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1. AUDITORÍA PARA LA EVALUACIÓN DE LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE LA ALCALDÍA DE HATONUEVO PARA EL PERÍODO 2012-2013, LA GUAJIRA MAYO DE 2012

JOYCE ALBERTO QUEZADA DELGADO EDGAR ENRIQUE QUINTERO BLANCO

TRABAJO DE GRADO FINAL

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INDUSTRIAL, HIGIENE Y GESTIÓN AMBIENTAL BOGOTÁ DC, 2013

AUDITORÍA PARA LA EVALUACIÓN DE LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE LA ALCALDÍA DE HATONUEVO PARA EL PERÍODO 2012-2013, LA GUAJIRA MAYO DE 2012

JOYCE ALBERTO QUEZADA DELGADO EDGAR ENRIQUE QUINTERO BLANCO

TRABAJO DE GRADO FINAL

Ingeniero, Álvaro Zerda Ordóñez Director Oscar Andrés Cuervo Asesor Metodológico

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN SEGURIDAD INDUSTRIAL, HIGIENE Y GESTIÓN AMBIENTAL BOGOTÁ DC, 2013

2. CONTENIDO

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PRELIMINARES

INTRODUCCIÓN

CAPÍTULOS

5.1. PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA

5.2. JUSTIFICACIÓN

5.3. OBJETIVOS

5.4. MARCO TEÓRICO

5.4.1 Conceptos Básicos

5.4.2. Marco Legal

5.4.3 Antecedentes

5.5. DISEÑO METODOLÓGICO

5.5.1 Hipótesis

5.5.2 Tipo de Investigación

5.5.3 Población

5.5.4 Variables

5.5.5 Actividades del proceso

5.6. RESULTADOS Y DISCUSIÓN

6. CONCLUSIONES

7. RECOMENDACIONES

8. BIBLIOGRAFÍAS

3. PRELIMINARES

ACEPTACIÓN

NOTA DE ACEPTACIÓN ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________

PRESIDENTE DEL JURADO ______________________________________________________ JURADO ______________________________________________________ JURADO ______________________________________________________

Bogotá DC, Colombia, de 2013

DEDICATORIA

A Dios por permitirnos culminar con ĂŠxito esta etapa de nuestras vidas A nuestros familiares por brindarnos el ĂĄnimo en cada etapa de este proceso A los amigos y docentes que nos aportaron sus conocimientos en la propuesta que hoy presentamos.

AGRADECIMIENTOS

Cuando empezamos a elaborar los agradecimientos para nuestro trabajo, recordamos todos aquellos momentos que pasamos para su realización, es como activar una película en donde vimos todos esos instantes desde que la iniciamos hasta que la culminamos. Es por esta razón, que damos las gracias a Dios por su respaldo, quien hizo las veces de Director de esta película, a cada uno de los docentes de la Uniagraria que fueron los productores para este magnífico trabajo y a nuestras familias por su incondicional apoyo en cada una de las etapas de esta producción.

LISTADO DE TABLAS

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TABLA 1. Manejo de las variables de medición.

TABLA 2. Tabla de Calificación de estándares.

TABLA 3. Cumplimiento y nivel de desempeño de (PSO) SG-SST.

TABLA 4. Distribución interna de personal, Alcaldía de Hatonuevo, La Guajira.

TABLA 5. Distribución interna de personal, contratistas de Alcaldía Municipal.

TABLA 6. Distribución por géneros en Alcaldía Municipal, personal completo.

TABLA 7. Estructura del SG-SST auditado.

TABLA 8. Porcentajes obtenidos en Auditoría Parte I.

TABLA 9. Porcentajes obtenidos en Auditoría Parte II.

TABLA 10. Porcentajes obtenidos en Auditoría para Parte II (Todos los estándares).

TABLA 11. Porcentajes obtenidos en Auditoría Parte III.

TABLA 12. Distribución de puntajes de los Criterios en el SGSST de Alcaldía Municipal de Hatonuevo.

LISTADO DE GRÁFICAS

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GRÁFICA 1. Distribución porcentual de Resultados Parte I

GRÁFICA 2. Distribución porcentual de Resultados Parte II

GRÁFICA 3. Distribución porcentual de Resultados Parte II (Todos los estándares)

GRÁFICA 4. Rendimiento Porcentual de las tres Partes del SG-SST

LISTADO DE ANEXOS

Página

ANEXO A. CRITERIOS DE EVALUACIÓN UTILIZADOS EN EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA VERIFICACIÓN ES ESTÁNDARES MÍNIMOS DEL PSOE).

ANEXO B. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y GENERALIDADES DE LA EMPRESA DESCRITA EN PSOE, 2008.

ANEXO C Y D.PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL PERSONAL DE PLANTA E INDEPENDIENTES Y CONTRATISTA

ANEXO E. IMAGEN 17 y 18. ESCÁNERES DE CAPACITACIONES Y ASESORÍA POR PARTE DE ARL

ANEXO F. ASIGNACION DE RECURSOS Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PSOE

ANEXO G. ANALISIS DE RIESGOS DEL PSOE 2008

ANEXO H. OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS DEL PSOE

ANEXO I. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE ISNSPECCIONES DE ÁREA

ANEXO J. PROGRAMA DE INSPECCIONES Y LISTA DE CHEQUEO PARA OFICINAS

ANEXO K. PLAN DE AUDITORÍA

ANEXO L. OPORTUNIDADES DE MEJORA EN INSTALACIONES

ANEXO M. ESTANDARES DE SEÑALIZACIÓN

RESUMEN

El presente trabajo de grado, tuvo como propósito identificar los elementos presentes en el SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO de la Alcaldía municipal de Hatonuevo, La Guajira, determinando el cumplimiento de los estándares mínimos en relación con la salud ocupacional de sus funcionarios y planta física. Para dar cumplimiento a este objetivo, se planteó una investigación cualitativa y cuantitativa con un diseño descriptivo, realizando una serie de observaciones gracias al trabajo de campo que se pudo realizar, estructurando así una ficha que nos permitió obtener unos valores técnicos de recolección de información y el análisis del contenido, lo cual utilizamos como técnica de análisis. Las muestras obtenidas se lograron gracias al participación activa y a la voluntad de la administración municipal y a la información suministrada por cada uno de los funcionarios pertenecientes a la Alcaldía de Hatonuevo, los cuales manifestaron no conocer una versión actualizada de su SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. Para la presentación de resultados, se consideró el tema como unidad de análisis y la frecuencia para identificar la auditoría y la evaluación de los estándares de calidad del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de la Alcaldía de Hatonuevo, para el período 2012-2013. La importancia de la aparición de la unidad de registro, está de acuerdo a un plan de auditoría que contiene todos los estándares que actualmente necesita un sistema de gestión en seguridad. Por todo lo anterior, y valorando el estado o grado de avance del PSO que se encontró se estableció un plan de mejoras con el fin de obtener y promover una cultura de SSOA en la organización.

4. INTRODUCCIÓN

La salud y el bienestar de la población trabajadora se constituyen en uno de los principales componentes para que una empresa alcance un mayor nivel de competitividad y productividad. De ahí también la importancia de establecer programas dirigidos al cuidado de la salud integral de cada uno de los empleados. La administración Municipal de Hatonuevo, La Guajira, consciente de la relación que existe entre trabajo y salud, ha manifestado su interés de brindarle a sus funcionarios, un ambiente y condiciones profesionales, acorde con lo estipulado por la normatividad colombiana, todo lo anterior en aras que sus funciones y lugares de trabajo, no afecten ni modifiquen el estado de salud de cada uno de ellos y así mantener sus capacidades para trabajar en óptimas condiciones, contribuyendo al desarrollo socioeconómico del municipio. Teniendo en cuenta lo anterior, resulta de gran importancia que la Administración Municipal de Hatonuevo cuente con un SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, que establezca, ejecute y evalúe todas las acciones posibles encaminadas a asegurar el bienestar y calidad de vida de todos sus funcionarios. . El SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, contempla una serie de actividades todas dirigidas a la población trabajadora, y en busca de concientizarlos en que su seguridad y salud son importantes para la empresa, por lo tanto todo plan de acción desarrollado deberá ser evaluado y controlado. En consideración con lo anterior, la administración asume su responsabilidad en buscar y poner en práctica las medidas necesarias que contribuyen a mantener y mejorar los niveles de eficiencia en las tareas de la entidad y brindar a sus trabajadores un medio profesional seguro, para ello se ha elaborado el presente trabajo sobre su sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo tendiente a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores en sus correspondientes ocupaciones y que deben ser desarrolladas en forma multidisciplinaria y constante.

5. CAPÍTULOS 5.1. PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA El municipio de Hatonuevo se encuentra en la franja central del departamento de la Guajira, es un municipio relativamente nuevo, en todas las áreas, administrativas, políticas, vial, etc. Hatonuevo fue designado como municipio en el año 1999 1 , desde entonces ha comenzado sus procesos organizacionales en forma ordenada, es decir, es una alcaldía estructurada en procesos financieros, políticos y administrativos. No obstante, como municipio no han tenido una estructura en salud ocupacional alineada a buenas prácticas Seguridad y Salud Ocupacional, que vista de manera integrada está un poco desalineada al concepto de integridad que cualquier empresa hoy en día debe y desea manejar para que sus procesos estén estandarizados. La entidad objeto no cuenta con un Sistema de Gestión en Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente (SSOA) que le permita lograr el mejoramiento continuo en el área de Salud Ocupacional, con el cual pueda realizar periódicamente seguimiento a las condiciones de trabajo, de salud y de seguridad de la población trabajadora, buscando la eliminación o disminución de los factores de riesgo que afectan el desempeño de los colaboradores dentro de la organización y mida el impacto de las actividades propuestas en el Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud en el Trabajo (SG-SST) Al iniciar este trabajo surgió la necesidad de hacer un diagnóstico integral que determine el estado del Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo; así mismo, establecer un sistema de evaluación y control en el área administrativa con el fin de tomar acciones correctivas y preventivas pertinentes a las actividades desarrolladas. Las administraciones locales en cabeza de sus administrativos desde períodos anteriores no han medido la eficacia de sus procesos en salud ocupacional, no hay constancia a través de las administraciones, en estudios de vigilancia y seguimiento por parte de sus programas de Gestión y Asesorías de su ARL. Es posible que no conozcan lo importante que es tener un SG-SST y hacer seguimiento desde el punto de vista legal y de beneficios a la población trabajadora que es el fundamento y el espíritu de la Salud Ocupacional (Ambiente preventivo y seguro enfocado en trabajo productivo y reduciendo perdidas por Accidente de Trabajo o Enfermedad Laboral (ATEL)). Desde el año 2008 la Alcaldía municipal (a través de sus últimos dos gobiernos) no ha evaluado el desempeño de salud ocupacional, y para este caso, la intención del trabajo va más allá de evaluar un Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud en el Trabajo (SG-SST), a través de lo técnico o de la metodología que será posteriormente propuesta; si no, dejar a través de este informe final un mensaje de sensibilización sobre el estado de la Gestión y que las organizaciones venideras de acuerdo a la legislación y por el bienestar de la población trabajadora den continuidad a los procesos. Y finalmente forma parte de este trabajo ayudar a la calidad del desarrollo organizacional, mejorar el clima de las relaciones laborales y por consiguiente mejoran la atención y el servicio al cliente y el público en general. 1

. 1 .Ortíz F. Página web de la Alcaldía de Hatonuevo http://www.hatonuevo-laguajira.gov.co/index.shtml. Mayo de 2013

En un primer acercamiento se hizo necesario preguntar: ¿Qué tanto son conscientes las organizaciones municipales del impacto a nivel organizacional que genera el tener un SG-SST actualizado, ejecutable, y de calidad a la población laboral y a la organización?

5.2. JUSTIFICACIÓN

La normatividad actual de nuestro país, ayuda a las organizaciones a tener una reglamentación clara, organizada y un buen funcionamiento del Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo. El propósito de toda la normatividad en SG-SST es preservar, mejorar y mantener la salud física, social y mental de los trabajadores con el fin de minimizar los riesgos a los que están expuestos en sus lugares de trabajo. En la Alcaldía de Hatonuevo desconocen las condiciones de salud de los trabajadores y no es desde el gobierno reciente o desde el año 2011 si se desea arbitrariamente designar un período “lógico” de medición, aunque sabemos anualmente y periódicamente debe ser, por ello se hace indispensable la realización y ejecución de una valoración del estado del SG-SST, partiendo que es de obligatorio cumplimiento su reglamentación y funcionamiento de sus comités 2 . Como se mencionó anteriormente, desde el año 2008 este SG-SST no ha sido actualizado y desde entonces solo han realizado una visiometría y visitas a través de la ARL con la que cotizan, pero en la realidad estas actividades no obedecieron a un Programa si no a una buena intención y así queda siendo una información aislada, teniendo en cuenta que no obedecen a un orden sistemático. Las auditorías al SG-SST, son importante para conocer el estado de una organización según cualquier criterio de un Sistema de Gestión. Las auditorías en materia Seguridad Salud Ocupacional y Ambiente (SSOA) permiten a las empresas hacer una evaluación para fortalecer este proceso y a su vez identificar sus evidencias de cumplimiento, desde este punto de vista la visita y observaciones que se realizaron a la alcaldía de Hatonuevo, dejaron una evaluación exacta del desempeño. La auditoría realizada guarda relación con las prioridades que debe establecer la gerencia o administración de la Alcaldía del municipio, la información obtenida les dará el camino a seguir y exigirá a cumplir lo que la normatividad solicita y que este estudio describirá de manera cualitativa y cuantitativa (estándares del Sistema de Garantía de Calidad de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales -SGC SORP-). A través de este cuestionario (Manual de Procedimientos para la Verificación de los Estándares Mínimos del Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo) fue posible evidenciar cada 2

. Ministerio de la Protección Social Resolución 1016/86 y 2013 de 1986. http://www.consejocolombianodeseguridad.org.co/img/contenido/Informe_Visita_Anual_ACH%20COLOMBIA.pdf Pg. 10 y 13

uno de los requisitos, normas, procedimientos y parámetros a nivel documental para el desarrollo de un Programa (Ahora más dinámico: Sistema), básicamente lo que busca por medio de este proceso de auditoría fue encontrar oportunidades de mejora para garantizar puestos de trabajo libre de riesgos (áreas débiles y fortalezas del SG-SST).

5.3. OBJETIVOS

- OBJETIVO GENERAL Determinar el cumplimiento de los Estándares Mínimos de Salud Ocupacional, mediante la implementación de una auditoría al PSO a la Alcaldía Municipal de Hatonuevo, La Guajira valorando el estado o grado de avance del PSO durante el periodo comprendido de los años 2012 al 2013 y establecer mejoras con el fin de obtener y promover una cultura de SSOA en la organización.

- OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar visitas a la cual se aplicará el manual para realizar un diagnóstico integral sobre las condiciones y estado del SG-SST. Analizar el desempeño del Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo al momento de realizar la auditoría. Evaluar la estructura del Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo, determinando indicadores y resultados de cumplimiento. Establecer un sistema de Evaluación y control periódico del Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud en el Trabajo para convertirlo en una herramienta eficiente de búsqueda de evidencias de cumplimiento y lograr el mejoramiento continuo de las condiciones laborales en la Alcaldía Municipal.

5.4 MARCO TEÓRICO 5.4.1 Conceptos Básicos Los Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud en el Trabajo SG-SST son una metodología dinámica de recolección, tratamiento, análisis de información sobre los factores de riesgos laborales, así como el establecimiento de la exposición a la que están sometidos los trabajadores en un área de trabajo. Esta información permite la implementación, desarrollo, orientación de las actividades de prevención y control de dichos factores. Una Auditoría es una recopilación, acumulación y evaluación de evidencia sobre información de una entidad, para determinar e informar el grado de cumplimiento entre la información y los criterios establecidos. También se puede definir como un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas con informes sobre actividades y situaciones que tienen una relación directa con las labores desarrolladas en una entidad pública o privada o en un Proceso como tal. El fin del proceso consiste en determinar el grado de precisión del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso. De esta segunda definición obtendremos algunos puntos que son importantes analizarlos para saber que la Auditoría es un proceso que reúne varias características, que son indispensables para una ejecución completa y correcta. Es un proceso sistemático, esto quiere decir que en toda Auditoría debe existir un conjunto de procedimientos lógicos y organizados que el auditor debe cumplir para la recopilación de la información que necesita para emitir su opinión final. Sin embargo cabe destacar que estos procedimientos varían de acuerdo a las características que reúna cada empresa, pero esto no significa, que el auditor no deba dar cumplimiento a los estándares generales establecidos por la profesión. También en esta definición se indica que la evidencia se obtiene y evalúa de manera objetiva, esto quiere decir que el auditor debe realizar su trabajo con una actitud de independencia neutral frente a su trabajo. La evidencia que debe obtener el auditor consiste en una amplia gama de información y datos que lo puedan ayudar a elaborar su informe final. Esta definición no es estricta en cuanto a la naturaleza de la evidencia que se ha revisado, más bien nos indica que el auditor debe usar su criterio profesional para saber cuál de toda la evidencia que posee es la apropiada para el trabajo que está ejecutando, él debe considerar cualquier elemento o dato que le permita realizar una evaluación objetiva y expresar un dictamen profesional. Los términos y definiciones más comúnmente usadas en esta investigación son:

- SGC-SORP: Sistema de garantía de Calidad de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales. - SG-SST: Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud en el Trabajo - SO: Salud Ocupacional - ESTANDARES: es aquello que sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia. En este caso, serán aquellos requisitos mínimos en búsqueda de la excelencia y mejora continua dentro de una organización institucional. - SSOA: Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente 5.4.2. Marco Legal Nuestra legislación contempla de necesidad y obligatoriedad de implementar los SG-SST y más en mejora de la calidad de vida de los trabajadores estos SG-SST y deben ser evaluados constantemente en pro de la mejora continua. Desde la Ley 9 de 1979 cuando definieron: La integridad de la vida y la salud de los trabajadores constituye una preocupación de interés público, en el que participan el gobierno y los particulares”. De allí en adelante Colombia desarrolló un amplio marco teórico que está dado por lineamientos constitucionales, convenios internacionales de la OIT, normas generales del Código Sustantivo del Trabajo y además por otros lineamientos como: • • • • • •

• • • •

Ley 9/79; por la cual se dictan medidas sanitarias. El título III habla de las disposiciones de la Salud Ocupacional y estas son aplicables a todo lugar y clase de trabajo. Resolución 2400/79; Ministerio de Trabajo, que establece el reglamento general de Seguridad e Higiene Industrial Decreto 614/84; por el que se determinan las bases para la organización y administración de la Salud Ocupacional. Resolución 2013/86; reglamenta la organización y funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial. Ley 100/93, Decretos 1295/94, 1771/94, 1772/94; organizan el Sistema General de Riesgos Profesionales, a fin de fortalecer y promover las condiciones de trabajo y de salud de los trabajadores en los sitios donde laboran. El sistema aplica a todas las empresas y empleadores. Resolución 1016/89; determina la obligatoriedad legal y ejecución permanente de los programas, reglamenta la organización funcionamiento y forma de los Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud en el Trabajo que deben desarrollar los patronos. El Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud en el Trabajo de conformidad con la presente Resolución estará constituido por los siguientes subprogramas: Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo Subprograma de Higiene Industrial Subprograma de Seguridad Industrial Comité Paritario de Salud Ocupacional 16

• Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional. en lo sucesivo se entenderá como el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Este Sistema consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo

5.4.3. Antecedentes Desde que las leyes colombianas estipularon la creación de los SG-SST3 para llevar el control de los programas que deben trabajarse y evaluarse para mejorar las condiciones de la salud de los trabajadores y mejorar su calidad de vida, las empresas han hechos sus esfuerzos en aras de mantener una gestión ordenada y consecuente a los riesgos de sus labores. Algunas no se han mantenido en este ideal pues pueden desconocer cuál es el manejo correcto de la información de un SG-SST o como mantener periódicamente monitoreando los logros y avances de este El antecedente más reciente sobre un PSO en la Alcaldía Municipal fue en el año 2008. Este documento aparece sin firma, no evidencia seguimiento y no hay desarrollo de actividades enfocadas a la salud laboral. En su momento este era el documento que se iba a entregar al Ministerio de trabajo y estaba a cargo de una Alcaldesa encargada. Otros documento de interés encontrados es un estudio de visiometría enfocados a los trabajos de oficina (ARL POSITIVA, 2009) La alcaldía cuenta con afiliación a ARL y desde su establecimiento como Alcaldía municipal administran sus riesgos laborales con ARL POSITIVA. El interés del gobierno de este periodo que recién inició en el año 2012, en cabeza de su Secretario de Gobierno (José Robles) y el Alcalde Municipal (Reiner Curvelo), sobre el tema de la Gestión de la seguridad social y de los riesgos laborales en la alcaldía llevó a la iniciativa de iniciar un proceso de estudio y diagnóstico del estado actual e histórico del cumplimiento y la Gestión en Salud Ocupacional. De ahí surge la iniciativa de la implementación del Manual de Procedimientos para la verificación de los estándares mínimos del Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud en el Trabajo (SG-SST). El problema planteado en este Trabajo de Grado se direccionó hacia el enfoque evolutivo de la salud ocupacional y a sus modelos integrales que actualmente la legislación en Colombia ofrece, y además sobre los beneficios que debe brindan la Gerencia a través del Liderazgo Visible sobre la comunidad trabajadora, sobre su salud y su satisfacción personal al laboral con todos los beneficios que le brinda la salud ocupacional. El prestigio y/o reconocimientos que logran alcanzar los gobernantes debido a su gestión ayudan a afianzar su papel de gestor de estándares de calidad en los trabajos elaborados y en una administración con el recurso humano beneficiado por un buen manejo de sus riesgos asociados a la labor.

Ibid. Pg. 9

5.5. DISEÑO METODOLÓGICO 5.51.Hipótesis En la medida en que las empresas auditen continuamente sus sistemas de Gestión, sus niveles de desempeño serán cada vez más óptimos.

5.5.2. Tipo de Investigación El tipo de investigación es Descriptiva, el propósito de la investigación es observar, documentar y/o medir de acuerdo a una auditoría el desempeño y nivel de desarrollo del PSOE o SG-SST de la Alcaldía Municipal. En el desarrollo de este trabajo, se contó con el Manual de Procedimientos para la verificación de los estándares mínimos del Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud en el Trabajo (SG-SST) del Ministerio de la Protección Social- Dirección General de Riesgos Profesionales, que establece una guía para definir los procedimientos básicos, así como los indicadores, para evaluar la estructura, el proceso y los resultados del SG-SST, en el sistema de Garantía de Calidad de Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales (SGC-SORP), del Sistema de Seguridad Social Integral. Esta metodología planteó unas actividades, que son un proceso de Verificación que para efectos de fácil aplicabilidad al SG-SST de la Alcaldía Municipal se realizará de forma tal que no se salga del espíritu de la Guía de del SGC-SORP, pues la implementación de esta no está actualmente legislada, y su cumplimiento para efectos de este ejercicio es medir evaluar el desempeño en SO de la empresa y ver como a futuro se enfrenta ésta a la legislación. El papel que juega este proyecto o su intención como se menciona en los objetivos de la investigación y en su problema, es comparar la gestión en SO que tiene la organización con respecto a unas pautas, que fácilmente al ser evaluadas contribuirán al mejoramiento continuo en este aspecto laboral tan importante. Cabe aclarar que este Manual o Guía como se menciona en forma constante en este documento, no ha sido aprobado en nuestro país. La vigencia de esta norma que da origen a este Manual implica que las empresas serán objeto de visita por parte de la Dirección Territorial de la Protección Social, ente que verificará si se cumplen los requisitos que se establecen en el Manual de Estándares Mínimos para el SG-SST. De este manual se tomaron los estándares, niveles y criterios y se aplicaron a la empresa. Ver Tabla 1. Manejo de las variables de medición (VARIABLES).

TABLA 1. Manejo de las variables de medición

FASE I. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL NIVEL (Variable) ESTANDAR (Subvariables) Criterios 1. IDENTIFICACIÓN Y GENERALIDADES DE LA EMPRESA-CENTRO DE TRABAJO 2. POLÍTICA DE SALUD OCUPACIONAL 3. COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL-VIGIA 4. RECURSOS

La empresa posee un programa de SG-SST La empresa Define la Política de Salud Ocupacional La empresa conforma un COPASO o designa Vigía La dispone personas, recursos físicos, económicos y tecnológicos necesarios para coordinar y desarrollar el SG-SST

1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 2.1, 2.2, 2.A 3.1, 3.2, 3.3, 3.4 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6, 4.7, 4,8

FASE II DESARROLLO DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL (PROCESO) NIVEL (Variable) ESTANDAR (Subvariables) Criterios 5. DIAGNÓSTICO

6. PLANEACIÓN

7. INTERVENCIÓN

Existe un diagnóstico de las condiciones de trabajo y están definidos los riesgo y los peligros prioritarios Los objetivos y las metas del SG-SST están establecidas con base a las prioridades identificadas, existe un cronograma definido para llevar a cabo las actividades Se formulan las acciones de Higiene Industrial para intervenir los puestos de trabajo de trabajo prioritarios (con grado de riesgo alto) en la fuente o en el medio, y hay mecanismos para garantizar que ellas se realicen Se formulan las acciones sobre los factores de riesgo Ergonómico detectados en los puestos de trabajo prioritarios, ya sea en la fuente o en el medio, y hay mecanismos para garantizar que ellas se realicen. Se formulan las acciones de Seguridad Industrial para intervenir los puestos de trabajo prioritarios (con grado de peligrosidad alto y medio) en la fuente o en el medio, y hay mecanismos para garantizar que ellas se realicen Los trabajadores según su cargo tienen los elementos de protección personal requeridos (EPP) La sede tiene las condiciones sanitarias necesarias Se registra, reporta e investiga los ATEP e incidentes que ocurran Existe un plan de Inspecciones de seguridad industrial y se ejecuta Existe y se ejecuta un plan de mantenimiento de las instalaciones, de los equipos y de las

5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 5.7, 5.8, 5.9, 5.10, 5.11, 5.12 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 6.5

7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.6, 7.7.

7.8, 7.9, 7.10, 7.11, 7.12, 7.13

7.14, 7.15, 7.16, 7.17, 7,18, 7.19

7.20, 7.21, 7.22, 7.23, 7.24. 7.25, 7.26, 7.27, 7.28. 7.29, 7.30, 7.31, 7.32, 7.33, 7.34, 7.35, 7.36, 7.37. 7.38, 7.39, 7.40 7.41, 7.42, 7.43

herramientas de la empresa Se practican EMO (Exámenes médicos ocupacionales) según los requisitos vigentes Se formulan las acciones sobre los factores de riesgo psicosociales detectados en los puestos de trabajo prioritarios y existen mecanismos para garantizar que ellas se realicen Existe un mecanismo básico para hacer seguimiento del comportamiento de la salud de los trabajadores frente a los riesgos prioritarios

7.44, 7.45, 7.46, 7.47, 7.48, 7.49, 7.50, 7.51, 7.52 7.53, 7.54, 7.55

7.56, 7.57, 7.58, 7.59, 7.60.

Se desarrolla un Plan de Emergencia

7.61, 7.62, 7.63, 7.64, 7.65, 7.66, 7.67, 7.68,

Diseño y ejecución de Plan de Capacitación, Inducción, Entrenamiento y comunicación del riesgo

7.69, 7.70, 7.71.

Están definidos principios, procedimientos y prácticas para el cumplimiento de las políticas de responsabilidad social empresarial

7.72, 7.73

FASE III RESULTADOS NIVEL (Variable) 8. SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN

ESTANDAR (Subvariables) La empresa mide, mediante indicadores específicos, la gestión y los resultados del SGSST

Criterios 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5, 8.6, 8.7, 8.8, 8.9, 8.10, 8.11, 8.12

Fuente. Manual de procedimientos para la Verificación de los estándares mínimos del PSOE. Algunos elementos en la Auditoria fueron incluidos debido a actualizaciones legales. Ver 5.6. RESULTADOS Y DISCUSIÓN. Ítems incluidos referenciados con letra cursiva.

El diseño que se siguió para desarrollar el trabajo se fundamenta en el método científico, donde se observó en campo y se respaldó con una lista de chequeo que contiene todos los estándares y criterios para verificar el cumplimiento de los estándares mínimos del SGSST. Ver Tabla 7. Estructura del SG-SST Auditado. El método empleado es deductivo apoyado en el análisis interpretativo de los datos que se recogerán producto de encuestas y visita de campo realizada a la empresa. Para el desarrollo de este trabajo según su enfoque, el trabajo es cuantitativo. Se valoró porcentualmente el cumplimiento del SG-SST por estándar del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA VERIFICACIÓN DE LOS ESTANDARES MINIMOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO y para esto se estableció una tabla de calificaciones con unos criterios cuantitativos de 0 a 5. (Ver tabla 2. Tabla de Calificación).

TABLA 2. Tabla de Calificación de estándares CALIFICACIÓN

No cumple ningún criterio evaluado.

No cumple con la totalidad del criterio evaluado, falta mucha información, no hay evidencias suficientes. Es decir, Se menciona de manera general en los documentos, más no se puede verificar.

Se evidenció la información en el documento pero no se encontraron procedimientos claros que especifiquen aplicabilidad. Existen Registros

5 Cumple con la totalidad de lo requerido: lo declara el documento, tiene los instructivos, programas o procedimientos requeridos y los registros son verificables

(PP)

Es el puntaje ideal. En este caso es 5

(PO)

Obtenido después de auditado

Es el obtenido / puntaje posible

PP (Puntaje Posible), PO (Puntaje Obtenido), % (Porcentaje de Cumplimiento del Requisito o criterio) Fuente. Grupo de Investigación

El manual o Guía de Auditoría está dividido en tres grandes grupos: 1- ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2- DESARROLLO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (PROCESO) 3- RESULTADOS Cada uno de estos se les estableció predeterminadamente un valor total de acuerdo a la importancia dentro de la Gestión en SSOA, que será el valor total de cumplimiento del SG-SST. Posterior se estableció de acuerdo al puntaje obtenido un nivel de criticidad. (Ver Tabla 3. Cumplimiento y Nivel de Desempeño) TABLA 3. Cumplimiento y nivel de desempeño de (PSO) SG-SST

GRUPO O FASE ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL DE LA EMPRESA DESARROLLO DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL (PROCESO) RESULTADO NIVEL DE DESEMPEÑO COLOR BAJO O INACEPTABLE 0-60 ACEPTABLE O MEDIO 61-80 BUENO O ALTO 81-100 Fuente. Grupo de Investigación

Esta parte de la metodología es una mecánica muy utilizada para estratificar los desempeños o calificar los cumplimientos de programas, proveedores, etc. No obedece en específico a ningún método en especial. Solo se hace en esta mecánica para discriminar su desempeño y agregarle no solo cualidades al SG-SST si no un valor que le aporte calificación a su forma de llevar a cabo la Gestión en SSOA, mezcla con los criterios ya definidos de la guía o Manual que solo lo califica

teniendo en cuenta si cumple (C), No cumple (NC), No Aplica (NA) o No se Verificó (NV). (Ver Anexo A. Imagen 1. Hoja de ejemplo de Criterios de evaluación utilizados en el Manual de Procedimientos para la verificación es estándares Mínimos del PSOE). Estos criterios se cambiaron por valores 0, 1, 3, y 5 como se aprecian en la Tabla de calificación (Tabla 2) NOTA: Queda claro que del formato solo se utilizaron los criterios, la calificación sugerida reemplazará las casillas de C, NC, NA NV Las fuentes que se utilizaron para recolectar la información de la empresa Alcaldía Municipal de Hatonuevo fueron: - Fuentes primarias: Personas contacto, directivos y usuarios (Asistentes administrativas, Secretarios de Gobierno, Jefe de Talento Humano, Alcalde Municipal) , así como las inspecciones visuales teniendo una comunicación directa y a través de encuestas y entrevistas. - Fuente secundaria: está relacionada con libros, información en la red, compendios de salud ocupacional y legislación. 5.5.3. Población La Población sobre la que se aplicó la auditoría al PSO fue: TABLA 4. Distribución interna de personal, Alcaldía de Hatonuevo, La Guajira

DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS Despacho del Alcalde Secretaría de Gobierno Secretaría de Educación Secretaría de Rentas y Tesorería Presupuesto y Contabilidad

NUMERO DE PERSONAS 2 (Alcalde/Secretaria. Privada) 1 (Secretaria) 1 (Secretaria) 2 (Secretaria / Asistente) 2 (Jefe de presupuesto y Jefe de Contabilidad)

UBICACIÓN Alcaldía Municipal Oficina 1 Alcaldía Municipal Oficina 2 Alcaldía Municipal Oficina 3 Alcaldía Municipal Oficina 4 Oficina 5

Control Interno

1 (jefe de Control interno)

Secretaría de Salud Secretaría de Planeación e Infraestructura

1 (Secretaria)

Alcaldía Municipal Segundo Piso Oficina de Control Alcaldía Municipal Oficina 5

1 (Secretaria )

Alcaldía Municipal Oficina 8

Banco de Proyecto Recursos Humanos Inspección de Policía Comisaría de Familia

1(Coordinadora de Casa e la Cultura) 1 (Jefe de Banco de Proyecto) 2 (Jefe de Talento y Asistente) 1(Inspector de Policía) 2 (Comisaria, Trabajadora social)

Oficina de Asesora Jurídica

2 (Asesor jurídico y asistente)

Archivo físico Almacenista UMATA

1 (Asistente de Archivo) 1 (Almacenista) 3 (Coordinador, Veterinario,

Casa de la Cultura Calle 14 Cra. 10 Esquina, Hatonuevo, La Guajira Alcaldía Municipal Oficina 3 Alcaldía Municipal Oficina P- 1 Antiguo Hospital Antiguo Hospital Alcaldía Municipal Segundo Piso Oficina Jurídica Oficina 6 Alcaldía Municipal Oficina Patio 3 Alcaldía Municipal Oficina Patio 1 Antiguo Hospital

Coordinador de Cultura

técnico) DEPENDENCIAS OPERATIVAS Y DE SERVICIOS

NUMERO DE PERSONAS

Aseo (Oficios varios)

UBICACIÓN Alcaldía Municipal (Oficina de materiales) Alcaldía Municipal (Accesos) Variable Variable

2 Aseadoras

Vigilancia Seguridad Personal Transporte de personal

3 Vigilantes 2 Escoletas 2 Conductores Fuente. Alcaldía de Hatonuevo, 2013

TABLA 5. Distribución interna de personal, contratistas de Alcaldía Municipal

DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS Asesor a los procesos de contratación Despacho del Alcalde Secretaría de Gobierno Secretaría de Educación Secretaría de Salud Secretaría de Planeación e Infraestructura Recaudo

NUMERO DE PERSONAS 3 (Asesor, Auxiliar, Asistente)

Alcaldía Municipal Oficina P-4

1 (Protocolo) 1 (Asistente) 2 (Asistente/ Asesor) 4 (Asistente, Asesor, Aseguramiento, Programa de Atención al usuario )

Alcaldía Municipal Oficina 1 Alcaldía Municipal Oficina 2 Alcaldía Municipal Oficina 3

4 (Asistente, 3 supervisores de obra)

Alcaldía Municipal Oficina 8

Atención al Adulto Mayor

1 1 (Asistente de Jefe de Banco de Proyecto) 1 2 (Psicóloga, Secretaria) 1 3 (Coordinación Familias en Acción, Coord. Wayuu, Asistente) 1 (Coordinadora)

Aseadoras (Oficios varios)

SISBEN Mensajería

1 (Jefe de Oficina) 1 Mensajero

Prensa

1 Jefe de prensa

Fortalecimiento institucional

1 Jefe de Fortalecimiento Institucional

Banco de Proyecto Oficina De Sistemas Comisaria de Familia Recepcionista Familias en Acción

UBICACIÓN

Alcaldía Municipal Oficina 5

Alcaldía Municipal Oficina 3 Alcaldía Municipal Oficina 7 Antiguo Hospital Recepción Oficina externa de Familias en Acción Oficina del Adulto Mayor Alcaldía Municipal (Oficina de materiales) Alcaldía Municipal Oficina P-3 Alcaldía Municipal Alcaldía Municipal Oficina de prensa Segundo piso Oficina 9 Alcaldía Municipal Oficina 10

Fuente. Alcaldía de Hatonuevo, 2013

TABLA 6. Distribución por géneros en Alcaldía Municipal, personal completo

AREA

HOMBRES

MUJERES

ADMINISTRATIVA 15 18 CONTRATISTAS 12 20 TOTAL 37 38 Fuente. Alcaldía de Hatonuevo, 2013

TOTAL 33 32 65

5.5.4 Variables. Las variables que se medirán serán las incluidas en el Manual de Procedimientos y corresponden a cada una de las partes o niveles verificables en la auditoría, cada uno con sus estándares y sus criterios de valoración. (Ver Tabla 1. Manejo de las variables de medición) 5.5.5 Actividades del Proceso. Para que toda la información se levantara se hizo de la siguiente manera: 1. El grupo investigador manifestó su interés por conocer el manejo o gestión de SSOA de la organización objetivo de acuerdo a la iniciativa del Secretario de Gobierno y Alcalde de la Alcaldía Municipal, de allí se solicitaron los documentos en formato físico pertinentes (PSOE). 2. Planeación de visita a la Organización para concretar la auditoría y las intenciones y conocer las apreciaciones del (los) responsable (s) de la Salud Ocupacional de la Alcaldía. 3. Definición del equipo responsable de Verificación. Se definió la fecha de visita. (2 de mayo de 2013). 4. Preparación de los Instrumentos requeridos. Diseño del Programa de auditoria de acuerdo al criterio de evaluación, Tener Manual de procedimientos para la Verificación de los estándares mínimos del SG-SST. (Mayo 2-4 de 2013). 5. Ejecución de la (s) visita (s) de verificación. Para ello se presenta ante el gerente de la empresa (Alcalde Municipal o Gerente responsable/encargado). Reunión de Apertura, para explicar los objetivos de la visita, actividades a desarrollar, solicitud de acompañamiento. (21 de mayo de 2013). 6. Obtención de la información.- se obtiene la información necesaria para hacer la evaluación, para lo cual ejecutan procedimientos específicos de auditoría a que haya lugar; inspección de áreas, revisión de documentos, entrevistas con responsables, observación de los procesos, verificación y confrontación de datos, etc. En la medida en que se obtiene la información correspondiente, el equipo se registraron los hallazgos en el formato de verificación. En el proceso de verificación los investigadores se manejó la información de acuerdo a los códigos de ética y respeto de las normas de conducta que fueron aplicadas, entre ellas el estar permanentemente acompañados por funcionarios asignados por el Señor Secretario de Gobierno (José Robles) y los designados por el Jefe de Talento Humano y (Edwin Núñez) y el Representante Legal, el Señor Alcalde Reiner Palmezano . (21 de mayo de 2013). 7. Terminación del proceso y cierre de la visita. Una vez terminados los procesos de

obtención de la información se hizo la reunión de cierre de la visita, con la presencia del responsable del proceso por la empresa. Allí se reportan los hechos, que respecto al desarrollo del proceso ameriten ser señalados; dificultades, demoras, etc. (24 de mayo de 2013). 8. Informe de procedimiento de verificación- será el Informe del TRABAJO FINAL DE GRADO. Aquí estarán consignada las recomendaciones por cada uno de los criterios observados y verificados. 5.6 RESULTADOS Y DISCUSIÓN TABLA 7. Estructura del SG-SST auditado

COD

ESTRUCTURA DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL DE LA EMPRESA 1. IDENTIFICACIÓN Y GENERALIDADES DE LA EMPRESA – CENTRO DE TRABAJO Estándar: La empresa tiene un programa de salud ocupacional SG-SST PP: Puntaje Posible……PO: Puntaje Obtenido….%C: Porcentaje de Cumplimiento PP PO % C CRITERIO OBSERVACIONES

1.1

Hay un Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud en el Trabajo (SG-SST), escrito, vigente para el año y firmado por el Representante Legal de la organización y por el responsable del propio Programa.

1.2

El documento tiene la siguiente información de la empresa: razón social, NIT, dirección, teléfono y ciudad, Representante Legal, sucursales y número de empleados, actividad económica principal y clases de riesgos por cada sede.

1.3

Todos los trabajadores, dependientes e independientes, están afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Sistema General de Pensiones. Además, todos los dependientes y los independientes que voluntariamente y por escrito lo decidan, están afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales.

1.4

La empresa paga, regularmente, los aportes a los sistemas de seguridad social.

Existe un PSOE pero no está vigente para el año 2013, Igualmente no tiene la firma de su Representante Legal como es debido y no existe responsable del Programa. El PSOE desde esa fecha no ha sido actualizado. Por ello no hay firma de representante Legal y responsable del propio Programa. (Cambiaron de sede y era necesario debido a esto recibir algunas actualizaciones. El documento necesita actualizarse, pero el contenido contiene varios de los criterios sugeridos, por ejemplo (Actividad Económica, No de trabajadores, materiales e insumos, entre otros) Ver Anexo B. Imagen 2 y 3. Las clases de riesgos no están especificadas por cada sede.

100

Todos los trabajadores directos a la Alcaldía se encuentran afiliados al SRL (Antes SGSS). Igualmente los independientes. Ver Anexo C. Último Pago SGRL. Imágenes 4 a 16

100

Los soportes fueron revisados en la red y los mantiene físicos. Sobre sus trabajadores directos el 100% están afiliados

1.5

1.6

Si la empresa se clasifica en el grupo de las denominadas de “Alto Riesgo”, aporta al Sistema General de Pensiones el mayor valor de los trabajadores expuestos a los factores de riesgo que originan la denominación del alto riesgo.

Si para la empresa laboran personas vinculadas con contratistas y/o con subcontratistas hay un procedimiento para verificar si ellos, están afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL), (Salud – Régimen Contributivo – Pensiones y Riesgos Laborales), y si los contratistas o subcontratistas pagan los aportes respectivos. Dicho procedimiento estipula las medidas que aplica la empresa en caso de que estos incumplan las obligaciones referidas.

NO APLICA

Se hace verificación de los pagos de afiliación al sistema al momento de hacer consignar los pagos por servicios facturados. No existe un documento escrito para ello a manera de procedimiento, pero aparece como un condicionante de pago en el contrato. 5

El procedimiento al que hace alusión en el

1.7 criterio anterior, se ejecuta según lo

estipulado en el mismo.

La Alcaldía municipal debe asegurar que todos hagan sus pagos y estipular las medidas en caso de no cumplir con las obligaciones requeridas. Anexos de contratistas e independientes que hacen sus aportes. Anexo D . Ver Imágenes 4 a 16 No hay procedimiento, en el contrato está el requisito de los aportes a seguridad social. Pero quienes realizan trabajos como contratistas realizan sus aportes y cumplen con el requisito a través de las exigencias del contrato.

TOTAL 1. IDENTIFICACIÓN Y 30 16 53,33 GENERALIDADES DE LA EMPRESA – CENTRO DE TRABAJO 2. POLÍTICA DE SALUD OCUPACIONAL (POLÍTICA SSOA) Estándar: La empresa definió la Política de Salud Ocupacional COD PP PO % C CRITERIO

2.1

En el SG-SST está definida la política de la Salud Ocupacional de la Organización. La Política expresa el compromiso de la alta dirección; compromete a todos los niveles de la empresa y define las líneas de acción de la salud ocupacional.

OBSERVACIONES

La política está definida y declara los esfuerzos en favor de la Promoción de la calidad de vida laboral, la prevención de enfermedades ocupacional, la prevención de los accidentes y daños a la propiedad e impacto socio- ambiental. Declara el compromiso con el cumplimiento de la legislación Colombiana Declara además que se a dar respaldo económico para el desarrollo del PSOE. Promoción de

la participación activa del COPASO.

La política esta aplicada y se hizo difusión de

2.2 ella entre los trabajadores.

Otras políticas aplican para el manejo de la salud ocupación al en la empresa

No describe la naturaleza de la institución. No tiene la firma del actual gerente o Representante Legal. No se declara el compromiso con el mantenimiento de altos estándares en salud ocupacional y Ambiente y mejoramiento continúo. No hay difusión. La política no se ha publicado, por ende no se ha comunicado al personal. Tiene una política de Calidad Publicada. Solo la conocen 2 personas del Departamento Administrativo. Manejan Responsabilidad Social a través de las labores de la Gestora Social, pero al no tener un Sistema Integrado estas no se cohesionan. No tiene política de No fumadores. La empresa además, debe contar con una política sobre promoción y prevención de la salud para prevenir adicciones como el cigarrillo, Alcohol y drogas.

TOTAL 2. POLITICA DE SALUD 15 4 26,667 OCUPACIONAL (POLÍTICA SSOA) 3. COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL (COPASO) – VIGIA OCUPACIONAL ESTANDAR: La Empresa conformó un Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO) o designó un vigía ocupacional según las normas. COD PP PO % C CRITERIO OBSERVACIONES 3.1

Si la empresa tiene menos de diez (10) trabajadores, designó un vigía ocupacional, le asignó el tiempo necesario y el registro está vigente.

3.2

Si la empresa tiene diez (10) o más trabajadores está constituido el COPASO, le asignó tiempo a los integrantes para cumplir sus funciones y el registro de la conformación. (Acta de Constitución)

La alcaldía recibió visita de Gestor de ARL POSITIVA y realizó capacitación de SGR y COPASO. Y otra asesoría de Conformación del COPASO e Investigación de Incidentes (16 DE MARZO DE 2013). Ver ANEXO E. Imagen 17 y 18.

3.3

Si la empresa tiene diez (10) o más trabajadores el COPASO está compuesto por un número igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus suplentes, y el número de integrantes corresponde a lo dispuesto en la Resolución 2013/86 o en la norma que lo adicione, modifique o sustituya, según la cantidad de

No hay Comité conformado.

NO APLICA

trabajadores.

Se realizan reuniones periódicas

5 0 0 No se realizan reuniones aún. 3.4 (mensualmente) TOTAL 3. COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL (COPASO) – VIGIA 15 0 0 OCUPACIONAL 4. RECURSOS Estándar: la empresa dispone de las personas, y de los recursos físicos, económicos y tecnológicos necesarios para coordinar y desarrollar el Programa de Salud Ocupacional COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

La alta dirección designó un responsable del SG-SST, quien tiene funciones específicas y tiempo definido para cumplir tal tarea. Dicho responsable depende directamente de la alta dirección.

Si la empresa tiene cincuenta (50) trabajadores o menos, el responsable del SGSST, es una persona que como mínimo acredita un título de Técnico en Salud Ocupacional (Criterio de equipo auditor y de acuerdo al riesgo de la organización). Si la empresa tiene entre cincuenta y uno (51) y ciento cincuenta (150) trabajadores, el responsable del SG-SST es una persona que acredita formación mínimo como técnico o tecnólogo con experiencia de 1 año en salud ocupacional o en alguna de sus áreas (Criterio de equipo auditor y de acuerdo al riesgo de la organización). Si la empresa tiene más de 150 trabajadores el responsable del SG-SST es una persona que acredita por lo mínimo formación profesional básica de pregrado o de postgrado Salud Ocupacional o en alguna de sus áreas. (Criterio de equipo auditor y de acuerdo al riesgo de la organización). Si la empresa tiene ciento cincuenta (150) trabajadores o menos en el capítulo de recursos del SG-SST, se establece la partida de gastos necesarios para ejecutar las actividades del año, según los objetivos y las metas prioritarias.

Si existe un responsable aunque está provisionalmente. Depende directamente de la Alta Gerencia, lo dejaron confirmado a través del Secretario de Gobierno y el Alcalde del período. No tiene un manual de funciones específicas por escrito para realizar las funciones

La persona encargada es provisional. No cuenta con esa capacitación específica. Trabaja bajo la asesoría de un gestor de la ARL POSITIVA.

NO APLICA

Tiene asignado rubro para invertir en el SG-SST. Pero no han creado un cronograma para ajustar los recursos.

4.6

Si la empresa tiene más de ciento cincuenta (150) trabajadores hay un presupuesto específico organizado por capítulos de acuerdo con los riesgos, para ejecutar las actividades del año, según los objetivos y las metas prioritarias.

4.7

Hay un procedimiento escrito para garantizar con recursos propios o contratados, la disponibilidad de las áreas y de los equipos necesarios para desarrollar el SG-SST.

4.8

Están definidos los criterios para la selección de la ARL a la cual afiliarse y para evaluar su asistencia técnica y asesoría.

NO APLICA

Hay documentos de asignación de Recursos para implementar el Sistema. El PSO contempla que la Alcaldía municipal aportará los recursos financieros para suministrar los demás recursos necesarios.(PSO 2008) 5

No hay un procedimiento escrito para garantizar los recursos pero el PSO. Existe un Cronograma de 2008 y el PSO confirma que la Alta Gerencia entregará los recursos para ejecutar las actividades. El documento está desactualizado. Anexo F Imagen 19 y 20. No están definidos. Viene trabajando con POSITIVA desde periodos anteriores.

TOTAL 4. RECURSOS 25 6 24 II. DESARROLLO DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL (PROCESO). (Convenciones C- cumple; NC – no cumple; NA- no aplica; NV – No se verificó) 5. DIAGNÓSTICO ESTÁNDAR: Hay un diagnóstico de las condiciones de trabajo y están definidos los riesgos y los peligros prioritarios. COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES

5.1

En el texto del SG-SST se identifican las máquinas y equipos que se utilizan, así como las materias primas, insumos, productos finales e intermedios, subproductos y material de desechos. (Para todos los casos se identifican los elementos o las condiciones cancerígenas o las sustancias altamente tóxicas).

Existen áreas disponibles para almacenamiento, salas para capacitaciones y reuniones. Existe un Almacén pero no trabaja de acuerdo a los estándares de almacenamiento (NTC dependiendo de la clasificación 3966, 2880, 2801, entre otras) y además dejar estandarizada de acuerdo a la matriz de compatibilidad Ley 55 de 1993, aprueba el Convenio 170, y la recomendación 177 de la OIT sobre la seguridad en la utilización de los productos químicos en el trabajo. El Convenio exige

clasificar las sustancias según sus peligros, etiquetar y marcar adecuadamente los productos. Pueden utilizar cualquier sistema etiquetado NFPA o UN (Decreto 1609 de 2002) y mantener una hoja de seguridad de sustancias para describir los riesgos de un material peligroso y tener la información de cómo se debe manipular, utilizar y almacenar el material con seguridad, que se elabora de acuerdo con lo estipulado en la Norma Técnica Colombiana preparada (NTC 4435). Igualmente aplica la señalización a los sitios definidos para el almacenamiento de productos químicos tales como bodegas, herramenterías y estantes de uso exclusivo para tal fin que estén dentro de las instalaciones. Son pocos las sustancias químicas pero no están adecuadamente almacenadas. Imagen 21, 22 y 23. No existe un listado actualizado de equipos, máquinas, insumos, etc. En el PSO el panorama de riesgos describe su metodología de desarrollo, pero no en base a cual modelo (OHSAS, Bhp, GTC).

5.2

En el texto del SG-SST esta descrito el método para identificar los peligros, para evaluar los riesgos laborales y para definir prioridades.

Existen unas Matrices de Riesgos. Pero están desactualizadas pues el análisis está realizado para las sedes en la que la Alcaldía, La UMATA y la Comisaría de Familia estaban laborando hasta el año anterior. 5

En estos momentos funcionan en sitios nuevos y es necesario incluir a la casa de la Cultura que pertenece a la Alcaldía y es una sede nueva también. Los panoramas e riesgos o matrices de evaluación de riesgos que están consignadas en el PSO no expresan como la organización debe asegurar que los resultados de las valoraciones se consideran cuando se toman controles. No se aplica

Jerarquía de controles para intervenir los riesgos evaluados. Las prioridades están definidas con base al Grado de Peligrosidad y repercusión pero no hay seguimiento a las acciones sugeridas. Las matrices están elaboradas con base a la sede anterior y faltan funciones por ser evaluadas como Recepcionista, Mensajero, Alcalde. Ver Anexo G. Ver imagen 24 a 33 No identifican si son trabajos rutinarios o no. Y teniendo en cuenta que la población de trabajadores aumentó respecto al año 2008 los valores de evaluación del riesgo cambia (número de expuestos) y los resultados ya no son aplicables a esta población trabajadora año 2013.

5.3

El método para identificar y evaluar los riesgos y peligros incluye como mínimo para el trabajador rutinario o no, y para cada puesto: los factores de riesgo, el número de trabajadores expuestos, los tiempos de exposición, las consecuencias de ellas, el grado de riesgo, y el grado de peligrosidad y los controles existentes y los que se requiere implantar.

5.4

Hay un procedimiento escrito para que los trabajadores reporten las condiciones de trabajo peligrosas, que se aplica como parte del proceso para elaborar el diagnostico.

Están definidos los riesgos prioritarios

5.5 relacionados con las condiciones de trabajo.

No tienen establecidos y tampoco se mantiene procedimientos para la continua identificación de peligros, aspectos ambientales, valoración de riesgos y determinación de controles de riesgos e impactos los cuales deben incluir actividades rutinarias y no rutinarias, de todo el personal que tenga acceso al sitio de trabajo, instalaciones en el sitio de trabajo provistas por la organización y por terceros. Se hacen reportes al responsable de talento Humano. El recibe y pasa a Secretaría de Gobierno. Realmente es por eventualidades y el personal no tiene manera a través de un sistema formal o de formatos para hacer reporte de CAS (Condiciones y Actos Subestándar en sus áreas de trabajo). No están priorizados

5.6

Si se emplean materiales o sustancias cancerígenas o altamente tóxicas reconocidas como tal o se trabaja en condiciones de exposición al riesgo de que los trabajadores padezcan un cáncer, estas condiciones o sustancias son catalogadas como un riesgo prioritario.

El encargado de almacén desconoce los riesgos de las sustancias químicas. No poseen un sistema para conocer las características de las mismas (MSDS u Hoja de datos de seguridad de los materiales). Los elementos encontrados en almacén son repuestos de tintas, tonners, elementos de aseo básicamente. Pero no están tienen para el manejo y control de sustancias químicas una carpeta de inventario de sustancias y sus MSDS para conocer los riesgos de las sustancias (NTC 4435). Y así conocer sus propiedades, manejo, disposición final, almacenamiento, etc.

5.7

El diagnostico se actualiza, como mínimo una (1) vez al año y al hacerlo se tienen en cuenta los cambios en: condiciones de trabajo, actividad económica, procesos, maquinaria en la sede, etc.

No existe actualización desde el 2008 fecha de elaboración del documento.

TOTAL 5 Diagnóstico de las condiciones 35 2 5,71 de trabajo, Riesgos y Peligros prioritarios. ESTANDAR: Hay un diagnóstico de las condiciones de salud de los trabajadores y están definidas las prioridades. COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES 5.8

5.9

5.10

Hay como mínimo la siguiente información actualizada, para el último año sobre los trabajadores: edad, sexo, escolaridad, estado civil, estrato socioeconómico, ingresos mensuales. Hay información actualizada para el último años sobre los exámenes médicos (de ingreso, periódicos y de retiro), incapacidades, ausentismo, morbilidad, mortalidad de la población trabajadora con relación con enfermedades común (general y especifica), accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (general y especifica)

Hay un procedimiento para que los trabajadores reporten las condiciones de salud que se aplican como parte del proceso para elaborar el diagnostico.

No se han realizado Encuestas Sociodemográficas. Solo se mantiene las Hojas de Vida actualizadas.

No se realizan Exámenes Médicos Ocupacionales (EMO) de Ingreso ni Egreso. Ni personal de Planta o Subcontratistas. NO hay control sobre ausentismo, tendencias, morbimortalidad, etc.

Todos los reportes son informales. No hay un mecanismo. El secretario de Gobierno y el Jefe de Talento Humano se encargan de recibir las sugerencias y gestionan. Pero ningún procedimiento está siendo ejecutado. El PSO lo menciona pero no lo formaliza.

5.11

Están definidas las prioridades relacionadas con las condiciones de salud de los trabajadores.

5.12

Se establece la relación posible entre condiciones de salud prioritarias y condiciones de trabajo.

El PSO contiene la información sobre los diagnósticos de salud, como deben manejarse. Pero no se mantiene actualizado pues no realizan EMO. El PSO contiene la información sobre los diagnósticos de salud, como deben manejarse. Pero no se mantiene actualizado pues no realizan EMO.

TOTAL 5 Diagnostico de las condiciones de salud de los trabajadores y 25 1 4 prioridades. 6. PLANEACION ESTÁNDAR: Los objetivos y las metas del SG-SST se establecen con base en las prioridades identificadas, y hay un cronograma definido para llevar a cabo las actividades. COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES En el PSO están definidos un objetivo general y cuatro específicos. Están definidos los objetivos del SG-SST y

6.1 son mensurables.

No están definidos en términos de indicadores, ni una medición periódica en valores de disminución por ejemplo, o mantener los índices de frecuencia, entre otros (metas). Ver Anexo H. Imagen 11. Resaltan los objetivos que pretender identificar, evaluar y controlar factores de riesgo, pero no hay medición alguna.

6.3

Las metas a corto plazo (antes de seis 6 meses) se orientan a intervenir riesgos prioritarios

No hay medición

6.4

Para cada objetivo y para cada meta se determinan las acciones pertinentes y lo responsables, y estos datos se reflejan en el cronograma de ejecución de las tareas.

No hay seguimiento

6.5 cronograma y verifican si se cumple.

No hay cronograma actualmente para ser implementado. No hay COPASO Activo

TOTAL 6. Objetivos y Metas del SG-SST

6.2

Los objetivos corresponden a las prioridades definidas para las condiciones de salud y de trabajo.

EL COPASO, o el vigía conocen el

7. INTERVENCIÓN Estándar: Se formulan las acciones de higiene industrial para intervenir los puestos de trabajo prioritarios con grado de riesgo alto en la fuente o en el medio y hay mecanismos para garantizar que ellas se realicen COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES En el texto del SG-SST se definen las

7.1 intervenciones de higiene industrial que se

deben llevar a cabo en los puestos de trabajo

No se realizan mediciones de Riesgos higiénicos desde el año 2011. (En la sede anterior)

prioritarios.

Hay normas preventivas escritas sobre

7.2 higiene industrial, relativas a los puestos de

No existen.

trabajo prioritarios.

Los trabajadores conocen las normas

7.3 preventivas sobre higiene industrial.

Algunos trabajadores entrevistados. Se entrevistaron más de 15 personas y 6 conocen sobre medidas preventivas de higiene y han hecho sugerencias a Talento Humano. Pero las conocen por sus propios estudios no por ser socializadas a través de la organización.

Existe procedimiento pero no se aplica.

No se realizan reportes periódicos.

Hay un procedimiento escrito para verificar si

7.4 los trabajadores cumplen las normas

7.5

7.6

preventivas de higiene industrial. Está escrito procedimiento para revisar si se intervienen los puestos de trabajo prioritarios con las medidas de higiene industrial y los mecanismos de control son eficaces. Se ejecutan según lo establecido en el.

Hay un plan complementario para el control de los riesgos de higiene industrial que incluye entre otras medidas, la rotación de las personas o la disminución de las horas en contacto con el riesgo.

Se hacen mediciones de riesgos higiénicos identificados de acuerdo a la actividad.

7.7

No es posible tener medidas de control debido a la no realización de mediciones de riesgos higiénicos. Por sugerencias se cambian lámparas, y otros elementos relacionados al confort pero son aisladas del procedimiento. Las instalaciones son nuevas, pero aun así hay situaciones de higiene como iluminación bastante deficientes. No fue construida teniendo en cuenta la luminosidad necesaria. No se realizan mediciones de Riesgos higiénicos desde el año 2009. (En la sede anterior). El responsable desconoce cuáles serían las mediciones que deben solicitarse en tal caso

TOTAL 7. Acciones de higiene industrial, 35 2 5,71 intervención de puestos de trabajo prioritarios ESTÁNDAR: Se formulan las acciones sobre los factores de riesgo ergonómicos detectados en los puestos de trabajo prioritarios (con grado de riesgo alto) en la fuente o en el medio, y hay mecanismos para garantizar que ellas se realicen. COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES 7.8

El texto del SG-SST se define las intervenciones de ergonomía que se deben llevar a cabo en los puestos de trabajo prioritarios.

Están definidas pero no aplicadas.

Hay normas preventivas escritas sobre

7.9 ergonomía, relativas a los puestos de trabajos

No existe.

No se encuentra evidencia de Procedimiento.

prioritarios.

7.10

7.11

7.12

7.13

Los trabajadores conocen las normas preventivas sobre ergonomía.

Hay un procedimiento escrito para verificar si los trabajadores cumplen las normas preventivas de ergonomía. Esta escrito el procedimiento para revisar si se intervienen los puestos de trabajos prioritarios con las medidas de ergonomía y si los mecanismos de control son eficaces. El procedimiento para revisar si se intervienen los puestos de trabajos prioritarios con las medidas de ergonomía y si los mecanismos de control son eficaces, se ejecutan según lo establecido en él.

Si existen pero es necesario ajustarlas y ponerlas en práctica en las labores. No las conocen y no se ha sensibilizado sobre el tema a los trabajadores, para que ellos sean capacitados y retroalimentados sobre posturas adecuadas, Pausas Activas, etc.

TOTAL 7. Formulación de acciones sobre factores de riesgo ergonómicos 30 3 10 detectados en los puestos de trabajo prioritarios y seguimiento. ESTÁNDAR: Se formulan las acciones de seguridad industrial para intervenir los puestos de trabajo prioritarios (con grado de peligrosidad alto y medio) en la fuente o en el medio, y hay mecanismos para garantizar que ellas se realicen. COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES 7.14

7.15 7.16

7.17

7.18

7.19

El texto del SG-SST se define las intervenciones de seguridad industrial que se deben llevar a cabo en los puestos de trabajo prioritarios. Hay normas preventivas escritas sobre seguridad industrial, relativas a los puestos de trabajos prioritarios. Los trabajadores conocen las normas preventivas sobre seguridad industrial. Hay un procedimiento escrito para verificar si los trabajadores cumplen las normas preventivas de seguridad industrial Esta escrito el procedimiento para revisar si se intervienen los puestos de trabajo prioritarios con las medidas de seguridad industrial y si los mecanismos de control son eficaces. El procedimiento para revisar si se intervienen los puestos de trabajos prioritarios con las medidas de seguridad industrial y si los mecanismos de control son eficaces, se

Están definidas pero no aplicadas.

Desconocen sobre estas normas. No hay evidencias de sensibilizaciones Existen Formatos de Observación de tareas e Inspecciones de seguridad, pero no se aplican. Existe un procedimiento.

No existe el procedimiento para verificar los mecanismos ni se mide la eficacia de medidas pues no se evalúa o verifica periódicamente.

No se desarrolla esta actividad.

ejecutan según lo establecido en él.

TOTAL 7. Formulación de acciones de 30 3 10 Seguridad Industrial para intervenir los puestos de trabajo prioritarios ESTÁNDAR: Los trabajadores de los puestos que presentan riesgos requieren, complementariamente elementos de protección personal (EPP) Reciben tales elementos. COD

CRITERIO

OBSERVACIONES En ningunos de los panoramas por área se contemplan el uso de los EPP. NO describen los controles en la persona.

7.20

Están identificados los puestos de trabajo que representan riesgos y que requieren complementariamente EPP indispensables.

7.21

Hay un procedimiento escrito para seleccionar los elementos de protección personal que se requieren en la empresa, el cual incluye los criterios técnicos que se deben aplicar para hacer la selección.

No existe

7.22

A cada trabajador que requiere protección complementaria, se le entregan los EPP y se le reponen cuando ello es necesario, gestión de la que se lleva un registro formal.

Se hace reposición, se lleva control en una planilla pero no obedece a un programa y la entrega de EPP (guantes, botas y lentes normalmente) se hace a través de RRHH. No hay fichas técnicas de los EPP. NO existe un proveedor de estos EPP, se adquieren de manera informal.

7.23

Se capacita a los trabajadores sobre el uso de los EPP

No han recibido capacitación.

7.24

Existe un procedimiento para verificar si los trabajadores usan los EPP y el estado de ellos.

No existe

TOTAL 7. EPP 25 1 4 ESTÁNDAR: La sede tiene Las condiciones sanitarias básicas. COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES 7.25

7.26

En la sede hay: suministro permanente de agua, servicios sanitarios, y mecanismos para controlar los vectores y para disponer excertas de basuras. Si la empresa tiene restaurantes y comedores industriales, tiene la licencia sanitaria expedida por la Secretaria de Salud Municipal.

100

El servicio es permanente.

Solo es un punto de café que funciona con sus normas de aseo correspondientes. Área de lavado, Almacenamiento de Alimentos perecederos, Disposición de Residuos, entre otros requisitos, pero no cuentan Con Licencia Sanitaria

7.27

7.28

Hay procedimientos escritos para garantizar los residuos sólidos, líquidos o gaseosos que se producen, se eliminen en forma que no produzcan riesgo a los trabajadores de la comunidad

Los procedimientos escritos para garantizar los residuos sólidos, líquidos o gaseosos que se producen, se eliminen en forma que no produzcan riesgo a los trabajadores de la comunidad según lo dispuesto en ellos.

A través del PGIRS Municipal. No está ligado al sistema de Gestión, pero existe un procedimiento para hacerlo. Pero no es conocido por la organización. No existen reportes de generación y disposición. No se solicitan a la entidad prestadora de servicios de aseo la certificación de disposición final de sus Residuos (incluye el caso de especiales como lámparas, periféricos, entre otros) el programa no contempla el manejo integrado de los residuos en la sede y no hay puntos limpios para separación en la fuente.

TOTAL 7. Condiciones Sanitarias Básicas 20 6 30 ESTÁNDAR: La empresa registra, reporta e investiga las enfermedades profesionales y los incidentes y accidentes que ocurren. COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES Hay procedimiento descrito para reportar dentro de los dos (2) días siguientes a los Existe el procedimiento y así lo 7.29 5 5 100 contempla. eventos o a la detección, o al accidente de trabajo o una enfermedad profesional. El reporte del accidente de trabajo o de la enfermedad profesional que se detectó se 7.30 No se han presentado reportes de ATEL hace en un formulario establecido dentro de los dos (2) días siguientes al evento. Hay un procedimiento escrito para investigar los incidentes y los accidentes de trabajo. En el caso de los accidentes de trabajo o de las enfermedades profesionales mortales, el Existe el procedimiento. Se trabaja 7.31 5 5 100 procedimiento obliga a la alta gerencia sea con el de la ARL. notificada de los resultados de la investigación y asuma la responsabilidad de aplicar las medidas correctivas. La investigación de los accidentes y de los 7.32 incidentes incluyen el análisis de causalidad No se han presentado reportes de ATEL Causas inmediatas y causas básicas

7.33

7.34

Hay un procedimiento escrito para determinar en caso de que se detecte o se diagnostique una enfermedad profesional, las causas básicas de ella y la posibilidad de que se presenten nuevos casos. Como producto de la investigación de los accidentes y de los incidentes así como de las enfermedades profesionales se plantean acciones preventivas y correctivas específicas y se definen para ellas los responsables, los recursos y el cronograma respectivo.

Este procedimiento específico no existe.

No se han presentado reportes de ATEL

Hay un procedimiento escrito para verificar si se ejecutan las acciones preventivas y correctivas que se plantean como resultado 7.35 de la investigación de los accidentes y de los incidentes, y de las enfermedades profesionales. Hay registro estadístico de los incidentes y de los accidentes, así como de las enfermedades 7.36 profesionales que ocurren, y se analizan y difunden las conclusiones derivadas del estudio del mismo. EL COPASO, o el vigía evalúan los reportes de los accidentes y enfermedades, así como 7.37 los resultados de las investigaciones y verifican si se ejecutan las acciones planteadas. TOTAL 7. Registro, Reporte e Investigación de ATEL

No existe procedimiento de seguimiento a Acciones correctivas, solo para seguimiento a inspecciones. Anexo I. Imagen 13 y 14.

No se han presentado reportes de ATEL

No se han presentado reportes de ATEL y el COPASO no está implementado. (Ítem de COPASO ya evaluado) 20

ESTÁNDAR: La empresa tiene y ejecuta un plan de inspecciones de seguridad industrial. COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES

7.38

Hay un plan escrito de inspecciones de seguridad industrial, que incluye la aplicación de listas de chequeo y participación del COPASO en ellas.

No existe Cronograma de Inspecciones. La Alcaldía tiene un contrato con un interventor que realiza todas las correcciones de condiciones que se presenten. No participa el COPASO por las razones antes mencionadas Existen las listas de chequeo y un programa. Ver Anexo I

7.39

Hay un registro de las inspecciones realizadas y de los resultados de las mismas.

No existe.

Existe un listado de seguimiento a acciones de seguimiento a inspecciones, pero no se realizan inspecciones a través del PSOE o SGSST

7.40

Hay un procedimiento para verificar si se ejecutan las acciones preventivas y correctivas que se plantearon luego de las inspecciones de seguridad.

TOTAL 7. Inspecciones de Seguridad 15 0 0 ESTÁNDAR: Hay y se ejecuta plan para mantenimiento de las instalaciones de equipos y de herramientas de las empresas. COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES Hay un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones, de los equipos y de las herramientas. Hay procedimientos detallados para realizar 7.42 operaciones de mantenimiento en áreas o en máquinas críticas. El procedimiento para realizar operaciones de mantenimiento en áreas o en máquinas 7.43 críticas incluye instalar sistemas de bloqueo o etiquetas. TOTAL 7. Mantenimiento de Instalaciones, 7.41

Las actividades de corrección realizadas no forman parte de un plan. El plan no existe No existe. No hay listado, ni evidencias de mantenimientos realizados.

No existe procedimiento.

En los equipos de trabajo, las

Equipos, Herramientas de la empresa

instalaciones y conexiones están realizadas de manera desordenada, pueden ocasionar caídas. Imágenes

38, 39, 40, 41, 42, 43. ESTÁNDAR: A todos los trabajadores se les practican los exámenes médicos ocupacionales, según los requisitos vigentes COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES 7.44

7.45

7.46

7.47

7.48

7.49

7.50

7.51

Están definidas las actividades de medicina del trabajo que se deben llevar a cabo según las prioridades que se identificaron en el diagnóstico de condiciones de salud. Están descritas las pautas según el perfil de riesgo del puesto de trabajo, para practicar exámenes médicos de ingreso periódicos y de retiro, ellas incluyen las obligaciones del médico de notificar al trabajador los resultados del examen. Está diseñado el plan para pruebas específicas (indicadores biológicos) según los riesgos de cada puesto de trabajo., que se deben practicar al trabajador durante los exámenes ocupacionales. Hay una pauta para definir la frecuencia de los exámenes periódicos según el comportamiento de los factores de riesgo, las condiciones de trabajo, el estado de salud del trabajador, las recomendaciones de los sistemas de vigilancia epidemiológica y la legislación vigente. Un médico con formación en medicina del trabajo, en salud ocupacional o en administración de salud ocupacional, y con licencia en salud ocupacional realiza el examen médico ocupacional. En los sitios del país donde no hay médico con ese perfil, uno con registro profesional vigente y que conoce los criterios del SG-SST para practicar exámenes médicos ocupacionales, podrá realizarlos. Hay una norma que establece la historia clínica de los trabajadores está bajo la custodia exclusiva del médico que practica los exámenes ocupacionales o del médico de la empresa y que salvo razones contempladas en la ley, por ningún motivo se puede violar la confidencialidad de ella. Si el diagnostico así lo determina hay un plan de inmunización para los trabajadores que se cumple según lo programado. Hay un procedimiento escrito para realizar la reubicación del trabajador en caso de que no sea posible adecuar el puesto de trabajo a su

No hay Diagnóstico de condiciones de salud y no se realizan actividades de Medicina en el Trabajo, No está diseñado plan de pruebas específicas, periodicidad, No existe un procedimiento para asegurar la custodia de las historias a la entidad realizadora de EMO, NO tiene contrato con una entidad para conocer las condiciones de los trabajadores, ni por prestación de servicios, planta, para EMO, Medicina en el trabajo o seguimiento en PVE, Evaluación y seguimiento a procesos de rehabilitación o Reubicación laboral. (Aunque no tienen reporte de EL)

condición. Hay un procedimiento establecido para coordinar con la EPS con la ARL, y con el 7.52 equipo de rehabilitación profesional, el 5 0 0 reintegro precoz del trabajador con discapacidad. TOTAL 7. (EMO) Exámenes Médicos 45 0 0 ocupacionales ESTÁNDAR: Se formulan las acciones sobre los factores de riesgos psicosociales detectados en los puestos de trabajo prioritarios y hay mecanismos para garantizar que ellas se realicen. COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES Menciona solo un aparte sobre Riesgo Psicosocial, pero no lo En el SG-SST se definen las intervenciones enmarca dentro de la obligatoriedad 7.53 de psicología ocupacional que se deben llevar 5 0 0 de tener un PVE, Creación de Comité a cabo en los puestos de trabajo prioritarios. de Convivencia Laboral, y sus actividades. Hay normas preventivas escritas sobre No existen. Se han dictado charlas 7.54 riesgos psicosociales y manejo del estrés 5 0 0 sobre relaciones interpersonales por laboral. parte del Jefe de Talento Humano. La empresa cuenta con un PVE Psicosocial NO tiene PVE Psicosocial ni Comité de Convivencia Laboral. 7.55 5 0 0 TOTAL 7. Factores de Riesgo Psicosocial

ESTÁNDAR: La empresa tiene un mecanismo básico parar hacer el seguimiento del comportamiento de la salud de los trabajadores frente a los riesgos prioritarios. COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES 7.56

7.57

7.58

7.59

7.60

La empresa tiene un mecanismo básico para hacer el seguimiento del comportamiento de la salud de los trabajadores frente a los riesgos prioritarios y a las condiciones de salud de ellos. Los reportes producto de la información y del análisis al que se refiere el criterio anterior, se hacen llegar a los niveles competentes de la empresa y a la ARL. Hay un procedimiento definido para verificar si se ejecutan las acciones que surgen del estudio de los reportes de seguimiento de la salud de los trabajadores. El COPASO, o el Vigía verifican si se cumplen las acciones que se derivan de los reportes del seguimiento de la salud de los trabajadores. Hay un programa para promover entre los trabajadores estilos de vida saludables, en el programa se estipulan los mecanismos para solicitar a las EPS la participación en la ejecución de ellos.

TOTAL 7. Seguimiento del comportamiento de la salud de los

No existen mecanismos para seguimiento del comportamiento de la salud de los trabajadores a través de PVE, no hay acompañamiento al seguimiento por parte del COPASO, No hay Programa de Medicina Saludable por ejemplo para riesgo cardiovascular, osteomuscular, control de peso, entre otros.

trabajadores frente a los riesgos prioritarios. ESTÁNDAR: La empresa tiene y desarrolla un plan de emergencias COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES 7.61

7.62

7.63

7.64

Están identificados y evaluados los puntos vulnerables de la empresa (análisis de vulnerabilidad). Hay un Plan de Emergencias que incluye los procesos, los simulacros y los recursos necesarios para manejar los riesgos que se identificaron en el análisis de vulnerabilidad, así como los procedimientos generales en caso de accidente. Hay brigadas de emergencia organizadas según las necesidades y el tamaño de la empresa (primeros auxilios, contra incendios, evacuación). Los integrantes de las brigadas reciben la capacitación necesaria para desempeñar su tarea.

No existe el análisis.

Existe un plan de Emergencias pero no aplica a la nueva sede. No es aplicable a estas nuevas instalaciones.

No hay Brigadistas ni personal formado en atención de incidentes de PAUX.

Todos los entrevistados desconocen el sitio posible de Evacuación. Y al ser entrevistados sugería sitios poco probables de ser los indicados para ello. No hay PRE (Plan de Respuesta a Emergencias). Tampoco fue posible encontrar el Plano del Sitio. No existe señalización de Punto de Encuentro, Ruta de Evacuación, Flechas, Demarcación y Extintores (Anexo estándar de señalización de Extintores según normatividad). Solo hay dos gabinetes a los cuales no se les ha hecho inspección desde que se entregó la obra y los extintores están dentro de estos. No hay distribuidos extintores dentro de la instalación. Los dispositivos para activar alarma están activados, no se hace inspección a los mismos. Ver Imagen 44, 45, 46. La Alcaldía está dividida en dos áreas una de ellas no tiene alarmas.

7.65

Las personas de la organización conocen el Plan de emergencias y de Evacuación.

7.66

El Plan de Emergencias incluye planos de las instalaciones que identifican áreas y salidas de emergencia, así como la señalización debida.

7.67

Hay un programa de mantenimiento periódico de los equipos de detección y control de incendios, y el mismo se cumple según lo planteado.

No existe. Y algunos elementos no se encuentran en condiciones estándar.

7.68

Los recursos del Plan de Emergencias están disponibles para todas las jornadas.

No hay lista de distribución de los recursos, cronograma de inspecciones, ni capacitación para su inspección.

TOTAL 7. PRE (Plan de Emergencia) 40 0 20 Desarrollo y Actividades de seguimiento Estándar: La empresa diseña y ejecuta un Plan de Capacitación que incluye la inducción, el entrenamiento y la comunicación del riesgo COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES 7.69

7.70

7.71

Hay un Plan de Capacitación General escrito, que se basa en los riesgos prioritarios. Todos los trabajadores reciben inducción o re inducción según el caso, sobre el SG-SST y sobre los riesgos inherentes a su puesto de trabajo, así como los efectos de ellos y la forma de controlarlos. Se evalúa en forma trimestral, si se cumple las actividades del plan de capacitación, y si con ellas se alcanza la cobertura definida.

La única capacitación de esto no obedece a un cronograma. Es el inicio de las asesorías de parte de la ARL. La inducción que reciben no está enfocada en SSOA, solo en funciones y responsabilidades técnicas No se manejan actividades planeadas, ni indicadores de seguimiento de cobertura y eficacia.

TOTAL 7. Capacitación; Inducción, Entrenamiento y Comunicación del 15 0 0 riesgo ESTÁNDAR: La empresa tiene definido principios, procedimientos y prácticas para el cumplimiento de las políticas de responsabilidad social empresarial. COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES 7.72

7.73

La empresa no vincula personas con menos de dieciocho (18) años de edad.

La empresa tiene definidas pautas para la vinculación de trabajadores en las cuales se exija la no discriminación a las personas que ingresen

100

No existen trabajadores menores de 18 años dentro de la Organización. Manejan una política interna para eso. No se encuentra manera de verificar si existe discriminación. No hay un manual de selección de personal donde se describa cuáles son los criterios en términos de experiencia, competencia y entrenamiento para optar a ser un funcionario de la organización.

La discriminación no se maneja en la entrega de cargo debido a razones sociales, de sexo, creencias, pues se encuentran trabajando personas de Etnia, Wayuu, practicante de diferentes Credos. Es necesario organizar esta información a través de un sistema de Información más fácil. Consultare SA8000.

TOTAL 7. Políticas de Responsabilidad Social Empresarial

No existe listado con estos criterios. Su naturaleza laboral lo mantiene comprometido a estas labores permanentemente, pero no están vinculadas a un SGSST. Si se realizan actividades. Tienen un cronograma. Existe un Departamento de Gestión Social y Responsabilidad Empresarial. Deberían Publicar las Políticas de Responsabilidad Social.

III. RESULTADOS ESTÁNDAR. La empresa mide mediante indicadores específicos, la gestión y los resultados del SG-SST COD CRITERIO PP PO % C OBSERVACIONES 8.1

8.2 8.3 8.4

La empresa mide la progresión de la cobertura, con sistema de control, de los puestos de trabajo con alto riesgo. La empresa mide la progresión de la cobertura, con sistemas de control, de los trabajadores expuestos a alto riesgo. La empresa mide la frecuencia de los accidentes. La empresa mide la severidad de los accidentes.

No se han hecho mediciones. 5

No se hace medición a través de indicadores.

No se han registrado ATEL No se han registrado ATEL

8.5

La empresa mide la letalidad por accidente de trabajo.

No se han registrado ATEL

8.6

La empresa mide el índice de lesión incapacitante.

No se han registrado ATEL

8.7 8.8 8.9 8.10

La empresa mide la incidencia de enfermedad profesional. La empresa mide la prevalencia de enfermedad profesional La empresa mide la incidencia de enfermedad general. La empresa mide la prevalencia de enfermedad general.

No se han registrado ATEL No se han registrado ATEL, tampoco hay PVE para tener conocimiento de Prevalencia e Incidencia No hay medición de la incidencia y la 5 0 0 prevalencia. 5

8.11

La empresa mide el ausentismo general.

100

Se lleva el ausentismo de la empresa y se custodian las incapacidades en las Hojas de Vida de los trabajadores. Lo que no se manejan son planes de manejo para evitar el ausentismo y morbimortalidad.

8.12

La empresa evalúa la calidad de la asistencia técnica que le presta la ARL y difunde sus resultados.

100

Lo está haciendo recientemente

TOTAL 8. Medición con indicadores específicos, la gestión y los resultados del SG-SST

TOTAL DE CRITERIOS EVALUADOS : 124 TOTAL DE PUNTAJES POSIBLES A OBTENER : 540 TOTAL DE PUNTAJE OBTENIDO: 66 TOTAL PORCENTAJE OBTENIDO: 12,22% Nivel de Desempeño: BAJO O INACEPTABLE Las tres secciones del PSO fueron auditadas y a continuación se muestran los resultados en cada una de estas. - RESULTADOS FASE I. La primera fase Evaluada fue la Estructura del SG-SST. Con los siguientes resultados: TABLA 8. Porcentajes obtenidos en Auditoría Parte I

PARTE I. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA 1. IDENTIFICACION Y GENERALIDADES 2. POLÍTICA SSOA 3. COPASO 4. RECURSOS PROMEDIO

PUNTAJE 53,33 26,67 0 24 26

GRÁFICA 1. Distribución porcentual de Resultados Parte I

Los resultados de esta fase quedaron clasificados en Nivel Bajo, los elementos Básicos de la Estructura del SG-SST presentan valores que manifiestan estar muy por debajo de un sistema que es eficaz en la Intención de Prevenir ATEL. En esta fase del Proceso documental las evidencias presentadas están muy desactualizadas y no corresponden a los recursos presentes (Físicos, tecnológicos, infraestructura y humanos), el documento no posee políticas actualizadas, no funciona un COPASO y las asignaciones a las responsabilidades del Departamento SSOA no están definidas claramente.

- RESULTADOS FASE II. Para el caso de la segunda fase sobre el desarrollo del Proceso, los resultados por estándares generales fueron los siguientes: TABLA 9. Porcentajes obtenidos en Auditoría Parte II

PARTE II. DESARROLLO DEL PROCESO PUNTAJE 5. DIAGNÓSTICO 4,85 6. PLANEACIÓN 0 7. INTERVENCIÓN 12,83 PROMEDIO 5,89 GRÁFICA 2. Distribución porcentual de Resultados Parte II

Los resultados por criterios en la Fase II fueron los siguientes: TABLA 10. Porcentajes obtenidos en Auditoría para Parte II (Todos los estándares) PARTE II. DESARROLLO DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL (PROCESO). Criterio Diagnóstico de las condiciones de trabajo, Riesgos y Peligros prioritario 5. DIAGNÓSTICO Criterio Diagnostico de las condiciones de salud de los trabajadores y prioridades. 6. PLANEACIÓN Criterio Acciones de higiene industrial, intervención de puestos de trabajo prioritarios Criterio Formulación de acciones sobre factores de riesgo ergonómicos detectados en los puestos de trabajo prioritarios y seguimiento. Criterio Formulación de acciones de Seguridad Industrial para intervenir los puestos de trabajo prioritarios Criterio EPP 7. INTERVENCIÓN Criterio Condiciones Sanitarias Básicas Criterio Registro, Reporte de Investigación de ATEL Criterio Inspecciones de Seguridad Criterio Mantenimiento de Instalaciones, Equipos, Herramientas de la empresa Criterio Exámenes Médicos ocupacionales Criterio Factores de Riesgo Psicosocial

PUNTAJE 5,71 4 0 5,71 10 10 4 30 50 0 0 0 0

Criterio Seguimiento del comportamiento de la salud de los trabajadores frente a los riesgos prioritarios. Criterio PRE (Plan de Emergencia) Desarrollo y Actividades de seguimiento Criterio Capacitación; Inducción, Entrenamiento y Comunicación del riesgo Criterio Políticas de Responsabilidad Social Empresarial

0 0 0 60

Los resultados en esta Parte son importantes en el SG-SST puesto que es el desarrollo del proceso. El Sistema continuamente evoluciona y solicita sus propias mejoras a medidas que se le hace seguimiento a los componentes; en este caso, Criterios. En esta Parte del Sistema se ven las falencias debido a la falta de continuidad y aplicación de medidas de intervención. La mejora continua es indispensable para permanentemente hacer un balance sobre cómo es la situación del Sistema, lo más importante de esto es que se logren consolidar actividades. Parta apreciar los los resultados por estándares en la Parte II. Ver Figura 3. Distribución porcentual de Resultados en Parte II - RESULTADOS FASE III. Para el caso de la tercera Parte de Resultados los resultados son los siguientes: TABLA 11. Porcentajes obtenidos en Auditoría Parte III

PARTE III. RESULTADOS Medición con indicadores específicos, la gestión y los resultados del SG-SST PROMEDIO

PUNTAJE 20 20

La mejora continua es indispensable para permanentemente hacer un balance sobre cómo es la situación del Sistema, lo más importante de esto es que se logren consolidar actividades.

GRÁFICA 3. Distribución porcentual de Resultados Parte II (Todos los estándares)

Es muy importante resaltar que en la medición de este Sistema de Gestión mucha información se encontraba desactualizada y otras no están siendo administradas. La intención Gerencial es muy importante para que cualquier Sistema se mantenga pues la asignación de los recursos (Humanos, Tecnológicos, Financieros) impulsan al Sistema, manteniéndolo continuamente activo. El sistema de Gestión debe tener vida, debe evolucionar y permanentemente exige a la intervención de los líderes del proceso. La experiencia aplicando PSO y ahora SG-SST en el municipio no existe. La Entidad desconoce la importancia del mismo en beneficio de la calidad de vida laboral, incluso cuanto llega a impactar el compromiso gerencial en Salud Ocupacional en sus funcionarios, lo que generaría un importante nivel de reconocimiento e identidad mientras les demuestra que su salud, seguridad, higiene son

importantes para la Institución; sin mencionar, que son requerimientos legales y que deben cumplirse como Empresa. Claramente se puede observar que los valores en las tres fases del PSOE no son satisfactorios para un Sistema de Gestión (Ver Figura 4). Según los criterios de cumplimiento y nivel de desempeño es BAJO y discriminado en el color AMARILLO. Esto es un Sistema sin implementación incipiente. GRÁFICA 4. Rendimiento Porcentual de las tres Partes del SG-SST

PARTE I. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA PARTE II. DESARROLLO DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL (PROCESO). PARTE III. RESULTADOS

PUNTAJE

DESEMPEÑO

BAJO

5,89

BAJO

RENDIMIENTO PORCENTUAL 26% 30

20%

25 20 5,89%

15 10 5 0 PARTE I. ESTRUCTURA DEL PROGRAMA

PARTE II. DESARROLLO DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL (PROCESO).

PARTE III. RESULTADOS

Otros resultados importantes de la Auditoría son la forma como las calificaciones se distribuyeron en la Auditoría. Fueron Auditados 23 criterios generales y los siguientes fueron los resultados: Ver Figura 4, y Tabla 9. Al PSO de la Alcaldía Municipal se le evaluaron 540 Estándares de los cuales

TABLA 12. Distribución de puntajes de los Criterios en el SGSST de Alcaldía Municipal de Hatonuevo I. IDENTIFICACIÓN Y GENERALIDADES DE LA EMPRESA – CENTRO DE TRABAJO ESTÁNDAR PP 1. Identificación y generalidades de la empresa 30 2. Política de salud ocupacional (política SSOA) 15 3. COPASO – Vigía Ocupacional 15 4. Recursos 25 II. DESARROLLO DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL (PROCESO). ESTÁNDAR PP 5. Diagnóstico de las condiciones de trabajo, riesgos y peligros prioritarios. 35 6. Diagnóstico de las condiciones de salud de los trabajadores y prioridades. 25 8. Objetivos y Metas del SG-SST 25 9. Acciones de higiene industrial, intervención de puestos de trabajo prioritarios 35 10. Formulación de acciones sobre factores de riesgo ergonómicos detectados 30 en los puestos de trabajo prioritarios y seguimiento. 11. Formulación de acciones de Seguridad Industrial para intervenir los 30 puestos de trabajo prioritarios 12. EPP 25 13. Condiciones Sanitarias Básicas 20 14. Registro, Reporte e Investigación de ATEL 20 15. Inspecciones de Seguridad 15 16. Mantenimiento de Instalaciones, Equipos, Herramientas de la empresa 15 17. (EMO) Exámenes Médicos ocupacionales 45 18. Factores de Riesgo Psicosocial 15 19. Seguimiento del comportamiento de la salud de los trabajadores frente a los 25 riesgos prioritarios. 20.PRE (Plan de Emergencia) Desarrollo y Actividades de seguimiento 40 21. Capacitación; Inducción, Entrenamiento y Comunicación del riesgo 15 22. Políticas de Responsabilidad Social Empresarial 10 III. RESULTADOS ESTÁNDAR PP 23. Medición con indicadores específicos, la gestión y los resultados del SG30 SST

PO 16 4 0 6

% CUMPLIMIENTO 53,33 26,67 0 24

PO 2 1 0 2

% CUMPLIMIENTO 5,71 4 0 5,71

1 6 10 0 0 0 0

4 30 50 0 0 0 20

0 0 6

0 0 60

% CUMPLIMIENTO

20,00

El desempeño total fue de un 12,22%, lo que deja a la organización el reto de Actualizarse en la normatividad, el avance de nuestra legislación que hoy apunta hacia la gestión de la Salud Ocupacional, no como un Programa si no como un Sistema dinámico que contribuya a una Administración eficaz de los Riesgos Laborales y aporte constructivamente en el mejoramiento continuo del trabajo en las empresa. En Colombia la Ley 1562 de 2012 amplió la cobertura en el Sistema General de Riesgos Laborales y resalta que el incumplimiento de los PSO, las normas de Salud Ocupacional y aquellas obligaciones

propias del empleador, previstas en el Sistema General de Riesgos Laborales, acarreará multas de hasta 500 smmlv, graduales de acuerdo a la gravedad de la infracción.4 Sabemos que muchas empresas auditan sus sistemas continuamente, tienen establecidas Auditorías externas o internas para conocer su desempeño y estas experiencias los obligan a mantenerse en el mercado laboral como una empresa responsable de la Salud Laboral de sus empleados y en cierto modo le otorga prestigio. Sin lugar a dudas esta Organización necesita de estas Auditorías para aportar a su Sistema las herramientas necesarias y aportar los conocimientos necesarios para poner a funcionarlo primeramente, y establecer mejores condiciones labores.

COLMENA, VIDA Y RIESGOS PROFESIONALES, Cartilla de Comprensión de Ley 1562 de 2012

6. CONCLUSIONES Aplicar esta Auditoría permitió a la Organización conocer en qué nivel de implementación estaban a nivel general y además conocer cada uno de los criterios de un PSOE y como estos estaban siendo aplicados a los trabajadores. Algo muy importante que esta Auditoría deja a la Organización es que esta nueva sede tiene condiciones que deben ser modificadas, y/o mejorados debido al enfoque de Seguridad Industrial, muchas condiciones locativas tendrán que ser modificadas de acuerdo a las evidencias recogidas. Ver Anexo K y L. Una de las fortalezas u oportunidades detectadas es la disposición del representante Legal de la Entidad – en este caso el Alcalde- quien reconoce las debilidades del sistema y lo incipiente de un funcionamiento. La estructura brinda la posibilidad de trabajar y condicionar locativa y ergonómicamente los puestos de trabajo, lo que era una desventaja al laborar en una instalación alquilada. De acuerdo con las tres Partes del SG-SST, los estándares y criterios, se concluye que las condiciones generales por Partes del SG son las siguientes: - PARTE I. ESTRUCTURA DEL SISTEMA (SG-SST). El resultado obtenido de esta Parte deja claro que el compromiso de la gerencia no se ve reflejado en la organización en cuanto a Salud Ocupacional; tener un Programa de Salud Ocupacional que no ha sido intervenido desde el año 2008, con unas políticas no revisadas o actualizadas y aspectos faltantes tan importantes como el COPASO, que no se encuentra conformado, no permite verificar algunas condiciones y recibir retroalimentación por parte de los trabajadores, además no hay soporte para hacer vigilancia y acompañamiento en actividades en SSOA.. Para mantener actualizado el SG-SSST es necesario que exista un responsable por parte de la Alta Gerencia que a tiempo completo se dedique a Intervenirlo. Quien desempeña estas funciones no cuenta con las competencias y tiempo necesario para implementar un SG-SST, hacer promoción y prevención en SST. Es necesario establecer el cargo e iniciar bajo asesoría de profesionales en la Gestión del sistema. - Como aspecto positivo resalta que se hacen los aportes al Sistema de Seguridad Social. - PARTE II. DESARROLLO DEL SISTEMA (SG-SST). Todo lo relacionado con la Identificación de Peligros, Aspectos Ambientales, Valoración y Determinación de Control de Riesgo e Impactos (Gestión del Riesgos) están mal administrados; los subprogramas de Seguridad Industrial, Higiene Industrial, Medicina preventiva y gestión Ambiental 51

no están implementándose (no hay lineamientos). Además que no cuentan con profesional propio o contratado para implementación y seguimiento de estos subprogramas. Esta fase del proceso es muy importante y de acuerdo a la calificación recibida que fue muy baja (5,89%), se convierte en un objetivo prioritario debido a la gran cantidad de elementos o criterios que allí se evalúan. Algunos de los criterios evaluados en esta Parte así como en la Parte I, tiene un trasfondo legal importante y se obvia el espíritu de un PSO o SG-SST; el trabajador. Los plazos vencidos en casos como Comité de Convivencia, Planes de Respuesta a Emergencia (PRE), Simulacros, Evaluaciones médicas ocupacional, demuestran que la gestión al personal está desestimada, por lo tanto la intervención es apremiante. Es igual de importante que el personal esté capacitado y que se evalúe la eficacia de las capacitaciones y entrenamientos y que exista un Programa de capacitación bien estructurado de acuerdo a una línea de formación por cargos. - PARTE III. RESULTADOS. La medición de los indicadores no solamente es un manejo estadístico, es la oportunidad de expresar como es el nivel de desempeño de la organización. La falta de esta medición en este PSO deja al sistema sin forma de interpretar desempeño, no brinda la oportunidad de hacer seguimiento y definir planes de mejora. La implementación de esta parte del PSO y en general el resto documento demuestran que no hay información suficiente para decir que en la Organización se hace Gestión en Salud Ocupacional. Desde hace varios años no se trabaja en salud ocupacional y aunque en el pasado seguramente la salud y la seguridad en el trabajo no tenían mucha importancia o no se consideraba relevante, hoy la Alcaldía pueden recibir multas si no cumple con la normatividad. Terminó por resaltar un comentario de Lillyam Gómez Castillo Médico especialista en Salud Ocupacional muy apropiado para confirmar lo relevante de la intervención en SST en las empresas: “La salud ocupacional es muy importante en todas las empresas sean públicas o privadas, grandes o pequeñas; además de que por ley se debe cumplir con ciertos parámetros de salud en el trabajo, las empresas no sólo tendrán un mejor ambiente laboral, sino que se verá reflejada en mayor productividad, bienestar integral de las personas y hasta satisfacción profesional” .5

5 GÓMEZ CASTILLO, Lillyam” Un trabajador sano produce más” Vida sana. {En línea}.{28 de abril de 2011} disponible en http://www.eluniversal.com.co/cartagena/vida-sana/un-trabajador-sano-produce-mas-y-mejor21359

7. RECOMENDACIONES De acuerdo a los resultados obtenidos en la visita (VER PLAN DE AUDITORIA ANEXO K) podría recomendarse alguna (s) estrategia (s) para cada uno de los criterios o items, pero en nuestro caso es más práctico de acuerdo a lo obtenido, presentar recomendaciones por los Estándares evaluados que por cada uno de los ítems debido a que muchos de estos no se encuentran implementados. A continuación se describen las recomendaciones de cada uno de los estándares: PARTE I: ESTRUCTURA DEL SISTEMA (SG-SST). Estándar 1. Identificación y Generalidades de la empresa. La empresa no cuenta con un SG-SST. La alcaldía aún mantiene como sistema de gestión un PSOE, el cual se encuentra desactualizado, la normatividad colombiana exige a través de la Ley 1562 de julio de 2012 que la salud ocupacional se maneje bajo los esquemas de un sistema de Gestión. Aun cuando paguen sus aportes lo significativo de esto, es que los aportes no sean una actividad aislada en la gestión, es necesario actualizar el PSOE a través de una intervención de un asesor, o a través de la contratación de un especialista para se encargue del sistema y así mantener actualizado el enfoque de la seguridad para la Alcaldía. Estándar 2: Política de Salud Ocupacional. La Alcaldía municipal de Hatonuevo debe actualizar sus políticas bajo un nuevo enfoque dirigido a la mejora continua, además debe añadir otras nuevas que acompañen el sentido de la gestión, por ejemplo de Responsabilidad social y Alcohol y Drogas. Posteriormente deberían publicarlas y divulgarla. Este es uno de los puntos de partida del compromiso gerencial para demostrar sus intenciones en prevención y promoción de la SST Estándar 3: Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO) La empresa debe conformar El comité paritario de salud ocupacional inmediatamente y orientar sus esfuerzos hacia el cumplimiento de los servicios de promoción y prevención establecidos por el Decreto 1295/94 en el artículo 63. Así mismo deberá recibir capacitación para participar activamente en la Gestión SSOA de la entidad. Estándar 4: Recursos. La Alcaldía debe establecer un programa de asignación de recurso teniendo en cuenta la planeación y la ejecución según las actividades a implementar. Esta recomendación incluye que se vincule a una persona con formación y competencia para la implementación del sistema en procura de mantener el sistema de gestión. Así mismo deberá Manejar eficientemente los recursos dirigidos a la valoración de la exposición estipulando estrategias de muestreo. Es por esto que para el desarrollo del Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST) la Alcaldía municipal de 53

Hatonuevo deberá disponer de recursos humanos, financieros, técnicos y físicos necesarios para garantizar el cumplimiento de los Objetivos establecidos. PARTE 2: DESARROLLO DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL. Estándar 5: Diagnostico de las condiciones de trabajo. Definición de riesgos y peligros prioritarios. La empresa debe hacer un levantamiento de la información para un diagnostico de las condiciones de trabajo, partiendo de una matriz de evaluación de riesgo acorde a las instalaciones donde trabajan y los factores de riesgos presentes. Así mismo se debe dar la participación a todo el personal en la identificación de peligros, controles, y valoraciones de riesgos de sus actividades para poder priorizar o focalizar los escenarios de mayores probabilidades de incidencias. Podrían trabajar un análisis de riesgos con GTC 45 o algunas recomendadas por especialistas o asesores Estándar 6: Diagnóstico de las condiciones de salud de los trabajadores y prioridades. . Es necesario hacer un levantamiento sociodemográfico para conocer su población trabajadora. Además esimportante recordar que las evaluaciones médicas ocupacionales además de los exámenes de Ingreso o pre ocupacionales, incluyen los exámenes periódicos (programadas o por cambio de ocupación), los exámenes de egreso y las evaluaciones médicas post incapacidad o por reintegro. Estas evaluaciones constituyen un instrumento importante para la elaboración de los diagnósticos de las condiciones de salud de los trabajadores y para el diseño de los programas de prevención de enfermedades (vigilancia epidemiológica). De acuerdo a la Resolución 2346 de 2007 la práctica de estas evaluaciones son de carácter obligatorio para todos los empleadores, empresas públicas o privadas, contratistas, subcontratistas y trabajadores independientes, sin importar la duración del contrato. Como no realizan EMO no tienen un diagnóstico de salud y deberían partir por realizar evaluaciones de acuerdo a sus puestos de trabajo acompañado de realización de evaluaciones de puestos de trabajo también. Posterior generar un mecanismo de reporte de condiciones de salud para elaborar diagnósticos.

Estándar 7: Objetivos y metas. La entidad debe definir sus objetivos y metas para generar sus indicadores y así realizar mediciones periódicas hacer seguimiento a estas y generar planes de acción para administrar el desarrollo de su Gestión y medir cuantitativamente su desempeño. Además deben elaborar un cronograma de actividades y establecer mecanismos de seguimiento al cumplimiento de estas. Estándar 8: Higiene Industrial. La administración municipal debe identificar y valorar los riesgos presentes en el trabajo y diseñar sistemas de control; esto a través de muestreos y mediciones, y de análisis de los puestos de trabajo; proponiendo medidas de intervención de ingeniería o administrativas. Realmente la intervención en higiene es prioritaria pues no hay un punto de partida; no hay normas preventivas escritas sobre higiene relativa a sus puestos de trabajo.

Estándar 9. Factores de riesgos ergonómicos detectados en puestos de trabajo prioritarios y seguimiento. Deben organizarse actividades tendientes a intervenciones de ergonomía, junto con los análisis de puestos de trabajo. Es fundamental tener en cuenta el factor humano y el diseño de su lugar de trabajo. El diseño del área y puesto de trabajo han de satisfacer las necesidades de la empresa, así como cumplir con las exigencias que refiere el actual marco normativo. Por eso debe trabajarse en el diseño de las instalaciones, estructurar programas o pautas de pausas activas y entorno saludable

Estándar 10. Acciones de seguridad industrial para intervenir los puestos de trabajo prioritarios (con grado de peligrosidad alto y medio) en la fuente o en el medio, y hay mecanismos para garantizar que ellas se realicen. Elaborar las herramientas preventivas de gestión en seguridad como Inspecciones de áreas, Observaciones de Tarea, análisis seguro de riesgos para puestos de trabajo en general y enfocarse su gestión en aquellos escenarios prioritarios determinados. Es necesario formular las medidas de intervención para los puestos de trabajo. Estándar 11. EPP Formular un procedimiento para identificación técnica de los elementos necesarios partiendo de una evaluación de riesgos- anteriormente recomendada-, llevar control de los mismos, capacitarlos sobre su uso y hacer inspecciones referentes a cuidado y mantenimiento de EPP. Estándar 12. Condiciones sanitarias básicas La empresa debe crear procedimiento y programas para el manejo integral de todos los residuos que se generan pues no hay ningún tipo de documentación que demuestre su gestión ambiental. Así mismo debe establecer un plan de saneamiento básico ambiental, en donde se haga referencia a las condiciones higiénicas de las instalaciones locativas, manipulación de alimentos (cuenta con una cafetería donde se manipulan estos y no hay control sanitario) y control de la calidad del agua. La empresa debe fortalecer su enfoque ambiental diseñando programas educativos y de sensibilización a los trabajadores que vaya desde separación en la fuente hasta disposición final. Estándar 13. Registro, reporte e investigaciones de ATEL que ocurren. No se han reportado accidentes laborales pero de acuerdo a la información auditada y en caso de suceder un evento, la empresa no cuenta con un mecanismo de reporte socializado a la población y no tiene un responsable para esto además no cuentan con COPASO para colaborar en una investigación. Es importante que la organización implemente un Procedimiento para realizar investigaciones de incidentes (esta contribuirá además al conocimiento de causas y tendencias) y de manera lógica en el caso de una enfermedad laboral conocer sus causas. La empresa debe tener en cuenta que investigar los accidentes es obligatorio (Resolución 1401 de 2007).

Estándar 14. Inspecciones de seguridad Industrial. Hacer un levantamiento de las actividades e instalaciones para elaborar un programa de inspecciones de seguridad alineadas a un cronograma, indicadores y seguimiento de acciones correctivas y preventivas. Estándar 15. Mantenimiento de las instalaciones de equipos y de herramientas de las empresas. No existe procedimiento de mantenimiento de instalaciones, deben formular un programa de mantenimiento de instalaciones y equipos para equipos críticos, instalaciones, equipos de emergencia y redes eléctricas. Además llevar registro de la ejecución de este programa y hacer seguimiento a las acciones generadas. Estándar 16. Exámenes médicos ocupacionales. La empresa debe realizar un procedimiento escrito para la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales basado en un profesiograma, lo mismo que un mecanismo de garantía de la confidencialidad de las historias clínicas ocupacionales. Es importante que contraten un proveedor que realice las evaluaciones médicas y cuente con su licencia en salud ocupacional. Las evaluaciones médicas según el mencionado procedimiento se deberán realizar exámenes médicos de ingreso, periódicos, retiro y reubicación laboral y postincapacidad. Estándar 17. Factores de riesgo psicosocial. De acuerdo a la normatividad colombiana la entidad debe responder por la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposiciones a factores de riesgos psicosocial en el trabajo (Resolución 2646 de 2008) para determinar el origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional de allí que pueda intervenir psicológicamente a la población y contribuya a un mejor clima laboral y a la salud mental de los trabajadores. Además están vencidos los términos para la creación del comité de convivencia hasta diciembre de 2012 (Resolución 1356 de 2012) Estándar 18. Seguimiento del comportamiento de la salud de los trabajadores frente a los riesgos prioritarios. Desarrollar mecanismos de seguimiento al comportamiento de salud a través de los trabajadores a través de programas de empresa saludable, Programas de gestión de riesgos prioritarios y medicina preventiva. La gerencia debe abanderar estos procesos junto con el departamento de SST (SSOA) de la organización. Estándar 19. Plan de Emergencia (Desarrollo y Actividades de seguimiento)

No existen actividades de implementación a ningún ítem de este estándar. La empresa debe elaborar un PRE que contemple un Plan estratégico, operativo e informático para poder conformar un buen esquema de mitigación ante una emergencia y conocer además las vulnerabilidades de la organización de acuerdo al entorno. Estándar 20. Capacitación, Inducción, Entrenamiento y Comunicación del riesgo. La empresa debe elaborar un matriz de necesidades de capacitación de acuerdo a sus funciones y así mantener al personal entrenado y competente y elaborar un cronograma de realización de las mismas y hacerle seguimiento. Debe además desarrollar guías de inducción y reinducciones en SSOA debido a incapacidades, vacaciones o cambio de cargos. Estándar 21. Políticas de responsabilidad Social Empresarial. La empresa debe implementar una política de responsabilidad social como herramienta de gestión y articular o definir pautas para que sus labores, procesos contractuales, entre otros sean se realizan de manera responsable, equitativa, no excluyente e igualitaria. La Alcaldía debe publicar y mostrar su programa de gestión social, medirlo y divulgarlo.. PARTE 3: DESARROLLO DEL PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL. Estándar 22. Medición con indicadores específicos, la gestión y los resultados del SG-SST Es importante que la empresa haga seguimiento a las actividades realizadas en su gestión. Debe tener para cada uno de los programas, objetivos, cronogramas, etc., indicadores de seguimiento, cobertura, cumplimiento y eficacia. Es importante que la empresa defina sus indicadores, le haga seguimiento y formule estrategias de intervención a estos. Debe además fortalecer el proceso de seguimiento al ausentismo y hacer seguimiento a las causas de este a través de un programa de intervención de casos generales y específicos. A nivel general la empresa debe Iniciar un proceso de Asesorías y Auditorías con la Administradora de Riesgos Laborales o con una persona o entidad competente en el tema de implementación de Sistemas de Gestión (Estructurar un SG-SST actualizado de acuerdo a nuestra legislación). Esta actualización contribuirá a varias cosas; entre otras, a evitar incumplimientos legales, pues la raíz del rendimiento o Porcentaje de cumplimiento del SG-SST es que no hay un documento base completo. No es solo tener un documento actualizado, pues no existe un responsable por parte de la Alta Gerencia para hacerse responsable junto con esta para que se realicen las actividades pertinentes para, primero cumplir la ley, y que los trabajadores se vean favorecidos por servicios de la ARL, por actividades y locaciones más seguras y por el control de la Seguridad, higiene y salud, incluso ambientalmente. -La gerencia debe abanderar los procesos de Salud Ocupacional y asegurar que se mantenga el SGSST, es bueno que hayan tenido la iniciativa de conocer acerca de la salud ocupacional y evidenciar su desempeño a través de esta auditoría, por ello inicialmente debe declarar una(s) 57

política (s) claras y que sean divulgadas, además debe asumir responsabilidades como Inspecciones Gerenciales, Reuniones gerenciales, revisión Gerencial y debe demostrar el conocimiento de los aspectos relacionados con los elementos visibles del compromiso gerencial en SO, así como asignar los recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de SSTA en términos de la infraestructura organizacional y los recursos tecnológicos). Y tener a su lado una cabeza visible de un departamento de SST estructurado de su lado para manejar los recursos. - Es necesario que la entidad implemente inmediatamente estas recomendaciones debido a que son muchos los componentes o partes que no funcionan, lo que deja de manera clara como recomendación comenzar de cero en la implementación de una Cultura de Salud y Seguridad en el Trabajo en la Alcaldía Municipal. Por otra parte se detectaron algunas oportunidades de mejora en la parte locativa, donde algunas condiciones deben ser optimizadas; como es el caso de rampas, señalizaciones, cambio de elementos, reubicación de componentes etc. Ver ANEXO L. OPORTUNIDADES DE MEJORA y Ver Adjunto en ANEXO M; Algunos estándares de Señalización que podrían utilizar.

RECOMENDACIONES TÉCNICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN Y QUE EN UNA ALCALDÍA SEA UN PROCESO EXITOSO Un sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo en términos generales fomenta entornos de trabajo seguro y saludable al ofrecer un marco que permite a la organización identificar y controlar coherentemente sus riesgos de salud y seguridad, reducir el potencial de accidentes, apoyar el cumplimiento de las leyes y mejorar el rendimiento en general. Este proceso de Auditoría aplicado a la Alcaldía del municipio de Hatonuevo es una herramienta que resultará valiosa para cualquier organización que desee conocer su desempeño en SST, y como se concibe en este medio con sistemas tan incipientes o inexistentes, contribuirá a tener un panorama muy claro sobre su porcentaje de cumplimiento o desempeño del sistema. Muchos mecanismos de evaluación son reconocidos pero este proyecto aquí presentado ayudará a cualquier organización a cumplir de forma eficaz con sus obligaciones relativas a la salud y la seguridad. Es una herramienta muy fácil de aplicar y tiene un mecanismo de calificación que ayudará no solo a expresar sus resultados a modo cualitativo si no que lleva a la reflexión sobre su porcentaje de desempeño. El aporte de este proyecto (auditoría) es relevante debido a que este tipo de iniciativas aún no están soportadas ni con seguimiento a través del Ministerio de Protección y ante la ausencia de entidades que impulsen la prevención, cualquier empresa que esté interesada en la mejora continua e incluso el fortalecimiento institucional debe implementar esta figura que hoy presentamos a la Alcaldía de Hatonuevo La motivación que dejó la implementación de esta herramienta a la Alcaldía los llevó a hoy tener un COPASO elegido y capacitado, y a sensibilizar a sus funcionarios sobre los peligros y riesgos de su organización. Los puntos de partida pueden ser variados pero de acuerdo al ciclo PHVA lo primero que debe hacer la Alcaldía de acuerdo a estos resultados son:

ITEM 1

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Socialización del Plan de auditoria y de todos los componentes y actualizaciones de un PSOE a un SG-SST incluyendo a la Administradora de Riesgo vinculada a la organización (POSITIVA ARL). Enfatizando sobre los beneficios de nuestra herramienta de auditoría.

Grupo de investigación: Joyce Quezada, Edgar Quintero.

Definir Plan de Mejoramiento (de acuerdo a resultados de auditoría y recomendaciones generadas). Incluir a responsable de SST de la organización -que deberá contratarse-. Seguimiento periódico de avance de actividades resultantes del Plan de acción según disposición del cliente. Recomendación del grupo Trimestral. -Medición de resultados con nueva Auditoría interna *aplicando nuestra herramienta de intervención. -Seguimiento a Recomendaciones del Trabajo de Grado. Definir esta herramienta como su ruta de intervención a su SG-SST

*Actualizar los estándares y/o criterios de acuerdo a nuevos requisitos legales y de otra índole.

Grupo de investigación: Joyce Quezada, Edgar Quintero/ARL Grupo de investigación: Joyce Quezada, Edgar Quintero. Grupo de investigación: Joyce Quezada, Edgar Quintero /ARL Organización/Responsable del Sistema Grupo de investigación: Joyce Quezada, Edgar Quintero.

Las fechas de inicio y desarrollo de recomendaciones serán definidos por la organización.

8. BIBLIOGRAFIA

- Ortíz. F. (2012). Sitio oficial del municipio de Hatonuevo, La Guajira. Documentación del municipio. Recuperado el 10 de mayo de 2012, de http://www.hatonuevo-laguajira.gov.co - Ministerio de la Protección Social, Dirección General de Riesgos Profesionales, (2006). Manual de Procedimientos para la verificación de los estándares mínimos del programa de Salud Ocupacional de Empresa. Pag.2-13. - COLMENA, VIDA Y RIESGOS PROFESIONALES, Cartilla de Comprensión de Ley 1562 de 2012. Pp18,19 - Página Oficial de la Alcaldía de Soacha, Cundinamarca cundinamarca.gov.co , Nuevo Programa de Salud Ocupacional 2008.

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- Página Oficial de la Alcaldía de Puerto Boyacá, Boyacá http://www.puertoboyacaboyaca.gov.co Programa De Salud Ocupacional, Alcaldía Municipal. - SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SGSST) BASADO EN LA NORMA OHSAS 18001 - GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 34. Guía Estructura básica del Programa de Salud Ocupacional. - GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 45. Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional. - Ministerio de Protección Social RESOLUCIÓN 2346 DE 2007 CAPITULO II ARTÍCULOS 3, 4 y 5 - NORMA TECNICA COLOMBIANA 4435 de 1998 - CAPITAL HUMANO, CENTRO DE CONOCIMIENTO DE SALUD OCUPACIONAL, CARBONES DEL CERREJÓN, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) pagina 4, 8, 10 - CONSEJO COLOMBIANO DE SEGURIDAD, GUIA PARA CONTRATISTAS RUC, Marzo de 2012