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DESARROLLO DE UNA GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA, PARA EL PROCESO DE FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD; CON BASE EN LA NORMAS NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007

DIEGO RAMOS VÁSQUEZ COD 1024112

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ, D.C. 2013 1

DIEGO RAMOS VÁSQUEZ COD: 1024112

Trabajo de investigación presentado como opción de grado para optar al título de Especialista en Sistemas de Gestión Integrada de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales

FUNDACIÓN UNIVERITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ, D.C. 2013 2

Nota de aceptación: _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________

_______________________________________________ Firma del Presidente del Jurado

_______________________________________________ Firma del Jurado

RESPONSABLE

VERSIÓN

FECHA

CAMBIO

Bogotá, D.C. ______ ______ ______ 3

AUTOR

VoBo

DEDICATORIA

Este esfuerzo se lo dedico a Dios, a mi familia y todos los maestros, amigos y ex compañeros de trabajo con quienes me reencontré en el desarrollo de la especialización.

AGRADECIMIENTOS

Deseo agradecer a Dios, a mi familia por el apoyo brindado para llevar esta especialización, a mi Director de Proyecto el Ing. Hernando Avendaño por todas sus orientaciones y colaboración y a todos los maestros, compañeros y amigos con quienes he compartido en el desarrollo de las diferentes asignaturas; por su gran aporte en conocimientos y experiencia; que con toda seguridad me será de utilidad durante mi ejercicio profesional.

TABLA DE CONTENIDO

TÍTULO ........................................................................................................................................ 12

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA .................................................................................................... 12

2.1 FORMULACIÓN DE LA PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ................................................................... 13 3.

JUSTIFICACIÓN............................................................................................................................ 13

OBJETIVOS .................................................................................................................................. 14

4.1 OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 14 4.2 5

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ......................................................................................................... 14 MARCO DE REFERENCIA ............................................................................................................. 15

5.1 MARCO TEÓRICO ............................................................................................................................. 15 5.1.1 Objeto y generalidades de la norma NTC-ISO 9001: 2008....................................................... 15 5.1.2 Aplicación de la norma NTC-ISO 9011:2008 ............................................................................ 15 5.1.3 Estructura de la Norma NTC-ISO 9001:2008 ........................................................................... 15 5.1.4 Objeto y campo de aplicación de la norma NTC-ISO 14001:2004 ........................................... 17 5.1.5 Estructura de la Norma NTC-ISO 14001:2004 ........................................................................ 18 5.1.6 Objeto y campo de aplicación de la norma NTC-OHSAS 18001:2007...................................... 19 5.2 MARCO DE REFERENCIA EMPRESARIAL ........................................................................................... 21 5.2.3 Visión de Petrominerales Colombia LTD. ............................................................................... 22 5.2.4 Valores de Petrominerales Colombia LTD. ............................................................................. 22 5.2.5 Organigrama General de Petrominerales Colombia LTD. ...................................................... 24 5.2.6 Organigrama Vicepresidencia de Producción Petrominerales Colombia LTD......................... 25 5.2.7 Mapa de procesos de la fiscalización de hidrocarburos ........................................................ 26 5.2.8 Marco Legal de la Fiscalización de hidrocarburos ................................................................. 27 5.2.9 Fiscalización de crudo ............................................................................................................ 28 6.

DISEÑO METODOLÓGICO ........................................................................................................... 31

6.1 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN .......................................................................................................... 31 6.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN ................................................................................................................. 32 6.3 PASOS PARA EL DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN ..................................................................... 33 6.4 CRONOGRAMA ................................................................................................................................ 35 6

7. DIAGNÓSTICO DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL ÁREA DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD. CON BASE EN LAS NORMAS NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007 .................................................................................. 36 8. MATRICES PARA LA PLANIFICACÍON DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD. .................................................................................................... 38 8.1 MATRIZ DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES (Ver anexo A) .................................................. 38 8.2 MATRIZ DE RIESGOS Y PELIGROS S&SO (Ver anexo B) .................................................................... 44 8.3 RESUMEN DE RIESGOS SIGNIFICATIVOS DETECTADOS EN EL PROCESO DE FISCALIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE PETROMINERALES COLOMBIA LTD. ......................................... 49 9. POLÍTICA PROPUESTA PARA LA FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD. ................................................ 50 10. OBJETIVOS PROPUESTOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA DE LA FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD. 51 11. PLANES Y PROGRAMAS PROPUESTOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA DE LA FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD. .................................................................................................... 52 12. PLANIFICACIÓN Y PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA EN LA FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD. ................................................................................. 59 12.1 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS ...................................................................... 59 12.2 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS ............................................................................. 61 12.3 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS ................................................................................ 64 12.4 PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRRECTIVAS Y PREVENTIVAS................................................. 71 12.5 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME .................................................. 73 12.6 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA ................................................... 77 12.7 PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS ..................................... 80 12.8 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA ....................................................... 84 12.9 PROCEDIMIENTO DE CONTROL OPERACIONAL ............................................................................ 87 12.10 PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDAD, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS……………. 91 13.1 DIAGNÓSTICO (Ver anexo F) ................................................................................................... 94 13.1.2

Revisión del panorama de riesgos en salud y seguridad ocupacional ............................. 94

13.2 ELABORACIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRADA ........................................................... 95 13.3 ELABORACIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA ................................ 95 7

13.4 DESPLIEGUE DE LOS PLANES Y PROGRAMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA ................ 96 13.5 IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS ............................................................ 96 13.6 GENERALIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA. ............. 97 13.7 DIAGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA................................ 98 14.

CONCLUSIONES ...................................................................................................................... 99

15.

RECOMENDACIONES PARA TENER EN CUENTA EN LA IMPLEMENTACIÓN. .......................... 100

ANEXOS ............................................................................................................................................ 101 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................. 102

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Sistema de gestión de calidad .............................................................................................. 16 Ilustración 2. Sistema de Gestión Ambiental .............................................................................................. 18 Ilustración 3. Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional ........................................................ 19 Ilustración 4 Gestión por procesos ............................................................................................................. 20 Ilustración 5. Diagrama procedimiento de producto no conforme ............................................................ 76 Ilustración 6. Diagrama Implementación Sistema de Gestión Integrada.................................................... 98

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Metodología de Investigación ....................................................................................................... 33 Tabla 2. Cronograma ................................................................................................................................. 35 Tabla 3. Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales ................................................................................ 39 Tabla 4. Matriz de Riesgos y Peligros S&SO ................................................................................................ 44 Tabla 5. Resumen de Aspectos e Impactos Ambientales Significativos ...................................................... 49 Tabla 6. Resumen de Riesgos S&SO significativos ...................................................................................... 49 Tabla 7. Planes y Programas ....................................................................................................................... 52 Tabla 8. Planificación Auditorías Internas .................................................................................................. 67 Tabla 9. Ejecución de Auditoría Interna ..................................................................................................... 69 Tabla 10. Procedimiento acciones correctivas y preventivas ..................................................................... 72 Tabla 11. Procedimiento de Control de Producto no Conforme. ............................................................... 74 Tabla 12. Procedimiento de Capacitación y Toma de Conciencia .............................................................. 78

INTRODUCCIÓN

Detectadas varias necesidades en el departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD, y dado que muchas de estas se lograrían solucionar al diseñar, implementar y mantener un adecuado Sistema de Gestión Integrada, se ha desarrollado el presente trabajo de grado como guía de implementación del mismo, con base en las normas: NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTCOHSAS 18001:2007; con alcance centrado solamente en uno de los procesos de mayor importancia del departamento de producción, como lo es la fiscalización de crudo. El presente trabajo de grado presenta el paso a paso general del Cómo desarrollar una adecuada implementación del Sistema de Gestión Integrada, especialmente para el proceso de fiscalización de crudo; es de aclarar , que el presente trabajo de grado es también posible aplicarlo a todo el departamento de producción o a la compañía Petrominerales Colombia LTD en general. Se espera que el presente documento, además de servir como guía para la implementación de un Sistema de Gestión Integrada en el proceso de fiscalización del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD.; también motive a la dirección de la misma para que tome la decisión de implementar el Sistema de Gestión Integrada con alcance a toda la empresa y de asignar los recursos necesarios para llevar a cabo el correspondiente proyecto.

1. TÍTULO

Desarrollo de una guía de implementación del sistema de gestión integrada, para el proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD; con base en la normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Petrominerales LTD es una sociedad constituida en Alberta Canadá, inscrita en la bolsa de valores de Toronto y en la bolsa de valores de Colombia. Petrominerales LTD también explora, desarrolla y produce petróleo en Colombia y Perú; a través de sus subsidiarias Petrominerales Colombia LTD y Petrominerales Perú1. Petrominerales Colombia LTD es una de las compañías exploradoras de gas y petróleo más grandes de Colombia y ha dividido su portafolio en cinco diferentes áreas de exploración y desarrollo, entre las que se encuentran importantes descubrimientos como: Corcel y Guatiquía en los Llanos Orientales y Yenac en la cuenca de los llanos centrales de Colombia, entre otras. Uno de los procesos de mayor importancia en la Compañía es la fiscalización; entendiéndose lo anterior como la contabilización de los volúmenes de crudo producido, por el departamento de producción, cuyas funciones son las siguientes: medir los volúmenes de crudo producido, contabilizar y reportar la producción diaria ante el Ministerio de Minas y Energía; para que se realice la respectiva liquidación del pago de regalías a los Municipios correspondientes, desarrollar el registro de ventas a sus diferentes clientes (Ecopetrol y Atlantis), asegurarse de entregar crudo en especificaciones (variables BSW y API), velar por el cumplimiento de la reglamentación vigente, y reportar a diario toda la anterior información a la ANH Agencia Nacional de Hidrocarburos. El proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción de Petrominerales Colombia LTD ha venido presentando los siguientes problemas o situaciones no deseadas: sanciones y llamados de atención emitidos por la Agencia Nacional de Hidrocarburos por reportes de producción erróneos y no coherentes, devolución de crudo por parte de sus clientes (Ecopetrol y Atlantis) por hallarse este fuera de especificaciones; lo que ha dado lugar a reprocesos y doble pago de transporte, detección por parte del cliente de variaciones en los volúmenes del crudo entregado, presentación del fenómeno “Spray en Gun Barrel” por bolsas de gas; lo que ha generado incidentes por riesgo de quemaduras por crudo a alta temperatura y contaminación en el suelo, derrames de crudo en las plataformas de carga por movimientos involuntarios de carro tanques por somnolencia de los conductores de los vehículos, al estar demasiado tiempo esperando el turno de carga, lo que también ha generado incidentes de atropellamiento. También se presentó una quemadura en el pie de un operario, al introducir este uno de sus pies en una caja sin rejilla para el drenaje de agua de producción a alta temperatura. 1

http://www.petrominerales.com/la-compania

13.1

2.1 FORMULACIÓN DE LA PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

¿Será posible que el desarrollo de una guía de implementación del sistema de gestión integrada, para el proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD; con base en la normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007, motivará a la misma a implementar un sistema de gestión integrada, que permita fortalecer y controlar eficazmente las actividades de fiscalización de crudo del departamento de producción, evitando la presencia de situaciones no deseadas en los campos de la calidad y satisfacción del cliente y partes interesadas, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional?

JUSTIFICACIÓN

El diseño y elaboración de la guía de implementación del sistema de gestión integrada, para el proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD, bajo el principio de la gestión basada en procesos; utilizando como modelo las normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007, le permitirá a la Compañía obtener un herramienta para diseñar e implementar un Sistema de Gestión Integrada que permita aumentar la satisfacción de sus clientes, reducir los impactos ambientales y los riesgos a la salud y seguridad del personal, confiabilidad en las mediciones desarrolladas en el laboratorio de crudos. Entre las bondades de un Sistema de Gestión Integrada se encuentran: 

Controlar y dar cumplimiento a la reglamentación legal vigente aplicable.



El departamento de producción y su proceso de fiscalización contarán con una adecuada herramienta para medir y controlar las variables de calidad necesarias para obtener crudo en especificaciones y así mismo en las cantidades requeridas, satisfaciendo así, los requisitos del cliente y de las partes interesadas.



Un adecuado control del proceso de fiscalización permitirá prevenir fallas, demoras, desperdicios, reprocesos, sobrecostos, sanciones gubernamentales, quejas del cliente; que afectarán directamente el área de producción y a la compañía en general.



Conocer, controlar y mitigar los aspectos e impactos ambientales producto de las actividades propias del proceso de producción de la Compañía.



Conocer, controlar y mitigar los riesgos a la seguridad y salud ocupacional del personal de compañía, personal contratista, visitantes y demás personas involucradas. 13



Un adecuado sistema de gestión integrada permitirá el desarrollo de la mejora continua del proceso de fiscalización del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD.

4. OBJETIVOS 4.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar y elaborar una guía de implementación del sistema de gestión integrada, para el proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD; utilizando como modelo las normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007, con el objeto de motivar a la compañía para que a corto plazo implemente un sistema de gestión integrada en el área de producción, que le puede permitir aumentar la satisfacción de sus clientes, reducir los impactos ambientales y los riesgos a la salud y seguridad del personal.

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

4.2.1 Diagnosticar y analizar los procesos involucrados en la fiscalización de crudo de la Compañía Petrominerales Colombia LTD, a través la información recolectada por medio de entrevistas y la aplicación de una lista de chequeo integrada; lo que permitirá detectar las falencias o vacíos que actualmente se presentan con respeto la normatividad aplicable NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007.

4.2.2 Precisar el alcance de la guía de implementación analizando los requisitos aplicables de las normas: NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007; construyendo una tabla que permita plantear la gestión integrada de los requisitos mencionados, que formarán parte de la guía de integración. Todo en concordancia con el diagnóstico generado sobre el proceso de fiscalización de crudo del área de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD. 4.2.3 Elaborar una propuesta y guía de implementación del sistema de gestión integrada, aplicable al proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD; con base en la normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007 y en conformidad con los objetivos específicos anteriormente mencionados. 4.2.4 Socializar la guía de implementación del sistema de gestión integrada, para el proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD; con base en la normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007, a todos los involucrados de la Compañía y sus respectivas partes interesadas. 14

4.2.4 Verificar, validar y ajustar la guía de implementación del sistema de gestión integrada, para el proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD; con base en la normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007.

MARCO DE REFERENCIA

5.1 MARCO TEÓRICO 5.1.1 Objeto y generalidades de la norma NTC-ISO 9001: 2008 Esta norma internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad cuando una organización:2 a) necesita demostrar su capacidad para proporcionar regularmente productos que satisfagan los requisitos del cliente, los legales y reglamentarios aplicables y, b) aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema y el aseguramiento de la conformidad de los requisitos del clientes, los legales y reglamentarios aplicables.

5.1.2 Aplicación de la norma NTC-ISO 9011:2008 Todos los requisitos de esta norma internacional son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones sin importar su tipo, tamaño y producto suministrado3. Cuando uno o varios requisitos de esta Norma Internacional no se puedan aplicar debido a la naturaleza de la organización y de su producto, pueden considerarse para su exclusión. Cuando se realicen exclusiones, no se podrá alegar conformidad con la norma NTC-ISO 9001, a menos que dichas exclusiones queden restringidas a los requisitos expresados en el capítulo 7 y que tales exclusiones no afecten a la capacidad o responsabilidad de la organización para proporcionar productos que cumplan con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables.

5.1.3 Estructura de la Norma NTC-ISO 9001:2008

2 3

Numeral 1. NTC-ISO 9001 2008-11-04 Icontec Numeral 1.2 Norma NTC-ISO 9001 2008-11-04 Icontec.

La norma internacional NTC-ISO 9001:2008 se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios, logrando la absoluta satisfacción de todos sus clientes.

Ilustración 1. Sistema de gestión de calidad

La norma NTC-ISO 9001 está estructurada de la siguiente forma 4: 1. 2. 3. 4.

Objeto y campo de aplicación Referencias normativas Términos y definiciones Sistema de gestión de la calidad 4.1 Requisitos generales. 4.2 Requisitos de la documentación 5. Responsabilidad por la dirección 4

Numerales Norma NTC-ISO 9001 2008-11-02 Icontec.

5.1 Compromiso de la dirección 5.2 Enfoque al cliente. 5.3 Política de la calidad. 5.4 Planificación 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 5.6 Revisión por la dirección. 6. Gestión de los recursos. 6.1 Previsión de recursos 6.2 Recursos humanos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo. 7. Realización del producto. 7.1 Planificación de la realización del producto. 7.2 Procesos relacionados con el cliente. 7.3 Diseño y desarrollo. 7.4 Compras. 7.5 Producción y prestación del servicio. 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición. 8. Medición, análisis y mejora 8.1 Generalidades. 8.2 Seguimiento y medición. 8.3 Control del producto no conforme. 8.4 Análisis de datos. 8.5 Mejora.

5.1.4 Objeto y campo de aplicación de la norma NTC-ISO 14001:2004 Esta norma internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión ambiental destinados a permitir que una organización desarrolle e implemente una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, y la información relativa a los aspectos ambientales significativos. Se aplica a aquellos aspectos ambientales que la organización identifica que puede controlar y aquellos sobre los que la organización tiene influencia. No establece por sí misma criterios de desempeño ambiental específicos5.

Numeral 1. Norma NTC-ISO 14001 2004-12-01 Icontec.

Ilustración 2. Sistema de Gestión Ambiental

Esta norma internacional se aplica a cualquier organización que desee: a) establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión ambiental. b) asegurarse de su conformidad con su política ambiental establecida. c) demostrar la conformidad con esta norma internacional. Todos los requisitos de esta norma internacional tienen como fin su incorporación a cualquier sistema de gestión ambiental. Su grado de aplicación depende de factores tales como la política ambiental de la organización, la naturaleza de sus actividades, productos y servicios y la localización donde y las condiciones en las cuales opera.

5.1.5 Estructura de la Norma NTC-ISO 14001:2004 1. 2. 3. 4.

Objeto y campo de aplicación. Referencias normativas. Términos y definiciones. Requisitos del sistema de gestión ambiental. 4.1 Requisitos generales. 4.2 Política ambiental 18

4.3 4.4 4.5 4.6

Planificación. Implementación y operación. Verificación. Revisión por la dirección.

5.1.6 Objeto y campo de aplicación de la norma NTC-OHSAS 18001:2007 Esta norma OHSAS especifica los requisitos para un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional, para hacer posible que una organización controle sus riesgos S y SO y mejore su desempeño en este sentido. No establece criterios de desempeño S y SO determinados, ni incluye especificaciones detalladas para el diseño de un sistema de gestión. Esta norma es aplicable a cualquier organización que desee: a) Establecer un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional con el fin de minimizar o eliminar los riesgos para el personal y otras partes interesadas que pueden estar expuestas a peligros de S y SO asociados con sus actividades. b) Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión S y SO. c) Asegurarse de su conformidad con la política en S y SO establecida. d) Demostrar su conformidad con esta norma internacional. Todos los requisitos de esta norma OHSAS están previstos para ser incorporados a cualquier sistema de gestión en S y SO. El alcance de la aplicación dependerá de factores tales como la política en S y SO de la organización, la naturaleza de sus actividades y los riesgos y complejidad de sus operaciones. Esta norma OHSAS está prevista para tratar acerca de seguridad y salud ocupacional, y no acerca de otras áreas de salud y seguridad tales como programas de bienestar para los empleados, seguridad de los productos, daño a la propiedad o impactos ambientales.

Ilustración 3. Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional

5.1.7 Estructura de la norma NTC-0HSAS 18001:2007 1. 2. 3. 4.

Objeto y campo de aplicación. Referencias normativas. Términos y definiciones. Requisitos del sistema de gestión de S y SO. 4.1 Requisitos generales. 4.2 Política de S y SO. 4.3 Planificación. 4.4 Implementación y operación. 4.5 Verificación. 4.6 Revisión por la dirección.

5.1.8 La gestión basada en procesos La gestión basada en procesos definida en el modelo NTC ISO 9001:2008 se ha convertido en el punto de enlace de otros modelos de gestión existentes. Este modelo está orientado a las organizaciones que lo implementan en todo el mundo a tener mejoras significativas en su desempeño y posterior resultado institucional, el cual finalmente se ve reflejado en los balances generales y en los estados de resultados corporativos6. Para el logro de los resultados planificados a todo nivel, las organizaciones de hoy requieren gestionar sus actividades y recursos como procesos, con el propósito de que sus sistemas de gestión sean cada vez más eficientes, eficaces y efectivos.

Ilustración 4 Gestión por procesos www.monografias.com 6

RIOS, Ricardo. Seguimiento, medición, análisis y mejora en los sistemas de gestión. 3 ed. Bogotá: Icontec. 2013. p 15.

5.2 MARCO DE REFERENCIA EMPRESARIAL

5.2.1 PETROMINERALES COLOMBIA LTD.

Petrominerales LTD es una sociedad constituida en Alberta Canadá, inscrita en la bolsa de valores de Toronto y en la bolsa de valores de Colombia. Petrominerales LTD también explora, desarrolla y produce petróleo en Colombia y Perú; a través de sus subsidiaras Petrominerales Colombia LTD y Petrominerales Perú7. Petrominerales es una de las más grandes compañías exploradoras de petróleo y gas en Colombia. La estrategia comercial se basa en la exploración de los bloques adjudicados en el portafolio de activos, empleando las mejores técnicas de exploración y convirtiendo los éxitos exploratorios en flujos de caja de manera oportuna y rentable. En la ejecución del plan comercial, Petrominerales ha desarrollado una sólida base productiva, que excede los 39.000 bppd en noviembre del 2011. El flujo de caja de nuestra producción lo proporcionan los importantes recursos que soportan la financiación de nuestros programas de capital. Petrominerales ha dividido su portafolio de activos en cinco diferentes áreas de exploración y desarrollo: Exploración de la Cuenca de Pozos Profundos en los Llanos, Colombia – esta zona comprende gran parte de la base productiva de la Compañía, pues incluye importantes descubrimientos en Corcel y Guatiquía. La Compañía ha identificado más de 51 prospectos exploratorios en nuestro inventario de perforación, con lo cual planeamos mantenernos activos en los próximos años. Adicionalmente, esta zona incluye áreas en la región del Piedemonte Llanero, cerca de importantes descubrimientos, tales como CusianaCupiagua, Apiay y Castilla. La Compañía tiene un programa de perforación de dos pozos en el área del piedemonte. Estos pozos son importantes para la Compañía debido a las grandes acumulaciones con potencial de presencia de hidrocarburos, además de ser los pozos más profundos a ser perforados por la Compañía en Colombia. En Noviembre la Compañía inició la perforación del primero de ellos. Crudo Pesado – Hace parte de la estrategia a largo plazo, con un potencial para un desarrollo futuro a gran escala. Petrominerales planea estar a la vanguardia de la expansión de la industria de crudo pesado en Colombia a través de la exploración y de la aplicación de tecnología. Petrominerales está buscando grandes acumulaciones de crudo pesado, además de ofrecer la mejor experiencia y habilidad profesional, incluyendo la oportunidad de emplear la tecnología THAI® en Colombia. THAI® ofrece significativos beneficios operativos y ambientales en comparación con otros procesos y representa grandes avances en materia de eficiencias de recobro. Petrominerales posee los derechos exclusivos para la aplicación de esta tecnología en Colombia.

http://www.petrominerales.com/la-compania

Exploración de la Cuenca de Llanos Central en Colombia – esta zona incluye el descubrimiento Yenac de la Compañía. Petrominerales cuenta actualmente con diez prospectos de exploración y varias locaciones de evaluación para Yenac. Activos de Desarrollo de Bajo Riesgo con mejoras en el potencial de recobro– la Compañía tiene dos contratos de producción incremental con Ecopetrol que le ofrecen a Petrominerales proyectos de desarrollo rentables de bajo riesgo. Recientemente en Neiva, hemos iniciado un proyecto de inyección de agua, el cual ha ampliado la base de reservas, al mismo tiempo que nos brinda una oportunidad adicional en el campo. Perú – la Compañía ha establecido una de las más importantes participaciones en los bloques de exploración en la Cuenca Ucayali, ubicado en la zona central del Perú. La Cuenca se encuentra en las etapas iniciales y ofrece una excelente prospectividad para prolíficas acumulaciones de reservas. Petrominerales comenzó a perforar su primer pozo exploratorio en el Perú a finales del 2011.

5.2.1 Misión y valores de Petrominerales Colombia LTD. La Compañía cuenta con una declaración de Visión y Valores que resalta el compromiso de la Compañía en temas de seguridad, valor del accionista, empleados, medio ambiente e integridad. La Dirección de la Compañía y la Junta Directiva opinan que la Visión y los Valores promueven una cultura de negocio ética dentro de la Compañía.

5.2.2 Misión de Petrominerales Colombia LTD. Ser una compañía petrolera única combinando nuestra Visión y Valores con las mejores prácticas en materia de exploración, producción y gerenciamiento en Canadá y Latinoamérica 5.2.3 Visión de Petrominerales Colombia LTD.  Ser la empresa petrolera más importante en Latinoamérica, sobresaliendo por el riesgo calculado asumido, excelente ejecución e innovación; 

Nunca dejar de desafiarnos a nosotros mismos y a otros en la búsqueda de encontrar mejorar formar de hacer las cosas;



Continuar desarrollando un ambiente de trabajo empresarial, retador y agradable junto con oportunidades de crecimiento y donde los esfuerzos sean bien recompensados; y Ser el empleador preferido.

5.2.4 Valores de Petrominerales Colombia LTD. 22



Enfocarnos en la creación de valor a largo plazo de los accionistas de manera innovadora;



Reconocer que nuestros activos más importantes son nuestros empleados y tratarlos a ellos y a sus familias con respeto;



Actuar como accionistas y siempre en el mejor de los intereses de nuestros accionistas;



Actuar con honestidad e integridad comportándonos de manera ética y moralmente correcta en todas nuestras formas de hacer negocios;



Comunicarnos de manera abierta, honesta y con respeto hacia los individuos, comunidades y culturas;



Permanecer comprometidos con la seguridad y minimizar nuestra huella ambiental; y



Ver los errores como oportunidades de aprendizaje para mejorar nuestro desempeño futuro.

5.2.5 Organigrama General de Petrominerales Colombia LTD.

PETROMINERALES COLOMBIA LTD EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE HIDROCARBUROS

PRESIDENCIA

VICEPRESIDENCIA DE EXPLORACIÓN

Gerencia de Exploración

Gerencia de Yacimientos

VICEPRESIDENCIA DE OPERACIONES

Gerencia de Perforación y Completamiento

Gerencia de Producción

VICEPRESIDENCIA DE LOGÍSTICA

Gerencia de Proyectos y Facilidades

Gerencia de Compras

Coordinación de asuntos regulatorios

Ilustración 5. Organigrama de Petrominerales LTD

Gerencia de Transporte

VICEPRESIDENCIA DE FINANCIERA

Gerencia de Márketing

Gerencia de HSE

Gerencia de Recursos humanos

Gerencia de Gestión Administrativa

5.2.6 Organigrama Vicepresidencia de Producción Petrominerales Colombia LTD.

VICEPRESIDENCIA DE OPEACIONES

GERENCIA DE PRODUCCIÓN

SUPERINTENDENCIA DE CAMPO

SUPERINTENDENCIA DE PRODUCCIÓN

SEPARACIÓN DE FLUIDOS

RECOLECCIÓN DE FLUIDOS

CONTROL DE CALIDAD DEL CRUDO

TRATAMIENTO DE CRUDO

FISCALIZACIÓN

Ilustración 6. Organigrama vicepresidencia de producción

MEDICIÓN DE VOLÚMENES

ENTREGA DE CRUDO

PROCESOS ESTRATÉGICOS

MUESTREO EN PUNTO DE REBOSE DE CRUDO EN GUN BARREL TRATAMIENTO DE CRUDO

DETERMINACIÓN DEL BSW EN PUNTO DE REBOSE EN GUN BARREL

CONTROL DE LAS ESPECIFICACIONES DEL CRUDO (BSW)

TRATAMIENTO QUÍMICO DIRECTO EN LOS TANQUES

CONTROL DE LAS ESPECIFICACIONES DEL CRUDO (BSW)

MEDICIÓN ESTÁTICA DEL CRUDO EN LOS TANQUES DE ALMACENAMIENTO

REPOSO DEL CRUDO EN LOS TANQUES DE ALMACENAMIENTO

LLENADO DE CARROTANQUES

MUESTREO DE CRUDO CONTROL DE LAS ESPECIFICACIONES DEL CRUDO (BSW) DETERMINACIÓN DEL BSW EN

BOMBEO A CARGADEROS

CONTROL DEL VOLUMEN DE CRUDO ENTREGADO

MUESTREO DE BSW EN CARROTANQUES

PROCESOS DE APOYO

Ilustración 7. Mapa de procesos de la Fiscalización de crudo

CONTROL DE LAS ESPECIFICACIONES DEL CRUDO (BSW)

ENTREGA DE CRUDO EN ESPECIFICACIONE S Y CANTIDAD EXACTA

SATISFACCIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS

5.2.7 Mapa de procesos de la fiscalización de hidrocarburos

5.2.8 Marco Legal de la Fiscalización de hidrocarburos

La fiscalización de hidrocarburos es una actividad que el Ministerio de Minas y Energía de Colombia ha venido desarrollando, a través de la Dirección Nacional de Hidrocarburos y que por disposiciones del Gobierno Nacional pasará a formar parte de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, a partir de 2013 8. Toda la actividad de fiscalización se encuentra amparada a través del siguiente marco regulatorio: • Código de Petróleos. • Ley 10 de 1961. • Ley 141 de 1994. • Decreto 1895 de 1973. • Decreto 300 de 1993. • Decreto 070 de 2001. • Decreto 756 de 2002. • Decreto 3229 de 2003. • Decreto 3683 de 2003. • Resolución 8 – 0245 de marzo 7 de 1994 “por el cual se establecen los nuevos métodos para determinar el contenido de agua y sedimento en petróleo crudo”. • Resolución 8 – 0485 de marzo 22 de 1995. “por la cual se determina la jurisdicción de las zonas de Hidrocarburos”. Las funciones de la Dirección Nacional de Hidrocarburos relacionadas con las actividades de fiscalización tienen los siguientes objetivos:  Velar por la correcta y adecuada exploración y explotación de los yacimientos de hidrocarburos para asegurar que estas actividades se realicen en forma técnica y económica y se asegure la utilización y aprovechamiento de los recursos en forma racional e integrada.  Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y las normas técnicas relacionadas con la exploración y explotación de hidrocarburos, así como con la refinación, transporte, comercialización, distribución y consumo final del petróleo y sus derivados.

 Tomar las medidas técnicas y económicas indispensables para la conservación de los yacimientos de hidrocarburos de propiedad nacional.

http://www.minminas.gov.co/minminas/downloads/UserFiles/File/Fiscalizacion.pdf

 Estudiar y aprobar desde el punto de vista técnico los planes de explotación de hidrocarburos, según la tasa eficiente máxima de explotación y criterios de conservación de yacimientos.  Realizar las liquidaciones mensuales por concepto de regalías, para realizar anticipos y liquidaciones definitivas cada trimestre.  Realizar las liquidaciones del impuesto de transporte de crudo.  Autorizar en todas las clases de contratos la iniciación de explotación de hidrocarburos, previo estudio y análisis de los informes que los interesados presenten.

5.2.9 Fiscalización de crudo

Medición estática

 Se realiza directamente en el tanque de almacenamiento bajo condiciones de calidad de producto.  Es comúnmente usada como segunda opción de verificación.  Se utiliza una cinta de medición o un sistema de tipo telemétrico.

 Cuando se mide con cinta, se puede realizar la medición al vacío o medición de fondo.

 Se deben realizar las correcciones al volumen de acuerdo con mediciones tales como agua libre, temperatura, BS&W.

Aspectos importantes de la medición estática.

 Tener en cuenta para los tanques de almacenamiento (superficie de instalación, estado, color, tablas de aforo, punto de referencia y profundidad del tanque, etc.).  Verificar el nivel técnico de los operadores. Se ha determinado que en un tanque de 100,000 bls, una diferencia de 1mm puede representar un error de medición de 12 barriles.

 Establecer criterios de seguridad industrial (nunca se debe medir bajo tormenta eléctrica, uso del equipo de protección personal, electricidad estática, etc.).  Buen estado de la cinta de medición, plomada, termómetro y demás equipos; a su vez, es importante la limpieza posterior al uso de los implementos mencionados.  El tiempo de retención del tanque a ser fiscalizado.  Toma de la muestra para los análisis de laboratorio.  La producción diaria a través de la medición estática, se determina por la diferencia de nivel del tanque o tanques de un día a otro y el volumen bombeado o entregado.

Medición dinámica.

Determina la cantidad de flujo que circula a través de un elemento primario de medición. Existen dos tipos de medidores, los cuales dependen del tipo de caudal que se tenga, estos Son los medidores volumétricos y másicos. Medidores Volumétricos  Determinan directamente el volumen.  Por desplazamiento o por deducción (presión diferencial, área variable, velocidad).  Los medidores que determinan volumen por deducción utilizan elementos específicos tales como orificios, tubo vénturi, etc.), con el fin de crear la diferencia de presión (dP). Medidores Másicos  Pueden utilizar la medición volumétrica, compensándola por las variaciones de densidad del fluido. Miden directamente el caudal de masa, aprovechando las características medibles de la masa del fluido. 4.

Aspectos importantes en la medición dinámica. 

Como se mencionó puede ser volumétrica o másica.



Exactitud, no hay incidencia del error humano que se puede producir con la medición estática.



Son importantes las consideraciones para la selección del medidor, tales como tipo de fluido, condiciones de proceso y condiciones de instalación.



En algunos casos se utilizan sistemas automáticos de muestreo, con los cuales se obtiene una mezcla más homogénea y representativa, para los análisis de laboratorio necesarios.



Algunos medidores tienen incorporados computadores de flujo, que realizan todas las correcciones directamente.



Rutina de calibración del medidor.

Seguimiento y control

Con el fin de ejercer el seguimiento y control que le corresponde a La Dirección Hidrocarburos y asegurar su confiabilidad, tiene asignados funcionarios en diferentes zonas geográficas del país, ya sean Ingenieros o Técnicos, los cuales fuera de las funciones base de la Dirección, desarrollan otras entre las cuales encontramos: 

Supervisión y seguimiento de todas la operaciones desarrolladas en los campos de cada zona, con el fin de que estén en conformidad con las obligaciones contractuales y legales vigentes; como también, asegurar que dichas operaciones cumplan con la reglamentación técnica emitida por el Ministerio.



Revisión y aprobación de toda la información básica relacionada con la producción de hidrocarburos, que son la base para la liquidación de Regalías.



Organizar las bases de datos y archivos técnicos de la oficina de zona.



Revisión y aprobación de los informes técnicos anuales presentados por los operadores de los diferentes contratos, proyectos especiales, permisos de quema, comisionamientos y formatos propios del Ministerio (formas, permisos, guías de transporte, localización municipal de pozos, etc.) relacionados con operaciones de exploración y explotación de hidrocarburos. Seguimiento y presencia en actividades propias del Ingeniero de Zona, tales como aforos de tanques (calibración de tanques), calibración de equipos y medidores utilizados en los diferentes campos, operaciones de perforación (registros eléctricos, pruebas de pozo) y operaciones de producción (pruebas de potencial, pruebas de presión, reacondicionamientos, registros de producción, etc.).



DISEÑO METODOLÓGICO

6.1 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

Esta investigación denominada: “Desarrollo de una guía de implementación del sistema de gestión integrada, para el proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD con base en las normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTCOHSAS 18001:2007, se lleva a cabo determinando como unidad de análisis el proceso de fiscalización del área de producción; en donde a partir de la recolección de información bajo la técnica de entrevistas abiertas a diferentes funcionarios de la misma, se pretende analizar los diferentes aspectos de la temática propuesta, teniendo en cuenta la selección de los requisitos comunes e individuales de la normatividad a aplicar. A partir del análisis de la información recolectada y en función de los requisitos de la normatividad aplicable, se lleva a cabo un ajuste a los objetivos predeterminados en el documento denominado anteproyecto de grado y se elabora un cronograma de trabajo aterrizado de acuerdo con las conclusiones determinadas en el análisis anteriormente desarrollado. Con base en toda información hasta el momento recopilada y los objetivos fijados, se lleva a cabo un análisis mediante la construcción de las siguientes matrices: aspectos e impactos ambientales, riesgos en seguridad y salud ocupacional, requisitos legales; con el objeto de valorar los diferentes riesgos y determinar los respectivos controles y así proponer una política de ó para la gestión integrada para el proceso de fiscalización de la Compañía Petrominerales Colombia LTD. También se hace necesario realizar un inventario de los equipos de laboratorio utilizados en la fiscalización de crudo del área de producción, determinar su estado, trazabilidad y verificar que análisis metrológico que se lleva a cabo, para garantizar que las mediciones que allí se efectúan son trazables y confiables. Según toda información anteriormente descrita se desarrolla un diagnóstico final del proceso de fiscalización de crudo de la Compañía Petrominerales Colombia LTD de acuerdo con la normatividad: NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007 y se determina el alcance de la guía de implementación y su respectiva propuesta de implementación. A partir de este momento se diseña y elabora la guía de implementación del sistema de gestión integrada, para el proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD con base en las normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTCOHSAS 18001:2007, se verifica y valida, se desarrollan ajustes a la misma y se socializa.

6.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN La investigación llevada a cabo para el desarrollo de la guía de implementación del sistema de gestión integrada para el proceso de fiscalización del departamento de producción de la compañía Petrominerales Colombia LTD. con base en la normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTCOHSAS 18001:2007 es del tipo descriptiva o llamada también diagnóstica, cuyo objeto es llegar a conocer las debilidades del proceso de fiscalización del departamento de producción respecto a la normatividad anteriormente mencionada y a partir de toda la información recopilada y analizada, determinar el alcance de la guía de implementación del sistema de gestión integrada y efectuar el desarrollo de la misma.

13.2

6.3 PASOS PARA EL DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN Tabla 1. Metodología de Investigación

Objetivos Específicos

Actividades

Recolectar información suficiente a través de entrevistas, visita de campo y la aplicación una lista de chequeo integral, que permita desarrollar un diagnóstico de los procesos involucrados en la fiscalización de crudo de la Compañía Petrominerales Colombia LTD y así, detectar las falencias o vacíos que actualmente se presentan con respeto la normatividad aplicable NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:. Adicionalmente cuantificar y verificar el estado de los equipos de medición utilizados en el laboratorio de análisis de crudos y aguas. Precisar el alcance de la guía de implementación analizando los requisitos aplicables de las normas: NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007; construyendo una tabla que integre los requisitos mencionados, que formarán parte de la guía de integración. Todo en concordancia con el diagnóstico generado sobre el proceso de fiscalización de crudo del área de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD.

Recolección información través entrevistas

Metodología de Recolección a información de través entrevistas

de a de

Construcción de la tabla de integración de requisitos de la normatividad aplicable

Construcción de la tabla para la gestión integrada de requisitos de la normatividad aplicable

Elaboración de matrices de s&so, aspectos e impactos ambientales y requisitos legales

Técnicas de recolección de datos. Recolección de información a través de entrevistas

Construcción de la tabla de integración de requisitos de la normatividad aplicable Elaboración de matrices de s&so, aspectos e impactos ambientales y requisitos legales

Diagnóstico final Diagnóstico final

Elaborar una propuesta y guía de implementación del sistema de 33

Diagnóstico final Desarrollar una Desarrollar

una

N/A

gestión integrada, aplicable al proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD; con base en la normas NTC-ISO 9001:2008, NTCISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007 y en conformidad con los objetivos específicos anteriormente mencionados.

propuesta de propuesta de política para la política integral gestión integrada Identificación de los procesos Identificación de Selección de los procesos procesos clave Selección de procesos clave Caracterización de procesos Caracterización de procesos Seguimiento a los procesos Seguimiento a los procesos Medición a los procesos Medición a los procesos Indicadores de gestión Indicadores de gestión Socializar la guía de implementación del sistema de gestión Socialización de Socialización de la Observaciones de los integrada, para el proceso de fiscalización de crudo del la guía de guía de integración. interesados departamento de producción de la Compañía Petrominerales integración. Colombia LTD; con base en la normas NTC-ISO 9001:2008, NTCRecopilación de ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007, a todos los involucrados Recopilación de observaciones de la Compañía y sus respectivas partes interesadas. observaciones Verificar y ajustar la guía de implementación del sistema de gestión integrada, para el proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD; con base en la normas NTC-ISO 9001:2008, NTCISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007, en conformidad con el diseño efectuado en la etapa anterior del proyecto. 34

Desarrollo de ajustes a la guía de integración. Presentación final

Desarrollo de N/A ajustes a la guía para la gestión integrada. Presentación final

6.4 CRONOGRAMA

Tabla 2. Cronograma

CRONOGRAMA PARA EL DESARROLLO DE UNA GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO, PARA EL PROCESO DE FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD; CON BASE EN LA NORMAS NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007 Y NTC-ISO/IEC 17025:2005

ACTIVIDAD

2-8

Recolección de información a través de entrevistas, analizar la satifacción del cliente, informes de la laboratorio, accidentes, Contrucción de la tabla de integración Ajustes a los objetivos del proyecto, cronograma e inclusión del marco teórico Contrucción de las matrices (ambiental, riegos S&SO y legal) y ajustes al marco teórico Revisión de la política de gestión integral Diagnóstico final de la situación del proceso de fiscalización Determinación del alcance del la guía de implementación del SGI Elaboración de la propuesta de implementación Diseño y elaboración de la guía de implementación del SGI Desarrollo de ajustes a la guía de implementación al SGI Revisión y ajuste del documento final Entrega del documento final

SEPTIEMBRE 9-15 16-22 23-29

30-6

OCTUBRE NOVIEMBRE 7-13 14-20 21-27 28-3 4-10 11-17 18-24 25-30



El proceso de fiscalización de crudo del área de producción de la compañía Petrominerales Colombia LTD no cuenta un sistema de gestión integrada establecido, documentado, implementado y mantenido que permita determinar los procesos necesarios, la interacción de los procesos, establecer los criterios y métodos necesarios para asegurar que la operación y el control de los procesos sean eficaces, realizar el seguimiento y medición cuando sea necesario y aplicable e implementar la acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos.



La compañía Petrominerales Colombia LTD cuenta con una declaración de misión y valores, misión y visión. La alta dirección no ha declarado su compromiso con un sistema de gestión integrada, tampoco ha declarado una política integrada, ni ha declarado un compromiso con la mejora continua, a pesar de que dispone con recursos para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión. En fin la organización no se han establecido políticas y objetivos de calidad, ambientales, de salud y seguridad ocupacional. La organización si tiene implementada una política de anti alcohol y drogas.



El personal de fiscalización de crudo del área de producción de la compañía Petrominerales Colombia LTD, conoce perfectamente los requisitos del cliente, más sin embargo la alta dirección no se asegura de determinar claramente estos requisitos y de preocuparse formalmente por aumentar la satisfacción en de los clientes. Así mismo no hay evidencia de una revisión efectuada a los mismos. Tampoco la organización ha establecido, documentado implementado y mantenido procedimientos para identificar aspectos ambientales y aquellos que pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente. Adicionalmente la organización no ha establecido, documentado, implementado y mantenido procedimientos para la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles necesarios S&SO.



La organización conoce los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto pero no ha establecido, documentado e implementado procedimientos para la identificación y acceso a requisitos legales y otros con respecto a S&SO, ambientales. (ver anexos C. D, E).



La organización no ha establecido objetivos de calidad y tampoco ha planificado un sistema de gestión de la calidad, tampoco ha establecido objetivos y metas ambientales y S&SO.



La organización cuenta con personal muy calificado pero es necesario generar una conciencia colectiva con respecto a los aspectos e impactos ambientales y los riesgos y peligros S&SO.



La organización no ha establecido procedimientos de comunicación apropiados tanto internos como externos y relacionados con los aspectos ambientales, riesgos y peligros S&SO que se desplieguen en todos los niveles de la organización.



Solo se encuentran documentados unos instructivos de medición y algunos formatos de reporte de los comportamientos de la producción los cuales envía a la ANH. ES necesario general toda la documentación requerida en la reglamentación aplicable.



La organización no cuenta con un sistema de control de documentos.



La organización conoce los requisitos del cliente y del producto pero no los tiene adecuadamente documentados. Por lo tanto no existe una planificación de realización del producto formalmente documentado.



En el proceso de fiscalización de la Compañía Petrominerales Colombia LTD no se realiza diseño y desarrollo. Por tanto no aplica el elemento 7.3 de la NTC-ISO 9001:2008.



El proceso de compras lo maneja la gerencia de compras, aunque el departamento de producción es el encargado de establecer los requisitos de los servicios, equipos, elementos e insumos que requiere para la ejecución de sus funciones.



La organización no ha establecido controles con respecto a los aspectos ambientales y los peligros y riesgos S&SO en el departamento de producción.



La organización cuenta con un plan de emergencia más enfocado a la los peligros y riesgos S&SO que hacia las emergencias ambientales.



La organización no ha establecido un programa de calibración y verificación adecuado para los equipos de medición. Aunque conoce perfectamente cuales son variables que se deben controlar para entregar crudo en especificaciones. Tampoco hay evidencia de la trazabilidad de las

mediciones que efectúa. Tampoco ha determinado hacer seguimiento a la medición a las características fundamentales de sus operaciones que pueden tener impacto con el medio ambiente y mediciones relacionas con los peligros y riesgos S&SO. 

La organización desarrolla mediciones para verificar que el crudo se entregue en especificaciones, sin embargo esto no se tiene documentado adecuadamente, no ha establecido procedimientos para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales relacionados con el medio ambiente y los peligros y riesgos S&SO.



La ARL ha desarrollado investigación en los casos en que se han presentado accidentes. La organización en el área de producción no ha efectuado investigación de accidentes, ni tampoco ha establecido planes de acción correspondientes.



La organización en su departamento de producción no cuenta con procedimiento documentado de producto no conforme, su respectivo análisis de causas, ni ha desarrollado planes de acción correspondientes. Tampoco ha desarrollado planes de acción relacionados con las afectaciones al medio ambiente y a los riesgos y peligros S&SO. La investigación de accidentes la ha desarrollado la ARL en los casos presentados.



La organización no ha implementado una metodología adecuada de control de registros; aunque cuenta con un archivo de registros bastante voluminoso.



La organización no cuenta con procedimiento de auditorías internas.



La organización no ha establecido una política de gestión integrada, las revisiones por la dirección son reuniones que no se encuentran incluidas en un sistema de gestión y no cumplen con los requisitos de estas normas internacionales. Para profundizar ver anexo F.

8. MATRICES PARA LA PLANIFICACÍON DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD.

8.1 MATRIZ DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES (Ver anexo A)

Tabla 3. Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales

CANTIDAD

INOCUO

5 4

TOTAL

1 2 3 4 5 8

4800

8000

BAJA AGRESIVIDAD

Contaminación del suelo

AGRESIVO

Emisión de vapores y gases Generación de residuos especiales y/o peligrosos

5 4

TÓXICO

Derrame de crudo

IMPACTOS Contaminación de aguas superficiales Contaminación del suelo Contaminación de aguas superficiales Contaminación del aire

INSIGNIFICANTE

ASPECTOS Vertimiento de aguas industriales aceitosas Derrame de crudo

POCO APRECIABLE

TRATAMIENTO DE CRUDO

ACTIVIDADES

APRECIABLE

SEVERIDAD

PELIGROSIDAD

EXAGERADA

MATRIZ DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN DE CRUDO DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD.

PELIGROSIDAD

2400

Disminución y/o Consumo de agua agotamiento del superficial recurso hídrico

1080

Contaminación del aire

18000

Consumo de combustibles Derrames de productos químicos Derrames de productos químicos

Contaminación del aire

1600

Contaminación del suelo

3000

Incendio y/o explosión

Contaminación de aguas superficiales Disminución y agotamiento de recursos naturales Aumento en la generación de residuos sólidos a disponer Contaminación del suelo Contaminación de aguas superficiales Contaminación del aire

Emisión de vapores y gases

Contaminación del aire

Generación de residuos sólidos especiales y/o peligrosos Derrame de crudo

Incendio y/o explosión

Consumo de energía eléctrica

MUESTREO EN PUNTO DE REBOSE EN GUN BARREL

Derrame de crudo

300

1800

4800

18000

8000

TRATAMIENTO QUÍMICO DIRECTO EN LOS TANQUES

Emisión de vapores y gases

Contaminación del aire

Generación de residuos especiales y/o peligrosos

Contaminación del suelo

Incendio y/o explosión

Contaminación del aire

Contaminación del suelo

3000

Derrames de productos químicos Derrames de productos químicos Derrame de crudo

8000

2400

18000

Generación de residuos sólidos especiales y/o peligrosos

Contaminación de aguas superficiales Contaminación del suelo Contaminación de aguas superficiales Aumento en la generación de residuos sólidos a disponer

Emisión de vapores y gases

Contaminación del aire

8000

Incendio y/o explosión

Contaminación del aire

18000

Derrame de crudo

Contaminación del suelo

4800

Derrame de crudo

REPOSO DEL CRUDO EN LOS TANQUES DE ALMACENAMIENTO

4800

2400

MEDICIÓN ESTÁTICA DEL CRUDO EN LOS TANQUES DE ALMACENAMIENTO

Derrame de crudo

Contaminación de aguas superficiales

4800

Emisión de vapores y gases

Contaminación del aire

8000

Incendio y/o explosión

Contaminación del aire

18000

Derrame de crudo

Contaminación del suelo

4800

Derrame de crudo

Contaminación de aguas superficiales

4800

Contaminación del suelo

3000

Derrames de productos químicos Derrames de productos químicos

DETERMINACIÓN DEL BSW EN EL LABORATORIO

Consumo de energía eléctrica Vertimiento de aguas industriales aceitosas Generación de residuos especiales y/o peligrosos

Contaminación de aguas superficiales Disminución y agotamiento de recursos naturales Contaminación de aguas superficiales Contaminación del suelo

300

4800

2400

Disminución y/o Consumo de agua agotamiento del superficial recurso hídrico Emisión de vapores y gases Incendio y/o explosión Derrame de crudo

LLENADO DE CARROTANQUES

Derrame de crudo Consumo de energía eléctrica Consumo de combustibles

ENTREGA DE CRUDO EN ESPECIFICACIONES A TRAVÉS DE CARROTANQUES

Emisión de vapores y gases Incendio y/o explosión Derrame de crudo Derrame de crudo Consumo de combustibles

Contaminación del aire Contaminación del aire Contaminación del suelo Contaminación de aguas superficiales Disminución y agotamiento de recursos naturales Contaminación del aire Contaminación del aire Contaminación del aire Contaminación del suelo Contaminación de aguas superficiales Contaminación del aire

1080

8000

18000

4800

300

1600

8000

18000

4800

1600

8.2 MATRIZ DE RIESGOS Y PELIGROS S&SO (Ver anexo B)

Tabla 4. Matriz de Riesgos y Peligros S&SO

8.3 RESUMEN DE RIESGOS SIGNIFICATIVOS DETECTADOS EN EL PROCESO DE FISCALIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE PETROMINERALES COLOMBIA LTD. Tabla 5. Resumen de Aspectos e Impactos Ambientales Significativos

RESUMEN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS P R O C E S O D E

F I S C A L I Z A C I Ó N

D E C R U D O

ASPECTOS

IMPACTOS

PUNTAJE

Incendio y/o explosión

Contaminación del aire

18000

Emisión de vapores y gases

Contaminación del aire

8000

Vertimiento de aguas industriales aceitosas

Contaminación de aguas superficiales

4800

Derrame de crudo

Contaminación del suelo

4800

Tabla 6. Resumen de Riesgos S&SO significativos

RESUMEN DE RIESGOS S&SO SIGNIFICATIVOS P R O C E S O D E

F I S C A L I Z A C I Ó N

D E C R U D O

FACTORES DE RIESGO FÍSICOS QUÍMICOS MECÁNICOS ERGONÓMICO PSICOSOCIALES LOCATIVOS

RIESGO

CALOR GASES Y VAPORES INCENDIOS CAIDA DE ALTURAS POSICIONES DE PIE PROLONGADAS ALTOS RITMOS DE TRABAJO SUPERFICIE DEL PISO DESLIZANTE O EN MAL ESTADO

RIESGO ALTO RIESGO ALTO RIESGO ALTO RIESGO ALTO

RIESGO ALTO RIESGO ALTO RIESGO ALTO

POLÍTICA PROPUESTA PARA LA FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD.

Como resultado del diagnóstico efectuado al proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD, se desarrolla la siguiente propuesta de política a manera de ejemplo, teniendo también en cuenta los resultados de las matrices S&SO y de aspectos e impactos ambientales. Como responsables del Proceso de Fiscalización del Departamento de Producción, nos dedicamos a controlar las especificaciones y a medir cantidad del crudo producido por nuestra Compañía, de acuerdo con las buenas prácticas de la industria del petróleo y la normatividad aplicable a nivel mundial; para así entregar a nuestros clientes Ecopetrol y Atlantic, crudo de alta calidad, buscando siempre la mejora continua y la satisfacción de nuestros clientes y partes interesadas. Estamos comprometidos con: 1)- Controlar las especificaciones de nuestro crudo y la entrega del mismo en cantidad exacta. 2)- Mitigar los riesgos de incendio y explosión. 3)- Mitigar la emisión de vapores y gases contaminantes. 4)- Realizar el tratamiento adecuado de las aguas industriales aceitosas y su correcta disposición. 5)- Eliminar y evitar la fugas de crudo que causan contaminación del suelo. 6)- Detectar las fuentes de calor y mitigar el riesgo que esto significa para nuestros colaboradores. 7)- Mitigar la absorción de vapores y gases. 8)- Tomar acciones para mitigar los efectos que producen las prolongadas posiciones de pie a que está expuesto nuestro personal operativo. 9)- Controlar y mitigar el riesgo de caída de alturas. 10)- Dar cumplimiento a todos los requisitos legales relacionados con nuestras actividades, el medio ambiente y la salud y seguridad ocupacional. 11)- Desarrollar todas nuestras actividades dentro del marco de la prevención respeto por la protección del medio ambiente, la comunidad circundante, la seguridad y salud ocupacional de nuestros colaboradores.

10. OBJETIVOS PROPUESTOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA DE LA FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD.

1.1 Controlar las especificaciones de nuestro crudo y la entrega del mismo en cantidad exacta, aplicando métodos de ensayo normalizados y efectuando mediciones trazables con patrones nacionales e internacionales; para así evitar la ocurrencia de devoluciones por parte de nuestros clientes y el desarrollo de reprocesos. 1.2 Mitigar los riesgos de incendio y explosión capacitando y concientizando a nuestro personal para que tome siempre las medidas necesarias de seguridad para evitar su ocurrencia. 1.3

Mitigar la emisión de vapores y gases contaminantes a través del mantenimiento adecuado de nuestros tanques de almacenamiento y equipos.

1.4

Realizar el tratamiento adecuado de las aguas industriales aceitosas generadas en nuestro proceso y efectuar su adecuado vertimiento.

1.5

Eliminar y evitar la fuga de crudo a través del adecuado mantenimiento de las líneas internas de transporte en la planta.

1.6

Detectar las fuentes de calor y mitigar el riesgo que esto significa para nuestros colaboradores concientizándolos, capacitándolos y entregándoles los elementos de protección personal necesarios.

1.7

Mitigar la absorción de vapores y gases por parte de nuestros colaboradores concientizándolos, capacitándolos y entregándoles los elementos de protección personal necesarios.

1.8

Tomar acciones para mitigar los efectos que producen las prolongadas posiciones de pie a que está expuesto nuestro personal operativo; a través de la generación de programas de concientización, capacitación y la implementación de pausas activas.

1.9

Controlar y mitigar el riesgo de caída de alturas implementando programas de concientización, capacitación, certificación y entrega permanente de elementos necesarios de protección certificados dirigidos a todo el personal autorizado para efectuar trabajos en donde siempre está presente el mencionado riesgo.

11. PLANES Y PROGRAMAS PROPUESTOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA DE LA FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD.

Tabla 5. Planes y Programas

DIRECTRÍZ POLÍTICA Y OBJETIVOS

PLANES

Adelantar un programa de calibración y verificación de equipos de medición Documentar de los Controlar las especificaciones del crudo y la ensayos y métodos entrega del mismo en cantidad exacta, empleados para aplicando métodos de ensayo normalizados y determinar las efectuando mediciones trazables con patrones especificaciones del nacionales e internacionales; para así evitar la crudo ocurrencia de devoluciones por parte de nuestros clientes y el desarrollo de reprocesos Calibrar de los equipos de medición con laboratorios acreditados para garantizar la trazabilidad

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

TIEMPO DE EJECUCIÓN META DE INDICADOR DE GESTIÓN EN DÍAS CUMPLIMIENTO

Diseñar e implementar un programa de calibración y Técnico de laboratorio verificación de equipos de medición

100%

Cumplimiento de la tarea

Documentar los ensayos y métodos empleados para Técnico de laboratorio determinar las especificaciones del crudo

100%

Cumplimiento de la tarea

100%

No de equipos calibrados/No total de equipos

Efectuar la calibración de los Técnico de laboratorio equipos de medición con y departamento de laboratorios acreditados para compras garantizar la trazabilidad

DIRECTRÍZ POLÍTICA Y OBJETIVOS

PLANES

Capacitacitar y Mitigar los riesgos de incendio y explosión concientizar de nuestro capacitando y concientizando a nuestro personal personal para que tome para que tome siempre las medidas necesarias siempre las medidas de seguridad para evitar su ocurrencia. necesarias de seguridad y así evitar su ocurrencia

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Diseñar e implementar un plan de capacitación dirigido a prevenir los riesgos de incendio y explosión

Director HSE

Efectuar la capacitación y concientización del personal con instructores competentes Capacitar al personal en el manejo de extintores y del equipo contra incendios instalado en la planta

TIEMPO DE EJECUCIÓN META DE INDICADOR DE GESTIÓN EN DÍAS CUMPLIMIENTO

100%

Director HSE

80%

Director HSE

80%

Enfectuar simulacros periódicos

Director HSE

80%

Efectuar evaluaciones de las capacitaciones y simulacros efectuadas

Director HSE

80%

Cumplimiento de la tarea

No de capacitaciones efectudas/ No de capacitaciones programadas No de capacitaciones efectudas/ No de capacitaciones programadas No de capacitaciones efectudas/ No de capacitaciones programadas No de capacitaciones aprobadas/ No de capacitaciones efectuadas

DIRECTRÍZ POLÍTICA Y OBJETIVOS

Mitigar la emisión de vapores y gases contaminantes a través del mantenimiento adecuado de nuestros tanques de almacenamiento y equipos

PLANES

TIEMPO DE EJECUCIÓN META DE INDICADOR DE GESTIÓN EN DÍAS CUMPLIMIENTO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Diseñar e implementar un programa de mantenimeinto para los tanques de almacenamiento y equipos

Ingeniero de Mantenimiento

100%

Cumplimiento de la tarea

Ingeniero de Mantenimiento

100%

Cumplimiento de la tarea

80%

No de manteniemientos efectuados/ No de mantenimientos programados

Reducir y mitigar la emisión de vapores contaminantes a través de la ejecución de Documentar los planes de procedimeintos de mantenimiento mantenimiento de los adecuado de tanques y tanques de almacenamiento equipos y equipos

Efectuar los mantenimientos programados de los tanques de almacenamiento y equipos

Ingeniero de Mantenimiento

365

DIRECTRÍZ POLÍTICA Y OBJETIVOS

PLANES

TIEMPO DE EJECUCIÓN META DE INDICADOR DE GESTIÓN EN DÍAS CUMPLIMIENTO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Determinar el estado y la capacidad de la planta de tratamiento de aguas

Director HSE

100%

Cumplimiento de la tarea

Director HSE

100%

Cumplimiento de la tarea

Director HSE

100%

Cumplimiento de la tarea

Director HSE

100%

Cumplimiento de la tarea

Director HSE

100%

Cumplimiento de la tarea

Director HSE

100%

Cumplimiento de la tarea

Diseñar e implementar un programa de mantenimiento de la planta de tratamiento Desarrollar el de aguas tratamiento a las aguas Efectuar revisión a los Realizar el tratamiento adecuado de las aguas aceitosas industriales y industriales aceitosas generadas en nuestro controlar las condiciones parámetros aceptables del agua tratada proceso y efectuar su adecuado vertimiento de entrega de las mismas antes de su Documentar el vertimiento final procedimiento del tratamiento del agua industrial y aceitosa Documentar los métodos y ensayos aplicables para el control de parámetros del agua tratada Determinar los sitios o puntos de vertimiento del agua tratada y liberada

DIRECTRÍZ POLÍTICA Y OBJETIVOS

PLANES

ACTIVIDADES

Diseñar e implementar un programa de mantenimeinto para las líneas de transporte de crudo ubicadas dentro de la planta A través de un adecuado mantenimiento de Documentar los Eliminar y evitar la fuga de crudo a través del líneas de transporte de procedimientos de adecuado mantenimiento de las líneas internas crudo eliminar y evitar la mantenimiento de las líneas de transporte en la planta fuga de crudo que de transporte de crudo provoca el impacto de ubicadas dentro de la planta contaminación del suelo Efectuar los mantenimientos programados a las líneas de transporte de crudo ubicadas dentro de la planta

RESPONSABLES

TIEMPO DE EJECUCIÓN META DE INDICADOR DE GESTIÓN EN DÍAS CUMPLIMIENTO

Ingeniero de Mantenimiento

100%

Cumplimiento de la tarea

Ingeniero de Mantenimiento

100%

Cumplimiento de la tarea

80%

No de manteniemientos efectuados/ No de mantenimientos programados

Ingeniero de Mantenimiento

365

DIRECTRÍZ POLÍTICA Y OBJETIVOS

PLANES

RESPONSABLES

Diseñar e implementar un plan de capacitación dirigido a prevenir los riesgos por quemaduras

Ingeniero de Mantenimiento y Director HSE

100%

Cumplimiento de la tarea

Ingeniero de Mantenimiento y Director HSE

100%

Cumplimiento de la tarea

Ingeniero de Mantenimiento y Director HSE

100%

Cumplimiento de la tarea

Efectuar capacitación y concientización del personal sobre la operación de equipos y precauciones necesarias con instructores competentes

Ingeniero de Mantenimiento y Director HSE

90%

No de capacitaciones efectudas/ No de capacitaciones programadas

Determinar con personal competente los elementos de protección personal necesarios para mitigar los riesgos

Ingeniero de Mantenimiento y Director HSE

100%

Cumplimiento de la tarea

Capacitar al personal en el uso de los elementos de protección personal

Ingeniero de Mantenimiento y Director HSE

90%

Efectuar evaluaciones de las capacitaciones efectuadas

Ingeniero de Mantenimiento y Director HSE

90%

Inventariar los equipos que por su naturaleza generan calor y adicionalmente determinar su estado Determinar el estado de la protección adecuada de los equipos para evitar accidentes Detectar las fuentes de calor y mitigar el riesgo que esto significa para nuestros colaboradores concientizándolos, capacitándolos y entregándoles los elementos de protección personal necesarios

Mitigar el riesgo de quemaduras por la operación de equipos que por su naturaleza emiten calor

TIEMPO DE EJECUCIÓN META DE INDICADOR DE GESTIÓN EN DÍAS CUMPLIMIENTO

ACTIVIDADES

No de capacitaciones efectudas/ No de capacitaciones programadas No de capacitaciones aprobadas/ No de capacitaciones efectuadas

DIRECTRÍZ POLÍTICA Y OBJETIVOS

Mitigar la inhalaciónde vapores y gases por parte de nuestros colaboradores concientizándolos, capacitándolos y entregándoles los elementos de protección personal necesarios

PLANES

Mitigar el riesgo de inhalación de vapores por la operación de equipos que por su naturaleza los emiten

TIEMPO DE EJECUCIÓN META DE INDICADOR DE GESTIÓN EN DÍAS CUMPLIMIENTO

ACTIVIDADES

RESPONSABLES

Diseñar e implementar un plan de capacitación dirigido a prevenir los riesgos por inhalación de vapores

Ingeniero de Mantenimiento y Director HSE

100%

Cumplimiento de la tarea

Inventariar los equipos que por su naturaleza generan vapores y adicionalmente determinar su estado

Ingeniero de Mantenimiento y Director HSE

100%

Cumplimiento de la tarea

Determinar el estado de la protección adecuada de los equipos para evitar accidentes

Ingeniero de Mantenimiento y Director HSE

100%

Cumplimiento de la tarea

Efectuar capacitación y concientización del personal sobre la operación de equipos y precauciones necesarias con instructores competentes

Ingeniero de Mantenimiento y Director HSE

90%

No de capacitaciones efectudas/ No de capacitaciones programadas

Determinar con personal competente los elementos de protección personal necesarios para mitigar los riesgos

Ingeniero de Mantenimiento y Director HSE

100%

Cumplimiento de la tarea

Capacitar al personal en el uso de los elementos de protección personal

Ingeniero de Mantenimiento y Director HSE

90%

Efectuar evaluaciones de las capacitaciones efectuadas

Ingeniero de Mantenimiento y Director HSE

90%

No de capacitaciones efectudas/ No de capacitaciones programadas No de capacitaciones aprobadas/ No de capacitaciones efectuadas

12. PLANIFICACIÓN Y PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA EN LA FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD.

12.1 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

CODIGO:

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

VIGENTE DESDE: VERSIÓN: PÁG:

OBJETIVO

Establecer las actividades para la elaborar, identificar, aprobar, modificar, anular y controlar los documentos establecidos por la organización en el sistema de gestión integrada del proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción necesarios para garantizar el cumplimiento de los requisitos de calidad, ambientales, de salud y seguridad ocupacional y de laboratorio. 2.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los procedimientos definidos por la organización y todos los documentos internos y externos que apliquen en el sistema de gestión integrada del proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción. 3.

PROCEDIMIENTO DOCUMENTOS INTERNOS.

3.1. Elaboración de documentos: El responsable es el encargado de cada subproceso, acompañado por el Director HSEQ. a. b. c. d. e.

Recopilar la información correspondiente al documento. Establecer el objetivo y el alcance del documento. Desarrollar el documento de acuerdo a las actividades más críticas del área. Establecer los formatos necesarios para el seguimiento y cumplimiento de actividades críticas. Definir diagrama de flujo.

3.2.

Identificación de documentos: El responsable es el Director HSEQ.

El documento se identificará con las primeras letras del nombre del documento y siempre acompañados por el número 001.

Ejemplo: Procedimiento de Planificación de producto, Identificación de Aspectos e Impactos Peligros y Riesgos – PI-A&I-P&R. Todos los documentos deben llevar la versión y la fecha del documento. La versión del documento siempre inicia en 0 y la fecha del mismo será en el formato año- mes-día (aa/mm/dd) Ejemplo: Versión 0 de 13/06/10 El cambio de versión del procedimiento se dará cuando la modificación del procedimiento sea de fondo y no de forma. Ejemplo: Cambio de forma: Se actualiza el responsable del documento, la numeración del contenido o la corrección de alguna palabra. Cambio de fondo: Se incluyen, eliminan o modifican actividades, responsables y/o formatos.

3.3. Aprobación: El responsable es el Superintendente de Producción con el acompañamiento del Director HSEQ. a. b. c.

El Superintendente de Producción es el encargado de aprobar el documento, previa verificación de las actividades y de la funcionalidad del mismo. El Director HSEQ es el encargado de aprobar el documento, siempre y cuando este cumpla con los requisitos de las normas de Sistemas d Gestión. El Director HSEQ también es el encargado de aprobar los documentos que sean exigidos por las normas de Sistemas de Gestión.

3.4. Modificación: El responsable es el encargado de cada subproceso, acompañado por el Director HSEQ. a.

Para la modificación del procedimiento se deben utilizar las casillas definidas en la última parte de los documentos donde se debe identificar la fecha, el cambio y el responsable.

3.5. Anulación: El responsable es el encargado de cada subproceso, acompañado por el Director HSEQ. Los documentos se anularan teniendo en cuenta: a. b. c. d.

Se debe revisar la aplicabilidad del documento en las actividades del área. Para la anulación del documento se debe indicar en las casillas definidas en la última parte de cada documento, el motivo de la anulación. El documento anulado debe ser firmado por el Superintendente de Producción y el Director HSEQ. Todos los documentos anulados deben ser archivados en versión física en la carpeta “Documentos Obsoletos” en la oficina del Jefe HSEQ.

3.6.

Control: El responsable es el Director HSEQ.

Para la entrega de los documentos a las áreas involucradas se debe utilizar el formato FT-OCD-001, donde se indica el responsable, el área y la fecha de entrega del documento.

PROCEDIMIENTO DOCUMENTOS EXTERNOS

4.1.

Control: El control de los documentos externos se realizará mediante un sello sobre el documento. El original se mantendrá en la oficina del Director HSEQ y se entregarán las copias con sello a los responsables.

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

MOTIVO DEL CAMBIO

13/06/10

Elaboración del documento

RESPONSABLE

12.2 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS

CODIGO:

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS

VIGENTE DESDE: VERSIÓN: PÁG:

1. OBJETIVO El presente procedimiento tiene como objetivo definir los controles que se deben tener para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición final de los registros del sistema de gestión integrada del proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los registros del sistema de gestión integrada del proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción. 3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGÍA 3.1 Almacenamiento: Lugar, dispositivo y / o equipo donde se encuentra físicamente el registro. 3.2 Disposición: Destino final de los registros.

3.3

Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.

3.4

Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

3.5

Identificación: nombre y/o código con el que se reconoce a cada registro.

3.6

Legibilidad: que pueda leerse la información contenida en el registro.

3.7

Protección: asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo útil.

3.8

Recuperación: facilidad de acceso a los registros y a la información contenida en ellos, tomando en cuenta su localización y su clasificación.

3.9

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

3.10 Tiempo de Retención: período de tiempo en que se tendrán los registros dentro de un archivo en papel o en medio electrónico. 3.11 Vigente: tiempo de retención de un registro que se requiere archivar en forma permanente. 4. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Director HSEQ, el identificar, almacenar y proteger los registros del SGI, así como tomar las medidas pertinentes para garantizar su recuperación y el tiempo de retención de cada uno de ellos. 5. DESCRIPCIÓN 5.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS REGISTROS Todos los registros del SGI, sea que estén en medio magnéticos o impresos, deben ser identificables fácilmente mediante la utilización de nombre y del programa, procedimiento o instructivo del SGI con que tiene relación. Los registros del SGI deben ser legibles y almacenados de tal forma que se puedan conservar y se consulten fácilmente.

5.2 ALMACENAMIENTO ARCHIVO UBICACIÓN: Departamento de HSEQ VIGENCIA: 2 años Para el almacenamiento, los registros en papel se mantienen en archivadores debidamente identificados, organizados en orden cronológico. Los archivos en medios magnéticos deben almacenar en CD´s y en el servidor de la organización. 5.3 PROTECCIÓN DE LOS REGISTROS Con el fin de proteger los registros que estén en papel, estos deberán ser mantenidos en condiciones apropiadas, en lugares limpios, libres de polvo, luz, humedad o cualquier otra condición que afecte su legibilidad y conservación. Para asegurar que los registros se mantengan legibles, se establece que no se deben realizar enmendaduras, tachones, anotaciones, dobleces, etc. a los registros, que puedan entorpecer su lectura. 5.4

RECUPERACIÓN Y TIEMPO DE RETENCIÓN

La recuperación de los registros se facilita por medio de la aplicación del listado maestro de documentos del SGA, en el cual se establece la ubicación y el almacenamiento de cada uno de ellos. El tiempo de retención de cada uno de los registros ha sido establecido y documentado en el listado maestro de documentos del SGA. 6. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Procedimiento para el control de documentos del SGI. Listado maestro de documentación del SGI. 7. FORMATOS Y REGISTROS No aplica 8. ANEXOS No aplica 9. DISPONIBILIDAD Y DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO 10.

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

MOTIVO DEL CAMBIO

13/06/10

Elaboración del documento

RESPONSABLE

12.3 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS CODIGO:

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

VIGENTE DESDE: VERSIÓN: PÁG:

1. OBJETO Establecer la metodología a seguir para planear, ejecutar y efectuar las Auditorías Internas del Sistema integrada de Gestión con el propósito de verificar si las actividades y los resultados relacionados con la calidad son conformes con las disposiciones establecidas e igualmente determinar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de calidad de las Unidades Tecnológicas de Santander. 2. DEFINICIONES Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de la auditoria. Auditor: Persona con los atributos personales demostrados y competencia (3.1.6 y 3.9.14) para llevar a cabo una auditoria. (NTC ISO 9000:2000). Auditado: Organización y/o proceso que es objeto de la auditoria Equipo auditado. Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo si es necesario de expertos técnicos. Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría. Nota: Las evidencias consisten en registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría, y que sea verificable. Hallazgo de la auditoria Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos, utilizados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. Alcance de la auditoria Extensión y límites de una auditoria.

NOTA Típicamente el alcance incluye una descripción de las instalaciones físicas, las unidades organizacionales, las actividades y procesos, al igual que el período de tiempo cobijado. Auditoría Interna: Elemento de Control que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la Institución. Permite emitir juicios basados en evidencias sobre aspectos importantes de la gestión y los resultados obtenidos, satisfaciendo a los diferentes grupos de interés. Auditoria de Segunda Parte o Auditoría Externa: Se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los usuarios, o por otras personas en su nombre. Experto técnico: Persona que provee el conocimiento y la experiencia específica al equipo auditor, pero que no participa como un auditor. Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. Observación: Hallazgos donde no existe la suficiente evidencia para registrar una No conformidad y que demandan atención por parte del auditado. Programa de la auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. NOTAS: 1. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas, acciones correctivas. 2. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. Resultados de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada comparada contra los criterios de auditoría acordados. Los resultados de la auditoria proveen la base para el reporte de la auditoria.

Reunión de Apertura: Encuentro entre el auditor y los auditados con el propósito de revisar el alcance de los objetivos de la auditoria, confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones necesarias para la misma y aclarar detalles del plan de auditoría. Reunión de Cierre: Encuentro entre el auditor y los auditados con el propósito de presentar los resultados de la auditoria y coordinar la elaboración de las solicitudes de acción correctiva o preventiva, es un mecanismo usado para documentar una discrepancia o un no conforme que requiere atención. Manual de control de evaluación: Define para las Unidades Tecnológicas de Santander los elementos de los componentes de los subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno. 3.

RESPONSABLE

Al interior de la institución, la auditoría interna al Sistema Integrada de Gestión es responsabilidad del Departamento de HSEQ, quienes planean, ejecutan, presentan informes y realizan el seguimiento. 4.

DESARROLLO a. Las auditorías se realizan completamente a todo el Sistema Integrada de Gestión mínimo una vez al año. b. Las auditorías internas son realizadas por personal independiente de quienes tienen la responsabilidad de los procesos o áreas a auditar. c. Las auditorias serán coordinadas por la Oficina de Control Interno d. Los resultados, las observaciones y las no conformidades encontradas durante la auditoría, son conocidas por el auditado, el responsable del área o proceso a auditar e. Es responsabilidad de la oficina de Control Interno y del Comité de Calidad nombrar a uno de sus funcionarios como Auditor líder, siempre y cuando éste haya sido calificado como auditor interno y nombrar los auditores acompañantes. f. La aplicación de las acciones correctivas para las no conformidades registradas en el proceso de auditorías se realiza en los tiempos estimados por los responsables y sin demora injustificada. g. Las no conformidades serán cerradas cuando se verifique además de la implementación de la acción correctiva, su eficacia. h. Cuando la institución decida realizar una auditoría externa al sistema integrada de gestión, esta será considerada como auditoría interna. i. La calificación de los auditores se realiza anualmente. Esta calificación es realizada por los auditados a través del formato evaluación de auditores, por el Jefe de Control Interno y el

Representante de la Dirección. Estas dos evaluaciones se realizan calificando cada uno de los criterios de la siguiente forma: 5 Cumple criterio 3 Cumple parcialmente criterio 1 No cumple criterio. El resultado final de la calificación se establece teniendo en cuenta la siguiente escala: 5 Auditor cumple 4 Cumple parcialmente, debe formularse plan de mejoramiento 3 O menos de 3 el auditor no debe tenerse en cuenta para el siguiente ciclo de auditoría y debe ser formado nuevamente. 5.

PROCEDIMIENTO PARA PLANIFICACION DE AUDITORIAS INTERNAS Tabla 6. Planificación Auditorías Internas

Actividad

ACTIVIDAD Inicio del Procedimiento Programar anualmente las auditorías internas. Se debe definir el objetivo, alcance y recursos de las mismas teniendo en cuenta: Estado de implementación de los requisitos de la norma y la importancia del mismo en la institución. Cambios Organizacionales Nuevos procesos administrativos Resultados no satisfactorios de auditorías anteriores Cambios Revisión ytecnológicos aprobación de Programa Anual de Auditorías internas. Si no es aprobado: realizar los ajustes para su nueva presentación. Definir el alcance y Plan de Auditorías internas. El l plan debe contener : Objetivo, alcance, criterios, equipo de auditores, recursos, documentos de referencia, cronograma de auditorías (fecha, hora, proceso, auditor y requisitos de norma), reunión de apertura, reunión de cierre.

RESPONSABLE

REGISTRO

Director HSEQ Auditor SIG

R-EV-01

Comité de Calidad

R-SS-08

Director HSEQ Auditor SIG

R-SS-08 R-EV-08

Presentación del Plan de Auditoria para aprobación del Comité de Calidad. Aprobación del Plan de Auditoria:

Director HSEQ

R-EV-08

R-SS-08

Si es aprobado: pasar a la etapa de ejecución.

Si no es aprobado: Realizar los ajustes indicados y volverlo a presentar al Comité.

Preparar los Documentos de trabajo como: Listas de verificación, informe de auditoría, documentación de evidencia que respalde las conclusiones alcanzadas.

Director HSEQ

Equipo Auditor

R-EV-08

R-EV-02 R-EV-03

Fin del procedimiento

5.2 COMPETENCIAS NECESARIAS PARA CALIFICAR COMO AUDITOR INTERNO o

NIVEL DE EDUCACIÓN. Haber aprobado como mínimo educación superior (Tecnólogo).

ENTRENAMIENTO. Haber adquirido el conocimiento y habilidades necesarias para realizar Auditorías para la gestión Integrada, certificadas por una entidad reconocida en capacitación y/o asesoría en Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007.

DESTREZAS. Poseer destrezas en la indagación y obtención de información que permita de manera objetiva confrontar la situación real de los temas a auditar. Capacidad para la redacción y preparación de informes. Es importante analizar si es necesario el acompañamiento por parte de expertos técnicos que apoyen la labor del auditor.

ATRIBUTOS PERSONALES. El Auditor interno debe poseer los siguientes atributos personales:

   

Mente abierta y capacidad para desagregar situaciones de relativa complejidad. Capacidad analítica para reconocer la existencia o no de evidencias objetivas. Capacidad de expresión para enviar los mensajes de manera clara. Agilidad mental para llegar a conclusiones basadas en las observaciones de las Auditorias.

 

Amabilidad en el trato buscando que el ambiente contribuya al alcance de la auditoria. Firmeza en sus decisiones basadas en evidencias objetivas, a pesar de que haya presión hacia determinado cambio que no esté basado en evidencia.

5.3 PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS CONSIDERACIONES PARA SU DESARROLLO * Plan de Auditoria Internas aprobado. * Documentos aplicables como Manuales, Procedimientos, Instructivos y Registros. * Equipo Auditor ESPECIFICACIONES DEL PRODUCTO El producto obtenido es el informe final que presenta el equipo auditor. DOCUMENTO DE REFERENCIA. NTC-ISO-19011 Directrices para la Auditoria de Sistemas de Gestión de Calidad. La aplicación de este Procedimiento involucra a todos los procesos de la Institución Tabla 7. Ejecución de Auditoría Interna

# Actividad

ACTIVIDAD Inicio del Procedimiento

RESPONSABLE

Realizar una reunión de apertura con los responsables de los procesos a auditar para: * Presentar los miembros del equipo auditor * Revisar el alcance y los objetivos de la auditoria * Proporcionar un breve resumen de la metodología a utilizar en la realización de la auditoría * Establecer los conductos oficiales entre el equipo auditor y los auditados * Confirmar la fecha y hora para la reunión de cierre y cualquier tipo de reunión intermedia * Aclarar cualquier detalle sobre el que se tenga dudas. Recolectar evidencias mediante las listas de verificación diseñadas por el equipo auditor. La etapa de recolección de evidencias se realiza a través de entrevistas, examen de documentos, revisión de registros, observación de actividades y condiciones en las áreas de interés.

Jefe de Control Interno y Coordinador de Calidad.

Equipo Auditor

REGISTRO

R-SS-04

R-EV-02

Revisar la información recolectada y las observaciones registradas, junto con las evidencias adicionales tomadas en el proceso de recolección de evidencias para Equipo Auditor determinar las No Conformidades encontradas en (conformado por el términos de los requisitos específicos de la norma o de auditor líder y los documentos referenciados en la auditoria. expertos técnicos)

Revisar los resultados de la Auditoría efectuada y definir las Acciones Correctivas que se deben adelantar para Auditor y Auditado levantar las No Conformidades encontradas.

Las Acciones correctivas propuestas por el auditado son apropiadas para dar respuesta a la No conformidad?

Si son apropiadas: Aplicar las acciones y realizar seguimiento

No son apropiadas: Revisar las acciones correctivas propuestas, acondicionarlas y someterlas nuevamente al auditor

Auditado

Preparar el Informe de las auditorias y entregar al Auditor SIG

Auditores

Presentar el Informe Consolidado al Representante de la Dirección

Director HSEQ

Auditor

Auditor SIG

Fin del procedimiento

6. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

MOTIVO DEL CAMBIO

13/06/10

Elaboración del documento

RESPONSABLE

R-EV-02

R-EV-04

R-EV-03

R-SS-11

12.4 PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRRECTIVAS Y PREVENTIVAS CODIGO:

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

VIGENTE DESDE: VERSIÓN: PÁG:

1. Objetivo Establecer documentalmente los lineamientos para la implantación de acciones correctivas y/o preventivas, para eliminar las causas de no-conformidad presentadas en la organización. 2. Alcance Este procedimiento aplica para todas las áreas de la organización. 3. Definiciones. Acción Correctiva. Es la acción tomada para eliminar las causas de una no-conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción Preventiva. Acción tomada para eliminar la(s) causa(s) de una no-conformidad potencial. 4. Responsabilidad y Autoridad. El Responsable de Auditoria tiene la responsabilidad y autoridad de generar y llevar a cabo el control de las solicitudes de las acciones correctivas y/o preventivas, así como de informar al Representante de la Dirección del estado de estas solicitudes. Todo el personal tiene la responsabilidad y autoridad de solicitar una acción correctiva y/o preventiva, con el fin de prevenir la ocurrencia o recurrencia de situaciones de no-conformidad relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad. El Responsable del Departamento tiene como responsabilidad y autoridad de realizar el análisis de la causa raíz de la no-conformidad y proponer las acciones necesarias para eliminarla, deben implementar las acciones correctivas y preventivas en el tiempo establecido. 5. Desarrollo. Ver diagrama de flujo Anexos. Solicitud de acción correctiva y/o preventiva

Tabla 10. Procedimiento acciones correctivas y preventivas ENCARGADO DEL RESPONSABLE DEL CONTROL DE ÁREA ACCIONES Diagrama de Flujo

ACTIVIDADES Y/O FORMATOS Acciones corectivas y preventivas 1. Se describe la no conformidad en el formato, escribiendo la fecha en que se llena la solicitud 2. Se indica el numeral de la norma que no se esta cumpliendo, se apunta el documento de referencia y se describe la no conformidad

3. Se entrega la solicitud al responsable del área para realizar el análisis de la causa raíz que originó la no conformidad y firma el responsable del área, teniendo dos días hábiles para el llenado de la solicitud hasta la causa raíz.

4. Determina las acciones necesarias para eliminar la no conformidad presentada, las cuales son anotadas en su solicitud, indicando fecha de inicio y terminación de dichas actividadesy entrega de la solicitud para que se le asigne el número correspondiente al encargado del control de acciones correctivas y preventivas 5. Se genera el número consecutivo correspondiente y se registra en el formato entregado una copia de la solicitud al responsable del área

6. Se verifica de forma objetiva la efectividad de las acciones anotando como se lleva a cabo, si es efectiva la acción se cierra y se firma la solicitud de acción

7. Si no es efectiva se regresa al punto 1. 8. Se genera un informe mensual del estado de las acciones correctivas y/o preventivas, documentándose en la minuta de la revisión gerencial, el cual se entrega al representante de la dirección con copia a la dirección.

6. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

MOTIVO DEL CAMBIO

13/06/10

Elaboración del documento

RESPONSABLE

12.5 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

CODIGO:

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

VIGENTE DESDE: VERSIÓN: PÁG:

1. OBJETIVO Establecer la metodología para identificar y controlar el producto que no sea conforme con sus requisitos, las responsabilidades y autoridades y prevenir su uso o entrega no intencional. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión integrada del proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción. 3. DEFINICIONES Producto/Servicio No Conforme: Producto o Servicio que no es conforme con los requisitos; o Producto / Servicio que no cumple con los requisitos. Producto: resultado de un proceso o un conjunto de procesos1 No conformidad: incumplimiento de un requisito2 Concesión: autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos para su uso previsto3 Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad4 Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria 5 Reparación: acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista.6 Liberación: autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso7 Acción correctiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No conformidad detectada u otra situación indeseable.8

Acción preventiva: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.9 4. RESPONSABLES Representante de la dirección  Conocer el presente procedimiento.  Incluir los informes en la revisión por la Dirección. Auxiliar control interno y calidad  Elaborar y actualizar el presente procedimiento.  Revisar los informes sobre los productos no conformes detectados en los procesos. Responsable del proceso:  Conocer y aplicar el presente procedimiento.  Identificar el producto no conforme  Registrar el producto no conforme y las acciones tomadas posteriormente, incluyendo las  concesiones que se hayan obtenido.  Notificar al responsable del proceso de la existencia de producto no conforme.  Someter al producto no conforme corregido, a una nueva verificación para demostrar su  conformidad con los requisitos.  Implementar las correcciones, acciones correctivas o preventivas, que permitan identificar y  Controlar el producto no conforme o la no conformidad.  Resguardar el Registro de producto no conforme (formato para las ACCIÓNES DE MEJORA  Código GI-FO-08), de acuerdo al procedimiento control de los registros, y toda la  Documentación que en su caso se haya generado, que permita dar seguimiento a las no  Conformidades, hasta su corrección o cierre de la no conformidad. 5. GENERALIDADES Producción controla los productos no conformes mediante la toma de acciones para eliminar la no conformidad detectada de acuerdo con lo establecido en el siguiente procedimiento. 6. NORMATIVIDAD APLICABLE Norma Técnica ISO 9001:2008 7. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

Tabla 11. Procedimiento de Control de Producto no Conforme.

ACTIVIDAD

Identificar el producto No conforme

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

Se registra en el formato ACCIONES DE MEJORA código GI-FO-08 de la casilla 1 a 6, haciendo una breve descripción y análisis de lo encontrado indicando claramente la Quien detecta el evidencia objetiva que sustenta el PNC. PNC11 En el caso de matriculas y plásticos estos se identifican mediante un acta de baja diligenciada cada 3 meses.

Comunicar al responsable

Se toman acciones para eliminar la no conformidad las cuales pueden ser a. Corrección b. Reproceso c. Acción Correctiva Tomar d. Destrucción. acciones para Responsable del En el caso de las matriculas, los plásticos y eliminar la no proceso. duplicados, estos serán destruidos. conformidad En caso de recetarios, certificados, capacitaciones, proyectos y seminarios, estos serán tratados mediante acciones correctivas. Si es acción correctiva, se continúa según el Procedimiento de Acciones de mejora código GCA-PR-05.

Verificar el cumplimiento Responsable del de las proceso. acciones tomadas

Archivar el registro.

Quien detecta el Se le comunica al responsable del Sistema PNC de gestión de la calidad.

Verificar el cumplimiento de las acciones tomadas para eliminar la no conformidad y verificar que el producto cumple con los requisitos. Se registra en el formato ACCIONES DE MEJORA de la casilla 10 Archivar el registro según el procedimiento Responsable del de control de registros y enviar copia al proceso. coordinador del Grupo de Gestión de la Calidad.

8. DIAGRAMA INICIO

IDENTIFICAR EL PRODUCTO NO CONFORME

COMUNICAR AL RESPONSABLE DEL PROCESO

TOMAR ACCIONES PARA ELIMINAR LA NO CONFORMIDAD

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES TOMADAS

SE CUMPLIERON

ARCHIVAR EL REGISTRO

FIN

Ilustración 5. Diagrama procedimiento de producto no conforme

9. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS CÓDIGO

NOMBRE DEL REGISTRO

RESPONSABLE

10. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

MOTIVO DEL CAMBIO

13/06/10

Elaboración del documento

RESPONSABLE

12.6 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

CODIGO:

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

VIGENTE DESDE: VERSIÓN: PÁG:

1 OBJETIVO Promover, facilitar, fomentar y desarrollar las aptitudes de los trabajadores, incrementando su productividad a través de la entrega de actividades de capacitación que les proporcione conocimientos técnicos y competencias, para un mejor desempeño y optimización de resultados. 2 ALCANCE Departamento de Operaciones y Oficinas Centrales 3 RESPONSABILIDADES La ejecución y evaluación es responsabilidad del departamento de Capacitación correspondiente a la Gerencia de Recursos Humanos. 4 TERMINOLOGÍA Formación: Acción de suministrar a una persona, o a varias, la información y el entrenamiento precisos para que conozca o aprenda a realizar y a desempeñar un nuevo papel, ejerciendo actividades y funciones nuevas. Formadores: persona encargada de entregar conocimientos técnicos y realizar la formación práctica dirigida al personal de la tienda. Relator Externo: persona con conocimientos acerca de materias específicas.

Detección de Necesidades de Capacitación (DNC): Proceso de análisis de las brechas de competencias, reflejadas por la carencia de conocimientos, habilidades o aptitudes que observa su jefatura en los funcionarios. Sus resultados se reflejan en el Plan de Capacitación Bianual de la empresa. 5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Detección de Necesidades de Capacitación. Plan de Desarrollo para Tiendas. Evaluación de Desempeño. Plan de Capacitación Bianual. Solicitudes extraordinarias de Capacitación.

6 DESCRIPCION DEL PROCESO Tabla 8. Procedimiento de Capacitación y Toma de Conciencia Nº Que 1 Atividades de Formación que se entrega a los colaboradores

Quien Formadores del área de Capacitación de RRHH y Relatores externos para el personal de campo

Cuando Desde la firma del contrato en adelante pueden recibir capacitación.

Realización DNC

Encargada de Febrero Capacitación medio

Actualización y revisión Plan de Desarrollo para Campo

Área Evaluación Desarrollo Área Capacitación.

Donde En el lugar de trabajo. Salas de Capacitación

por Oficinas Centrales

Como Para personal nuevo de campo primer ciclo: lo realiza un formador y consta de 6 talleres con un total de 26 horas teóricas y 5 horas de formación práctica en campo. Segundo ciclo para personal de campo: dirigido a personas con potencial de Jefe de área, se entrega en tres meses y consta de 60 horas teóricas y 30 horas prácticas, está a cargo de un Formador de RRHH. Para personal de Oficinas Centrales: se contrata a un relator externo y se entregan talleres con una duración predeterminada. Mediante encuesta presencial a mandos medios y Gerencias

Como se registra Lista de Asistencia Evaluaciones Registro de Formación en campo

Encuestas de DNC, Plan de Capacitación aprobado por la Gerencia de RRHH y Gerencia de Producción. Ambas áreas evalúan Descriptor Plan de resultados del Plan de Desarrollo Desarrollo para campo y en conjunto reformularán mejoras.

de Enero a marzo Oficinas y de cada año Centrales y de

Coordinación Área de Una vez que el de Actividades Capacitación curso se de encuentra Capacitación autorizado por la jefatura en el caso de personal de oficinas centrales. En el caso de Operaciones, según el calendario de capacitación Registro de Relatores Al término de actividades de la actividad capacitación

En Oficina de RRHH

Según calendario de Calendario de actividades de capacitación Capacitación mensual mensual Mail de comunicación de cursos

En Oficina de RRHH

Al finalizar la actividad los relatores y formadores deberán entregar a la encargada de capacitación o asistente, la lista de Asistencia y pruebas.

Listas de Asistencia, pruebas, certificados de asistencia y encuestas de satisfacción de actividad de capacitación

7 REGISTROS   

Lista de Asistencia. Formularios de evaluación de formadores. Certificados de asistencia a curso dictados por externos.

8 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

MOTIVO DEL CAMBIO

13/06/10

Elaboración del documento

RESPONSABLE

12.7 PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

CODIGO:

PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

VIGENTE DESDE: VERSIÓN: PÁG:

1 OBJETIVO Orientar cómo proceder ante situaciones de emergencia, tanto de seguridad, salud ocupacional o medio ambiental, en las diferentes áreas de trabajo, en donde se encuentre el personal. 2 ALCANCE Se aplica a toda el área de producción. 3 RESPONSABILIDADES 3.1 Supervisores, línea de mando y prevencionista:    

Deberán hacer cumplir el procedimiento de emergencia, instruyendo al personal a su cargo respecto de las actividades a desarrollar en caso de ocurrir una emergencia. Proveer los medios para implementar las acciones para enfrentar de forma adecuada las emergencias que puedan ocurrir. Velar por la integridad física, salud, y bienestar de los trabajadores y la conservación de los equipos, materiales y ambiente que les rodea. Velar por el cuidado de todos los sistemas y equipos para enfrentar efectivamente una emergencia.

3.2 Trabajadores:  

Todo el personal deberá aplicar el procedimiento en casos de emergencia. El personal deberá velar por su propia integridad física y la de sus compañeros.

4 DOCUMENTOS APLICABLES 4.1 Manual de Sistema de Gestión Integrada.

5 TERMINOLOGIA Emergencia: Es cualquier suceso que pueda producir directa o indirectamente lesiones a las personas, daño a la propiedad, fallas operacionales, con interrupción del proceso normal. Lesiones de mediana gravedad: Son aquellas que generalmente el o los lesionados se mantienen conscientes y pueden ser trasladados sin peligro. Por ejemplo: Fracturas de miembros superiores, heridas cortantes y/o punzantes, contusiones por golpes que no sean en la cabeza o columna vertebral, hemorragias leves, etc. Lesiones graves: Son aquellas en que generalmente el o los lesionados están inconscientes o semiinconsciente, con pérdida de equilibrio, palidez intensa, ojos desviados, pupilas dilatadas, respiración alterada, falta de respiración o paro cardíaco. Ejemplos: Golpes en la cabeza, columna vertebral, hemorragias capilar/arterial/venosa, fractura en los miembros fácilmente observables, choques eléctricos, quemaduras intensas, atropellamiento o atrapamiento por máquinas o vehículos, caídas del mismo/distinto nivel. Accidente del trabajo fatal: Aquel accidente que provoca la muerte del trabajador en forma inmediata o durante su traslado a un centro asistencial. Accidente del trabajo grave: Cualquier accidente del trabajo que:     

Obligue a realizar maniobras de reanimación, u Obligue a realizar maniobras de rescate, u Ocurra por caída de altura, de más de 2 m., o Provoque, en forma inmediata, la amputación o pérdida de cualquier parte del cuerpo, Involucre un número tal de trabajadores que afecte el desarrollo normal de las actividades

Maniobras de reanimación: conjunto de maniobras encaminadas a revertir un paro cardiorrespiratorio, con la finalidad de recuperar o mantener las constantes vitales del organismo. Estas pueden ser básicas (no se requiere de medios especiales y las realiza cualquier persona debidamente capacitada); o avanzada (se requiere de medios especiales y las realizan profesionales de la salud entrenados). Maniobras de rescate: aquellas que permitan sacar al trabajador del lugar en que quedó, cuando éste se encuentre impedido de salir por sus propios medios.

ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Identificar la potencialidades de ocurrencia de emergencias Las emergencias a considerar se pueden asociar a actividades, equipos, lugares de trabajos específicos. 81

Ejemplos de emergencias posibles considerando nuestras actividades son:  Accidentes individuales y/o colectivos  Incendio y/o explosión.  Derrame de crudo.  Quemaduras.  Caída de alturas.  Caídas al mismo nivel.

6.1.1

Se deben considerar emergencias tanto en condiciones de operación normales como anormales. Se deben considerar impactos directos (a los trabajadores y áreas de trabajo) cómo inmediaciones.

6.1.2

La información que se debe tener en cuenta al identificar las emergencias son: a) b) c) d) e)

6.1.3

Cualquier emergencia debe ser informada de manera inmediata, por las personas que se encuentren más próximas al lugar siniestrado y/o persona accidentada, utilizando el recurso radio, teléfono o en forma verbal a un superior, comunicando lo siguiente:       

6.1.4

6.2

Resultados de la identificación de peligros / riesgos ambientales y S&SO. Requisitos legales Experiencia de accidentes anteriores Otras emergencias ocurridas en organizaciones similares Información divulgada por organismos fiscalizadores y otros como bomberos, etc

Nombre de la persona que informa. Tipo de siniestro o emergencia. Indicar lugar del accidente o emergencia. Número de personas involucradas y/o lesionadas. Gravedad de lesiones. Hora del incidente. Requerimiento de ayuda adicional

En caso de accidente de trabajo los lesionados deben ser atendidos en el hospital regional o en la red de servicios públicos de salud. Establecimiento e implementación de procedimientos de respuesta ante emergencias a) Existe una matriz con la posible emergencia, forma de prevenir su ocurrencia, acciones a realizar si ocurren, responsables, acciones post emergencia. b) La matriz debe ser publicada y difundida en toda la organización.

c) La matriz debe listar al personal que tiene conocimientos de primeros auxilios, de manejo de extintores, conocimiento del manejo de derrames. d) La matriz debe estar acompañada de una matriz comunicacional que considere responsable de comunicar la ocurrencia de emergencias ocurridas a: trabajadores, vecinos, familiares, bomberos, y otras partes interesadas, etc. e) Debe además existir un lay out con: salidas de emergencia, ubicación extintores, punto de encuentro, etc…

6.3

Equipo de respuesta ante emergencias La organización debe identificar el equipo que se requiere para una eficiente respuesta ante emergencia, tales como: extinción para incendios, alarmas, protección personal, comunicación y otros.

6.4

Capacitación en respuesta ante emergencias El personal que participa en las emergencias debe ser capacitado de cómo enfrentar una emergencia y sistema de evacuación. Anualmente se debe realizar una recapacitación.

6.5

Simulacros a) Anualmente se deben efectuar simulacros que permitan evaluar el procedimiento de emergencia. b) Si es posible puede coordinarse actividades con bomberos u otros entes que sea pertinentes su participación. c) También se debe efectuar simulacros cuando exista información general que haya ocurrido accidentes que aunque no sucedan en la empresa pudiesen ocurrir: terremoto, incendios, etc. d) Se debe emitir informe del simulacro, para permitir su análisis y posibles medidas correctivas

6.6

Revisión y modificación de procedimientos de emergencias El procedimiento de emergencia puede modificarse si se detectan deficiencias durante el simulacro, por cambios en la legislación, etc.

REGISTROS Identificación de emergencias Matriz de emergencia, incluye lay out de emergencia Identificación de equipos de emergencia

Programa y cumplimiento de capacitación Informe de simulacro

ANEXOS No aplica

9 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

MOTIVO DEL CAMBIO

13/06/10

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RESPONSABLE

12.8 PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

CODIGO:

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

VIGENTE DESDE: VERSIÓN: PÁG:

1 OBJETO Establecer la metodología para asegurar las comunicaciones internas entre los diferentes niveles y funciones de la organización, y para recepcionar, documentar y responder a las comunicaciones de carácter externo.

2 CAMPO DE APLICACIÓN Todas las comunicaciones de carácter que se establezcan internamente en la Empresa, y entre la Empresas y terceras partes interesadas.

3 RESPONSABILIDADES 

Gerente de Producción.



Revisar los informes de comunicación interna y externa 84



Director HSEQ



Documentar las solicitudes de información tanto externas como internas



Revisar los informes de comunicación externa e interna

4 DESARROLLO 4.1 SOLICITUDES INTERNAS Cualquier empleado podrá solicitar a la Empresa información en materia medioambiental. Para ello, rellenará el formato “SOLICITUD DE INFORMACIÓN” Una vez recibida la solicitud de información, el Comité de HSEQ la analizará y responderá personalmente a la misma en la forma que se estime conveniente para cada caso, documentando en el formato la decisión adoptada.

4.2 SOLICITUDES EXTERNAS Las comunicaciones externas son las que se realizan a petición de las partes interesadas (administración, clientes, proveedores, consumidores, vecinos, etc.) o dirigidas a las partes interesadas.

Cuando la comunicación viene originada por una petición de la parte interesada a la Empresa, se documentará el registro “SOLICITUD DE INFORMACIÓN”, anotando en el mismo la naturaleza de la solicitud: denuncia administrativa, queja formal, solicitud de información, otros.

4.3 TRAMITACIÓN DE SOLICITUDES DE INFORMACION Las solicitudes de información internas y externas serán recepcionadas y documentadas en el formato adecuado por el Director de HSEQ. Posteriormente serán analizadas por el Comité de HSEQ. En los casos de denuncia administrativa y queja formal se aplicará el procedimiento de “Control de productos no conformes” y “Acciones correctoras y preventivas”, anotando únicamente en la solicitud de información la respuesta documental dada a la petición de la parte interesada. La respuesta a las solicitudes de información interna se realizarán por medio del formato “PARTE DE COMUNICACIÓN INTERNA “. Independientemente de ello cuando el HSEQ lo determine oportuno podrá utilizar otro tipo de medios: invitar a sus reuniones a uno o varios empleados, organizar reuniones informativas, etc.

La respuesta a las solicitudes de información externa se realizan en el formato adecuado a la petición de la información. En todo caso, el Responsable de HSEQ anotará en el registro “ÍNDICE PETICIÓN DE INFORMACIÓN” la tramitación dada a la solicitud de información, la fecha de respuesta y la fecha de cierre de la solicitud. Los informes de comunicación internos y externos irán firmados por el Director HSEQ o el Responsable de Calidad y Medioambiente.

4.4. COMUNICACIONES VOLUNTARIAS Independientemente de las solicitudes de información de los empleados y las partes interesadas, la Empresa puede emitir “PARTE DE COMUNICACIÓN INTERNA “que se colocará en el tablón de anuncios o comunicaciones externas en los formatos adecuados. En todo caso se rellenará siempre el registro “ÍNDICE PETICIÓN DE INFORMACIÓN”.

5. REGISTROS Y ARCHIVOS Código

Descripción

Responsabilidad custodia

Lugar

Periodo

Ordenación

Solicitud de información

HSEQ

Oficina

3 Años

Por Fecha

Parte de comunicación interna

HSEQ

Oficina

3 Años

Por Fecha

Índice peticiones de información

HSEQ

Oficina

3 Años

Por Fecha

6. REFERENCIAS  “Procedimiento de Control de productos no conformes”  “Procedimiento de Acciones correctoras y preventivas”

7. MATERIAL ASOCIADO  “Solicitud de información”  “Parte de comunicación interna”  “Índice de peticiones de información” 86

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

MOTIVO DEL CAMBIO

13/06/10

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RESPONSABLE

12.9 PROCEDIMIENTO DE CONTROL OPERACIONAL CODIGO:

PROCEDIMIENTO DE CONTROL OPERACIONAL

VIGENTE DESDE: VERSIÓN: PÁG:

1 Objetivo El presente procedimiento tiene por objeto establecer los criterios operacionales y las responsabilidades asociadas con aquellas actividades que conforman el SGI del departamento de producción,

para

asegurar que las actividades desarrolladas y que están asociadas a los riesgos laborales y aspectos ambientales significativos, conforme a la Política, Objetivos y Metas, se desarrollen en condiciones controladas. 2 Alcance Este procedimiento aplica a todas las actividades relacionadas con los riesgos laborales para la seguridad y salud de los trabajadores del Departamento de Producción de Petrominerales Colombia LTD. y aquellas relacionadas con los Aspectos ambientales y la consecución de los objetivos y metas fijados en la Política de Prevención de Riesgos Laborales y el control de los Aspectos Ambientales Significativos.

3 Definiciones Política de Prevención: directrices y objetivos generales de una organización relativos a la prevención de riesgos laborales tal y como se expresan formalmente por la Dirección.

Objetivos: Conjunto de fines que la organización se propone alcanzar en cuanto a su actuación en materia de prevención de riesgos laborales e impactos ambientales, programados cronológicamente y cuantificados en la medida de lo posible. Metas: Conjunto de requisitos detallados de actuación, cuantificados siempre que sea posible, aplicables a la organización o a partes de esta, que tienen su origen en los objetivos de prevención y que deben cumplirse para alcanzar dichos objetivos.

4 RESPONSABILIDADES Gerente de Producción: 

Asegurar que no se trabajará en condiciones de riesgo no aceptable.



Participar en las revisiones trimestrales organizadas por el COPASO y comité HSEQ.



Asegurar los recursos para implantar los controles.



Revisar al menos anualmente la estructura de soporte del sistema de gestión de riesgos y aspectos ambientales.

Superintendente de Campo/Director HSEQ/Director de Copaso: 

Garantizar la participación del personal en los procesos de capacitación.



Participar activamente en la revisión de los resultados del proceso.



Garantizar que no se trabajará en la zona de riesgos no tolerables.



Garantizar que todo participante en los diferentes subprocesos reciban entrenamiento adecuado.



Asegurar la aplicación homogénea de este procedimiento en todo el departamento.



Organizar reuniones trimestrales con el Comité HSEQ para revisar del estado de ejecución, modificaciones, cumplimiento, entre otros análisis, del proceso de gestión de riesgos.



Las reuniones se realizarán con la Administración de cada unidad de Operación, Ingenieros Residentes y Comité HSEQ.



Mantener el registro maestro del presente proceso y de la administración de controles.



Promover la revisión anual de la estructura del sistema de gestión de riesgos.

Supervisor HSEQ/ Jefe de Área: 

Verificar que los controles sean aplicados



Asegurar que la calidad, efectividad y continuidad de los controles sea óptima.



Facilitadores del presente procedimiento.



Asesorar en la aplicación del presente procedimiento en las diferentes áreas.



Motivar la participación de los miembros de equipo de evaluación.



Evitar que la reunión se desvíe de los objetivos centrales del proceso.



Asegurar que todo personal o terceros cumplan con todos los requisitos establecidos por los Procedimientos y Normas de Seguridad establecidos para las zonas que visiten.



Establecer y mantener al día los documentos de operación y control del Sistema de Gestión Integrada.

Recursos Humanos: 

Proveer el entrenamiento a todo el personal.



Mantener registros del personal entrenado.

5 Procedimiento Identificación y Adopción de Medidas Preventivas Una vez realizada la identificación y evaluación de los riesgos laborales y los aspectos ambientales de cada unidad operativa del Departamento de Producción, en función de los resultados obtenidos, se procede a realizar la Planificación de la Acción Preventiva. A partir de lo recogido en la Planificación de la Acción Preventiva, el Responsable de HSEQ (Director HSEQ), en colaboración con los Supervisor de HSEQ (si existen), lleva un control de cada uno de los Riesgos o Aspecto ambiental identificados y evaluados, haciendo constar en la “Planificación de la Actividad Preventiva” la información relativa a: área o persona responsable de implantar cada medida de control del Riesgo y Aspectos Ambientales, valoración económica aproximada o estimada de cada medida, fecha estimada de ejecución de la medida preventiva, teniendo en cuenta para ello, la

valoración del Riesgo y Aspecto Ambiental, una vez que la medida esté implantada, se plasmará la fecha real de realización.

Planificación y Control de Actividades El Supervisor de HSEQ de cada unidad operativa del departamento de producción, establece y mantiene al día documentos de operación y control en los que se especifica el método operativo a seguir para cubrir situaciones en las que su ausencia lleva a desviaciones de la Política, los Objetivos y las Metas preventivas definidas por la organización:

La documentación al respecto está constituida por: 



Procedimientos de operación, entre los cuáles se encuentran los siguientes: o

Procedimientos de Reporte de actos y condiciones.

Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y gestión de no conformidades.

Procedimientos de control, entre los cuáles se encuentran los siguientes: o

Capacitación, inducción y competencias.

Plan de contingencias.

Planificación de actividades.

Observación y planeamiento de tareas.

Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y gestión de no conformidades.

Control de las condiciones de seguridad, mediante la realización de inspecciones de seguridad y cumplimiento de estándares de seguridad en el trabajo y cuidado del medio ambiente. o

Maquinaria / equipos de trabajo

Herramientas

Incendios

Orden y limpieza

Almacenamiento

Electricidad, etc.

6 REGISTRO Hoja de Permiso de trabajo seguro. 7 ANEXOS Permiso de trabajo seguro

8 REFERENCIAS Reglamento de Seguridad e Higiene. 9 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA

MOTIVO DEL CAMBIO

13/06/10

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RESPONSABLE

12.10 PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDAD, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

CODIGO:

PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDAD, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

VIGENTE DESDE: VERSIÓN: PÁG:

OBJETO

El objeto del presente procedimiento es establecer las pautas a seguir para el control, investigación y el registro de las no conformidades. Asimismo se define la sistemática para eliminar las causas de las no conformidades reales y potenciales mediante la implantación de acciones correctivas y/o de acciones preventivas con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir. Se tratará como No Conformidad todas las reclamaciones de cliente (tanto interno como usuario). 2.

ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación a las No Conformidades reales y/o potenciales derivadas de las actividades llevadas a cabo en las Unidades o Servicios en los que se ha implantado un Sistema de Calidad conforme a normativa o protocolo aplicable objeto de certificación o acreditación externa. Es igualmente de aplicación a las Acciones Correctivas y/o Preventivas tomadas para prevenir la aparición de no conformidades potenciales. 3.

REFERENCIAS

Normativa ISO y estándares aplicables (Listado de legislación)

DEFINICIONES

No Conformidad: se entiende por no conformidad aquella desviación o incumplimiento respecto a los requisitos especificados en la documentación que sustenta los Sistemas certificados o acreditados en el, o bien respecto a la reglamentación aplicable. Acción Correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada. Acción Preventiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial. Producto/ensayo/servicio no conforme: Aquel que incumple alguno de los requisitos que para él están especificados, pueden ser reactivos, medios de cultivo, equipos, resultados de ensayos, medicamentos, alimentos, actividades, etc.

5. PROCEDIMIENTO – NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA

5.1. GESTIÓN DE LAS NO CONFORMIDADES En el presente apartado se define la operativa existente para el tratamiento de las No Conformidades, y que son gestionadas a Nivel Corporativo. El Coordinador Provincial de Gestión Ambiental del SAS supervisa el tratamiento (Identificación, Gestión, Seguimiento y Cierre) de aquellas desviaciones del SGA implantado que puedan afectar al cumplimiento de su Política Ambiental, Objetivos y al normal funcionamiento de la organización, dando traslado de las mismas al Nivel corporativo.

Esta supervisión se realiza a través de: • Gestión de NC detectadas en un Centro y que pudieran afectar al correcto desempeño ambiental en otros centros similares. • Gestión de la Información pormenorizada recibida anualmente de cada centro en el “Informe Anual de Centro”. • Gestión de No Conformidades, Acciones Correctivas y/o Preventivas identificadas a Nivel Corporativo.

El Responsable de Gestión Integral deberá comunicar al Coordinador todas las no conformidades y éste comunicará al Coordinador Regional de Gestión Ambiental aquellas No Conformidades que, tanto por su magnitud como por que puedan ser aplicables a otros centros del, estime oportunas.

Las no conformidades referentes al serán cerradas por la Dirección de SSGG y posteriormente se dará traslado y éste al Regional cuando proceda. 6. ANALISIS A LA NO CONFORMIDAD. 7. PLANTEAMIENTO DE CORRECCIONES INMEDIATAS. 8. ANÁLISIS DE CAUSAS. 9. PLANTEAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS. 10. APROBACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN. 11. SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN 12. EVALUACIÓND E LA EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS.

13. GUIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA, PARA EL PROCESO DE FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD; CON BASE EN LAS NORMAS NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007.

A continuación se dará a conocer la metodología propuesta en el presente trabajo de investigación, como guía para la implementación del Sistema de Gestión Integrada del proceso de fiscalización del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD. Esta guía se estructura de acuerdo con el paso a paso que se ha seguido para el desarrollo del presente documento.

13.1

DIAGNÓSTICO (Ver anexo F)

13.1.1 Revisión ambiental Una de las actividades de mayor importancia para iniciar el proceso de implementación del Sistema de Gestión Integrada, es desarrollar a conciencia una evaluación ambiental, identificando los diferentes aspectos e impactos ambientales naturales de las respectivas actividades; para lo cual se utiliza como herramienta una matriz tal como la que se presenta en el anexo 1 (ver anexo 1). Esta matriz se construye nombrando las diferentes actividades desarrolladas en el proceso de fiscalización y sobre cada una de ellas se identifican los diferentes aspectos e impactos ambientales involucrados. Se deben entender por aspecto ambiental al elemento de las actividades, productos o servicios que pueden llegar a interactuar con el medio ambiente; como por ejemplo: el vertimiento de aguas industriales aceitosas o emisiones de vapores y gases y como impacto ambiental se debe comprender como el efecto que producen las diferentes actividades, productos o servicios sobre el medio ambiente; por ejemplo: contaminación del suelo, contaminación del aire etc… La matriz de aspectos e impactos ambientales se debe completar calificando sobre cada uno de los mismos ya identificados: la frecuencia, probabilidad, alcance, reversibilidad, la sensibilidad pública o de prensa, legislación aplicable, la cantidad, peligrosidad y severidad; a través de diferentes escalas de valor. Lo que al final de cada fila genera una calificación o valor que permitirá de acuerdo al resultado del mismo identificar los aspectos e impactos más significativos de todas actividades que se desarrollan en el proceso de fiscalización del departamento de producción. Es muy importante efectuar una revisión ambiental anualmente o cada vez que el departamento de producción lo considere conveniente.

13.2.2 Revisión del panorama de riesgos en salud y seguridad ocupacional

Otra de las actividades de gran importancia para iniciar el proceso de implementación del Sistema de Gestión Integrada, es efectuar una evaluación del panorama de riesgos en Salud y Seguridad Ocupacional, identificando los diferentes riesgos y peligros; clasificando los mismos en factores físicos, químicos, mecánicos, biológicos, ergonómicos, psicosociales, públicos, locativos, tal como se puede ver el anexo 2 (ver anexo 2). Ya identificados es posible continuar valorando sobre cada uno de ellos el nivel de impacto o consecuencia y la probabilidad de ocurrencia; lo que permitirá determinar el riesgo al multiplicar el valor de la consecuencia con el valor de la probabilidad de ocurrencia. Los valores arrojados pueden ser clasificados de acuerdo a una escala numérica como riesgo bajo moderado y alto. Es conveniente que el departamento de producción realice esta evaluación mínimo cada dos años o cada vez que lo considere conveniente. 13.1.3 Evaluación del cumplimiento de los requisitos de las normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004 Y NTC-OHSAS 18001:2007. Para desarrollar esta parte del diagnóstico, se ha elaborado la lista de chequeo integral (ver anexo 4); en la cual se verifica el cumplimiento del proceso de fiscalización del departamento de producción, respecto a la normatividad NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004 Y NTC-OHSAS 18001:2007. 13.1.4 Evaluación del cumplimiento legal: Para el desarrollo de esta actividad se ha diseñado las siguientes matrices: matriz de requisitos legales S&SO, matriz de requisitos legales relacionados con las actividades de fiscalización de crudo y matriz de requisitos legales ambientales (ver Anexo 3.1, 3.2 y 3.3): mediante las cuales se evalúa el cumplimiento de la diferente legislación vigentes.

13.3

ELABORACIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRADA

Con base en los resultados del diagnóstico de que tratan los capítulos 7 y 8 del presente documento (anexos 1, 2, 3.1, 3.2, 3.3 y 4), se propone una política integral con enfoque en los riesgos de salud y seguridad ocupacional y en los diferentes aspectos e impactos ambientales más significativos. Adicionalmente se deben tener en cuenta los requisitos de calidad del producto. La política integral debe cumplir con los requisitos del numerales 5.2 de la norma NTC-ISO 9001:2008, 4.2 de la norma NTC-ISO 14001:2004 y 4.2 de la norma NTC-OHSAS 18001:2007. El ejemplo de la política propuesta se encuentra redactada en el capítulo 9 del presente documento.

13.4

ELABORACIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Para la redacción de los objetivos es importante tener en cuenta que los mismos debe estar enfocados en los riesgos de salud y seguridad ocupacional identificados en la evaluación correspondiente y sobre los aspectos e impactos ambientales evaluados. Debe existir un encadenamiento entre la política de gestión integrar y la redacción de los objetivos. Adicionalmente se deben asegurar que la redacción de los objetivos sea conforme con los requisitos 5.4.1 de la norma NTC-ISO 9001:2008, 4.3.3 de la norma NTC-ISO 14001:2004 y 4.3.3 de la norma NTCISO 18001:2007. Los objetivos propuestos se encuentran redactados en el capítulo 9 del presente documento.

13.5

DESPLIEGUE DE LOS PLANES Y PROGRAMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Según los resultados de la evaluaciones ambiental, de riesgos de salud y seguridad ocupacional y los requisitos de calidad del producto, se desarrolla una matriz de despliegue encadenada correctamente con la política integral propuesta y los objetivos del Sistema de Gestión Integrada redactados (ver Anexo 5). El capítulo 11 del presente documento contiene los planes y programas propuestos a manera de ejemplo, a través de una matriz que contiene la directriz política relacionada con cada uno de los objetivos del Sistema de Gestión Integrada; sobre los cuales se generan planes y así mismo un listado de actividades con el objeto de darle cumplimiento a los correspondientes. Todas las actividades a desarrollar involucran a un responsable, tiempo de ejecución, meta y el respectivo indicador de gestión.

13.6

IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS

Con base en los procedimientos establecidos como requisitos en las normas: NTC-ISO 9001:2008, NTCISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007, en el capítulo 12 del presente documento, se proponen los procedimientos principales para la implementación del Sistema de Gestión Integrada. No quiere esto decir que la organización o el departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD no implemente procedimientos adicionales o instructivos a que tengan lugar, según la naturaleza de sus actividades. Los procedimientos propuestos son los siguientes: 

Procedimiento de control de documentos.



Procedimiento de control de registros.



Procedimiento de auditoría interna.

13.7



Procedimiento de acciones correctivas y preventivas.



Procedimiento de control de producto no conforme.



Procedimiento de capacitación y toma de conciencia.



Procedimiento de preparación y respuesta ante emergencias.



Procedimiento de comunicación interna y externa.



Procedimiento de control operacional.

GENERALIDADES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA.

Es necesario tener en cuenta que para la implementación del Sistema de Gestión Integrada se debe desarrollar adicionalmente las siguientes actividades: 1) Implementar los procedimientos requeridos por la normatividad aplicable. 2) Capacitar al equipo completo de colaboradores involucrados en el proceso de fiscalización del departamento de producción. 3) Desarrollar revisión del Sistema de Gestión Integrada por parte de la Dirección. 4) Realizar auditoría interna al Sistema de Gestión Integrada implementado y ya en operación. 5) Mantener el Sistema de Gestión Integrada. 6) Revisar de nuevo todo el ciclo de implementación del Sistema de Gestión Integrada. 7) Lograr la concientización del Sistema de gestión Integrada por parte de todo el personal. 8) Aplicar el concepto de mejora continua mediante el uso de la política del Sistema de Gestión Integrada, los objetivos del Sistema de Gestión Integrada, los resultados de la auditorías, el análisis de los datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la Dirección.

13.8

DIAGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA.

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO, PARA EL PROCESO DE FISCALIZACIÓN DE CRUDO DEL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DE LA COMPAÑÍA PETROMINERALES COLOMBIA LTD.

CAPACITAR AL EQUIPO COMPLETO DE COLABORADORES

REVISIÓN AMBIENTAL

REVISIÓN DEL PANORAMA DE RIESGOS EN SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

DIAGNÓSTICO

LOGRAR LA CONCIENTIZACIÓN DEL PERSONAL CON EL SGI

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LAS NORMAS NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004 Y NTCOHSAS 18001:2007

REVISAR TODO EL CICLO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SGI

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL

AUDITORÍA INTERNA

ELABORACIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

ELABORACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

DESPLIEGUE DE LOS PLANES Y PROGRAMAS DEL SISTEMA DE

MANTENER EL SGI

APLICAR EL CONCEPTO DE MEJORA CONTINUA

IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Ilustración 6. Diagrama Implementación Sistema de Gestión Integrada

14.

CONCLUSIONES

14.1 Se recolectó información suficiente a través de entrevistas y la aplicación de una lista de chequeo integral, que permitió desarrollar un diagnóstico y detectar las falencias o vacíos que actualmente se presenta en el proceso de fiscalización del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD, con respeto la normatividad aplicable NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTCOHSAS 18001:2007. 14.2 Se definió que la presente guía de implementación tiene como alcance presentar los pasos básicos que deberá seguir el departamento de producción de Petrominerales Colombia LTD. para implementar el Sistema de Gestión Integrada en el proceso de fiscalización de acuerdo con los requisitos aplicables de las normas: NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007. Todo en concordancia con el diagnóstico generado sobre el proceso de fiscalización de crudo del área de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD. 14.3 Se logró elaborar una guía de implementación del sistema de gestión integrada, para el proceso de fiscalización de crudo del departamento de producción de la Compañía Petrominerales Colombia LTD; utilizando como modelo las normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-ISO 14001:2004, NTC-OHSAS 18001:2007, con el objeto de motivar a la compañía para que a corto plazo implemente un sistema de gestión integrada en el área de producción, que le permita aumentar la satisfacción de sus clientes, reducir los impactos ambientales y los riesgos a la salud y seguridad del personal. 14.4 Con respecto a los objetivos específicos 4.2.4 y 4.2.5 no fue posible desarrollar la socialización, la verificación y validación de la presente guía de implementación; debido a que durante el desarrollo del presente trabajo de grado, la Compañía Petrominerales Colombia LTD fue adquirida por la Compañía Pacific Rubiales Energy; lo cual generó una serie de cambios de última hora y la suspensión de varios proyectos que Petrominerales Colombia LTD. estaba adelantando; lo que también repercutió en el desarrollo del presente proyecto de grado. 14.5 El presente trabajo de grado permitió aplicar y poner en práctica varios de los conocimientos adquiridos durante el curso de la especialización en Sistemas de Gestión Integradas de la Calidad, Medio ambiente y Prevención de Riesgos Laborales; sin los cuales no hubiese sido posible su desarrollo.

15. RECOMENDACIONES PARA TENER EN CUENTA EN LA IMPLEMENTACIÓN.

15.1 Esta guía también se puede extender a otros procesos en la implementación del Sistema de Gestión Integrada; no solamente es posible utilizarla para el proceso de fiscalización de crudo, sino a la Compañía en general. 15.2 Es importante que la Compañía Petrominerales Colombia LTD al tomar la decisión de implementar el Sistema de Gestión Integrada, siga cada uno de los pasos en este documento descritos y fortalezca su proceso de implementación acompañándose de un consultor. 15.3 Gran parte del éxito en la implementación de un Sistema de Gestión Integrada depende del compromiso que la dirección de la organización demuestre hacia el mismo y de los recursos que la misma asigne al proyecto. 15.4 El implementar un Sistema de Gestión Integrada, requiere de constantes actividades de mantenimiento y de la conciencia que tome la dirección de la organización sobre las ventajas y bondades del mismo.

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ANEXOS

A. MATRIZ DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES. B. MATRIZ DE RIESGOS Y PELIGROS S&SO. C. MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES S&SO. D. MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES RELACIONADOS CON LAS ACTIVIDADES DE FISCALIZACIÓN DE CRUDO. E. MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES. F. DIAGNÓSTICO. G. DESPLIEGUE DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRADA.

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BIBLIOGRAFÍA

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