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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CENTRO DE SALUD SANTO ECCEHOMO DE SUTAMARCHAN- CARTILLA DE INDUCCION ARTICULACION MECI 1000:2005 Y NTCGP 1000:2009.

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LEIDY JULIETH GUTIERREZ BONILLA

FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA UNIAGRARIA FACULTAD DE INGENIERIA PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL Bogotรก, Colombia 2013

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Tabla de contenido ...........................................................................................................................................................5 RESUMEN.........................................................................................................................................5 INTRODUCCION .............................................................................................................................7 JUSTIFICACION Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..........................................................8 OBJETIVOS ..................................................................................................................................9 SALUDO DE BIENVENIDA ..........................................................................................................11 DESCRIPCION GRAFICA DEL LA INDUCCION.......................................................................12 .........................................................................................................................................................13 COMO ESTA ORGANIZADA LA E.S.E .......................................................................................13 EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CENTRO DE SALUD SANTO ECCEHOMO DE SUTAMARCHAN ...........................................................................................................................13 .........................................................................................................................................................19 REFERENTE LEGAL Y NORMATIVO ........................................................................................19 .........................................................................................................................................................35 MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC GP 1000:2009...........................................................................................38 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACION DE ESTOS SISTEMAS EN NUESTRA ENTIDAD ........................................................................................................................................41 COMPLEMENTARIEDAD DE LOS DOS SISTEMAS EN NUESTRA ENTIDAD .....................41 CONCLUSIONES ...........................................................................................................................48 BIBLIOGRAFIA ..............................................................................................................................49

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LISTA DE FIGURAS Figura 1 Plan de Calidad .......................................................................................................... 15 Figura 2 Mapa de Procesos Fuente: Documentos Estratégicos ESE Centro de Salud Santo Eccehomo ................................................................................................................................. 17 Figura 3 Estructura Organizacional Fuente: Documentos Estratégicos ESE Centro de Salud Santo Eccehomo ....................................................................................................................... 18 Figura 4 Concepto de Sistema- Fuente: Construcción Propia................................................. 23 figura 5 Principios del MECI Fuente: (1000:20005, 2005) .................................................... 23 Figura 6 Modelo Estándar de Control Interno Fuente: (1000:20005, 2005) ............................ 25 Figura 7 Ciclo PHVA Fuente: (Interno, 2009) ......................................................................... 34 Figura 8 Articulación Fuente: Construcción Propia ................................................................. 40 Figura 9 Requisitos de implementación Fuente: (Interno, 2009) ............................................ 41 Figura 10 Complementariedad de los Sistemas ....................................................................... 42 Figura 11 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012)................................... 42 Figura 12 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012)................................... 43 Figura 13 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012) ................................. 43 Figura 14 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012)................................... 44 Figura 15 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012)................................... 44 Figura 16 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012) ................................. 45 Figura 17 Figura 12 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012) .................. 45 Figura 18 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012)................................. 46 Figura 19 Beneficios del Ejercicio de la Calidad (Patiño, 2012) ............................................. 46 Figura 20 Funcionalidad de los Sistemas ................................................................................. 47

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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CENTRO DE SALUD

SANTO ECEHOMOSUTAMARCHAN

CARTILLA DE INDUCCION ARTICULACION MECI 1000:2005 Y NTCGP 1000:2009.

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RESUMEN

En la actualidad se requiere que toda empresa sin importar su tamaño ni giro al que va dirigido, proporcione al empleado de nuevo ingreso una inducción antes de empezar a laborar, en la que se ofrezca información relevante de la organización, sus derechos y obligaciones como trabajadores, así como de las actividades en las que participará.

El presente trabajo de investigación se llevó a cabo producto de una investigación sobre el estado actual de la entidad en materia de control interno, siguiendo los lineamientos del Gobierno Nacional en esta materia, en cabeza del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, el cual brinda asesoría y acompañamiento en el proceso de implementación, mantenimiento y mejora que contribuya en el proceso de armonización MECI- CALIDAD, y en si todo el conjunto de Políticas de control interno que contribuyen a la Modernización del estado.

Dicha investigación fue realizada con las herramientas que cuenta la entidad producto de la implementación de los sistemas, como la plataforma del DAFP, la pagina asignada para la empresa en materia de MECI- CALIDAD, donde se encuentran plasmado el porcentaje de avance de la entidad.

Se realizó un pre diagnóstico y un diagnóstico que contempló un entrevista con la alta gerencia, el funcionario encargado de las funciones de control interno y equipo asistencial que comprenden toda la parte médica, donde ellos señalaron que no se les ofreció una inducción al momento de ingresar a laborar y al platicar con ellos se presentaba una ausencia de información relevante de la organización, por lo que el objetivo fue elaborar un programa de inducción, que permita al empleado de nuevo ingreso incorporarse de manera idónea y oportuna al trabajo en la E.S.E. La E.S.E. SANTO ECCHOMO, cuenta con manual de calidad que brinda asesoría en la formulación y aplicación del Sistema de Control Interno, que permite su evaluación con miras a su mejoramiento continuo, fomentado a todos los niveles de la Organización, fortaleciendo la cultura de autocontrol, con el propósito de contribuir al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional de la entidad.

Durante los últimos años, en la institución se incrementado la necesidad de implementar la articulación del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno que 5

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En la Empresa Social del Estado Centro de Salud Santo Eccehomo, acogiéndose a la ley 872 de 2003 que dio origen a la Norma Técnica de Calidad NTC GP 1000:2009. Esta ley, determina los requisitos que las entidades públicas deben cumplir para implementar a su interior el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y el decreto 1599 de 2005 que adopta el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), que proporciona a las entidades una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación, al orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos propuestos.

La Norma Técnica de la Calidad NTC-GP1000:2009 es complementaria al sistema de control interno y este último a su vez es compatible a la norma ISO 9001:2008. Esta articulación con el modelo MECI persigue ese doble propósito anunciado al inicio de nuestro escrito, donde se procura lograr una mayor satisfacción social del ciudadano y un mejoramiento permanente de la gestión pública.

La presente cartilla pretende compartir conocimientos de una manera didáctica y metodológicamente efectiva, haciendo uso de un lenguaje conversacional y sencillo, que permita orientar e ilustrar a nuestros (nuevos) funcionarios acerca de los beneficios y demás aplicaciones que tienen estos conceptos en la entidad.

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INTRODUCCION

La cartilla de inducción para la ESE Centro de Salud Santo Eccehomo, que contiene el alcance del sistema y sus exclusiones, la plataforma estratégica (Misión, Visión, Principios y Valores Corporativos, así como las áreas de direccionamiento). También contiene la descripción general de los procesos a partir del mapa de procesos y las caracterizaciones de los mismos. El Manual de Calidad cuenta los procedimientos con una serie de documentos que permiten ampliar el desarrollo de las actividades en cada uno de los procesos de la Entidad.

Las herramientas producto de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI y el Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000:2009, han contribuido a la operatividad de la empresa, obteniendo la certificación de cada uno de los procedimientos que adelanta la entidad, brindando un excelente servicio, lo cual les permite cada día estar a la vanguardia de la Modernización.

Además este documento permitirá a cada uno de los servidores conocer y ampliar el panorama de la entidad, su operatividad, facilitando la integración al entorno laboral; como también servir de herramienta de reinducción, contribuyendo a la mejora continúa.

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JUSTIFICACION Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Estado colombiano a través de la ley 872 del 2003, dio origen a la norma técnica de calidad NTCGP 1000:2009, que determina los requisitos que deben cumplir las entidades públicas, para implementar en su interior el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y el decreto 1599 del 2005 que adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 que proporciona a las entidades una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación, al orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos y orientación a resultados.

En la E.S.E se implementó el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), Articulado con el Sistema de Gestión de Calidad (SGC), herramientas que buscan mejorar la eficiencia de los procesos integrando de forma armónica, dinámica, flexible y suficiente el que hacer institucional respecto al cumplimiento de sus Objetivos Estratégicos, Misión, Visión y Política de Calidad entre otros, la alta dirección, comprendió que en la práctica el asunto va mucho más allá y que también vincula algunos componentes como el liderazgo de los funcionarios, las campañas de autocontrol y autogestión que se apliquen. Sin embargo, se considera que si querían lograr estos componentes, en primer lugar era necesario habilitar espacios de formación que permitieran a los funcionarios comprender esa interrelación de elementos en ambos sistemas.

En esta etapa, la tarea es buscar una adecuada de apropiación de los conceptos por parte de los funcionarios, lo cual permita a la alta dirección revisar cual ha sido el avance en el desempeño de los procesos, cuáles son esos servicios y/o componentes resultantes que se vinculan indirectamente a este aprendizaje y que hacen parte de una administración pública más eficiente, con una capacidad de respuesta acorde a las necesidades de los ciudadanos y, acorde a los procesos de modernización de las entidades del Estado.

Es por ello, y con el ánimo de perfeccionar en los conceptos, se realiza una cartilla la cual contiene ilustraciones secuenciales, que permiten explicar en detalle la interrelación de los elementos y la comprensión de los mismos en la lógica de la articulación existente entre ambos sistemas.

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OBJETIVOS

Objetivo General

Elaborar un programa de inducción, que permita al empleado de nuevo ingreso incorporarse de manera idónea y oportuna al trabajo en la empresa, describiendo el proceso de Articulación del MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2009 de la Empresa Social del Estado Santo Eccehomo de Sutamarchan, mediante una cartilla que permita servir de herramienta de reinducción de los funcionarios que se encuentran ya vinculados a la institución y para los que ingresan a la institución.

Objetivos Específicos



  

Describir la complementariedad de los sistemas NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2005 en la Empresa Social del Estado Centro de Salud Santo Eccehomo de Sutamarchan.

Brindar una herramienta de apoyo institucional.

Fortalecer la cultura del autocontrol Contribuir al mejoramiento continuo de los procesos.

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CARTILLA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN DE FUNCIONARIOS

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SALUDO DE BIENVENIDA

Los funcionarios de LA E.S.E. CENTRO DE SALUD SANTO ECCEHOMO, son parte fundamental para el desarrollo de la organización, por tal razón es indispensable que todos y cada uno de ustedes aporten a ese desarrollo con su experiencia profesional y personal, con su capacidad, compromiso, voluntad de servicio y amor por su trabajo.

Usted forma parte de esta gran familia y ha llegado a ella por sus valiosas capacidades y por un cúmulo de valores que tiene para aportar en la construcción de una mejor empresa.

Contamos con usted para desarrollar todos los proyectos que la empresa se ha trazado, el cumplimiento de las metas, el mejoramiento de los servicios con calidad, calidez y especialmente con humanismo, ya que en nuestra entidad todo gira en torno al usuario nuestra razón de ser; somos conscientes de los grandes aportes que usted va hacer no solo a entidad sino a la comunidad.

Solo nos resta decirle,

¡BIENVENIDO!

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DESCRIPCION GRAFICA DEL LA INDUCCION

1.

Inicio

2. Seleccionado el recurso humano el Gerente y responsable del Área correspondiente, procede a hacerle conocer las funciones para las cuales ha sido nombrado en el caso de incorporación a la Planta de Personal o los objetivos que debe cumplir si se trata de contrato de prestación de servicios.

3. El funcionario a contratar es nuevo?

4. En el evento que el recurso humano sea nuevo y no conozca la Entidad, se da a conocer una presentación de carácter institucional.

5. Se dan a conocer aspectos generales de la ESE, como estructura organizacional, referente legal y normativo, modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 Y Sistema de Gestión de la Calidad NTC GP 1000:2009, requisitos para la implementación de estos sistemas en nuestra entidad, complementariedad de los dos sistemas en nuestra entidad.

6. Capacitación del funcionario de acuerdo al cargo y sus funciones, entrega del puesto de trabajo, elementos de oficina si lo requiere, documentación con respecto al cargo a desempeñar y los recursos para la ejecución de los procesos de su trabajo.

7. Surtido lo anterior y después de despejar las inquietudes que pueda tener el recurso humano, se procede a hacer un recorrido por la entidad a fin de presentarlo a las personas que laboran en la misma.

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8.

Como constancia de este proceso de inducción, se debe dejar constancia de dicho proceso.

9.

Fin.

COMO ESTA ORGANIZADA LA E.S.E

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La Empresa Social del Estado Empresa Social del Estado Centro de Salud Santo Eccehomo, desarrolla sus actividades misionales en el Municipio de Sutamarchán, y se encuentra clasificada como empresa prestadora de servicios de salud de primer nivel de complejidad y en la actualidad ha habilitado los siguientes servicios de salud ante la Secretaría de Salud de Boyacá: 13

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Medicina General Odontología General



Enfermería



Vacunación



Atención preventiva, salud oral, higiene oral



Planificación familiar



Promoción en salud



Transporte asistencia básica



Laboratorio clínico



Toma de muestras de laboratorio clínico



Servicios farmacéuticos



Toma de muestras citología cervico – uterina



Esterilización



Sala de rehidratación oral



Sala general de procedimientos menores

Misión Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los usuarios mediante la prestación de servicios de salud de baja complejidad con altos estándares de calidad y eficiencia; enmarcados en una cultura de buen trato, buscando adicionalmente el bienestar de los funcionarios y proveedores de la institución.

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Visión Consolidarse como institución líder en prestación de servicios de salud integrales dentro del I Nivel de Atención, dando respuesta oportuna a todas las necesidades de los usuarios.

Principios Se presentan los principios establecidos por la organización: solidaridad, tolerancia, respeto, oportunidad, discreción, cordialidad, compromiso, responsabilidad, equidad, austeridad, honestidad, cooperación y orden.

POLITICA DE CALIDAD

Figura 1 Política de Calidad La E.S.E Centro de Salud Santo Eccehomo, garantizara la prestación de los servicios de salud de primer nivel de atención, cumpliendo con la normatividad vigente, bajo los parámetros óptimos de calidad y accesibilidad; utilizando eficientemente los recursos disponibles, comprometida con la misión y visión de la entidad y generando acciones de mejoramiento continuo en la prestación del servicio de salud con el fin de satisfacer las necesidades de los usuarios en busca del beneficio social.

Objetivos corporativos   

Cumplir con los requisitos establecidos por la ley para la prestación de servicios de salud de primer nivel.

Atender en forma oportuna y con criterios de calidad los servicios ambulatorios y asistenciales de los usuarios en la prestación de servicios de salud de primer nivel.

Ejecutar programas de promoción y prevención y factores de riesgo que afecten la salud de los usuarios del municipio de Sutamarchán.

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  

Garantizar el talento humano ético y profesional que se requiere para la buena prestación de servicios de salud a través de la supervisión, asesoría y entrenamiento permanente.

Evaluar periódicamente los servicios de salud prestados por la E.S.E e implementar las acciones de mejora requeridas. (Patiño, 2012) Medir a través de programas y proyectos la eficiencia en la utilización de recursos disponibles.

Verificar periódicamente la satisfacción del usuario frente a los servicios de salud prestados por la institución. (Patiño, 2012)

NUESTROSPRINCIPIOS CORPORATIVOS CALIDAD: Manteniendo un alto índice de satisfacción del usuario en la prestación de los servicios de salud a través de la atención efectiva, oportuna, personalizada, humanizada y de mejoramiento continuo, basado en la idoneidad del talento humano de acuerdo con patrones aceptados sobre procedimientos científico-técnicos y administrativos.

EFICIENCIA: Entendida como la mejor utilización de los recursos humanos, tecnológicos, materiales y financieros con el fin de lograr una adecuada prestación de los servicios.

ACCESIBILIDAD: Promovemos facilidades a los usuarios para eliminar barreras y obstáculos, con el fin de permitirles facilidades de ingreso a todos los servicios ofrecidos por la institución.

TRABAJO EN EQUIPO: Es el esfuerzo y trabajo en conjunto que puede llegar a ser más productivo que los esfuerzos individuales basándose para su éxito en la responsabilidad y esfuerzos personales motivados por un fin común.

COMPROMISO SOCIAL: Respondiendo a las necesidades sociales para contribuir al desarrollo integral de la población como la razón de ser de la entidad garantizando la prestación del Plan Obligatorio de Salud.

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MAPA DE PROCESOS

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

CENTRO DE SALUD SANTO ECCEHOMO PROCESOS ESTRATEGICOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

MEDICINA GENERAL

ATENCIÓN INICIAL DE URGENCIAS

ODONTOLOGÍA GENERAL

PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN

Ø FARMACIA

Ø LABORATORIO

Ø PROCEDIMIENTOS DE APOYO

ENFERMERÍA

SALUD PÚBLICA

SATISFACCIÓN USUARIO

REQUISITOS USUARIO

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO SIAU

GESTIÓN DOCUMENTAL Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

APOYO LOGÍSTICO

PROCESOS DE EVALUACIÒN EVALUACION ESTRATÈGICA

Figura 2 Mapa de Procesos Fuente: Documentos Estratégicos ESE Centro de Salud Santo Eccehomo

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ETRUCRURA ORGANIZACIONAL Estructura organizacional La Empresa tiene definidos los niveles de autoridad y responsabilidad, lo cual ha facilitado la gesti贸n por procesos y la toma de decisiones, su estructura organizacional es claramente definida dando cumplimiento a los lineamientos legales.

Figura 3 Estructura Organizacional Fuente: Documentos Estrat茅gicos ESE Centro de Salud Santo Eccehomo

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REFERENTE LEGAL Y NORMATIVO SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Ley 87 de 1993

Ley 872 de 2003

Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado

Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios Decreto 4110 (9 de diciembre de 2004)

Decreto 1599 (20 de mayo de 2005)

4 Años (8 de diciembre de 2008) SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD Decreto 1011 Abril-03006 COMPONENTES

Sistema Único de Habilitación Auditoria para el Mejoramiento de la Calidad en Salud Sistema Único de Acreditación Sistema de Información para la Calidad

¿SISTEMA ÚNICO DE HABILITACIÓN? Son las condiciones mínimas que deben cumplir las Unidades Prestadoras de Servicios de salud para su ingreso y permanencia en el sistema general de seguridad social. Mucho más que el simple cumplimiento de requisitos mínimos: 19

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Controlar los riesgos asociados a la prestación de los servicios Que los beneficios superen los riesgos potenciales Proteger a los usuarios de los potenciales riesgos propios de la prestación de los servicios (Salud, 2006)

¿AUDITORÍA PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE LA ATENCIÓN EN SALUD (PAMEC)?

Mecanismo sistemático y continuo de evaluación de cumplimiento de estándares de calidad complementarios a los que se determina como básicos en el Sistema Único de Habilitación.

Contempla la utilización de indicadores y estándares que permiten establecer niveles de calidad deseada para cada uno de los procesos prioritarios, incluye la utilización de instrumentos de medición para obtener información confiable para calcular los indicadores establecidos. Incluye acciones de autocontrol y auditorías internas sobre los procesos prioritarios. (Salud, 2006)

¿SISTEMA ÚNICO DE ACREDITACIÓN? Es el conjunto de entidades, estándares, actividades de apoyo y procedimientos de autoevaluación, mejoramiento y evaluación externa, destinados a demostrar, evaluar y comprobar el cumplimiento de niveles superiores de calidad por parte de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. (Salud, 2006) ¿SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA CALIDAD? A través de la monitoria de las Características de calidad (accesibilidad, oportunidad, pertenencia y continuidad) y de la vigilancia de eventos adversos se genera información para la gestión de la calidad para las Unidades Prestadoras de Servicios de Salud y del Sistema de Garantía de Calidad en salud para la difusión de la información de los usuarios que sirven de vehículo para materializar e incentivo del prestigio. (Salud, 2006)

ACCESIBILIDAD: Posibilidad que tiene el usuario de utilizar los servicios salud.

OPORTUNIDAD: La posibilidad que tiene el usuario de obtener los servicios que requiera sin que se Presenten retrasos que pongan en riesgo su vida o su salud.

SEGURIDAD: Conjunto de elementos estructurales, procesos, instrumentos, metodologías, basadas en la evidencia científicamente probada que propende minimizar los riesgos de sufrir un evento adverso o que permita mitigar sus riesgos.

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PERTINENCIA: Es el grado por el cual los usuarios obtienen los servicios de acuerdo con la evidencia científica.

CONTINUIDAD: Es el grado por el cual los usuarios reciben las intervenciones requeridas mediante una secuencia lógica y racional. (Salud, 2006)

¿QUE ES MECI?

MECI es una sigla que significa Modelo Estándar de Control Interno. El modelo MECI es una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación. En otras palabras, es una herramienta gerencial que tiene como fin servir de control de controles para que las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivos institucionales y con el marco legal aplicable a ellas. (1000:20005, 2005).

Entendiendo lo anterior, ¿cuál es el Propósito que busca la E.S.E adoptando e implementando el MECI?

El propósito es orientar esta empresa hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales (la misión, la visión, la política de calidad, los objetivos de calidad, los valores, los principios) y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado Colombiano.

¿Que nos garantiza este modelo?

El modelo MECI nos garantiza como organización la coordinación de nuestras acciones, la fluidez de la información que producimos y la comunicación, así mismo anticipar y corregir de manera oportuna las debilidades que se presentan en el quehacer cotidiano en nuestra entidad.

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SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El sistema de control interno es un CONJUNTO de elementos (principios, fundamentos, planes, reglas, acciones, mecanismos, procesos, instrumentos y procedimientos, mecanismos de verificación y evaluación) que, interrelacionados entre sí y unidos a las personas, que conforman una organización (pública), se constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de una función administrativa, una misión institucional, generando internamente en la organización una capacidad de respuesta óptima ante los diferentes públicos o grupos de interés que se deben atender. (1000:20005, 2005).

Pero ¿porque el control interno opera como un sistema?

El control interno en una organización opera como un sistema pues proporciona una estructura o un sistema de controles a la planeación, a la gestión y la evaluación de la gestión de sus funcionarios.

El objetivo de la operatividad de este sistema de controles es orientar a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales propuestos.

¿Cómo?

A través de tres grandes segmentos o subsistemas, que al interrelacionarse entre sí generan un ambiente de control propicio que permita alcanzar la misión de la organización.

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•Todos estos

Principios

Objetivos

FUndamentos

Ejecutados por Personas

•Estructura para: •Prevenir •Monitorear •Evaluar y Mejorar

principios ayudan a nejorar LA GESTION, manteniendo la Unidad y Armonia

•Ejecucion de procesos

Figura 4 Concepto de Sistema- Fuente: Construcción Propia

Principios del Sistema de Control Interno

Figura 5 Principios del MECI Fuente: (1000:20005, 2005)

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EL AUTOCONTROL: el principio del autocontrol es la capacidad que tiene toda persona, en este caso todo servidor público, para controlar su trabajo, detectar desviaciones y, efectuar correctivos. Este principio es inherente e intrínseco a las actuaciones y decisiones de las personas. Lo que quiere decir que nuestras decisiones y actuaciones pueden estar determinadas por el grado de autocontrol que apliquemos en nuestras laborales cotidianas.

(1000:20005, 2005)

Continuemos con el siguiente principio,

LA AUTORREGULACIÓN: El principio de la Autorregulación es la capacidad que tiene la institución para aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del sistema de control interno.

En otras palabras, es la capacidad que tiene la organización para autorregular sus acciones por medio de la implementación de claras políticas de operación fundamentadas en la normatividad legal vigente. (1000:20005, 2005) LA AUTOGESTIÓN: La definición del principio de la Autogestión es la siguiente: la Autogestión es la capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa delegada por la constitución, la ley y sus reglamentos”. En otras palabras, el principio de la autogestión reconoce la capacidad de cada funcionario de gestionar de forma autónoma el logro de sus objetivos. (1000:20005, 2005) Definiciones acerca de qué es control interno en la práctica desarrollada por cada uno de los funcionarios        

Es cultura Organizacional.

Es autocontrol y autoevaluación permanente.

Es mejoramiento continuo.

Es planear y evaluar con herramientas adecuadas.

Es gerenciar por procesos y por proyectos Es administrar riesgos que afecten el cumplimiento de los objetivos.

Es generar espacio para el diálogo efectivo.

Es optimizar los recursos de la Organización.

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ESTRUCTURA DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO En el siguiente cuadro resumen podemos visualizar la estructura del modelo MECI, con sus tres (3) subsistemas, sus nueve (9) componentes y, sus veintinueve (29) elementos.

Figura 6 Modelo Estรกndar de Control Interno Fuente: (1000:20005, 2005)

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SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: en donde se agrupan y correlacionan los parámetros y mecanismos que direccionan la organización hacia el cumplimiento de sus objetivos, políticas y normas constitucionales legales.

Objetivos:  

Crear una cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos de direccionamiento estratégico, administrativo y operativo de nuestra entidad pública.

Diseñar los lineamientos estratégicos que contribuyan a crear un ambiente favorable al control, la forma de operación con base en una gestión orientada a procesos, administrando el riesgo al no cumplimiento de sus objetivos y fines constitucionales legales.

Componentes: Componente Ambiente de Control: Parte del conocimiento de los fines esenciales del Estado, su función y objetivos; de los parámetros de la ética y la moral que deben primar en el ejercicio de la función pública; de los principios y los valores de la máxima autoridad o representante legal, de su nivel directivo y de todos los servidores en general, de su cultura organizacional; de las expectativas de la ciudadanía o de alguna de sus partes interesadas a las cuales sirve, y de las relaciones con otras entidades.

Elementos: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección Componente Direccionamiento Estratégico: Que al interrelacionar sus elementos establece el marco de referencia que orienta a la institución al cumplimiento de sus misión, el alcance de la visión y al cumplimiento de sus objetivos globales.

Elementos: Planes y programas Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Componente Administración de Riesgo: Permite evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales 26

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CENTRO DE SALUD SANTO ECCEHOMO DE SUTAMARCHAN- CARTILLA DE INDUCCION ARTICULACION MECI 1000:2005 Y NTCGP 1000:2009. o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función.

Elementos: Contexto Estratégico Identificación de riesgos Valoración del Riesgo Políticas de Administración de Riesgos.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN: En donde se reúne e interrelacionan las partes que constituyen la base para el desarrollo de la gestión, normas, políticas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, información y medios de comunicación.

Objetivos:   





Facilitar el cumplimiento de los objetivos y la misión institucional.

Establecer guías de acción que permitan en forma adecuada la coordinación de las actuaciones dentro de los preceptos legales.

Determinar acciones preventivas y correctivas que aseguren mantener las operaciones, funciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia y economía.

Verificar de manera permanente el riesgo y que la generación de información cumpla con el propósito de soportar la toma de decisiones internas, el cumplimiento de obligaciones ante los diferentes niveles del Estado y fortalecer los procesos de comunicación con los grupos de interés en lo relacionado con la rendición de cuentas.

Diseñar mecanismos de evaluación y verificación necesaria a la ejecución de actividades y tareas que aseguren el cumplimiento de la misión.

Componentes Componente actividades de control: son todas las actividades que garantizan el cumplimiento de las funciones, planes y programas en la organización, haciendo efectivas las acciones necesarias para el manejo de riesgo y orientando la operación hacia la consecución de resultados, metas y objetivos.

Elementos: Políticas de operación Procedimientos 27

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Controles Indicadores Manual de Procedimientos Componente Información: Es el conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquieren significados para diferentes grupos de interés o entidades que la requieran.

Hacen parte fundamental de la actividad operativa y administrativa de la organización al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en productos de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública y la rendición de cuentas a la comunidad.

Elementos: Información primaria Información secundaria Sistema de Información Componente Comunicación Pública: Apoya la construcción de una visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la organización con diferentes entidades y grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimientos de los objetivos institucionales y sociales.

Elementos: Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN: En donde se unen y asocian las partes que garantizan la valoración permanente de los resultados de la organización, mecanismos de evaluación y verificación.

Objetivos: Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan realizar seguimiento a la gestión de la institución por parte de los diferentes niveles de autoridad, facilitando acciones oportunas de corrección y mejoramiento.

Establecer procedimientos de verificación y evaluación permanente de control interno.

Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión, así como la capacidad de respuesta a entidades y diferentes grupos de interés.

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Garantizar la existencia de la misión que cumple el área de control interno a través de las auditorías como mecanismos de verificación a la efectividad del control interno.

Establecer los procedimientos que permitan integrar las observaciones de los órganos de control fiscal a los planes de mejoramiento institucional.

Componentes: Componente Autoevaluación: permite a cada área verificar su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.

Elementos: Autoevaluación del Control Autoevaluación de la Gestión Componente Evaluación Independiente: Garantiza el examen autónomo y objetivo del sistema de control interno, la gestión y resultados corporativos de la entidad pública por parte de la oficina de control interno, unidad de auditoría interna o quien haga sus veces.

Elementos: Evaluación del sistema de control interno Auditoría interna Componente Plan de Mejoramiento: Consolidan las acciones de mejoramiento necesaria para corregir las desviaciones encontradas en el sistema de control interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación y, evaluación independiente y, de las observaciones formales proveniente de los órganos de control. (1000:20005, 2005) Elementos: Plan de Mejoramiento Institucional Plan de Mejoramiento Por procesos Plan de Mejoramiento Individua

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¿COMO FUNCIONARIO QUE COMPROMISO TENGO CON LA IMPLEMENTACION? Eres esencial en todo, la participación de cada uno de los funcionarios es prioritaria, aunque se creó un grupo de agentes de cambio constituido por uno o varios funcionarios de cada dependencia de la administración, que se encargará de canalizar los compromisos con cada oficina, pero cada uno de nosotros debemos diseñar nuestros procedimientos, formatos e instructivos, participar en el diseño de los procesos, estar atentos y predispuestos para las socializaciones que se han realizado en la E.S.E, como informes a través de correo, en la jornada de re inducción, en el kit de información, en el lanzamiento de un proyecto y todos los avances que se van teniendo del proyecto.

Quienes conforman el Equipo MECI EN LA ENTIDAD? El Equipo Operativo es el soporte técnico en el proceso de implementación del MECI quienes dedican el tiempo necesario y suficiente para garantizar el diseño permanente y efectivo, la implementación, el mantenimiento y la actualización del Sistema de Control Interno. (Patiño, 2012).

La Dirección General ha determinado quienes son los funcionarios que lideran la implementación, mantenimiento y mejora del Modelo Estándar de Control Interno en cada uno de los procesos conformando el Equipo MECI así:     

Gerente Empresa Social del Estado Tesorero General Profesional Servicio Social Obligatorio Enfermero Técnico Área Salud

Cuyos roles y responsabilidades son: 

Apoyar, asesorar, y colaborar al Gerente de la E.S.E y a la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en la adopción de decisiones y de intervenciones para el desarrollo del sistema de control interno.

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Analizar el informe presentado por la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y promover las decisiones que tomen los correctivos o que conduzcan al mejoramiento del Sistema de Control Interno.



Promover la formulación de las políticas que den aplicación al MECI y velar por la coherencia normativa que desarrolle el Modelo Estándar de Control Interno.



Coordinar con los funcionarios involucrados en cada proceso, las actividades necesarias para el adecuado funcionamiento del Modelo Estándar de Control Interno.



Establecer y proponer los programas de especialización y capacitación para los funcionarios del área que se requiera, para la optimización de la gestión.



Las demás que le otorgue la Ley o le asigne el Gerente de la E.S.E. de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.”

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE CALIDAD Retomando nuevamente el concepto de sistemas de gestión podemos decir que un SGC es un conjunto de actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas, permiten dirigir y evaluar el desempeño institucional a partir de una orientación al mejoramiento continuo del servicio y a la satisfacción del usuario, en nuestro caso, la comunidad.

Según encontramos en Wikipedia: “(...) un Sistema de Gestión de la Calidad es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (Recursos, Procedimientos, Documentos, Estructura organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización”. (Wikipedia) El Sistema de Gestión de Calidad es entonces la integración armónica de los elementos requeridos para desarrollar una gestión enfocada en cumplir los acuerdos establecidos con los clientes, al igual que los requisitos y la legislación aplicable, prevenir la generación de fallas y riesgos, y tener un enfoque proactivo que apunte hacia las causas de falla, y mejorar continuamente el desempeño.

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De esta manera el SGC se constituye en el instrumento clave de la organización para cumplir el compromiso consignado en la política y los objetivos de calidad.

¿Qué es la NTCGP 1000:2009?

El sector público colombiano no es ajeno a esta necesidad. Para responder a las exigencias se emiten una serie de normas y directrices para lograr implementar los Sistemas de Gestión de Calidad.

Para poder implementar un Sistema de Gestión de Calidad al interior de la Administración Pública, se rige bajo los parámetros del Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de Calidad en los organismos y entidades estatales. Este Decreto también determina que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad estatal y de los jefes de cada una de las dependencias, así como de los funcionarios de los organismos estatales.

La Norma NTCGP 1000:2009 es importante para la actividad del CONTROL INTERNO en la medida que agrega valor a la gestión de las organizaciones públicas, pues está invitada a proporcionar los parámetros por medio de los cuales el Estado fortalece una legitimidad y a su vez las organizaciones logran imprimir una mayor credibilidad en sus fines. La norma además busca el nacimiento de productos relacionados con lo que buscan y necesitan los ciudadanos.

(Interno, 2009).

¿Cómo funcionario que beneficios tengo con la implementación y certificación del SGC?   

Adquirir conciencia y cultura para tener comportamientos focalizados hacia el cliente.

Participar activamente en acciones específicas que apoyan y promueven la mejora continua en el desempeño.

Desarrollar conocimientos y habilidades en cuanto a Gestión de Calidad en lo relacionado con: Prevención y control y planificación de productos y procesos.

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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CENTRO DE SALUD SANTO ECCEHOMO DE SUTAMARCHAN- CARTILLA DE INDUCCION ARTICULACION MECI 1000:2005 Y NTCGP 1000:2009. ¿Cuáles son los principios que rigen en un Sistema de Gestión de Calidad?

Enfoque hacia la comunidad: la razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a la comunidad, por lo tanto es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes que cumpla con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.

Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la claridad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de esta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.

Participación activa de los servidores públicos y los particulares: Es el compromiso de los servidores públicos el cual permite el logro de los objetivos de la entidad.

Enfoque basado en procesos: en la entidad existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

Enfoque del sistema para la gestión: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia, y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.

Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información y no simplemente en la institución.

Relaciones mutuamente beneficiosas con proveedores de bienes y servicios: las entidades y sus proveedores son interdependientes, una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

Coordinación, cooperación y articulación del trabajo en equipo: El trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.

Transparencia: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras, por tanto es importante que las entidades garanticen el acceso a la información pertinente de sus procesos para facilitar así el control social. (Interno, 2009).

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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CENTRO DE SALUD SANTO ECCEHOMO DE SUTAMARCHAN- CARTILLA DE INDUCCION ARTICULACION MECI 1000:2005 Y NTCGP 1000:2009. ¿En qué consiste la metodología conocida como el ciclo PHVA?

CICLO PHVA PHVA quiere decir PLANEAR-HACER-VERIFICAR-ACTUAR. El Sistema de Gestión de Calidad está basado en un modelo de operación por procesos y éste a su vez está soportado en la metodología conocida como PHVA: PLANEAR: Establecer los objetivos y los procesos necesarios para conseguir resultados, de acuerdo con los requisitos del cliente, los legales aplicables y las políticas de la entidad.

HACER: Implementar los procesos.

VERIFICAR: Realizar el seguimiento y la medición de los servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el servicio e informar sobre los resultados.

ACTUAR: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

DIRECCIÓN:

PLANEACIÓN:

DEFINE LAS POLÍTICAS OBJETIVOS Y METAS INSTITUCIONALES.

ARTICULA Y ORIENTA LAS ACCIONES PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES.

EVALUACIÓN: VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN. •Autoevaluación •Evaluación independiente efectuada por Control Interno EJECUCIÓN DESARROLLA LAS ACTIVIDADES DETERMINADAS EN EL PROCESO DE PLANEACIÓN.

ORGANIZACIÓN DISTRIBUYE LAS FUNCIONES Y COMPETENCIAS CON MIRAS AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Figura 7 Ciclo PHVA Fuente: (Interno, 2009)

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¿Cómo entender que en nuestra organización existe un sistema de Gestión que le sirve a la Entidad, y así mismo la Entidad es un cómo Sistema?

El sistema de control interno y el sistema de gestión de la calidad integran todos los aspectos de la organización ya que la calidad y el control deben estar presentes en todas las áreas, procesos, y actividades de cada una de las entidades. Implementarlos implica contar con una organización sistémica que permita el desarrollo constante de la entidad, la cual será medida básicamente en términos de satisfacción social en la prestación de los servicios que misionalmente le correspondan. ¡Ambos sistemas son herramientas que le permitirán a la entidad lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de la comunidad y demás partes interesadas!

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¿CON MIS FUNCIONES CONTRIBUYO A LA IMPLEMENTACION Y MEJORAMIENTO DE ESTOS SISTEMAS?

Todos los funcionarios contribuimos en la implementación del MECI y la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009, debido a que realizamos todos los procesos diseñados en cada uno de los sistemas, y que en el desarrollo de nuestras actividades influimos en el desarrollo y mantenimiento de los mismos.

En el siguiente diagrama mostraremos las funciones y actividades que cada área de la E.S.E debe realizar para el adecuado funcionamiento del Modelo estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad.

Diagrama de Funciones del Gerente

• Lidera la implementacion de los Sistemas • Lidera la cultura de Autocontrol • Ejecuta el plan para • ponerlo en marcha

• Formula Politicas • Realiza la planeacion estrategica • Formula Metas y Objetivos

• Diseña modelos y metodologias para que los funcionarios mejoren el desempeño.

P

H

A

V •

Verifica el cumplimiento de todos los procesos y garantiza el cumplimienro de los objetivos institucionales

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Diagrama de Funciones del Área Logística o Administrativa de la E.S.E

• Planificar las actividades para dar cumplimiento a las politicas, principios, y procedimientos en cuanto a la gestion de la tesoreria

• Diligenciar plan de mejoramiento con las acciones correctivas y preventivas.

• Salvaguardar los recursos financieros de la entidad.

• Promover al control de la gestion financiera, pago de cuentas entre otros

P

H

A

V

•

Reportar informacion acerca de las actividades realizadas.

• atender auditoria y entregar informacion necesaria

Diagrama de Funciones de una persona del Área Asistencial

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• Determinar, proporcionar y mantener la organizacion de los recursos humanos, fisicos y de dotacion que permitan un atencion adecuadaa los usuarios.

• Identificar el proceso a realizar al usuario • realizar consulta • realizar procedimiento adecuado al cliente • Verificar el proceso

P

H

A

V

• Generar Acciones Correctivas, preventivas o de mejora

• Medicion y Analisis • del proceso realizado

• Realizar un Control del Proceso • Garantizar el registro de toda atencion medica

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC GP 1000:2009

Generalidades Retomemos los conceptos para entender mejor en qué consiste esta integración. ¿Qué busca el sistema de control interno?

El sistema de control interno busca que todas las actividades, operaciones y actuaciones del sector público, así como la administración de la información y de los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales y de acuerdo con las metas y objetivos propuestos. ¿Que busca el sistema de gestión de la calidad?

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El sistema de Gestión de la Calidad entre tanto, busca dirigir y evaluar el desempeño Institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios prestados por las entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente.

Pues bien, a continuación veremos que tanto el MECI como la NTC reconocen que para su diseño e implementación es necesario tener en cuenta lo siguiente:    

Marco legal aplicable a la entidad Tamaño, estructura de la entidad, entorno y sus riesgos asociados Los productos y /o servicios que proporciona la entidad Los objetivos particulares y los procesos que componen la entidad.

Ya que entramos a ver como se articula la NTCGP en todo lo que hemos estudiado, retomemos en una tabla los siguientes aspectos:

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• Responsabilidad

• Enfoque hacia el cliente

• Moralidad

• Liderazgo

• Igualdad

• Participación activa de los servidores públicos

• Imparcialidad • Eficiencia • Eficacia

• Economía • Celeridad • Publicidad

• Preservación del medio ambiente • Transparencia

• Enfoque basado en los procesos

• Enfoque del sistema para la gestión • Mejora continua • Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones • Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores

• Coordinación, cooperación y articulación • Transparencia

Figura 8 Articulación Fuente: Construcción Propia

CONCEPTUALIZACIÓN SOBRE LA ARMONIZACIÓN

¿Cómo concebimos una armonía entre ambos sistemas?, ¿de qué forma?

Pues bien, partamos del hecho que hay factores comunes y puntos de convergencia entre ambos sistemas. Desde ese punto de vista se concibe la posibilidad de una armonía pues existe una integralidad muy significativa.

Ahora bien, esta armonía es una resultante de la identificación de dos conceptos nuevos que vamos a introducir en este estudio. Estos elementos son los siguientes: La compatibilidad y La complementariedad. ¿Qué se entiende por Compatibilidad?

Se concibe que exista una compatibilidad entre ambos sistemas cuando hay la posibilidad de que el cumplimiento de los requerimientos de un sistema aplique para el otro.

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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CENTRO DE SALUD SANTO ECCEHOMO DE SUTAMARCHAN- CARTILLA DE INDUCCION ARTICULACION MECI 1000:2005 Y NTCGP 1000:2009. ¿Qué se entiende por Complementariedad?

Se concibe que exista una complementariedad entre ambos sistemas cuando vemos que hay una relación sinérgica, donde unos elementos de una norma enriquecen y adicionan a la otra.

REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACION DE ESTOS SISTEMAS EN NUESTRA ENTIDAD

SCG Identificar usuarios Obtener información de necesidades y expectativas Identificar procesos Determinar métodos Identificar y diseñar los puntos de control Documentar y describir procesos Realizar el seguimiento

MECI

 Autodiagnóstico  Plan de diseño  Diagnóstico del estado real de los elementos  Evaluación de resultad.  Definición de ajustes o diseños  Definir método de Implement.  Implementar el elemento control.  Realizar seguimiento efectividad del elemento Implementado

Figura 9 Requisitos de implementación Fuente: (Interno, 2009)

COMPLEMENTARIEDAD DE LOS DOS SISTEMAS EN NUESTRA ENTIDAD   



Contribuyen al cumplimiento de los fines esenciales del Estado Guardan una relación de complementariedad entre sus propósitos; El MECI proporciona una estructura para el Control Interno a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.

El SGC está orientado a dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de servicios a cargo de las entidades.

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MECI 1000:2005 SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

NTCGP 1000:2004

4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 5. RESPONSABILIAD DE LA DIRECCION 6. GESTION DE LOS RECURSOS 7. REALIZACION DEL PRODUCTO O PRESTACION DEL SERVICIO

8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

Figura 10 Complementariedad de los Sistemas

MECI

S.

G.

C.

La forma de ser y operar de la Entidad, la actitud y compromiso de la A.D.

Identificar los Procesos necesarios, Compromiso de la AD. (Requisito 4.1 y 5.1)

Entorno favorable al control, etica pública

Principio de TRANSPARENCIA de NTCGP 1000:2004

Motivación del TH, interiorizar acuerdos, compromisos y protocolos éticos, cultura del control

Competencia, toma de conciencia y Formación, Ambiente de trabajo (Requisitos 6.2.2 y 6.4)

Capacitar y formar el talento humano

El personal de la Organización debe ser Competente, con base en la educación, Formación y habilidades (Requisito 6.2

El estilo de dirección facilita la comunicación, participación, transparencia

La dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso (Requisito 5.1, 5.5)

Figura 11 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012)

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MECI

S.

G.

C.

Determinación de niveles de Autoridad y Responsabilidad,

Gestión orientada a procesos, la forma eficiente de ejecutar operaciones

Ruta que la entidad ha trazado para desarrollar lineamientos constitucionales

Establecer, documentar, implementar y mantener el sistema de gestion calidad (Requisitos, 4.1 y 4.2) Planificación del Sistema y del Producto (Requisitos 5.4 y 7.1)

Planes y programas Modelo de operación por procesos

Identificar los Procesos necesarios para el Sistema y su aplicación (Requisito 4.1)

La expresión de la filosofía de la administración

Política de Calidad, expresada en el Plan Estratégico. (Requisito 5.1)

Figura 12 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012)

MECI

S.

G.

C.

Determinación de niveles de Autoridad y Responsabilidad,

Gestión orientada a procesos, la forma eficiente de ejecutar operaciones

Ruta que la entidad ha trazado para desarrollar lineamientos constitucionales

Establecer, documentar, implementar y mantener el sistema de gestion calidad (Requisitos, 4.1 y 4.2) Planificación del Sistema y del Producto (Requisitos 5.4 y 7.1)

Planes y programas Modelo de operación por procesos

Identificar los Procesos necesarios para el Sistema y su aplicación (Requisito 4.1)

La expresión de la filosofía de la administración

Política de Calidad, expresada en el Plan Estratégico. (Requisito 5.1)

Figura 13 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012)

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MECI Controlar los elementos que le aportan información relevante para la toma de decisiones y acciones preventivas y/o correctivas.

S.

G.

C.

Establecer, documentar, implementar y Mantener el SGC (4.1) La AD debe proporcionar evidencia de su compromiso con la implanación del SGC (5.1)

Documento donde se consigna toda la información referente al funcionamiento y operación de la entidad

Requisitos de la documentación (4.2) La Organización debe establecer procesos y documentos (7.1) Disponer de instrucciones de trabajo Claras y precisas (7.5)

Recepción y manejo de la información

La documentación del Sistema debe incluir declaraciones documentadas (Requisitos 4.2 y 5.5.2)

Manejo sistematizado de la información

Información para la Revisión y Equipos Automatizados (Requisitos 5.6.2 y 6.3)

Figura 14 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012)

MECI Contexto Estratégico Identificación del Riesgo Analisis del Riesgo Valoración del Riesgo

Políticas de Administración del Riesgo

S.

G.

C.

Identificar y diseñar puntos de control, riesgos actualizados e identificados (numeral1, literal g, numeral 5.6 literal h) Medición, análisis y mejora (8.1), Control del Producto No Conforme (8.3) Análisis de datos (8.4) Mejora Continua (8.5.1) Acción Correctiva (8.5.2) Acción Preventiva (8.5.3)

Figura 15 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012)

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MECI Controlar los elementos que le aportan información relevante para la toma de decisiones y acciones preventivas y/o correctivas.

S.

G.

C.

Establecer, documentar, implementar y Mantener el SGC (4.1) La AD debe proporcionar evidencia de su compromiso con la implanación del SGC (5.1)

Documento donde se consigna toda la información referente al funcionamiento y operación de la entidad

Requisitos de la documentación (4.2) La Organización debe establecer procesos y documentos (7.1) Disponer de instrucciones de trabajo Claras y precisas (7.5)

Recepción y manejo de la información

La documentación del Sistema debe incluir declaraciones documentadas (Requisitos 4.2 y 5.5.2)

Manejo sistematizado de la información

Información para la Revisión y Equipos Automatizados (Requisitos 5.6.2 y 6.3)

Figura 16 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012)

MECI Manejo adecuado de los datos y flujos de información

S.

G.

C.

Control de Documentos (4.2.3) Control de Registros (4.2.4)

Participación ciudadana, Sistemas de quejas y reclamos.

Comunicación con el cliente y propiedad del cliente (Requisitos 7.2.3, 7.5.4)

Rendicion adecuada de las Cuentas, control social.

Enfoque al cliente, requisitos del cliente se determinan y cumplen (Requisito 5.2)

Plan de comunicación, divulgación información organizacional

Compromiso de la A.D. y Comunicación Interna (Requisitos 5.1 y 5.5.3)

Efectividad de la comunicación

Comunicación Interna (5.5.3) Comunicación con el Cliente (7.2.3)

Figura 17 Figura 12 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012)

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S.

MECI Evaluar y retroalimentar el ejercicio del control interno

El proceso final y dinamizador del CI. Cultura del autocontrol y autoevaluación.

Permite mejorar cada uno de los procesos y resultados Seguimiento permanente del cumplimiento de Objetivos y metas Comité de coordinación del SCI

G.

C.

Producción y prestación del Servicio, Seguimiento y medición a Procesos y Productos, Auditorías Internas (Requisitos7.5, 8.2.2,8.2.3 y 8.2.4)

Revisión y validación del diseño y desarrollo Requisitos 7.3.4 y 7.3.6) Identificación y Trazabilidad (7.5.3) Mejora (8.5) Control de cambios del diseño y desarrollo (7.3.7); Satisfacción del Cliente (8.2.1); Auditoría Interna de Calidad (8.2.2); Seguimiento y medición de procesos y productos(8.2.3 y 8.2.4); Control del Producto No conforme (8.3); Análisis de Datos (8.4) Mejora continua (8.5.1); Acciones correctivas y preventivas (8.5.2 y 8.5.3)

Figura 18 Complementariedad de los Sistemas Fuente: (Patiño, 2012)

Beneficios del control y del ejercicio de la calidad en Nuestra Entidad

 Cumplimiento de los objetivos  Cultura enfocada al control  Capacitación del personal  Mejoramiento del clima laboral  Aumentar el compromiso de los servidores  Fortalecimiento de las relaciones interpersonales  Acercamiento a la ciudadania y parte interesadas  Mejorar la rendición de cuentas

 Mejorar la calidad de bienes y servicios

 Mejorar el desarrollo tecnológico

 Mejoramiento de la imagen de la entidad

 Satisfacción de los clientes y la ciudadanía

 Desarrollo de la calidad de los proveedores  Satisfacción real de las necesidades de los usuarios  Fortalecimiento del uso de los planes de mejoramiento

Figura 19 Beneficios del Ejercicio de la Calidad (Patiño, 2012)

Funcionalidad de los dos Sistemas en Nuestra Entidad 46

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SCG

MECI

•DETECTAR • CONTROLAR • REGISTRAR • FACILITAR •AJUSTAR

Proceso del Negocio

CONTROL ESTRATEGICO CONTROL DE CUMPLIMIENTO CONTROL DE INFORMACION CONTROL DE EJECUCION CONTROL DE EVALUACION

CLIENTE

MEJORAMIENTO CONTINUO

Figura 20 Funcionalidad de los Sistemas

¡Tengamos muy presente estos artículos, leyes y decretos que son la base legal de la implementación de estos sistemas!

Compañeros, ahora que ya conocemos que es y que comprende el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, la Norma Técnica de la Gestión Pública NTC-GP 1000:2009, De hoy en adelante seremos multiplicadores del conocimiento MECI, CALIDAD. ADELANTE CON LA CULTURA DEL AUTOCONTROL

ENTRE TODOS HAREMOS GRANDE A NUESTRA EMPRESA

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CONCLUSIONES

La implementación de un sistema de gestión de calidad en las instituciones ha permitido generar cambios organizacionales, involucrar tanto al nivel directivo como a los funcionarios en el cumplimiento de los objetivos institucionales; incrementando el trabajo en equipo, la participación activa en el desarrollo de la metodología aplicada en aras del cumplimiento de requisitos, pero que a la vez a la institución le genera un mayor desarrollo; aspectos que se centran en pro de la satisfacción de las necesidades y/o requerimientos de los clientes o usuarios.

Con el desarrollo de esta cartilla se pudo evidenciar que mejorar el Desarrollo del Talento Humano de la E.S.E, es importante porque permite que todos sus funcionarios nuevos y los que ya se encuentran vinculados, tengan a su alcance una herramienta que les permita contribuir al mejoramiento continuo de su organización, la mejora en el trabajo en equipo, y por ende la utilización de los diferentes canales para la socialización de las actividades desarrolladas.

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BIBLIOGRAFIA

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