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DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE COSTOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE LA MAQUINA DESHIDRATADORA Y TISANAS DE HIERBAS AROMÁTICAS EN EL MUNICIPIO DE TENJO CUNDINAMARCA.

GEOVANNA ANDREA PERILLA SIERRA MONICA PATRICIA OBANDO MONTAÑO

TRABAJO DE GRADO: PRACTICA EMPRESARIAL

DIRECTOR DE PROYECTO DE GRADO: HECTOR HUGO LAVERDE DOCENTE

FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA UNIAGRARIA FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA 2016

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE COSTOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE LA MAQUINA DESHIDRATADORA Y TISANAS DE HIERBAS AROMÁTICAS EN EL MUNICIPIO DE TENJO CUNDINAMARCA.

GEOVANNA ANDREA PERILLA SIERRA MONICA PATRICIA OBANDO MONTAÑO

TRABAJO DE GRADO: PRACTICA EMPRESARIAL

DIRECTOR DE PROYECTO DE GRADO: HECTOR HUGO LAVERDE DOCENTE

PAGINA DE ACEPTACION

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___________________ Firma del Jurado

___________________ Firma del Jurado

Bogotรก, 2016

DEDICATORIA.

Mónica Patricia Obando Montaño.

A mis padres, Luz Marina Montaño Castro, quien es el amor de mi vida, ha sido mi fiel compañera y cuento con su apoyo incondicional y José Manuel Obando Hernández, quien es mi ángel guardián y que desde el cielo me orienta con su luz y me da fortaleza para no desfallecer.

A mis hermanos Maribel Obando y Cristhian Jiménez y mi sobrina Marianita, por brindarme su amor, ser parte de mi vida y creer en mí.

A John Rodríguez, por trasmitirme su tenacidad, enseñarme el valor del amor, la lealtad y por creer en mis capacidades como persona.

Geovanna Andrea Perilla Sierra.

A mi madre, Marisol Perilla Sierra por estar presente en uno de los momentos más felices de mi vida dándome ánimo y fuerzas para culminar con éxito mi trabajo de grado.

A mi abuelita quien se convirtió en fuente de inspiración para lograr una meta más en mi vida personal y profesional.

Demás familiares por su apoyo y colaboración por estar presentes en este camino y hacer parte de este sueño

AGRADECIMIENTOS.

A Dios, por permitirnos culminar esta etapa de nuestras vidas, darnos salud y perseverancia.

A nuestro director de tesis HĂŠctor Hugo Laverde, quien fue nuestro guĂ­a y nos brindĂł sus consejos y conocimientos durante el desarrollo este proyecto.

A Lorena Montenegro Bojaca y equipo de trabajo del municipio de Tenjo, quienes depositaron su confianza en nosotras y nos entregaron las herramientas necesarias para culminar este proyecto.

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCIÓN. .............................................................................................................. 19 CAPITULO I: Planteamiento del problema. .................................................................. 21 1.1.

Justificación. ................................................................................................................ 22

1.2.

Objetivos. .................................................................................................................... 23

1.2.1.

Objetivo general ................................................................................................... 23

1.2.2.

Objetivos específicos. ........................................................................................... 23

CAPITULO II: Marco teórico. ......................................................................................... 24 2.1. Contabilidad administrativa.............................................................................................. 24 2.2. Contabilidad financiera. ................................................................................................... 24 2.3. Contabilidad de costos. ................................................................................................... 24 2.4. Elementos del costo. ....................................................................................................... 25 2.4.1. Materia prima. ........................................................................................................... 25 2.4.2. Mano de obra. ........................................................................................................... 25 2.4.3. Costos indirectos. ..................................................................................................... 26 2.5. Definición de los sistemas de costos. .............................................................................. 27 2.6. Definición: modelo y métodos de costos.......................................................................... 28 2.7. Clasificación de los sistemas de costos. .......................................................................... 28 2.7.1. Sistema de costos por procesos. .............................................................................. 28 2.7.2. Sistema de costos por órdenes de producción. ......................................................... 29 2.7.3. Sistema de costos por actividades ABC. ................................................................... 29 2.8. Beneficios del costeo basado en actividades – ABC ....................................................... 31 2.9. Definición de proceso productivo. .................................................................................... 33 2.10. Generalidades de la deshidratación de hierbas aromáticas y tisanas. ........................... 33 CAPITULO III: Marco referencial. .................................................................................. 37 3.1. Marco institucional. .......................................................................................................... 37 3.1.1. Razón social. ............................................................................................................ 37 3.1.2. Misión. ...................................................................................................................... 37 3.1.3. Visión. ....................................................................................................................... 37 3.1.4. Objetivo. ................................................................................................................... 37 3.1.5. Valores. .................................................................................................................... 37 3.2. Marco geográfico............................................................................................................. 39 3.2.1. Ubicación geográfica donde se desarrolla el proyecto. ............................................. 39

3.2.2. Ubicación geográfica del centro agroindustrial de Tenjo. .......................................... 40 3.3. Marco social. ................................................................................................................... 41 3.3.1. Definición de productor agrícola. ............................................................................... 41 3.4. Marco Legal .................................................................................................................... 41 3.4.1. Decreto 3075 de 1997, Ministerio de Salud............................................................... 41 3.4.2. Decreto 612 de 2000, Ministerio de Salud................................................................. 41 3.4.3. Decreto 60 de 2002, Ministerio de Salud................................................................... 42 3.4.4. Resolución 599 de 1998, Invima. .............................................................................. 42 3.4.5. Resolución 2387 de 1999, Ministerio de Salud.......................................................... 42 CAPITULO IV: Diseño metodológico. ........................................................................... 43 4.1. Diseño de la investigación. .............................................................................................. 43 4.1.1. Fase 1: Caracterización ............................................................................................ 44 4.1.2. Fase 2: Análisis de los sistemas de costos. .............................................................. 44 4.1.3. Fase 3: Herramientas de medición y formatos. ......................................................... 44 4.1.4. Fase 4: Diseño y análisis del sistema de costos – Herramienta Excel. ..................... 44 4.1.5. Fase 5: Análisis de los costos. .................................................................................. 44 4.1.6. Fase 6: Presentación y retroalimentación. ................................................................ 45 CAPITULO V: Caracterización del proceso. ................................................................. 46 5.1. Maquina Deshidratadora. ................................................................................................ 46 5.1.1. Orden de Servicio. .................................................................................................... 46 5.1.2. Recepción de materia prima. ................................................................................... 46 5.1.3. Selección por especie de aromática y peso inicial. ................................................... 47 5.1.4. Preseleccion de materia prima. ................................................................................. 48 5.1.6. Lavar y pesar materia prima a deshidratar. ............................................................... 49 5.1.7. Distribuir la materia prima en bandejas. .................................................................... 50 5.1.8. Encender y programar la maquina deshidratadora.................................................... 50 5.1.9. Seguimiento e inspeccion del proceso ...................................................................... 51 5.1.10. Sacar y pesar producto final deshidratado. ............................................................. 52 5.1.11. Picar producto final para enviar a máquina de tisana. ............................................. 53 5.1.12. Flujograma proceso deshidratación. ....................................................................... 54 5.1.13. Ficha técnica maquina deshidratadora. ................................................................... 55 5.2. Maquina Tisanas. ............................................................................................................ 56 5.2.1. Encender y programar la máquina de tisanas. .......................................................... 57 5.2.2. Comprobar que estén todos los materiales para empacar. ....................................... 57 5.2.3. Colocar producto final en el dosificador. ................................................................... 59

5.2.4. Colocar un recipiente para recoger la tisana final...................................................... 59 5.2.5. Flujograma proceso empacado Tisanas.................................................................... 60 5.2.6. Ficha técnica máquina de Tisanas. ........................................................................... 61 CAPITULO VI: Análisis de los sistemas de costos...................................................... 62 6.1. Identificación de actividades relevante en el proceso de deshidratación. ........................ 62 6.2. Identificación de actividades relevante en el proceso de tisanas. .................................... 64 6.3. Identificación de Drivers en el proceso de deshidratación. .............................................. 64 6.4. Identificación de Drivers en el proceso de tisanas. .......................................................... 66 CAPITULO VII: Herramientas de medición y formatos. ............................................... 67 7.1. Dialogo. ........................................................................................................................... 67 7.2. Requisición materia prima recibida. ................................................................................. 67 7.3. Requisición materia prima entregado. ............................................................................. 68 7.4. Levantamiento de actividades. ........................................................................................ 69 7.5. Proceso de selección de materia prima. .......................................................................... 71 7.6. Proceso de deshidratación. ............................................................................................. 72 CAPITULO VIII: Análisis de costos. .............................................................................. 74 8.1. Listado de aromáticas. .................................................................................................... 74 8.2. Insumos........................................................................................................................... 74 8.3. Mano de obra por actividad. ............................................................................................ 76 8.3.1. Análisis mano de obra por actividad. ......................................................................... 78 8.4. Costos directos................................................................................................................ 79 8.4.1. Servicios Públicos. .................................................................................................... 79 8.5. Costos indirectos. ............................................................................................................ 82 8.5.1. Depreciación. ............................................................................................................ 83 8.5.2. Arriendo. ................................................................................................................... 84 8.5.3. Mantenimiento de máquinas. .................................................................................... 84 8.6. Costo unitario por tisana. ................................................................................................. 85 8.6.1. Resumen de los tres elementos del costo por tisana. ............................................... 86 8.6.2. Utilidad. ..................................................................................................................... 87 CAPITULO IX: Retroalimentación y presentación. ...................................................... 88 9.1. Presentación de la herramienta. ...................................................................................... 88 10. Conclusiones. .......................................................................................................... 92 11. Recomendaciones. .................................................................................................. 93 12. Acta de acuerdo con alcaldía: Anexo No 1 ............................................................ 94 13. Bibliografía. .............................................................................................................. 98

LISTA DE TABLAS. Tabla 1: Comparativo sistemas de costos. ..................................................................... 32 Tabla 2: Características de la Hierba Buena, Manzanilla, Caléndula y Toronjil. ............ 34 Tabla 3: Valores. ............................................................................................................ 38 Tabla 4: Identificación de actividades relevantes en el proceso de deshidratación........ 63 Tabla 5: Identificación de actividades relevante en el proceso de tisanas. .................... 64 Tabla 6: Identificación de Drivers en el proceso de deshidratación. ............................... 65 Tabla 7: Identificación de Drivers en el proceso de tisanas............................................ 66 Tabla 8: Proceso de selección de materia prima. ........................................................... 71 Tabla 9: Proceso deshidratación. ................................................................................... 72 Tabla 10: Listado hierbas aromáticas. ............................................................................ 74 Tabla 11: Insumos tisanas.............................................................................................. 75 Tabla 12: Distribución por minuto de la mano de obra por actividad realizada. ............. 77 Tabla 13: Valor por Kw (Kilowatt) por minuto. ................................................................ 80 Tabla 14: Valor por minuto de gas. ................................................................................ 82 Tabla 15: Valor por minuto de agua. .............................................................................. 82 Tabla 16: Lista de activos fijos. ...................................................................................... 83 Tabla 17: Depreciación por minuto. ................................................................................ 84 Tabla 18: Valor por minuto de arriendo. ......................................................................... 84 Tabla 19: Valor por minuto de mantenimiento. ............................................................... 85 Tabla 20: Resumen de los costos de un proceso de deshidratación y empacado de tisanas............................................................................................................................. 85 Tabla 21: Resumen costos por tisana. ........................................................................... 86 Tabla 22: Utilidad por tisana ........................................................................................... 87

LISTA DE GRAFICAS. Gráfica 1: Elementos del costo. ..................................................................................... 27 Gráfica 2: Definición gráfica del ABC ............................................................................. 30 Gráfica 3: Tipos de deshidratación y tipos de deshidratadores...................................... 35 Gráfica 4: Porcentaje (%) de consumo en minutos por actividad realizada. .................. 78 Gráfica 5: Consumo de energía en Kw/h por máquina. ................................................. 80 Gráfica 6:Valor de Kw por minuto por máquina. ............................................................ 81 Gráfica 7: Porcentaje de consumo de costos................................................................. 86 Gráfica 8: Porcentaje resumen de costos por tisana. ..................................................... 87

LISTA DE ILUSTRACIONES. Ilustración 1: Calidad..................................................................................................... 38 Ilustración 2: Compromiso. ........................................................................................... 38 Ilustración 3: Respeto. .................................................................................................. 38 Ilustración 4: Honestidad............................................................................................... 38 Ilustración 5: Ubicación geográfica. .............................................................................. 39 Ilustración 6: Centro Agroindustrial. .............................................................................. 40 Ilustración 7: Recepción de materia prima. ................................................................... 46 Ilustración 8: Selección por especie de aromática. ....................................................... 47 Ilustración 9: Clasificación materia prima. ..................................................................... 47 Ilustración 10: Peso inicial materia prima. ..................................................................... 47 Ilustración 11: Pre-selección de materia prima. ............................................................ 48 Ilustración 12: Peso materia prima no apta. .................................................................. 49 Ilustración 13: Lavado de materia prima y peso por 2 vez ............................................ 49 Ilustración 14: Distribución uniforme de materia prima. ................................................ 50 Ilustración 15: Cilindro de gas. ...................................................................................... 50 Ilustración 16: Programación deshidratadora. ............................................................... 51 Ilustración 17: Seguimiento e inspección del proceso. ................................................. 51 Ilustración 18: Revisión continua de la temperatura ..................................................... 52 Ilustración 19: Peso producto final deshidratado. ......................................................... 52 Ilustración 20: Producto final para picar ........................................................................ 53 Ilustración 21: Producto final para tisana. ..................................................................... 56 Ilustración 22: Maquina tisanas. .................................................................................... 57 Ilustración 23: Papel etiqueta para tisana. .................................................................... 57 Ilustración 24: Papel filtro para tisana ........................................................................... 58 Ilustración 25: Hilo de algodón ...................................................................................... 58 Ilustración 26: Colocar en dosificador. .......................................................................... 59 Ilustración 27: Tisana Final ........................................................................................... 59

LISTA DE ECUACIONES. Ecuación 1: Costo total ABC ......................................................................................... 30 Ecuación 2: Valor hora y minuto mano de obra. ............................................................ 76 Ecuación 3: Valor del Kw por minuto - Deshidratadora ................................................. 79 Ecuación 4:Conversión de HP/h (Caballos de fuerza) a Kw/h (Kilowatt). ...................... 79 Ecuación 5: Conversión de Lb a BTU ............................................................................ 81 Ecuación 6: Formula de depreciación por el método de unidades producidas. ............. 83 Ecuación 7: Valor por minuto de arriendo...................................................................... 84

LISTA DE FLUJOGRAMAS. Flujograma 1: Proceso de deshidrataciรณn. .................................................................... 54 Flujograma 2: Proceso de empacado tisanas. .............................................................. 60

LISTA DE FORMATOS. Formato 1: Requisiciรณn materia prima recibida. ............................................................. 68 Formato 2: Requisiciรณn materia prima entregado. ......................................................... 69 Formato 3: Levantamiento de actividades. .................................................................... 70

LISTA DE ANEXOS.

Anexo 1: Acta de acuerdos. ........................................................................................... 44 Anexo 2: Presentación herramienta. .............................................................................. 89 Anexo 3: Menú principal ................................................................................................. 89 Anexo 4: Sub-menú de las bases de datos.................................................................... 90 Anexo 5: Sub-menú de documentos. ............................................................................. 90 Anexo 6:Sub-menú de producción. ................................................................................ 90 Anexo 7: Sub-menú de costos directos.......................................................................... 91 Anexo 8: Sub-menú de costos e inventarios. ................................................................. 91

FICHA TECNICA.

Ficha Técnica 1: Maquina deshidratadora. .................................................................... 55 Ficha Técnica 2: Maquina de tisanas. ........................................................................... 61

GLOSARIO    

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Ingreso: Hace referencia a todas las entradas económicas que recibe una persona, una familia, una empresa, una organización, un gobierno, etc.

Costo: Es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la prestación de un servicio.

Gasto: Es el conjunto de erogaciones destinadas a la distribución o venta del producto, y a la administración e incluso al mantenimiento de la planta física de la empresa.

Cuantitativo: Está ligado a la perspectiva distributiva de la investigación social que al resto, básicamente persigue la descripción lo más exacta de lo que ocurre en la realidad social. Para ello se apoya en las técnicas estadísticas, sobre todo la encuesta y el análisis estadístico de datos secundarios. Aquí lo importante es construir un conocimiento lo más objetivo posible, deslindado de posibles distorsiones de información que puedan generar los sujetos desde su propia subjetividad. Ello permitirá establecer leyes generales de la conducta humana a partir de la producción de generalizaciones empíricas.

Cualitativo: Esta más ligado a las perspectivas estructural y dialéctica, centra su atención en comprender los significados que los sujetos infieren a las acciones y conductas sociales. Para ello se utiliza esencialmente técnicas basadas en el análisis del lenguaje, como pueden ser la entrevista, el grupo de discusión, la historia de vida, y las técnicas de creatividad social. Aquí lo importante no es cuantificar la realidad o distribuirla en clasificaciones, sino comprender y explicar las estructuras latentes de la sociedad, que hacen que los procesos sociales se desarrollen de una forma y no de otra. Dicho de otra forma, desde este paradigma se intenta comprender la cómo la subjetividad de las personas (motivaciones, predisposiciones, actitudes, etc.) explican su comportamiento en la realidad.

Producción: Es la actividad económica que aporta valor agregado por creación y suministro de bienes y servicios, es decir, consiste en la creación de productos o servicios y al mismo tiempo la creación de valor, más específicamente es la capacidad de un factor productivo para crear determinados bienes en un periodo de tiempo determinado.

Procedimiento: Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.

Eficiencia: Es la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

Eficacia: Es el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

Proceso: Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico.

Recurso: Es una fuente o suministro del cual se produce un beneficio.

Deshidratación: Consiste en eliminar la mayor cantidad posible de agua o humedad del alimento seleccionado bajo una serie de condiciones controladas como temperatura, humedad, velocidad y circulación del aire.

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Técnica: Es un procedimiento o un conjunto de procedimientos prácticos, en vistas al logro de un resultado, o a varios resultados concretos, valiéndose de herramientas o instrumentos, y utilizando el método inductivo y/o analógico, en cualquier campo del saber o del accionar humano.

Control: Es el mecanismo para comprobar que las cosas se realicen como fueron previstas, de acuerdo con las políticas, objetivos y metas fijadas previamente para garantizar el cumplimiento de la misión institucional.

Tisanas: Es la bebida que se consigue al hervir determinadas combinaciones de hierbas o especias en agua. También se refiere a frutas secas o deshidratadas y cortezas.

Btu: Es la cantidad de calor necesaria para aumentar la temperatura de 1 libra de agua en condiciones atmosféricas normales a 1 grado Fahrenheit. En el aspecto de los aires acondicionados, un BTU mide la cantidad de calor que una unidad de aire acondicionado puede extraer.

Caballos de Fuerza: Unidad de medida de potencia que corresponde a una unidad de fuerza o trabajo.

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INTRODUCIÓN. El Ministerio de Agricultura en su proyecto de cadenas productivas de plantas aromáticas da a conocer que el cultivo de estas especies “se ha convertido en un importante componente del ingreso de la población rural, especialmente de pequeños, medianos productores y grupos de mujeres, por lo tanto, la cadena productiva sirve como escenario para diseñar nuevas oportunidades encaminadas a proteger éste subsector productivo naciente”, esto afirma que Colombia es un país tropical donde el cultivo de diferentes especies es bastante amplio y variado que permite brindar alternativas de conservación supliendo la necesidad del consumidor, motivo por el cual surge en el municipio de Tenjo el proyecto para la prestación del servicio de la maquina deshidratadora y de tisanas que está diseñado para el empoderamiento de los pequeños productores, se busca que ellos desarrollen alternativas económicas, técnicas y estrategias financieras que posicionen el producto competitivamente en el mercado, con el fin de generar beneficios en su comercialización. Para ello se contará con el acompañamiento de la Unidad de emprendimiento de la Secretaria De Desarrollo Económico del municipio de Tenjo.

La Cultura de la transformación de alimentos ha venido avanzando paralelamente con el desarrollo de las comunidades y sus asentamientos. Dentro de estos procesos, como lo refiere Valdés (2008) la deshidratación es recomendada como una forma saludable para la preservación de los mismos, sin embargo, en el municipio de Tenjo no se tiene establecido un sistema de costos que permita cobrar por el servicio de deshidratado y empaque de tisanas de las hierbas aromáticas proceso realizado en las maquinas adquiridas por el centro agroindustrial, el cual ha retrasado poner en marcha el proyecto de inversión pública propuesto por la administración del municipio.

Este proyecto de grado es una práctica empresarial que se realizara en el primer semestre del año 2016 y tiene como objetivo diseñar e implementar un sistema de costos adecuado para el proyecto de deshidratación y tisanas de hierbas aromáticas en el municipio de Tenjo, que permita conocer, establecer y caracterizar el proceso productivo aplicando así las herramientas de medición necesarias y adecuadas para generar el sistema de costos y así establecer el precio final del servicio ofrecido a los pequeños productores obteniendo un costo-beneficio.

El desarrollo de este trabajo se divide en ocho capítulos: Capítulo I: Es una breve descripción del tema de estudio, incluyendo aspectos necesarios para dar validez a la investigación aquí se considera la siguiente estructura, planteamiento del problema, la justificación, los objetivos generales y los objetivos específicos.

Capitulo II: Marco Teórico se fundamenta esta práctica empresarial a través de fuentes bibliográficas, para lograr definir las diferentes teorías de los autores para conceptualizar el tema planteado.

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Capitulo III: Este capítulo se estructura con el marco referencial, el marco institucional, la razón social, la misión, la visión, el objetivo, los valores, el marco geográfico y el marco social para poder conocer un poco más de todas las características tratadas en este proyecto.

Capítulo IV: Diseño Metodológico aquí se orienta el sentido de la investigación describiendo cada uno de los pasos a realizarse para la recolección de la información del objeto de estudio, aplicando técnicas y estrategias de investigación.

Capítulo V: Caracterización del Proceso se describe el paso a paso del servicio prestado por el Centro Agroindustrial del Municipio de Tenjo.

Capítulo VI: Análisis de los Sistemas de Costos se realiza el análisis y la interpretación del sistema de costos aplicado al Centro Agroindustrial del Municipio de Tenjo para la prestación del servicio de la maquina deshidratadora y de tisanas.

Capitulo VII: En este capítulo se presentan las herramientas de medición de acuerdo a las necesidades del Centro Agroindustrial para prestar el servicio descrito anteriormente y los formatos implementados para el diseño del sistema de costos.

Capitulo VIII: En este capítulo, se realiza un análisis de los costos en que incurren cada uno de los elementos el costo, su costo y la utilidad obtenida por parte del Centro Agroindustrial.

Capitulo IX: Se presenta la herramienta y se hace una retroalimentación corrigiendo los aspectos sugeridos por la Alcaldía.

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CAPITULO I: Planteamiento del problema.

En el municipio de Tenjo, actualmente hay una población total de 19.176 habitantes (DANE) de esta población, 16.282 (es decir el 85%) son habitantes de la zona rural, de los cuales el 25% son pequeños productores que realizan el proceso productivo y de deshidratación de hierbas aromáticas en el municipio de Tenjo, razón por la cual la Alcaldía creo el proyecto "Centro Agroindustrial del municipio de Tenjo" y así adquirió una máquina deshidratadora y una de tisanas pensando en un proyecto de inversión pública que busque impactar socialmente, generando nuevas alternativas al pequeño productor con una idea de negocio para fomentar la transformación de productos primarios del sector agropecuario, de tal forma que puedan acceder a nuevos nichos de mercado, sin embargo, el municipio no ha contemplado los costos del uso de la máquina para poder cobrar un precio razonable a los pequeños productores, no tienen la oportunidad ni el conocimiento de medir ni evaluar el costo del uso de la máquina deshidratadora y de tisanas, debido a esta situación la máquina se encuentra en el centro agroindustrial del municipio al servicio de los productores pero como herramienta académica y educativa, esto implica que los productores se sigan desplazando a la ciudad (Bogotá) generando que sus costos aumenten, y no se aprovecha eficientemente los recursos y la materia prima que se produce orgánicamente en el municipio.

Esta práctica empresarial se desarrollará bajo la modalidad de estudio de caso respondiendo la pregunta ¿Cómo diseñar e implementar un sistema de costos para la prestación del servicio de la maquina deshidratadora y de tisanas de hierbas aromáticas en el municipio de Tenjo? Utilizando el método de investigación mixto, aplicando técnicas de investigación como entrevistas preliminares al instructor del Sena y a los pequeños productores que tomaron el curso dictado por la alcaldía de Tenjo, la observación, recopilación de información de los diferentes libros existentes de costos para así lograr escoger el modelo de costos que más aplica según el proceso productivo que se está llevando a cabo, y medición de tiempos de la prestación del servicio.

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1.1.

Justificación.

Con la implementación de un sistema de costos por servicios, el municipio de Tenjo podrá determinar el costo total por el uso de la maquina deshidratadora y de tisanas y así ofrecer un precio razonable a los agricultores e incentivarlos para que obtén por realizar sus procesos en su propio municipio (Tenjo), evitando costos de traslados hasta la ciudad de Bogotá, ahorrando tiempo en el proceso que se requiere, de igual manera se busca fortalecer el sector agroindustrial para que abran nuevos mercados y así ofrezcan su producto final generando un costo-beneficio. Teniendo en cuenta que el proyecto "Centro Agroindustrial del municipio de Tenjo" debe ser auto sostenible, en el municipio hace presencia interinstitucional el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), con el Centro de Desarrollo Agro empresarial (CDA) de Chía, quien apoya en la fase de capacitación, instrucción y emprendimiento de los procesos de producción y transformación de los sectores primarios.

Con el diseño e implementación del sistema de costos para la prestación del servicio de la maquina deshidratadora y de tisanas de hierbas aromáticas, el municipio de Tenjo se estaría implementando la infraestructura básica ya existente para el desarrollo del procesamiento de hierbas aromáticas dando así continuidad al proyecto de inversión social, pero ya teniendo establecido un precio final para el servicio y dejando de utilizar las maquinas como herramienta educativa, logrando el costobeneficio esperado y un sistema de costos ABC bien estructurado y que permanezca en el tiempo.

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1.2.

Objetivos.

1.2.1. Objetivo general Diseñar e implementar un sistema de costos para la prestación del servicio de la máquina deshidratadora y tisanas de hierbas aromáticas en el municipio de Tenjo.

1.2.2. Objetivos específicos.     

Caracterizar el proceso productivo que realiza la máquina deshidratadora y tisanas de hierbas aromáticas.

Analizar los sistemas de costos para determinar cuál aplica al tipo de servicio que presta la máquina deshidratadora y tisanas.

Diseñar el sistema de costos para la prestación del servicio de la máquina deshidratadora y tisanas de hierbas aromáticas.

Analizar la información de los costos de la prestación de servicios de la maquina deshidratadora y tisanas.

Presentar y retroalimentar la herramienta de Excel a las personas encargadas del Centro Agroindustrial.

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CAPITULO II: Marco teórico.

A continuación, se presentará una breve descripción teórica de los conceptos que abarca el estudio para el diseño e implementación de un sistema de costos para la prestación del servicio de la maquina deshidratadora de hierbas y tisana aromáticas en el municipio de Tenjo Cundinamarca, 2.1. Contabilidad administrativa.

Teniendo en cuenta la definición que nos aportan los autores Jones, WENER, P, Terrel, L.Terrel, (2001) como “el área de la contabilidad diseñada para proporcionar información a quienes a nivel interno toman decisiones económicas, como los gerentes”. (p.5). Como también lo señalan los autores Garrison, NOREEN Y Brewer (2007) "La contabilidad administrativa se ocupa de proveer la información a los administradores, es decir, quienes, dentro de la organización, se encargan de la dirección y el control de sus operaciones". (p.4) infiere en que el buen manejo de la información sea la base fundamental para la toma de decisiones que, a su vez, debe ser planeada estratégicamente logrando que los resultados de los procesos productivos sean eficientes.

2.2. Contabilidad financiera.

La contabilidad financiera, es una rama de la contabilidad, la cual refleja el estado económico en el que se encuentra una compañía de acuerdo a la actividad económica a la que se dedique, como lo menciona el autor Mata M. (2015) “La contabilidad financiera registra básicamente aquellas operaciones que realiza la entidad con el mundo exterior y, posteriormente, suministra a los usuarios externos”. (p.3). Por otra parte, los autores Fernández y Casado (2011) define la contabilidad financiera como el “Sistema contable que suministra información financiera a una diversidad de agentes económicos y sociales que tienen intereses en la empresa (preferentemente socios o accionistas y acreedores) para que en base a esta información recibida puedan tomar decisiones y en consecuencia actuar”. (p.34).

De acuerdo a lo planteado por los autores anteriormente, la contabilidad financiera es la base de la información con la cual se pueden llegar a tomar decisiones de inversión, estrategias para mejoramiento de la rentabilidad, expandirse a nuevos mercados, entre otros.

2.3. Contabilidad de costos.

El concepto de contabilidad de costos, es importante tenerlo claro pues es una parte especializada de la contabilidad general que afecta los estados financieros el cual define Torres (2002) como “el conjunto de técnicas y procedimientos que se utilizan para cuantificar el sacrificio económico incurrido por un negocio para generar ingresos o fabricar un inventario”. (p.6-7), por su parte, Sinisterra (2006) afirma que es "una técnica o mecánica contable que permite calcular lo que cuesta fabricar un producto o prestar un servicio". (p.9), 24

Esto nos conduce a que todos los recursos que se utilicen para la elaboración de un producto, deben estar debidamente controlados e identificados para poder determinar la valoración de los inventarios, el costo de venta, la utilidad que se genera, la valuación del desempeño del negocio y el control de las operaciones.

2.4. Elementos del costo.

Son todos los componentes necesarios para poder elaborar un producto o prestar un servicio y para ello existen 3 elementos del costo:   

Materia Prima.

Mano de Obra.

Costos Indirectos.

2.4.1. Materia prima.

Para poder elaborar un producto o prestar un servicio, se necesita del componente principal el cual es la materia prima, la cual es definida por Cuervo y Osorio (2006) como “Elementos físicos de consumo que se utilizan en la producción de bienes o en la prestación de servicios y tienes las siguientes características:

  

Son tangibles.

Son de cuantía significativa.

En las empresas de transformación, integran físicamente el producto y se identifican directamente con él”. (p.12) También es definida por Jiménez y Espinosa (2006) como “Las materias primas comprenden tanto materias primas que se procesan en la propia planta, como los materiales comprados para ser ensamblados al producto”. (p.115).

De acuerdo a estas definiciones, podemos decir, que la materia prima es el elemento principal para elaborar un bien y en algunas ocasiones para prestar un servicio, la cual se debe controlar muy bien en los almacenes o bodegas en las que se encuentre puesto que es la que representa mayor cuantía al momento de presentar un estado de resultados.

2.4.2. Mano de obra.

Gracias a este elemento del costo, una persona capacitada que realice una labor para transformar una materia prima, puede elaborar un bien o prestar un servicio, por ello, Cuervo y Osorio (2006) la definen como “Los salarios y prestaciones sociales legales y extralegales, como contraprestación por el esfuerzo físico y mental pagados a los trabajadores que tienen una relación directa con la producción o la prestación de los servicios”. (p.13). Así mismo lo define Jiménez y Espinosa (2006) como “Los salarios pagados a quienes se encuentren realizando el trabajo de fabricación, o mano de obra indirecta, que represente todos los demás costos de mano de obra de la fábrica”. (p.119).

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Por lo anterior, todo lo que se le pague a un trabajador que tenga que ver directamente con el producto o servicio, se debe tener en cuenta al momento de determinar los costos del mismo.

2.4.3. Costos indirectos.

Este elemento también llamado CIF (Costos Indirectos de Fabricación) lo define Cuervo y Osorio (2006) como “Los demás costos necesarios para completar el proceso de producción o de servicio”. (p.13), a estos CIF, también se les debe agregar los Materia Prima Indirecta y la Mano de Obra Indirecta.

Este es el elemento más difícil de medir y controlar puesto que entra todo lo que tenga que ver con la elaboración del bien o servicio que no sean directos y en algunas ocasiones no son fáciles de identificar, por esta razón, en los sistemas de costos tradicionales no se logra calcular un costo real y la consecuencia de ello es tener un mayor costo de producción, lo que lleva al mismo tiempo a una menor rentabilidad.

En la gráfica 1, como lo presenta Jiménez & Espinosa (2006) se identifica de una manera resumida los tres elementos del costo y como se componen:

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Gráfica 1: Elementos del costo.

Fuente: (Jiménez y Espinosa, 2006) 2.5. Definición de los sistemas de costos.

Según lo expuesto por el autor Sinisterra (2006) como “el conjunto de normas contables, técnicas y de procedimiento de acumulación de datos de costos con el objeto de determinar el costo unitario del producto fabricado, planear los costos de producción y contribuir con la toma de decisiones”. (p.34).

Lo anterior nos indica que las compañías determinan el sistema de costo más pertinente a utilizar de acuerdo a la actividad económica que desarrolla y la naturaleza de los procesos de producción.

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2.6. Definición: modelo y métodos de costos.

Dentro de los conceptos básicos de modelos y métodos de costos nos explica el autor Pellegrino (como se citó en Cartier, 1999) “método o técnica de costeo es el conjunto de procedimientos específicos utilizados para la determinación de un costo. El modelo de costos es el conjunto de supuestos y relaciones básicas en que se sustenta un método o técnica de costeo” (p.2.)

Teniendo en cuenta lo anterior, se puede decir que el método va directamente relacionado con las actividades que se llevan a cabo para conocer un costo y el modelo va ligado a dicho método, pues de este será su base de sustento.

2.7. Clasificación de los sistemas de costos.

De acuerdo a las necesidades de las compañías los costos se dividen en dos grupos. Cuevas (2001) afirma que: “El costeo por procesos se refiere a situaciones en las que productos similares son producidos masivamente, sobre bases más o menos continuas. El costeo por órdenes de trabajo se usa en aquellas situaciones de producción en las que muchos productos, diferentes trabajos u órdenes de producción se efectúen en cada periodo”. (p.62-152).

Estos sistemas de costos, son comúnmente utilizados en el primer sistema de costeo en compañías de industrias textiles, petroleras, procesamiento de alimentos, las cuales manejan producciones en línea y en el segundo sistema de costeo en compañías de la industria de muebles, imprentas, fábricas de herramientas, las cuales manejan producciones intermitentes.

2.7.1. Sistema de costos por procesos.

De acuerdo con el aporte del autor Polo (2013) define los costos por procesos como: “Sistema en el cual se produce en serie y en forma continua, acumulando sus costos de producción por cada uno de los departamentos, o por centros de costos que intervienen en que proceso productivo y los costos unitarios en cada departamento son costos promedios” (p.204).

Por otro parte, los autores Rincón y Villareal (2009) afirman que “En este sistema la unidad de costeo es un proceso de producción. Los costos se acumulan para cada proceso durante un periodo de tiempo dado” (p.39).

Atendiendo a las definiciones dadas por los autores, se puede decir que este sistema de costos es comúnmente utilizado por empresas manufactureras que manejen una línea estándar de productos, la cuales podrán conocer el costo final y unitario de la producción en el momento en que termine la misma.

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2.7.2. Sistema de costos por órdenes de producción.

Según García (1995) define los costos por órdenes de producción como “Sistema cuando la producción tiene un carácter interrumpido, lotificado, diversificado, que responda a órdenes e instrucciones concretas y específicas de producir uno o varios artículos o un conjunto similar de los mismos”. (p.103). También lo define Rincón y Villareal (2009) como “En este sistema la unidad de costeo es generalmente un grupo o lotes de productos iguales. La fabricación de cada lote se emprende mediante una orden de producción”. (p.39).

Siguiendo las definiciones anteriores, se puede afirmar que este sistema de costos por órdenes de producción es manejado en empresas que trabajan sobre unidades exactas que requiera un cliente de un producto con características concretas.

2.7.3. Sistema de costos por actividades ABC. De acuerdo a la definición que nos exponen los autores Berrio Y Castrillón (2008) “El sistema de costos es una metodología que determina el costo y desempeño de actividades, recursos y objetos de costos; en el cual lo recursos son asignados a las actividades. Por lo tanto se costea primero la actividad; luego se asigna el costo de las actividades a los objetos de costo (productos, servicios y comercialización de estos) según su uso” (p.207-208), también lo define el autor Toro (2010) como “Asignar costos a los insumos necesarios para ejecutar todas las actividades de un proceso productivo – identificadas como las relevantes para obtener un determinado objeto del costo – y luego calcula el costo de estas actividades productivas mediante mecanismos de absorción del costo” (p.46).

También lo define Cuervo y Osorio (2006) como “Sistema que asigna a los productos o servicios los materiales directos y el costo de las actividades necesarias para producirlos o prestarlos y costea las actividades con base en los recursos necesarios para realizarlas”. (p.18).

Basado en las definiciones anteriores, se puede decir que el sistema de costos por actividades ABC, es el único sistema que maneja los costos de acuerdo a las actividades que se realicen para poder producir un producto prestar un servicio, de esta manera se controla eficientemente la mano de obra en que incurre la ejecución de una actividad.

En la gráfica 2, se podrá evidenciar de manera resumida cómo funcionan los costos por ABC.

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Gráfica 2: Definición gráfica del ABC

RECURSOS

Asignadas y consumidas por

ACTIVIDADES

Asignadas y consumidas por

DRIVERS

Fuente: (Cuervo y Osorio, 2006)

En la ecuación 1, se presenta matemáticamente los elementos que se deben tener en cuenta para hallar el costo total en la prestación del servicio de la maquina deshidratadora y tisanas.

Ecuación 1: Costo total ABC Costo Total = Materiales + Sumatoria del costo de cada una de las actividades Fuente: (Cuervo y Osorio, 2006) 2.7.3.1. Definición de actividad.

Partiendo de la definición del autor Hicks (1997) afirma que “las actividades son definidas como aquellos grupos de procesos o procedimientos relacionados entre sí que, en conjunto, satisfacen una determinada necesidad de trabajo de la empresa” (p.44), por otra parte el autor Toro (2010) define “Una actividad es un trabajo que consume recursos de una organización, y es generalmente una parte integrante de un proceso compuesto de varias tareas cumpliendo un objetivo; las actividades se expresan mediante verbos o expresiones que signifiquen acción” (p.46).

De acuerdo a lo establecido por los autores, la actividad es la ejecución de varias tareas para lograr cumplir un objetivo propuesto, para nuestro caso, es una serie de tareas conjuntas que nos llevan a prestar un servicio de manera eficiente.

2.7.3.2. Definición de recursos.

Los recursos son uno de los elementos requeridos para ejecutar correctamente una actividad, por lo que el autor Cuervo y Osorio (2006) lo define como “Los elementos utilizados para desarrollar las actividades; pueden ser grupos de costos o gastos”.

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Por lo anterior, se puede decir, que si no se tienen elementos (recursos) es imposible ejecutar una labor, ya sea para elaborar un bien o prestar un servicio, por ellos, es indispensable identificar correctamente los que son necesarios y llevar el control de los mismos.

2.7.3.3. Definición de inductores de costes o drivers.

De acuerdo a la definición que nos aporta el autor Hicks, 1997, un inductor de costes o drivers “Es un factor utilizado para medir como un coste es incurrido y/o como imputar mejor dicho coste a las actividades o a los productos”. (p.46). Por otra parte, el autor Torres, 2002, afirma que los drivers “Es un evento que hace que una actividad se genere y que, como consecuencia, afecte al costo asociado con ella”. (p.264) Partiendo de la definición que nos deja este autor, podemos decir que los drivers o inductores, es unidad de medida cuantitativa la cual se usa para medir una actividad o tarea como, por ejemplo, las horas, la distancia recorrida, un número de órdenes, etc.

2.8. Beneficios del costeo basado en actividades – ABC El sistema de costeo basado en actividades – ABC, cuenta con beneficios que los sistemas de costos tradicionales no. Hoy en día es importante controlar y medir la evaluación de desempeño e identificar correctamente los costos indirectos, puesto que estos dos factores suelen inflar los costos finales por no manejarse adecuadamente y el sistema de costos ABC es el único que actualmente mide los costos indirectos y la eficiencia en los procesos.

Por ello, Cuervo y Osorio (2006) señalan las ventajas de implementar los costos ABC en las empresas, como lo son:    



Los costos indirectos no se asignan directamente al producto o servicio, sino que se asignan a las actividades que se ejecutan para producir ese bien o prestar un servicio.

Este sistema busca asignar estrictamente a los productos los materiales directos y el costo de las actividades en las que se incurren al momento de producir un bien o prestar un servicio.

Se controla la evaluación de desempeño, puesto que es muy importante al momento de calcular los costos y a la cual no se le da importancia en los sistemas de costos tradicionales.

Con el paso de la globalización, las industrias están creciendo significativamente y esto hace que utilicen menos recurso humano, por lo tanto, se aumentarían los costos indirectos los cuales si no se controlan adecuadamente no podrá ser competitiva una empresa en el mercado puesto que su rentabilidad seria baja y generaría pérdidas a comparación de otras industrias.

Para que una empresa sea altamente competitiva y con una buena rentabilidad, es necesario acogerse a los nuevos cambios en los cuales en temas de costos se eliminarían los despilfarros y el aumento de costos indirectos que no tienen que ver con la elaboración de un bien o la prestación de un servicio.

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En la tabla 1, se evidencia un comparativo de los sistemas de costos tradicionales Vs ABC. Tabla 1: Comparativo sistemas de costos.

Elaborado: Por las autoras basadas en informaciรณn recopilada.

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2.9. Definición de proceso productivo.

Atendiendo en la definición que expone el autor Fúquene (2007) refiere que el proceso productivo es el conjunto de operaciones y actividades, las cuales están orientadas a transformar insumos o materias primas en un producto o servicio con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes.

Por lo anterior se puede decir, que es necesario seguir de forma consecutiva una serie de actividades en el momento de trasformar materias primas para poder obtener un producto o servicio al consumidor final.

2.10. Generalidades de la deshidratación de hierbas aromáticas y tisanas.

La historia del hombre ha estado ligada siempre con las hierbas aromáticas, desde antes de conocer el fuego y domesticar los animales. En el periodo neolítico, se empezó a trabajar con la agricultura y los primeros alimentos que se empezaron a cultivar fueron las plantas y los granos. En la época de los griegos, las hierbas aromáticas las usaban como plantas medicinales y muchas veces las usaban como realizar encantamientos o hechicería Fuentes y Mendoza (2010).

Como es de notar, las hierbas aromáticas siempre han estado presentes en la vida del hombre y han sido utilizadas para muchos fines, por esta época, siguen siendo utilizadas en temas medicinales y culinarios, por ello Méndez (2008) afirma que las plantas aromáticas “son aquellas plantas medicinales cuyos principios activos están constituidos, total o parcialmente, por esencias. Su número viene a ser de un 0.66% del total de las plantas medicinales” (p.2).

Por otra parte, Muñoz (1987) dice que las plantas aromáticas “son aquellas plantas medicinales cuyos principios activos están constituidos, total o parcialmente, por esencias.” (p. 15).

En la tabla 2, se relacionan las características de las hierbas aromáticas que se trabajaron en el proceso de deshidratación y tisanas en el Centro Agroindustrial en el mes de marzo de 2016.

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Tabla 2: Características de la Hierba Buena, Manzanilla, Caléndula y Toronjil.

Fuente: (Arango, 2006) La deshidratación (aromáticas, frutas), es la técnica de conservación de alimentos más antigua que existe. La extracción de agua ayuda a que se conserve los alimentos durante un periodo más largo de tiempo y evita que crezcan microorganismos, quienes son los causantes de la pudrición de cualquier alimento Valdés (2008).

Por ello, Colina (2010) define la deshidratación como “El proceso en el cual se remueve casi la totalidad del agua de un producto, dando como resultado un producto solido con un contenido de humedad significativamente bajo” (p.9-10) Según lo expuesto por Fuentes y Mendoza (2010) Dentro de los tipos de deshidratación existen:  

Deshidratación natural y, Deshidratación Artificial.

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La Deshidratación Natural, consiste en dejar los alimentos al aire libre, donde el ambiente en que se encuentren esté libre de humedad, es decir, que el lugar este tibio o caliente, que halla suficiente circulación del aire y que este en la sombra o al sol.

La Deshidratación Artificial o Forzada, consiste en poner en secadores que emiten aire caliente a través del control de temperatura que funcionan con energía y/o gas.

En la gráfica 3, Se presenta de manera resumida los tipos de deshidratación y deshidratadores que existen.

Gráfica 3: Tipos de deshidratación y tipos de deshidratadores.

Fuente: (More y Melero, s.f.)

Para el caso del Centro Agroindustrial, se realiza una deshidratación Artificial o Forzada. El tipo de deshidratador con el que se cuenta es de tipo Estático – Armario Multinivel. Como se puede evidenciar en la ficha técnica 1, este deshidratador mide 2.10 m de alto, 90 m de ancho, 95m de longitud.

Cuenta con 15 bandejas de 0.60 m x 0.85 m en acero inoxidable, de las cuales, cada una tiene una capacidad aproximada 2 Kg de aromáticas para deshidratar. Funciona con gas propano o natural, maneja un control de temperatura de 0.5 HP y puede trabajar a una temperatura entre 40° y 80°.

El tiempo de deshidratación de una planta depende de su nivel de agua, según lo expuesto por Almada, Cáceres, Machain-singer y Pulfer (2005), las aromáticas contienen poco nivel de agua en su contenido y el tiempo de terminación de deshidratado se determina por la textura del producto, es decir, cuando las hojas se quiebren fácilmente y se desprendan de los tallos solas. Así mismo, afirma que, en cuanto a rendimiento, 1 kilo de producto fresco, rinde de 100 a 150 gramos deshidratado.

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Lo anterior, se pudo constatar en el momento que se observó en el Centro Agroindustrial todo el proceso de deshidratación, y con el ejercicio que se realizó el pasado mes de marzo de 2016, como se puede notar en el formato de medición (Proceso Deshidratación), se ingresó a deshidratar en 3 bandejas 0.90 kg y como producto final se obtuvo 150 gr de producto deshidratado.

La temperatura recomendada para deshidratar hierbas aromáticas según Valdés (2008) oscila entre 50° y 60°, si se realiza a una temperatura mayor, las hierbas se cocinarán, sin embargo, las aromáticas deben iniciar el proceso a 35°.

En cuanto a las tisanas, como lo definen en su tesis los autores Castro y Oros (2010) la tisana es una bebida que se obtiene luego de hervir hierbas aromáticas o plantas en agua, ésta, queda impregnada de las sustancias solubles, que pueden tener beneficiosos para la salud.

Se puede decir, que muchas personas consumen tisanas de aromáticas, ya sea por gusto o por temas medicinales, lo cierto, es que a lo que relaciona este producto, pueden cambiar las técnicas de hacerlo, pero seguirá siendo consumido por la humanidad.

Por parte de la máquina de tisanas adquirida y como se puede observar en la ficha técnica 2, pesa 350Kg, la capacidad del tolvo es de 12 Litros, sus dimensiones son de 90cm x 95cm x 180cm, su consumo de energía es de 1,6kw/h y su producción oscila entre 30 a 50 bolsas de tisanas por minuto.

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CAPITULO III: Marco referencial.

A continuación, se hará una breve descripción del marco institucional, geográfico y social del proyecto a desarrollar “Diseño e implementación de un sistema de costos para la prestación del servicio de la maquina deshidratadora y de tisanas de hierbas aromáticas en el municipio de Tenjo Cundinamarca” para lo cual contaremos con el apoyo de la Alcandía de Tenjo, la secretaria de desarrollo económico de ambiente y el SENA. De la misma manera, contamos con el consultorio contable de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia, siendo ésta nuestro entorno donde desarrollaremos metodológicamente el proyecto planteado.

3.1. Marco institucional.

El objeto de estudio, se centra en diseñar e implementar un sistema de costos para la prestación de servicios de una maquina deshidratadora y tisanas ubicada en el centro agroindustrial de municipio de Tenjo Cundinamarca, siendo este un proyecto de inversión social pensado en los pequeños productores del área rural del municipio.

3.1.1. Razón social.

Centro Agroindustrial para la deshidratación y tisanas de hierbas aromáticas.

3.1.2. Misión.

Promover el bienestar social y económico de los pequeños productores habitantes de Tenjo, logrando la plena satisfacción de las necesidades individuales y colectivas, brindando una adecuada infraestructura para el proceso de deshidratación y tisanas de hierbas aromáticas cultivadas en el mismo municipio.

3.1.3. Visión.

En el 2017 el proyecto de inversión social será reconocido en el municipio de Tenjo como una oportunidad para terminar el proceso de transformación de hierbas aromáticas a un bajo costo requerido por los pequeños productores, logrando soluciones u oportunidades de negocio innovadoras.

3.1.4. Objetivo.

Prestar un servicio a los pequeños productores de hierbas aromáticas del municipio de Tenjo con el fin de que la maquina deshidratadora y de tisanas sea auto sostenible para la ejecución de los procesos productivos realizados.

3.1.5. Valores.

Para que el proyecto sea exitoso los valores corporativos como se muestra en la tabla 3 son: 37

Tabla 3: Valores.

Calidad: Ilustración 1: Calidad.

El centro agroindustrial garantiza brindar un servicio de excelente calidad a los productores, para que estén tranquilos y satisfechos con el producto final que se les entrega.

Compromiso: Ilustración 2: Compromiso.

Nos comprometemos a cumplir con los tiempos pactados para la entrega final del producto (tisana), así mismo a devolver la materia prima que por alguna razón no fue procesada.

Respeto: Ilustración 3: Respeto.

Antes de cualquier vínculo laboral o comercial, es indispensable respetarnos los unos a los otros, por ello, este es un valor fundamental en cualquier actividad o labor que hagamos en la vida.

Honestidad: Ilustración 4: Honestidad.

Como personas integrales que somos, partimos de que cuando un productor nos brinda su confianza, nosotros actuamos de manera transparente y honesta, así mismo como recibimos la materia prima soportada, la entregamos soportada.

Elaborado: Por las autoras

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Con estos valores, se quiere mostrar que la prestación del servicio de la maquina deshidratadora y tisanas es óptimo y brinda un total beneficio a los pequeños productores del municipio de Tenjo siempre teniendo en cuenta que actuamos como personas integras y respetables.

3.2. Marco geográfico.

En la ilustración 5, se refleja el país, el departamento y el municipio donde se encuentra ubicado el Centro Agroindustrial.

Ilustración 5: Ubicación geográfica.

Fuente: https://www.google.com.co/search?biw=1517&bih=692&tbm=isch&sa=1&btnG=Buscar&q=mapa +de+colombia#tbm=isch&q=mapa+colombia&imgrc=xMLslbYH7DRzZM%3A https://www.google.com.co/search?biw=1517&bih=692&tbm=isch&sa=1&btnG=Buscar&q=mapa +de+colombia#tbm=isch&q=mapa+cundinamarca&imgrc=u6bOyq8s_0wkDM%3A https://www.google.com.co/search?biw=1517&bih=692&tbm=isch&sa=1&btnG=Buscar&q=mapa +de+colombia#tbm=isch&q=mapa+tenjo&imgrc=PmfTQIoV1hKwIM%3A

3.2.1. Ubicación geográfica donde se desarrolla el proyecto.

El proyecto “Diseño de un sistema de costos para la prestación de servicios de una maquina deshidratadora y de tisanas” ubicada en el centro agroindustrial del municipio de Tenjo según la descripción que hace el Municipio de Tenjo (2012) “Es un municipio de Cundinamarca (Colombia), ubicado en la Provincia de Sabana Centro, se 39

encuentra a 37 kilómetros de Bogotá. Hace parte del Área Metropolitana de Bogotá, según el censo DANE 2005”.

De la misma manera en su descripción geográfica nos indica el Municipio de Tenjo (2012): “Se encuentra ubicado al noreste de Bogotá a 57 Km pasando por Chía, Cajicá y Tabio, puede llegarse también por la autopista Medellín a 21 Km de la capital, vía Siberia – Tenjo. Con una población de veinte mil (20.000) habitantes y una superficie de 108 Km2 de los cuales 106 se hallan en piso térmico frio y los 2 restantes corresponden al páramo. Los actuales límites fueron definidos por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi en 1941 y aprobados mediante ordenanza 36 de 1945, delimitándolo con los municipios de Subachoque, Tibio, Chía, Cota, Funza y Madrid. Dentro de su división administrativa cuenta con un casco urbano, una inspección de Policía en la vereda de la Punta y el sector rural conformado por 15 veredas”.

3.2.2. Ubicación geográfica del centro agroindustrial de Tenjo.

En la ilustración 6, se identifica que el lugar donde se encuentra el Centro Agroindustrial es en la plaza de mercado del municipio.

Ilustración 6: Centro Agroindustrial.

Fuente: Tomada por las autoras.

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La ubicación del Centro Agroindustrial se encuentra en la plaza central de municipio de Tenjo, lugar que designo la Alcaldía para instalar y poner al servicio de la comunidad de agricultores la maquina deshidratadora y de tisanas de hierbas aromáticas.

3.3. Marco social.

3.3.1. Definición de productor agrícola.

El grupo personas a las cuales la Alcaldía de Tenjo pretende brindar el servicio de deshidratado y empaque de tisanas de hierbas aromáticas, es a los pequeños productores del municipio que de acuerdo al concepto expuesto por la Organización de las naciones unidas para la agricultura y la alimentación (ORGNACUNIDAS) (2010) “el productor agrícola es la persona civil o jurídica que toma las decisiones principales sobre el uso de recursos y ejerce el control de la administración de las operaciones de la explotación” (p.23).

Por lo anterior, podemos concluir que el pequeño productor agrícola, es quien conoce y tiene el control de las tierras que cultiva, pues son las personas que saben en qué momento una hierba aromática se encuentra en el punto perfecto para seguir con su proceso de transformación y de esa manera poder tener un producto final de calidad.

Sin embargo, esta labor no es reconocida ni bien remunerada en el mercado, pues para ellos, brindar su producto al consumidor final les genera costos muy altos por lo que obtienen ganancias mínimas. Es por esta razón, la Alcaldía de Tenjo desea brindar a este grupo de pequeños productores la oportunidad de que transformen sus materias primas en el centro agroindustrial, donde podrán tomar el servicio de deshidratado y empaque de tisanas de hierbas aromáticas a un costo razonable y sin incurrir en costos adicionales transportándose fuera del municipio.

3.4. Marco Legal La legislación Colombia establece y reglamenta los siguientes decretos y resoluciones para quienes manejen productos alimenticios.

3.4.1. Decreto 3075 de 1997, Ministerio de Salud.

El cual regula las actividades de fabricación, procesamiento, preparación, envase, almacenamiento, transporte, distribución, comercialización de alimentos en el territorio nacional las cuales son de obligatorio cumplimiento en todas las plantas que tengan que ver con alimentos.

3.4.2. Decreto 612 de 2000, Ministerio de Salud.

El cual reglamenta la expedición de registros sanitarios automáticos para alimentos.

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3.4.3. Decreto 60 de 2002, Ministerio de Salud.

Por el cual se promueve la aplicación del sistema de análisis de peligros y puntos de control critico HACCP en la fábrica de alimentos y se reglamenta el proceso de certificación.

3.4.4. Resolución 599 de 1998, Invima.

Por el cual se adopta el formulario único para la solicitud, modificación y renovación del registro sanitario para los productos alimenticios y se establece la nomenclatura para la expedición de registros sanitarios de los alimentos de fábrica nacional y de los importados.

3.4.5. Resolución 2387 de 1999, Ministerio de Salud.

Por la cual se oficializa la norma técnica Colombia NTC521-1 relacionada con el rotulo de alimentos.

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CAPITULO IV: Diseño metodológico.

Con el fin de desarrollar los objetivos planteados en el presente trabajo, se vinculará el método, la técnica y la práctica que fueron utilizados para recopilar toda la información necesaria y dar cumplimiento a los objetivos mencionados.

4.1. Diseño de la investigación.

El diseño de la investigación es un paso importante para poder desarrollar los objetivos planteados en el presente trabajo puesto que, con la aplicación de los métodos, técnicas y prácticas podemos lograr dar solución a los objetivos planteados y así mismo o tener información adecuada para la toma de decisiones.

En el diseño de la investigación se pondrá en práctica en el Centro Agroindustrial de Tenjo de acuerdo a lo que expone el autor Namakforoosh (2005) como “Un arreglo escrito y formal de las condiciones para recopilar y analizar la información, de manera que combine la importancia del propósito de la investigación y la economía del procedimiento” (p.85).

También lo define Sampieri, Collado y Baptista (2010) como “Un conjunto de procesos sistemáticos, críticos y empíricos que se aplican al estudio de un fenómeno o problema” (p.4). Para llevarlo a cabo, se tendrán en cuenta las técnicas cuantitativas y cualitativas por medio de las herramientas de medición que se mencionarán en el presente capitulo.

El estudio de caso según Cosley y Lury, 1987 (como se citó en Blaxter, Hughes & Tight, 2000) es una “Combinación de métodos: observaciones personales que, en determinados periodos o circunstancias, pueden transformarse en participación; el uso de informantes para proporcionar datos actuales o históricos”, en el caso del Centro Agroindustrial de Tenjo Cundinamarca, se realizará un estudio analítico de hechos, basada en información actual e histórica.

Por otra parte, se contará con dos técnicas para desarrollar los objetivos planteados. Por un lado, está la técnica cuantitativa, la cual define Blaxter, Hughes y Tight (2000) como la recolección y el análisis de todos los datos en forma numérica y, por otro lado, está la técnica cualitativa, la cual se enfoca en recolectar y analizar la información en todas las formas posibles dejando de lado los datos numéricos. En el presente trabajo, se realizará la recolección y análisis de la información bajo las dos técnicas, puesto que una es el complemento de la otra.

Teniendo en cuenta que para el desarrollo del trabajo se necesita conocer el proceso que hace la maquina deshidratadora y de tisanas, es necesario hacer un trabajo de campo, en el cual debemos conocer el proceso completo y de esta manera poder calcular los tiempos exactos que gasta cada proceso y así evitar supuestos en los mismos.

Con el fin de desarrollar adecuadamente los objetivos planteados, se determinan las siguientes fases metodológicas: 43

4.1.1. Fase 1: Caracterización En esta fase se realizó una visita a la alcaldía de Tenjo donde se socializó la propuesta radicada por las estudiantes de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia con las personas encargadas del centro agroindustrial y por medio de la técnica de dialogo, se estableciendo compromisos a desarrollar. (Ver) Anexo 1: Acta de acuerdos.

Así mismo, por medio de la técnica de la observación, se presenció el proceso de deshidratado y tisanas de hierbas aromáticas (manzanilla, yerbabuena, cidrón, caléndula) en el Centro Agroindustrial que es donde se encuentran actualmente las maquinas deshidratadora y tisanas.

4.1.2. Fase 2: Análisis de los sistemas de costos.

Una vez se tiene claro el funcionamiento de las maquinas deshidratadora y tisanas del Centro Agroindustrial, se procede realizar la técnica de revisión literaria de los diferentes sistemas de costos, las cuales permiten adquirir un conocimiento más acertado a la hora de elegir el sistema de costos que se acople a las necesidades del Centro Agroindustrial, teniendo en cuenta que aquel que se escoja debe ser un sistema que no genere sobrecostos innecesarios puesto que el Centro Agroindustrial va a prestar un servicio a la comunidad agricultora.

4.1.3. Fase 3: Herramientas de medición y formatos.

En esta fase, se pretende utilizar la técnica cuantitativa y cualitativa, puesto que se necesitan formatos como lo son; recepción de materia prima, tiempo del proceso de deshidratación, selección de materia prima, levantamiento de actividades, bases de datos, entre otros necesarios para la prestación del servicio del Centro Agroindustrial, con los cuales se llevará un control eficiente de las actividades realizadas y que al mismo tiempo la información sea lo más precisa posible para no incurrir en costos innecesarios.

4.1.4. Fase 4: Diseño y análisis del sistema de costos – Herramienta Excel.

En cuanto se hallan culminado las fases 1, 2 y 3, se procederá a realizar la técnica de observación y revisión de la información recopilada para implementar y poner en marcha el sistema de costos que se acopló a las necesidades del Centro Agroindustrial, por medio de pruebas que se realizaran con la presencia de la Señorita Lorena Montenegro Bojaca - Profesional Universitario del centro de desarrollo económico y ambiente de la alcaldía de Tenjo Cundinamarca.

4.1.5. Fase 5: Análisis de los costos.

Por medio de la técnica de análisis de la información, se analizarán los costos por cada actividad desarrollada y el costo por cada tisana, por la prestación del servicio de la maquina deshidratadora y tisanas.

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4.1.6. Fase 6: Presentación y retroalimentación.

Una vez se halla diseñado la herramienta de costos, se presentará dicha herramienta y por medio de la técnica del dialogo, se realizará una capacitación con la Señorita Lorena Montenegro Bojaca - Profesional Universitario del centro de desarrollo económico y ambiente de la alcaldía de Tenjo Cundinamarca, donde tendrá la posibilidad de evaluar la herramienta y su correcto funcionamiento y de esta manera poder dar su punto de vista acerca de los resultados obtenidos al final del desarrollo del presente trabajo.

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CAPITULO V: Caracterización del proceso.

A continuación, se presentará el proceso que realiza cada una de las maquinas deshidratadora y tisanas.

5.1. Maquina Deshidratadora.

En el proceso de deshidratación, se detalla el procedimiento desde que se recepciona la materia prima (aromática) hasta que queda el producto final para ser empacado en la tisana.

5.1.1. Orden de Servicio.

5.1.2. Recepción de materia prima.

Ilustración 7: Recepción de materia prima.

46

5.1.3. Selección por especie de aromática y peso inicial.

Ilustración 8: Selección por especie de aromática.

Ilustración 9: Clasificación materia prima.

.

Ilustración 10: Peso inicial materia prima.

47

5.1.4. Preseleccion de materia prima.

Ilustraciรณn 11: Pre-selecciรณn de materia prima.

48

5.1.5. Pesar lo que no sirve y reportar en la o.s.

Ilustraciรณn 12: Peso materia prima no apta.

5.1.6. Lavar y pesar materia prima a deshidratar.

Ilustraciรณn 13: Lavado de materia prima y peso por 2 vez

49

5.1.7. Distribuir la materia prima en bandejas.

Ilustraciรณn 14: Distribuciรณn uniforme de materia prima.

5.1.8. Encender y programar la maquina deshidratadora

Ilustraciรณn

15:

Cilindro

de

gas.

50

Ilustraci贸n 16: Programaci贸n deshidratadora.

5.1.9. Seguimiento e inspeccion del proceso Ilustraci贸n 17: Seguimiento e inspecci贸n del proceso.

51

Ilustración 18: Revisión continúa de la temperatura

5.1.10. Sacar y pesar producto final deshidratado.

Ilustración 19: Peso producto final deshidratado.

52

5.1.11. Picar producto final para enviar a mรกquina de tisana.

Ilustraciรณn 20: Producto final para picar

53

5.1.12. Flujograma proceso deshidrataciรณn.

En el flujograma 1, de muestra de manera prรกctica en proceso de deshidrataciรณn.

Flujograma 1: Proceso de deshidrataciรณn.

Elaborado: Por las autoras.

54

5.1.13. Ficha técnica maquina deshidratadora.

En la ficha técnica 1, se refleja las características que posee la maquina deshidratadora del Centro Agroindustrial.

Ficha Técnica 1: Maquina deshidratadora.

Elaborado: Recibido por parte de la alcandía de Tenjo.

55

5.2. Maquina Tisanas.

A la maquina empacadora de Tisanas, llega el producto terminado deshidratado y picado listo para ser empacado en las tisanas.

Ilustraciรณn 21: Producto final para tisana.

56

5.2.1. Encender y programar la máquina de tisanas.

Ilustración 22: Maquina tisanas.

5.2.2. Comprobar que estén todos los materiales para empacar.

Ilustración 23: Papel etiqueta para tisana.

57

Ilustraciรณn 24: Papel filtro para tisana

Ilustraciรณn 25: Hilo de algodรณn

58

5.2.3. Colocar producto final en el dosificador.

Ilustraciรณn 26: Colocar en dosificador.

5.2.4. Colocar un recipiente para recoger la tisana final.

Ilustraciรณn 27: Tisana Final

59

5.2.5. Flujograma proceso empacado Tisanas.

En el flujograma 2, se muestra de una manera prรกctica el proceso de empacado de tisanas.

Flujograma 2: Proceso de empacado tisanas.

Elaborado: Por las autoras.

60

5.2.6. Ficha técnica máquina de Tisanas.

En la ficha técnica 2, se reflejan las características que posee la máquina de tisanas con la que cuenta en Centro Agroindustrial.

Ficha Técnica 2: Maquina de tisanas.

Elaborado: Recibido por parte de la alcandía de Tenjo.

61

CAPITULO VI: Análisis de los sistemas de costos.

Los sistemas de costos son esenciales en la contabilidad, puesto que estos representan la verdadera utilidad que obtiene una compañía por la elaboración de un bien o la prestación de un servicio, así mismo, los sistemas de costos identifican el costo unitario y el costo final de una producción. Sin embargo, es de aclarar que todos los sistemas de costos no son favorables para todas las empresas, estos se definen de acuerdo a las características y el desarrollo de la actividad a la que se dedique una empresa determinada.

El sistema de costos ABC, es el único sistema que costea de acuerdo a las actividades, como lo señala el autor Berrio y Castrillón (2008) “El sistema de costos es una metodología que determina el costo y desempeño de actividades, recursos y objetos de costos; en el cual lo recursos son asignados a las actividades. Por lo tanto, se costea primero la actividad; luego se asigna el costo de las actividades a los objetos de costo (productos, servicios y comercialización de estos) según su uso” (p.207-208).

Por otra parte, se dice que es necesario asignar los costos a los recursos que serán usados al momento de ejecutar una actividad determinada y así mismo a esta actividad se le debe calcular un costo e identificar las más relevantes para obtener un objeto de costos Toro (2010).

También el autor Cuervo y Osorio (2006) lo define como “Sistema que asigna a los productos o servicios los materiales directos y el costo de las actividades necesarias para producirlos o prestarlos y costea las actividades con base en los recursos necesarios para realizarlas”. (p.18).

Para el caso del Centro Agroindustrial, se necesita un sistema de costos que minimice el incremento de costos que no sean inherentes al servicio que se va a prestar a los pequeños productores del municipio de Tenjo, por ello se determinó que el sistema de costos más apropiado es ABC, puesto que este es el único sistema que controla las actividades realizadas para ejecutar un proceso, que para este caso, son las actividades que se realizan para prestar el servicio de deshidratación y tisanas de manera que sea eficiente utilizando así los recursos estrictamente necesarios. De la misma manera, controla los CIF acertadamente ya que estos son los que en muchas ocasiones inflan el costo de un bien o servicio.

6.1. Identificación de actividades relevante en el proceso de deshidratación.

De acuerdo a la información suministrada por la Alcaldía de Tenjo, se identificaron las actividades a realizar en el proceso de deshidratación como lo muestra la tabla 4:

62

Tabla 4: Identificaciรณn de actividades relevantes en el proceso de deshidrataciรณn.

Elaborado: Por las autoras.

63

6.2. Identificación de actividades relevante en el proceso de tisanas.

De acuerdo a la información suministrada por la Alcaldía de Tenjo, se identificaron las actividades a realizar en el proceso de tisanas como lo muestra la tabla 5: Tabla 5: Identificación de actividades relevante en el proceso de tisanas.

Elaborado: Por las autoras 6.3. Identificación de Drivers en el proceso de deshidratación.

Partiendo de la definición del autor Hicks (1997), un inductor de costes o drivers “Es un factor utilizado para medir como un coste es incurrido y/o como imputar mejor dicho coste a las actividades o a los productos”. (p.46).

Por ello en la tabla 6 se identifican que recursos y elementos están asociados a la ejecución de la actividad en el proceso de deshidratación.

64

Tabla 6: Identificaciรณn de Drivers en el proceso de deshidrataciรณn.

Elaborado: Por las autoras.

65

6.4. Identificación de Drivers en el proceso de tisanas.

Partiendo de la definición del autor Hicks (1997), un inductor de costes o drivers “Es un factor utilizado para medir como un coste es incurrido y/o como imputar mejor dicho coste a las actividades o a los productos”. (p.46).

Por ello en la tabla 7 se identifican que recursos y elementos están asociados a la ejecución de la actividad en el proceso de tisanas.

Tabla 7: Identificación de Drivers en el proceso de tisanas.

Elaborado: Por las autoras.

66

CAPITULO VII: Herramientas de medición y formatos.

Partiendo de los objetivos planteados en el presente trabajo, se diseñaron formatos como herramientas de medición para identificar, controlar y calcular el costo de las actividades realizadas y demás costos incurridos en la prestación del servicio de la maquinas deshidratadora y tisanas del Centro agroindustrial de Tenjo. Estos formatos que se encuentran en Excel, deben ser alimentados con información básica requerida como lo son la especie y cantidad de hierba aromática a deshidratar, control de proceso de deshidratación, las actividades realizadas y bases de datos los cuales se mantendrá la información actualizada, para realizar el respectivo cálculo de los costos de la prestación del servicio. Dentro de los formatos encontramos: 7.1. Dialogo.

El dialogo, es una de las técnicas utilizadas para conocer las condiciones y características básicas en el que se encuentra el Centro Agroindustrial, por ello, se sostuvo una conversación con la persona encargada, la Señorita Lorena Montenegro Bojaca – Profesional Universitario del centro de desarrollo económico y ambiente de la alcaldía de Tenjo Cundinamarca, quien es la persona que tiene mayor conocimiento en el proceso de deshidratación y tisanas.

7.2. Requisición materia prima recibida.

Con el formato 1, se recolecta la información referente a la materia prima, allí, se diligencia la materia prima (hierbas aromáticas) que se recibe por parte de los agricultores, en la cual queda plasmado el peso exacto, especie de hierba aromática y observaciones si se da el caso.

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Formato 1: Requisiciรณn materia prima recibida.

Elaborado: Por las autoras 7.3. Requisiciรณn materia prima entregado.

Con el formato 2, se recolecta la informaciรณn referente a la materia prima que no se utilice como lo son los tallos y las hojas no aptas para el proceso de deshidrataciรณn, este se pesa y se devuelve en su totalidad a los agricultores, puesto que ellos, en el caso de los tallos, los reutilizan para elaborar esencias a base de aromรกticas.

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Formato 2: Requisiciรณn materia prima entregado.

Elaborado: Por las autoras 7.4. Levantamiento de actividades.

Con el formato 3, se debe identificar las actividades que se va a realizar en el proceso de deshidrataciรณn y tisanas, en el cual, se debe diligenciar el nombre del operario que estรก encargado del proceso, las actividades que realiza y la descripciรณn detallada de cada una de ellas.

69

Formato 3: Levantamiento de actividades.

Elaborado: Por las autoras

70

7.5. Proceso de selección de materia prima.

En la tabla 8, se debe diligenciar la especie aromática y detalle del peso de la misma, de acuerdo a la selección de tallos, hojas y materia prima en mal estado, si da lugar a observaciones también se debe plasmar allí.

Tabla 8: Proceso de selección de materia prima.

Elaborado: Por las autoras.

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7.6. Proceso de deshidrataciรณn.

En la tabla 9, se pretende llevar un seguimiento y control del proceso de deshidratado que se realice, en el cuรกl se debe estipular la hora de inicio y finalizaciรณn del proceso, la especie y peso que contiene cada bandeja, control de temperaturas (ambiente y de la maquina) y humedad, producto final obtenido en peso y porcentaje y observaciones si se da el caso.

Tabla 9: Proceso deshidrataciรณn.

72

Elaborado: Por las autoras

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CAPITULO VIII: Análisis de costos.

En el presente capitulo se analiza los costos incurridos en la prestación del servicio de la maquina deshidratadora y tisanas.

De acuerdo al diseño metodológico planteado, por medio de una recolección de datos cualitativos y cuantitativos, se evidencian los costos por cada actividad realizada en el proceso de deshidratación y tisanas, así mismo se identifican los costos directos e indirectos que incurren en la prestación del servicio.

Adicionalmente, se realiza un comparativo de costo por unidad de tisana y por caja de 20 tisanas, de acuerdo al costo de mercado de la prestación del servicio de deshidratación y tisanas que se consigue en la ciudad de Bogotá.

El sistema de costos que se realizó para el Centro Agroindustrial de Tenjo, se ejecutó de acuerdo al proceso realizado en el mes de marzo de 2016, tomando los tiempos de cada actividad realizada.

8.1. Listado de aromáticas.

Dentro del listado de la tabla 10, se identifican las especies aromáticas con las que se realizaron las pruebas del funcionamiento del sistema de costos Tabla 10: Listado hierbas aromáticas.

No 1 2 3 4 5 6

CODIGO CAL-F CAL MAN-F MAN YER TOR

TIPO AROMATICA CALENDULA CON FLORES CANLENDULA MANZANILLA CON FLORES MANZANILLA YERBABUENA TORONJIL

Elaborado: Por las autoras.

8.2. Insumos.

Dentro de los insumos que se necesitan para prestar el servicio, se cuenta con los siguientes elementos básicos para empacar la tisana como lo muestra la tabla 11.

Allí se detalla la unidad de medida y la cantidad que viene por cada insumo y se realiza la conversión a centímetros (cm), que es la unidad de medida que se va a manejar para costear.

74

Tabla 11: Insumos tisanas.

75

8.3. Mano de obra por actividad.

Los empleados que estarán a cargo del Centro Agroindustrial será la Señorita Lorena Montenegro Bojaca - Profesional Universitario del centro de desarrollo económico y ambiente de la alcaldía de Tenjo Cundinamarca, quien está contratada directamente por la alcaldía y a la cual no se le pagará ningún valor por medio del Centro agroindustrial y un empleado que maneje la máquina, quien estará contratado por prestación de servicios y se le pagará por minutos laborados.

En la tabla 12, de mostrará el detalle por minuto de la mano de obra que incurre por actividad realizada en la prestación del servicio de deshidratación y tisanas, para un peso total recibido de 5,37 Kg. Para determinar el valor de mano de obra por minuto, se calcula como se expresa en la ecuación 2: Ecuación 2: Valor hora y minuto mano de obra.

Valor Hora

Valor Minuto

Salario 300 Horas del mes

Valor Hora 60 minutos

Elaborado: Por las autoras.

76

En la tabla 12, se detalla la mano de obra por actividad realizada, reflejando los minutos consumidos y el valor total de los mismos.

Tabla 12: Distribuciรณn por minuto de la mano de obra por actividad realizada.

Elaborado: Por las autoras

En la grรกfica 4: se representa de manera ilustrada el porcentaje (%) de consumo en minutos por actividad realizada en el proceso.

77

Gráfica 4: Porcentaje (%) de consumo en minutos por actividad realizada.

Elaborado: Por las autoras.

8.3.1. Análisis mano de obra por actividad.

De acuerdo a lo anterior y teniendo en cuenta que se trabajó con 5,37 Kg de hierbas aromáticas, se concluye, que el valor por minuto de la mano de obra es de $ 38,30 y que las actividades que más consumen tiempo (minutos) en el proceso de Deshidratación y tisanas es;  

La pre-selección de MP, está representado en un 55,56% de las actividades realizadas y que llevadas al valor ($) de la actividad es de $2.298,17 equivalente a 60 minutos laborados.

Limpieza de las máquinas, está representada en un 18,52% de las actividades realizadas y que llevadas al valor ($) de la actividad es de $766,06 equivalente a 20 minutos laborados.

78

8.4. Costos directos.

Dentro de los costos directos, se tienen los servicios públicos y los insumos para el empaque de tisana.

8.4.1. Servicios Públicos.

En los servicios públicos, se realizan las conversiones necesarias para el servicio de energía, gas y agua para obtener el valor de consumo por minuto.

8.4.1.1. Energía.

El consumo de energía de la máquina de tisanas es en Kilowatt (kw), está según su ficha técnica 2, consume 1,6 Kw/h (Kilowatt).

En la ecuación 3, se plantea la formula a seguir para hallar el consumo y el valor total de los minutos utilizados en el proceso de empacado de tisanas.

Ecuación 3: Valor del Kw por minuto - Deshidratadora

Consumo = Potencia Kw X Tiempo

Consumo X Valor Kw = Valor $

Valor $ 60 Min Elaborada: Por las autoras.

En cuanto al consumo de energía de la máquina deshidratadora, según la ficha técnica 1, consume 0,5 HP/h (Caballos de fuerza), esta se debe convertir a Kw, puesto que se busca unificar dichas unidades de medida para cada servicio. Para comprender mejor cuánto cuesta el minuto de uso de esta máquina se presenta la ecuación 4.

Ecuación 4: Conversión de HP/h (Caballos de fuerza) a Kw/h (Kilowatt).

0,5 HP = 0,37285 Kw Luego de haber realizado la conversión, se procede a seguir el paso de la ecuación 3.

Elaborada: Por las autoras.

79

En la tabla 13, se refleja el valor por minuto de cada máquina (Deshidratadora y Tisanas), después de haber realizado las conversiones correspondientes.

Tabla 13: Valor por Kw (Kilowatt) por minuto.

Elaborada: Por las autoras.

8.4.1.1.1. Análisis consumo energía.

Como se observa en las gráficas 5 y 6, el molino eléctrico es el que consume menos energía, le sigue la deshidratadora y enseguida la de tisanas, mientras el molino eléctrico consume por minuto $1,32, la deshidratadora consume por minuto $2,90 y la tisana consume $12,44, esto se debe a que el molino consume 0,17 Kw/h de energía cuando se va a picar el producto que se va a empacar en la tisana, la deshidratadora consume energía por el uso de un termostato que controla la temperatura de la máquina y este consume solo medio Kw/h y la tisana consume por la potencia que usa para calentar la máquina y empacar la tisana a base de calor un 1,6Kw/h.

Gráfica 5: Consumo de energía en Kw/h por máquina.

Elaborado: Por las autoras.

80

Gráfica 6: Valor de Kw por minuto por máquina.

Elaborado: Por las autoras.

8.4.1.2. Gas. El consumo de gas solo es por parte de la maquina deshidratadora, ésta, lo usa para calentar él tuvo por donde sube el aire caliente y se concentra entre las bandejas para liberar la humedad de las hiervas aromáticas.

De acuerdo a la ficha técnica 1, la deshidratadora consume 12.000 BTU/h de gas, sin embargo, la maquina trabaja con un cilindro de gas de 100Lb por valor de $120.000, lo que significa que se debe realizar la conversión del cilindro de gas a BTU para poder calcular correctamente en consumo por minuto.

En la ecuación 5, se presenta la equivalencia de las 100Lb de gas a BTU que es la unidad de medida con la que funciona la deshidratadora.

Ecuación 5: Conversión de Lb a BTU

45,099 BTU = 1Kg

50 Kg = 100Lb

50 Kg X 45,099 = 2.254.950 BTU

81

Elaborada: Por las autoras.

Después de haber realizado la conversión de la ecuación 5, en la tabla 14, se presenta el costo por minuto de gas el cual es de $10,64.

Tabla 14: Valor por minuto de gas.

Elaborado: Por las autoras.

8.4.1.3. Agua.

En cuanto al agua, es mínimo su consumo, este se usa para la actividad de lavado de las hierbas aromáticas, este se hace en un recipiente de manera controlada, y se cancela bimestralmente. A parte del cargo fijo, se consumen 6 m3, sin embargo, se debe tener en cuenta que de acuerdo a la cantidad de servicios que se presten así mismo aumentará.

En la tabla 15, se refleja el valor por minuto en la actividad de lavado de las hierbas aromáticas.

Tabla 15: Valor por minuto de agua.

Elaborado: Por las autoras.

8.5. Costos indirectos.

Dentro de los costos indirectos, se tiene la depreciación de los activos, el arriendo y el mantenimiento semestral de la máquina de tisanas.

82

8.5.1. Depreciación.

El Centro Agroindustrial cuenta con los siguientes activos fijos que se identifican en la tabla 16.

Tabla 16: Lista de activos fijos.

Elaborado: Por las autoras.

La depreciación a utilizar, es por el método de unidades producidas. Este método se determinó, puesto que las maquinas al prestar un servicio a la comunidad, lo hará por horas, y este método es el más apropiado para obtener una depreciación real de acuerdo al uso de dichas máquinas.

En la ecuación 6, se plasma la fórmula para hallar el valor por hora de la depreciación y este al mismo tiempo se debe dividir en 60 para determinar el valor del minuto.

Ecuación 6: Formula de depreciación por el método de unidades producidas.

Costo de adquisición.

Estimación horas de uso de acuerdo a la vida útil estimada.

=

Valor por hora de uso

Elaborado: Por las autoras.

Como se evidencia en la tabla 17, el valor por minuto de la depreciación total de los activos fijos es de $29,07 esto, teniendo en cuenta que se estima poner a trabajar las maquinas 10 horas diarias, que al mes corresponde a 300 horas.

83

Tabla 17: Depreciación por minuto.

Elaborado: Por las autoras.

8.5.2. Arriendo.

En arriendo que se paga por el local del Centro agroindustrial es por valor de $126.981 en el mes. En la ecuación 7, se muestra cómo se llega al valor por minuto.

Ecuación 7: Valor por minuto de arriendo Valor x día

Valor x hora

Valor x minuto

Valor de arriendo 30 días

Valor del día 24 horas del día

Valor del hora 60 minutos

Elaborado: Por las autoras.

En la tabla 18, se evidencia que el valor por minuto de arriendo es de $3.

Tabla 18: Valor por minuto de arriendo.

Elaborado: Por las autoras.

8.5.3. Mantenimiento de máquinas.

El mantenimiento de la máquina de tisanas, se realiza semestralmente, dentro del cual se realiza la revisión de las termoculas y los fusibles para su buen funcionamiento.

El valor por minuto se evidencia en la tabla 19.

En cuanto a la maquina deshidratadora, solamente necesita de engrase semestralmente y verificar que la rejilla del ducto aire no se encuentre tapada. Esta labor la puede hacer la persona que trabaje en el Centro Agroindustrial.

84

Tabla 19: Valor por minuto de mantenimiento.

Elaborado: Por las autoras.

8.6. Costo unitario por tisana.

En la hoja de costos, se recopila el total de los costos de mano de obra (actividades), costos directos y costos indirectos.

Para el proceso que se realizó en el mes de marzo de 2016, se recibió 5,37kg de hierbas aromáticas, de las cuales fue apta para el proceso 4,05kg. Después de deshidratarla quedo 650Gr de materia prima, la cual fue empacada de a 1Gr por tisana.

En la tabla 20, se identifican la cantidad de tisanas y su costo unitario de los 5,37Kg con los que se inició el proceso de deshidratación y tisanas (No. Servicio 1, 2 y 3) Tabla 20: Resumen de los costos de un proceso de deshidratación y empacado de tisanas.

Elaborado: Por las autoras.

En la gráfica 7, se logra identificar, que la mano de obra es la que tiene mayor representación de consumo, representada en un 46% del total de los costos, puesto que por ser una prestación de servicios lo que más consumo es en las actividades que realice el operario desde el preparamiento de la materia prima recibida hasta la entrega de la tisana final.

85

Grรกfica 7: Porcentaje de consumo de costos.

Resumen de costos - Porcentaje de consumo

17% 46%

21%

MANO DE OBRA COSTOS DIRECTOS/SERV COSTOS INDIRECTOS

16%

COSTOS INSUMOS

Elaborado: Por las autoras.

8.6.1. Resumen de los tres elementos del costo por tisana.

En la tabla 21, se refleja de manera resumida el consumo de los tres elementos del costo por cada tisana.

Tabla 21: Resumen costos por tisana.

Elaborado: Por las autoras.

En la grรกfica 8, se evidencia el resumen de los tres elementos del costo de manera porcentual.

86

Grรกfica 8: Porcentaje resumen de costos por tisana.

Porcentaje resumen costos por tisana

36%

38%

Mano de obra Costo directos/servicios

15%

Costos indirectos

11%

Costos de insumos

Elaborado: Por las autoras.

8.6.2. Utilidad.

El Centro Agroindustrial por cada prestaciรณn de servicio de deshidrataciรณn y empaque en tisana obtiene una utilidad de 25%, como se observa en la tabla 22, esto se determina acorde con el costo unitario que les dan a los agricultores en la ciudad de Bogotรก, el cual corresponde a $12,53 por tisana, sin contar con los gastos de transporte en que incurren.

Tabla 22: Utilidad por tisana

Elaborado: Por las autoras.

Es de aclarar, que a mayor productividad menor costo, puesto que en el proceso que se realizรณ en el mes de marzo de 2016 solamente se deshidrato 4,05Kg y la maquina deshidratadora tiene una capacidad de 30Kg por proceso.

87

CAPITULO IX: Retroalimentación y presentación.

Al momento de realizar la retroalimentación del proyecto con el alcalde se planteó la idea de lograr un apalancamiento para la adquisición de nuevas máquinas y adquirir un lugar adecuado para prestar el servicio de deshidratación y tisanas, que cumpla con todas las normas requeridas de sanidad para ofrecer un servicio inocuo de alta calidad, logrando una competitividad en el mercado.

Se evidencia que el proyecto de deshidratación y tisanas es un proyecto pionero contemplado en la nueva administración como una oportunidad de brindar grandes beneficios sociales al sector agrícola, así mismo, se pretende incluir en el plan nacional de desarrollo del municipio y crear la marca Tenjo de los productos agrícolas orgánicos que cultivan. También, se incluirá en los estatutos del municipio una lista de precios de acuerdo a la cantidad en peso y el tipo de especie aromática por la prestación del servicio de deshidratado y/o empaque de tisanas.

Con el sistema de costos implementado, el municipio realizará un estudio de mercado profundo para poder tomar decisiones de inversión, precios, mercadeo, etc.

9.1. Presentación de la herramienta.

La herramienta es presentada ante Lorena Montenegro Bojaca, líder del Centro Agroindustrial y su equipo de trabajo German Rodríguez y Katherine Fandiño, y él alcalde, quienes estuvieron atentos al desarrollo de este proyecto (práctica empresarial).

Se realiza capacitación completa del uso y manejo de la herramienta, así mismo, se aclaran dudas y se realizan pruebas de funcionamiento.

Con los pequeños productores, se realiza una charla sobre el trabajo que se realizó en las instalaciones del centro agroindustrial apoyados del curso del SENA (Operaciones en pos cosecha de frutas y hortalizas) y con las experiencias de algunos de los productores que asistieron a dicho curso, donde se logró evidenciar el problema que ellos tenían con el proceso de deshidratación y tisanas y las necesidades que necesitaban ser suplidas. Así mismo se les explica que se creó una herramienta que ayudara a cobrar costos reales, se les indico que costos se cobrarán por la prestación del servicio y los beneficios que ellos y a su familia obtendrán con el apoyo que está brindando la alcaldía.

Se realiza entrega a Lorena Montenegro - Profesional Universitario del centro de desarrollo económico y ambiente de la alcaldía de Tenjo Cundinamarca, la herramienta de costos funcionando adecuadamente junto con un manual de uso.

88

A continuaciĂłn, se presenta de manera general el contenido de la herramienta.

Anexo 2: PresentaciĂłn herramienta.

Anexo 3: MenĂş principal

89

Anexo 4: Sub-menú de las bases de datos.

Anexo 5: Sub-menú de documentos.

Anexo 6: Sub-menú de producción.

90

Anexo 7: Sub-menú de costos directos.

Anexo 8: Sub-menú de costos e inventarios.

91

10. Conclusiones.

La alcaldía de Tenjo en su actual administración tiene un proyecto de inversión social ubicado el centro Agroindustrial, el cual se venía ejecutando como herramienta educativa para los pequeños productores, ya que había dificultades en el momento de asignar el precio para la prestación del servicio de las maquinas deshidratadoras y de tisanas.

La implementación de un sistema de costos ABC, como se ha visto en el desarrollo de este trabajo, permite conocer todos los costos en los que incurre la prestación del servicio de la máquina deshidratadora y de tisanas, permitiéndole así ejecutar el proyecto del Centro Agroindustrial, tomando la decisión de asignar un precio real por la prestación de este servicio a los pequeños productores, también permitirá realizar no sólo un análisis más detallado por productor y orden de pedido, sino obtener información para la toma de decisiones a nivel operacional y de mercadeo. Mercadeo puede hacer uso de información que le permitirá identificar los pequeños productores más frecuentes que más utilizan el servicio, y Operacional, al conocer el costo de sus actividades, puede tomar decisiones que permitan ser más eficiente en el uso de sus recursos, identificar formas para mejorar sus procesos y optimizarlos para atender de mejor manera al pequeño productor con un costo razonable.

El costeo ABC es una excelente herramienta ya que permite conocer las actividades necesarias o el exceso de recursos, en general, el centro Agroindustrial podrá gestionar sus recursos de mejor manera en función de la información más detallada que le brinda el costeo ABC obteniendo un compromiso con todo el municipio, así podrá seguir un proceso de mejoramiento continuo.

El sistema de costos por actividades ABC permite conocer de forma precisa los CIF (Costos Indirectos de Fabricación) y es recomendado para empresas que presten servicios como es el caso del Centro Agroindustrial, que les servirá como apoyo para la toma de decisiones y que se mantenga a lo largo del tiempo.

Se comprueba que el proyecto puede ser es auto sostenible, ya que si brinda a los pequeños productores un costo-beneficio en comparación a los precios de la ciudad de Bogotá donde la mayoría deshidratan y empacan sus materias primas.

Se diseña e implementa el sistema de costos ABC confirmando que es el más adecuado para esta organización, Herramienta realizada en Excel que permite agilizar los procesos y tener un preciso control sobre (Materias Primas, actividades, Recursos, Mano de Obra, Insumos, Tiempos y Variedad de especies aromáticas), etc.

92

11. Recomendaciones.

Al finalizar este proceso de costos, se identificaron recomendaciones para que el Centro Agroindustrial las evalué.

las

siguientes

El sitio donde se presta el servicio de deshidratación y tisanas es en la plaza de mercado, este local no cuenta con las condiciones necesarias sanitarias, por lo que es recomendado que busquen un lugar más apropiado para prestar este servicio o acondicionen el local.

El Centro agroindustrial solo cuenta con una máquina deshidratadora y una de tisanas, en caso de que alguna de esta falle se pararía la producción y afectaría a los pequeños productores, por lo que se recomienda adquirir una segunda maquina con una capacidad menor para que supla contingencias futuras mientras se restablece el uso de las maquinas principales.

Capacitar al personal involucrado en el proyecto social del Centro Agroindustrial para el correcto funcionamiento de la herramienta de costos entregada.

Al momento de conseguir un lugar más apropiado para llevar a cabo la prestación del servicio de deshidratación y tisanas, se recomienda pasar de gas propano a gas natural, pues esto ayudaría a disminuir los costos.

93

12. Acta de acuerdo con alcaldĂ­a: Anexo No 1

94

95

96

97

13. Bibliografía.

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