Tesis0181ii by MAOSABO

PLANEACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO EN ISO 9001, 14001 Y OHSAS 18001, EN LA EMPRESA SEMILLAS SAENZ S.A.S

WILLIAM JAIRO RODRIGUEZ ARDILA JOHAN GARZON GONZALEZ Estudiantes Ingeniería Industrial UNIAGRARIA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA DIPLOMADO EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.013

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Contenido 1.

RESUMEN ............................................................................................................................................ 6

INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 8 a)

HIPÓTESIS ....................................................................................................................................... 9

OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................. 10

ALCANCE ...................................................................................................................................... 10 DESARROLLO................................................................................................................................... 11

a) Diagnostico del estado actual en el que se encuentran todos los procesos de la empresa SEMILLAS SAENZ S.A.S respecto a las normas ISO 9001 y 14.001, OHSAS 18.000 ........................ 11  Diagnostico de la Lista de Chequeo de la norma ISO 9001 aplicada a los procesos de la empresa SEMILLAS SAENZ S.A.S ................................................................................................................. 13  Diagnostico de la Lista de Chequeo de la norma ISO 14.001 aplicada a los procesos de la empresa SEMILLAS SAENZ S.A.S ................................................................................................... 17  Diagnostico de la Lista de Chequeo de la norma OHSAS 18.001 aplicada a los procesos de la empresa SEMILLAS SAENZ S.A.S ................................................................................................... 18 b) Determinación de las variables comunes entre la norma ISO 9001 y la Resolución ICA 970 de marzo de 2010 y el estado de cumplimiento de las mismas. ................................................................... 20 c) Levantamiento de las matrices legales vigentes aplicables a la empresa en materia Ambiental y de Seguridad y Salud en el trabajo y evaluar el estado de cumplimiento de cada una de ellas. .................. 22 

Análisis del cumplimiento de los requisitos legales ambientales aplicables ............................... 22



Análisis del cumplimiento de los requisitos legales en Seguridad y Salud Ocupacional aplicables 24 Desarrollo de la propuesta para la planeación estratégica del Sistema de gestión integrado. ......... 25



Establecimiento de una Política Integrada .................................................................................. 26



Definición de Objetivos e Indicadores ........................................................................................ 27



Establecimiento del Mapa de Procesos ....................................................................................... 32

CONCLUSIONES............................................................................................................................... 34

Bibliografía................................................................................................................................................... 36

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LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1 Criterios para la Cuantificación de Evaluación Diagnóstico .......................................................... 11 Tabla 2 Interpretación del Grado de implementación del SG...................................................................... 12 Tabla 3 Puntaje Final del cumplimiento con los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2008 ............ 13 Tabla 4 Puntaje Final del cumplimiento con los requisitos exigidos por la norma ISO 14001:2004 .......... 17 Tabla 5 Puntaje Final del cumplimiento con los requisitos exigidos por la norma OHSAS 18001 ............ 19 Tabla 6 Estado de cumplimiento de los procesos de la empresa a los artículos aplicables de la resolución ICA 970 ....................................................................................................................................................... 21 Tabla 7 Porcentaje final ante el cumplimiento de los requisitos legales ambientales.................................. 23 Tabla 8 Porcentaje final ante el cumplimiento de los requisitos legales S & SO ........................................ 24 Tabla 9 Objetivos e Indicadores del Sistema de Gestión Integrado ............................................................ 28

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LISTA DE GRÁFICOS Y FIGURAS Pág. Figura 1 Gráfico de cumplimiento de la empresa con la norma ISO 9001-2008 ........................................ 13 Figura 2 Gráfico de cumplimiento de la empresa con la norma ISO 14001-2004 ...................................... 18 Figura 3 Gráfico de cumplimiento de la empresa con la norma OHSAS 18001 .......................................... 19 Figura 4 Porcentaje de cumplimiento ante los requisitos legales ambientales .......................................... 23 Figura 5 Porcentaje de cumplimiento ante los requisitos legales de Salud y Seguridad Ocupacional ...... 24 Figura 6 Mapa de Procesos SEMILLAS SAENZ S.A.S.................................................................................... 32

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LISTADO DE ANEXOS

Anexo 1 Lista de Chequeo para calidad ...................................................................................................... 13 Anexo 2 Lista de Chequeo para el SGA...................................................................................................... 17 Anexo 3 Lista de Chequeo para el SGSST.................................................................................................. 18 Anexo 4 Cuadro de Correspondencia entre la Resolución ICA 970 de 2010 y la norma ISO 9001. .......... 20 Anexo 5 Matriz de Requisitos legales Ambientales .................................................................................... 22 Anexo 6 Matriz de Requisitos legales en Seguridad y Salud ocupacional .................................................. 24

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1. RESUMEN

El presente proyecto se encamina hacia la planeación de un Sistema de Gestión Integrado en las normas ISO 9001-2008, ISO 14001 y OHSAS 18001, en la empresa SEMILLAS SAENZ S.A.S. ¿Cómo la empresa Semillas Saenz S.A.S puede mejorar su desempeño frente a los inconvenientes en la satisfacción de sus clientes en la actualidad? El diseño metodológico seguido en esta investigación es lógico inductivo con enfoque mixto a partir de aspectos cualitativos y cuantitativos, los cuales serán la base para desarrollar el trabajo. Como primera medida se realizará el diagnostico del estado actual de los procesos de la compañía enmarcado en los Sistemas de Gestión ISO 9001-2008, ISO 14001 y OHSAS 18001 así como del cumplimiento legal aplicable a las actividades de la compañía tanto a nivel de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo, posterior a esto y tomando como base la información levantada, se realizará la Planificación Estratégica de un Sistema de Gestión Integrado y se determinará la estructura del posible sistema. Al desarrollar esta propuesta dentro de los temas desarrollados se encuentran: La importancia de la calidad y la sinergia en los procesos propios de una compañía comercializadora de semillas, las ventajas de la implementación de un Sistema de Gestión Integrado, listas de chequeo para la valoración del estado actual de los procesos de la empresa, matrices de cumplimiento legal aplicadas a las actividades de la empresa, realización de la Planificación Estratégica del SGI , diseño de propuestas integradoras como son: Política Integrada, Mapa de Procesos y objetivos del SGI.

PALABRAS CLAVES Sistemas de gestión integrada, Planificación, Gestión del cambio, Mejora continua

PLANEACIĂ&#x201C;N DE UN SISTEMA DE GESTIĂ&#x201C;N INTEGRADO EN ISO 9001, 14001 Y OHSAS 18001, EN LA EMPRESA SEMILLAS SAENZ S.A.S

ABSTRACT This project aims to plan an Integrated Management System in the company standards in the rules ISO 9001-2008, ISO 14001 and OHSAS 18001 in the company SEMILLAS SAENZ S.A.S How SEMILLAS SAENZ S.A.S can improve its performance against the drawbacks in the satisfaction of the customers today? The methodological design followed in the research is inductive logic with approach mixed from qualitative and quantitative aspects, which will be the basis for developing the work. As a first step will be the diagnosis of the current state of the company processes framed Management Systems ISO 9001-2008, ISO 14001 and OHSAS 18001 as well as legal compliance applicable to the activities of the company both in terms of quality, Environment, Health and Safety at Work after this and based on the information gathered, will be the Strategic Planning Integrated Management System and determine the structure of the system possible. Among the topics developed we include: the importance of quality and synergy in the processes in a seed marketing company, the benefits of implementing an Integrated Management System, checklists for assessing the current state of business processes, conducting strategic planning SGI according to diagnosis, integrating design proposals such as: process map, matrices legal and compliance status.

KEYWORDS Integrated Management Systems, Planning, Change Management, Continuous Improvement

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2. INTRODUCCIÓN

En los diferentes procesos productivos y administrativos que se realizan en la empresa Semillas Saenz S.A.S actualmente, se evidencian falencias generadas por la falta efectividad en la documentación, comunicación, estructuración de procesos, delegación de responsabilidades e incumplimiento a las normas legales que aplican a la empresa tanto de calidad, medio ambiente y Seguridad y Salud en el trabajo. Todo lo anterior contribuye a que se generen retrasos e incumplimientos, redundando en un alto grado de insatisfacción de sus clientes internos y externos, evidenciando una desventaja competitiva en el mercado. Semillas Saenz S.A.S siendo una empresa con más de 50 años de tradición y líder en el mercado de semillas al importar en 2010 y 2012, 2.900 y 3.000 toneladas de semillas y productos agropecuarios (Ministerio de Comercio, Industria y Turismo , 2012) respectivamente, se ve en la necesidad de mejorar todos sus procesos en toda la organización para seguir siendo la empresa comercializadora de semillas más grande del país, más aún, teniendo en cuenta el nuevo panorama del sector agropecuario con los tratados de libre comercio firmados con los Estados Unidos (Banco de la Republica, 2010) (Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, 2012) y China y los que están próximos a concretar con la Unión Europea, así mismo visualizando la ampliación de su participación en distintas líneas de producto como lo son las Semillas de Hortalizas Variedad e Híbridas, las semillas de Forrajes, lactoremplazadores, Sustratos y Transferencia de Embriones, buscando consecuentemente el mejoramiento de la satisfacción de todos sus clientes, para esto se hace necesario optimizar integradamente todas las variables criticas que no permiten la correcta comunicación y desarrollo efectivo de todos los procesos desarrollados en la empresa.

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a) HIPÓTESIS Tomando como base la problemática actual que se presenta en la empresa SEMILLAS SAENZ S.A.S descrita anteriormente, se puede establecer como solución el desarrollo de un SISTEMA DE GESTION INTEGRADO, que sirva de base para superar sus falencias y que cree un ciclo de mejoramiento continuo de todos los procesos, lo cual encaminará a mejorar su desempeño ante los retos y desafíos que se vienen presentando en el mercado de semillas a nivel nacional e internacional; ya que bajo la óptica de plantear un Sistema de Gestión Integrado en Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo; la organización puede tener claro ciertos beneficios en el momento de implementar un SGI y puede llegarlos alcanzar para ver beneficiada su estructura o su organización. Como se menciona en los siguientes puntos de vista: (ICONTEC, 2005)  Aumento de la eficacia y eficiencia en la gestión de los sistemas y en la consecución de los objetivos y metas.  Mejora de la capacidad de reacción de la organización frente a las nuevas necesidades o expectativas de las partes interesadas.  Mayor eficiencia en la toma de decisiones por la dirección, al disponer de una visión global de los sistemas.  Simplificación y reducción de la documentación y los registros.  Reducción de recursos y del tiempo empleado en la realización de los procesos integrados.  Mejora tanto de la comunicación interna como de la imagen externa, alcanzando mayor confianza de clientes y proveedores. Así mismo la organización puede tener dificultades en el momento de su implementación como es mencionado por ( (ICONTEC, 2005)  Dificultades derivadas de la resistencia al cambio por parte de la alta dirección y del personal de la organización.  Necesidad de recursos adicionales específicos para planificar y ejecutar el plan de integración.

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 Mayor necesidad de formación del personal implicado en el sistema integrado de gestión. Adicionalmente la gran ventaja de una Integración es que cuando se desarrollan las actividades misionales de una empresa, se ven afectados directamente los tres factores (Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo) simultáneamente como se expresa en (CALIDAD & GESTION, 2012): “Es cierto además que determinadas actividades que aumentan la productividad o la calidad pueden repercutir negativamente en la seguridad o el medio ambiente y viceversa. De este modo, la opción más favorable es que la organización procure encontrar las alternativas posibles para garantizar la seguridad y la protección del medio ambiente aumentando a la vez la productividad y la calidad mediante una Gestión Integrada”. b) OBJETIVO GENERAL

Proponer la Planificación estratégica de un Sistema de Gestión Integrado bajo los lineamientos de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 enmarcadas en el cumplimiento de las normas legales aplicables, especialmente la resolución ICA 970 de marzo de 2010 para la empresa Semillas Saenz S.A.S, tomando como base el estado actual de los procesos de la empresa respecto a dichas normas y a la normatividad legal, para así garantizar la satisfacción de sus clientes y por ende mejorar su desempeño.

c) ALCANCE Como primera medida se realizará el diagnostico del estado actual de los procesos de la compañía enmarcado en los Sistemas de Gestión ISO 9001-2008, ISO 14001 y OHSAS 18001 así como del cumplimiento legal aplicable a las actividades de la compañía tanto a nivel de Calidad tomando como base la resolución 0970 ICA de 2010 (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2010), Medio Ambiente y S&SO, posterior a esto y tomando como base los resultados de la información levantada, se realizará la Planificación Estratégica de un Sistema de Gestión Integrado y se determinará la estructura base del posible sistema.

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3. DESARROLLO

a) Diagnostico del estado actual en el que se encuentran todos los procesos de la empresa SEMILLAS SAENZ S.A.S respecto a las normas ISO 9001 y 14.001, OHSAS 18.000 Una vez identificado el problema, y siguiendo la metodología descrita en el numeral anterior se debe realizar un diagnostico de la situación actual con el fin de poder conocer cuál es el grado de cumplimiento de los procesos de la compañía, con respecto a las normas ISO 9001, ISO 14001, OSHAS 18001 y los requisitos legales vigentes. El diagnóstico consistió en realizar una lista de chequeo que sirve de base para la evaluación de cada uno de los sistemas de gestión y los requisitos legales y el cual fue consultado con el personal de la empresa de acuerdo a la relación que tenían con cada uno de los diferentes numerales. Luego de haber sido aplicado el diagnóstico y haber discutido cada una de las preguntas, se analizó la información recogida, se midió el margen de cumplimiento en cada Sistema de Gestión de los procesos y se procedió a elaborar una gráfica en donde se puede evidenciar el grado de cumplimiento. Para la aplicación de los cuestionarios en cada una de las tres normas arriba mencionadas se toman los siguientes criterios que cuantifican el diagnostico, tomando como referencia la tabla de escala de valoración de Anderi Souri (Anderi, 1996). Tabla 1 Criterios

para la Cuantificación de Evaluación Diagnóstico

Criterio

Interpretación

Cuando normas.

Cuando no se cumple ninguno de los requisitos contenidos en la normas o cuando el requisito es parcialmente aplicado y se detectan observaciones en su efectividad, requiriendo mejoras.

Fuente: (Anderi, 1996)

cumplen

todos

los

requisitos contenidos en las

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Para valorar y determinar en qué escala se encuentra la aplicación de los tres sistemas de gestión dentro de la organización, se ubicaron los resultados dentro de las siguientes ponderaciones. Tabla 2 Interpretación

del Grado de implementación del SG

% de Interpretación cumplim 0% El sistema global con respecto al modelo de gestión no se cumple iento El sistema global con respecto al modelo de gestión no se cumple, se cumple en Menos aspectos parciales o tiene una fidelidad muy baja con las actividades realmente de 40% realizadas, y deben tomarse medidas correctivas urgentes y globales para implantar un sistema de gestión eficaz El sistema global se cumple, pero con deficiencias en cuanto a Entre 40 documentación o a la continuidad sistemática de su cumplimiento, o tiene una y 60% fidelidad deficiente con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias urgentemente, para que el sistema sea eficaz. El sistema global se cumple, pero con leves deficiencia en cuanto a documentación o a la continuidad sistemática de su cumplimiento, o respecto a Entre 60 la fidelidad con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las y 85% deficiencias a corto plazo, para que el sistema no deje de ser eficaz. Su tendencia hacia la gestión del sistema es muy positiva. Más de El sistema de gestión de la organización gestiona de acuerdo con la aplicación de 85% las normas. No Cuando los requisitos contenidos en la normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y Aplica OHSAS 18001, no aplican.

Fuente: (Anderi, 1996)

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 Diagnostico de la Lista de Chequeo de la norma ISO 9001 aplicada a los procesos de la empresa SEMILLAS SAENZ S.A.S De acuerdo a los resultados obtenidos mediante la Lista de chequeo de la norma ISO 9001:2008 aplicada a los procesos de la empresa (Ver Anexo 1 Lista de Chequeo para calidad), se presenta en la Tabla 3 el porcentaje de cumplimiento a los requisitos establecidos en esta norma desde el numeral 4 hasta el 8: Tabla 3 Puntaje

Final del cumplimiento con los requisitos exigidos por la norma ISO

9001:2008 CAPITULO

SI (%)

NO (%)

4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION 6. GESTION DE LOS RECURSOS 7. REALIZACION DEL PRODUCTO 8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

0,0% 6,1% 37,5% 43,1% 19,6%

100,0% 93,9% 62,5% 56,9% 80,4%

% TOTAL GENERAL

20,7%

79,3%

En la siguiente gráfica, se puede identificar el porcentaje obtenido de cada uno de los numerales, después de haber realizado el diagnostico de evaluación: Figura 1 Gráfico de cumplimiento de la empresa con la norma ISO 9001-2008 SI (%)

NO (%)

62,5%

56,9% 80,4%

100,0%

93,9%

37,5%

43,1% 19,6%

0,0% 4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

6,1% 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

6. GESTION DE LOS RECURSOS

7. REALIZACION DEL PRODUCTO

8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

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Según los resultados obtenidos y los parámetros que tenemos en cuenta para la interpretación de los resultados, en la empresa SEMILLAS SAENZ S.A.S el sistema global con respecto al modelo de gestión no se cumple, se cumple en aspectos parciales o tiene una fidelidad muy baja con las actividades realmente realizadas, y deben tomarse medidas correctivas urgentes y globales para implementar un Sistema de Gestión de Integrado, ya que el porcentaje final de cumplimiento de los procesos de la empresa respecto a la norma ISO 9001es del 20.7%. En cuanto al numeral 4 (Sistema de Gestión de la Calidad) se presenta un 0% de cumplimiento el cual se puede evidenciar por lo siguiente: La Empresa no ha implementado un sistema de Gestión de Calidad, no ha determinado su Mapa de Procesos, ni la interacción y secuencia de del mismo. No se han establecido los criterios y métodos como indicadores de gestión para medir y controlar el proceso. No se ha asegurado la disponibilidad de recursos para apoyar la operación y seguimiento de los procesos. Las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados no se elaboran, pues no se ha implementado el Sistema de Gestión de Calidad. Los procedimientos documentados para la medición y control del proceso misional de la empresa no se han desarrollado, y los registros requeridos por esta norma, al no tener implementado un sistema de Gestión de Calidad, no posee de manera general los documentos necesarios que soporten al sistema. La compañía no posee una Política Documentada de la Calidad, así como tampoco los Objetivos de Calidad definidos. No se encuentran documentados los procedimientos obligatorios por la norma, los cuales deben estar enfocados de manera general para la empresa y adecuado a la norma. Los registros tanto de calidad como técnicos, no se encuentran documentados o totalmente adecuados a los requerimientos de la norma. Tampoco se ha establecido un procedimiento de control de documentos de forma general para todas sus unidades funcionales; se tienen algunos registros técnicos, pero que no cumple con los campos mínimos requeridos por la empresa y el sistema de gestión. No se tiene un procedimiento General para el control de los registros.

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En cuanto al numeral 5 (Responsabilidad de la Dirección) se tiene un 6.1% de cumplimiento el cual se evidencia por: La Alta Dirección no se ve comprometida con la implementación del sistema de gestión de calidad al no establecer claramente la Política de Calidad, ni los Objetivos de Calidad así como asegurando de manera firme la disponibilidad de recursos. La gestión realizada por Gerencia no muestra que se identifiquen y cumplan con los requisitos exigidos por el cliente, como consecuencia de esto no se tiene evidencia sobre el aumento o disminución en la satisfacción del cliente. Actualmente a la Gerencia se le dificulta la asignación de las responsabilidades y el análisis e identificación de los procesos, sin embargo todas estas actividades se realizan de forma informal y son los jefes de área y supervisores son los que asignan las responsabilidades y autoridad a cada operario para una determinada actividad. Adicionalmente, el miembro de la dirección, que asume responsabilidades en cuanto a la materia de calidad, y que debe ser designado por la alta dirección, no ha sido seleccionado, los procesos de comunicación los mantiene la Gerencia a través de correos electrónicos y ordenes de trabajo electrónicas, sin embargo no se toma en consideración la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad; así mismo la alta dirección no realiza revisiones al sistema de calidad incluyendo la evaluación de las oportunidades de mejora y/o cambios en el sistema. Siguiendo con el numeral 6 (Gestión de los Recursos) el cumplimiento es de 37,5% lo que demuestra que la Gerencia dispone de los recursos necesarios para implementar y mantener un Sistema de Gestión de Calidad que satisfaga las necesidades de los clientes para el proceso, sin embargo en muchos casos no determina y proporciona los necesarios para implantar, mantener y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad para aumentar la satisfacción de los clientes, por lo que no existe ninguna evidencia que permita identificar la provisión de dichos recursos; la organización proporciona formación al personal involucrado en la obtención del producto final en el proceso, sin embargo no ha identificado eficazmente los cargos del

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personal que realiza trabajos que afectan la conformidad con los requisitos del producto, adicionalmente que no puede demostrar la competencia de su personal. En cuanto a la infraestructura en la actualidad la compañía no ha mantenido edificios, espacios de trabajo y servicios asociados necesarios para lograr la conformidad con los requisitos del producto, ya que la capacidad instalada ha quedado pequeña en la actualidad para las necesidades de la empresa. En cuanto al numeral 7 (Realización del Producto) el cumplimiento es de 43,1%,

lo que

demuestra que La Planificación llevada por la Gerencia, responde a la solicitud de los distintos clientes. Se analizan las solicitudes, se estudian y luego se les da respuesta, sin embargo estas no están ligadas a la materia de la calidad. Se tiene algunas evidencias de las actividades de planificación, a través de un formato sencillo que puede ser mejorado, adicionalmente se determinan hasta los requisitos del cliente, se determinan los requisitos legales, los requisitos adicionales por la organización, pero no se guarda la documentación de tal evidencia. La comunicación entre la empresa y los clientes es fundamental y se realiza tanto de forma oral como de manera escrita (por fax, correo electrónico, teléfono y celular), por medio de esta comunicación se solventa cualquier evento que pueda surgir durante la relación laboral y que pueda afectar el cumplimiento de los objetivos, aunque son pocas las veces que se documentan estas comunicaciones. En cuanto al numeral 7.3 correspondiente al diseño y realización del producto, este apartado de la norma NO APLICA y debe ser excluido, debido a que en la empresa SEMILLAS SAENZ S.A.S no se diseña ningún producto, sólo se realiza un proceso de comercialización de productos agropecuarios los cuales deben cumplir con procesos de compra eficaces y el cual es realizado por la Gerencia de Logistica y se basan en los presupuestos y proyecciones de ventas y de acuerdo a las actividades definidas en la planificación. La verificación de los productos comprados se hace de manera muy general. No existe un procedimiento o actividad alguna para la inspección o verificación del producto adquirido. La empresa, posee un sistema de identificación de sus productos, que garantiza la trazabilidad de los mismos. El supervisor de bodega es responsable de identificar los productos y la materiales según las prácticas aplicables;

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sin embargo no tiene establecido en los documentos aplicables, los equipos de medición necesarios para demostrar la conformidad de los productos y controlar el proceso de re-empaque y que afectan su calidad. Por último al revisar el numeral 8 de la norma, la empresa según el análisis tiene un cumplimiento del 19,6%, debido a que al no tener un Sistema de Gestión de Calidad implementado, no realiza actividades de medición, análisis y mejora; adicionalmente no realiza seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos, aunque existen procedimientos para la verificación del cumplimiento de los requisitos del cliente y legales aplicables adicionalmente que se tienen procedimientos para controlar los productos no conformes, aunque falta tener registros que evidencien de una manera eficaz este tipo de actividades.  Diagnostico de la Lista de Chequeo de la norma ISO 14.001 aplicada a los procesos de la empresa SEMILLAS SAENZ S.A.S De acuerdo a los resultados obtenidos mediante la Lista de chequeo de la norma ISO 14001:2004 aplicada a los procesos de la empresa (Ver Anexo 2 Lista de Chequeo para el SGA), se presenta el porcentaje de cumplimiento a los requisitos establecidos en esta norma: Tabla 4 Puntaje

Final del cumplimiento con los requisitos exigidos por la norma ISO

14001:2004 CAPITULO

SI (%)

NO (%)

4.1 REQUISITOS GENERALES 4.2 POLÌTICA AMBIENTAL 4.3 PLANIFICACIÓN 4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 4.5 VERIFICACION Y ACCION CORRECTIVA 4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%

100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

% TOTAL GENERAL

0,0%

100,0%

En la siguiente gráfica, se puede identificar el porcentaje obtenido de cada uno de los numerales, después de haber realizado el diagnostico de evaluación:

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Figura 2 Gráfico de cumplimiento de la empresa con la norma ISO 14001-2004 SI (%)

100,0%

0,0% 4.1 REQUISITOS GENERALES

100,0%

0,0% 4.2 POLÌTICA AMBIENTAL

100,0%

0,0% 4.3 PLANIFICACIÓN

NO (%)

0,0% 4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

100,0%

0,0% 4.5 VERIFICACION Y ACCION CORRECTIVA

100,0%

0,0% 4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Según los resultados obtenidos y los parámetros que tenemos en cuenta para la interpretación de los resultados, en la empresa SEMILLAS SAENZ S.A.S el sistema global con respecto al modelo de gestión ambiental no se cumple en ningún aspecto y deben tomarse medidas correctivas urgentes y globales para implementar un Sistema de Gestión Integrado, ya que el porcentaje final de cumplimiento de los procesos de la empresa respecto a la norma ISO 14001 es del 0%; sin embargo en la actualidad, la preservación del medio ambiente está tomando importancia dentro del desarrollo de los procesos de la organización.

 Diagnostico de la Lista de Chequeo de la norma OHSAS 18.001 aplicada a los procesos de la empresa SEMILLAS SAENZ S.A.S De acuerdo a los resultados obtenidos mediante la Lista de chequeo de la norma OHSAS 18001 aplicada a los procesos de la empresa (Ver Anexo 3 Lista de Chequeo para el SGSST), se presenta el porcentaje de cumplimiento a los requisitos establecidos en esta norma:

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Tabla 5 Puntaje

Final del cumplimiento con los requisitos exigidos por la norma OHSAS

18001 CAPITULO

SI (%)

NO (%)

4.1 REQUISITOS GENERALES 4.2 POLÌTICA DEL SST 4.3 PLANIFICACIÓN 4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 4.5 VERIFICACION Y ACCION CORRECTIVA 4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

0,0% 64,7% 23,8% 35,1% 7,0% 0,0%

100,0% 35,3% 76,2% 64,9% 93,0% 100,0%

% TOTAL GENERAL

25,8%

74,2%

En la siguiente gráfica, se puede identificar el porcentaje obtenido de cada uno de los numerales, después de haber realizado el diagnostico de evaluación:

Figura 3 Gráfico de cumplimiento de la empresa con la norma OHSAS 18001 SI (%)

NO (%)

35,3% 64,9% 76,2% 93,0%

100,0%

64,7% 35,1% 23,8% 7,0%

0,0% 4.1 REQUISITOS GENERALES

4.2 POLÌTICA DEL SST

4.3 PLANIFICACIÓN

4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

4.5 VERIFICACION Y ACCION CORRECTIVA

0,0% 4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

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actividades realmente realizadas, y deben tomarse medidas correctivas urgentes y globales para implementar un Sistema de Gestión de Integrado, ya que el porcentaje final de cumplimiento de los procesos de la empresa respecto a la norma OHSAS 18001 es del 25.8%. En general la política del Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo existe y se ha implementado pero falta tener registros y demás evidencias que sirvan de base para mantener procesos de mejora continua. La empresa, así como las gerencias que la conforman, no han establecido objetivos de seguridad y salud ocupacional para ninguno de los procesos que lleva a cabo, aspecto que es gran importancia para cuantificar y comparar la gestión de seguridad y salud ocupacional. Así mismo en la empresa se ha establecido un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos de seguridad y salud ocupacional, tanto legales como de otra índole, sin embargo no se mantiene la información actualizada y no existe un procedimiento para esto; adicionalmente no se tienen establecidos programas y procedimientos para llevar a cabo auditorias al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, para determinar si cumple con las disposiciones planificadas para la Gestión. Un aspecto importante en la norma y que no está bien definida ni implementada es la revisión por la Dirección, como tampoco la realización y documentación de la misma a intervalos determinados para asegurar la adecuación y eficacia permanente. b) Determinación de las variables comunes entre la norma ISO 9001 y la Resolución ICA 970 de marzo de 2010 y el estado de cumplimiento de las mismas. Considerando que en Colombia le corresponde al INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO: “adoptar las medidas necesarias para hacer efectivo el control de la sanidad animal y vegetal, la prevención de los riesgos biológicos y químicos, así como la de ejercer el control técnico de la producción y comercialización de los insumos agropecuarios y semillas para siembra que constituyan un riesgo para la producción y sanidad agropecuaria” (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2010). Y que en cumplimiento de esto se promulgo la Resolución 970 de marzo de 2010 la cual tiene como objetivo principal adoptar las medidas

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necesarias para hacer efectivo el control de la sanidad animal y vegetal, la prevención de los riesgos biológicos y químicos, así como la de ejercer el control técnico de la producción y comercialización de los insumos agropecuarios y semillas para siembra que constituyan un riesgo para la producción y sanidad agropecuaria, y teniendo en cuenta que la compañía SEMILLAS SAENZ S.A.S tiene como principal actividad la importación, producción y comercialización de Semillas e insumos agropecuarios se hace necesario establecer una matriz legal que tenga como base los parámetros de esta norma y metodológicamente para terminar de determinar el estado actual de los procesos de la empresa, se realizó un cuadro de correspondencia entre los artículos de dicha norma y los numerales de la norma ISO 9001.2008 (Ver Anexo 4 Cuadro de Correspondencia entre la Resolución ICA 970 de 2010 y la norma ISO 9001) , así mismo se analiza el nivel de cumplimiento de los artículos aplicables de esta norma, lo cual facilitará la implementación de un Sistema de Gestión Integrado. En la siguiente tabla se presenta el estado de cumplimiento de los procesos de la empresa a los artículos aplicables de la resolución ICA 970: Tabla 6 Estado

de cumplimiento de los procesos de la empresa a los artículos aplicables de la resolución ICA 970 ARTICULOS APLICABLES

SI (%)

NO (%)

7. SOLICITUD DE REGISTRO 8. VISITA TECNICA 12. OBLIGACIONES 13. PROHIBICIONES 16. RECLAMACIONES 19. ROTULADO, MARBETERIA Y ETIQUETA 20. REEMPAQUE DE SEMILLAS

100,0% 100,0% 95,7% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

0,0% 0,0% 4,3% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%

% TOTAL GENERAL

98,0%

2,0%

Según el análisis realizado la empresa tiene un cumplimiento del 98% de la Resolución ICA 970 DE 2010, solamente incumple en dos numerales: En el 2.2.4: “Almacenar y manejar la semilla separada de otros insumos especialmente agroquímicos y fertilizantes.” Esto actualmente no se está cumpliendo ya que debido a la gran

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cantidad de productos que se comercializan el espacio es insuficiente para que se realicen buenas prácticas de almacenamiento y las semillas no pueden almacenarse separadas de otros insumos, aunque la empresa no comercializa agroquímicos y fertilizantes, si comercializa otros insumos agropecuarios que según la norma deberían estar en un espacio de almacenamiento separado de las semillas. En el 2.4.10: “Establecer su propio control interno de calidad, o suscribir contrato con productores debidamente inscritos, o realizar los análisis de calidad en los laboratorios autorizados por el ICA.” Como ya lo observamos en el análisis realizado al estado actual de los procesos con la norma 9001 la empresa no cuenta con procedimientos documentados para la medición y control del proceso misional de la empresa y los registros requeridos, al no tener implementado un sistema de Gestión de Calidad. Por lo anterior se hace claramente requerido cumplir al 100% la normatividad vigente para la implementación del Sistema de Gestión Integrado.

c) Levantamiento de las matrices legales vigentes aplicables a la empresa en materia Ambiental y de Seguridad y Salud en el trabajo y evaluar el estado de cumplimiento de cada una de ellas.  Análisis del cumplimiento de los requisitos legales ambientales aplicables Luego de realizar el levantamiento de una matriz legal ambiental (Ver Anexo 5 Matriz de Requisitos legales Ambientales) y consecuentemente realizando un análisis de la misma, el siguiente es el porcentaje de cumplimiento de la empresa a los requisitos legales establecidos mínimos ambientales; los cuales deben ser cumplidos en un 100% de su totalidad, para poder ser implementado dentro del SGI para Semillas Saenz S.A.S:

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Tabla 7 Porcentaje final ante el cumplimiento de los requisitos legales ambientales RECURSO

SI (%)

NO (%)

AGUA

0,0%

100,0%

AIRE

23,1%

76,9%

SUELO

0,0%

100,0%

ENERGIA

0,0%

100,0%

CONSUMO DE PRODUCTOS QUIMICOS

0,0%

100,0%

% TOTAL GENERAL

5,7%

94,3%

En la siguiente grafica se puede verificar la falencia que tiene la empresa para el cumplimiento de los requisitos legales ambientales. Figura 4 Porcentaje

de cumplimiento ante los requisitos legales ambientales SI (%)

NO (%)

76,9% 100,0%

100,0%

0,0%

23,1% 0,0% AGUA

AIRE

SUELO

ENERGIA

CONSUMO DE PRODUCTOS QUIMICOS

Mostrando los resultados obtenidos en la tabla y figura anterior por medio de los requisitos legales aplicables para la empresa Semilla Saenz S.A.S y teniendo en cuenta que deben ser cumplidos en su totalidad para poder cumplir legalmente, se determina lo siguiente:

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El cumplimiento de la empresa Semillas Saenz S.A.S es de un 5,7% y un incumplimiento del 94,3 % mostrando falencias de peso ante los requerimientos legales mínimos ambientales que debe cumplir; si se piensa implementar el SGA se debe tomar acciones correctivas inmediatas para poder establecer el Sistema de Gestión Integrado.  Análisis del cumplimiento de los requisitos legales en Seguridad y Salud Ocupacional aplicables Luego de realizar el levantamiento de una matriz legal ambiental (Anexo 6 Matriz de Requisitos legales en Seguridad y Salud ocupacional) y consecuentemente realizando un análisis de la misma, El siguiente es el porcentaje de cumplimiento de la empresa a los requisitos legales establecidos en cuanto Seguridad y Salud Ocupacional; los cuales deben ser cumplidos en un 100% de su totalidad, para poder ser implementado dentro del SGI para Semillas Saenz S.A.S Tabla 8 Porcentaje

final ante el cumplimiento de los requisitos legales S & SO

Cumplimiento de Leyes laborales y de seguridad ocupacional CUMPLIMIENTOS

SI (%)

NO (%)

60,1%

39,9%

En la siguiente grafica se puede verificar la falencia que tiene la empresa para el cumplimiento de los requisitos legales en la parte de Salud y Seguridad Ocupacional. Porcentaje de cumplimiento ante los requisitos legales de Salud y Seguridad Ocupacional Figura 5

70,0%

CUMPLIMIENTOS

60,0% 50,0% 40,0% 30,0%

60,1%

20,0%

CUMPLIMIENTOS 39,9%

10,0% 0,0% SI (%)

NO (%)

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Analizando nuevamente la tabla y figura respectiva con respecto a los cumplimientos legales de Salud y Seguridad Ocupacional; se llega a la siguiente conclusión: Con respecto a las leyes que rigen al país respecto a la Seguridad y Salud en el Trabajo, se debe cumplir estas normas al 100% y para poder implementar un SGI, la situación encontrada según este diagnostico es que la empresa Semillas Saenz S.A.S está actualmente cumpliendo un 60,1% y un 39,9% de las leyes laborales no se están cumpliendo o no están implementadas para la empresa. Con estos resultados, si se quiere implementar el Sistema de gestión de S&SO, la empresa tendría que empezar en trabajar e invertir en los elementos o exigencias que se entablan y así llevar su cumplimiento en un 100%

d) Desarrollo de la propuesta para la planeación estratégica del Sistema de gestión integrado. Para poder generar una propuesta para la planeación estratégica del Sistema de Gestión Integrado se tendrán en cuenta los siguientes puntos generales y comunes entre las tres normas ISO 9001, ISO 14001 Y OHSAS 18001 según (ICONTEC, 2005):  Los tres sistemas tienen requisitos que inciden en la planificación de los mismos,  Indican la necesidad de implantar procedimientos que aseguren una correcta gestión de los mismos.  Establecen que las organizaciones están obligadas a establecer revisiones periódicas de los sistemas con el objetivo de verificar el grado de eficacia, de adecuación a las normas de referencia, el grado de cumplimiento de los mismos, así como la ratificación o modificación de las políticas establecidas.  Establecen que las organizaciones tienen que establecer objetivos que garanticen la mejora continua de los sistemas de gestión establecidos. Por lo anterior, es necesario principalmente describir específicamente los aspectos más comunes para la integración de los Sistemas:

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Una Política Integrada

Definición de Objetivos, sus Indicadores y metas

Gestión de los procesos

Mediante el análisis del diagnóstico de la situación actual de los procesos de la empresa con respecto al cumplimiento de las Normas ISO 9001:2008, ISO 14001 y OHSAS 18001, se lograron detectar varias oportunidades de mejora que fueron consideradas para la elaboración de la documentación necesaria para establecer un Sistema de Gestión Integrado de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional. Con esta documentación se pretende disminuir las falencias descritas anteriormente y lo que exige cada una de las Normas utilizadas. Esta propuesta inicia con el cumplimiento e integración de las tres normas. A continuación se presenta el sistema documental necesario para la Planeación del Sistema Integrado basado en las tres normas. Principalmente se inicia con la Política Integrada de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional.  Establecimiento de una Política Integrada El primer paso para la Planeación de un Sistema de Gestión Integrado es el establecimiento de una Política Integrada, la política representa el compromiso y las intenciones de la empresa por la satisfacción de sus clientes y da las bases para la mejora continua del sistema. A continuación se expresa la siguiente Política Integrada para SEMILLAS SAENZ S.A.S: “Semillas Saenz S.A.S, consciente de la importancia de la calidad de nuestros productos para todo el sector agropecuario y consiente del efecto causado por el desarrollo de nuestras actividades en las personas y el medio ambiente, se compromete a: Cumplir los requerimientos y necesidades de nuestros clientes, fidelizándolos ofreciéndoles semillas e insumos agropecuarios de alta calidad, garantizando siempre un servicio oportuno, cumpliendo con altos estándares de calidad a través del mejoramiento continuo de nuestros procesos. Implementar medidas de prevención y control para minimizar el impacto ambiental, optimizando el uso de los recursos naturales y reduciendo el uso inadecuado de los productos químicos y combustibles.

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Cumplir los requisitos legales ambientales aplicables y vigentes a todas nuestras actividades, buscando siempre el mejoramiento del desempeño ambiental. Cumplir con todas las leyes, decretos, resoluciones y demás normas que sean expedidas para reglamentar el área de Seguridad y Salud Ocupacional con el propósito de implementarlas y ejecutarlas en lo correspondiente a todas las actividades de la empresa. Implantar y vigilar el cumplimiento de las normas de seguridad y uso de los elementos de protección personal, como parte esencial de toda labor, para evitar la ocurrencia de accidentes de trabajo o la potencialización de alguno de los factores de riesgo. Velar siempre por el bienestar de las personas y desarrollo integral del recurso humano, mejorando las condiciones de trabajo, asegurando la mejora continua en todos los procesos que puedan afectar la seguridad y salud ocupacional de empleados, contratistas, clientes, visitantes y cualquier parte interesada”

 Definición de Objetivos e Indicadores Con el fin de materializar la política integrada declarada por la Empresa, es necesario establecer objetivos claramente definidos y alcanzables, Los objetivos integrados de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional, se fundamentaron en el establecimiento de metas las cuales permitirán tanto la satisfacción del cliente como la mejora continua en lo que respecta a las gestiones ambientales, seguridad y salud ocupacional. Estos objetivos involucran la participación de todo el personal que interviene en los procesos estableciendo su compromiso y responsabilidad en el cumplimiento de la política.

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Tabla 9 Objetivos e Indicadores del Sistema de Gestión Integrado

Componente de la Política

Objetivo

Responsable

Indicador

Cumplimiento de la normatividad legal aplicable en cuanto a Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo

Cumplir a cabalidad toda la reglamentación y normatividad aplicable a la empresa en materia de calidad, ambiental y Seguridad y Salud en el trabajo

Jefe Jurídico

% de cumplimiento de normatividad legal aplicable

Cumplir los requerimientos y necesidades de nuestros clientes

Reducir el número de reclamaciones

Jefe de Operaciones

# Reclamos por producto No Conforme

No mayor a 5 reclamos x mes

Fidelizar mediante la prestación oportuna

Aumentar el cumplimiento en la entrega de pedidos

Jefe de Logística

Porcentaje de cumplimiento de los tiempos de entrega de pedidos

No menor al 90% de cumplimiento

Jefe de Servicio al Cliente

Porcentaje de la calificación mensual de la calidez y efectividad del personal de atención al cliente y ventas

Jefe de Mantenimiento

Consumo de metros cúbicos bimensual.

Fidelizar mediante la prestación oportuna y efectiva

Aumentar la calificación mensual de la calidez y efectividad del personal

Implementar medidas de prevención y control para minimizar el impacto ambiental, optimizando el uso de los recursos

Reducir el consumo de agua bimensual.