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SISTEMA DE COSTOS EN LA UNIDAD PRODUCTIVA FINCA LA RESERVA UBICADA EN LA VEREDA VUELTA GRANDE DEL MUNICIPIO DE COTA CUNDINAMARCA

JASMIN DAYANNA LEÓN FERNÁNDEZ LUZ MARINA RODRÍGUEZ MARTÍNEZ

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECÓNOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTÁ 2016

SISTEMA DE COSTOS EN LA UNIDAD PRODUCTIVA FINCA LA RESERVA UBICADA EN LA VEREDA VUELTA GRANDE DEL MUNICIPIO DE COTA CUNDINAMARCA

JASMIN DAYANNA LEÓN FERNÁNDEZ LUZ MARINA RODRÍGUEZ MARTÍNEZ

OPCIÓN DE GRADO: TRABAJO DE INVESTIGACION

DIRECTOR JUAN CARLOS RUIZ URQUIJO CONTADOR PÚBLICO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECÓNOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTÁ 2016 Nota de Aceptación

Presidente del Jurado

Jurado

BOGOTA, Febrero 06 de 21016

DEDICATORIA A Dios por la sabiduría que nos regaló y al señor Jorge Enrique Rodríguez por su colaboración y disponibilidad para brindarnos la información requerida de la unidad productiva, aportando toda su experiencia, amabilidad y conocimiento.

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a Dios porque para él es el honor y la gloria por darme la oportunidad y sabiduría para alcanzar este logro. A mi esposo por su apoyo silencioso y a mis hijas Laura, Angie e Ingrid por su paciencia y comprensión. A mi amada nieta Laura Sofía por ser el motor que me llenaba de aliento con sus abrazos….

A nuestro director de trabajo Juan Carlos Ruiz por sus oportunas recomendaciones y su paciencia, a los profesores Hugo Laverde, Luisa Chavez, Yuly rojas y Diana Riveros (mi compañerita). A mis compañeras de estudio que me animaron y especialmente a Jass mi compañera de equipo en el desarrollo de este trabajo, por su compromiso, paciencia, buena energía, disponibilidad y apoyo. Por no desfallecer, creer en mí brindándome su amistad y continuar conmigo hasta el final.

Luz Marina Rodríguez Martínez

Agradezco a mis padres Dionel y Ana quienes con su dedicación y esfuerzo me brindaron la oportunidad de estudiar una carrera universitaria, de darme proyección al futuro con la oportunidad de la educación que me abrirá puertas y un mejor futuro, Agradezco a Dios permitirme continuar y no desfallecer ante este gran reto, Doy gracias a Dios por haber contado con mi compañera Luz Marina quien fue una coequipera dedicada que no me dejo renunciar en ningún momento y por su paciencia y comprensión, a mi familia amigos que siempre de una y otra forma me apoyan con palabras motivadoras. A mi Tutor Juan Carlos por su exigencia, menciono en este agradecimiento mi admiración por él y su conocimiento. Jasmin Dayanna León Fernández

Contenido RESUMEN .......................................................................................................................................... 11 GLOSARIO.......................................................................................................................................... 13 INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 16 ANTEAMIENTO DEL PROBLEMA........................................................................................................ 19 1.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN .............................................................................................. 21 1.2 JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................ 22 1.3 OBJETIVOS ............................................................................................................................... 24 1.3.1 OBJETIVO GENERAL.............................................................................................................. 24 1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS....................................................................................................... 24 2. MARCO TEÓRICO.......................................................................................................................... 25 2.1 INTRODUCIÓN ......................................................................................................................... 25 2.2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE ................................................................................ 25 2.3 CONTABILIDAD DE COSTOS..................................................................................................... 26 2.4 COSTOS ................................................................................................................................... 28 2.5 SISTEMAS DE COSTEO ............................................................................................................ 29 2.6 SISTEMAS DE PRODUCCIÓN DE LECHE ................................................................................... 33 2.7 ESTRUCTURA DE PRODUCIÓN RURAL ..................................................................................... 34 2.8 EL PRODUCTOR RURAL ........................................................................................................... 35 3. MARCO REFERENCIAL ................................................................................................................... 37 3.1 RESEÑA HISTORICA ................................................................................................................. 37 3.2 HISTORIA DE LA UNIDAD PRODUCTIVA ................................................................................. 37 3.3 ENTORNO SOCIOECONÓMICO ................................................................................................ 38 3.3.1 LECHERIA EN COTA .............................................................................................................. 39 4. DISEÑO METODOLÓGICO.............................................................................................................. 41 4.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN ......................................................................................................... 41 4.2. FUENTES PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ........................................................... 42 4.2.1 Fuente Primaria:................................................................................................................... 42 4.2.2 Fuentes secundarias ............................................................................................................ 43 4.3 MATERIALES ............................................................................................................................ 43 4.4 INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ................................................. 44 4.5 FASES DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................................................. 45

5. ESTRUCTURA DE COSTOS ABC: COMPARACION CON EL SOFTWARE EMPRENDEGAN ................ 46 5.1 SUBSISTEMAS DE LA PRODUCCIÓN LECHERA ......................................................................... 46 5.1.1 MANTENIMIENTO DE POTREROS ........................................................................................ 47 5.1.2 ORDEÑO ............................................................................................................................... 48 5.1.3 ALIMENTACIÓN .................................................................................................................... 50 5.1.4 SANIDAD............................................................................................................................... 51 5.1.5 REPRODUCCIÓN ................................................................................................................... 53 5.2 DISEÑO DE FORMATOS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ..................................... 55 5.2.1 PLANILLA CONTROL DE LECHE ............................................................................................. 55 5.2.2 DISTRUBUCIÓN DE MANO DE OBRA POR SUBSISTEMA ...................................................... 57 5.2.3 COSTEO POR SISTEMA ......................................................................................................... 59 5.2.4 FORMATO INVENTARIO ....................................................................................................... 60 5.3 SISTEMA DE COSTOS A APLICAR ............................................................................................ 61 5.3.1 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS ...................................................................... 62 6. COMPARACIÓN SISTEMA DE COSTOS ABC CON SOFTWARE EMPRENDEGAN MAYO 2015 ......... 63 6.1 INVENTARIO ........................................................................................................................... 63 6.2 VALORIZACION Y DEPRECIACION DE LOS SEMOVIENTES ...................................................... 65 6.2.1 VALORIZACIÓN DE SEMOVIENTES ...................................................................................... 66 6.2.2 DEPRECIACIÓN DE SEMOVIENTES....................................................................................... 66 6.3 COSTOS ................................................................................................................................... 69 6.4 ACTIVOS FIJOS ......................................................................................................................... 76 6.4.1 MAQUINARIA Y EQUIPO....................................................................................................... 76 6.4.2 SEMOVIENTES ...................................................................................................................... 78 7. ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS ............................................................................ 79 7.1 COMPORTAMIENTO DEL COSTO DURANTE EL TRIMESTRE .................................................... 79 7.1.1 COMPORTAMIENTO DEL COSTO DEL SUBSISTEMA MANTENIMIENTO DE POTREROS ....... 81 7.1.2 COMPORTAMIENTO DEL COSTO DEL SUBSISTEMA ORDEÑO.............................................. 81 7.1.3 COMPORTAMIENTO DEL COSTO DEL SUBSISTEMA ALIMENTACIÓN................................... 81 7.1.4 COMPORTAMIENTO DEL COSTO DEL SUBSISTEMA SANIDAD ............................................ 82 7.1.5 COMPORTAMIENTO DEL COSTO DEL SUBSISTEMA REPRODUCCIÓN.................................. 82 7.2 COMPORTAMIENTO DE LA PRODUCCION DURANTE EL TRIMESTRE ...................................... 83 7.3 COMPORTAMIENTO DE LOS INGRESOS DURANTE EL TRIMESTRE ......................................... 84

7.4 INDICADORES .......................................................................................................................... 85 8. CONCLUSIONES ............................................................................................................................. 87 ANEXOS............................................................................................................................................. 92

TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1 Ubicación geográfica de la Vereda Vuelta Grande en Cota ....................................... 39 Ilustración 2 Inventario Software Emprendegan Finca La Reserva Mayo 2015 ............................... 64 Ilustración 3 Período de valorización y depreciación ....................................................................... 66 Ilustración 4 Costos y Gastos Mayo 2015 ......................................................................................... 69 Ilustración 5 Detalle de los costos Mayo 2015 ................................................................................. 70 Ilustración 6 Patrimonio Mayo 2015................................................................................................. 77 Ilustración 7 Comportamiento del Costo .......................................................................................... 80 Ilustración 8 Comportamiento de la Producción .............................................................................. 83 Ilustración 9 Comportamiento de los Ingresos ................................................................................. 84

TABLA DE FLUJOGRAMAS Flujograma 1 Subsistema Mantenimiento de potreros .................................................................... 48 Flujograma 2 Ordeño ........................................................................................................................ 49 Flujograma 3 Alimentación ............................................................................................................... 51 Flujograma 4 Sanidad........................................................................................................................ 52 Flujograma 5 Reproducción .............................................................................................................. 54

TABLA DE TABLAS Tabla 1 Formato Planilla Control de Leche ....................................................................................... 56 Tabla 2 Formato Distribución de mano de obra por actividad ......................................................... 58 Tabla 3 Formato costeo por Sistema ................................................................................................ 59 Tabla 4 Formato Inventario de Semovientes .................................................................................... 60 Tabla 5 Formato Inventario de Activos Fijos ..................................................................................... 61 Tabla 6 Inventario Finca La Reserva Mayo 2015............................................................................... 65 Tabla 7 Calculo depreciación ............................................................................................................ 67 Tabla 8 Depreciación de Semovientes .............................................................................................. 68 Tabla 9 Costos mano de obra/subsistemas Mayo 2015 .................................................................. 71 Tabla 10 Costos por actividad Mantenimiento de potreros Mayo 2015 .......................................... 72 Tabla 11 Costos por actividad Ordeño Mayo 2015 ........................................................................... 73 Tabla 12 Costos por actividad Alimentación Mayo 2015.................................................................. 74 Tabla 13 Costos por actividad Sanidad Mayo 2015 .......................................................................... 75 Tabla 14 Costos subsistema Reproducción Mayo 2015 ................................................................... 75 Tabla 15 Depreciación Activos Fijos .................................................................................................. 77 Tabla 16 Utilidad ............................................................................................................................... 85 Tabla 17 Margen de utilidad ............................................................................................................. 85

RESUMEN

En este documento se presenta la propuesta de un Sistema de Costos Basado en Actividades (ABC) para la producción lechera en la Finca La Reserva, ubicada en la vereda Vuelta grande del municipio de Cota; como herramienta de apoyo para la organización y control de los costos en que incurre el productor para la toma de decisiones acertadas a nivel administrativo, respecto a su proceso de producción. El trabajo se ha desarrollado con base en argumentos recopilados de diferentes fuentes académicos acerca de conceptos relacionados con la Contabilidad de Costos, los costos, los sistemas de costeo, además de temas relacionados con el entorno geográfico de la unidad productiva, sistemas de producción lechera, estructura de producción rural, productor rural, entre otros. La investigación se desarrolla a través de la lectura de documentos relacionados con el tema, del trabajo de campo realizado de donde se obtuvo la información a través de visitas de campo, con entrevistas a las personas involucradas en el proceso de producción (administrador- colaborador) y de formatos prediseñados para obtener la información precisa suficiente y oportuna, para el posterior análisis y evaluación de los hallazgos encontrados en la unidad productiva. Los resultados obtenidos del análisis a partir de la recopilación de la información, mediante los formatos diseñados para tal fin, determino que la finca La Reserva ubicada en Cota se mantiene gracias a los ingresos obtenidos principalmente por la venta de la leche y por la venta de terneros recién nacidos. Estos ingresos se emplean para el pago de los empleados, la compra de suministros veterinarios y suplementos alimenticios y las demás eventualidades que no se tienen contempladas y que son requeridas para el desarrollo de la producción lechera . El principal recurso requerido en la ejecución del proceso productivo en los sub sistemas identificados es la mano de obra, la cual representa el costo más relevante dentro de las actividades ejecutadas en la producción de la lechera.

Finalmente se informa y capacita al administrador de las ventajas de organizar su proceso de producción para la maximización de sus recursos y la obtención de un mejoramiento continuo a través del sistema diseñado para su aprovechamiento.

PALABRAS CLAVES: Costos, contabilidad, productor rural, sistema de costos ABC.

GLOSARIO ADMINISTRADOR: Es la persona generalmente remunerada a quien el ganadero delega parte de sus facultades, autorizándolo para que tome decisiones cotidianas y corrientes, necesarias para el normal desenvolvimiento de la Unidad Pecuaria. CALOSTRO: Leche secretada en los 2-3 días después del parto. El calostro es rico en grasas, proteínas y anticuerpos que ayudan al recién nacido a defenderse de las enfermedades. CONTABILIDAD: Puede definirse como el sistema de información que permite identificar, clasificar, registrar, resumir, analizar interpretar y evaluar, en términos monetarios las operaciones y transacciones de una empresa. (Díaz, 2001) COSTOS: Se define como un recurso que se sacrifica o consume en aras de alcanzar un objeto específico. La mayoría de las personas considera que un costo es sencillamente la cantidad de dinero que hay que pagar a fin de adquirir un producto o un servicio (Toro, 2010)

DEPRECIACIÓN: Es el gasto originado por el desgaste que sufren los activos fijos en razón a su uso e incluye la depreciación de edificios, herramientas, maquinaria y equipo, muebles y enseres, equipo de cómputo, vehículos y armamento. DESTETE: es el momento de separación del ternero de su madre. Constituye la finalización del proceso de cría; es entonces, la “cosecha” del campo dedicado a esta actividad. DOBLE PROPÓSITO: Animal que se usa con doble fin productivo por no poseer una actitud de producción claramente definida, sino más bien una producción para varios productos.

DRIVERS: Un inductor o driver de costo es la causa original del costo. Los inductores de costos además de ser una base de asignación de los costos a las

actividades y de éstas a los productos, se convierten en unidades de medidas de control. EXTENSIVO: Sistema de manejo de animales que consiste en mantenerlos animales a pastoreo en grandes extensiones de terreno. HATO: Espacio en el que se tiene un conjunto de cabezas de ganado para este caso vacas. HORRO: Espacio en el que se tienen las terneras y novillas en una unidad productiva dedicada a la producción de leche. INSEMINACIÓN ARTIFICIAL: Consiste en preñar las vacas de manera artificial. Técnica de reproducción asistida en la que se introduce el esperma en la vagina de la hembra por medios mecánicos. INSUMOS AGROPECUARIOS: Es la materia prima que se requiere para la nutrición y levante del ganado y comprenden: concentrado, sal, melaza, semilla de algodón, heno, harina de maíz, carbonato, torta de solla, bicarbonato de sodio.

JORNAL: Sueldo que cobra el trabajador por día trabajado. LEVANTE: Edad de un bovino comprendida entre el destete y la ceba. MALEZA: Conjunto de árboles, arbustos y otras plantas que crecen muy juntos entrecruzando y enredando sus ramas de manera que dan lugar a una gran espesura. POTRERO: Extensión de tierra sin edificar pero con dueño definido PRODUCTOR RURAL: Basa su economía en la agricultura familiar incluyendo todas las actividades agrícolas desarrolladas en familia como lo menciona (Scheider, 2013), según la (FAO, 1995). Así administran y ejecutan en familia actividades como la agricultura, ganadería, silvicultura, pesca, y pastoreo entre otras. Actividades que dependen específicamente del trabajo familiar, tanto de mujeres como hombres.

SISTEMA DE COSTOS ABC: Es una metodología que determina el costo y el desempeño de actividades, recursos y objeto de costos, en el cual los recursos son asignados a las actividades. Por lo tanto se costea primero la actividad y luego se asigna los costos de la actividad a los objetos de costos” (Berrio Guzmán & Castrillón Cifuentes, 2008). VALORIZACIÓN: Es la práctica de asignar valor económico a un bien o servicio con el dentro del mercado.

INTRODUCCIÓN Colombia se caracteriza por contar con grandes extensiones de tierra fértil donde los pequeños productores aprovechan los beneficios que les ofrece, e implantan medios de subsistencia; uno de ellos y que representa gran parte de la economía del país es la ganadería, la cual está distribuida en pequeños y grandes ganaderos dedicados a la producción lechera y de carne. En Colombia el mercado lechero está dado por una serie de aspectos que afectan directamente al productor, como los frecuentes cambios climáticos, los Tratados de Libre Comercio, el poco acceso a los avances tecnológicos para aumentar su productividad, los elevados precios de los insumos ganaderos respecto a otros países de la región y los altos costos de los intereses en el Banco Agrario al acudir a los créditos disponibles, que sumados al poco interés del estado en involucrarse con el sector ganadero y agrícola del país, provoca que los precios pagados al productor sean muy bajos principalmente por la gran demanda de oferentes (ganaderos) y los pocos compradores industrializados, que no solo manejan la producción nacional , sino que reciben los mayores beneficios económicos dados por la producción lechera. Por lo anterior los productores de leche necesitan apropiarse de la situación y medir su efectividad para hacer frente a las dificultades presentes de su entorno y permitirse competir frente a otros mercados y mantenerse en este renglón importante de la economía en el país. Se debe considerar entonces que los grandes ganaderos desarrollan sistemas de costeo para determinar su productividad, pero aún se encuentra una gran mayoría que no poseen un control adecuado que les permita evaluar su situación; es este el caso de La Finca La Reserva donde el productor no conoce de indicadores o costos de producción, por lo que asimismo desconoce los resultados económicos reales de su actividad económica respecto a si está obteniendo utilidades o solo cubre los costos de producción que le permiten apenas su subsistencia. Es por esta razón que no toma las decisiones más acertadas para obtener mejores resultados y conseguir en su unidad productiva el mejoramiento continuo; identificando sus debilidades y fortalezas. Al diseñar un sistema de costos para la unidad productiva, se brinda una herramienta al productor para ejecutar su labor de manera ordenada, basada en datos precisos, que le ayude para la toma de decisiones y el mejor aprovechamiento de sus recursos; es así como se logra determinar los costos de producción en la unidad productiva finca La Reserva, dedicada a la producción lechera, en la vereda vuelta Grande del municipio de Cota, en Cundinamarca durante el trimestre comprendido entre los meses de Mayo, Junio y Julio de 2015 16

El costeo ABC, consiste en reemplazar el costeo basado en las áreas de responsabilidad de la empresa, por otro que lo haga a través de las actividades como lo indica (Cooper & Kaplan, 1998) “las actividades son las que consumen recursos, y los productos utilizan las actividades”. Asignando a cada actividad los recurso en la medida necesaria de acuerdo a la importancia o no de la misma en el proceso. Es de esta manera que se considera que el sistema de costos ABC es el más acorde a la producción de leche por las múltiples actividades que se desarrollan en el proceso. Ya que el sistema de costos ABC permite medir y determinar con un gran porcentaje de exactitud el costo en el que incurre el productor para ejecutar su proceso de producción. Las siguientes son las premisas manejadas por diferentes autores (Caldera , Baujín , Ripoll , & Vega , 2007): 1. Los productos o servicios consumen actividades, exigidas para su fabricación o prestación. 2. Las actividades son las que consumen recursos o valor de los factores productivos, por lo que se deduce que son las actividades las que generan los costos. 3. Los recursos cuestan dinero, por lo que es necesario realizar un presupuesto en función de las actividades, para tener en cuenta los recursos mínimos indispensables que garanticen eficiencia en las mismas. Por lo anterior se debe tener en cuenta las variables fundamentales: los recursos y las actividades, siendo estas últimas las acciones desarrolladas para lograr el objeto del costo (la leche) y las que consumen los recursos. Para el Costeo basado en Actividades tanto los gastos como los costos son recursos, siendo estos todos los medios utilizados en el desarrollo de las actividades. A continuación se definirán términos relacionados con el costeo basado en Actividades y que serán de gran utilidad en el momento de aplicar al sistema de costos a diseñar:

El presente trabajo de investigación se desarrolla en los siguientes capítulos:

1. Planteamiento del Problema, donde se da a conocer la situación de la unidad productiva La Reserva.

2. Marco Teórico, donde a partir de escritos académicos confiables se desarrolla los diferentes conceptos, teorías y planteamientos relacionados con el tema investigado. 3. Marco Referencial, En este capítulo se encontrarán los datos y apuntes que permiten conocer entorno socioeconómico de la Unidad Productiva La Reserva, su ubicación geográfica y su desarrollo económico. 4. Diseño Metodológico, en este capítulo se enuncian y desarrollan las técnicas utilizadas para la recolección y análisis de la información, a través de entrevistas, diseño de formatos, y visitas de campo que permiten la recolección de información de relevancia para el desarrollo de la investigación. Se utiliza el paradigma sociocrítico porque la investigación pretende ser útil para la comprensión y solución de problemas relacionados con una disciplina científica específica. Además se tiene presente entre los diferentes actores involucrados las reflexiones a partir de la constante observación de los participantes. Finalmente como lo indica el autor (Alvarado & Garcia) se dan respuestas a los problemas para mejorar las prácticas desarrolladas en el día a día a disposición del sector social menos favorecido. Y se complementa con el paradigma Descriptiva- explicativo porque el contacto que se tiene con el administrador de la finca es continuo, quien es el principal apoyo para obtener la información que se lleva a cabo dentro de la unidad productiva en investigación donde se evidencia la información que brinda el productor. 5. Estructura de Costos ABC: En el desarrollo de este capítulo se determina el sistema de costos a aplicar, por lo que se desarrolla y analiza la estructura de costos respecto a los conceptos de ingresos, costos, activos fijos, inventarios, valorización y depreciación a partir de las actividades a desarrollar en el proceso de producción. Además de la vinculación de la Finca La Reserva al Software implementado por La Federación Colombiana de Ganaderos (FEDEGAN) que sirve como herramienta para los ganaderos porque emite información para los productores y puede ser comparada con la información del sistema de costos a desarrollar para ampliar las perspectivas para el productor y el investigador. 6. Análisis e Interpretación de Resultados, en este capítulo, se emiten los hallazgos, análisis y resultados del comportamiento de los ingresos, de la producción y de costos en el proceso durante el trimestre a partir de la recopilación, organización y análisis de la información, 7. Conclusiones. En este capítulo se emiten las conclusiones y recomendaciones, obtenidos del desarrollo de la investigación.

ANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La finca La Reserva, ubicada en la vereda vuelta Grande del municipio de Cota en Cundinamarca tiene una extensiรณn de 20.8 hectรกreas, es una unidad productiva dedicada a la producciรณn de leche, que produce un promedio de 5.450 litros de leche mensual, por lo que el promedio diario en litros es de 185 litros entre 25 vacas que se encuentran produciendo, su productor no conoce de indicadores o costos de producciรณn, por lo que asimismo desconoce los resultados econรณmicos reales de su actividad econรณmica respecto a si estรก obteniendo utilidades o solo cubre los costos de producciรณn que le permiten apenas su subsistencia. Es por esta razรณn que no toma las decisiones mรกs acertadas para obtener mejores resultados y conseguir en su unidad productiva el mejoramiento continuo; identificando sus falencias, debilidades y fortalezas. Lo anterior sumado a la consideraciรณn emitida por (Fondo Nacional del Ganado, 2015) el mercado de la leche en Colombia se rige por un oligopsonio. Hay muchos oferentes (los ganaderos) y pocos compradores (industriales). En este mercado, los primeros 5 compradores dominan cerca del 56% de la producciรณn formal. Esto es una problemรกtica estructural ya que el precio al que los industriales compran el litro de leche a los campesinos es frecuentemente hasta 294% mรกs bajo de lo que cuesta un litro de leche en el mercado.

Reconociendo que la contabilidad de costos es una herramienta de la contabilidad Administrativa se rescata el concepto del autor (Cuervo & Osorio, 2007) al afirmar que la contabilidad de costos permite predeterminar, registrar distribuir, controlar, analizar, interpretar e informar de los costos de producciรณn, distribuciรณn, administraciรณn y financiamiento de las actividades de una empresa para el desarrollo de las funciones de Planeaciรณn, control y toma de decisiones. Esta propuesta pretende a travรฉs de la investigaciรณn, anรกlisis e interpretaciรณn de documentos, libros, estudios y demรกs fuentes acadรฉmicas sobre la contabilidad de costos y los sistemas lecheros proponer un sistema de costos conveniente que contribuya al productor de la unidad productiva en investigaciรณn a controlar y distribuir los recursos de manera eficiente y equilibrada para tomar mejores decisiones y obtener resultados mรกs satisfactorios.

Desde la contabilidad y especialmente la Contabilidad Administrativa se puede ver que el productor desconoce c贸mo medir sus costos, evaluar sus actividades y administrar sus recursos, lo que evidencia la necesidad de contar con herramientas 煤tiles y funcionales que le permitan solucionar los inconvenientes que tenga que enfrentar en el desarrollo de su proceso productivo; lo que significa pasar de los datos obtenidos de manera emp铆rica a la formalidad que le brinda el manejo ordenado real y oportuno de la informaci贸n para su beneficio..

1.1 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ¿Cómo determinar los costos de producción en la unidad productiva finca La Reserva, dedicada a la producción lechera, en la vereda vuelta Grande del municipio de Cota, en Cundinamarca durante el trimestre Mayo, Junio y Julio de 2015?

1.2 JUSTIFICACIÓN Por ser Colombia un país rico en recursos naturales, cuenta con una gran facilidad para poder contribuir con su desarrollo económico apoyándose en la agricultura y ganadería entre otras actividades que se obtienen principalmente de los recursos primarios como lo es el agua, la tierra y su clima, principal benefactor para la pluralidad de actividades que se desarrollan en el país. Es por eso que las personas del campo o sector rural al contar con estos recursos se han encargado de obtener su sustento con actividades netamente del campo de manera empírica, desempeñando actividades como la ganadería, la cual en los últimos años se ha visto directamente afectada por las múltiples cambios que sufre el país en materia de globalidad, lo que ha hecho que los pequeños ganaderos no tengan como reaccionar, generando así múltiples desequilibrios económicos, que no han sido previstos por no tener los conocimientos suficientes frente al control de los recursos, gastos y costos que tiene en su actividad económica; además del escaso apoyo a nivel estatal, sumado a los Tratados de Libre comercio, la deserción a las grandes ciudades por falta de garantías en salud, educación y oportunidades de crecimiento, que les permitan no solo la subsistencia a nivel personal y familiar sino la dependencia económica de su negocio. De ahí la necesidad de contribuir de alguna manera a partir del área contable en la solución a los pequeños productores, brindando una herramienta útil que les permita conocer la situación real de su unidad productiva respecto a los costos relacionados con el desarrollo de su actividad y que no son fáciles de cuantificar como la mano de obra, el tiempo (en horas hombre, horas máquina), etc. para que a partir de esta información pueda evaluar, corregir, suprimir o mejorar procesos para tomar decisiones acertadas y determinar la permanencia o no en el mercado de la producción lechera. La Finca La Reserva está en desventaja competitiva frente a los grandes productores puesto que ellos cuentan con controles estructurados dentro de sus procesos que les permite tener una mayor productividad y efectividad; de aquí la importancia de apoyar al pequeño productor a identificar las actividades que no le están generando beneficios al llevar a cabo su proceso de producción lechera. Como lo señala (Horngren, 2012) La administración basada en actividades (ABM) es un método gerencial de toma de decisiones que usa la información ABC para satisfacer a los clientes y mejorar la rentabilidad. Los sistemas ABC se usan para las decisiones administrativas tales como fijación de precio, mezclas de productos, reducción de costos, mejoramiento del proceso, planeación y administración de las

actividades. Son estas razones las que se tienen en cuenta para aportar al productor de leche de la finca La Reserva en el municipio de Cota una herramienta basada en el modelo del sistema de costos ABC; que le ayude de manera efectiva a tener control y pleno conocimiento de la conveniencia o no de su negocio, el control de sus recursos y la reducci贸n de sus costos respecto a cada actividad que desarrolla en su unidad productiva. Principalmente el costeo basado en actividades para ayudarle a que pueda identificar, administrar y reducir los costos.

1.3 OBJETIVOS 1.3.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar un sistema de costos para las actividades desarrolladas en la unidad productiva Finca La Reserva, ubicada en la vereda Vuelta grande del municipio de Cota en Cundinamarca, como herramienta para la toma de decisiones.

1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 1.3.2.1 Caracterizar la unidad productiva para determinar las fases de producción. 1.3.2.2 Determinar el sistema de costos más adecuado para la producción lechera a partir de la información recopilada en los formatos previamente diseñados. 1.3.2.3 Acumular los costos incurridos en el proceso de producción lechera. 1.3.2.4 Comparar el sistema de costos diseñado con el software Emprendegan. 1.3.2.5 Analizar, interpretar y evaluar los resultados obtenidos en la investigación respecto a la producción lechera en la unidad productiva Finca la Reserva en el municipio de Cota en Cundinamarca.

2. MARCO TEÓRICO 2.1 INTRODUCIÓN

Considerando la contabilidad como un sistema que mide y da a conocer de manera confiable los hechos económicos, recursos y objetivos de un ente determinado, para la toma acertada de decisiones, es conveniente reconocer y diferenciar los sistemas de información contable existentes: Contabilidad financiera y Contabilidad administrativa que generan los conceptos, características y argumentos para el desarrollo de la presente investigación y que serán relacionados en el presente capitulo. Además se hará referencia a los sistemas de producción lechera en Colombia, la estructura rural y el pequeño productor para contextualizar, el sistema a diseñar en la finca La Reserva.

2.2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE Se considera que la contabilidad financiera es un sistema de información contable que genera información cuantitativa (cifras) de manera más exacta, respecto a las diferentes transacciones de una organización y que será utilizada para la toma de decisiones por los distintos usuarios internos como la administración y externos; Algunos usuarios externos de la información contable son: los entes de control del estado, los socios, proveedores, inversionistas, clientes, entidades financieras, empleados, etc...

La contabilidad de Gestión o también llamada contabilidad Administrativa se convierte entonces en un sistema de información contable diseñada por la gerencia en una organización y útil únicamente para los usuarios administrativos; como lo indica el autor (Rivas Fernández, 2003) “Administrando la información se le da un nuevo sentido a la misma, debido a que dejan de ser simples datos olvidados en los archivos conservadores de documentos y pasan a ser motores de cambio importantes en la planeación y presentación de informes con 25

respuestas para la toma de decisiones, como motores de cambio (visión actual), en el sentido de que deben buscar los mecanismos adecuados para darle un valor agregado a la información que éstos contienen, no solo como fuentes de investigación histórica sino también como un elemento importante en la planificación estratégica en toda organización”. Esto especialmente en empresas donde se trata de tener el control de las actividades. A la anterior consideración es importante agregar que para obtener el mejor beneficio de la información, esta debe ser útil, comprensible y comparable como lo aclara el decreto 2649 de 1993; cuando señala los principios de contabilidad generalmente aceptados. Para (Cuervo & Osorio, 2007) La contabilidad administrativa o de gestión desarrolla tres objetivos fundamentales: calcular los costos, suministrar información necesaria para las actividades de evaluación y control y participar en la toma de decisiones estratégica, táctica y operativa. De acuerdo con el autor es la contabilidad administrativa la que sirve de base y respaldo para alcanzar los objetivos trazados en el presente trabajo de investigación, al convertirse en herramienta para la toma de decisiones respecto a las actividades y costos en que incurre la unidad productiva La Reserva en el desarrollo de su producción lechera.

2.3 CONTABILIDAD DE COSTOS

Para esta investigación los objetivos a desarrollar como se ha enunciado en el presente trabajo, se dan a partir de la contabilidad de costos por ser la herramienta que permite recopilar, organizar y registrar datos obtenidos para mejorar los procesos, controlar las actividades y manejar eficientemente los recursos, para que al ser interpretados aporten de manera oportuna a la toma de decisiones acertadas, en la finca La Reserva. Siendo la contabilidad de costos la que suministra información para la contabilidad financiera y administrativa como lo definen los autores Cuervo, et. Al. “La contabilidad de Costos es un sistema de información mide, registra, procesa e informa acerca de los costos de producir o comercializar un bien o prestar un servicio”, y con base en esta información tomar decisiones adecuadas con respecto a la planeación y control de los mismos. Es por eso que el sistema de costos a diseñar será de gran utilidad al productor que desconoce cómo organizar, registrar y llevar el control de su proceso de producción, por lo que desconoce también el estado real de su economía.

En el desarrollo empresarial tener claros los conceptos, elementos y sistemas relacionados con los costos como técnica actual, adquiere gran importancia no solo al constituirse en una de las herramientas más útiles a nivel gerencial, para la acertada toma de decisiones sino para reconocer los verdaderos aportes del costeo en los procesos aplicados a nivel empresarial. Además nos permite ubicar la presente investigación dentro del marco de la contabilidad de Costos como apoyo al buen desempeño de una unidad productiva dentro de la economía agrícola y pecuaria presentes en la economía rural. Recopilando los diferentes conceptos y razones se debe reconocer el apoyo de la contabilidad de costos para la administración, siempre y cuando la recopilación sea confiable y real para aportar en la toma de decisiones acertadas y el mejoramiento de un ente económico que pretenda ser competitivo y garantizar su permanencia en el mercado; concordando con los autores (Sáez , Fernández, Gutierrez, & Torrecilla, 2004) cuando definen la contabilidad de costos como “un sistema de información de las actividades de la compañía, del movimiento interno de valores; este sistema aporta información oportuna, que puede ser utilizada para la planificación, control empresarial y la valoración de los productos derivados de la actividad a que se dedique la entidad”. Considerando los conceptos emitidos por los diferentes autores un sistema de costos a partir de la contabilidad de Costos, será útil a la gerencia o administración, en una organización si está maneja de manera adecuada (ordenada) la información para que pueda ser considerada confiable a los distintos usuarios de la misma. Afirman así el concepto de contabilidad de costos, los autores (Rocafort & Ferrer, 2010) cuando la definen como “una técnica de medición y análisis del resultado interno de la organización, cuyo objetivo principal es ser una herramienta útil para la toma de decisiones”. Se concluye entonces que resulta acertado considerar la contabilidad de costos como una herramienta apropiada para el desarrollo de la presente investigación ya que permite la medición detallada de las actividades desarrolladas y de los recursos empleados en la producción, obteniendo información oportuna con el fin que el productor pueda administrar eficientemente no solo la información sino los recursos, logrando que su proceso de producción mejore continuamente para ser competitivo y lograr la permanencia en el mercado.

2.4 COSTOS Según la perspectiva económica el costo se puede definir como lo indica el autor Saez, et. Al. “El importe monetario de los medios cuantificados y consumidos que ha sido necesario aplicar al proceso productivo para obtener los bienes y servicios propios de la actividad. Respecto a la perspectiva contable los autores Torrecilla A, et. Al. (2004) señalan a los costos como el conjunto de cargas o gastos del período que decidimos incorporar, como propios y necesarios, a las distintas etapas del proceso contable, que trata de medir y registrar el movimiento interno de valores, ocasionado por la actividad productiva que es normal a la empresa. Es evidente como gana importancia el concepto de costo no sólo como el precio, cuantía o valor en cuanto a lo económico, sino también como el gasto necesario en el que se incurre para lograr determinada producción y que debe ser revelado a nivel contable para el control interno de un ente económico o unidad productiva. El costo no es otra cosa que incorporar los gastos, cargos o valor monetario de los recursos necesarios para desarrollar una actividad o actividades que garanticen el objeto social de un ente económico. Para el caso en estudio la leche como actividad productiva de la finca La Reserva. De acuerdo a los autores consultados el sistema de costeo se basa en los siguientes elementos fundamentales: Insumos o costos directos que son elementos tangibles que son utilizados o transformados en la producción, mano de obra directa que es el apoyo humano utilizado en la transformación hasta alcanzar el producto final y costos indirectos que son los demás costos (servicios públicos, depreciaciones de maquinaria, herramientas, mano de obra indirecta, etc.) que no se pueden omitir para completar el proceso de producción.

Para la finca La Reserva los costos directos se relacionan con la producción lechera en la actividad ganadera; la mano de obra directa está relacionada con los salarios (pagados en períodos quincenales) y prestaciones sociales de ley, además de “beneficios” adicionales como vivienda y servicios básicos que se ajusta a lo referido por los autores (Nava, Urdaneta, & Casanova, 2009) cuando afirman que “en este sistema, la mano de obra es contratada en función del tamaño del negocio agrícola y puede disponerse de un encargado y un administrador)”. En cuanto a los costos indirectos están dados por el servicio de impuesto predial, combustible y reparaciones generales, entre otros.

2.5 SISTEMAS DE COSTEO Dentro de la contabilidad de costos se pueden distinguir diferentes sistemas de costeo de acuerdo a las actividades, procesos, productos o servicios aplicables a una necesidad determinada. Los siguientes son los principales sistemas de costeo descritos por el señor Cuervo Tafur, J. et Al. Sistema de costo histórico: Es el que registra los costos reales, o incurridos para la prestación de un servicio o para la fabricación o comercialización de un producto. En la finca La Reserva no se cuenta con registros organizados de costos que sirvan como soporte para ser comparados respecto a otros períodos. Sistemas de costos predeterminados: Es el sistema que calcula los costos antes de que el período comience o la producción concluya; está basado en supuestos de los costos que pueden ser (estimados) y los costos que deben ser (estándares) para ser comparados. Al no existir un presupuesto establecido en la unidad productiva no se hace factible compararlo con lo ejecutado del mismo. Sistema de costos por órdenes: Este sistema acumula los costos por lotes u órdenes de fabricación por lo que la producción no es homogénea sino sujeta a características específicas requeridas por el cliente. Para la presenta investigación este sistema no aplica al desarrollarse una actividad ganadera que no depende de especificación alguna por parte del productor ni de los clientes. Sistema de costos por procesos: Es un sistema que cuenta con una base de tiempo, donde acumula los costos para cada proceso, hasta obtener el producto final, por lo que manejan generalmente centros de costos que acumulan de manera independiente los mismos. De acuerdo a lo investigado este sistema es utilizado por las industrias que permiten fabricación en serie de productos homogéneos y que no aplica en este caso. Sistema de costos por actividades (Costeo ABC): En este sistema los productos se clasifican por actividad, es decir que el costo de producción se deriva del análisis de las actividades realizadas en cada etapa del proceso. Para alcanzar los objetivos trazados en la unidad productiva La Reserva, se considera que el sistema de costeo ABC, es el que abarca con más precisión lo que se pretende lograr ya que permite que se puedan gestionar los costos supervisando cada una de las actividades del proceso de producción. Los siguientes argumentos respaldan la decisión.

Ante la globalización de los mercados las empresas se ven enfrentadas a desarrollar estrategias que les garanticen su permanencia en los mismos. Es en este ámbito es donde la contabilidad administrativa juega un papel fundamental y da especial importancia al sistema de Costos Basado en Actividades ABC, para alcanzar la reducción de los costos a partir de la planeación previa y la supervisión de manera permanente en un proceso de producción determinado. Algunos autores coinciden en describir el costeo ABC como un instrumento destinado a solucionar algunos de los problemas de la empresa moderna, pues considera como objetivo de análisis las distintas actividades que realiza la empresa, profundizando su estudio en los inductores de costos de cada una de las actividades” (Valera Villegas, Morillo Moreno, & Morillo Moreno, 2009) como una herramienta para la reducción de los costos; el costeo ABC surgió a partir de la década de los ochenta del siglo pasado, y ha contribuido con el logro de mejores niveles de rentabilidad y competitividad en las organizaciones, gracias a los avances logrados en materia de asignación y cálculo de los costos de producción. Estos argumentos respaldan la decisión de considerar el sistema de costos ABC, el más acorde para lograr los objetivos, ya que para el productor de la Finca La Reserva, dar solución al manejo deficiente de sus recursos por desconocer la manera de hacerlo, será brindarle la posibilidad de continuar en el mercado o de considerar retirarse basado en datos oportunos y confiables. El costeo ABC, consiste en reemplazar el costeo basado en las áreas de responsabilidad de la empresa, por otro que lo haga a través de las actividades como lo indica (Cooper & Kaplan, 1998) “las actividades son las que consumen recursos, y los productos utilizan las actividades”. Asignando a cada actividad los recurso en la medida necesaria de acuerdo a la importancia o no de la misma en el proceso. De acuerdo a la anterior consideración se afirma entonces, que sistema de costos ABC se fundamenta en tres premisas (Caldera , Baujín , Ripoll , & Vega , 2007): 1. Los productos o servicios consumen actividades. Exigidas para su fabricación o prestación. 2. Las actividades son las que consumen recursos o valor de los factores productivos, por lo que se deduce que son las actividades las que generan los costos. 3. Los recursos cuestan dinero, por lo que es necesario realizar un presupuesto en función de las actividades, para tener en cuenta los recursos mínimos indispensables que garanticen eficiencia en las mismas. 30

Por lo anterior se debe tener en cuenta en variables fundamentales: los recursos y las actividades, siendo estas últimas las acciones desarrolladas para lograr el objeto del costo (la leche) y las que consumen los recursos. Para el Costeo basado en Actividades tanto los gastos como los costos son recursos siendo estos todos los medios utilizados en el desarrollo de las actividades. A continuación se definirán términos relacionados con el costeo basado en Actividades y que serán de gran utilidad en el momento de aplicar al sistema de costos a diseñar: Actividad, se define como un conjunto de tareas o actos realizados por una persona o conjunto de personas y maquinaria relacionados con la empresa (Hardagon & Múnera, 1994). El autor Saez, A. et. Al. Coincide con los anteriores al describir las actividades como como el conjunto de tareas o actos realizado por una persona o conjunto de personas o máquinas, asociadas a cualquier parte o aspecto de la empresa. Para la Finca La Reserva las actividades identificadas en su proceso de producción fueron: Mantenimiento de potreros, Ordeño, Sanidad, Reproducción y Alimentación. A estas actividades les son asignados costos indirectos incurridos en la empresa para ofrecer sus servicios o fabricar sus bienes; dicha asignación se realiza a partir de inductores o generadores de costos. Inductor de actividad: es la unidad de actividad, factor o conjunto de factores que determinan el grado de esfuerzo o de actividades realizadas para prestar los servicios o fabricar los productos, que inciden en el nivel de costos de una actividad. (Cooper & Kaplan, 1998). Otro autor dice al respecto: “Bajo el ABC un inductor de costo es un factor utilizado para para medir como un costo es incurrido y/o como imputar mejor dicho costo a las actividades” según como lo planteo (Hicks, 1997). Algunos ejemplos de inductores del costo utilizados son: la mano de obra, tiempo operativo (línea, maquina, ciclo, etc.); producción (piezas, litros, toneladas, etc.) ocupación (metros cuadrados). Para la unidad en investigación el principal inductor es la mano de obra, aunque se utilizan otros como de menor relevancia pero necesarios como metros, litros, unidades, etc. Los objetos de costos, según, (Horngren, 2012) corresponde a cualquier elemento del cual la empresa requiere conocer o calcular sus costos, o realizar una medición de costos por separado, según la naturaleza de la empresa; dichos objetos son elegidos con miras a optimizar el proceso de toma de decisiones. Para la unidad productiva en estudio el objeto del costo es la producción de leche. Otro concepto al respecto los relaciona (Hicks, 1997) definiendo el objeto final de los costos como los productos y servicios que una firma suministra a sus clientes.

En su texto (Bonilla & Saldaña, 2014) explican que los costos ABC, no se tratan únicamente de un modelo que busca determinar los costos con mayor exactitud (Caldera , Baujín , Ripoll , & Vega , 2007), sino que se tratan de un sistema de gestión empresarial, que facilita a la alta gerencia una herramienta para la toma de decisiones oportunas, para la reducción de costos basado en el análisis de actividades. Para el autor (Welsch, 2005) en la metodología de ABC (Costos basados en actividades), los productos se clasifican por actividad y de acuerdo al tipo de actividad en el que se engloben se asigna costo a cada una de ellas al ingresar. Lo que significa que el costo de producción se genera a partir del análisis de las actividades desarrolladas en cada etapa del proceso de producción. Después de estudiar los argumentos y diferentes conceptos relacionados con el costeo ABC, se considera que la importancia del costeo por actividades radica en el apoyo concreto que puede brindar al productor de la Finca La Reserva, al convertirse en una fuente de información real, confiable y oportuna no solo en el campo financiero sino en el administrativo, porque le permite identificar los problemas puntuales de su proceso, a nivel de cada centro de costos o subsistema, según sus actividades, evaluando el desempeño de cada una, para planear y diseñar estrategias para la mejora de su producto (leche) o proceso y la toma acertada de decisiones respecto al manejo de los costos, que se vea reflejada en el aprovechamiento de los recursos y el mejoramiento de los procesos.

2.6 SISTEMAS DE PRODUCCIÓN DE LECHE Los sistemas de producción en Colombia son las fincas en donde se desarrollan labores y actividades para la producción de leche y/o carne y que se hallan determinados por factores tecnológicos, socioculturales, ambientales y formaciones agroecológicas. En Colombia existen dos tipos de sistemas de producción de leche: lechería especializada y doble propósito. El sistema de lechería especializada es aquel donde la vaca es ordeñada sin ternero al pie y el ternero macho es descartado usualmente a los pocos días de nacido; las vacas son alimentadas con suplementos nutricionales (concentrados) para alcanzar más producción de leche (Correa, 2005). Es este el sistema que desarrolla la unidad productiva Finca La Reserva. El sistema de doble propósito es aquel donde el ternero macho es criado y levantado para ser vendido después del destete y la vaca es ordeñada con el ternero al pie. La alimentación está basada en sistemas extensivos a base de pasturas con una baja productividad de leche y carne (Arias, Balcázar, & Hurtado, 1990). Es considerado como un sistema para pequeños y medianos productores en donde la actividad principal es la producción de carne. Este sistema es predominante de las zonas tropicales bajas del país, en regiones con altas temperaturas y más lejos de los mercados. Para (Aldana, 1990) los sistemas especializados en leche han sido dinámicos en las tres últimas décadas y se encuentran localizados en el trópico alto en regiones con climas frescos a fríos principalmente en el eje cafetero, altiplano CundiBoyacense y Antioquia, además cerca de los centros urbanos Se considera a Colombia como un país autosuficiente en la producción de leche; hace una década aproximadamente reportó que la rentabilidad de los sistemas de producción de leche especializada era mayor que aquellas obtenidas en sistemas de producción de leche de doble propósito. Adicionalmente, se reportó que esta rentabilidad estaba directamente asociada al nivel tecnológico utilizado por los productores. Para la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO, 1995) de acuerdo a la manera de alimentar los animales la producción puede ser: Intensiva (Cuando se le suministra el alimento en el establo), Semi-

intensiva o mixto (pastoreo temporal o por épocas) y Extensiva (pastoreo en praderas es abundante). La finca La Reserva se ubica dentro del sistema de producción de lechería especializada y alimentación mixta o semi-intensiva, con condiciones para aplicar los requerimientos necesarios que garanticen su producción y mejoramiento de su producción.

2.7 ESTRUCTURA DE PRODUCIÓN RURAL

Las microempresas colombianas abarcan una parte importante de participación en la economía nacional ya que son generadoras de un número considerable de empleos. Aun así en el sector agropecuario o sector primario de las economías no se conoce de manera detallada la clasificación de estas empresas; Las estrategias adoptadas por las personas para satisfacer sus necesidades alimentarias y otros artículos necesarios para subsistir, que unen sus ingresos en un presupuesto único. El hogar puede estar conformado por personas sin ningún parentesco, emparentadas o una combinación de ambos. (FAO, 1995); El anterior concepto de hogar encierra las características que desarrollan las pequeñas unidades de producción vinculadas estrechamente con el hogar.

Los pequeños productores en la actualidad se ven afectados respecto a los costos de su producción, por la creciente competitividad respaldada por la avanzada tecnología que amenaza su permanencia en el mercado y a la que se resisten los pequeños productores de leche que de manera empírica han logrado sostenerse y sostener a su familia a través de la comercialización de sus productos, para obtener un beneficio económico desarrollando diferentes formas de producción al paso de los años. Según (Forero Alvaez, 2003) en la estructura productiva del agro en Colombia se distinguen los siguientes tipos empresariales básicos: la empresa agropecuaria capitalista conformada por las grandes empresas agrícolas y en hatos ganaderos extensivos y semi-intensivos, el latifundio ganadero especulativo conformado por hatos dedicados a la producción de carne y la producción campesina o familiar de

la que hacen parte la mayoría de los campesinos colombianos y cuya finalidad es generar ingresos a la familia, al grupo social o a la comunidad.

Es en esta última donde encaja la presente investigación sobre la unidad productiva finca La Reserva donde el productor familiar organiza sus actividades de acuerdo a las necesidades y decisiones su familia y/o de su comunidad en este caso de su comunidad y no como el empresario agropecuario capitalista quien se centrará en la obtención de utilidades básicamente.

2.8 EL PRODUCTOR RURAL

El pequeño productor rural basa su economía en la agricultura familiar incluyendo todas las actividades agrícolas desarrolladas en familia como lo menciona (Scheider, 2013), según la (FAO, 1995). Así administran y ejecutan en familia actividades como la agricultura, ganadería, silvicultura, pesca, y pastoreo entre otras. Actividades que dependen específicamente del trabajo familiar, tanto de mujeres como hombres. El campesino es aquella persona que posee una porción de tierra, que explota por sí mismo, en forma principal, en donde él es quien se apropia de la mano de obra y de allí obtiene los ingresos para satisfacer sus necesidades básicas. (Calva, 1988). Para el autor (Scheider, 2013) La agricultura familiar es la forma predominante de la agricultura en el sector de producción de alimentos. Donde el pequeño productor desarrolla una relación de interdependencia con su granja, así las decisiones del pequeño productor afectan directamente el desarrollo de su granja.

La unidad productiva objeto del presente estudio refleja claramente la anterior apreciación, donde el campesino además de dueño y señor aporta su trabajo y experiencia obtenidos en el desarrollo de esta actividad durante la mayor parte de su vida, para obtener su sustento, el de su familia, aportando a su comunidad y quizá beneficios económicos adicionales. La economía campesina es un sistema socioeconómico y cultural de producciónconsumo fundamentado en el trabajo familiar, articulado de múltiples maneras al

sistema socioeconómico y a los mercados, operando dentro de un modo de vida rural (Machado, Rodríguez, Briceño, Martínez, & Toro, 1995). Es entonces relevante reconocer la importancia del productor rural como base para el sostenimiento y fortalecimiento de la economía colombiana, al que parece restarle importancia el estado al no procurar soluciones al sinnúmero de obstáculos a los que se ve enfrentados los campesinos; como falta de apoyo por parte de los entes gubernamentales a nivel de financiación, pocos canales de distribución, elevados costos en el transporte, dificultad en las vías de acceso a las ciudades y tecnologías a su alcance entre otras. Se concluye entonces que el productor rural se enfrenta a una serie de situaciones que sólo les permite subsistir de manera precaria y que los hace desertar de manera involuntaria hacia las grandes ciudades al no poder competir con mercados más estructurados cada vez más exigentes; situación que no desconocen, pero a la que el campesino están dispuestos a enfrentar y asumir los cambios para dejar atrás el concepto cerrado de campesino tradicional y así garantizar no solo su sustento sino su capacidad de competencias ante los demás sectores de la economía.

3. MARCO REFERENCIAL El proyecto está constituido con el fin de diseñar un sistemas de costos para la unidad productiva Finca La Reserva, por lo cual es necesario conocer el entorno donde se lleva acabo, su geografía y los factores que influyen en el proceso productivo respecto al comportamiento en la región basados en la producción lechera en la Vereda Vuelta Grande del Municipio de Cota en Cundinamarca. Este capítulo describe la reseña del municipio de Cota, una breve historia de la Finca La reserva y el entorno socioeconómico de la misma, lo que sirve para identificar y determinar los factores relacionados con la producción.

3.1 RESEÑA HISTORICA Cota fue fundada como municipio por orden del oidor Diego Gómez de Mena, el 29 de Noviembre de 1.604, siendo la en comendadora Doña María de Santiago. Después de esta fundación se hizo la repoblación en 1.638 por Gabriel Carvajal, y otra nuevamente en 1.670. El 17 de Marzo de 1.873 por acuerdo del honorable concejo municipal, se ordena el traslado de la cabecera municipal del sitio inicial en la "Hacienda Santa Cruz", hoy vereda de pueblo viejo, al sitio actual, llamado en ese entonces "Tres Esquinas", por conveniencia para que el pueblo estuviera en el camino Nacional que conectaba a Zipaquirá con Girardot y que era denominado "Camino de la Sal". La forma octogonal del parque está inspirada en la Plaza de la Estrella de Paris y su diseño, así como el de la iglesia, fueron elaborados por el célebre Alberto Urdaneta, arquitecto, artista, periodista y General de la Republica, quien era propietario de la magnífica Hacienda Buenavista, ubicada en la vereda del Abra. (Directorio de Sedes de la Administración Municipal, 2014).

3.2 HISTORIA DE LA UNIDAD PRODUCTIVA La Finca La Reserva tiene una extensión de 32 fanegadas aproximadamente, fue inicialmente propiedad de la Familia León Martínez conformada por Don Juan 37

Calixto León y doña Francilina Martínez, padres de 10 hijos (uno fallecido); campesinos dedicados a las labores del campo como siembra en pequeñas parcelitas de papá, maíz y zanahoria principalmente. Al morir su esposo cuando sus hijos aún estaban pequeños y siendo él el encargado de dirigir todas las labores relacionadas con los trabajos de la Finca, doña Francilina se vio obligada a asociarse con su hermano Carlos Efren, con el ánimo de no perder su finca y por el apoyo que su hermano representaba. Las cosas se hicieron llevaderas hasta que sus hijos mayores crecieron y quisieron hacerse cargo de las labores de la misma, lo que causo molestia a su tío y decidió vender su parte de la sociedad a Don Enrique Buitrago (padre), un hacendado vinculado con la compra y venta de ganado en la región; quien quiso hacer de la Finca un negocio rentable pero únicamente en la actividad ganadera que era de la cual tenía conocimiento; alcanzando a ubicar su finca como una de las mejores de la región. Al crecer todos los hijos de doña Francilina los desacuerdos no se hicieron esperar por lo que deciden vender su parte a don Enrique quien trabaja su finca hasta los últimos días de su vida. Al morir sus hijos heredan la Finca La Reserva. Por conveniencias entre ellos el Doctor Enrique Buitrago (hijo) compra a sus hermanos sus partes más por el gusto de conservar la propiedad que de sacarle provecho. El Dr. Enrique odontólogo de profesión es el único dueño en la actualidad y su prioridad no es el crecimiento de su finca en cuanto a la producción opina don Jorge Rodríguez (Administrador desde hace 17 años) por lo que La Reserva no cuenta con una estructura orgánica, plenamente establecida y carece de manuales de funciones o procedimientos.; las actividades se ejecutan de acuerdo a unos procedimientos establecidos por el propietario y de acuerdo a la experiencia empírica del administrador y del colaborador don Luis Francisco Neuque.

3.3 ENTORNO SOCIOECONÓMICO

Cota es un municipio situado en el departamento de Cundinamarca, en la provincia de Sabana Centro. El municipio está conformado por el casco urbano conformado por el barrio centro y el barrio La Esperanza y sus ocho veredas: La Moya, Cetime, El Abra, Rozo, Pueblo Viejo, Parcelas, Vuelta Grande y Siberia.

A Cota se le conoce como la capital indígena colombiana, ya que la mayoría de los chibchas vivieron más cerca de este municipio que a la capital. La principal actividad económica de Cota es la agricultura ya que cuenta con un clima frio lo que le permite y facilita desarrollos de agricultura y ganadería. El municipio de Cota limita al norte con el municipio de Chía, al sur con el municipio de Funza, al oriente con Suba localidad de Bogota.D.C. y al occidente con el municipio de Tenjo.

La finca La Reserva se encuentra ubicada en la vereda Vuelta Grande en el municipio de Cota a quince minutos en auto, del perímetro urbano por la vía a Tenjo Cundinamarca.

Ilustración 1 Ubicación geográfica de la Vereda Vuelta Grande en Cota

Fuente: http://www.cota-cundinamarca.gov.co

En la Ilustración 1 Ubicación geográfica de la Vereda Vuelta Grande en Cota permite conocer la ubicación de la vereda Vuelta Grande donde se encuentra ubicada La Finca La Reserva y se desarrolla el proyecto de investigación.

3.3.1 LECHERIA EN COTA En el municipio de Cota la actividad pecuaria más representativa es la ganadería bovina y ocupa cerca de 2800 hectáreas, convirtiéndose en un renglón

significativo a nivel de la región Sabana Centro. Y convirtiéndose en un factor generador del PIB en el departamento de Cundinamarca. Aunque se presentan otros tipos de explotación pecuaria (porcina, canícula, ovina, avícola, caballar, mular y asnal) esta investigación hizo énfasis en la producción predominante que es la bovina. De un 100% perteneciente a esta categoría el 73% tiene como línea de producción la lechería y el 27% el levante. La actividad ganadera se desarrolla en predios con tamaños que van desde las 3 hectáreas hasta 75 hectáreas respectivamente; los predios de gran propiedad (1030ha.) haciendas (31-75ha.) y latifundios (mayor de 75ha.) se especializan en la ganadería bovina dedicadas a la producción de leche especializada y algunas de doble propósito; aunque existen también pequeños productores que desarrollan esta actividad para la obtención de ingresos que garanticen su subsistencia, la de sus familias o de su comunidad como es el caso de la Finca la Reserva.

4. DISEÑO METODOLÓGICO 4.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

Esta investigación es desarrollada sobre un estudio de caso usando dos tipos de paradigmas: descriptiva- explicativo y socio-critico, el cual se lleva a cabo en la Finca La Reserva, Vereda Vuelta Grande del municipio de Cota en Cundinamarca, que busca diseñar un sistema de costos útil para ésta unidad productiva que supla sus necesidades frente al registro y control de la producción y que este modelo pueda también ser utilizado dentro del sector en fincas con comportamientos productivos similares. Se dice socio-crítico porque la investigación pretende ser útil para la comprensión y solución de problemas relacionados con una disciplina científica específica. Además se tiene presente entre los diferentes actores involucrados las reflexiones a partir de la constante observación de los participantes. Finalmente como lo indica el autor (Alvarado & Garcia) se dan respuestas a los problemas para mejorar las prácticas desarrolladas en el día a día a disposición del sector social menos favorecido. Se utiliza el paradigma Descriptiva- explicativo porque el contacto que se tiene con el administrador de la finca es continuo, quien es el principal recurso para obtener la información y se lleva a cabo dentro de la unidad productiva en investigación donde se evidencia la información que brinda el productor. Con base en la información suministrada y que se obtuvo dentro de las visitas se puede afirmar que el desarrollo de esta investigación está orientada al descubrimiento; ya que se busca establecer un sistema de costos para una unidad productiva específica a partir de la interpretación de diferentes situaciones que permita cubrir las necesidades particulares que presenta el productor. Tiene una orientación al descubrimiento al tener como objetivo diseñar un sistema de costos para una unidad productiva específica a partir de la interpretación de diferentes situaciones. La metodología de la investigación se considera mixta ya que utiliza prácticas y técnicas de los métodos cuantitativos (encontrar el valor de una actividad) y

cualitativos de investigación (Hernández Sampieri, Collado Fernández, & Lucio Baptista, 2003). La información cuantitativa se obtuvo mediante la medición de: tiempos de desplazamiento de los animales, tiempo de ordeño, medición del área del terreno, cantidad en kilogramos de suministros alimenticios, cantidad en litros de agua consumidos y litros de leche obtenidos. El análisis de los datos se dio a través de técnicas cualitativas donde los datos se presentaran a través de gráficas, entrevistas, y anotaciones, mientras que las técnicas cuantitativas se expresaron numéricamente.

4.2. FUENTES PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 4.2.1 Fuente Primaria: Observación: Como lo señala (Blaxter, Hughes, & Tight, 2000)“el investigador participa mirando, registrando y analizando los hechos de interés” con el objetivo de conocer el entorno económico de la unidad productiva, el proceso de producción y las actividades que se realizan, además de las herramientas y el recurso humano utilizado. La obtención de la información se obtuvo de cinco visitas de campo a la Finca La Reserva, la visita preliminar en el mes de diciembre 2014 donde se obtuvo el consentimiento del productor y el reconocimiento de la unidad productiva, en la segunda visita en el mes de abril ,se aplicó una entrevista detallada con la cual se obtuvo información más específica con respecto a la visita preliminar en cuanto al proceso productivo que se ejecuta en la Finca La Reserva, en el mes de mayo se realizó la tercera visita para la entrega de los formatos diseñados y se dio capacitación para el manejo de los mismos, en la cuarta y quinta visita a finales de mayo y julio respectivamente se hizo acompañamiento al productor para la medición de tiempos y recursos utilizados, además de la producción en un día de ordeño regular. Entrevista: Para la unidad productiva en investigación se elaboró una entrevista preliminar (Anexo 1) para el reconocimiento de la unidad productiva. Como lo define (Blaxter, Hughes, & Tight, 2000) “la entrevista es una técnica que sirve para

recolectar datos imposibles de obtener mediante la observación y los cuestionarios y permite innumerables variaciones ya que en el método de la entrevista se interroga a la gente sobre ciertos temas o se los discute con esta”. Una segunda definición como señala (Kuznik, Hurtado, & Espinal, 2008) “La entrevista como una técnica de recolección de datos que permite estructurar y cuantificar la información”. Concepto que se acomoda a la segunda entrevista (Anexo 2) para ampliar el conocimiento sobre el proceso de manera detallada de las actividades que se desarrollan, conocer de la utilización de los recursos con los que cuenta para llevar acabo su principal actividad, preguntar de tiempos y establecer recursos por actividad.

4.2.2 Fuentes secundarias Para ejecutar este trabajo se consultaron diferentes documentos existentes que se relacionan con el tema de sistema de costos, sistemas de producción lechera y desarrollo rural con los cuales se pueden identificar los aspectos tratados acerca del tema en desarrollo del presente trabajo de investigación, además de la información recibida respecto al entorno geográfico de la unidad productiva.

4.3 MATERIALES Para el desarrollo del presente trabajo de investigación se elaboraron formatos que facilitaran la recopilación de la información como las entrevistas (Anexo 1, Anexo 2); además se utilizaron fuentes como libros académicos enfocados a la contabilidad, los costos, los sistemas lecheros, el pequeño productor, etc.; bases de datos como Scielo, Dialnet y Redalyc que ampliaron el conocimiento y mostraron casos que sirvieron como modelo a seguir; también se consultaron revistas científicas con artículos relacionados con la lechería y las actividades agropecuarias emitidas por FEDEGAN (Fondo Nacional del Ganado) y contexto Ganadero.

4.4 INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Para dar inicio a la ejecución de este trabajo fue necesario diseñar una entrevista preliminar al señor Jorge Enrique Rodríguez que permitió el reconocimiento inicial de la unidad productiva (Anexo 1). Posteriormente fue necesario diseñar una entrevista con preguntas abiertas, que nos permitieran conocer la situación real de la unidad productiva Finca La Reserva, respecto a las actividades que desarrollan regularmente. (Anexo 2)

Esta está enfocada principalmente en resolver inquietudes que se dieron posterior a la visita preliminar a la finca y con la cual se busca establecer criterios de búsqueda y variables que afecten los costos, para tal fin se diseñaron formatos que faciliten esta labor Anexos No. 3, Anexo No. 4, Anexo No. 5, Anexo No. 6 Las preguntas que se utilizaron en la entrevista fueron mixtas (Abiertas y cerradas) ya que hay información que se necesita información puntual y hay información que se necesita sea más detallada por el productor sobre la principal actividad que ejecuta y lo que hace para llevarla a cabo.

4.5 FASES DE LA INVESTIGACIÓN El desarrollo de este trabajo de grado se ejecuta en diferentes etapas las cuales se explican a continuación: 4.5.1 Revisión de la bibliografía en la que se incluyen trabajos de investigación ya desarrolladas dentro del programa de contaduría Pública de la Universidad Agraria de Colombia, consulta de textos de investigación referentes a la producción ganadera entre otros textos de importancia para desarrollar el marco teórico de vital importancia para construir este trabajo 4.5.2 Visitas de campo: donde se estable a través de entrevistas un acercamiento con el productor con la información que brinda sobre la finca y sobre su actividad, recolectando datos necesarios que permiten establecer los procesos que ejecuta y los recursos utilizados. 4.5.3 Construcción de herramientas: que permitan recopilar y complementar la información obtenida de las entrevistas y visitas de observación a la Unidad productiva que sea útil para ejecución del diseño del sistema de costos 4.5.4 Creación de unidad productiva: en el Software Emprenderán el cual ayudara a la comparación de los datos de construcción propia frente a un sistema ya establecido por la Federación Nacional de Ganaderos (FEDEGAN). Para el análisis fue necesario el soporte del Zootecnista Luis Alfredo Rodríguez egresado de la Universidad Nacional de Colombia 4.5.5 Diseño de Sistema de costos: Basados en la necesidad del productor y con los datos recolectados se elabora el sistema de costos que se considera más beneficioso para el productor de La Finca La Reserva en el Municipio de Cota, Cundinamarca. 4.5.6 Análisis y redacción: De la información obtenida de la construcción de la herramienta de Sistemas de costos para la unidad productiva de la Finca La Reserva. 4.5.7 Construcción del informe: En el cual se establece las conclusiones y las recomendaciones para el productor de la herramienta diseñada para su unidad productiva que le permita evaluar sus procesos y tomar decisiones frente al proceso de producción.

5. ESTRUCTURA DE COSTOS ABC: COMPARACION CON EL SOFTWARE EMPRENDEGAN

Según la propuesta presentada se va a desarrollar una estructura de costos para la finca objeto del presente estudio en el período comprendido entre Mayo y Julio de 2015, mediante la aplicación de la información recopilada a través de varias visitas de campo a la unidad productiva en los diferentes meses del tiempo de investigación; donde se evidencia que la finca solo se dedica la producción de leche donde se han identificado los diferentes subsistemas y variables que generan para el productor un ingreso económico y el costo para cada uno de ellas, para luego asignar un valor determinado que ha sido suministrado directamente por el productor. Se debe tener en cuenta que en este tipo de empresas, la contabilidad no presenta datos confiables de acuerdo con la realidad del ente; por lo que se obtiene del dialogo directo con las personas directamente vinculadas a los procesos de producción (administrador y el colaborador en la parte operativa) quienes suministra información basados en su experticia.

5.1 SUBSISTEMAS DE LA PRODUCCIÓN LECHERA Para el sistema de producción lechera en la finca La Reserva se ha podido identificar cinco (5) subsistemas: Mantenimiento de Potreros, Ordeño, Alimentación, Sanidad y Reproducción; que a su vez desarrollan actividades diferentes y que se interrelacionan entre sí para alcanzar el pleno funcionamiento del sistema de producción. La identificación de cada una de las actividades, las herramientas con que se realiza, las persona que intervienen, los tiempos de ejecución, para cada subsistema, se obtuvieron de las visitas realizadas a la unidad productiva mediante entrevistas con el productor, reconocimiento mediante la observación de la unidad productiva y confirmación de la información recopilada a través de los formatos diseñados con éste propósito durante la investigación

A continuación se presenta la descripción de los Subsistemas de la finca la Reserva: Para llevar a el sistema de producción lechera se desarrollan diferentes subsistemas que a su vez desarrollan varias actividades; como lo menciona (Aguilera, 1999), en las explotaciones ganaderas podemos considerar las siguientes actividades: Alimentación, limpieza, ordeño, tratamientos, fecundación y parto. Traslados, eliminación de residuos, entre otras.

5.1.1 MANTENIMIENTO DE POTREROS El primer subsistema es el Mantenimiento de Praderas o Pasturas (Flujograma 1) Subsistema Mantenimiento de potreros, consiste en el manejo que se da a los potreros o pasturas teniendo en cuenta el agua, el sol y el tipo de suelo para producir pastos de gran valor nutricional para los semovientes que permitan el logro de una más alta y mejor producción de leche, esta labor es ejecutada principalmente por la utilización de mano de obra realizada por los dos trabajadores con los que cuenta la finca, la cual se mide por horas, también es necesario otro tipo de recursos para el mantenimiento como lo son alambre, postes entre otros que se miden por cantidad utilizada. Según (Urbina Rojas, 1994) el sostenimiento de potreros comprende la siembra de pastos, la colocación de alambrado, la delimitación del área de acuerdo con la existencia del recurso, tierras inundables o secas, la capacidad de carga del terreno, la calidad del suelo. En el subsistema mantenimiento de potreros se desarrollan tareas como la siembra y abono de pastos con el mismo estiércol del ganado, eliminación de malezas según la necesidad de cada potrero pastado, riego de terrenos con agua extraída de un pozo propio y mantenimiento de cercas para delimitar los potreros y llevar el control de la rotación de las pasturas y del desplazamiento de los animales. Para la unidad productiva investigada para el control y administración de los pastos el administrador ha dividido en 13 potreros los cuales se distribuyen a diario dos veces una en la mañana y otra en la tarde esta distribución se hace con el fin de conservar el pasto para su consumo sin que sea maltratado por el mismo ganado.

Flujograma 1 Subsistema Mantenimiento de potreros

Fuente: Elaboración propia del Autor

5.1.2 ORDEÑO El segundo subsistema identificado es el Ordeño. (Flujograma 2): Consiste en extraer de forma rápida sin molestias e higiénicamente la leche para reducir las posibilidades de mastitis. Puede ser realizado con o sin ternero. La técnica más adecuada es aquella donde se emplea toda la mano, formando un anillo con el dedo pulgar y el índice en la parte superior del pezón (Lesur, 2005). Es esta una labor más importante dentro del proceso de producción ya que es aquí donde se obtiene el producto u objeto del costo: la leche. En el ordeño están relacionadas las siguientes actividades: la preparación de los utensilios o equipo, disposición del ganado, lavado de ubres, aseo de utensilios y la más relevante la extracción como tal de la leche (ordeño) la cual es ejecutada por el administrador y el colaborador.

El proceso de ordeño inicia con el alistamiento de utensilios tales como: Cantinas, filtros maneadores, baldes e implementos de aseo luego Don Jorge Enrique Rodríguez y Don Luis Francisco se encargan del desplazamiento del ganado para reunirlo; en el lugar destinado para ordeño cada uno de los trabajadores se encarga de limpiar las ubres de las vacas que proceden a ordeñar, luego el ordeño (extracción de la leche) que se realiza de manera manual e higiénica para evitar molestias en los animales, que puedan afectar la producción. Posteriormente al ordeño de cada vaca se coloca la leche dentro de las cantinas previamente destinadas para esto. Este proceso se ejecuta dos veces al día uno en la mañana y otro en la tarde; la utilización de los recursos se mide por la cantidad de horas utilizadas en mano de obra y la cantidad de recursos adicionales como el agua, el jabón y las toallas. Flujograma 2 Ordeño

Fuente: Elaboración propia del Autor

5.1.3 ALIMENTACIÓN El tercer subsistema identificado es la Alimentación (Flujograma 3), donde se hacen los mejores esfuerzos para el aumento de la producción de leche y el mejoramiento de la calidad del producto por parte de las personas involucradas directamente (administrador y el colaborador) a pesar de la falta de compromiso por parte del propietario para implementar estrategias que permitan mejores niveles de la producción y que en últimas es quien adquiere los beneficios, principalmente económicos. La alimentación de los semovientes está dada en base a praderas, lo que garantiza una alimentación a bajo costo para los diferentes estados del ganado como los son las vacas de producción, las vacas en proceso de secado y las terneras. Para la finca de la reserva se manejan dos grupos: El primer grupo es de Ganado de ordeño en etapa normal y en etapa de secado, el segundo grupo es el de ganado de horro en el que se encuentran las vacas próximas a parir y las terneras. Por lo anterior y de acuerdo a los cambios climáticos durante el año se hace necesario complementar la alimentación de los animales principalmente en épocas de sequía. Estos dos grupos son distribuidos en potreros diferentes en los que se suministran: pastos y suplementos (Melaza, sal o concentrado) en cantidades diferentes. Como lo indica el autor (Correa, 2005) el productor se ve enfrentado a la necesidad de suplementar a estos animales para que puedan lograr suplir sus requerimientos a través del año y alcancen producciones adecuadas según mérito genético. El suministro de agua se realiza para los dos grupos y las cantidades están dadas por la cantidad de semovientes que se encuentran este es un proceso en el que los trabajadores están pendientes que no falte el agua en los bebederos de ninguno de los grupos durante el día. Este subsistema involucra la utilización de suplementos como sal, melaza y concentrado los cuales se miden en kilogramos; también se utiliza el recurso humano para su ejecución y el driver que se emplea para este recurso es la cantidad de horas en mano de obra.

Flujograma 3 Alimentación

Fuente: Elaboración propia del Autor

5.1.4 SANIDAD Para (Ortiz, Garcia, & Morales , 2005) la prevención de enfermedades desempeñan papel crucial en cualquier intento que afecta la producción. La salud de los animales juega un rol significativo en el proceso de producción ya que el control de enfermedades está relacionado directamente con la salud del consumidor. El control de enfermedades no solo se logra con la aplicación de las vacunas para evitar la fiebre aftosa o la Brucelosis para el caso de la finca La Reserva, que generalmente son suministradas de manera gratuita por el estado a través del ICA (Instituto Colombiano Agropecuario) quién también es el responsable de ejercer el control sanitario de los animales en el territorio nacional;

siendo el productor responsable únicamente de las agujas y jeringas para la aplicación; sino también con la fumigación para prevenir o erradicar plagas como las garrapatas, mosquitos, que afectan la salud del animal y por ende la salud del consumidor final. El subsistema emplea en su desarrollo la utilización de recursos como lo es la mano de obra la cual se mide en cantidad de horas necesarias para el desarrollo del proceso productivo, además utiliza drivers en litros para el recurso del insecticida, cantidad en unidades de agujas y de jeringas.

En el siguiente Flujograma 4 Sanidad se presenta el proceso desarrollado en el subsistema Sanidad:

Flujograma 4 Sanidad

Fuente: Elaboración propia del Autor

5.1.5 REPRODUCCIÓN Este sub sistema (Flujograma 5) Reproducción: Está relacionado con el programa reproductivo practicado en una unidad productiva, como inseminación, control de vacas preñadas, asistencia de partos. La reproducción es la encargada de medir la eficiencia del proceso productivo y el éxito en el desarrollo de los procesos y crecimiento de la unidad productiva. Para el autor (León Valberde, 1979) este proceso es necesario para mantener un alto y continuo nivel de producción y así obtener el número de animales suficiente para expandir el hato y reemplazar los animales no adecuados para producir. En este proceso se encuentra todo lo relacionado con la gestación de la vaca que se inicia hacia los 3 años con la detección del celo que se da cada 21 días aproximadamente. Para este subsistema el administrador de la finca lleva un control de reconocimiento de las vacas que ya se encuentran preñadas y de los estados que se presentan en un hato, de esta manera ejecutan sus procesos de control con las vacas que deben ser inseminadas y posterior a la inseminación hacen un seguimiento regular a estas vacas, también tienen en cuenta si son vacas de primer parto o no para así asistirlas en el momento de alumbramiento. Nuevamente el recurso de mano de obra juega un papel importante en la ejecución de cada tarea que se desarrolla en la unidad productiva, es por esta razón que en el subsistema de reproducción el recurso que se tiene en cuenta para determinar los costos es la mano de obra cuyo driver se da en número de horas utilizadas, además de otros recursos como pajillas y guantes los cuales se miden en cantidad de unidades utilizadas.

Flujograma 5 Reproducción

Fuente: Elaboración propia del Autor

Para la producción de leche en la finca La Reserva del municipio de Cota se han identificado y descrito los cinco subsistemas donde cada uno funciona de manera independiente ejecutando distintas actividades, pero interrelacionado entre sí para lograr el pleno funcionamiento del sistema de producción. Para ellos se contó con los recursos necesarios para llevar a cabo cada tarea y para los cuales se determinó el driver más adecuado.

5.2 DISEÑO DE FORMATOS PARA LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN En el presente capítulo se relacionan los formatos que fueron diseñados para alcanzar los objetivos trazados en el diseño de un sistema de costos para la unidad productiva Finca La Reserva en Cota Cundinamarca. Algunos formatos fueron diseñados y se presentan en el manual elaborado para el productor, como herramienta adicional para que el productor registre los datos relacionados con los costos para cada actividad y logre en un período determinado conocer, interpretar, evaluar y tomar decisiones para el mejoramiento de los procesos y desde luego de la producción.

5.2.1 PLANILLA CONTROL DE LECHE Para que el productor lleve el control de la producción de leche a diario se creó una planilla que permita registrar los litros de leche que produce diariamente y el valor del litro que ofrece el recolector. El formato de control de leche cuenta con un encabezado donde se registra el nombre de la finca, el mes del cual se va a recolectar la información seguida de 4 columnas donde ya está establecido el día el cual va numerado de 1 a 31 en la columna número 2 (Cantidad de litros) se debe diligenciar a diario con la cantidad de litros que se producen, se sabe de ante mano que en la Finca La Reserva el productor realiza dos ordeños por lo cual el dato que se ponga en esta columna es la sumatoria de litros del ordeño de la mañana y del ordeño en la tarde. En la columna 3 (Valor*litro) se registra el valor del litro este valor es dado por los recolectores de leche ya establecidos y acordados, aquí se evidencia el aumento o disminución en los valores dados al productor por su recolector. Ya contando con estos dos datos en la columna 4 (Valor total) se coloca el valor que resulta de multiplicar la cantidad de litros por el valor del litro estos datos se encuentran en la columna 2 y 3 respectivamente; (Tabla 1) Formato Planilla Control de Leche

Tabla 1 Formato Planilla Control de Leche

Fuente: Elaboración propia del Autor

Así de esta manera al finalizar el mes podremos tener un dato exacto del registro de la producción y del valor generado de éste en la unidad productiva de la finca La Reserva. El segundo formato se diseñó para llevar un control en los subsistemas, de cada una de las actividades efectuadas por cada uno de los trabajadores contratados dentro de la unidad productiva respecto al recurso humano utilizado (mano de obra) en la producción de leche.

5.2.2 DISTRUBUCIÓN DE MANO DE OBRA POR SUBSISTEMA En primer lugar ya se tiene establecido la cantidad de empleados que trabajan en la finca (2) y los salarios establecidos para cada uno por lo cual se determina el valor de la hora de cada uno de ellos tomando el VR SALARIO y dividiéndolo por la cantidad de horas que trabaja cada uno y así se puede determinar el valor de la hora. Ya con este dato y conociendo cada una de las actividades que ejecuta cada empleado se diligencia la cantidad de horas que emplea por actividad cada uno, durante cada mes. La unidad productiva Finca La Reserva cuenta con 5 subsistemas los cuales a su vez cuentan con actividades de las cuales algunas requieren que se realicen por los dos empleados de la finca, hay actividades que no se realizan a diario es por esta razón que nos es necesario la utilización de mano de obra continua para todas las actividades. (Tabla 2) Formato Distribución de mano de obra por actividad; Este formato cuenta con el encabezado DISTRIBUCION MANO DE OBRA POR ACTIVIDAD A partir de allí este cuenta con dos columnas donde se encuentra el nombre de cada uno de los trabajadores, seguido del rotulo de ACTIVIDADES y SUB ACTIVIDADES donde se nombra cada una de ellas realizadas en la finca La Reserva, este formato se realiza mes a mes por lo cual también se detalla el mes del cual se está realizando la recolección de datos. La información que se requiere se diligenciara en las columnas 2 (CANT.HORAS) y 3 (VR TOTAL) en estas dos columnas que están dadas para cada uno de los empleados se coloca la cantidad de horas que emplea en la ejecución de cada subactividad, la cantidad de horas que emplea se multiplicara por el valor de la hora determinada para cada uno de los empleados como se detalló en la primera parte de este formato. Para llevar costo de cada actividad se agrupo el valor que resulta por actividad sumando lo de los dos empleados así obtendremos el valor por mes.

Tabla 2 Formato Distribuci贸n de mano de obra por actividad

Fuente: Elaboraci贸n propia del Autor

Otros formatos fueron diseñados para los investigadores, donde se registraron los datos relacionados con costos, drivers, recursos de utilidad, etc.

5.2.3 COSTEO POR SISTEMA Al igual que el formato de VALOR MANO DE OBRA POR ACTIVIDAD este también se registra por subsistema y actividad. Este formato permite asignar los recursos que son requeridos para llevar a cabo la actividad y los drivers que son las variables que comparte cada uno de los recursos y con el cual podemos determinar el valor de cada uno de los recursos que se emplean para llevarlas a cabo. El formato requiere que se ingrese la cantidad de cada uno de los recursos y el valor que tiene la unidad; este formato dará el valor total utilizado por recurso, actividad y por subsistema para obtener el total del mes para el cual se emite la información. Tabla 3 Formato Costeo por Sistema Tabla 3 Formato costeo por Sistema

Fuente: Elaboración propia del Autor

5.2.4 FORMATO INVENTARIO Para la finca La Reserva se tiene dos tipos de inventarios. El primero es el inventario de los semovientes con los que cuenta la finca. Este formato permite llevar un control detallado de los semovientes que manejan determinados por edad y los comportamientos que presenta la finca durante el mes como puede ser nacimientos, muertes, ventas o compras de los animales. El formato ya cuenta con el inventario inicial con el que se comenzó la investigación en el mes de Mayo de 2015, Tabla 4 Formato Inventario de Semovientes tiene los campos de ENTRADAS que pueden darse por compras de ganado o por nacimientos también cuenta con el campo de SALIDAS dado por por muertes o por ventas. Los datos que se requieren son las cantidades según corresponda a entra o salida y el valor unitario así se determina el saldo final del mes con el cual se puede tener claridad de la cantidad de semovientes con los que cuenta la finca La Reserva en determinado momento.

Tabla 4 Formato Inventario de Semovientes

Fuente: Elaboración propia del Autor

El segundo tipo de inventario es el inventario de activos fijos (Tabla 5) Formato Inventario de Activos Fijos el cual tiene el mismo manejo del inventario de semovientes donde se plasman las entradas, salidas y saldo por comportamientos de compras, ventas u obsolescencias por deterioro del producto.

Tabla 5 Formato Inventario de Activos Fijos

Fuente: Elaboración propia del Autor

5.3 SISTEMA DE COSTOS A APLICAR El objeto principal del diseño del sistema de costos que se ha seleccionado: Sistema de costo por actividades ABC, para la unidad productiva Finca La Reserva, en el presente trabajo de investigación ha sido brindar una herramienta útil al productor donde pueda reconocer, medir y evaluar cada una de las actividades que desarrolla en el proceso de producción para la obtención de su objeto del costo: la leche; para que basado en datos oportunos y confiables pueda optar por las mejores decisiones. En el costeo Basado en Actividades y de acuerdo a (Horngren, 2012) los objetos de costos, corresponde a cualquier elemento del cual la empresa requiere conocer o calcular sus costos, o realizar una medición de costos por separado, según la naturaleza de la empresa; dichos objetos son elegidos con miras a optimizar el proceso de toma de decisiones. Para la finca La reserva el objeto a costear es la leche, para llegar a éste objetivo se identifican primeramente los subsistemas del proceso, con las actividades que son las acciones desarrolladas para lograr el objeto del costo y a las que se le asignaran los recursos, por lo que los objetos del costo (lo que se desea costear) consumen actividades no recursos. Se considera que para el Costeo basado en Actividades tanto los gastos como los costos son recursos siendo estos todos los medios utilizados en el desarrollo de

las actividades y que al final generaran el costo al objeto a costear (la leche) en la finca La Reserva.

5.3.1 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS Como lo indica el autor (Aguilera, 1999).Una vez que una empresa ha establecido la necesidad de implementar o mejorar su sistema de información de costos y ha decidido que el enfoque basado en las actividades es el medio más apropiado para conseguir dicho fin, debe identificar en su proceso productivo los diferentes actividades que a su vez desarrollan varias sub-actividades; según (Aguilera, 1999), en las explotaciones ganaderas podemos considerar las siguientes actividades: Alimentación, limpieza, ordeño, tratamientos, fecundación y parto. Traslados, eliminación de residuos, entre otras.

6. COMPARACIÓN SISTEMA EMPRENDEGAN MAYO 2015

COSTOS

ABC

CON

SOFTWARE

Para darle una visión más amplia al productor respecto al proceso productivo que desarrolla se toma en cuenta el Software que ofrece EMPRENDEGAN en el cual se elaboró un perfil de la Finca donde se diligenciaron los datos que permitieron evidenciar que este software no contempla todos los aspectos que pueden ser relevantes en la toma de decisiones y que sirve como referencia para la comparación de resultados con el sistema propuesto. Para realizar una comparación se toma como muestra el mes de Mayo de 2015 con los costos respectivos según el sistema diseñado y ejecutados en la Finca La Reserva objeto del presente trabajo de investigación, con la información ingresada al software Emprendegan del mismo mes, que está diseñado para brindar un apoyo a los productores y aporta sugerencias en el manejo financiero. Al comparar estos dos modelos de costeo se busca ser útil al productor para la toma de decisiones más acertadas, basada en datos reales logrados a partir de la presente investigación. A continuación se describe los resultados de la comparación:

6.1 INVENTARIO Para la sección de inventario Emprendegan (Ilustración 2) Inventario Software Emprendegan la Finca La Reserva Mayo 2015, solo estipula dos tipos de información de inventario: inventario inicial e inventario final por lo tanto no se evidencian los movimientos que se generaron durante el trimestre comprendido en el Mes de Mayo a Julio de 2015.

Ilustraci贸n 2 Inventario Software Emprendegan Finca La Reserva Mayo 2015

Fuente: http://emprendegan.fedegan.org.co

Mientras en el sistema de elaboraci贸n dise帽ado (Tabla 6) Inventario Finca La Reserva Mayo 2015 estos movimientos que se generan en este periodo son representativos ya que all铆 se determinan los ingresos o salida de los semovientes que tiene la unidad productiva la Reserva ya sea por compras, ventas, nacimientos o muertes.

Tabla 6 Inventario Finca La Reserva Mayo 2015

Fuente: Elaboración propia del Autor

Se considera el manejo del inventario de semovientes una parte importante del sistema de costos diseñado por lo oportuno, real y confiable de la información. A continuación se hace referencia a los conceptos de depreciación y valorización de semovientes que tienen que están involucrados en el sistema de costos diseñado y que deben ser considerados importantes para el productor al estar relacionados con la producción, reproducción y los ingresos.

6.2 VALORIZACION Y DEPRECIACION DE LOS SEMOVIENTES Cada animal tiene una vida útil dada por 3 etapas; la primera es desde la fecha de su nacimiento hasta que tiene la edad suficiente para su primer parto en este periodo la vaca se valoriza (la valorización está dada por su contextura, por su herencia genética entre otros aspectos los cuales se ven posterior al primer parto) esto ocurre durante los tres primeros años. Desde ese instante comienza la vaca a depreciarse pero mantiene su producción constante en el lapso de 3 a 5 años, después de los 5 años ya la vaca disminuye su productividad, se acentúa la depreciación y se considera su descarte.

Ilustración 3 Período de valorización y depreciación

(Bonilla & Saldaña, 2014)

6.2.1 VALORIZACIÓN DE SEMOVIENTES Las vacas lecheras están valorizadas desde su concepción o adquisición por la herencia genética y el nivel de producción que se espera a lo largo de su vida útil, respaldados por las condiciones corporales que va adquiriendo gracias a una alimentación adecuada que le va a permitir no solo ganar peso, sino determinar la calidad de la leche producida. La valorización del activo ganadero está directamente relacionada entre el valor económico del activo y la edad del semoviente; basado principalmente en el potencial productivo durante su vida útil para el caso en investigación seis (6) años. La valorización del ganado bovino va desde su nacimiento hasta los tres años de edad aproximadamente, año en el cual tiene su primer parto ya que es hasta aquí donde la vaca ha adquirido las suficientes cualidades para mostrarse como una buena vaca de producción lechera y una buena oportunidad para engendrar buenas crías. 6.2.2 DEPRECIACIÓN DE SEMOVIENTES

En la Finca La Reserva se maneja una vida útil (vida productiva) para las vacas como mínimo de 6 años y máximo 9, dependiendo de la producción lechera de cada animal; es por esta razón que la depreciación inicia desde el primer parto hasta los 6 años en este lapso de tiempo la producción de la vaca por lo general comienza a decrecer por lo que se considera la posibilidad de descartarla y reemplazarla para sostener el promedio de producción. Las vacas anualmente tienen su proceso de concepción (inseminación) este período es avisado naturalmente por las vacas indicándole al productor el tiempo en el cual debe ser cargada o preñada, la vaca al mismo tiempo continua produciendo durante 7 meses hasta los dos meses antes del parto cuando la vaca entra en un proceso de secado que dura 2 meses, en los cuales va a adquirir la fuerza necesaria, los cuidados y la alimentación adecuada para que su producción durante el próximo año sea óptima. Al parir la cría el productor en la finca La Reserva deja que la cría se amante durante un periodo de 1 a 2 semanas luego de este será apartado de la madre y puesto en venta en el caso de ser macho; entre tanto la vaca continuara su estado de producción.

Para el cálculo de la depreciación se tuvo en cuenta el valor de la vaca desde su primer parto (punto máximo de valorización), los litros de leche, el tiempo de producción o vida útil de la vaca. De esta manera se calculó el valor de la depreciación, durante los años de vida útil. Para la unidad productiva La reserva seis (6) años. Para la depreciación o agotamiento de animales se utilizó el método de depreciación por línea recta considerando la vida útil probable del animal entre la producción. Teniendo en cuenta esta información la fórmula para determinar la depreciación se encuentra detallada en la (Tabla 7) Calculo depreciación Tabla 7 Calculo depreciación

Fuente: Elaboración propia del Autor

La depreciación se da a partir del primer parto (año 3 aproximadamente) donde el valor de la vaca corresponde a $ 1.700.000 y según los registros la vaca tiene un promedio de 480 litros mensuales durante ese primer lapso de tiempo se calculó 3 meses de producción calculando así que fueron 1440 litros de leche producidos en el primer año. Para la vida productiva de la vaca se calculó sobre 6 años de esta manera la sumatoria de litros de leche durante los 6 años es de 25.140 litros y se aplicó la fórmula para la depreciación cuyo cuy resultado fue $ 67.62. Lo que significa que por cada litro de leche producido el animal se deprecia $ 67.62 En la siguiente (Tabla 8) Depreciación de Semovientes se calcula el valor de la depreciación para un animal

Tabla 8 Depreciación de Semovientes

Fuente: Elaboración propia del Autor

6.3 COSTOS El análisis de los costos permite al productor tomar decisiones referentes al manejo que se le da a los recursos y actividades en la unidad productiva en investigación. Es por esta razón que es importante mostrar detalladamente cada una de las variables que determinan el costo; lo que no es posible evidenciar en el informe de Emprendegán (Ilustración 4) Costos y Gastos Mayo 2015, que muestra en el concepto OTROS, los costos financieros y los costos indirectos de una manera generalizada que no permite ver cuáles son y en qué medida se dan para asignar los recursos de acuerdo a las necesidades en cada actividad del subsistema.

Ilustración 4 Costos y Gastos Mayo 2015

Fuente: http://emprendegan.fedegan.org.co

Además de lo anterior el aplicativo de Emprengan muestra todos los costos (Ilustración 5) Detalle de los costos Mayo 2015 pero no específica cual actividad requiere más costos para su ejecución por no tener identificadas y clasificadas los diferentes subsistemas del proceso de producción. 69

Ilustraciรณn 5 Detalle de los costos Mayo 2015

Fuente: http://emprendegan.fedegan.org.co

El sistema propuesto por el contrario muestra todos los subsistemas con todas las actividades que lo integran, con el driver correspondiente y los recursos asignados para cada una, para que el productor considere las respectivas correcciones y ajustes en el subsistema y tome las decisiones correspondientes para el beneficio de todo el proceso de producciรณn. A continuaciรณn se describen la asignaciรณn de recursos, driver y las tablas con los costos acumulados para los subsistemas existentes en la unidad productiva La Reserva y la distribuciรณn de la mano de obra por cada subsistema se muestra en la (Tabla 9) Costos mano de obra/subsistemas Mayo 2015.

La distribuci贸n de la mano de obra est谩 dada para cada uno de los subsistemas, distribuyendo la cantidad de horas dedicadas para cada actividad por parte de cada uno de los trabajadores multiplicada por el valor hora de cada uno, para obtener as铆 la totalidad del costo de mano de obra mensual y llevar control

Tabla 9 Costos mano de obra/subsistemas Mayo 2015

Fuente: Elaboraci贸n propia del Autor

En La finca la Reserva el subsistema MANTENIMIENTO DE POTREROS (Tabla 10) Costos por actividad Mantenimiento de potreros Mayo 2015 se da con el fin de tener una correcta distribución y conservación del principal recurso para mantenimiento del ganado que es el pastizal, para este subsistema se desarrollan 5 actividades: mantenimiento de cercas, eliminación de malezas, siembra y abono de pastos y riego del terreno. Para el desarrollo de las actividades el principal recurso que se utiliza es la mano de obra y la medida o driver de éste se determinó por el número de horas de mano de obra para cada una; aunque también se utilizan otros recursos como el agua, las grapas y alambre, cuya medida está dada en litros, unidades y metros respectivamente. Como se muestra en la tabla 10. Tabla 10 Costos por actividad Mantenimiento de potreros Mayo 2015

Fuente: Elaboración propia del Autor

El propósito de la finca es la extracción de leche es por esta razón que su principal subsistema es el ORDEÑO Tabla 11 Costos por actividad Ordeño Mayo 2015, en el cual participan activamente los dos colaboradores de la finca para llevar a cabo las siete (7) actividades que desarrollan: alistamiento de utensilios, alistamiento de ganado, lavado de ubres, ordeño, traslado de ganado y aseo de utensilios dentro de este proceso. A continuación en la tabla (No. 11) se relaciona cada una de las actividades que hacen parte del subsistema, así como los drivers asignados, donde los mayores costos están dados por el recurso MO, por la cantidad de horas que gastan los trabajadores para ejecutar estas actividades, en el subsistema ordeño de 25 vacas en plena producción, con dos ordeños diarios de

mañana y tarde. Los costos para esta actividad resultan de multiplicar el valor de la hora por el número de horas utilizadas para desarrollar cada una. Así para cada uno los drivers respecto al valor unitario de cada recurso asignado. Tabla 11 Costos por actividad Ordeño Mayo 2015

Fuente: Elaboración propia del Autor

La finca la Reserva cuenta con tres (3) actividades dentro del subsistema de ALIMENTACIÓN (Tabla 12) Costos por actividad Alimentación Mayo 2015: alimentación del ganado, suministro de suplementos y suministro de agua. Con respecto al recurso de Agua la finca cuenta con Aljibe propio y no deben realizar pago ante ninguna entidad, pero es necesario la utilización de una moto bomba que les permita realizar la extracción del agua. Para su funcionamiento es necesario comprar la gasolina y esto genera un costo que resulta de multiplicar el número de litros de agua utilizados por el valor de la gasolina para cada litro. Respecto a los recursos, melaza, sal y concentrado se les asigno el driver (kilo) para calcular su costo multiplicando el valor del kilo por la cantidad utilizada para el suministro. La depreciación de la bomba se relaciona al final del mes cuando se acumula los costos totales de todas las actividades del subsistema.

Tabla 12 Costos por actividad Alimentación Mayo 2015

Fuente: Elaboración propia del Autor

La Sanidad (Tabla 13) Costos por actividad Sanidad Mayo 2015 para la Finca La Reserva está distribuida en dos actividades: Fumigación que va directamente relacionada para el cuidado de los pastos y la prevención de enfermedades en los animales y el suministro de medicamentos (vacunas) de lo cual solo se hace necesario la compra de agujas ya que el gobierno subsidia la vacuna y es entregado de forma gratuita a los ganaderos de la región. El control sanitario adquiere importancia ya que vela por la salud de los animales, lo que garantiza también la salud de los consumidores. Para calcular el costo del recurso mano de obra de esta actividad se multiplico el número de horas de mano de obra, por el costo de cada hora. En cuanto a la vacunación se multiplica el costo de cada aguja por el número de unidades utilizadas, que para el mes de mayo fueron 25. Para consolidar el costo total del sistema Sanidad se sumó el costo total por cada actividad.

Tabla 13 Costos por actividad Sanidad Mayo 2015

Fuente: Elaboración propia del Autor

Para la actividad de REPRODUCCION (Tabla 14) Costos subsistema Reproducción Mayo 2015 el driver más utilizado es la mano de obra ya que en esta actividad se destaca el cuidado y seguimiento a los bovinos, cabe resaltar que para el proceso de inseminación no se hace necesario la asistencia de un veterinario ya que el administrador sabe realizar el proceso basado en el conocimiento que le da su experticia; solo se hace necesario tener los implementos necesarios para ejecutar esta labor.

Tabla 14 Costos subsistema Reproducción Mayo 2015

Fuente: Elaboración propia del Autor

Se considera más conveniente y efectivo el sistema de costos propuesto, al ser una herramienta que ofrece de manera más detallada los registros para cada una de las actividades de los subsistemas, proporcionando información real, confiable y oportuna como base para la toma de decisiones del productor de La Finca La Reserva dentro del proceso de producción.

6.4 ACTIVOS FIJOS 6.4.1 MAQUINARIA Y EQUIPO

En Emprendegan los activos fijos están estipulados en el módulo de Patrimonio (Ilustración 6) Patrimonio Mayo 2015 en tres segmentaciones Tierra, Maquinaria, equipos e Instalaciones en el cual se ve reflejo, el terreno valorado por valor comercial de la tierra y por el valor catastral, la maquinaria con la que cuenta la Finca la Reserva esta detallada por el valor comercial sin tener el monto de la depreciación aun cuando en este hacen la pregunta de si se deprecian los equipos pero este valor no es calculado por el módulo, valor que se debe tener en cuenta para determinar el costo final, que se está buscando sea el más preciso lo mismo ocurre con las instalaciones en la cual se ha puesto el valor de la casa del administrador dada para su servicio este solo está estipulada por el valor comercial.

Ilustración 6 Patrimonio Mayo 2015

Fuente: http://emprendegan.fedegan.org.co

Para el productor es de gran importancia ver reflejado el deterioro de sus activos de esta manera tomar una decisión que será basada en valores más precisos con los que pueda llegar a evaluar los comportamientos productivos y los costos en los que incurre para llegar a su fuente de ingresos. Dentro del sistema propuesto se detalla los rubros que son pertinentes y reales de acuerdo al comportamiento en la finca la Reserva detallando cada uno e indicando el valor de la depreciación Mensual. Como se muestra en la (Tabla 15) Depreciación Activos Fijos

Tabla 15 Depreciación Activos Fijos

Fuente: Elaboración propia del Autor

6.4.2 SEMOVIENTES En el caso de la finca La Reserva los semovientes son para la producciรณn de leche por lo cual es considerado como Activo fijo ya que dentro de la definiciรณn (activo fijo es aquel activo que no estรก destinado para ser comercializado, sino para ser utilizado o explotado por la empresa) En el Modulo de Emprendegan los semovientes estรกn considerados como inventario sin tener en cuenta la valorizaciรณn y la depreciaciรณn del mismo, de esta manera no se puede ver claramente el valor actual del animal, para el productor que conoce el comportamiento de cada Vaca en la Finca aplica sus conocimientos los cuales son empรญricos para determinar si una vaca es productiva o no, es por esta razรณn que el modulo no le permitirรก tomar esta decisiรณn a partir de cifras, con el modelo propuesto (Tabla 8) Depreciaciรณn de Semovientes el productor podrรก confirmar su informaciรณn y ver si son reales sus apreciaciones basados en cifras tomadas de acuerdo al comportamiento mensual de productividad por cada vaca.

7. ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS A partir del problema identificado para el productor de La Finca La Reserva, en cuanto a la falta de herramientas para medir la efectividad de su proceso y optimizar sus recursos, se considera la recopilación de la información de los datos adquiridos, acordando con el productor la utilización de los formatos diseñados para tal fin, haciendo énfasis en la importancia del manejo de la información de manera, organizada para la obtención de resultados confiables, útiles y oportunos para la toma de decisiones acertadas que le permitan un mejoramiento continuo y la permanencia en el mercado cambiante. La obtención de la información se obtuvo gracias a la colaboración del señor Jorge Enrique y su colaborador ,a los que se les indico que el beneficio del presente trabajo ya que permitirá un mejor manejo de los procesos que ejecuta mediante el análisis de los resultados que se obtengan, es claro que ellos no conocen de procesos estructurados de un sistema de costos y de interpretación de datos, por lo cual se desarrollan formatos que les sea de utilidad para su comprensión y que sea desarrollados en su lenguaje. Los resultados que se obtuvieron se basan en argumentaciones académicas que pueden dar solución a las problemáticas que allí se presentan en cuanto al manejo de los recursos que se utilizan en la Finca La Reserva en Cota.

El sistema de costos propuesto permite el análisis de los costos generados en el proceso productivo y la afectación de los ingresos en el período Mayo, Junio y Julio de 2015 en la unidad productiva en investigación.

7.1 COMPORTAMIENTO DEL COSTO DURANTE EL TRIMESTRE En los costos totales para el mes de mayo fueron incluido el impuesto predial como costo fijo y que fue obtenido por prorrateo de metros cuadrados y distribuido mes a mes; también se descontó el valor de la depreciación aplicada a la motobomba en el cual se empleó el método de línea recta para su obtención; para este mes se vacuno el ganado de la Finca La reserva en Cota incrementado los costos por sanidad. El mes de Junio se generó una disminución de los costos de sanidad con respecto al mes anterior, ya que en este mes no se vacuno, aunque 79

comparado con el mes de julio se presenta un incremento en los costos de reproducción por concepto de atención de partos y donde se incrementa el ingreso en la actividad de ordeño por el mismo concepto de alumbramientos, adicional se incrementa el valor por concepto de alimentación ya que hay más vacas que entran en estado de producción normal y estas requieren mejor alimentación para su producción. El mes de Julio tuvo disminución en los costos de sanidad ya que no hubo fumigación ni vacunación y la cantidad de partos fue inferior en este mes. La Ilustración 7 Comportamiento del Costo detalla gráficamente el comportamiento de los costos del trimestre comprendido entre Mayo y Julio de 2015 respecto a los ingreso por producciónlechera y por conceptos de compra, venta, muertes o nacimientos de semovientes.

Ilustración 7 Comportamiento del Costo

Fuente: Elaboración propia del Autor

7.1.1 COMPORTAMIENTO DEL COSTO DEL SUBSISTEMA MANTENIMIENTO DE POTREROS En este subsistema se involucran cinco actividades, de las cuales la que genera un mayor costo es la actividad de mantenimiento de cercas, esto se debe a la extensión del terreno y la cantidad de horas requeridas en mano de obra la cual es el recurso que más se utiliza y fue medido en cantidad de horas utilizadas por actividad. Al ser este el recurso más utilizado se debe evaluar la importancia de ejecutar un mantenimiento periódico involucrando los dos recursos en mano de obra empleados actualmente generando así un mayor costo. 7.1.2 COMPORTAMIENTO DEL COSTO DEL SUBSISTEMA ORDEÑO El subsistema de ordeño involucra siete actividades de las cuales el costo más alto en cada una es el de mano de obra, este incremento se manifiesta más significativamente en la actividad de Ordeño por la cantidad de horas que se debe emplear en la ejecución de esta labor ya que el productor realiza dos ordeños uno en la mañana y uno en la tarde duplicando así la cantidad de horas que utiliza en el desarrollo de esta tarea; esta es una de las actividades con más relevancia ya que está relacionada directamente con la obtención de ingresos única fuente de sustento de la unidad productiva.

7.1.3 COMPORTAMIENTO DEL COSTO DEL SUBSISTEMA ALIMENTACIÓN

El subsistema de alimentación se desarrolla mediante tres actividades de las cuales el suministro de agua representa el costo más alto del subsistema, ya que allí a pesar de que cuenta con un aljibe propio y del cual no debe realizar pago por este, si es necesario la utilización de una motobomba para la extracción del agua y la cual requiere de combustible para su funcionamiento. No es el costo más alto pero si involucra más recursos de mano de obra empleada el cual en este sub sistema es el recurso que nuevamente incrementa el costo de la producción.

7.1.4 COMPORTAMIENTO DEL COSTO DEL SUBSISTEMA SANIDAD El subsistema de sanidad no involucra mano de obra especializada para las dos actividades que se ejecutan, no obstante el valor de mano de obra sigue siendo elevado en la actividad de fumigación la cual se ejecuta mensualmente y el medicamento que se emplea para esta labor es de un costo considerable en el mercado. La actividad de suministros de vacunas presenta un bajo costo ya que allí solo se involucra el valor de la mano de obra ya que son entregados por las entidades departamentales (ICA) y este costo no se genera todos los meses, ya que las vacunaciones se realizan una vez por año.

7.1.5 COMPORTAMIENTO DEL COSTO DEL SUBSISTEMA REPRODUCCIÓN El subsistema de reproducción se lleva a cabo ejecutando tres actividades de las cuales la más significativa en el costeo es la que corresponde a la inseminación puesto que la reproducción no se desarrolla de forma convencional sino mediante de inserción de la pajilla con el semen del toro la cual genera el valor que incrementa el costo en el subsistema.

7.2 COMPORTAMIENTO DE LA PRODUCCION DURANTE EL TRIMESTRE Para la finca La reserva objeto de la presente investigación la producción promedio mensual es de 5.450 litro de leche, por lo que el promedio diario en litros es de 185 litros entre 25 vacas de producción. El valor del costo del litro de leche en el mes de Mayo es de $ 707.22; el mes de Junio es de $ 721.14 y el mes de Julio es por valor de $ 702.82. El valor más alto se presentó en el mes de Junio debido a la disminución de los costos de sanidad ya que no hubo vacunación ni fumigación y el aumento del valor de litro de leche que dio el recolector de la leche a pesar que fue el mes de menos producción de leche en la Finca La Reserva. Para el mes de Julio el mes con más producción se vio afectado el costo de la leche por el incremento que se presentó en cuanto a la alimentación por la escasez de pastos el productor debió invertir más en suplementos alimenticios lo cual genero una disminución en el valor del costo de producción de leche por litro, Este comportamiento se observa como normal para el administrador porque conserva el nivel promedio de producción habitual. El comportamiento se detalla en la Ilustración 8 Comportamiento de la Producción. Ilustración 8 Comportamiento de la Producción

Fuente: Elaboración propia del Autor

7.3 COMPORTAMIENTO DE LOS INGRESOS DURANTE EL TRIMESTRE Los ingresos que se generan en la Finca La Reserva (Ilustración 9) Comportamiento de los Ingresos provienen de la producción lechera principalmente. Para el mes de mayo los ingresos fueron de $ 4.449.330 a razón de 5.493 litros a $ 810 más ingresos adicionales por la venta de un ternero macho en $ 80.000 para un total de $ 4.529.330 para el mes de mayo. En el mes de junio los ingresos se dieron por la venta de 5.358 litros de leche a $820 c/u para un total de ingresos por venta de leche de $ 4.393.560 más la venta de 2 terneros machos en $160.000, una ternera hembra por $100.000 y una vaca de descarte por baja producción por un valor de $ 1.600.000 para un total de ingresos en el mes por $ $ 6.253.560.0 Para el mes de julio el ingreso por la venta de leche fue por $ 4.528.040 a razón de 5.522 litros de leche a $ 820 más ingreso adicional por la venta de un ternero macho por $ 80.000 para un total de ingresos en el mes por $ 4.608.040

Ilustración 9 Comportamiento de los Ingresos

Fuente: Elaboración propia del Autor

7.4 INDICADORES Con el prop贸sito de brindar al productor fuentes de apoyo para la toma de decisiones acertadas y convenientes para el mejoramiento del proceso productivo, se han desarrollado algunos indicadores que pueden ser significativos a la hora del control y manejo de los recursos.

UTILIDAD La utilidad se obtiene desarrollando la siguiente f贸rmula: Utilidad= (Ingreso-costo)/ litros producidos

Tabla 16 Utilidad

La utilidad se genera a partir no solo de el n煤mero de litros producidos sino de los conceptos adicionales por venta de semovientes. Para determinar el margen de utilidad por litro de leche se aplica la siguiente f贸rmula: MARGEN DE UTILIDAD

Margen de utilidad= Utilidad mes/litros mes

Tabla 17 Margen de utilidad

Para el mes de mayo la utilidad por litro de leche fue de $177, para el mes de junio el aumento de la utilidad por litro de leche se dio gracias al aumento de los ingresos por la venta de semovientes y para el mes de julio la utilidad disminuye por la venta de una vaca en producción lo que disminuyo los ingresos.

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD

Concentrado

El anterior indicador muestra el costo de la alimentación por cada litro de leche producido, para el trimestre mayo- julio se evidencia que en el mes de mayo que hubo más producción lechera el costo de la alimentación es menor e irrelevante para el productor que suministra la misma porción de concentrado para todos los animales en producción, lo que puede afectar la producción de manera considerable.

8. CONCLUSIONES El productor tiene a su favor la ubicación de su finca por encontrarse cerca de la capital lo que le permite la comercialización oportuna de su producto sin incurrir en gastos extras de transporte o tanques de enfriamiento ya que el producto es recolectado tan pronto es termina el proceso de ordeño, todos los días y 2 veces al día. Además cuenta con agua propia para su extracción lo que permite el aprovechamiento de todo el terreno para el crecimiento del negocio; si el productor considera que sumado al sistema de costos que se le proporciona y al manual elaborado para su apoyo puede contratar asesoría profesional que complementada con la vasta experiencia y el compromiso de sus trabajadores, verá reflejada en la optimización de los recursos y el mejoramiento de los procesos.

Se evidenció que la actividad del ordeño resulta la más costosa para el productor, por los costos de mano de obra al ser una actividad que se desarrolla de forma manual. Se recomienda al productor considerar la posibilidad de adquirir tecnología para este proceso, para disminuir tiempos y costos o hacer reposición del ganado de producción por animales con más producción lechera. Esto también por lo extenso del terreno que no justifica la poca producción.

Al determinar que el Sistema de Costos por Actividades es el más apropiado para el mejor desempeño de la producción en la Finca La Reserva, al medir e interrelacionar todas las actividades asignando los recursos, de acuerdo a los requerimientos de cada actividad para alcanzar la efectividad del proceso de producción de leche, se brinda una herramienta de apoyo útil al productor para el crecimiento de su negocio.

El Sistema de costos por Actividades propuesto permitió identificar de manera clara y real los diferentes subsistemas que se desarrollan para la producción lechera en la unidad productiva: Alimentación, sanidad, Ordeño, Mantenimiento de praderas y reproducción. Además de presentar de manera clara, real y oportuna la asignación de recursos (materiales y físicos) y los drivers para cada una de las actividades.

El productor al conocer los verdaderos costos de producir un litro de leche y la rentabilidad generada por la producción de la misma, puede utilizar la herramienta que se le suministra y las recomendaciones para sacar el mayor aprovechamiento de su unidad productiva para garantizar la permanencia y competitividad en el mercado.

El sistema de costos diseñado para La Finca La reserva, permite medir, controlar y tomar decisiones de cada actividad para corregir, implementar o mejorar cualquier aspecto relacionado con la misma y que puede afectar de manera directa la eficiencia del proceso productivo.

El productor para la toma de decisiones acertadas, ahora cuenta con el sistema de costos diseñado para su aprovechamiento como una herramienta útil que le permite medir el costo de las actividades y por lo tanto del proceso, basado en datos ordenados, reales, confiables y oportunos.

Para (Ortiz, Garcia, & Morales , 2005) la prevención de enfermedades desempeñan papel crucial en cualquier intento que afecta la producción. La salud de los animales juega un rol significativo en el proceso de producción ya que el control de enfermedades está relacionado directamente con la salud del consumidor. El control de enfermedades no solo se logra con la aplicación de las vacunas para evitar la fiebre aftosa o la Brucelosis para el caso de la finca La Reserva, que generalmente son suministradas de manera gratuita por el estado a través del ICA (Instituto Colombiano Agropecuario) quién también es el responsable de ejercer el control sanitario de los animales en el territorio nacional; siendo el productor responsable únicamente de las agujas y jeringas para la aplicación; sino también con la fumigación para prevenir o erradicar plagas como las garrapatas, mosquitos, que afectan la salud del animal y por ende la salud del consumidor final. Son estás razones las que nos permiten emitir al productor de la Finca La Reserva la recomendación de no dejar la responsabilidad de la sanidad de los semovientes en manos únicamente del administrador y su colaborador, sino contratar los servicios profesionales de veterinario para no exponer la salud de sus animales y de los consumidores.

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ANEXOS Ilustraci贸n 2 Anexo 1

Fuente: Elaboraci贸n propia del Autor

Ilustraci贸n 3 Anexo 2

Fuente: Elaboraci贸n propia del Autor

ANEXO No. 3 FORMATO DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS Y DRIVERS

ANEXO No. 4 FORMATO DE INVENTARIO DE SEMOVIENTES

ANEXO No. 5 FORMATO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

ANEXO No. 6 FORMATO DE DEPRECIACION