Tesis / 0243 / I.I

PROPUESTA DE UN PLAN DE MEJORA EN LA COMUNICACIÓN, COMO ELEMENTO DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL Y HERRAMIENTA DE CALIDAD EN LOS PROCESOS DE ACREDITACIÓN DEL PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL DE LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA

JUAN FELIPE CASTRO SERNA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ 2015 1

PROPUESTA DE UN PLAN DE MEJORA EN LA COMUNICACIÓN, COMO ELEMENTO DE FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL Y HERRAMIENTA DE CALIDAD EN LOS PROCESOS DE ACREDITACIÓN DEL PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL DE LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA

JUAN FELIPE CASTRO SERNA

Proyecto de Investigación para optar el título de Ingeniero Industrial

Director: Sandra torres Ingeniera Industrial

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ 2015 2

Nota de Aceptaci贸n:

Firma del presidente del jurado

Firma del jurado

Firma del jurado

Bogot谩, Junio 09 de 2015 3

DEDICATORIA

Este trabajo de investigaci贸n se lo dedico a mi madre Beatriz Serna por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores, por la motivaci贸n constante que me ha permitido ser una persona de bien, pero m谩s que nada, por su amor. A mi padre Rodrigo Castro por los ejemplos de perseverancia y constancia que lo caracterizan y que me ha infundado siempre, por el valor mostrado para salir adelante.

4

AGRADECIMIENTOS

El presente trabajo de tesis primeramente me gustaría agradecerte a ti Dios por bendecirme para llegar hasta donde he llegado, porque hiciste realidad este sueño anhelado. A mis padres por todo el esfuerzo que tuvieron que hacer para poder cumplir este sueño.

Agradezco especialmente a la ingeniera Sandra Torres y al ingeniero Luis Villareal, por su esmero y guía que me brindó en la elaboración de este trabajo de grado.

5

CONTENIDO 1. RESUMEN .................................................................................................................................................. 10 2. INTRODUCCIÓN .....................................................................................................................................111 3. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA.........................................................................................................133 3.1 LA FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA .....................................................135 3.2 PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL DE UNIAGRARIA ..................................................... 13 4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .....................................................................................................2424 5. OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS ....................................................................................... 24 5.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................2424 5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................................. 24 6. JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................................................255 7. MARCO REFERENCIAL .......................................................................................................................... 26 7.1 MARCO TEÓRICO .................................................................................................................................. 26 7.2 MARCO DE LEGAL ................................................................................................................................. 39 7.3 MARCO CONCEPTUAL ......................................................................................................................... 39 8. DELIMITACIONES.................................................................................................................................4242 9. DISEÑO METODOLÓGICO ..................................................................................................................... 43 9.1 FASES DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................................................................4343 9.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN: ...............................................................................................................4444 9.3 POBLACIÓN ............................................................................................................................................. 44 9.4 MUESTRA................................................................................................................................................. 44 9.5 CUADRO METODOLOGICO .............................................................................................................4545 10. DIAGNOSTICO DE LA COMUNICACIÓN INTERNA DEL PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL DE LA FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA. .........................4647 10.1 DETERMINACION DE LA MUESTRA ............................................................................................... 47 10.2 ELABORACION DE LA ENCUESTA .................................................................................................. 49 11 TABULACION DE RESULTADOS. ....................................................................................................5251 11.1RESUMEN DE RESULTADOS ........................................................... ¡Error! Marcador no definido.79 12. PLAN ESTRATEGICO DE LA COMUNICACION ORGANIZACIONAL INTERNA DEL PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL DE LA FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA...................................................................................................................................................... 80

6

13. UTILIZACION DE LA HERRAMIENTA KAISEN BLITZ EN LA ADAPATACION DE LAS ESTRATEGIAS EN EL CAMBIO DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA DEL PROGRAMA ............................................................................................................................................ 91 14. CONCLUSIONES .................................................................................................................................... 96 15. BIBLIOGRAFIA ......................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.7

LISTA DE GRAFICAS GRAFICA 1 NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LOS ESTUDIANTES CON LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA. .................................................................................................... 5152 GRAFICA 2 NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LOS TRABAJADORES CON LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA. ...................................................... ¡Error! Marcador no definido.53 GRAFICA 3 RECONOCIMIENTO POR PARTE DE ESTUDIANTES DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL. ........................................... ¡Error! Marcador no definido.4 GRAFICA 4 RECONOCIMIENTO POR PARTE DE LOS DOCENTES Y FUNCIONARIOS DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA. ....... ¡Error! Marcador no definido.

GRAFICA 5 RECONOCIMIENTO POR PARTE DE ESTUDIANTES DE LAS HERRAMIENTAS LAS CUALES BRINDAN INFORMACIÓN ACERCA DEL PROGRAMA..¡Error!

Marcador no definido.55 GRAFICA 6 RECONOCIMIENTO POR PARTE DE DOCENTES Y FUNCIONARES DE LAS HERRAMIENTAS LAS CUALES BRINDAN INFORMACIÓN ACERCA DEL PROGRAMA ..... ¡Error!

Marcador no definido.55 GRAFICA 7 IDENTIFICACION DE LA ESTRUCTURA DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA POR PARTE DE LOS ESTUDIANTES ............................ ¡Error! Marcador no definido.6 GRAFICA 8 IDENTIFICACION DE LA ESTRUCTURA DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA POR PARTE DE LOS DOCENTES Y FUNCIONARIOS ¡Error! Marcador no definido.57 GRAFICA 9 IDENTIFICACION DEL DISEÑO DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA POR PARTE DE LOS ESTUDIANTES .............................. ¡Error! Marcador no definido.

GRAFICA 10 . IDENTIFICACION DEL DISEÑO DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA POR PARTE DE LOS DOCENTES Y FUNCIONARIOS ................................................. 58 GRAFICA 11. ACCESO A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA POR PARTE ESTUDIANTES ................................................................................................................................. 59 GRAFICA 12. ACCESO A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA POR PARTE DE LOS DOCENTES Y FUNCIONARIOS ....................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.60 GRAFICA 13 . IDENTIFICACION DEL DISEÑO DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA POR PARTE DE LOS DOCENTES Y FUNCIONARIOS ................................................. 60

7

GRAFICA 14. .IDENTIFICACION DE REMITENTES EN MENSAJES DE LA ORGANIZACIÓN (DOCENTES Y FUNCIONARIOS) ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. GRAFICA 15 IDENTIFICACION DE RECEPTORES EN MENSAJES DEL PROGRAMA ESTUDIANTES .................................................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.62 GRAFICA 16. IDENTIFICACION DE RECEPTORES EN MENSAJE DEL PROGRAMA DOCENTES Y FUNCIONARIOS ............................................................ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.63 GRAFICA 17.CLARIDAD DE LOS MENSAJES EN LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA DE LOS ESTUDIANTES ................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.63 GRAFICA 18 CLARIDAD DE LOS MENSAJES EN LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA DOCENTES Y FUNCIONARIOS…………………………………..…64 GRAFICA 19. MEDIOS DE COMUNICACIÓN ACTIVOS Y ACTUALIZADOS ESTUDIANTES ........................................................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.64 GRAFICA 20 .MEDIOS DE COMUNICACIÓN ACTIVOS Y ACTUALIZADOS DOCENTES Y FUNCIONARIOS. .......................................................................................................................... 5165 GRAFICA 21 .DIVULGACION DE VALORES DEL PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL PARA LOS ESTUDIANTES. ......................................................................................................... 5166 GRAFICA 22 .DIVULGACION DE VALORES DEL PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL PARA LOS DOCENTES. .............................................................................................................. 5166 GRAFICA 23 .CONOCIMIENTO DE CONDUCTOS REGULARES POR PARTE DE LOS ESTUDIANTES. ................................................................................................................................ 68 GRAFICA 24 CONOCIMIENTO DE CONDUCTOS REGULARES POR PARTE DE LOS DOCENTES Y FUNCIONARIOS.. .......................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.68 GRAFICA 25 RECEPCION DE OPINIONES Y SUGERENCIAS POR PARTE DE LOS ESTUDIANTES .................................................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.69 GRAFICA 26 .RECEPCION DE OPINIONES Y SUGERENCIAS POR PARTE DE LOS DOCENTES Y FUNCIONARIOS .............................................................. 7¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. GRAFICA 27 MEDIOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN¡ERROR! DEFINIDO.57

MARCADOR

NO

GRAFICA 28 HERRAMIENTAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ..................................... 72 GRAFICA 29 . MEDIOS EFICACES PARA UNA BUENA ESTRUCTURA DE LA COMUNICACIÓN .......................................................................................................................................................... 73 GRAFICA 30 ACTIVIDADES DE INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL.. ........................................................................................... ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.74 GRAFICA 31 TIEMPO DE VINCULACIÓN AL PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIA ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.75

8

GRAFICA 32. ACCESIBILIDAD A LAS HERRAMIENTAS . 7¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. GRAFICA 33 .RELACIÓN DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN ENTRE LOS DIFERENTES NIVELES JERÁRQUICOS. ............................................................................................................................... 76 GRAFICA 34 COMUNICACIÓN ENTRE COMPAÑEROS..¡ERROR! DEFINIDO.77 GRAFICA 35 MEDIOS DE COMUNICACIÓN MÁS UTILIZADOS¡ERROR! DEFINIDO.78

MARCADOR

MARCADOR

NO

NO

LISTA DE FIGURAS FIGURA 1. FACTORES CRITICOS PARA LA EFECTIVIDAD DEL PROYECTO ........................... 26 FIGURA 2. CLIMA ORGANIZACIONAL ....................................................................................... 3937 FIGURA 3. ETAPAS PROCESO DE INVESTIGACION ................................................................... 43 FIGURA 4.KAISEN BLITZ ................................................................................................................ 86 FIGURA 5. ESTUDIO DEL KAISEN BLITZ EN EL CAMBIO DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL .......................................................................................................................... 43

LISTA DE CUADROS CUADRO 1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA. ................................................................................................................................ 48 CUADRO 2 SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD EN UNIAGRARIA..¡Error! Marcador no definido.

CUADRO 3. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL ........................................................................................................ ¡Error! Marcador no definido.22 CUADRO 4 DETERMINACION DE LA MUESTRA. ......................................................................... 49

9

CUADRO 5 ESTRUCTURA DE LA ENCUESTA.............................................................................. 49

CUADRO 6 DESARROLLO PRODUCIDO POR LA IMPLANTACION DE LA INTRANET…………………….. ¡Error! Marcador no definido.2 CUADRO 7 ACTIVIDADES DEL KAISEN BLITZ. ............................................................................ 48 CUADRO 8 ACTIVIDADES DEL KAISEN BLITZ EN LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL. . 48

1. RESUMEN En el programa de Ingeniería industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia necesita estrategias de mejora que impulsen el fortalecimiento de la comunicación organizacional interna. La ausencia de estrategias de comunicación genera lentitud en los procesos, retraso en las respuestas, entropía e insatisfacción, lo cual se ve reflejado en la cultura y clima organizacional. Por esta razón se realizó un diagnóstico del sistema de comunicación organizacional actual del programa de ingeniería industrial y se planteó un diseño de estrategias de mejora, teniendo en cuenta que este es uno de los pilares para cumplir el proceso de acreditación del programa. Como herramienta metodológica en una eficiente apropiación de las propuestas de mejora, se utilizó una herramienta del lean manufacturing que se llama Kaisen Blitz (Adaptación de la mejora continua en poco tiempo), con el fin de generar una propuesta para lograr que todos los miembros del programa se adapten al cambio de la forma como se maneja la comunicación organizacional interna en el programa.

ABSTRACT The program Industrial of Fundación Universitaria Agraria of Colombia improvement strategies that promote the strengthening of internal organizational communication are required. The lack of communication strategies generates slow processes, delayed responses, entropy and dissatisfaction, which is reflected in the culture and organizational climate. Fon this reason a diagnosis of the current organizational communication system of industrial engineering program was conducted and was raised design strategies for improvement, considering that this is onXe of the pillars to meet the accreditation of the program. As a methodological tool in an efficient appropriation of the proposed improvements, lean manufacturing tool called Kaisen Blitz (Adaptation of continuous improvement in a short time) was used to generate a proposal to ensure that all members program to adapt to changing how the internal organizational communication in the program is run.

10

PALABRAS CLAVES: Comunicación globalización, clima laboral, acreditación.

organizacional,

Competitividad,

2. INTRODUCCIÓN Teniendo en cuenta la dinámica de las universidades o institutos educativos a nivel mundial, se ha venido dando una mayor importancia a la comunicación organizacional interna, así como a la cultura y al clima organizacional. Por esta razón y como consecuencia de la globalización las empresas educativas han tenido que acelerar sus procesos de cambio y modernización para ser cada vez más competitivas. Un elemento fundamental para apoyar e impulsar estos procesos lo constituye, sin duda, la comunicación organizacional, en la cual se conjugan todas las funciones internas con el fin de enfrentar con éxito los retos del nuevo milenio.

Es por ello que este proyecto de investigación se basa en la comunicación organizacional interna del programa de ingeniería industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia, teniendo en cuenta que este es uno de los procesos fundamentales en todas las empresas, ya que esta es una de las formas de potenciar el cliente interno y de esta manera dar respuestas satisfactorias a los clientes externos. Cuando en una empresa, la comunicación organizacional interna está totalmente caracterizada y estandarizada, se puede generar un mejor clima laboral, lo cual se verá reflejado en el aumento de productividad de la empresa, ya que gracias a los adecuados procesos de intercambio, los individuos comprenden, interpretan y coordinan, aspectos fundamentales en los procesos internos de toda organización. Por todos estos motivos una buena comunicación es un elemento fundamental en el programa de ingeniería industrial, como lo dice Andrade (1991) "Si la comunicación es consustancial a cualquier forma de relación humana, también será consustancial a la organización. No es posible imaginar una organización sin comunicación", es importante entonces, entender que la comunicación es transversal a todas las empresas y que es a partir de las labores y actividades de sus miembros como se proyecta y se organiza a nivel interno.

Actualmente el programa se encuentra realizando el proceso de acreditación (La Acreditación es un testimonio que da el estado sobre la calidad de un programa o 11

institución con base en un proceso previo de evaluación en el cual intervienen la institución, las comunidades académicas y el Consejo Nacional de Acreditación).

Este consejo nacional de acreditación (CNA), dictamina unos lineamientos los cuales tienen que cumplir los programas para lograr la acreditación, uno de estos lineamentos son los sistemas de comunicación e información, con el diagnóstico realizado se evidencia claramente que el programa se encuentra demasiado débil en los aspectos que se evalúan en este lineamiento.

En este orden de ideas, este proyecto está enfocado hacia la formulación de una serie de estrategias, las cuales generen un fortalecimiento organizacional gracias a una buena estructuración comunicativa basado en las necesidades del programa de ingeniería industrial de la fundación Universitaria Agraria de Colombia.

Para llevar a cabo este objetivo, fue importante utilizar medios y herramientas de recolección de información (entrevistas - encuestas) con el público objetivo del programa (administrativos – docentes de tiempo completo – docentes de catedra y estudiantes) que permitieran contrastar diversas percepciones desde los mismos miembros del programa, y así plantear la propuesta del plan de mejora en la comunicación, como elemento de fortalecimiento organizacional y herramienta de calidad en los procesos de acreditación del programa de Ingeniería Industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia.

12

3. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA La comunicación organizacional interna en un programa universitario, según el ministerio de la protección social. constituye un aspecto fundamental y necesario para el buen funcionamiento del mismo, puesto que permite la coordinación de actividades entre distintos departamentos (estudiantes, profesores, administrativos), permite difundir información, apoyo en la toma de decisiones, dar respuesta a problemas, dudas, etc.

Por todo ello se deduce que sin comunicación un programa universitario no funcionaría. Los problemas que están generando los flujos de comunión erróneos y/o inexistentes son los errores en el conocimiento de las actividades a desarrollar, malentendidos e interpretaciones equivocadas, suposiciones del personal para comprender situaciones de las que carecen de información, etc.

Actualmente la falta de una estructura en la comunicación organizacional interna en el programa está generando diversos problemas, cuando se envía un mensaje algunas veces el discurso se pierde y las líneas estratégicas dejan ser claras., se evidencio gracias al estudio que algunas veces el problema surge porque cada quien entiende las cosas a su manera y la inexistencia de un discurso común, desorienta a los miembros del programa, si nadie tiene clara cuál es la realidad de la información, se generan problemas de desconfianza, conexión y credibilidad, por esta razón es que se deben generar estrategias con el fin de mejorar la comunicación organizacional interna. La comunicación es una facultad inherente a la condición de cada individuo; sin embargo, la comunicación interna de una organización precisa de una estructura adecuada que debe ser liderada y orientada conforme a un objetivo preciso., Muchas veces como los integrantes del programa sienten que no están informados de lo que pasa y que sus opiniones o ideas no importan, dejan de poner interés esto los convierte en empleados pocos productivos, y en estudiantes poco dedicados.

Es importante mantener la relación entre la comunicación y las organizaciones teniendo claro que esta se define desde dos perspectivas: el organizacional y el individual. En ese sentido, se hace evidente que “el insumo organizacional en el 13

proceso de comunicación proviene de los canales de comunicación estructurados y de la posición que la gente ocupa. La interpretación de las comunicaciones por los individuos está muy influenciada por sus posiciones organizacionales” (Hall, 1996: 179).

Teniendo en cuenta el mundo globalizado actual y con la necesidad de estar a la vanguardia, como programa académico se tienen que cumplir con ciertos factores de calidad con el fin de buscar la acreditación, (la acreditación es un camino para el reconocimiento por parte del Estado de la calidad de instituciones de educación superior y de programas académicos) Un factor primordial son los sistemas de comunicación e información, los cuales los dictamina el Consejo Nacional de Acreditación de Colombia (CNA), este lineamiento evalúa lo siguiente “El programa cuenta con mecanismos eficaces de comunicación y con sistemas de información claramente establecidos y accesibles.”(Lineamentos para la acreditación de programas de pregrado (CNA).) , teniendo en cuenta lo 9 aspectos que se evalúan en este lineamiento, se evidenció claramente gracias al estudio realizado (encuestas), que existe un problema en la estructura de la comunicación organizacional actual del programa de ingeniería industrial, por esta razón, y con el objetivo de lograr la acreditación del programa se tiene que reestructurar el conjunto de instrumentos y mecanismos de la comunicación organizacional utilizados actualmente.

En las últimas décadas se ha asistido al desarrollo de un creciente interés por el proceso de comunicación, que se ha traducido en un notable esfuerzo de investigación, Uno de los aspectos esenciales en cualquier grupo u organización está definido por la comunicación organizacional interna, en ese sentido, los analistas organizacionales han reiterado la importancia que este proceso tiene en la vida de las organizaciones “porque la estructura, extensión y alcance de la organización están casi enteramente determinados por las técnicas de comunicación” (Barnard, 1938:91). Bajo esta perspectiva se realizó la “Propuesta de un plan de mejora en la comunicación, como elemento de fortalecimiento organizacional y herramienta de calidad en los procesos de acreditación del programa de Ingeniería Industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia”.

En este orden de ideas el programa de ingeniería industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia, como programa de educación superior debe asegurar un entorno comunicativo acorde con sus propias necesidades y su entorno 14

social y cultural, teniendo en cuenta que una de las funciones de la comunicación interna es posibilitar la participación, la expresión y la relación del capital humano como proceso permanente de interpretación de mensajes verbales y no verbales, debe ser también una actividad que difunda y socialice los aspectos que identifican a la organización y el conjunto de vales, normas y principios que constituyen su cultura En consecuencia con lo anterior, la comunicación organizacional es el componente principal en la estructuración del programa, de vital importancia en la difusión de políticas organizacionales, la identificación clara y precisa de los objetivos o propósitos, en el diseño de las estrategias, los planes, los programas, y los proyectos a través de los cuales el programa de ingeniería industrial cobra sentido.

3.1 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA La Fundación Universitaria Agraria de Colombia es una institución de educación superior de Colombia. Su campus se encuentra ubicado en la ciudad de Bogotá, D.C. Se destaca por formar profesionales enfocados en la conservación del medio ambiente, desarrollo de las regiones y el fomento del emprendimiento. Fue creada el 8 de marzo de 1985, como consta en el Acta de Constitución, sus Estatutos se elaboraron a la luz del Decreto-Ley 80 de 1980, y su personería jurídica fue otorgada en marzo 13 de 1986 por el Ministerio de Educación Nacional mediante Resolución No. 2599, Uniagraria cuenta con 10 programas de pregrado (Sitio Web Uniagraria):          

Administración financiera y de sistemas Contaduría pública Derecho Ingeniería de alimentos Ingeniería civil Ingeniería agro-industrial Ingeniería industrial Ingeniería mecatrónica Zootecnia Medicina Veterinaria

15

Órganos colegiados Uniagraria1 La Fundación Universitaria Agraria de Colombia cuenta con varios órganos colegiados y son:  Asamblea General: La Asamblea General está integrada por ocho miembros fundadores, a así: siete (7) miembros fundadores en su calidad de personas naturales o sus representantes personales debidamente acreditados y un delegado elegido por la Junta Directiva.  Consejo Superior: El Consejo Superior estará integrado por diez miembros principales designados por la Asamblea General.  Consejo Académico: El Consejo Académico es el organismo de dirección académica de la Institución y órgano Asesor del Rector. Está integrado por los siguientes miembros.

Estructura organizacional de la fundación Universitaria Agraria de Colombia La estructura orgánica inicial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia UNIAGRARIA- fue definida mediante Acuerdo del Consejo Superior No. 060 de diciembre 10 de 1989; posteriormente, debido al crecimiento y desarrollo de la Institución dicha estructura ha sido objeto de modificaciones. La estructura organizacional general de UNIAGRARIA fue modificada en el año 2009, a través del Acuerdo de Consejo Superior No. 404 de marzo 5 y ha tenido actualizaciones para atender los cambios Institucionales en diferentes campos.

1

Órganos colegiados UNIAGRARIA; Recuperado de http://www.uniagraria.edu.co/la-institucion/organoscolegiados

16

Cuadro 1 Estructura organizacional de la fundación Universitaria Agraria de Colombia2

2

Cuadro 1 Estructura organizacional de la universidad Agraria de Colombia recuperado de “http://www.uniagraria.edu.co/la-institución/organización”

17

Sistema de gestión de la calidad en Uniagraria El sistema de gestión de la calidad en Uniagraria es una herramienta de gestión que permite dirigir, evaluar y controlar el desempeño Institucional en términos de calidad en la prestación de los servicios, bajo un enfoque de mejoramiento continuo.

Objetivo: Fortalecer el desempeño Institucional y la capacidad de proporcionar servicios que respondan a las necesidades de los usuarios y de otras partes interesadas, con base en altos estándares de calidad en las funciones sustantivas como son la docencia, la investigación y la extensión, contribuyendo al cumplimiento de la misión y la visión.

Alcance: Prestación de servicios académicos de educación superior en programas de pregrado, posgrado y educación continuada.

Mapa de procesos: Dentro del sistema de gestión de la calidad se han identificado procesos de tipo estratégico, misional y de apoyo y su interacción, cuya representación gráfica ofrece una visión del enfoque de gestión basado en los procesos, orientado hacia la satisfacción del Estudiante y de otras partes interesadas.

Cuadro 2: Sistema de gestión de la calidad en Uniagraria3

3

Cuadro 3 Sistema de gestión de la calidad en Uniagraria” http://www.uniagraria.edu.co/la-institucion/sistema-gestion-

calidad”

18

3.2 PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL DE LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA4 El programa de Ingeniería Industrial de UNIAGRARIA forma profesionales con altos valores basados en la dignidad, respeto por el ser humano, en la búsqueda constante del equilibrio entre los aspectos sociales, económicos y ambientales que permean el plan curricular de manera integral, mediante la incorporación de herramientas y técnicas que permitan la optimización y mejora de los procesos que contribuyan al desarrollo regional de las empresas del sector primario. A partir de una formación que fomenta el espíritu empresarial y la mentalidad emprendedora, con el propósito de aportar al progreso y al bienestar de la sociedad.

Historia del programa de ingeniería industrial en Uniagraria.

El programa de Ingeniería Industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia, - UNIAGRARIA, tiene sus inicios el 7 de septiembre de 1999, cuando fue creado mediante Acuerdo del Consejo Superior No. 192 del Consejo Superior Posteriormente el ICFES con oficio No 2524 del 10 de febrero de 2000 , genera el código del registro en el Sistema Nacional de Información (SNIES) para la jornada nocturna 272346700421100111200, y con oficio No 2522 de la misma fecha, genera el código del registro del programa para la jornada diurna 272346700421100111100).

Durante el segundo periodo académico del año 2000 el programa inicia labores, abriendo su primera promoción con diez y ocho estudiantes en la jornada diurna y doce (12) en la jornada nocturna.

En cumplimiento del Decreto 2566 de 2003, el programa de Ingeniería Industrial de UNIAGRARIA tramitó ante el Ministerio de Educación Nacional la solicitud de registro calificado en año 2003 y en fecha 12 de octubre de 2006, mediante Resolución No 6244, obtuvo dicho registro calificado por un período de siete (7) años Durante el año 2006 se definieron a nivel institucional diferentes tipos de investigación como estrategia de fortalecimiento a la cultura investigativa a través del Acuerdo del Consejo Superior No. 335 del 21 de febrero, el cual se puede consultar en la condición de calidad 5 referente a investigación.

4

Programa de Ingeniería industrial; Recuperado de http://www.uniagraria.edu.co/programas-academicosii/pregrados/ingenieria-industrial-2

19

Así mismo, en el 2006 se creó el semillero de investigación del programa denominado “Sembrando Ciencia” el cual se enmarca dentro de los objetivos propuestos por el programa en materia de investigación formativa.

En el año 2007 se crea en el Programa de Ingeniería Industrial el grupo de investigación “Innovar Tecnológico” el cual se encuentra registrado ante Colciencias, y ha direccionado la investigación en el programa bajo la línea de investigación Gestión de Operaciones, a través de proyectos encaminados a aportar a necesidades y problemáticas de la comunidad.

Al mes de noviembre de 2014, con catorce (14) años de funcionamiento, el programa de Ingeniería Industrial de UNIAGRARIA cuenta con más 300 egresados en 20 promociones, adicionalmente con 474 estudiantes activos y una planta docente adscrita al programa conformado por 25 profesionales.

El programa de ingeniería industrial de la universidad Agraria de Colombia cuenta con una visión y una Misión: Misión del programa de ingeniería industrial5 Formar de manera integral profesionales competitivos que impacten positivamente escenarios productivos, que denoten un alto compromiso con la productividad y competitividad de las cadenas de suministro, en el marco de la sostenibilidad, responsabilidad social y ambiental, con enfoque investigativo, creativo y de espíritu emprendedor.

Visión del programa de ingeniería industrial El programa de Ingeniería Industrial para el año 2020, espera ser reconocido por su acreditación de alta calidad, y por su compromiso con la formación de profesionales competentes e integrales, con una gran sensibilidad ambiental, capaz de liderar procesos de producción más limpia, generador de soluciones al sector empresarial, priorizando su interés en el sector primario de la economía colombiana.

55

Misión y Visión del programa de ingeniería industrial “Fuente Fundación Universitaria Agraria de Colombia”

20

Estructura administrativa del programa de ingeniería industrial Dentro de la estructura orgánica vigente en la Institución, el programa Ingeniería Industrial se encuentra adscrito a la Facultad de Ingeniería, guardando estrecha relación con los demás programas de pregrado en Ingeniería existentes en la Institución. .

Para el desarrollo de sus actividades de docencia, investigación y proyección social, durante el segundo período académico de 2012, el programa está estructurado de la siguiente manera:         

Un (1) Director del Programa, Una (1) Secretaria ejecutiva Una (1) Secretaria Académica, encargada de apoyar al Director en todas las actividades de carácter académico Dieciséis (16) docentes de hora cátedra Siete (7) docentes de tiempo completo, los cuales se organizan así: Un (1) docente-coordinador de Investigación.

Un (1) docente-coordinador de Proyección Social y Extensión.

Un (1) docente-coordinador de Autoevaluación y Acreditación.

Un (1) docente Joven Investigador, cuya función es la prestar asesoría y apoyo a la Coordinación de Investigación y participar activamente en los proyectos de investigación adscritos al grupo Innovar Tecnológico.

Los restantes docentes de tiempo completo cumplen funciones de investigación y académicas del programa. Como cuerpos consultivos, al igual que los demás programas académicos de la Institución, el programa Ingeniería Industrial cuenta con un Comité Curricular y un Comité de Investigaciones y Trabajos de Grado en los cuales se da participación a estudiantes, docentes y egresados. La estructura orgánica del programa se muestra en el siguiente cuadro:

21

Cuadro 3 Estructura administrativa del programa de ingeniería industrial 6

Comité de Investigación Comité Curricular

Director Programa

Ssecretaría

Secretaria Académica

Docencia

Proyección Social

Investigación

Grupo de Investigación

Docentes T.C. Docentes cátedra

Convenios

INNOVAR TECNOLÓGICO

Semillero Sembrando Ciencia

Cuadro 3 Fuente “Programa de ingeniería industrial”

Actualmente la fundación Universitaria agraria de Colombia no cuenta con un sistema de comunicación organizacional estandarizado, por esta razón el programa de Ingeniera Industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia debe contar con mejores estrategias de comunicación organizacional interna y mejores estructuras en sus canales de comunicación, ya que la ausencia de estos pueden 6

Cuadro 4 Estructura administrativa del programa de ingeniería industrial “Fuente Fundación Universitaria Agraria de Colombia”

22

producir que los mensajes no sean claros, precisos, ni oportunos, que la información no sea transmitida con exactitud y oportunidad a todos sus públicos, incluyendo a los estudiantes, y que los mensajes no lleguen a su destino final y que cuando lo hacen puedan llegar de forma confusa o incompleta. La universidad a nivel institucional está en un proceso de mejora continua y busca el diseño e implementación de procesos que faciliten el buen desarrollo de una comunicación organizacional adecuada (se encuentra actualmente en el proceso de fortalecimiento del área de comunicación institucional), lo que hace que el programa se enfrente con nuevos retos y oportunidades de mejoramiento que faciliten tanto su comunicación interna como con el resto de áreas de la universidad.

Es muy importante contar con los procesos de comunicación organizacional totalmente caracterizados y estandarizados para lograr así una excelente cultura organizacional dentro de todos los miembros del programa, esta cultura la conforman todas las características sociales que hacen posible la unión en una organización (Valores, ideales sociales, creencias, etc.) “La cultura en una organización se entiende como la manera en que se realizan las cosas y la forma de comunicarse para la realización de actividades” (Shockey).

Por estas razones el presente proyecto busca diseñar estrategias para realizar un plan de comunicación interna con base en la estructura organizacional del programa y de la institución, implementando canales o medios de comunicación que faciliten el desarrollo, la coordinación y el cumplimiento de tareas que beneficien a la facultad, equilibrando así la información ascendente, descendente y horizontal, impulsando un buen clima laboral dentro de la facultad.

23

4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Teniendo en cuenta el grado de inserción e importancia de la comunicación organizacional interna en las instituciones educativas a nivel mundial, es indispensable que el programa de Ingeniería Industrial cuente con un fortalecimiento de comunicación organizacional totalmente estandarizado (siguiendo una serie de lineamentos propuestos de comunicación organizacional interna) , este fortalecimiento se logra estructurando y caracterizando la comunicación organizacional interna, creando estrategias para lograr el mejoramiento continuo en los canales y en las redes de comunicación 5. OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS 5.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar un plan estratégico de comunicación organizacional interna para el programa de ingeniería industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia, que facilite la transmisión de información, integración y motivación de los diferentes públicos internos, adaptando una estrategia de mejora continua (kaisen Blitz), con el fin de facilitar la transmisión de la información entre todos sus públicos.

5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Realizar un diagnóstico sobre la comunicación organizacional interna en el programa de ingeniería industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia.

2. Caracterizar la comunicación organizacional interna del programa de ingeniería industrial de la fundación universitaria Agraria de Colombia, mediante la reestructuración e Implementación de canales o medios de comunicación internos formales efectivos, que faciliten el desarrollo, la coordinación y el cumplimiento formal de tareas que beneficien al programa.

3. Proponer estrategias para impulsar el desarrollo organizacional con ayuda de la comunicación, en el programa de Ingeniería industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia.

4. Propuesta de adaptación a todo el programa de Ingeniera industrial al cambio en poco tiempo, con la ayuda del método kaisen Blitz.

24

5. JUSTIFICACIÓN Es vital en el Programa de Ingeniería Industrial contar con una excelente cultura organizacional (se hace referencia a C.O porque en esta se enmarcan los resultados de una buena o mala comunicación organizacional), la cual fomente el sentido de pertenencia en todos los miembros de la facultad, adoptando los valores organizacionales (misión y visión), los pilares institucionales y todo tipo de información del programa. Esta cultura sólo se logra definiendo estrategias válidas y flexibles para reducir los problemas generados por una mala comunicación organizacional interna. Estrategias como “Kaisen Blitz” la cual se enfoca en cuatro pasos (persuadir al personal; motivarlos a hacer propuestas y generar ideas; revisión, evaluación y guías; reconocimiento y recomendaciones), se presentan como una alternativa útil como modelo donde se enmarcará el plan de comunicación interna para corregir los problemas y realizar cambios inmediatos.

“De otro lado, la comunicación organizacional también contribuye en el logro de la coherencia interna de las organizaciones en la toma de decisiones y acciones dentro de sus áreas, o dependencias y, desde un componente subjetivo, la comunicación organizacional orienta las actitudes de los miembros de éstas, los cuales deben corresponder a la cultura organizacional deseada.”7 El Consejo Nacional de Acreditación de Colombia (CNA), hace énfasis en los sistemas de comunicación e información como característica a cumplir para la acreditación de los programas académicos, por esta razón y con el fin de asegurar la calidad y el mejoramiento continuo del programa se debe estructurar un plan y generar estrategias para mejorar la comunicación organizacional interna y de esta manera facilitar el flujo de información, consolidar el sentido de pertenencia y mejorar el compromiso de todos sus públicos.

7

Plan de comunicación interna para Parmalat LTDA –Dayana Moncayo gutierrez (2009)

25

7. MARCO REFERENCIAL Dentro del marco referencial será expuesto el marco teórico, conceptual y de antecedentes, de la comunicación organizacional interna para contextualizar el tema estudio.

7.1 MARCO TEÓRICO El marco teórico muestra las teorías de la investigación objeto de estudio, para dar una mayor riqueza en conocimientos sobre el tema de Comunicación organizacional interna.

Condiciones y factores críticos para la efectividad del proyecto de investigación de comunicación organizacional en el programa. Para la construcción del proyecto, los factores de mayor relevancia son el trabajo en equipo y el clima organizacional. Para asegurar el éxito en la ejecución del proyecto de investigación se deben tener en cuenta ciertos factores críticos los cuales son:    

Cultura de la planeación estratégica.

La comunicación organizacional como agente de cambio.

Cultura organizacional.

Información a comunicar.

Figura 1 Condiciones y factores críticos para la efectividad del proyecto 8

• La cultura de la planeacion estrategica debe ser vinculada al desarollo de las actividades del proceso de gestion de comunicacion y relaciones externas..

CULTURA DE LA PLANEACION ESTRATEGICA

CULTURA ORGANIZACIONAL

• La comunicacion organizacional debe aportar mejoras a la gestion institucional logrando motivar al personal hacia una actitud postiva y coherentes frente a los cambios..

LA COMUNICACION ORGANIZACIONAL COMO AGENTE DE CAMBIO

INFORMACION A COMUNICAR

• La cultura organizacional puede mejorar significativamente al fortalecer la comunicacion al interior de la institucion.

8

• La informacion institucional debe fluir a nivel descendente, ascendente y transversal para asi llegar a los d diferentes grupos de interes mediante mensajes claros, precisos y concisos.

Fuente: Elaboración Propia, basado en Víctor Manuel Ardila (2008) planeación Universidad Francisco de Paula Santander.

26

Comunicación organizacional La comunicación organizacional interna es un pilar fundamental dentro de cualquier empresa, especialmente las del ámbito educativo, es importante que los programas en las universidades cuenten con mecanismos eficaces de comunicación y con sistemas de información claramente establecidos y accesibles.

La comunicación es entendida originalmente como un proceso de intercambio de información y de transmisión de significados lo que incluye aspectos con el mi smo sentido para las personas que participan en el proceso y no sólo el transmitir algo. Pero Martínez de Velasco y Nosnik (2006 p.12), amplían el concepto de Berelson y Rodríguez diciendo que la comunicación es “un proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje, y espera que esta última dé una respuesta, sea una opinión, actitud o conducta”. El llamado FeedBack o retroalimentación.

REBEIL (2010, págs. 87,88) considera a la Comunicación Organizacional como un proceso mediante el cual un individuo o una de las unidades de la organización se pone en contacto con otro individuo u otra unidad.

MARTINEZ Y NOSNIK (1988) considera que la comunicación es un proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje, y espera que esta última de una respuesta, sea una opinión, actitud o conducta. La comunicación busca establecer contacto con alguien más por medio de ideas, hechos, pensamientos y conductas, buscando una reacción al comunicado que se ha enviado para cerrar así el círculo.

GOMEZ (2009) En su artículo “La comunicación en las organizaciones para la mejora de la productividad: El uso de los medios como fuente informativa en empresas e instituciones andaluzas” Considera que las empresas dedican una parte importante de su tiempo y de sus recursos económicos y humanos a la obtención, proceso, aplicación y proyección de información. Por esta razón, la información interna juega un papel decisivo en la empresa y se convierte en su principal patrimonio. La información es el eje “vertebrador” de toda organización que necesite tener un alto nivel de competitividad y desarrollo.

CASTRO (2012, pág. 65) Considera que la Comunicación Organizacional es uno de los factores fundamentales en el funcionamiento de las empresas, es una herramienta, un elemento clave en la organización y juega un papel primordial en el mantenimiento de la institución. Su actividad es posible gracias al intercambio de 27

información entre los distintos niveles y posiciones del medio; entre los miembros se establecen patrones típicos de comportamiento comunicacional en función de variables sociales, ello supone que cada persona realiza un rol comunicativo.

ANTONIO LUCAS MARIN (1997: 90-92) Considera que el interés sobre el estudio de la comunicación organizacional surge en las necesidades teóricas y prácticas de las organizaciones encausadas a los intentos de mejorar las propias habilidades de comunicación de quienes intervienen en los procesos económicos y en la evolución que según las teorías de la organización se encuentras cada vez más enfocadas en la cultura organizacional.

ANDRADE (2010 pág. 120) Considera que el nacimiento y consolidación de la Comunicación Organizacional durante las últimas tres décadas, como un campo de estudio y una área funcional de la empresa, es la mejor prueba de que la comunicación es de enorme importancia para las organizaciones.

En resumen, la comunicación organizacional es un elemento de suma importancia en las relaciones humanas en cualquier organización, el ser humano necesita relacionarse con otras personas para poder satisfacer sus necesidades, la organización necesita realizar actividades para crear y mantener las relaciones entre sus miembros, a través del buen uso de los diferentes medios de comunicación existentes en la organización.

La comunicación organizacional como elemento fundamental para el proceso de acreditación de los programas universitarios:9 El Consejo Nacional de Acreditación (CNA) es una entidad pública que tiene como misión garantizar que las instituciones y programas que se acrediten, cumplan los más altos niveles de calidad, el CNA dictamina una serie de factores los cuales deben cumplir los programas para poder acreditarse, entre ellos está el FACTOR ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACION Y GESTION, y este factor se divide en tres características, una de ellas son LOS SISTEMAS DE COMUNICACIÓN E INFORMACION, allí es donde es fundamental cumplir con una estructura de comunicación organizacional acorde con las necesidades del programa. El CNA evalúa los siguientes aspectos: El programa cuenta con mecanismos eficaces de comunicación y con sistemas de información claramente establecidos y accesibles.

9

Consejo Nacional de acreditación (CNA) “www.cna.gov.co”

28

Aspectos a evaluar: 10 a) Existencia y utilización de sistemas de información integrados y mecanismos eficaces que faciliten la comunicación interna y externa el programa. b) Existencia y efectividad de la página web institucional debidamente actualizada para mantener informados a los usuarios sobre los temas de interés institucional y facilitar la comunicación académica y administrativa. c) La página web institucional incluye información detallada y actualizada sobre el currículo y los profesores adscritos al programa, incluyendo su formación y trayectoria. d) Sistemas de consulta, registro y archivo de la información académica de los estudiantes y los profesores adscritos al programa. e) Mecanismos de gestión documental, organización, actualización y seguridad de los registros y archivos académicos de estudiantes, profesores, personal directivo y administrativo. f) Apreciación de directivos, profesores, estudiantes y personal administrativo sobre la eficacia de los sistemas de información académica y de los mecanismos de comunicación del programa. g) Profesores, administrativos y estudiantes que confirman el acceso con calidad a los sistemas de comunicación e información mediados por las TIC. h) Existencia de estrategias que garanticen la conectividad a los miembros de la comunidad académica del programa, de acuerdo con la modalidad en que éste es ofrecido. i) Mecanismos de comunicación para facilitar que la población estudiantil en toda su diversidad tenga acceso a la información.

Comunicación organizacional interna: Según Jose Narváez (artículo estrategia del éxito) La comunicación interna es el conjunto de actividades efectuadas por la organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales.

ANDRADE (2010, pág. 87) Considera que la Comunicación Organizacional Interna es un eje fundamental de las empresas y tiene como principal objetivo contribuir al

10

Consejo Nacional de acreditación (CNA) “www.cna.gov.co”

29

logro de los resultados organizacionales, fortalece la identificación de los colaboradores con la empresa, proporcionándoles información relevante, suficiente y oportuna, reforzando su integración, y generando en ellos una imagen favorable de la organización y de sus productos y servicios. Además hay que resaltar que la comunicación organizacional interna cuenta con algunos objetivos, funciones y flujos, así como también se clasifica en algunos tipos y cuenta con una serie de elementos que la conforman.

En resumen la comunicación interna está compuesta por los procesos comunicativos que se lleven a cabo dentro del programa, es decir aquella que busca el logro de los objetivos organizacionales a través de mensajes que fluyan de manera eficiente en el interior, de relaciones satisfactorias entre sus miembros, un ambiente de trabajo agradable, entre otras cosas, Así los “Subsistemas” (empleados), a través de la comunicación se sienten identificados y motivados para realizar su labor y de esta manera obtener los resultados que el “sistema” (Organización) requiere, las siguientes son las tres principales características de la comunicación organizacional interna:   

La comunicación organizacional ocurre en un sistema complejo y abierto que es influenciado e influencia al medio ambiente.

La comunicación organizacional implica mensajes, su flujo, su propósito, su dirección y el medio empleado.

La comunicación organizacional implica personas, sus actitudes, sus sentimientos, sus relaciones y habilidades.

CHIANG (2012, pág. 87) Considera que el objeto de la comunicación interna de las empresas es permitir el alineamiento del esfuerzo de todos sus integrantes. La comunicación interna en la empresa constituye uno de los elementos centrales para articular las relaciones entre los diferentes departamentos de la organización empresarial.

HARTLIN, (2011, pág.245) Considera que el gran objetivo de la Comunicación Interna es colaborar con la dirección de la empresa para alcanzar los objetivos del negocio haciendo que éstos sean conocidos y entendidos por todos sus integrantes.

DIEZ, (2010, pág.138) Considera que la Comunicación Organizacional Interna es un puntal fundamental para el desarrollo de las actividades de las empresas y sus principales funciones y objetivos son: 

Favorece o promueve las relaciones eficientes entre las personas.

30

    

Constituye un medio de cohesión interna.

Coordina adecuada responsablemente los recursos disponibles.

Orienta a las personas hacia el logro de una misión compartida.

Integra la convivencia entre lo formal y lo informal.

Establece una relación abierta con el entorno.

GARCIA (2011) Considera que la Comunicación Organizacional interna está orientada al grupo de personas que conforman una institución y que están directamente vinculadas con ella. En el caso de una empresa, está integrado por accionistas, directivos, empleados, contratistas, etc. La comunicación puede producirse de manera:  Formal: Donde el contenido está referido, a aspectos laborales únicamente.

En general, utiliza la escritura como medio. La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todos los procedimientos burocráticos.  Informal: Donde el contenido de la comunicación, a pesar de estar referido a aspectos laborales, utiliza canales no oficiales (reunión en estancias fuera del lugar específico de trabajo, encuentros en los pasillos, las pausas del café o la comida, etc.)

ETCHEGARAY (2010, págs. 88,89) Considera también como García, que existen dos tipos de comunicación interna: 

Comunicación Formal: Es la forma de comunicación que de manera expresa establece la organización, mediante protocolos, manuales, reglamentos, etc., y que generan todo un sistema de comienzo a fin dirigido y utilizado por todas los miembros de la empresa.



Comunicación Informal: La comunicación informal fluye dentro de la organización sin canales preestablecidos y surge de la espontaneidad de los empleados. Se le da alto nivel de credibilidad y suele estar relacionada con asuntos personales acerca de individuos o grupos de la organización. Este tipo de comunicación es conocida popularmente como “rumores o ruidos”.

DEL PUGAR (2010, pág. 132) Centra a la comunicación interna como un proceso en el cual participan varios elementos indispensables para que ésta se lleve a cabo 31

con eficiencia. A los elementos presentados por los dos autores anteriores, adicionamos los siguientes 

En codificación: Traducir la idea a comunicar en un código, ya sean palabras orales o escritas u otros símbolos que tengan un significado común y fácil de comprender para el otro. Es decir, poner la idea en un “lenguaje” adecuado tanto para el que lo envía como para quien lo recibe.



Decodificación: A diferencia de la en codificación, la decodificación es cuando se traduce el código a la idea propia que el emisor quiso transmitir. Es aquí, cuando se observa si el código y el medio fueron los adecuados para que el receptor interpretara el mensaje de la manera en la que el emisor deseaba. Y es en este elemento donde la retroalimentación es eficaz o errónea.

Tipos de comunicación interna: EHB (2010, pág.148) Considera que la comunicación se puede clasificar en distintas tipologías dependiendo del canal utilizado y el grado de interacción entre emisor y receptor. En función del canal utilizado:   

Escrita: La que se realiza mediante la palabra escrita en un soporte, utilizando grafías, letras.

Oral: La que se realiza mediante la palabra hablada, utilizando sonidos.

No verbal: Compuesta principalmente por expresiones faciales y gestos corporales.

DE MARCHIS (2009) Considera que la comunicación interna es el conjunto de acciones que engloban todos los procesos comunicativos que se establecen entre la empresa y sus empleados, y el resto del público interno de la institución. El mismo catedrático menciona de manera puntual los objetivos, responsabilidades y funciones de la comunicación interna y son: Responsabilidades:

   

Establecer objetivos y estrategias comunicativas.

Establecer prioridades comunicativas, Establecer un sistema de acceso a la información, determinando los flujos de la comunicación.

Establecer los elementos de la comunicación, estableciendo como funcionara el sistema.

32

Objetivos:     

Implicar a los miembros de la organización en la visión y misión de la organización, inculcando su confianza y lealtad.

Proyectar una imagen positiva de la empresa.

Equilibrar la información ascendente, descendente, horizontal y transversal.

Consolidar un estilo de dirección, Favorecer la adecuación de los cambios del entorno tanto interno como externo, ayudada lógicamente de la comunicación externa de la organización.

Funciones:

   

Investigar.

Orientar.

Informar.

Animar y coordinar.

Flujos de comunicación: FERNANDEZ D. (2010, pág.93) Afirma que los flujos de la comunicación, son tomados en cuenta a partir de la estructura comunicacional a nivel interno dentro de las organizaciones. La comunicación interna está dispuesta en cuatro formas:

A. La comunicación descendente: Sirve para enviar los mensajes de los superiores a los subordinados; uno de los propósitos más comunes de estos comunicados es proporcionar las instrucciones suficientes y específicas de trabajo: “quien, debe hacer que, cuando, como, donde, y por qué”. 

(Daniels y Spiker) Considera que la comunicación descendente es aquella en la que los mensajes fluyen de los superiores a sus subordinados.



(Martínez y Nosnik) Considera que este tipo de comunicación no debe entenderse exclusivamente como aquella que surge en la gerencia y se dirige a los empleados, sino también la que se origina en los altos mandos y fluye hacia la gerencia.

Los estudios de comunicación descendiente responden a la pregunta ¿hasta qué punto los mensajes descendentes obtienen los tipos de respuesta deseados por el directivo que envía el mensaje?

B. La comunicación Ascendente: Es la que va del subordinado a hacia los superiores. El principal beneficio de esta comunicación es ser el canal por el cual la administración 33

conoce las opiniones de los subordinados, lo cual permite tener información del clima organizacional en esos ámbitos. (Goldhaber) la define como “aquellos mensajes que fluyen de empleados hasta los superiores, normalmente con el propósito de formular preguntas, proporcionar retroalimentación y hacer sugerencias”

   

(PANTY Y MACHAVER) Afirman que la comunicación ascendente debe valorarse porque: Indica la receptibilidad del medio ambiente para la comunicación descendente.

Facilita la aceptación de las decisiones tomadas alentando a los empleados que participen en el proceso de toma de decisiones.

Proporcionan la retroalimentación en la comprensión.

Anima a la presentación de ideas valiosas.

C. La comunicación horizontal: Se desarrolla entre personas del mismo nivel jerárquico.

La mayoría de los mensajes horizontales tienen como objetivo la integración y la coordinación del personal de un mismo nivel.

Este tipo de comunicación es la que se da entre personas pertenecientes al mismo nivel jerárquico, (MASSIE) La define así “La comunicación Horizontal consiste en el intercambio lateral de mensajes entre personas que se encuentran en el mismo nivel de autoridad dentro de la organización”

D. La comunicación diagonal: Es la que se puede realizar entre el gerente de departamento de comercialización y un empleado de finanzas y que está prevista en la organización. Es la necesidad de la coordinación intergrupal, debidas a una urgencia por parte del emisor para conseguir una respuesta del receptor.

SANZ, (2011, pág. 58) Considera que la comunicación entre individuos de igual estatus (horizontal), entre superiores y subordinados (vertical: ascendente y descendente) y entre personas de distinto estatus ubicados en diferentes líneas de mando (diagonal) constituyen los modos básicos de los flujos de información.

34

Comportamiento organizacional: JUAN CARLOS (2010) considera la comunicación organizacional como el estudio y la aplicación de los conocimientos acerca de la forma en que las personas se comportan individual y grupalmente en las organizaciones. El comportamiento organizacional se refiere al trabajo, a los puestos, al ausentismo, a la rotación, a la productividad, al desempeño humano y a la administración, El comportamiento organizacional se basa en las contribuciones de varias disciplinas conductuales. Los campos predominantes son: psicología, sociología, psicología social y ciencia política.

SLOCUM (2010, págs.30,32) Considera que el Comportamiento Organizacional es el estudio de los individuos y los grupos dentro del contexto de una organización y el estudio de los procesos y las practicas internas que influyen en la efectividad de los individuos, los equipos y las organizaciones.

AMOROS (2011, pág.103) Considera el Comportamiento Organizacional constituye un campo de estudio que se encarga de estudiar el impacto que los individuos, grupos y la estructura tienen sobre el comportamiento dentro de la organización, además aplica todo su conocimiento en hacer que las organizaciones trabajen de manera eficiente.

ROBBINS (2010, pág. 145) Considera el Comportamiento organización (que se abrevia CO) como un campo de estudio, en el que se investiga el impacto que individuos, grupos y estructuras tienen en la conducta dentro de las organizaciones, con la finalidad de aplicar estos conocimientos a la mejora de la eficiencia de tales organizaciones.

35

Cultura organizacional: “La cultura organizacional es el conjunto de normas sociales que hacen posible la unión en una organización, en este sentido, expresa los valores, ideales sociales y creencias que los miembros de la organización llegan a compartir, los cuales se manifiestan en elementos simbólicos como mitos, rituales, historias, leyendas y un lenguaje especializado.” BRETONES, F. D. y GONZALEZ, M. J. (2009) AGOSTINI (2010) Considera que la Cultura Organizacional se refiere a un sistema de significado compartido entre sus miembros y que distingue a una organización de las otras. Este sistema contiene un grupo de características clave que la organización valora. Existen siete características primarias que captan la esencia de la cultura de una organización:       

Innovación y toma de riesgos.

Atención al detalle.

Orientación a los resultados.

Orientación hacia las personas.

Orientación al equipo.

Energía.

Estabilidad.

RODRIGUEZ (2012) Considera que el estudio de la cultura organizacional es un fenómeno relativamente nuevo a nivel mundial; antes de 1980, eran pocos los autores que se ocupaban de este tema. Las primeras obras al respecto popularizaron términos como valores, creencias, presunciones básicas, principios; y otros que inmediatamente se vincularon como constitutivos de un concepto que comenzaba a enraizarse en el campo empresarial.

GOFFE Y JONES (2008) Considera que la cultura organizacional está compuesta por símbolos comportamientos y asunciones que son ampliamente compartidos en el seno de una organización “LA FORMA DE ACTUAR EN UNA ORGANIZACIÓN” SHOCKEY (2007) Considera que la cultura en una organización se entiende como la manera en que se realizan las cosas y la forma de comunicarse para la realización de actividades En resumen, la cultura organizacional es que tanto los empleados se sienten identificados con la empresa, y que tanto funcionan las relaciones entre los miembros de la organización, una buena cultura organizacional cumple las siguientes características: 36

         

La identidad de los miembros. Énfasis en el grupo El enfoque hacia las personas.

La integración en unidades.

El control Tolerancia y riesgo, Los criterios por compensar Tolerancia al conflicto El perfil hacia los fines o medios El enfoque hacia un sistema abierto.

Clima organizacional: Se puede definir clima organizacional como el conjunto de propiedades medibles en un ambiente de trabajo, propiedades percibidas por quienes trabajan en él.

CHIANG (2010, pág.89) Considera que el Clima Organizacional se refiere a las características del medio ambiente laboral, estas son percibidas directa o indirectamente por los trabajadores que se desempeñan en este medio, teniendo repercusiones sobre su comportamiento.

Según la (ENCICLOPEDIA FINANCIERA) “el clima organizacional es un conjunto de propiedades del entorno de trabajo, percibido directamente o indirectamente por los empleados, que se supone que es una fuerza importante para influir en el comportamiento de los empleados. Y el clima organizacional lo componen los siguientes ítems: Figura 2. Clima organizacional11

11

Fig. 2 “Gráfico de la Enciclopedia Financiera – clima organizacional”

37

Lewin (1998) Consideran que el comportamiento humano es función del “campo” psicológico o ambiente de la persona, el concepto de clima es útil para enlazar los aspectos objetivos de la organización.

Según Argyris (1997) Consideran que el clima organizacional se caracteriza, igual que la cultura organizacional, con ello relaciona el concepto con los componentes de cultura y permite la delimitación de distintas subculturas dentro de la organización.”

Halpin y Croft (1963) Consideran que el clima organizacional se refiere a la opinión que el empleado se forma de la organización.

Forehan y Gimer (2004) Consideran que el clima es el conjunto de características permanentes que describen una organización, la distinguen de otra e influyen en el comportamiento de las personas que lo forman.

Litwin y Stringer (1998) Consideran que el clima organizacional añade los efectos subjetivos percibidos del sistema formal y el estilo de los administradores, así como otros factores ambientales importantes sobre las actitudes, creencias, valores y motivaciones de las personas que trabajan en una organización”

Elementos de la comunicación: MARTINEZ, A (2008) considera que la comunicación es un proceso de intercambio de información, en el que un emisor trasmite a un receptor algo a través de un canal esperando que se produzca una retroalimentación.

Shannon y Waver (2007) Plantean un modelo de comunicación: A. Emisor o fuente: Personas con ideas, información y un propósito para comunicar.

B. En codificación: Traducir la idea a comunicar en un código (Palabras, símbolos etc.)

C. Mensaje: La forma que se le da una idea o pensamiento que el comunicador desea transmitir.

D. Medio o canal: Es el vehículo por el cual viaja el mensaje.

E. Decodificación: Cuando se traduce el código a la idea que se quiere transmitir F. Receptor: Quien recibe el mensaje, G. Retroalimentación: La respuesta del receptor.

MARTIN (2010, págs. 165,167) adiciona a los elementos antes expuestos de de la comunicación organizacional interna, otros más que a continuación detallaremos: 38



Retroalimentación: Es el elemento que indica si hubo éxito o no en el proceso. Se medirá si una información llegó adecuadamente al receptor si se recupera respuesta del mismo ante la información.



Ruido: Todo aquello que entorpece la comunicación. Por ejemplo: una conexión telefónica deficiente, falta de atención del receptor, uso de lenguajes diferentes, prejuicios a la hora de entender el mensaje, gestos corporales que contradigan lo que se dice, etc.

7.2 MARCO LEGAL El proyecto de investigación está guiado por ciertas características que dictamina el Consejo Nacional de acreditación en Colombia (CNA), esta entidad pública se encarga del sistema nacional de acreditación (SNA) el cual es el conjunto de políticas, estrategias, procesos y organismos cuyo objetivo fundamental es garantizar a la sociedad que las instituciones de educación superior que hacen parte del sistema cumplen con los más altos requisitos de calidad y que realizan sus propósitos y objetivos. ( Artículo 53 de la Ley 30 de 1992 ). El cual habla sobre el Sistema Nacional de Acreditación para las instituciones de Educación Superior cuyo objetivo fundamental es garantizar a la sociedad que las instituciones que hacen parte del Sistema cumplen los más altos requisitos de calidad y que realizan sus propósitos y objetivos.

Es voluntario de las instituciones de Educación Superior acogerse al Sistema de Acreditación. La acreditación tendrá carácter temporal. Las instituciones que se acrediten, disfrutarán de las prerrogativas que para ellas establezca la ley y las que señale el Consejo Superior de Educación Superior (CESU).

7.3 MARCO CONCEPTUAL La propuesta de investigación se guiará por algunos de los lineamentos que propone (Horacio Andrade) en su libro “Comunicación organizacional Interna – proceso, disciplina y técnica” habla sobre la importancia de la comunicación para las organizaciones, también explica toda su naturaleza y el alcance que tiene, y los pasos a cumplir para estandarizar y caracterizar la comunicación interna en una organización, define la organización interna como “ El conjunto de actividades efectuadas por la organización para la creación y mantenimiento de buenas 39

relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales”.

“El autor aborda la comunicación organizacional interna desde su experiencia profesional y académica de treinta años en el sector. En el libro defiende que no existen soluciones universales, sino trajes a medida para cada empresa y organización, y esta convicción la razona en la necesidad de la comunicación para las organizaciones y en la forma de llevar a la práctica la estrategia de comunicación interna como medio para reforzar e integrar sus componentes. Asimismo, incluye algunos temas de interés para el futuro, como la comunicación desde la óptica de la administración de los recursos simbólicos. Sin duda, un texto de referencia para quienes se acercan a la comunicación interna con un afán práctico pero con el rigor científico y universitario de su autor” Sintaxis Books Google.

Kaisen Blitz 



"Kaizen” palabra japonesa que significa “Mejora Continua” "Blitz" palabra alemana que significa “relámpago" o "flash" Kaisen Blitz es una herramienta utilizada para mejorar un proceso de manera rápida, con el fin de que los miembros de una organización se adapten al cambio en un lapso de tiempo corto. El objetivo de los eventos Kaizen es realizar cambios inmediatos por medio de un evento bien organizado de corta duración. El propósito de este tipo de metodologías es proporcionar un fundamento de análisis y acelerar los cambios y mejoras organizacionales, involucrando a toda la fuerza laboral y creando un clima propicio para el cambio.

La herramienta Kaisen Blitz se utiliza para centrarse en un área determinada para crear una mejora radical en un corto período de tiempo. Es un Programa de Mejoramiento Continuo basado en el trabajo en equipo y la utilización de las habilidades y conocimientos del personal involucrado.

(Mark R. Hamel. – World class Manufacturing) analiza la estructura de la herramienta

de mejora continua Kaisen Blitz. Señala que el pilar fundamental es designar equipos auto-dirigidos que logren • analizar problemas y • generar soluciones 40

Los equipos necesitan la autoridad para implementar los cambios necesarios.

Todos deberían estar involucrados.

En los Estados Unidos, una alternativa para el enfoque estándar se llama el Kaizen Blitz (o Evento) donde los equipos auto-dirigidos son forzados a analizar problemas apresuradamente y a generar soluciones curativas—pero son disueltos inmediatamente después de que el problema ha sido solucionado.

Mark R. Hamel. – World class Manufacturing También argumenta que la herramienta

Kaizen es establecer estándares realizables, repetibles y luego mejorar esos estándares continuamente, porque las mejoras persistentes son cruciales para las ganancias a largo plazo.

A pesar de los módulos sistémicos diferentes, se debe entender que Kaizen no es un método o una técnica. Todos los programas estándares y técnicas existentes se continúan utilizando activamente, aunque a un nivel mejorado.

Esta herramienta de calidad es importante adaptarla al programa de ingeniería industrial si la propuesta del cambio en la estructura de la comunicación organizacional se adapta, puesto que Kaisen blitz se utiliza para la adaptación de cambios en poco tiempo.

41

8. DELIMITACIONES Esta propuesta de proyecto se enfocara en el fortalecimiento de la comunicaci贸n organizacional interna, del programa de Ingenier铆a Industrial de la Fundaci贸n Universitaria Agraria de Colombia, (Estudiantes, egresados, Profesores de planta y Profesores de catedra, administrativos en general).

42

9. DISEÑO METODOLÓGICO 9.1 FASES DE LA INVESTIGACIÓN Para desarrollar este trabajo es necesario realizar un procedimiento ordenado que permita encaminar la investigación hacia la consecución de los objetivos propuestos en el mismo.

En la siguiente figura se muestran las etapas para desarrollar la investigación.

Figura3.Etapas proceso de investigación

• Diseñar un plan estratégico de comunicación organizacional interna para el programa de ingeniería industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia, que facilite la transmisión de información, integración y motivación de los diferentes públicos OBJETIVO internos, adaptando una estrategia de mejora continua (kaisen Blitz), con el fin de facilitar la transmisión de la información entre todos sus públicos.

ETAPA 1

• Evaluar el sistema actual de comunicación organizacional interna en el programa de ingeniería industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia.

ETAPA 2

• Realizar un diagnóstico sobre la comunicación organizacional interna en el programa de ingeniería industrial de la Fundacion Universitaria Agraria de Colombia, por medio de encuestas, identificando los diferentes problemas, sus causas y efectos.

ETAPA 3

• Diseño de un plan estratégico para el mejoramiento y reestructuración de la comunicación organizacional interna del programa de ingeniería industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia.

ETAPA 4

• Proponer un plan de lean Manufacturing (Kaisen bliiz) con el fin de adaptar la propuesta del cambio en la comunicación organizacional del programa de ingeniería industrial en la Fundación universitaria Agraria de Colombia.

43

9.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN: Este trabajo se basa en la investigación descriptiva que a continuación se enuncia: INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVA: Analiza el significado o importancia de los resultados de la recolección de datos obtenidos durante la investigación, para así unificar criterios y conceptos extraídos. (Best, 1982).

Utilizando la investigación descriptiva se podrá reconocer, evaluar, planear y construir, nuevas estrategias las cuales fomenten una comunicación organizacional adecuada, Según (Tamayo y Tamayo M. Pág. 35), en su libro Proceso de Investigación Científica, la investigación descriptiva “comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, y la composición o proceso de los fenómenos” Lo que quiere decir que el principal objetivo de la investigación descriptiva consiste en describir de modo sistemático de las características de una población o de un sistema (situaciones, problemas, necesidades y demás características de una población), y esas situaciones son las que se necesitan investigar en el tema de la comunicación organizacional, en el programa de ingeniería industrial de la fundación universitaria agraria de Colombia.

9.3 POBLACIÓN Esta investigación tomará como población a los miembros del programa de ingeniería industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia (Estudiantes, egresados, Profesores de planta y Profesores de catedra, administrativos en general).

9.4 MUESTRA En cuanto a los estudiantes y a los profesores de catedra se asumirá una muestra aleatoria, en cuento a Docentes de planta y administrativos se realizara una muestra completa de todos los pertenecientes al programa de Ingeniería industrial de la Fundación universitaria Agraria de Colombia.

44

9.5 CUADRO METODOLOGICO.

FASE

Revisión literaria

Evaluación del sistema actual y generación del diagnóstico

Propuesta de Mejora

Propuesta sobre la adaptación del método Kaisen blitz

OBJETIVO Analizar la literatura sobre los estudios de los diferentes modelos de comunicación organizacional y su relación con clima y cultura organizacional Evaluar y estudiar los sistemas de comunicación organizacional interna actuales en el programa Realizar un diagnóstico sobre las técnicas actuales de comunicación del programa identificando los principales problemas Diseñar un plan estratégico de comunicación organizacional interna en el programa, reestructurando los métodos actuales de comunicación, generando mejoras en el clima y la cultura organizacional Generar una propuesta de adaptación del plan de lean Manufacturing (Kaisen blitz), en el tema de Comunicación organizacional interna del programa de Ingeniería industrial

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

INSTRUMENTOS

Revisión de documentos, artículos, revistas, tesis, libros, autores.

Información documental

Estudio técnico sobre la comunicación organizacional del programa: Encuestas, Entrevistas, análisis de métodos y canales actuales, estudio de causas y efectos.

papelería

Diseño de una propuesta sobre el mejoramiento de la comunicación organizacional interna del programa de ingeniería industrial de la fundación Universitaria Agraria de Colombia

Documentación

Diseñar la propuesta de adaptación del plan estratégico de comunicación organizacional interna utilizando el método Kaisen blitz (Adaptación del cambio en poco tiempo)

Documentación

45

10. DIAGNOSTICO DE LA COMUNICACIÓN INTERNA DEL PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL DE LA FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA. Para el diagnóstico general se diseùó una encuesta, la cual arrojó datos sobre las fallas en la comunicación organizacional interna, relacionadas con carencia de medios, mal manejo de los mismos o en la falta de respuesta de los destinatarios.

En esta fase se aplicĂł la encuesta a una muestra total de 108 personas las cuales pertenecen al programa de ingenierĂ­a industrial de la FundaciĂłn Universitaria Agraria de Colombia.

10.1 DETERMINACION DE LA MUESTRA: Para conocer el tamaĂąo de la muestra (n) a encuestar, se decidiĂł apoyarse en la siguiente fĂłrmula referida de William Stevenson (1981) en su libro EstadĂ­stica para administraciĂłn y economĂ­a.

đ?‘§ 2 (đ?‘?)(đ?‘ž)(đ?‘›) đ?‘ = (đ?‘› − 1)(đ?‘’)2 + đ?‘§ 2 (đ?‘?)(đ?‘ž) En donde es necesario conocer que:  N = Es el tamaĂąo de la muestra o subgrupo de la poblaciĂłn  n = Es el tamaĂąo de la poblaciĂłn o universo.  z= Es el nivel de confianza deseado.  p = Es la probabilidad de ocurrencia del fenĂłmeno (porcentaje estimado de la muestra)  q = Es la posibilidad de incurrencia en el fenĂłmeno.  e = Margen de error.

Los datos para el estudio son: Estudiantes:  n=  z=  p=

 

580 estudiantes.

95% =1,96.

0,5.

46

q= e=

0,5.

10% = 0,1.

1,962 (0,5)(0,5)(580) đ?‘ = (580 − 1)(0,10)2 + 1,962 (0,5)(0,5) đ?‘ =

557,032 6,7504

đ?‘ = 82,51

La fĂłrmula da como resultado a quienes se les aplicĂł el instrumento de diagnĂłstico.

Docentes de catedra:  n = 31 Docentes de catedra.  z= 95% =1,96.

  

83

p= q= e=

estudiantes

0,5.

0,5.

10% = 0,1.

1,962 (0,5)(0,5)(31) đ?‘ = (31 − 1)(0,10)2 + 1,962 (0,5)(0,5) 29,77 đ?‘ = 1,2604

đ?‘ = 23,62

La fĂłrmula da como resultado 24 Docentes a quienes se les aplicĂł el instrumento de diagnĂłstico.

de

Catedra

Docentes de Planta: Se aplicĂł el instrumento de diagnĂłstico a los 4 docentes de tiempo completo vinculados actualmente al programa de ingenierĂ­a industrial de la FundaciĂłn Universitaria Agraria de Colombia Funcionarios: Se aplicĂł el instrumento de diagnĂłstico a los 2 funcionarios vinculados actualmente al Programa de ingenierĂ­a industrial de la FundaciĂłn Universitaria Agraria de Colombia

47

Cuadro 5 determinación de la muestra

CARGO Funcionarios Profesores de Planta Profesores de Catedra Estudiantes TOTAL

NUMERO DE PERSONAS 2 4 24 83 113

10.2 ELABORACION DE LA ENCUESTA12 Teniendo en cuenta, que el principal objetivo es el de identificar las necesidades de comunicación del programa de ingeniería industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia., se diseñaron 25 preguntas para los trabajadores y 17 preguntas para los estudiantes orientadas bajo un principio fundamental “Conocer la relación de los empleados con los medios de comunicación internos existentes” y saber las fallas y las carencias que se presentan en los mismos.

Estructuras de la encuesta, variables, indicadores y preguntas.

VARIABLES

ESTRUCTURA DE LA ENCUESTA INDICADORES PREGUNTAS

Cuadro 5 Estructura de la empresa ESTRUCTURA DE LA ENCUESTA COMUNICACIÓN

¿Cuál es su grado de satisfacción con la estructura actual de la comunicación organizacional interna del programa de ingeniería industrial de la Fundación universitaria Agraria de Colombia con sus miembros?

Emisor ¿Sabe a quién se tiene que dirigir? ¿Identifica usted claramente cuando recibe un mensaje de comunicación interna quién se lo envía? ¿A través de qué medios se entera de las actividades del programa?

Mensaje ¿Son claros los mensajes que recibe?

12

Anexo página 92

48

¿A través de quién recibe la información relacionada con su trabajo?

¿Tiene acceso a todas las herramientas e información sobre aquellas cosas relacionadas con su trabajo? ¿A través de qué medios se entera de las actividades del programa? ¿Recibe información sobre eventos y actividades que desarrolla el programa? . ¿A través de quién recibe la información relacionada con su trabajo?

Código ¿Son claros los mensajes que recibe?

¿El programa posee una estructura de comunicación organizacional interna propia que Usted identifica? ¿A través de quién recibe la información relacionada con su trabajo?

Canal Conoce usted los medios de comunicación interna del programa de ingeniería industrial de la Fundación universitaria Agraria de Colombia. ¿Puede usted contactarse de manera sencilla con sus compañeros de trabajo? ¿Qué medios considera usted que debería implementar el programa con el fin mejorar la comunicación interna? ¿Está de acuerdo con el actual diseño de los medios de comunicación existentes en el programa?

Conoce usted donde encontrar información acerca el programa de ingeniería industrial (noticias, información importante) ¿Tiene en cuenta los conductos regulares para solucionar sus inquietudes? ¿Qué herramientas/vías de comunicación utiliza usted frecuentemente? ¿Cuál considera que es el medio más eficaz para recibir información? ¿Tiene acceso a todas las herramientas e información sobre aquellas cosas relacionadas con su trabajo?

Receptor ¿Tiene en cuenta los conductos regulares para solucionar sus inquietudes?

¿El personal Directivo del programa es receptivo a sus opiniones y sugerencias? ¿Qué medios considera usted que debería implementar el programa con el fin mejorar la comunicación interna? ¿Considera usted que tiene un jefe con el cual puede establecer cualquier tipo de diálogo? ¿Cuál es el medio de comunicación que usted prefiere para enviar información a sus compañeros de trabajo?

49

CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL Valores, identidad y pertenencia ¿El programa da a conocer los valores internos (Misión, Visión, Políticas)? ¿Cuánto tiempo lleva vinculado al programa de Ingeniería Industrial? ¿Considera usted que tiene un jefe con el cual puede establecer cualquier tipo de diálogo? ¿Su opinión es tenida en cuenta para la toma de decisiones importantes?

Normas organizacionales y grado de satisfacción ¿El personal Directivo del programa es receptivo a sus opiniones y sugerencias? ¿Qué clase de actividades le gustaría que realizara el programa para la integración de todo el personal? ¿El trato que recibe por parte de los jefes directos es respetuoso?

El cuestionario presenta 25 preguntas, de las cuales 18 son cerradas, con posibilidad de calificación según la Escala de Likert, con cinco opciones de respuesta (Siempre, casi siempre, algunas veces, casi nunca y nunca). Cinco (5) preguntas son semiabiertas, es decir, cada pregunta tiene cierto número de opciones de respuesta, en la cual el encuestado señala una o más opciones, según su afinidad, Las tres (3) preguntas son abiertas, es decir, el encuestado coloca la respuesta según su parecer. Por último, se optó por abrir un campo de sugerencias y comentarios en el cual el encuestado puedo expresar sus opiniones acerca de la encuesta o sobre los temas a evaluar.

11. TABULACION DE RESULTADOS En la tabulación de los resultados se realiza un análisis cuantitativo y cualitativo de cada una de las preguntas., se hace una comparación entre los resultados obtenidos a partir de las encuestas aplicadas a los estudiantes frente a los resultados arrojados por las encuestas aplicadas los trabajadores del programa (Docentes de tiempo Completo, Docentes de cátedra y funcionarios).

50

Resultados de la encuesta: En la introducción de la encuesta se realizó una pregunta general con el objetivo de medir la satisfacción del personal en la estructura actual de la comunicación organizacional interna del programa, la pregunta es la siguiente: *¿Cuál es su grado de satisfacción con la estructura actual de la comunicación organizacional interna del programa de ingeniería industrial de la Fundación universitaria Agraria de Colombia con sus miembros?

Al respecto un 51% de la población sin discriminar entre estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo o funcionarios, se considera poco satisfecho con la estructura actual de la comunicación organizacional interna del programa de ingeniería industrial de la fundación universitaria Agraria de Colombia, un 33.5% se considera “satisfecho”, un 11% se considera “nada satisfecho” y por ultimo un 4.5% se considera “muy satisfecho con la estructura actual de la comunicación organizacional.

Del 100% de los estudiantes, un 57% manifiesta que se sienten “poco satisfechos” con la estructura actual del programa de ingeniería industrial, un 12% se consideran “nada satisfechos” en 28% dice que se consideran “Satisfechos”, el 3% restante se consideran “muy satisfechos con la estructura actual de la comunicación organizacional interna del programa.

Grafica 1.Nivel de satisfacción de los estudiantes con la comunicación organizacional interna.

PREGUNTA INTRODUCCION ESTUDIANTES Muy satisfecho

12% 3% 28%

Satisfecho

PREGUNTA DE INTRODUCCION ESTUDIANTES 60 40

47

20 57%

Poco Satisfecho

3

23

10

0 Muy Satisfecho Poco Nada satisfecho Satisfecho satisfecho

Nada satisfecho

Del 100% de los docentes y funcionarios encuestados, un 45% manifiesta que se sienten “poco satisfechos” con la estructura actual del programa de ingeniería industrial, un 10% se consideran “nada satisfechos” en 39% dice que se consideran “Satisfechos”, el 6% restante se consideran “muy satisfechos con la estructura actual de la comunicación organizacional interna del programa.

51

Grafica 2.Nivel de satisfacción de los trabajadores con la comunicación organizacional interna.

PREGUNTA INTRODUCCION DOCENTES Y FUNCIONARIOS 10% 6% 45%

39%

PREGUNTA DE INTRODUCCION DOCENTES Y FUNCIONARIOS

Muy satisfecho

15

Satisfecho

10

Poco Satisfecho

5

Nada satisfecho

0

14 11 2

3

Muy Satisfecho Poco Nada satisfecho Satisfecho satisfecho

La mayoría de los encuestados está de acuerdo que la inadecuada estructura de la comunicación organizacional interna, genera que los mensajes no sean claros, precisos, ni oportunos, que la información no sea transmitida con exactitud y oportuna y que los mensajes lleguen a su destino final de forma confusa o incompleta.

Pregunta 1. ¿Conoce usted los medios de comunicación organizacional interna del programa de ingeniería industrial de la Fundación universitaria Agraria de Colombia?

Del 100% de los estudiantes encuestados, un 67% manifiesta que no tiene conocimiento de los medios de comunicación actual del programa, un 33% manifiesta que tienen conocimiento de algunos medios de comunicación del programa.

52

Grafica 3.Reconocimiento por parte de estudiantes de los medios de comunicación organizacional

PREGUNTA 1 ESTUDIANTES

PREGUNTA 1 ESTUDIANTES 60 50

SI

56

40

33%

30 27

20

NO

67%

10 0 SI

NO

Del 100% de los docentes y funcionarios encuestados, un 47% manifiesta que no tiene conocimiento de los medios de comunicación actual del programa, un 53% manifiesta que tienen conocimiento de algunos medios de comunicación del programa.

Grafica 4 Reconocimiento por parte de los docentes y funcionarios de los medios de comunicación organizacional interna

PREGUNTA 1 DONCENTES Y FUNCIONARIOS

PREGUNTA 1 DOCENTES Y FUNCIONARIOS 17 16 16

47%

53%

SI

15

NO

14 14

13 SI

NO

Pregunta 2. Conoce usted donde encontrar información acerca el programa de ingeniería industrial (noticias, información importante) Al respecto un 41% de la población sin discriminar entre estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo o funcionarios, considera que “algunas veces” saben identificar donde encontrar información acerca del programa, el 40.6% considera que “casi siempre” tienen el conocimiento, el 8.5% considera que 53

“siempre” y el 10% restante consideran que “nunca” saben dónde encontrar información acerca del programa.

Del 100% de los estudiantes encuestados, un 49% manifiesta que “algunas veces” saben dónde encontrar información acerca del programa, el 31% dice que “casi siempre”, el 7% dicen que siempre y el 13% restante consideran que “nunca” saben dónde encontrar la información.

Grafica 5.Reconocimiento por parte de estudiantes de las herramientas las cuales brindan información acerca del programa.,

PREGUNTA 2 ESTUDIANTES

PREGUNTA 2 ESTUDIANTES 50 40

Siempre

13% 7% 31%

Casi siempre

20

Algunas veces

49%

39

30 10

Nunca

25 6

10

0 Siempre

Casi Algunas siempre veces

Nunca

Del 100% de los docentes y funcionarios encuestados encuestados, un 33% manifiesta que “algunas veces” saben dónde encontrar información acerca del programa, el 50% dice que “casi siempre”, el 10% dicen que “siempre” y el 7% restante consideran que “nunca” saben dónde encontrar la información.

Grafica 6.Reconocimiento por parte de docentes y funcionares de las herramientas las cuales brindan información acerca del programa.,

PREGUNTA 2 DOCENTES Y FUNCIONARIOS

PREGUNTA 2 DOCENTES Y FUNCIONARIOS 20

7%10% 33% 50%

Siempre

15

Casi siempre

10

Algunas veces

5

Nunca

0

15 10 3

Siempre

54

2

Casi Algunas siempre veces

Nunca

Pregunta 3. ¿El programa posee una estructura de comunicación organizacional interna propia que Usted identifica?

Al respecto un 38% de la población sin discriminar entre estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo o funcionarios, considera que “algunas veces” conocen la estructura de la comunicación organizacional interna, esto quiere decir que la conocen pero no saben cómo funciona, el 38% considera que “casi siempre” tienen el conocimiento, el 8.5% considera que “siempre” y el 15,5 % restante consideran que el programa no posee una estructura de comunicación organizacional interna que identifiquen.

Del 100% de los estudiantes encuestados, un 36% manifiesta que “algunas veces” conocen la estructura de la comunicación organizacional interna el programa, el 29% dice que “casi siempre”, el 4% dicen que siempre y el 31% restante consideran que el programa no posee una estructura de comunicación organizacional interna que identifiquen.

Grafica 7.Identificacion de la estructura de comunicación organizacional interna por parte de los estudiantes

PREGUNTA 3 ESTUDIANTES

PREGUNTA 3 ESTUDIANTES Siempre

4% 31%

29%

36%

Casi siempre Algunas veces

35 30 25 20 15 10 5 0

30

3

Siempre

Nunca

26

24

Casi siempre

Algunas veces

Nunca

Del 100% de los docentes y funcionarios, un 40% manifiesta que “algunas veces” conocen la estructura de la comunicación organizacional interna el programa, el 47% dice que “casi siempre”, el 13% dicen que siempre y nadie considera que el programa no posee una estructura de comunicación organizacional interna que identifiquen.

55

Grafica 8.Identificacion de la estructura de comunicación organizacional interna por parte de los docentes y funcionarios

PREGUNTA 3 DOCENTES Y FUNCIONARIOS Siempre 0%13% 40%

PREGUNTA 3 DOCENTES Y FUNCIONARIOS 15 14

Casi siempre

10

12

5 47%

Algunas veces Nunca

4

0

0 Siempre

Casi Algunas siempre veces

Nunca

Pregunta 4. ¿Está de acuerdo con el actual diseño de los medios de comunicación existentes en el programa?

Al respecto un 40,5% de la población sin discriminar entre estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo o funcionarios, considera que “algunas veces” están de acuerdo con la estructura de la comunicación organizacional interna, el 19,5 % considera que “casi siempre” están de acuerdo, el 5% considera que “siempre “están de acuerdo, el 4% consideran que nunca y el 31 % restante consideran que “casi nunca” están de acuerdo con el diseño de los medios de comunicación existentes en el programa.

Del 100% de los estudiantes encuestados, un 41% manifiesta que “algunas veces” están de acuerdo con la estructura de la comunicación organizacional interna, el 16 % considera que “casi siempre” están de acuerdo, el 8% considera que “siempre “están de acuerdo, el 7% consideran que “nunca” y el 28 % restante consideran que “casi nunca” están de acuerdo con el diseño de los medios de comunicación existentes en el programa.

56

Grafica 9.Identificacion del diseño de la comunicación organizacional interna por parte de los estudiantes

PREGUNTA 4 ESTUDIANTES

PREGUNTA 4 ESTUDIANTES 40

Siempre 7% 8% 28%

16%

Casi siempre

30

34

20

23

Algunas veces 41%

Casi nunca Nunca

10

13 7

6

0 Siempre Casi Algunas Casi Nunca siempre veces nunca

Del 100% de los docentes y funcionarios encuestados, un 40% manifiesta que “algunas veces” están de acuerdo con la estructura de la comunicación organizacional interna, el 23% considera que “casi siempre” están de acuerdo, nadie está “siempre “están de acuerdo, el 3% consideran que “nunca” y el 34 % restante consideran que “casi nunca” están de acuerdo con el diseño de los medios de comunicación existentes en el programa.

Grafica 10.Identificacion del diseño de la comunicación organizacional interna por parte de los docentes y funcionarios.

PREGUNTA 4 DOCENTES Y FUNCIONARIOS

PREGUNTA 4 DOCENTES Y FUNCIONARIOS 15

Siempre 3% 34% 0% 23%

Casi siempre Algunas veces

40%

Casi nunca Nunca

10

12 10

5

7 1

0

0 Siempre

Casi Algunas Casi Nunca siempre veces nunca

La mayoría de encuestados, tanto estudiantes como docentes de catedra, docentes de tiempo completo y funcionarios, manifiestan que el diseño de los medios de comunicación existentes casi nunca les gusta, esto implica que los miembros del 57

programa no se interesen por acceder a los medios de comunicación, ya que puede ser un ejercicio monótono o aburrido. En consecuencia, los miembros del programa no se apropian de la información, no se entera de los acontecimientos y asuntos importantes que son transmitidos a través de estos medios, y redunda a su vez en el bajo grado de participación en dichas actividades.

Pregunta 5. ¿Los canales de comunicación interna de programa para usted son fácilmente accesibles?

Al respecto un 37% de la población sin discriminar entre estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo o funcionarios, considera que “algunas veces” los canales de comunicación interna son accesibles, el 36 % considera que “casi siempre” son accesibles, el 10% considera que “siempre “, el 6% consideran que nunca y el 11 % restante consideran que “casi nunca” los canales de comunicación interna son accesibles.

Del 100% de los estudiantes encuestados, un 37% manifiesta que “algunas veces” los canales de comunicación interna son accesibles, el 22 % considera que “casi siempre” son accesibles, el 10% considera que “siempre “, el 12% consideran que “nunca” y el 19 % restante consideran que “casi nunca” los canales de comunicación interna son accesibles.

Grafica 11.Acceso a los medios de comunicación interna por parte estudiantes.

PREGUNTA 5 ESTUDIANTES

PREGUNTA 5 ESTUDIANTES

Siempre 12%10%

Casi siempre 22%

19% 37%

Algunas veces Casi nunca Nunca

35 30 25 20 15 10 5 0

31

18

16 10

8

Siempre

Casi Algunas Casi siempre veces nunca

Nunca

Del 100% de los docentes y funcionarios encuestados, un 37% manifiesta que “algunas veces” los canales de comunicación interna son accesibles, el 50 % considera que “casi siempre” son accesibles, el 10% considera que “siempre “, 58

nadie considera que “nunca” y el 3 % restante consideran que “casi nunca” los canales de comunicación interna son accesibles.

Grafica 12.Acceso a los medios de comunicación interna por parte de los docentes y funcionarios.

PREGUNTA 5 DOCENTES Y FUNCIONARIOS Siempre 0% 3% 10% 37% 50%

PREGUNTA 5 DOCENTES Y FUNCIONARIOS 20 15

Casi siempre

10

Algunas veces

5

Casi nunca

0

15 11 3

1

0

Nunca

No parece haber un nivel de acceso adecuado a los canales de comunicación para ninguno de los dos grupos. Esto sólo puede ser indicativo de restricciones a dicho acceso, bien por escasez de medios, o bien por restricciones o condicionamientos frente a su uso. Es preocupante advertir limitaciones en este aspecto para acceder a los medios de comunicación interna.

Pregunta 6. ¿Identifica usted claramente cuando recibe un mensaje de comunicación interna quién se lo envía?

Al respecto un 38,5% de la población sin discriminar entre estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo o funcionarios, considera que “algunas veces” se identifica claramente cuando se recibe un mensaje, quien lo envía, el 27,5% considera que “casi siempre” se identifica el emisor, el 2% considera que “siempre “y el 14 % restante consideran que “casi nunca” se identifica claramente el emisor del mensaje recibido Del 100% de los estudiantes encuestados, un 44% manifiesta que “algunas veces” se identifica claramente cuando se recibe un mensaje, quien lo envía, el 28% considera que “casi siempre” se identifica el emisor, el 10% considera que “siempre “y el 18 % restante consideran que “casi nunca” se identifica claramente el emisor del mensaje recibido

59

Grafica 13.Identificacion de remitentes en mensajes de la organización. (Estudiantes)

PREGUNTA 6 ESTUDIANTES

PREGUNTA 6 ESTUDIANTES 40

18% 10%

Siempre

30

Casi siempre

20

Algunas veces

10

37

23

28% 44%

15 8

Casi nunca

0 Siempre

Nunca

Casi Algunas Casi siempre veces nunca

Nunca

Del 100% de los docentes y funcionarios encuestados, un 33% manifiesta que “algunas veces” se identifica claramente cuando se recibe un mensaje, quien lo envía, el 27% considera que “casi siempre” se identifica el emisor, el 30% considera que “siempre “y el 10 % restante consideran que “casi nunca” se identifica claramente el emisor del mensaje recibido Grafica 14.Identificacion de remitentes en mensajes de la organización (Docentes y funcionarios)

PREGUNTA 6 DOCENTES Y FUNCIONARIOS

PREGUNTA 6 DOCENTES Y FUNCIONARIOS 12 10 8 6 4 2 0

Siempre 0% 10%

30%

Casi siempre

33% 27%

9

8

10 3

0

Algunas veces Casi nunca

La sumatoria de las dos opciones de respuesta -“algunas veces” y “casi nunca”comprenden el 52,5% de la población del programa, es decir un porcentaje significativo sobre la no identificación del emisor del mensaje.

60

Pregunta 7. ¿Sabe a quién se tiene que dirigir?

Al respecto un 27% de la población sin discriminar entre estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo o funcionarios, considera que “algunas veces” se identifica claramente a quien se debe dirigir en caso de un inconveniente o requerimiento, el 33,5% considera que “casi siempre” se identifica, el 16% considera que “siempre “y el 23,5 % restante consideran que “casi nunca” identifican a quien deben dirigirse en caso de un inconveniente o requerimiento.

Del 100% de los estudiantes encuestados, un 31% manifiesta que “algunas veces” se identifica claramente a quien se debe dirigir en caso de un inconveniente o requerimiento, el 24% considera que “casi siempre” se identifica, el 5% considera que “siempre “y el 40 % restante consideran que “casi nunca” identifican a quien deben dirigirse en caso de un inconveniente o requerimiento.

Grafica 15.Identificacion de receptores en mensajes del programa (Estudiantes)

PREGUNTA 7 ESTUDIANTES

PREGUNTA 7 ESTUDIANTES

Siempre 0% 5% 40%

24%

Casi siempre Algunas veces

31%

Casi nunca Nunca

35 30 25 20 15 10 5 0

33 26 20

4

Siempre

0

Casi Algunas Casi Nunca siempre veces nunca

Del 100% de los docentes y funcionarios encuestados, un 23% manifiesta que “algunas veces” se identifica claramente a quien se debe dirigir en caso de un inconveniente o requerimiento, el 43% considera que “casi siempre” se identifica, el 27% considera que “siempre “y el 7% restante consideran que “casi nunca” identifican a quien deben dirigirse en caso de un inconveniente o requerimiento.

61

Grafica 16.Identificacion de receptores en mensaje del programa Docentes y funcionarios

PREGUNTA 7 DOCENTES Y FUNCIONARIOS

PREGUNTA 7 DOCENTES Y FUNCIONARIOS 15

Siempre 0% 7% 23%

27%

Casi siempre

10

Algunas veces

5

8

7 2

Casi nunca

43%

13

0

0

Nunca

Siempre

Casi Algunas Casi Nunca siempre veces nunca

Pregunta 8. ¿Son claros los mensajes que recibe?

Al respecto un 41% de la población sin discriminar entre estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo o funcionarios, considera que “algunas veces” los mensajes recibidos son claros, el 34,5% considera que “casi siempre” son claros, el 7,5% considera que “siempre “y el 17 % restante consideran que “casi nunca” identifican los mensajes recibidos.

Del 100% de los estudiantes encuestados, un 39% manifiesta que “algunas veces” los mensajes recibidos son claros, el 32% considera que “casi siempre” son claros, el 5% considera que “siempre “y el 24% restante consideran que “casi nunca” identifican los mensajes recibidos.

Grafica 17.Claridad de los mensajes en la comunicación organizacional interna Estudiantes

PREGUNTA 8 ESTUDIANTES

24%

Casi siempre 32%

39%

35 30 25 20 15 10 5 0

Siempre

0% 5%

PREGUNTA 8 ESTUDIANTES

Algunas veces Casi nunca Nunca

31 26 19 4

0

Siempre Casi Algunas Casi Nunca siempre veces nunca

62

Del 100% de los docentes y funcionarios entrevistados, un 43% manifiesta que “algunas veces” los mensajes recibidos son claros, el 37% considera que “casi siempre” son claros, el 10% considera que “siempre “y el 10% restante consideran que “casi nunca” identifican los mensajes recibidos.

Grafica 18.Claridad de los mensajes en la comunicación organizacional interna (Docentes y funcionarios)

PREGUNTA 8 DOCENTES Y FUNCIONARIOS

PREGUNTA 8 DOCENTES Y FUNCIONARIOS 15

Siempre 0% 10% 10% 43%

37%

13

10

Casi siempre Algunas veces

11

5

Casi nunca

3

3

0

0

Nunca

Siempre Casi Algunas Casi Nunca siempre veces nunca

Es alto el porcentaje de personas que señala que “algunas veces” son claros los mensajes de comunicación interna que reciben. Existe entonces la posibilidad de que se presente un inadecuado lenguaje o contenido utilizado en los mensajes, lo que a su vez implicaría que por falta de conocimiento no participen de actividades o no desarrollen sus tareas y actividades de la forma esperada por la organización Pregunta 9. ¿Recibe información sobre eventos y actividades que desarrolla el programa?

Al respecto un 40% de la población sin discriminar entre estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo o funcionarios, considera que “algunas veces” reciben información sobre eventos y actividades que desarrolla el programa, el 24,5 % “casi siempre” recibe la información, el 6% “siempre “está informado, el 3% “nunca” la reciben y el 26,5 % restante dicen “casi nunca” reciben esta información.

Del 100% de los estudiantes encuestados, un 40% manifiesta que “algunas veces” reciben información sobre eventos y actividades que desarrolla el programa, el 22 % “casi siempre” recibe la información, el 2% “siempre “está informado y el 36 % restante dicen “casi nunca” reciben esta información.

63

Grafica 19.Medios de comunicación activos y actualizados (estudiantes)

PREGUNTA 9 ESTUDIANTES Siempre 0% 2% 36%

22%

Casi siempre Algunas veces Casi nunca

40%

PREGUNTA 9 ESTUDIANTES 35 30 25 20 15 10 5 0

33

18 2

0

Siempre

Nunca

30

Casi Algunas Casi siempre veces nunca

Nunca

Del 100% de los docentes y funcionarios encuestados, un 40% manifiesta que “algunas veces” reciben información sobre eventos y actividades que desarrolla el programa, el 27 % “casi siempre” recibe la información, el 10% “siempre “está informado, el 6% de las personas aseguran que “nunca” reciben información y el 17% restante dicen “casi nunca” reciben esta información.

Grafica 20.Medios de comunicación activos y actualizados (docentes y funcionarios)

PREGUNTA 9 DOCENTES Y FUNCIONARIOS Siempre 17%

6%10% 27%

40%

PREGUNTA 9 DOCENTES Y FUNCIONARIOS 15

Casi siempre

10

Algunas veces

5

12 8 3

Casi nunca

5

2

0

Nunca

Siempre

Casi Algunas Casi siempre veces nunca

Nunca

Se evidencia un problema en los canales de información actuales del programa de ingeniería industrial, se presenta una bajo nivel de información por parte de los integrantes del programa, frente a las actividades programadas por el mismo. Esto 64

podría ocasionar bajo nivel de participación de los mismos en los eventos y actividades que desarrolla el programa.

Pregunta 10. ¿El programa da a conocer los valores internos (Misión, Visión, Políticas)?

Al respecto un 27,5% de la población sin discriminar entre estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo o funcionarios, considera que “algunas veces” el programa da a conocer los valores internos del mismo, el 27 % considera que “casi siempre” los da a conocer, el 11,5% considera que “siempre“, el 11,5% consideran que nunca y el 22,5 % restante consideran que “casi nunca” el programa da a conocer sus valores internos.

Del 100% de los estudiantes encuestados, un 28% manifiesta que “algunas veces” los canales de comunicación interna son accesibles, el 14 % considera que “casi siempre” son accesibles, el 10% considera que “siempre “, el 23% consideran que “nunca” y el 25 % restante consideran que “casi nunca” los canales de comunicación interna son accesibles.

Grafica 21.Divulgacion de valores del programa de ingeniería industrial para los estudiantes

PREGUNTA 10 ESTUDIANTES

PREGUNTA 10 ESTUDIANTES 25 20 15 10 5 0

Siempre 23%

10% 14%

Casi siempre Algunas veces

25%

28%

Casi nunca

23 8

21

19

12

Nunca

Del 100% de los docentes y funcionarios encuestados, un 27% manifiesta que “algunas veces” los canales de comunicación interna son accesibles, el 40 % 65

considera que “casi siempre” son accesibles, el 13% considera que “siempre “, y el 20 % restante consideran que “casi nunca” los canales de comunicación interna son accesibles.

Grafica 22 Divulgación de valores del programa de ingeniería industrial para los docentes y funcionarios

PREGUNTA 10 DOCENTES Y FUNCIONARIOS

PREGUNTA 10 DOCENTES Y FUNCIONARIOS 15

Siempre 13% 20%0% 27%

40%

10

Casi siempre Algunas veces Casi nunca

5

12 4

8

6

0

0

Nunca

El indice de conocimiento de los valores internos del programa es muy bajo, sumando el porcentaje de las personas que señalarón algunas veces, casi núnca y núnca, tenemos un 61% de persona que no conocen los valores internos del programa (misión, vision, politicas) Pregunta 11. ¿Tiene en cuenta los conductos regulares para solucionar sus inquietudes?

Al respecto un 29,5% de la población sin discriminar entre estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo o funcionarios, considera que “algunas veces” se tienen en cuenta los conductos regulares, el 23 % considera que “casi siempre” se tienen en cuenta, el 30% considera que “siempre“ se tienen en cuenta, el 3% consideran que “nunca” se tienen en cuenta y el 14,5 % restante consideran que “casi nunca” se tienen en cuenta los conductos regulares en el programa.

Del 100% de los estudiantes encuestados, un 31% manifiesta que “algunas veces” se tienen en cuenta los conductos regulares, el 22 % considera que “casi siempre” se tienen en cuenta, el 12% considera que “siempre “se tienen en cuenta, el 6% consideran que “nunca” se tienen en cuenta y el 29 % restante consideran que “casi nunca” se tienen en cuenta los conductos regulares en el programa.

Grafica 23.Conocimiento de conductos regulares por parte de los estudiantes.

66

PREGUNTA 11 ESTUDIANTES

PREGUNTA 11 ESTUDIANTES 30 25

6%12% 29%

22%

Siempre

20

Casi siempre

15

Algunas veces

10 5

Casi nunca

31%

26

24

18 10 5

0

Nunca

Siempre

Casi Algunas Casi siempre veces nunca

Nunca

Del 100% de los docentes y funcionarios encuestados, un 28% manifiesta que “algunas veces” se tienen en cuenta los conductos regulares, el 24 % considera que “casi siempre” se tienen en cuenta, el 48% se tienen en cuenta los conductos regulares en el programa.

Grafica 24.Conocimiento de conductos regulares por parte de los docentes y funcionarios

PREGUNTA 11 DOCENTES Y FUNCIONARIOS

PREGUNTA 11 DOCENTES Y FUNCIONARIOS 15

Siempre 28%

0% 48%

24%

Casi siempre

10

Algunas veces

5

Casi nunca

12 6

7 0

0

0

Nunca

Siempre

Casi Algunas Casi Nunca siempre veces nunca

Se evidencia que los estudiantes no conocen los conductos regulares que se tienen que seguir en el programa de ingeniería industrial, relacionando las respuestas (Algunas veces, Casi nunca y nunca) tenemos un total del 66% de estudiantes mal informados sobre los conductos regulares para solucionar problemas, resolver inquietudes, etc.

Pregunta 12. ¿El personal Directivo del programa es receptivo a sus opiniones y sugerencias?

67

Al respecto un 45% de la población sin discriminar entre estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo o funcionarios, considera que “algunas veces” el personal directivo del programa es receptivo a las opiniones y sugerencias, el 20,5 % considera que “casi siempre” las tienen en cuenta, el 12% considera que “siempre“ se tienen en cuenta, el 8,5% consideran que “nunca” se tienen en cuenta y el 14 % restante consideran que “casi nunca” se tienen en cuenta las opiniones y sugerencias en el programa.

Del 100% de los estudiantes encuestados, un 34% manifiesta que “algunas veces” el personal directivo del programa es receptivo a las opiniones y sugerencias, el 14 % considera que “casi siempre” las tienen en cuenta, el 14% considera que “siempre “se tienen en cuenta, el 17% consideran que “nunca” se tienen en cuenta y el 21 % restante consideran que “casi nunca” se tienen en cuenta las opiniones y sugerencias en el programa.

Grafica 25.Recepcion de opiniones y sugerencias por parte de los estudiantes.

PREGUNTA 12 ESTUDIANTES

PREGUNTA 12 ESTUDIANTES 30 25

17% 14% 14%

21% 34%

Siempre

20

Casi siempre

15

Algunas veces

10

Casi nunca Nunca

28

17 12

14

12

5 0 Siempre

Casi Algunas siempre veces

Casi nunca

Nunca

Del 100% de los docentes y funcionarios encuestados, un 56% manifiesta que “algunas veces” el personal directivo del programa es receptivo a las opiniones y sugerencias, el 27 % considera que “casi siempre” las tienen en cuenta, el 10% considera que “siempre “se tienen en cuenta, y el 7 % restante consideran que “casi nunca” se tienen en cuenta las opiniones y sugerencias en el programa.

68

Grafica 26.Recepcion de opiniones y sugerencias por parte de los docentes y funcionarios

PREGUNTA 12DOCENTES Y FUNCIONARIOS Siempre 7%10%

Casi siempre 27%

56%

Algunas veces

PREGUNTA 12 DOCENTES Y FUNCIONARIOS 20 15 10 5 0

17 3

8

2

Casi nunca Nunca

Es preocupante que el 72% de los estudiantes consideran que sus opiniones y sugerencias no se tienen en cuenta para la toma de decisiones en el programa de ingeniería industrial (Algunas veces, casi nunca, nunca), esto se da por la falta de técnicas de comunicación organizacional interna.

Pregunta 13. ¿A través de qué medios se entera de las actividades del programa?

Al respecto un 63,5% de la población (estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo y funcionarios) utilizan el correo electrónico como el medio más común para enterarse de las actividades del programa, (51% estudiantes, 76% docentes y funcionarios) una gran parte de estos correos son personales.

Un 15% de toda la población encuestada, utilizan la cartela como medio el más común para obtener información acerca de las actividades del programa (20% estudiantes, 10% docentes y funcionarios).

El 11,5% de toda la población encuestada, se enteran de las actividades el programa por medio de reuniones (15% estudiantes, 8% docentes y funcionarios).

El 7% de toda la población encuestada, se enteran de las actividades del programa por medio del aula virtual (9% estudiantes, 5% docentes y funcionarios).

El 7% de toda la población encuestada, se enteran de las actividades del programa por medio de cartas o circulares (5% estudiantes, 1% docentes y funcionarios).

69

Grafica 27.Medios de información y comunicación

Medios de comunicacion Docentes y funcionarios

Medios de comunicacion activos estudiantes aula virtual

aula virtual

20%

Reuniones

9%

10% 5% 8% 1%

15%

Correo electronico

Correo electronico

5%

51%

Cartas O circulares

76%

Cartas O circulares Carteleta

Carteleta

Pregunta 14. ¿Qué frecuentemente?

Reuniones

herramientas/vías

de

comunicación

utiliza

usted

Al respecto un 73,5% de la población (estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo y funcionarios) utilizan el correo electrónico como la herramienta de comunicación utilizada frecuentemente, (79% estudiantes, 68% docentes y funcionarios) una gran parte de estos correos son personales.

El 2,5% de toda la población encuestada, se enteran de las actividades el programa por medio de reuniones (5% docentes y funcionarios).

El 19,5% de toda la población encuestada, se enteran de las actividades del programa por medio del aula virtual (21% estudiantes, 18% docentes y funcionarios).

Un 3% de toda la población encuestada, utilizan la cartela como medio el más común para obtener información acerca de las actividades del programa (6% docentes y funcionarios).

El 1,5% de toda la población encuestada, se enteran de las actividades del programa por medio de cartas o circulares (3% docentes y funcionarios).

70

Grafica 28.Herramientas de información y comunicación

Herramientas utilizadas por Estudiantes

Herramientas de utilizadas por Docentes y funcionarios aula virtual

3%6% 18% 5%

68%

aula virtual

Reuniones

Reuniones 21%

Correo electronico

Correo electronico

Cartas O circulares

79%

Carteleta

Cartas O circulares Carteleta

Pregunta 15. ¿Cuál considera que es el medio más eficaz para recibir información?

Al respecto un 34,5% de la población (estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo y funcionarios) Consideran que el medio más eficaz para recibir información es el correo electrónico, (32% estudiantes, 37% docentes y funcionarios) una gran parte de estos correos son personales.

El 10,5% de toda la población encuestada, se enteran de las actividades el programa por medio de reuniones (7% estudiantes, 14% docentes y funcionarios).

El 28,5% de toda la población encuestada, se enteran de las actividades del programa por medio del aula virtual (32% estudiantes, 25% docentes y funcionarios).

Un 14% de toda la población encuestada, utilizan la cartela como medio el más común para obtener información acerca de las actividades del programa (10% estudiantes, 18% docentes y funcionarios).

El 12,5% de toda la población encuestada, se enteran de las actividades del programa por medio de cartas o circulares (19% estudiantes, 6% docentes y funcionarios).

Grafica 29.Medios eficaces para una buena estructura de la comunicación

71

Medio de comunicacion mas eficaz por Docentes y funcionarios

Medio de comunicacion mas eficaz por estudiantes aula virtual

aula virtual Reuniones Reuniones 18%

10%

25%

19%

Correo electronico

6% 14% 37%

Cartas O circulares

32%

32%

Correo electronico

7%

Cartas O circulares

Carteleta

Carteleta

otros

otros

Pregunta 16. ¿Qué medios considera usted que debería implementar el programa con el fin mejorar la comunicación interna?

Esta pregunta es abierta la población encuestada (estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo y funcionarios) consideran que el programa de ingeniería industrial debe implementar medios como revistas físicas, revistas virtuales, blogs, boletines, actividades de integración, emisora.

Pregunta 17. ¿Qué clase de actividades le gustaría que realizara el programa para la integración de todo el personal?

Al respecto un 35% de la población (estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo y funcionarios) Consideran que el programa debería realizar actividades de integración, (42% estudiantes, 35% docentes y funcionarios) El 23% de toda la población encuestada, considera que el programa debería implementar la celebración de fechas importantes, con el objetivo de realizar una buena actividad de integración (17% estudiantes, 23% docentes y funcionarios).

El 9% de toda la población encuestada, considera que el programa debería implementar las cenas de integración, con el objetivo de realizar una buena actividad de integración (12% estudiantes, 9% docentes y funcionarios).

72

Un 17% de toda la población encuestada, considera que el programa debería implementar los almuerzos de integración, con el objetivo de realizar una buena actividad de integración (17% estudiantes, 17% docentes y funcionarios).

El 16% de toda la población encuestada considera que el programa debería implementar reuniones de integración, con el objetivo de realizar una buena actividad de integración (12% estudiantes, 16% docentes y funcionarios).

Grafica 30.Actividades de integración del programa de ingeniería industrial

Actividades propuestas por Docentes y funcionarios

Actividades propuestas por Estudiantes Reuniones

Reuniones Almuerzos

Almuerzos 16% 35%

12% Cenas

17% 23%

9%

17%

42%

12%

Celebracion de fechas especiales

17%

Actividades de integracion

Cenas Celebracion de fechas especiales Actividades de integracion

PREGUNTAS ADICIONALES A LOS TRABAJADORES DEL PROGRAMA Pregunta 18. ¿Cuánto tiempo lleva vinculado al programa de Ingeniería Industrial?

Esta pregunta se realizó con el objetivo de conocer el tiempo que llevan los trabajadores del programa encuestados vs su grado de satisfacción con la estructura actual de la comunicación organizacional.

El 24% del personal (docentes de catedra, docentes de tiempo completo y funcionarios) que realizo la encuesta se encuentran vinculados al programa hace menos de un año, el 18% se encuentra vinculado al programa entre uno (1) y dos (2) años, el 34% se encuentra vinculado al programa entre dos (2) y cuatro (4) años, y el 24% se encuentra vinculado al programa de ingeniería industrial.

73

Grafica 31.Tiempo de vinculación al programa de ingeniería industrial

Tiempo de vinculacion al programa de Ingenieria industrial Menos de un año 24% 24% 34%

De 1 a 2 años De 2 a 4 años

18%

Mas de 4 años

Pregunta 19. ¿Tiene acceso a todas las herramientas e información sobre aquellas cosas relacionadas con su trabajo?

El 53% del personal (docentes de catedra, docentes de tiempo completo y funcionarios) consideran que “algunas veces” tienen acceso a todas las herramientas relacionadas con su trabajo, el 31% considera que “casi siempre” tienen este acceso, el 10% considera que siempre y el 6% considera que “casi nunca” tiene acceso a todas las herramientas e información sobre aquellas cosas relacionas con su trabajo Grafica 32.Accesibilidad a las herramientas

Acceso a la infromacion

Siempre

6% 10%

Casi siempre 31% 53%

Algunas veces Casi nunca Nunca

Pregunta 20. ¿A través de quién recibe la información relacionada con su trabajo?

74

Esta pregunta nos arrojó un resultado uniforme, la mayoría del personal recibe información relacionada con su trabajo de una sola persona “jefe directo”, algunos docentes no están conformes, por que reciben información y ordenes de varias personas, esto genera incertidumbre y rumores ocasionados porque no existe una estructura comunicativa acorde a las necesidades actuales del programa.

Pregunta 21. ¿Considera usted que tiene un jefe con el cual puede establecer cualquier tipo de diálogo?

Del 100% de la muestra, un 53% considera que “casi siempre” tiene un jefe con el cual se puede establecer un dialogo, el 36% considera que “algunas veces” y el 11% considera que “siempre” tienen un jefe con el cual se puede establecer cualquier tipo de dialogo. El 36% de la muestra implicaría que los docentes o funcionarios solo se acercarán a sus jefes inmediatos en caso de necesitarlo en aspectos relacionados con las tareas y funciones laborales, por diferentes motivos o causas.

Grafica 33 Relación de medios de comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos

Pregunta 21 Relacion de medios de comunicacion entre niveles jerarquicos Siempre 11%

Casi siempre

36%

Algunas veces Casi nunca

53%

Nunca

Pregunta 22. ¿Puede usted contactarse de manera sencilla con sus compañeros de trabajo?

Del 100% de la muestra, el 98% considera que puede contactarse de manera fácil y sencilla con sus compañeros de trabajo, se evidencia estructuras formales de comunicación, pero existen problemas con la comunicación organizacional interna, como el voz a voz, los rumores etc.

75

Grafica 34 Comunicación entre compañeros

Pregunta 22 Comunicacion entre compañeros

2% SI NO 98%

Pregunta 23. ¿Cuál es el medio de comunicación que usted prefiere para enviar información a sus compañeros de trabajo?

Al respecto un 42% de la población (docentes de catedra, docentes de tiempo completo y funcionarios), considera que el medio de comunicación más utilizado para la transmisión de la información es el voz a voz, seguido por el correo electrónico con un 34%, el teléfono con un 16% y por ultimo las cartas con un 8%.

La comunicación del voz a voz es un ejemplo de la mala estructura de la comunicación organizacional interna del programa, con el voz a voz se pierde la agilidad, la prontitud y la pertinencia con la que llegan los mensajes.

Grafica 35 Medios de comunicación más utilizados

Medios de comunicaicon utilizados

8% 16%

Voz a voz Correo electronico

42%

Telefono Cartas

34%

76

Pregunta 24. ¿Su opinión es tenida en cuenta para la toma de decisiones importantes?

Al respecto un 48% de la población (docentes de catedra, docentes de tiempo completo y funcionarios), considera que “algunas veces” se tienen en cuenta sus opiniones para la toma de decisiones importantes, el 14 % considera que “casi siempre” se tienen en cuenta y el 38 % restante consideran que “casi nunca” se tienen en cuenta sus opiniones para la toma de decisiones importantes en el programa.

Grafica 35 Medios de comunicación más utilizad

Nivel de comunicacion e identidad de cada miembro

Siempre

0%14%

Casi siempre

38%

Algunas veces Casi nunca

48%

Nunca

o

SUGERENCIAS Y COMENTARIOS: En general (estudiantes, docentes de catedra, docentes de tiempo completo y funcionarios) opinan que se necesita mejorar la comunicación organizacional en el programa resaltando lo siguiente:    

Cuando los docentes no asisten a clase, no hay una comunicación y le hacen perder el tiempo a los estudiantes.

Mayores herramientas de comunicación interna.

Implementación de actividades de integración Mayor atención y seguimiento al estudiante

77

11.1- RESUMEN DE RESULTADOS: 



















El 62% de la población perteneciente al programa expresaron que no están informados de lo que pasa y que sus opiniones o ideas no importan, no están satisfechos con la estructura actual de la comunicación interna.

La falencia en los canales comunicación genera lentitud en los procesos, retraso en las respuestas, entropía e insatisfacción, lo cual se ve reflejado en la cultura y clima organizacional.

El 51% del total de la población considera que (Pocas veces o nunca) conocen donde encontrar información acerca del programa, el 49% considera que (Algunas veces o casi siempre) conocen donde encontrar esta información.

Las herramientas de comunicación organizacional interna la mayoría de veces no son atractivas, y no captan la atención. El 56% del total de la población del programa no está de acuerdo con las actuales herramientas.

El 62% de la población perteneciente al programa expresaron que no están informados de lo que pasa y que sus opiniones o ideas no importan, por esta razón dejan de poner interés y pasión en lo que hacen.

La falencia en los canales comunicación genera lentitud en los procesos, retraso en las respuestas, entropía e insatisfacción, el 67% del total de la población manifiesta que no son fácilmente accesibles los canales de comunicación.

Es importante generar nuevas estrategias, en el momento de difundir los mensajes, el 43 % de la población encuestada manifiesta que los mensajes muchas veces no son claros ni oportunos.

Existe un alto grado de comunicación informal lo cual se considera como una amenaza, un alto porcentaje de la población encuestada manifestó que se enteran de las actividades del programa por medio del voz a voz o del rumor.

Los públicos internos desconocen, en algunos casos, la identidad del emisor en los mensajes que reciben en su día a día, el 38,5 % de la población entrevistada manifiesta que solo algunas veces identifica quien le envió el mensaje y el 14% casi nunca identifican el emisor. la comunicación organizacional interna en programa se ve como un fin en sí mismo (hacer la cartelera) y no como un medio para alcanzar otros fines (motivar al personal, por ejemplo).

78



Se observa un bajo nivel de conocimiento en los valores internos del programa, más del 60% de la población encuestada no conoce la Misión, Visión y políticas del programa

79

12.- PLAN ESTRATÉGICO DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA DEL PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL DE LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA: Este plan estratégico que se presenta a continuación se realizó con el fin de destacar la relevancia del fortalecimiento de los procesos de comunicación interna del programa los cuales permitan generar interacción y fluidez en la información corporativa para lograr procesos de pertenencia, identidad y dinamismo en la actividad diaria de todos los miembros del programa de ingeniería industrial.

El plan propuesto se realizó con fin de que exista una buena estructura de la comunicación organizacional del programa teniendo como factores primordiales generar espacios de confianza, transparencia y el mejoramiento del clima organizacional, también se volvieron a estructurar algunos de los canales de comunicación interna con el objetivo de que todos los mensajes lleguen claros y oportunos a los miembros del programa, para elaborar el plan estratégico se siguieron una serie de lineamientos los cuales los determina Lourdes Munch en su libro Planeación estratégica el rumbo hacia el éxito (México, 2006), y García S, Valencia M, en su libro Planeación estratégica teoría y práctica ( México, 2007).

PLAN ESTRATÉGICO

Retroalimentación

Filosofía

Visión

Misión

Análisis del entorno

Objetivos

ANÁLISIS

Estrategias

Análisis DOFA

Programa

Implementación

Presupuesto Figura 4 – Proceso de planeación estratégica “Lourdes Munch”

80

Se realiza el plan estratégico porque este define los lineamientos generales de la planeación de la comunicación organizacional interna del programa, este plan se realiza a corto y mediano plazo, su propósito consiste en determinar el rumbo de la comunicación organizacional interna del programa, así como la obtención, el uso y la disposición de los medios necesarios para alcanzar la misión y visión del mismo plan.

MISIÓN: Consolidar el proceso de transmisión, distribución, procesamiento, y recepción de la información del programa de Ingeniería industrial de la Fundación universitaria Agraria de Colombia, optimizando los procesos internos del programa.

OBJETIVO GENERAL: Optimizar los procesos internos del programa mediante el plan estratégico de comunicación organizacional interna, logrando cumplir con las metas, transmitiendo con velocidad y claridad los mensajes internos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 

 



Implementar canales o medios de comunicación internos formales efectivos, que faciliten el desarrollo, la coordinación y el cumplimiento formal de tareas que beneficien al programa y, que reduzcan la aparición de canales informales Favorecer y promover las relaciones eficientes entre los integrantes del programa.

Fomentar el uso de los medios de comunicación internos existentes, involucrando al personal activamente en el diseño de forma y contenidos de cada uno de ellos.

Fortalecer el proceso del Feedback, puesto que la retroalimentación mejora la transmisión de lo que se comunica, reduce la distorsión y aumenta la precisión y efectividad de la comunicación.

81

ANÁLISIS ESTRATÉGICO Análisis Interno: La importancia de la comunicación en las organizaciones como parte del éxito empresarial es indiscutible, la comunicación interna debe ser un proceso fundamental en Uniagraria, ya que esta es una de las formas de potenciar el cliente interno y de esta manera dar respuestas satisfactorias a los clientes externos, los cuales son los futuros estudiantes de Uniagraria. Por estas razones es importante comenzar a estructurar el plan estratégico de Comunicación organizacional interna en el programa de ingeniería industrial, con el objetivo de dar inicio a la reestructuración de la comunicación organizacional de la fundación Universitaria Agraria de Colombia.

Actualmente se evidencia entropía e insatisfacción de los miembros del programa, el 62% de la población perteneciente al programa expresaron que no están informados de lo que pasa y que sus opiniones o ideas no importan, no están satisfechos con la estructura actual de la comunicación interna, más del 50% de la población entrevistada señala que las herramientas de comunicación organizacional interna no son atractivas, no captan la atención, también se observa un bajo nivel de conocimiento en los valores internos del programa (Misión, Visión y políticas), adicionalmente se evidencia que los públicos internos desconocen, en algunos casos, la identidad del emisor en los mensajes que reciben en su día a día, existe una limitada fluidez de la comunicación a nivel interno de cada departamento o área.

Para un alto porcentaje de la población encuestada no es fácil contactarse con los demás integrantes del programa lo que ocasiona un alto grado de comunicación informal lo cual se considera como una amenaza, también se evidenció que el programa no maneja la comunicación interna como una herramienta de gestión estratégica porque se evidencia que el 67% de la población encuestada manifiesta que no tiene conocimiento de los medios de comunicación actual del programa, se desconoce la presencia de un líder definido, quien se encargue de aspectos relacionados con la comunicación interna del programa y tenga la capacidad de organizar, integrar, dirigir y orientar los diferentes comportamientos, aptitudes y actitudes de forma precisa para alcanzar las metas propuestas, en medio de un excelente clima organizacional.

82

Fortalezas

    

Debilidades

         

Existencia de página web y aula virtual Son conscientes del problema de comunicación interna.

Existencia de medios de comunicación interna (cartelera, red social, correo) La gran cantidad de recursos, herramientas funcionales y opciones con las que cuenta el programa.

Reuniones entre administrativos del programa.

Poco tiempo para manejar actividades de fortalecimiento grupal.

El programa algunas veces se comunica personalmente, no de forma formal con documentos firmados.

No existe un plan de comunicaciones claramente establecido.

Algunas veces la comunicación no es clara ni oportuna.

El programa no cuenta con una estructura de comunicación organizacional interna identificable.

Existen canales inadecuados de comunicación, pues no tienen en cuenta las necesidades actuales del programa.

La estructura comunicativa actual no permite el adecuado uso del Feedback.

Desconocimiento por parte de la mayoría de miembros del programa de la misión visión y objetivos del mismo.

No se cuenta con un buzón de sugerencias.

El programa Carece de eventos de interacción e integración entre estudiantes y directivos.

No se cuentan con espacios de dialogo para expresar opiniones

Análisis externo: Actualmente se evidencian diversas falencias en la comunicación organizacional de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia, la oportunidad de mejorar los canales de comunicación ayuda a soliviar la lentitud en los procesos y el retraso en las respuestas, una buena comunicación aumenta el rendimiento de las personas y hace retener el talento humano en las organizaciones gracias al proceso del feedback.

83

Amenazas Oportunidades

    

    

Por falta de canales comunicativos se ven altamente expuestos a que personas ajenas a los colaboradores influyan en la comunicación interna.

El aumento de la comunicación informal, genera rumores o males entendidos.

Las redes Sociales, generan incertidumbres y/o malos entendidos.

Pocas capacitaciones acerca de los métodos de comunicación.

Bajos niveles de participación en actividades que planea el programa.

Reestructuración de los medios de comunicación organizacional existentes actualmente en el programa.

Facilitar herramientas que permitan al acceso a los medios de comunicación del programa.

Implementación de técnicas de integración del personal del programa.

Eventos de integración que permitan capacitaciones interactivas.

Mejor satisfacción del cliente interno (estudiantes)

ESTRATEGIAS DEL PLAN ESTRATEGICO: Analista de Comunicaciones: Actualmente Uniagraria cuenta con un dirCom (un profesional de la comunicación que, teniendo en cuenta los objetivos finales de una organización, define su política comunicativa, establece un plan o estrategia de comunicación para lograr esos objetivos y asume la responsabilidad de la imagen y reputación corporativa) 13 este dirCom se encuentra vinculado a la Fundación Universitaria Agraria de Colombia hace poco tiempo, actualmente ni la Fundación Universitaria Agraria de Colombia ni el programa de ingeniería industrial cuentan con una estructura de comunicación organizacional estructurada, por esta razón la primera acción es contar con un analista de comunicaciones interno en el programa de Ingeniería industrial el cual será el responsable de la motivación, la integración, el bienestar, el diseño y la ejecución de estratégicas de la comunicación interna dentro del programa, este analista trabajara de la mano con el dirCom de la Fundación Universitaria Agraria 13

Definición Dircom “www.dircom.org”

84

de Colombia, Sera el responsable del proceso de investigación y la transmisión de información importante a través de los integrantes del programa, también será el encargado de todo el proceso de diseño, edición y actualización de los contenidos de los medios de comunicación internos del programa.

Red de comunicación Corporativa Rediseño de la cartelera: El objetivo de rediseñar la cartelera es informar todo lo que acontece a nivel interno del programa a todo el personal. Actualmente la cartelera no contiene información actualizada, y no es llamativa al público en general de ingeniería industrial, el 67% del total de las personas que conforman el programa no conocen la cartelera de información actual, y el 62% de las personas que utilizan la cartelera se encuentran en el rango de nada o poco satisfechos.

Por esta razón se debe rediseñar la cartelera de información, esta debe incluir noticias generales, clasificados, frase de la semana, invitaciones, eventos, comentarios (Por parte de estudiantes, docentes o funcionarios), convocatorias y concursos, el diseño debe ser impactante y atractivo para buscar la atención de los empleados.

Intranet: La intranet se utiliza para optimizar la comunicación organizacional interna y mejorar el flujo oportuno de información entre personal, parte del plan estratégico implica la implementación de una intranet que contribuya con una cultura de servicio que lleve a los integrantes del programa a mantenerse informados a través de la red y a adelantar procesos administrativos, de forma sistemática y organizada, utilizando esta herramienta. El contenido de la intranet son noticias del programa, eventos, encuestas, servicios, boletines, información corporativa etc.

Cuadro 6 Desarrollo producido por la implantación de la intranet

La gestión de la información El avance de las tecnologías y las comunicaciones

Razones que explican el desarrollo producido en la implantación de la intranet

La rapidez de los cambios estratégicos en las organizaciones

85

Fuente: Pagina web “Eduscatur”

En la intranet estaría toda la información del programa (Misión, visión, logros, organigrama con el objetivo que los integrantes del programa tengan fácil acceso a la información, la intranet también tendrá: 



foro virtual: En el cual todos los integrantes del programa podrán participar, y discutir temas de intereses general, periódicamente se realizará un foro en línea, el cual estará compuesto por el tema, la fecha y hora, será definido por el analista de comunicaciones, quien será el encargado de la organización, logística, divulgación y participación de los integrantes del mismo.

Buzón de sugerencias virtual: Desde que una persona sea miembro del programa, podrá dejar sus quejas, inquietudes en el buzón virtual de sugerencias, este buzón ayudara a mejorar la cultura corporativa del programa, puesto que va a hacer un espacio en el cual cada miembro del programa podrá dejar sus comentarios, pensamientos, ideas etc.

Resultados esperados:  

  

Facilitar el acceso a la información del programa Fomentar el flujo de información bidireccional entre los estudiantes, los docentes y los funcionarios, contribuyendo a optimizar los procesos internos del programa.

El personal del programa puede aprovechar los grupos de discusión virtual y los boletines informativos para mejorar la toma de decisiones.

Agilizar los procesos de comunicación a nivel interno del Programa.

Fomentar la cultura organizacional.

Revista Ingeniería industrial: Una parte del plan estratégico implica la implementación de una revista de ingeniería industrial, esta revista se realizara periódicamente de manera mensual, los objetivos de la implementación de la revista son:  

Informar a todo el personal interno sobre los aspectos relacionados con el programa.

Informar a todo el personal sobre las principales noticias relacionadas con la ingeniería industrial a nivel mundial (Noticias, avances, ofertas laborales).

86

Esta herramienta será dirigida por el analista de comunicaciones, apoyándose del DirCom de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia, cada integrante del programa (Estudiantes, docentes de tiempo completo, docentes de catedra y funcionarios) tendrán un espacio destinado en el cual podrán publicar, mensualmente noticias, avances, logros obtenidos, proyectos que se gestionan al interior del programa etc.

Línea interna de sugerencias “buzón de sugerencias”: El principal objetivo de utilizar esta herramienta es la fomentación la comunicación organizacional ascendente (Estudiantes - docentes), (Estudiantes - funcionarios), (docentes funcionarios).

Este buzón va a estar localizado en la sede del programa de ingeniería industrial, y todas las personas pertenecientes al programa pueden dejar sus preguntas, inquietudes, sugerencias y comentarios.

El analista de comunicaciones se encargará de dar respuesta a los mensajes, con apoyo de todo el personal, según las necesidades o los intereses de quienes se comunican, el principal resultado que se espera fomentar es caracterizar la comunicación bidireccional de forma inmediata y en tiempo real, disminuyendo los tiempos de respuesta.

Encuestas: Se propone realizar una encuesta al finalizar cada semestre, el objetivo principal es medir el nivel de satisfacción, aceptación y eficiencia del personal del programa en el tema de comunicación organizacional interna con el propósito de conocer el nivel del clima y la cultura organizacional, se realiza la encuesta, como instrumento para medir el impacto y así poder tomar decisiones sobre los cambios que se le deben realizar a la estructura de la comunicación organizacional.

Lync: Lync es una herramienta del paquete de office utilizada en muchas empresas con el objetivo de fomentar una buena estructura de comunicación organizacional, esta herramienta se utiliza para comunicarse vía web entre computadores por medio de chat, de voz, de cámara y lo más importante se pueden realizar conferencias haciendo remoto desde cualquier computador.

Eventos de integración: Los eventos de integración se realizan con el objetivo de la socialización y recreación del personal del programa de ingeniería industrial, el 23% del total de la población encuestada considera que el programa debe implementar la celebración de fechas importantes, el 26% considera que el programa debe implementar cenas y almuerzos como actividades de integración, el 16% considera que se deben implementar reuniones recreativas, todas estas 87

actividades ayudan al programa a mejorar el clima y la cultura organizacional, también ayudan a capacitar a todo el personal sobre los procesos de comunicación y los medios existentes a nivel interno, además cumple el papel de motivar a participar de cada uno de estos medios, brindando herramientas y técnicas para comunicarse de forma efectiva.

Perifoneo: En la Fundación Universitaria Agraria de Colombia se deben implantar altavoces estratégicamente situados, con el objetivo de divulgar la información de forma clara y oportuna a toda la comunidad universitaria, por esta razón el analista de comunicación del programa, junto al DirCom de la fundación universitaria deben generar propuestas para promulgar el perifoneo en toda Uniagraria, este perifoneo va a hacer un medio constante de información sobre las actividades y eventos que se realicen.

Por último es importante resaltar que el programa, debe realizar periódicamente un proceso de evaluación de estrategias y herramientas, con el objetivo de añadir o eliminar parte de los componentes la comunicación organizacional interna.

PROGRAMA Y PRESUPUESTOS POR ACTIVIDADES: Este plan va a determinar la secuencia de actividades específicas, que habrán de realizarse para alcanzar las estrategias anteriormente propuestas Alcance o actividades Elementos que integran el programa Tiempo

El analista de comunicaciones será el encargado de realizar, supervisar y retroalimentar todas las estrategias propuestas, el programa mensual de comunicación organizacional interna es el siguiente:

88

Rediseño de la cartelera: La cartelera del programa se tiene que actualizar todos los días, puesto que esta se retroalimenta por las noticias generales, clasificados, frases de la semana, invitaciones, eventos, convocatorias y concursos, la cartelera diaria puede ser impresa o escrita a mano, Costo:     

Impresora: $0 (Ya se cuenta con una en el programa) Papel y tinta mensual impresora: $17900 Cartulina mensual: $25000.

Marcadores, lapiceros, cinta, etc.: $20000.

Costo aproximado mensual: $62900

Intranet: La intranet se tiene que actualizar de forma continua (diariamente), la intranet estará compuesta por el buzón de sugerencias virtual, y por un foro virtual los cuales estarán disponibles todo el tiempo.

Costo: La Fundación universitaria agraria de Colombia cuenta con 2 desarrolladores web los cuales pueden desarrollar la intranet.

Revista Ingeniería industrial: La revista de ingeniería industrial será publicada mensualmente, será comercializada la última semana de cada mes.

Costo:   

Impresión mensualmente de 630 revistas: 630*$400 = $252000 Costo de transporte mensual: $20000.

Costo aproximado mensual: $272000.

Línea interna de sugerencias “buzón de sugerencias”: El buzón de sugerencias estará disponible todos los días en el programa, el Dircom lo revisara semanalmente, el último día de la semana y realizara la retroalimentación de forma semanal.

Costo:  Urna mensual: $35000.  Papel, lapiceros mensuales: $30000.  Costo aproximado mensual: $65000.

89

Encuestas: La encuesta se realizara semestralmente, se le realizara la encuesta a una determinada población del programa Costo:  Hojas impresas aproximadamente 120, lapiceros, carpetas: $24000.  Costo aproximado semestral: $24000.

Lync: Lync estará disponible todo el tiempo, para lograr una comunicación directa las 24 horas del día.

Costo: La Fundación universitaria Agraria de Colombia cuenta con la licencia del paquete de office 2013

Eventos de integración: Realizar eventos de integración (Como mínimo 2 por semestre) como comidas, reuniones, refrigerios, seminarios, etc.

Costo: (El costo varía según el evento a realizar).

Perifoneo: El perifoneo va a hacer un medio constante de información, se va a utilizar cada vez que se requiera transmitir información a toda la comunidad Uniagrarista, (La Fundación Universitaria Agraria de Colombia se hará cargo de los costos, puesto que este va a hacer un servicio para toda la comunidad).

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MENSUALES

90

13.-UTILIZACION DE LA HERRAMIENTA KAISEN BLITZ EN LA ADAPTACION DE LAS ESTRATEGIAS EN EL CAMBIO DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA DEL PROGRAMA. Kaisen blitz es un programa de mejoramiento Continuo basado en el trabajo en equipo y la utilización de las habilidades y conocimientos del personal involucrado, este utiliza diferentes herramientas de la manufactura esbelta para optimizar el funcionamiento de algún proceso seleccionado.14 Figura 4: Kaisen blitz

Kaisen

Blitz

Mejora continua

Que suceda rápidamente

Elaboración propia

Objetivo: Realizar la adaptación de la herramienta Kaisen blitz, en el nuevo modelo propuesto de comunicación organizacional interna en el programa de ingeniería industrial, obteniendo una adaptación del cambio en poco tiempo en toda la comunidad del programa.

Implementando esta herramienta del lean manufacturing se va lograr que todo el personal (estudiantes, docentes de catedra, docentes tiempo completo y funcionarios) se capaciten de una maneja interactica y se adapte al cambio del nuevo modelo de comunicación organizacional interna en el programa, tambien se va a lograr la generación de nuevas ideas y conceptos.

Este proceso(kaisen blitz) produce muy buenos resultados, cortando espacios de tiempo, es una gran manera de conseguir el cambio en la estructura de la comunicación organizacional interna en 5 dias involucrando a todo el personal perteneciente al programa.

A continuación estan los cinco (5) lineamientos que conforman el kaisen blitz con el fin de lograr adaptar el cambio de la comunicación organizacional en el programa:

14

Anthony C Larala “The Kaisen blitz”

91

Figura 5: Estudio del Kaisen blitz en el cambio de la comunicación organizacional

TRABAJO EN EQUIPO

CAMBIOS INMEDIATOS

Todos los integrantes del programa

Los cambios se hacen AHORA

DURACION CORTA

5 DIAS

OBJETIVO CLARO

ADAPTACION DEL CAMBIO EN POCO TIEMPO

SENTIDO DE URGENCIA

ALTO

Este plan se va a realizar en cinco (5) días divididos de la siguiente forma: Cuadro 7: actividades del kaisen blitz

DIA

ACTIVIDAD

1

Documentación del estado actual

2

Evaluación del estado actual

3

Caracterizar futuro estado: Implementación del plan

4

Implementar futuro estado

5

Hacer operativo futuro estado

Los miembros del programa deben comprender la zona objetivo y estar dispuestos a aprender, tienen que estar abiertos a hacer las cosas de manera diferente, deben estar dispuestos a participar, ser buenos comunicadores y llevar el conocimiento el cual ayudara al resto del grupo.

La aplicación del Kaisen blitz se muestra en el siguiente cuadro:

Cuadro 8: actividades del kaisen blitz

92

DIA

ACTIVIDAD

1

En este primer día el analista de comunicaciones debe estar dedicado a la observación física de la comunicación interna del programa (Como ya se realizó) identificando las mayores falencias.

2

En el segundo día se debe cuantificar el impacto de la comunicación organizacional atreves de métricas de procesos ( Como ya se realizó), a través de encuestas, y así realizar el análisis de causa - raíz, posteriormente se realiza un estudio técnico de las fallas ocasionadas por una inadecuada estructura de comunicación organizacional utilizando formulas estadísticas

3

En este tercer día se debe caracterizar el futuro estado e implementar el plan de comunicación organizacional interna ( Como ya se realizó), el objetivo principal del tercer día es desarrollar y priorizar soluciones para los problemas que se estudiaron el día anterior

4

En este cuarto día el objetivo es implementar el futuro estado de la comunicación organizacional interna del programa, en otras palabras es un "manos a la obra", este día se deben implementar las nuevas herramientas propuestas (rediseño de la cartelera, intranet, foro virtual, el buzón de sugerencias virtual y físico, la revista, encuestas, Microsoft Lync, estipular las fechas de los eventos de integración, el perifoneo), se debe realizar una capacitación de 4 horas a los integrantes del programa, para que se adecuen al uso de las nuevas herramientas, se deben recoger datos del estudio durante la prueba piloto del uso de cada medio para conocer la acogida de estas herramientas de comunicación organizacional,

5

Después de la prueba piloto que se realizó el día anterior, este día es el de hacer operativo todos los nuevos medios de comunicación organizacional interna, en este día toda la comunidad ya conoce la nueva estructura organizacional.

93

IMPLEMENTACION DE LOS CAMBIOS (4) 

Rediseño de la cartelera: Se realizara un concurso en el cual participen los integrantes del evento, el objetivo es que en grupos de a 3 personas realicen el diseño de una cartelera informativa, la cartelera más creativa ganara un bono especial. (30 minutos)



Intranet: Se realizara una capacitación en la cual se dará a conocer la intranet y se les enseñara a los integrantes del evento como se debe participar en los foros virtuales y como utilizar el buzón de sugerencias Virtual, esta capacitación será de forma animada, simulando un estudiante con inconvenientes tanto disciplinarios como académicos, y la forma como este logra solucionar sus problemas solo con la ayuda de una buena comunicación a través de la intranet. (60 minutos)



Revista ingeniería industrial: Se dará a conocer la primera edición de la revista de ingeniería industrial a la comunidad, el Dircom se encargara de explicar el proceso para participar en la publicación de algún artículo, esta edición va a hacer interactiva (memes, juegos, fotos de la comunidad, artículos de interés). (15 minutos)



Buzón de sugerencias: Es importante que la comunidad conozca cómo realizar una pregunta, dejar una inquietud, sugerencia o comentario, y darles a conocer que lo pueden hacer de forma anónima, se realizara un simulacro interactivo en el cual un grupo de estudiantes no están de acuerdo con la política de un docente y se quejan en el buzón de sugerencias y el problema es solucionado en corto tiempo. (15 minutos)



Encuesta: Se dará a conocer la importancia del proceso de retroalimentación, se realizara una encuesta acerca de la opinión de los integrantes del programa acerca de los medios de comunicación organizacional interna que se están implementando. (10 minutos)



Lync: Se realizara una videoconferencia en línea, mediante un video beem, con el objetivo de mostrar las ventajas de utilizar esta herramienta de office, también se explicara cómo acceder a esta herramienta mediante un usuario personal.(60 minutos) 94



Perifoneo: Se utilizaran por primera vez los altavoces con el objetivo que la comunidad conozca los objetivos de esta herramienta (divulgar la información de forma clara y oportuna a toda la comunidad universitaria).



Evento de integración: Como este es un evento, por último se traerá una sorpresa (grupo de teatro) con el objetivo de incentivar a todos los integrantes del programa de ingeniería industrial de la fundación universitaria Agraria de Colombia

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA

95

14. CONCLUSIONES 











La primera conclusión que surge de este trabajo de investigación, permite afirmar que la mala estructura de una comunicación organizacional interna en el programa de ingeniería industrial genera que los mensajes no sean claros, precisos, ni oportunos, que la información no sea transmitida con exactitud y oportunidad a todos sus públicos, incluyendo a los estudiantes, y que los mensajes lleguen a su destino final de forma confusa o incompleta.

Para crear un ambiente laboral ameno, armonioso, que se vea reflejado en el clima y la cultura organizacional, es necesario, diseñar y ejecutar la reestructuración de comunicación organizacional interna actual del programa.

La comunicación estratégica puede definirse como un eje fundamental en la gestión organizacional. Es básica en lo que concierne a mejorar y potencializar las relaciones internas del programa con el fin de lograr los objetivos organizacionales.

El plan propuesto de la comunicación organizacional interna, se convierte en una oportunidad para que el programa fortalezca los aspectos identificados como débiles en la investigación.

La investigación del trabajo de grado fue el esfuerzo conjunto por consolidar un proceso cuyas fases principales consistieron en la formulación del problema de investigación, el diagnóstico de comunicación, el plan estratégico de mejora en la comunicación y, finalmente, la aplicación del kaisen bliz como herramienta de calidad.

El plan propuesto para el fortalecimiento de la comunicación organizacional interna en el programa funciona como herramienta en el apoyo de la gestión de la calidad (CNA) con el objetivo de buscar la acreditación.

96

15- BIBLIOGRAFÍA                   



      

ANDRADE, H. (1991): “Hacia una definición de la Comunicación Organizacional”, en La Comunicación en las Organizaciones. México, Trillas.

ANDRADE,H. (1995): “Comunicación Organizacional Interna, Proceso, Disciplina, Técnica” AMOROS, E. (2011): Comportamiento Organizacional. Lambayeque, Perú: Escuela de Economía USAT.” ALFARO, R. (1993): “la comunicación como relación para el desarrollo. Calandria” Lima.

ARRAS, A ; BALDERRAMA, J; MURGA, L (2008): “Revista Latina de Comunicación Social” CASTRO, J. (2012) “Comunica, Lecturas de Comunicación Organizacional”. Madrid CHIAVENATO, I. (2005). “Comportamiento Organizacional. La dinámica del éxito en las organizaciones”. México CALLEJO J; (2001): ”Boletín de Estudios Económicos 56.172” MONCAYO D; (2008) Plan de comunicación interna Parmalat ltda DIAS, S; (2010): “Técnicas de Comunicación, La Comunicación en la Empresa. Vigo” España: Ideas Propias.

ECHEVERRI, D; CARDONA, R ; CRUZ R (2014)“ Estudios Gerenciales 30.131” EL_TIEMPO (2012) Casa Editorial El Tiempo. Portafolio .

FERNANDEZ, D. (2010). “Comunicación Empresarial y Atención al Cliente” .Madrid, España.

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA; En Wikipedia Recuperado el 22 de ago del 2014 http://es.wikipedia.org/wiki/Uniagraria GARCÍA JIMÉNEZ, J. (1998): La Comunicación Interna. Díaz de Santos, Madrid.

GARCIA, S. (2011) “Organización y Administración de Empresas, una visión práctica”.

Madrid, España: Editorial ESIC. GARCIA, M. J., RUIZ M. A, VENTURAF. R. (1999).”La auditoría de comunicación interna: Una aproximación conceptual y metodológica” GÓMEZ, D (2011); Prowesk, “. Pensamiento Psicologico GOMEZ, M. (2009) “La comunicación en las organizaciones para la mejora de la productividad: El uso de los medios como fuente informativa en empresas e instituciones andaluzas” Malaga GUÍA PEDAGÓGICA ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN, MOTIVACIÓN Y LIDERAZGO ORIENTADAS AL FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE CULTURA ORGANIZACIONAL. JOSÉ MARÍA H; TAPIA, A, L, VICENTE A. (2009) “Revista Latina de Comunicación Social 64” MORALES, F: (2001): Dirección de Comunicación empresarial e institucional. Gestión, Barcelona.

MEZA, B; ADRIANA Y CARBALLEDA GONZÁLEZ, (2008). “El Diagnóstico Organizacional; elementos, métodos y técnicas” MIRANDA, M; RIVERA, É, S; GONZÁLEZ, T ( 2011) “Revista Ciencias Estratégicas 19.25” STEVENSON W (1981): "Estadística para administración y economía" OTERO ALVARADO, Mª Teresa [Ed.] (2001): Relaciones Públicas y Protocolo. Laurea, Sevilla.

ROBBINS, S (1987): “Comportamiento organizacional. Conceptos controversias y aplicaciones”, México, Prentice-Hall.

97

  

    

ROJAS L. P. (2009). ¡Diagnóstico del Estado Situacional de la Comunicación Interna en AmancoCosta” ROBLES, Miguel Ángel (2001): La comunicación interna en las entidades financieras andaluzas. El ejemplo de El Monte y CajaSur (tesina). Facultad de Comunicación, Sevilla.

REVISTA LATINA DE COMUNICACIÓN Social. No. 18. Recuperado en Noviembre 10 de 2010, de la página http://www.ull.e s/publicaciones/latina/biblio/icom98/81haba3.htm RIVERA, O; (2013). “Revista Ciencias Estratégicas 21.29” VILLAFAÑE, Justo (1999): Imagen Positiva. La gestión profesional de la imagen corporativa.

Pirámide, Madrid.

VERTEL, A; PATERNINA, C D ; RIAÑO, H ; PEREIRA, J. (2013)“Estudios Gerenciales 29.128” VALENCIA, M, C; VALENCIA, M, P (2014)“Global Conference on Business & Finance Proceedings “ KOONTZ, Harold y WEIHREICH, Heinz (1991): Elementos de Administración. McGraw-Hill, Madrid.

98

16.- ANEXOS: Anexo encuesta: La siguiente encuesta fue realizada a los estudiantes (De la pregunta 1 a la 18), Los docentes de catedra, los docentes de tiempo completo y los funcionarios completaron las preguntas de la 1 hasta la 25.

ENCUESTA GENERAL PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL DE LA FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA Nombre:

Semestre

Rol: Estudiante____ Docente Tiempo completo____ Docente Cátedra____ Administrativo____ La siguiente encuesta es realizada con el objetivo de hacer un diagnóstico del estado actual de la comunicación organizacional interna del programa de Ingeniería industrial de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia. 

En general, ¿cuál es su grado de satisfacción con la estructura actual de la comunicación organizacional interna del programa de ingeniería industrial de la Fundación universitaria Agraria de Colombia con sus miembros?

Nada satisfecho

Poco satisfecho

Satisfecho

muy satisfecho

Pregunta 1. Conoce usted los medios de comunicación interna del programa de ingeniería industrial de la Fundación universitaria Agraria de Colombia. a. Si___ b. No___ ¿Cuáles?__________ Pregunta 2. Conoce usted donde encontrar información acerca el programa de ingeniería industrial (noticias, información importante) a. Siempre ___ b. Casi siempre ___ c. Algunas veces ___ d. Casi nunca ___ e. Nunca___ Pregunta 3. ¿El programa posee una estructura de comunicación organizacional interna propia que Usted identifica? a.

Siempre __ b. Casi siempre __ c. Algunas veces __ d. Casi nunca __ e. Nunca __

Pregunta 4. ¿Está de acuerdo con el actual diseño de los medios de comunicación existentes en el programa? a.

Siempre __ b. Casi siempre __ c. Algunas veces __ d. Casi nunca __ e. Nunca __

Pregunta 5. ¿Los canales de comunicación interna de programa para usted son fácilmente accesibles?

99

a. Siempre __ b. Casi siempre __ c. Algunas veces __ d. Casi nunca __ e. Nunca __ Pregunta 6. ¿Identifica usted claramente cuando recibe un mensaje de comunicación interna quién se lo envía? a. Siempre ___ b. Casi siempre ___ c. Algunas veces ___ d. Casi nunca ___ e. Nunca___ Pregunta 7. ¿Sabe a quién se tiene que dirigirse en caso de un inconveniente? a.

Siempre __ b. Casi siempre __ c. Algunas veces __ d. Casi nunca __ e. Nunca __

Pregunta 8. ¿Son claros los mensajes que recibe? a. Siempre __ b. Casi siempre __ c. Algunas veces __ d. Casi nunca __ e. Nunca __ Pregunta 9. ¿Recibe información sobre eventos y actividades que desarrolla el programa? a.

Siempre ___ b. Casi siempre ___ c. Algunas veces ___ d. Casi nunca ___ e. Nunca___

Pregunta 10. ¿El programa da a conocer los valores internos (Misión, Visión, Políticas)? a. Siempre ___ b. Casi siempre ___ c. Algunas veces ___ d. Casi nunca ___ e. Nunca___ Pregunta 11. ¿Tiene en cuenta los conductos regulares para solucionar sus inquietudes? a.

Siempre __ b. Casi siempre __ c. Algunas veces __ d. Casi nunca __ e. Nunca __

Pregunta 12. ¿El personal Directivo del programa es receptivo a sus opiniones y sugerencias? a. Siempre __ b. Casi siempre __ c. Algunas veces __ d. Casi nunca __ e. Nunca __ Pregunta 13. ¿A través de qué medios se entera de las actividades del programa? a. Boletín ____ b. Cartelera _____ c. Reuniones ____ d. Revista _____ e. aula virtual _____ f. Cartas ____ g. Circulares _____ h. Eventos _____ i. Intranet _____ j. Correo electrónico ___ Otra_____ ¿Cuál? _____ Pregunta 14. ¿Qué herramientas/vías de comunicación utiliza usted frecuentemente? a. Boletín ____ b. Cartelera _____ c. Reuniones ____ d. Revista _____ e. aula virtual _____ f. Cartas ____ g. Circulares _____ h. Eventos _____ i. Intranet _____ j. Correo electrónico ___ Otra_____ ¿Cuál? _____ Pregunta 15. ¿Cuál considera que es el medio más eficaz para recibir información? a. Boletín ____ b. Cartelera _____ c. Reuniones ____ d. Revista _____ e. aula virtual _____ f. Cartas ____ g. Circulares _____ h. Eventos _____ i. Intranet _____ j. Correo electrónico ___ Otra_____ ¿Cuál? _____

100

k.

k.

k.

Pregunta 16. ¿Qué medios considera usted que debería implementar el programa con el fin mejorar la comunicación interna? _____________________________________________________________________________ Pregunta 17. ¿Qué clase de actividades le gustaría que realizara el programa para la integración de todo el personal? a. Reuniones ____ b. Almuerzos ____ c. Cenas ____ d. Celebración de fechas especiales ____ e. actividades de integración ____ f. Otro ____ ¿Cuál? ________

SUGERENCIAS Y COMENTARIOS: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Gracias por la atención y sinceridad prestada a la encuesta.

PREGUNTAS ADICIONALES A LOS TRABAJADORES DEL PROGRAMA Pregunta 18. ¿Cuánto tiempo lleva vinculado al programa de Ingeniería Industrial? a. Menos de un año___ b. De 1 a 2 años___ c. De 2 a 4 años___ d. Más de 4 años Pregunta 19. ¿Tiene acceso a todas las herramientas e información sobre aquellas cosas relacionadas con su trabajo? a. Siempre ___ b. Casi siempre ___ c. Algunas veces ___ d. Casi nunca ___ e. Nunca___

Pregunta 20. ¿A través de quién recibe la información relacionada con su trabajo? _____________________________________________________________________________ Pregunta 21. ¿Considera usted que tiene un jefe con el cual puede establecer cualquier tipo de diálogo?

101

a. Siempre __ b. Casi siempre __ c. Algunas veces __ d. Casi nunca __ e. Nunca __

Pregunta 22. ¿Puede usted contactarse de manera sencilla con sus compañeros de trabajo?

Si___ b. No___ Pregunta 23. ¿Cuál es el medio de comunicación que usted prefiere para enviar información a sus compañeros de trabajo? a. Voz a voz ___ b. Correo electrónico ___ c. Teléfono ___ d. Cartas ___ e. Otro ___ ¿Cuáles? ____________________ Pregunta 24. ¿Su opinión es tenida en cuenta para la toma de decisiones importantes? a. Siempre __ b. Casi siempre __ c. Algunas veces __ d. Casi nunca __ e. Nunca __

Pregunta 25. ¿El trato que recibe por parte de los jefes directos es respetuoso? a. Siempre __ b. Casi siempre __ c. Algunas veces __ d. Casi nunca __ e. Nunca __

102