“Diseño y Planificacion del Sistema de Gestion Integrada en la empresa Rotular y CIA”
INGRID JOHANA ALDANA PULIDO ALBA XIMENA CASTRO CASTLLO MARITZA LEAL QUINTERO
Director de Proyecto Ing. JUAN ALBERTO GRACIA
Fundación Universitaria Agraria de Colombia Especialización en Sistemas de Gestión Integrada Bogotá 2013
CONTENIDO
GLOSARIO INTRODUCCIÓN
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2. JUSTIFICACIÓN 3. OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO GENERAL 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4. MARCO DE REFERENCIA 4.1 MARCO TEÓRICO 4.2 MARCO CONCEPTUAL 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN IMPRESIÓN OFFSET PROCESO DE ACABADO
4.3 MARCO INSTITUCIONAL 4.3.1 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN 4.3.2 ENTORNO DE LA EMPRESA 4.3.2.1 Portafolio de productos 4.3.2.2 Líneas de producción
4.3.3 ANÁLISIS ESTRATÉGIGO D.O.F.A. 5. DESARROLLO METODOLÓGICO 6. HIPÓTESIS DE TRABAJO 7. DELIMITACIÓN Y ALCANCE 8. ANÁLISIS DE CUMPLIMIENTOS “DIAGNOSTICO”
TRINORMA
DE
LA
EMPRESA,
8.1 SITUACIÓN ACTUAL 9. MANUAL SGI ROTULAR 10. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 11. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 12. MAPA DE PROCESOS 13. PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS 13.1 PROCEDIMIENTO PROPUESTO CONTROL DE DOCUMENTOS 13.2 PROCEDIMIENTO PROPUESTO AUDITORÍAS INTERNAS 13.3 PROCEDIMIENTO PROPUESTO DE PRODUCTO NO CONFORME 13.4 PROCEDIMIENTO PROPUESTO DE INCIDENTES, ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA 13.5 PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA IDENTIFICACIÓN PELIGROS, ASPECTOS AMBIENTALES Y VALORACIÓN RIESGOS SYSO 13.6 PROCEDIMIENTO PROPUESTO DE DISEÑO
DE DE
13.7 PROCEDIMIENTO PROPUESTO DE PRODUCCIÓN 14. CARACTERIZACIONES PROPUESTAS 14.1 CARACTERIZACIÓN PROPUESTA DEL PROCESO DE COMPRAS 14.2 CARACTERIZACIÓN PROPUESTA DEL PROCESO DE GESTIÓN ESTRATEGICA. 14.3 CARACTERIZACIÓN PROPUESTA DEL PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS 14.4 CARACTERIZACIÓN PROPUESTA DE PRODUCCIÓN 15. MATRIZ LEGAL 16. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 16.1 CONCLUSIONES 16.2 RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS. 1. 2. 3. 4. 5.
MANUAL SGI ROTULAR PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS PROCEDIMIENTO PRODUCTO NO CONFORME PROCEDIMIENTO INCIDENTES, ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA. 6. PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, ASPECTOS AMBIENTALES Y VALORACION DE RIESGOS SYSO 7. PROCEDIMIENTO DE DISEÑO 8. PROCEDIMIENTO DE PRODUCCIÓN 9. CARACTERIZACIÓN DE COMPRAS 10. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN ESTRATÉGICA 11. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS 12. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN 13. DIAGNOSTICO ROTULAR 14. MATRIZ LEGAL 15. MATRIZ DE RIESGOS 16. DESPLIEGUE DE OBJETIVOS
GLOSARIO
ACCIÓN CORRECTIVA: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable ACCIÓN PREVENTIVA: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. ASPECTO AMBIENTAL: elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. ISO 14001:2004 AUDITORIA: es una evaluación sistemática, documentada, periódica, y objetiva de una situación ambiental o de un factor organizacional. Actualmente existen varios tipos de auditorías “ambientales”, que incluyen: sitios, instalaciones, cumplimiento con regulaciones o sistemas de gestión, o aspectos técnicos, como el uso de energía y la emisión de contaminantes. CORRECCIÓN: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada DOCUMENTO: información y su medio de soporte GESTIÓN: Conjunto de acciones que permiten interrelacionar cada uno de los elementos con el fin de dirigir las organizaciones. NO CONFORMIDAD: incumplimiento de un requisito IMPACTO AMBIENTAL: cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización. ISO 14001:2004 IMPRESIÓN: Reproducción de un texto o una ilustración en una imprenta. Proceso para la producción de textos e imágenes, típicamente con tinta sobre papel usando una prensa mecánica. A menudo se realiza como un proceso industrial a gran escala, y es una parte esencial de la edición de libros. LITOGRAFÍA: Técnica de reproducir mediante impresión lo dibujado o grabado previamente en una piedra caliza. MEJORA CONTINUA: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos
PLANCHA: la pieza que lleva toda la información imprimible y que al recibir la tinta, distribuye ésta de forma significativa para que después se traslade a donde se va a imprimir (directa o indirectamente). PROCEDIMIENTO: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso PROCESO: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados SISTEMA: Interrelación mutua que se establece entre los elementos que componen un todo y que conducen al logro de objetivos. SISTEMA DE GESTIÓN: Conjunto de actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas, permiten definir e implementar los lineamientos generales y de operación de cualquier organización. SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO: Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Gestión Ambiental, Gestión de Desarrollo Administrativo, entre otros). TIRADAS: La "tirada" es el conjunto de ejemplares que forman una edición. No se define realmente por el arranque y parada de una máquina o grupo de máquinas, sino por el inicio y acabado de una tarea de impresión, que puede durar más de un día.
INTRODUCCIÓN
La industria gráfica colombiana está conformada por cerca de 4.500 unidades empresariales entre las que se cuentan cerca de 900 con más de diez trabajadores. El sector está compuesto, fundamentalmente por pequeñas y mediana empresas concentradas en los grandes centros urbanos del país. Es importante destacar que los empresarios colombianos se han integrado en las distintas partes de la cadena productiva: industria papelera, imprenta y editoriales. Una estrategia que están utilizando las empresas para mejorar el negocio es implementar un sistema de gestión integrado que es el conjunto de la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las practicas, los procedimientos, los procesos (herramientas practicas y sencillas) y los recursos necesarios para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política de la empresa, de esta manera el sector busca reducir costos, ganar eficiencia, generar bienestar en sus colaboradores y ser amigable con el ambiente para mantenerse en el mercado y prepararse para enfrentar los nuevos retos que depara el mercado mundial. En este trabajo se encontrará el diseño y la planificación del SGI en una de las líneas de negocio de la empresa ROTULAR Y CIA, siendo esta la línea empresarial la cual tiene áreas de corte, impresión, terminados especiales y troquelado para las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OSHAS 18001:2007. Se mostrará el manual integral de gestión y algunos procedimientos como son el de diseño, producción, gestión humana y mejoramiento de procesos. También se encontrarán las siguientes caracterizaciones: Planeación, revisión y evaluación por la dirección, producción y mejora continua. Las anteriores servirán de base para una futura implementación total del SGI en la organización.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Las transformaciones del mercado mundial en el sector de las Artes gráficas y en los países en desarrollo como Colombia han presentado cierto decrecimiento por la cantidad de oferta que hay en el mercado y por el poco control por parte del gobierno que existe con la creación de talleres de impresión en “garajes” como se conoce de forma coloquial, la aceptación del TLC que también genera importación de maquinaria de segunda para impresión a precios extremadamente bajos, entre muchos otros factores hacen que el esfuerzo de los empresarios, que al cumplir con todos los requisitos como pymes queden por fuera en criterio de competitividad. ROTULAR Y CIA es una empresa que ha tenido todos los años un crecimiento, pero la poca organización, la ineficiencia en la planificación de la producción, la falta de comunicación interna, las demoras en las entregas y el desperdicio del material, son resultados que motivan la necesidad de implementar un sistema de gestión integrada que asegure la calidad del producto, la responsabilidad con el medio ambiente y con las personas que nos ayudan en el desarrollo de nuestra labor. Es por esto que es necesario realizar ajustes en el modelo de negocio para garantizar la permanencia y el crecimiento en el mercado a través de estrategias que mejoren la competitividad del negocio generando un mayor volumen de ventas, fomentar el desarrollo y mejoramiento del área de producción en todos sus procesos buscando un óptimo desempeño.
A partir de la necesidad que actualmente tiene la empresa, y en la búsqueda de una mejora continua utilizando herramientas prácticas y sencillas (Manual de SIG, Procedimientos, caracterizaciones, Matrices) se cuestiona si ¿a través de los resultados del diseño y la planificación de un sistema de gestión integral, se podrá realizar la implementación eficaz para lograr mejorar la productividad de la empresa?
2. JUSTIFICACIÓN
La dirección de ROTULAR Y CIA después de analizar las inconformidades presentadas por los clientes, proveedores y colaboradores, el bajo rendimiento y el alto costo productivo, por la falta de organización en la planificación y desarrollo de los trabajos a realizar de los últimos tres años, vio la necesidad de implantar un sistema de gestión integral en la empresa que ayude a identificar dentro de la “Línea Empresarial” cada uno de los aspectos que están generando los problemas dentro de la organización, enfrentando el reto de producir con alta calidad y satisfacer las expectativas de los consumidores y de otras partes interesadas en el tema de la protección del medio ambiente y de las personas que forman parte de la organización. Este proyecto busca presentar el diseño y la planificación del Sistema de Gestión Integrada (ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OSHAS 18001:2007) inicialmente en la “línea de producción empresarial” de ROTULAR Y CIA La planificación del Sistema de gestión integrada tendrá como fin poder realizar a futuro una evaluación de capacidad a nivel organizacional, para cumplir con los requisitos del cliente, reglamentarios internos y externos, además de prevenir no conformidades desde diseño, producción hasta la comercialización de los productos.
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar y Planificar el sistema de gestión integrada para la línea de producción denominada empresarial de ROTULAR Y CIA, de acuerdo al cumplimiento de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OSHAS 18001:2007 con el fin de optimizar la calidad del producto, la prevención de impactos ambientales y la disminución de riesgos laborales.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
•
Diagnosticar el estado actual del proceso productivo “Linea Empresarial” de acuerdo al cumplimiento de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OSHAS 18001:2007
•
Diseñar el Manual de Sistema de Gestion Integrada
•
Diseñar algunas de las Caracterizaciones de los procesos que intervienen en la “Linea Empresarial”
•
Diseñar algunos de los Procedimientos operativos.
•
Diseñar Matrices (legal, Aspectos e Impactos, y Peligros y riesgos)
4. MARCO DE REFERENCIA
4.1 MARCO TEÓRICO
Toda organización está constituida por sistemas o subsistemas de gestión que interactúan entre sí pero que, a su vez, deben estar vinculados adecuadamente e interrelacionarse activamente; Al concebir a toda organización como un sistema, es fundamental considerar que la integración de los diversos sistemas de gestión que la constituyen facilite que todos los miembros de la organización sean activos participantes de los logros de la misma. Conforme las empresas van definiendo e implantando Sistemas de Gestión certificables se hace más evidente la necesidad de racionalizar los esfuerzos, costes y recursos destinados a los mismos. Sobre todo cuando las normas de referencia en las que se basan, comparten requisitos en un porcentaje importante, y la metodología de gestión es la misma. El desarrollo dentro de las organizaciones del sistema integrado de gestión permite un notable ahorro de recursos y de esfuerzos dado que estos sistemas tienen aspectos comunes: tanto el SGC (Sistema de Gestión de la Calidad), SGA (Sistema de Gestión ambiental), como SISO (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional). Las coincidencias de las tres normas en estudio son las siguientes: -
En estos sistemas de gestión, existe un compromiso y liderazgo por parte de la Alta dirección. Si la Alta dirección de la organización está comprometida y genera los recursos necesarios se logrará el éxito.
-
Estos sistemas de gestión, están inmersos en un proceso de innovación y mejora continua.
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Se basan fundamentalmente en la acción preventiva y no en la correctiva.
-
Han de aplicarse en las fases del ciclo de vida de los productos y en todas las etapas de los procesos productivos.
-
Deben ser medibles. Sólo serán eficaces, si son capaces de medir y evaluar la situación en la que estamos y a dónde vamos. En los tres sistemas, las técnicas de evaluación son similares.
-
Los tres sistemas implican el compromiso y participación de todas las personas que trabajan en la organización. Realmente sería difícil obtener éxitos sin la participación de todo el personal en materia de calidad, medio ambiente o salud ocupacional, pues son procesos continuos e integrados en toda la estructura de la organización.
-
La formación es la clave principal de todos aquellos sistemas de gestión que se desarrollen en las organizaciones.
-
Sistema con estructura documental relacionada: controles integrales de los procesos, auditorias, revisiones y mejoras bajo los mismos procedimientos y de manera integral, unificación de funciones, responsabilidades y autorides, nivel cultural integrado en el personal.
En las empresas debe existir un responsable para cada unidad (Calidad, Medio Ambiental y S&SO), con un amplio desarrollo metodológico en función de los productos y supervisión en los métodos, procesos y lineamientos de la organización. Por otro lado la empresa debe obtener resultados rentables gestionando sus recursos, los cuales son siempre escasos y limitan el volumen del negocio, de una forma eficaz y eficiente. Un sistema de gestión integrada puede ser representado mediante una estructura de árbol con un tronco común y tres ramas correspondientes a las tres áreas de gestión: calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional. Según (CORTES, 2003) el tronco contendría el sistema de gestión común a las áreas especificadas, teniendo en cuenta todos los elementos, desde la política a la asignación de los recursos, etc., pasando por la planificación y el control de las actuaciones y terminando con la auditoria y la revisión del sistema de gestión. Cada rama específica de gestión recogería de forma complementaria las cuestiones particulares y peculiares que la incumben.
Se recomienda el diseño de un sistema de gestión de acuerdo a un estándar que incluya las especificaciones para los tres sistemas de forma integrada. No obstante, no existe una norma ISO sobre Sistemas De Gestión Integrada, aunque existe la norma ISO 19011 sobre auditorias de calidad y ambiente. En cualquier caso, sería conveniente la existencia de una norma ISO para Sistemas de Gestión Integrados de Calidad, Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional, esta última representada en la OHSAS 18001 que tiene la misma estructura de la ISO 14001. Antes de diseñar un sistema de gestión integrado es importante evaluar los beneficios que se obtendrán del mismo, de acuerdo con (CORTES, 2003): “La implementación de un Sistema de Gestión Integrado permite a la organización demostrar su compromiso hacia todas las partes interesadas en la misma y no solo hacia el cliente. Pues un Sistema de Gestión Integrado cubre todos los aspectos del negocio, desde la calidad del producto y el servicio al cliente, hasta el mantenimiento de las operaciones dentro de una situación de desempeño ambiental y de seguridad y salud ocupacional aceptables” Por lo tanto los principales beneficios que produce la búsqueda de un Sistema de Gestión Integrado en la empresa son los siguientes: Mejora la eficiencia y efectividad de la organización por la buena adaptación a las necesidades del mercado. Mejora las relaciones con los proveedores, al hacerlos partícipes de la filosofía de la calidad. Mejora el rendimiento, competencias y el entrenamiento de los miembros de la organización, como individuos y equipo. Mejora la moral y la motivación del personal, por sentirse partícipes y hacedores de la mejora continua de su organización. Mejora las oportunidades de nuevos mercados y negocios, al contar con la certificación de organismos internacionales de validez mundial, satisfaciendo simultáneamente requisitos actuales del mercado. La empresa ROTULAR Y CIA ha tomado la iniciativa de diseñar y adecuar sus procesos a lo establecido por las normativas vigentes, más aun en aquellos procesos en donde se ve afectada la seguridad industrial y salud ocupacional de los trabajadores así como la preservación del medio ambiente. Por ello, es necesario la implementación de estos sistemas de gestión, que sin lugar a dudas deben estar diseñadas de forma que puedan estar integrados para un mejor manejo y optimización de los recursos utilizados.
4.2 MARCO CONCEPTUAL
En el presente trabajo se dará un marco conceptual para definir los conceptos claves que deben estar claros para la comprensión del tema. Actualmente se denomina como Sistema de Gestión Integral (SGI) a las actividades que puedan repercutir en los resultados de la organización, se fundamenta en los modelos de gestión: sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), normas ISO 9001:2008, de Sistema de Gestión Ambiental (SGA), norma ISO 14001:2004; Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, (S&SO) norma NTC-OHSAS 18001:2007. Estos modelos contienen elementos comunes que al ser aplicados de manera sistémica e interrelacionada, posibilitan la generación de una cultura organizacional para una gestión eficiente, eficaz y efectiva de la empresa desde su direccionamiento estratégico y el desarrollo de sus procesos, en el cumplimiento de los objetivos y metas, los requisitos legales vigentes y otros requisitos, la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes y grupos de interés, así como la prevención de la contaminación y la optimización de las condiciones de seguridad y salud ocupacional de los funcionarios. Como lo enuncia la guia para la integracion de los sistemas de gestion UNE 66177: Son muchas las organizaciones que han optado por la utilización de sistemas de gestión normalizados, para garantizar la rentabilidad y fiabilidad de los resultados. Por ello, las organizaciones han implementado y organizado sus sistemas de gestión de la calidad, del medio ambiente, de la seguridad y salud en el trabajo y de otro tipo, aunque muchas lo han hecho de forma separada o escasamente integrada. Estas organizaciones necesitan gestionar eficazmente sus sistemas, haciéndolos compatibles entre sí, de forma que permita establecer objetivos alineados, una visión global de los sistemas y facilite la toma de decisiones. Esta necesidad de aumentar la eficacia y la rentabilidad ha provocado que muchas de estas organizaciones deseen integrar sus sistemas de gestión. A pesar de ello, el número de organizaciones que aplican una gestión integrada es muy Inferior al
de organizaciones que utilizan varios sistemas de gestión, ya que el proceso de integración tiene algunas dificultades que han desanimado a las organizaciones. Por lo tanto el planteamiento de optimizar recursos, costes y esfuerzos vendrá por la integración común de todos aquellos conceptos cuya gestión tienen aspectos y requisitos comunes. El objetivo no es otro que evitar duplicidades, optimizar recursos y simplificar al máximo la gestión de todos los sistemas administrativos. Los principales sistemas de gestión certificables que se valoran actualmente en el ámbito del sector industrial son los siguientes: En primer lugar el Sistema de Gestión de Seguridad y salud ocupacional, ya que parte del sistema general de gestión de la organización que define la política de prevención de riesgos laborales, y que incluye la estructura organizativa, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para llevar a cabo dicha política. Se ha demostrado que el control de la siniestralidad y la mejora en las condiciones de trabajo al igual que la búsqueda de la rentabilidad económica y la optimización de la producción, otorgan a las empresas un valor agregado. (Acevedo Suárez, 1994) OHSAS es la sigla en inglés de “Occupational Health and Safety Assessment Series” que traduce “Series de Evaluación en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional”. La norma OHSAS 18001 es un documento elaborado por los organismos normalizadores de diferentes países liderados por el Instituto Británico de Normalización BSI. Esta norma especifica los requisitos para un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional SG de S&SO, destinados a permitir que una organización desarrolle e implemente su Política de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, así como sus objetivos relacionados, habiendo tenido en cuenta los requisitos legales aplicables en materia de seguridad industrial y salud ocupacional, así como los compromisos que de manera voluntaria haya suscrito la organización y la información relativa a los peligros y riesgos. En segundo lugar el Sistema de Gestión Ambiental. Puesto que es la parte del sistema general de gestión que incluye la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política ambiental; además de un marco normalizado en el cual gestionar los impactos que se producen en el medio ambiente. Así como reducir los impactos negativos en el medio ambiente, un SGA puede allanar el camino
para reducir costes, mejorar la eficiencia y dar una ventaja competitiva a las empresas. La ISO 14001 va enfocada a cualquier organización, de cualquier tamaño o sector, que esté buscando una mejora de los impactos ambientales y cumplir con la legislación en materia de medio ambiente. Cabe señalar que más allá de garantizar este último punto, esta norma no establece metas sino requisitos para que se establezcan las mediciones y el control de los aspectos ambientales identificados en sus procesos. Por lo tanto, ISO 14001 es un medio para la gestión sostenible, pero no una finalidad en sí. La norma tiene una estructura basada en el ciclo de mejoramiento continuo, en el cual en gran medida es compatible con la norma de calidad ISO 9001 y OHSAS 18001, pero toma en consideración el impacto ambiental. Y finalmente el Sistema de Gestión de Calidad. Entendido este como el conjunto de actividades y funciones encaminadas a conseguir la Calidad, donde se podría definir como el conjunto de características de un producto o servicio que tiene la habilidad de satisfacer las necesidades y expectativas del Cliente y partes interesadas; Desde los años 70 del siglo XX, diferentes protocolos y estándares de producción se han ido aunando, de tal modo que se han configurado en la década de los 80´s la serie de normas ISO sobre gestión de la calidad. Cualquier organización empresarial encuentra en las normativas ISO el marco perfecto para direccionar sus líneas de gestión y organización. Es una de las normas para la gestión y el aseguramiento de la calidad. Esta norma forma parte de un conjunto de normas sobre los sistemas de gestión de la calidad que pueden ser utilizadas en el aseguramiento externo de la calidad. En síntesis podríamos decir que la ISO 9001 es un modelo para la gestión de la calidad en el diseño y desarrollo de la producción, la instalación y el servicio post-venta. La Gestión por Procesos puede ser conceptualizada como la forma de gestionar toda la organización basándose en los Procesos, siendo definidos estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor agregado sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente. La identificacion de procesos es el primer paso para adoptar el enfoque basado en procesos, en cuanto al sistema de gestion se refiere. Consiste en determinar cuales son los procesos que deben constituir el sistema de gestion de la organización. A traves de estos, la organización no solo obtendra productos o
servicios que satisfagan necesidades y expectativas de los clientes y de las partes interesadas, sino que se convertiran en el medio para dar cumplimiento a su estrategia corporativa. Según lo anterior, habra que preguntarse cuales son los procesos suficientemente significativos como para formar parte de la estructura de procesos y que nivel de detalle se requiere. La identificacion y la selección de estos procesos no debe ser algo trivial sino que debe surgir de un analisis bien estructurado de las actividaeas que se desarrollan en la organización y de cómo estas influyen y orientan la consecusion de resultados. La orientación al cliente, o sea brindar el servicio para un determinado nivel de satisfacción de las necesidades y requerimientos de los clientes, representa el medidor fundamental de los resultados de las empresas que además de productos dan servicios, lo cual se obtiene con una eficiente gestión de aprovisionamiento y distribución oportuna respondiendo a la planificación de los procesos. La manera mas representativa de reflejar los procesos, su clasificacion y sus interrelaciones es a traves de una estructura grafica conocida como mapa de procesos. Este mapa permite determinar la agrupacion de los procesos de acuerdo con su clasificación. (González Vázquez E., 1995)
4.2.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO
El proceso dentro de la empresa consiste en la manufactura de productos a base de papel y cartón de distintas dimensiones y características, donde se hace uso de diversas materias primas, insumos y recursos naturales. De manera general el proceso que se lleva a cabo en la industria gráfica involucra cinco etapas fundamentales y otras que varían según el tipo de organización. 1. Procesamiento de imagen 2. Pruebas
3. Obtención de planchas 4. Impresión 5. Acabado Las anteriores etapas se llevan a cabo durante el proceso de impresión de las siguientes técnicas, las cuales también son usadas de modo general, en la industria gráfica. • • • • • •
Offset Flexografía Huecograbado Serigrafía Tipografía Impresión digital
En ROTULAR Y CIA se manejan las técnicas de offset, flexografía, tipografía, e impresión digital.
4.2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN
El proceso de producción comienza cuando ya se tiene preparado el arte a imprimir. Previamente se ha concretado con el cliente el diseño que desea obtener ya sea realizado por la empresa o por el cliente, dicho diseño será un archivo de los programas de diseño (Corel Draw, Illustrator, PhotoShop, Acrobat Reader etc.). Una vez se obtiene el archivo este será creado en una placa de superficie plana llamada plancha necesaria para la impresión offset. Este proceso es realizado por otra empresa (outsourcing). El número de planchas necesarias para la impresión dependerá de los colores finales que tenga imagen, es decir una plancha por cada tinta que se requiera los cuales pueden ser (Cyan, Magenta, Amarillo y negro). Estas planchas suelen tener un tiempo de vida útil aproximado de 100000 impresiones por lo que a medida que se acerca a este número se va considerando
un residuo más. Después de esto se Carga el papel y se adecua la máquina para el proceso de impresión junto con las planchas. Y luego se realizan las primeras impresiones que son las pruebas para el ajuste del color y de la maquina en general. Luego de que ya está listo todo el montaje se procede a la impresión final, el cual se realiza intermitentemente ya que es necesario limpiar los rodillos de la máquina, cambiar las planchas de acuerdo al color que se necesite imprimir. Este proceso termina cuando se ha impreso la cantidad necesaria acordada con el cliente, limpiando la máquina y removiendo las planchas. El proceso de acabo tiene un particularidad y depende de la solicitud del cliente, finalmente el producto se embala y se entrega al cliente.
4.2.3 IMPRESIÓN OFFSET
Este tipo de impresión se caracteriza por el uso de planchas que transmite al papel la imagen deseada, es decir que la impresión se realiza de forma indirecta. En la empresa, caso de estudio, se cuenta con una máquina litográfica Heidelberg Kord para este tipo de impresión la cual es monocolor, lo que implica que existe un mayor riesgo de error en la finalidad del color y por lo cual se obtienen mayores residuos sólidos durante las pruebas en la impresión. Este tipo de impresión es planográfico y depende únicamente del diseño que tenga la plancha. La zona de impresión es determinada por su naturaleza lipofílica y por lo tanto su afinidad con las sustancias grasas como las tintas y las zonas de no impresión que tienen una naturaleza hidrófila con su afinidad con las sustancias acuosas. Por esta razón este tipo de impresión utiliza por una parte tintas a base de aceite y por otro lado una solución de mojado en el proceso de impresión. Se trata la parte que se va a imprimir con un medio graso. Se humedecen la plancha con los rodillos y el agua cubre las zonas que no se será impresas, siendo repelidas por la grasa. Se aplica tinta con un rodillo. Se coloca papel sobre la plancha entintada. Se pasa ambos por la prensa, la tinta se transfiere de la
plancha al papel produciendo la impresión.1 Modelo impresión offset.
1
PALOMINO, Luis. Disponible en <http://www.slideshare.net/luti82/proceso-de-impresinoffset>. [En línea] 24 de Septiembre de 2009. [Citado el: 5 de Marzo de 2013.]
Diagrama de flujo de producci贸n empresa Caso de estudio
Almacén: En esta área es donde se almacena toda la materia prima que se requiere para que se lleven a cabo los procesos en ROTULAR Y CIA se guardan toda clase de elementos como tintas, solventes, estopa, papel, limpiadores, etc. Cuando se requiera de alguna materia prima la cual se encuentran en el área de almacén se debe consultar con la persona encargada ya que esta debe realizar notificaciones y debe llevar un registro. El responsable del almacén se encarga de notificar a quien corresponda la llegada de las tintas para que se haga la respectiva liberación de estas, contra el certificado de calidad que ha enviado el proveedor y que el almacenista debe mantener en su poder. Corte Inicial: en este proceso, llega la orden de producción con unas medidas establecidas para realizar el corte inicial o refilado del papel. Se deben aplicar los requerimientos y especificaciones para el corte de materiales y se realizan tiradas de acuerdo a lo estipulado. Impresión: La reproducción de documentos e imágenes sobre papel o materiales similares, que consiste en aplicar una tinta, generalmente oleosa, sobre una plancha metálica, compuesta generalmente de una mezcla de aluminio. La plancha toma la tinta en las zonas donde hay un compuesto hidrófobo, el resto de la plancha se moja con agua para que repela la tinta. La imagen o el texto se transfieren por presión a una mantilla de caucho, para pasarla finalmente al papel por presión. El responsable de este proceso siempre debe verificar que la orden de producción contenga muestras físicas o carta de color y línea de troquel o secuencia. 4.2.4 PROCESO DE ACABADO: Esta parte del diagrama de flujo dependerá del cliente y del servicio requerido, puesto que la empresa estudio de caso ofrece:
Laminado: Cobertura de plástico que le da mejor presentación y mayor protección a la impresión. • Alto relieve: resalta algunas palabras o imágenes de la impresión • Brillo UV: Acabado brillante a la impresión • Troquelado: Corte especial, según el molde especificado por el cliente. •
Compras: hay una persona encargada de definir mecanismo y criterios para evaluar, seleccionar y reevaluar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de ROTULAR Y CIA y para definir los parámetros para asegurar el cumplimiento de los requerimientos especificados para la adquisición de materiales, insumos y servicios, a través de la elaboración de órdenes de compras en ROTULAR Y CIA. Contabilidad: proceso que se encarga de administrar de manera eficiente los recursos financieros con que cuenta la empresa y gestionar los excedentes de liquides que permitan suplir las obligaciones de proveedores, terceros, servicios, etc., oportunamente. Gestión Integral: se definen y aseguran los elementos que estructura al SGI, se aplica la metodología utilizada en la empresa para controlar los documentos y registros del SGI. Además esta descrito el procedimiento para realizar las auditorías internas mediante las cuales se examina de manera aleatoria la eficacia del SGI. También se recopilan actividades recurrentes de los diferentes procesos que aumentan la capacidad de cumplimientos de requisitos. Distribución: se garantiza la entrega de producto al cliente en óptimas condiciones en la fecha, cantidad y destino requeridos.
4.3 MARCO INSTITUCIONAL
Rotular y Cía. es una empresa familiar que se dedica a la fabricación y comercialización de Papelería Impresa, Etiquetas Autoadhesivas y Expresión Social con una experiencia de más de 18 años, empresa 100% Colombiana. Su principal objetivo es entregarle al cliente productos con un alto grado de calidad lo que ha hecho posible el reconocimiento Nacional e Internacional, para tal fin cuentan con un equipo de trabajo, tanto en sus instalaciones (Departamento Administrativo) como los representantes externos (Departamento de Ventas).
Misión: “ROTULAR Y CIA brinda a los clientes productos de alta calidad, con un excelente diseño y estilo que le permite mejorar su imagen corporativa, y sus actividades comerciales, llamando la atención de los consumidores potenciales, en un mercado donde la diferenciación y la publicidad es la mejor arma competitiva. Además brinda a sus clientes los medios para expresar sus sentimientos y emociones mediante el diseño, producción y distribución de Esquelas, Postales, Tarjetas y Juegos Didácticos que expresan los valores, sentimientos y emociones más significativos del hombre. Para que esto sea una realidad, ofrece un precio competitivo, materias primas de alta calidad, servicio de excelencia y un trabajo con un alto grado de compromiso, generando a sus clientes un sentimiento de confianza y respeto”. (Aldana, Juan de los Reyes, 1997) Visión: “ROTULAR Y CIA será reconocida nacional e internacionalmente como una de las principales empresas de Artes Gráficas, que se lograra mediante la elaboración de productos de alta calidad, excelente diseño y exclusividad. Contribuyendo al mejoramiento de las actividades comerciales de los clientes, mejorando la calidad de vida de los colaboradores, y a su vez aportando al desarrollo del país”.
4.3.1 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
ROTULAR Y CIA cuenta con una estructura organizacional simple, donde la mayor parte de las decisiones recaen sobre la gerencia, la cual deberá rendir informes a la junta directiva. Para tener más detalle de su estructura esta se encuentra en el “Manual Integral de Gestión de calidad, medio ambiente y SYSO”.
Organigrama
Las instalaciones de la empresa estudio de caso se encuentran ubicadas en la Av. Carrera 68 No. 4 - 67 Sur del barrio la floresta sur en Bogotá. La organización se compone de diferentes áreas; recepción, comercial, diseño, gerencia técnica, producción, bodega, satélites, oficios generales, contabilidad, y gerencia general. A través de los años la empresa ha venido ampliando su portafolio de productos que ofrece a la comunidad y con esto ha ampliado su capacidad de producción, como consecuencia de esto, se han aumentado las compras de materia prima e insumos y en la actualidad hace uso de los recursos naturales (agua y luz), a través de los servicios públicos de Bogotá.
4.3.2 ENTORNO DE LA EMPRESA
ROTULAR Y CIA hace parte del grupo que conforman alrededor de 9.000 empresas en Colombia de artes gráficas prestadora de diferentes servicios. Cuatro son las grandes categorías que le dan un orden al sector y lo dividen en empaques y etiquetas, publicidad y comercial, editorial, y periódicos y revistas. Sin embargo, para tener un mejor panorama de la industria gráfica hay que considerar que el proceso de la impresión de cualquier cosa desde una tarjeta a un libro tiene detrás una titánica cadena productiva que incluye desde las empresas que se encargan de fabricar el papel, pasando por el autor del contenido, hasta empresas de diseño y publicidad que moldean el producto final. (Vargas, 2010) El sector de las artes gráficas en Colombia se muestra como un sector de alta influencia en la economía nacional, tanto así, que tiene una importante participación en la generación de empleo y la producción industrial: 7,00% y 7,20%, respectivamente (Red Colombia Compite, 2004). Por tanto, cualquier esfuerzo realizado en pro de mejorar la capacidad competitiva de este sector se verá reflejado de manera directa sobre la economía de la región y posteriormente sobre la posición económica y comercial de Colombia (Cámara de Comercio de Bogotá, 2005). Debido en gran parte a la tendencia expansionista y creciente que ha presentado en los últimos años el sector de las artes gráficas en Colombia (principalmente en Bogotá y Cali) (Red Colombia Compite, 2004), las empresas que lo conforman han centrado sus preocupaciones en la adquisición de software, compra de equipos de producción y ampliación de la mano de obra; sin embargo, los esfuerzos asociados al desarrollo y planteamiento de estrategias que les permitan integrar sus capacidades y recursos se han quedado cortos, lo que genera una problemática en la oferta y demanda de capacidad de estos recursos. (Juan Pablo Orejuela Cabrera, 2010). ROTULAR Y CIA tiene como actividad económica la manufactura, especialmente en todo lo relacionado con las artes gráficas e imprenta, es decir, comprende toda la producción de materiales impresos; impresión litográfica, impresión offset y troquelado.
4.3.2.1
Portafolio de productos
En la actualidad la empresa Caso de estudio cuenta con las siguientes marcas de productos dirigidas a un mercado con características similares: .2
4.3.2.2
Marcas de Productos Rotular
• • • • • •
ROTULAR: Todo lo relacionado con etiquetas autoadhesivas de diferentes tamaños, formas y colores. TERNURAS: Todo lo relacionado con expresión social: tarjetas de-para toda ocasión, tarjetas de invitación, afiches, esquelas, mini carpeta. ROTULANDIA: Juegos didácticos, juegos de salón, loterías, dominós, bingos, naipes. ROTULASER: Sistemas de marcación, códigos de barra, etiquetas adhesivas para impresora láser, ink-yet y fotocopiadora. MALAKIAS: Expresión social COMERCIAL: papelería impresa comercial.
Marcas
2 ALDANA PULIDO, Ingrid Johanna. Informe de práctica empresarial. Bogota, 2007.
4.3.3 ANÁLISIS ESTRATÉGICO D.O.F.A. Matriz D.O.F.A para la empresa estudio de caso
5. DESARROLLO METODOLÓGICO
Se aplico una metodología descriptiva, dirigida a la linea empresarial que corresponde al área de corte, impresión, terminados especiales y troquelado para las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OSHAS 18001:2007, que permitió la recolección de información obtenida de primera fuente (entrevista con el gerente) y a partir de esta, se desarrollo el diseño y la planeación del sistema de gestión integral, bajo los siguientes objetivos:
OBJETIVOS ESPECIFICOS Diagnosticar el estado actual del proceso productivo “Línea Empresarial” de acuerdo al cumplimiento de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OSHAS 18001:2007
ACTIVIDADES
RESULTADO
Criterios sobre la Definición del Planear la ejecución del situación actual de la objetivo, alcance y diagnóstico gestión empresarial cronograma de la organización Elaborar el diagnóstico
Lista de verificación
Resultados Validar el informe del aplicación diagnóstico diagnóstico
Definición de objetivos y alcance Diseñar Manual de Requisitos del SGI Manual de Sistema de Gestión (misión, visión, política elaborado Integrada integrada de gestión, mapa de procesos) Diseñar Procedimientos operativos.
OBSERVACIONES
de
la del
proceso
Evaluar la forma del Procedimientos desarrollo de cada una operativos de las etapas de la “línea estructurados Empresarial”
Dentro de los procedimientos operativos se tendrá en cuenta el Control,
OBJETIVOS ESPECIFICOS
ACTIVIDADES
RESULTADO
Describir las actividades necesarias y los puntos clave para dar cumplimiento a los requisitos del sistema de gestión integrada. Documentar cada una de las etapas de la “Línea empresarial” en el área de producción
Diseñar Caracterización de procesos que intervienen en la “Línea Empresarial”
OBSERVACIONES monitoreo y medición
Identificar los procesos que intervienen en la “línea empresarial” Caracterización de Identificar las entradas y procesos estructurada salidas de cada proceso en la “línea empresarial”
Estructurar el formato de Diseñar Matrices la matriz legal, y de (legal, Aspectos e aspectos ambientales y Matrices diseñadas Impactos, y Peligros y de peligros y riesgos riesgos) S&SO
Matrices de identificación de aspectos - impactos y peligros y riesgos
Nota: se tomo como ejemplo la “Linea empresarial” inicialmente con el proposito de un futuro replicarla en todos los procesos de la organización. 6. HIPÓTESIS DE TRABAJO En muchas ocasiones, mejorar los resultados de nuestra producción y/o calidad del material impreso, no está condicionado a la incorporación de las últimas novedades en maquinaria productiva o equipamiento. Sino que, simplemente, con una reorganización del flujo de trabajo y las especificaciones técnicas adecuadas a nuestro proceso productivo, podemos obtener mejores resultados a pesar de estar trabajando con la misma maquinaria. Cambios en la forma de trabajar en pre-impresión e impresión pueden aportar grandes beneficios en el resultado impreso.
Mediante distintas auditorias del proceso productivo de la empresa, se analiza el estado actual del flujo de trabajo y se establece una nueva metodología de actuación a través del desarrollo de nuevos procesos productivos que optimiza esfuerzos y resultados. "Se espera que el diseño y planificación del Sistema de Gestión Integrada en Rotular y CIA sea la herramienta adecuada para mejorar la productividad de la empresa con base en la calidad del producto, la prevención de impactos ambientales y la disminución de riesgos laborales" La eficacia de los resultados se podrá comprobar mediante los documentos del sistema que se encuentran anexos al proyecto “Diseño y Planificación del SGI de Rotular” 7. DELIMITACIÓN Y ALCANCE
El sistema de gestión integrada de Rotular y Cía. se va a enfocar en el Diseño, Fabricación y comercialización de Papelería Impresa en el proceso de producción “Línea Empresarial” que corresponde al área de corte, impresión, terminados especiales y troquelado para las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OSHAS 18001:2007. Este proyecto desarrolla la etapa de diseño y planificación, dejándolo como herramienta para su futura implementación.
8. ANÁLISIS DE CUMPLIMIENTO TRINORMA DE LA EMPRESA, “DIAGNOSTICO”
Por medio de el diagnostico establece el nivel de cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001, OHSAS 18001 y ISO 14001 y se determina la cantidad de requisitos aplicados en el sistema de gestión y los que faltan por implementar para realizar la integración de los sistemas de gestión. Ver Anexo 13 Se realiza a través de una "lista de chequeo" de forma independiente para cada norma, el cual se mide por medio de tres categorías (Cumple con un valor de 5, Parcialmente con un valor de 3, No cumple con un valor de 0) según los requisitos establecidos en las normas; la informacion fue obtenida por el metodo de observacion y de primera fuente mediante entrevista al gerente de la empresa.
8.1 SITUACIÓN ACTUAL
Después de haber realizado la lista de chequeo, una vez recogida y procesada la información, se presenta los siguientes resultados de forma gráfica. ROTULAR Y CIA actualmente presenta un estado de cumplimiento de la norma ISO 9001:2008 de un 20%, cumple de manera parcial con 22% y no cumple con un 58%
ROTULAR Y CIA actualmente presenta un estado de cumplimiento de la norma ISO 14001:2004 de un 6%, cumple de manera parcial con 19% y no cumple con un 75%
ROTULAR Y CIA actualmente presenta un estado de cumplimiento de la norma OHSAS 18001 de un 11%, cumple de manera parcial con 24% y no cumple con un 65%
Como se pudo observar en las gráficas anteriores ROTULAR Y CIA tiene gran deficiencia en el cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 14001 y OHSAS 18001, por tal motivo el desarrollo de metodologías es de vital importancia para realizar las actividades necesarias para una producción con calidad, una producción limpia y una producción segura.
9. MANUAL SGI ROTULAR
Dando cumplimiento al numeral 4.2.2 de ISO 9001 la organización establece y mantiene el manual de calidad que incluye el alcance del sistema de gestion integral relacionando las normas ISO 14001 y OSHAS 18001 los procedimientos documentados y la descripcion de la interaccion de procesos del SGI. En el manual se establece lo que se debe hacer para dar cumplimiento a los requisitos de las normas. El alcance del proyecto establece la planificacion del SGI y no incluye la implementacion.
10. POLITICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Para ROTULAR Y CIA el compromiso de cumplir con los requisitos (numeral 5.3, 4.2 y 4.2 de ISO 9001, 14001 y OHSAS 18001 respectivamente), la mejora continua, prevenir la contaminación ambiental y la prevención de lesiones y enfermedades laborales se ven reflejadas en la política de gestión integral la cual se encuentra en el numeral 5.3 del “Manual de gestión integral” (Anexo 1).
11. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Para asegurar que la política de gestión integral se cumple, es necesario establecer, implementar y mantener objetivos de calidad, medio ambiente y SYSO. Dichos objetivos se pueden evidenciar en el numeral 5.4.1 del “Manual de Gestión Integral” (Anexo 1) y desarrollados en el (Anexo 16)
12. MAPA DE PROCESOS
La interacción de los procesos del Sistema de gestión integral se relaciona en el mapa de proceso que se puede evidenciar en el numeral 3 del Manual de gestión integral (Anexo 1)
13. PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS
13.1
PROCEDIMIENTO PROPUESTO CONTROL DE DOCUMENTOS
Los documentos exigidos por las Normas internacionales y el sistema integral de gestión de calidad (ISO 9001:2008), Medio Ambiente (ISO 14001:2004) y SYSO (OHSAS 18001:2007) deben ser controlados de tal manera que estos sean aprobados antes de su emisión, revisados y actualizados según sea pertinente. Para dar cumplimiento a esta exigencia (numeral 4.3.2 de la norma ISO 9001 y 4.4.5 de ISO 14001 y OHSAS 18001), se propone un procedimiento de control de documentos (Ver Anexo 2).
13.2
PROCEDIMIENTO PROPUESTO AUDITORÍAS INTERNAS
La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para determinar si el SIG es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las normas ISO 9001:2008 (numeral 8.2.2), ISO 14001:2004 (numeral 4.5.5) y OHSAS 18001:2007 (numeral 4.4.5) y se ha implementado se mantiene de manera eficaz. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorias, establecer los registros e informar los resultados. Por lo anterior se propone el procedimiento de auditoría interna que se relaciona en el Anexo 3 que recibe el mismo nombre.
13.3
PROCEDIMIENTO PROPUESTO DE PRODUCTO NO CONFORME
Para definir los controles y las responsabilidades y autoridades relacionadas para tratar el producto no conforme, se debe establecer un procedimiento documentado. Se propone el Anexo 4. Como procedimiento de producto no conforme, de esta manera tener los parámetros para tomar acciones pertinentes cuando se quiera eliminar o manejar la no conformidad. Dando cumplimiento a los numerales 8.3, 4.5.3 y 4.5.3 de las normas ISO 9001,14001 y OHSAS 18001 respectivamente.
13.4 PROCEDIMIENTO PROPUESTO DE INCIDENTES, CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA
ACCIONES
Se debe establecer, implementar y mantener un procedimiento que permita registrar, investigar y analizar los datos, incidentes y no conformidades reales y potenciales. La organización debe asegurar que cualquier cambio necesario que surja de las acciones correctivas y preventivas se incluya en la documentación del SIG de calidad, Medio ambiente y SYSO. El anexo 5, se propone como procedimiento de incidentes, acciones correctivas, preventivas y de mejora.
13.5 PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, ASPECTOS AMBIENTALES Y VALORACION DE RIESGOS SYSO
Rotular y CIA establece, implementa y mantiene el procedimiento para la identificación de peligros, valoración de riesgos ambientales y de SySO, dando cumplimiento al numeral 5.4.2 de ISO 9001, 4.3.1 de ISO 14001 y 4.3.1 de OHSAS 18001 (Anexo 6). Dentro del procedimiento se encuentra relacionada la matriz de aspectos e impactos, peligros y riesgos (Anexo 15)
Para el caso de la valoracion de riesgos ambientales se tomo el proceso de impresión por considerarse de mayor impacto.
13.6
PROCEDIMIENTO PROPUESTO DE DISEÑO
ROTULAR Y CIA realiza la planificación del diseño y desarrollo generando la respectiva revisión, verificación y validación para cada etapa del diseño y desarrollo, cumpliendo con el numeral 7.3.1 de la norma ISO 9001:2004, (Ver Anexo 7)
13.7
PROCEDIMIENTO PROPUESTO DE PRODUCCION
Durante la planificación de la realización del producto ROTULAR Y CIA determina los objetivos de calidad, medioambientales y S&SO, realizando procedimientos documentados para proporcionar evidencia de cada proceso, utilizando controles operacionales que sean aplicables a las actividades de la organización que sean integrales dando cumplimiento a los numerales 7.1 de ISO 9001, 4.4.6 de ISO 14001 y OSHAS 18001, (Ver Anexo 8)
14. CARACTERIZACIONES PROPUESTAS
14.1 CARACTERIZACION PROPUESTA DEL PROCESO DE COMPRAS
Para rotular y CIA la selección y evaluación de proveedores se deben establecer bajo criterios establecidos según sus necesidades, implementando los controles respectivos dando cumplimiento con el numeral 7.4.1 de ISO 9001; 4.4.6 de ISO 14001 y 4.4.6 de OSHAS 18001. (Ver Anexo 9)
14.2 CARACTERIZACIÓN ESTRATEGICA
PROPUESTA
DEL
PROCESO
DE
GESTIÓN
Con el fin de cumplir los requisitos relacionados con la realización del producto, aspectos ambientales y S&SO junto con los requisitos legales aplicables ROTULAR Y CIA define las directrices ejerciendo control, verificando el cumplimiento de los requisitos del cliente y la eficacia del SGI, garantizando la sostenibilidad y crecimiento de la organización, dando cumplimiento al numeral 5.4 de la norma ISO 9001, 4.3 de ISO 14001 y OSHAS 18001 (Ver Anexo 10)
14.3 CARACTERIZACIÓN PROPUESTA RECURSOS HUMANOS
DEL
PROCESO
GESTIÓN
DE
ROTULAR Y CIA determina la competencia de su personal, proporciona la formación y toma acciones para garantizar su eficacia en el desempeño, su bienestar y en el manejo de aspectos e impactos ambientales (Ver Anexo 11)
14.4
CARACTERIZACIÓN PROPUESTA DE PRODUCCIÓN
Su cumplimiento se relaciona en el numeral “12.7” Anexo 12)
de este documento. (Ver
15. MATRIZ LEGAL
ROTULAR Y CIA identifica los requisitos legales y otros requisitos aplicables a la actividad de la empresa, asegurando la satisfacci贸n del cliente y la relaci贸n con los aspectos ambientales y riesgos SYSO, dando cumplimiento a la ISO 9001 en su numeral 5.2; ISO 14001 y OSHAS 18001 en el numeral 4.3.2 respectivamente. (Ver Anexo 14)
16. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
16.1 CONCLUSIONES
Analizados los resultados obtenidos en el presente estudio, se llegaron a las siguientes conclusiones: •
Como parte fundamental del diseño del SGI en ROTULAR Y CIA se estableció el estado de cumplimiento en cuanto a las normas ISO 9001, ISO 14001 y OSHAS 18001, por lo cual se realizó un diagnostico general, por medio de una lista de chequeo determinando: ü A pesar de que la empresa considera la preservación del medio ambiente, los aspectos e impactos ambientales, se evidenció que no se tiene implementado en la gerencia un Sistema de Gestión Ambiental que cumpla con los requerimientos de la norma ISO 14001:2004. ü La empresa considera que su capital más importante es su personal y por ello es importante la Seguridad y Salud en el ámbito laboral, sin embargo se evidenció que no está establecido en la Gerencia un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional que cumpla con los requerimientos de la norma OHSAS 18001. ü El cumplimiento de la empresa en cuanto a la NTC - ISO 9001: 2008, es bajo, hace falta establecer procedimientos, caracterizaciones y demas documentos requeridos por la norma ü ROTULAR Y CIA actualmente presenta un estado de cumplimiento de la norma ISO 9001:2008 de un 20%, cumple de manera parcial con 22% y no cumple con un 58%
•
Se crea una propuesta del diseño del sistema de Gestión Integrado brindando a la empresa la oportunidad de implementar y certificar este sistema, en el momento que opte por ello.
•
Se logro el cumplimiento de todos los objetivos especificos, cuyo resultado se evidencia en el desarrollo del proyecto.
•
El documento guía para el sistema de gestión integral de la empresa es el manual SGI y se acompaña por una serie de anexos que haran efectivo el SGI. Los documentos propuestos serán guía para el trabajo diario de la compañía haciéndolos de permanente consulta y análisis por parte de los colaboradores.
•
Se plantearón los procedimientos de la “Linea empresarial” para el proceso de diseño, producción, auditoria interna, control de documentos, producto no conforme, investigación de incidentes acciones correctivas y preventivas. Los cuales serviran de base para una futura implementación y guía para nuevos procesos del sistema.
•
Se realizarón las caracterizaciones de producción, compras, gestión estratégica, gestión recursos humanos. Los cuales serviran de base para una futura implementación y guia para nuevas caracterizaciones del sistema.
•
Se diseñarón las Matrices (legal, Aspectos e Impactos, y Peligros y riesgos) con el fin de conocer la situacion actual de la empresa y cuando sea necesario generar las acciones correctivas y preventivas pertinentes.
•
El diseño y la planificación del SGI propuesto en Rotular y CIA pretende que en el momento que opte por la implementación mejore su productividad y competitividad, el bienestar de los empleados y del medio ambiente.
•
Se verificó la hipótesis mediante todos los entregables de la Planificación.
16.2 RECOMENDACIONES
•
En el momento en que la empresa decida implementar el sistema de gestión integrado debe tener en cuenta la divulgación a los empleados y partes interesadas (contratistas, clientes, visitantes, entre otros) de los requisitos exigidos por los nuevos sistemas de gestión a implementar como la política integrada, objetivos y programas, identificación de peligros y valoración de riesgos, entre otros.
ü Con el fin de dar cumplimiento a la legislación ambiental en materia de residuos peligrosos (Decreto 4741 de 2005 y Resolución 1362 de 2007), la empresa debe hacer un contrato con alguna empresa idónea y autorizada por la autoridad ambiental, para que disponga adecuadamente los residuos peligrosos generados. ü En caso de ser factible, se recomienda el uso de papel reciclado para las pruebas de impresión. ü Evitar el uso de tintas a base de disolvente o con contenido de metales pesados. ü Realizar campañas de ahorro de recursos, para que los empleados tomen conciencia del desperdicio actual y se establezca un compromiso de ahorro. ü Generar conciencia de manera periódica sobre los hábitos de trabajo para detectar posibles actuaciones que puedan aumentar los riesgos.
ü Implicar al personal en la Prevención de Riesgos Laborales que resulten de la actividad diaria. ü El uso responsable de las herramientas y equipos de trabajo debe ser monitoreados periódicamente para la prevención de riesgos SYSO ü El plan de SYSO debe estar respaldado por la gerencia de la empresa para garantizar la efectividad del mismo.
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