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PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE IMPACTOS Y RIESGOS EN EL COLEGIO PARA HIJOS DE EMPLEADOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, BAJO LAS NORMAS NTC-ISO 14001:2004 Y NTC-OHSAS 18001:2007

KATHERINE COMETA COLORADO GLADYS MARCELA LIÉVANO GÓMEZ SONIA PAOLA ORDOÑEZ ROMERO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2014

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PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE IMPACTOS Y RIESGOS EN EL COLEGIO PARA HIJOS DE EMPLEADOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, BAJO LAS NORMAS NTC-ISO 14001:2004 Y NTC-OHSAS 18001:2007

KATHERINE COMETA COLORADO GLADYS MARCELA LIÉVANO GÓMEZ SONIA PAOLA ORDOÑEZ ROMERO

Trabajo de investigación como opción de grado para optar el título de especialista en Sistemas de Gestión Integral de la Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales

HERNANDO AVENDAÑO ESPITIA Director de trabajo de grado Especialización Gestión Integrada

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA DE LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2014

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TABLA DE CONTENIDO Pág.

2.

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 10

3.

MÉTODO GENERAL ................................................................................................ 13

4.

DESARROLLO ........................................................................................................... 30

5.

CONCLUSIONES ....................................................................................................... 51

6.

RECOMENDACIONES ............................................................................................. 53

7.

REFERENCIAS........................................................................................................... 54

LISTA DE IMÁGENES

Pág.

Figura 1 Mapa del Colegio………………………...……….…..…………………….……...…..29 Figura 2 Mapa de Procesos sugerido ……………...……….…..…………………….……...…..38 Figura 3. Reutilización Residuos Sólidos……………….…………………….….…...….……...39 Figura 4 Consumo de Energía………………………………………………….….……….….…41 Figura 5 Consumo de Energía………………………………………………………….………...41 Figura 6 Consumo de Agua……………………………………………………………….....…..41 Figura 7 Consumo de Agua……………………………………………………………...…..…..41 Figura 8 Recolección de Residuos…………………………………………………………..…...42 Figura 9 Ruta de Evacuación………………...……….……………………………….…………49 Figura 10 Inspección de Extintores………………………………………….……………….…49 Figura 11 Campañas de Tránsito dentro de la Institución y Señalización………...…………......50 Figura 12 Riesgo Locativo……………………………………………………...……….….....…50

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Figura 13 Riesgo Locativo…………………………………………………………...…..………50 Figura 14 Riesgo Físico (Ruido)……………………………………………………..……...…...51

LISTA DE TABLAS Pág.

Tabla 1. Aspectos e Impactos más significativos de la Institución................................................40 Tabla 2. Plan de Acción Ambiental…………………...................................................................45 Tabla 3. Riesgos más significativos en la Institución................................................................... 46 Tabla 4. Plan de Acción SYSO......................................................................................................47

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ANEXOS

Anexo 1. Matriz apoyo entrevista Anexo 2. Mapa de procesos Anexo 3. Política integral Anexo 4. Procedimiento de Comunicación interna y externa Anexo 5. Procedimiento de Revisión por la dirección Anexo 6. Matriz de identificación de aspectos e impactos Anexo 7. Plan de Acción Ambiental Anexo 8. Matriz Legal Anexo 9. Procedimiento de Formación, participación y toma de conciencia Anexo 10. Matriz de identificación de riesgos y peligros Anexo 11. Plan de Acción de SySO Anexo 12. Programa de protección contra caídas para el trabajo de seguro en alturas Anexo 13. Formato Permiso de trabajo para trabajo en alturas Anexo 14. Formato de Inspección de eslinga y arnés Anexo 15. Formato de Hoja de vida de eslinga Anexo 16. Formato de Hoja de vida de arnés Anexo 17. Matriz de Comunicación Anexo 18. Registro Fotográfico

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PLANIFICACIÓN OPERATIVA DE LOS IMPACTOS Y RIESGOS EN EL COLEGIO PARA HIJOS DE EMPLEADOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, BAJO LAS NORMAS NTC-ISO 14001:2004 Y NTC-OHSAS 18001:2007

Katherine Cometa Colorado, Gladys Marcela Liévano Gómez y Sonia Paola Ordoñez Romero Fundación Universitaria Agraria de Colombia Calle 170 No 54A -10 Bogotá - Colombia PBX 667 1515 correo: informes@uniagraria.edu.co

1. RESUMEN Toda actividad humana implica riesgos para la salud y la integridad de las personas involucradas y a la vez genera impactos en el entorno, por tanto es importante realizar una Planificación Operativa de Impactos y Riesgos estableciendo y aplicando metodologías prácticas de respuesta a situaciones normales y de emergencia que impliquen peligro para los individuos y el medio ambiente.

Surgen entonces dos preguntas: ¿Cómo puede contribuir la planificación operativa de impactos y aspectos ambientales al fortalecimiento y desarrollo de una educación fundamentada en un compromiso con el Medio Ambiente?

Por otra parte: ¿De qué manera la identificación de riesgos puede ayudar a las directivas de una Institución Educativa a generar cambios culturales, basados en el interés por el bienestar de los trabajadores y partes interesadas y poder a través de ello aumentar los niveles de motivación?

Para responder estas preguntas, se ha desarrollado una investigación de tipo descriptivo en el Colegio para hijos de empleados de la Contraloría General de la República de la ciudad de

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Bogotá a través de la planificación operativa que integre el Programa de Salud Ocupacional y el Programa Ambiental Escolar al actual Sistema Integrado de Gestión.

El diagnóstico realizado permitió definir las estrategias para reducir, mitigar y/o eliminar los riesgos e impactos más significativos en la Institución.

Con la revisión del sistema integrado de gestión del Colegio se propone una Política Integral basada en los procesos claves para desarrollar el Plan Operativo y los procesos apropiados para realizar la gestión de impactos ambientales y riesgos a la salud y la seguridad.

PALABRAS CLAVES Planificación Operativa, Impactos, Riesgos, Aspectos Ambientales y Seguridad y Salud en el Trabajo.

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OPERATIONAL PLANNING OF ENVIRONMENTAL IMPACTS AND HEALTH AND SAFETY RISKS IN “SCHOOL FOR CHILDREN OF EMPLOYEES OF THE CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA” ACCORDING TO STANDARDS ISO 14001:2004 AND OHSAS 18001:2007

Katherine Cometa Colorado, Gladys Marcela Liévano Gómez and Sonia Paola Ordoñez Romero Fundación Universitaria Agraria De Colombia 170th Street 54 A 10 Bogotá - Colombia PBX 667 1515 mailbox: informes@uniagraria.edu.co

ABSTRACT All human activity involves risks for the health and the integrity of the involved people also generates impacts on the environment thus it is important to perform an Operational Planning of Risk and Impacts, establishing and applying practical methodologies as response to normal and emergency situations that pose danger to individuals or environment.

Come up two questions, How Operational Planning of Risk and Impacts contributes to the strengthening and development of an education based on a compromise with the environment?

On the other hand, In what manner can the identification of risks help to the managers of an Educative Institution to generate cultural changes, based on concerns for the welfare of workers and involved parts and, with this, increase the motivational levels.

With the purpose of answer these questions, it has developed a descriptive research in the “School for Children of Employees of the Contraloría General de la República” of Bogotá City through the planning of an Integrated Management System, intended to integrate an Occupational Health Program (focused on Labour Risk) and School environmental Program.

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The diagnosis permitted to define the strategies to reduce, mitigate and / or eliminate risks and impacts more significant in the Institution.

With the diagnosis of the Integrated Management System of the School is propose an integral policy based on the key procedures to develop the Operational Plan and the proper procedures to realize the Management of environmental impacts and risks to health and safety.

KEYWORDS Operational Planning, Impacts, Risks, Environmental Aspects and, Safety and Occupational Health.

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2. INTRODUCCIÓN

Todas las instituciones, sin importar su actividad económica o tamaño, tienen la necesidad de contar con metodologías prácticas que les permitan responder de una manera eficaz y eficiente a situaciones que puedan poner en peligro la integridad de las personas o generar daños al medio ambiente.

Dentro del desarrollo de las actividades en una organización, se debe buscar una relación interdependiente con sus grupos de interés que demuestre el compromiso frente a los derechos humanos, la inclusión social y la sostenibilidad del medio ambiente; a este compromiso se le llama responsabilidad social. La responsabilidad social empresarial se define como; “Una visión sobre la empresa que concibe el respeto a los valores éticos, a las personas, a las comunidades y al medio ambiente como una estrategia integral que incrementa el valor añadido y por lo tanto, mejora la situación competitiva de la empresa” (RUIZ L, 2009).

Teniendo en cuenta que en años recientes se han producido importantes transformaciones en el enfoque de la relación hombre - medio ambiente y en la prevención de riesgos y que estamos en un momento en que la sociedad ha tomado conciencia sobre problemas tales como la prevención de riesgos laborales, la calidad en los productos y el impacto al medio ambiente, este trabajo presenta las mejoras que se obtienen al realizar una planificación operativa de impactos y riesgos tomando como base los requisitos de las normas NTC-ISO 14001:2004 (Icontec, 2004) y NTC-OHSAS 18001:2007 (Icontec, 2007) en el Colegio para hijos de empleados de la Contraloría General de la República (CGR) . Dichas normas comparten principios sistemáticos

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comunes de gestión basadas, entre otros, en la mejora continua, en el compromiso por parte de la dirección de la organización y en el cumplimiento de las normativas legales siendo elaboradas para que las apliquen organizaciones de todo tipo y tamaño.

El Colegio para hijos de empleados de la CGR hace parte del Fondo de Bienestar Social de la CGR (FBS), entidad que posee un sistema de gestión integral basado en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 (Icontec, 2009) y en el modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 (DAFP, 2008), pero no ha realizado una identificación de impactos y riesgos que le permita realizar acciones de mejora.

Con lo desarrollado en este proyecto, se busca brindar a la Institución la oportunidad de establecer medidas de protección y prevención frente a los diferentes aspectos que se presenten en el diario vivir. Para ello es necesario determinar aquellos riesgos significativos asociados con los peligros que encierran las actividades que se desarrollan, lo que permitirá establecer controles sobre las condiciones y las actividades a realizar durante la prestación de los servicios educativos. Es necesario también identificar los aspectos ambientales significativos y el posible daño que se produce al medio ambiente, lo que permite definir mecanismos para realizar intervenciones que puedan reducir, mitigar o eliminar los impactos negativos sobre el medio ambiente a través de planes y programas a seguir en la Institución.

La planificación operativa de impactos y riesgos basado en las Normas NTC-ISO 14001:2004 y NTC-OHSAS 18001:2007, tiene como objetivo contribuir con el fortalecimiento y desarrollo de una educación integral y de calidad, soportando la toma de decisiones orientadas a la prevención y disminución de hechos o circunstancias que puedan afectar el correcto

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funcionamiento de la Institución Educativa y la posible afectación del personal y los bienes del Colegio con el consiguiente costo económico.

Igualmente le permitirá gestionar los aspectos e impactos sobre el medio ambiente, lo mismo que los peligros y riesgos que puedan afectar a la comunidad educativa y los diferentes grupos de interés que apoyan el proceso educativo para asegurar la prestación de un mejor servicio.

Como aporte al Colegio de la CGR, el siguiente trabajo presenta una serie de recomendaciones que van a servir de apoyo a su actual gestión y a la posibilidad de integrarlas al actual sistema de gestión de calidad y modelo estándar de control interno.

Adoptar una misión, visión y política integral, componentes en los cuales se establece la razón de ser, los compromisos y las metas de la Institución Educativa basados en la calidad, seguridad en el trabajo y gestión ambiental.

Con el fin de contribuir al mejoramiento del desempeño, se propone pasar de una operación funcional a una gestión por procesos, representado en un mapa de procesos ajustado a las actividades propias del Colegio.

Así mismo se realizan procedimientos, instructivos y planes como aporte a la documentación actual de la entidad.

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3. MÉTODO GENERAL

Problema a Solucionar

El desarrollo de la planificación operativa de los impactos y riesgos contribuirá a gestionar al interior de la Institución buenos usos y manejos de los recursos naturales y la prevención de peligros, aportando un valor especial en la formación integral y en el cambio social de la comunidad educativa.

Es por esto que se formulan los siguientes interrogantes que motivan dicha identificación. ¿Cómo puede contribuir la planificación operativa de impactos y aspectos ambientales al fortalecimiento y desarrollo de una educación enfocada al compromiso con el medio ambiente?

¿De qué manera la identificación de riesgos puede ayudar a las directivas de la Institución a generar cambios, demostrando interés por el bienestar de los trabajadores y partes interesadas y poder aumentar los niveles de motivación?

Justificación

El Colegio para hijos de empleados de la CGR fue creado el 14 de febrero de 1977, dando cumplimiento a lo ordenado en el Decreto 929 de 1976. La Institución inicia su funcionamiento con 174 estudiantes el 21 de febrero del mismo año, con dos niveles educativos, preescolar y primaria. En el año de 1978 la población estudiantil era de 261 alumnos y en 1979 pasó a 447,

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debido a que se aumenta la demanda de nuevos cupos, se abre la jornada de la tarde y se inicia el primer grado del nivel de bachillerato.

La Ley 106 de 1993 en su artículo 89, creó el Fondo de Bienestar Social de la CGR con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuesto propio, adscrito a la Contraloría General de la República y en su artículo 90, numeral 6, faculta al FBS administrar el Colegio de la Contraloría (FBS, 2009).

El Colegio de la CGR tiene como principio fundamental proporcionar una educación integral para la vida ciudadana, construida sobre bases sociales para el crecimiento y fortalecimiento de la democracia en sus niveles: individual, social y político; enmarcada en un proceso reflexivo e interactivo que le permita desarrollar valores que conduzcan a mejorar las relaciones humanas.

Con el fin de que la Institución pueda mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes, (comunidad educativa), así como gestionar los aspectos e impactos sobre el medio ambiente y sobre los riesgos y peligros de los trabajadores, estudiantes y partes interesadas, se hace necesario el desarrollo de una planificación operativa al interior del Colegio.

Desarrollar esta planificación es una oportunidad para iniciar, mantener y demostrar públicamente el compromiso que tienen las instituciones educativas con el mejoramiento de la calidad de la educación de las nuevas generaciones, ya que con ello, contribuyen al fortalecimiento y transformación de organizaciones educativas más competitivas y sostenibles en

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el entorno de la globalización y la responsabilidad, generando conciencia para la conservación, protección y mejoramiento del medio ambiente, la calidad de vida, y el uso y aprovechamiento racional de los recursos naturales, y la prevención de desastres, dentro de una cultura ecológica y de riesgos y peligros a los que se expone la comunidad educativa.

La identificación de impactos y riesgos permite además, el cumplimiento sistemático y efectivo de la legislación vigente mediante la ejecución, aplicación y desarrollo de las regulaciones, procedimientos, normas y herramientas dispuestas para tales fines.

El Colegio de la CGR cuenta con un Proyecto Ambiental Escolar (PRAE) dirigido a mejorar la calidad de vida de la comunidad educativa, está desarrollado en sub-proyectos (Respetar la Biodiversidad, Educando para Vivir sin Ruido y Reciclaje Escolar) que tienen diversas actividades a las cuales no se les hace seguimiento ni control ni tampoco se les ha establecido indicadores que puedan medir su impacto.

La situación antes mencionada, justifica el desarrollo de actividades de observación y planificación de los impactos y riesgos integrados a todos los procesos del Colegio; así mismo, se fundamentará en la priorización de soluciones a los impactos existentes que estén relacionados con la calidad de vida de la población educativa y sus alrededores; lo cual tendrá como finalidad expresa, mejorar la conciencia y actitud de toda la comunidad hacia la búsqueda del mejoramiento continuo, la seguridad y el bienestar.

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Objetivo General

Desarrollar la planificación operativa de los impactos y riesgos en el Colegio para los hijos de empleados de la Contraloría General de la República, basada en las normas, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 con el fin de contribuir en la formación integral y el cambio social de la comunidad educativa.

Objetivos Específicos

Para el logro de la planificación operativa se definieron los siguientes objetivos específicos: 

Realizar una revisión o diagnóstico del sistema de gestión de calidad implementado en el Colegio, el cual se basó en la norma NTCGP:1000:2004



Identificar los aspectos e impactos ambientales que afecten el desarrollo de las actividades del Colegio para hijos de empleados de la Contraloría General de la República.



Identificar los peligros y riesgos que afecten el desarrollo de las actividades del Colegio para hijos de empleados de la Contraloría General de la República.



Proponer una Política Integrada de la Institución acorde a un sistema de gestión integrada



Proponer un plan de acción que permita mejorar las prácticas actuales en seguridad, salud ocupacional y medio ambiente.

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Marco Teórico

Para el desarrollo de este trabajo es importante empezar esta compilación conceptual con el término de planificación, entendida inicialmente como la estrategia para el desarrollo de una organización.

La planificación es la primera función de la administración, y consiste en determinar las metas u objetivos a cumplir, incluye definir misiones y objetivos como las acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre diversos cursos de acción futuros. (Garcia, 2005)

Así mismo, se encuentran múltiples definiciones sobre planificación de diferentes autores, de las cuales se mencionaran las siguientes:

Cortés H. 1998: "Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado".

Terry George: “La planeación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales”.

Jorge Ahumada: “La planificación o programación es una metodología para la toma de decisiones, para escoger entre alternativas, que se caracterizan porque permiten verificar la

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prioridad, factibilidad y compatibilidad de los objetivos y permite seleccionar los instrumentos más eficientes”.

Para el presente proyecto se tendrá en cuenta la definición anteriormente mencionada del autor Jorge Ahumada, ya que esta definición permite establecer unos criterios amplios sobre los cuales se puede abordar el proceso de planificación en el Colegio como una metodología que conlleve a tomar decisiones entre varias alternativas que apoyen la mejora de la gestión.

En cuanto a las instituciones educativas, éstas encaminan su accionar en gran medida en el Proyecto Educativo Institucional, PEI, el cual es reconocido por el Ministerio de Educación Nacional y reglamentado en la Ley 115 en su artículo 73 el cual dice: Proyecto educativo institucional. Con el fin de lograr la formación integral del educando, cada establecimiento educativo deberá elaborar y poner en práctica un Proyecto Educativo Institucional en el que se especifiquen entre otros aspectos, los principios y fines del establecimiento, los recursos docentes y didácticos disponibles y necesarios, la estrategia pedagógica, el reglamento para docentes y estudiantes y el sistema de gestión, todo ello encaminado a cumplir con las disposiciones de la presente ley y sus reglamentos.

El Colegio de la CGR ha marcado su horizonte con objetivos y metas a cumplir, tiene claramente definido su marco estratégico en donde desarrolla su misión y visión. Igualmente tiene una carta de navegación o PEI (FBS, 2009), que establece la filosofía y principios fundamentales, la cual pretende la

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Formación armónica y equilibrada de los estudiantes; orientándolos hacia el compromiso laboral, social, político y económico del país, dentro del respeto por la diferencia. Busca así mismo, fortalecer los valores de respeto, responsabilidad, honestidad y compromiso que conlleven a la práctica de la singularidad, la autonomía, la alteridad, la tolerancia y la trascendencia, dentro de una dimensión moral y cognitiva que de significado a sus vidas dentro del contexto social. Como principio fundamental proporciona una educación integral para la vida y la participación ciudadana, buscando el desarrollo humanístico través de la excelencia, la libertad y la tolerancia.

La planificación operativa, tema esencial de este proyecto, se enfoca principalmente en la ejecución de acciones concretas con el fin de poder actuar sobre situaciones o problemas para poder transformarlos. Según Willburg Jiménez (Castra, 2011) Consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las diferentes partes de la organización. Se utiliza para describir lo que la organización y sus partes deben hacer para que la empresa tenga éxito a corto plazo,

La planificación operativa en una institución educativa, permite organizar de manera lógica las actividades y visualizar el tiempo requerido para cada una de ellas. Igualmente define las funciones y responsabilidades para cada acción, contribuye a la preparación de un trabajo consiente, evitando las improvisaciones, unificando criterios en cuanto a objetivos y metas y permite prever la utilización de los recursos humanos, materiales y equipo.

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La Ley 715 de 2001 en su numeral 10.4 establece que las Instituciones Educativas deben “Formular planes anuales de acción y de mejoramiento de calidad, y dirigir su ejecución.”

Así mismo el Ministerio de Educación especifica los planes de acción como un conjunto de metas, acciones, procedimientos y ajustes que la Institución educativa define y pone en marcha en periodos de tiempo determinados para que los aspectos de la gestión educativa se integren en torno de propósitos comúnmente acordados y apoyen el cumplimiento de su misión académica.

Los planes de acción son instrumentos de programación y control de la ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el plan estratégico. En ese orden de ideas el plan de acción operativiza las actividades que debe llevar a cabo cada proceso para dar cumplimiento a los objetivos fijados como en el caso del Colegio, los establecido en su PEI y en el Plan Estratégico Institucional del Fondo de Bienestar Social.

El Colegio de la Contraloría tiene establecido un plan de acción el cual se actualiza anualmente y está encaminado al cumplimiento de las metas y objetivos estratégicos de la Entidad. Igualmente desarrolla planes de acción internamente en donde se describen cada una de las actividades a desarrollar en cada área académica.

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Sistema Integrado de Gestión.

Tal como lo define la Guía Nacional para la Simplificación, el Mejoramiento y la Racionalización de Procesos, Procedimientos y Trámites, expedida por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. un sistema integrado de gestión “Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Gestión Ambiental, Gestión de Desarrollo Administrativo, entre otros)”.

Un sistema integrado de gestión sirve para lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes, partes interesadas, usuarios, comunidad, beneficiarios o destinatarios del servicio.

No obstante, son pocos los estudios que aportan pautas o directrices acerca de cómo llevar a cabo dicha integración. La Norma UNE 66177:2005. (Aenor, 2005). Guía para la integración de los sistemas de gestión, es un marco de referencia que se orienta hacia los sistemas de gestión de la calidad, gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo, por ser compatibles, pero puede aplicarse a otros sistemas de gestión. Aunque existen varias formas de abordar la integración de los sistemas de gestión, en esta norma se ha considerado como mejor método el enfoque de la gestión por procesos.

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Actualmente las instituciones educativas han determinado implementar sistemas de gestión integrada mediante la aplicación de normas reconocidas (nacionales y/o internacionales). Estas normas constituyen referencias de gran utilidad que permiten dar estructura y fundamento a la manera de llevar a cabo determinadas actividades y de ejercer un control sobre las misas.

La calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo son algunas de las áreas de gestión en las que fácil y rápidamente se pueden identificar normas internacionales ampliamente utilizadas por muchas organizaciones.

Los establecimientos educativos privados que se orientan a la excelencia en la gestión pueden optar por procesos de acreditación o certificación, que incorporan autoevaluación, evaluación externa y procesos de mejoramiento. Los procesos de acreditación son más exigentes, pues incorporan fuertemente los procesos misionales, es decir los educativos, los que son incluidos extensamente en la autoevaluación y revisados por pares académicos, tanto para el rector, como para las áreas de conocimiento impartidas, bienestar e infraestructura. En los procesos de certificación, un auditor o grupo de auditores verifica que el establecimiento educativo se ajusta a los requisitos del sistema o modelo de gestión.

Existen en el sector educativo mecanismos que facilitan a los colegios privados mantener y mejorar la calidad del servicio educativo que ofrecen: la definición de unos requisitos mínimos a partir de los cuales se puede operar, un proceso anual de evaluación institucional y mejoramiento, y para quienes se orientan a la excelencia, la certificación o acreditación de

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calidad. El proceso de certificación en educación es orientado por la Guía Técnica Colombiana GTC-200. (Icontec, 2005)

El Ministerio de Educación Nacional a través de la resolución 4434 de 2006, establece las condiciones y mecanismos para la validación de los modelos de gestión de calidad de los establecimientos de educación preescolar, básica y media y reconoce los modelos de gestión que aplican los establecimientos educativos.

A la fecha, el Ministerio de Educación Nacional ha reconocido la certificación con el sistema de gestión ISO 9001 (Icontec, 2008), que hace parte de la familia de normas NTC-ISO 9000 (ISO, 2005), generadas por la organización ISO.

Otros modelos de gestión reconocidos para las Instituciones Educativas son: 

EFQM, de la European Foundation for Quality Managment,.



NEASC-CIS: New England Association of Schools and Colleges, el cual tiene convenio de reconocimiento con el modelo Council of International Schools



AdvancED: Comunidad educativa conformada por la fusión entre North Central Association Commission on Accreditation and School Improvement (NCA CASI)



Modelo Fe y Alegría. Este modelo otorga certificación a los establecimientos que adelantan exitosamente el proceso, pero incluye adicionalmente pruebas de calidad académica a los estudiantes.

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

Sistema Integrado de Calidad-PCI modelo de la Fundación Horrêum, administrado en Colombia por la firma Qualificar. Este modelo otorga certificación a los establecimientos que adelantan exitosamente el proceso.

El Colegio de la CGR y más específicamente el Fondo de Bienestar Social posee un sistema integrado de gestión, conformado por SGC basado en la NTCGP: 1000 y el modelo de estándar de Control Interno MECI. La integración de estos dos sistemas comprende la contribución a la solución de las necesidades básicas de salud, educación y vivienda de los empleados de la Contraloría General de la República; el desarrollo planes de crédito, salud, educación y vivienda para los empleados de la Contraloría General de la República y/o su cónyuge o compañero o compañera permanente y demás líneas de crédito de desarrollo social; la administración de las cesantías de los empleados de la Contraloría General de la República; la administración del Colegio de la Contraloría General de la República y la administración del centro Médico de la Contraloría General de la República.

Uno de los objetivos de calidad está enfocado en realizar o llevar a cabo planes, programas y proyectos de bienestar que contribuyan al mejoramiento de la calidad de vida de los empleados de la Contraloría General de la República, Fondo de Bienestar Social y sus familias, para lo cual el Colegio propende por la consolidación de la gestión institucional efectiva para responder a las necesidades de la comunidad educativa. Este objetivo corporativo establece la consolidación de los procesos administrativos, gerenciales y de control, basados principalmente en las herramientas de gestión determinadas por el Estado.

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Implementar y mantener un sistema integrado de gestión permite a la Institución Educativa obtener varios beneficios internos y externos de los cuales podemos destacar los siguientes:

Beneficios Internos: 

Ordenar la estructura interna de la Institución que facilite la definición de objetivos, autoridades y responsabilidades que beneficie el logro de los objetivos en el Colegio.



Simplificar la documentación de los sistemas a través de manuales, procedimientos, instructivos, así como eliminación de información inoperante.



Unificar la metodología de comunicación interna y externa.



Establecer programas o planes comunes.



Definir procesos efectivos, eficientes y optimizados.

Beneficios externos: 

Desarrollar un sistema de gestión certificable externamente y de reconocido prestigio.



Garantizar y demostrar a terceras partes (clientes, proveedores, etc.) que su actividad se desarrolla con estricto cumplimiento legal y normativo y ha adquirido un compromiso de mejora continua.



Mejora de la imagen del Colegio ante la comunidad educativa y la sociedad e incremento de la confianza.

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Sistema de Gestión Ambiental

La norma ISO 14001 especifica los requisitos para un sistema de gestión ambiental, destinados a permitir que una organización desarrolle e implemente una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba y la información relativa a los aspectos ambientales significativos. Se aplica a los aspectos ambientales que la organización identifica que puede controlar y a aquellos sobre los que la organización puede tener influencia.

La implementación de un sistema de gestión ambiental cada vez va cobrando más importancia en las organizaciones ya que ayuda a controlar el desempeño e impactos ambientales producidos por las actividades cotidianas, según la naturaleza de la misma.

Teniendo en cuenta que la institución educativa no ha desarrollado un sistema de gestión ambiental, a pesar que desarrolla algunas actividades tendientes a la protección del medio ambiente, es importante realizar una identificación de los aspectos ambientales y así lograr una valoración de los impactos generadas por la Institución.

En el caso del Colegio de la CGR la identificación se efectúa bajo las recomendaciones de la Norma Técnica Colombiana ISO 14001, Numeral 4.3 Planificación para la identificación de los aspectos ambientales y se determinan cuáles son los más significativos para la institución

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educativa, así mismo, la Matriz de Leopold1 permite identificar los impactos más significativos resultantes de las actividades del Colegio.

Esta identificación trae como beneficio a la institución minimizar los impactos generados en sus actividades rutinarias a través de los planes de acción propuestos asegurando que la comunidad educativa tenga un compromiso con la gestión ambiental.

Sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional

La norma OHSAS 18001:2007 (Occupational Health and Safety Assessment Series) especifica los requisitos para un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional (S y SO), para hacer posible que una organización controle sus riesgos de S y SO y mejore su desempeño en este sentido.

La importancia de implementar un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo es minimizar los riesgos y mejorar el bienestar de los grupos de interés de cualquier tipo de organización, en el caso del Colegio de la CGR el bienestar va dirigido a los estudiantes, docentes, directivos, personal contratista, padres de familia y cualquier otra persona en el sitio de trabajo. Así mismo, desarrollar este sistema permite a la institución educativa controlar los riesgos y mejorar su desempeño.

1

La matriz de Leopold es un método cuantitativo de evaluación de impacto ambiental

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La identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles plasmados en el panorama de riesgos de la Institución Educativa, se realiza bajo los parámetros establecidos por la ARL SURA (ARL SURA, 2014).

El beneficio de aplicar la herramienta propuesta por SURA, es agilizar el proceso en la elaboración del Panorama de Factores de Riesgo del Colegio, además es útil y amigable para la comunidad y cumple con los requisitos de la Norma OHSAS 18001.

La identificación de peligros y riesgo trae como beneficio al Colegio controlar los mismos para tomar medidas preventivas y evitar accidente y enfermedades laborales.

Diseño de Estudio

Para el presente trabajo se empleó el tipo de investigación descriptiva, también llamada diagnóstica, con el fin de conocer las situaciones predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos para la identificación de impactos y riesgos del colegio, procesos del colegio y comunidad educativa. Así mismo, se tuvo en cuenta la técnica de observación directa y recolección de información por medio de entrevistas realizadas al personal de la Institución Educativa.

Como primera etapa se realizó una entrevista directa con el Rector del Colegio, para conocer y diagnosticar el actual sistema de gestión de la calidad, tomando como referencia los requisitos de la norma NTCGP 1000:2009. Así mismo, la documentación que se encuentra en la página

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web del FBS, permitió validar la información aportada en la reunión sostenida con el mismo.

Igualmente, se entrevistaron los responsables de los proyectos transversales del PRAE, Proyecto Ambiental Escolar y Prevención de Desastres, para realizar la identificación de aspectos y evaluación de impactos y riesgos en el Colegio para los hijos de empleados de la CGR. Como soporte y validación de estas entrevistas fue suministrado el Plan Escolar de Gestión del Riesgo y el Proyecto Ambiental Escolar por parte de la institución educativa.

Población Objeto

Este trabajo fue desarrollado en el Colegio para hijos de empleados de la Contraloría General de la República, ubicado en la localidad de Teusaquillo, barrio Nicolás de Federman, de la ciudad de Bogotá. El establecimiento educativo cuenta con una comunidad de 469 personas, distribuidas en 425 estudiantes, 33 docentes y 12 personas en el área administrativa.

Adicionalmente el Colegio es visitado diariamente por 20 personas en promedio.

o ad or lD aE ist top Au lán Ga

24 Calle 53

50 ra rre Ca

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22

Localidad de Chapinero

39

Localidad de Santa Fé

lle Ca Localidad de Los Mártires

26

Localidad — Principales Vías — Pvías de 2º Orden

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Av en ida Calle 34 22

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Localidad de Puente Aranda

Convenciones

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Localidad de Fontibón

Localidad de Barrios Unidos

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Localidad de Engativá

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Figura 1. Mapa del Colegio

Fuente: Plan Escolar de Gestión de Riesgo de la Institución

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Procedimiento

La entrevista realizada para el diagnóstico de la revisión del sistema de gestión de calidad fue basada en la Norma Internacional ISO 9004:2009 (Icontec, 2010), la cual propone una autoevaluación como una herramienta importante que promueve la revisión del nivel de madurez del sistema de gestión implementado en el Fondo de Bienestar Social de la CGR y que aplica igualmente en el Colegio bajo la norma NTCGP 1000. Esta autoevaluación puede ayudar a la organización a priorizar, planificar e implementas mejoras y/o innovaciones, cuando sea necesario.

Para la identificación de los aspectos y evaluación de impactos ambientales y riesgos en la seguridad y salud en el trabajo del Colegio, se utilizó también la entrevista, teniendo en cuenta la correspondencia que menciona la NTC-OHSAS 18001:2007 en su anexo A (Anexo 1). Toda la información recolectada sirvió como soporte para la elaboración de las matrices que hacen parte del desarrollo de este trabajo.

4. DESARROLLO

Diagnóstico del Sistema de Gestión de Calidad

Para el desarrollo del diagnóstico se tomaron como fuentes de información primarias la documentación del 2009 encontrada en la página del Fondo de Bienestar Social, además de la

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información aportada por la alta dirección de la Institución la cual nos dio nociones claras y directrices para el desarrollo del proyecto.



Marco estratégico del Colegio de la CGR



Política de calidad del FBS



Mapa de procesos del FBS



Manual de Convivencia del Colegio de la CGR



Plan Escolar de Gestión del Riesgo del Colegio de la CGR



Proyecto Ambiental Escolar del Colegio de la CGR



Plan de Salud Ocupacional del FBS



Recorrido en la Institución Educativa con la obtención de registros fotográficos



Entrevistas con responsables de las actividades

De acuerdo a la estructura del mapa de procesos del FBS (Anexo 2) el Colegio pertenece al Macro-proceso Misional y al Proceso de Bienestar y es considerado como un área de la Entidad, razón por la cual no posee un sistema de gestión de calidad propio.

En el año 2007 el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República fue certificado bajo la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. Una de las metas establecidas en el plan estratégico 2011 – 2014, tiene que ver con el mantenimiento de la mejora del Sistema de Gestión Integral de la Calidad y Control Interno MECI, denominado SICME. Debido a continuos cambios en la administración del Fondo de Bienestar Social y a circunstancias propias de la Entidad, no se realizó el mantenimiento del SICME lo que implicó

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que se venciera la certificación. Para renovar esta certificación es necesario actualizar y revisar el sistema de gestión integral.

El Colegio tiene establecida la documentación que aplica al proceso misional, programa de educación, implementada en el sistema integrado de gestión de calidad y modelo estándar de control interno, MECI del FBS y que ha sido validada en los procesos de auditoría interna y externa realizados.

El Colegio tiene definido el marco legal que le rige, el cual está debidamente identificado.

Como marco institucional, posee una carta de navegación o Proyecto Educativo Institucional (PEI). En cuanto al direccionamiento estratégico institucional tienen una Misión y Visión propias la cual se describe a continuación:

Misión

“El Colegio para Hijos de Empleados de la Contraloría General de la República tiene como principio fundamental proporcionar una Educación Integral para la vida ciudadana, construidas sobre bases sociales para el crecimiento y fortalecimiento de la democracia en sus niveles: individual, social y político; enmarcada en un proceso reflexivo e interactivo que le permita desarrollar sus valores que conduzcan a las relaciones humanas.”

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Visión

El Colegio propende por la consolidación como una de las mejores instituciones del país cuyo servicio educativo sea reconocido por su formación integral y su contribución al cambio social, trabajando por el constante beneficio de sus miembros, de conformidad con las políticas del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República y las disposiciones legales del Estado Colombiano.

Una vez realizado el diagnóstico al Colegio de la CGR, la misión y visión existente no es adecuada para un sistema de gestión integrada, teniendo en cuenta que no integra temas esenciales como la gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo, para lo cual se propone las siguientes.

Misión (Sugerida)

“El Colegio para Hijos de Empleados de la Contraloría General de la República tiene como principio fundamental proporcionar una Educación Integral para la Vida Ciudadana, construidas sobre bases sociales para el crecimiento y fortalecimiento de la democracia que contribuya a la transformación de la sociedad y conservación del medio ambiente”.

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Visión (Sugerida)

“Para el 2018 el Colegio para hijos de empleados de la Contraloría General de la República se proyectará como una de las mejores instituciones del país cuyo servicio educativo sea reconocido por su formación integral y su contribución al cambio de la sociedad, trabajando por el constante beneficio de la comunidad educativa y desarrollando buenas prácticas ambientales”.

En cuanto a los requisitos del sistema de gestión integral, el Fondo de Bienestar Social desarrolló la documentación requerida y necesaria para la implementación del SICME; de la misma, se realizó una revisión que aplica directamente al Colegio.

Documentos del SICME que aplican al Colegio



Procedimiento de Tramite de admisiones para alumnos nuevos



Procedimiento de Pago de pensión escolar



Procedimiento de Organización de la graduación de bachilleres



Instructivo de Matriculación de estudiantes



Formato de Circular de convocatoria para admisiones



Formato de Formulario de Inscripción



Formato de Formulario de evaluación de desempeño y convivencia escolar



Formato de Listado de presentación a pruebas



Formato de Entrevista a aspirantes



Formato de Entrevista a padres o acudientes de los aspirantes

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

Formato de Circular de proceso de matrícula de alumnos nuevos



Formato de Contrato de prestación de servicios educativos



Formato de Carta de instrucciones para diligencias a favor del Colegio



Formato de Información de salud y autorización de salida



Formato de Pagaré



Formato de Circular proceso de matrículas alumnos antiguos



Formato de Libranza

El manejo de la documentación en el Colegio es deficiente, a pesar de existir el procedimiento de control documental, este no se aplica. El control de los registros se realiza a través de las tablas de retención documental establecidos en el procedimiento de control de registros.

Igualmente existe el procedimiento de revisión gerencial el cual aplica para toda la entidad.

El proceso de planeación de la institución, la formulación de estrategias y políticas depende de los lineamientos del Fondo de Bienestar Social. En el sistema de gestión integrada implementado en la Entidad encontramos la política de calidad; el Colegio, como institución educativa no posee una política integral propia, y teniendo en cuenta que éstas constituyen las declaraciones y el compromiso de la alta dirección en la toma de decisiones al disponer de una visión global de los sistemas de calidad, ambiente y riesgos laborales bajo un solo sistema, se propone la siguiente política. (Anexo 3)

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Política Integral (Sugerida)

“El Colegio para hijos de empleados de la Contraloría General de la República, como parte del proceso de Bienestar del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría, se compromete a cumplir los requisitos legales ambientales, de seguridad y salud en el trabajo, basados en la prevención y el control de los aspectos que generan impactos ambientales significativos, haciendo uso racional de los recursos naturales, implementando prácticas de uso eficiente y ahorro del agua y energía así como la utilización de productos biodegradables o amigables con el medio ambiente para minimizar la contaminación del agua por vertimientos, al igual realizar control de la disposición final de los residuos sólidos generados

Así mismo, en el Colegio de la Contraloría se identificará los riesgos que puedan afectar el bienestar integral de sus colaboradores y todas las personas que entren en contacto con la institución, implementando procedimientos de trabajo seguro, reduciendo los riesgos de ruido locativos, asegurando el trabajo en alturas, reduciendo las lesiones con objetos corto punzantes que implican riesgos biológicos; buscando siempre el mejoramiento continuo de los procesos, basándose en la satisfacción de las necesidades de bienestar de su comunidad educativa, apoyados en un talento humano competente, íntegro, proactivo, empoderado con la calidad y el mejoramiento continuo de los procesos.”

Mapa de procesos

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La institución educativa debe identificar los procesos y establecer aquellos que son misionales y los que son de apoyo. En el diagnóstico realizado se identificó que el Colegio no cuenta con un mapa de procesos propio, de acuerdo a la estructura del mapa de procesos del FBS el Colegio pertenece al Macro-proceso Misional y al Proceso de Bienestar y es considerado como un programa de educación.

Con el propósito de que el Colegio presente una visión general del sistema organizacional, en donde además se vean reflejados los procesos que lo componen así como sus relaciones principales se propone a continuación un mapa de procesos (Anexo 2) en donde podemos observar la gestión Directiva, Gestión Académica, Gestión Administrativa y Gestión de la Comunidad.

Figura 2. Mapa de Procesos Sugerido

COLEGIO PARA HIJOS DE EMPLEADOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA GESTIÓN DIRECTIVA

GESTIÓN DE LA COMUNIDAD

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

ENTRADAS

MEJORA CONTINUA

GESTIÓN ACADÉMICA

SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS CLIENTES

SALIDAS

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Fuente: Autores del Trabajo

Como apoyo y complemento a la documentación del sistema de gestión integrada y especialmente para la Colegio de la CGR, en el presente proyecto se propone el procedimiento de comunicación interna o externa (Anexo 4), el cual establece los lineamientos y las actividades para una comunicación adecuada entre los diferentes niveles y procesos de la Institución.

Igualmente se sugiere un procedimiento de Revisión por la Dirección (Anexo 5), de manejo exclusivo del Colegio el cual tiene por objeto revisar el sistema de gestión integrada y asegurar su continua conveniencia, adecuación, eficacia, mejora continua del sistema en la Institución Educativa.

Diagnóstico Ambiental

A través de entrevista realizada al responsable del PRAE se encontró que la Institución Educativa cuenta con un proyecto ambiental escolar en el cual se incorpora la problemática ambiental relacionada con las actividades diarias educativas ,teniendo en cuenta la dinámica natural y socio-cultural de la institución, incluyendo como objetivo general “mejorar la calidad de vida de la comunidad educativa, empleando estrategias participativas que permitan solucionar la contaminación en los diferentes estamentos de la institución.”

Dicho proyecto cuenta con un diagnostico en el cual se identifican tres aspectos de contaminación locativa (Contaminación atmosférica por ruido, contaminación del agua y residuos sólidos) pero al momento de realizar el desarrollo de dicho proyecto se formulan tres

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sub-proyecto enfocado en la biodiversidad, el ruido y el reciclaje escolar en donde buscan “Promover y contribuir a la consolidación de valores ambientales a través del desarrollo de una cultura de la reducción, re-usó y reciclaje que permita el aprovechamiento racional de los recursos naturales”, pero no se tiene en cuenta la temática del agua para formular un subproyecto.

Figura 3. Reutilización Residuos Sólidos

Fuente: Autores del Trabajo

Las visitas permitieron realizar la matriz de identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales más significativos de la Institución (Anexo 6) la cual se desarrolló tomando como guía la matriz de Leopold (Ponce, 2014) que es una matriz que permite la evaluación de impactos ambientales de una forma resumida para luego jerarquizar determinar los impactos más significativos.

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Tabla 1. Aspectos e Impactos más significativos de la Institución

PROCESO

MEDIO AFECTADO

ACTIVIDAD

ASPECTO

Consumo Agua Uso de Baños Vertimientos

Toda la Institución

Consumo Agua

Agua Aseo y Limpieza

Vertimientos

Actividades Cotidianas

Consumo Energía

IMPACTO

VALORACIÓN

Agotamiento de de fuentes hídricas, Presión sobre los recursos naturales.

Contaminación fuentes hídricas

de Alta

Agotamiento de de fuentes hídricas, Presión sobre los recursos naturales.

Contaminación fuentes hídricas

Alta

Alta

de

Presión sobre de recursos naturales no renovables

Alta

Alta

Como resultado de este ejercicio se identificó que los impactos más significativos están ligados específicamente al consumo de agua, vertimientos, consumo de energía y generación de residuos sólidos.

En cuanto al uso del agua, el Colegio no ha implementado programas de ahorro que ayuden a disminuir el consumo del recurso, ni tampoco se han realizado campañas educativas. Es necesario también vigilar el consumo energético, para lo cual la Institución no ha adoptado prácticas de buen uso que pueden ayudar a reducir el consumo total de energía.

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Figura 4: Consumo de Energía

Figura 5: Consumo de Energía

Fuente: Autores del Trabajo Figura 6: Consumo de Agua

Figura 7: Consumo de Agua

Fuente: Autores del Trabajo

Igualmente la generación de residuos sólidos es un tema sensible e identificado en la matriz de impactos al cual se le está dando manejo desde lo propuesto en el PRAE.

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Figura 8 .Recolección de Residuos

Fuente: Autores del Trabajo

Una vez identificados los aspectos más significativos y con el fin de asegurar el control o reducción de los impactos adversos asociados con ellos, se realiza un plan de acción (Anexo 7) en el cual se despliegan actividades como: campañas, capacitaciones y talleres de concientización a docentes, administrativos y estudiantes enfocados en el uso eficiente y ahorro de agua y energía, a fin de reducir el consumo de estos dos servicios y disminuir el impacto ambiental generado además de los beneficios económicos que traería al colegio. A estas actividades se les recomienda realizar monitoreo trimestrales para verificar si se cumplen las metas de disminución de consumo, además, se realizarán charlas sobre el cuidado del agua y la contaminación.

Para el plan de acción además de realizar campañas y talleres de concientización de buenos

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recursos se sugiere incluir un criterio dentro de la selección de proveedores dándole prelación a los que suministren productos amigables con el medio ambiente.

El Plan de Acción Ambiental (Anexo 7), busca desarrollar una cultura ambiental entre todos los miembros de la comunidad educativa y la población del sector. Es importante desarrollar proyectos ambientales que promuevan la participación, la capacitación en las áreas de influencia y trabajar con los diferentes sectores.

La ejecución de este Plan de Acción permite adoptar medidas para el cuidado de los recursos naturales como consecuencia de las actividades.

Tabla 2. Plan de Acción Ambiental IMPACTO

ACTIVIDAD

ACTIVIDADES DESARROLLAR

Agotamiento de Implementar Campañas, fuentes hídricas, actividades de Capacitaciones Presión sobre los ahorro de Agua Talleres recursos naturales.

FECHA PROPUESTA COMO

Implementar actividades de concientización en toda la Institución (Docentes, y Administrativos y estudiante) con campañas y talleres de Uso eficiente y ahorro del Agua

INDICADOR

Consumo del anterior en consumo actual consumo anterior X 100

DE SEGUIMIENTO

periodo m3 en m3 / Cada 3 Meses periodo

RESPONSABLE

FECHA PROPUESTA DE COMPROMISO

Coordinador Ambienta/ Dirección Primer trimestre administrativo y Año 2014 Financiero

Disminuir el uso Exigir a los proveedores el Revisión de m3 vertido sin de sustancias suministro de elementos de componentes de los sustancias Química/ m3 Semestral químicas al aseo sin químicos no suministros de aseo vertido actualmente realizar el aseo contaminantes

Coordinador Ambienta Primer Semestre y Director Año 2014 Administrativo

Desarrollar actividades de Concientización en toda la y Institución con talleres y Realizar 100% Semestral charlas sobre el cuidado Actividades planeadas del Agua en cuanto a la contaminación

Coordinador Ambienta Primer Semestre y Director Año 2014 Administrativo

Implementar actividades de concientización en toda la Institución (Docentes, y Administrativos y estudiante) con campañas y talleres de Uso eficiente y ahorro del energía

Coordinador Ambienta/ Dirección Primer trimestre administrativo y Año 2014 Financiero

Contaminación de fuentes hídricas Implementar Charlas, talleres Campañas de capacitaciones Cuidado del Agua

Reducir consumo energía

A

el Implementar Campañas, de actividades de Capacitaciones ahorro de Energía Talleres

Nº kilowatt consumidos mes/ Cada 3 Meses Consumo mes anterior *100

del

del

del

del

Como última recomendación se presenta una Matriz Legal (Anexo 8) cuya aplicación busca asegurar el cumplimiento de normas en gestión ambiental y gestión en seguridad y salud en el trabajo, al igual se siguiere implementar un procedimiento de formación, participación y toma de conciencia. (Anexo 9) Diagnóstico de Seguridad y Salud en el Trabajo

El Colegio para hijos de empleados de la CGR cuenta con un de Plan de Salud Ocupacional FBS, aprobado en el año 2012 y no se ha realizado actualización. Comité Paritario de Salud Ocupacional, Plan Escolar de Gestión de Riesgo. Se han realizado diferentes actividades en donde participa la comunidad educativa, las cuales son controladas a través de un cronograma que se actualiza anualmente para realizar capacitaciones, conformación de brigadas, exámenes médicos, evaluación de higiene, mantenimiento de la infraestructura, simulacro, inspecciones de la infraestructura y equipos de emergencia, rutas de evacuación, campañas de tránsito, movilidad dentro y fuera de la institución, estadística de accidentalidad y la evaluación de la eficiencia de los mismos.

El objetivo de estos planes es proveer a la comunidad educativa las herramientas necesarias para planear, organizar, dirigir y controlar actividades tendientes a mitigar las consecuencias de un evento súbito que pueda poner en peligro la estabilidad de la institución. A través de las entrevistas su detectó que la comunidad educativa está comprometida con el sistema de seguridad y salud en el trabajo; permitiendo el desarrollo de la matriz de identificación de riesgos y peligros (Anexo 10) la cual se realizó bajo la matriz de riesgo de la ARL Sura que es la empresa prestadora del servicio de riesgos laborales del Fondo de Bienestar Social de la CGR (ARL SURA, 2014), a través de la cual se detectaron 26 riesgos valorados de la siguiente

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manera: riesgo bajo 2, riesgo medio 18 y riesgo alto 6. A continuación se presentan los riesgos más significativos.

Tabla 3. Riesgos más significativos en la Institución AREA

PROCESO

RIESGO

Toda la Institución

Gestión Académica, Administrativa, Físico (Ruido) Comunidad y Directiva

Enfermería y Aseo

Gestión Administrativa

Toda la Institución

Gestión Académica, Administrativa, Natural Comunidad y Directiva

Terremoto, sismo, inundación

Alto

Toda la Institución

Gestión Académica, Administrativa, Locativos Comunidad y Directiva

Escaleras, pisos en mal estado

Alto

Falta orden y aseo en el almacenamiento de elementos

Alto

en Trabajo de Mantenimiento de la Institución

Alto

de

Gestión Administrativa

VALORACION

Actividades de Formación Estudiantes y personal docente

Alto

Biológico Lesiones con objetos corto (objetos corto punzantes (agujas, tijeras punzantes) utilizadas servicio de enfermería)

Alto

Administrativa, Gestión Educativa, Académico, Cafetería, Locativos Administrativa.

Aseo y Enfermería Servicio Mantenimiento

FUENTE

Trabajo Alturas

Una vez realizada la identificación de riesgos hacemos referencia de los más significativos: El ruido (Riesgo Físico) generado por la acumulación de ondas sonoras debido a las jornadas académicas que puede ocasionar cefalea, migraña, estrés, enfermedades auditivas, desgaste de la voz, dificultad de comunicación. Las lesiones con objetos corto punzantes (Riesgo Biológico) producidos por cortaduras con agujas y tijeras utilizadas en el servicio de enfermería que genera infecciones y virus. Inundaciones (Riesgo Natural) generadas por las lluvias en épocas de invierno debido al mal estado de la red de alcantarillado de la institución lo que puede ocasionar daños locativos a la infraestructura. Pisos y escaleras en mal estado, falta de orden y aseo (Riesgo Locativo) que ocasionan lesiones, caídas y golpes. Riesgo de trabajo en alturas por actividades de mantenimiento, a pesar de ser rutinario en el Colegio no existe un programa para desarrollar este trabajo.

Tabla 4. Plan de Acción SYSO

RIESGO

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

COMO -

INDICADOR

Realizar

médicos

y

Académica,

FECHA PROPUESTA DE SEGUIMIENTO

RESPONSABLE

FECHA PROPUESTA DE COMPROMISO

Primer

Gestión Directiva

Segundo

- Administrativa

2014

Gestión Directiva

Segundo

- Administrativa

2014

exámenes audiometría Directiva,

Administrativa

y

Financiera.

-

Físico (Ruido)

Campañas, exámenes,

Campañas

de

Nº

de

sensibilización formativas

capacitaciones

con

realizadas / Nº de

la

estudiantes

y

docentes acerca del manejo

capacitaciones

y autocontrol, elementos

planeadas

que

realizar *100

favorecerán

el

a

volumen adecuado de los

capacitación

procesos

académicos

y

formativos.

semestre

2014

semestre

Nº de exámenes realizadas/ Cumplir con el Nº

- Realizar capacitación con

de

exámenes

los docentes para el manejo

planeadas *100

de la voz y comunicación asertiva en el aula para no entorpecer las actividades administrativas

y

de

dirección.

- Programa de medicina Biológico

laboral

(objetos

Campañas

corto

manejo de residuos

punzante)

de

- Programa de vacunación.

-

Plan

de

residuos - Capacitación

manejo

de

Realizar Actividades planeadas

100%

Primer 2014

semestre

semestre

48 - Capacitar al personal docente

y

partes

interesadas con relación al plan de emergencias, plan

Natural

Plan de emergencia,

de evacuación, brigadas de

Plan de Evacuación,

emergencia, reglamento de

Realizar

Brigadas

evacuación. Con el fin de

Actividades

Emergencia,

facilitar el despliegue de

planeadas

Simulacro

los

de

controles

100%

Gestión Directiva

Segundo

- Administrativa

2014

Gestión Directiva

Segundo

- Administrativa

2014

Gestión Directiva

Segundo

- Administrativa

2014

Gestión Directiva

Segundo

- Administrativa

2014

semestre

y

lineamientos que se tienen para

prevenir

y actuar

correctivamente ante tal emergencia, Simulacro.

Nº

Locativos

*Programa

de

mantenimiento

-

Mantenimiento

de

escaleras y colocación de cinta antideslizante

de

mantenimiento realizados /

Nº

de mantenimiento planeados

Primer

semestre

2014

semestre

a

realizar *100

Locativos

Programa de orden y

- Campañas de orden y

aseo

aseo

Programa

de

Trabajo en

protección

Alturas

caídas para trabajos en alturas

contra

Realizar

100%

Actividades planeadas

Primer

semestre

2014

semestre

*Capacitación de trabajo en alturas, elementos de protección contra caídas, permiso

de

alturas,

inspección

equipos.

trabajo

en de

Realizar 100% capacitaciones planeadas

Primer 2014

semestre

semestre

En el plan de acción de SYSO (Anexo 11) se proponen actividades como: capacitación con los docentes para el manejo de la voz y comunicación asertiva en el aula, exámenes médicos y audiometrías, campañas de sensibilización, programa de medicina laboral, programas de vacunación, plan manejo de residuos biológico, campañas de orden y aseo, capacitación de trabajo en alturas, entre otras.

Así mismo, se realizó para el colegio el programa de Protección contra caídas de trabajo en alturas (Anexo 12), y los formatos requeridos para realizar esta actividad que son: Permiso de trabajo (Anexo 13), Inspección de eslinga y arnés (Anexo 14), Hoja de vida de eslinga (Anexo 15) y Hoja de vida de arnés (Anexo 16) todo de acuerdo con lo establecido en la Resolución 1409/2012 Reglamento técnico de protección y prevención contra caídas.

Figura 9. Ruta de Evacuación

Figura 10. Inspecciones de Extintores

Fuente: Autores del trabajo

50

Figura 11: Campañas de Tránsito dentro de la Institución y Señalización

Fuente: Autores del trabajo

Figura 12: Riesgo Locativo

Figura 13: Riesgo Locativo

Fuente: Autores del trabajo

51

Figura 14: Riesgo Físico (Ruido)

Fuente: Autores del trabajo

5. CONCLUSIONES

Se desarrolló una planificación operativa enfocada a reducir, mitigar o eliminar los riesgos e impactos más significativos del Colegio para hijos de empleados de la CGR la cual se despliega para su aplicación a través de planes de acción.

Teniendo en cuenta los objetivos específicos propuestos para el desarrollo del presente trabajo, podemos concluir lo siguiente:

A partir del diagnóstico del estado actual del sistema integrado de gestión SICME, el Colegio para hijos de empleados de la CGR no ha desarrollado actividades tendientes a integrar dentro de su sistema de gestión, lineamientos fundamentales que le permitan describir e identificar sus peligros y riesgos y los aspectos e impactos ambientales.

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Para integrar los propósitos de la institución educativa con lo encontrado en el diagnóstico, se propone una Política Integral (Anexo 3), la cual surge a partir de la identificación y evaluación de los aspectos e impactos ambientales y de los riesgos y peligros de seguridad y salud en el trabajo.

Con el diagnóstico ambiental realizado se logró identificar que los impactos más significativos son aquellos relacionados con el recurso hídrico (consumo de agua, vertimientos y consumo de energía). Se detectó que las posibles causas por las cuales el impacto más significativo está relacionado con este recurso es la ausencia de programas de educación ambiental enfocados al ahorro de agua y no incluir este programa en el PRAE.

Con las entrevistas y visitas realizadas se logró identificar que los peligros y riesgos más significativos: El ruido (Riesgo Físico) generado por la acumulación de ondas sonoras debido a las jornadas académicas que puede ocasionar cefalea, migraña, estrés, enfermedades auditivas, desgaste de la voz, dificultad de comunicación. Las lesiones con objetos corto punzantes (Riesgo Biológico) producidos por cortaduras con agujas y tijeras utilizadas en el servicio de enfermería que genera infecciones y virus. Inundaciones (Riesgo Natural) generadas por las lluvias en épocas de invierno debido al mal estado de la red de alcantarillado de la institución lo que puede ocasionar daños locativos a la infraestructura. Pisos y escaleras en mal estado, falta de orden y aseo (Riesgo Locativo) que ocasionan lesiones, caídas y golpes. Riesgo de trabajo en alturas por actividades de mantenimiento, a pesar de ser rutinario en el Colegio no existe un programa para desarrollar este trabajo.

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6. RECOMENDACIONES

Una vez realizado el diagnóstico y desarrollado cada uno de los objetivos específicos de este trabajo, se presentan a continuación unas propuestas o recomendaciones que la Institución puede adoptar para el mejoramiento de la gestión.

Teniendo en cuenta que el recurso hídrico es uno de los aspectos más sensibles en la actualidad se sugiere implementar actividades que ayuden a minimizar el impacto que se genera desde el Colegio incluyendo un sub-proyecto en el PRAE como programas de uso eficiente y ahorro del agua y energía y realizar campañas de sensibilización para toda la comunidad educativa.

Se recomienda implementar criterios de selección de proveedores imponiendo como requisito el suministro de productos biodegradables o amigables con el medio ambiente con el fin de disminuir la contaminación de agua por vertimientos.

Se sugiere hacer una actualización cada 3 meses a la matriz Ambiental y según las modificaciones que se encuentren, se recomienda incluir e implementar actividades en el plan de acción propuesto.

Es importante igualmente realizar actualizaciones del Plan de Salud Ocupacional FBS, para reestablecer cambios en la normatividad.

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Se recomienda la implementación del programa de protección contra caídas y los formatos requeridos por la normatividad vigente, es una manera de evitar riesgos en que se pueda ver expuesta la comunidad educativa.

Se recomienda que todas las actividades que se realicen en Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo sean evaluadas para medir la efectividad y la eficacia de cada una de ellas.

Con el propósito de visualizar todos los procesos que existen en la Institución Educativa y pasar de una operación funcional a una gestión por procesos, se sugiere revisar y adoptar el mapa de procesos el cual permitirá el control y seguimiento de las entradas y salidas del sistema a fin de dar cumplimiento en la óptima prestación del servicio.

Se sugiere adoptar una misión, visión y política integral en donde se establece la razón de ser, los compromisos y las metas de la Institución Educativa integrando componentes basados la calidad, seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental. .

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