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ESTRUCTURA PARA GENERAR UN MODELO BÁSICO DE GESTIÓN DEL RIESGO EN LA OPERACIÓN DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLES DE UNA ESTACIÓN DE SERVICIO APLICANDO LA METODOLOGÍA DE LA NORMA NTC ISO 31000:2009

ALEJANDRA MARTIN LEON Cohorte XXXVIII

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA DE CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES BOGOTÁ D.C. 2014

ESTRUCTURA PARA GENERAR UN MODELO BASICO DE GESTIÓN DEL RIESGO EN LA OPERACIÓN DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE COMBUSTIBLES DE UNA ESTACIÓN DE SERVICIO APLICANDO LA METODOLOGIA DE LA NORMA NTC ISO 31000:2009 .

ALEJANDRA MARTIN LEON

Trabajo de investigación presentado como opción de grado para optar al título de Especialista en Sistemas de Gestión Integral de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA DE CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES BOGOTÁ D.C. 2014

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Nota de Aceptación.

Firma del presidente del jurado Firma del jurado Firma del jurado

RESPONSABLE

VERSIÓN

FECHA

Bogotá, 30 de mayo de 2014

-3-

CAMBIO

AUTOR

V° B°

DEDICATORIA

A mis amores Fredy y MarĂ­a Camila.

A mi familia por el apoyo incondicional durante toda mi vida.

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AGRADECIMIENTOS

El más grande agradecimiento a Dios por permitirme asistir y culminar la especialización, a mi familia por su paciencia durante esta etapa de desarrollo personal y profesional. A todos los docentes que entregaron su conocimiento para fortalecer el trabajo diario y brindar las enseñanzas aplicables a la vida cotidiana, en especial al ingeniero Hernando Avendaño por su tiempo y colaboración para el desarrollo de este proyecto.

-5-

TABLA DE CONTENIDO 1.

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. - 9 -

2.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ........................................................................................ - 10 -

3.

FORMULACIÓN DE LA PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN ..................................................... - 11 -

4.

JUSTIFICACIÓN .............................................................................................................. - 12 -

5.

OBJETIVOS .................................................................................................................... - 13 5.1.

5.2.

6.

OBJETIVO GENERAL .........................................................................................................- 13 OBJETIVOS ESPECIFICOS ..................................................................................................- 13 -

MARCOS DE REFERENCIA ............................................................................................... - 14 6.1.

LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA EMPRESA ........................................................................- 14 6.1.1. ¿Qué se entiende por riesgo empresarial? .......................................................... - 14 6.1.2. ¿Qué tipo de organizaciones se ven afectadas por el riesgo? ............................. - 15 6.1.3.

Ventajas de la gestión del riesgo ......................................................................... - 15 6.2.

GESTION DEL RIESGO. TECNICAS DE APRECIACION .........................................................- 16 6.3.

GESTIÓN DEL RIESGO NTC ISO 31000:2009 (ISO, 2009) ...................................................- 17 6.3.1.

Principios de la gestión del riesgo NTC ISO 31000:2009 (ISO, 2009) ................... - 19 6.4.

OTROS MODELOS DE LA GESTIÓN DEL RIESGO ................................................................- 21 6.4.1.

Estándar australiano de administración de riesgos AS/NZS 4360:1999 .............. - 21 6.5.

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA ..................................................................................- 23 6.6.

NORMA TÉCNICA COLOMBIA NTC ISO 9001:2008 ...........................................................- 25 6.6.1.

Generalidades NTC ISO 9001:2008 ..................................................................... - 26 6.6.2.

Enfoque NTC ISO 9001:2008 ................................................................................ - 26 6.7.

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC ISO 14001: 2004 ...................................................- 28 6.7.1.

Generalidades NTC ISO 14001:2004 .................................................................... - 29 6.7.2.

Enfoque NTC ISO 14001:2004 .............................................................................. - 30 6.8.

NORMA TÉCNICA COLOMBIA NTC OHSAS 18001:2007 ...................................................- 31 6.8.1.

Generalidades NTC OHSAS 18001: 2007.............................................................. - 31 6.8.2.

Enfoque NTC OHSAS 18001:2007 ........................................................................ - 32 6.9.

VERSIÓN ISO 9001:2015 RESPECTO A LA GESTIÓN DEL RIESGO ......................................- 33 6.10.

ESTACIONES DE SERVICIO DE VENTA DE COMBUSTIBLES AL POR MENOR ......................- 34 6.10.1. ¿Qué es una Estación de Servicio? ....................................................................... - 34 6.10.2.

Modos de operación de una estación de servicio ................................................ - 36 6.10.3.

Tipos de contrato suscrito entre el distribuidor mayorista y el distribuidor minorista 36 6.10.4.

Tipos de contratos en operación .......................................................................... - 38 6.10.5.

Estructura organizacional .................................................................................... - 39 6.10.6.

Proceso de almacenamiento y distribución de combustibles .............................. - 39 6.10.7.

Interacción de las Estaciones de Servicio con el Medio Ambiente ....................... - 42 6.10.8.

Interacción de las Estaciones de Servicio con la salud y seguridad de las personas- 44 -

-6-

6.10.9.

Interacción de las Estaciones de Servicio con la satisfacción de los clientes. ...... - 44 6.11.

ESTACIÓN DE SERVICIO PUENTE ARANDA .......................................................................- 44 6.12.

MATRIZ RAM ...................................................................................................................- 45 6.13.

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 45 - GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PELIGROS Y LA VALORACIÓN DE LOS RIESGOS EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL. .................................- 46 7.

METODOLOGIA ............................................................................................................. - 47 7.1.

PROCESO DE GESTIÓN DEL RIESGO .................................................................................- 47 7.2.

COMUNICACIÓN Y CONSULTA.........................................................................................- 48 7.3.

ESTABLECER EL CONTEXTO ..............................................................................................- 48 7.3.1.

Contexto externo ................................................................................................. - 48 7.3.2.

Contexto interno .................................................................................................. - 49 7.3.4.

Definición de los criterios de evaluación del riesgo ............................................. - 49 7.4.

VALORACIÓN DEL RIESGO ...............................................................................................- 50 7.4.1.

Identificación del riesgo ....................................................................................... - 50 7.4.2. ANÁLISIS DEL RIESGO.............................................................................................................- 51 7.5.

TRATAMIENTO DEL RIESGO .............................................................................................- 52 7.6.

MONITOREO Y REVISIÓN .................................................................................................- 52 -

8.

DESARROLLO DEL PROYECTO ......................................................................................... - 54 8.1.

8.1.2.

8.2.

8.3.

8.4.

8.5.

8.6.

8.7.

ESTABLECIMIENTO DEL CONTEXTO .................................................................................- 54 ANÁLISIS INTERNO DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO PUENTE ARANDA.................................................- 60 ELEMENTOS DEL CONTEXTO PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO ............................................................- 64 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO...........................................................................................- 65 ANALISIS DEL RIESGO ......................................................................................................- 70 EVALUACIÓN DEL RIESGO ................................................................................................- 79 TRATAMIENTO DEL RIESGO .............................................................................................- 81 MONITOREO Y REVISIÓN .................................................................................................- 87 -

9.

CONCLUSIONES ............................................................................................................. - 88 -

10.

RECOMENDACIONES...................................................................................................... - 90 -

11.

GLOSARIO DE TERMINOS ............................................................................................... - 92 -

12.

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................... - 94 -

-7-

LISTA DE TABLAS Tabla 1. Matriz de gestión integral de riesgos ................................................................. - 67 Tabla 2. Medidas cualitativas de consecuencias de acuerdo a la naturaleza del riesgo .. - 71 Tabla 3. Medidas cualitativas de la probabilidad ............................................................. - 72 Tabla 4. Matriz de valoración de riesgos......................................................................... - 74 Tabla 5. Determinación del nivel de deficiencia .............................................................. - 76 Tabla 6. Determinación del nivel de exposición .............................................................. - 76 Tabla 7. Determinación del nivel de probabilidad ............................................................ - 77 Tabla 8. Significado de diferentes niveles de probabilidad .............................................. - 77 Tabla 9. Determinación del nivel de consecuencias ........................................................ - 78 Tabla 10. Determinación del nivel del riesgo ................................................................... - 78 Tabla 11. Significado del nivel del riesgo ........................................................................ - 78 Tabla 12. Aceptabilidad del riesgo .................................................................................. - 79 Tabla 13. Clasificación de prioridad ................................................................................ - 80 Tabla 14. Directrices de tratamiento ............................................................................... - 83 -

LISTA DE FIGURAS Figura 1. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basada en procesos ................ - 28 Figura 2. Modelo del sistema de gestión NTC ISO 14001:2004 ...................................... - 30 Figura 3. Modelo del sistema de gestión NTC OHSAS 18001:2004 ................................ - 32 Figura 4. Diagrama del proceso de descargue de combustibles ..................................... - 40 Figura 5. Diagrama del proceso de suministro de combustibles ...................................... - 42 Figura 6. Proceso para la gestión el riesgo NTC ISO 31001:2009................................... - 47 Figura 7. Organigrama organización - Fuente: El Autor ................................................. - 60 Figura 8. Mapa de procesos – Fuente: El autor .............................................................. - 61 Figura 9. Proceso de tratamiento de riesgos................................................................... - 84 -

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1. INTRODUCCIÓN

Las Estaciones de Servicio de almacenamiento y distribución de combustibles presentan riesgos asociados a la generación de impactos negativos en calidad, medio ambiente o salud y seguridad industrial, los cuales de no ser gestionados pueden afectar su operación y al final su competitividad. Por lo anterior es importante gestionar el riesgo con el fin de mitigar los eventos que puedan impactar negativamente el logro de sus objetivos.

La gestión del riesgo está enfocada a establecer estrategias que se anticipen a los impactos generados y convertirlas en oportunidades de rentabilidad, que logren la competitividad de la organización respecto a otras.

El objetivo principal de este proyecto es definir una estructura para generar un modelo básico de gestión del riesgo, que permita a través de la metodología de la NTC ISO 31000:2009 mejorar la sostenibilidad a través del cumplimiento prioritario del marco legal aplicable. Para lograr lo anterior, el desarrollo del modelo se enfocará en los riesgos más significativos en calidad, medio ambiente, salud y seguridad industrial, planteando el establecimiento del contexto interno y externo, identificación, análisis, evaluación y tratamiento de los riesgos.

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2.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La Estación de Servicio Puente Aranda, por su actividad comercial de almacenamiento y distribución de combustibles, presenta riesgos asociados a la generación de impactos ambientales negativos, accidentes que pueden afectar a las personas (trabajadores, usuarios y visitantes), impacto negativo en la imagen y pérdidas económicas.

Actualmente la organización no tiene identificados cuáles son los riesgos básicos que se presentan, cómo pueden ser tratados y cómo lograr reducirlos, mitigarlos o eliminarlos, para convertirlos en oportunidades que aporten a la competitividad del negocio en el mercado.

- 10 -

3. FORMULACIÓN DE LA PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

¿Cómo reducir, mitigar y eliminar los riesgos básicos que puedan afectar la satisfacción de los clientes, el medio ambiente, la salud y seguridad de las personas en la EDS Puente Aranda?

- 11 -

4. JUSTIFICACIÓN

El almacenamiento y distribución de combustibles líquidos es una actividad de alto impacto que requiere medidas de seguridad y de manejo ambiental, las cuales dependen de las políticas establecidas por la compañía y del marco legal existente, nacional y municipal de acuerdo a su ubicación geográfica.

En materia ambiental la Secretaria Distrital de Ambiente vela por el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente para las Estaciones de Servicio instaladas en la ciudad de Bogotá Distrito Capital, en temas como vertimientos, residuos peligrosos, aceites usados, publicidad exterior visual y sistemas de almacenamiento y distribución de combustibles. El no cumplimiento de esta normativa puede generar medidas preventivas y procesos sancionatorios que ocasionan desde pérdidas económicas hasta el cierre del establecimiento.

En cuanto a seguridad industrial, los riesgos a los cuales se encuentran expuestos los trabajadores y usuarios son considerables, estos deben estar cubiertos de igual manera por la normatividad vigente y aplicable.

En cuanto a la satisfacción de los clientes, el cumplimiento de la legislación en temas de precio, medida y calidad son primordiales, así como también la atención e información brindada al momento de prestar el servicio.

De acuerdo a lo anteriormente expuesto es importante establecer planes de manejo que mitiguen o prevengan los impactos negativos que se pueden presentar y que afecten la calidad, el medio ambiente y la seguridad de las personas.

- 12 -

5. OBJETIVOS

5.1.

OBJETIVO GENERAL

Elaborar una estructura que permita generar un modelo básico de gestión de riesgos presentes en el servicio prestado en la Estación de Servicio Puente Aranda, que logre la identificación, valoración y tratamiento de aquellos riesgos que impacten negativamente la satisfacción de los clientes, el medio ambiente, la salud y seguridad de las personas, con el objetivo de lograr mejorar la competitividad de la organización.

5.2.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1) Establecer el contexto interno y externo para definir los parámetros que se han de tomar en consideración al identificar los riesgos básicos asociados al servicio.

2) Identificar las fuentes de riesgo, las causas y consecuencias potenciales asociadas al servicio.

3) Determinar el nivel del riesgo, a través de la identificación de los controles existentes.

4) Evaluar los riesgos para priorizar aquellos que necesitan tratamiento.

5) Elaborar un modelo básico de gestión del riesgo que permita identificar, valorar y tratar los riesgos más significativos en calidad, medio ambiente, salud y seguridad industrial.

- 13 -

6.

6.1.

MARCOS DE REFERENCIA

LA GESTIÓN DEL RIESGO EN LA EMPRESA

6.1.1. ¿Qué se entiende por riesgo empresarial?

Existen dos tipos de riesgo empresarial (Sadgrove, 2000). El primero y más habitual está constituido por los riesgos ajenos a los fines empresariales. Los más frecuentes son el incendio, la contaminación y el fraude. Antaño, las empresas buscaban la protección por medio de los seguros, pero como se detallará más adelante, éstos sólo constituyen una más de las muchas formas de protección de las que dispone la empresa.

El segundo tipo de riesgo sería el de tipo empresarial. Dicho riesgo es el que afronta una compañía cuando decide construir una nueva fábrica, presentar un nuevo producto o adquirir otra empresa. En caso de que sus previsiones no se cumplan, acabará perdiendo dinero. Para evitar estas situaciones, existen métodos destinados a reducir el riesgo.

El riesgo forma parte de todas las decisiones tomadas por la dirección, con independencia de que los resultados sean positivos o negativos. Por tanto, es evidente que gran parte de los proyectos e iniciativas tomadas por un equipo directivo implican elementos de riesgo. Si bien la mayoría de ellos no presentan un talante catastrófico, sí que es cierto que algunos pueden traer consigo la pérdida de vidas humanas y pérdidas materiales. Alguno de estos sucesos podría haberse evitado con una implementación de la gestión del riesgo.

Así mismo, el riesgo se entiende como algo que puede ocurrir en el futuro, en función de las acciones realizadas en el presente. Por ello, es conveniente que los directivos presten atención a las distintas opciones que busquen resolver un problema dado, así como a la evaluación de sus consecuencias.

Resulta fácil concentrarse en los riesgos más evidentes tales como los accidentes laborales pero, sin desestimar de la importancia de estos, la empresa también debe mantenerse en alerta ante otros riesgos inesperados o de gran peso. En este sentido, las empresas que no esperan cambios son especialmente vulnerables.

- 14 -

6.1.2. ¿Qué tipo de organizaciones se ven afectadas por el riesgo?

El riesgo afecta a todo tipo de organizaciones (Sadgrove, 2000), incluso a aquellas cuyo futuro está casi garantizado, tales como los organismos de la gestión pública, que pueden ser objeto de fraudes.

La pequeña empresa queda más expuesta al riesgo puesto que un percance en su única instalación podría privarle de sus posibilidades de producción.

Por otro lado, el gran tamaño de una empresa también trae consigo sus propios problemas. Una corporación multinacional presenta unos planteamientos financieros mucho más complejos, así como un mayor número de procesos, lo que dificulta la gestión eficaz del riesgo por parte de una única persona.

6.1.3. Ventajas de la gestión del riesgo Contribuye a que la empresa pueda evitar ciertos gastos (Sadgrove, 2000) así como incurrir en la interrupción de sus actividades. Así mismo, sirve para que la dirección pueda decidir cuáles son los riesgos que vale la pena afrontar y cuáles son los que debería evitar. Aunque el riesgo afecta a todas las empresas, algunas tienen más posibilidades de sacar partido de las actividades formales de análisis del riesgo. Esta disciplina es especialmente necesaria en aquellas empresas que: • • • • • •

Disponen de instalaciones diferentes.

Presenten un tamaño que complica el conocimiento por parte de una sola persona de los detalles relativos a cada riesgo.

Tienen ámbito internacional.

Emplean una gran diversidad de procesos.

Cuentan con subcontratistas, proveedores u otras relaciones empresariales que no queden bajo el control directo de la empresa.

Tienen instalaciones con antigüedad superior a 30 años. En ocasiones, las instalaciones más antiguas disponen de edificios, equipos o prácticas de trabajo que se remontan a un tiempo en que se aceptaban unas normas menos exigentes.

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En resumen, cuanto mayor sea el alcance o la complejidad de la empresa mayor será el provecho obtenido del análisis de riesgo.

Los beneficios que aporta la gestión del riesgo no resultan fácilmente cuantificables. A modo de ejemplo, sería difícil argumentar que con ésta disciplina se evitaron dos episodios, un hurto y dos accidentes graves. No obstante, es conveniente que la empresa recopile todos los registros de las pérdidas, pues con frecuencia esta información es suministrada por diferentes departamentos y clasificada de distintas formas dificultando su contraste. La aplicación de un conjunto de datos normalizados contribuye a que se puedan conocer las pérdidas que arrastran la dualidad, así como sus índices en la gestión del riesgo realmente consiguen su reducción.

6.2.

GESTION DEL RIESGO. TECNICAS DE APRECIACION

Organizaciones de todo tipo y tamaño se enfrentan a una variedad de riesgos que pueden afectar la consecución de los objetivos previstos (Lucia, 2013). Todas las actividades de una organización presentan riesgos que se deberían gestionar. El proceso de gestión del riesgo ayuda a tomar decisiones teniendo en cuenta la incertidumbre y la posibilidad de futuros sucesos o circunstancias, previstas o imprevistas, así como sus efectos sobre los objetivos acordados.

La gestión del riesgo incluye la aplicación de métodos lógicos y sistemáticos para comunicar y consultar a lo largo de este proceso, establecer el contexto para la identificación, análisis, evaluación y tratamiento del riesgo asociado con cualquier actividad, proceso, función o producto, realizar el seguimiento y revisar los riesgos e informar y registrar los resultados de manera apropiada.

La norma UNE-EN 31010 presenta la aplicación de una serie de técnicas, con referencias específicas a otras normas internacionales, en las cuales su concepto y aplicación se describen con mayor detalle. La apreciación del riesgo realizada de acuerdo con esta norma contribuye a otras actividades de gestión del riesgo.

6.2.1.

Proceso de apreciación del riesgo

La apreciación del riesgo proporciona a las personas que toman decisiones y a las partes responsables una mejor comprensión de los riesgos que podrían

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afectar el logro de los objetivos, así como la idoneidad y eficacia de los controles ya establecidos.

Esto proporciona una base para tomar decisiones sobre un enfoque más apropiado, que se debe utilizar para tratar los riesgos. Los resultados de la apreciación del riesgo constituyen datos de entrada para el proceso de toma de decisiones de la organización.

Identificación, análisis, evaluación, documentación, seguimiento, visión de la apreciación del riesgo y aplicación de la apreciación durante las fases del ciclo de vida son los principales pasos que analiza la norma UNE-EN 31010 para llevar a cabo este proceso en las organizaciones.

6.2.2.

Tipos de técnicas

Las técnicas de apreciación del riesgo se pueden clasificar de varias maneras para ayudar a comprender cualidades relativas de solidez y confiabilidad. La norma UNE-EN 31010, con efectos ilustrativos, incluye en el anexo A una serie de tablas donde se relacionan algunas posibles técnicas y sus categorías.

6.3.

GESTIÓN DEL RIESGO NTC ISO 31000:2009 (ISO, 2009)

Las organizaciones de todo tipo y tamaño enfrentan factores e influencias, internas y externas, que crean incertidumbre sobre si ellas lograrán o no sus objetivos. El efecto que esta incertidumbre tiene en los objetivos de una organización es el “riesgo”1.

Todas las actividades de una organización implican riesgo. Las organizaciones gestionan el riesgo mediante su identificación y análisis, y luego evaluando si el riesgo se debería modificar por medio del tratamiento del riesgo, con el fin de satisfacer los criterios del riesgo aceptable. A través de este proceso, las organizaciones se comunican y consultan con las partes involucradas, monitorean y revisan el riesgo y los controles que lo están

1

Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Norma NTC ISO 31000:2009.

- 17 -

modificando con el fin de garantizar que no se requiere tratamiento adicional al riesgo.

Aunque todas las organizaciones gestionan el riesgo en algún grado, esta norma establece un número de principios que es necesario satisfacer para hacer que la gestión del riesgo2 sea eficaz. Esta norma recomienda que las organizaciones desarrollen, implementen y mejoren continuamente un marco de referencia cuyo propósito sea integrar el proceso para la gestión el riesgo en los procesos globales de gobierno, estrategia y planificación, gestión, procesos de presentación de informes, políticas, valores y cultura de la organización.

La gestión del riesgo se puede aplicar a toda la organización, en todas sus áreas y niveles, en cualquier momento, así como a funciones, proyectos y actividades específicos.

Cuando la gestión del riesgo se implementa y mantiene de acuerdo con esta norma, dicha gestión le permite a la organización, entre otros: − Aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos; − Fomentar la gestión proactiva; − Ser consciente de la necesidad de identificar y tratar los riesgos de toda la organización; − Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios pertinentes y con las normas internacionales; − Mejorar la confianza y honestidad de las partes involucradas; − Establecer una base confiable para la toma de decisiones y la planificación; − Mejorar los controles; − Mejorar la eficacia y eficiencia operativa; − Incrementar el desempeño de la salud y la seguridad, así como la protección ambiental; − Mejorar la prevención de pérdidas y la gestión de incidentes;

2

Gestión del riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo. Norma NTC ISO 31000:2009.

- 18 -

Esta norma se puede aplicar a todo tipo de riesgo, cualquiera sea su naturaleza, bien sea que tenga consecuencias positivas o negativas.

6.3.1.

Principios de la gestión del riesgo NTC ISO 31000:2009 (ISO, 2009)

Para que la gestión del riesgo sea eficaz, la organización debería cumplir con los siguientes principios en todos los niveles:

a) La gestión del riesgo crea y protege valor La gestión del riesgo contribuye al logro demostrable de los objetivos y a mejora del desempeño, aspectos como la salud y la seguridad humana, conformidad legal y reglamentaria, la seguridad y la aceptación pública, protección del ambiente, la calidad del producto, la gestión de proyectos, eficiencia en las operaciones, el gobierno y la reputación.

la la la la

b) La gestión del riesgo es una parte integral de todos los procesos de la organización La gestión del riesgo no es una actividad independiente que se separa de las actividades y los procesos principales de la organización. La gestión del riesgo es parte de las responsabilidades de la dirección y una parte integral de todos los procesos de la organización. Incluyendo la planificación estratégica y todos los procesos de gestión de proyectos y de cambio. c) La gestión del riesgo es parte de la toma de decisiones La gestión del riesgo ayuda a quienes toman las decisiones a tomar elecciones informadas, priorizar acciones y distinguir entre cursos de acción alternativos. d) La gestión del riesgo aborda explícitamente la incertidumbre La gestión del riesgo toma en consideración explícitamente la incertidumbre, su naturaleza y la forma en que se pueda tratar.

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e) La gestión del riesgo es sistemática, estructurada y oportuna Un enfoque sistemático, oportuno y estructurado para la gestión del riesgo contribuye a la eficiencia y a lograr resultados consistentes, comparables y confiables.

f)

La gestión del riesgo se basa en la mejor información disponible

Las entradas para el proceso de gestión del riesgo se basan en fuentes de información tales como datos históricos, experiencia, retroalimentación de las partes involucradas, observación, previsiones y examen de expertos.

g) La gestión del riesgo está adaptada La gestión del riesgo se alinea al contexto externo e interno y del perfil del riesgo de la organización.

h) La gestión del riesgo toma en consideración los factores humanos y culturales La gestión del riesgo reconoce las capacidades, percepciones e intenciones de individuos externos e internos, los cuales pueden facilitar o dificultar el logro de los objetivos de la organización. i)

La gestión del riesgo es transparente e inclusiva

La correcta y oportuna intervención de las partes involucradas y, en particular, de aquellos que toman decisiones en todos los niveles de la organización, garantiza que la gestión del riesgo siga siendo pertinente y se actualice. j)

La gestión del riesgo es dinámica, reiterativa y receptiva al cambio

La gestión del riesgo siente y responde continuamente al cambio. A medida que se presentan los eventos internos y externos, el contexto y el conocimiento cambian, tienen lugar el monitoreo y la revisión de los riesgos, emergen riesgos nuevos, algunos cambian y otros desaparecen.

- 20 -

k) La gestión del riesgo facilita la mejora continua de la organización Las organizaciones deberían desarrollar e implementar estrategias para mejorar la madurez de su gestión de riesgos junto con todos los otros aspectos de la organización.

6.4.

6.4.1.

OTROS MODELOS DE LA GESTIÓN DEL RIESGO

Estándar australiano de administración de riesgos AS/NZS 4360:1999

La administración de riesgos3 es reconocida como una parte integral de las buenas prácticas gerenciales. Es un proceso iterativo que consta de pasos, los cuales, cuando son ejecutados en secuencia, posibilitan una mejora continua en el proceso de toma de decisiones.

Administración de riesgos es el término aplicado a un método lógico y sistemático de establecer el contexto, identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con una actividad, función o proceso de una forma que permita a las organizaciones minimizar pérdidas y maximizar oportunidades. Administración de riesgos es tanto identificar oportunidades como evitar o mitigar pérdidas.

Este Estándar puede ser aplicado a todas las etapas de la vida de una actividad, función, proyecto, producto o activo. El beneficio máximo se obtiene generalmente aplicando el proceso de administración de riesgos desde el principio.

La administración de riesgos es un proceso multifacético, aspectos apropiados del cual son a menudo llevados a cabo mejor por un equipo multidisciplinario. Es un proceso iterativo de mejora continua.

3

Administración de riesgos: la cultura, procesos, y estructuras que están dirigidas hacia la administración efectiva de oportunidades potenciales y efectos adversos. 6.4.1. Estándar australiano de administración de riesgos AS/NZS 4360:1999.

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Elementos principales a) Establecer el contexto Establecer el contexto estratégico, organizacional y de administración de riesgos en el cual tendrá lugar el resto del proceso. Deberían establecerse criterios contra los cuales se evaluarán los riesgos y definirse la estructura del análisis. b) Identificar riesgos. Identificar qué, por qué y cómo pueden surgir las cosas como base para análisis posterior. c) Analizar riesgos. Determinar los controles existentes y analizar riesgos en términos de consecuencias y probabilidades en el contexto de esos controles. El análisis debería considerar el rango de consecuencias potenciales y cuán probable es que ocurran esas consecuencias.

Consecuencias y probabilidades pueden ser combinadas para producir un nivel estimado de riesgo. d) Evaluar riesgos. Comparar niveles estimados de riesgos contra los criterios preestablecidos.

Esto posibilita que los riesgos sean ordenados como para identificar las prioridades de administración. Si los niveles de riesgo establecidos son bajos, los riesgos podrían caer en una categoría aceptable y no se requeriría un tratamiento. e) Tratar riesgos. Aceptar y monitorear los riesgos de baja prioridad. Para otros riesgos, desarrollar e implementar un plan de administración específico que incluya consideraciones de fondo. f) Monitorear y revisar. Monitorear y revisar el desempeño del sistema de administración de riesgos y los cambios que podrían afectarlo. g) Comunicar y consultar. Comunicar y consultar con interesados internos y externos según corresponda en cada etapa del proceso de administración de riesgos y concerniendo al proceso como un todo.

La administración de riesgos se puede aplicar en una organización a muchos niveles. Puede utilizarse a nivel estratégico y a nivel operativo. Puede aplicarse a proyectos específicos, para asistir con decisiones concretas o para administrar áreas específicas reconocidas de riesgo.

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La administración de riesgos es un proceso iterativo que puede contribuir a la mejora organizacional. Con cada ciclo, los criterios de riesgos se pueden fortalecer para alcanzar progresivamente mejores niveles de administración de riesgos.

Para cada etapa del proceso deberían llevarse registros adecuados, suficientes como para satisfacer una auditoría independiente (AS/NZS 4360:1999, 1999) .

6.4.2.

Norma Técnica Colombiana 5254:2006 Gestión del Riesgo

La administración de riesgos es una parte fundamental de la gobernabilidad corporativa que busca contribuir eficientemente en la identificación, análisis, tratamiento, comunicación y monitoreo de los riesgos del negocio. La norma técnica Colombiana de gestión del riesgo 5254 es una traducción de la norma técnica Australiana AS/NZ 4360:2004, de amplia aceptación y reconocimiento a nivel mundial para la gestión de riesgos independiente de la industria o el negocio que desee emplearla. Allí también esta consignada una vital recomendación a los administradores de negocios: “La Gestión de riesgos debe formar parte de la cultura organizacional. Quienes gestionan el riesgo de forma eficaz y eficiente tienen más probabilidad de alcanzar sus objetivos y hacerlo a menor costo” (Vila).

6.5.

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Un Sistema Integrado de Gestión (SIG) se define como el “conjunto de procesos de una organización que interactúan para alcanzar objetivos” (Carrizosa, 2008), Este Sistema deberá tener una estructura central, y divisiones correspondientes a las tres áreas de gestión: calidad, medio ambiente y salud ocupacional. La estructura central contiene el sistema de gestión común a las áreas especificadas, teniendo en cuenta todos los elementos, desde la política, a la asignación de los recursos, pasando por la planificación y el control de las actuaciones y terminando con la auditoría y la revisión del sistema. Cada división específica de gestión4 recogería de forma

4

Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización. NTC ISO 9000

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complementaria los asuntos particulares que la incumben, teniendo siempre en cuenta los aspectos comunes de la estructura central.

6.5.1. Beneficios de un SIG La implementación de un Sistema Integrado de Gestión permite a toda empresa u organización demostrar claramente su compromiso con todas las partes interesadas y que interactúan con dicha organización y no solo enfocada al cliente (Sistemas Integrados de Gestión).

Todo esto debido a que un Sistema Integrado de Gestión cubre literalmente todos los aspectos del negocio, contemplando temas desde la calidad del producto producido y/o el servicio ofrecido al cliente, hasta el mantenimiento continuo de las operaciones productivas dentro de un ámbito de adecuado desempeño ambiental y de seguridad y salud ocupacional en el trabajo.

Por tanto la implementación de un Sistema Integrado de Gestión involucra muchos beneficios para la empresa u organización, siendo los principales: •

Se da una mejora significativa de la eficiencia y efectividad de la organización por la óptima adaptación a las necesidades específicas del mercado.

•

Se mejora visiblemente las relaciones con los proveedores, ya que los hace participes de la filosofía de la calidad, contribuyendo de ese modo al desarrollo de esos proveedores, haciéndolos más competitivos, de manera que puedan atender óptimamente las necesidades de la organización.

•

También se logra minimizar los índices de errores en la actividad productiva, incrementando los beneficios económicos y reduciendo sustancialmente los costos generados por productos de mala calidad.

•

Se logra obtener una disminución en los costos de garantía del servicio ofrecido, disminuyendo considerablemente el número de reclamos del cliente.

•

Se produce un incremento considerable en el rendimiento, competencias y el entrenamiento de todos los miembros de la

- 24 -

organización, preparándolos para ser más productivos tanto de manera individual como en equipo.

•

Se eleva la moral y crece visiblemente la motivación del personal, ya que al sentirse partícipes y protagonistas de lograr la mejora continua de su organización, sentían mayor identificación con su empresa.

•

Se logra un estado óptimo de concientización sobre la preservación del medio ambiente en todos sus niveles y así mismo un ambiente de trabajo más seguro, llevando la seguridad como un hábito y no como una obligación, siendo de este modo aprovechado por todos los miembros de la organización.

•

Se produce un ahorro significativo de recursos que se invierten en el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión y además también se logra una menor inversión que la necesaria para los procesos de certificación de manera independiente.

•

Se mejora las oportunidades laborales, ya que el hecho de contar con una certificación de organismos internacionales de validez mundial, se llega a satisfacer óptimamente los requisitos actuales del mercado.

•

Se mejora la competitividad de la empresa u organización en todo aspecto.

6.6.

NORMA TÉCNICA COLOMBIA NTC ISO 9001:2008

La ISO 9001:2008 es la base del sistema de gestión de la calidad5 ya que es una norma internacional que se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. (ISO, Norma Técnica Colombia NTC 9001:2008, 2008).

5

Sistema de gestión de la calidad: Para dirigir y controlar una organización, con respecto a la calidad.

NTC ISO 9000

- 25 -

6.6.1. Generalidades NTC ISO 9001:2008 La adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una decisión estratégica en la organización. El diseño y la implementación del sistema de gestión de la calidad de una organización están influenciados por: a) el entorno de la organización, los cambios en ese entorno y los riesgos asociados con ese entorno, b) sus necesidades cambiantes, c) sus objetivos particulares, d) los productos que proporciona, e) los procesos que emplea, f) su tamaño y la estructura de la organización.

Los requisitos del sistema de gestión de la calidad especificados en esta Norma internacional son complementarios a los requisitos para los productos.

Esta Norma Internacional pueden utilizarla partes internas y externas, incluyendo organismos de certificación, para evaluar la capacidad de la organización para cumplir los requisitos del cliente, los legales y los reglamentarios aplicables al producto y los propios de la organización.

En el desarrollo de esta Norma Internacional se han tenido en cuenta los principios de gestión de la calidad enunciados en las Normas ISO 9000 e ISO 9004.

6.6.2. Enfoque NTC ISO 9001:2008 Esta Norma Internacional promueve la adopción de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.

Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que determinar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad o un conjunto de actividades que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se

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puede considerar como un proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso.

La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión para producir el resultado deseado, puede denominarse como "enfoque basado en procesos".

Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, así como sobre su combinación e interacción.

Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestión de la calidad, enfatiza la importancia de: a) la comprensión y el cumplimiento de los requisitos, b) la necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor, c) la obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso, y d) la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

A continuación se presenta el modelo de gestión de la calidad basado en procesos:

- 27 -

Figura 1. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basada en procesos Fuente: Norma NTC ISO 9001:2008

6.7.

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC ISO 14001: 2004

La norma NTC ISO 14001 es reconocida para la Gestión de Sistemas Medioambientales6. Esta norma proporciona la orientación respectiva para gestionar los aspectos medioambientales de sus actividades, productos y servicios de una forma más efectiva, teniendo en consideración la protección del Medioambiente, la prevención de la contaminación del entorno, considerando las necesidades socio-económicas. (Implementación Sistemas Integrados)

6

Sistema de gestión ambiental: Parte del sistema de gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales. NTC ISO 14001:2004.

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6.7.1. Generalidades NTC ISO 14001:2004 Las Organizaciones que manejen un sistema de gestión medio ambiental lograrán el desarrollo sostenible, impactando positivamente en el éxito de su organización tanto a corto como largo plazo, proporcionando los siguientes beneficios: •

Se tiende a mejorar la imagen corporativa y la de su cliente, así como sus relaciones tanto con la opinión pública como con las administraciones y autoridades de su comunidad local.

•

Se produce la reducción de la carga financiera producida por la aplicación de estrategias reactivas de gestión, tales como recuperación, limpieza y el pago de penalizaciones por infringir la legislación, mientras un sistema de gestión ambiental opta por la estrategia preventiva.

•

Asegura el respeto a la legislación medioambiental el país y reduce el riesgo de multas y de posibles litigios.

•

Mejora la calidad de los lugares de trabajo, la moral del empleado y su adhesión a los valores corporativos, consiguiendo un mejor ambiente laboral

•

Apertura de nuevas oportunidades de negocio en mercados donde la implantación de procesos productivos respetuosos con el Medio Ambiente son considerados.

•

Los potenciales clientes toman conciencia respecto al Medio Ambiente, prefiriendo trabajar con empresas que demuestren su compromiso desproteger el medio ambiente.

- 29 -

vigente en

Figura 2. Modelo del sistema de gestión NTC ISO 14001:2004 Fuente: Norma NTC ISO 14001:2004

6.7.2. Enfoque NTC ISO 14001:2004 La norma NTC ISO 14001 es reconocida para la Gestión de Sistemas Medioambientales (EMS). Esta norma proporciona la orientación para gestionar los aspectos medioambientales de sus actividades, productos y servicios de una forma más efectiva, teniendo en consideración la protección del Medioambiente, la prevención de la contaminación del medio, considerando las necesidades socio-económicas.

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La norma Internacional ISO 14001 es reconocida para la Gestión de Sistemas Medioambientales (EMS). Esta norma proporciona la orientación respectiva para gestionar los aspectos medioambientales de sus actividades, productos y servicios de una forma más efectiva, teniendo en consideración la protección del Medioambiente, la prevención de la contaminación del medio, considerando las necesidades socio-económicas.

6.8.

NORMA TÉCNICA COLOMBIA NTC OHSAS 18001:2007

La norma NTC OHSAS 18001:2007 (Evaluación de Higiene y Seguridad Ocupacional) es un estándar internacional, que define 7 los requisitos relacionados a los sistemas de higiene y seguridad , lo cual le permite a una organización controlar sus riesgos y mejorar el desempeño.

OHSAS 18001 se puede aplicar a cualquier organización de cualquier tipo de negocio, sin importar el monto de activos con que cuente una Organización.

6.8.1. Generalidades NTC OHSAS 18001: 2007 La especificación técnica OHSAS 18001:2007 establece los requisitos que debe cumplir un sistema gestión de seguridad y salud en el trabajo para que las organizaciones puedan optimizar el rendimiento de su sistema, así como controlar eficazmente los riesgos asociados con sus actividades (Sistemas Integrados de Gestión).

La implantación de un sistema de gestión de seguridad y salud laboral según la especificación OHSAS 18001:2007 permite a las organizaciones: • Elaborar una política adecuada de seguridad y salud laboral.

• Demostrar compromiso con el cumplimiento de las exigencias de la legislación vigente.

• Establecer, implantar, mantener y mejorar continuamente su sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

7

Sistema de gestión de Seguridad y Salud Ocupacional: Condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluidos los trabajadores temporales y personal por contrato), visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo.

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• Determinar los aspectos de seguridad y salud relacionados con las actividades, los productos y los servicios de la organización.

• Facilitar la asignación de recursos.

• Desarrollar y mantener al día un programa de respuesta ante casos de emergencia.

• Evaluar los resultados en función de la política y los objetivos fijados, buscando las posibles áreas de mejora.

• Revisar y auditar el sistema.

Figura 3. Modelo del sistema de gestión NTC OHSAS 18001:2004 Fuente: Norma NTC OHSAS 18001:2004

6.8.2. Enfoque NTC OHSAS 18001:2007 Certificarse en esta norma generará un impacto positivo para una Organización, ya que mejorará su imagen como empresa, evitará conflictos innecesarios con sus trabajadores por accidentes, y se adecuará al marco

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legal vigente, evitando sanciones y multas por parte del ente regulador. Por lo que los beneficios serán entre otros: •

Se produce una mejora significativa de su imagen corporativa así como también las relaciones con su cliente, autoridades públicas, público y con la comunidad local.

•

Se desarrolla la cultura de seguridad en su personal, aumentando el control de peligros y la reducción de riesgos, fijando objetivos y metas claras, además de la responsabilidad transferida dentro de su organización.

•

Se incrementa la eficiencia y, por consecuencia, reduce accidentes y pérdida de tiempo en la producción, por lo que se optimiza el tiempo de horas hombre trabajadas.

•

Hay una reducción de la carga financiera debido a estrategias de administración de tipo reactivo tales como compensar la pérdida de tiempo de producción, organizar operaciones de limpieza y pagar multas o sanciones por violación de la legislación vigente.

•

Se da una mejora significativa en la calidad e los lugares de trabajo, la moral del empleado y la adhesión a los valores establecidos por la compañía, en sus políticas de Seguridad y Salud en el Trabajo.

6.9.

VERSIÓN ISO 9001:2015 RESPECTO A LA GESTIÓN DEL RIESGO

En el año 1987, la Organización Internacional de Normalización (ISO) propuso a las organizaciones de todo el mundo un modelo de sistema de gestión de la calidad que estructuró en la familia de Normas ISO 9000.

Desde entonces, la Norma ISO 9001, que contiene los requisitos para un sistema de gestión de la calidad, ha sido revisada en los años 1994, 2000 y 2008, siendo la versión ISO 9001:2000 la que incorporó novedades más significativas: gestión por procesos, satisfacción del cliente y mejora continua. Ahora, más de un millón de organizaciones en cerca de 200 países han implantado esta norma y esperan el resultado de una nueva revisión.

Los principales objetivos de este proceso de revisión son, entre otros, proporcionar un marco estable de requisitos acorde con la evolución que están viviendo los sistemas de gestión de la calidad; conseguir que la Norma

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ISO 9001 se adecúe a los cambios que se están produciendo en un entorno cada vez más complejo, exigente y dinámico para las organizaciones; facilitar la eficacia tanto en su implantación por parte de las organizaciones como en la evaluación de la conformidad, y reforzar la confianza proporcionada por la Norma ISO 9001 en las organizaciones que cumplen sus requisitos.

No se incluyen requisitos específicos en relación con las acciones preventivas. Se considera que uno de los propósitos fundamentales de cualquier sistema de gestión consiste en actuar, en sí mismo, como una herramienta preventiva.

Adicionalmente, se pretende reforzar el carácter preventivo de ISO 9001 a través de un enfoque basado en la consideración del riesgo (definido como efecto negativo o positivo de una situación de incertidumbre).

El borrador establece que la organización determina los riesgos y oportunidades que son necesarios tratar, para asegurar que el sistema de gestión de la calidad pueda alcanzar sus resultados previstos; conseguir de forma consistente la conformidad de los productos y servicios, y la satisfacción del cliente; prevenir o reducir efectos no deseados; y alcanzar la mejora continua. Es importante indicar que, aunque se requiere la identificación de riesgos y el establecimiento de acciones para tratarlos, no se establecen requisitos sobre una metodología formal de gestión de riesgos (Gómez, 2013).

6.10. ESTACIONES DE SERVICIO DE VENTA DE COMBUSTIBLES AL POR MENOR

6.10.1.

¿Qué es una Estación de Servicio?

De acuerdo con el Decreto 4299 de 2005, expedido por el Ministerio de Minas y Energía, las estaciones de servicio son (Ministerio de Ambiente, 2007): “establecimientos en los cuales se almacenan y distribuyen combustibles básicos utilizados para vehículos automotores, los cuales se entregan a partir de equipos fijos (surtidores) que llenan directamente en los tanques de combustible.”

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Dichos establecimientos (ITANSUCA Proyectos de Ingeniería S.A. Ministerio de Minas y Energia, 2011) pueden incluir facilidades para prestar uno o varios de los siguientes servicios: lubricación, lavado general y/o de motor, cambio y reparación de llantas, alineación y balanceo, servicio de diagnóstico, trabajos menores de mantenimiento automotor, venta de llantas, neumáticos, lubricantes, baterías y accesorios y demás servicios afines.

En las estaciones de servicio automotriz también podrá operar la venta de gas licuado de petróleo (GLP) en cilindros portátiles, con destino al servicio público domiciliario, caso en el cual se sujetaran a la reglamentación específica que establezca el Ministerio de Minas y Energía. Así mismo podrán funcionar mini mercados, tiendas de comidas rápidas, cajeros automáticos, tiendas de videos y otros servicios afines a éstos siempre y cuando se obtengan de las autoridades competentes las autorizaciones correspondientes y se cumplan todas las normas de seguridad para cada uno de los servicios ofrecidos.

Las estaciones de servicio también podrán disponer de instalaciones y equipos para la distribución de gas natural comprimido (GNC) para vehículos automotores, caso en el cual se sujetarán a la reglamentación expedida por el Ministerio de Minas y Energía.

Aunque una estación de servicio no posee un solo tipo de cliente, ésta puede ser diseñada y/o operada para atender uno o más de los siguientes tipos de cliente: •

Transporte público: El transporte público en Colombia es operado por: Buses de transporte público (Buses, busetas, ejecutivos, colectivos).

Taxis operados con gas vehicular y gasolina corriente.

•

Acuerdos comerciales con entidades públicas: Acuerdo comercial entre una estación de servicio y una entidad del estado para el suministro de combustible a una flota de transporte (buses, automóviles).

•

Acuerdos comerciales con entidades privadas: Acuerdo comercial entre una estación de servicio y un ente privado para el suministro de combustible a su flota de transporte (buses, automóviles). Por ejemplo: industrias, cultivos de flores, lavanderías y fincas.

- 35 -

•

Clientes directos: Ventas al por menor a personas del común generalmente circundante a la estación de servicio.

6.10.2.

•

Modos de operación de una estación de servicio

Self Service o “Autoservicio”

Se denomina así cuando no existe ningún asistente u operario (bombero o islero), por lo que el mismo cliente manipula el dispensador o surtidor al momento de comprar combustible líquido. Generalmente las estaciones de servicio que deciden operar de esta forma, tienen que invertir necesariamente en tecnología de automatización de procesos a fin de prescindir de personal de asistencia en cada isla de combustible, es decir la estación opera sin isleros y con un solo jefe de patio más el cajero que hace la función de control recibo de pago del producto.

•

Full services

Es el sistema de venta de combustible donde se cuenta con la presencia de personal de asistencia (bomberos o Isleros) durante la manipulación de los dispensadores o surtidores, en el bombeo del combustible y en el momento del pago. Además de encargarse de lo anterior, el operario revisa generalmente los fluidos del vehículo del cliente. Las estaciones de servicio Full Services prestan sus servicios 24 horas.

6.10.3.

Tipos de contrato suscrito entre el distribuidor mayorista y el distribuidor minorista

El artículo 33 del Decreto 1521 de 1998 establece la obligatoriedad de la existencia de un contrato que establezca una relación entre el distribuidor mayorista y el distribuidor minorista, este contrato debe ser puesto en conocimiento ante la autoridad competente o ante el Ministerio de Minas y Energía, siempre y cuando el o los contrato(s) se encuentren relacionados con la explotación comercial de una estación de servicio. Igualmente el artículo 34 del mismo Decreto 1521 de 1998, establece las cláusulas

- 36 -

esenciales que deben tener todos los contratos, por tratarse la distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo un servicio público (ITANSUCA Proyectos de Ingeniería S.A. - Ministerio de Minas y Energia, 2011). A continuación se presentan los tipos de contrato:

•

Contrato de suministro:

Son aquellos contratos de compra venta de combustible que se caracterizan porque en el cuerpo del acuerdo se especifica: productos a vender, volumen determinado de compra de productos por parte del distribuidor minorista, plazo de ejecución del contrato y valor o precio de compra de cada producto.

En algunas ocasiones el distribuidor minorista ha realizado el total de las inversiones en la Estación de Servicio. La negociación con el mayorista puede estar sujeta a entregas de capital en conocimiento a las inversiones efectuadas o a que el mayorista ceda un porcentaje de su margen al minorista mediante la figura de descuentos del precio del combustible.

•

Contrato de Comodato:

El contrato de comodato se establece cuando adicional a lo establecido en el contrato de suministro, el distribuidor mayorista entrega la imagen de la estación de servicio y algunos equipos de operación; este acuerdo se caracteriza porque especifica que el distribuidor mayorista es propietario de los equipos de operación y que la estación de servicio se compromete a usar estos equipos sólo para la distribución de productos del distribuidor mayorista durante un período de tiempo determinado.

•

Contrato de arrendamiento

El contrato de arrendamiento se establece cuando un distribuidor minorista posee un terreno y éste es considerado apto por parte del distribuidor mayorista para la construcción de una estación de servicio, por lo que paga al propietario del bien inmueble un canon de arrendamiento. Los elementos principales del contrato de arrendamiento son: tiempo de arrendamiento y canon de arrendamiento.

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El canon de arrendamiento puede pagarse anticipadamente por la totalidad del periodo o mensualmente. Cuando se paga anticipadamente el distribuidor minorista recibe ese dinero para la construcción de la estación de servicio.

•

Contrato de operación

Una vez suscrito el contrato de arrendamiento el distribuidor mayorista firma un contrato de operación con el minorista, donde se le entrega la operación al mismo, este caso no opera ningún tipo de descuento ya que la mayorista hizo la inversión anticipada. Al final del contrato la situación puede continuar sí el mayorista lo quiere bajo las mismas condiciones o sea se renueva el contrato o se le puede devolver el control total al propietario del terreno, en este caso se vuelve a negociar bajo la modalidad de contrato de suministro y comodato.

6.10.4.

Tipos de contratos en operación

A su vez, el sector de los distribuidores minoristas ha adoptado del mercado norteamericano de los hidrocarburos, la siguiente clasificación de operación de una estación de servicio: ·

COCO (Company Owned Company Operated): Esquema de negocio donde el mayorista es propietario y operador de la estación de servicio.

·

CODO (Company-Owned, Dealer-Operated): Esquema de negocio donde el mayorista es el propietario de la estación de servicio, pero el distribuidor minorista es el operador de la misma.

·

DODO (Dealer-Owned, Dealer-Operated): Esquema de negocio donde el minorista es el propietario y operador de la estación de servicio.

- 38 -

6.10.5.

Estructura organizacional

La estructura organizacional de una estación de servicio (ITANSUCA Proyectos de Ingeniería S.A. - Ministerio de Minas y Energia, 2011) depende generalmente del tamaño de esta: ·

Gerente: Representante Legal.

·

Administrador: Es la persona encargada de dirigir, controlar y ejecutar el proceso administrativo y operativo concerniente a la Estación de Servicio.

·

Asistente: Reporta al Administrador y dentro de sus funciones está el de apoyar y supervisar el trabajo de los vendedores para garantizar el buen funcionamiento de la estación en ausencia del administrador.

También atiende al público en general que ingresa a la estación de servicio. Este cargo generalmente no se presenta y sus funciones son realizadas generalmente por el Jefe de Patios.

·

Jefe de patio: Apoya y supervisa el trabajo de los vendedores de isla (islero) para garantizar el buen funcionamiento de la estación de servicio en ausencia del administrador, también atiende al público en general que ingresa a la estación de servicio y reporta al asistente o superior.

·

Vendedor de Isla (Islero): Atiende al público en general que ingresa a la estación de servicio.

·

Servicios contratados: Son todos los servicios prestados por empresas o particulares en modalidad de outsourcing tales como: manejo de la contabilidad, auditorias, servicios de vigilancia, recarga de extintor, entre otros.

6.10.6.

•

Proceso de almacenamiento y distribución de combustibles

Descargue de combustible: durante la operación de recibo de combustible del carrotanque al tanque de almacenamiento subterráneo ver figura 4, los riesgos que mayores consecuencias se

- 39 -

presentan son los sobrellenados del tanque y/o derrames de combustibles.

Los riesgos más significativos a mitigar en esta operación son los siguientes: -

Contaminación de suelo y agua subterránea por derrames de combustibles.

-

Riesgo de incendios y explosiones.

-

Emisión de vapores.

Figura 4. Diagrama del proceso de descargue de combustibles

•

Almacenamiento de combustible: este es realizado en tanques subterráneos construido en materiales industriales (acero o fibra de

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vidrio) que le brindan soporte estructural, y están diseñados para contener un volumen de combustible líquido.

Los riesgos más significativos a mitigar en esta operación son los siguientes:

•

-

Contaminación de suelo y agua (superficial y subterránea) en la zona donde se localiza la estación por fugas de combustible.

-

Riesgos de incendios y/o explosiones

-

Afectación de suelo y agua en predios aledaños siendo el escenario más crítico las áreas residenciales.

Distribución de combustibles: se realiza a través de los equipos dispensadores o surtidores, éstos incorporan dispositivos y tecnologías en sus sistemas electrónico e hidráulico de tal manera que aseguren la exactitud de las mediciones ver Figura 5.

Los riesgos más significativos a mitigar en esta operación son los siguientes: -

Contaminación de suelo y agua (superficial y subterránea) por derrames de combustible.

-

Riesgos de incendios y explosiones.

-

Medida de entrega a cliente inexacta, generando cobros incorrectos.

-

Calidad del producto entregado al cliente.

- 41 -

Figura 5. Diagrama del proceso de suministro de combustibles

6.10.7.

Interacción de las Estaciones de Servicio con el Medio Ambiente

Las etapas principales en el desarrollo de una estación de servicio son: planeación, construcción e instalación, operación y eventualmente cierre y abandono.

Tanto en sus actividades básicas de (almacenamiento y distribución de combustibles), como en sus actividades complementarias, las estaciones de servicio tienen una interacción considerable con el medio ambiente.

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La etapa de planeación es donde se debe proponer como se va a mitigar la afectación del medio ambiente; durante las etapas de construcción y operación de la estación de servicio. Durante la etapa de operación los efectos potenciales sobre el medio ambiente pueden verse reducidos gracias a las tecnologías utilizadas, a las tareas de monitoreo que se realicen y al cuidado en la prestación del servicio; si a esto se suman las medidas preventivas implementadas en las etapas de planeación y de construcción, el impacto al medio ambiente se ve reducido a los efectos que pueda tener las actividades secundarias de las estaciones de servicio, o a casos aislados y fortuitos.

La etapa de cierre y abandono de las estaciones, interactúa con el medio ambiente en la medida en que exista contaminación por combustible en la zona como consecuencia de su operación. De no existir este tipo de condiciones y si el cierre incluye el retiro del tanque, de acuerdo con la legislación y con el criterio técnico, la influencia sobre el medio ambiente puede equipararse a la de la etapa de construcción e instalación.

Entre los impactos significativos, adversos o benéficos dentro de las diferentes etapas dentro de una estación se encuentran: • • • • • • • •

Contaminación potencial de aguas superficiales y subterráneas; Contaminación de suelos; Alteración del paisaje o entorno natural; Alteración sobre infraestructura y población adyacente derivado de eventuales riesgos generados por incendios y explosiones; Afectación sobre el espacio público, especialmente en las etapas de construcción, cierre y desmantelamiento.

Generación de empleo; Aumento del PIB local y regional; y Concentración de sistemas de distribución.

En el mes de diciembre de 2007, el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial de Colombia, emitió el “Manual Técnico para la Ejecución de Análisis de Riesgos para Sitios de Distribución de Derivados de Hidrocarburos”. El objeto del documento es el de “establecer un procedimiento que permita manejar una situación de contaminación por hidrocarburos basado en un análisis de riesgos. El proceso de análisis de riesgos se enfoca en el escenario especifico de cada sitio, sin aplicar niveles

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de limpieza establecidos de antemano en forma general, teniendo en cuenta los diferentes usos del terreno (actuales o futuros) de la población que esté ubicada o pueda ubicarse en el sitio en el futuro, de la geología, la hidrografía y de la geografía especifica del sitio”. (Ministerio de Ambiente, Manual Técnico para la Ejecución de Análisis de Riesgos para Sitios de Distribución de Derivados de Hidrocarburos , 2008)

6.10.8.

Interacción de las Estaciones de Servicio con la salud y seguridad de las personas

Las personas que trabajan en las Estaciones de Servicio, los clientes, proveedores y visitantes ocasionales se encuentran expuestos a riesgos físicos, químicos, mecánicos, físico-químicos, eléctricos, ergonómicos, sociopsicológicos, biológicos y locativos.

6.10.9.

Interacción de las Estaciones de Servicio con la satisfacción de los clientes.

Para la operación normal de la Estación de Servicio, es necesario que los operadores den cumplimento a los siguientes enunciados en temas de calidad, y que adicionalmente son de cumplimiento legal: • • • • •

Calibración de unidades de despacho Calibración de instrumento de aforo Control de calidad del combustible Pruebas de hermeticidad de los tanques Certificación de conformidad para el Decreto 1521 de 1998

6.11. ESTACIÓN DE SERVICIO PUENTE ARANDA La estación de servicio Puente Aranda, se encuentra localizada en la Carrera 50 No. 21-42, en el barrio Ortezal, de la localidad de Puente Aranda. La principal vía de acceso a la estación es la carrera 50 en sentido sur – norte.

Según el Decreto 353 de 1991 expedido por el Ministerio de Minas y Energía, la estación de servicio Puente Aranda se encuentra clasificada como Tipo A, - 44 -

la cual además de atender el almacenamiento y suministro de combustibles ofrece servicios automotrices adicionales.

Las instalaciones están conformadas por áreas que prestan los siguientes servicios: Almacenamiento y comercialización de combustible.

Lubricentro Lavado Montallantas Minimercado.

La estación de servicio cuenta con un total de tres (3) tanques de almacenamiento de combustibles con capacidad de 12.000 gls para gasolina corriente, 6000 gls para gasolina corriente y 6000 gls para diesel. Los equipos de distribución se localizan en 4 islas, de la cuales dos expenden gasolina corriente y súper, una gasolina corriente y diesel y una gasolina súper, gasolina corriente y diesel (CPA Ingenieria, 2009).

6.12. MATRIZ RAM La Matriz de Evaluación de Riesgos es una herramienta para la evaluación cualitativa de los riesgos y facilita la clasificación de las amenazas a la salud, seguridad, medio ambiente, relación con clientes, bienes e imagen de la Empresa. Los ejes de la matriz según la definición de riesgo corresponden a las consecuencias y a la probabilidad.

Para determinar el nivel de las consecuencias se utiliza una escala de "0" a "5"; para evaluar la probabilidad se utiliza una escala de “A” a “E”, basándose en la experiencia o evidencia histórica en que las consecuencias identificadas se han materializado dentro de la industria, la empresa o el área; representa la probabilidad de que se desencadenen las consecuencias potenciales o reales estimadas, según el caso.

El cruce de las dos escalas determina la evaluación y clasificación cualitativa del riesgo. Para este caso de la RAM (Risk Assessment Matrix), estimar la probabilidad y las consecuencias no es una ciencia exacta. La estimación de la consecuencia se basa en la respuesta a “qué ocurrió” o “qué pudo o podrá ocurrir; mientras que la estimación de la probabilidad se basa en información

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histórica respecto de casos ocurridos anteriormente en similares condiciones, sabiendo que las circunstancias nunca son exactamente las mismas.

6.13. GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 45 - GUÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PELIGROS Y LA VALORACIÓN DE LOS RIESGOS EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL.

El propósito general de la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en Seguridad y Salud ocupacional (S y SO), es entender los peligros que se pueden generar en el desarrollo de las actividades, con el fin de que la organización pueda establecer los controles necesarios, al punto de asegurar que cualquier riesgo sea aceptable.

La valoración de los riesgos8 es la base para la gestión proactiva de S y SO, liderada por la alta dirección como parte de la gestión integral del riesgo, con la participación y compromiso de todos los niveles de la organización y de otras partes interesadas. Independientemente de la complejidad de la valoración de los riesgos, ésta debería ser un proceso sistemático que garantice el cumplimiento de su propósito.

Todos los trabajadores deberían identificar y comunicar a su empleador los peligros asociados a su actividad laboral. Los empleadores tienen el deber legal de evaluar los riesgos derivados de estas actividades laborales.

El procedimiento de valoración de riesgos que se describe en esta guía está destinado a ser utilizado en: − Situaciones en que los peligros puedan afectar la seguridad o la salud y no haya certeza de que los controles existentes o planificados sean adecuados. − Organizaciones que buscan la mejora continua del sistema de gestión del S y SO y el cumplimiento de los requisitos legales. − Situaciones previas a la implementación de cambios en sus procesos e instalaciones.

8

Valoración de los riesgos: Proceso para evaluar el riesgo que surge de un peligro, teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes y de decidir si el riesgo es aceptable o no. GTC 45.

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7. METODOLOGIA Con el objetivo de establecer la metodología con la cual se llevará a cabo el desarrollo de la gestión del riesgo para el presente proyecto, se definió utilizar la planteada en la NTC ISO 31000:2009.

Esta norma se puede aplicar a cualquier tipo de riesgo, cualquiera sea su naturaleza, bien sea que tenga consecuencias positivas o negativas.

7.1.

PROCESO DE GESTIÓN DEL RIESGO

Este proceso debe ser parte integral de la gestión, estar presente en la cultura de la organización y las prácticas, y estar adaptado a los procesos de negocio de la organización.

El proceso de gestión del riesgo comprende las siguientes actividades:

Figura 6. Proceso para la gestión el riesgo NTC ISO 31001:2009

- 47 -

7.2.

COMUNICACIÓN Y CONSULTA

Procesos continuos y reiterativos que una organización lleva a cabo para suministrar, compartir u obtener información e involucrarse en un diálogo con las partes involucradas con respecto a la gestión del riesgo La consulta es: • Un proceso que tiene impacto en la decisión a través de la influencia más que del poder; y • Una entrada para la toma de decisiones

7.3.

ESTABLECER EL CONTEXTO

Definición de los parámetros internos y externos que se han de tomar en consideración cuando se gestiona el riesgo, y establecimiento del alcance y los criterios del riesgo, para la política para la gestión del riesgo.

Al establecer el contexto la organización articula sus objetivos, define los parámetros externos e internos que se van a considerar al gestionar el riesgo y establece el alcance y los criterios del riesgo para el resto del proceso.

7.3.1.

Contexto externo

El contexto externo es el ambiente externo en el cual la organización busca alcanzar sus objetivos, puede incluir entre otros: •

• •

El ambiente social y cultural, y político, legal, reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural y competitivo, bien sea internacional, nacional, regional o local; Los impulsores clave y las tendencias que tienen impacto en los objetivos de la organización; y Las relaciones con las partes involucradas externas y sus percepciones y sus valores.

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7.3.2.

Contexto interno

El contexto interno es todo aquello dentro de la organización que pueda tener influencia en la forma en que la misma gestionará el riesgo. Este puede incluir entre otros: • • • • • •

7.3.3.

Gobierno, estructura de la organización, funciones y responsabilidades; Políticas, objetivos y las estrategias implementadas para lograrlo; Capacidades, entendidas en términos de recursos y conocimiento; Las relaciones con las partes involucradas internas y sus percepciones y valores; La cultura de la organización, Sistemas de información, flujos de información y procesos de toma de decisiones.

Establecer el contexto del proceso para la gestión del riesgo

Se recomienda establecer los objetivos, las estrategias, el alcance y los parámetros de las actividades de la organización, o de aquellas partes de la organización, en donde se aplica el proceso para la gestión del riesgo. La gestión del riesgo se debería emprender con total consideración la necesidad de justificar los recursos utilizados para llevar a cabo dicha gestión.

7.3.4.

Definición de los criterios de evaluación del riesgo

La organización deberá definir los criterios que se van a utilizar para evaluar la importancia del riesgo. Los criterios deberían reflejar los valores, objetivos y recursos de la organización. Algunos criterios pueden estar impuestos por los requisitos legales y reglamentarios o derivarse de ellos y de otros requisitos a los cuales la organización suscribe. Los criterios del riesgo deberían ser consistentes con la política para la gestión del riesgo de la organización, estar definidos al comienzo de todo proceso para la gestión del riesgo y ser revisados continuamente.

Al definir los criterios del riesgo, los factores que se van a considerar deberían incluir los siguientes:

- 49 -

− La naturaleza y los tipos de causas y consecuencias que se puedan presentar y la forma en que se van a medir; − Como se va a definir la probabilidad, las consecuencias, o ambas; − Como se va a determinar el nivel del riesgo; − Los puntos de vista de las partes involucradas; − El nivel en el cual el riesgo se torna aceptable o tolerable; y − Si se debería o no tener en cuenta la combinación de riesgos múltiples 7.4.

VALORACIÓN DEL RIESGO

La valoración del riesgo9 es el proceso total de identificación, análisis y evaluación del riesgo.

7.4.1.

Identificación del riesgo

La organización debería identificar las fuentes de riesgo, las áreas de impacto, los eventos y sus causas, y eventos potenciales. El objeto de esta fase es generar una lista exhaustiva de riesgos con base en aquellos eventos que podría crear, aumentar, prevenir, degradar, acelerar o retrasar el logro de sus objetivos. Es importante identificar los riesgos asociados a la no búsqueda de una oportunidad. La identificación es exhaustiva porque un riesgo que no se identifique en esta parte no será incluido en el análisis posterior.

La identificación debería incluir los riesgos independientemente de su origen, control de la organización, aun cuando el origen del riesgo o su causa pueden no ser tan evidentes. La identificación del riesgo debería incluir el examen de los efectos colaterales de las consecuencias particulares, incluyendo los efectos en cascada y acumulativos. También se debería considerar un rasgo amplio de consecuencias incluso si el origen del riesgo o su causa pueden no ser evidentes.

9

Valoración del riesgo: Proceso global de identificación del riesgo, análisis del riesgo y evaluación del riesgo. NTC ISO 31000:2009.

- 50 -

7.4.2. Análisis del riesgo El análisis es el proceso para comprender la naturaleza del riesgo y determinar el nivel de riesgo. El objetivo del análisis del riesgo consiste en desarrollar el entendimiento del mismo. Suministra una entrada para las decisiones sobre si es necesario tratar los riesgos y las estrategias del tratamiento del riesgo más adecuadas y eficaces en términos de costo.

El análisis del riesgo incluye considerar las fuentes de riesgo, sus consecuencias positivas y negativas y la probabilidad de que dichas consecuencias puedan ocurrir.

El análisis del riesgo también permite identificar los factores que afectan las consecuencias y la probabilidad.

El análisis del riesgo se puede realizar con diversos grados de detalle, dependiendo del riesgo, el propósito del análisis y la información, datos y recursos disponibles. Entre las cuales se encuentra: • • •

7.4.3.

Cualitativa: En donde no hay disponibles datos numéricos o son insuficientes. No es necesaria una precisión del análisis Semi cuantitativa: La clasificación es igual a la escala de clasificación utilizada Cuantitativa: Cuando la consecuencia y la posibilidad es cuantificable: Existencia de datos numéricos detallada para un análisis

Evaluación del riesgo

El propósito de la evaluación del riesgo es facilitar la toma de decisiones, basada en los resultados de dicho análisis, acerca de cuáles riesgos necesitan tratamiento y la prioridad para la implementación del tratamiento.

La evaluación del riesgo implica la comparación del nivel del riesgo observado durante el proceso de análisis y de los criterios del riesgo establecidos al considerar el contexto. Con base en esta comparación se puede considerar la necesidad de tratamiento.

En las decisiones se debería tener en cuenta el contexto más amplio del riesgo e incluir consideración de la tolerancia de los riesgos que acarrean otras partes diferentes de la organización que se benefician de los riesgos.

- 51 -

La evaluación del riesgo también puede tener como resultado la decisión de no tratar el riesgo de ninguna manera diferente del mantenimiento de los controles existentes.

7.5.

TRATAMIENTO DEL RIESGO

El tratamiento del riesgo involucra la selección de una o más opciones para modificar los riesgos y la implementación de tales opciones. Una vez implementado, el tratamiento suministra controles o los modifica.

Las opciones para el tratamiento no necesariamente son mutuamente excluyentes ni adecuadas en todas las circunstancias. Las opciones pueden incluir las siguientes: - Evitar el riesgo al decidir no iniciar o continuar la actividad que lo origino; - Tomar o incrementar el riesgo para perseguir una oportunidad; - Retirar la fuente del riesgo, - Cambiar la probabilidad, - Cambiar las consecuencias; - Compartir el riesgo con una o varias de las partes; - Retener el riesgo mediante una decisión informada 7.6.

MONITOREO Y REVISIÓN

Tanto el monitoreo como la reedición debería ser una parte planificada del proceso para la gestión del riesgo e incluir verificación o vigilancia regulares.

Pueden ser periódicos según convenga.

Los procesos de monitoreo y revisión de la organización deberían comprender todos los aspectos del proceso para la gestión del riesgo con el fin de: -

Garantizar que los controles son eficaces y eficientes Obtener la información adicional para mejorar la valoración del riesgo Analizar y aprender lecciones a partir de los eventos (incluyendo los casi accidentes), cambios - 52 -

-

Detectar cambios en el contexto externo e interno, incluyendo los cambios en los criterios del riesgo Identificar los nuevos riesgos

- 53 -

8. DESARROLLO DEL PROYECTO La norma NTC ISO 31000:9001 es una guía general para la implementación del proceso de gestión del riesgo, la cual involucra el establecimiento del contexto, identificación, análisis, evaluación, tratamiento, comunicación, revisión y monitoreo.

Esta norma se puede aplicar durante toda la duración de una organización y a un amplio rango de actividades, incluyendo estrategias y decisiones, operaciones, procesos, funciones, proyectos, productos, servicios y activos.

Adicionalmente esta norma se puede aplicar a cualquier tipo de riesgo, cualquiera que sea su naturaleza, bien sea que tenga consecuencias positivas o negativas.

Con el objetivo de identificar los riesgos principales en calidad, medio ambiente y seguridad industrial, que puedan afectar a la Estación de Servicio Puente Aranda, generando estrategias que se anticipen a ellos, reduzcan la probabilidad de pérdidas y los conviertan en oportunidades de rentabilidad, se elaborará una estructura que permita generar modelo básico de gestión del riesgo utilizando la metodología de gestión de riesgos establecida en la norma NTC ISO 31000:2009, la cual se encuentra adjunta al presente proyecto en el Anexo 1.

8.1.

ESTABLECIMIENTO DEL CONTEXTO

Para realizar esta primera parte establecida en la norma NTC ISO 31000:2009, se define el contexto interno y externo de la organización, que busca identificar las fortalezas y debilidades internas, así como las oportunidades y amenazas externas para los factores de diferente índole (normativos, económicos, de mercadeo, tecnológicos, atención a clientes, nuevos competidores y de organización interna).

8.1.1.

Análisis externo y de entorno de la Estación de Servicio Puente Aranda

El Gobierno Nacional mediante los Decreto 4299 de 2005 y 1333 de 2007, estableció los requisitos, obligaciones y el régimen sancionatorio, aplicables

- 54 -

entre otros, a los distribuidores minoristas a través de estaciones de servicio automotriz.

En tal sentido, el Artículo 21 del Decreto 4299 de 2005 estableció que toda persona natural o jurídica que se encuentre interesada en ejercer la actividad de distribuidor minorista de combustibles líquidos derivados del petróleo en el territorio colombiano a través de una estación de servicio automotriz, deberá obtener previa autorización del Ministerio de Minas y Energía o de la autoridad a quien éste delegue.

Dentro de los documentos a presentar por la estación de servicio se encuentra el certificado de conformidad expedido por un organismo de certificación acreditado, el cual es un documento que certifica que la estación de servicio fue construida acorde con las disposiciones del reglamento técnico respectivo, que para tal caso es el Decreto 1521 de 1998 y es de cumplimiento obligatorio por todas aquellas estaciones de servicio que se construyan o se encuentren en funcionamiento.

En el anexo 2 del presente documento se encuentra un ejemplo de la matriz de cumplimiento legal, en ella se encuentra identificada la legislación básica para el funcionamiento de la Estación de Servicio en temas de calidad, medio ambiente y seguridad industrial, la cual debe ser ampliada y ajustada al alcance que pretenda alcanzar con el modelo.

8.1.1.1.

Factores normativos

Regulaciones gubernamentales: Las actividades de las Estaciones de Servicio están enmarcadas por los Decretos 4299 de 2005 y 1333 de 2007 del Ministerio de Minas y Energía (Mediante los cuales se establecen los requisitos, obligaciones y el régimen sancionatorio aplicables a los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo, con el fin de resguardar a las personas, bienes y preservar el medio ambiente) La distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo es considerado un servicio público, que debe prestarse conforme a la ley.

- 55 -

Actualmente la estación de servicio Puente Aranda cumple con todos los requisitos legales aplicables a la actividad desarrollada.

Cambios en la reglamentación: Desde hace varios años se han radicado en el Senado de la Republica iniciativas que buscan frenar los continuos incrementos al precio de la gasolina, el ACPM, el gas licuado de petróleo (GLP) y el combustible para aviones.

Los proyectos pretenden regular las cargas tributarias que afectan el precio de los combustibles, buscando la eliminación de la tarifa de marcación y el margen de continuidad, así como sacar de la fórmula utilizada para el cálculo de precios el ítem denominado pérdida por evaporación.

Dentro de los proyectos, a diferencia de como se viene calculando hoy, se pretende modificar el ingreso al productor de gasolina motor, evitando que se fije de acuerdo a los precios internacionales que desconocen a Colombia como país productor.

Leyes de protección ambiental: A partir de la Constitución Política de Colombia y la Ley 99 de 1993 (mediante la cual se crea el Sistema Nacional Ambiental), se inicia un cambio fundamental en las normas y las regulaciones ambiéntales relacionadas con el manejo, operación y responsabilidad que le corresponde a todos los agentes de la cadena de distribución de combustibles en Colombia.

De igual forma se presentó un gran desarrollo de nuevas tecnologías orientadas al control, mitigación y reducción del impacto ambiental y de cierta forma este componente llegó a generar cambios no sólo en la operación del negocio sino que llevó al planteamiento de las nuevas responsabilidades que se generan en las regulaciones ambientales. De esta manera se puede afirmar la creación de una nueva dinámica en el sector minorista partiendo del componente ambiental de la actividad.

Las normas y regulaciones ambientales llevan necesariamente a una serie de actividades recomendables u obligatorias que las estaciones deben cumplir en su operación, orientada además del cumplimiento normativo a minimizar el posible pasivo ambiental generado en la operación de combustible.

- 56 -

Mediante la Resolución 1023 de 2005 el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial (Hoy Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible) adoptaron las guías ambientales como instrumento de autogestión y autorregulación, dentro de las cuales para el sector de hidrocarburos se encuentra la Guía de Manejo Ambiental para Estaciones de Servicio de Combustible.

En el año 2007, el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, emitió el “Manual Técnico para la Ejecución de Análisis de Riesgos para Sitios de Distribución de Derivados de Hidrocarburos”. El objeto del documento es el de “establecer un procedimiento que permite manejar situaciones de contaminación por hidrocarburos basado en un análisis de riesgos. El proceso de análisis de riesgos se enfoca en el escenario específico de cada sitio, sin aplicar niveles de limpieza establecidos de antemano de forma general”, mediante esta metodología se establecen las concentraciones de los compuestos de interés para el sitio, valorando de una forma más precisa el estado actual del sitio.

Respecto al cumplimiento de los requisitos legales en medio ambiente, la estación cuenta con todos los trámites radicados ante la autoridad competente, sin embargo hay aspectos incluidos dentro de la normatividad aplicable actual que no se encuentran desarrollados, tal como se evidencia en el Anexo 2. Matriz de cumplimiento legal.

8.1.1.2.

Factores económicos

Regulación de precios: Los impuestos sobre los combustibles en Colombia son más altos que en otros países del mundo, los mismos contribuyen al incremento de su costo. Realizando una comparación en Estados Unidos, los combustibles tienen un 15% de impuestos, en Colombia representan el 38% del costo final que incluye el IVA, el impuesto global, la sobretasa a la gasolina y al transporte.

En Colombia el gobierno es quien fija el valor de la gasolina. El Ministerio de Minas estableció en septiembre de 2008 que el precio del galón de gasolina se calcularía por el costo de oportunidad. Es decir, que Ecopetrol recibe una suma de dinero igual a la que recibiría si vende su producto en Estados Unidos. La meta del gobierno era igualar el costo de la gasolina en Colombia al precio en Estados Unidos para evitarle pérdidas a Ecopetrol, pero a finales - 57 -

del 2008, cuando éste disminuyo en el mundo, el gobierno optó por no bajar los precios en la misma proporción. En cambio, decretó que los recursos que sobran por el dinero de más que pagan los usuarios irán al Fondo de Estabilización de Precios de los combustibles para nivelar su valor en caso de que la gasolina se dispare en el futuro.

Las modificaciones en los precios de combustible generan efectos indirectos a través de otros importes de la economía, tales como aumentos en los costos por transporte que impactan los precios de los alimentos, materia prima y las tarifas del servicio público de transporte.

Situación general de las Estaciones de Servicio: Por factores económicos, gubernamentales y tecnológicos, las Estaciones de Servicio se encuentran en crisis. Hace diez (10) años este tipo de negocio vendía un promedio de 80 mil galones de combustible al día, mientras que hoy en día el promedio nacional de venta se sitúa en 50 mil galones.

Esta crisis también puede tener consecuencias en el empleo generado por esta actividad económica, dado que ha llevado a las Estaciones a reducir costos, mediante el recorte de personal, con el fin de mejorar los ingresos y competir con grandes cadenas comerciales que hoy día prestan el servicio de venta de combustibles aprovechando el alto tráfico de clientes generado por sus negocios de conveniencia.

8.1.1.3.

Factores sociales

Hábitos de consumo: Debido a los altos costos en el precio de los combustibles, los hábitos de consumo de las familias colombianas han cambiado, generando una caída en las ventas de gasolina corriente. Los consumidores han encontrado en otros productos como el diesel y el gas natural vehicular alternativas para abastecer sus vehículos.

Tasa de crecimiento demográfico: Las ciudades con un mayor crecimiento demográfico presentan una tendencia mayor de consumo de combustibles.

- 58 -

Venta de automóviles en el país: Un factor que afecta positivamente la venta de combustibles es el crecimiento sostenido en la venta de vehículos en Colombia.

8.1.1.4.

Factores tecnológicos

Tecnología automotriz: Uno de los factores que está influyendo en el uso más racional de combustibles como la gasolina es la nueva tecnología automotriz que cada vez se especializa en fabricar vehículos más económicos y que reducen el consumo por desplazamiento.

Una buena parte de los vehículos nuevos que han entrado en circulación, son fabricados con nuevas tecnologías que ahorran hasta el 15 por ciento en combustible frente a modelos similares antiguos.

Sistemas autoservicio: En gran parte de Colombia se encuentra autorizada la modalidad de autoservicio, lo cual requiere una gran inversión para automatizar los sistemas. Esto además genera pérdida de empleos y riesgos para las personas que manipulan sin ningún conocimiento sustancias como los combustibles que tienen alto riesgo de explosión y consecuencias irreparables en caso de presentarse un derrame.

Sistemas de detección electrónico de fugas: Son sistemas que por regulación para Estaciones de Servicio nuevas, deben ser instalados en la ciudad de Bogotá D.C., éstos representan altos costos de instalación y de mantenimiento.

8.1.1.5.

Factores de mercado

La mayorista brinda a los operadores de las Estaciones de Servicio la oportunidad de incluirlos dentro de su plan de marketing, por lo cual para el cliente es atractivo dirigirse a aquellas estaciones que brindan un incentivo a los clientes por sus compras.

- 59 -

8.1.2.

Análisis interno de la Estación de Servicio Puente Aranda

La Estación de Servicio Puente Aranda se encuentra ubicada en la carrera 50 No. 21-43 de la ciudad de Bogotá D.C., y fué operada desde el año 2002 por la compañía Shell Colombia Combustibles, quien posteriormente vendió sus activos en Colombia a la compañía brasilera Petrobras Colombia Combustibles S.A, que actualmente abandera la Estación de Servicio bajo la modalidad de contrato CODO. Con el objetivo de conocer el estado actual de la Estación de Servicio Puente Aranda se realizó un diagnóstico inicial, el cual se presenta a continuación:

8.1.2.1.

Estructura de la organización, funciones y responsabilidades

Actualmente la Estación de Servicio no cuenta con una estructura definida en la cual se establezcan las funciones y responsabilidades para cada cargo. A partir de la información recopilada, se presenta un organigrama propuesto para la organización: Gerente

Auxiliar administrativo cartera mayorista

Administrador

Auxiliar administrativo cartera otros clientes

Auxiliar de pista (4 personas turno 1)

Auxiliar de pista (4 personas turno 2) Auxiliar de pista (1 persona turno 3) Figura 7. Organigrama organización - Fuente: El Autor

- 60 -

8.1.2.2.

Cultura de la organización y sus procesos

Con base en el diagnóstico realizado se puede concluir que la organización cuenta con tres (3) procesos estratégicos, dos (2) procesos operativos y tres (3) procesos de apoyo. Además, se identificó que la organización desde la gerencia, vela por el cumplimiento en los programas de salud, seguridad industrial y por dar cumplimiento a toda la normatividad ambiental.

PROCESOS ESTRATEGICOS

Cumplimiento legal

Estrategia y planificación

Compras y cartera

PROCESOS OPERATIVOS

Cliente

Gestión comercial (atención al cliente)

Servicio de venta de combustible

PROCESOS DE APOYO

Mantenimiento

Gestión de recursos humanos

Marketing

Figura 8. Mapa de procesos – Fuente: El autor

8.1.2.3.

Políticas, objetivos y estrategias

- 61 -

Cliente Satisfecho

A partir del diagnóstico realizado se establece que la organización no cuenta con una misión y visión definida, por lo cual se presenta una propuesta para ser adoptada por la organización:

Misión: Ser la mejor opción en nuestros clientes para dar a su vehículo un combustible de calidad, garantizado y con la medida correcta.

Visión: En el 2016 la Estación de Servicio Puente Aranda será reconocida como aquella que presta el mejor servicio a sus clientes en toda la red de la mayorista Petrobras en Bogotá.

- 62 -

Interno FORTALEZAS Cumple la normatividad ambiental, en SISO y calidad

FACTORES Normatividad

Externo OPORTUNIDADES Capacitaciones brindadas sin costo por la Secretaria Distrital de Ambiente

Interno DEBILIDADES No cuenta con una matriz de cumplimiento legal que indique cuando debe realizar los trámites.

No cumple con la normatividad respecto al manejo de residuos peligrosos.

Políticos

Proyectos para disminuir el costo del galón de combustible, disminuyendo el margen de ganancia

Económicos

Cuenta con estabilidad económica

Mercadeo

Crea estrategias de venta y promociones para los clientes

No cuenta con capital para proyectos de inversión

Altos costos de financiamiento que reducen el margen de ganancia.

Propuestas de nuevos impuestos a los combustibles Estrategias de mercadeo de las otras Estaciones de Servicio que se encuentran en la zona.

Nuevos inversionistas en el mercado de las EDS

Falta de modernización de planta y equipos.

Nueva tecnología automotriz, con mayor eficiencia en el consumo.

Sistemas autoservicio Sistemas de detección electrónico de fugas.

La mayorista lo incluye dentro de su programa de marketing.

No existen predios para este uso del suelo en este corredor vial

Tecnológicos

Calidad y precio

Cuenta con el precio de venta competitivo respecto a las EDS de la zona

Comportamiento de los clientes

Cuenta con clientes frecuentes satisfechos

Sociales

Mantenimiento

Organización personal

Externo AMENAZAS Normatividad cambiante, a lo cual se debe mantener actualizado

Cuenta con programas de mantenimiento preventivo a los equipos

Controles de calidad al combustible por parte de la mayorista antes de ser despachado a la EDS Algunos auxiliares no brindan el servicio de acuerdo a procedimiento de atención de clientes Tasa de crecimiento demográfico en aumento.

Aumento en las ventas de automóviles en el país.

Mantenimientos programados por la mayorista

y

Aumentar

Aprovechar

- 63 -

Disminución de hábito de consumo por altos costos

Fallas ocasionales en los equipos

Altos costos reparaciones

Falta de capacitación y desarrollo del personal.

Falta rotación del personal.

Falta de compromiso de los empleados.

La organización no cuenta con política, misión o visión.

Disminuir

Neutralizar

de

8.2.

Elementos del contexto para la gestión del riesgo

La Estación de Servicio no cuenta con una política establecida que permita identificar cuáles son los objetivos que se plantearían respecto a la gestión del riesgo.

Estos elementos deben incluir los objetivos, las estrategias, el alcance, definición de responsabilidades y los parámetros de las actividades de la organización en los cuales se aplicara el proceso de gestión del riesgo.

8.2.1.

Definición de criterios de evaluación del riesgo

Actualmente la Estación de Servicio no cuenta con criterios establecidos para evaluar sus riesgos, por lo anterior se propone utilizar los siguientes criterios establecidos y adaptados de la metodología para valoración de riesgos RAM (Risk Assesment Matrix), de acuerdo a la política y objetivos propuestos para la organización: Definición metodología para la valoración del riesgo: Matriz RAM (Risk Assessment Matrix). Se implementa como la herramienta de decisión para el manejo de riesgos que impliquen consecuencias para las personas, el ambiente, los clientes, los bienes y la imagen.

Consecuencias: 1. Satisfacción de los clientes en cantidad, calidad y precio 2. Impactos negativos al medio ambiente.

3. Salud y seguridad de las personas que interactúan con la EDS. 4. Pérdidas económicas para la empresa.

5. Imagen de la empresa

- 64 -

Nivel del riesgo; Muy Alto – Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o Transferir.

Alto – Zona de riesgo alta: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o Transferir.

Medio – Zona de riesgo moderada: Asumir el riesgo, reducir el riesgo Baja – Zona de riesgo baja: Asumir el riesgo Ninguno – Zona de riesgo muy baja: Asumir el riesgo.

8.3.

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

Con el fin de realizar la identificación preliminar de los riesgos más significativos para la actividad de almacenamiento y distribución de combustibles líquidos de la Estación de Servicio Puente Aranda, se realizó un diagnóstico a las condiciones actuales de la empresa, las cuales sirvieron como base para la descripción de algunos riesgos propios de la actividad que desarrolla la Estación de Servicio.

A continuación se relaciona la información tomada de la empresa, además de los resultados de entrevistas con el gerente, el administrador, el supervisor y los auxiliares de pista.

-

Certificado de visitas de la Alcaldía de Puente Aranda, servicio local de metrología.

Formatos revisión técnica a establecimientos de comercio por Bomberos de la Localidad de Puente Aranda.

Certificado ICONTEC conformidad Decreto 1521 de 1998 de Ministerio de Minas y Energía de 2008 a 2014.

Informe visita ICONTEC relación no conformidades y seguimiento.

Informes técnicos de resultados de inspección de surtidores de combustible líquido.

Pruebas de hermeticidad a líneas de distribución y tanques de almacenamiento del año 2013.

Certificados limpieza de tanques de almacenamiento de combustibles.

Actas visitas Secretaria de Salud del Hospital de Sur. Certificado calibración de serafín año 2012.

- 65 -

-

Certificado calibración de serafín año 2013.

Plan de emergencias y contingencias de la Estación de Servicio Puente Aranda.

Plan de gestión integral de residuos peligrosos.

Acta de formación COPASO Actas de capacitación en plan de contingencias y manejo de residuos peligrosos.

Actas de disposición final de residuos peligrosos Radicados permisos, tramites, solicitudes a la Secretaria Distrital de Ambiente.

Respuestas a requerimientos realizados de parte de las autoridades distritales.

Inventarios de combustibles de los últimos doce (12) meses.

Manual de operación para Estaciones de Servicio de la mayorista.

Recorrido por la zona de la Estación de Servicio para identificar otros establecimientos comerciales iguales.

Revisión de normatividad legal aplicable en calidad, medio ambiente y seguridad industrial.

A partir de la información relacionada y resultado de las entrevistas con los responsables de las actividades, se logró realizar la identificación preliminar de los factores de riesgo con mayor impacto en la empresa. Para la realización de este ejercicio se diligenció el Anexo 3. Matriz para la gestión de riesgos (vista Tabla 1).

A partir del diligenciamiento de la matriz para las actividades de almacenamiento y distribución de combustibles, se han identificado como los más significativos los siguientes factores de riesgo:

- 66 -

Riesgo / Aspecto ambiental / Falla en el producto

Fuente generadora del riesgo o peligro

Ingeniería

Administrativo

Elementos para Proteger el Producto / de Protección Personal EPP y/o para la Atención de Emergencias

Consecuencia / Efecto

Probabilidad

Tabla 1. Matriz de gestión integral de riesgos Fuente: El autor

Nivel del riesgo (NR) e intervención

Clasificación del Riesgo / Tema

Nivel de consecuencia

Cargo ejecutor de la tarea

Interpretación del nivel de probabilidad

Tarea

Valoración de riesgos en seguridad y salud de las personas Nivel de exposición (NE)

Subproceso

ANÁLISIS Valoracion del riesgo en calidad y medio ambiente

Controles Existentes

Caracterización del riesgo

Nivel de probabilidad (ND x NE)

Proceso

Caracterización del la tarea

Nivel de deficiencia (ND)

IDENTIFICACIÓN Caracterización del proceso

EVALUACIÓN

TRATAMIENTO

Evaluación del riesgo

Plan de tratamiento

Nivel del riesgo Prioridad del riesgo /Aceptabilidad del riesgo

Opción del tratamiento

Acción del tratamiento

RESPONSABLE

FECHA

a. Accidentes de trabajo: La salud de los trabajadores y/o la integridad de las instalaciones pueden verse afectadas por la falta de conocimiento, instrucciones, capacitación, entrenamiento, carencia de medidas de seguridad y/o elementos de protección personal adecuados.

En cada una de las actividades dentro de las operaciones de almacenamiento y distribución de combustibles se generan riesgos a los trabajadores, clientes y personas que circulan en la Estación, considerando las características de los productos manipulados.

b. Afectación de recursos naturales por derrames de combustible Los derrames de hidrocarburo generan un daño ambiental que está relacionado con la cantidad del combustible y el tiempo de contacto con el suelo, siendo las más importantes las provenientes por fugas de los tanques de almacenamiento.

c. Fallas en los sistemas electrónicos.

Las Estaciones de Servicio cuentan con sistemas electrónicos de inventarios, sistemas de detección de fugas, medidores de consumo en los equipos dispensadores entre otros. Una falla de estos equipos puede generar riesgos en el producto y en la cantidad del producto entregado al cliente, así como el no reporte de faltantes o perdidas de producto que se encuentren generando impactos al medio ambiente.

d. Atención al cliente inadecuada Los auxiliares de pista son entrenados para la actividad de atención al cliente, lo cual incluye los pasos para el servicio como: saludar, ofrecer revisión del líquido de frenos, medición de niveles de agua, verificación del producto que desea adquirir y ofrecer productos como lubricantes entre otros.

Se observa que al no existir una adecuada motivación en los trabajadores que realizan esta actividad, pueden no brindar la satisfacción adecuada a los clientes. Para esto existen programas de incentivos que generan compromiso y buena atención a los clientes.

e. Eventos naturales

Como todas las actividades comerciales pueden estar expuestas a los riesgos de origen natural (sismos, terremotos, incendios) u otros de origen antropogénico (robo, conflicto social), estos posibles eventos deben estar contemplados en un plan de contingencia y atención de emergencia, complementado con capacitaciones y entrenamiento para una adecuada y oportuna atención de estos eventos.

f.

Incumplimiento parcial o total de las exigencias legales La actividad de almacenamiento y distribución de combustibles debe dar estricto cumplimiento a las normas ambientales. Los riesgos específicos consisten en el incumplimiento parcial o total de las exigencias legales existentes en Colombia por causa de no realizar una correcta gestión en materia de prevención y conservación de los recursos naturales renovables.

Esto conlleva al riesgo de que la autoridad ambiental inicie un proceso sancionatorio y se generen multas económicas o el cierre de la instalación por estos incumplimientos.

La matriz de cumplimiento legal presentada en el Anexo 2, debe mantenerse actualizada con el objetivo de prevenir y mitigar los riesgos.

g. Reducción de los márgenes de utilidad por la tendencia al alza de los impuestos a los combustibles.

El alza en los impuestos de los combustibles y los porcentajes destinados de ganancia para el distribuidor minorista está reduciendo - 69 -

los ingresos netos, a esto se suma la guerra de precios que tienen las Estaciones de Servicio de diferentes banderas de acuerdo a la modalidad de contrato con que cuentan.

8.4.

ANALISIS DEL RIESGO

Durante el desarrollo de esta etapa se realizó un análisis cualitativo de los riesgos básicos identificados en calidad y medio ambiente, tomando como referencia la metodología RAM (Risk Assessment Matrix). Por otra parte los riesgos identificados con mayor probabilidad de ocurrencia asociados a seguridad y salud se analizaron semi cuantitativamente bajo la metodología establecida en la Guía Técnica Colombiana GTC 45.

Para realizar este análisis de riesgos se deben tener en cuenta los criterios establecidos para calificar el grado de las consecuencias y la probabilidad de ocurrencia, como se observa en el Anexo 3. Matriz para la gestión de riesgos.

8.4.1.

Análisis cualitativo de los riesgos en calidad y medio ambiente basado en la metodología RAM

Para realizar el análisis cualitativo se tomó como guía la metodología de la matriz RAM (Risk Assessment Matrix) (ECOPETROL, 2008), con la cual se evalúan los riesgos asociados a las actividades desarrolladas en la Estación de Servicio. En ella se tiene en cuenta la clasificación de las amenazas al medio ambiente, relación con clientes, bienes e imagen de la empresa.

Para determinar el nivel de las consecuencias se utiliza una escala de “0” a “5”; mientras que para evaluar la probabilidad se utiliza una escala de “A” a “E”, basándose en la experiencia o evidencia histórica en que las consecuencias se han materializado. El cruce de estas dos escalas determina la evaluación y clasificación cualitativa del riesgo.

Evaluación de las consecuencias: La evaluación y clasificación de las consecuencias debe hacerse basándose en lo que podrá o podría haber ocurrido bajo condiciones presentadas o en lo que realmente ocurrió, dependiendo de la actividad que se esté evaluando o clasificando.

- 70 -

1.

2.

3.

4.

5.

Personas Económicas Medio Ambiente Cliente Imagen

Para calificar el grado de consecuencia se utiliza la Tabla 2: Ninguna

Marginal

Importante

Severo

Grave

Catastrófico

0

1

2

3

4

5

Personas

Ninguna lesión

Lesión leve (primeros auxilios)

Lesión menor (sin incapacidad)

Incapacidad temporal (> 1 día)

Incapacidad permanente (parcial o total)

Una o más fatalidades

Económica

Ninguna

< $10 millones COP

$ 10 a $ 99 millones COP

$100 a $499 millones COP

$500 a $999 millones COP

> $1000 millones COP

Ambiental

Ningún efecto

Efecto leve

Efecto menor

Contaminación localizada

contaminación mayor

Contaminación irreparable

Clientes

Ningún impacto

Incumplir especificaciones

Quejas y reclamos

Pérdida de clientes

Perdida de la participación en el mercado

Veto como proveedor

Imagen de la empresa

Ningún impacto

Interna

Local

Regional

Nacional

Internacional

Naturaleza del riesgo

Tabla 2. Medidas cualitativas de consecuencias de acuerdo a la naturaleza del riesgo

Fuente: Adaptado Matriz RAM

Evaluación de la probabilidad: representa la medición de la probabilidad de ocurrencia del evento, con la consecuencia identificada. En la Tabla 3 se presentan las medidas cualitativas de las probabilidades.

- 71 -

Nivel

Descriptor

Descripción detallada

A

Raro

No ha ocurrido en la industria

B

Improbable

Ha ocurrido en la industria

C

Posible

Ha ocurrido en la Estación de Servicio

D

Probable

Sucede varias veces en el año en la Estación de Servicio

E

Casi cierto

Sucede varias veces en el mes en la Estación de Servicio Tabla 3. Medidas cualitativas de la probabilidad Fuente: Adaptado Matriz RAM

En la Tabla 4, se presenta la matriz para evaluación de riesgos en la cual, realizando el cálculo de la consecuencia por la probabilidad, se determina el nivel del riesgo. El resultado se ubicará en la casilla del nivel del riesgo del Anexo 3. Matriz de gestión integral de riesgos.

El resultado será: riesgo muy alto (rojo), alto (naranja), medio (amarillo), bajo (rosado) y ninguno (verde), según el siguiente procedimiento: Secuencia (adaptado de la metodología uso de la matriz de valoración de riesgos RAM).

Para evaluar un riesgo particular se debe tener en cuenta la siguiente secuencia: Definir la actividad que requiere evaluar (Numeral 5.2).

Determinar el riesgo para las categorías de: Personas, Económica, Ambiente, Cliente e Imagen de la empresa.

Estimar las consecuencias reales o potenciales (Numeral 5.3) Buscar el punto dentro de la matriz correspondiente al cruce entre la consecuencia y a la probabilidad determinada: Esta será la valoración del riesgo. Para su interpretación las letras corresponden a: N=Ninguno; L: Bajo; M: Medio; H: Alto y VH: Muy Alto.

Repetir el proceso para todas las categorías hasta que cubra todas las posibles pérdidas: Personas, Económica, Imagen y Cliente.

- 72 -

Los riesgos identificados pueden tener consecuencias en las cinco categorías, por lo tanto deben evaluarse cada una de ellas, así el nivel del riesgo será de acuerdo con la categoría de consecuencia que tenga la mayor clasificación, por ejemplo: para un caso en el que se encuentre que el riesgo para personas es 5C, el económico 2C, el de medio ambiente 1D, el de clientes 2D e imagen 1C; por lo tanto el riesgo de este incidente será 5C.

- 73 -

PROBABILIDAD

CONSECUENCIAS

Salud y seguridad Perdidas de las personas económicas

Una o mas fatalidades Incapacidad permanente (parcial o total)

Impactos negativos al medio ambiente

Satisfacción de los clientes en Imagen de la cantidad, empresa calidad y precio

Catastrofica > Contaminación Veto como $1000 M irreparable proveedor Grave $500 a $999 M

A

Incapacidad Severo $ 100 a Contaminación Perdida de temporal (>1 día) $499 M localizada clientes

Regional

Lesión menor (sin Importante incapacidad) $10 a $99M

Local

Efecto menor

Lesión leve (primeros auxilios)

Marginal < $10 Efecto leve M

Incumplir especificacion Interna es

Ninguna lesión

Ninguna

Ningun impacto

Ningun efecto

No ha ocurrido en la Ha ocurrido en la industria industria

C

D

E

Sucede varias veces Sucede varias veces Ha ocurrido en la al año en la Estación en el mes en la Estación de Servicio de Sevicio Estación de Servicio

Internacional

Perdida de la Contaminación participació en Nacional mayor el mercado

Quejas y reclamos

B

5

M

M

H

H

VH

4

L

M

M

H

H

3

N

L

M

M

H

2

N

N

L

L

M

1

N

N

N

L

L

0

N

N

N

N

N

Ningun impacto

Tabla 4. Matriz de valoración de riesgos Fuente: Adaptado Matriz RAM

- 74 -

Los riesgos más críticos e importantes son aquellos que la empresa debe enfocar sus esfuerzos, buscando minimizar su impacto en el flujo de caja.

Los riesgos con importancia baja deben ser tratados por la empresa, pero su grado de importancia es a largo plazo. El mayor esfuerzo debe estar enfocado hacia los riesgos más críticos e importantes.

8.4.2.

Análisis semicuantitativo de los riesgos en seguridad y salud basado en la metodología de la Guía Técnica Colombiana GTC 45.

La evaluación de los riesgos en seguridad y salud corresponde al proceso de determinar la probabilidad de que ocurran eventos específicos y la magnitud de sus consecuencias, mediante el uso sistemático de la información disponible.

Para evaluar el nivel del riesgo (NR), se debería determinar lo siguiente: NR= NP x NC En donde, NP= Nivel de probabilidad NC= Nivel de consecuencia A su vez, para determinar el NP se requiere: NP= ND x NE En donde, ND= Nivel de deficiencia NE= Nivel de exposición

Para determinar el nivel de exposición ND, se puede tomar en consideración la Tabla 5.

- 75 -

Nivel de deficiencia

Valor de ND

Significado

Muy alto (MA)

10

Se han detectado peligros que determinan como posible la generación de incidentes o consecuencias muy significativas, o la eficiencia del conjunto de medidas preventivas existentes respecto al riesgo es nula o no existente, o ambos.

Alto (A)

6

Se han detectado algunos peligros que pueden dar lugar a las consecuencias significativas, o la eficiencia del conjunto de medidas preventivas existente es baja, o ambos.

Medio (M)

2

Se han detectado peligros que pueden dar lugar a consecuencias poco significativas o de menor importancia, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes es moderada, o ambos.

Bajo (B)

No se asigna valor

No se ha detectado consecuencia alguna, o la eficiencia del conjunto de medidas preventivas existente es alta, o ambos. El riesgo está controlado.

Estos peligros se clasifican directamente en el nivel del riesgo y de intervención (IV)

Tabla 5. Determinación del nivel de deficiencia Fuente: Tabla 2 Guía Técnica Colombiana GTC 45

Para determinar el nivel de exposición NE se podrá aplicar los siguientes criterios: Nivel de exposición

Valor de NE

Continua (EC)

4

Frecuente (EF)

3

Ocasional (EO)

2

Esporádica (EE)

1

Significado La situación de exposición se presenta sin interrupción o varias veces con tiempo prolongado durante la jornada laboral.

La situación de exposición se presenta varias veces durante la jornada laboral por tiempos cortos.

La situación de exposición se presenta alguna vez durante la jornada laboral y por un periodo de tiempo corto.

La situación de exposición se presenta de manera eventual.

Tabla 6. Determinación del nivel de exposición Fuente: Tabla 3 Guía Técnica Colombiana GTC 45

Para determinar el NP se combinan los resultados de las Tablas 5 y 6, en la Tabla 7.

- 76 -

Niveles de probabilidad Nivel de deficiencia (ND)

10 6 2

4 MA-20 MA-24 M-8

Nivel de exposición (NE) 3 2 MA-30 A-20 A-18 A-12 M-6 B-4

1 A-10 M-6 B-2

Tabla 7. Determinación del nivel de probabilidad Fuente: Tabla 4 Guía Técnica Colombiana GTC 45

El resultado de la Tabla 7, se interpreta de acuerdo con el significado que aparece en la siguiente tabla: Nivel de probabilidad

Valor de NP

Significado

Entre 40 y 24

Situación deficiente con exposición continua, o muy deficiente con exposición frecuente.

Normalmente la materialización del riesgo ocurre con frecuencia.

Alto (A)

Entre 20 y 10

Situación deficiente con exposición frecuente u ocasional, o bien situación muy deficiente con exposición ocasional o esporádica.

La materialización del riesgo es posible que suceda varias veces en la vida laboral.

Medio (M)

Entre 8 y 6

Situación deficiente con exposición esporádica, o bien su situación mejorable con exposición continuada o frecuente.

Es posible que suceda el daño alguna vez.

Entre 4 y 2

Situación mejorable con exposición ocasional o esporádica, o situación sin anomalía destacable con cualquier nivel de exposición.

No es esperable que se materialice el riesgo, aunque puede ser concebible.

Muy alto (MA)

Bajo (B)

Tabla 8. Significado de diferentes niveles de probabilidad Fuente: Tabla 5 Guía Técnica Colombiana GTC 45

A continuación se determina el nivel de consecuencias según los parámetros que aparecen en la siguiente tabla:

- 77 -

Nivel de consecuencias

NC

Mortal o catastrófico (M)

100

Muy grave (MG)

60

Grave (G) Leve (L)

25 10

Significado Daños a personas Muerte Lesiones o enfermedades graves irreparables (incapacidad permanente, parcial o invalidez) Lesiones o enfermedades con incapacidad laboral temporal Lesiones o enfermedades que no requieren incapacidad

Tabla 9. Determinación del nivel de consecuencias Fuente: Tabla 6 Guía Técnica Colombiana GTC 45

Los resultados de las Tablas 8 y 9, se combinan en la Tabla 10 para obtener el nivel del riesgo, el cual se interpreta de acuerdo a los criterios en la Tabla 11.

Nivel del riesgo NR=NP x NC 100 Nivel de consecuencias (NC)

60 25 10

40-24 I 4000 -2400 I 2400 -1440 I 1000-600 II 400-240

Nivel de probabilidad (NP) 20-10 8-6 4-2 I I II 2000-1200 800-600 400-200 I II II 200 1200-600 480-360 III 120 II II III 500-250 200-150 100-50 II200 III III 40 III100 80-60 IV 20

Tabla 10. Determinación del nivel del riesgo Fuente: Tabla 7 Guía Técnica Colombiana GTC 45

Nivel del riesgo I

Valor de NR 4000-600

II

500-150

III

120-40

IV

20

Significado Situación crítica. Suspender actividades hasta que el riesgo esté bajo control. Intervención urgente.

Corregir y adoptar medidas de control de inmediato, sin embargo, suspenda actividades si el nivel del riesgo está por encima o igual de 360.

Mejorar si es posible. Sería conveniente justificar la intervención y su rentabilidad.

Mantener las medidas de control existentes pero se deberían considerar soluciones o mejoras y se deben hacer comprobaciones periódicas para asegurar que el riesgo aún es aceptable.

Tabla 11. Significado del nivel del riesgo Fuente: Tabla 8 Guía Técnica Colombiana GTC 45

- 78 -

Una vez determinado del nivel del riesgo, la organización debe decidir cuales riesgos son aceptables y cuáles no, un ejemplo de cómo clasificar la aceptabilidad del riesgo se muestra en la siguiente tabla: Nivel del riesgo

Significado

I

No aceptable

II

No aceptable o Aceptable con control específico

III

Aceptable

IV

Aceptable

Tabla 12. Aceptabilidad del riesgo Fuente: Tabla 9 Guía Técnica Colombiana GTC 45

De acuerdo a la anterior metodología se evaluarán los riesgos de seguridad y salud identificados en las actividades desarrolladas en la Estación de Servicio. Dentro del Anexo 1. Modelo básico de gestión de riesgos en la operación de almacenamiento y distribución de combustibles, se encuentra el procedimiento para su implementación y en el Anexo 3. Matriz para la gestión de riesgos se realiza el análisis de cada uno de los riesgos identificados.

8.5.

EVALUACIÓN DEL RIESGO

La evaluación del riesgo implica la comparación del nivel de riesgo observado durante el proceso de análisis y de los criterios establecidos al considerar el contexto. Con base en esta comparación, se puede considerar la necesidad de tratamiento de acuerdo con los requisitos legales, reglamentarios y otros.

El producto de una evaluación de riesgo es una lista con prioridades para una acción posterior. Si los riesgos resultantes caen dentro de las categorías de riesgos bajos o aceptables, pueden ser aceptados como un tratamiento futuro mínimo. Los riesgos bajos y aceptados deberían ser monitoreados y revisados periódicamente para asegurar que se mantienen aceptables. Si los riesgos no caen dentro de la categoría de riesgos bajos o aceptables, deberían ser tratados utilizando una o más de las opciones consideradas en el numeral 7.5 Tratamiento de los riesgos.

- 79 -

De acuerdo a la valoración realizada a cada uno de los riesgos en la Tabla 4.

Matriz de valoración de riesgos, se ubicara en casilla de prioridad del riesgo del Anexo 3. Matriz de gestión integral de riesgos, de acuerdo a la siguiente tabla: Nivel del riesgo

Prioridad Riesgo intolerable requiere acción inmediata

H: Alto – Zona de riesgo alta

Riesgo a tener en cuenta a monitorear

M: Medio – Zona de riesgo moderada L: Baja – Zona de riesgo baja

Riesgo a estar alerta a cambios en su consecuencia o probabilidad de ocurrencia

N: Ninguno – Zona de riesgo muy baja

Riesgo a estar alerta a cambios en su consecuencia o probabilidad de ocurrencia

Tabla 13. Clasificación de prioridad

Teniendo en cuenta las definiciones anteriores, se propone la siguiente politica integral del riesgo con el fin de definir el marco en el cual se trabajarán los riesgos más significativos.

Política gestión integral del riesgo: La Estación de Servicio Puente Aranda establece esta política para sus procesos de almacenamiento y distribución de combustibles buscando a través de la satisfacción de sus clientes, la reducción de impactos negativos al medio ambiente y de los accidentes que afecten la salud de las personas, mejorar su competitividad y rentabilidad. Para ello establecerá herramientas y mantendrá la estructura para gestionar los riesgos orientando sus esfuerzos al cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Objetivos de la gestión del riesgo: 1. Mantener los clientes generando confianza al ofrecer la cantidad y calidad del combustible conforme a la legislación aplicable.

2. Implementar programas de mantenimiento que de manera oportuna prevengan las fugas de combustible que afecten el medio ambiente.

- 80 -

3. Asegurar el uso de buenas prácticas en la operación para reducir, mitigar y eliminar derrames de combustible que afecten el suelo y los recursos hídricos.

4. Capacitar y entrenar a todos los trabajadores en manejo de combustibles para prevenir accidentes laborales.

5. Capacitar y entrenar a todo el personal en manejo de emergencias y contingencias.

Alcance de la gestión del riesgo: Aplica para el proceso de almacenamiento y distribución de combustibles líquidos. Este procedimiento inicia identificando el contexto y finaliza con el tratamiento de los riesgos.

Definición de responsabilidades: La implementación de la política y objetivos de la gestión del riesgo, están a cargo de la gerencia. Ésta debe delegar responsabilidades y funciones durante su ausencia, cada colaborador de la instalación contara con los conceptos de identificación del riesgo, para una vez identificados sean incluidos en la Matriz de gestión integral de riesgos (Anexo 3)

8.6.

TRATAMIENTO DEL RIESGO

El tratamiento de los riesgos involucra identificar el rango de opciones para tratar los riesgos, evaluar esas opciones, preparar planes para tratamiento de los riesgos e implementarlos, según la priorización y la valoración de los riesgos. En el Anexo 3. Matriz de gestión integral de riesgos se debe incluir cual es el tratamiento requerido, las acciones, el responsable y la fecha.

El plan de tratamiento puede contemplar:

Evitar el riesgo: tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Es siempre la primera alternativa a considerar, se logra

- 81 -

cuando al interior de los procesos se genera cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas.

Por ejemplo: el control de calidad, manejo de los insumos, mantenimiento preventivo de los equipos, desarrollo tecnológico, etc.

Reducir el riesgo: implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de protección). Es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles.

Por ejemplo: a través de la optimización de los procedimientos y la implementación de controles.

Compartir o Transferir el riesgo: reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de seguros o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad, como en los contratos a riesgo compartido. Por ejemplo, la información de gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar distante y de ubicación segura, en vez de dejarla concentrada en un solo lugar, la tercerización.

Asumir un riesgo: luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso el gerente del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo (PricewaterhouseCoopers, 2005).

Según el nivel del riesgo, la Tabla 6 especifica las directrices para su tratamiento, una vez identificado debe incluirse en el Anexo 3. Matriz de gestión integral de riesgos.

- 82 -

Color

Riesgo

VH

Muy alto

H

Alto

M

Medio

L

Bajo

N

Ninguno

Opción del tratamiento Riesgo intolerable para asumir, requiere buscar alternativa y decide la gerencia.

Inaceptable, deben buscarse alternativas. Si se decide realizar la actividad, debera implementarse previamente un tratamiento especial en cuanto al nivel del control.

Gerencia involucrada en la desición

Acción del tratamiento Requiere buscar otra alternativa.

Requiere acción correctiva sobre la eficacia de los controles y sobre las causas del riesgo.

Definir procedimientos de contingencia y emergencia Evaluar opciones de trasferencia del riesgo Evaluar si se pueden cambiar las consecuencias

Requiere fortalecer los controles como acción correctiva y/o preventiva Se deben tomar medidas para reducir Definir procedimientos de contingencia y el riesgo a niveles aceptables emergencia prácticos, debe demostrarse el Definir simulacros sobre los procedimientos de control del riesgo emergencia y contingencia Evaluar opciones de transferencia del riesgo Discutir y gestionar mejora de los sistemas de control de y de calidad establecidos como acción Puede aceptar el riesgo preventiva Usar los sistemas de control y calidad establecidos como procedimientos, lista de chequeo, responsabilidades y protocolos.

Puede aceptar el riesgo

Tabla 14. Directrices de tratamiento

En la Figura 9 se establece el proceso de tratamiento de los riesgos, el cual presenta las opciones que pueden ser implementadas.

- 83 -

Figura 9. Proceso de tratamiento de riesgos

8.6.1.

PLANES DE TRATAMIENTO

Los planes deben documentar e implementar las opciones seleccionadas. El plan de tratamiento debe identificar las responsabilidades, el programa, los resultados esperados a los tratamientos, las medidas de desempe帽o y el proceso de revisi贸n a establecer.

Es importante recordar que los planes de tratamiento se elaboran para controlar los riesgos que requieran acciones inmediatas de acuerdo al nivel del riesgo presentado.

- 84 -

A continuación se presentan ejemplos para el desarrollo de planes de tratamiento, los cuales pueden ser tomados como modelo: Riesgo Derrame de combustible por sobrellenado en el tanque: Cuando un tanque es sobrellenado se producen escapes de combustible por la boca de llenado y por las uniones en el tope del tanque Nivel del riesgo – Prioridad – Opción de tratamiento Medio – Riesgo a tener en cuenta y monitorear – Reducir el riesgo

Plan de acción 1. Acciones propuestas Revisión del procedimiento, divulgación y supervisión en las actividades de descarga de combustibles.

2. Recursos a utilizar Tiempo del personal en la revisión del procedimiento, si este lo realiza un consultor externo se debe asumir este costo.

3. Responsabilidades Gerente y supervisor de pista 4. Programa de fechas 30 de mayo de 2014 presentación del procedimiento 5 de junio de 2014 divulgación y entrenamiento 11 de junio de 2014 auditorías periódicas al seguimiento de los procesos 5. Monitoreo e informes requeridos Revisión y cambios al procedimiento. Seguimiento a la actividad.

Elaboro: Administrador

Fecha XXXXX

- 85 -

Reviso: Gerente

Fecha XXXXXX

Riesgo Vehículo cargado con un combustible diferente al solicitado Nivel del riesgo – Prioridad – Opción de tratamiento Alto – Riesgo intolerable requiere acción inmediata – Reducir el riesgo

Plan de acción 1. Acciones propuestas Revisión y cambio por desgaste de ser necesario de avisos de combustible en dispensadores.

Establecer un procedimiento de atención al cliente para despacho de combustible. Realizar entrenamientos al personal.

2. Recursos a utilizar Inversiones en cambios de avisos en surtidores.

3. Responsabilidades Gerente – Administrador 4. Programa de fechas 25 de mayo de 2014 cambio de avisos en dispensadores 2 de junio de 2014 presentación procedimiento, divulgación y entrenamiento 11 de junio de 2014 auditorías periódicas al seguimiento de los procesos 5. Monitoreo e informes requeridos Procedimiento de atención al cliente para despacho de combustible.

Elaboro

Fecha

Reviso

- 86 -

Fecha

8.7.

MONITOREO Y REVISIÓN

Los administradores y supervisores deben revisar la Matriz para la gestión integral de riesgos mínimo cada seis meses o cuando haya cambios en el proceso.

Se debe incluir en las reuniones del gerente u operador de la instalación, el análisis y las conclusiones de la gestión integral de los riesgos en todos los procesos.

Se deben planear inspecciones operacionales para que los resultados logren actualizar la matriz de gestión integral de riesgos como identificación de nuevos riesgos, nuevos controles o cambio en la calificación de cada riesgo.

Establecer auditorías internas periódicas con el fin de verificar el cumplimiento de los planes de tratamiento.

La dirección debe comprometerse a realizar revisiones anuales, con el fin de determinar la necesidad de realizar actualizaciones.

- 87 -

9.

CONCLUSIONES

Se elaboró un modelo básico con los criterios iniciales a tener en consideración para la gestión de los riesgos más significativos en calidad, medio ambiente y seguridad presentes en la operación de almacenamiento y distribución de combustibles, en la Estación de Servicio Puente Aranda.

El modelo representa una estructura base para gestión de riesgos a partir de la metodología planteada en la norma NTC ISO 31000:2009, con la cual se genera una herramienta a la empresa mediante la cual puede tener identificados, valorados y tratados los riesgos que mayores impactos negativos puede generarle.

Mediante un diagnóstico se logró establecer el contexto interno y externo de la estación de servicio, con lo cual se pudo determinar que sus fortalezas se encuentran asociadas al cumplimiento de la normatividad aplicable en calidad, seguridad industrial y medio ambiente, que cuenta con estrategias de mercadeo para incentivar las ventas, que brinda a los clientes precios competitivos sin afectar la cantidad y calidad del producto entregado, y que tiene establecidos programas de mantenimiento preventivo a los equipos críticos.

Dentro de las oportunidades de mejora se evidencia que la empresa cuenta con la posibilidad de aplicar capacitaciones sin costo, ya que estos establecimientos se encuentran cubiertos por los programas de capacitación del distrito. Por otra parte, se identifica como una oportunidad para el negocio el crecimiento demográfico y el aumento de ventas de vehículos en el país.

En cuanto a las debilidades detectadas, se cuenta con un panorama favorable, ya que son subsanables sin requerir grandes inversiones. La instalación no cuenta con una matriz de cumplimiento legal que le indique con qué periodicidad debe realizar las verificaciones, se presentan debilidades en la prestación del servicio por falta de motivación al personal y no se cuenta con capital para proyectos de inversión.

Respecto a las amenazas más críticas, éstas se encuentran representadas por factores económicos tales como regulación de precios y las regulaciones gubernamentales.

- 88 -

A través del establecimiento del contexto de la estación de servicio, se logró la valoración de los riesgos más representativos dentro de la operación de almacenamiento y distribución de combustibles, para lo cual se elaboró una matriz para la gestión de riesgos. Dicha matriz permite identificar, analizar y evaluar aquellos riesgos de forma clara, permitiendo reconocer las fuentes, consecuencias, probabilidad, nivel del riesgo y prioridad de cada uno de ellos.

Con la elaboración del presente proyecto se tuvo la oportunidad de aplicar los conocimientos adquiridos durante el periodo de aprendizaje de la Especialización en Sistemas de Gestión Integrada de Calidad, Medio Ambiente y prevención de Riesgos Laborales.

Mediante el desarrollo del presente proyecto se logró entender la aplicabilidad y metodología de la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 31000:2009.

Este trabajo de grado es una primera etapa para la gestión integral de riesgos en una estación de servicio, por lo cual esta investigación puede ser ampliada para futuros proyectos de la especialización, es posible profundizar en las metodologías de análisis de riesgos, ampliar el panorama de riesgos, dar alcance a todas las actividades realizadas en la instalación, entre otros.

- 89 -

10. RECOMENDACIONES

La Estación de Servicio Puente Aranda y en general las instalaciones similares pueden adoptar el modelo, para dar un primer paso en la gestión de riesgos de acuerdo a la metodología planteada en la norma NTC ISO 31000:2009.

La matriz de cumplimiento legal, es un ejemplo que contempla la normatividad más representativa y aplicable para la actividad, sin embargo esta debe ampliarse de acuerdo al alcance que requiera y a las actividades que se incluyan el análisis.

En el desarrollo del modelo se contempló la normatividad colombiana, sin embargo esta puede ampliarse mediante un estudio bibliográfico de ámbito normativo y legal.

Para el desarrollo de este modelo es importante que la gerencia involucre todo el personal en el proceso de gestión del riesgo, por lo que la participación de cada uno de ellos debe estar definida en los manuales de la organización.

Es importante que la organización articule el sistema de gestión del riesgo, el cual debe estar compuesto por el conjunto de políticas, objetivos, mecanismos de seguimiento y control interno, los cuales deben permitir la adopción de decisiones oportunas para la adecuada mitigación del riesgo, logrando la competitividad de la organización respecto a otras.

Posterior al desarrollo y la implementación del modelo es importante que se asignen responsables para el seguimiento detallado de las medidas tomadas sobre los riesgos identificados en cada proceso.

La matriz de cumplimiento legal y la matriz para gestión de riesgos, deben ser revisadas y actualizadas periódicamente (cada 6 meses), con el fin de incluir la identificación de nuevos riesgos, así como la nueva normatividad que aplique a calidad, medio ambiente o salud y seguridad industrial, de acuerdo a las actividades que desee gestionar la empresa.

- 90 -

Para dar ampliación a este trabajo de grado, es posible complementar las alternativas de clasificación de riesgos con las consideradas para temas ambientales en la GTC 104 Gestión del riesgo ambiental, así como emplear mayor detalle metodológico para los aspectos de seguridad industrial y salud ocupacional como las establecidas en la GTC 45 Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional.

La estructura del modelo de gestión del riesgo presentada en este proyecto contempla únicamente los riesgos básicos identificados en calidad, medio ambiente y seguridad industrial, para ampliar el desarrollo del proyecto se recomienda realizar una nueva identificación de riesgos, incluyendo riesgos en salud (enfermedades profesionales), psicosociales, físicos, químicos, biológicos y aquellos que no hayan sido identificados durante esta primera etapa del modelo.

Adicionalmente se recomienda realizar una indagación bibliográfica respecto de las metodologías utilizadas para análisis de riesgos en estaciones de servicio o instalaciones afines a nivel global, ya que para el presente modelo sólo fueron tomadas en consideración aquellas planteadas por los reglamentos técnicos, guías y normatividad colombiana.

- 91 -

11. GLOSARIO DE TERMINOS

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: la cultura, procesos, y estructuras que están dirigidas hacia la administración efectiva de oportunidades potenciales y efectos adversos. 6.4.1. Estándar australiano de administración de riesgos AS/NZS 4360:1999.

ANALISIS DE RIESGOS: Proceso para comprender la naturaleza del riesgo y determinar el nivel de Riesgo.

CONTEXTO: circunstancias características consideración riesgo.

El contexto es el entorno, situación o conjunto internas y externas a partir de las cuales se enmarcan y desarrollo de una empresa y que se deben tener para identificar el marco en que se realiza la gestión

de las en del

CONTROL DEL RIESGO: Parte de la gestión del riesgo que involucra la implementación de políticas, normas procedimientos y cambios físicos a fin de eliminar o minimizar los riesgos adversos.

CONSECUENCIA: Resultado de un evento que afecta los objetivos.

ESTABLECIMIENTO DEL CONTEXTO: Definición de los parámetros internos y externos que se han de tomar en consideración cuando se gestiona el riesgo, y establecimiento del alcance y los criterios del riesgo.

EVALUACION DE RIESGOS: Proceso de comparación de los resultados del análisis del riesgo con los criterios del riesgo para determinar si el riesgo y su magnitud son aceptables o tolerables.

EVENTO: Incidente o situación que ocurre en un lugar particular durante un intervalo de tiempo particular, es la materialización del riesgo.

GESTIÓN DEL RIESGO: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo. Norma NTC ISO 31000:2009.

IDENTIFICACION DE RIESGOS: Proceso para encontrar, reconocer y describir el riesgo. NTC ISO 31000:2009.

- 92 -

MATRIZ DE GESTIÓN INTEGRAL DE RIESGOS: Herramienta para la identificación, análisis, evaluación y control de los riesgos detectados en cada proceso de la empresa.

PROBABILIDAD: Oportunidad de que algo suceda. Norma NTC ISO 31000:2009.

PROBABILIDAD: Grado de posibilidad de que ocurra un evento no deseado y pueda producir consecuencias. GTC 45.

RIESGO NTC OHSAS 18001: Probabilidad de ocurrencia de un evento y que genera un efecto positivo o negativo sobre algún objetivo.

RIESGO: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Norma NTC ISO 31000:2009.

RIESGO: Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición peligroso y la severidad de lesión o enfermedad, que puede ser causado por el evento o la exposición. GTC 45.

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Para dirigir y controlar organización, con respecto a la calidad. NTC ISO 9000.

una

SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL: Parte del sistema de gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales. NTC ISO 14001:2004.

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: Condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluidos los trabajadores temporales y personal por contrato), visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo.

VALORACIÓN DE LOS RIESGOS: Proceso para evaluar el riesgo que surge de un peligro, teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes y de decidir si el riesgo es aceptable o no. GTC 45.

VALORACIÓN DEL RIESGO: Proceso global de identificación del riesgo, análisis del riesgo y evaluación del riesgo. NTC ISO 31000:2009.

- 93 -

12. BIBLIOGRAFIA

ISO. (2009). Norma Técnica Colombia NTC ISO 31000. Icontec.

Carrizosa, F. J. (2008). El Sistema de Gestión Integrado. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC).

AS/NZS 4360:1999.

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ESTANDAR ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.

AUSTRALIANO

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Gómez, J. A. (2013). La Nueva ISO 9001, en septiembre de 2015. AENOR. Implementación Sistemas Integrados. (s.f.). www.implementacionsig.com.

ISO. (2004). Norma Tecnica Colombiana NTC 14001:2004. Bogotá: ICONTEC. ISO. (2008). Norma Técnica Colombia NTC 9001:2008. Bogota. Icontec.

Lucia, O. (2013). La Gestión Corporativa Enfocada al Riesgo. UNE. Ministerio de Ambiente, V. y. (2007). Guias Ambientales para Estaciones de Servicio.

Ministerio de Ambiente, V. y. (2008). Manual Técnico para la Ejecución de Análisis de Riesgos para Sitios de Distribución de Derivados de Hidrocarburos .

Sadgrove, K. (2000). La Gestión del Riesgo en la Empresa. Madrid: AENOR. Sistemas Integrados de Gestión. (s.f.). www.implementacionsig.com.

Vila, A. L. (s.f.). Resumen Norma Técnica Colombiana NTC 5254.

Matriz de valoración de riesgos RAM (Risk Assessment Matrix) Avendaño Hernando (2012).

Administración del Riesgo

Presentación

- 94 -

Universidad

Agraria-