Tesis / 0264 / I.I.

PRACTICA EMPRESARIAL ESTUDIO DE PROCESO Y CARGA LABORAL DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DEPOSITO CENTRAL DE VALORES

WILLIAM CAMILO PEDRAZA SANCHEZ

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA UNIAGRARIA FACULTAD DE INGENIERÍA INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C. 2016

PRACTICA EMPRESARIAL ESTUDIO DE PROCESO Y CARGA LABORAL DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEPOSITO CENTRAL DE VALORES

WILLIAM CAMILO PEDRAZA SANCHEZ

Director de trabajo de Grado: Andrés Mauricio Días Granados

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA UNIAGRARIA FACULTAD DE INGENIERÍA INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C. 2016

Resumen

El siguiente estudio se realizó con el fin de, “Determinar la carga laboral “Física” existente en el área de Gestión documental, teniendo en cuenta las diferentes variables que impactan actualmente el proceso, con miras a identificar oportunidades de mejora.” Dicho estudio se efectuara en el Depósito Central de Valores “Deposito C.V. S.A.” específicamente al área de Gestión documental. El Depósito Central de Valores (DEPOSITO C.V. S.A), es una organización creada en el año de 1992 y empezó actividades en el año de 1994, lo cual muestra la madurez que tiene esta organización, no solo en el sector bursátil sino de su vasta experiencia como organización.

El área de Gestión documental ha evidenciado retrasos en algunas de las actividades desarrolladas dentro de la misma, comprobado mediante los indicadores de Gestión que se deben presentar mensualmente al área de Gestión de la Calidad, además de ello su director y coordinador solicitaron un estudio del Proceso y carga laboral “Física” ya que los empleados han mencionado que el volumen de trabajo ha aumentado. Mencionando demoras en la entrega de solicitudes de archivo, normas de seguridad que no se pueden realizar por la falta de tiempo, capacitación a auxiliares SENA, entre otros.

Con los problemas mencionados por parte de las directivas y la clara evidencia de los indicadores de calidad, en cuanto a la gestión de las solicitudes de documentos, se determinó realizar un estudio para así analizar los diferentes procesos, actividades y tareas del área de Gestión Documental y así determinar si existe carga laboral en los funcionarios del área en cuestión.

Se realizó un diagnóstico y análisis de los diferentes procesos y actividades de los que hacen parte al área de Gestión Documental, donde se describen mediante diagramas de operaciones, diagramas de flujo, métodos y tiempos y la herramienta definida en la jefatura de calidad Estudio de proceso y carga laboral.

Finalmente se determinaron las posibles opciones de mejora conociendo las variables que afectan el adecuado funcionamiento del área en cuestión, basados en las debilidades halladas durante el estudio realizado en el área de Gestión documental.

CONTENIDO 1

MARCO REFERENCIAL ...................................................................................................... 10

1.1

Objetivo General ........................................................................................ 10

1.2

Objetivos Específicos ................................................................................ 10

1.3

ANTECEDENTES DE LA PROBLEMÁTICA .............................................. 10

1.4

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA............................................................. 11

1.5

JUSTIFICACIÓN.......................................................................................... 12

2

ANTECEDENTES ................................................................................................................. 12

2.1

Descripción general de la empresa objeto de estudio. .......................... 12

2.2

Quien es Deposito C.V. S.A?..................................................................... 12

2.3 Normas internas al momento de solicitar un estudio de Proceso y Carga laboral. ....................................................................................................... 15 2.4

Estudio de carga laboral. .......................................................................... 16

2.5

Metodología de Estudio de proceso y carga laboral de Deposito C.V.. 18

2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6

2.6 3

Encuesta........................................................................................................................................... 18 Métodos y tiempos en Deposito C.V.. ............................................................................................. 19 Capacidad Instalada. ........................................................................................................................ 24 Tipos de escenarios.......................................................................................................................... 26 Análisis de la información recolectada. ........................................................................................... 27 Entrega de resultados ...................................................................................................................... 27

Descripción del área de Gestión documental.......................................... 27 ALCANCE ............................................................................................................................... 32

3.1 Diagnóstico de las condiciones de trabajo del área de Gestión documental. .......................................................................................................... 32 3.2

Descripción de los procesos, subprocesos y actividades. .................... 37

4

ANÁLISIS DE DATOS.......................................................................................................... 89 4.1.1 4.1.2 4.1.3

5

Análisis de recursos por tipo de proceso. ........................................................................................ 90 Análisis de Escenarios ...................................................................................................................... 97 Capacidad instalada actual .............................................................................................................. 98

SOLUCION PROPUESTA. ................................................................................................ 107

5.1

Propuestas para evitar la congestión al archivar .................................. 107

5.2

Propuestas para el manejo de picos de trabajo .................................... 108

6

MARCO CONCEPTUAL..................................................................................................... 109

7

MARCO LEGAL Y NORMATIVO ..................................................................................... 111

8

TIPO DE INVESTIGACION .............................................................................................. 111

9

CUADRO METODOLÓGICO ............................................................................................ 113

10

CRONOGRAMA .............................................................................................................. 115

11

RECURSOS Y PRESUPUESTO .................................................................................... 116

11.1 Físicos y técnicos .................................................................................... 116 11.2 Humanos ................................................................................................... 116 11.3 Institucionales .......................................................................................... 116 11.4 Presupuesto ............................................................................................. 116 12

CONCLUSIONES ............................................................................................................. 118

13

BIBLIOGRAFIA .............................................................................................................. 119

INDICE DE GRAFICOS

Grafico 1 Ubicación Deposito C.V. S.A. ................................................................. 13 Grafico 2 Carga laboral Física. .............................................................................. 17 Grafico 3 Carga laboral Física ................................. ¡Error! Marcador no definido.

Grafico 4 Descripción del proceso de Gestión Documental ................................... 28 Grafico 5 Distribución de Planta del área de Gestión Documental. ....................... 31 Grafico 6 Uso de equipo de cómputo por cada usuario. ........................................ 85 Grafico 7 Uso de Fax por cada usuario. ................................................................ 86 Grafico 8 Uso manual de usuario en labores diarias. ........................................... 87 Grafico 9 Herramientas según su porcentaje de utilización .................................. 89 Grafico 10 Utilización de Herramientas. ................................................................. 90 Grafico 11 Volumen de trabajo con procesos nuevos............................................ 91 Grafico 12 Volumen de trabajo por proceso con OIT. ............................................ 92 Grafico 13 Volumen de trabajo por procesos actuales. ......................................... 93 Grafico 14 Porcentaje de participación por proceso. ............................................. 96 Grafico 15 Volumen de Radicaciones de entrada por hora del día ...................... 104 Grafico 16 Volumen radicación de entrada por día - Enero ................................. 105 Grafico 17 Volumen promedio mes - semanas del mes ...................................... 105 Grafico 18 Porcentaje de Utilización por tipo de recurso ..................................... 106 Grafico 19 Matriz de polivalencia ......................................................................... 108

INDICE DE TABLAS Tabla 1 Servicios Deposito C.V. .............................. ¡Error! Marcador no definido.

Tabla 2 Símbolos de graficación de procesos ....................................................... 21 Tabla 3 Constantes para cálculo de cargas de trabajo y tiempos estándar. .......... 22 Tabla 4 Suplementos básicos (%) OIT. ................................................................. 23 Tabla 5 Suplementos variables básicos ................................................................. 24 Tabla 6 Capacidad Instalada ................................................................................. 25 Tabla 7 Funcionarios Área de Gestión Documental............................................... 29 Tabla 8 Funcionarios por tipo de proceso. ............................................................. 30 Tabla 9 Hoja de trabajo de registro de actividades y tiempos ................................ 34 Tabla 10 Funcionarios por cada subproceso ......................................................... 35 Tabla 11 Volumen de trabajo (Horas-Hombre/mes). Equipo de Cómputo. ............ 85 Tabla 12 Cantidad de horas de uso del Fax .......................................................... 86 Tabla 13 Cantidad de horas de trabajo manual. .................................................... 87 Tabla 14 Actividades del proceso. ......................................................................... 89 Tabla 15 Recursos utilizados en actividades del proceso. ..................................... 90 Tabla 16 Volumen de trabajo con procesos nuevos. ............................................ 91 Tabla 17 Tiempo básico con suplementos OIT ...................................................... 92 Tabla 18 Volumen de trabajo por procesos Actuales. ............................................ 93 Tabla 19distribución de horas/hombre mes por tipo de proceso........................... 95 Tabla 20 Porcentaje de participación por proceso. ................................................ 96 Tabla 21 Escenario actual Sin Suplementos variables .......................................... 98 Tabla 22 Escenario actual Con Suplementos variables ......................................... 98 Tabla 23 Escenario - SIN AUXILIARES SENA Sin suplementos variables. .......... 99 Tabla 24 Escenario - SIN AUXILIARES SENA Con suplementos variables. ........ 99 Tabla 25 Escenario SIN AUXILIARES SENA – CALCULANDO DÍAS DE VACACIONES Sin suplementos variables .......................................................... 100 Tabla 26 escenario SIN AUXILIARES SENA – CALCULANDO DÍAS DE VACACIONES Con suplementos variables ......................................................... 100 Tabla 27 Escenario sin auxiliares Sena – calculando días de vacaciones, incluyendo tiempo de actividades que actualmente no se realizan por falta de capacidad Con suplementos variables ................................................................ 101 Tabla 28 Escenario sin auxiliares Sena – calculando días de vacaciones, incluyendo tiempo de actividades que actualmente no se realizan por falta de capacidad Sin suplementos variables .................................................................. 101 Tabla 29 ESCENARIOS DE CAPACIDAD DE PERSONAL Sin suplementos ..... 102 Tabla 30 ESCENARIOS DE CAPACIDAD DE PERSONAL Con suplementos .. 102

Tabla 31 Detalle de actividades que actualmente no se realizan por falta de capacidad. ........................................................................................................... 103 Tabla 32 Cantidad de personas requeridas por proceso. .................................... 103 Tabla 33 Cantidades obtenidas con suplementos variables, sin tener en cuenta periodos de vacaciones. ...................................................................................... 104 Tabla 34 Marco legal normativo ........................................................................... 111 Tabla 35 Cuadro metodol贸gico ............................................................................ 113 Tabla 36 Formato plan de trabajo para estudios de procesos y carga laboral. .... 115

INTRODUCCIÓN El tema que se desarrollara en el presente estudio se denomina Estudio de procesos y carga laboral “física” al área de Gestión Documental del Depósito Central de Valores de Colombia DEPOSITO C.V. S.A. empresa ubicada en el occidente de la ciudad de Bogotá, el desarrollo de este estudio se realizó por solicitud de la dirección del área de Administración y Finanzas, responsable de las actividades realizadas por parte del área de Gestión Documental.

Lo que se pretende determinar con el desarrollo del estudio es poder conocer si existe sobrecarga laboral en dicha área, puesto que se ha evidenciado que se están dejando de realizar actividades del área y existe cierta inconformidad del personal en la carga laboral actual. El desarrollo del estudio se pretende gestionar mediante una metodología desarrollada por parte del área de Gestión de la Calidad, donde se divide en tres fases, la primera fase permite hacer la recolección de toda la información que afecte de una manera u otra el área objeto de estudio, luego se procede a realizar un análisis de la información recolectada para luego dar los resultados del estudio dando a conocer los aspectos a mejorar o los diferentes aportes de los ingenieros que realizaron el estudio.

Las limitaciones con las que se cuenta para el desarrollo del estudio es el conocimiento tan condicionado de las demás actores que intervienen en los procesos del proceso de gestión documental, puesto que la seguridad del Depósito prima, por ello solo se efectuará el estudio viendo las condiciones del área y el desarrollo de sus actividades y no de su interacción con todas las áreas del mismo, ya que el estudio se extendería, mucho tiempo y la solicitud de resultados del mismo no debe superar los tres meses.

El desarrollo de este estudio mostrará la forma en que se deben intervenir gestiones meramente administrativas, y permite ver la versatilidad de las herramientas utilizadas en la ingeniería industrial, puesto que siempre se ha visto que solo puede intervenir en procesos de carácter industriales sino también administrativos como se evidenciara en el presente estudio.

1

1.1

MARCO REFERENCIAL

Objetivo General

Determinar la carga laboral “Física” existente en el área de Gestión documental, teniendo en cuenta las diferentes variables que impactan actualmente el proceso, con miras a identificar oportunidades de mejora.

1.2

Objetivos Específicos Realizar el diagnóstico de los diferentes procesos que constituyen el área de Gestión documental, conformados por: Correspondencia Entrada , Correspondencia Salida y Archivo.

Efectuar el análisis de la información determinante para el desarrollo del estudio, mediante la metodología Estudio de proceso y carga laboral del área de Gestión de la calidad.

Identificar las posibles oportunidades de mejora de acuerdo a los problemas identificados en el desarrollo de las actividades de los diferentes procesos del área en cuestión.

1.3

ANTECEDENTES DE LA PROBLEMÁTICA

Es evidente que el área de Gestión Documental tiene gran relevancia dentro del Depósito, puesto que tiene bajo su responsabilidad el manejo de toda la documentación de los accionistas, tanto en la recepción de documentación como de las diferentes solicitudes realizadas por parte de las diferentes áreas internas, ya que el Depósito tiene bastante información archivada de manera física y todas las áreas solicitan documentación al área, es por ello que los retrasos que se den en la gestión de dicha área afectara sin lugar a dudas a los demás procesos de manera directa.

Para todas aquellas personas que han realizado trabajos de carácter administrativo es evidente, la evolución que ha tenido a lo largo de las últimas dos décadas, con la masiva evolución de las tecnologías y de la forma en que han cambiado las formas de administrar el personal, se puede evidenciar que ahora se preocupan más por el talento humano, puesto que se ha evidenciado que se han 10

generado enfermedades que antes no eran conocidas, como el estrés que ha afectado en gran manera a la población que labora en áreas administrativas y en las demás áreas en menor medida, de acuerdo a ello se identificaron varios orígenes de esta enfermedad una de ellas es la falta de planeación y el exceso de trabajo “sobrecarga laboral”, puesto que como ha evolucionado tanto las economías y tecnologías también ha requerido de manera urgente que los métodos de trabajo en cuanto a administración sea también considerada y estudiada para mejorar sus tiempos de respuesta al mercado mundial que ha evolucionado de manera vertiginosa, es por ello que el estudio de procesos administrativos lleva alrededor de diez años desde sus orígenes y actualmente ha venido tomando mayor importancia para las gerencias que quieran ser competitivas a nivel nacional e internacional, por ejemplo a continuación se evidencia la definición de un experto consultor en organizaciones en cuanto al tema “El crecimiento desbordado de las organizaciones y mal planificado genera confusiones y desequilibrios al interior tales como: errores frecuentes, insuficiencia en controles, aumento de horas extras, trabajo represado, vacaciones acumuladas, quejas, reclamos, etc”.1 Es por ello que el Depósito vio la necesidad de realizar estudios de los procesos y conocer su capacidad de respuesta ante las necesidades del mercado mediante Estudios de Proceso y Carga laboral, como se conoce internamente en el Deposito, teniendo en cuenta las diferentes áreas, los estudios de carga laboral, permiten mostrar directamente la productividad del Depósito, en cualquiera de las diferentes áreas, al ser el Depósito un negocio que trabaja a nivel internacional debe contar con tecnologías de alta seguridad para seguridad de sus clientes, además el Deposito al ser de naturaleza de administración de Valores las labores desempeñadas por los funcionarios son meramente de oficina.

1.4

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo es la carga laboral actual, en el área de Gestión documental del Depósito Central de Valores (Deposito C.V. S.A.), en el año 2014?

1

Vega M, Juan C. Técnicas de cargas de trabajo.{En línea}, México: McGraw Hill.2012.{Citado 12Febrero-2015}.Disponible en internet: http://www.monografias.com/trabajos91/tecnica-cargastrabajo/tecnica-cargas-trabajo2.shtml

11

1.5

JUSTIFICACIÓN

El estudio de procesos y carga laboral físico, se realizara a solicitud de la Jefatura de Administración, puesto que es necesario evaluar el proceso del área de Gestión Documental, ya que los funcionarios de dicha área han expuesto el aumento en el volumen de la documentación que se maneja dentro del Depósito con respecto a la que comúnmente se recibe, además de la inconformidad de tener a su cargo auxiliares SENA debido a la capacitación que deben realizar cada seis meses a los mismos, según ellos esto genera retrasos en sus operaciones diarias. Hasta que ellos puedan alcanzar la curva de aprendizaje, por otra parte afirman que la documentación que se maneja en el área es confidencial y que los auxiliares SENA tienen total acceso a la información de clientes y esto puede generar un evento de riesgo para el Depósito, por ello el área Administrativa y Financiera solicito a la Jefatura de calidad realizar el Estudio de procesos y carga laboral, al área de Gestión documental.

2

2.1

ANTECEDENTES

Descripción general de la empresa objeto de estudio.

Una de las prioridades a tener en cuenta en el momento de realizar el estudio en sus diferentes etapas (diagnóstico, análisis y opciones de mejora), es conocer la organización y luego identificar los procesos realizados por parte del área de Gestión documental, para tener una visión más integra de la organización de una manera más detalla y así identificar las variables que intervienen en el desarrollo de las actividades del área en cuestión, se expondrá a que se dedica el Depósito Central de Valores Deposito C.V. S.A. con lo cual se desea conocer el sector al cual pertenece y hacerse una idea de cómo aporta a la productividad del país y luego que rol cumple el área de Gestión dentro de la misma, para luego llegar a conocer los procesos internos del área, para dar una idea de qué manera aporta el área de Gestión Documental al negocio en sí.

2.2

Quien es Deposito C.V. S.A?

El origen del Depósito se remonta a la década de los ochentas, ya que por recomendación de entes internacionales se hizo necesario que todas aquellas organizaciones que trabajaran en el Mercado de capitales, debían crear un Depósito de valores en el país. Es por ello que el sector bursátil y la asociación 12

bancaria en el año 1991 decidieron crear “DEPOSITO C.V. S.A.” en el año de 1992 fue constituida legalmente y empezando operaciones en el año de 1994.

Las siglas DEPOSITO C.V. significan, Depósito Centralizado de Valores. El Depósito está definido como sociedad anónima ya que está constituida con recursos de los sectores financiero y bursátil del país. “Es una institución encargada de la custodia, administración, compensación y liquidación de valores en depósito de títulos valores de contenido crediticio, de participación, representativos de mercancías e instrumentos financieros que se encuentren inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores -RNVE-, ya sea que se emitan, negocien o registren localmente o en el exterior”2

El Depósito tiene como domicilio la ciudad de Bogotá D.C. y tiene sucursales en Medellín y en Cali. Así, logra la cobertura de las zonas centro, norte y sur del país

Grafico 1 Ubicación Deceval S.A.

Fuente: www.Google Maps.com Actualmente el Depósito cuenta con los siguientes servicios, los cuales se mencionan a continuación:

2

Deposito Central de Valores S.A, Quienes somos. {En línea}, Bogotá, 2014, {Citado 14-Junio2014}. Disponible en internet. https://www.deceval.com.co/portal/page/portal/Home/Empresa/Quienes_Somos

13

Tabla 1 Servicios Deposito C.V.

CUSTODIA ADMINSTRACION DE VALORES REGISTRO DE OPERACIONES DEPOSITO DE EMISORES SISTEMA DE REGISTRO WEB PORTAFOLIO ATENCION DIRECTA AL ACCIONISTA PAGARES DESMATERIALIZADOS CUSTODIA INTERNACIONAL ENTREGA CONTRA PAGO Fuente: www.Deposito C.V..com El Deposito cuenta con siete áreas conformadas por. Área Comercial Área de Administración y Finanzas Área de Operaciones Área de Gestión Humana y Procesos Área de Tecnología Área Jurídica Área de Riesgos Estas son las diferentes áreas con las que cuenta el Depósito, el área de interés para efectos del estudio es el área de Administración y finanzas, ya que es en esta área donde pertenece el proceso de Gestión documental que es donde se realizó el estudio del proceso y carga laboral “físico” del mismo.

Es importante tener en cuenta la forma en que se llevan a cabo los estudios de procesos y carga laboral dentro del Depósito. Para ello es necesario aclarar que el área encargada de realizar dichos estudios es el área de Gestión Humana y Procesos, puesto que en dicha área se encuentra el proceso de Gestión de la calidad, que es al que le corresponde realizar dichos estudios, independiente del área que corresponda.

14

El Depósito tiene parámetros internos en el momento que un proceso necesite intervención mediante un estudio de proceso y carga laboral, el cual se describe a continuación.

2.3

Normas internas al momento de solicitar un estudio de Proceso y Carga laboral.

En el momento de realizar la solicitud en la elaboración del estudio, esta debe ser requerida por los siguientes cargos, Presidente, Vicepresidente, Director, Jefe de área, quienes son los que determinan la necesidad de realizar dicho estudio, la solicitud debe ser enviada a la jefatura de Gestión de Calidad, quien es la encargada de ejecutar el estudio.

Se debe realizar una entrevista al solicitante del estudio por parte de la jefatura de Calidad, para conocer la problemática del área, además de determinar los objetivos, alcance que desea conocer el interesado en el estudio, así mismo la jefatura de calidad determinara el método y plan de trabajo que se tendrá que seguir para el desarrollo del estudio, es de vital importancia que los solicitantes tenga claro los objetivos del estudio, ya que muchas veces suele ocurrir que solicitan análisis de información que utilizarán con otros fines, esto con lleva a generar datos erróneos para su respectivo análisis, puesto que se destina tiempo en análisis información que no es relevante, lo cual causa retrasos y aplazamiento de los tiempos estipulados en la primera reunión.

La definición del plan estará contemplada con las actividades y fechas establecidas para la ejecución del estudio, dicho plan debe ser enviado vía correo electrónico al solicitante. Mediante el anexo conocido como, anexo A- PLAN DE TRABAJO PARA ESTUDIOS DE PROCESOS Y CARGA LABORAL. La metodología utilizada para el desarrollo del estudio se define en tres fases.

1. Fase I: Recolección de información 2. Fase II: Análisis de información 3. Fase III: Entrega de resultados La medición de la carga laboral es un elemento importante dentro del Depósito de Valores, ya que es una herramienta mediante la cual se determina la capacidad de atención o servicio con la que cuenta el área en cuestión, por ello dicha herramienta tiene gran importancia para las directivas, ya que mediante los análisis de la información recolectada en este estudio se podrá determinar la 15

posible sobre carga laboral además de evidenciar el funcionamiento del área a realizar el estudio, donde la misma puede estar presentando dificultades en el desarrollo de sus actividades diarias.

Conociendo la normatividad y lo que se pretende alcanzar con el estudio es necesario dar a conocer las herramientas que se quieren utilizar para el desarrollo del estudio es por ello que se definirá que es un estudio de carga laboral, y que es Ingeniería de métodos, ya que son ellos los que determinarán la estructura del estudio.

2.4

Estudio de carga laboral.

¿Qué es un estudio de carga laboral?

El Estudio de Cargas Trabajo se puede asumir como: el conjunto de técnicas que pueden aplicarse para la medición de trabajos administrativos o tiempos de trabajo en oficinas, y determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realización de las tareas derivadas de las funciones asignadas a cada institución.3 Según como se puede ver en la definición el estudio de carga es de vital importancia para labores administrativos y puesto que Deposito C.V. concentra su mayor cantidad de personal en áreas de oficinas y más aún el área objeto de estudio, fue por ello que se tiene en cuenta esta herramienta en el momento de realizar el estudio y además que el área de Gestión de la Calidad tiene un modelo de como determinar los estudio de procesos y carga laboral de las respectivas área con las que cuenta el Depósito.

Es importante resaltar como está compuesta la carga laboral puesto que esta se conforma de cargas física definida como: el conjunto de requerimientos físicos a los que se ve sometida la persona a lo largo de su jornada laboral cuya descripción se puede representar gráficamente de la siguiente manera.

3

Franco, G. Luis. I. Guía metodológica para el Sector Público. MEDICIÓN DE CARGAS DE TRABAJO, Bogotá: Departamento Administrativo de Función Pública (2002). {Citado 12-Febrero2015}, Disponible en internet: http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/

16

Carga Física: Grafico 2 Carga laboral Física.

TRABAJO

ACTIVIDAD FÍSICA

REQUERIMIENTOS FISICOS DE LA TAREA

FATIGA

Además de este tipo de carga laboral existe la carga mental definida como: El nivel de actividad intelectual necesario para desarrollar el trabajo algunos ejemplos se exponen a continuación.4

CANTIDAD DE INFORMACIÓN POR UNIDAD DE TIEMPO COMPLEJIDAD DE LA INFORMACION ELABORACION DE RESPUESTAS

Para el desarrollo del estudio solo se abarcara el aspecto Físico ya que se intervendrá en un proceso donde las actividades en su mayoría son de carácter repetitivo y solo se tendrán en cuenta el estudio de métodos y tiempos y no la parte psicosocial de los funcionarios.

Ventajas de contar con Estudios de proceso y carga laboral Las ventajas que se pueden alcanzar mediante un estudio de carga laboral “física”, es primero conocer todo el proceso y tener evidencia de cómo están efectuando las labores dentro del mismo, ello permite que cualquier persona ajena 4

CONFEDERACIÓN REGIONAL DE ORGANIZACIONES EMPRESARIALES DE MURCIA, Prevención de Riesgos Ergonómicos. {En línea}, Murcia: 2013. {Citado 12- Febrero-2015}.

Disponible en internet: http://www.croem.es/prevergo/cd.html

17

al mismo pueda conocer el paso a paso de las labores realizadas, sin siquiera entrar al área, luego se puede tener evidencia de todos y cada uno de los procesos críticos que maneja el área objeto de estudio, además poder evidenciar los posibles problemas que se estén presentando dentro de las áreas de trabajo y así tener una visión más clara del flujo de actividades en su totalidad para luego si llegar a proponer opciones de mejora, mediante el conocimiento de los métodos con los cuales son efectuadas las labores del área en cuestión.

2.5

Metodología de Estudio de proceso y carga laboral de Deposito C.V..

1. Se realizan entrevistas a los funcionarios, con el fin de obtener información acerca de las actividades desarrolladas y se constata con la información de las actividades documentadas en los procesos publicados en (Docmanager) aplicativo utilizado en el área de Gestión de la Calidad.

2. La medición de los tiempos se debe realizar con cronometraje y estándares subjetivos suministrados por los funcionarios entrevistados.

Las cantidades obtenidas para realizar los cálculos deben ser obtenidas de datos reales generados por GestiónDoc Aplicativo utilizado en el área de Gestión documental, así como de registros que se encuentren disponibles en los procesos.

2.5.1 Encuesta

Nombre:___________________________________________________ Cargo :____________________________________________________ Antigüedad :________________________________________________ Descripción de:  Proceso al cual pertenece.____________________________  Subproceso._______________________________________  Actividades________________________________________ Frecuencia de las actividades (Diarias, semanales, Mensuales etc.).

Tiempos  Número de repeticiones____________________________________  Periodicidad de repetición_________________________________  Numero de repeticiones mes_______________________________ Herramienta de trabajo  Equipo de cómputo 18

 Fax  Manual Principales aplicativos que utiliza  Gestiondoc  Decedoc  Excel  Correo  Aplicativo proveedor Observaciones___________________________________________

2.5.2 Métodos y tiempos en Deposito C.V..

Es necesario realizar la correspondiente revisión de la documentación que tenga relación con los diferentes procesos del área de Gestión documental, con el fin de identificar las actividades objeto de estudio de acuerdo a la recolección de información fue necesario utilizar las tres metodologías, con las que se cuenta en el área de Gestión documental descritas a continuación: Cronometraje: se utilizó para medir los tiempos de actividades repetitivas y de corta duración.

Estimación subjetiva: se utilizó para medir trabajos de tipo administrativo y de carácter intelectual donde es difícil la aplicación de otras técnicas, consiste en determinar el tiempo de una tarea con base en estimaciones de tiempos realizados por una persona que tienen un buen conocimientos de ellos.

Técnica de auto registro: se utilizó para la estimación de los tiempos de actividades cuya ejecución depende de la demanda con que estas presenten o porque no es posible hacer la estimación de tiempos de forma presencial. “Bitácora”.

19

Estudio de tiempos El estudio de tiempos es la aplicación de técnicas de medición del trabajo para determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea definida efectuándola según una norma de ejecución preestablecida 5.

Mediante datos históricos se puede determinar el tiempo básico en realizar las diferentes actividades de cada trabajador según corresponda el caso, para determinar el tiempo que gasta un trabajador se debe seguir el siguiente parámetro. Siempre que se toman datos de tiempos por cronometraje y ya que ellos no tienen una gran precisión es necesario calcular dichos datos mediante una media ponderada descrita a continuación.

Tb: Es el tiempo básico.

To: Es el tiempo óptimo registrado.

Tm: Es el tiempo modal.

Ta: Es el tiempo más abultado.

Calculo del Tiempo estándar dentro del Depósito.

El tiempo estándar se define como tiempo que necesita un trabajador cualificado para ejecutar la tarea a medir, según un método definido, este tiempo tiene en cuenta no solo un ritmo normal de realizar la labor, sino también todas aquellas interrupciones que presente el operario para recuperarse de la fatiga, que trae consigo el desarrollo de sus actividades diarias, además de sus necesidades personales.

Cálculo del tiempo estándar Se calcula el tiempo básico de las observaciones.

Se calcula el Tiempo normal TE = Tb (1+ Suplementos) Diagramas de Procesos.

5

Blanco, Brenda. R. Ingeniería de Métodos. {En línea}. México: Anáhuac, 2013, {Citado 12Febrero-2015}. Disponible en internet: http://educommons.anahuac.mx:8080/eduCommons/ingenieria-de-procesos-defabricacion/ingenieria-de-metodos/Unidad-4-OCW.pdf

20

“Los diagramas de procesos proporcionan una descripción sistemática del ciclo de un trabajo o proceso, con suficientes detalles de análisis para planear la mejora de los métodos”6 Está herramienta permite describir las secuencias que se tienen dentro de cada proceso y ver su secuencia dentro del Depósito en el área administrativa dentro de los diferentes procesos que se realizan, para describir los procesos de manera gráfica se tiene en cuenta símbolos estándar que se tienen en la ingeniería de métodos, los símbolos se describen a continuación.

Tabla 1 Símbolos de graficación de procesos ACTIVIDAD

SIMBOLO

DESCRIPCIÓN

OPERACIÓN

Transforma o prepara para una transformación.

TRANSPORTE

Verifica, comprueba cumplimiento de normas

DEMORA

Mueve, traslada entre dos puntos del proceso

ALMACENAMIETO

Retrasa, limita el desarrollo del proceso

INSPECCIÓN

Guarda, protege, mantiene en este de uso los materiales.

COMBINADA

Operación/Inspección ocurre en procesos auto-controlados

Fuente. Tomado de Manual del Ingeniero Industrial 4Edición.

6

Hodson, William K. MAYNARD MANUAL DEL INGENIERO INDUSTRIAL 4 ed. Mexico: Mc Graw Hill, 1997. p 3.3

21

Para el caso del estudio se tendrá en cuenta los diagramas de procesos, donde se describirán las actividades de los diferentes procesos del área de Gestión documental, para entender de manera gráfica las operaciones en que se incurren al desarrollar las actividades, cada uno de los funcionarios.

Constantes para cálculo de cargas de trabaja y tiempo estándar Las constantes utilizadas dentro del Depósito tienen como finalidad ver el factor por el cual se va a multiplicar el tiempo determinado por la actividad según su frecuencia de repetición de la misma.

A continuación se describen los tipos de periodicidad que se pueden presentar en las diferentes actividades desarrolladas por los funcionarios del área de Gestión Documental.

Tipo de periodicidad: Diaria: División en doce meses de un año, de la diferencia entre el total de días calendario del año y la sumatoria de los días no hábiles Semanal: Es la división entre el factor diario entre cuatro semanas de un mes.

Mensual: Indica que la actividad se realiza una vez al mes el factor es Uno. Trimestral: Factor que indica una actividad con periodicidad trimestral.

Anual: Actividad que indica una periodicidad anual

Tabla 2 Constantes para cálculo de cargas de trabajo y tiempos estándar.

CONSTANTES PARA CÁLCULO DE CARGAS DE TRABAJO Y TIEMPOS ESTÁNDAR Periodicidad Factor de multiplicación Diaria 20,58333333 Semanal 4,116666667 Mensual 1 Trimestral 0,333333333 Anual 0,083333333 Fuente: Tomado de aplicativo Docmanager (Área de Gestión de la Calidad)

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Suplementos.

Los suplementos son todas aquellas actividades que no son propias de sus labores pero que intervienen en el desarrollo de las mismas. Dichos suplementos se dividen en dos, para el caso del Depósito.7

Suplementos constantes.

Los valores de suplementos constantes, se calculan por cada actividad de acuerdo con los porcentajes de fatiga indicados por el estudio del trabajo por la OIT

Tabla 3 Suplementos básicos (%) OIT. Suplementos constantes básicos (%) OIT Compensación por fatiga 4% Necesidades personales 5% Total Suplementos 9%

Suplementos variables Los siguientes fueron los suplementos variables utilizados para el estudio de cargas de Gestión Documental los suplementos variables son aquellas actividades no relacionadas con las funciones del cargo pero que son establecidas por la compañía.

7

(OIT), Oficina Internacional del Trabajo. Introducción al Estudio del trabajo 4 Ed, Ginebra, Suiza.1996 .p 147g

23

Tabla 4 Suplementos variables básicos

Suplementos variables básicos (Horas-hombre/mes)

Cantidad / Horas

Cargo que aplica

2

Todos los cargos

Anual

2,083

2

Todos los cargos

Mensual

2

Grupos Primarios

3

Todos los cargos

Mensual

3

Atención / ejecución Auditoría de Calidad

3

Todos los cargos

Anual

0,083

Ejecución de Planes y seguimiento auditorías

0,5

Todos los cargos

Mensual

0,5

Total

7,667

Tipo Atención Requerimientos Auditoria Control Interno y Externa Capacitaciones compañía (virtuales o presenciales)

Periodici Total del dad Factor

Fuente: Tomada del área de Gestión de la Calidad.

2.5.3 Capacidad Instalada.

La capacidad instalada es el potencial de producción o volumen máximo de producción que una empresa en particular, unidad, departamento o sección, puede lograr durante un período de tiempo determinado, teniendo en cuenta todos los recursos que tienen disponibles, sea los equipos de producción, instalaciones, recursos humanos, tecnología, experiencia/conocimientos, etc.8 La capacidad instalada dentro del Depósito se determina mediante el tiempo real que los funcionarios del Depósito dedican a las labores durante un año, es por ello 8

Nunes, Paulo, Ciencias Económicas y Comerciales. {En línea}. Brasil: 2012. {Citado 12-Febrero2015}.Disponible en internet: http://www.knoow.net/es/cieeconcom/gestion/capacidadinstalada.htm#vermais

24

que los diferentes aspectos a tener en cuenta se describen en la tabla que se encuentran a continuación.

Tabla 5 Capacidad Instalada CAPACIDAD INSTALADA HORAS DE TRABAJO Horas promedio de trabajo real en un día

Horas de trabajo estándar en un día Horas de trabajo reglamento interno del trabajo Deceval S.A. en un día DIAS CALENDARIO Meses al año Días al año

HORAS Descripción de cada variable Este factor es variable y depende de los resultados históricos de las entradas y salidas del personal en estudio y las horas efectivamente trabajadas en el día descontada la hora de almuerzo Es la cantidad en horas laborales en Deceval tomando un horario de trabajo de 8:30am a 5:30pm descontada la hora de almuerzo.

Política interna del Depósito, DIAS

Debe contarse la cantidad de domingos que tiene el año de análisis.

Debe contarse la cantidad de sábados que tiene el año de análisis.

Debe contarse la cantidad de festivos que tiene el año de análisis.

Domingos al año Sábados al año Días festivos al año Total días hábiles al año VACACIONES

DIAS

Días de vacaciones por ley al año

Total días efectivo de trabajo en el año DIAS LABORABLES Días laborales en un mes sin vacaciones Días laborales en un mes con vacaciones HORAS HOMBRE Horas-hombre promedio /mes (sin vacaciones) real Horas-hombre/mes (sin vacaciones) estándar Horas-hombre/mes (sin vacaciones) reglamento interno del trabajo CRITERIO SEGÚN TIPO DE ESCENARIO Criterio de redondeo Escenario 3 (9,6 h)

DIAS Total días hábiles al año/Meses al año Total días efectivo de trabajo en el año/ Meses al año HORAS Días laborales en un mes sin vacaciones* Horas promedio de trabajo real en un día Días laborales en un mes sin vacaciones* Horas de trabajo estándar en un día Días laborales en un mes con vacaciones* Horas de trabajo reglamento interno del trabajo Deceval S.A. en un día HORAS

Criterio de redondeo Escenario 2 (8 h) Criterio de redondeo Escenario 1 (8,25 h) HORAS PROMEDIO MES HORAS Horas-hombre promedio /mes (con vacaciones) real Horas-hombre/mes (con vacaciones) estándar Horas-hombre/mes (con vacaciones) reglamento interno del trabajo

Días laborales en un mes con vacaciones* Horas promedio de trabajo real en un día Días laborales en un mes con vacaciones* Horas de trabajo estándar en un día Días laborales en un mes con vacaciones *Horas de trabajo reglamento interno del trabajo Deceval S.A. en un día

Fuente: Tomada del área de Gestión de la Calidad.

25

La capacidad instalada con que trabaja el área de Gestión documental, es de vital importancia para el estudio ya que permite conocer la capacidad que tiene el área para atender las actividades propias de sus labores.

Junto con la capacidad es necesario conocer los tiempos de entrada y salidas del Depósito, de cada uno de los funcionarios objeto de estudio, puesto que con ellos se puede determinar los tiempos que realmente están ellos dentro del Depósito, dicha información se tomó de datos históricos que se obtienen mediante un dispositivo electrónico que registra la entrada de todos los funcionarios del Depósito y en el momento que el área de Gestión de la calidad solicita esta información al área de seguridad de la información, se puede tener la información de los funcionarios del área de Gestión Documental para tener esos tiempos y de allí basar los tiempos que están ellos dentro del Depósito y permite que los cálculos de la capacidad instalada sea mucho más precisa, para realizar el estudio con datos precisos en el momento de analizar los datos obtenidos.

2.5.4 Tipos de escenarios ESCENARIOS Los tiempos cuantificados deben ser sometidos a tres escenarios de análisis, el escenario 1 toma en cuenta los registros históricos de entradas y salidas en horas de trabajo real, el escenario 2 toma en cuenta las horas laborales de 8:30 a.m. a 5:30 p.m. y el escenario 3 toma en cuenta el horario de acuerdo con el reglamento interno de trabajo 9.6 horas.

Escenario 1: Jornada de 8,25 horas/dia (promedio real) Escenario que contempla un horario efectivo de trabajo a partir del análisis y cálculo de los registros de entrada y salida de la compañía, descontando una (1) hora de almuerzo.

Escenario 2: Jornada de 8 horas/día según horario de entrada y salida Escenario que contempla un horario efectivo de trabajo a partir de la política de la compañía relacionada con horario de trabajo, comprendido entre las 8:30 a.m. y las 5:30 p.m. con una (1) hora de almuerzo.

Escenario 3: Jornada de 9,6 horas/dia (Reglamento interno C.V. S.A.) 26

de Deposito

Escenario que contempla un horario efectivo de trabajo a partir del valor establecido en el reglamento interno de trabajo, el cual establece una jornada de 48 horas a la semana.

2.5.5 Análisis de la información recolectada.

La forma en analizar la información que se recolectó mediante el estudio de tiempos, la recolección de información de los diferentes aplicativos por parte del área de Gestión documental, es llevarla a Excel para poder organizarla mediante tablas dinámicas, matrices, gráficos y tablas para así segmentar toda la información de interés y poder identificar en ella los tiempos que se tendrán en consideración para hallar la capacidad instalada, los tiempos en que están los funcionarios en el Depósito, los tiempos en la ejecución de las diferentes actividades, identificar los procesos dentro del área de Gestión documental, para así poder ver en los diferentes escenarios la capacidad con la que cuenta el área para responder a las demandas del Depósito, llegando a tener una visión más clara de las propuestas de mejora que se puedan dar luego del análisis de la información recolectada.

2.5.6 Entrega de resultados En esta fase del proyecto se deben presentar los resultados del estudio para conocer si existe o no sobre carga laboral de acuerdo a los datos que se evidenciaron en los diferentes escenarios puesto que ellos son los que evidencian los niveles de respuesta del área de acuerdo a la información que se debe recolectar y analizar respectivamente, luego de ellos se deben presentar las propuestas de mejora de acuerdo a los resultados del estudio.

Con esto se finaliza la metodología utilizada dentro de Deposito C.V. para realizar un estudio de procesos y carga laboral, para una mayor compresión del área objeto de estudio se describirá a continuación como está compuesta el área y sus diferentes aspecto relevantes a tener en cuenta en el momento de realizar el estudio.

2.6

Descripción del área de Gestión documental.

El área de Gestión documental es la encargada de la recepción y envío de comunicaciones del Depósito, tanto a sus clientes internos (Diferentes áreas), y clientes externos (Clientes, Emisores y depositantes). Las comunicaciones se pueden referir a envíos mediante mensajeros, correos electrónicos, fax, solicitudes 27

internas de algún funcionario de las diferentes áreas con las que cuenta el Depósito, como los son (Administrativa y finanzas, Comercial, Gestión humana y procesos, Jurídica, Operaciones, Riesgos y Tecnología), debido al gran volumen de las solicitudes el Depósito cuenta con un Archivo dentro del mismo Depósito y uno externo, a continuación podrá ver mediante un diagrama como es el proceso de Envío y Recepción de Comunicaciones, en cuanto a la relación con los demás procesos del Depósito, entidades externas e internas.

Grafico 3 Descripción del proceso de Gestión Documental

Fuente: Aplicativo Docmanager

El área de Gestión documental cuenta con una planta de 15 funcionarios distribuidos de la siguiente forma:  Auxiliares de Gestión Documental (10)  Auxiliares SENA (3) 28

 Auxiliar Administrativo encargado del archivo de contratos de proveedores en la Sede Principal. (1)  Coordinador del área. (1) Solo se colocaron las primeras letras de los funcionarios, por motivos de seguridad de la información de las personas que desempeñan los cargos dentro del Depósito, de acuerdo con las instrucciones dadas por el departamento de Seguridad de la información.

A continuación se mostrará las siglas de los nombres de los diferentes funcionarios del área, para guardar la confidencialidad de quienes fueron medidos en el estudio realizado.

Tabla 6 Funcionarios Área de Gestión Documental FUNCIONARIOS DFM AVM SKV RAM JEG MAV ELM LLL LAA JCC AJA RYC JCL LPO

La siguiente tabla muestra los diferentes procesos que se realizan dentro del área de gestión documental, donde se definen el total de procesos que se realizan dentro del Depósito, siendo cinco procesos en total.

29

Funcionarios según procesos realizados dentro del área de Gestión Documental.

Tabla 7 Funcionarios por tipo de proceso.

PROCESO

SUBPROCESO Archivo Recepción de documentos para Archivo archivo Clasificación de Archivo Creación Expediente Distribución de Comunicaciones Recepción de Recepción de comunicaciones comunicaciones Entrega de Títulos Envío y Recepción de Envío de comunicaciones comunicaciones Cartas Líderes Consultas Consultas Otros Otros

DFM

AVM

SKV

RAM

JEG

AJA

RYC

JCL

DFM

AVM

SKV

BPM ELM

DFM

AVM

SKV

BPM ELM

FUNCIONARIOS LLL LAA JCC

AJA

RYC

JCL

LPO

AVM JCC LPO

RAM

JEG

DFM

RAM

JEG

MAV

KJB

RAM LAA AVM

JEG JCC SKV

MAV AJA RAM

KJB RYC JEG

JCL LPO

BPM

ELM

Fuente: Realizada por el autor.

30

Grafico 4 Distribución de Planta del área de Gestión Documental.

Fuente: Realizado por el autor

Esta es la representación gráfica del área de Gestión documental lugar donde se desarrolló el estudio.

31

3

ALCANCE

El estudio de carga laboral abarca la totalidad de los procesos realizados en el área de Gestión Documental, cubriendo los siguientes cargos: Auxiliares de Gestión Documental Auxiliares SENA Auxiliar Administrativo encargado del archivo de contratos de proveedores en la Sede Principal.

3.1

Diagnóstico de las condiciones de trabajo del área de Gestión documental.

El estudio no tuvo en cuenta las condiciones de Ergonomía ya que el Deposito cuenta con excelentes área de trabajo y donde se tuvo en cuenta todas las condiciones que se requieren para el desarrollo de actividades de oficina, con el uso del computador y su área de trabajo las condiciones que se tuvieron en cuenta para una adecuada ubicación de puestos de trabajo fueron los siguientes.

Al ser trabajo en oficina se tuvo en cuenta:           

COLOCACIÓN DEL MONITOR COLOCACIÓN DEL TECLADO POSTURA DEL SENTADO COLOCACIÓN DEL RATON MESA DE TRABAJO TECLADO SILLA DE TRABAJO RATON INFORMATICO REPOSAPIES (Opcional) DOCUMENTOS (Volumen y Ubicación) ILUMINACION 32

     

TEMPERATURA CONDICIONES ACUSTICAS COLOR DE LA OFICINA ESPACIO MOVIMIENTOS REPETITIVOS UBICACIÓN DE CARPETAS EN MUEBLE DE ARCHIVO.

Para el diagnóstico del estudio del área de Gestión documental , en primer lugar se decidió realizar entrevistas a todo el personal para lograr determinar cada una de las actividades y tareas que realiza cada empleado dentro del área y a qué tipo de proceso corresponden sus actividades, el formato de encuesta realizado se muestra a continuación.

Preguntas realizadas a cada uno de los empleados del área de Gestión documental.

Nombre:___________________________________________________ Cargo :____________________________________________________ Antigüedad :________________________________________________ Descripción de:  Proceso al cual pertenece.____________________________  Subproceso._______________________________________  Actividades________________________________________ Frecuencia de las actividades (Diarias, semanales, Mensuales etc.).

Tiempos  Número de repeticiones____________________________________  Periodicidad de repetición_________________________________  Numero de repeticiones mes_______________________________ Herramienta de trabajo  Equipo de cómputo  Fax  Manual Principales aplicativos que utiliza  Gestiondoc  Decedoc  Excel 33

 

Correo Aplicativo proveedor

Observaciones___________________________________________ Estas fueron las preguntas realizadas cada uno de los funcionarios, se evidenció que la gran mayoría de ellos no tenían clara la secuencia de cada uno de los procesos, por tal motivo las tablas realizadas en un comienzo fueron modificadas, así que se tomó la decisión de realizar cada tabla de manera magnética en el momento de realizar la toma de tiempos, y posteriormente con la información recolectada en las tablas se diligenció la “Hoja de trabajo registro de actividades y tiempos” definida por el área de Gestión de la calidad, la Matriz 1.

Tabla 8 Hoja de trabajo de registro de actividades y tiempos HOJA DE TRABAJO REGISTRO DE ACTIVIDADES Y TIEMPOS No

SUBPROCESO

PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES DEL PROCESO

OBSERVACIONES

Fuente: Tomado del aplicativo de Gestión de Calidad, Dogmanager.

El valor que tomó la primera entrevista fue en su mayor parte para lograr entender los procesos realizados y se redujo el tiempo en identificar y documentar los procesos y todas las actividades en forma digital, es por ello que la entrevista realizada a cada uno de ellos nos permitió realizar preguntas acertadas en cuanto al desarrollo de sus actividades en tanto se empezó con la toma de tiempos a cada una de sus actividades.

Toma de tiempos de cada funcionario.

Las labores que realiza el área de Gestión documental es de carácter administrativo, el proceso requiere de dos funcionarios que realizan la entrega de documentos a entidades externas del Depósito, realizando una actividad de mensajería, y el resto del personal debe estar frente al computador la gran mayoría de su tiempo, en la matriz de toma de tiempos que se encuentra en el Cd adjunto puesto que son bastantes datos para colocarlos en el documento actual, en ella se describen las actividades realizadas por cada uno de los funcionarios y los tiempos que utilizan al realizar cada una de sus actividades.

34

Para determinar los procesos a los cuales representan cada uno de los funcionarios se realizó una tabla en la cual se da a conocer cada uno de los procesos y subprocesos en los que participan los funcionarios.

Tabla 9 Funcionarios por cada subproceso Recepción de Clasificación Creación Cartas Archivo Consultas documentos de Archivo Expediente Líderes para archivo DFM AVM SKV RAM JEG LLL LAA JCC AJA RYC JCL LPO

AVM

LAA JCC AJA RYC JCL

JCC AJA RYC JCL

LPO

RAM JEG MAV KJB

Distribución Recepción Entrega Envío de de de de comunicacio Otros Comunicaci comunicaci Títulos nes ones ones DFM AVM SKV BPM ELM

RAM JEG

DFM RAM JEG MAV KJB BPM ELM

DFM AVM SKV BPM ELM

AVM SKV RAM JEG

Fuente: Realizada por el autor

La tabla muestra los diferentes subprocesos a cargo del área de Gestión documental, se explicaran de forma breve la descripción de cada uno de ellos.

Archivo: en este proceso participan doce de los funcionarios ya que este proceso lleva consigo varias etapas para archivar los documentos.

Recepción de documentos para archivo: es realizado por un practicante del SENA, y dicho proceso es seleccionar a donde corresponde el documento para organizarlo en el archivador, y realizar su registro en el aplicativo GestiónDoc, Consultas: está compuesto por cinco funcionarios, puesto que es a ellos a quien les corresponde ubicar los documentos solicitados por las demás áreas, para gestiones propias de sus áreas y son ellos los encargados de consultar los documentos que necesitan los demás funcionarios y hacer entrega de los mismos, además de recibir los mismos luego de la consulta.

Creación de expedientes: este subproceso se refiere al expediente, es una manera de clasificar la documentación que entra al Depósito para luego en la 35

consulta se pueda hallar de una manera más eficiente y tenga un registro interno y conocer a que sección pertenece.

Distribución de comunicaciones: este subproceso se refiere a los documentos que llegan al Depósito, para las diferentes áreas y que luego por parte de los funcionarios del área debe ser llevada y entregada a cada uno de los diferentes funcionarios del Depósito.

Entrega de títulos: el subproceso consiste en que los funcionarios deben llevar los títulos valor a las diferentes entidades, teniendo que trasladarse del Depósito a las diferentes entidades, ya que dichos documentos son físicos, como por ejemplo Correspondencia para accionistas ,Facturas, Correspondencia a entidades financieras en fin todos los documentos que requieren que sean enviados a personas externas.

Envío de comunicaciones: el envío de comunicaciones consiste en la información que debe ser conocida por los accionistas como por ejemplo en el momento de realizar asambleas ordinarias o extraordinarias, dando a conocer el estado de sus acciones o decisiones que pueda llegar a tomar la junta directiva, así como información relevante para los asociados al Depósito.

Recepción de comunicaciones: dicho subproceso corresponde a toda la información que llega al Depósito, donde de acuerdo a su naturaleza o bien se clasifica para ser enviada a los funcionarios del área o si es de actividades propias del Depósito se registra en el aplicativo GestiónDoc donde se realiza su archivo magnético y luego se pasa al proceso de recepción de documentos para archivo para que haya lo clasifique al expediente que corresponda o si es necesario crear un nuevo documento para el expediente.

Los datos que obtuvieron de la toma de tiempos de cada uno de los funcionarios se encuentran en los hipervínculos que se describen a continuación.

DFM AVM SKV RAM JEG MAV KJB BPM ELM 36

LLL LAA JCC RYD AJA JCL LPO

La toma de tiempos del personal se realizó en el área de trabajo, teniendo en cuenta además que las labores que no tienen los seis tiempos con que se formuló el tiempo básico, no contaron con todos los tiempos puesto que la toma de tiempos se realizaba a las actividades que fueran realizando el personal para no interferir en el desarrollo de sus actividades, la matriz de Excel donde están estos datos está formulada para hallar el tiempo básico y el tiempo estándar definido en la matriz en la casilla Tiempo Básico con suplementos OIT (Organización Internacional de Trabajo).

3.2

Descripción de los procesos, subprocesos y actividades.

Las actividades que se realizan en los diferentes procesos están definidas de la siguiente forma.

Proceso Archivo Subproceso: Archivo Las siguientes actividades son realizadas por los funcionarios.

DFM AVM SKV RAM Actividades:  Archivar informe desmaterializados, número consecutivo en cada carpeta.  Registrar en GestiónDoc el cierre del caso o la justificación del porque no se archivó en el tiempo  Devolver carpeta en archivo  Perforar los documentos y archivar en las carpetas correspondientes  Retirar las carpetas en el archivo y se ubican en el puesto de trabajo 37

 Clasificar los documentos orden numérico y extraer números para buscar las carpetas respectivas  Ingresar a Gestión Doc y verificar que los documentos entregados estén completos (radicado) Las siguientes actividades son realizadas el funcionario.

LLL Actividades:                   



Devolver carpeta al área de Gestión Documental Descargar documentos con el lector Archivar documentos en carpetas solicitadas a archivo Realizar planilla de documentos para archivar, si tienen número de radicado Colocar número de carpeta en documentos y archivar Realizar solicitud de préstamo de carpeta Entregar las carpetas en el área de Gestión Documental Crear planilla para entrega de documentos a archivo y contar folios Crear planilla de remisión para archivo de documentos Registrar documentos con el lector ( recibidos en físico), Archivar Electrónicamente Crear carpeta de contratos en GestiónDoc, Registrar el número de la carpeta en el documento, en la remisión en GestiónDoc y cerrar la remisión Entregar las carpetas en el área de Gestión Documental Registrar el número de la carpeta en el documento, en la remisión en GestiónDoc y cerrar la remisión Armar la carpeta Crear carpeta en GestiónDoc, Registrar documentos con el lector, crear planilla de remisión de documentos.

Entregar las carpetas en el área de Gestión Documental Crear en GestiónDoc la planilla de remisión de documentos y contar folios de cada carpeta.

Armar la carpeta Registrar documentos con el lector, crear planilla de remisión de documentos Registrar el número de la carpeta en el documento y en GestiónDoc Crear carpeta en Gestión Doc.

Las siguientes actividades son realizadas el funcionario.

38

LAA Actividades:  Redactar correo y hacer llamadas para recoger cajas  Relacionar cajas con expedientes en archivo Excel  Cambiar el número inactivo por activo y colocar número de caja y fechas extrema (Inicio- Final)  Retirar expedientes, introducir en las cajas y escribir número a la caja  Armar cajas para guardar carpetas  Generar archivo con información para envío a archivo central Las siguientes actividades son realizadas por los funcionarios.

JCC AJA RYC JCL Actividades:  Verificar documentos, organizar cronológicamente, solicitar creación de carpetas nuevos, armar carpeta y digitalizar documentos  Verificar documentos, organizar cronológicamente, solicitar creación de carpetas nuevos, armar carpetas (se arman 2 carpetas Historia Laboral y Salud Ocupacional) Proceso: Archivo Subproceso: Recepción de documentos para archivo Las siguientes actividades son realizadas el funcionario.

AVM Actividades:  Llevar documentos a Auxiliares de Gestión Documental  Digitar número de remisión en GestiónDoc Asignar a Auxiliares de Gestión Documental  Generar planilla electrónica en GestiónDoc, haciendo uso el lector y contar los folios  Generar planilla en GestiónDoc de documentos a enviar al archivo  Llevar documentos a Auxiliares de Gestión Documental  Digitar número de remisión en GestiónDoc Asignar a Auxiliares de Gestión Documental 39

 Contar los folios  Verificar documentos vs. planilla radicada en GestiónDoc Proceso: Archivo Subproceso: Clasificación de Archivo Las siguientes actividades son realizadas por los funcionarios.

JCC AJA RYC JCL Actividades:  Unificar carpeta. (Buscar carpetas a unificar, organizar carpeta y registrar en GestiónDoc  Creación de expedientes en inventario de requerimientos de entes de control  Entregar remisión al encargado del archivo  Registrar número de la carpeta de destino en GestiónDoc, contar folios y asignar a encargado de archivo  Ingresar al inventario, identificar número de carpeta y organizar documentos  Verificar planilla de documentos vs. documentos físicos, quitar ganchos  "Abrir GestiónDoc/Mis asignados y abrir la remisión reasignada y buscar el documento en el estante donde se encuentra dispuestos los documentos a analizar."  Archivar electrónicamente en GestiónDoc  Registrar números de carpeta destino en GestiónDoc  Ingresar al inventario en Excel e identificar el número de expediente  Verificar planilla vs. documentos, contar folios y quitar ganchos  Ingresar al Excel y ubicar número de expediente  Ingresar al inventario en GestiónDoc e identificar el número de expediente  Organizar Documentos, quitar ganchos y arreglar documentos  Registrar número de la carpeta de destino en GestiónDoc  Ingresar al inventario en Excel o en GestiónDoc, identificar número de expediente y registrar número en el documento  Ingresar al inventario en Excel o en GestiónDoc, identificar número de expediente, registrar número en el documento y archivar electrónicamente en GestiónDoc  Verificar que los documentos físicos se encuentren en la planilla, contar los folios 40

Proceso: Archivo Subproceso: Creación Expediente Las siguientes actividades son realizadas el funcionario.

LPO Actividades:    



 

       

Archivar en los estantes de archivo Exportar de Decedoc el listado de expediente a Excel, Generar e imprimir el rotulo de la carpeta Ingresar al sistema Decedoc y crear el expediente así: - Menú archivo, opción administrar archivo.

- Diligenciar el campo número de carpeta - Seleccionar serie y subserie documental - Diligenciar el nombre de la carpeta - Seleccionar el centro de costo Identificar en donde se debe crear la nueva carpeta en el inventario F-MEGQ-121 FORMATO INVENTARIO CARPETAS ARCHIVO ACTIVO / INACTIVO CGD, crear el numero consecutivo de la carpeta, serie y subserie, descripción y fecha de inicio.

Radicar la remisión en GestiónDoc Si el expediente tiene documentos radicados: - Crear una nueva remisión - Leer el código de barras con la pistola - Radicar al remisión - Cerrar la remisión.

Abrir GestiónDoc/Mis asignados y abrir la remisión reasignada.

Ubicar carpetas en el módulo de archivo Pegar sticker en carpeta Imprimir los rótulos de carpetas, cambiando el rollo Diligenciar formato en Decedoc Organizar carpetas para diligenciarlas en orden numérico Llevar expediente a funcionarios de archivo Identificar en donde se debe crear la nueva carpeta en el inventario F-MEGQ-121 FORMATO INVENTARIO CARPETAS ARCHIVO ACTIVO / 41

INACTIVO CGD, crear el numero consecutivo de la carpeta, serie y subserie, descripción y fecha de inicio.  Abrir GestiónDoc/Mis asignados y abrir la remisión reasignada para ser creada la carpeta. (mis asignados) Proceso: Recepción de Comunicaciones Subproceso: Distribución de Comunicaciones Las siguientes actividades son realizadas por los funcionarios.

DFM AVM SKV BPM

ELM

Actividades:         

Ingresar a GestiónDoc por la opción distribuir y escanear el documento.

Ajustar la resolución del escáner Distribuir documentos electrónicamente Generar una planilla en GestiónDoc e imprimir Relacionar manualmente en planilla documentación personal (funcionarios de Deposito C.V.).

Verificar, organizar documentos por área, separar documentos que no van en el recorrido e incluir pendientes de recorridos anteriores Realizar recorrido entregando documentos en las áreas y tomando firma de recibido Organizar las planillas de recibido por consecutivo y verificar que se encuentren firmadas Relacionar en formato y solicitar firma de recibido en recorrido

Proceso: Recepción de Comunicaciones Subproceso: Recepción de comunicaciones Las siguientes actividades son realizadas por los funcionarios.

DFM AVM SKV BPM ELM Actividades:  Recibir y/o Recoger obsequio  Diligenciar formato en Excel de la trazabilidad de la tula y responsable de recibido.

42

 Llevar tula a locker para su posterior entrega.  Elaborar planilla de documentos que no tienen radicado en gestión Doc para distribución  Enviar correo electrónico de confirmación de recibido a la sucursal  Revisar el correo enviado con la planilla, constatando que la relación este acorde con los documentos que se encuentran en la tula, contar folios  Verificar que el número del precinto y numero de guía coincida con lo recibido, proceder a abrir el precinto  Verificar el documento (dirigido a Deposito C.V., destinatario, nitidez), Radicar en el sistema GestiónDoc, Firmar recibido la planilla al mensajero, colocar sticker original y copia  Radicar y adjuntar correo electrónico en GestiónDoc, Bajar y guardar en el escritorio  Recibir el correo, descargar y leer correo  Firmar recibido la planilla al mensajero  Colocar sticker al documento original y copia  Recibir documento, verificar y radicar la comunicación en GestiónDoc Proceso: Envío de comunicaciones Subproceso: Cartas líderes Las siguientes actividades son realizadas por los funcionarios.

RAM JEG MAV KJB Actividades:  Devolver cartas al usuario  Ingresar a GestiónDoc, con el lector descargar y asignar rutas por fax o Registrar devolución de documentos físicos cuando no pase por fax  Verificar las cartas vs. reporte  Imprimir reporte en el fax al finalizar el ciclo  Digitalizar carta si esta es para envío por correo electrónico y ubicar en repositorio  Enviar carta por fax, colocar sello a la hoja y colocar el número de confirmación del envió del fax  Imprimir sticker y colocar en cartas  Radicar cartas en GestiónDoc  Recibir relación y verificar cantidad de cartas recibidas 43

Proceso: Envío de comunicaciones Subproceso: Entrega de Títulos Las siguientes actividades son realizadas por los funcionarios.

RAM JEG Actividades:     

Entregar en físico el soporte de entrega Digitalizar el soporte de entrega de título Generar planilla en GestiónDoc Entrega de los títulos Recibir y verificar los títulos contra planilla y verificar entidad

Proceso: Envío de comunicaciones Subproceso: Envío de comunicaciones.

Las siguientes actividades son realizadas por los funcionarios.

RAM JEG MAV KJB BPM ELM Actividades:         

Entregar en físico el soporte de entrega Descargar los soportes en GestiónDoc y pegar en la copia del documento.

Realizar reunión con centauros para revisión de pendientes y generar acta Ingresar a GestiónDoc y generar Excel con comunicación pendientes Entregar planilla y documentos a los Auxiliares SENA encargados del recorrido para devolución al remitente Relacionar documento devuelto en el formato F-ME-GQ-409 PLANILLA DEVOLUCION DE DOCUMENTOS. Devolver comunicación original y copia por GestiónDoc Ubicar y verificar la copia física del documento devuelto Recibir la solicitud y verificar el tipo de solicitud (Dinero, cheque), Relacionar diligencia en formato F-ME-GQ-219 Formato Planilla para Control de Diligencias de Correspondencia, Entregar al mensajero diligencias y solicitar firmar la planilla en señal de recibido.

44

 Recibir archivo en Excel de las áreas, verificar que las comunicaciones se encuentren relacionadas en el archivo, Complementar en el archivo de Excel, incluyendo código dependencia masiva, con el fin de estructurar conforme lo requerido en GestiónDoc.  Entregar formato y comunicaciones a mensajeros  Relacionar documentos en formato F-ME-GQ-093 FORMATO PLANILLA DE CORRESPONDENCIA ENVIADA A OTRAS CIUDADES Y DESTINOS  En rutar con el lector las comunicaciones a nombre de centauros  Diligenciar, Imprimir guía en la página de centauros y adjuntar guía a cada sobre  Enviar formato por correo electrónico a funcionarios en la sucursal, relacionando el número del precinto  Relacionar los documentos a enviar a la sucursal en formato F-ME-GQ-013 PLANILLA REMISIÓN DE DOCUMENTOS SUCURSALES para envío a las sucursales  Diligenciar e imprimir guía en la página de centauros y adherir a la tula de la sucursal.  En rutar con el lector las comunicaciones y generar la planilla para mensajeros.  "Alistar comunicación, empacar comunicación, sellar  Proceso: Pegar sticker, colocar documento sobre, colocar soporte impreso a cada sobre luego sellar sobre"  Seleccionar por ciudad y si es una ciudad diferente a Bogotá ubicar en archivo temporal  Imprimir la Guía a través de GestiónDoc  Digitalizar documento (Cuando se solicita imagen del documento subido a GestiónDoc)  Imprimir el sticker del documento original, copia y sobre  Diligenciar información del documento a subir a Gestión Doc.  Recibir y verificar que los documentos se encuentren relacionados en el FME-GQ-404 (correo), Verificar número de folios, nombre de la entidad. firma autorizada, dirección, original, ciudad.  Atención de llamadas de comunicación de envió de correspondencia, entrar a GestiónDoc y dar respuesta  Organizar por fecha y hora los reportes de fax y guardarlos en el puesto de trabajo- cartas líderes.

45

Proceso: Consultas.

Subproceso: Consultas.

Las siguientes actividades son realizadas por los funcionarios.

LAA JCC

AJA RYC JCL

Actividades:  Quitar rollo  Consulta de cuadrar rollo para poder verlo en la maquina  Buscar en Excel si existe el expediente en forma análoga (rollo ) e ir a traerlo al archivo  Apoyar al usuario en temas de consultas  Revisar las consultas vencidas y enviar correo electrónico al usuario para devolución del expediente  Enviar solicitud, con relación, recibir mensajero y entregar expedientes, Punteo de expedientes en archivo, Generar Excel con los expedientes vigentes y en GestiónDoc, Verificar contra los expedientes ubicados en archivo, Realizar seguimiento a los usuarios.  Guardar expediente en el archivo  Descargar en GestiónDoc  Recibir los expedientes, contar los folios y registrar cantidad  Recibir los expedientes  Enviar respuesta al usuario informando que el documento está en bodega y se solicito  Diligenciar el formato de recolección de archivo, imprimir, firmar, digitalizar y enviar a archivo inactivo.  Solicitud documentos a archivo inactivo  Cargar en GestiónDoc- asignar para el préstamo  Ubicar el expediente  Buscar carpeta en forma digital para extraer los números de las carpetas  Contar Folios  Recibir solicitud en GestiónDoc y verificar que se encuentre autorizado.

46

Proceso: Otros.

Subproceso: Otros.

Las siguientes actividades son realizadas por los funcionarios.

AVM SKV Actividades:  Apoyo en la recepción del Depósito.

RAM JEG Actividades  Apoyo diligencias personales vicepresidentes.

LPO Actividades     

Apoyo coordinador Gestión Documental Dar respuesta a los usuarios de acuerdo a respuesta del proveedor Radicar caso en la plataforma del proveedor Elaborar reembolso de caja menor Recibir legalización de auxiliares de Gestión Documental encargados de entrega de títulos valores.  Recibir, registrar el provisional en formato y entregar dinero.

Además de las actividades antes descritas, existen hoy en día actividades que no se están ejecutando por la falta de tiempo que es la que se pretende determinar con el estudio, las actividades que no se realizan actualmente son las siguientes.

En la matriz que se muestra posteriormente se tomaron algunos tiempos y se determinó un estimado de tiempos en el año, para calcular el tiempo básico y tiempo básico con suplementos OIT. Para entender cada uno de los subprocesos con que cuenta el área de Gestión documental se utilizaron diagramas de operaciones de proceso pues en él se puede ver los diferentes pasos o secuencia que se llevan a cabo para la

47

realización de las diferentes actividades que componen los subprocesos y así ver cómo está compuesto el proceso de una manera gráfica.

Tabla Detalle de actividades que actualmente no se realizan por falta de capacidad.

TIEMPO EN MINUTOS ACTIVIDADES DEL PROCESO

OBSERVACIONES

Numero Periodicidad de de la Promedi Repetició repetición o n

Número de repeticiones al mes

Tiempo Tiempo básico básico (minutos) (horas)

Tiempo Volumen de Básico trabajo Con (horasSuplemen hombre/mes) to OIT

Máximo

Mínimo

0,643

0,643

0,643

109982

ANUAL

9165

0,643056 0,010718 98,22852238 107,06909

Realizar archivo Electrónico de Documentos en los Expedientes Virtuales Documento de GestionDoc

0,181

0,181

0,181

28598,6

ANUAL

2383,214286

0,18125 0,003021 7,199293155 7,8472295

Foliar la totalidad de los documentos

0,067

0,050

0,058

283000

ANUAL

23583

0,058333 0,000972 22,92824074 24,991782

60

120

90

1

DIARIA

20,58333333

Digitalizar de Documentos Enviados (Radicados de Salida)

Revisar proceso y procedimiento para actualización de tablas de retención documental

Folios

Folios

90

1,5

30,875 Sumatoria Tiempo Básico en Horas

33,65375

173,562

Fuente: Realizada por el autor

48

Diagrama 1 Distribución electrónica y física de documentos.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Envío y recpción de SUBPROCESO PROCESO comunicaciones Distribución de comunicaciones Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 1 Auxiliar Administrativo Actividades del proceso: Distribución electrónica y física de documentos Tiempo basico (minutos) 0,71

Ingresar a GestiónDoc por la opción distribuir y escanear el documento.

0,53

Ajustar la resolución del escaner

0,19

Distribuir documentos electrónicamente

0,15

Generar una planilla en GestiónDoc e imprimir

0,75

Relacionar manualmente en planilla documentación personal (funcionarios de deceval).

0,26

Verificar, organizar documentos por área, separar documentos que no van en el recorrido e incluir pendientes de recorridos anteriores

0,61

Realizar recorrido entregando documentos en las áreas y tomando firma de recibido

0,75

Organizar las planillas de recibido por consecutivo y verificar que se encuentren firmadas

Fuente: Realizada por el autor

49

Diagrama 2 Recepción de tulas de las sucursales.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Envío y recpción de SUBPROCESO PROCESO comunicaciones Distribución de comunicaciones Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 2 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Recepción tulas de la sucursales Tiempo basico (minutos) 1,05

4,27 3,86

Verificar que el número del precinto y numero de guía coincida con lo recibido, proceder a abrir el precinto Revisar el correo enviado con la planilla, constatando que la relación este acorde con los documentos que se encuentran en la tula, contar folios Enviar correo electrónico de confirmación de recibido a la sucursal

1,57

Elaborar planilla de documentos que no tienen radicado en gestión Doc para distribución

0,40

Llevar tula a locker para su posterior entrega.

0,97

Diligenciar formato en Excel de la trazabilidad de la tula y responsable de recibido.

Fuente: Realizada por el autor

50

Diagrama 3 Recepción de documentos con planilla a través de GestiónDoc. DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Recepción de documentos Archivo SUBPROCESO PROCESO para archivo Fecha de William Camilo Pedraza elaboración Diagrama elaborado por Sanchez Dibujo Nº 3 Auxiliar SENA Actividades del proceso: Recepción de documentos con planilla a través de GestiónDoc Tiempo basico (minutos) 0,17

Verificar documentos vrs planilla radicada en GestiónDoc

0,03

Contar los folios

0,63

Digitar número de remisión en Gestión DocAsignar a Auxiliares de Gestión Documental

0,75

Llevar documentos a Auxiliares de Gestión Documental

Fuente: Realizada por el autor

51

Diagrama 4 Recepción de documentos sin planilla de GestiónDoc. DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE PROCESO Fecha de elaboración Dibujo Nº

Archivo

4

SUBPROCESO

Diagrama elaborado por Auxiliar SENA

Recepción de documentos para archivo William Camilo Pedraza Sanchez

Actividades del proceso: Recibir los documentos sin planilla en GestiónDoc Tiempo basico (minutos) Generar planilla en GestiónDoc de documentos a enviar al archivo

0,85 Generar planilla electrónica en GestiónDoc, haciendo uso el lector y contar los folios

0,17

0,42

Digitar número de remisión en Gestión DocAsignar a Auxiliares de Gestión Documental

0,75

Llevar documentos a Auxiliares de Gestión Documental

Fuente: Realizada por el autor

52

Diagrama 5 Archivo DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE PROCESO Fecha de elaboración Dibujo Nº

Envío y recpción de comunicaciones

SUBPROCESO

Diagrama elaborado por Auxiliar SENA

5

Actividades del proceso:

Distribución de comunicaciones William Camilo Pedraza Sanchez Archivo

Tiempo basico (minutos) 0,15

Ingresar a Gestión Doc y verificar que los documentos entregados esten completos (radicado)

0,14

Clasificar los documentos orden númerico y extraer números para buscar las carpetas respectivas

0,70

Retirar las carpetas en el archivo y se ubican en el puesto de trabajo

1,32

Perforar los documentos y archivar en las carpetas correspondientes

0,54

Devolver carpeta en archivo

1,22

Registrar en Gestión Doc el cierre del caso o la justificación del porque no se archivo en el tiempo

Fuente: Realizada por el autor

53

Diagrama 6 Recorridos DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE PROCESO Fecha de elaboración Dibujo Nº

Envío y recepción de comunicaciones

SUBPROCESO

Diagrama elaborado por 6 Auxiliar SENA

Actividades del proceso:

Distribución de comunicaciones William Camilo Pedraza Sanchez Recorridos

Tiempo basico (minutos) 0,26

Verificar, organizar documentos por área, separar documentos que no van en el recorrido e incluir pendientes de recorridos anteriores

0,61

Realizar recorrido entregando documentos en las áreas y tomando firma de recibido

Fuente: Realizada por el autor

54

Diagrama 7 Entrega de títulos (Recoger o Llevar títulos) DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Envío y Recepción de Entrega de Títulos SUBPROCESO PROCESO Comunicaciones Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 7 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Entrega de títulos (globalización, recoger o llevar títulos) Tiempo basico (minutos) 0,80

229,00

Recibir y verificar los títulos contra planilla y verificar entidad

Entrega de los títulos

1,70

Generar planilla en GestiónDoc

0,97

Digitalizar el soporte de entrega de título

3,00

Entregar en físico el soporte de entrega

Fuente: Realizada por el autor

55

Diagrama 8 Recepción y alistamiento de comunicaciones.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Envío y recepción de Envío de Comunicaciones SUBPROCESO PROCESO comunicaciones Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 8 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Recepción y Alistamiento de Comunicaciones Tiempo basico (minutos) 0,19

Recibir y verificar que los documentos se encuentren relacionados en el F- ME-GQ-404 (correo), Verificar número de folios, nombre de la entidad. firma autorizada, dirección, original, ciudad

1,51

Diligenciar información del documento a subir a Gestión Doc.

0,23

Imprimir el sticker del documento original, copia y sobre

0,70

Digitalizar documento (Cuando se solicita imagen del documento subido a Gestión Doc)

0,20

Imprimir la Guía a través de GestiónDoc

0,48

Seleccionar por ciudad y si es una ciudad diferente a Bogotá ubicar en archivo temporal Alistar comunicación, empacar comunicación, sellar Proceso: Pegar sticker, colocar documento sobre, colocar soporte impreso a cada sobre luego sellar sobre

0,43

Fuente: Realizada por el autor

56

Diagrama 9 Envío de comunicaciones Sucursales (Tula).

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Envío y recepción de Envío de Comunicaciones SUBPROCESO PROCESO comunicaciones Fecha de William Camilo Pedraza elaboración Diagrama elaborado por Sanchez Dibujo Nº 9 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Envío de Comunicaciones Sucursales (Tula) Tiempo basico (minutos) 2,63

Diligenciar e imprimir guía en la página de centauros y adherir a la tula de la sucursal.

10,40

Relacionar los documentos a enviar a la sucursal en formato F-ME-GQ-013 PLANILLA REMISIÓN DE DOCUMENTOS SUCURSALES para envío a las sucursales

0,42

Enviar formato por correo electrónico a funcionarios en la sucursal, relacionando el número del precinto

Fuente: Realizada por el autor

57

Diagrama 10 Destinos diferentes a Bogotá y Sucursales.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Envío y recepción de Envío de Comunicaciones SUBPROCESO PROCESO comunicaciones Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 10 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Destinos diferentes a Bogotá y sucursales Tiempo basico (minutos)

1,10

Diligenciar, Imprimir guía en la página de centauros y adjuntar guia a cada sobre

0,27

Enrutar con el lector las comunicaciones a nombre de centauros

0,70

Relacionar documentos en formato F-ME-GQ093 FORMATO PLANILLA DE CORRESPONDENCIA ENVIADA A OTRAS CIUDADES Y DESTINOS

8,50

Entregar formato y comunicaciones a mensajeros

Fuente: Realizada por el autor

58

Diagrama 11 Recepción y alistamiento de Comunicaciones masivas.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Envío y recepción de Envío de Comunicaciones SUBPROCESO PROCESO comunicaciones Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 11 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Recepción y Alistamiento de Comunicaciones masivas Tiempo basico (minutos)

270

Recibir archivo en excel de las áreas, verificar que las comunicaciones se encuentren relacionadas en el archivo, Complementar en el archivo de excel, incluyendo código dependencia masiva, con el fin de estructurar conforme lo requerido en GestiónDoc, Subir archivo excel a GestiónDoc, Imprimir sticker y guías en Gestión Doc, Alistar comunicación, empacar comunicación, sellar

150

Recibir archivo en excel de las áreas, verificar que las comunicaciones se encuentren relacionadas en el archivo, Complementar en el archivo de excel, incluyendo código dependencia masiva, con el fin de estructurar conforme lo requerido en GestiónDoc, Subir archivo excel a GestiónDoc, Imprimir sticker y guías en Gestión Doc, Alistar comunicación, empacar comunicación, sellar

60

Recibir archivo en excel de las áreas, verificar que las comunicaciones se encuentren relacionadas en el archivo, Complementar en el archivo de excel, incluyendo código dependencia masiva, con el fin de estructurar conforme lo requerido en GestiónDoc, Subir archivo excel a GestiónDoc, Imprimir sticker y guías en Gestión Doc, Alistar comunicación, empacar comunicación, sellar

120

Recibir archivo en excel de las áreas, verificar que las comunicaciones se encuentren relacionadas en el archivo, Complementar en el archivo de excel, incluyendo código dependencia masiva, con el fin de estructurar conforme lo requerido en GestiónDoc, Subir archivo excel a GestiónDoc, Imprimir sticker y guías en Gestión Doc, Alistar comunicación, empacar comunicación, sellar

Fuente: Realizada por el autor

59

Diagrama 12 Devoluciones (Mensajeros, Centauros, Sucursales) DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Envío y recepción de Envío de Comunicaciones SUBPROCESO PROCESO comunicaciones Fecha de William Camilo Pedraza elaboración Diagrama elaborado por Sanchez Dibujo Nº 12 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Devoluciones (mensajeros, centauros, sucursales) Tiempo basico (minutos)

0,59

Ubicar y verificar la copia física del documento devuelto

0,74

Devolver comunicación original y copia por GestiónDoc

0,80

Relacionar documento devuelto en el formato F-ME-GQ-409 PLANILLA DEVOLUCION DE DOCUMENTOS.

0,55

Entregar planilla y documentos a los Auxiliares SENA encargados del recorrido para devolución al remitente

Fuente: Realizada por el autor

60

Diagrama 13 Seguimiento pendientes por prueba de entrega (Centaurus) DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Envío y recpción de SUBPROCESO PROCESO comunicaciones Envío de Comunicaciones Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 13 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Seguimiento pendientes por prueba de entrega (centauros) Tiempo basico (minutos)

6

Ingresar a GestiónDoc y generar excel con comunicación pendientes

165

Realizar reunión con centauros para revisión de pendientes y generar acta

1,5

Descargar los soportes en GestiónDoc y pegar en la copia del documento.

Fuente: Realizada por el autor

61

Diagrama 14 Envío de cartas líderes.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Envío y recpción de Cartas Líderes SUBPROCESO PROCESO comunicaciones Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 14 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Envío de cartas lideres Tiempo basico (minutos)

0,75

Recibir relación y verificar cantidad de cartas recibidas

0,42

Radicar cartas en GestiónDoc

0,06

Imprimir sticker y colocar en cartas

0,62

Enviar carta por fax, colocar sello a la hoja y colocar el número de confirmación del envio del fax

1,01

Digitalizar carta si esta es para envío por correo electrónico y ubicar en repositorio

0,87

Imprimir reporte en el fax al finalizar el ciclo

0,04

Verificar las cartas vrs reporte

0,04

Ingresar a GestiónDoc, con el lector descargar y asignar rutas por fax o Registrar devolución de documentos fisicos cuando no pase por fax

0,38

Devolver cartas al usuario

Fuente: Realizada por el autor

62

Diagrama 15 Radicación de entrada documentos físicos.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Envío y recpción de SUBPROCESO PROCESO comunicaciones Recepción de comunicaciones Fecha de William Camilo Pedraza elaboración Diagrama elaborado por Sanchez Dibujo Nº 15 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Radicación de entrada (Documentos físicos) Tiempo basico (minutos)

1,91

Recibir documento, verificar y radicar la comunicación en GestiónDoc

0,27

Colocar sticker al documento original y copia

0,34

Firmar recibido la planilla al mensajero

Radicación de entrada (Documentos físicos)

1,34

Recibir el correo, descargar y leer correo

1,20

Radicar y adjuntar correo electrónico en GestiónDoc, Bajar y guardar en el escritorio

Radicación de entrada (Documentos Fax)

1,25

Verificar el documento (dirigido a Deceval, destinatario, nitidez), Radicar en el sistema GestiónDoc, Firmar recibido la planilla al mensajero, colocar sticker original y copia

Fuente: Realizada por el autor

63

Diagrama 16 Archivo de documentos de registros y actualización de proveedores.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Archivo SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 16 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Archivo de Documentos de Registro y actualización de proveedores Tiempo basico (minutos) 1,83

Crear carpeta en Gestión Doc.

0,46

Registrar documentos con el lector, crear planilla de remisión de documentos Registrar el número de la carpeta en el documento y en GestiónDoc

0,99

Armar la carpeta

1,02

Crar en Gestión Doc la planilla de remisión de documetos y contar folios de cada carpeta.

1,12

Entregar las carpetas en el área de Gestión Documental

Fuente: Realizada por el autor

64

Diagrama 17 Archivo órdenes de compra.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Archivo SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 17 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Archivo Ordenes de compra Tiempo basico (minutos) 2,25

Crear carpeta en Gestión Doc, Registrar documentos con el lector, crear planilla de remisión de documentos.

1,10

Armar la carpeta

1,16

Registrar el número de la carpeta en el documento, en la remisión en GestiónDoc y cerrar la remisión

0,98

Entregar las carpetas en el área de Gestión Documental

Fuente: Realizada por el autor

65

Diagrama 18 Archivo contratos.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Archivo SUBPROCESO PROCESO Fecha de William Camilo Pedraza elaboración Diagrama elaborado por Sanchez Dibujo Nº 18 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Archivo contratos Tiempo basico (minutos) 2,73

Crear carpeta de contratos en Gestión Doc, Registrar el número de la carpeta en el documento, en la remisión en GestiónDoc y cerrar la remisión

0,76

Registrar documentos con el lector ( recibidos en físico), Archviar Electrónicamente

1,00

Crear planilla de remisión para archivo de documentos

1,90

Crear planilla para entrega de documentos a archivo y contar folios

1,50

Entregar las carpetas en el área de Gestión Documental

Fuente: Realizada por el autor

66

Diagrama 19 Inclusión de documentos (Posterior a la creación de carpetas).

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Archivo SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 19 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Inclusión de documentos (Posterior a la creación de carpetas) Tiempo basico (minutos)

Realizar solicitud de préstamo de carpeta

0,40

0,83

Colocar número de carpeta en documentos y archivar Realizar planilla de documentos para archivar, si tienen numero de radicado

0,73

1,24 2,50

Archivar documentos en carpetas solicitadas a archivo Descargar documentos con el lector

Devolver carpeta al área de Gestión Documental

0,90

Fuente: Realizada por el autor

67

Diagrama 20 Atención de solicitudes de consulta.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Consultas SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 20 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Atención de solicitudes de Consultas (documentos físicos) Tiempo basico (minutos)

1,84

Recibir solicitud en GestiónDoc y verificar que se encuentre autorizado

0,02

Contar Folios

0,49

Buscar carpeta en forma digital para extraer los numeros de las carpetas

4,40

Ubicar el expediente

3,34

Cargar en GestiónDoc- asignar para el préstamo

Fuente: Realizada por el autor

68

Diagrama 21 Solicitud documentos archivo inactivo.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Consultas SUBPROCESO PROCESO Fecha de William Camilo Pedraza elaboraci贸n Diagrama elaborado por Sanchez Dibujo N潞 21 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Solicitud documentos a archivo inactivo Tiempo basico (minutos)

1,20

Solictud documentos a archivo inactivo

5,85

Diligenciar el formato de recolecci贸n de archivo, imprimir , firmar, digitalizar y enviar a archivo inactivo.

0,33

Enviar respuesta al usuario informando que el documento est谩 en bodega y se solicito

Fuente: Realizada por el autor

69

Diagrama 22 Recepción de expedientes entregados en préstamo.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Consultas SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 22 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Recepción de expedientes entregados en préstamo Tiempo basico (minutos) 0,62

Recibir los expedientes

0,02

Recibir los expedientes, contar los folios y registrar cantidad

1,69

Descargar en GestiónDoc

2,37

Guardar expediente en el archivo

Fuente: Realizada por el autor

70

Diagrama 23 Envío a archivo Central DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Archivo SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 23 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Envío a archivo central Tiempo basico (minutos) 180

Generar archivo con información para envío a archivo central

1,78

Armar cajas para guardar carpetas

11,93

Retirar expedientes, introducir en las cajas y escribir numero a la caja

30

Cambiar el número inactivo por activo y colocar numero de caja y fechas extrema (ini- final)

60,75

Relacionar cajas con expedientes en archivo excel

3

Redactar correo y hacer llamadas para recoger cajas

Fuente: Realizada por el autor

71

Diagrama 24 Revisión máquina de microfilmación.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Consultas SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 24 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Revisión máquina de microfilmación Tiempo basico (minutos) 2

Buscar en excel si existe el expediente en forma analoga (rollo ) e ir a traerlo al

5,25

Consulta de cuadrar rollo para poder verlo en la maquina

3,6

Quitar rollo

Fuente: Realizada por el autor

72

Diagrama 25 Remisiones de Acciones.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Clasificación de Archivo SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 25 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Remisiones de Acciones Tiempo basico (minutos)

0,60

Abrir GestiónDoc/Mis asignados y abrir la remisión reasignada y buscar el documento en el estante donde se encuentra dispuestos los documentos a analizar.

0,43

Verificar que los documentos físicos se encuentren en la planilla, contar los folios

1,57

Ingresar al inventario en excel o en Gestión Doc, identificar número de expediente, registrar número en el documento y archivar electrónicamente en GestiónDoc

0,33

Registrar numero de la carpeta de destino en Gestión Doc

0,53

Entregar remisión al encargado del archivo

Fuente: Realizada por el autor

73

Diagrama 26 Remisiones consecutivos (Salidas).

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Clasificación de Archivo SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 26 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Remisiones consecutivos (Salidas) Tiempo basico (minutos)

0,60

Abrir GestiónDoc/Mis asignados y abrir la remisión reasignada y buscar el documento en el estante donde se encuentra dispuestos los documentos a analizar.

4,54

Ingresar al inventario en excel o en Gestión Doc,identificar número de expediente y registrar número en el documento

1,18

Registrar numero de la carpeta de destino en Gestión Doc

0,53

Entregar remisión al encargado del archivo

Fuente: Realizada por el autor

74

Diagrama 27 Remisiones jurídica.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Clasificación de Archivo SUBPROCESO PROCESO Fecha de William Camilo Pedraza elaboración Diagrama elaborado por Sanchez Dibujo Nº 27 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Remisiones de Jurídica Tiempo basico (minutos)

0,60

Abrir GestiónDoc/Mis asignados y abrir la remisión reasignada y buscar el documento en el estante donde se encuentra dispuestos los documentos a analizar.

0,31

Organizar Documentos, quitar ganchos y arreglar documentos

2,08

Ingresar al inventario en Gestión Doc e identificar el número de expediente

1,02

Ingresar al excel y ubicar numero de expediente

0,98

Registrar numeros de carpeta destino en GestiónDoc

0,53

Entregar remisión al encargado del archivo

Fuente: Realizada por el autor

75

Diagrama 28 Remisiones Cierre operativo DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Clasificación de Archivo SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 28 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Remisiones cierre operativo Tiempo basico (minutos)

0,60

Abrir GestiónDoc/Mis asignados y abrir la remisión reasignada y buscar el documento en el estante donde se encuentra dispuestos los documentos a analizar.

2,18

Verificar planilla vrs documentos, contar folios y quitar ganchos

0,40

Ingresar al inventario en Excel e identificar el número de expediente

0,70

Registrar numeros de carpeta destino en GestiónDoc

0,53

Entregar remisión al encargado del archivo

Fuente: Realizada por el autor

76

Diagrama 29 Remisiones de otros documentos sin archivo electrónico.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Clasificación de Archivo SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 29 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Remisiones de otros documentos sin archivo electrónico Tiempo basico (minutos) Abrir GestiónDoc/Mis asignados y abrir la remisión reasignada y buscar el documento en el estante donde se encuentra dispuestos los documentos a analizar.

0,60 0,08 1,51 0,18

Verificar planilla de documentos vrs documentos físicos, quitar ganchos Ingresar al inventario, identificar número de carpeta y organizar documentos Archivar electrónicamente en GestiónDoc Registrar numero de la carpeta de destino en Gestión Doc, contar folios y asignar a encargado de archivo

0,21 Entregar remisión al encargado del archivo

0,53

Fuente: Realizada por el autor

77

Diagrama 30 Remisión de Otros documentos con archivo electrónico.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Clasificación de Archivo SUBPROCESO PROCESO Fecha de William Camilo Pedraza elaboración Diagrama elaborado por Sanchez Dibujo Nº 30 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Remisión de Otros Documentos con archivo electrónico Tiempo basico (minutos)

0,60

Abrir GestiónDoc/Mis asignados y abrir la remisión reasignada y buscar el documento en el estante donde se encuentra dispuestos los documentos a analizar.

0,08

Verificar planilla de documentos vrs documentos físicos, quitar ganchos

1,51

Ingresar al inventario, identificar número de carpeta y organizar documentos

0,21

Registrar numero de la carpeta de destino en Gestión Doc, contar folios y asignar a encargado de archivo

0,53

Entregar remisión al encargado del archivo

Fuente: Realizada por el autor

78

Diagrama 31 Control de Calidad Archivo.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Archivo SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 31 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Control de calidad - archivo Tiempo basico (minutos)

1,42

Ir por carpetas a modulo de archivo

9,22

Revisar aleatoriamente remisiones archivadas por los Auxiliares (clasificación, ubicación, cantidad de folios, digitalización de imágenes)

Fuente: Realizada por el autor

79

Diagrama 32 Creación de expedientes recibidos del proceso de clasificación de archivo- Inventario en Excel o GestiónDoc. DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Creación Expediente SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 32 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Creación de expedientes recibidos del proceso de clasificación de archivo - Inventario en Excel o Tiempo basico (minutos) GestiónDoc

0,23

1,75

0,77

Abrir GestiónDoc/Mis asignados y abrir la remisión reasignada para ser creada la carpeta. (mis asignados)

Identificar en donde se debe crear la nueva carpeta en el inventario F-ME-GQ-121 FORMATO INVENTARIO CARPETAS ARCHIVO ACTIVO / INACTIVO CGD , crear el numero consecutivo de la carpeta, serie y subserie, descripción y fecha de inicio.

Llevar expediente a funcionarios de archivo

Fuente: Realizada por el autor

80

Diagrama 33 Creación de expedientes en DeceDoc. DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Creación de Expediente SUBPROCESO PROCESO Fecha de William Camilo Pedraza elaboración Diagrama elaborado por Sanchez Dibujo Nº 33 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Creación de expedientes en Decedoc Tiempo basico (minutos)

Organizar carpetas para diligenciarlas en orden numérico 0,03

Diligenciar formato en Decedoc

1,10

0,08

Imprimir los rotulos de carpetas, cambiando el rollo Pegar sticker en carpeta

0,17

Ubicar carpetas en el módulo de archivo 0,12

Fuente: Realizada por el autor

81

Diagrama 34 Creación de expedientes recibidos por ventanilla.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Creación de Expediente SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 34 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Creación expedientes recibidos por ventanilla Tiempo basico (minutos)

0,22

3,92

0,43

1,87

2,38

0,67 0,87 0,77 0,13

Abrir GestiónDoc/Mis asignados y abrir la remisión reasignada.

Si el expediente tiene documentos radicados: - Crear una nueva remisión - Leer el código de barras con la pistola - Radicar al remisión -Cerrar la remisión.

Radicar la remisión en GestiónDoc Identificar en donde se debe crear la nueva carpeta en el inventario F-ME-GQ-121 FORMATO INVENTARIO CARPETAS ARCHIVO ACTIVO / INACTIVO CGD , crear el numero consecutivo de la carpeta, serie y subserie, descripción y fecha de inicio.

Ingresar al sistema Decedoc y crear el expediente así: - Menú archivo, opción administrar archivo.

- Diligenciar el campo número de carpeta - Seleccionar serie y subserie documental - Diligenciar el normbre de la carpeta - Seleccionar el centro de costos - Registrar las fechas iniciales y finales de los documentos contenidos en la carpeta.

- Registrar el consecutivo Final e inicial de los documentos contenidos en la carpeta.

- Registrar el número de la carpeta.

- Guardar Generar e imprimir el rotulo de la carpeta Exportar de decedoc el listado de expediente a excel, Archivar en los estantes de archivo Finalizar la etapa de remisión en GestiónDoc

Fuente: Realizada por el autor

82

Diagrama 35 Caja menor de Gestión Documental.

DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO METODO ACTUAL TIPO DE Archivo Caja Menor SUBPROCESO PROCESO Fecha de elaboración Diagrama elaborado por William Camilo Pedraza Sanchez Dibujo Nº 35 Auxiliar administrativo Actividades del proceso: Caja menor de Gestión Documental Tiempo basico (minutos)

3,50

Recibir, registrar el provisional en formato y entregar dinero

Recibir legalización de auxiliares de Gestión Documental encargados de entrega de titulos valores

4,75 40,00

Elaborar reembolso de caja menor

Fuente: Realizada por el autor

Consolidación de todos los tiempos tomados a los funcionarios.

Luego de haber tomado los tiempos de cada uno de los funcionarios se determinó consolidar toda la información en una matriz denominada “base” , donde se agruparon todos los datos de los funcionarios y se anexo el tipo de recurso que se utiliza para realizar cada uno de las actividades los cuales son.

Equipo de computo Manual (Trabajo manual) Con ellos se realizaran las diferentes matrices, y tablas dinámicas para realizar los diferentes análisis de la información.

83

Los siguientes gráficos representan los análisis a las entradas y salidas de los funcionarios del área de Gestión Documental durante el año 2013, aunque no todos los funcionarios tienen los registros de todo el año ya que llevan menos tiempo en el Depósito.

Los datos tomados para el análisis fueron recolectados del control de Entradas y Salidas de funcionarios, mediante un Dispositivo que tiene el Depósito en la Entrada de las oficinas, esta herramienta permite tener datos históricos de las entradas y salidas de los funcionarios, y es con ella donde se puede tener fuentes fidedignas de los ingresos y salidas del personal, a realizar el estudio de procesos y Carga laboral.

La información se organizó en una matriz de Excel, creando una tabla dinámica donde muestra la información necesaria para determinar los horarios de trabajo que han venido teniendo los funcionarios del área de Gestión Documental y así poder determinar un tiempo promedio de cada funcionario en el Depósito para tener un límite de tiempo al realizar la toma de tiempos de los procesos en los que participa cada uno de ellos y así los tiempos que tomemos tienen una referencia de cuánto pueden tardar en realizar sus labores correlacionando la información obtenida del aplicativo GestiónDoc, que es el utilizado por parte de esta área para realizar la mayoría de actividades asignadas a sus funcionarios.

Teniendo en cuenta que se presenta congestión en las actividades de recepción de documentos para archivo y archivo final, dado que varios funcionarios deben acceder al tiempo a un solo equipo, se realizó una recolección de información de las herramientas de trabajo para luego realizar un análisis de las necesidades del equipo de cómputo.

A continuación se muestra en tablas y gráficos las cantidades de tiempo en minutos de la utilización de las diferentes herramientas por cada funcionario sin tener en cuenta el tipo de proceso sino solamente el tiempo que utilizan en la utilización de las mismas.

84

Cantidad de horas de uso del equipo de c贸mputo.

Tabla 10 Volumen de trabajo (Horas-Hombre/mes). Equipo de C贸mputo.

Suma de Volumen de trabajo (horas-hombre/mes) en

Equipo de AJA Computo AVM

135,098134 108,899665 65,8244125 95,5617283 65,8244125 135,098134 135,098134 9,48966269 82,4110421 87,3297625 5,79328704 57,6096229 82,4110421 11,0011527 135,098134 7,62598289

BPM DFM ELM JCC JCL JEG KJB LAA LLL LPO MAV RAM RYC SKV

Grafico 5 Uso de equipo de c贸mputo por cada usuario.

EQUIPO DE COMPUTO Fuente: Dise帽ado por el autor.

85

SKV

RYC

RAM

MAV

LPO

LLL

LAA

KJB

JEG

JCL

JCC

ELM

DFM

BPM

AVM

AJA

140 120 100 80 60 40 20 0

Tabla 11 Cantidad de horas de uso del Fax Suma de Volumen de trabajo (horas-hombre/mes) FAX

JEG

4,37325

KJB MAV RAM

12,7653167 12,7653167 4,37325

Grafico 6 Uso de Fax por cada usuario.

14 12 10 8 6 4 2 0 JEG

KJB

MAV

Fuente: Dise単ado por el autor.

86

RAM

Tabla 12 Cantidad de horas de trabajo manual.

Suma de Volumen de trabajo (horas-hombre/mes) MANUAL

AJA AVM BPM DFM ELM JCC JCL JEG KJB LAA LLL LPO MAV RAM RYC SKV

17,92785 41,3413097 24,2729691 26,4703929 21,3083973 17,92785 17,92785 132,524643 49,1520823 64,1686931 3,2059115 26,6357821 49,1520823 124,183801 17,92785 138,338408

Grafico 7 Cantidad de horas de trabajo manual por tiempo estimado en horas de trabajo manual.

140 120 100 80 60 40 20

MANUAL Fuente: Dise単ado por el autor.

87

SKV

RYC

RAM

MAV

LPO

LLL

LAA

KJB

JEG

JCL

JCC

ELM

DFM

BPM

AVM

AJA

0

Capacidad Instalada.

CAPACIDAD INSTALADA

Horas promedio de trabajo real en un día

8,25

Horas de trabajo estándar en un día Horas de trabajo reglamento interno del trabajo Deceval S.A. en un día

8 9,6

Meses al año Días al año Domingos al año Sábados al año Días festivos al año Total días hábiles al año

12 365 52 53 13 247

Días de vacaciones por ley al año Total días efectivo de trabajo en el año

15 232

Dias laborales en un mes sin vacaciones

20,58333333

Dias laborales en un mes con vacaciones

19,33333333

Horas-hombre promedio /mes (sin vacaciones) real

169,8125

Horas-hombre/mes (sin vacaciones) estándar

164,6666667

Horas-hombre/mes (sin vacaciones) reglamento interno del trabajo

Criterio de redondeo Escenario 3 (9,6 h)

185,6

0,25

Criterio de redondeo Escenario 2 (8 h) Criterio de redondeo Escenario 1 (8,25 h)

0,5 0,454545455

Horas-hombre promedio /mes (con vacaciones) real

159,5

Horas-hombre/mes (con vacaciones) estándar

154,6666667

Horas-hombre/mes (con vacaciones) reglamento interno del trabajo

Fuente: Tomado de aplicativo dogmanager

88

185,6

4

ANÁLISIS DE DATOS

La siguiente tabla muestra la cantidad de veces que se utiliza cada herramienta dentro del proceso de Gestión documental, en cada uno de las actividades que se realizan dentro de la misma.

Tabla 13 Actividades del proceso.

ACTIVIDADES DEL PROCESO Tipo de Actividad Total Porcentaje fax Manual Equipo de Computo Total general

6 136 254 396

2% 34% 64% 100%

Fuente: Diseñada por el autor

Grafico 8 Herramientas según su porcentaje de utilización

Porcentaje de Utilización de Herramientas 2% 34%

Fax Manual

64%

Equipo de Computo

Fuente: Diseñado por el autor

Al analizar los resultados de las necesidades de equipo de cómputo en los procesos de recepción de documentos para archivo y archivo documental se identifica que el porcentaje general de utilización es del 64% de las actividades realizadas, lo cual representa una utilización diaria de 6.65 horas.

89

4.1.1 Análisis de recursos por tipo de proceso.

La tabla que se muestra a continuación muestra la representación de los recursos según su utilización en los diferentes procesos del área en cuestión.

Tabla 14 Recursos utilizados en actividades del proceso.

Cuenta de ACTIVIDADES DEL PROCESO (Recursos) aplicativo proveedor Correo Decedoc Excel fax GestiónDoc manual Scaner Total

5 11 5 26 6 200 136 7 396

1,26% 2,78% 1,26% 6,57% 1,52% 50,51% 34,34% 1,77% 100,00%

Fuente: Diseñada por el autor

Grafico 9 Utilización de Herramientas.

Utilización de Herramientas 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

51% 34% 7%

GestiónD manual oc Series1

51%

34%

3%

2%

2%

Excel

Correo

Scaner

fax

7%

3%

2%

2%

1%

1%

aplicativ o Decedoc proveed or 1%

1%

Fuente: Diseñado por el autor.

La tabla representa el volumen de trabajo de las diferentes actividades, teniendo en cuenta actividades nuevas, de acuerdo a los datos adquiridos en la tabla dinámica adjunta en archivo de Excel adjunto para los tiempos que se tardan en desarrollar las diferentes actividades sin tener en cuenta los suplementos descritos por la OIT (Compensación por fatiga y Necesidades personales).

90

Tabla 15 Volumen de trabajo con procesos nuevos.

Suma de Volumen de trabajo(horas-hombre/mes) PROCESO horas/mes Porcentaje Archivo Consultas Envío de comunicaciones Nueva Otros Recepción de Comunicaciones Total general

1175,33333 164,289659 375,949779 159,231056 17,0385417 294,306007 2186,14837

54% 8% 17% 7% 1% 13% 100%

Fuente: Diseñada por el autor

Grafico 10 Volumen de trabajo con procesos nuevos.

Volumen de trabajo por Proceso 1500 1000 500 0

Archivo

Consulta s

Envío de comunic aciones

Nueva

Otros

Recepci ón de Comunic aciones Series1 1175,3333 164,28966 375,94978 159,23106 17,038542 294,30601

Fuente: Diseñada por el autor

La tabla representa el volumen de trabajo que tiene los diferentes procesos, teniendo en cuenta procesos nuevos, de acuerdo a los datos adquiridos en la tabla dinámica adjunta en archivo de Excel, para determinar los tiempos que se tardan en desarrollar los diferentes procesos teniendo en cuenta los suplementos descritos por la OIT (Compensación por fatiga y Necesidades personales).

91

Tabla 16 Tiempo básico con suplementos OIT Suma de Tiempo Básico Con Suplemento OIT PROCESO horas/mes Porcentaje Archivo Consultas Envío de comunicaciones Nueva Otros Recepción de Comunicaciones Total general

1281,11333 179,075729 409,785259 173,561851 18,5720104 320,793548 2382,90172

54% 8% 17% 7% 1% 13% 100%

Fuente: Diseñada por el autor

Grafico 11 Volumen de trabajo por proceso con OIT.

Volumen de trabajo por Proceso con OIT 1400 1200 1000 800 600 400 200 0

Archivo

Consulta s

Envío de comunic aciones

Nueva

Otros

Recepció n de Comunic aciones Series1 1281,11333179,075729409,785259173,56185118,5720104320,793548

Fuente: Diseñada por el autor

La tabla representa el volumen de trabajo que tiene los diferentes procesos, de acuerdo a los datos adquiridos en la tabla dinámica adjunta en archivo de Excel, para determinar los tiempos que se tardan en desarrollar los diferentes procesos sin tener en cuenta los suplementos descritos por la OIT (Compensación por fatiga y Necesidades personales).

92

Tabla 17 Volumen de trabajo por procesos Actuales.

Volumen de trabajo(horas-hombre/mes) PROCESO Horas/mes Porcentaje Archivo Consultas Envío de comunicaciones Otros Recepción de Comunicaciones Total general

1175,33333 164,289659 375,949779 17,0385417 294,306007 2026,91731

58% 8% 19% 1% 15% 100%

Fuente: Diseñada por el autor

Grafico 12 Volumen de trabajo por procesos actuales.

Volumen de trabajo por Proceso Actuales 1200 1000 800 600 400 200 0

Archivo

Consultas

Envío de comunicaci ones

Otros

Recepción de Comunicaci ones Series1 1175,333326 164,2896594 375,9497788 17,03854167 294,3060073

Fuente: Diseñada por el autor

La tabla representa el volumen de trabajo que tiene los diferentes procesos, de acuerdo a los datos adquiridos en la tabla dinámica adjunta en archivo de Excel, para determinar los tiempos que se tardan en desarrollar los diferentes procesos teniendo en cuenta los suplementos descritos por la OIT (Compensación por fatiga y Necesidades del personal).

93

Distribución horas hombre mes por tipo de proceso En la tabla que se mostrara a continuación se describen los diferentes procesos, subprocesos junto con sus actividades y los tiempos en los cuales cada uno de los funcionarios participan en las actividades propias de sus responsabilidades dentro del área, donde se subraya las personas que laboran como auxiliares Sena.

Con ello se puede evidenciar la participación de todo el grupo objeto de estudio en el área de Gestión documental.

94

Tabla 18distribuci贸n de horas/hombre mes por tipo de proceso

Fuente: Dise帽ada por el autor

AUXILIARES SENA

95

El porcentaje de participación por proceso dentro del total de horas hombre mes estimado es el siguiente: Tabla 19 Porcentaje de participación por proceso.

PROCESOS Clasificación de Archivo Archivo Envío de comunicaciones Consultas Recepción de comunicaciones Distribución de Comunicaciones Recepción de documentos para archivo Cartas Líderes Creación Expediente Entrega de Títulos Otros

% de participación por proceso 29% 21% 11% 8% 8% 7% 5% 5% 4% 3% 1%

Fuente: Diseñada por el autor

Grafico 13 Porcentaje de participación por proceso.

Clasificación de Archivo

5%

3%

Archivo

3% 1% 29%

5%

Envío de comunicaciones Consultas

7% Recepción de comunicaciones Distribución de Comunicaciones

8%

Recepción de documentos para archivo

8%

Cartas Líderes

11% 20%

Creación Expediente Entrega de Títulos

Fuente: Diseñada por el autor

96

4.1.2 Análisis de Escenarios Las tablas que se encuentran a continuación muestra los diferentes escenarios que se desean analizar con el estudio, el formato de las tablas está determinado por el área de Gestión de la calidad.

La estructura de cada tabla se describe de la siguiente forma:  Volumen de trabajo (Horas-Hombre/mes): es la cantidad de horas utilizadas por parte de todo el personal que hizo parte del estudio durante un mes y las cantidades son traídas del archivo de Excel anexo en el estudio.  Volumen de trabajo (Horas-Hombre/día): el volumen de trabajo es la cantidad de horas que fueron utilizadas durante todo un día normal en algunos casos se tuvo en cuenta los suplementos dispuestos por la OIT y otras no tuvieron en cuenta dichos porcentajes para el análisis de los diferentes escenarios.  Capacidad Instalada Actual: se tiene en cuenta todas las constantes, con la cual se calcula la capacidad instalada del área de Gestión. documental  Diferencias Capacidad: Volumen de trabajo (Horas-Hombre/mes) Capacidad Instalada Actual  Personas requeridas: Volumen de trabajo (Horas-Hombre/mes) / Horas-hombre promedio /mes (sin vacaciones) real.

97

4.1.3 Capacidad instalada actual Tabla 20 Escenario actual Sin Suplementos variables Volumen de trabajo Total No Proceso

1

Área Gestión Documental

Volumen de Volumen de trabajo trabajo (Horas(HorasHombre/mes) Hombre/ Dia) 2026,92

98,47

Escenario 1: Jornada de 8,25 horas/dia (promedio real) Capacidad Instalada Actual

2386,37

Escenario 2: Jornada de 8 Escenario 3: Jornada de 9,6 horas/dia según horario de entrada horas/dia (Reglamento interno de

Capacidad Capacidad Diferencias Personas Personas Diferencias Personas Instalada Diferencias Instalada Capacidad Requeridas Requeridas Capacidad Requeridas Actual Actual

359,46

11,94

2314,33

287,42

12,31

2775,40

748,48

10,26

Horas disponibles al mes, equivalentes a 1,75 personas

Tabla 21 Escenario actual Con Suplementos variables

No

1

Total Proceso Área Gestión Documental

Volumen de trabajo Volumen de Volumen de trabajo trabajo (Horas(Horas2209,34

107,34

Escenario 1: Jornada de 8,25 Escenario 2: Jornada de 8 Escenario 3: Jornada de 9,6 horas/dia (promedio real) horas/dia según horario de entrada horas/dia (Reglamento interno de Capacidad Capacidad Capacidad Diferencias Personas Personas Diferencias Personas Instalada Instalada Diferencias Instalada Capacidad Requeridas Requeridas Capacidad Requeridas Actual Actual Actual 2387,18

177,84

13,01

Horas disponibles al mes, equivalentes a 0,64 personas

98

2315,14

105,80

13,42

2776,21

566,87

11,18

Tabla 22 Escenario - SIN AUXILIARES SENA Sin suplementos variables.

No

1

Total Proceso Área Gestión Documental

Escenario 1: Jornada de 8,25 Escenario 2: Jornada de 8 Escenario 3: Jornada de 9,6 Volumen de trabajo horas/dia (promedio real) horas/dia según horario de entrada horas/dia (Reglamento interno de Volumen de Volumen de Capacidad Capacidad Capacidad Diferencias Personas Personas Diferencias Personas trabajo trabajo Instalada sin Instalada Diferencias Instalada Capacidad Requeridas Requeridas Capacidad Requeridas (Horas(Horasaux sena sin aux sin aux 2026,92

98,47

2046,75

19,83

11,94

1985,00

-41,92

12,31

2380,20

353,28

10,26

Horas faltantes al mes, equivalentes a un faltante de 0.25 personas

Tabla 23 Escenario - SIN AUXILIARES SENA Con suplementos variables.

No

1

Total Proceso Área Gestión Documental

Escenario 1: Jornada de 8,25 Escenario 2: Jornada de 8 Escenario 3: Jornada de 9,6 Volumen de trabajo horas/dia (promedio real) horas/dia según horario de entrada horas/dia (Reglamento interno de Volumen de Volumen de Capacidad Capacidad Capacidad Diferencias Personas Personas Diferencias Personas trabajo trabajo Instalada sin Instalada Diferencias Instalada Capacidad Requeridas Requeridas Capacidad Requeridas (Horas(Horasaux sena sin aux sin aux 2209,34

107,34

2047,56

-161,78

13,01

Horas Faltantes al mes, equivalentes a 1.36 personas

99

1985,81

-223,53

13,42

2381,01

171,67

11,18

Tabla 24 Escenario SIN AUXILIARES SENA – CALCULANDO DÍAS DE VACACIONES Sin suplementos variables

No

1

Total Proceso Área Gestión Documental

Escenario 1: Jornada de 8,25 Escenario 2: Jornada de 8 Escenario 3: Jornada de 9,6 Volumen de trabajo horas/dia (promedio real) horas/dia según horario de entrada horas/dia (Reglamento interno de Volumen de Volumen de Capacidad Capacidad Capacidad Diferencias Personas Personas Diferencias Personas trabajo trabajo Instalada sin Instalada Diferencias Instalada Capacidad Requeridas Requeridas Capacidad Requeridas (Horas(Horasaux sena sin aux sin aux 2026,92

104,84

1923,00

-103,92

12,71

1865,00

-161,92

13,11

2236,20

209,28

10,92

Horas faltantes al mes, equivalentes a un faltante de 1.04 personas

Tabla 25 escenario SIN AUXILIARES SENA – CALCULANDO DÍAS DE VACACIONES Con suplementos variables

Escenario 2: Jornada de 8 Escenario 3: Jornada de 9,6 horas/dia según horario de entrada horas/dia (Reglamento interno de Volumen de trabajo y salida Deceval S.A.) Volumen de Volumen de Capacidad Capacidad Capacidad Diferencias Personas Personas Diferencias Personas trabajo trabajo Instalada sin Instalada Diferencias Instalada Capacidad Requeridas Requeridas Capacidad Requeridas (Horas(Horasaux sena sin aux sin aux Escenario 1: Jornada de 8,25 horas/dia (promedio real)

No

1

Total Proceso Área Gestión Documental

2209,34

114,28

1923,81

-285,53

13,85

Horas faltantes al mes, equivalentes a 2.22 personas

100

1865,81

-343,53

14,28

2237,01

27,67

11,90

Tabla 26 Escenario sin auxiliares Sena – calculando días de vacaciones, incluyendo tiempo de actividades que actualmente no se realizan por falta de capacidad Sin suplementos variables

No

1

Total Proceso Área Gestión Documental

Escenario 1: Jornada de 8,25 Escenario 2: Jornada de 8 Escenario 3: Jornada de 9,6 Volumen de trabajo horas/dia (promedio real) horas/dia según horario de entrada horas/dia (Reglamento interno de Volumen de Volumen de Capacidad Capacidad Capacidad Diferencias Personas Personas Diferencias Personas trabajo trabajo Instalada sin Instalada Diferencias Instalada Capacidad Requeridas Requeridas Capacidad Requeridas (Horas(Horasaux sena sin aux sin aux 2186,15

113,08

1923,00

-263,15

11,32

1865,00

-321,15

932,50

2236,20

50,05

1073,38

Horas faltantes al mes, equivalentes a 2.22 personas

Tabla 27 Escenario sin auxiliares Sena – calculando días de vacaciones, incluyendo tiempo de actividades que actualmente no se realizan por falta de capacidad Con suplementos variables

No

1

Total Proceso Área Gestión Documental

Escenario 1: Jornada de 8,25 Escenario 2: Jornada de 8 Escenario 3: Jornada de 9,6 Volumen de trabajo horas/dia (promedio real) horas/dia según horario de entrada horas/dia (Reglamento interno de Volumen de Volumen de Capacidad Capacidad Capacidad Diferencias Personas Personas Diferencias Personas trabajo trabajo Instalada sin Instalada Diferencias Instalada Capacidad Requeridas Requeridas Capacidad Requeridas (Horas(Horasaux sena sin aux sin aux 2382,90

123,25

1923,81

-459,09

14,94

Horas faltantes al mes, equivalentes a 3.34 personas

101

1865,81

-517,09

15,41

2237,01

-145,89

12,84

Tabla 28 ESCENARIOS DE CAPACIDAD DE PERSONAL Sin suplementos Escenario 2: Jornada de 8 horas/dia según horario de entrada y salida

Escenario 1: Jornada de 8,25 horas/dia (promedio real)

No

Volumen de Volumen de Personas Nombre Proceso trabajo (Horas- trabajo (Horasactuales Hombre/mes) Hombre/ Dia)

Escenario 3: Jornada de 9,6 horas/dia (Reglamento interno de Deceval S.A.)

Personas requeridas

Diferencias

Personas requeridas

Diferencias

Personas requeridas

Diferencias

1

Archivo Documental

1175,33

57,10

9,00

6,921359302

-2,0786

7,13765178

-1,8623

6,332614906

-2,6674

2

Envío de Comunicaciones

375,95

18,26

2,00

2,213911101

0,2139

2,283095822

0,2831

2,02559148

0,0256

164,29

7,98

1,00

0,967476831

-0,0325

0,997710482

-0,0023

0,885181354

-0,1148

294,31

14,30

2,00

1,733123341

-0,2669

1,787283445

-0,2127

1,58570047

-0,4143

17,04

0,83

3 4 5

Consultas Recepción de Comunicaciones Otros

2026,92

0,100337382

0,103472925

0,091802487

11,94

12,31

10,92

Tabla 29 ESCENARIOS DE CAPACIDAD DE PERSONAL Con suplementos Escenario 1: Jornada de 8,25 horas/dia (promedio real) No

Volumen de Volumen de Personas Nombre Proceso trabajo (Horas- trabajo (Horasactuales Hombre/mes) Hombre/ Dia)

Escenario 2: Jornada de 8 horas/dia según horario de entrada y salida

Escenario 3: Jornada de 9,6 horas/dia (Reglamento interno de Deceval S.A.)

Personas requeridas

Diferencias

Personas requeridas

Diferencias

Personas requeridas

Diferencias

1

Archivo Documental

1281,11

62,24

9,00

7,544281639

-1,4557

7,780040441

-1,2200

6,902550247

-2,0974

2

Envío de Comunicaciones

409,79

19,91

2,00

2,4131631

0,4132

2,488574447

0,4886

2,207894714

0,2079

3

Consultas

179,08

8,70

1,00

1,054549746

0,0545

1,087504425

0,0875

0,964847676

-0,0352

320,79

15,59

2,00

1,889104441

-0,1109

1,948138955

-0,0519

1,728413513

-0,2716

18,57

0,90

4 5

Recepción de Comunicaciones Otros

2209,34

0,109367746

0,112785488

0,100064711

13,01

13,42

11,90

102

Tabla 30 Detalle de actividades que actualmente no se realizan por falta de capacidad.

Volumen de trabajo

Tiempo Número de Básico repeticiones Con (horasal mes Suplement hombre/m o OIT es)

Numero de Repetición

Periodicidad de la repetición

109982

ANUAL

9165

98.23

107.07

28598.6

ANUAL

2383.21

7.20

7.85

Foliar la totalidad de los documentos

283000

ANUAL

23583

22.93

24.99

Actualización periódica de las tablas de retención documental

1

DIARIA

20.58

30.88

33.65

ACTIVIDADES DEL PROCESO

Digitalizar Documentos Enviados (Radicados de Salida) Realizar archivo Electrónico de Documentos en los Expedientes Virtuales de GestiónDoc

Fuente: Diseñada por el autor

Tabla 31 Cantidad de personas requeridas por proceso.

Tipo de Jornada Laboral Jornada de 8,25 h Jornada de 8 h Jornada de 9,6 h

Recepción de Envío de comunicacio comunicacion nes es 1.89 1.95 1.73

2.41 2.49 2.21

Consultas

Archivo document al

otros

Total

1.05 1.09 0.96

7.54 7.78 6.90

0.11 0.11 0.10

13.01 13.42 11.90

Fuente: Diseñada por el autor

103

Tabla 32 Cantidades obtenidas con suplementos variables, sin tener en cuenta periodos de vacaciones.

Fuente: Diseñada por el autor

Radicaciones de entrada por horas del día.

Frente al comportamiento de las radicaciones de entrada se observa que presenta picos de trabajo entre las 10:30 am y las 11:00 am cuando alcanza un volumen promedio diario de 0.4 radicaciones/min necesitando 1.1. Personas en el puesto de trabajo y posteriormente entre las 3:00 pm y 3:30 pm cuando alcanza un volumen promedio diario de 0.63 radicaciones/min, necesitando 1.6 personas en el puesto de trabajo.

volumen promedio diario

Grafico 14 Volumen de Radicaciones de entrada por hora del día 25 19

20 15

12

10 5 0

Fuente: Diseñada por el autor

Para el cálculo de la cantidad de personas requeridas, se tomó como referencia un tiempo básico de 2.51 minutos por radicación.

104

Al analizar el comportamiento de las radicaciones de entrada por día se observa que presenta picos de trabajo en determinados días del mes específicamente para comienzos de mes, días (7,8 y 9) mediados de mes días (20,21, 22) Grafico 15 Volumen radicación de entrada por día - Enero

volumen radicaciones dia

200

186

189

170

182

185

150 133 109

100 50 0

2 3 4 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 28 29 30 31

Fuente: Diseñado por el autor

ENVÍO DE COMUNICACIONES Al analizar el comportamiento del envío de comunicaciones se observa que presenta pico de trabajo en la primera semana del mes cuando el volumen de comunicaciones alcanza un promedio semana de 1988.

Grafico 16 Volumen promedio mes - semanas del mes

2500

1988

2000 1500

1031

1022

1072

2

3

4

1000 500 0 1 Fuente: Diseñada por el autor

105

REQUERIMIENTOS GENERALES

El recurso más utilizado para el desarrollo del proceso es el sistema GestiónDoc con un 51%.

Requerimientos específicos en los procesos de recepción de documentos para archivo y archivo documental Grafico 17 Porcentaje de Utilización por tipo de recurso 60%

51%

50% 34%

40%

30% actividades críticas – Auxiliares SENA Análisis 20% 7%

10% 0%

Series1

GestiónDo manual c 51%

34%

3%

2%

2%

Excel

Correo

Scaner

fax

7%

3%

2%

2%

1%

1%

aplicativo Decedoc proveedor 1%

1%

Fuente: Diseñada por el autor

1. Recepción y radicación de documentos para archivo 2. Digitalización de documentos de entrada 3. Archivo de Documentos Durante el Estudio se identificó la realización de actividades consideradas críticas para el proceso, por parte de los Auxiliares SENA:  Las actividades No 1 y 2 son entradas para siguientes procesos, en caso de presentarse errores estos podrían afectar toda la cadena del proceso.  La actividad No 3 requiere el acceso a las carpetas, generando riesgos de documentos mal archivados, extracción de documentos de las carpetas, perdida del documento, entre otros.  En las actividades críticas realizadas por los Auxiliares SENA se invierten 286.61 horas-hombre/mes equivalente a un 14% de participación en la totalidad de los procesos del área.

106

5

SOLUCION PROPUESTA.

Se describirán los problemas que se evidenciaron en el análisis y posteriormente se darán algunas posibles soluciones de acuerdo con los resultados obtenidos en el estudio.

1. Bajo el escenario actual el proceso no presenta sobrecarga de trabajo, sin embargo en el escenario de no contar con los Auxiliares SENA y teniendo en cuenta los periodos de vacaciones, se identifica que el proceso no está en capacidad de responder ante las actividades del mismo ya que se presenta una diferencia de 2.22 personas requeridas para su desarrollo.

2. Bajo un segundo escenario al no contar con los Auxiliares SENA, teniendo en cuenta los periodos de vacaciones y las actividades que no se realizan actualmente por falta de capacidad, se identifica que el proceso no estaría en la capacidad de responder ante las actividades del mismo, ya que presenta una diferencia de 3.34 personas requeridas para su desarrollo 3. Durante la toma de tiempos se observó en la actividad de archivo que se presentan inconvenientes los cuales generan demoras en el proceso, como lo es la disponibilidad del archivo para ubicar o colocar los expedientes: (Dos personas no pueden estar al tiempo en la estantería de Archivo)

5.1

Propuestas para evitar la congestión al archivar a) Cambiar el flujo de proceso existente, con el fin de asignar el ingreso y retiro de carpetas a un solo funcionario, de acuerdo a lo analizado durante el estudio estas actividades demanda 134.65 horas/hombre mes, equivalente a 0.79 personas requeridas para esta actividad. b) Creación de turnos de trabajo con hora de entrada de 9:30 am – 7:00 pm para los funcionarios dedicados al archivo de documentos, con el fin de facilitar la realización de actividades en horas de poco tráfico de consultas o retiro de carpetas para archivo inactivo, se dejas posterior a la hora de salida de los demás funcionarios que salen a las 5:30 pm y posteriormente aprovechar dos horas en donde no tendrán solicitudes de las demás áreas, ni de personas externas.

107

5.2

Propuestas para el manejo de picos de trabajo a. Crear una matriz de polivalencia de funcionarios donde se identifique los funcionarios que están en capacidad de atender el proceso en picos de trabajo. b. Generar un modelo flexible de trabajo de acuerdo al comportamiento o volumen de trabajo Grafico 18 Matriz de polivalencia MATRIZ DE POLIVALENCIA No habilitada

En entrenamiento

Medianamente entrenada

Habilitada

Especialista

Recepción de Envío de comunicacion Consultas comunicaci es ones

Archivo documental

FUNCIONARIO A

FUNCIONARIO B

FUNCIONARIO C

FUNCIONARIO D

4. Los Auxiliares SENA tienen un 14% de participación en actividades críticas del proceso, entre estas Archivo Documental, Recepción de Documentos para archivo y digitalización de documentos de entrada, las mismas se consideran críticas dado que cuentan con información sensible del depósito y en puntos del proceso que son entrada para otras actividades o procesos.

5. Durante el estudio se observaron demoras en el proceso de archivo generadas por la congestión que se presenta al acceder al equipo 108

destinado para la consulta y registro de información, el cual es utilizado por 4 Auxiliares, por lo cual se sugiere la adquisición de un equipo para el Auxiliar encargado de la recepción de remisiones, quien requiere una mayor utilización del equipo.

6. Mejorar la organización de ubicación de remisiones entregadas a Auxiliares encargados de clasificación de archivo: Las remisiones se colocan en un solo sitio y cada persona debe buscar su remisión asignada en un grupo.

6

MARCO CONCEPTUAL

El marco conceptual hace referencias a todos aquellos conceptos que no son del común conocimiento de las personas que lean el documento, con ello se busca una mejor compresión del estudio generado mediante la aclaración de cada uno de ellos a continuación los conceptos más representativos en el momento del desarrollo del trabajo.  SUPLEMENTOS BÁSICOS: Es el porcentaje que se adiciona al tiempo básico para dar a un empleado la posibilidad de reponerse de los efectos fisiológicos y sicológicos causados por la ejecución de determinado trabajo en determinadas condiciones y para que pueda atender sus necesidades personales  SUPLEMENTOS VARIABLES: Es el margen contemplado por Deposito C.V., por el tiempo que invierte un empleado en la ejecución de actividades adicionales a las funciones principales del cargo, como atención de auditorías, capacitaciones, etc.  TIEMPO ESTÁNDAR: Tiempo en que se tarda un empleado en efectuar una actividad, a una velocidad normal que pueda mantener día tras día, sin mostrar síntomas de fatiga.  ESCENARIO: Panorama se simulación donde se presenta el comportamiento que presentarían los tiempos según parámetros definidos previamente.  OIT: Organización Internacional de Trabajo.  ESTUDIO DE CARGAS DE TRABAJO: Conjunto de técnicas que pueden aplicarse para la medición de trabajos administrativos o tiempos de trabajo en oficinas y determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realización de las tareas derivadas de las funciones asignadas a cada institución.

109

 FUNCIONARIO: empleado que hace parte del proceso del área de Gestión documental.  PROCESO: es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que al interactuar transforman elementos de entrada y los convierten en resultados  PROCEDIMIENTO: es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias  ACTIVIDADES DEL PROCESO: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operación, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado)  TIEMPO EN MINUTOS (Máximo, Mínimo, Promedio): es la forma en la que se incluirán los tiempos en que se tarda cada funcionario en realizar cada actividad o tarea de su respectiva labor.  NÚMERO DE REPETICIÓN: número de veces que se repite la actividad  PERIODICIDAD DE LA REPETICIÓN: solo existen las periodicidades de tipo (Diario, semanal, quincenal o mensual) para este caso de estudio.  NÚMERO DE REPETICIONES AL MES: la cantidad de veces que se repite la actividad en el mes.  TIEMPO BÁSICO (MINUTOS): Tiempo que tarda en realizarse la actividad dada en minutos  TIEMPO BÁSICO (HORAS): Tiempo que tarda en realizarse la actividad dada en horas.  VOLUMEN DE TRABAJO (HORAS-HOMBRE/MES): Consolidado del tiempo utilizado en el mes para cada actividad.  TIEMPO BÁSICO CON SUPLEMENTO OIT: Consolidado del tiempo utilizado en el mes para cada actividad con los suplementos requeridos por la Organización Internacional del Trabajo.  RECURSOS: Herramientas necesarias para desarrollar las labores en el área de Gestión documental.  TIPO DE ACTIVIDAD: la forma en que se desempeña la actividad que puede ser (Manual, Equipo de cómputo o Fax).

110

7

MARCO LEGAL Y NORMATIVO

El marco legal y normativo hace referencia a todas aquellas normas a las que están sujetas todas las organizaciones bien sean del sector privado o público sin importar al sector al cual pertenezcan, para el caso del estudio desarrollado en el sector financiero y más propiamente a labores administrativas estas son las normas a las que están sujetas las empresas y sus empleados.

Tabla 33 Marco legal normativo

Norma

Año

Descripción

por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, RESOLUCIÓN 002646 DE 2008 prevención, intervención y monitoreo permanente de la 9 exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y 2008 para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional LEY 1010 2006 Por medio dela cual se adoptan medidas para prevenir, corr egir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo.

Artículo Primero. Todos los empleadores públicos, oficiales, RESOLUCION privados, contratistas y subcontratistas, están 001016 de 1989 obligados a organizar y garantizar el funcionamiento de un 1989 (Marzo programa de Salud Ocupacional de acuerdo con la 31) presente Resolución (23 enero 200 6)10

8

TIPO DE INVESTIGACION

 la investigación descriptiva: Consiste en la caracterización de un grupo con el fin de establecer su estructura y comportamiento. Estos estudios permiten medir de manera independiente las variables, sin importar si se

9

El Ministro de la Protección Social, Diego Palacio Betancourt, Bogotá, D. C., a 17 de julio de 2008. http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=31607.

10 CONGRESO DE COLOMBIA ,LEY 1010 DE 2006, Bogotá, D. C., 23 de enero de 2006

111

formulan o no hipótesis, las primeras aparecerán enunciadas en los objetivos de la investigación.

Es necesaria la caracterización de los diferentes procesos del área de Gestión documental para así determinar la forma en que impacta el desarrollo de sus tareas y actividades a los demás procesos con los que interactúan dentro de su respectiva área y las áreas del Depósito (Deposito C.V.).  Investigación Aplicada: Es utilizar los conocimientos obtenidos en las investigaciones en la práctica, y con ello traer beneficios a la sociedad.

Se requiere aplicar este tipo de investigación ya que se debe poner en práctica los diferentes conocimientos adquiridos en la universidad, como lo son la ingeniería de métodos y Gestión de la calidad, ya que fueron las que se utilizaron para el desarrollo del proyecto dentro de la empresa.

112

9 CUADRO METODOLÓGICO Tabla 34 Cuadro metodológico OBJETIVOS ESPECÍFICOS

-Realizar el diagnóstico de los diferentes procesos que constituyen el área de Gestión documental, conformados por: Correspondencia Entrada , Correspondencia Salida y Archivo.

-Efectuar el análisis de la información determinante para el desarrollo del estudio, mediante la metodología Estudio de proceso y carga laboral del área de Gestión de la calidad.

ACTIVIDADES

METODOLOGÍA

-Diagnóstico de las condiciones de trabajo del área de Gestión documental.

-Realizar entrevistas a los funcionarios objeto del estudio -Determinar los tiempos de cada uno de los diferentes procesos -Realizar diagramas de operaciones -Determinar la capacidad instalada del área

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

-Recolección de bases de datos de aplicativos utilizados en el área de -Estudio de tiempos Gestión documental y movimientos. como son: Decedoc, -Recolección de Docmanager, información primaria. GestiónDoc, Excel, -Entrevistas -Observación en campo.

-Diagramas de operación.

-Consolidación de los datos recolectados.

Análisis de datos -Integrar los datos con los análisis.

-Implementar constantes dispuestas por la OIT (Organización Internacional de

113

-Creación de matrices, tablas dinámicas y gráficos en Excel.

-Análisis e interpretación de datos.

Trabajo) -Análisis escenarios.

• Identificar las posibles oportunidades de mejora de acuerdo a los problemas identificados en el desarrollo de las actividades de los diferentes procesos del área en cuestión.

de

.

-Crear propuestas para evitar la congestión al archivar -Crear propuestas para el manejo de picos de trabajo.

-Hacer matriz de polivalencia.

114

-Análisis interpretación datos.

e de

10 CRONOGRAMA Tabla 35 Formato plan de trabajo para estudios de procesos y carga laboral.

115

11 RECURSOS Y PRESUPUESTO

11.1 Físicos y técnicos

Los recursos físicos fueron las instalaciones del área de Gestión documental ya que en ellas se hizo la toma de tiempos de los diferentes procesos y las salas de reunión que fue donde se llevaron a cabo las entrevistas a los funcionarios objeto del estudio de procesos y carga laboral.

Los recursos técnicos utilizados fueron los computadores del área de Gestión de la calidad, y del área de Gestión documental, así mismo los aplicativos de cada una de las áreas, definidos como Docmanager y GestiónDoc respectivamente, la impresora donde se realizó almacenaron los datos de los tiempos tomados a los funcionarios, El dispositivo que registra la entrada y salida de los funcionarios, el aplicativo Decedoc, archivos de Excel, Fax, y escáner herramientas que fueron utilizadas para el desarrollo efectivo del estudio.

11.2 Humanos Las personas que intervinieron en el estudio fueron 15 funcionarios del área de Gestión documental, conformada por 1 coordinador, 13 Auxiliares y 1 Auxiliar Administrativo, del área de Gestión de Calidad participaron la Jefe de Gestión de Calidad, 1 Oficial de Calidad y 1 practicante. Por parte del área Financiera y Administrativa su Director.

11.3 Institucionales Director de proyecto: Ándres Mauricio Díaz Granados

11.4 Presupuesto La monografía se desarrolló durante la práctica profesional en Deposito C.V. S.A. Depósito Central de Valores, por lo cual no se hizo necesario un presupuesto en Gastos externos al estudio, el desarrollo del estudio de procesos y de carga laboral tuvo una duración de aproximadamente tres a cuatro meses.

116

El tiempo destinado para el estudio correspond铆a a un 30% de las actividades diarias realizadas en cargo de practicante de la Jefatura de Gesti贸n de la calidad.

117

12 CONCLUSIONES

Como resultado del estudio realizado en el área de Gestión documental se evidencia que es necesario contratar auxiliares administrativos para esta área ya que la cantidad de personal de planta con el que cuenta, es insuficiente para la demanda de trabajo que tiene en este momento el área en cuestión.

Es necesario cambiar la forma de acceder al mueble de archivo, es decir se requiere que más de un funcionario pueda acceder a este, eliminando un panel para disminuir cantidad de tiempo que tardan los empleados en acceder a un archivo de consulta o para archivo.

Se requiere hacer capacitación de todos los empleados de las áreas con el fin de implementar la matriz de polivalencia en los momentos en que el área requiera de cooperación para las actividades que tengan más congestión o en los tiempos muertos de actividades que apoyen a quienes demandan mayor volumen de trabajo.

Después de haber analizado los picos de trabajo, se concluye que hay capacidad de respuesta en ciertos ciclos de la jornada laboral del área es por ellos que se debe gestionar los procesos de foliar documentos en estos lapsos de tiempo para aprovechar los tiempos muertos de algunos funcionarios.

Con base en los tiempos de búsqueda de información por parte de los funcionarios de Clasificación de archivo se evidencia que es necesario que los Auxiliares de Gestión Documental puedan acceder al aplicativo SIIDJ, donde se puedan consultar los embargos, con el fin de facilitar la búsqueda de expedientes. Lo anterior teniendo en cuenta que en el SIIDJ aparecen criterios o llaves de búsqueda como Número de oficio, inversionista, entidad embargante, nombre de juzgado o entidad, ciudad origen del juzgado o entidad y radicado interno de Deposito C.V., entre otros.

Al hacer el analizar el proceso de remisiones a ser clasificadas por el área de archivo, se concluye que es necesario seleccionar los archivos por tipo de remisión haciendo que haya una distribución más equitativa en cuanto a los tiempos que se tarda de acuerdo al tipo de documento y tener un estante donde ubicar estas carpetas para hacer la respectiva distribución a los funcionarios de clasificación.

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13 BIBLIOGRAFIA

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119