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PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN UNA EMPRESA DE INGENIERÍA APLICADO A GEODINÁMICA INGENIERÍA S.A.

ANA ISABEL ACOSTA BOHÓRQUEZ 1001312 JAVIER ANDRÉS MELO HERNÁNDEZ 1006312 Cohorte XXXVIII

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.013

PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN UNA EMPRESA DE INGENIERÍA APLICADO A GEODINÁMICA INGENIERÍA S.A.

ANA ISABEL ACOSTA BOHÓRQUEZ 1001312 JAVIER ANDRÉS MELO HERNÁNDEZ 1006312

Trabajo de investigación presentado como opción de grado para optar al título de Especialista en Sistemas de Gestión Integral de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.013

Nota de Aceptación. ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________

______________________________________ Firma del presidente del jurado ______________________________________ Firma del jurado ______________________________________ Firma del jurado

RESPONSABLE

VERSIÓN

FECHA

AUTORES

001

16/09/2013

Bogotá, 16 de septiembre de 2013.

CAMBIO PRIMERA REVISIÓN

AUTOR

V°B°

DEDICATORIA

A Mis amores. Mauricio, Emily, Diego y Hernรกn A Mi familia por apoyo brindado durante toda mi vida

AGRADECIMIENTOS

Nuestros más sinceros agradecimientos a Diosito y la virgencita que nos permitieron culminar esta especialización, a nuestras familias que nos cedieron parte de su tiempo, a nuestros profesores por sus enseñanzas y comprensión en nuestros momentos difíciles, a nuestro director el Ingeniero Fernando Peña por su valiosa colaboración y a Geodinámica ingeniería S.A., por permitirnos desarrollar nuestro proyecto brindándonos todo el apoyo tanto técnico como económico.

TABLA DE CONTENIDO Pág.

INTRODUCCIÓN ..............................................................................................................................3 1.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA..........................................................................................4

2.

FORMULACIÓN DE LA PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN .............................................5

3.

JUSTIFICACIÓN .......................................................................................................................6

4.

OBJETIVOS ...............................................................................................................................7

5.

4.1.

OBJETIVO GENERAL......................................................................................................7

4.2

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...........................................................................................7

MARCOS DE REFERENCIA...................................................................................................8 5.1.

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA .......................................................................8

5.1.1 Beneficios de un SGI ......................................................................................................8 5.1.2. Análisis del contexto ......................................................................................................9 5.1.3. Integración del Sistema de Gestión ......................................................................... 10 5.2.

ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE ESTANDARIZACIÓN – ISO ................. 12

5.2.1.

ISO 9001: 2008....................................................................................................... 13

5.2.2.

ISO 14001: 2004 .................................................................................................... 16

5.2.3.

OHSAS 18001: 2007 ............................................................................................. 18

5.3. LAS EMPRESAS DEL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN EN COLOMBIA Y LOS SISTEMAS DE GESTIÓN................................................................................................ 20 5.3.1.

6.

GEODINÁMICA INGENIERÍA S.A. ......................................................................... 21

METODOLOGÍA..................................................................................................................... 23 6.1. Investigación Descriptiva................................................................................................... 23 6.2. Método de Investigación ................................................................................................... 24

7.

DESARROLLO ....................................................................................................................... 26 7.1.

7.1.1.

Análisis organizacional .................................................................................................. 26 Misión ........................................................................................................................... 27

7.1.2.

Visión............................................................................................................................ 27

7.1.3.

Política del Sistema de Gestión Integrado ............................................................. 27

7.2.

Alcance del Sistema de Gestión Integrado ................................................................ 28

7.3. Características de calidad de los clientes, aspectos ambientales, y peligros y riesgos de las actividades en la organización ....................................................................... 29 7.4. Requisitos de ley aplicables a servicios, aspectos ambientales, y peligros y riesgos.......................................................................................................................................... 30 7.5. Diseño de los procesos y sus interacciones para el Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Gestión Ambiental y Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional ................................................................................................................................ 30 7.6.

Caracterización de los procesos para el Sistema de Gestión................................. 31

8.

CONCLUSIONES................................................................................................................... 34

9.

RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 35

BIBLIOGRAFÍA............................................................................................................................... 37

LISTA DE TABLAS Tabla 1. Características de Calidad, Medio Ambiente, y Salud y Seguridad del cliente………………………………………………………………………………..27

LISTA DE GRÁFICOS Y FIGURAS

Grafica 1. Diagnóstico Documentación SGI...........................................................26 Grafica 2. Organigrama Geodinámica Ingeniería S.A. ...........................................28 Grafica No. 3 Mapa general de procesos .............................................................31

INTRODUCCIÓN

Geodinámica Ingeniería S.A., es una firma dedicada a la prestación de servicios de consultoría en estudio, diseño, Interventoría y construcción de obras civiles.

Actualmente no cuenta con un sistema de gestión que le permita mejorar el manejo de sus recursos, ni la prestación de los servicios, por lo tanto tiene como propósito desarrollar e implementar un sistema integrado de gestión.

Con la planificación del sistema de gestión integrado se pretende mejorar la satisfacción del cliente, asegurar y mantener la existencia de la empresa en el mercado sin dejar atrás el objetivo de mejorar la calidad de vida de sus empleados y el cuidado del medio ambiente para contribuir a generar desarrollo sostenible en su entorno.

Para desarrollar el proyecto se estudiarán y seguirán las normas que regulan los sistemas de gestión como son la norma ISO 9001:2008 en lo relativo a calidad, ISO 14001:2004, en lo relativo a medio ambiente y OHSAS 18001:2007, en lo relativo a seguridad y salud ocupacional. Inicialmente se realizará un diagnóstico para determinar la situación actual en la cual se encuentra la empresa con respecto a los requisitos del SGI para luego caracterizar los procesos y dar cumplimiento a los requisitos mediante la propuesta.

Teniendo en cuenta la actividad de Geodinámica Ingeniería S.A., la planificación del sistema de gestión integrado se desarrollará para la prestación de servicios de consultoría en estudio, diseño, interventoría y construcción de obras civiles, el cual se iniciará con la elaboración de un diagnóstico, acto continuo se realizará la caracterización de los procesos involucrados para desarrollar la propuesta mediante la cual se llevara a cabo el plan de acción para dar cumplimiento a los requisitos del SGI.

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1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Actualmente Geodinámica Ingeniería S.A., se encuentra en un proceso de crecimiento que se ha visto interrumpido por la falta de la planeación de un Sistema de Gestión Integrado, generando disminución en el campo de acción de la empresa, así mismo, se reduce la competitividad de la empresa frente al mercado, alejándose cada vez más de la mejora continua y el uso eficiente de los recursos. Es por ello que ha optado por trabajar en la planeación del Sistema de Gestión Integrado de la Calidad, el Medio Ambiente y la Prevención de Riesgos Laborales, el cual contribuye a lograr el objetivo de la empresa.

En la actualidad con los tratados de libre comercio, la llegada al país de multinacionales y la inversión extranjera es necesario participar en proyectos de infraestructura con altos niveles técnicos, ambientales, de seguridad y salud ocupacional que cumpla con estándares internacionales, y el no contar con estos estándares hace que la empresa sea excluida de dichos proyectos.

Por lo tanto para continuar con un crecimiento que permita cumplir con la misión y la visión de la compañía, se requiere adoptar, interiorizar y desarrollar los estándares internacionales en ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 que permitan una mejora continua y el acceso a los nuevos proyectos de infraestructura.

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2. FORMULACIÓN DE LA PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

¿La planificación del Sistema de Gestión Integrado, permitirá gestionar mejor los procesos y actividades de Geodinámica Ingeniería S.A., desde el punto de vista de los sistemas de gestión de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud ocupacional?

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3. JUSTIFICACIÓN

Las empresas en el último siglo se han visto enfrentadas a diferentes cambios debido a los adelantos tecnológicos, tratados de libre comercio y al mismo desarrollo que se viene presentado a nivel mundial, por lo cual sus procesos se han visto beneficiados generando que los bienes y servicios se produzcan eficientemente, optimizando tiempos, recursos e insumos, por tal razón los empresarios se han visto obligados a crear estrategias que diferencien sus productos de otros competidores, para con esto posicionarse en el mercado.

La planificación del Sistema de Gestión integrado, tiene como objetivo direccionar el producto o servicio pensando en el beneficio de las partes interesadas, en el cumplimiento de los requisitos de ley, los del cliente y otros, cuidando el medio ambiente y evitando riesgos y peligros.

Con el proceso de globalización, las empresas industriales, de servicios, sociales, requieren enviar sus productos a diferentes partes del mundo; para que estos productos sean aceptados deben cumplir con estándares de calidad y producción exigidos en los países que reciben el producto, los cuales se acogen en la mayoría de los casos a estándares internacionales y de esta manera el comercio mundial puede desarrollarse rápidamente. En este proceso de comercio, se requiere que las empresas puedan demostrar que cuentan con sistemas de gestión avalados por terceras partes, que permitan al comprador tener confianza en los productos y por otra parte las empresas que demuestran cumplir con las normas de calidad, ambientales y de seguridad industrial y salud ocupacional en un conjunto tienen una ventaja competitiva.

Por consiguiente la Planificación e implementación de un Sistema de Gestión Integrado, generará ventajas operativas y financieras que le permitirán a las empresas colombianas, ser más competitivas y posicionarse en el mercado, mediante el seguimiento a sus procesos y con ello el mejoramiento continuo.

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4. OBJETIVOS

4.1.

OBJETIVO GENERAL

Realizar la Planificación del Sistema de Gestión Integrado para la prestación de servicios en una empresa de ingeniería aplicado a Geodinámica Ingeniería S.A.

4.2

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1) Definir la política del Sistema de Gestión Integrado.

2) Establecer el alcance del Sistema de Gestión Integrado.

3) Identificar las características de calidad de los clientes, los aspectos ambientales, los peligros y riesgos de las actividades de Geodinámica Ingeniería S.A. 4) Determinar los requisitos de ley aplicables a las actividades, servicios, los aspectos ambientales, y los peligros y riesgos.

5) Diseñar los procesos y sus interacciones para el Sistema de Gestión de Calidad, los programas del Sistema de Gestión Ambiental y los programas del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.

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5. MARCOS DE REFERENCIA

5.1.

SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA

El mercado actual exige ser cada día más competitivo, motivo por el cual las empresas constantemente adoptan metodologías para el mejoramiento continuo y la generación de oportunidades. Por ello Geodinámica Ingeniería S.A., ha optado por utilizar el sistema de gestión integrado como instrumento para el mejoramiento de la calidad, el medio ambiente y la prevención de riesgos laborales.

Un sistema de gestión Integrado es utilizado como una plataforma tradicional en la que se tienen los sistemas de gestión de la organización en uno solo mediante la recolección de la información correspondiente a los manuales de gestión, los procedimientos, las instrucciones de trabajo, los documentos técnicos y los registros para agruparlos en una base documental, en el cual se establece un único responsable y se realiza una sola auditoría para el sistema integral.

Como herramientas para desarrollar el sistema de gestión integrado se tienen las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, que permiten cumplir con estándares internacionales en sus respectivas áreas no solo en lo relacionado con la ingeniería, sino en todas las empresas donde existe una relación entre quien presta un servicio o produce un artículo y el cliente que es quien lo utiliza. Al contar con estas herramientas de orden internacional, se puede entrar en la era de la globalización en la cual ya se encuentran muchas empresas y otras tantas están en proceso de llegar.

5.1.1 Beneficios de un SGI Los resultados obtenidos (AENOR, 2005) mediante el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión Integrado contribuyen a obtener beneficios para la organización desde diferentes puntos de vista como estratégicos, para la gestión, de costos, operacionales y logísticos, como también los relacionados a continuación.  Aumento de la eficacia y eficiencia en la gestión de los sistemas administrativos y en la consecución de los objetivos y metas.  Mejora de la capacidad de reacción de la organización frente a las nuevas necesidades o expectativas de las partes interesadas.

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 Mayor eficiencia en la toma de decisiones por la dirección, al disponer de una visión global de los sistemas.  Simplificación y reducción de la documentación y los registros.  Optimizar los recursos económicos en la realización de los procesos integrados.  Mejora de la percepción y de la participación del personal, favoreciendo que toda la organización hable de un único lenguaje de gestión.

Sin embargo, las organizaciones presentan dificultades a lo largo de la planificación de todo sistema de gestión integrado como:  Dificultades derivadas de la resistencia al cambio por parte de la alta dirección y del personal de la organización.  Necesidades de recursos adicionales específicos para planificar y ejecutar el plan de integración.  Dificultad para elegir el nivel de integración adecuado al nivel de madurez de la organización.  Mayor necesidad de formación del personal implicado en el sistema de gestión integrado.

5.1.2. Análisis del contexto De acuerdo con la norma UNE 66177 (AENOR, 2005) y con el objetivo de determinar el estado en el cual se encuentra la organización con respecto a los Sistemas de Gestión integrados y de identificar el mejor método de integración y los recursos necesarios para llevarla a cabo, se deben analizar y evaluar dentro de la organización los siguientes aspectos. a) MADUREZ: Nivel de madurez o capacidad para la Gestión por procesos.  Experiencia y eficacia en el uso de los sistemas de gestión y en el uso de herramientas de gestión.  Estructura organizativa y funcional de la organización.  Nivel de competencias del personal. b) COMPLEJIDAD: Nivel de las necesidades y expectativas del cliente y otras partes interesadas (en el momento actual y en el medio plazo).  Requisitos del cliente, de la sociedad y del personal de la organización.

Además, requisitos de los accionistas.  Otros requisitos sectoriales o sociales que suscriba la organización.  Estrategias de la propia organización. c) ALCANCE: Extensión de los Sistemas de Gestión.

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 Inventario de los requisitos que se cumplen de las normas de gestión.  Productos o servicios afectados por los sistemas de gestión actuales y futuros.  Procesos involucrados en los sistemas de gestión y su documentación para todos los sistemas. d) RIESGO: Nivel de riesgo debido a incumplimientos legales o fallos asociados al proceso de integración.  Grado de cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, asociados a los productos y servicios, a los aspectos ambientales y a la seguridad de los trabajadores y entornos de trabajo.  Nivel de riesgos y valoración de las consecuencias inherentes al incumplimiento legal.  Nivel de riesgos y valoración de las consecuencias o fallos derivados del proceso de implantación de la integración.

5.1.3. Integración del Sistema de Gestión Para la integración de sistemas de gestión, la norma UNE 66177 (AENOR, 2005) brinda tres métodos que pueden ser utilizados dependiendo del nivel de madurez en el que se encuentra la organización y que van uno seguido del otro, los cuales son el método básico, método Avanzado y método experto, y que se relacionan a continuación.

En el método básico con una pequeña inversión y la optimización de los recursos destinados a la gestión de la documentación y a la gestión integrada de los procesos se obtienen resultados importantes en un corto plazo, siendo de resaltar que para utilizar este método no se requiere experiencia en la gestión por procesos, adaptándose a todo tipo de organizaciones. Las actividades realizadas en este método se relacionan a continuación. a) Integrar las políticas de cada sistema de gestión en una política única de sistema integrado de gestión. b) Integrar en un único “Manual” de gestión (directrices generales de actuación) la documentación de los sistemas de gestión que se aplican. c) Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos críticos para la gestión de la calidad, seguridad o gestión ambiental del producto o servicio.

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d) Integrar la gestión de algunos procesos organizativos comunes a los dos o tres sistemas teniendo en cuenta los requisitos de cada sistema. Integrar también la documentación de estos procesos.

Algunas de las actividades realizadas en esta etapa son:    

Identificación y acceso a los requisitos legales.

Elaboración y gestión de los documentos y registros.

Gestión de no conformidades, y oportunidades de mejora.

Auditoría y evaluación interna.

Para el método avanzado la rentabilidad llega en el mediano plazo debido a que se necesita un grado mayor de experiencia con respecto al método básico para implantar eficazmente la gestión por procesos. Sin embargo, este método requiere un nivel de madurez suficiente en la gestión por procesos para prevenir problemas en la integración.

Para este caso las actividades realizadas se relacionan a continuación. 

Desarrollo de un mapa de procesos que integra para los diferentes sistemas de gestión, los procesos gestión o estratégicos, los procesos operativos o clave y los procesos de soporte, y sus interrelaciones.



Definición y gestión de los procesos que contemplan entre otros los siguientes factores: definición de propietarios, objetivos, indicadores, elementos de entrada y salida de los procesos, instrucciones que aplican a requisitos de varios sistemas, formación, planificación, procesos relacionados con el cliente, compras, producción y prestación del servicio, mantenimiento, equipos de seguimiento y medición, etc.



Revisión y mejora sistemática de los procesos teniendo en cuenta los requisitos de cada sistema.

Ejemplos de procesos que se pueden integrar son:  Revisión por la dirección.  Comunicación, información y participación.  Procesos productivos y procesos críticos para la calidad, seguridad o gestión ambiental del producto o servicio.

En relación al método experto, este es considerado la continuación del método avanzado y de gran rentabilidad ya que planea extender la integración a corto 11

plazo del sistema de gestión por procesos en áreas no contempladas con la misma inversión, sin embargo, este requiere de una gran experiencia en la gestión por procesos. En este se realizan las siguientes actividades. 

Establecer objetivos y metas, e indicadores integrados, así como “desplegar” los objetivos e indicadores a los procesos y subprocesos.



Incluir la “voz del cliente”, a los proveedores y otras partes interesadas en el diseño de todos los procesos.



Extender la gestión por procesos a las actividades administrativas y económicas.



Involucrar a los proveedores en la mejora de los procesos.

5.2.

ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE ESTANDARIZACIÓN – ISO

La Organización Internacional de estandarización fue fundada en 1946 con el objetivo de crear un conjunto común de normas para la manufactura, el comercio y las comunicaciones.

La ISO es una federación mundial de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparación de las normas normalmente se realiza a través de los comités técnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comité técnico, tiene el derecho de estar representado en dicho comité. Las organizaciones Internacionales, públicas y privadas, en coordinación con ISO, también participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisión Electrotécnica Internacional (CEI) en todas las materias de normalización electrotécnica.

La tarea principal de los comités técnicos es preparar Normas Internacionales. Los Proyectos de Normas Internacionales adoptados por los comités técnicos se circulan a los organismos miembros para votación. La publicación como Norma Internacional requiere la aprobación por al menos el 75% de los organismos miembros con derecho a voto.

Se llama la atención sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de esta Norma Internacional puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no se responsabiliza por la identificación de ningún derecho de patente.

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5.2.1. ISO 9001: 2008 5.2.1.1. Historia de la ISO 9001 La norma ISO 9001 (WordPress, 2009) se remonta a los Estados Unidos en la época de la segunda guerra mundial, ocasionada por la ausencia de controles en procesos y productos de carácter bélico. Sin embargo, a través de la OTAN fue que se empezó a expandir con la adopción del modelo de normativa por parte de las Fuerzas Armadas Británicas para la realización de sus productos.

En Europa (WordPress, 2009) este fenómeno inició cuando las empresas empezaron a exigir la certificación de los productos que le compraban a sus proveedores, debido a esto el British Standard creó la BS 5750 en 1979 que fue tan eficaz en su momento que se tomó casi sin hacerle cambios para presentar la primera versión de la ISO 9001 en 1987, la cual fue realizada por el comité técnico ISO/TC176 de la ISO, desde entonces esta norma ha tenido tres versiones adicionales presentadas en los años 1994, 2000 y 2008 teniendo en cuenta que la única versión vigente es la 2008 dejando obsoletas las anteriores.

En cuanto a la cantidad de empresas certificadas (AEC, 2012) se conoce que hasta diciembre de 2010 habían registrado 1.109.905 certificados en 178 países que con respecto al año 2009 se incrementó en más de 45.000 certificados los cuales representan alrededor del 4%.

5.2.1.2. Características ISO 9001 La ISO 9001 (Universidad Autonoma de Tamaulipas, 2011) es la norma que específica los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad, el cual puede ser utilizado para su aplicación interna por las organizaciones, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organización pública o privada, independientemente del tamaño, para su certificación con el objetivo de evaluar la capacidad que tiene para cumplir con los requisitos definidos como necesidades o expectativas del cliente. Adicionalmente la Norma ISO 9001 especifica los requisitos aplicables a toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación teniendo como objetivo aumentar la satisfacción del cliente.

La ISO 9001 (Lloyd's Register, 2011) ha tomado gran auge en el mundo de la calidad convirtiéndose en la solución para mejorar el desempeño de las organizaciones, conseguir la satisfacción del cliente y la guía para lograr la mejora 13

continua dentro de las empresas, tanto así que las empresas han tomado conciencia de la necesidad de ofrecer mucho más que productos de calidad para satisfacer las expectativas de los clientes y las demandas de las empresas buscando implementar un Sistema de Gestión de Calidad de alta eficacia, bien estructurado, con enfoque sistemático para mejorar la experiencia del cliente, que ayude a agilizar los proceso internos y ser más eficientes contribuyendo a cumplir los objetivos y metas de la empresa.

Como norma la ISO 9001 (Lloyd's Register, 2011) se ha convertido en la referencia internacional para requisitos de calidad dado que el enfoque por procesos y la satisfacción del cliente hacen que la norma se adapte para la prestación de servicios como también para los fabricantes siendo la escogida por más de 700.000 empresas en 159 países.

La norma ISO 9001 es considerada el mejor método para mejorar la calidad y lograr la satisfacción del cliente, la cual está basada en los principios de la gestión de calidad los cuales son reglas de carácter social con el objetivo de mejorar el funcionamiento de la empresa por medio de la mejora de las relaciones internas conllevando a mejorar la satisfacción del consumidor generando que este repita los hábitos de consumo creando fidelización frente a los productos de la empresa y así consiguiendo más beneficios, mayor mercado y supervivencia de las empresas a largo plazo.

La norma ISO 9001 (Lloyd's Register, 2011) está basada en ocho principios de gestión de calidad utilizados por la alta dirección que conllevan a la mejora en el desempeño de la organización, siendo estos básicos para cualquier empresa que quiera mantenerse en el mercado, los cuales contribuyen a formar empresas más competitivas y que se describen a continuación. 

El enfoque al cliente es el primero de los principios el cual da a conocer la importancia de los clientes, comprender sus necesidades actuales y futuras, cumplir con sus requisitos y exceder sus expectativas.



El liderazgo expresa como los líderes establecen los propósitos y la dirección de las empresas mediante la generación de un ambiente de trabajo en el que se involucre todo el personal con miras a lograr los objetivos de la empresa.



En cuanto a la participación del personal independientemente en el nivel jerárquico de la organización en donde se encuentren, se consideran la esencia de tal forma que su participación genera beneficios en pro de la organización.



El enfoque basado en procesos hace referencia a la importancia de gestionar los recursos y las actividades relacionadas como un proceso.

14



En el enfoque de sistemas para la gestión se manifiesta que para mejorar la eficiencia de las organizaciones se debe identificar, entender y gestionar un sistema de procesos interrelacionados.



En cuanto a la mejora continua se considera que debe ser el objetivo permanente de las organizaciones.



El enfoque basado en hechos para la toma de decisión expone como las decisiones efectivas se basan en el análisis y en la información.



En las relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor se especifica que las organizaciones son independientes de sus proveedores pero una relación mutuamente beneficiosa mejora la capacidad de crecimiento para ambos.

Fundamentalmente la norma ISO 9001, es el conjunto de reglas de carácter social y organizativo para mejorar y potenciar las relaciones entre las personas que conforman la organización, con miras a mejorar las capacidades y rendimiento de ésta.

En lo que respecta a la certificación en la norma ISO 9001, esta es un documento con validez legal emitido por una entidad acreditada, dando fe que la empresa cumple las normas de excelencia para lograr la satisfacción del cliente. Existen dos tipos de certificaciones de empresa y de producto, sin embargo, la certificación de producto solo tiene en cuenta la cualidad técnica del producto sin considerar la satisfacción del cliente, que si es tenida en cuenta por la certificación de la empresa.

Entre los beneficios ofrecidos por la ISO 9001 (Lloyd's Register, 2011) se encuentran la ayuda que esta ofrece para crear un marco sistemático con el que las organizaciones logran la mejora continua, logrando una ventaja competitiva en la empresa para obtener mejores resultados medibles en las áreas principales como lo son:       

La mejora de la productividad y la eficiencia.

La mejora de productos, procesos y niveles de servicio.

Mayor satisfacción del cliente y la confianza.

Reducción de costos.

La reducción de los residuos.

Refleja un consenso mundial de las mejores prácticas de gestión de la calidad.

Le permite trabajar con muchas organizaciones cuando se trata de una obligación contractual o expectativas.

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5.2.1.3. Enfoque ISO 9001 La norma ISO 9001 (SAYCE, 2010) maneja un enfoque en el cual se aplica un sistema de identificación, interacción y gestión de procesos a nivel interior de la organización con el objetivo de encontrar los resultados esperados.

El enfoque basado en procesos aconseja analizar las actividades de la organización más a manera global que departamental ya lo que puede ser bueno para un área específica no necesariamente es bueno para toda la organización, pues generalmente un enfoque departamental causa entropía porque cada área buscará ser eficiente a su manera sin consideran que deben interactuar con las demás para lograr el objetivo de la organización.

5.2.2. ISO 14001: 2004 5.2.2.1.

Historia de la ISO 14001

Debido a la problemática ambiental de los años 90 (Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, 2009) muchos paises se ponen en la tarea de crear e implementar sus propias normas ambientales con el objetivo de dar solución a esta.

Con base en esta problemática se realiza la cumbre de la tierra de 1992 en Brasil, con la asistencia de la Organización Internacional para la Estandarización en la cual la ISO se comprometió a crear normas ambientales internacionales que fueron llamadas ISO 14000, las cuales establecen herramientas y sistemas enfocados a los procesos de producción dentro de las organizaciones. Sin embargo, la primera publicación de la norma ISO 14001 se dio en octubre de 1996 con el nombre de ISO 14001, la cual tuvo un alcance más amplio y una mayor influencia en el mundo moderno pues esta muestra la relación de las organizaciones con el medio ambiente, la comunidad que los rodea y el mundo.

No obstante, durante esta época se formaron dos senderos de la ISO 14000, la primera hace referencia a la certificación del Sistema de Gestión Ambiental en la cual las empresas recibían la certificación, y la segunda se refiere al sello ambiental llamado “sello verde” mediante el cual eran certificados los productos.

5.2.2.2.

Características ISO 14001

La ISO 14001 (Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, 2009) establece los requisitos que las organizaciones deben cumplir para prevenir la contaminación y 16

ejercer control sobre las actividades, los productos y los procesos que causan o podrían causar impactos sobre el ambiente demostrando el cumplimiento de su compromiso de protección y respeto por el medio ambiente, centrándose en brindarle estándares basados en procedimientos y pautas a las organizaciones para que puedan construir y mantener su Sistema de Gestión Ambiental.

Como norma la ISO 14001 especifica los requisitos para la implementación de un sistema de gestión ambiental, destinados a permitir que una organización desarrolle e implemente una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, y la información relativa a los aspectos ambientales significativos.

La norma ISO 14001 (Monterroso, elda; Universidad Nacional de Luján, s.f.) realiza una descripción de los elementos necesarios del Sistema de Gestión Ambiental definiendo los requisitos para su puesta en marcha para que se garantice la adecuada administración de los aspectos importantes e impactos significativos de la gestión ambiental, como lo son las emisiones a la atmósfera, el volcado de efluentes, la contaminación del suelo, la generación de residuos, el uso de recursos naturales y otros efectos ambientales que pueden ser controlados por la organización.

La implementación de un Sistema de Gestión Medioambiental ISO 14001 (Monterroso, elda; Universidad Nacional de Luján, s.f.) genera beneficios para cada una de las dependencias de la organización como la prevención de impactos ambientales negativos, evita multas, sanciones, demandas y costos judiciales por ayudar a cumplir la normatividad legal aplicable, como también facilita el cumplimiento de las obligaciones formales y materiales exigidas por la legislación medioambiental vigente, del mismo modo permite optimizar inversiones y costos derivados de la implementación de medidas correctoras, facilita el acceso a las ayudas económicas de protección ambiental, reduce costos de producción con la optimización de las materias primas, contribuye a la reducción del consumo de energía, agua, reducción en el consumo de recursos y menor producción de desechos, mejorando la percepción de la comunidad.

Con respecto al proceso de certificación inicialmente se realiza una auditoría ambiental para identificar los contaminantes y establecer las normas ambientales que debe cumplir la organización con el objetivo de tomar las medidas correctivas para que se cumpla la legislación vigente, obtener la calificación y solicitar la certificación.

Con el objetivo de obtener la certificación de la gestión ambiental (Monterroso, elda; Universidad Nacional de Luján, s.f.) las empresas enfocan sus esfuerzos en las siguientes actividades. 

Definir su política ambiental 17

        

Desarrollar una cultura de preparación y actuación ambiental Detectar los aspectos ambientales relacionados con sus procesos e identificar sus impactos significativos Establecer metas para la implementación de mejoras en su gestión ambiental Definir roles y responsabilidades, efectuar las acciones correctivas y preventivas correspondientes Llevar a cabo controles objetivos del progreso o deficiencias en la gestión ambiental (evaluar el sistema a través de auditorías internas) Crear sistemas eficaces de documentación ambiental, definir los registros necesarios y los procedimientos para su mantenimiento Cumplir con leyes y regulaciones ambientales Desarrollar un plan de comunicaciones para el personal y directivos, de forma que todos estén informados de los avances en la gestión medioambiental Establecer un procedimiento de auditoría y certificación de sistemas de gestión ambiental por tercera parte y guías para la evaluación de productos y etiquetado.

Para lograr la certificación primeramente se deben realizar un proceso de auditorías ambientales en las cuales se realiza una evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva de los procesos, prácticas, procedimientos y administración de bienes y equipos medioambientales.

5.2.2.3.

Enfoque ISO 14001

Con la implementación del sistema de gestión ambiental (ICONTEC, 2011) se crea un enfoque sistemático para las actividades ambientales y la mejora en los procesos de las organizaciones mediante las siguientes actividades.     

Definir los aspectos e impactos ambientales significativos para la organización.

Plantear objetivos y metas del desempeño ambiental.

Establecer programas de administración ambiental.

Definir la política ambiental de la organización.

Fortalecer la responsabilidad personal con el ambiente.

5.2.3. OHSAS 18001: 2007 5.2.3.1.

Historia de la OHSAS 18001

Con el objetivo de atender la demanda de una norma en Seguridad y Salud Laboral el British Standards Institution – BSI (Miguel, 2007) publica en 1966 la primera norma de aplicación internacional conocida como la BS 8800.

18

La primera versión de la norma OHSAS 18001 se publicó en 1999 por la BSI, la cual nace (Sánchez Toledo, 2006) con el objetivo de dar respuesta a la necesidad del mercado de un documento con prestigio a nivel mundial el cual permitiera diseñar, evaluar y certificar los sistemas de gestión en Seguridad y Salud Ocupacional en las organizaciones.

Los requisitos especificados para un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional propuestos por la norma OHSAS 18001 contribuyen al control de los riesgos y mejoran el desempeño de las organizaciones en S&SO. Sin embargo, la norma no establece criterios específicos, ni da especificaciones detalladas para el diseño del sistema de gestión.

5.2.3.2.

Características de la OHSAS 18001

La norma OHSAS 18001 (British Standards Institution, 2007) es utilizada e implementada por las organizaciones las cuales buscan los siguientes objetivos. a) Establecer un sistema de gestión S&SO para eliminar o minimizar riesgos al personal y otras partes interesadas que podrían ser expuestos a peligros de S&SO asociados con sus actividades; b) Implementar, mantener y continuamente mejorar un sistema de gestión S&SO; c) Asegurarse de la conformidad con su política S&SO establecida; d) Demostrar conformidad con la norma OHSAS mediante:  Realizar una determinación y declaración propia, o  Buscar confirmación de conformidad por partes que tengan un interés en la organización, tales como los clientes, o  Buscar confirmación de su propia declaración por un ente externo a la organización, o  Buscar certificación/registro de su sistema de gestión S&SO por una organización externa.

De acuerdo con la norma OHSAS 18001 (LRQA, 2012) los beneficios obtenidos con la implementación de este sistema son los siguientes. 

Con respecto a la reducción de los riesgos, el detectar los peligros y priorizar los riesgos puede contribuir a que exista un ambiente de trabajo más sano y ayudar a reducir los accidentes, las enfermedades de los trabajadores y la pérdida de días de trabajo



Ayudar a mejorar la satisfacción de los empleados, además de reducir potenciales reclamaciones de responsabilidad civil o penal y conseguir primas de seguro más bajas.

19



Las organizaciones pueden beneficiarse de una mayor credibilidad e imagen al tener un sistema de gestión de Seguridad y Salud laboral que es auditado por un organismo independiente.



Mejorar su calificación para acceder a contratos licitaciones o subvenciones públicas, ya que les permite trabajar con empresas donde la certificación OHSAS 18001 es un requisito contractual.



Fácil integración con otros sistemas de gestión como ISO 14001 e ISO 9001.

5.3.

LAS EMPRESAS DEL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN EN COLOMBIA Y LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

Las empresas en Colombia han tenido una tendencia a mejorar sus sistemas de gestión (ONAC, 2013), prueba de ello se ve en la tendencia a aumentar las empresas certificadas en el transcurso del tiempo.

En Colombia el sector de la construcción ha sido uno de los que más ha trabajado en la implementación de sistemas de gestión, tanto así que en el 2011 de 9792 empresas certificadas en ISO 9001 en Colombia 1266 pertenecían a este sector representando el 12,9% del total de las empresas certificadas, en cuanto a ISO 14001 de 1291 empresas certificadas 420 pertenecían al sector de la construcción representando el 32,5%.

Actualmente Geodinámica Ingeniería S.A., presta servicios de consultoría en estudio, diseño, Interventoría y construcción de obras civiles, caracterizada por mostrar altos estándares en la calidad de sus servicios; razón por la cual permanece en constante cambio y en busca de la mejora que le permita consolidarse y dar respuestas satisfactorias a los requerimientos de sus clientes.

Para consolidarse, la empresa busca un sistema integrado con el objetivo de gestionar las relaciones entre las diferentes variables a las que se enfrenta día a día. Estas variables surgen al ser la empresa participe de la interacción entre el ambiente, la convivencia empresarial, aspectos técnicos, sociales y económicos.

Con el sistema integrado de gestión, se pretende aprovechar el potencial de los recursos administrativos y operativos para mejorar la prestación del servicio al cliente, la satisfacción y aumentar la participación en el mercado mejorando la competitividad y generando valor a la empresa.

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El no poseer un sistema integrado de gestión, cierra las puertas a nuevos proyectos y con ello se suspende el crecimiento y se cierne sobre la empresa la amenaza de caer en la obsolescencia y llegar al cierre de la misma. Por el contrario, con los sistemas integrados de gestión, permitirá competir con más oportunidades, incrementará el número de contratos que se desarrollarán y la cuantía de los mismos.

La falta del Sistema integrado de gestión ha generado que la empresa haya dejado de participar en 6 proyectos los cuales corresponden al 40% de las licitaciones en las que se pudo participar, lo que representaría unos ingresos brutos de 800 millones de pesos.

5.3.1. GEODINÁMICA INGENIERÍA S.A. Geodinámica Ingeniería S.A., nace como respuesta de sus socios a la necesidad de responder a los retos que presentaba el país de mejorar su producción petrolera, mejorar su red vial, con el denominado Plan 2500, con el cual se pretendía pavimentar más de 2500 km de vías en toda Colombia, de proyectos de vivienda dado el gran déficit de vivienda en todos los estratos y en general en todo el desarrollo de la infraestructura nacional.

Desde su nacimiento el 27 de agosto de 2004, la empresa contribuye en el estudio de proyectos en forma integral donde se requieren estudios de tránsito, diseño geométrico, geología, geotecnia, ambiental, pavimentos, estructuras, evaluación económica entre otras o estudios individuales relacionados con procesos de remoción en masa, estudios ambientales, diseño de cimentaciones para edificios y puentes o asesoría en diseño y construcción de pavimentos.

Dentro de los proyectos de mayor impacto económico para el país en que Geodinámica Ingeniería S.A ha participado se encuentra en Plan 2500 antes mencionado y el proyecto Autopistas de la Montaña y a nivel regional estudios de diagnóstico de la vía Cúcuta – Tibú, para el sector petrolero y a nivel local son más de 100 proyectos en los que se ha aportado desde diferentes disciplinas.

En el ámbito internacional también se ha participado como asesores para firmas colombianas en países como Guatemala, Salvador y Ecuador.

Para el año 2011 Geodinámica Ingeniería S.A., fue calificada por el Consejo colombiano de Seguridad con 91 puntos sobre 100, lo cual demuestra el compromiso de Geodinámica con las partes interesadas, el medio Ambiente y la salud y seguridad de la Organización. Este puntaje se ha venido manteniendo o mejorando desde entonces.

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El manejo comercial de la firma ha sido mantenido dentro de los mejores estándares y prácticas, lo que permitió que entre el año 2012 y 2013 fuera calificada la empresa con AAA+ como una firma de “Confiabilidad Comercial Alta”, por la firma Colombia Credit Reports, Certificación de Proveedores.

Dado que el mercado actual exige ser cada día más competitivo, las empresas constantemente adoptan metodologías para el mejoramiento continuo y la generación de oportunidades, por lo tanto Geodinámica Ingeniería S.A., ha optado por utilizar el sistema integrado de gestión como herramienta de mejoramiento en los aspectos de calidad, el medio ambiente y la prevención de riesgos laborales.

Geodinámica Ingeniería S.A., ha buscado fortalecerse mediante la implementación de sistemas de gestión integral, manteniendo los programas y procedimientos que se actualizan a las exigencias de los clientes, la normativa y las necesidades internas para brindar un mejor servicio. Con la maduración de sus sistemas se espera en breve tiempo contar con las respectivas certificaciones en calidad, Ambiental y seguridad industrial y salud ocupacional.

Por otra parte también entregará mayores beneficios a sus clientes buscando optimizar los recurso para el cumplimiento de los requisitos del cliente y desarrollará más habilidades a nivel interno las cuales producirán un mejor ambiente de trabajo a sus empleados, implementando técnicas y planes que respeten el medio ambiente y se ocupan de mantener renovados y tecnificados los pilares organizativos.

Luego de obtener una certificación para las normas ISO 9001, 14001 y 18001, la empresa adquirirá herramientas que le permitirán competir con mayor habilidad dentro del gremio dándole esta certificación un nuevo empuje para su crecimiento empresarial.

22

6. METODOLOGÍA

Con el objetivo de definir la metodología con la cual se llevará a cabo el desarrollo del Sistema de gestión se determinó el tipo de investigación utilizada en el desarrollo del proyecto la cual se desarrolla a continuación.

6.1. Investigación Descriptiva La investigación descriptiva (Morales, 2010) está orientada al descubrimiento de las situaciones, costumbres y actitudes predominantes mediante la descripción de las actividades, objetos, procesos y personas con el objetivo de identificar la relación e interacción de los procesos dentro de la organización, realizar la caracterización de estos y mejorar la eficiencia dentro de la organización.

Para llevar a cabo la investigación descriptiva se deben tener en cuenta las etapas relacionadas a continuación. a) Examinan las características del problema escogido. b) Definir y formular sus hipótesis. c) Enunciar los supuestos en que se basan las hipótesis y los procesos adoptados. d) Elegir los temas y las fuentes apropiados. e) Seleccionar o elaborar técnicas para la recolección de datos. f) Establecer, a fin de clasificar los datos, categorías precisas, que se adecuen al propósito del estudio y permitan poner de manifiesto las semejanzas, diferencias y relaciones significativas. g) Verificar la validez de las técnicas empleadas para la recolección de datos. h) Realizar observaciones objetivas y exactas. i) Describir, analizar e interpretar los datos obtenidos, en términos claros y precisos.

Una de las primeras actividades que se debe realizar para llevar a cabo la investigación descriptiva es la recolección de los datos en la cual luego de tener identificada la población se determinará de cuánto debe ser la muestra para considerarse representativa.

Con respecto a los tipos de investigación descriptiva, estos se dividen en las siguientes tres áreas; encuestas, estudio de interrelaciones y estudio de desarrollo, las cuales se relacionan a continuación.

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El estudio tipo encuesta es realizado con el objetivo de encontrar solución a los problemas en las organizaciones mediante el análisis de estos para generar planes de mejoramiento y superar las adversidades. Los datos para la realización de la encuesta se pueden obtener de toda la población o de una muestra seleccionada y su alcance y profundidad depende de la naturaleza del problema.

En los estudios de interrelaciones el objetivo es identificar la relación entre los aspectos sujetos a ser analizados mediante los estudios de casos, estudios causales comparativos y estudios de correlación.

En lo referente a los estudios de desarrollo, en este se identifican no solo las interrelaciones y el estado de las partes, sino también los cambios generados en el trascurso del tiempo para realizar un análisis del comportamiento de las variables durante el tiempo identificando el crecimiento y la tendencia de estas.

6.2. Método de Investigación De acuerdo con el enfoque de la investigación utilizada para llevar a cabo la planeación del Sistema de Gestión Integrado en Geodinámica Ingeniería S.A., el tipo de investigación utilizada fue descriptiva ya que en esta se describen los procesos de la organización, además se considera aplicativa puesto que esta se desarrolló y aplico para llevar a cabo el proceso de integración de los sistemas de gestión dentro de la organización.

A continuación se describe por etapas la metodología utilizada: Primera etapa: En esta etapa se realizó el diagnóstico de la documentación del SGI el cual se presenta en el grafico 1, con el que se determinó que el nivel de avance se encontraba en un 46,24%, y en reunión con la gerencia se dio origen a la misión, la visión y la política, con las que se definieron los objetivos, las metas, y la forma de medición del Sistema de Gestión Integrado.

Segunda etapa: En esta etapa se procedió a establecer el Sistema de Gestión Integrado, la identificación de los procesos de la organización, se generó el mapa de procesos y el diagnóstico de la situación actual de los procesos contra los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

Tercera etapa: En esta etapa se realizó la descripción de las actividades propias de la organización con las que se encontraron los actores, actividades y recursos necesarios para la operación de esta, identificando los procesos que relacionan al cliente con el producto o servicio y viceversa.

Mediante la descripción de las actividades de la organización se identificó como son las relaciones al interior de esta, se describieron sus aspectos en materia de 24

calidad, Medio Ambiente y seguridad y Salud Ocupacional.

Con la identificación de los procesos se procedió a realizar la caracterización de los procesos, identificando la interrelación de estos dentro de la organización.

Una vez caracterizados los procesos se definió la relación y forma de interacción con los demás procesos identificando las entradas y salidas en el desarrollo del producto acorde con los requisitos del cliente.

Con el objetivo de consolidar la información y realizar seguimiento a los procesos de la organización se generaron los formatos y la documentación.

25

7. DESARROLLO

7.1.

Análisis organizacional

Con el objetivo de conocer el estado actual de Geodinámica Ingeniería S.A., se realizó un diagnóstico inicial que permitió conocer el nivel de avance en la documentación del Sistema de Gestión Integrado relacionado a continuación.

Grafica 1. Diagnóstico Documentación SGI DIAGNÓSTICO DOCUMENTACIÓN DEL SGI

DIAGNÓSTICO DOCUMENTACIÓN DEL SGI Revisión gerencial Manual integrado Acciones de mejora, correctivas y preventivas Auditoria interna Investigación incidentes Control de no conforme Evaluación cumplimiento legal Seguimiento y medición Control metrológico Emergencias Control de producción y control operacional Compras Comunicación con cliente (reclamos y medición de satisfacción de cliente) Planificación realización producto (procedimientos, instructivos etc) Infraestrcutura y ambiente de trabajo Competencia, toma de conciencia y formación Responsabilidad, autoridad y comunicación Programas de seguridad y salud Requisitos legales seguridad y salud Requisitos legales ambientales Requisitos legales producto Programas ambientales Objetivos sistema Politica sistema integrado Identificación de peligros, análisis y valoración del riesgo Identificación aspectos ambientales Control de registros Control de documentos Caracterización Mapa de procesos Alcance del sistema de gestión integrado 0

0,5

Fuente: Autores

26

1

1,5

2

2,5

3

3,5

La calificación utilizada para evaluar el cumplimiento de la documentación del Sistema de Gestión Integrado fue la siguiente.

Sin ningún tipo de avance: 0 Planeado: 1 Planeado y adelantado: 2 Completo: 3 Mediante el diagnóstico se logró determinar que el nivel de avance inicial de la documentación del Sistema de Gestión Integrado fue de 46,24%.

La experiencia de las empresas ha demostrado la importancia de los sistemas de gestión en las organizaciones ya que estos muestran la manera en que estas se dirigen y de los cuales depende gran parte del éxito o fracaso. Con el objetivo de mostrar la gestión de Geodinámica Ingeniería S.A., a continuación se relaciona el direccionamiento estratégico.

La misión, la visión y la política se originaron a través de reuniones con el personal directivo de Geodinámica Ingeniería S.A., y se presentan a continuación.

7.1.1. Misión Entregamos a nuestros clientes productos que cumplen con sus expectativas y la normativa vigente en los campos de estudios, diseños, Interventoría y construcción de obras civiles dentro de un marco de sostenibilidad ambiental.

7.1.2. Visión En el 2020 Geodinámica Ingeniería S.A., será una empresa reconocida por entregar servicios con altos estándares de calidad, seguridad y sostenibilidad ambiental, con participación en proyectos a nivel nacional e internacional.

7.1.3. Política del Sistema de Gestión Integrado Geodinámica Ingeniería S.A., proporciona a sus clientes satisfacción en sus Estudios, Diseños, Interventoría y Construcción de obras civiles, con recursos humanos y técnicos que permiten cumplir con todos los requisitos del cliente y la normativa vigente, al mismo tiempo cuida la salud de las personas y previene la contaminación ambiental.

Por consiguiente se compromete a: 27

     

Cumplir con los requisitos de los clientes y el producto.

Prevenir los impactos ambientales generados por la utilización de recursos en la realización de sus actividades.

Cumplir con los requisitos de Calidad, Medio Ambiente y S&SO, y los voluntarios, previniendo la contaminación.

Prevenir lesiones y enfermedades cumpliendo con el manual de S.O. Cumplir con la legislación vigente aplicable a S&SO, para garantizar el bienestar del personal.

Todo lo anterior con el fin de un mejoramiento continúo en el sistema de gestión integral.

La distribución jerárquica dentro de Geodinámica Ingeniería S.A., se muestra en el organigrama dispuesto a continuación.

Grafica 2. Organigrama Geodinámica Ingeniería S.A.

GERENTE ING. MAURICIO H. CAMARGO CH SGI ANA ISABEL ACOSTA Director Diseño Coordinador diseños

Director Interventoría Ambiental

Director de Obra

Ingeniero Residente

Ingeniero Residente

Topografía

Topografía

Topografía

Investigación del subsuelo

inspectores

Maestros

Laboratorio

Supervisores

Auxiliares de Ingeniería

Almacén Dibujantes Social Geotecnia Estructuras Geología Hidrología e hidráulica

Fuente: GEODINÁMICA INGENIERÍA S.A.

7.2.

Alcance del Sistema de Gestión Integrado 28

Laboratorio

El proyecto está diseñado para dar cumplimiento a los procesos misionales de Geodinámica Ingeniería S.A., los cuales son Licitaciones, Estudios y diseños, Interventoría y Construcción de obras civiles, entregando productos y servicios conformes, teniendo en cuenta los aspectos e impactos, los riesgos y los peligros de todas las partes interesadas.

7.3.

Características de calidad de los clientes, aspectos ambientales, y peligros y riesgos de las actividades en la organización

Para la determinación de las características de los clientes se realizó la descripción relacionada a continuación.

Tabla 1. Características de Calidad, Medio Ambiente, y Salud y Seguridad del cliente EXPECTATIVAS DEL CLIENTE

CARACTERÍSTICAS

Calidad

Cumplir con las especificaciones establecidas

Agilidad

Personal competente

Garantía

Cumplir con plazos y ofrecer respaldo

Servicio post-venta

Servicio de acompañamiento en ejecución de obra, en sustentación de alternantivas o cuando se requiera

Cuidado del medio Proteger el medio ambiente, Ambiente, la Salud y cuidar la salud y la seguridad de seguridad las partes interesadas

REQUISITOS

OBJETIVOS

Garantizar el cumplimien Legales y de los requisitos pactados pactados con el contractualmente y los de cliente ley.

PROCESOS

Gestón Gerencial, Recurso Humano, Estudios y Diseños, Interventorías y Construcción.

Recurso Humano, compras, Gestón Gerencial.

Términos de referencia.

Garantizar personal competente.

polizas

Garantizar el cumplimiento de los requisitos.

Compras, Recurso Humano.

Contrato

Mantener servicio de acompañamiento y/o asesoria en tiempo pactado.

Recurso Humano, Estudios y Diseños, Interventorías y Construcción.

Términos, contrato y normativa aplicable

Desarrollar proyectos Todos los procesos y las sostenibles en el tiempo partes interesadas

Fuente: Autores.

Con el objetivo de controlar los impactos ambientales se procedió a realizar la Matriz de aspectos e impactos ambientales los cuales influyen en la operación de Geodinámica Ingeniería S.A., determinados en el anexo C. En relación con los objetivos y metas para realizar la medición del nivel de avance en el direccionamiento estratégico, estos se relacionan en el manual del Sistema de Gestión Integrado listado en el anexo I. 29

Con respecto al programa para la gestión ambiental este se encuentran en el anexo F. Los programas para la gestión en S&SO se encuentran en el anexo G. En referencia al panorama de riesgos, este se relaciona en el anexo E.

7.4.

Requisitos de ley aplicables a servicios, aspectos ambientales, y peligros y riesgos

Para la determinación de los requisitos de ley que aplican a la operación de la organización, a los aspectos ambientales y a los peligros y riesgos en Geodinámica Ingeniería S.A., se realizó el análisis de requisitos legales y otros suministrada en el anexo D.

7.5.

Diseño de los procesos y sus interacciones para el Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Gestión Ambiental y Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional

Con base en el diagnóstico realizado se pudo concluir que la organización cuenta con 4 procesos operativos, dos procesos gerenciales y tres procesos de apoyo además se identificaron los programas de gestión en S&SO y los programas de gestión ambiental.

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Grafica No. 3 Mapa general de procesos

MAPA DE DE PROCESOS PROCESOS MAPA

GEODINAMICA INGENIERIA S.A.

PG-02 GESTION DE LA MEJORA

PROCESO11 PROCESO

PROCESO 2

PO - 02

PROCESOS MISIONALES PO - 01

PO - 03

Estudios y Diseños

PO - 04

PROCESO 3

PROCESO 5

PROCESO 6

Construcción

PROCESOS DE APOYO

PA-01 RECURSO HUMANO

PROCESO 4

Interventorias

Licitaciones

PROCESO 7

V

H PROCESO 8

PROCESO 9

PA-03 PA.02 COMPRAS

GESTION DEL MANTENIMIE NTO

CLIENTE SATISFACCION / BENEFICIO

A

PG - 01

GESTION GERENCIAL

GESTIÓNAMBIENTAL

PARTES INTERESADAS

P

GESTION EN SALUD Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

PROCESOS DE DEDIRECCIÓN DIRECCIÓN PROCESOS

REVIS ION: 2 FECHA ULTIMA MODIFICACION JUNIO D 2013

Fuente: Autores.

7.6.

Caracterización de los procesos para el Sistema de Gestión

La caracterización de los procesos del Sistema de Gestión en la organización se realizó de forma integrada en la cual se describieron los componentes de cada uno de los procesos con la metodología relacionada a continuación.

1. Definición del objetivo del proceso, alcance, objetivos estratégicos, dueño del proceso, equipo de trabajo y proceso involucrados.

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2. Descripción de entradas, actividades, salidas, responsables, recursos y documentación relacionada con el proceso.

3. Definición de requisitos legales y otros para la operación de la organización.

4. Control de cambios y medición de la gestión del proceso.

Con el objetivo de definir como están conformados los procesos de la organización se realizó la descripción del contenido de estos, los cuales se relacionan a continuación.  Proceso de Gestión Gerencial  Revisión por la Dirección  Comunicación interna y externa.  Proceso de Gestión de la Mejora  Producto no conforme  Auditorías internas  Acciones correctivas y preventivas  Acciones de mejoramiento.  Proceso Licitaciones  Licitaciones.  Proceso Interventoría  Interventoría.  Proceso estudios y diseños  Estudios y diseños.  Proceso de construcción  Construcción.  Proceso de Recurso Humano  Recurso Humano.  Proceso de compras  Compras.  Proceso de Gestión del mantenimiento  Control de registros  Control de documentos  Manejo y mantenimiento de herramientas, equipos y vehículos.

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Con respecto a los procedimientos y la caracterización de los procesos se relacionan en el anexo B. Con la identificación de las interacciones de los procesos de la organización y su caracterización se procedió a realizar la documentación del Sistema de Gestión Integrado la cual se relaciona en la matriz de integración listada en el anexo H.

33

8. CONCLUSIONES

Mediante el diagnóstico se pudo establecer el grado de planeación e implementación en el cual se encontraba GEODINAMICA INGENIERIA S.A., en el Sistema de Gestión Integrado siendo este del 46.24%, con lo que se pudo determinar que sus fortalezas estaban en gran parte en el cumplimiento de los requisitos legales, satisfacción con el cliente y el grado de bienestar de sus colaboradores, sin embargo hacía falta la organización e integración de procesos y procedimientos para dar cumplimiento a los requisitos de las tres normas que nos ocupan como son la ISO 9001 Calidad, ISO 14001 Medio ambiente, OHSAS 18000, lo cual se planifico en el presente trabajo Se definieron la Misión, Visión y la Política integrada del Sistema de Gestión con las cuales la organización a futuro en el proceso de implementación podrá hacer monitoreo y seguimiento al sistema a través de sus objetivos, indicadores y metas en pro del mejoramiento continúo.

En lo que respecta al alcance del proyecto, se determino el estado actual de la organización en el Sistema de Gestión Integrado, se determinaron los procesos, se ajustaron y se generaron procedimientos, formatos, guías, programas para dar cumplimiento a los requisitos con lo cual la empresa podrá iniciar la etapa de implementación del Sistema de gestión Integrado.

Mediante la identificación de las características de calidad del cliente, la identificación de los aspectos ambientales, de los riesgos y peligros de las actividades de Geodinámica Ingeniería S.A. se elaboro el mapa con nueve procesos y con ello la respectiva caracterización de cada proceso, lo cual será de gran ayuda en la implementación pues con esto se podrán establecer controles sobre todas las operaciones que realice la organización.

Se construyó una estrategia para implementar el sistema de gestión integrado, mediante la construcción de los procesos y sus interacciones para el Sistema de Gestión de Calidad, Gestión Ambiental y Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, sentando las bases para la implementación del sistema.

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9. RECOMENDACIONES

Teniendo en cuenta que la organización efectúo la etapa de planificación del Sistema de Gestión Integrado se presentan las siguientes recomendaciones: 1. Es fundamental que la alta dirección asigne los recursos económicos, técnicos y humanos para que se pueda implementar el sistema de gestión Integrado.

2. Desde el punto de vista económico y técnico es necesario tener presente que la implementación del sistema requiere dedicación del personal, asesoría para la capacitación, las auditorias y la misma implementación, compra de dotaciones, equipos de primeros auxilios, ajuste de puestos de trabajo y demás ítems identificados durante la planificación y los nuevos que se identifiquen durante la misma implementación.

3. En cuanto al recurso humano, es necesario capacitar al personal en el sistema de gestión integrado para que lo comprenda, lo interiorice y participe en la implementación y mantenimiento, es decir crear cultura.

4. Para desarrollar el sentido de pertenencia en la implementación del Sistema de Gestión Integrado se recomienda involucrar a todo el personal de la organización ya que esto hará que se apropien del sistema, pues es muy difícil generar sentido de pertenencia cuando esto lo hacen unas pocas personas o es implementado por personal externo. Con esta recomendación también se pretende que el personal contribuya a introducir los ajustes que sean requeridos a la panificación del sistema.

5. Teniendo en cuenta la capacidad que tiene Geodinámica Ingeniería S.A., desde el punto de vista de su talento humano, infraestructura, de equipos y financiera, se recomienda hacer uso de estas fortalezas para el proceso de implementación pues ellos serán los factores claves de éxito de la empresa porque serán los diferenciadores con los cuales los clientes los recordarán y lograran su fidelización.

6. Realmente una empresa, y en este caso particular Geodinámica Ingeniería S.A., que pretende ser una empresa reconocida a nivel nacional, debe cumplir todos los requisitos aplicables a sus productos, servicios, ambientales y de seguridad y salud ocupacional, no porque sea un requisito de las normas, sino porque es una obligación ética con el país y con la sociedad. La matriz de 35

integración (Anexo H) elaborada en este proyecto, se constituye en un buen insumo para interiorizarla por parte de todo el personal de la empresa, hacerle seguimiento y actualizarla permanentemente de acuerdo con la dinámica de la misma legislación.

7. Una vez implementado el Sistema de Gestión Integrado se recomienda realizar seguimiento, medición y control diariamente y a través de auditorías internas para evaluar el logro o no de los objetivos con el fin de tener una mejora continua.

Finalmente es grato para nosotros saber que a la fecha Geodinámica Ingeniería S.A. ya se encuentra en el proceso de implementación y ha podido identificar los aspectos positivos que el sistema ha traído al desarrollo de sus actividades que adelanta tanto en Colombia como en el Ecuador.

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BIBLIOGRAFÍA ASOCIACIÓN ESPAÑOLA DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN - AENOR. (2005). Guia para integración de los sistemas de gestión. Madrid, España: AENOR. British Standards Institution - BSI. (2007). NORMA OHSAS 18001. Londres.

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LISTADO DE ANEXOS ANEXO A. Diagnรณstico ANEXO B. Procedimientos y caracterizaciรณn de procesos ANEXO C. Matriz de aspectos e impactos ambientales ANEXO D. Matriz de requisitos legales ANEXO E. Panorama de riesgos ANEXO F. programa de gestiรณn ambiental ANEXO G. Programas de S&SO ANEXO H. Matriz de integraciรณn ANEXO I. Manual del Sistema de Gestiรณn Integrado

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