontró que la organización cumple en un 100 % los requisitos legales y reglamentarios para ejercer la actividad, evidenciándose un certificado de conformidad en la normatividad correspondiente, emitido por un organismo de certificación. Esto quiere decir que se tienen en cuenta todos los requisitos que el Ministerio de Comercio Industria y Turismo requiere para el desarrollo y funcionamiento de la organización. En cuanto a los requisitos estipulados en seguridad salud ocupacional y medio ambiente se encontró que la empresa no los tiene estipulados, presentando desconocimiento del tema en general e incumplimiento de los requisitos legales. Se observan altos riesgos de los empleados en cuanto a la seguridad y salud ocupacional y no hay un control del impacto ambiental. 9.2

MATRIZ DE PELIGROS Y RIESGOS

Mediante la construcción de matriz de riesgos representada en el anexo C se pretende identificar los peligros y riesgos con potencialidad de ocasionar daños a los empleados y partes interesadas, permitiendo establecer una herramienta para determinar los controles necesarios para cualquier riesgo que se presente, de manera que se pueda calificar de manera aceptable. La identificación de los peligros y la valoración de los riesgos se realizaron mediante la observación de las actividades que se desarrollan en las áreas establecidas. El diagnóstico se llevó a cabo mediante la matriz de riesgos

propuesta de la Guía Técnica para la Identificación de los Peligros y Valorización de los Riesgos en Seguridad y Salud Ocupacional (GTC 45). Igualmente, se propuso el registro establecido en esta guía, el cual se observa en la Tabla 1 incluida en el Anexo C para realizar el respectivo diagnóstico de los riesgos existentes. Para un mayor entendimiento sobre la forma en la que se diligencia la matriz de riesgos se tuvieron en cuenta los aspectos que se exponen a continuación. 9.2.1

Clasificar los procesos, actividades y tareas

Para la evaluación de los riesgos se consideran las actividades de trabajo que intervienen en los procesos, como también se incluyen las actividades rutinarias y no rutinarias que se realizan. La clasificación se determina teniendo en cuenta las siguientes actividades:         9.2.2

Tareas específicas; Generación de riesgos debido a una distribución particular de equipos o instalaciones; Tareas propias o subcontratadas; Número de trabajadores involucrados; Partes interesadas; Maquinaria, equipos y herramienta; Manipulación de materiales; y Sustancias utilizadas o encontradas en el lugar de trabajo. Identificación de peligros

Para la identificación de los peligros se consideran las fuentes que los producen mediante el carácter de sus actividades laborales, sitios y actos en los que se realiza el trabajo que pueden presentar un potencial de daño en términos de lesión o enfermedad. Algunos ejemplos son:   

Situaciones (por ejemplo, trabajo en áreas adecuadas); Actos (levantamiento manual de cargas); y Fuentes (maquinaria en movimiento).

En la matriz de riesgos desarrollada en el Anexo C, la identificación del peligro está compuesto por la descripción y su clasificación, el cual puede ser biológico, físico, químico, psicosocial, biomecánico, al nivel de condiciones de seguridad y fenómenos, los cuales se pueden determinar mediante la Tabla 1 que se incluye en el anexo C. Por otra parte, existen otros peligros a considerar como los efectos posibles a corto y largo plazo.

9.2.3

Controles Existentes

Para el diligenciamiento de la matriz de riesgo se tienen en cuenta los controles que presenta la organización para no materializar los peligros existentes. Se los siguientes aspectos:    9.2.4

Fuente (origen del peligro); Medio (elemento que puede originar el riesgo); y Individuo (se establece mediante el suministro de elementos de protección personal). Valorar el riesgo

Teniendo en cuenta el concepto de la NTC OHSAS 18001:2007, consiste en el proceso de evaluar el riesgo que surge de un peligro, teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, decidiendo si el riesgo(s) es aceptable o no. El riesgo es aceptable cuando ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar. 9.2.5

Evaluación del riesgo

Es el proceso para determinar el nivel de riesgo asociado al nivel de probabilidad y de consecuencia. Se determina mediante la siguiente expresión: NR= NP X NC Donde tenemos que: NR= Nivel de riesgo. NP= Nivel de probabilidad. NC= Nivel de consecuencia. Hay que tener en cuenta que para determinar NP se requiere: NP=ND X NE En donde: ND= Nivel de deficiencia. NE= Nivel de exposición. Mediante el cual podemos determinar ND a través de la tabla 3 y el nivel de exposición a través de la tabla 4. 38

Tabla 1. Determinación del Nivel de Deficiencia (ND)

Nivel de Deficiencia Muy Alto (MA)

Valor de ND 10

Significado

Alto (A)

Se han detectado algunos peligros que pueden dar lugar a incidentes significativos, o las eficacias del conjunto de medidas preventivas existentes son bajas o ambos.

Medio (M)

Se han detectado peligros que pueden dar lugar a incidentes significativos, poco significativos o de menor importancia; o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes es moderada o ambas.

Bajo (B)

No se asigna valor.

No se han detectado peligros, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes es alta o ambas. E riesgo está controlado.

Se han detectado peligros que determinan como posible la generación de incidentes, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes respecto al riesgo es nula, o no existente o ambos.

Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC 45. Tabla 2. Determinación del Nivel de Exposición (NE)

Nivel de Exposición (NE)

Valor NE

Continua (EC)

Frecuente (EF) Ocasional (E0) Esporádica (EE)

3 2 1

Significado La situación de exposición se presenta sin interrupción o varias veces con tiempo prolongado durante la jornada laboral. La situación de exposición se presenta varias veces durante la jornada laboral por tiempos cortos. La situación de exposición se presenta alguna vez durante la jornada laboral por tiempos cortos. La situación de exposición se presenta eventualmente. Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC 45.

Habiendo definido el Nivel de Deficiencia (ND) y el Nivel de Exposición (NE) es posible determinar el Nivel de Probabilidad (NP) considerando la siguiente tabla.

Tabla 3. Determinación del Nivel de Probabilidad

Niveles de Probabilidad Nivel de Deficiencia

4 MA-40 MA-24 MA-8

10 6 2

Nivel de Exposición (NE) 3 2 MA-30 A-20 A-18 A-12 A-6 B-4

1 A-10 M-6 B-2

Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC 45.

El resultado entre el Nivel de Exposición (NE) y el Nivel de Deficiencia (ND) se puede interpretar a través de la siguiente tabla. Tabla 4. Significado de los diferentes niveles de probabilidad

Nivel de Probabilidad (NP) Muy Alto (MA)

Valor de NP

Significado

Entre 40 y 24

Situación deficiente con exposición continua, o situación muy deficiente con exposición frecuente. Normalmente la materialización del riesgo ocurre con frecuencia.

Alto (A)

Entre 20 y 10

Medio (M)

Entre 8 y 6

Bajo (B)

Entre 4 y 2

Situación deficiente con exposición frecuente u ocasional, o bien, situación muy deficiente con exposición ocasional. Normalmente la materialización del riesgo es posible que suceda varias veces en la vida laboral. Situación deficiente con exposición esporádica, o bien, situación mejorable con exposición continúa o frecuente. Es posible que suceda el daño alguna vez. Situación mejorable con exposición ocasional. No es esperable que se materialice el riesgo, aunque puede ser concebible.

Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC 45.

Para evaluar el Nivel de Consecuencia se tiene en cuenta la consecuencia directa más grave que se pueda presentar en la actividad valorada. Puede ser valorada mediante la siguiente tabla.

Tabla 5. Determinación del Nivel de Consecuencia (NC)

Nivel de Consecuencia (NC) Mortal o Catástrofe Muy Grave

Significado/Daños personales

100 60

Grave

Leve

Muerte. Lesiones o enfermedades graves irreparables (incapacidad permanente, parcial o invalidez). Lesiones o enfermedades con incapacidad laboral temporal. Lesiones o enfermedades que no requieren incapacidad

Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC 45.

Una vez se ha determinado el Nivel de Probabilidad (NP) y el Nivel de Consecuencia (NC) es posible determinar el nivel del riesgo mediante la siguiente tabla. Tabla 6. Determinación del Nivel de Riesgo (NR)

Nivel de Riesgo y de Intervención NR=NPXNC 100 60 Nivel de consecuencia 25 10

Nivel de Probabilidad (NP) 40-24 l. 4000-2400 l.2400-1440 l.1000-600 ll.400-240

20-10 l.2000-1000 l.1200-600 ll.500-250 ll. 200/lll100

8-6 l.800-600 ll.480-360 ll.200-150 lll. 80-60

4-2 ll.400-200 ll.240/lll120 lll. 100-50 lll. 40/lv20

Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC 45.

El resultado entre el Nivel de Probabilidad (NP) y el Nivel de Consecuencia (NC) se realiza a través de la tabla 9. Tabla 7. Significado del Nivel de Riesgo

Nivel de Riesgo I

Valor de Nivel de Riesgo

Significado

4000-600

ll lll

500-150 120-40

Situación crítica. Suspender actividades hasta que el riesgo este bajo control. Intervención urgente. Corregir y adoptar medidas de control inmediato. Mejorar si es posible. Sería conveniente justificar la intervención y su rentabilidad. Mantener las medidas de control existentes, pero se deberían considerar soluciones o mejoras y se deben hacer comprobaciones periódicas para asegurar que el riesgo aún es aceptable. Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC 45.

Una vez determinado el Nivel del Riesgo, la organización debe decidir si el riesgo es aceptable o no. Mediante la matriz de riesgos la organización debería establecer la aceptabilidad del riesgo, tal como lo indica la siguiente tabla. Tabla 8. Aceptabilidad del Riesgo

Nivel de Riesgo I II III IV

Significado y explicación No aceptable. Situación crítica, corrección urgente. No aceptable o aceptable con Corregir o adoptar medidas de control específico. control. Mejorable. Mejorar el control existente. Aceptable. No intervenir, salvo que un análisis más preciso lo justifique. Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC 45.

9.2.6

Criterios para establecer controles

En el desarrollo de los criterios para establecer los controles se tuvieron en cuenta tres aspectos fundamentales, los cuales son:   

Número de expuestos; Peor consecuencia; y Existencia del requisito legal

Con estos criterios es posible determinar el número de personas expuestas a un peligro o accidente, así como identificar las consecuencias más graves que le puedan ocurrir y si la organización tiene contemplados requisitos legales en las actividades realizadas. 9.2.7

Medida de intervención

Para las medidas de intervención que dispone la organización se tienen en cuenta varios aspectos, que son:     

Eliminación; Sustitución; Controles de ingeniería; Controles administrativos; y Elementos de protección personal.

Estos aspectos son de gran relevancia y sirven como herramienta para mitigar el riesgo en toda la organización.

9.2.8

Conclusiones Matriz de Riesgo

Al realizar un diagnóstico de la organización en cuanto a los peligros y riesgos que se pueden encontrar en la organización, teniendo en cuenta sus procesos, áreas y actividades, se ha encontrado que la empresa presenta procesos en los cuales el riesgo no es aceptable, reconociéndose así una situación crítica que requiere una corrección urgente. Igualmente, se encontraron procesos cuyo riesgo es de nivel no es aceptable o aceptable, pero que requieren un control específico, razón por la cual se ha sugerido actividades de corrección o adoptar medidas de control inmediatas. También se pudo evidenciar que dentro de los procesos se presenta un riesgo mejorable y se sugiere modificar el control empleado. Mediante esta matriz la organización pudo identificar varias falencias, peligros y accidentes a los que está expuesto el personal. 9.3

BALANCE CUALITATIVO AMBIENTAL

Una herramienta primordial para la construcción de la matriz de aspectos e impactos ambientales es el Balance Cualitativo Ambiental, el cual se realizó en TECNOGAS MOTOR GNV LTDA. Dicho balance se elaboró teniendo en cuenta los elementos de las actividades, procesos y servicios que presentan una transformación, que pueden interactuar con el medio ambiente (aire, agua, suelo) y el impacto que se puede originar en el proceso de la fabricación del producto o en la prestación del servicio. Ilustración 9. Balance Cualitativo Ambiental TECNOGAS MOTOR GNV LTDA

Fuente: Elaboración propia.

9.3.1

MATRIZ DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

Para la elaboraciรณn de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales se tuvieron en cuenta las actividades que se realizan en la organizaciรณn, considerando el medio que pueden afectar. Este anรกlisis se realizรณ mediante una matriz de los aspectos e impactos relacionados en el Anexo D, que mediante los criterios establecidos en la tabla del Anexo D se obtuvieron los valores correspondientes, los permitieron seleccionar los impactos mรกs significativos.

Tabla 9. Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales

Actividad

Medio afectado

Fabricación de herrajes para cilindros

Aire

Post conversión

Aire

Análisis de gases

Aire

Operación de equipos y maquinaria Llenado de cilindros de GNV Evacuación del GNV del interior del cilindro Atención al cliente Fabricación de herrajes para cilindros Desmonte de cilindros condenados Cambio de tuberías a GNV Cambios de dispositivos a GNV

Aire Aire Aire Suelo Suelo Suelo Suelo Suelo

Post conversión

Suelo

Elaboración de órdenes

Suelo

Aspecto

Impacto

Uso de productos químicos (pintura). Generación de gases contaminantes (HC, CO, CO2). Emisión de gases contaminantes.

Contaminación del aire. Emisión de gases contaminantes. Contaminación atmosférica. Contaminación del aire. Contaminación del aire. Contaminación del aire.

Generación de ruido. Consumo de combustible. Evacuación del GNV del interior del cilindro. Generación de residuos peligrosos (bombillos, balastros). Generación de residuos metálicos. Generación de residuos metálicos. Generación de residuos sólidos. Generación de residuos metálicos. Cambio de elementos para el funcionamiento adecuado del vehículo. Consumo de papel.

Criterios para la valoración de impactos L.A

1.125

3 4 5

720

3 4 5

720

4 1 1

1.125

4 4 5

4.000

3 4 1

9.600

2 1 1

300

3 1 1

1.200

2 1 1

120

2 1 1

450

3 1 1

225

Contaminación del suelo.

3 4 1

4.800

Agotamiento de

4 1 1

400

Contaminación del suelo. Contaminación del suelo. Contaminación del suelo. Contaminación del suelo. Contaminación del suelo.

P A R S.P

3 1 5

Valor Total

Actividad

Medio afectado

de suministro Limpieza y aseo

Suelo

Limpieza y aseo

Agua

Elaboración de órdenes de suministro

Agua

Limpieza y aseo

Agua

Operación de equipos

Agua

Mantenimientos de equipos

Agua

Limpieza de cilindros

Agua

Aspecto

Impacto

Generación de vertimientos no domésticos con descarga al alcantarillado (aguas grasas). Generación de vertimientos no domésticos con descarga al

P A R S.P

2 3 5

Valor Total

L.A

270

4 4 5

400

4 4 5

8.000

3 3 5

3.375

Presión sobre recursos naturales, agua y energía.

3 4 5

4.800

Contaminación del agua.

4 3 5

13.500

Contaminación del agua.

3 3 5

2.025

los recursos naturales. Manejo de sustancias Contaminación químicas de limpieza. del suelo. Consumo de agua en el Agotamiento de aseo y limpieza de los recursos todas las áreas. naturales. Consumo de energía Agotamiento de en las actividades los recursos diarias. naturales. Generación de vertimientos Contaminación domésticos con del agua. descargas en el alcantarillado.

Consumo de energía.

Criterios para la valoración de impactos

Actividad

Recepción de vehículos

Medio afectado

Agua

Aspecto

Impacto

alcantarillado (aguas grasas). Consumo de energía eléctrica (uso de equipos de cómputo, impresoras e iluminación de los lugares de trabajo).

Agotamiento de los recursos naturales.

Fuente: Elaboración propia.

Criterios para la valoración de impactos F

P A R S.P

4 4 5

L.A

Valor Total

19.200

9.4

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Para TECNOGAS MOTOR GNV LTDA es importante tener un conocimiento sobre la percepción del cliente y el grado en que se cumplieron sus requisitos. A través de la distinción adecuada de las necesidades y expectativas del cliente se es posible reconocer el nivel de calidad de los productos y servicios de la empresa. Para lo anterior se utiliza una herramienta que permita detectar las áreas a mejorar en cuanto a sus instalaciones, servicios, personal y procesos, mediante una encuesta de satisfacción (Anexo E), en la cual se realizan mediciones para saber el nivel de cumplimiento de los requisitos por parte de la organización y la prestación del servicio o entrega del producto. La encuesta se debería realizar una vez entregado el producto o realizada la prestación del servicio. Además, presenta dos opciones de diligenciamiento: la primera, cuando el cliente recibe el producto se le entrega la encuesta por parte del personal encargado de la recepción; y la segunda, cuando el cliente prefiere que se lo envíen a su correo electrónico retornándolo debidamente diligenciado a la organización. La encuesta presenta una casilla para sugerencias, en donde el cliente puede resaltar los aspectos que considera deben ser mejorados o el grado de cumplimiento en que se establecieron sus requisitos. Al realizar la encuesta a 50 personas se encontró que: (i) a la pregunta: ¿la atención que se le prestó fue oportuna y a tiempo?, el 60% de los encuestados la calificaron como regular; y (ii) a la pregunta ¿el servicio se adapta perfectamente a las necesidades del usuario? 62% de los encuestados dieron una calificación regular. 9.5 RESUMEN DE RIESGOS SIGNIFICATIVOS PRESENTES EN LA ORGANIZACIÓN TECNOGAS MOTOR GNV LTDA Tabla 10. Resumen de aspectos e impactos significativos

Aspecto Uso de productos químicos (pintura). Generación de ruido. Evacuación del GNV del interior del cilindro. Generación de residuos metálicos. Generación de vertimientos no domésticos con descarga al alcantarillado (aguas grasas). Consumo de energía eléctrica (uso de equipos de cómputo, impresoras e

Impacto Contaminación del aire. Contaminación del aire.

Valor Total 1.125 1.125

Contaminación del aire.

9.600

Contaminación del suelo.

1.200

Contaminación del agua.

13.500

Agotamiento de recursos naturales.

19.200

los

Aspecto iluminación de los lugares de trabajo).

Impacto

Valor Total

Fuente: Elaboración propia. Tabla 11. Resumen de Riesgo S&SO significativos Fuente: Elaboración propia.

Factor de Riesgo Biomecánico Biomecánico Químico Químico Físico Condiciones de seguridad

Instalación de cilindros y dispositivos de GNV. Instalación de dispositivos a GNV. Elaboración de herrajes para cilindros. Diagnóstico automotriz. Elaboración de herrajes para cilindros. Ubicación de vehículos en la vía pública.

Psicosocial

Comunicación de las directrices de la organización.

Riesgo

Aceptabilidad del Riesgo No No No No No

POLÍTICA PROPUESTA

A partir del diagnóstico obtenido mediante las matrices S&SO de aspectos e impactos ambientales y la medición de la satisfacción del cliente en la organización TECNOGAS MOTOR GNV LTDA, se diseñó una propuesta de política integrada teniendo en cuenta los resultados obtenidos. TECNOGAS MOTOR GNV LTDA es una organización dedicada a la conversión de vehículos de combustión interna utilizando combustibles alternos como el Gas Natural Vehicular. Esta empresa manifiesta su compromiso con el cliente, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional en la elaboración de sus productos y prestación de servicios, reduciendo los impactos más significantes como también los riesgos en el personal, buscando además una mejora continua y la satisfacción del cliente. Por tanto, la empresa está comprometida a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios aplicables, así como los determinados por las partes interesadas en cuanto a la calidad, medio ambiente, seguridad y salud ocupacional. Además, la organización se compromete a realizar las actualizaciones y comunicarlas a los miembros de la organización, clientes y partes demás interesadas, estando disponible al público. Los compromisos son:             10.1

Disminuir el consumo de energía; Mitigar la generación de vertimientos no domésticos; Mitigar el ruido generado; Mitigar el riesgo de utilización de productos químicos; Mitigar la evacuación de gases; Mitigar la generación de residuos metálicos; Mitigar la instalación de cilindros y dispositivos de GNV; Mitigar la elaboración de herrajes para cilindros; Mitigar el diagnostico vehicular; Mitigar el riesgo de accidentalidad vial; Asegurar las comunicaciones internas; y Aumentar la satisfacción del cliente. PLANES Y PROGRAMAS PROPUESTOS

Para el cumplimiento de los objetivos mediante el resultado de la matriz de riesgos en S&SO de aspectos e impactos más significativos y de la evaluación de la satisfacción del cliente, se realizó un análisis proponiendo los planes y programas para TECNOGAS MOTOR GNV LTDA.

Tabla 12. Planes y programas propuestos para la mejora de TECNOGAS MOTOR GNV LTDA Directriz, política y objetivos Disminuir el consumo de energía mediante dispositivos reductores de energía.

Mitigar la generación de vertimientos no domésticos mediante dispositivos que los puedan almacenar para su disposición final.

Mitigar la generación de ruido generando un área exclusiva para esta actividad y brindar seguridad en el desarrollo de ésta a través de la utilización de los elementos de seguridad industrial.

Mitigar la utilización de productos químicos a través de la concientización al personal en la actividad que se realiza y en la generación de un área exclusiva para esta actividad.

Planes

Actividades

Disminuir el consumo de energía en todas las actividades que requieran este recurso. Diseñar capacitaciones sobre el medio ambiente y procedimientos para la recolección de los vertimientos no domésticos. Reducción de los niveles de ruido a través del diseño de un área exclusiva y capacitación al personal en el uso de elementos de protección personal.

Capacitación al personal de la organización sobre el ahorro de este recurso y en la utilización e implantación de dispositivos economizadores de energía.

Coordinador QHSE

Realizar capacitaciones sobre la preservación del medio ambiente.

Disminuir el riesgo de enfermedades y accidentes en el uso de productos químicos mediante un área exclusiva para esta actividad.

Tiempo de ejecución 30 días

70%

Coordinador QHSE

90 días

75%

Realizar un procedimiento para la disposición final de los vertimientos no domésticos.

Coordinador QHSE

30 días

80%

Construcción de un área exclusiva para el desarrollo de las actividades que generen ruido. Capacitación al personal sobre el uso adecuado de los elementos de protección personal. Desarrollo de evaluación de las capacitaciones.

Coordinador QHSE

150 días

80%

Cumplimiento de la actividad

Instructor calificado profesional ARL

120 días

90%

Cumplimiento de la actividad

Coordinador QHSE

60 días

80%

Construcción de un área exclusiva para el desarrollo de las actividades que requieran el uso de productos químicos. Capacitación al personal sobre el uso adecuado de los elementos de protección personal Desarrollo de evaluación de las capacitaciones.

Coordinador QHSE

150 días

80%

No. capacitaciones aprobadas / No. capacitaciones efectuadas Cumplimiento de la actividad

Instructor calificado profesional ARL

120 días

90%

Cumplimiento de la actividad

Coordinador QHSE

60 días

80%

No. capacitaciones aprobadas / No. capacitaciones efectuadas

Responsable

Meta

Indicador de gestión Cumplimiento de la actividad

80%

181 días

80%

Cumplimiento de la actividad

60 días

85%

Cumplimiento de la actividad

60 días

75%

Cumplimiento de la actividad

10.2 PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA Teniendo en cuenta el diagnóstico realizado al Sistema de Gestión Integrado, se proponen los siguientes procedimientos para su diseño:          

Elaboración y control de documentos; Control de registros: Competencia, formación y toma de conciencia; Procedimiento de control operacional; Procedimiento de comunicación interna y externa; Procedimiento de preparación y respuesta ante emergencia; Procedimiento de producto no conforme; Procedimiento de auditoria interna; Procedimiento de acciones correctivas y preventivas; y Procedimiento de revisión por la dirección.

METODOLOGÍA PROPUESTA PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

En el desarrollo del proyecto de investigación se tuvieron en cuenta las siguientes etapas:        

Revisión del panorama de riesgos en seguridad y salud ocupacional; Revisión de aspectos e impactos ambientales; Revisión del cumplimiento de los requisitos de las normas NTC-ISO 14001:2004, NTC-ISO 9001:2008 y NTC-OHSAS 18001:2007; Revisión del cumplimiento legal; Propuesta de objetivos del Sistema de Gestión integrado; Propuesta de una Política de Gestión integrada; Propuesta de planes y programas; y Propuesta de procedimientos.

11.1 REVISIÓN OCUPACIONAL

LOS

RIESGOS

SEGURIDAD

SALUD

Una de las principales actividades para el diseño del Sistema de Gestión Integrado es realizar el panorama de riesgos en seguridad y salud ocupacional para la identificación de peligros y valorización de los riesgos. Dicho panorama se desarrolló mediante una matriz teniendo en cuenta la Guía Técnica Colombiana 45 (Anexo C), la cual permite realizar una descripción y clasificación del peligro en las zonas de trabajo, determinar los controles existentes para éstos y hacer una evaluación del riesgo. Este último permite realizar una valoración teniendo en cuenta la aceptabilidad del riesgo, determinando los controles y medidas de intervención. Adicionalmente, se adoptó una tabla con los posibles peligros existentes (Tabla 1). Se sugiere al Sistema de Gestión Integrado realizar estas revisiones con sus respectivos seguimientos mínimo una vez al año o las veces que se tenga estipulado. 11.2

REVISIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES

Para poder realizar el diagnóstico ambiental de la organización se realizó una matriz ambiental (ver Anexo D), la cual se proporcionó como herramienta para la revisión de los aspectos e impactos generados. Mediante ésta se pueden evidenciar las actividades de mayor importancia contribuyen a la contaminación del medio ambiente y el medio que se puede estar afectado. Se identificaron los aspectos originados por cada una de éstas y se valoró el impacto a través de la tabla 11 (Criterios para la valoración de impactos), que tiene en cuenta factores como la frecuencia, probabilidad, alcance, reversibilidad, sensibilidad pública, de prensa, la legislación aplicable y severidad. 55

Cada uno de estos factores está determinado por una escala, la cual, si se realiza la sumatoria de éstos, arroja un valor que indica si el impacto es significativo para el medio ambiente. 11.3 REVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LAS NORMAS NTC-ISO 14001:2004, NTC ISO- 9001:2008 Y NTC- OHSAS 18001:2007 En la primera etapa del diagnóstico se desarrolló una lista de verificación integrada (Anexo A) para determinar el estado actual de la organización con respecto al cumplimiento de los requisitos de las en mención, en la cual se evidenció gran parte del incumpliendo de requisitos (ver Gráfica A). 11.4

REVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL

Una de las cumplimiento integrada en cumplimiento calidad.

etapas más importantes consideradas en este proyecto fue el de requisitos legales. Para tratar este tema se realizó una matriz el cual se evaluó cada una de las áreas especificando si el del requisito es ambiental, de seguridad y salud ocupacional o

Se anunció un tema general y se hizo una referencia a la norma correspondiente junto con su fuente emisora. Posteriormente se estableció el requisito a cumplir verificando su cumplimiento. Finalmente se evidenciaron los controles existentes en el cumplimiento legal de los requisitos y evidencia objetiva para su cumplimiento. 11.5

PROPUESTA Y POLÍTICA INTEGRADA

Como parte del diagnóstico inicial, y al determinar que la organización no tiene un direccionamiento estratégico, se proponen los objetivos enunciados en planes y programas relacionados con el medio ambiente, seguridad y salud ocupacional, requisitos legales y los necesarios para cumplir la calidad del producto. Para su diseño se tuvieron en cuenta los resultados de la matriz de cada uno de los temas enunciados y para su redacción se cumplió con los siguientes requisitos:   

NTC-ISO 14001:2004, numeral 4.3.3; NTC-ISO 9001:2008, numeral 5.4.1; y NTC-OHSAS 18001:2007, numeral 4.3.3.

Es muy importante resaltar que los objetivos deben guardar coherencia con la política integrada y deben ser medibles. Asimismo, el desarrollo de la política integrada también se fundamentó en los resultados de la matriz de aspectos e impactos ambientales, seguridad y salud

ocupacional, requisitos legales y del producto. Para su redacción se cumplió con los siguientes requisitos:   

NTC-ISO 14001:2004, numeral 4.2; NTC-ISO 9001:2008, numeral 5.2; y NTC-OHSAS 18001:2007, numeral 4.2.

Es de resaltar que dicha política debe proporcionar el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos. 11.6

DISEÑO DE PLANES Y PROGRAMAS

Teniendo en cuenta los resultados de los riesgos más significativos (los cuales los cuales se aprecian en la Tabla 11) los requisitos legales y del producto, se elaboró una matriz presentando actividades en las cuales interactúa la política y objetivos. Además, se establecieron planes para mitigar los objetivos propuestos coherentes con la política. También se designó un responsable encargado de desarrollar los planes teniendo en cuenta el tiempo para su ejecución. Se indagó sobre el cumplimiento de la meta y el indicador más adecuado. Los planes propuestos se visualizan en la Tabla 12. 11.7

PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos propuestos para la organización, teniendo en cuenta las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001:2007, son los siguientes:          

Control operacional; Elaboración y control de documentos; Control de registros; Competencia, formación y toma de conciencia; Comunicación interna; Auditoria interna; Preparación y respuesta ante emergencia; Procedimiento de producto no conforme; Procedimiento de acciones correctivas y preventivas; y Procedimiento de revisión por la dirección.

Para su elaboración se realizaron consultas con los representantes de los procesos y con el representante de la alta dirección.

GESTIÓN DEL CAMBIO

Para el diseño del Sistema de Gestión Integrado de TECNOGAS MOTOR GNV LTDA fue fundamental generar un cambio en sus procesos y en la manera de pensar del personal. En la actualidad hay varias maneras de gestión del cambio, pero se utilizó la técnica de 8 pasos del profesor JOHN KOTTER, la cual se documenta en su libro titulado Liderando el cambio7, publicado en 1995, los cuales se exponen a continuación. 12.1

CREE SENTIDO DE URGENCIA

Para que ocurra el cambio es necesario que toda la organización realmente lo desee. Desarrolle un sentido de urgencia alrededor de la necesidad de cambio. Para esto se realizó un cuadro comparativo teniendo en cuenta los siguientes elementos:   

Motivos del cambio; Beneficios del cambio; Consecuencias de no cambiar. Tabla 13. Comparativo de motivos, beneficios y consecuencias del cambio

Motivos del Cambio

Beneficios del cambio

(Razones por las cuales se tiene que hacer para la organización y para los empleados)

(Razones por las que el cambio será bueno para la organización y empleados)

Porque se quiere mejorar la competitividad en el mercado.

Aumento de contratos y beneficios por parte de empresas del Estado.

Despido de trabajadores.

Porque la accidentalidad está en aumento.

Reducción de accidentes.

Porque se quiere estar a la vanguardia mundial en el uso de nuevas tecnologías. Porque se quiere hacer uso eficiente de los recursos naturales.

Tecnologías de punta e innovadoras que generen confianza y seguridad a los clientes. Reducción de los impactos ambientales en la organización.

Porque se quiere aumentar la satisfacción del cliente.

Mayor productividad, aumento de beneficios y contratos.

Aumento de muertes, lesiones de por vida, movilidad reducida. Producto mal terminado que no genera utilidad a la organización y genera insatisfacción del cliente. Demandas, quejas de la comunidad y terminación de beneficios del Gobierno. Pérdidas de contratos significativos.

incidentes

Consecuencias cambiar

(Qué sucederá para la organización y empleados si esto no se hace)

Fuente: Elaboración propia. 7

ESTRATEGIA MAGAZINE. Modelo de Kotter de gestión del cambio en 8 pasos [En línea]. NOIEMBRE 8 DE 2012. Obtenido de: http://www.estrategiamagazine.com/administracion/modelode-kotter-de-gestion-del-cambio-en-8-pasos.

También se proponen realizar capacitaciones (Anexo E) para conocer los términos y definiciones del Sistema de gestión integrado. 12.2

FORME UNA PODEROSA COALICIÓN

Convenza a la gente de que el cambio es necesario. Esto a menudo implica un fuerte liderazgo y soporte visible por parte de gente clave dentro de la organización. Gestionar el cambio no es suficiente. También tiene que liderarlo. Puede encontrar líderes del cambio dentro de la empresa. Para liderar el cambio debe reunir una coalición o equipo de personas influyentes cuyo poder proviene de una variedad de fuentes, incluyendo los puestos que ocupan, status, experiencia e importancia política. Una vez formada, su “coalición” necesita trabajar como equipo en la continua construcción de la urgencia y del impulso en torno a la necesidad del cambio. Se propone generar un grupo de trabajo en TECNOGAS MOTOR GNV LTDA, para el cual se seleccionaron los cargos que puedan establecer y comunicar directrices a todo el personal con el fin de comunicar e informar sobre su direccionamiento. Los cargos establecidos por la organización son:    12.3

Trabajadores Líderes de los procesos; y Alta dirección. CREAR UNA VISIÓN PARA EL CAMBIO

Cuando se piensa en un cambio, probablemente habrá muchas grandes ideas y soluciones dando vueltas. Es preciso vincular estos conceptos con una visión general que la gente pueda entender y recordar fácilmente. Una visión clara puede hacer entender a todos porqué se está requiriendo hacer algo. Cuando las personas ven por sí mismas lo que están tratando de lograr, las directrices cobran más sentido. Para TECNOGAS MOTOR GNV es importante dar a conocer su direccionamiento estratégico (política integrada de calidad, misión, visión), el cual estará bajo el mando del Coordinador de Calidad integrada, quien comunicará y explicará a todos los líderes y trabajadores sobre cada proceso, así como lo que se pretende lograr con el direccionamiento de la organización. 12.4

COMUNIQUE LA VISIÓN

Lo que haga con la visión, después de crearla determinará su éxito. Es posible que su mensaje encuentre fuertes competencias en las comunicaciones diarias dentro de la empresa, por lo que debe reiterarlo frecuentemente y con fuerza. 59

Hable de la visión cada vez que pueda. Use diariamente la visión para tomar decisiones y resolver problemas. Para TECNOGAS MOTOR GNV es importante comunicar su direccionamiento estratégico como se estableció anteriormente a través del coordinador de calidad integrada ,mediante carteleras en puntos estratégicos, quien envió correos a todo el personal exponiendo la visión de la empresa, aclarando que estará atento a responder cualquier duda o inquietud. 12.5

ELIMINE LOS OBSTÁCULOS

Si se llega a este punto en el proceso de cambio, es porque ya se ha hablado de la visión y se ha construido la suscripción a ella desde todos los niveles de la organización. Con suerte, el personal pretende ocuparse del cambio y conseguir los beneficios que ha estado promoviendo. Es este punto es conveniente poner en marcha la estructura para el cambio y comprobar constantemente las barreras que existan. La eliminación de los obstáculos puede potenciar a las personas que se requieran para ejecutar la visión y puede ayudar a avanzar en el cambio. Para la eliminación de obstáculos, TECNOGAS MOTOR GNV, mediante sus líderes, representante de la dirección y coordinador de calidad identificará el personal que presenta resistencia el cambio, a quien se le explicará de manera detallada el direccionamiento de la organización y lo que se pretende lograr brindando, capacitaciones si es necesario. Se propone también al personal que presenta un buen desempeño en el manejo del cambio un reconocimiento por parte de la organización, destacándolo como el empleado del cambio, comunicándolo a toda la organización y estipulándole beneficios. 12.6

ASEGÚRESE TRIUNFOS A CORTO PLAZO

Nada motiva más que el éxito. Es necesario darle a la empresa el sabor de la victoria en una fase temprana del proceso de cambio. Dentro de un breve período de tiempo (que podría ser un mes o un año, dependiendo del cambio), se deben lograr resultados palpables. De otra manera, la gente crítica y negativa podría lastimar el proceso. Para el Sistema de Gestión Integrado se desarrollaron planes y programas propuestos para establecer los objetivos, responsables, actividades, tiempos de ejecución a corto plazo y metas, mediante los cuales se establecieron los resultados y logros propuestos por la organización.

12.7

CONSTRUYA SOBRE EL CAMBIO

Muchos proyectos de cambio fallan porque se declara la victoria de manera temprana. El cambio real sucede muy profundamente. Las victorias tempranas son sólo el comienzo de lo que se necesita hacer para lograr los cambios a largo plazo. Cada victoria proporciona una oportunidad para construir sobre lo que salió bien y determinar qué se puede mejorar. Para la construcción sobre el cambió en TECNOGAS MOTOR GNV LTDA se pretende realizar las reuniones con la dirección y analizar los planes y programas establecidos para determinar en cuáles pueden presentar una mejora continua. 12.8

ANCLE EL CAMBIO EN LA CULTURA DE LA EMPRESA

Por último, para lograr que cualquier cambio permanezca, éste debe formar parte del núcleo de la organización. La cultura corporativa a menudo determina qué hacer, por lo que los valores detrás de su visión deben mostrarse en el día a día. Es importante hacer los esfuerzos continuos para garantizar el cambio se vea en todos los aspectos de su organización. Esto ayudará a darle un lugar sólido al cambio en la cultura de la empresa. Se propone establecer un día al mes denominado el Día de la calidad, con un horario determinado por la organización, en el cual se pretende aclarar dudas sobre el Sistema de Gestión Integrado y tratar temas como:    

Avances y mejoras de los procesos; Cumplimientos de metas; Comentar historias de éxito sobre manejos del cambio; y Destacar al personal sobresaliente sobre el manejo del cambio.

Ilustración 10. Diagrama propuesto sobre el manejo del cambio

CONCLUSIONES 

Mediante el diagnóstico realizado a TECNOGAS MOTOR GNV LTDA a través de la matriz de riesgos en seguridad y salud ocupacional, matriz de requisitos legales y matriz de aspectos e impactos ambientales se identificaron los riesgos, impactos y requisitos legales más significativos permitiendo establecer los planes de acción para su mitigación o eliminación de estos.



Por medio de la planificación de un sistema de gestión integrado se planteó un direccionamiento estratégico estableciendo la misión, visión y política integrada, teniendo en cuenta los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 buscando una orientación en la organización y permitiendo la satisfacción de las partes interesadas.



Se diseñó un Sistema de Gestión Integrado mediante los requisitos de las NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTC OHSAS 18001:2007 permitiendo que TECNOGAS MOTOR GNV LTDA se tome como ejemplo en el sector del gas natural vehicular incorporando en su estructura un enfoque basado en procesos, permitiendo entregar productos de buena calidad, siendo amigable con el medio ambiente y controlando sus riesgos.



La estrategia de gestión del cambio establecida por el profesor JOHN KOTTER, se presentó como una herramienta para generar cambios en el desarrollo de las operaciones de TECNOGAS MOTOR GNV LTDA, proponiendo un buen ambiente de trabajo y sinergia en, mejora la comprensión hacia un sistema de gestión integrado permitiendo eliminar los obstáculos que se presente.



Se realizó la planificación de un Sistema de Gestión Integrado en 3 aspectos importantes a destacar, la planificación estratégica, la planificación de los procesos y la planificación operativa permitiendo una comunicación en todos los niveles de la organización y mejoras en el desempeño de los procesos.

RECOMENDACIONES 

Es importante que TECNOGAS MOTOR GNV LTDA tome la decisión de implementar un Sistema de Gestión Integrado para dar continuidad al proyecto realizado, la gerencia debe demostrar el compromiso que tiene asignando recursos en un tiempo aproximado de 12 meses y se desarrolle mediante el acompañamiento de un consultor.



Se recomienda fortalecer el nivel de conocimientos de todo el personal, con el propósito de realizar una verdadera gestión empresarial para lo cual el personal debe ser capacitado, asistido y formado en aspectos normativos, ambientales y de seguridad y salud ocupacional permitiendo difundir e implementar un sistema de gestión integrado que apoye le proceso de gestión técnica en la conversión de los vehículos a gas natural vehicular.



Es importante que la organización ponga en práctica los planes de acción propuestos y que la gerencia tenga un tiempo estipulado para su actualización permitiendo cumplir con el compromiso de mitigar los impactos ambientales, disminuir sus riesgos y aumentar la satisfacción del cliente.



Se recomienda actualizar el Sistema de Gestión Integrado en sus nuevas versiones NTC ISO 9001:2015 y NTC ISO 14001:2015, permitiendo incorporar elementos como el riesgo con el fin de apoyar y mejorar la comprensión y aplicación del enfoque basado en procesos.

BIBLIOGRAFÍA AGUDELO, Luis Fernando. Gestión por procesos. Bogotá: Icontec. 2010, pág, 2930. ESTRATEGIA MAGAZINE. Modelo de Kotter de gestión del cambio en 8 pasos [En línea]. NOIEMBRE 8 DE 2012. Obtenido de: http://www.estrategiamagazine.com/administracion/modelo-de-kotter-de-gestiondel-cambio-en-8-pasos. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Sistemas de Gestión ambiental, Requisitos del sistema de gestión ambiental, Primera actualización. Bogotá, D.C. ICONTEC 2004. NTC ISO 14001. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos Vocabulario. Primera Actualización. Bogotá, D.C. ICONTEC 2005. NTC ISO 9000. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos. Tercera Actualización. Bogotá, D.C. ICONTEC 2008. NTC ISO 9001. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, Requisitos del sistema de gestión Syso, Primera Actualización. Bogotá, D.C. ICONTEC 2007. NTC OHSAS 18001.