PLANEACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA PARA EL COLEGIO CAMPESTRE JAIME GARZÓN I.E.D. BAJO LAS NORMAS NTC ISO 9001 DE 2008, NTC ISO 14001 DE 2004 y NTC OHSAS 18001 DE 2007
CARLOS ALBERTO COPETE GÓMEZ ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. caalcogo@hotmail.com Director: HERNANDO AVENDAÑO
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.015
TABLA DE CONTENIDO
1.
RESUMEN …………………………………………………………………………………..4
2.
METODO GENERAL ………………………………………………………………………8 2.1.
Problema a Solucionar…………………………………………………………………..8
2.2.
Justificación ……………………………………………………………………………10
2.3.
Objetivos……………………………………………………………………………….11
2.3.1.
Objetivo General ………………………………………………………….………11
2.3.2.
Objetivos Específicos………………………………………………….…………..11
2.4. 3.
Marco de Referencia……………………………………………………….…………..12
DESARROLLO……………………………………………………………………..………23 3.1 Diagnóstico 3.1.1 Diagnóstico Legal 3.1.2 Diagnóstico Institucional 3.1.3 Encuestas de Satisfacción 3.1.4 Diagnóstico Ambiental 3.1.5 Diagnóstico de Salud Ocupacional y Seguridad 3.2 Planificación Estratégica del Sistema de Gestión Integrada 3.3 Despliegue de la Política Integral 3.4 Plan de Acción
4.
CONCLUSIONES…………………………………………………………………….……51
5.
RECOMENDACIONES……………………………………………………………………52
6.
REFERENCIAS…………………………………………………………………………….54
7.
ANEXOS……………………………………………………………………………………55
1. RESUMEN
Actualmente las Instituciones Educativas gestionan sus procesos internos con una visiรณn mรกs amplia; los temas de calidad, medio ambiente y prevenciรณn de riesgos laborales han empezado a tomar relevancia al interior de las mismas. Los directivos con su liderazgo, y apoyados en una correcta planificaciรณn estratรฉgica, estรกn logrando mejorar el servicio educativo para satisfacer los intereses y necesidades de la comunidad.
El Colegio Campestre Jaime Garzรณn, instituciรณn educativa oficial de Bogotรก, ubicada en el contexto rural,
no cuenta con un Sistema de Gestiรณn lo que genera que los procesos
institucionales se desarrollen a partir de actividades desarticuladas que en muchas ocasiones no alcanzan el impacto esperado. A partir de esta problemรกtica surge la pregunta de investigaciรณn: ยฟSerรก que con las condiciones del Colegio Campestre Jaime Garzรณn es posible planear un Sistema de Gestiรณn Integrada para que a futuro pueda ser implementado?
El proyecto se desarrollรณ a partir de la fase de diagnรณstico, en la cual fueron aplicados como instrumentos para recolecciรณn de la informaciรณn las encuestas de satisfacciรณn a una muestra representativa de la comunidad educativa (Directivos, Docentes, Administrativos, Estudiantes, Padres y Madres de Familia). En esta misma fase, se desarrollaron la matriz DOFA para analizar el entorno interno y externo, la matriz de valoraciรณn de aspectos e impactos ambientales y la matriz de identificaciรณn de riesgos y peligros a los que se encuentra expuesta la comunidad educativa.
Entre los resultados se encuentra que la instituciรณn debe mejorar en los aspectos pedagรณgicos, de seguridad institucional y de protecciรณn al medio ambiente para atender de manera integral la
gestión institucional con miras a lograr el posicionamiento educativo a nivel local, regional y distrital.
Con el desarrollo del proyecto se puede concluir que el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. cuenta con las condiciones adecuadas para la implementación de un Sistema de Gestión Integrada y se recomienda realizar las acciones pertinentes con el empoderamiento del equipo directivo.
Finalmente se establece un Plan de Acción para la Implementación del Sistema de Gestión Integrada, para el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. bajo las Normas NTC ISO 9001 de 2008, NTC ISO 14001 de 2004 y NTC- OHSAS 18001 de 2007.
PALABRAS CLAVES Comunidad Educativa, Gobierno Escolar, Consejo Directivo, Consejo Académico, Sistema Sistema de Gestión, Recurso, Aspecto Ambiental, Peligro, Riesgo, Impacto Ambiental.
ABSTRACT.
Educative institutions at present manage their internal process with a wider vision in mind; Themes like quality, environment and labor risk prevention have begun to gain relevance within these institutions. The board of directors supported on their leadership and a well-planned and precise strategy are achieving a significant improvement on the educative system in order to meet the community’s needs and expectations. The school Colegio Campestre Jaime Garzón, a public educational institution which is located in a rural context does not count with a management system which causes the institutional process to be put in practice based on unrelated activities that in most of the cases do not meet the expected outcome. From this problematic point is conceived the actual investigation question: Is it possible at the Colegio Campestre Jaime Garzón to elaborate an integrated management system that can be put into practice in a near future given the current conditions within this institution? The present Project was carried out from a diagnosis stage on and at this stage were applied four resources as instruments for the assessment of information. The first one a satisfaction survey to a significant amount of the institution community, among them: administrative staff, students and the students´ parents; the second instrument a DOFA matrix (Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas). Weakness, Opportunities, Strengths and Threats in English, was intended to evaluate the institution´s perception from the inside as well as from the outside and based on the self-assessment documents from the institution; the third, an appraisal on environmental impacts and aspects to know the institution´s state towards environmental care and protection. And the fourth instrument the identification of risk and danger indicators to which the members of the educational community are exposed. On the results it is possible to observe that the institution has to improve on certain aspects such as educational, institutional security and the environmental protection aspects to take care of the
institutional system in a comprehensive way
with the intention of gaining a better educative
positioning at the local, regional and district circle.
With the development of the Project can be concluded that the Colegio Campestre Jaime Garzon I.E.D. (instituciรณn educativa distrital), public educative institution, does count with the proper conditions to implement an integrated management system and it is recommended to undertake the necessary actions along with the managerial staff. Last, it is established an action plan for the implementation of the integrated management system for the Colegio Campestre Jaime Garzรณn I.E.D within the standards NTC ISO 9001 of 2008, NTC ISO 14001 of 2004 and NTC OHSAS 18001 of 2007.
KEYWORDS Educative community, Board of directors, Board of governors, Academic Council, System, Management System, Resource, Environmental aspect, Danger, Risk, Environmental Impact.
2. MÉTODO GENERAL
2.1. Problema a Solucionar
En los últimos años la educación en Colombia ha sido cuestionada por los bajos resultados obtenidos por los estudiantes en las pruebas tanto internas como externas que son tomadas como referentes de calidad en materia educativa. Ante este panorama, un poco desalentador, algunas instituciones educativas han empezado a repensarse y han incluido algunas prácticas, consideradas hasta entonces exclusivas del sector empresarial. La planificación estratégica, el estudio del mercado, la oferta, la demanda, la calidad, la satisfacción del usuario del servicio, son algunos de los términos que se han incluido en el léxico educativo con miras a alcanzar la formación integral de sus estudiantes.
Ante los nuevos retos que enfrentan las instituciones educativas en torno a los temas de Calidad, Medio ambiente y Salud Ocupacional y Seguridad, los Sistemas de Gestión surgen como la posibilidad
para orientar los objetivos, definir las estrategias y articular los
procesos institucionales a partir del análisis interno y externo. Las instituciones educativas oficiales empiezan a planificarlos e implementarlos con miras a optimizar sus procesos y superar los resultados con respecto a la educación ofrecida en el sector privado; en la actualidad, a nivel distrital solo existe una institución certificada con la norma NTC ISO 9001:2008, el Colegio Delia Zapata Olivella, ubicado en la localidad 11, de Suba.
Es importante que más instituciones educativas oficiales se sumen a la tarea de implementar Sistemas de Gestión que incluyan los temas de Calidad, Medio Ambiente y la Salud Ocupacional y Seguridad, importantes en el ámbito organizacional y que han sido reglamentados mediante normas internacionales. Gestionar estos tres aspectos en los colegios, exige de la planificación de un Sistema de Gestión Integrada (SGI) que permita dar respuesta a los nuevos desafíos en materia educativa, pero que a su vez considere la protección de los recursos naturales y la integridad de las personas como pilares fundamentales en la institución.
A nivel de Instituciones rurales la posibilidad de planificar e implementar un SGI, es importante porque apunta al fortalecimiento de los procesos administrativos, pedagógicos, laborales, ambientales y comunitarios, con pertinencia con el contexto y su cultura. Para el caso de Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. ubicado en la Localidad 20, de Sumapaz en la zona de Parque Nacional Natural, y que ofrece el servicio educativo de Preescolar a grado Once, con formación Técnica Ambiental, el Sistema de Gestión Integrada se convierte en la posibilidad para alcanzar un mejor posicionamiento en materia de calidad educativa, conservar el ecosistema de páramo y mejorar aspectos relacionados con la salud ocupacional y seguridad.
2.2. Justificación
Las instituciones educativas oficiales de Bogotá D.C. en su gran mayoría, aun no cuentan con la certificación en Sistemas de Gestión, pero se debe resaltar que el tema se ha venido incorporando con el acompañamiento y apoyo de entidades del sector privado; pese a estos valiosos esfuerzos por mejorar, la brecha con respecto a los colegios privados sigue siendo muy amplia.
El reto de la Institución Educativa es mejorar sus procesos de gestión para ofrecer un servicio más competitivo asegurando la permanencia en el mercado; en consecuencia se requiere que los
colegios integren los temas de Calidad, Medio Ambiente y Salud
Ocupacional y Seguridad, en un sistema que permita la mejora continua para satisfacer las necesidades del interesado.
Los Sistemas de Gestión Integrada (SGI), Calidad, Medio Ambiente y Salud Ocupacional y Seguridad, se convierten en la herramienta para mejorar e integrar los procesos a nivel institucional pero su planificación e implementación exigen gran compromiso y liderazgo de la dirección educativa.
Finalmente, se pretende consolidar la información necesaria para establecer el SGI del Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D., para que pueda ser presentado ante la comunidad educativa, avalado y adoptado para su posterior implementación.
2.3. Objetivos
2.3.1. Objetivo General
Planificar el Sistema de Gestión Integrada (SGI) para el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. basado en las normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004 y NTCOHSAS 18001:2007 que pueda ser tomada como referente para su futura implementación.
2.3.2. Objetivos Específicos
Realizar el diagnóstico institucional como fundamento de la planeación de un Sistema de Gestión Integrada. Realizar una propuesta de Planificación Estratégica para el Colegio. Proponer una Política Integral y desplegarla en objetivos medibles que permitan el logro de las metas institucionales. Proponer un Plan de Acción para la implementación del Sistema de Gestión Integrada (SGI) en el Colegio.
2.4 Marco de Referencia
2.4.1 Integración de Sistemas
El mundo globalizado cada día es más competitivo, y exige a las instituciones educativas gestionar de forma más eficaz, esto requiere modelos de sistemas de gestión que faciliten esta tarea y que se puedan ser apropiados fácilmente al interior de las mismas. El éxito de los colegios radica en gestionar la Calidad, el Medio Ambiente y la Salud Ocupacional y Seguridad, para satisfacer las necesidades de la comunidad educativa.
Las instituciones han tratado de dar respuesta a esta necesidad implementando sistemas de gestión independientes, aunque contienen muchos aspectos en común. El reto consiste en integrar los tres sistemas: Calidad, Medio Ambiente y la Salud Ocupacional y Seguridad, para lograr simplificar y hacer más eficaz la gestión alcanzando mejores referentes de competitividad.
En los temas de Calidad y Medio Ambiente se cuenta con las normas internacionales NTC ISO 9001 y NTC ISO 14001, donde se establecen los requisitos que toda institución debe cumplir; se destacan como características importantes la incorporación de la mejora continua como fundamento de la gestión, la certificación por terceros y la unidad de criterios que permite integrar los dos sistemas. la Salud Ocupacional y Seguridad por su parte, no cuenta con una norma ISO, los modelos de gestión han sido estructurados bajo la norma NTC OHSAS 18001:1999.
En estas normas se definen los sistemas:
Sistema de Calidad: Definido como el conjunto de actividades y funciones encaminadas a conseguir la calidad. Calidad se puede definir como el grupo de características de un producto o servicio que tiene la habilidad de satisfacer las necesidades y expectativas del cliente y partes interesadas.
Sistema de Gestión Medioambiental: Es la parte del sistema general de gestión que incluye la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política medioambiental.
Sistema de Gestión de la Seguridad Laboral: Es la parte del sistema general de gestión de la organización que define la política de prevención de riesgos laborales y que incluye la estructura organizativa, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para llevar a cabo dicha política.
Es evidente que existen coincidencias entre los conceptos de gestión de la Calidad, gestión Medioambiental y gestión de la Prevención de los Riesgos Laborales:
Exigen del liderazgo y compromiso de la alta dirección.
Se fundamentan en la mejora continua.
Se basan en acciones preventivas.
Tienen aplicación en las fases del ciclo de vida del producto y las etapas de los procesos productivos.
Permiten la medición del sistema.
Involucran a todos.
Requieren de formación para ser implementados con éxito.
Entre las principales ventajas de los Sistema de Gestión Integrada a nivel educativo se destacan:
La mejora de los productos y los servicios para alcanzar la satisfacción de los usuarios comunidad educativa.
La protección del medio ambiente.
La seguridad y la salud ocupacional en los puestos de trabajo dentro de la institución.
La integración de todos los elementos en un sistema general institucional.
Una institución que desee implementar un Sistema de Gestión Integrada debe tener en cuenta las siguientes etapas:
Diagnóstico y análisis institucional, de la situación inicial en Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.
Adecuación a la legislación y normatividad vigente.
Definir el grado de integración que se espera lograr del sistema.
Establecer el cronograma de las tareas a realizar, orden cronológico, recursos, responsables de la ejecución de cada tarea y tiempo estimado para su desarrollo.
Implementación del sistema, seguimiento y control.
Formación y difusión para dar a conocer el sistema y las modificaciones que se derivan en la forma de realizar las actividades habitualmente.
Realización de auditoría para la certificación del sistema de gestión.
2.4.2 Marco Regulador
Los tres sistemas de gestión: NTC ISO 9001, NTC ISO 14001 y NTC - OHSAS 18001 se basan en la metodología del Ciclo Deming o PDCA, que en las normas refieren como PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).
Planificar: Definir los objetivos y describir los métodos y procesos para alcanzar los resultados acordes a la política que se mantenga.
Hacer: Poner en funcionamiento los métodos y los procesos.
Verificar: Comprobar que se cumplen los procesos establecidos respecto a la política, los objetivos, las metas y los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, e informar sobre los resultados.
Actuar: Tomar medidas respecto a los resultados de las verificaciones para mejorar continuamente el desempeño del sistema de gestión
2.4.3 La Norma NTC ISO 9001:2008. Norma de Gestión de la Calidad
La calidad de los productos y servicios es un factor esencial en el sostenimiento de una organización, en consecuencia se genera la necesidad de sistemas de gestión que permitan asegurar la calidad. Las normas de la serie ISO establecen los requisitos para su implementación y evaluación.
La norma internacional NTC ISO 9001, promueve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un Sistema de Gestión de la Calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.
A nivel educativo el tema de la calidad se encuentra relacionado con la oferta y la demanda, los resultados académicos, la satisfacción de los intereses y necesidades de la comunidad educativa, la pertinencia con el contexto donde se encuentra ubicada la institución, la proyección académica y laboral de sus egresados, entre otros aspectos, que deben ser gestionados desde la planificación estratégica y atendiendo a los requisitos planteados en la norma.
2.4.4 La Norma NTC ISO 14001:2004. Sistemas de Gestión Ambiental.
El tema del medio ambiente ha cobrado relevancia en las últimas décadas a nivel mundial, las organizaciones han incluido auditorías ambientales para luego definir los sistemas de gestión ambiental. La familia de las normas NTC ISO 14000 tienen como fin mejorar los resultados medioambientales de una organización.
La norma NTC ISO 14001, especifica los requisitos para la certificación, registro y/o evaluación de un sistema de gestión ambiental de una organización, estableciendo como meta final la protección del medio ambiente y la prevención de la contaminación, sin perjudicar el desarrollo de la propia organización.
El aspecto del medio ambiente a nivel educativo reviste vital importancia en la formación integral de las personas, como fin misional de la escuela; el actuar con conciencia ambiental es un aspecto que se debe empezar a articular curricularmente desde los primeros años de escolaridad para lograr a futuro su apropiación y el sentido de pertinencia y responsabilidad con el cuidado del entorno.
2.4.5 La Norma NTC - OHSAS 18001: 2007. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.
En esta norma se establecen las condiciones que debe cumplir un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo para reorientar a las organizaciones y garantizar la seguridad y salud de los trabajadores.
En la Norma NTC - OHSAS 18001 se especifican los requisitos para un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, que le permitan a la organización desarrollar e implementar una política y objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales e información acerca de Seguridad y Salud Ocupacional. Es objetivo de NTC - OHSAS promover buenas prácticas en SySO que estén en equilibrio con las necesidades socioeconómicas.
En el sector educativo, el tema de la seguridad y salud ocupacional cobra relevancia por la responsabilidad que tienen las instituciones frente a la integridad y seguridad de la comunidad educativa. A nivel institucional se deben identificar los riegos y peligros a los que están expuestas las personas que allí confluyen, para ser mitigados y a partir de su caracterización establecer planes de contingencia, prevención y concientización.
2.4.6 Sistemas de Gestión Integrados a Nivel Educativo
El tema de la calidad a nivel de las Instituciones Educativas ha empezado a cobrar relevancia y la planificación, es la herramienta de gestión institucional que direcciona el mejoramiento de la calidad en la educación. El Proyecto Educativo Institucional, se constituye en la carta de navegación de los colegios; es reconocido por el Ministerio de Educación Nacional MEN, y reglamentado en la Ley 115 en su artículo 63, que dice: Proyecto Educativo Institucional. Con el fin de lograr la formación integral del educando, cada establecimiento educativo deberá elaborar y poner en práctica un Proyecto Educativo Institucional en el que se especifiquen entre otros aspectos, los principios y fines del establecimiento, los recursos docentes y didácticos disponibles y necesarios, la estrategia pedagógica, el reglamento para docentes y estudiantes, y el sistema de gestión, todo ello encaminado a cumplir con las disposiciones de la presente ley y sus reglamentos.
En consecuencia cada institución educativa tiene su PEI, aunque muchas han trabajado sin una real planificación que puede significar andar sin rumbo con el riesgo de caer en situaciones inesperadas que puede afectar el trabajo y esfuerzo de años.
En los últimos tiempos las Instituciones educativas en cabeza de sus directivos han dedicado considerables esfuerzos a mejorar sus sistemas de gestión en busca de la calidad como referente de posicionamiento; en esta tarea han visto la necesidad de organizar sus procesos a partir de la caracterización y de la planificación del Horizonte Institucional. Un número considerable de colegios aún no se han vinculado en el proceso de certificación y es evidente
la necesidad de que las Instituciones Educativas adopten Sistemas de Gestión para mantenerse competitivas en las actuales condiciones del mercado.
Actualmente, existen en Colombia 465 Colegios certificados en la Norma ISO 9001, 418 en EFQM, 6 en CIS- NEASC, 24 en AdvancED y 18 con el Modelo Fe y Alegría; estos equivalen al 3,53% de los 23.439 colegios Oficiales y Privados1
La Guía Nacional para la Simplificación, el Mejoramiento, y la Racionalización de Procesos, Procedimientos y Trámites, expedida por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. define un Sistema Integrado de Gestión como: “el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Gestión Ambiental, Gestión de Desarrollo administrativo, entre otros)”.
El Sistema Gestión Integrada, a nivel educativo permite mejorar los procesos pedagógicos, administrativos y comunitarios para fortalecer las relaciones con los usuarios del servicio (comunidad educativa), los niveles de satisfacción, el crecimiento institucional y las habilidades para orientar la formación integral de sus educandos.
1
MEN. (s.f.). Ministerio de Educación Nacional. Recuperado el 25 de 05 de 2015, de www.mineducación.gov.co: http://www.minieducacion.gov.co/1627/article-179263.html
Algunas instituciones educativas han implementado Sistemas de Gestión Integrada mediante la aplicación de normas (nacionales y/o internacionales), ampliamente reconocidas, que se constituyen en el referente para estructurar y fundamentar los procesos y ejercer control sobre los mismos para la mejora continua.
Características de un Sistema de Gestión Integrada (SGI)
Enunciado de política y Manual de Gestión simple. Controles de proceso desarrollados como oportunidades y todos los riesgos son simultáneamente gestionados. El uso de una estructura lógica que permite el control total de las personas que interfieren en la institución, responsabilidad, autoridad, competencia entre otros. La revisión directiva cubre todas las operaciones de la organización. Todos los procesos de cambio y la mejora continua son gestionados de la misma manera.
Ventajas de la Integración
La Integración de los Sistemas de Gestión permite una gestión eficaz y eficiente de los procesos, innovar, optimizar los recursos, aprovechar la sinergia de diferentes iniciativas estratégicas beneficiando a la institución a mejorar su competitividad y toma de decisiones. Presentar un único Sistema certificable en 3 normas diferentes en la misma certificación y con un solo costo. Tener un sistema con mayor grado de madurez, menor riesgo y mayor rentabilidad. Ser pioneros en el Sector educativo con un SGI. Ser un ejemplo piloto para la implementación del sistema en otros Colegios del sector. Trabajar en planes de prevención a partir del trabajo con Matrices de Riesgos.
Los Sistemas de Gestión, en instituciones educativas, reconocidos por el Ministerio de Educación Nacional, son: NTC ISO 9001, La certificación en educación es orientada por la Guía Técnica Colombiana GTC 200 y/o GTC 223 EFQM, de la European Foundation for Quality Managment, Resolución 2900 de 2007, modificado mediante resolución 6546 de julio de 2010. NEASC- CIS, New England Associaton of Schools and Colleges, en convenio de reconocimiento con el modelo Council of International Schools, Resolución 2655 de 2008. AdvancED, comunidad educative, Resolución 2235 de 2009. Modelo Fe Y Alegría, Resolución 6545 de 2010, el cual incluye pruebas de calidad académica a estudiantes.
3. DESARROLLO
3.1 Diagnóstico
La etapa de diagnóstico del presente proyecto permitió hacer un análisis de los referentes legales que sustentan el SGI; a nivel institucional la contextualización (Geográfica y Educativa del colegio), referentes de oferta y demanda, proyección de los egresados, identificación de factores internos y externos, medición de los niveles de satisfacción de la comunidad educativa, realización del diagnóstico ambiental, de salud ocupacional y seguridad.
3.1.1 Diagnóstico Legal
Se realizó la revisión de la normatividad legal vigente que aplica en materia educativa, en medio ambiente y en salud ocupacional y seguridad, la cual fue plasmada mediante un Normograma y dará el sustento legal para la planificación del SGI del Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. (Ver Archivo Anexo N° 1)
3.1.2 Diagnóstico Institucional
COLEGIO CAMPESTRE JAIME GARZÓN I.E.D.
Información Básica
NATURALEZA DIRECCIÓN CONTEXTO NIVELES JORNADAS N° ESTUDIANTES MATRICULADOS 2015 N° DE DOCENTES, DIRECTIVOS, ADMINISTRATIVOS N° DE FAMILIAS
Oficial Corregimientos Nazareth y Betania, Localidad 20 Sumapaz, Bogotá D.C Rural Preescolar – Básica – Media Técnica Articulada Diurna y Fin de Semana (Educación Adultos) 379 61 150
Contextualización
La localidad de Sumapaz D.C, donde funciona el colegio, se encuentra ubicada al extremo sur de la ciudad, treinta (30) kilómetros después de Usme, sobre la cordillera oriental, con alturas que van de 2.250 m a 4.370 m. s .n. m., en el PNN Sumapaz, con un área de 88.891 hectáreas, las cuales equivalen al 51 % de la totalidad de la superficie del Distrito Capital. Limita por el oriente con el departamento del Meta y los municipios de Une y Gutiérrez; por el occidente con los municipios de Cabrera, San Bernardo, Arbeláez y Pasca; por el sur con el municipio de Colombia Huila y finalmente por el norte con la localidad quinta (5) de Usme.
Administrativamente la localidad de Sumapaz está dividida en tres grandes corregimientos: Nazareth, Betania, y San Juan, los cuales a su vez están divididos en veredas; su población está notablemente dispersa y no supera los 3.000 habitantes. La localidad posee gran diversidad de especies nativas de flora y fauna; su economía está basada en pequeños cultivos de papa, arveja, habas y huertas caseras; actividades pecuarias y los empleos que generan las instituciones que se encuentran en el territorio.
En la actualidad el colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. cuenta con 2 sedes principales para atender la educación de los niños, niñas, jóvenes y adultos de los corregimientos de Betania y Nazareth, en los niveles de preescolar, básica y Media Técnica Articulada. La Secretaria de Educación, en procura de garantizar el acceso y la permanencia ha implementado el servicio de transporte escolar a través de la modalidad de rutas y el comedor escolar para el 100% de los y las estudiantes.
En el documento institucional del PIER, Proyecto Institucional
Educativo Rural
“Aprendizajes Productivos para la Vida” se condensa la planificación estratégica del colegio con enfoque rural. (Ver Archivo Anexo N° 2)
Indicadores Internos
Matrícula y Resultados Académicos
A Continuación se muestra el comportamiento de la matrícula del Colegio durante los últimos 4 años, con indicadores de deserción y repitencia. Se puede concluir que la movilidad de las familias afecta los procesos académicos de los niños y jóvenes; entre los principales factores de la deserción está la desmotivación hacia los procesos educativos y la repitencia escolar.
INDICADOR
2012
2013
2014
2015
MATRICULA INICIAL
404
333
322
379
MATRICULA FINAL
332
255
262
------
62
61
41
DESERCIÓN
10 (2.4%)
17 (5.1%)
19 (5.9%)
5 (1.5%)
REPITENCIA
12.6%
15.6%
13.35%
------
RETIRO POR CAMBIO DE DOMICILIO
Los resultados en las Pruebas Saber 11º, obtenidos por los estudiantes del Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. reflejan un bajo desempeño académico en las diferentes áreas del conocimiento lo que limita su acceso a la educación superior. (Ver Archivo Anexo N° 3)
Egresados
El colegio de sus trescientos doce (312) egresados, entre la jornada mañana y fin de semana (adultos), sólo un 27.69% han accedido a la educación superior (técnica, tecnológica y profesional) y para hacerlo han tenido que salir del territorio desarraigándose de sus familias. OCUPACIÓN DE LOS EGRESADOS DEL COLEGIO (2001 – 2014) INDICADOR
ADULTOS
PORCE.
DIURNA
PORCE.
N° EGRESADOS
99
100%
213
100%
EMPLEADOS
86
86.86%
127
59.62%
DESEMPLEADOS
2
2.02%
10
4.69%
EDUCACIÓN SUPERIOR
2
2.02%
59
27.69%
N.D ( No se tienen datos registrados)
8
8.08%
24
11.26%
TOTAL EGRESADOS
312
Matriz DOFA Se diligenció la Matriz DOFA partir de los insumos de la Autoevaluación Institucional 2.014, los cuales reposan en medio físico en los archivos del colegio; se lograron identificar las Fortalezas y Debilidades como insumos del Análisis Interno y las Oportunidades y Amenazas del Análisis Externo, para luego plantear las estrategias de mejora.
Se debe tener en cuenta que en el proceso de Autoevaluación Institucional participan la totalidad de los miembros de la comunidad educativa: Estudiantes, Docentes,
Directivos, Administrativos, Padres y Madres de Familia, Exalumnos y Personal de Apoyo, evaluando la Gestión Académica, la Gestión Administrativa y la Gestión Social Comunitaria.
Diagnóstico Interno
Entre los aspectos más relevantes que se encontraron partir del diagnóstico interno del Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. se encuentran:
El Colegio cuenta con la infraestructura necesaria para atender la demanda y garantizar el servicio educativo.
El colegio ofrece el servicio para la población adulta y en extra edad, sin embargo, no tiene mayor incidencia en el proceso educativo.
Si bien se tienen las condiciones para garantizar el servicio, el Colegio presenta históricamente bajos resultados académicos los cual genera baja percepción ante la comunidad educativa y se pierde el reconocimiento institucional.
En los pocos espacios de participación que tiene la comunidad dentro del Colegio, ésta se resiste a vincularse porque siente que no tiene incidencia en los procesos que se desarrollan y no se genera mucho impacto con los aportes que realiza.
Es evidente el desorden administrativo, los procesos institucionales no han sido caracterizados, no se han identificado los aspectos e impactos ambientales, ni los riesgos y/o peligros que genera cada actividad en los diferentes procesos y se carece de un Sistema de Gestión.
Diagnóstico Externo
El diagnóstico del entorno del Colegio permitió identificar entre las Oportunidades y Amenazas, los siguientes aspectos:
En el actual momento el gobierno distrital, según proyecto de acuerdo del Consejo de Bogotá, se tiene voluntad política para hacer inversión en la educación pública.
En la ubicación geográfica, donde se encuentra localizado el Colegio, existen factores ambientales para desarrollar investigación y potenciar el proceso pedagógico.
Matriz DOFA
Fortalezas Nº
FORTALEZAS
1
Dotación adecuada para la garantía del servicio educativo
2
Personal docente suficiente
3
Garantía para el acceso a la educación de la primera infancia
4
Oferta educativa para la población en extra edad y adulta
5
Capacidad instalada suficiente para garantizar el servicio educativo
6
Enfoque pedagógico de aprendizajes productivos para la vida
7
Evaluación integral, formativa y diferencial de los y las estudiantes
8
Bajo nivel de conflictos de la convivencia escolar.
9
Cobertura al 100 % de la población en edad escolar de los corregimientos de Nazareth y Betania
10
Participación en expediciones pedagógicas en las regiones de Colombia
Debilidades Nº
DEBILIDADES
1
Desorganización administrativa en el desarrollo de los procesos institucionales
2
Alta tasa de reprobación y deserción escolar
3
Bajos resultados académicos y de formación estudiantil.
4
Falta de comunicación asertiva con la comunidad educativa.
5
Falta de implementación de mecanismos de medición de la satisfacción de la comunidad educativa.
6
Falta de análisis de los resultados producto de las Autoevaluaciones Institucionales y la toma de decisiones para el mejoramiento continuo de los procesos de planeación pedagógica.
7
No contar con un Sistema Gestión Integrada
8
No atención oportuna de los requerimientos y necesidades
9
Falta de identificación de aspectos e impactos ambientales causados por las diferentes actividades realizadas en la institución
10
Pérdida del reconocimiento institucional
Oportunidades Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
OPORTUNIDADES Articulación de la educación media con la Educación Superior Transferencia de recursos económicos por parte de la SED y el MEN Disposición administrativa y comunitaria para implementar el grado 12 Garantía de acceso y permanencia mediante el transporte y comedor escolar Proyecto de jornada de 40 horas para la formación integral de los estudiantes Voluntad política para inversión en la educación pública Mejorar los procesos Institucionales Autonomía en la evaluación de los educandos de acuerdo al decreto 1290 de 2009 Convenios entre la Secretaría de Educación, Colciencias y ONG´s para la investigación y desarrollo educativo Contexto rural con alto contenido ambiental para la investigación pedagógica
Amenazas Nº 1
AMENAZAS Cierre de sedes por baja demanda de la población en edad escolar Rotación de personal docente en provisionalidad Generación de impactos ambientales que afecten a la comunidad educativa Cambio de políticas públicas por Gobierno de turno
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Baja población en edad escolar Bajos recursos económicos por el parámetro de estudiantes. Población flotante por la dinámica social y productiva del contexto Multiplicidad de tareas desde el nivel Central, Local y demás entidades Imposición de políticas públicas diseñadas para la zona urbana de Bogotá, sin tener en cuenta las particularidades del contexto local Exclusión en la participación de las decisiones que beneficie o afecte a la comunidad educativa
Las estrategias formuladas a partir de los hallazgos del diagnóstico interno del colegio y el análisis del entorno son:
Fortalezas / Oportunidades Nº 1
2
3 4 5
ESTRATEGIAS (FORTALEZAS – OPORTUNIDADES) La SED deberá contratar el personal docente necesario y capacitado que permita brindar exitosamente el servicio de articulación con una institución de educación superior (F2, O1) La SED deberá garantizar la dotación y recursos necesarios que permita brindar exitosamente el servicio de articulación con una institución de educación superior (F1, O1, O2) Con los ingresos recibidos, se desarrollarán procesos pedagógicos que redunden en la calidad de la educación (F6, O2) Aprovechamiento del entorno y sus propiedades para desarrollar procesos de investigación (F6, O10) Conformación de núcleos estratégicos para garantizar la vinculación de los estudiantes al proyecto de 40 horas (F9, O5)
Debilidades/ Oportunidades Nº 1 2
3 4
Fortalezas / Amenazas Nº 1 2 3
ESTRATEGIAS (DEBILIDADES – OPORTUNIDADES) Mejorar los procesos educativos a través de la implementación del proyecto de 40 horas (D10, O5) Incentivar a los estudiantes a participar en el proyecto de 40 horas, para reducir la reprobación y deserción escolar, aprovechando la inversión desde el nivel central (D2, D4, O5, O8, O6) Establecer canales efectivos de comunicación y concertación de procesos que garanticen la calidad de educación (D4, O3) Implementar el Sistema de Gestión Integrada (D7, O7)
ESTRATEGIAS (FORTALEZAS – AMENAZAS) Optimizar los recursos existentes en el inventario actual de la institución (F1, A6) Garantizar la calidad de la educación teniendo en cuenta la cantidad de estudiantes por grupo (F7, A5) Motivar a la comunidad educativa a vincularse activamente en las decisiones y procesos que garanticen experiencias diferentes a las aprendidas dentro del aula escolar (F10, A10)
Debilidades/Amenazas Nº 1 2 3 4 5
ESTRATEGIAS (DEBILIDADES – AMENAZAS) Cambiar las prácticas tradicionales en los procesos administrativos y pedagógicos (D1, A4) Generar resultados de los proyectos que se desarrollan en el periodo activo de cada gobierno (D1, A4) Implementar metodologías pedagógicas que motiven el ingreso y permanencia de los estudiantes en la institución (D2, A5) Dar prioridad a las necesidades y requerimientos propios de la institución, antes que a entidades externas (D8, A10) Diseñar y diligenciar matrices de valoración de aspectos e impactos ambientales para mitigarlos. (D9, A3)
3.1. 3 Encuesta de Satisfacción
Se estructuró una encuesta con 27 interrogantes, para evaluar el nivel de satisfacción de la comunidad educativa frente a los procesos realizados en la institución.
Los aspectos
evaluados en la encuesta fueron Gestión Académica, Gestión Administrativa y Gestión Social Comunitaria.
Las encuestas fueron aplicadas a la muestra representativa (10%) de la comunidad educativa: Estudiantes, Padres y Madres de Familia, Directivos, Docentes y Administrativos. (Ver Archivo Anexo N° 4)
ESTAMENTO
TOTAL DE LA POBLACIÓN
TOTAL ENCUESTADOS
PORCENTAJE DE LA MUESTRA
51
6
11.76 %
ESTUDIANTES
379
38
10.05 %
PADRES Y MADRES DE FAMILIA
150
15
10 %
DOCENTES, DIRECTIVOS Y ADMINISTRATIVOS
Las encuestas de satisfacción aplicadas, brindan una información clara de cómo se percibe por parte de la comunidad educativa los procesos institucionales, arrojando como resultado que la Institución cuenta con fortalezas en las relaciones docentes y estudiantes, en el desarrollo de actividades culturales y recreo- deportivas y con la garantía del acceso y permanencia de la población en edad escolar a través de los servicios complementarios como comedor escolar, rutas y cafetería. Entre los aspectos que se deben mejorar se encuentran: el
avance y el desarrollo pedagógico, los recursos didácticos y tecnológicos, la actualización de los planes de estudio, el desempeño académico de los estudiantes, la atención a la población con discapacidad. De igual forma se evidenció que se debe mejorar el manejo ambiental dentro de la institución atendiendo a que es un colegio Técnico Ambiental y se encuentra ubicado en el PNN de Sumapaz.
3.1.4 Diagnóstico Ambiental
El diagnóstico de Aspectos e Impactos Ambientales a nivel del Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. se hizo a partir de la revisión ambiental inicial que luego permitió plantear la Matriz donde se identificó que el consumo de agua, energía, papel y la generación de residuos sólidos son los principales aspectos que a nivel institucional afectan el medio ambiente. (Ver Archivo Anexo N° 5)
3.1.5 Diagnóstico de Salud y Seguridad Ocupacional
Se realizó una Matriz de valoración de riesgos que tenía como fin identificar los Riesgos y/o Peligros existentes en la Institución educativa; este instrumento arrojó como resultado que la uno de los principales riesgos es la agresión por parte de terceros a las personas que laboran en vigilancia, producto de la falta de encerramiento y sistemas de seguridad en el colegio;
además se identificó que existe riesgo físico en la zona de cocina, por la preparación de los alimentos del comedor escolar; hay riesgo ergonómico ocasionado por el traslado de elementos pesados entre las diferentes dependencias del colegio; el riesgo locativo se da por las ventanas que no cuentan con la película de protección para evitar accidentes en caso de rompimiento de vidrios; y finalmente el riesgo natural obedece a la ubicación geográfica del territorio de Sumapaz sobre una falla geológica que aumenta la posibilidad de ocurrencia de desastres naturales. (Ver Archivo Anexo N° 6)
3.2 Planificación Estratégica del Sistema de Gestión Integrada para El Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. bajo las Normas NTC ISO 9001 de 2008, NTC ISO 14001 de 2004 y NTC- OHSAS 18001 de 2007
Implementar un SGI, bajo las Normas NTC ISO 9001 de 2008, NTC ISO 14001 de 2004 y NTC - OHSAS 18001 de 2007, permite en las Instituciones Educativas desarrollar sus políticas, llevándolas a la práctica por medio de objetivos y metas; esto requiere de una estructura organizacional en la que se definan las funciones y responsabilidades de las personas; procesos sistemáticos y recursos necesarios para alcanzarlos; medir y evaluar para valorar el desempeño en comparación con lo planificado; retroalimentar los resultados y planificar la mejora en el sistema; y finalmente, un proceso de revisión para garantizar la corrección de los problemas e identificar las oportunidades de mejora que pueden ser implementadas.
La construcción de un SGI para el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. que integre lo relacionado con la Calidad, el Medio Ambiente y la Salud Ocupacional y Seguridad, se logra a través de la gestión por procesos y el ciclo PHVA. Al darse la integración con base en los procesos se asegura que estos se gestionen para lograr un servicio educativo de calidad y que cumpla con las expectativas de la comunidad educativa, teniendo control sobre los impactos ambientales y minimizando o eliminando los riesgos de seguridad y salud ocupacional, manteniendo monitoreo y evaluación para asegurar el logro de los resultados esperados.
El ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) facilita el desarrollo del proyecto de integración de sistemas: P: Elaboración del plan de integración; Asegurar los recursos y el apoyo de la dirección H: Implementación del plan de integración V: Evaluación de la eficacia del plan de integración; Seguimiento del Sistema de Gestión Integrada A: Revisión y mejora del Sistema de Gestión Integrada
El presente proyecto tiene como alcance la etapa de Planear, donde se definen los objetivos y metas a la vez que se establecen los procedimientos, además de un plan de acción para la implementación a futuro del mismo. La planificación estratégica del SGI se logró a través de los siguientes pasos:
Identificar las necesidades y expectativas de los interesados en el servicio educativo, así como los impactos ambientales y los riesgos para la Salud y la Seguridad que requieren atención. A partir del desarrollo de la fase de Diagnóstico en el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. se identificaron los siguientes aspectos en relación con la calidad, el medio ambiente, la salud ocupacional y la seguridad a nivel institucional, que cobran relevancia al momento de construir un SGI:
El Colegio aún no ha incorporado la Planificación Estratégica, por lo tanto el Horizonte Institucional se encuentra desactualizado y desenfocado de las necesidades y expectativas de la comunidad educativa.
Se ha generado la perdida de la confianza por parte de la comunidad con respecto a la calidad en el servicio educativo ofrecido.
En el colegio no existe una gestión de los procesos por lo tanto las actividades se desarrollan de manera desarticulada.
Entre los principales impactos al medio ambiente que se generan en el colegio están el consumo de agua, de energía, de papel y la generación de residuos sólidos.
Los principales riesgos que se tienen en salud ocupacional y seguridad se encuentran la agresión por parte de terceros, riesgo físico en la zona de cocina, riesgo ergonómico ocasionado por el traslado de elementos pesados entre las diferentes dependencias, riesgo locativo se da falta de protección de vidrios en ventanales y finalmente el riesgo por desastre natural.
Desconocimiento por partes de la dirección escolar frente al tema de los Sistemas de Gestión.
Establecer la política y los objetivos que orienten el desempeño de la institución educativa frente a la satisfacción de los interesados en el servicio, el desempeño ambiental y la Salud y Seguridad.
La Planificación Estratégica a nivel educativo permite establecer los propósitos, objetivos, políticas y estrategias para responder a las demandas y necesidades de los interesados en el servicio; se caracteriza porque en ella se proyecta el futuro ideal, es integral, orienta las acciones institucionales como resultado del estudio del entorno tanto interno como externo, y finalmente cuenta con la participación de los estamentos de la comunidad educativa en su construcción. A partir de los hallazgos en la etapa de diagnóstico se hace la siguiente propuesta de Planificación Estratégica orientada a la integración del Sistema de Gestión en Calidad, Medio Ambiente, Salud Ocupacional y Seguridad para el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D.
Misión (Propuesta)
El Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D., ubicado en Sumapaz localidad 20 de Bogotá, con modalidad de Media Técnica articulada con la educación superior, ofrece el servicio educativo para los niños, niñas, jóvenes y adultos, desde una perspectiva de inclusión que potencia la formación integral, fomentando mentalidades críticas, productivas y emprendedoras que contribuyen en el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad educativa y el cuidado del ambiente.
Visión (Propuesta)
El Colegio Campestre Jaime Garzón para el año 2019 será una institución rural modelo en educación técnica ambiental a nivel distrital, desde el enfoque de Aprendizajes Productivos, cuyos egresados contarán con alta calidad humana, académica y técnica que les permitirá participar en el desarrollo local, regional y nacional.
Principios (Propuesta)
Desarrollo integral del ser humano: Promoviendo de manera armónica, coherente, continua y participativa todas sus dimensiones. La formación en valores: El desarrollo y rescate de valores como la responsabilidad, respeto, liderazgo, tolerancia, hospitalidad, honestidad, sinceridad, prudencia y la crítica de antivalores como la indiferencia, conformismo, entre otros. Aprender a convivir: Creación de ámbitos de justicia, de respeto y de armonía. Educar en la resolución de conflictos: El desarrollo de la capacidad de conciliar en la diferencia. Desarrollo del pensamiento crítico y propositivo: Toma de conciencia, de indagar, interpretar, proponer y argumentar frente a situaciones de la vida cotidiana. Aceptación de la diferencia: El respeto por mí, por los demás y por la diferencia, aprendiendo a vivir consigo mismo, con el otro y reconociendo la diversidad. Conciencia ambiental: Evidenciando un actuar en coherencia con el entorno.
Identidad campesina: Rescatar, respetar y difundir nuestros arraigos campesinos y el actuar con pertinencia. Determinar los procesos y las responsabilidades para lograr los objetivos definidos. La Gestión por Procesos permite medir el desempeño y mejorar constantemente la eficacia del sistema de gestión, garantizando el cumplimiento de requisitos de Calidad del producto para obtener la satisfacción del cliente. Para el caso de las instituciones educativas la gestión de los procesos les permite mejorar los niveles de eficacia y satisfacer los intereses y expectativas de la comunidad educativa. Actualmente en el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. no se realiza una Gestión por Procesos y sus resultados en general no son los mejores.
Por lo anterior se deben identificar los procesos de Dirección, Misionales y de Apoyo que son relevantes a nivel institucional para posterior a ello realizar la caracterización de los mismos definiendo quienes van a ser responsables de cada proceso y que recursos son necesarios, por lo tanto se hace la siguiente propuesta de Mapa de Procesos para el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D.
Mapa de Procesos Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. (Propuesta)
En el proceso de planeación de un Sistema de Gestión Integrada, para el colegio Campestre Jaime
Garzón I.E.D. bajo las Normas NTC ISO 9001 DE 2008, NTC ISO 14001 DE 2004 y NTC OHSAS 18001 DE 2007 se hace necesario asegurar una forma de realizar ciertas actividades que van a ser importantes al momento de su implementación por lo tanto se recomiendan tener en cuenta los siguientes procedimientos:
Procedimiento 1: Auditoría
Objetivo: Definir la línea de acción para la realización de auditorías internas del SGI en la Institución Educativa. (Ver Archivo Anexo N° 8)
Procedimiento 2: Preparación y Respuesta ante Emergencias
Objetivo: Capacitar a la comunidad educativa del Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. en respuestas ante emergencias para así asegurar que en caso de presentarse un desastre natural las personas estén en capacidad de afrontarlo de una forma adecuada. (Ver Archivo Anexo N°9)
Procedimiento 3: Revisión por la Dirección
Objetivo: Definir los parámetros para la revisión por la Dirección y asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del SGI en el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. (Ver Archivo Anexo N° 10)
Procedimiento 4: Comunicación Interna y externa
Objetivo: Establecer, implementar y mantener los procesos de comunicación interna y externa eficaces, que sean necesarios para lograr una coordinación de actividades que permitan prestar un excelente servicio en la institución educativa. (Ver Archivo Anexo N° 11)
Procedimiento 5: Capacitación
Objetivo: Cualificar el talento humano de la institución con la implementación de programas de formación que contribuyan al mejoramiento de la calidad del servicio, de la mitigación de los impactos ambientales, la gestión de los riesgos y peligros. (Ver Archivo Anexo N° 12
3.4 Despliegue de la Política Integral A partir de los hallazgos encontrados en la fase de Diagnóstico realizada en el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. en los aspectos relacionados con los resultados académicos obtenidos por los estudiantes en las pruebas externas, los aspectos e impactos ambientales identificados y los riesgos y/o peligros que se generan para la comunidad educativa dentro de la institución se propone la siguiente Política y su posterior despliegue.
Política (Propuesta) El Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. se compromete a ser modelo en educación rural para Bogotá; a garantizar procesos eficaces, a cumplir con la normatividad vigente emanada por el Ministerio de Educación Nacional; la Ambiental, de Salud Ocupacional y de Seguridad; se compromete a mejorar sus resultados en las Pruebas Saber 11º, a reducir el consumo de agua, de energía y de papel; a gestionar y reducir los riesgos de la comunidad educativa y visitantes ocasionales en la institución; a estar preparados en un eventual desastre natural garantizando que todos sus procesos estén enmarcados en la mejora continua.
Se formula el Despliegue de la Política Integral que se propone para el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. (Ver Archivo Anexo N° 7)
3.3 Plan de Acción para la Implementación del SGI en el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D., bajo las Normas NTC ISO 9001 de 2008, NTC ISO 14001 de 2004 y NTC- OHSAS 18001 de 2007
Por lo anterior, se propone un Plan de Acción que consta de las siguientes fases: 1. Conformación del Comité de Gestión Integrada: Se busca conformar un equipo de trabajo cuya misión será la de orientar y acompañar al colegio en la implementación del SGI. Este equipo se propone este conformado por: El Rector, un Coordinador, un representante de docente por ciclo, un representante de los administrativos, un representante de los padres y madres de familia (Presidente ASOPAF), un representante de los estudiantes (Presidente del Consejo Estudiantil), un representante de los exalumnos (Presidente de la Asociación de Exalumnos), y un representante de cada uno de los servicios complementarios que se ofrecen (Vigilancia, Aseo, Rutas, Comedor Escolar, Cafetería). Este equipo deberá contar con el aval y reconocimiento del Consejo Directivo mediante acta de acuerdo posterior a su conformación.
2. Definir Estructura Organizativa y Funciones del Comité de Gestión Integrada: La implementación del SGI requiere de la definición de una Estructura Organizativa al interior del Comité de Gestión Integrada que permita la coordinación, comunicación, ejecución y control de las acciones. Se propone que el equipo sea presidido por el Rector y que el Coordinador cumpla las funciones de secretario general, los demás integrantes del equipo serán los líderes y facilitadores de los procesos. Además se deberá dejar establecido en reglamento interno el cronograma de reuniones de equipo y las jornadas de trabajo por áreas.
3. Preparación del Proyecto: El Comité de Gestión Integrada se debe encargar de formular el proyecto que será considerado como su Plan de Trabajo, el cual consta de dos etapas: Lograr la documentación del SGI y la segunda la implementación de los procesos y procedimientos de control operacional. Se presenta una propuesta de Plan de Trabajo para la Implementación del Sistema de Gestión Integrada para el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. que incluye las acciones que deben ser lideradas por el Comité de Gestión Integrada institucional que se recomienda conformar en la primera fase. COLEGIO CAMPESTRE JAIME GARZÓN I.E.D. MESES ESTIMADOS PARA LA IMPLENTACIÓN DEL SGI
ACCIONES 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Definición de la viabilidad para la Implementación del SGI Diagnóstico vs. Normas aplicables Definición del alcance del SGI y Conformación del Comité de Gestión Integrada Política Integrada Estrategias de Comunicación Definición del Modelo de Gestión Direccionamiento del SGI Caracterización de los Procesos Documentación del SGI Implementación de Metodologías para la Mejora Continua Auditoría Interna Revisión del SGI Verificación del Sistema de Gestión Actuar sobre el Proceso Consolidación del SGI
Figura 1. Plan de Acción para la Implementación del SGI en el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D.
20
21
22
23
24
Para el proceso de implementación del SGI, en el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D.se propone tener en cuenta los siguientes aspectos para garantizar el éxito del sistema: ACCIONES PARA LA IMPLENTACIÓN DEL SGI Definición de la viabilidad para la Implementación del SGI Diagnóstico vs. Normas aplicables Definición del alcance del SGI y Conformación del Comité de Gestión Integrada Política Integrada
RESPONSABLES
RECURSOS
Equipo Directivo del Colegio
Humanos – Físicos - Financieros
Equipo Directivo del Colegio
Humanos – Físicos -Financieros
Equipo Directivo del Colegio Comunidad Educativa
Humanos – Físicos -Financieros
Comité de Gestión Integrada
Humanos – Físicos -Financieros
Estrategias de Comunicación
Equipo Directivo del Colegio Comité de Gestión Integrada
Humanos – Físicos- Financieros
Definición del Modelo de Gestión
Equipo Directivo del Colegio Comité de Gestión Integrada
Humanos – Físicos - Financieros
Direccionamiento del SGI
Equipo Directivo del Colegio Comité de Gestión Integrada
Humanos - Físicos - Financieros
Caracterización de los Procesos
Líderes de Procesos
Humanos – Físicos - Financieros
Documentación del SGI Implementación de Metodologías para la Mejora Continua Auditoría Interna Revisión del SGI
Comité de Gestión Integrada Comité de Gestión Integrada
Humanos – Físicos - Financieros Humanos – Físicos - Financieros
Equipo Auditor Equipo Directivo del Colegio
Humanos – Físicos - Financieros Humanos – Físicos - Financieros
Verificación del Sistema de Gestión Actuar sobre el Proceso Consolidación del SGI
Comité de Gestión Integrada
Humanos – Físicos - Financieros
Comité de Gestión Integrada Comité de Gestión Integrada
Humanos – Físicos - Financieros Humanos – Físicos - Financieros
4. Formación y Capacitación del Comité de Gestión Integrada: Se propone realizar la gestión ante la Secretaría de Educación Distrital para la vinculación del Comité de Gestión Integrada del colegio en un programa de formación, capacitación y acompañamiento en la implementación
de
Sistemas de Gestión Integrada a nivel
Educativo. Además el comité deberá contar con material bibliográfico y de consulta
suficiente en los temas de Gestión por Procesos, Planificación Estratégica, Sistemas de Gestión Integrada, Normatividad relacionada con el tema, entre otros. 5. Divulgación del Proyecto: Esta fase tiene como objetivo divulgar a toda la comunidad educativa los objetivos, estrategias y plan de acción a desarrollar para la implementación del SGI. Se propone el desarrollo de un primer encuentro de “Sensibilización” cuyo objetivo es el de generar una actitud positiva hacia los procesos de mejora continua, prevención de riesgos laborales y protección del medio ambiente con la participación de toda la comunidad educativa. Adicionalmente, desarrollar talleres, charlas y seminarios, por estamentos, con el fin de generar un nivel de conciencia sobre la importancia y bondades del SGI. 6. Formulación del Marco Estratégico para el SGI: Durante esta fase se propone el desarrollo de mesas de trabajo por estamentos (Docentes, Directivos, Administrativos, Estudiantes, Padres y Madres de Familia, Personal de servicios Complementarios, Egresados,
Sector
Productivo,
Organizaciones
Comunitarias)
para
identificar
expectativas y recopilar información de orden estratégico (Visión, Misión, Política) para construir conjuntamente la Política y objetivos desde el Sistema de Gestión Integrada. 7. Diseño del Sistema de Gestión Integrada y Definición de Prioridades para determinar el Orden de Abordaje de los Procesos.
Definir el Modelo de Gestión Integrada: Esta fase tiene como objetivo elaborar el Modelo de Gestión Integrada. Para el caso del Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. se recomienda el estudio detallado por parte del equipo de calidad de las Normas NTC ISO 9001 de 2008, NTC ISO 14001 de 2004 y NTC - OHSAS 18001 de 2007 y su aplicación en las instituciones educativas. Posteriormente se deben establecer los requisitos y actividades a tenerse en cuenta para la integración de las normas en un documento como
el Modelo de Gestión Integrada de la Calidad, el Medio Ambiente y la Salud Ocupacional y Seguridad para el colegio tomando como referentes los resultados de la fase diagnóstica de este proyecto. Finalmente el Modelo de Gestión Integrada, condensado en un documento, deberá ser presentado por el Comité de Gestión Integrada ante Consejo Directivo para su aval y adopción mediante Acta de Acuerdo.
Diseño del Sistema de Gestión Integrada: Después de definir el marco estratégico con la formulación de la política y los objetivos de calidad, en esta fase se debe configurar el SGI a partir de la fase de diagnóstico y los planes de acción que de allí se desprendieron. Para el caso del Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. se sugiere incluir en el SGI los Planes de Acción propuestos para atender a los aspectos que fueron identificados como debilidades, riesgos, peligros e impactos en los aspectos relacionados con la Calidad, el Medio Ambiente y la Salud Ocupacional y Seguridad. Estos planes fueron estructurados a partir de los resultados arrojados en la etapa diagnóstica del presente proyecto, con la aplicación de encuestas de satisfacción a la comunidad educativa, revisión ambiental inicial y la identificación de riesgos y/o peligros laborales dentro de la institución. (Ver Archivo Anexo N° 12).
Diseño de los Procesos: Corresponde al análisis que permite establecer la salida, razón de ser de un proceso o productos, sus entradas, actividades, controles y recursos entre otros. Durante esta etapa se caracterizan los procesos, se identifican los escenarios de riesgo y se formulan los planes y programas necesarios para ajustar el SGI. Se recomienda para el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. que la caracterización de los procesos definidos en el mapa institucional de procesos sea realizado por los líderes de procesos del Comité de Gestión Integrada y se tomen como referentes la caracterización de los procesos y procedimientos que se adelantó en el presente proyecto y las matrices de riesgos elaboradas en la etapa de diagnóstico frente a los impactos ambientales y los riesgos y/o peligros laborales identificados a nivel institucional.
8. Documentación del Sistema de Gestión Integrada: A partir de los procesos diseñados, sus actividades, productos, controles entre otras características definidas se recomienda que el Comité de Gestión Integrada apoye al colegio en la realización de los documentos necesarios en el manejo de la información; los documentos del SGI corresponden al Manual de Gestión Integrada, Procedimientos, Instructivos, Guías, y Formatos que atiendan a los requisitos del sistema para ser expedidos e institucionalizados para el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D.
La estructura recomendada para los documentos es la siguiente:
Manual de Gestión Integrada: Introducción, Control del Manual de Gestión Institucional,
Alcance
y
Exclusiones,
Estructura
del
Sistema
de
Gestión,
Responsabilidades de la Dirección, Procesos, Medición, Análisis y Mejora.
Procedimientos: Objetivo, Alcance, Soporte Normativo y de Referencia, Responsable, Condiciones Generales, Definiciones, Descripción de Actividades, Anexos y Registros, Control de Cambios.
Instrucciones o Instructivos: Propósito, Medios y Datos que se deben Preparar, Pasos, Resultados Esperados.
9. Implementación del sistema de Gestión Integrada: Una vez identificados los procesos se recomienda realizar el análisis institucional para definir las prioridades de implementación. Se proponen como estrategias, la planificación de las actividades institucionales y el establecimiento de cronogramas mensuales por estamento para definir las tareas y objetivo por alcanzar; la mejora continua con la implementación del ciclo PHVA en todos los procesos institucionales; finalmente el fortalecimiento de la
capacidad de liderazgo del equipo directivo y del Comité de Gestión Integrada del colegio para la implementación del SGI, y de la competencia del trabajo en equipo entre los miembros de la comunidad educativa.
10. Desarrollo de los Ciclos de Auditorías Internas: Se recomienda al Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. realizar el ciclo de auditorías internas al SGI que permitan determinar el nivel de eficacia de los procesos y definir los ajustes necesarios para el alcance de los objetivos en materia de Calidad, Medio Ambiente y la Salud Ocupacional y Seguridad a nivel institucional.
11. Revisión del Sistema de Gestión Integrada: Se recomienda la revisión del SIG para establecer las conclusiones sobre eficacia, eficiencia, efectividad, conveniencia y adecuación del sistema de gestión implementado; evaluar las acciones de mejora desarrolladas en el marco de los objetivos de gestión, para determinar si estas acciones vienen contribuyendo o podrán contribuir al logro de los objetivos de calidad; con base en las conclusiones y evaluaciones realizadas,
establecer las recomendaciones y
orientaciones necesarias, a criterio del equipo directivo, para mejorar el desempeño del sistema.
4. CONCLUSIONES
A partir del desarrollo del proyecto de planificación de un Sistema de Gestión Integrada para el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. se llegaron a las siguientes conclusiones:
El Colegio cuenta con las condiciones adecuadas para la implementación del SGI bajo las Normas NTC ISO 9001 de 2008, NTC ISO 14001 de 2004 y NTC OHSAS 18001 de 2007.
En la fase de diagnóstico se encontró que el Colegio no cuenta con Planeación Estratégica y Gestión por Procesos.
Con la propuesta de Planeación Estratégica se ofrece al Colegio la posibilidad de iniciar el proceso de implementación de un SGI.
La propuesta de Política Integral puede permitir al Colegio mitigar los impactos ambientales detectados, gestionar los riesgos presentes en materia de Salud Ocupacional y seguridad y contribuir en el mejoramiento de la calidad educativa.
El Plan de Acción que se propone brinda al Colegio una base para la futura implementación del SGI.
El equipo directivo desconoce sobre el tema de Sistemas de Gestión y las ventajas de su implementación en instituciones educativas.
A partir de la identificación de aspectos e impactos ambientales surgen estrategia de aplicación inmediata para su mitigación.
Con los conocimientos adquiridos en la especialización se da la oportunidad de acceso a otros campos laborales
5. RECOMENDACIONES
A partir del desarrollo del presente proyecto se establecen recomendaciones para el Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D que van a permitir a futuro la implementación de un Sistema de Gestión Integrada de la Calidad, el Medio Ambiente y la Salud Ocupacional y Seguridad desde los hallazgos encontrados en la fase de diagnóstico.
Se debe iniciar un plan de Formación al Equipo Directivo del Colegio en el tema en el Tema de Sistemas de Gestión Integrada.
El liderazgo y del trabajo en equipo son elementos fundamentales para la implementación de un SGI en las instituciones, por lo que se recomienda al Colegio trabajar en el desarrollo de estas competencias en la comunidad educativa.
Se debe realizar un proceso de capacitación sobre la normatividad ambiental y de Salud Ocupacional y Seguridad, ya que se hizo evidente en la fase de diagnóstico que no se conoce su aplicabilidad.
El equipo directivo del Colegio (Rector y Coordinadores) se deben empoderar del proyecto de implementación del Sistema de Gestión Integrada.
Se recomienda para el proceso de implementación del SGI en el Colegio tener en cuenta el Plan de Acción Propuesto en este proyecto.
Se debe incorporar curricularmente en el Colegio, los temas de la Prevención de Riesgos y el cuidado del medio ambiente
de preescolar a grado 11° para desarrollar una
verdadera conciencia ambiental y de autocuidado.
El uso de las TIC en el Colegio (Página WEB del Colegio, Blogs, Correos Institucionales, entre otros) es una de las recomendaciones para disminuir los impactos ambientales generados por el consumo de papel.

Debido a que este este aĂąo se van a realizar las actualizaciones de las normas se recomienda realizar una revisiĂłn para hacer los ajustes pertinentes de acuerdo a las nuevas recomendaciones.
6. REFERENCIAS
Abril, Cristina; Enriquez, Antonio; Sanchez, Manuel (2006). Manual para la Integración de Sistemas de Gestión “Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales”. Madrid, España: Fundación Confemental. Aenor. (Junio de 2005). UNE 66177. Sistemas de Gestión. Guía para la Integración de los Sistemas de Gestión. Madrid, España: AENOR. Icontec. (10 de Junio de 2005). GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 200. Guía para la Implementación de la Norma ISO 9001 en Establecimientos de Educación Formal en los Niveles de Preescolar, Básica, Media y en Establecimientos de Educación no Formal. Bogotá, Colombia: Icontec. Icontec. (01 de Diciembre de 2004). NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001. Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su uso Bogotá, Colombia: Icontec. Icontec. (14 de Noviembre de 2008). NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001. Sistemas de Gestión de la Calidad. Bogotá, Colombia: Icontec. Icontec. (17 de Febrero de 2010). NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9004. Gestión para el Éxito Sostenido de una Organización. Enfoque de Gestión de la Calidad. Bogotá, Colombia: Icontec. Icontec. (24 de Octubre de 2007). NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-OHSAS 18001. Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos. Bogotá, Colombia: Icontec. ISO. (2005). Norma Internacional ISO 9000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario. Ginebra, Suiza: ISO. Ministerio de Educación Nacional. (s.f.). www.mineducacion.gov.co. http://www.mineducacion.gov.co/1621/w3-article-179557.html
Obtenido
de
Ministerio de Educación Nacional. (Enero de 2014). www.mineducacion.gov.co. Obtenido de http://www.mineducacion.gov.co/1621/w3-article-179263.html ponce.sdsu.edu2014
7. ANEXOS
ANEXO 1: Normograma Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. ANEXO 2: PEI Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. ANEXO 3: Informe de Resultados Estudiantes Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. ANEXO 4: Encuesta de Satisfacción Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. ANEXO 5: Matriz de Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. ANEXO 6: Matriz Identificación Riesgos S&SO Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. ANEXO 7: Despliegue Política Integral Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. ANEXO 8: Procedimiento Auditoría Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. ANEXO 9: Procedimiento Preparación y Respuesta ante Emergencias Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. ANEXO 10: Procedimiento Revisión por la Dirección Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. ANEXO 11: Procedimiento de Comunicación Interna y Externa Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. ANEXO 12: Procedimiento de Capacitación Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D. ANEXO 13: Planes de Acción Colegio Campestre Jaime Garzón I.E.D.