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FORMULACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA DE LA EMPRESA TEPPACK COLOMBIA LTDA.

Nombres JAIME HUMBERTO MALAGÓN MEDINA WILSON RODRIGO ALVIS SÁNCHEZ Para optar por el título de Ingeniero Industrial jaimemalagon@yahoo.com rodwiro@hotmail.com

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA DIPLOMADO EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.013

Formulación del sistema de gestión integrada de la compañía Teppack Colombia Ltda.

2 TABLA DE CONTENIDO Pág.

1. RESUMEN………………………………………………………………………………5 Tema, Pregunta de investigación, Hipótesis, Metodología, Principales resultados, Conclusiones, Palabras Claves.

2. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………….7 3. METODO GENERAL Justificación, Objetivos, Marco de Referencia..……………………………………….... 9 4. DESARROLLO…….…………………………………………………………………...17 5. CONCLUSIONES………………………………………………………………………40 6. REFERENCIAS………………………………………………………………………....41 7. ANEXOS………………………………………………………………………………...42

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3 LISTA DE TABLAS Y CUADROS Pág.

Tabla 1. Caracterización proceso innovación y desarrollo.......................................................... 34 Tabla 2. Caracterización proceso administrativo y financiero.................................................... 35 Tabla 3. Caracterización proceso fabricación.,…….................................................................... 36 Tabla 4. Caracterización proceso abastecimiento….................................................................... 37 Cuadro 1. Matriz DOFA. ……...………………………………………………….……………. 20 Cuadro 2. Matriz Vester………………………………………………………………………… 21 Cuadro 3. Resultados Matriz Vester……………………………………………………………..22 Cuadro 4. Listado maestro de documentos…..…………………………………………………..38 Cuadro 5. Plan operacional sistema de gestión integrado Teppack Colombia Ltda. .……….…. 39

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4 LISTA DE GRÁFICOS Y FIGURAS

Pág.

Grafico 1. Estructura organizacional……………………...……………………………………..11 Grafico 2. Matriz axial procesos críticos Teppack Colombia Ltda.………..………………….. 23 Grafico 3. Mapa de procesos de Teppack Colombia Ltda. ……………………………………..25 Figura 1. Diagrama desarrollo del estudio realizado……............................................................ 18

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5 1. RESUMEN Las proyecciones económicas de empresas que han desarrollado sistemas de gestión para el control eficiente de sus operaciones, están contribuyendo a generar conciencia en la comunidad industrial sobre la importancia de procesos de mejora continua. Lo anterior establece un panorama favorable para el desarrollo del proyecto fundamentado en formular el sistema de gestión integrado con las normas ISO 9001 - 2008, ISO 14001 - 2004 y OHSAS 18001 - 2007, en la EMPRESA TEPPACK Colombia Ltda. ¿En qué forma puede contribuir la formulación de un sistema de gestión integrada al desempeño de la compañía Teppack Colombia Ltda.? Se considera una pregunta de investigación atractiva y se convierte rápidamente en una sencilla y simple respuesta, supervivencia. Al desarrollar el diseño metodológico sugerido en el estudio, se busca darle un enfoque estratégico y táctico

que dinamice la productividad y facilite las interacciones entre los procesos

aumentando así la rentabilidad de la empresa.

Para comenzar con el desarrollado del proyecto se deben tener en cuenta: El diagnóstico inicial de la empresa dando especial atención al modelo y la orientación que se le desea dar al estudio y la gestión del cambio para poder hacerlo, la caracterización de los procesos para establecer una radiografía de su razón de ser y de cómo se realiza ésta, y luego de ello realizar la formulación del sistema de gestión integrada guardando fielmente la metodología para una implementación exitosa en los procesos, con el uso de herramientas que proporcionen una soporte adicional como pueden ser el mapa de procesos, la matriz diagnóstica y la matriz legal aplicable, la caracterización de procesos, y el uso de las normas mencionadas anteriormente sobre gestión calidad, seguridad y salud ocupacional.

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6

PALABRAS CLAVES Sistemas de gestión integrada, diagnóstico, caracterización, gestión del cambio, gestión ambiental, seguridad industrial, salud ocupacional.

ABSTRACT Economic projections of companies that have developed management systems for the efficient control of their operations, are helping to raise awareness in the industrial community on the importance of continuous improvement processes. This provides a favorable outlook for the project based on formulating the integrated management system to ISO 9001 - 2008, ISO 14001 2004 and OHSAS 18001 - 2007, on the NOW TEPPACK Colombia Ltda.

But in what way can the development of integrated management system to company performance Teppack Colombia Ltda.? It is considered an attractive research question quickly becomes a simple and easy answer, survival. In developing the methodological design suggested in the study, it seeks to provide strategic and tactical approach to invigorate productivity and facilitate interactions between processes thereby increasing profitability.

To begin the project developed should take into account : The company's initial diagnosis with special attention to the model and guidance you want to give to study and change management to do so, the characterization of the process to establish x- its purpose and how to perform it , and after that make the formulation of the integrated management system faithfully keeping the methodology for successful implementation in the process , with the use of tools that

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7 provide additional support as may be the process map , the matrix diagnosed and applicable legal parent, process characterization, and use of the above standards on quality management, safety and occupational health.

KEYWORDS Integrated

management

systems,

diagnosis,

characterization,

Change

management,

environmental management, industrial safety, occupational health

2. INTRODUCCIÓN La presente monografía trata acerca del sistema de gestión integrada para empresa Teppack Colombia Ltda., como herramienta para la organización y mejora de las actividades, con el fin de alinear los objetivos y la estrategia de la misma.

El objetivo de la formulación es establecer una empresa sólida, organizada con procesos seguros y de calidad, que reduzcan en gran medida los impactos generados al medio ambiente.

De ésta manera la organización verá reducidos los aspectos referentes a reclamos, accidentes de trabajo, reprocesos, y pérdidas de tiempo en las actividades que allí se desarrollan. En sus inicios la compañía comenzó como una empresa familiar donde solo se consideraba la necesidad de obtener utilidades sin importar la calidad de los productos entregados, pasado el tiempo se enfrentan a la realidad del crecimiento de la empresa que los obliga a establecer directrices que establezcan la nueva dirección que la empresa debe tomar frente a las tendencias del mercado y la normatividad vigente en los campos de calidad, salud ocupacional y seguridad industrial y los referentes al uso de los recursos naturales y los impactos que se generan en ellos. En este estudio se desarrollará un diagnóstico de la organización para obtener la estructura, procesos y

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8 principales falencias que presenta, luego de ello se procederá con el desarrollo de la propuesta para establecer finalmente la formulación del sistema de gestión determinando para ellos el plan operacional a seguir y pautas esenciales para el desarrollo de la organización.1

3. METODO GENERAL a) JUSTIFICACIÓN Esta monografía se desarrolla como estudio preliminar, para una futura implementación del sistema de gestión de calidad, salud ocupacional, medio ambiente y seguridad industrial en la empresa Teppack Colombia Ltda. El objetivo del estudio es dejar formulado un sistema de gestión inicial para la misma. Para lo anterior se deben identificar los problemas que se presentan en el proceso productivo y sus procesos de apoyo. Teppack Colombia Ltda., al ser una empresa familiar y a pesar de llevar en el mercado más de doce años, no tiene una estructura organizacional definida, resultando en reprocesos, perdida de capital, falta de controles al momento de ejecutar los requerimientos del cliente, entre los problemas más evidentes.

La finalidad será entonces la de entregar una herramienta para el desarrollo de la empresa provocando un efecto positivo que

posicione consistentemente la empresa en el mercado

regional de los sistemas de empaque.

1

Información brindada por la Empresa Teppack Colombia Ltda.

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9

b) OBJETIVOS 

OBJETIVO GENERAL

Formular el sistema de gestión integrada para la organización Teppack Colombia Ltda., basado en las normas ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001: 2008.



OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

Realizar la evaluación diagnóstica de la compañía Teppack Colombia Ltda.



Caracterizar los procesos críticos que se llevan a cabo dentro de la compañía Teppack Colombia Ltda.



Formular el sistema de gestión integrado para la compañía Teppack Colombia Ltda.

c) MARCO DE REFERENCIA 

Marco de antecedentes

Para dar una mayor claridad en lo que concierne al desarrollo de la presente monografía, se hace importante considerar los aspectos más relevantes que permitan dar un sustento teórico a ésta. A continuación se presenta una referencia de la Compañía sobre la cual se basa este estudio.



Información de la compañía

La compañía Teppack Colombia Ltda., desarrolla y comercializa sistemas de empaque y cuenta con el apoyo de una planta de personal de 30 empleados directos, entre los cuales se cuentan directivos, jefes de proceso, diseñadores, ingenieros y personal técnico entre otros. Su estructura organizacional está definida de la siguiente manera:

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10 

Estructura organizacional

Para describir de forma más detallada la distribución jerárquica que compone la estructura organizacional, se hablará para comenzar de la cabeza líder de la compañía que es la junta directiva conformada por sus accionistas, le siguen en su orden el presidente y el gerente general como parte misional de la organización, los cuales tienen la responsabilidad de establecer y liderar las estrategias constituidas, luego se tiene al revisor fiscal quien, como su nombre lo indica tiene la responsabilidad de validar la información proporcionada por el área contable, continuando con la descripción se encuentran Teppack Perú con su unidad de negocio Teppack Internacional las cuales manejan sus propias estructuras a cargo de la gerente del país, reportándole al gerente general en Colombia, en la misma línea se encuentran las gerencias administrativa y financiera, comercial y operativa. La primera de ellas se dedica a gestionar el recurso humano y financiero, la segunda a comercializar productos y servicios, y la última a establecer las directrices para la operación. De la primer gerencia se desprenden la dirección contable, la dirección administrativa y de talento humano y la dirección de comercio exterior y compras, de la segunda gerencia se desprenden los ingenieros de ventas sénior y junior, quienes tienen la responsabilidad de desarrollar la estrategia de ventas en los diferentes segmentos del mercado, y la dirección de comercio exterior y compras maneja todo lo relacionado con compras locales, nacionales y del exterior. Por su parte la gerencia operativa tiene a su cargo las direcciones de proyectos y de servicio técnico quienes manejan los temas de servicio posventa, por el otro lado el ingeniero de investigación y desarrollo maneja el tema de diseño y modelación; estos procesos estratégicos buscan transformar los lineamientos establecidos en objetivos y planes más aterrizados a la realidad operativa dentro de la cual se encuentran el almacenista, encargado del control y organización del inventario, los técnicos de ensamble y los

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11 técnicos especialistas en líneas de empaque, que son los encargados de transformar las materias primas y maquinaria en productos listos para el envío a los clientes finales y por último la secretaria y los servicios de aseo y mensajería, imprescindibles para el proceso interno de la compañía.

A continuación se presenta el gráfico que esquematiza la relación jerárquica y la organización interna de la compañía.

GRAFICO 1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

FUENTE TEPPACK COLOMBIA

d) Marco Conceptual

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12 A fin de abordar la temática del actual estudio es imprescindible describir los principales conceptos claves, los cuales son una guía que permite presentar una propuesta consistente relacionada con el tema de investigación.

Los siguientes son los conceptos más relevantes que se enuncian a continuación en orden de importancia:



Sistema de gestión de la calidad

Hace referencia a la organización de los procesos direccionada a controlar los recursos para determinar la calidad de un producto. La norma ISO 9001:2008 abarca desde la necesidad de demostrar capacidad de control con productos que satisfacen las necesidades de los clientes y que buscan que a través de su buen funcionamiento que se incremente esta satisfacción del mismo, pasando por la delimitación de las funciones para que se pueda dar una adecuada interacción sin que las normas implícitas sean excluidas salvo unas delimitadas en el capítulo siete de la norma, estableciendo requisitos mínimos para su implementación, instaurar los controles documentales para el desarrollo y registro, establecer manuales y otros documentos que permitan delimitar las condiciones a controlar dentro del producto y por último establecer las responsabilidades que cada integrante del equipo debe conocer. (ISO 9001, 2008)  Aseguramiento de la calidad (todas las actividades planificadas sistemáticas necesarias para generar la confianza que el producto o servicio comercializado puede satisfacer los requisitos exigidos por el cliente donde se evitara que el producto salga defectuoso desde su concepción y a lo largo de todo el proceso productivo) (Silva, 2009)  Control de calidad (que consiste en la medición de las características

de calidad de

un producto o servicio en donde compararlas con las especificaciones o requisitos exista

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13 una discrepancia se procederá a realizar las correcciones adecuadas). (Cachay Silva, 2009)  Calidad total (es un enfoque gerencial, que busca de manera sistemática, con participación de todos los miembros de una organización, elevar la calidad de sus procesos productos o servicios previniendo el error, tomando acciones correctivas y haciendo de la mejora un hábito, con la finalidad de satisfacer los requisitos del cliente y, donde el factor más importante es el valor humano). (Cachay Silva, 2009)  Mejora continua proceso recurrente de optimización de un sistema para lograr mejoras en el desempeño ambiental global, de forma coherente con la política de la organización.

(ISO, 2004)



Sistema de gestión ambiental

Esta norma específica los requisitos legales y otros que la compañía suscriba para administrar y gestionar el uso de los recursos naturales y los impactos que los procesos llevados a cabo tiene en el medio ambiente. A diferencia de la norma ISO 9001, esta norma es de obligatorio cumplimiento en su totalidad para los numerales que le aplican a la empresa, de la misma forma establece un campo de acción donde se determina una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales que apliquen a los aspectos ambientales, que la organización tenga identificados. Establece los lineamientos para la política, la planificación de los objetivos y metas y su implementación, con un paso final para control documental y registros. Adicional la norma establece un numeral para preparación y respuesta ante emergencias el cual direcciona las actividades a la preparación ante posibles situaciones potenciales de peligro por factores internos y externos. (ISO, 2004)

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14  Medio ambiente entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.

(ISO, 2004)  Aspecto ambiental

elemento de las actividades, productos o servicios de una

organización que puede interactuar con el medio ambiente. (ISO, 2004)  Impacto ambiental cualquier cambio en el

medio ambiente, ya sea adverso o

beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de

una

organización. (ISO, 2004)



Sistema de salud y seguridad ocupacional

Esta norma está dirigida a preservar la salud y seguridad de los trabajadores, haciendo posible que la organización controle sus riesgos y mejore su desempeño en este sentido. La norma establece directrices genéricas del cómo hacer, mas no puntualiza casos determinados. Se suma a las dos anteriores en la reglamentación del sistema ya que pide implementar mantener y mejorar continuamente el sistema, establece reglamentación normativa, los requisitos, define lineamientos para la política, la planificación y los objetivos y programas. (OHSAS 18001, 2007)  Acción correctiva acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. (OHSAS 18001, 2007)  Riesgo aceptable riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia política en S Y SO. (ISO, 2004)  Peligro fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad, lesión a las personas, o una combinación de estos. (OHSAS 18001, 2007)

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15  Incidente Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) ocurrió o pudo haber ocurrido lesión o enfermedad (independientemente de su severidad) o víctima mortal.

(OHSAS 18001, 2007)

e) Planeación Estratégica El desarrollo de la planeación estratégica va enfocado a determinar las actividades y las actitudes tanto de los procesos como de los actores de ellos, según el libro Gerencia y planeación estratégica expresa el autor: “Poco a poco emergen tres súper objetivos en la empresa, que no dependen de los objetivos particulares de cada uno de sus gerentes: supervivencia, crecimiento y utilidad”. (Sallenave, 2004) Aportando al desarrollo del proyecto, se puede establecer que la planeación en sí misma no genera valor a una organización, sino que es la sinergia entre proceso y responsable la que logra concatenar eficientemente, toda la cadena que compone los procesos de la misma. (Cachay Silva, 2009)

MARCO TEÓRICO El marco teórico desarrollado para este estudio está dirigido a apalancar el conocimiento previo necesario para el progreso del estudio de esta propuesta. A continuación se definen términos involucrados estrechamente con todo lo relacionado a los sistemas de gestión integrados.

Con los sistemas de gestión integrados se busca afectar de manera profunda la forma de pensar y de actuar de los trabajadores en una empresa, con el fin de lograr perfeccionar su modo de realizar las actividades, enfocándolos a la obtención de ventajas competitivas para cada uno de

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16 ellos y en especial de la empresa. Tal y como lo expresa BESTRATÉN, “toda operación de tipo industrial esta propensa a sufrir una serie de fallos, los cuales pueden tener efectos negativos en la calidad del producto, en la seguridad y la salud de los trabajadores, y en el ambiente”. (Bestraten Castells, 2010).

Por lo anterior se deben orientar actividades en las empresas que generen seguridad en los trabajadores, el cuidado del medio ambiente y mantengan o aumenten

la calidad de los

productos, sin descuidar la eficacia financiera de la organización.

La puesta en marcha de un sistema integrado de gestión implica adoptar una política y proveer los medios a toda la organización para cumplirla, siendo esto difícil de lograr por la resistencia al cambio, por la dificultad de integrar los diferentes procesos a la metodología de las normas, por el costo adicional que se genera a consecuencia de esta implementación, por los costos de las tecnologías limpias, entre otros.

Lo anterior expuesto evidencia la necesidad de generar conocimiento en el área de calidad, pues es esta área la puerta de entrada y salida de los principales indicadores que apalancan o frenan el crecimiento y supervivencia de la empresa. Vale la pena mencionar que para los efectos de desarrollar un bien sistema de calidad deben tenerse en cuenta todos los numerales de la norma ISO que se refiere al tema. (ISO 9001, 2008) Conectando a la segunda parte principal del sistema y elevándola a la importancia que ésta debe tener encontramos la gestión ambiental, la cual se enmarca en la legislación colombiana como un conjunto de normas direccionadas a la reducción del impacto ambiental generado por un proceso o un servicio. Esta norma establece lineamientos para la gestión eficiente de los recursos naturales y orienta la identificación de aspectos e impactos.

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17 Como complemento al sistema de gestión integrada se encuentra la norma OHSAS 18001 que busca proteger el capital más valioso de una empresa que es el empleado a través de la identificación de peligros y riesgos que adicional al daño ocasionado al trabajador afecta la calidad del producto o servicio ofrecido al cliente. En general la documentación para una trazabilidad y análisis en un sistema de gestión redunda en beneficios para la toma de decisiones dentro de un proceso de mejora continua.

En conjunto las tres normas conforman una herramienta que gestionará el crecimiento y mejora de los procesos, los productos, y la calidad de vida de los trabajadores. Por esto después de analizar la situación actual de la empresa Teppack Colombia Ltda., se presenta el desarrollo del estudio realizado con sus respectivas conclusiones.

4. DESARROLLO DEL ESTUDIO REALIZADO EN TEPPACK COLOMBIA LTDA. A continuación se describe brevemente en un diagrama el desarrollo del estudio realizado en la empresa Teppack Colombia Ltda.

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18 FIGURA 1 DIAGRAMA DESARROLLO DEL ESTUDIO REALIZADO

 Información acerca de la empresa Teppack Colombia Ltda.

 Resultados de Diagnostico  Información acerca de la empresa  Teppack Colombia Ltda

 Mapa de procesos empresa Teppack Colombia Ltda.

 Información de la empresa Teppack Colombia Ltda.  Mapa de Procesos.  Caracterización procesos Críticos

ETAPA I DIAGNOSTICO MATRIZ DOFA MATRIZ VESTER MATRIZ AXIAL

ETAPA II Elaboración Mapa de Procesos

ETAPA III Caracterización Procesos Críticos empresa Teppack Colombia Ltda.

ETAPA IV Formulación Sistema Integrado de Gestión

   

Resultados de: Matriz DOFA Matriz VESTER Matriz AXIAL

 Mapa de procesos empresa Teppack Colombia Ltda.

 Caracterización de los procesos críticos:  Proceso Innovación y Desarrollo.  Proceso Administrativo y Financiero  Proceso de Fabricación.  Proceso de abastecimiento

 Formulación sistema Integrado de gestión

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19 Etapa 1. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN LA EMPRESA TEPPACK COLOMBIA LTDA. Para realizar el diagnóstico del sistema de gestión en la empresa objeto de estudio se utilizó la matriz DOFA ya que uno de los aspectos que preocupan a la alta Gerencia es la pérdida de participación en el mercado por no contar con las certificaciones en sistema de gestión calidad, sistema de gestión ambiental, sistema de inocuidad y sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional. Este diagnóstico permite establecer la viabilidad, de la implementación de un sistema de gestión integrada en las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 a partir, de los hallazgos encontrados en la matriz DOFA. (Cuadro No.1) El uso de la matriz DOFA ha sido uno de los métodos más efectivos para el análisis de las organizaciones funcionando como una herramienta dinámica para la identificación de falencias.

La sigla DOFA proviene del acrónimo en inglés SWOT (strengths, weeknesses, opportunities, Threats); en español, aluden a debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. (Talancón, 2007) Se buscará de esta manera identificar las áreas críticas de la compañía para generar la hoja de ruta del proceso a seguir, y, avalar la viabilidad de la implementación del sistema de gestión integrada en calidad, seguridad y salud ocupacional y gestión ambiental.

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CUADRO 1. MATRIZ DOFA DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

A-No hay una dirección estratégica establecida.

D-Integración de los procesos y directrices

D-Falta de iniciativa y compromiso por parte de los

D-Implementación de procedimientos.

colaboradores.

A-Establecimiento de metas e indicadores.

D-Abundancia de problemas operativos internos.

E-Desarrollo del conocimiento del recurso humano.

C-No existen directrices para salvaguardar la investigación

F-Incursión en nuevos mercados.

y desarrollos realizados.

E-Comunicación asertiva.

F-No hay una red de proveedores de confianza.

D-Mejorar los tiempos de entrega.

D-Desorganización en los procesos internos.

D-Reducir los ausentismos por accidente laboral.

A-Falta de seguimiento en las etapas criticas de procesos.

FORTALEZAS

AMENAZAS

B-Recursos financieros.

G-Entrada de competidores extranjeros.

F-Buena imagen ante los compradores.

B-Competitividad con precios.

A-Propiedad de la tecnología.

G-Cambios en las políticas comerciales nacionales y del

B-Ventajas en costos.

exterior.

F-Buenas campañas de publicidad.

F-Malas negociaciones con los clientes.

C-Habilidades para la innovación de productos.

D-Posición ventajosa en la curva de experiencia.

D-Alta capacidad de fabricación.

F-Experiencia en el mercado.

FUENTE TEPPACK COLOMBIA LTDA.

De acuerdo con los resultados obtenidos en la matriz DOFA se pueden establecer siete procesos dentro de los cuales se tienen misionales, estratégicos y de apoyo, discriminados por área y clasificados por letra para su análisis posterior:

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21 A-Gerencia

F-Abastecimiento

B-Finanzas

G-Política Nacional

C-Innovación y desarrollo D-Fabricación E-Talento humano

TABLA 1 MATRIZ DE VESTER INFLUENCIA EN

A

B

C

D

E

F

G

∑X ACTIVOS

3

1

3

3

1

0

11

3

2

1

3

0

11

3

2

0

0

8

1

3

1

12

1

0

6

1

10

DE

GERENCIA

FINANZAS

INNOVACIÓN Y

2 1

2

2

3

2

1

1

2

1

1

3

1

3

1

0

3

0

0

1

3

7

15

9

12

9

10

DESARROLLO

FABRICACIÓN

TALENTO HUMANO

ABASTECIMIENTO

POLITICA

7

NACIONAL

∑Y PASIVOS

2

FUENTE MATRIZ DOFA

En la tabla 1 se muestra la matriz Vester en la cual se realiza el cruce de filas con columnas.

Para esta operación se tendrá en cuenta la siguiente relación: 0=No se relaciona; 1=Relación baja; 2=Relación Media; 3=Relación alta. Si es activa la relación de influencia del área en la organización como tal es alta. Si es pasiva la influencia relativa que tienen las demás áreas de la organización sobre un área en específico es baja.

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22 De allí se obtienen resultados por fila y por columna los cuales son sumados para determinar el grado de relación de un área entre las demás. Un área con mucho puntaje indicará que genera muchos problemas sobre las demás y contrario a esto un área con bajo puntaje indica que su influencia sobre las demás áreas no concibe un impacto significativo. (Sánchez Castro, 2008)

TABLA 3 Resultados matriz Vester PROCESOS

X

Y

RESULTADO

A

11

7

77

B

11

9

99

C

8

15

120

D

12

12

144

E

6

9

56

F

10

10

100

G

7

2

14

FUENTE MATRIZ DOFA

Con la obtención de los resultados generados por la herramienta diagnóstica, se identifican los procesos de (D) Fabricación, (C) Innovación y desarrollo, (F) Abastecimiento y (B) Finanzas respectivamente. Con esta base se pueden construir los pilares que sostendrán la viabilidad o no de la implementación de un sistema de gestión integrada en calidad, seguridad y salud ocupacional y gestión ambiental.

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23 GRAFICO 2. – MATRIZ AXIAL PROCESOS CRITICOS TEPPACK COLOMBIA LTDA

MATRIZ AXIAL PROCESOS CRITICOS TEPPACK COLOMBIA PASIVO

CRITICO C

15

Y D F

DATOS EJES x y

E

B

7,5 G

A 11 7

A

B 11 9 C 8 15 D 12 12 E 6

9

F 10 10 G 7

2

0

6

INERTE

X 12 ACTIVO

FUENTE MATRIZ DOFA

El resultado del esquema axial nos define cuatro procesos críticos para el desarrollo de la actividad económica en Teppack Colombia Ltda., de los cuales dos son procesos de apoyo y dos son procesos misionales organizados así: 

Finanzas: Apoyo



Innovación y desarrollo: Misional



Fabricación: Misional



Abastecimiento: Apoyo

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24 Con los procesos mencionados anteriormente se llevará a cabo la caracterización

para

estructurar en ellos quien será el responsable del proceso, cuál será el objetivo del mismo, su alcance, que recursos humanos, técnicos y de infraestructura serán utilizados para el alcance de las metas, qué requisitos legales y normatividad usará para su desarrollo, cuáles son sus principales entradas, subprocesos y salidas con el responsable de cada una de ellas, que documentación de soporte se utilizará para determinar la trazabilidad del mismo, con que indicador será medido, que riesgos y controles latentes estarán presentes en el desarrollo de la actividad y por último quienes avalan y controlan este proceso.

Etapa 2. MAPA DE PROCESOS TEPPACK COLOMBIA LTDA. Posterior al diagnóstico realizado en la etapa anterior, se procede a elaborar el mapa de procesos de la empresa Teppack Colombia Ltda., el cual se muestra en la gráfica 1.

Este mapa de procesos permite a la empresa dar una organización en su sistema de gestión (SG) a partir de unos procesos estratégicos que direccionan a la empresa, unos procesos misionales que definen el que hacer de ésta y que se soportan en unos procesos de apoyo para poder desarrollar los procesos misionales.

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25 GRAFICO 3. – MAPA DE PROCESOS TEPPACK COLOMBIA LTDA

FUENTE TEPPACK LTDA.

Etapa 3 - CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS CRÍTICOS EN TEPPACK COLOMBIA LTDA. Con base en los resultados de la matriz DOFA se obtienen los cuatro procesos críticos con los cuales se desarrolla a continuación la caracterización de los procesos mencionados por la misma.

La finalidad de esta caracterización será entonces, la de identificar cada uno de los subprocesos internos y establecer su respectivo procedimiento, formatos y flujograma para delimitar, aclarar funciones y facilitar el control de los indicadores propuestos en cada una de las caracterizaciones entregando de esta forma la primera herramienta de control, fundamental para el desarrollo sustentable y el control efectivo de la compañía, como ya ha sido demostrada su

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26 efectividad con otras grandes organizaciones. Para el logro de los objetivos generales planteados, la compañía establece pautas claras de una manera sistémica y organizada. A continuación la caracterización de los procesos de: Innovación y desarrollo,

administrativo y financiero,

fabricación y diseño.

PROCESO INNOVACIÓN Y DESARROLLO Después de haber establecido mediante la matriz diagnóstica, que el proceso de innovación y desarrollo es un proceso crítico y después de tenerlo denotado en el mapa de procesos de la empresa como un proceso misional, se puede establecer la siguiente estructura: Se puede establecer que el responsable del proceso es el gerente de ingeniería quien tiene como objetivo, constituir las actividades para la realización de los diseños necesarios para el cumplimiento de los proyectos, este proceso inicia desde la solicitud del proyecto hasta la verificación de la pieza terminada. Quien está a cargo de la ejecución de este alcance es el técnico de investigación y desarrollo quien para seleccionar su labor utilizará los equipos de cómputo y software especializado para tal fin. Para la realización de esta actividad es necesario que cumpla con los requisitos legales establecidos en la matriz legal y los numerales aplicables de las normas ISO 9001; 2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 (ver tabla 1). Este proceso se desarrolla partiendo del requerimiento de diseño, su metrología, control técnico de ensamble teniendo como insumo las necesidades del cliente, las especificaciones técnicas de la maquinaria y/o repuesto proveniente del cliente estableciendo los riesgos presentes como lo son la pérdida de capital, los riesgos ergonómicos y a su vez los controles para mitigarlos, como pueden ser la simulación por software y las pausas activas. Todo esto controlado mediante un indicador de eficiencia que establece el cumplimiento de los proyectos delegados.

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PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO El segundo proceso crítico es el administrativo y financiero y después de tenerlo denotado en el mapa de procesos de la empresa como un proceso estratégico, se puede establecer la siguiente estructura: Se establece que el responsable del proceso es el gerente administrativo y financiero quien tiene como objetivo, administrar eficientemente los recursos de la compañía apoyando los proyectos que se integran con tecnologías limpias, el alcance de este proceso abarca todos los procesos que se desarrollan al interior de la empresa. En este proceso se ven involucrados todos los colaboradores ya que la adecuada administración de los recursos de la empresa asegura un buen control financiero. Para la realización de esta actividad es necesario que cumpla con los requisitos legales establecidos en la matriz legal y los numerales aplicables de las normas ISO 9001; 2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 (ver tabla 2). El riesgo latente más visible es el de los incumplimientos contractuales por retraso en los tiempos de entrega que lleva a la pérdida de capital y la pérdida de clientes como consecuencia. Los riesgos latentes en salud ocupacional por posturas inadecuadas y mal diseño de los puestos de trabajo son lumbagos y túnel carpiano principalmente. El proceso se controla mediante indicadores de gestión siendo el indicador de utilidad operacional el más importante de ellos.

PROCESO FABRICACIÓN El tercer proceso crítico es el de fabricación, el cual juega uno de los principales papeles dentro del mapa de procesos de la empresa como una actividad de apoyo debido a que allí, es

Formulación del sistema de gestión integrada de la compañía Teppack Colombia Ltda.

28 donde se desarrolla la razón de ser de la compañía. Con lo anterior se puede establecer la siguiente estructura: Se establece que el responsable del proceso es el director de servicio técnico y proyectos quién tiene como objetivo, desarrollar las actividades necesarias para la correcta fabricación de los sistemas de empaque, el alcance de este proceso ocupa desde la confirmación del requisito por parte del cliente para la fabricación hasta la entrega a satisfacción del cliente. En este proceso se ven involucrados todos los colaboradores técnicos y de ingeniería del área de fabricación. Para la realización de esta actividad es necesario que cumpla con los requisitos legales establecidos en la matriz legal y los numerales aplicables de las normas ISO 9001; 2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 (ver tabla 3). Los riesgos más representativos para la afectación del trabajador son los relacionados con atrapamiento de miembros y caídas por trabajo en alturas. Por tal motivo es obligatorio el cumplimiento de la normatividad presente en la norma OHSAS 18001 y el proceso se controla mediante el indicador de eficiencia “trabajos entregados satisfactoriamente”.

Se debe tener en cuenta que para este proceso se combinan distintas estrategias tales como: la utilización de lubricantes y materiales en donde sea posible amigables con el medio ambiente, reutilización de guacales para el embarque de maquinaria, que contribuye a la reducción del consumo de recursos forestales, complementado con estrategias administrativas ligadas a la capacitación del personal para el manejo de los residuos peligrosos producto de fabricación ensamble y mantenimiento de los equipos y la disposición de dichos residuos en un punto de acopio especial.

Formulación del sistema de gestión integrada de la compañía Teppack Colombia Ltda.

29 PROCESO ABASTECIMIENTO Este último proceso, crítico dentro de la organización, tiene como responsable al jefe de comercio exterior y compras siendo su objetivo establecer el plan mensual de compras asegurando las adquisiciones locales nacionales y en el exterior, de acuerdo a los requerimientos realizados y dando prioridad a tecnologías limpias amigables con el medio ambiente. Este proceso de apoyo presenta la siguiente estructura: Se establece que el responsable del proceso es el jefe de comercio exterior y compras quién tiene como objetivo también, asegurar el alcance que va desde las compras realizadas por Teppack Colombia Ltda., hasta la validación de la entrega del producto. En este proceso se ven involucrados la gerencia administrativa y financiera, el auxiliar de almacén y bodega y el jefe mismo del área. Para la realización de esta actividad es necesario que cumpla con los requisitos legales establecidos en la matriz legal y los numerales aplicables de las normas ISO 9001; 2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 (ver tabla 4). Los riesgos más representativos para la afectación del trabajador son los relacionados con lesiones osteomusculares por movimientos repetitivos, levantamiento de cargas, entre otros. Por tal motivo es obligatorio el cumplimiento de la normatividad presente en la norma OHSAS 18001. El proceso se controla mediante el indicador de eficiencia y el de cumplimiento de los planes establecidos.

Es muy importante tener en cuenta que los principios asignados a este proceso como son la inclusión de materiales y tecnologías limpias para las actividades misionales, deben orientarse a la contribución de la empresa con el sostenimiento del medio ambiente.

Formulación del sistema de gestión integrada de la compañía Teppack Colombia Ltda.

30 Etapa 4. FORMULACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA PARA LA COMPAÑÍA TEPPACK COLOMBIA LTDA. En esta etapa se presenta una propuesta que posibilite la formulación de un Sistema de Gestión Integrado, mediante la cual la empresa va a tener la oportunidad de tener una ruta clara y organizada en la manera de gestionar sus procesos y que pueda dar respuesta en tiempo y calidad a los requerimientos de los clientes, facilitando el trabajo de sus colaboradores al disminuir la posibilidad de accidentes de trabajo y enfermedades ocupacionales y así mismo contribuir con la disminución de los impactos ambientales, producto de los procesos generados en la fabricación de los productos.

MISIÓN INTEGRADA DE CALIDAD, SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE Resultado del estudio se propone la siguiente misión para la empresa: “Teppack Colombia Ltda., es una compañía especializada en sistemas de empaque, comprometida con el suministro de tecnología de punta para compañías de diferentes sectores de la industria. Brindamos soluciones dirigidas a facilitar los procesos de empaque de las organizaciones, con maquinaria de calidad que mantiene un equilibrio entre producción y medio ambiente dada su tecnología que hace su operación segura.”

VISIÓN INTEGRADA DE CALIDAD, SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE Resultado del estudio se propone la siguiente visión para la empresa: Nuestra visión en Teppack

Colombia Ltda., es consolidarnos para el 2.020 como un

proveedor estratégico a nivel regional en soluciones de empaque para compañías de todos los

Formulación del sistema de gestión integrada de la compañía Teppack Colombia Ltda.

31 sectores productivos, preservando la filosofía de proveer maquinarias amigables con el medio ambiente con procesos seguros.

POLÍTICA INTEGRADA PARA LA GESTIÓN DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD EN TEPPACK COLOMBIA LTDA. Se propone con base en la misión, visión y objetivos de la empresa, la siguiente política integrada: Teppack Colombia Ltda., consciente de la importancia que tiene la maquinaria ofrecida en la calidad del producto de los clientes y consciente también del efecto que el ensamble, realización de las actividades y el uso de los recursos que se requieren, puede tener en el medio ambiente y la seguridad de los colaboradores se compromete a: •

Cumplir las especificaciones técnicas entregadas por los clientes para asegurar que los

procesos de producción y comercialización de los mismos mantengan sus buenas prácticas de manufactura y en el proceso entrega de la máquina, prevenir las demoras para mejorar la satisfacción de los clientes.

•

Estar comprometidos también en prevenir la contaminación a través del uso de

tecnologías de punta para la reducción de los desperdicios en las líneas de producción, del manejo racional de las grasas y químicos para ensamble de las máquinas, del tratamiento adecuado de los residuos sólidos, líquidos y las emisiones atmosféricas que se puedan generar.

•

Cumplir con la legislación ambiental aplicable a la disposición final de los residuos

peligrosos generados y otros impactos ambientales que se pudieran producir.

Formulación del sistema de gestión integrada de la compañía Teppack Colombia Ltda.

32 •

Prevenir los accidentes y enfermedades laborales relacionadas con lesiones osteo-

musculares, accidentes de mano, amputaciones y otras producidas durante la manipulación y ensamble de las máquinas.

•

Cumplir con la legislación de salud y seguridad aplicable a la contratación y seguridad

social de los colaboradores así como lo referente a la prevención de riesgos laborales.

•

Mejorar continuamente el desempeño de los sistemas de Gestión en seguridad y salud

ocupacional y del sistema de Gestión de medio ambiente, a través de programas de formación preventivos y correctivos, con el fin de mitigar los impactos en la salud de los colaboradores y la conservación del medio ambiente.

OBJETIVOS DE LA EMPRESA



Lograr una participación en el mercado nacional del 28.5% para el 2014.



Incrementar las utilidades netas anuales en un 25% para el 2014.



Ser una marca reconocida por la innovación en los diseños y tecnologías amigables con el medio ambiente.



Mejorar el servicio posventa hacia nuestros clientes.



Crecer manteniendo los menores índices de accidentalidad en los colaboradores.

Formulación del sistema de gestión integrada de la compañía Teppack Colombia Ltda.

33

RESULTADOS OBTENIDOS Una vez realizado el diagnóstico sobre el sistema de gestión de la empresa Teppack Colombia Ltda., y de realizadas las propuestas de los aspectos estratégicos de ésta, como la misión, visión, objetivos y políticas se presentan los resultados obtenidos, entre ellos: la matriz legal, la caracterización de procesos críticos y el plan operacional

MATRIZ LEGAL En el Anexo 1 se encuentra la legislación aplicable a la compañía Teppack Colombia Ltda. En ella se hallarán discriminadas las aplicaciones referentes a derechos laborales, ley novena referente a salud ocupacional, gestión ambiental y accidentes de trabajo, reglamentaciones sobre calidad, y lo referente a seguridad industrial. También podemos encontrar las direcciones virtuales donde se puede acceder para validar las actualizaciones de las normas, a quien van dirigidas y plan de emergencias a tener en cuenta.

CARACTERIZACIÓN A continuación se presenta el desarrollo de las tablas de caracterización para los procesos críticos encontrados en la empresa Teppack Colombia Ltda., con las cuales se pretende estandarizar los

procesos para alinear los objetivos y el alcance, buscando cumplir la

normatividad del sistema de gestión.

Formulación del sistema de gestión integrada de la compañía Teppack Colombia Ltda.

34 Tabla 1 Caracterización Proceso Innovación y desarrollo Código: TECO-002 Versión: 0001

CARACTERIZACIÓN PROCESO INNOVACIÓN Y DESARROLLO

Fecha: 21 de Octubre de 2013 Acto administrativo: Página 1 de 1

TIPO DE PROCESO: Misional

RESPONSABLE DEL PROCESO: GERENTE DE INGENIERÍA OBJETIVO DEL PROCESO ESTABLECER LAS ACTIVIDADES PARA LA REALIZACIÓN DE LOS DISEÑOS NECESARIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROYECTOS, DISEÑO DE NUEVOS PRODUCTOS O MODIFICACIONES DE LOS EXISTENTES, GARANTIZANDO QUE LOS DISEÑOS SEAN AMIGABLES CON EL MEDIO AMBIENTE Y CUMPLAN CON LOS REQUISITOS DEL CLIENTE.

ALCANCE DEL PROCESO INICIA DESDE LA SOLICITUD DEL DISEÑO HASTA LA VERIFICACIÓN DE LA PIEZA FABRICADA

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA

INGENIERO INDUSTRIAL CON EXPERIENCIA EN EL SOFTWARE DE DISEÑO GRÁFICO

OFICINA EQUIPOS DE COMPUTO MUEBLES DE OFICINA SOFTWARE (SOLID WORKS) SOFTWARE (SOLID EDGE) SOFTWARE (AUTOCAD)

REQUISITOS LEGALES

REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001: 2008

5.2 - 7.2.1 - 7.2.2 - (TODA 7.3) REQUISITOS DE LA NORMA ISO 14001: 2004 CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LA MATRIZ LEGAL

4.4.1 - 4.4.4 - 4.4.5 - 4.4.6 - 4.4.7 - 4.5.1 - 4.5.3 - 4.5.4 - 4.5.5 REQUISITOS DE LA NORMA OHSAS 18001: 2007

4.4.1 - 4.4.2 - 4.4.3 - 4.4.4 - 4.4.5 - 4.4.6 - 4.4.7 ENTRADAS PROVEEDOR(ES)

CLIENTE ORGANISMOS DE CONTROL GERENCIA ABASTECIMIENTO

SUBPROCESOS

INSUMO(S)

SUBPROCESO

DISEÑO necesidad del cliente METROLOGIA normatividad legal CONTROL especificaciones de TECNICO DE maquinaria y repestos ENSAMBLE

MACRO ACTIVIDADES

SALIDAS RESPONSABLE

PRODUCTO(S)

CLIENTE(S)

CONSTRUCCIÓN

INGENIERO DISEÑO

SIMULACIÓN

FABRICACIÓN

TOMA DE MEDIDAS Y COTAS

INGENIERO DISEÑO

PLANOS IMPRESOS

CLIENTE

SEGUIMIENTO ENSAMBLE

INGENIERO DISEÑO

PLANOS VERIFIDOS

CLIENTE

CALIDAD

CLIENTE

SEGURIDAD

CLIENTE

MEDIO AMBIENTE

CLIENTE

VALIDACIÓN NORMAS INGENIERO DISEÑO APLICADAS

DOCUMENTOS Y FORMATOS DEL PROCESO

INDICADOR DE GESTIÓN INDICADOR DE EFICIENCIA OPERACIONAL IGUAL AL NUMERO DE PROYECTOS RECHAZADOS SOBRE EL NUMERO DE PROYECTOS ASIGNADOS MENSUALMENTE

RIESGOS Y CONTROLES

Ver Listado maestro de documentos

Perdida de capital por desarrollo de diseños mal calculados.

Riesgo ergonomico fisico por por periodos de trabajo prolongados.

Control del diseño mediante software y la simulación del proyecto.

Realización de pusas activas 3 veces en un turno de 8 horas.

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Nombre y cargo

Nombre y cargo

Nombre y cargo

Formulación del sistema de gestión integrada de la compañía Teppack Colombia Ltda.

35 Tabla 2 Caracterización Proceso Administrativo y financiero Código: TECO-001 Versión: 0001

CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

Fecha: 21 de Octubre de 2013 Acto administrativo: Página 1 de 1

TIPO DE PROCESO: Estratégico

RESPONSABLE DEL PROCESO: GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO OBJETIVO DEL PROCESO ADMINISTRAR EFICIENTEMENTE LOS RECURSOS DE LA COMPAÑÍA APOYANDO LOS PROYECTOS QUE INTEGRAN TECNOLOGIAS LIMPIAS

ALCANCE DEL PROCESO APLICARÁ PARA TODOS LOS PROCESOS QUE SE DESARROLLAN AL INTERIOR DE LA COMPAÑÍA.

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA

PRESIDENTE

EDIFICIO ADMINISTRATIVO

GERENTE GENERAL GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO GERENTE DE FABRICACIÓN LIDER DE ABASTECIMIENTO LIDER DE TALENTO HUMANO LIDER DE SERVICIO Y ATENCIÓN POSVENTA

EQUIPOS DE COMPUTO MUEBLES DE OFICINA SOFTWARE (HELISA)

REQUISITOS LEGALES

REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001: 2008

5.1 - 5.5.2 - (TODA 5.6) - (TODA 6) REQUISITOS DE LA NORMA ISO 14001: 2004 CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LA MATRIZ LEGAL

4.2 - 4.3.1 - 4.3.2 - 4.3.3 - 4.4.1 - 4.4.3 - 4.4.4 - 4.4.5 - 4.5.1 - 4.5.2 - 4.5.5 - 4.6 REQUISITOS DE LA NORMA OHSAS 18001: 2007

4.3.1 - 4.3.2 - 4.4.1 - 4.4.3.1 - 4.4.4 - 4.4.5 - (TODA 4.5) - (TODA 4.6) ENTRADAS PROVEEDOR(ES) SOLICITUDES DE PAGO (VARIOS) RECURSOS INFORMACIÓN SOPORTE REQUERIMIENTOS LEGALES PROYECTOS

SUBPROCESOS

INSUMO(S) Facturas Informes estadísticas Efectivo Normatividad Legal Propuestas de diseño y proyectos

SUBPROCESO NOMINA EMPLEADOS CUENTAS POR PAGAR CUENTAS POR COBRAR FLUJO DE PROYECTOS

MACRO ACTIVIDADES

PAGO DE NOMINA

SALIDAS RESPONSABLE TALENTO HUMANO

PRODUCTO(S)

CLIENTE(S)

NOMINA

COMPAÑÍA Y OTROS

PAGO PROVEEDORES CONTABILIDAD

MANDAMIENTO DE PAGO

PROVEEDORES SERVICIOS Y NOMINA

COBRO CLIENTES

CONTABILIDAD

FACTURA COBRO

CLIENTES

SEGUIMIENTO FINANCIERO VARIOS

GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

INDICADORES

PRESIDENCIA

INFORMES

JUNTA DIRECTIVA

PRESUPUESTOS

GERENCIA GENERAL

DOCUMENTOS Y FORMATOS DEL PROCESO

INDICADOR DE GESTIÓN Evaluación del incremento de 2% mensual de la Utilidad neta para el año 2013 y 2014 que se encuentra trazada en un 25%

Ver Listado maestro de documentos

RIESGOS Y CONTROLES Perdida de capital, demoras en el proceso de pago para maquinaria y partes.

Control mediante software contable y hojas de calculo formuladas para ese fín en Excel

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Nombre y cargo

Nombre y cargo

Nombre y cargo

Formulación del sistema de gestión integrada de la compañía Teppack Colombia Ltda.

36 Tabla 3 Caracterización Proceso Fabricación Código: TECO-003 Versión: 0001

CARACTERIZACIÓN PROCESO FABRICACIÓN

Fecha: 21 de Octubre de 2013 Acto administrativo: Página 1 de 1

TIPO DE PROCESO: De apoyo

RESPONSABLE DEL PROCESO: DIRECTOR DE SERVICIO TECNICO Y PROYECTOS OBJETIVO DEL PROCESO ESTABLECER LAS ACTIVIDADES NECESARIAS PARA LA CORRECTA FABRICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE EMPAQUE CON EL FIN DE GARANTIZAR SU CORRECTO FUNCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS ANTES DEL ENVIO AL CLIENTE FINAL GUARDANDO LOS ESTANDARES DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Y PROTECCIÓN MEDIO AMBIENTAL

ALCANCE DEL PROCESO INICIA DESDE LA CONFIRMACIÓN DE LOS REQUISITOS POR PARTE DEL CLIENTE PARA LA FABRICACIÓN HASTA LA ENTREGA A SATISFACCIÓN AL CLIENTE.

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA

INGENIERO INDUSTRIAL CON EXPERIENCIA MANEJO DE MAQUINARIA DE EMPAQUE

BODEGA

TECNICOS EN OPERACIÓN DE PROCESOS INDUSTRIALES

EQUIPOS DE COMPUTO

TECNICOS INDUSTRIALES

MUEBLES DE OFICINA PATIN HIDRAULICO BANCO DE TRABAJO SOFTWARE (PROGRAMACIÓN PAR PLC) HERRAMIENTA ESPECIALIZADA

REQUISITOS LEGALES

REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001: 2008 4.1 - 4.2.3 - 4.2.4 - 5.3 - 5.5.3 - 8.5.1 - 5.2 - 6.2.2 - 6.3 - 6.4 - 7.2.2 - 7.2.3 - 7.5 - 7.5.1 - 7.5.2 - 7.5.3 - 7.5.5 - 7.6 - 8.2.4 - 8.3 - 8.5.2 - 8.5.3 REQUISITOS DE LA NORMA ISO 14001: 2004

CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LA MATRIZ LEGAL

4.1 - 4.2 - 4.3.2 - 4.3.3 - (TODA 4.4) - 4.5.1 - 4.5.3 - 4.5.4 REQUISITOS DE LA NORMA OHSAS 18001: 2007

4.3.1 - 4.3.2 - 4.3.3 - (TODA 4.4) - 4.5.2 - 4.5.4 ENTRADAS PROVEEDOR(ES)

ALMACÉN INNOVACIÓN Y DESARROLLO NACIONALES INTERNACIONALES

SUBPROCESOS

INSUMO(S) Repuestos, maquinaria, herramientas, consumibles.

Diseños finales Componentes especiales Repuestos especiales

SUBPROCESO

MACRO ACTIVIDADES

SALIDAS RESPONSABLE

PRODUCTO(S)

CLIENTE(S)

MAQUINA TERMINADA

CLIENTE

Programación del PLC INGENIERO EMPAQUE

ENSAMBLE PARCIAL

Calibración de los componentes

INGENIERO EMPAQUE

Ensamble

TECNICO INDUSTRIAL

(prueba en vacio)

DIRECTOR DE SERVICIO TECNICO Y PROYECTOS

DOCUMENTOS Y FORMATOS DEL PROCESO

INDICADOR DE GESTIÓN INDICADOR % EFECTIVIDAD, NUMERO DE TRABAJOS SIN RECHAZO SOBRE EL TOTAL DE TRABAJOS ASIGNADOS MENSUALMENTE

RIESGOS Y CONTROLES

Ver Listado maestro de documentos

DAÑO DE MAQUINA AL COLOCAR LA PIEZA ATRAPAMIENTO DE MIEMBROS ENSAMBLE CON ESCALERA TIPO AVIÓN UTILIZACIÓN DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Nombre y cargo

Nombre y cargo

Nombre y cargo

Formulación del sistema de gestión integrada de la compañía Teppack Colombia Ltda.

37 Tabla 4 Caracterización Proceso Abastecimiento Código: TECO-004 Versión: 0001

CARACTERIZACIÓN PROCESO ABASTECIMIENTO

Fecha: 21 de Octubre de 2013 Acto administrativo: Página 1 de 1

TIPO DE PROCESO: De apoyo

RESPONSABLE DEL PROCESO: JEFE DE COMERCIO EXTERIOR Y COMPRAS OBJETIVO DEL PROCESO ESTABLECER LAS ACTIVIDADES, POLÍTICAS, LINEAMIENTOS DE SEGURIDAD, CONDICIONES GENERALES Y GRADO DE CONTROL NECESARIOS PARA LA REALIZACIÓN DE LAS COMPRAS IMPORTADAS O NACIONALES DE TECNOLOGÍAS LIMPIAS, EFECTUADAS POR TEPPACK COLOMBIA LTDA, PARA EL CUMPLIMIENTO DE PROYECTOS, REPUESTOS, PRODUCTOS PARA STOCK, FABRICACIÓN Y COMPRAS ADMINISTRATIVAS.

ALCANCE DEL PROCESO INCLUYE TODAS COMPRAS REALIZADAS POR TEPPACK COLOMBIA LTDA., DESDE SU SOLICITUD HASTA LA VERIFICACIÓN DEL PRODUCTO COMPRADO.

RECURSOS HUMANOS

RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA

INGENIERO INDUSTRIAL CON EXPERIENCIA EN COMERCIO EXTERIOR

OFICINA

AUXILIAR DE ALMACEN Y BODEGA

EQUIPOS DE COMPUTO

GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

MUEBLES DE OFICINA LINEA TELEFONICA CAMARA FOTOGRÁFICA SOFTWARE (HELISA MODULO DE INVENTARIOS)

REQUISITOS LEGALES

REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001: 2008 4.1 - (TODA 4.2) - 5.2 - (TODA 5.4) - 5.5.1 - 5.5.3 - 6.1 - 6,3 - 6.4 - (TODA 7.2) - (TODA 7.4) - (TODA 7.5) - (TODA 8) REQUISITOS DE LA NORMA ISO 14001: 2004

CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LA MATRIZ LEGAL

4.1 - 4.2 - 4.3 - (TODA 4.5) REQUISITOS DE LA NORMA OHSAS 18001: 2007

4.1 - 4.2 - 4.3 - (TODA 4.5) ENTRADAS PROVEEDOR(ES)

FABRICACIÓN NACIONALES INTERNACIONALES AGENCIA DE ADUANAS

SUBPROCESOS

INSUMO(S) Cotizaciones, maquina, repuestos, información de la agencia de aduanas

SUBPROCESO VALIDAR COTIZACIÓN

MACRO ACTIVIDADES

Comprar

RECIBIR ENVIAR

SALIDAS RESPONSABLE

Transportes de entrada y salida terrestre, aerea y maritima.

JEFE DE COMERCIO EXTERIOR Y COMPRAS

DOCUMENTOS Y FORMATOS DEL PROCESO

PRODUCTO(S)

CLIENTE(S)

ORDEN DE PAGO

PROVEEDOR

ORDEN DE ENVIO

TRANSPORTADOR Y CLIENTE

INDICADORES DE GESTIÓN INDICADOR % EFECTIVIDAD PRODUCTOS COMPRADOS SOBRE PRODUCTOS SOLICITADOS EN UN MES INDICADOR % CUMPLIMIENTO DE TIEMPOS PEDIDOS BAJO JIT SOBRE PEDIDOS TOTALES

RIESGOS Y CONTROLES

Ver Listado maestro de documentos

QUE NO LLEGUE A TIEMPO EL ELEMENTO SOLICITADO QUE RECIBAN EL MATERIAL AVERIADO QUE NO SE HAGA UNA BUENA NEGOCIACIÓN HACER SEGUIMIENTO SEMANAL AL ESTADO DEL PEDIDO ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Nombre y cargo

Nombre y cargo

Nombre y cargo

Formulación del sistema de gestión integrada de la compañía Teppack Colombia Ltda.

38 Teniendo caracterizados los procesos que conforman el punto crítico de la empresa se denotan en el siguiente cuadro los documentos para control interno a tenerse en cuenta:

CUADRO 4.- LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS TEPPACK COLOMBIA LTDA. DOCUMENTO

RESPONSABLE

CONTROL DISEÑOS

JEFE DE INGENIERIA

DEPENDENCIA

CONTROLADO

INNOVACIÓN Y ACTUALIZADO DESARROLLO GERENTE ADMINISTRATIVO FLUJO DE PROYECTOS

FINANZAS

ACTUALIZADO

FINANZAS

ACTUALIZADO

FABRICACIÓN

ACTUALIZADO

ABASTECIMIENTO

ACTUALIZADO

ABASTECIMIENTO

ACTUALIZADO

Y FINANCIERO GERENTE ADMINISTRATIVO CUENTAS POR PAGAR Y FINANCIERO GERENTE TECNICO Y

CONTROL DE PROCESOS OPERATIVO NACIONALIZACIÓN

DIRECTOR DE COMERCIO

MAQUINARIA

EXTERIOR

FORMATO DE CONTROL DE

DIRECTOR DE COMERCIO

INVENTARIOS

EXTERIOR VALIDACIÓN

REVISIÓN

FUENTE.- TEPPACK COLOMBIA LTDA.

DESCRIPCIÓN DEL PLAN OPERACIONAL PARA TEPPACK COLOMBIA LTDA. El plan operacional desarrollado busca mitigar los problemas presentados en los procesos críticos de Teppack Colombia Ltda., con una metodología que determine metas, indicadores de evaluación, acciones, responsables y recursos, todo dentro de unos tiempos definidos.

CUADRO 5 PLAN OPERACIONAL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO TEPPACK COLOMBIA LTDA. GESTION

RESULTADOS ESTRATEGICOS (LOGROS DE OBJETIVOS ESPECIFICOS)

Mejorar los tiempos de realización de los diseños

Eliminar los problemas por rechazo de diseño

METAS

Disminuir en un 80% los indicador de elaboración =fecha tiempos para realización entrega proyecto/fecha entrega de diseños diseños

ACCIONES

RESPONSABLES

* Solicitar la documentación necesaria para el diseño Ingeniero (material, fotos, bocetos planos, Investigación y información adicional, etc.). desarrollo * Definir tiempos de entrega

* Elaboración de formato para recolección de datos con Indicador de gestión= numero de especificaciones Ingeniero Disminuir rechazo por diseños Eliminar los rechazos por diseño realizados/ numero de *Elaborar formato para check list Investigación y inadecuados diseños inadecuados solicitudes diseño * Generación de planos desarrollo * Verificación de piezas fabricadas

Revisión de Partes y Disminuir daño en un repuestos antes de ensamble 100% a piezas y/o repuestos inadecuados de acuerdo al diseño en * Verificación de Ensamble. ensamble * Alistamiento para Pruebas

Disminuir daño de piezas y/o repuestos en Disminuir cantidad de incidentes y accidentes en el el ensamble ensamble.

Realizar evaluación de proveedores tomando en cuenta tiempos de entrega, precios, tipo de tecnología limpia, procesos industriales que garanticen disposición final de residuos y cumplimiento de la legislación laboral para con sus trabajadores.

Eliminar los problemas por compras de repuestos o elaboración de piezas que no se ajustan a la necesidad del cliente.

INDICADORES

Disminuir en un 2%el índice de frecuencia de incidentes y accidentes en el ensamble

RECURSOS

Equipo computo Software Diseño

Equipo computo

*Elaboración de procedimiento indicador de gestión= numero de de ensamble. ensambles con daños/numero *Diseño de formato para de ensambles realizados recepción de piezas.

Equipo Técnico especialista computo en ensamble

indicador de gestión= numero de *Diseño de formato para ensambles con errores/numero ensamble de piezas. de ensambles realizados

Director servicio técnico

*Garantizar que el 100% de los empleados cuenten con sus Elementos de Protección Indicador de Personal. frecuencia=cantidad de *Garantizar que el 100% de los ensambles con accidentes o empleados estén capacitados en incidentes laborales/cantidad de el uso y mantenimiento de ensambles Elementos de Protección Personal.

Equipo computo

PRESUPUESTO

PLAZO(PROGRA MACION DE ACCIONES)

$

-

15/11/2013

$

-

15/11/2013

$

-

15/11/2013

$

-

15/11/2013

* Director servicio técnico. * Técnicos especialistas en ensamble. * Ingeniero Investigación y desarrollo.

Elementos de protección

Director servicio técnico

Máximo 20% mas de las Administrati compras vos actuales por lubricantes

$ 3.000.000,00

20/11/2013

Manejo de los residuos peligrosos producidos durante el ensamble y el mantenimiento de la Maquinaria.

Disponer en sitios adecuados los residuos peligrosos en los procesos de ensamble y mantenimiento de Maquinaria.

Selección de proveedores que se ajusten a los estándares de cumplimiento, calidad, preservación del ambiente y de sus trabajadores

En un lapso mínimo de 3 meses evaluar y categorizar los Indicador de cumplimiento = proveedores que se cantidad de proveedores ajustan con los evaluados/total de proveedores lineamientos de la empresa

* Establecer formato de evaluación. *Realizar Auditorias al proveedor. * Firma de convenios institucionales con los proveedores.

Jefe de comercio exterior y compras

Equipo de Computo

$

-

30/01/2014

estandarización de los pedidos que se realizan para compra de repuestos y elaboración de maquinaria.

Eliminar las compras de repuestos y maquinaria que no se ajusta a las necesidades del cliente

*Establecer formato para requisiciones. *Incluir un Check list de requerimientos para elaboración de maquinaria.

Jefe de comercio exterior y compras.

Equipo de Jefe de Servicio Computo Técnico y Proyectos.

$

-

30/11/2013

* Cambio de elementos de Indicador de Recolección= kg lubricación por aceites y residuo peligroso/total residuos materiales amigables con el al mes medio ambiente

Indicador de cumplimiento = cantidad de pedidos errados/total de pedidos

20/11/2013

5. CONCLUSIONES Después de haber realizado una radiografía más detallada de la empresa Teppack Colombia Ltda., se obtuvo que los indicadores de gestión desarrollados en cada una de las caracterizaciones de los procesos críticos de la empresa, fortalecen el control físico de los mismos y facilitan a través de formatos y procedimientos la trazabilidad de éstos para la mejora continua.

La matriz DOFA sirvió para determinar los procesos críticos de la empresa y agilizó el proceso diagnóstico de la organización estableciendo metodológicamente pasos para la identificación de las oportunidades de mejora.

La caracterización de los procesos de Teppack Colombia Ltda., determinaron visiblemente los subprocesos realizados que no generan valor, optimizando los recursos de la empresa.

La formulación del sistema de gestión para la empresa proporciona el primer eslabón para la construcción futura del andamiaje de un sistema de gestión integrado más robusto y adaptable que le aplique a la organización.

Se hace necesario para la empresa redefinir la estructura actual desarrollando sus oportunidades y fortalezas, evaluando sus amenazas y adaptando sus oportunidades.

Formulación del sistema de gestión integrada de la compañía Teppack Colombia Ltda.

41

6. REFERENCIAS Barrachina, M. B. (2002). Modelos de implantación de los sistemas integrados de gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad. Investigaciones europeas de dirección y economía de la empresa, 8(1), 97-118.

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Sallenave, J. P. (2004). Gerencia y planeación estratégica. Bogotá: Editorial Norma.

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1. ANEXO