Tesis / 0684 / Adm

PROPUESTA PARA EL REDISEÑO DEL SISTEMA ACTUAL DE INVENTARIOS EN LA DISTRIBUIDORA LEÓN

LEIDY LORENA GARZON QUIROGA MARTHA EDITH SIMANCAS LOZANO

UNIVERSIDAD AGRARIA DE COLOMBIA “UNIAGRARIA” Facultad de Administración Financiera Línea de investigación: Gestión y Control de inventarios Bogotá, D.C., 2016

PROPUESTA PARA EL REDISEÑO DE UN SISTEMA DE INVENTARIOS DE VÍVERES EN LA DISTRIBUIDORA LEÓN

LEIDY LORENA GARZON QUIROGA MARTHA EDITH SIMANCAS LOZANO Proyecto de grado para obtener el título de Administrador Financiero y de Sistemas

TUTOR: JOSE OVIDIO SALAMANCA LOPEZ

UNIVERSIDAD AGRARIA DE COLOMBIA “UNIAGRARIA” Facultad de administración financiera Línea de investigación; Gestión y Control de inventarios Bogotá, D.C., 2016

NOTA DE ACEPTACIÓN

______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________ ______________________________________

________________________________ FIRMA JURADO

________________________________ FIRMA JURADO

________________________________ FIRMA JURADO

La libre empresa no puede justificarse Ăşnicamente por ser un buen negocio. Solo se puede justificar porque es buena para la sociedad.

Peter Drucker (1909-2005).

AGRADECIMIENTOS

Inicialmente a Dios por el don de la vida, por darme la oportunidad de vivir nuevas experiencias y nuevos conocimientos, además por hacerse presente en cada una de las personas que nos rodean y que de cierta manera hicieron parte del desarrollo de esta investigación. A mi padre, mis hermanos y mi pareja por inspirar en mí el anhelo de superarme, y especialmente a mi compañera Martha quien junto con nuestro director de tesis José Ovidio Salamanca López, me han acompañado con su dedicación y paciencia para lograr este sueño.

LEIDY LORENA GARZON QUIROGA

Agradezco a Dios por darme la oportunidad de culminar mi carrera y guiar mi camino dándome fuerzas para no desistir; a mis padres por brindarme esta oportunidad de crecer como persona y como profesional; agradezco también a mi novio por su colaboración y apoyo en todo momento.

MARTHA EDITH SIMANCAS LOZANO

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN ........................................................................................................................... 11 ABSTRACT ......................................................................................................................... 12 1.

METODO GENERAL .................................................................................................. 13

1.1 Problema a solucionar .................................................................................................... 13 1.2 Justificación .................................................................................................................... 15 1.3

Objetivos .................................................................................................................... 18

1.3.1General.......................................................................................................................... 18 1.3.2 2 2.1

Específicos ............................................................................................................. 18

MARCO DE REFERENCIA ........................................................................................ 19 Marco teórico............................................................................................................. 23

2.2 Marco legal (Bases legales) ............................................................................................ 43 2.3 Marco Institucional ........................................................................................................ 45 2.4 Marco geográfico ............................................................................................................ 49 2.5 Metodología del estudio ................................................................................................. 53 2.6 Sistema de Hipótesis....................................................................................................... 56 3

DESARROLLO ............................................................................................................ 57

3.1 CAPITULO 1 ................................................................................................................. 57 3.2 CAPITULO 2 ................................................................................................................. 64 3.3 CAPITULO 3 ................................................................................................................. 76 3.4 CAPITULO 4 ................................................................................................................. 86 3.5

CAPITULO 5 ............................................................................................................ 87

CONCLUSIONES ................................................................................................................ 91 RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 94 REFERENCIAS ................................................................................................................... 95 ANEXOS .............................................................................................................................. 99

ANEXO A .......................................................................................................................... 100 ANEXO B........................................................................................................................... 103

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Estructura Organizativa de Distribuidora le贸n

Figura 2 Mapa de la Rep煤blica de Colombia

Figura 3 Mapa del Departamento de Amazonas

Figura 4 Flujograma

Figura 5 Diagrama de proceso resumen sistema actual

Figura 6 Diagrama de procesos

Figura 7 Captura del sistema actual

Figura 8 Captura datos de entrada sistema actual

Figura 9 Captura salida impresa sistema actual

LISTA DE CUADROS Y TABLAS

Cuadro 1 Ítem 1 entrevista Gerente

Cuadro 2 Ítem 2 entrevista Gerente

Cuadro 3 Ítem 3 entrevista Gerente

Cuadro 4 Ítem 4 entrevista Gerente

Cuadro 5 Ítem 5 entrevista Gerente

Cuadro 6 Ítem 6 entrevista Gerente

Cuadro 7 Ítem 7 entrevista Gerente

Cuadro 8 Ítem 8 entrevista Gerente

Tabla 1 Caso de estudio

LISTA DE GRAFICOS

Gráfico 1 Ítem 1 encuesta empleados

Gráfico 2 Ítem 2 encuesta empleados

Gráfico 3 Ítem 3 encuesta empleados

Gráfico 4 Ítem 4 encuesta empleados

Gráfico 5 Ítem 5 encuesta empleados

RESUMEN

La presente investigación tuvo como propósito principal Proponer el Re Diseño del sistema actual de inventarios para la Distribuidora León en la ciudad de Leticia- Amazonas. Dicho propósito partió de la situación o problemática detectada: Inconsistencias en el inventario.

Fallas en el proceso de control de inventario de productos como inventarios físicos que no corresponden con el sistema manual para el control de inventario. Fallas en el stock adecuado de productos de mayor demanda. Falta de control y seguimiento a los productos perecederos. Situación que condujo a las siguientes consecuencias: Disminución en las ventas con afectación económica en los resultados del ejercicio. Pérdida de clientes.

Incumplimiento en los despachos. Pérdida de ingresos. Inventarios de productos ya vencidos no vendidos. A fin de cumplir solucionar esta realidad cumplir con el objetivo general del proyecto se desarrolló un conjunto de objetivos específicos basados en el Método del ciclo de vida y desarrollo de sistemas desarrollados por SENN; en tal sentido, se propusieron los siguientes objetivos: Diagnosticar el funcionamiento del sistema actual en la Distribuidora León; identificar las necesidades de los usuarios y los requerimientos frente al sistema de inventarios para la Distribuidora León; determinar el rediseño de entrada de datos, procesos y salidas de información del nuevo sistema; presentar ante la Distribuidora León la propuesta del Re diseño del sistema actual. La investigación se ajustó a un diseño de campo, de carácter descriptivo, transaccional y bajo la modalidad de un proyecto factible. Los sujetos de estudio fueron el Gerente y cuatro empleados de la empresa, usuarios del sistema actual, a quienes se aplicó una entrevista un cuestionario respectivamente. Así mismo se realizó una visita a la Distribuidora león a fin de complementar el Diagnóstico de la situación. Los resultados arrojaron la necesidad de rediseñar, desarrollar e implementar un sistema de inventarios para la Distribuidora León acorde a sus necesidades actuales, que permita evolucionar según los requerimientos futuros de la empresa en función de la demanda del mercado de influencia de la misma.

Palabras clave: Sistemas de información de inventarios - rediseño

ABSTRACT

This research had as main purpose propose the redesign of the current system for the Leon Distribuidora inventories in the Amazon town of Leticia. That purpose was based on the situation or problems detected: Inconsistencies in inventory. Flaws in the process control product inventory and physical inventories that do not match the manual system for inventory control. Failures adequate stock of products with higher demand. Lack of control and monitoring of perishable goods. This situation led to the following consequences: decline in sales with economic impact in the income statement. Loss of customers. Failure offices. Loss of income. Inventories of unsold products already expired. To meet solve this actually meeting the overall objective of the project a set of specific goals based on The life cycle approach and development of systems developed by SENN developed; in this regard, the following objectives were proposed: To diagnose the operation of the current system in Leon Distribuidora; identify user needs and requirements against inventory system for Leon Distribuidora; determine the redesign of input, process and output information for the new system; submit to the Distributor's proposal León redesign the current system. The research was adjusted to a field design, descriptive, transactional and in the form of a feasible project. The study subjects were the manager and four employees of the company, the current system users, whom an interview was applied a questionnaire respectively. Also a visit to the Lion Distribuidora to complement the diagnosis of the situation was carried out.

The results showed the need to redesign, develop and implement an inventory system for Distribuidora León according to their current needs, allowing evolve with future requirements of the company based on market demand influence it.

Key

words:

Inventory

Systems

–

Redesign

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1. METODO GENERAL

1.1 Problema a solucionar El entorno organizacional global abarca un abanico inmenso de empresas dedicadas a diferentes razones sociales, en la prestación de bienes y de servicios;

en el área

comercial, las empresas orientadas a la venta de víveres y abarrotes, tienen un doble propósito: servir efectivamente a sus clientes y proveedores, pero al mismo tiempo, obtener un beneficio propio al cumplir adecuadamente con sus objetivos.

La Distribuidora León, objeto de este estudio, es una empresa constituida en el año 1993, ubicada en la ciudad de Leticia – Amazonas, República de Colombia y su objeto social es la comercialización de víveres y abarrotes al por mayor y al detal en su radio de influencia. Tiene como misión brindar a la comunidad del denominado trapecio amazónico productos básicos de la canasta familiar con calidad y a los mejores precios del mercado local.

En este sentido, la Distribuidora León adquirió un software o sistema integral en el año 2000 para soportar los procesos de ventas, contabilidad e inventarios, con la finalidad de llevar a cabo las operaciones diarias y así cumplir con la misión definida para la compañía. Sin embargo, el sistema escogido (Sistema integral ISSIS) cuenta con un único representante en la zona del departamento del Amazonas tanto para la venta como para los servicios de ajuste del sistema de acuerdo a los proceso de la compañía o necesidades puntuales, como mantenimiento, actualización y capacitación en el sistema. Con esta coyuntura, en donde la herramienta o sistema en vez de ser un apoyo para el desarrollo de

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los procesos, se ha convertido en una debilidad y amenaza para la Distribuidora, ha generado las siguientes situaciones: 1.

Inconsistencias en el inventario.

2.

Fallas en el proceso de control de inventario de productos como inventarios físicos que no corresponden con el sistema manual para el control de inventario.

3.

Fallas en el stock adecuado de productos de mayor demanda.

4.

Falta de control y seguimiento a los productos perecederos.

Estas situaciones producen las siguientes consecuencias:

a.

Disminución en las ventas con afectación económica en los resultados del ejercicio.

b.

Pérdida de clientes.

c.

Incumplimiento en los despachos.

d.

Pérdida de ingresos.

e.

Inventarios de productos ya vencidos no vendidos.

En vista de lo anterior, la competencia se ve favorecida de manera directa, trayendo

como consecuencia una evidente disminución en la participación del mercado local y eventualmente pudiera conducir a su

desaparición si no se toman los correctivos

necesarios.

Es por ello que la presente investigación se propone rediseñar principalmente el sistema actual para el proceso de inventarios de la Distribuidora León, con el fin de ajustarlo según

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las condiciones del proceso actual y que además tenga la posibilidad de realizar ajustes según los cambios que la compañía deba tomar por volatilidades que puedan existir en el mercado actual.

1.2 Justificación La Distribuidora León, empresa dedicada a la comercialización de víveres y abarrotes al por mayor y al detal, cuenta en la actualidad con un total de 30 proveedores y 140 clientes de los que un 20% son clientes Pareto. La compañía posee un sistema para el control de inventarios, no adecuado a las exigencias del mercado, situación que da lugar a que se generen fallas en el abastecimiento de productos de alta rotación y también al almacenamiento innecesario de productos de baja rotación. En este sentido, una efectiva gestión de inventarios para la distribuidora es de vital importancia a fin de optimizar costos a su máxima expresión y así generar una utilidad acorde al tipo de negocio. En este orden de ideas, como una versión preliminar de los requisitos del cliente (en este caso la Distribuidora León) para el rediseño del sistema, se tienen los siguientes requerimiento iniciales que servirán de base para el desarrollo tanto de la presente investigación como de las entradas y salidas requeridas para el proceso de inventario: -

Dar alarma de los mínimos y máximos de los productos con mayor rotación

-

Mayor variedad de funciones

-

Ajustes y actualizaciones del sistema de manera periódica (Manualmente)

-

Fidelidad del dato(es decir que las salidas del sistema sean consistentes con el inventario físico).

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-

Poder ver los datos del inventario en tiempo real desde otra computadora o por medio de correo electrónico o un vínculo web con usuario y clave o mensaje de texto.

En este sentido, la investigación se justifica desde tres puntos de vista, igualmente importantes; en primer lugar, desde una perspectiva teórica, se verifica un enriquecimiento en los conocimientos de las investigadoras respecto de los temas tratados en el estudio: sistemas de información y manejo de inventarios; e igualmente, el provecho que futuros investigadores pueden obtener al utilizar este estudio ya finalizado, como fundamento teórico en proyectos investigativos similares. En segundo lugar, se destaca un aporte metodológico en el estudio, en función de los instrumentos de recolección de datos diseñados especialmente a tal fin, otorgándole así originalidad, así como un elemento inédito. Finalmente, en el aspecto práctico, como el inventario de toda empresa es un activo que debe ser cuidadosamente manejado,

es importante que existan procedimientos

confiables para tratar los inventarios y dar soluciones óptimas, en consecuencia,

el

desarrollo del rediseño del sistema de información de inventarios en la Distribuidora León S.A. se realiza con el fin de obtener una gestión adecuada y eficiente en los inventarios de productos alimenticios, específicamente en aquellos que tienen una alta rotación, son perecederos y los que generan mayor aporte económico a la compañía puesto que el nivel de inventario puede representar el 50% del total de activos.

Adicionalmente y en línea con lo anterior, el desarrollo del sistema permitiría mejorar la cadena logística de dichos productos, que representa el 6% del costo total , es decir, se gestionaría con mayor eficiencia la cadena de compra de los productos de alta rotación para la distribuidora, generando un nivel de inventario con autonomía suficiente

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que permita una constante existencia de productos en la Distribuidora optimizando con ello, la relación entre los pedidos realizados al proveedor y los despachos realizados a los clientes.

En este sentido, es importante mencionar que la gestión de inventarios hace parte de la administración de las compras, las salidas y movimientos de los productos o del servicio que esté a cargo de la empresa. Esta empresa debe mantener un stock que satisfaga la demanda que posee y claramente se debe disponer de un inventario de productos suficiente que impida paradas innecesarias en la actividad, circunstancia que aprovecharían en su beneficio las cuatro empresas directamente competidoras de la Distribuidora León.

El nuevo sistema permitirá agilizar el ingreso y salida de los productos, aplicando los diferentes métodos: ABC, Identificación Específica, Primero en Entrar Primero en Salir – PEPS, Último en Entrar Primero en Salir – UEPS, Costo promedio constante o Promedio Ponderado; dependiendo del tipo de producto, también mejorar la Cadena de Suministro y Abastecimientos (SCM) de dichos productos, es decir, se gestionaría con mayor eficiencia la realización de pedidos, generando prioridad y constante existencia de los productos de mayor rotación y demanda en la Distribuidora León.

De esta forma, el propósito de la realización del trabajo de grado es facilitar de manera eficiente, ágil, sencilla y ordenada la mercancía, en conjunto con los trabajadores para la optimización de tiempo y esfuerzo, y de la misma manera tener mayor resultado económico, brindando un mejor servicio a los clientes.

Al implementar un nuevo sistema de información permitirá mayor organización de sus productos, control de la mercancía existente, cantidad de productos disponibles

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actualizados,

optimizar el tiempo y asegurando calidad al mejor precio, variables que

afectan la decisión de compra; para ello es importante tener en cuenta satisfacer en forma oportuna y suficiente las solicitudes de los clientes de la Distribuidora, manteniendo fidelización.

Una vez expuesto lo anterior, se hace necesario formular la interrogante de investigación: ¿Qué debe realizar la Distribuidora León, para mejorar la gestión de inventarios de los productos que comercializa en la ciudad de Leticia?, pregunta a la cual se deberá dar respuesta a través del cumplimiento de los objetivos propuestos en el estudio.

1.3 Objetivos

1.3.1General Proponer el Re Diseño del sistema actual de inventarios para la Distribuidora León en la ciudad de Leticia- Amazonas.

1.3.2

Específicos 1.

Diagnosticar el funcionamiento del sistema actual en la Distribuidora León

2.

Identificar las necesidades de los usuarios y los requerimientos frente al sistema de inventarios para la distribuidora león.

3.

Determinar el rediseño de entrada de datos, procesos y salidas de información del nuevo sistema.

4.

Presentar ante la Distribuidora León la propuesta del Re diseño del sistema actual

5.

Evaluar financieramente del Re diseño propuesto para la Distribuidora león.

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2

MARCO DE REFERENCIA Todo trabajo investigativo debe incluir dentro de su esquema, el Marco de

referencia que tiene el propósito de dar a la investigación un sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones que permitan abordar el problema. "Se trata de integrar al problema dentro de un ámbito donde éste cobre sentido, incorporando los conocimientos previos relativos al mismo y ordenándolos de modo tal que resulten útil a nuestra tarea".(SABINO, 2006) De esta forma, se realizó una recopilación y selección de información relevante y relacionada con el proyecto de grado, el cual hace referencia al diseño de un sistema de información, para el control de la gestión de inventarios de una empresa comercializadora, como la Distribuidora León, objeto de este estudio.

Así mismo, dentro de la bibliografía consultada se encuentran trabajos realizados con anterioridad bajo una temática similar a la planteada, algunos de los cuales se presentan a continuación como antecedentes de investigación.

Antecedentes Durante la Segunda Guerra Mundial, el gobierno estadounidense empleó programas especializados que se ejecutaban en las enormes y complejas computadoras recién surgidas al principio de la década de los años 40 para controlar la logística u organización de sus unidades en acciones bélicas. Estas soluciones tecnológicas, son conocidas como los primeros sistemas para la planificación de inventario y material.

Para el final de los años 50, los sistemas de inventario por medio de la planificación del requerimiento de material brincaron las trincheras del ejército para hallar cabida en los

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sectores productivos, en especial de los Estados Unidos de Norte América. Las compañías que los adoptaron se dieron cuenta de que estos sistemas les permitían llevar un control de diversas actividades tales como el control de inventario, facturación, pago y administración de nómina. De manera paralela, la evolución de las computadoras favoreció el crecimiento de estos sistemas en cuanto al número de empresas que optaban por ellos. Aunque esas computadoras eran muy rudimentarias, contaban con la capacidad de almacenamiento y recuperación de datos que facilitaban el poder procesar transacciones, es decir, manejar información y canalizarla de manera apropiada a aquellas áreas que, al integrarla, podían ejecutar acciones mucho más rápidamente.

El uso de software especializado para la realización de inventarios constituye una solución relativamente nueva a un problema clásico en producción: el de controlar y coordinar los materiales para que estén disponibles cuando se precisan y sin necesidad de tener un inventario excesivo. La gran cantidad de datos que hay que manejar y la enorme complejidad de las interrelaciones entre los distintos componentes trajeron consigo que, antes de los años sesenta, no existiera forma satisfactoria de resolver los problemas a nivel de mercancía, o a nivel de activos que poseían las empresas. Por desgracia, no siempre conseguían sus objetivos, aunque casi siempre incurrían en elevados costos de almacenamiento. Hubo que esperar a la actualidad para que la aparición del computador abriera las puertas al Software de Inventarios, siendo ésta algo más que una simple técnica de gestión de inventarios informáticos y de activos. Al respecto, se han desarrollado proyectos investigativos, como los que a continuación se reseñan: Así, a nivel internacional, LOPEZ DE VILLALOBOS, Elizabeth (2002) propuso el DISEÑO DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACION Y CONTROL DE INVENTARIO

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PARA EL ALMACÉN DE REPUESTOS DE UNA EMPRESA DE SERVICIO DE UNIDADES AUTOBUSERAS" ante la Universidad del Zulia. Facultad de Ingeniería.

División de Posgrado, como Trabajo Especial de Grado para optar al título de Magister Scientiarum en Gerencia de Mantenimiento, en la ciudad de Maracaibo, Estado Zulia, República Bolivariana de Venezuela .Se plantea el establecimiento de un sistema de control y administración de inventarios para el almacén de repuestos, este sistema tiene por finalidad mantener un estricto control del inventario, para saber qué comprar, cuándo comprar y cuánto comprar, de acuerdo al comportamiento del consumo de los repuestos o materiales y al tiempo de entrega de los pedidos, garantizando de esta manera una disponibilidad oportuna. La forma como fue desarrollado el modelo de inventario obedece primero a la evaluación de la situación actual de manejo y control de inventario en el almacén de repuestos, haciendo énfasis en el deficiente control de existencias, ausencias, de políticas de inventario; en segundo lugar, al análisis del comportamiento histórico del consumo de repuestos y por último el establecimiento del modelo de inventario adecuado para el almacén, con el cálculo de sus variables. Se diseña el sistema ABC y se establece un control para repuestos y materiales que entran y salen del almacén, permitiendo el "stock" de mínimos y máximos requeridos en el almacén, optimizando los procedimientos de manejo y control de inventarios. Con la futura implementación del nuevo sistema de información diseñado, los problemas con los inventarios se reducirán notablemente, evitando en lo posible las compras apresuradas y los agotamientos constantes de piezas y componentes, de manera de poder lograr un ambiente de operación confiable en el almacén.

En el ámbito nacional, CUETER PRECIADO, Jorge y DUQUE MAYA, Hernando (2009) presentaron el trabajo denominado Mejoramiento del proceso del flujo de

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inventarios y control de órdenes de pedido en el almacén de Sofasa, a través de la implementación de una plataforma de software desarrollada en LabVIEW, ajustada a las Políticas de Toyota a nivel mundial, ante la Pontificia Universidad Javeriana Facultad Ingeniería Departamento de Procesos Productivos Bogotá. Este estudio fue iniciado y soportado en el Almacén Central de Repuestos (ACDR) de Sofasa - Toyota en la ciudad de Bogotá D.C., encargado de comercializar repuestos para todos los modelos de automóviles, camperos y camiones de marca Toyota en el mercado colombiano. Luego de conocer las instalaciones del almacén y analizar el proceso de recolección y despacho de los pedidos, se detectó un problema que afecta directamente el proceso de alistamiento de los pedidos, generando demoras y retrabajos del proceso. Dicho problema consiste en que al momento de recolectar los pedidos, el operario se encuentra con ubicaciones principales vacías o con cantidades menores a las requeridas. Al no encontrar las referencias requeridas en la ubicación, el operario debe continuar con el recorrido y al finalizar este proceso debe dirigirse al computador ubicado en el punto de partida y buscar cuantas piezas hay en las ubicaciones de reserva y decidir cuantas bajar a la ubicación principal generando demoras en el alistamiento de los pedidos. En este Trabajo de Grado se diseñó una herramienta de software en LabView capaz de regular el reabastecimiento de piezas, indicando la cantidad de referencias a mover desde la zona de reserva hacia la zona de ubicaciones principales manteniendo la cantidad requerida en la ubicación principal. Con la implementación de ésta herramienta, se busca eliminar los sobrecostos por retrabajo y demoras generadas en el proceso de recolección de pedidos y minimizar las devoluciones de pedidos por parte de los clientes debidos al envío de pedidos incompletos.

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2.1 Marco teórico Conceptos generales de sistema La importancia de un sistema hoy en día en las empresas se ha hecho cada vez más relevante, es por ello que a la hora de implementarlo se debe tener en cuenta el objetivo o meta que se quiere lograr, toda vez que un sistema es una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre sí para lograr un fin determinado. En una organización como lo es la Distribuidora León se puede observar que en un

sistema coexisten

componentes como la mercadotecnia, ventas, investigaciones, embarques, contabilidad, y personal, que trabajan conjuntamente en el propósito de crear utilidades que benefician tanto a los empleados, accionistas, como a la compañía.

Es importante mencionar los sistemas de información que más sobresalen en este proyecto, como el sistema de información organizacional que en resumen consiste en procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas. Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen software, hardware, y medio de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos. El sistema de información administrativa es otro de los sistemas que sobresalen puesto que ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas el cual recurren a los datos almacenados como consecuencia del procesamiento de las transacciones. Al respecto, puede afirmarse que un Sistema de información automatizado es un conjunto de elementos organizados para llevar a cabo algún método, procedimiento o control mediante procesamiento de la información (PRESSMAN, 2010)

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En una organización con fines identificados y con un sistema de información diseñado para mejoras, se debe identificar el ciclo de vida del sistema que resumidamente es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implementar un sistema de información. Este ciclo de vida consta de seis actividades: investigación preliminar, determinación de los requerimientos del sistema, diseño del sistema, desarrollo del software, prueba de los sistemas e implementación y evaluación.

En relación al ciclo de vida de un sistema; éste es un enfoque por fases para su análisis y diseño cuya premisa principal consiste en que los sistemas se desarrollan mejor utilizando un ciclo específico de actividades tanto del analista como del

usuario

(KENDALL & KENDALL, 2005) Para ello, estos autores desarrollaron una Metodología del ciclo de vida de un sistema, la cual consta de siete partes: identificación del problema, identificación de requisitos de información, análisis de las necesidades del sistema, diseño del sistema recomendado, desarrollo y documentación del sistema,

prueba y

mantenimiento y la última implementación y evaluación. +

Inventarios El funcionamiento de una organización en forma efectiva y eficiente, depende de un considerable número de elementos, cada uno de ellos importante y que en conjunto orientan la gestión hacia el éxito; en este sentido, los inventarios o más concretamente, su gestión, engloba la responsabilidad en la toma de decisiones acerca de esos bienes que la empresa

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almacena para su producción o su comercialización y que constituyen

problema

fundamental de una buena administración y la gerencia.

GARCIA (2004, p. 9) en su libro Gestión de Stocks de Demanda Independiente, presenta el significado del término inventario o stock (en inglés) a partir de la definición contenida en el Diccionario de la Real Academia Española (DRAE) de la Lengua como: “cantidad de mercancías que se tienen en un depósito”, pudiendo ser propias o de terceros.

De igual forma, los autores hacen mención al término “existencias”, haciendo uso del DRAE: “mercancías destinadas a la venta, guardadas en un almacén o tienda”. Como se desprende de lo anterior, ambas definiciones hacen referencia a un conjunto de bienes que una persona o empresa bajo su custodia, los cuales puede ser o no destinados a la venta.

Por otra parte, los inventarios también pueden ser definidos como recursos utilizables que se encuentran almacenados en un punto determinado del tiempo DAVIS y MCKEOWN, (1994, p. 485). En las empresas comerciales, por lo general el inventario se contempla como el conjunto de artículos que están disponibles para la venta.

De igual forma, TAHA (2005, p. 560) dice que los inventarios están relacionados con el mantenimiento de cantidades suficientes de bienes (refacciones y materias primas) que garanticen una operación fluida en un sistema de producción o en una actividad comercial. Además,

el autor afirma que los inventarios se han considerado

tradicionalmente en el comercio y la industria, como un mal necesario: Muy poca reserva puede ocasionar costosas interrupciones en la operación del sistema y demasiada reserva puede arruinar la ventaja competitiva y el margen de ganancia del negocio. Desde esta perspectiva, la única manera efectiva de manejar los inventarios es

encontrando un

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equilibrio entre los dos extremos. Así, puede deducirse que los inventarios constituyen el conjunto de bienes que se conservan con el fin de garantizar el funcionamiento del sistema organizacional sin paradas innecesarias, siendo este manejo efectivo del inventario, un elemento clave para una buena gestión.

Conceptos generales de gestión de inventarios En un mundo competitivo como el de hoy, las empresas buscan sobresalir y ser reconocidas por su buena labor, por ello siempre están atentas a cambios y a planteamientos estratégicos que busquen llegar a dicho fin; una de estas estrategias pertenece a una de las ramas que la administración abarca; uno de ellos son los inventarios que son un punto determinante en el manejo estratégico de cualquier organización sea de producción de bienes como de prestación de servicios. Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se relacionan con la determinación de los métodos de registro, la determinación de los puntos de rotación, las formas de clasificación determinado por los métodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o comercializar, como es el caso de la Distribuidora León). Estas tareas logran una reducción mínima (posible) de los niveles de las existencias y asegurar la disponibilidad de dichas existencias en el momento justo (Just in time), sistema que tiende a producir o comercializar justo lo que se requiere, cuando se necesita, con excelente calidad y sin desperdiciar recursos ni demoras en el sistema.

En la Gestión de Inventarios, como explica SILVA (2006) están involucradas tres (3) actividades básicas a saber:

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A.- Determinación de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la información referente a las existencias físicas de los productos a controlar y es posible detallar estos procesos como: 1.

Toma física de inventarios

2.

Auditoria de existencias

3.

Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y salidas)

4.

Conteos cíclicos

B.- Análisis de inventarios: La cual está referida a todos los análisis estadísticos que se realicen para establecer si las existencias que fueron previamente determinadas son las que deberíamos tener en nuestra planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada falta", pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir estas existencias. Algunas metodologías aplicables para lograr este fin son: 1.

Fórmula de Wilson (máximos y mínimos)

2.

Just in Time (justo a tiempo)

C.- Control de producción: La cual se refiere a la evaluación de todos los procesos de manufactura realizados en el departamento a controlar, es decir donde hay transformación de materia prima en productos terminados para su comercialización, los métodos más utilizados para lograr este fin son: 1. MRP (planeación de recursos de manufactura) 2. MPS (plan maestro de producción).

Costos relacionados con los inventarios

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Cuanto mayor sea el nivel promedio del inventario, mayor será el costo total de producción. En general, los costos relacionados con el inventario comprenden los costos de artículo, costos de colocación de los pedidos (organización del proceso), costos de mantenimiento y costos de agotamiento (escasez) de existencias.

Los costos del artículo se refieren al precio de compra de algún artículo que la empresa adquiera o ésta produzca. Para bienes comprados, el precio total incluye el precio de lista, costos de transporte y envío, impuestos, y aranceles. En caso de artículos manufacturados, incluyen el costo de materias primas, mano de obra y gastos de distribución. Pueden ser constantes, o se pueden ofrecer con un descuento que depende del volumen del pedido. Los costos de colocación del pedido son los ocasionados por la colocación de un pedido de artículos. Abarcan actividades de compra, preparación de especificaciones y documentos, órdenes de compra y el envío de las mismas, seguimiento a los proveedores e inspección de pedidos cuando llegan. Los costos de organización del proceso son los costos de cambiar el proceso de producción de un producto a otro. Los costos de mantenimiento son los gastos en que se incurre al mantener inventarios, p. ej. Alquiler, electricidad, impuestos, pérdidas, obsolescencia, primas de seguros y costos de mano de obra. Los costos de agotamiento (escasez) de existencias se causan cuando la empresa no puede satisfacer por completo el pedido de un cliente. La compañía pierde el margen de aportación de esa venta y puede perderlo en ventas futuras. En algunas ocasiones debe pagarse una sanción. (TAHA, 2005).

Control de inventarios El control de inventarios es una herramienta fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existente de productos disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias. (ESPINOZA, 2011)

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En consecuencia, como explican NARASIMHAN, MCLEAVEY y BILLINGTON (1996, p. 91), es importante destacar que un manejo inadecuado de los inventarios puede comprometer la operatividad de la empresa (tanto por la tenencia excesiva de bienes o la poca tenencia de los mismos). Esto significa que el control de los inventarios es esencial para el funcionamiento de la organización. Es evidente, que el control de los bienes en existencia constituye un aspecto crítico en una administración que se espera sea exitosa.

Uno de los aspectos de mayor incidencia en el manejo adecuado de los inventarios son los costos involucrados; en este sentido, el objetivo primordial de una empresa debe ser otorgar un servicio de calidad al cliente, satisfaciendo la demanda de productos adecuadamente, pero manteniendo niveles de inventarios suficientes, a fin de no incurrir en errores como una elevada existencia, que implica altos costos. Al respecto, como afirman KRAJEWSKI y RITZMAN (2000, p. 544), uno de los grandes desafíos del control de inventarios consiste en mantener los niveles adecuados de existencias para que la empresa alcance sus prioridades competitivas con mayor eficiencia lo cual se hace cada vez más difícil en un entorno donde variables como la globalización, la diversidad de productos y la incertidumbre en la demanda juegan papeles importantes.

En tal sentido, el mantenimiento de mercancía en los anaqueles y almacenes, implica tener un dinero ocioso que debe ser mínimo; propósito que se alcanza haciendo coincidir las oportunidades que ofrecen la demanda y la oferta, de tal forma que las existencias que permanezcan almacenadas sean las que el cliente requiere y en el momento que éste lo requiere. Esto se traduce en que mantener bienes o no en inventario constituye una decisión de carácter estratégico. Y, en esta línea de pensamiento, BALLOU (2004, p.

328) destaca lo siguiente, en relación a los beneficios del mantenimiento de inventarios:

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Mejorar el servicio al cliente: La operación de las compañías puede no estar diseñada para responder a los requerimientos de los clientes de un producto o servicio de forma instantánea. Entonces los inventarios proveen un nivel de disponibilidad de productos o servicios, y cuando éstos se encuentran localizados cerca del cliente, puede satisfacer altas expectativas de disponibilidad de productos. La disponibilidad de estos inventarios para los clientes puede no solamente mantener las ventas, también puede incrementarlas. Reducción de costos: Aunque mantener inventarios tiene un costo asociado, su uso puede indirectamente reducir los costos de operación en otras actividades de la cadena de suministro que pueden más que compensar los costos de mantener el inventario.

DOMINGUEZ, ALVAREZ & DOMINGUEZ (1995, p. 14) por su parte, también presentan argumentos que justifican la tenencia de inventarios: Uno de ellos es hacer frente a la demanda de productos finales; es decir, si la demanda de los clientes fuese conocida con certeza en fecha y cantidad, no sería necesario almacenar productos. Sin embargo, siempre existe un cierto grado de aleatoriedad en dicha demanda; ello empuja a las empresas a mantener un cierto stock de dichos ítems para absorber un determinado rango de las posibles variaciones. Por otra parte, hacer que la producción siga exactamente a la demanda no es tarea fácil. Otro elemento se orienta a evitar interrupciones en el proceso: Son diversas razones que pueden provocar paradas no deseadas en dicho proceso, contra las cuales las empresas se protegen acumulando una cierta cantidad de inventarios. Estas razones son: Falta de suministros externos (retrasos en la entrega y/o recepción de pedidos en cantidades inferiores a las solicitadas) Obtener ventajas económicas: Con frecuencia nos encontramos con que comprar o producir cantidades superiores a las que van a consumirse inmediatamente puede reportar ventajas económicas a la empresa. En esos casos las rebajas

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de precio, al aumentar el tamaño de los pedidos pueden ocasionar ahorros interesantes pero también puede incrementarse otros costos como los de almacenamiento al implementar dicha política.. Ahorro y especulación: Cuando se prevé un alza en los precios, puede ser interesante adquirir antes de que ésta se produzca y almacenar los artículos hasta el momento de su consumo (ahorro) o venta (especulación), en un momento posterior a la subida.

Clasificación de los inventarios Desde el punto de vista de DOMINGUEZ et al, (1995, p. 13) los inventarios pueden clasificarse en: .-Materias primas: Empleadas en la fabricación tal y como se reciben del proveedor. .-Ítems de fabricación ajena: Son aquellos adquiridos en el exterior de la empresa (no fabricados por la misma). .-Suministros industriales: Son los materiales que se emplean en el proceso y que no llegan a formar parte del producto terminado. Por mencionar: herramientas, lubricantes, disolventes, etc. Son necesarios para el buen funcionamiento de los equipos. .-Piezas de repuesto: Son aquellas piezas necesarias para evitar paradas en los equipos (mantenimiento). .-Productos en curso: Son aquellos productos que ya han sido transformados en la fábrica a partir de su estado bruto y son almacenados siguiendo las necesidades de producción. .-Productos terminados: Son los artículos totalmente elaborados, controlados y aprobados por la inspección final, y listos para su expedición.

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Otra clasificación de los inventarios es la presentada por GARCIA (2004, p. 15), quienes indican que los inventarios se pueden clasificar de acuerdo a: Su función logística. Con relación a la función logística los inventarios o stocks se pueden tener para: .- Variación del aprovisionamiento frente a la demanda estable. .Variación y estacionalidad de la demanda. Condiciones económicas. .- Motivos financieros o de especulación. Atendiendo a estos motivos los stocks se pueden descomponer según su función en cinco componentes básicos: Stock de ciclo: Es el resultante de aplicar distintas políticas de pedido, y viene determinado por la frecuencia de pedidos y por la cantidad que se pide cada vez. Stock de seguridad: Es el que se mantiene como protección contra la incertidumbre de la demanda (y en ocasiones también en el suministro o abastecimiento).

Stock de anticipación: Es el acumulado como anticipación a una necesidad, o también para conseguir ventajas en el mercado (alza de precios). Stock en tránsito: Es el que está en tránsito entre proveedores y clientes y que puede ser identificado por separado. Stock de promoción: Es el inventario acumulado para una acción promocional o debido a una acción promocional. .-Su relación con el proceso de producción. Con relación al proceso de producción los inventarios o stock puede ser clasificados en: Stock de materias primas: Este es el stock de productos comprados para fabricar otros artículos. Stock de trabajo en proceso: Es el stock de unidades que forman parte del proceso de producción. Estos stocks son necesarios para garantizar el continuo funcionamiento de las empresas. Stock de semiensamblaje: Stock de partes en fabricadas que son completadas parcialmente y mantenidas en inventario. Suele existir cuando el trabajo en proceso es montaje bajo pedido. Stock de productos terminados: Stock de productos listos para ser vendidos al cliente, estos

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productos pueden ser el resultado del proceso de producción o compra directamente. Stocks SOMR (Suministros Operativos, de Mantenimiento y Reparación): Este Stock incluye repuestos de fabricación, pero también de material de oficina o incluso la comida del comedor, si la empresa lo tuviese.

Una tercera clasificación es la presentada por BALLOU (2004, p. 330) quien categoriza los inventarios en cinco formas distintas, a saber: Los inventarios que están en canal, estos son los inventarios en tránsito entre los escalones de la cadena de suministro. Los inventarios entre los procesos de fabricación también son considerados como inventarios en el canal. En segundo lugar se puede decir que los inventarios pueden ser mantenidos para la especulación, estos se guardan con el propósito de venderlos cuando los precios estén al alza. En tercer lugar se encuentran los inventarios que pueden ser regulares o de naturaleza cíclica. Estos inventarios son necesarios para encontrar la demanda promedio durante el tiempo entre sucesivos reabastecimientos. La cantidad del stock de ciclo es altamente dependiente de los lotes de producción, las cantidades económicas de los envíos, de las limitaciones de almacenamiento, de los tiempos de suministro, de los precios de descuento y los costos de mantener el inventario. En cuarto lugar el inventario puede ser creado como una cobertura contra la variabilidad de la demanda y el tiempo de suministro.

Finalmente, algunos de los inventarios se deterioran, se pasan de la fecha de vencimiento, se pierden o son robados cuando se mantienen por un tiempo. Estos inventarios son llamados obsoletos, muertos o perecederos.

La teoría de inventarios

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La forma en que las compañías manejan sus inventarios ha sido y será una inquietud que se plantea la gerencia con el fin de lograr un mejor uso de los recursos. La administración científica de los inventarios puede permitir a las compañías encontrar respuesta a las preguntas que todo modelo de inventarios pretende resolver: .- ¿Qué cantidad de artículos (productos) deben pedirse (o fabricarse)? .- ¿Cuándo deben pedirse (o fabricarse)? Las respuestas a estas preguntas están asociadas a diferentes características presentes en los modelos de inventarios: Modelos comerciales y modelos de producción: El modelo comercial es para aquellas empresas que compran artículos a un proveedor externo, en cambio en los modelos de producción los inventarios son fabricados internamente. El concepto clave que diferencia a los dos modelos es la forma como se reabastecen los inventarios. En los modelos comerciales de inventarios el abastecimiento se hace de forma inmediata al recibir los pedidos, en los modelos de producción el abastecimiento se hace de forma paulatina o gradual.

La demanda, en estos modelos es explicada por TAHA (2005, p. 564): Si ésta se conoce con certeza se denomina determinística y puede ser estática (la tasa de consumo permanece constante durante el transcurso del tiempo) o dinámica (en la cual la demanda se conoce pero varia de un periodo a otro). Si la demanda es descrita por una función de probabilidad se denomina probabilística y puede ser estacionaria (en la cual la función de probabilidad se mantiene sin cambio en el tiempo) y no estacionaria (en la cual la función de probabilidad varia con el tiempo). El tiempo de adelanto (demora en la entrega): Es el tiempo que transcurre entre el inicio de la actividad de reabastecimiento (el pedido o la producción) y la recepción o entrega de los productos. Al igual que la demanda, puede ser

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conocido con certidumbre o puede ser de naturaleza probabilística. Política de pedidos: Básicamente son dos: punto de orden y revisión periódica. Los sistemas de punto de orden son aquellos en los que se mantiene un registro detallado del inventario, los registros son revisados en forma continua y cuando el inventario llega a un nivel predeterminado (denominado punto de reorden), se lanza un pedido (o se inicia la producción) para una cantidad fija de artículos. En los sistemas de revisión periódica, los inventarios se revisan de forma continua, se hacen evaluaciones a intervalos fijos y predeterminados. Los pedidos de productos para reabastecimiento que se solicitan (o fabrican) varían. El inventario disponible se compara con el nivel deseado y la diferencia entre los dos niveles es la cantidad que se pide o se fabrica. Los agotamientos: Estos se presentan cuando la demanda excede a la cantidad disponible, pueden ser accidentales o planeados. No importa cuál sea su causa, debe formularse una política de inventarios que los considere. Estructura del sistema: Puede ser de etapa única o de etapas múltiples. Un sistema de etapa única es aquel en el que los inventarios se utilizan de forma directa para satisfacer la demanda. Los sistemas de múltiples etapas son aquellos en los que existen bancos múltiples de inventarios o puntos múltiples de almacenamiento. Puede además decirse que un sistema de etapas múltiples es a su vez un sistema de etapas únicas que se consideran en forma conjunta.

Horizonte de tiempo: Puede ser finito e infinito. En el horizonte finito se conoce el horizonte, el en infinito se trabaja para n periodos.

Costos asociados a los modelos de inventarios.

Otro de los elementos importantes que se debe tener en cuenta al estudiar los modelos de inventarios es el costo. La mayoría de los modelos básicos de inventarios se basan en compensaciones o intercambios de costos como criterios para el análisis. El costo

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total de los inventarios está compuesto por los costos que mencionan DAVIS y MCKEOWN (1994, p. 488): Costo de los pedidos (o de preparación): Es el costo de cualquier actividad realizada para reabastecer inventarios. En los modelos comerciales se denomina costo del pedido (costos administrativos en los que se incurre desde que se emite la requisición de compra hasta que se recibe el pedido, se ingresa al inventario y se paga por los bienes recibidos).

En los modelos de producción se utiliza el término costos de preparación, los cuales están conformados por todos los costos administrativos y de oficina necesarios para el apoyo a la producción.

Costos de conservación: Son aquellos en los que se incurre al tener un determinado nivel (cantidad de productos) de inventarios durante un determinado periodo específico.

Pueden entenderse también como los asociados con el mantenimiento y la propiedad de los inventarios.

Costos por agotamientos (falta de existencias): Estos costos son en los que se incurre al no poder satisfacer la demanda.

Costos de adquisición (producción): En los modelos comerciales, es el costo directo asociado con la compra real de un determinado artículo. En los modelos de producción, este costo se denomina de producción. Generalmente el costo unitario se supone constante sin importar la cantidad de productos que se compren o fabriquen. Debe tenerse en cuenta que puede variar si hay descuento por grandes volúmenes de compra o disminución en el costo de fabricación por grandes corridas de producción.

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Otro elemento a considerar en el estudio de los modelos de inventarios es la demanda

y los pronósticos de la misma. Existen muchos tipos de pronósticos, una

clasificación sencilla y útil es la presentada por HEIZER y RENDER (2001, p. 84). Los autores clasifican los pronósticos o previsiones en tres tipos: Pronósticos económicos: Son aquellos dirigidos al ciclo empresarial, predicen las tasas de inflación, la masa monetaria, la devaluación y otros indicadores de tipo económico.

Pronósticos tecnológicos: Son los referentes al ritmo del proceso tecnológico, éstos puede provocar el nacimiento de interesantes productos que necesitan nuevas plantas y equipos.

Pronósticos de la demanda: Son las proyecciones de la demanda de los productos o servicios de la empresa. Son denominados pronósticos de ventas, determinan la producción de las empresas, su capacidad y los sistemas de planificación.

El uso de los pronósticos de ventas, con el fin de estimar la demanda futura es una práctica que ofrece importantes ventajas a las compañías que la adoptan (de orden operativo y estratégico); algunas de las ventajas son según GARCIA (2004, p. 35): .-Reducción de los excesos de inventarios. .- Menor nivel de productos agotados cuando la demanda supera a la oferta. .- Reducción de la necesidad de fabricar innecesariamente para cubrir la posible demanda no anticipada. .- Reducción de las horas extras a través de pronósticos mejorados. .- Mejor nivel de servicio al cliente como resultado del equilibrio entre la oferta y la demanda.

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Ahora bien, existen dos tipos de pronósticos: Los métodos subjetivos y los métodos estadísticos. En el primer grupo se encuentran aquellas técnicas que dependen del juicio personal y generalmente incluyen cualidades como la intuición, la opinión de expertos y la experiencia. En general estos métodos conducen a pronósticos basados en criterios cualitativos HILLER y LIEBERMAN (2001, p. 1012). Los métodos de pronósticos cualitativos o subjetivos se usan cuando no se tienen disponibles datos para los métodos estadísticos o cuantitativos, aunque en la práctica se usan combinaciones de los dos métodos.

Sistema de clasificación ABC para inventarios Todos los productos o bienes que se guardan no tienen la misma importancia dentro de los inventarios totales de las compañías. La experiencia ha demostrado que sólo un número relativamente pequeño de artículos del inventario suelen incidir en una parte importante del costo del capital y dichos artículos o bienes son los que deben estar sujetos a unos estrictos controles por parte de la administración (TAHA, 2005, p. 561) (ARANGO, 2009, p. 1). En consecuencia, es de suma importancia poder dar respuesta a interrogantes como las siguientes: ¿Cuáles son los artículos más importantes y los de menos importancia? y ¿Cómo medir la importancia de unos productos frente a otros? Una metodología que permite priorizar los productos en un orden de importancia relativa es el análisis ABC, éste permite de manera sencilla separar los artículos que requieren atención especial en términos de control de inventarios. El análisis ABC tiene como objetivo aumentar la eficiencia de las políticas adaptadas porque permite concentrar recursos en las áreas dónde se produce un mayor efecto deseado GARCIA et al (2004, p. 27).

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El análisis ABC está basado en la regla o principio de Pareto; esto es, cuando se analizan grandes cantidades de datos la distribución de la mayor parte de los parámetros está distribuida de manera irregular. El análisis ABC aplicado a los inventarios trata de clasificar los inventarios según la importancia relativa de los mismos (según el nivel de consumo, las existencias o el volumen de ventas). Este consiste en dividir los productos, en tres categorías: A, B y C. Los productos tipo A (aproximadamente el 20%), son los que tienen mayor importancia relativa y representan el 80% del valor del inventario, del costo o del volumen de ventas; los tipo B (que son 43 aproximadamente el 40%), los cuales representan en total el 15% del valor del inventario, del costo o del volumen de ventas y los tipo C (que son aproximadamente el 40%), los cuales representan en total el 5% del valor del inventario.

En este sentido, la importancia relativa dada por la clasificación también permite establecer las medidas de gestión para los tres tipos de productos (GARCIA, 2004, p. 27): Los productos tipo A son aquellos que requerirán una medidas de control más exhaustivas (pronósticos revisados, actualización diaria de los niveles de stock, conteos y reconteos frecuentes, revisión de los parámetros de punto de pedido, recalculo de los stocks de seguridad y vigilancia en los plazos de entrega). Para los productos tipo B se podrían aplicar las mismas medidas que para los tipos A pero con una frecuencia menor. Y finalmente para los tipo C las medidas comprenden: Disponibilidad, que los costos de gestión y control no excedan a los beneficios obtenidos por ellos, stock de seguridad controlados, cantidades de pedidos mayores a las utilizadas o fabricadas, recuentos anuales y con las técnicas apropiadas. Puede darse el caso que alguno de estos productos (los tipo C) puedan ser estratégicos, es decir, que el cliente valore sus disponibilidad.

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La utilización de la clasificación ABC

permite a la empresa diferenciar

cuantitativamente los productos que se tienen en inventarios, pero además permite como refiere GARCIA (2004, p. 27): .- Establecer políticas de servicio al cliente. El costo de servicio al cliente es elevado y los recursos son limitados, por lo tanto los recursos no se pueden invertir en la misma proporción en todos los productos. .- Definir niveles de cumplimiento al cliente. Todos los productos no son solicitados (demandados) en la misma forma, es decir el nivel de cumplimiento no afecta igualmente a todos los productos. .- Concentrar los recursos en donde se obtenga mejores retornos. No todos los productos son igualmente rentables ni la falta de todos los productos es igualmente importante.

Sistemas de información SENN (1992), desarrolla en su metodología, el “Método del ciclo de vida y desarrollo del sistema”, que incluye las actividades de investigación preliminar, determinación de requerimientos, diseño del sistema, desarrollo del software, prueba del sistema e implantación. Los requerimientos del sistema de información predecible, manejables como proyecto, requiere que los datos se encuentren en archivos y bases de datos, gran volumen de transacciones y procesamiento. Muchas de estas actividades pueden realizarse de manera concurrente y ello hace posible que las diferentes partes del sistema se

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encuentren al mismo tiempo en distintos grados de avance. El tiempo de desarrollo de este método es largo e incluye el desarrollo por equipos de proyecto.

A tal efecto, el autor explica lo siguiente: 1). Investigación Preliminar: La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede originarse por varias razones: sin importar cuales sean estas, el proceso se inicia siempre con la petición de una persona.

2). Determinación de los requerimientos del sistema: El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores 3). Diseño del sistema: El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del software, a la que denominan diseño físico.

4). Desarrollo del software: Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprobando a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores. Por lo general, los programadores

que

trabajan

en

un grupo permanente de profesionales.

las

grandes

organizaciones

pertenecen

a

42

5). Prueba de sistemas: Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Se alimentan como entradas conjunto de datos de prueba para su procesamiento y después se examinan los resultados.

6). Implantación y evaluación: La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses.

La metodología constituye en consecuencia, la guía que permitirá desarrollar la presente investigación, abordando en los capítulos subsiguientes lo que se expone a continuación: Establecimiento de las Necesidades esenciales y no esenciales Construir la documentación de requisitos de usuarios.

Establecer una estructura básica inicial del sistema.

Definir la especificación de la arquitectura del sistema.

Construir los manuales del sistema y del usuario Diseño de entrada de datos, procesos y salida de información del sistema Diseño de las interfaces de entradas, procesos y salidas del nuevo sistema

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Diseño de Consultas -impresas - mediante pantalla

2.2 Marco legal (Bases legales) DECRETO 2649 DE 1993 ARTÍCULO 129. INVENTARIO DE MERCANCIAS. El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:

1.

Clase y denominación de los artículos.

2.

Fecha de la operación que se registre.

3.

Número del comprobante que respalda la operación asentada.

4.

Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas.

5.

Existencia en valores y unidad de medida.

6.

Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.

7.

Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.

En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación se dificulta el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos.

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Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta, el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.

Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.

ISO 27001 (2013) La ISO 2701 cuya última revisión fue realizada en el año 2013; esta es una norma internacional emitida por ISO (Organización Internacional de normalización), la cual menciona y describe el cómo gestionar la seguridad de la información en una empresa, sin importar el tipo de organización (grande, mediana o pequeña); en el caso de este proyecto gestionar de manera correcta y organizada la información de la Distribuidora León.

La principal característica y a su vez el eje central de la norma ISO 27001 es proteger la integridad, disponibilidad y la confidencialidad de la información en una empresa. Para lograr lo anteriormente mencionado la empresa debe realizar una evaluación de riesgos para lograr identificar los posibles problemas que puedan llegar a afectar la información de la empresa, guiando así estos posibles problemas a una mitigación de riesgo; lo que significa el evitar que estos posibles problemas se generen o produzcan en la información de la organización.

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Fuente: Estructura elaborado por 27001 academy.

La

alta

dirección

debe proporcionar

una lista de

comprobación

sistemática,

los cuales son:

-

Publicar políticas sobre la forma de controlar la apropiación y cumplimiento de estas.

-

Establecer los objetivos para la seguridad de la información de la organización.

-

Revisar periódicamente si los objetivos y políticas realmente se cumplen.

-

Proporcionar recursos y capacitaciones para la seguridad de información de la organización.

-

La alta dirección debe designar responsabilidades de seguridad de la información entre los integrantes de la organización.

2.3 Marco Institucional Descripción de La Empresa

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Distribuidora León Reseña Histórica La Distribuidora León tiene 22 años surtiendo el Departamento del Amazonas en todo lo que concierne a ventas al por mayor y al detal de víveres y abarrotes; fue fundada en el año 1993, según registro de Cámara de Comercio el día 09 de noviembre de 1993, como idea de innovar en la ciudad de Leticia – Amazonas, y darle a sus pobladores la posibilidad de tener una mejor calidad de vida al adquirir diversidad de productos en condiciones favorables, debido a que la ubicación de la ciudad impedía que esto fuera posible. Sus fundadores Jesús Eduardo Simancas y Libia Esther Lozano, querían ser partícipes del mercado amazonense con la distribución de mercancías de primera necesidad.

Hoy a 22 años de su fundación, la empresa comercializa y distribuye alrededor de 700 bienes en víveres y abarrotes al por mayor y al detal, en la ciudad de Leticia y a los corregimientos de La Chorrera, La Pedrera, Puerto Nariño y Tarapacá en el departamento del amazonas. Actualmente cubre más del 60% del mercado amazónico, y esto le permite estar en los primeros lugares en el mercado de víveres y abarrotes de la región, proveyendo los productos de consumo a precios muy competitivos que mantienen regulado constantemente el mercado.

Además es importante resaltar que esta empresa

ha traído a la comunidad

desarrollo, al ofrecer varias alternativas de compra en la mayoría de los casos con facilidades de pago a precios competitivos. Se esmera por traer a sus clientes, lo último en productos que producen las fábricas nacionales y extranjeras, principalmente de (Brasil y Perú). Tratando siempre de estar a la vanguardia de sus competidores.

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Por encontrarse en zona de frontera (trapecio Amazónico), la ciudad colinda con dos países: al sur con Tabatinga (Brasil) y al oriente con Santa Rosa (Perú). Razones por las cuales en la ciudad se encuentran productos de estas nacionalidades (Arroz brasilero, atún peruano, café colombiano, etc.)

Misión La Misión de la Empresa Distribuidora León es poder brindar a la comunidad del trapecio amazónico productos de calidad a los mejores precios del mercado. Para ello cuenta con un personal altamente calificado, el cual pasó por un proceso de selección y entrenamiento en las áreas de: atención al cliente, manejo de inventarios, ventas de mostrador, ventas T a T. La empresa busca elevar la calidad de vida de los habitantes de esta población, al traer productos nacionales e importados que reúnan las condiciones apropiadas de estándares de calidad y a su vez el compromiso de mantenerse a la vanguardia de los últimos lanzamientos que el mercado ofrece a sus consumidores. Esta organización ofrece a sus funcionarios un ambiente de trabajo digno, acogedor donde se promueve el crecimiento personal y se vela por el bienestar de sus familias.

Visión Distribuidora León, busca consolidarse en el mercado regional como la empresa líder en distribución de licores, víveres y abarrotes en general.

Objetivos .- Brindar un servicio de óptima calidad a sus clientes. .-Aumentar la cobertura de sus servicios a otras regiones.

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.- Mantener los est谩ndares de calidad en los productos que se ofrecen. .- Incrementar el portafolio de productos para suministrar mayor variedad. .- Sostener

muy

buenas relaciones

comerciales con los proveedores nacionales y

extranjeros.

Raz贸n Social Venta al mayor y detal de v铆veres y abarrotes.

Estructura Organizativa

Figura 1: Estructura Organizacional de la Distribuidora Le贸n

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2.4 Marco geográfico Ubicación Geográfica La Distribuidora León se encuentra ubicada en la Carrera 10 # 11- 75, Avenida Vásquez Cobo, Leticia, capital del Departamento de Amazonas, República de Colombia.

La ubicación geográfica de la empresa es estratégica y por ello se hace imprescindible un efectivo funcionamiento de la misma, dentro de lo que se considera indispensable una correcta gestión de sus inventarios.

El Departamento de Amazonas se encuentra ubicado al sur del país, con una superficie de 109665 km2, su capital es Leticia, ciudad en la que habitan 41326 personas.

El Departamento de Amazonas está situado a 00° 07’ 08” de latitud norte y a 04° 13’ 19”latitud sur, y a 69° 39’ 41” y a 74° 23’ 21” de longitud oeste. Ocupa un área de 109.665 km2siendo el departamento de mayor extensión territorial de la República de Colombia.

Los límites departamentales están basados en tratados fronterizos que estableció Colombia con Perú en 1922 y con Brasil en 1907 y 1928. Limita: por el norte con el Departamento del Caquetá y el Departamento del Vaupés, así; con el departamento del Caquetá desde las bocas del río Nasaya en el río Caquetá, aguas abajo de este hasta el río Yarí en sus bocas; de este punto siguiendo la Escarpa del Araracuara hasta encontrar el punto limítrofe de los departamentos de Amazonas, Caquetá, Vaupés sobre el río Apaporis. y con el Departamento del Vaupés a partir de dicho punto limítrofe aguas abajo del Apaporis hasta las bocas del río Traira o Taraira, en dicho río Apaporis; por el occidente con el Departamento del Putumayo, desde las bocas del río Nasaya, sobre el río

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Caquetá siguiendo una línea recta hasta la localidad Amazonense de Puerto Palestina, sobre el río Putumayo. Por el sur con la República del Perú desde el sitio Puerto Palestina siguiendo aguas abajo del río Putumayo, hasta las bocas del río Yaguas, y luego por una línea recta ( Línea menor del Trapecio Amazónico ) hasta el hito internacional de Atacuari, o sea la línea Yaguas- Atacuari. Desde este Hito internacional siguiendo aguas abajo hasta las bocas del Atacuari en el Amazonas, y aguas abajo por éste hasta las bocas de la quebrada San Antonio, hito de la frontera Colombo-brasileña. Y por el oriente limita con los Estados Unidos del Brasil a través de la línea mayor del Trapecio Amazónico, desde las bocas de la quebrada San Antonio hasta el punto Apaporis, sobre el río Caquetá y siguiendo éste aguas arriba hasta las bocas del río Traira o Taraira.

Los límites departamentales comprenden, como puede verse, límites que posee el país con Perú (1.626 Kms.) y unos 320 Km. con Brasil, cuyo total con el país es de 1.645 Km. La superficie es plana con algunas ondulaciones que presentan alturas que van desde los 80 msnm en cercanías de Leticia, hasta los 320 msnm al norte del territorio en proximidades del Departamento del Caquetá. (GOBERNACIÓN DE AMAZONAS, 2015) El Departamento sobrevive a partir de una economía básica sustentada en la extracción y comercialización de madera, caucho y minerales como el oro. Adicionalmente la pesca y la agricultura complementan los ingresos de la región. El desarrollo económico de la región está limitado por las difíciles vías de acceso.

Otra fuente de ingresos proviene del turismo, que durante los últimos años se ha convertido en un rubro que contribuye al desarrollo económico de la región. Se puede afirmar que el Departamento presenta una estructura productiva que en primera instancia estuvo centrada en una economía extractiva de recursos naturales en auge, expandiendo sistemas de acopio y distribución signadas por relaciones de “endeude”; una

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producción agrícola, de recolección de recursos del bosque e ícticos, con énfasis en la subsistencia de las sociedades indígenas y mestizas; la coexistencia de implantes productivos de carácter agropecuario extensivos y comerciales y la distribución de productos de consumo final e intermedio, cuya base se ha constituido a partir de los núcleos poblacionales urbanizados como enclaves administrativos, que se sustentan dadas las inversiones y el funcionamiento del Estado.

De esta manera se pueden identificar al menos cuatro “ejes económicos”. 1) Leticia, la más importante de ellas, se localiza en el extremo Sur del Trapecio Amazónico y concentra la mayor cantidad de población y de actividades productivas, principalmente de tipo terciarias por ser la capital administrativa del Departamento, y en menor proporción, las de tipo primarias, relacionadas con actividades de pesca y agropecuarias, seguidas de las actividades secundarias especialmente relacionadas con la fabricación de artesanías. 2) Otro “eje económico” es Tarapacá; allí prevalecen las actividades primarias, especialmente las relacionadas con el aprovechamiento forestal, con énfasis en la actividad maderera. 3) La Pedrera y 4) en inmediaciones de Puerto Santander donde se adelantan actividades de pesca, tanto para consumo como de peces ornamentales, al igual que actividades de minería sobre el río Caquetá.

En consecuencia, la ubicación estratégica de la Distribuidora León en la ciudad de Leticia, constituye una oportunidad de negocios formidable que debe ser aprovechada en toda su dimensión por la empresa, para su expansión y permanencia en su esfera de influencia y acción. (Ver Figuras 2 y 3)

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Figura 2 Mapa de la RepĂşblica de Colombia. En rojo, destacado el Departamento de Amazonas. Fuente: Google Maps

Figura 3 Mapa del Departamento del Amazonas, destacado en azul, la capital Leticia.

Fuente: Google Maps.

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2.5 Metodología del estudio Tipo y nivel de investigación En función de los objetivos planteados, en el caso de esta investigación se utilizan conocimientos de las Ciencias Administrativas para aplicarlas al diseño de un sistema para el control de inventarios en la Distribuidora León ubicada en la ciudad de LeticiaAmazonas. Del mismo modo, la investigación se ajusta a un diseño de campo, de carácter descriptivo, transaccional y bajo la modalidad de un proyecto factible. La investigación descriptiva, como indica SABINO (2006) logra caracterizar un objeto de estudio o una situación concreta, señalar sus características y propiedades; en el caso que ocupa a esta investigación se pretende describir las características de la situación del sistema de inventario de la Distribuidora León.

A su vez, esta investigación se adecua a los lineamientos de una investigación de campo; en palabras de SABINO (2006), en los diseños de campo los datos de interés se recogen en forma directa de la realidad, mediante el trabajo concreto del investigador. De acuerdo al contenido y forma en la que se encuentra orientado el estudio, el proyecto se apoya en un diseño de campo, por cuanto éste permite no solo observar, sino recolectar los datos directamente de la realidad en la Distribuidora León para posteriormente analizar e interpretar los resultados.

Por su parte, HERNÁNDEZ, FERNÁNDEZ Y BAPTISTA (2003) indican que los estudios transaccionales o transversales: “…recolectan datos en un solo momento, en un tiempo único; su propósito es describir la variable y analizar su incidencia e interrelación en un momento dado; pueden abarcar distintos grupos o subgrupos de personas…” (p.186), en

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este estudio, se recolectan datos aportados por el personal que labora en la Distribuidora León, respecto a la situación actual de su sistema de inventarios.

HERNÁNDEZ, FERNÁNDEZ Y BAPTISTA (2003), definen el proyecto factible como: "todas aquellas investigaciones que conducen a inventos, programas, diseños o a creaciones dirigidas a cubrir una determinada necesidad" (p.311). De acuerdo con los autores, este tipo de investigación consiste en encontrar la solución a problemas prácticos, se ocupa de cómo deberían ser las cosas para alcanzar los fines y funcionar adecuadamente como también de proponer alternativas para la solución de problemas específicos, como es el caso de este estudio, cuya finalidad es Diseñar un sistema de control de inventarios en la Distribuidora León. Los proyectos factibles se desarrollan en tres fases, perfectamente diferenciadas: Fase de diagnóstico, Fase de factibilidad y Fase de Diseño.

La Fase de Diagnóstico: surge desde la formulación del problema, se identifica el estado en que se encuentra el sistema de inventarios en la Distribuidora León, a través de la aplicación de los instrumentos de recolección de datos. Fase de factibilidad: en la misma se establece la viabilidad del proyecto en términos institucionales, técnico-operativos y financieros. Fase de Diseño: donde con base en los resultados del diagnóstico, se elabora la propuesta.

Población TAMAYO Y TAMAYO (1998) definen la población como “…la totalidad del fenómeno a estudiar, en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación”. (p. 114); en el caso de esta investigación es de carácter censal, pues la población es de dimensiones reducidas; como

55

afirma Tamayo y Tamayo la técnica de tipo censal es aquella donde todos los elementos de la población son incluidos.

La población está constituida por un total de 12 personas que trabajan en la Distribuidora León, de ellos, ocho (08) son empleados de nómina y cuatro (04) que prestan servicios temporales; en el nivel gerencial se encuentran el Gerente de la empresa, el Contador y una Secretaria adjunta; en el nivel operativo, se encuentran (05) empleados permanentes y (04) temporales.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos El instrumento que se aplicará para esta investigación será la encuesta en la modalidad de cuestionario, y la entrevista; PALELLA Y MARTINS (2003) sostienen que el cuestionario “es un conjunto más o menos amplio de preguntas o cuestiones que se consideran relevantes para el rango, características o variables que son objeto de estudio” (p.88). Es por esto que la encuesta se constituye en el instrumento clave para la investigación, por cuanto permitirá recolectar la información o los datos, directamente de la población en estudio; por su parte, la entrevista, El pedagogo, sociólogo y ensayista EZEQUIEL ANDER-EGG, en su obra “Técnicas de investigación social”, citado por BALESTRINI (2001, p.78), define a la entrevista como “la obtención de información mediante una conversación de naturaleza profesional”, proceso que presupone la participación de al menos dos actores que interactúen verbalmente y de manera recíproca.

En el transcurso de dicha conversación una persona adopta el rol de entrevistador y otro u otros asumen el papel de entrevistados, mientras que el diálogo tiene lugar de acuerdo con pautas establecidas, acerca de un problema o de una cuestión determinada.

56

En cuanto a la entrevista, la misma constituye un instrumento de base cualitativa, por lo que el establecimiento de su confiabilidad, como explica BARKER (2002) no tiene carácter de medición sino de comunicación-interpretación a tal efecto, los criterios de credibilidad de la información comunicada, se encuentran en función de la experiencia del investigador en el área abordada, la posibilidad de verificación con los informantes y el cumplimiento del principio de contrastación, lo cual conducirá a un análisis crítico de los datos.

Técnicas de análisis y procesamiento de los datos El procesamiento de los datos se llevará a cabo utilizando técnicas estadísticas inferenciales, con el programa estadístico para Ciencias Sociales SPSS, así como a través de la categorización.

2.6 Sistema de Hipótesis Hipótesis General.

El rediseño de un Sistema automatizado para el control de inventarios en la Distribuidora León ubicada en la ciudad de Leticia- Amazonas conducirá a una efectiva gestión de su inventario.

57

3

DESARROLLO

3.1 CAPITULO 1 Sistema de inventarios actual en la empresa Distribuidora León En la actualidad la empresa Distribuidora León, utiliza el Sistema de inventarios ISIS, el cual según la empresa que provee e instala este software presenta las siguientes características: .-Objetivo: Controlar y analizar el stock de cada producto por cada depósito o local

.-Código de artículo: uno interno y otro de barra, ambos de hasta 18 caracteres .-Descripción del artículo: Una reducida para uso interno y otra para facturar de hasta 50 caracteres modificables al momento de factura

.-Unidades de medida Dos por artículo, permitiendo calcular el stock en ambas medidas

..-Cuatro niveles de agrupamiento por artículo: Le permiten categorizar el mismo, por ejemplo en: rubro, sub-rubro, línea, tipo de producto, modelo, material, etcétera. .-Punto mínimo y máximo de reposición-lote mínimo compra: Por cada artículo se pueden definir el punto de reposición del mismo y su máximo, además de la cantidad óptima a comprar .-Ilimitada cantidad de depósitos: Con ubicación de artículos en cada uno de ellos

.-Stock integrado: Reportes de stock, pedidos pendientes de entrega, órdenes de compras a recibir

58

.-Reportes: Stock valorizado

.-Stock por depósito o local

.-Reposición de stock por local

.-Ficha de stock de un artículo

.-Comprobante por comprobante

Para el desarrollo de este capítulo se tomara como base lo planteado por PRESSMAN (2010) en su obra ingeniería del Software acerca de lo que comprende el ciclo de vida clásico para la ingeniería del software el cual contiene las siguientes actividades: .-Ingeniería del sistema (Diagnóstico) .-Análisis .-Diseño .-Codificación (Desarrollo) .-Prueba .-Mantenimiento En este sentido, a continuación con el diagnóstico del sistema actual implementado en la Distribuidora León.

FLUJOGRAMA INICIO

Se necesita software

59

Necesidad #1

No

No

Manual

FIN

Si Buscar en el mercado opciones

Variedad de opciones

No Se compra al 煤nico

Si Escoger el mejor

FIN

Figura 4 Flujograma La necesidad # 2 > Necesidad # 1 Fuente: Elaboraci贸n propia- Las investigadoras (2015)

DIAGNOSTICO

Genero necesidad #2

FIN

60

Con base en la encuesta realizada al gerente de la empresa se puede evidenciar las fallas y falencias que se encuentran en el proceso de inventarios de la Distribuidora León.

Esta situación se quiso corregir comprando un software para el manejo de los procesos de: facturación, inventarios, contabilidad y clientes. Este es el inicio del problema del sistema inventario de la Distribuidora León en donde se buscó definir el proceso de inventarios a través de la implementación de una herramienta de apoyo a los procesos, generando una necesidad mayor a la que se tenía inicialmente.

Actualmente, el software implementado no suple las necesidades que posee la Distribuidora León en cuanto a su proceso de inventarios; adicionalmente el sistema se mantiene estático ante los cambios internos que ha sufrido la empresa a consecuencia a las constantes evoluciones del mercado.

En este sentido, el sistema muestra mercancía en negativo, sin embargo, a fin de corroborar que no haya mercancía existente o que quede pocas cantidades de los productos más rotativos se verifica con los inventarios físicos, que se hacen una vez a la semana o cada 15 días dependiendo de la temporada y movimiento. Con base en ello se hace el pedido al proveedor directamente en Bogotá, también en muchas ocasiones representantes de las empresas viajan a la cuidad de Leticia a tomar los pedidos de mercancía, que tarda en llegar al destino final, entre 15 a 20 días aproximadamente por vía fluvial, o entre 8 a 10 días por vía aérea.

El proceso de sistematización se inicia con las entradas en donde ingresan las facturas de los proveedores convirtiéndose en cuentas por pagar a un máximo de 30 días,

61

siguiendo con ingresar al sistema todos los productos que llegan a la Distribuidora León quedando como inventario disponible para la venta y comercialización del mismo A continuación se presenta un diagrama de proceso resumen del sistema actual de la compañía (ISSIS) en donde se refleja de manera general como funciona el sistema; a partir de éste se realizará el análisis necesario para el rediseño:

Entradas • Datos de inventario manual • Facturas de proveedores • Facturas a clientes

Proceso • Inventario • Facturación

Salidas • Reportes gráficos e impresos • Inventario actualizado en sistema por producto • Ventas por: • Cliente • Producto • Cantidades • Dinero

Figura 6: Diagrama de proceso resume del sistema actual Fuente: Elaboración propia - Investigadoras (2015)

En la figura 6 a continuación, se muestra el Diagrama de procesos de inventario actual en la Distribuidora León

62

Figura 6: Diagrama de procesos Fuente: Proceso de inventario de Distribuidora Le贸n

63

En este diagrama se puede observar paso a paso el proceso del inventario actual en la Distribuidora León: empieza con la realización de inventarios físicos pasa por unas actividades intermedio como verificación de disponibilidad y finaliza en la actualización del inventario bien sea por venta o por entrada de nuevos productos.

Formulario de ingreso y liquidación de productos A continuación se puede observar la imagen (captura) del sistema actual de Distribuidora León para poder realizar el ingreso de los nuevos productos al inventario.

Figura 7: Captura del Sistema actual Fuente: Distribuidora León

64

3.2 CAPITULO 2 Necesidades de los usuarios y requerimientos frente al sistema de inventarios para la Distribuidora León Según PRESSMAN (2010), el análisis del sistema se centra en todos los elementos del sistema y esto se consigue a través del cumplimiento de los siguientes objetivos o principios: Identificar necesidades del cliente Quiere decir lo que él quiere o necesita del sistema actual, en este caso se realizó una entrevista al gerente de empresa y lo que se observa es que el cliente quiere un sistema con variedad de funciones en especial en el área de inventarios y cartera, un módulo que dé alerta a las existencias de la mercancía de acuerdo con las entradas y salidas de los productos y necesita un sistema que no se limite, que esté en constante cambio de acuerdo con las necesidades actuales.

Evaluar viabilidad de la solución Según Pressman (2010), el diseño de un software debe venir acompañado de una evaluación económica para ser presentada al cliente y que este tome la decisión de la implementación. Para la presente investigación, esta evaluación para la propuesta de rediseño será tratado con mayor detalle en el capítulo 5.

Realizar análisis técnico – económico

65

El rediseño del sistema se realizaría con las características y especificaciones que requiere el gerente, con una capacitación necesaria y requerida para el personal que va a manejarlo. Estas serían las entradas para poder determinar las necesidades económicas que el cliente debe asumir para aceptar el nuevo sistema que le va a brindar la solución a su necesidad o situación.

Asignar funciones a los elementos del sistema Desde el momento que se está diseñando el software, se debe identificar a los distintos interesados del sistema e ir realizando un mapa de los indicadores o alertas que se enviarían a través del sistema para varias situaciones relacionadas con el stock de inventarios como mínimos, máximos, inexistencias, producto ya solicitado entre otros puntos.

Establecer restricciones en tiempo y costo Durante el levantamiento de los requerimientos del cliente en cuanto a las necesidades que quieren que sean satisfechas con el diseño del sistema, es importante acotar los recursos con los que se encuentra el cliente aportar para dicho trabajo, de esta manera se conoce los alcances según la restricción económica existente, tomando siempre en cuenta el tiempo en el que debe ser implementado para poder repartir e invertir los recursos económicos de manera equitativa en el tiempo determinado y acordado con el cliente, que para este caso es la Distribuidora León.

66

Definir la base de desarrollo de la solución o sistema Es estructurar de manera clara y concisa el alcance, tiempo y costo del sistema, además de establecer los requerimientos de calidad con lo que el cliente espera el mínimo funcionamiento para satisfacer sus necesidades. Es importante acotar las premisas, restricciones y exclusiones con las que se diseñó el software para que sean tomadas en cuenta por el cliente durante las pruebas y el entrenamiento a los usuarios finales del sistema.

Por otra parte, según PRESSMAN (2010) menciona que los requerimientos del sistema se basa en

diferentes puntos de vista para

recopilar el aporte de toda la

información necesaria y de esta forma tomar las decisiones para el rediseño del sistema y así escoger un conjunto de requerimientos que tengan coherencia con las necesidades actuales del cliente. Es por ello que se aplicó una entrevista al gerente y una encuesta a un total de (08) empleados que laboran en la empresa de forma permanente y mantienen un acceso directo con el sistema de inventarios actual; los resultados de la aplicación de dichos instrumentos se muestran a continuación: Entrevista con el Gerente y a empleados (04) de Distribuidora León Ver modelo de entrevista en (Anexo A) Los sujetos de estudio, según se desprende de los resultados del Cuadro 1, indican que en un 60% que los niveles de existencias de mercancías se manejan y registran mediante sistema automatizado.

Cuadro 1

67

Opciones de respuesta

Si

No

Ítem

Fa

%

Fa

%

1. ¿Los niveles de existencias de mercancías se manejan y registran mediante sistema automatizado?

3

60

2

40

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), tomado de la entrevista aplicada 2015 Sin embargo, el 40% restante dice que esto no se hace así, lo que conduce a deducir que pueden existir discrepancias entre el inventario físico y el que arroja el sistema.

Respecto al Cuadro 2, los sujetos del estudio dieron como resultado ante la pregunta sobre los pedidos a los proveedores si son o no son realizados a través de un sistema automatizado.

Cuadro 2 Opciones de respuesta

Si

No

Ítem

Fa

%

fa

%

2. ¿Los pedidos a proveedores se realizan a través de sistema automatizado?

5

100

0

0

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), tomado de la entrevista aplicada 2015

Lo cual se obtuvo como respuesta de los sujetos que en un 100% afirman que los pedidos a proveedores Si se realizan a través de sistema automatizado.

En lo que respecta al Cuadro 3, los empleados encuestados refieren en un 80%, que los pedidos Si se realizan de acuerdo con la demanda de los diferentes productos;

68

Cuadro 3 Opciones de respuesta

Ítem 3. ¿Se realizan los pedidos de acuerdo con la demanda de los diferentes productos?

Si

No

Fa

%

fa

%

4

80

1

20

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), tomado de la entrevista aplicada 2015 No obstante, el 20% restante indica que no, lo que puede conducir a fallas y/o excesos en la existencia de mercancías en los almacenes, afectándose con ello la atención a la demanda de los clientes de la empresa.

Los resultados en el Cuadro 4, ante la pregunta de los pedidos de los clientes por medio del sistema, reflejan la opinión de los sujetos de estudio; Cuadro 4 Opciones de respuesta

Si

No

Ítem

Fa

%

fa

%

4. ¿Los pedidos de los clientes se generan a través del sistema?

5

100

0

0

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), tomado de la entrevista aplicada 2015 Indicando en un 100% que los pedidos de los clientes Si se generan a través del sistema.

69

El Cuadro 5 muestra que el 80% de los empleados está de acuerdo en que el comprobante de pago, a proveedores Si se elabora una vez recibida la mercancía, Cuadro 5 Opciones de respuesta Ítem

Si

No

Fa

%

fa

%

4

80

1

20

5. El comprobante de pago, a proveedores se elabora una vez recibida la mercancía

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), tomado de la entrevista aplicada 2015 Aunque el 20% restante no está de acuerdo con esta afirmación.

Los resultados del Cuadro 5, muestran que el 100% de los sujetos de estudio afirman Cuadro 6 Opciones de respuesta

Si

No

Ítem

Fa

%

fa

%

6. ¿Se le entrega al cliente una factura o algo que haga constar su compra?

5

100

0

0

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), tomado de la entrevista aplicada 2015 Que Si se le entrega al cliente una factura o algo que haga constar su compra.

Se observa en los resultados del Cuadro 7, una seria falla en el sistema de inventarios utilizado en la empresa, al señalar los encuestados en un 100% que No existen protocolos de seguridad en el manejo de los inventarios.

70

Cuadro 7 Opciones de respuesta

Si

No

Ítem

Fa

%

fa

%

7. ¿Existen protocolos de seguridad en el manejo de los inventarios?

0

0

5

100

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), tomado de la entrevista aplicada 2015 Lo que puede traer consigo graves problemas en

el manejo y control de las

existencias de mercancías en la empresa.

Los resultados del Cuadro 8, corroboran lo expuesto por los encuestados a lo largo de todo el cuestionario.

Cuadro 8 Opciones de respuesta Si Ítem

Fa

8 ¿Se presentan casos de 5 exceso y/o fallas en la disponibilidad de productos en el almacén?

No %

Fa

%

100

0

0

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), tomado de la entrevista aplicada 2015 Al referir

en un 100%que Si presentan casos de exceso y/o fallas en la

disponibilidad de productos en el almacén.

El resultado de la aplicación de los instrumento de investigación (la entrevista), realizadas al gerente y

los empleados

de la Distribuidora León otorgaron a las

71

investigadoras del proyecto la certeza, de una manera amplia, acerca de la necesidad que tiene la empresa con respecto a su proceso de inventarios; esta afirmación se pudo constatar con la visita que se realizó para tener un contacto directo con el proceso de inventarios de la Distribuidora León, en donde se validaron los resultado arrojados de la aplicación de la entrevista.

Encuesta a los empleados (08) de la Distribuidora León Ver modelo de encuesta a empleados (Anexo B)

La encuesta mide el Grado de satisfacción de los empleados con el sistema actual de la Distribuidora León. (Realizada el día 10 de Diciembre de 2015); donde se obtuvieron los siguientes resultados: Ante la pregunta número 1, los sujetos que hicieron parte de esta fuente de investigación; un 33% dio la máxima calificación (5) ante el funcionamiento actual del sistema de inventarios; un 27% dio una alta calificación (4) al funcionamiento actual del sistema de inventarios en la Distribuidora León.

72

Califique el funcionamiento actual del sistema de inventarios 1 2 7% 13%

5 33%

3 20%

4 27%

1

2

3

4

5

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), tabulación de encuesta aplicada 2015 El 20% dio una calificación media (3) ante el funcionamiento del sistema actual de los inventarios y el 20% de los sujetos dieron una calificación mínima (1 y 2) para el funcionamiento actual del sistema que manejan en la Distribuidora León.

En la pregunta número 2, los sujetos que hicieron parte de esta encuesta, generaron los siguientes resultados; un 0% dio la máxima calificación (5) especificando que la información que arroja el sistema actual con el que cuenta la Distribuidora León no es 100% confiable; un 25% dio una alta calificación (4) a la información confiable que arroja el actual del sistema de inventarios en la Distribuidora León.

73

La información que arroja el sistema es confiable 1 5 0%

4 25%

2 37%

3 38%

1

2

3

4

5

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), tabulación de encuesta aplicada 2015 El 38% dio una calificación media (3) ante la confiable información dada por el actual sistema y el 37% de los sujetos dieron una calificación mínima (1 y 2) para la confiable información que es arrojada por el

actual del sistema que manejan en la

Distribuidora León La pregunta número 3 realizado a los sujetos (08) generaron los siguientes resultados; un 0% dio la máxima calificación (5) obteniendo que no se obtiene ningún control en sistema actual; un 25% dio una alta calificación (4) ante el control d inventarios que llega a realizar el actual del sistema de inventarios en la Distribuidora León.

74

Evalúe el control de inventarios que se puede realizar con el sistema 1 5 0%

4 25%

2 37%

3 38%

1

2

3

4

5

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), tabulación de encuesta aplicada 2015 El 38% dio una calificación media (3) al control de inventarios dado por el actual sistema y el 37% de los sujetos dieron una calificación mínima (1 y 2) generando así que hay un muy bajo control de inventarios realizados por el actual sistema que maneja la Distribuidora León.

Ante la pregunta número 4, los sujetos que hicieron parte de esta encuesta para adquirir varios puntos de vista por parte de los participantes del sistema de inventarios con el que cuenta la Distribuidora, se obtuvieron los siguientes resultados; un 7% dio la máxima calificación (5) ante el reporte que entrega el actual del sistema de inventarios para la realización del trabajo; un 13% dio una alta calificación (4) ante la entrega que genera el sistema para realizar las funciones laborales.

75

Los reporte que entrega el sistema son suficientes para realizar su trabajo 7% 13% 33%

20%

27% 1

2

3

4

5

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), tabulación de encuesta aplicada 2015 El 20% dio una calificación media (3) al reporte que estrega el sistema para realizar de manera efectiva el trabajo de los empleados y el

33% de los sujetos dieron una

calificación mínima (1 y 2) dejando ver que el actual del sistema que manejan en la Distribuidora León, no genera reportes solidos lo que lleva a que no favorece la realización de las tareas (funciones) laborales, a cargo de los empleados de la Distribuidora León.

En la pregunta número 3 realizado a los sujetos (08) generaron los siguientes resultados; un 0% dio la máxima calificación (5) obteniendo que no se obtiene aceptación al sistema actual; un 40% dio una alta calificación (4) ante la aceptación del sistema de inventarios en la Distribuidora León.

76

Determine su aceptación personal del sistema actual 0% 20% 40%

40%

1

2

3

4

5

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), tabulación de encuesta aplicada 2015 Un 40% dio una calificación media (3) ante la aceptación que tienen los empleados hacia el sistema actual que maneja la Distribuidora y el 20% de los sujetos dieron una calificación mínima (1 y 2) lo que lleva a analizar a las investigadoras del actual proyecto, que el 20% de los empleados no tienen una buena aceptación por el sistema actual de la Distribuidora León.

Examinando el grado de satisfacción de los empleados (08) de la Distribuidora León, se observa una marcada tendencia a favorecer el uso del rediseño del sistema actual ya que beneficia diversos aspectos tales como agilidad, manejo de existencias, control y rotación de los productos, efectividad y reducción de tensión laboral.

3.3 CAPITULO 3 Determinar el rediseño de entrada de datos, procesos y salidas de información del nuevo sistema

77

Según PRESSMAN (2010) para la modificación del producto, en este caso el sistema ISSIS se recopilaron una serie de requisitos del cliente, los cuales apuntan a cumplir las necesidades del mismo; en este sentido para hacer el rediseño se utilizaron dichos requisitos con el fin de detectar, para el rediseño del sistema, las características adicionales y su funcionalidad específica a aplicar.

En este sentido y alineados con lo explicado anteriormente, al no existir criterios para el manejo de la demanda de los productos, ni protocolos de seguridad, para las entradas, procesos y salidas, se presentaron fallas que pudieron ser solucionadas con el re diseño del sistema actual del control de inventarios, siendo este el punto de partida de este capítulo y de la presente investigación.

Para la etapa del rediseño del sistema actual de la Distribuidora León se siguieron los siguientes pasos que describe PRESSMAN (2010) como los principios básicos para la construcción de un sistema y son: Codificación: Es donde se revisa y se compara el

sistema actual con los requisitos

recopilados y se modifica a la necesidad que tiene el cliente.

Validación: se evalúa que los requerimientos expresados por el cliente sean cumplidos en el rediseño del nuevo sistema.

Prueba: donde se verifica que se cumpla con los requisitos del cliente para suplir sus necesidades , en caso que algún requisito falle y no este reflejado en el rediseño se hace los ajustes respectivos y así cumplir con los criterios de calidad.

78

Con los principios mostrados anteriormente se desarrolló la presente investigación para el rediseño de entrada de datos, procesos y salidas.

En este sentido y observando a profundidad el sistema actual de la Distribuidora León, se evidencia que la salida de datos no es coherente con los requerimientos de la empresa, es decir, el sistema no tiene las facilidades de mostrar a su salida diferentes datos que permitan otorgar mayor información al gerente como tomador de decisiones, en este orden de ideas la necesidad del gerente es poder tener mayor información relacionada con inventarios(mínimos y máximo), localización física, y el total de las cantidades vendidas de sus productos en los meses anteriores. Adicionalmente el sistema tiene limitaciones para la creación, modificación o eliminación de ítems, referencias, códigos y descripción, restringiendo al gerente poder actualizar su base de datos de clientes y productos de acuerdo a la necesidad del mercado que existe en el momento.

Por otro lado, el sistema no tiene la capacidad de realizar actualizaciones automáticas en línea, obligando de esta manera al gerente de la Distribuidora León a contactar a un tercero para realizar dicha actualizaciones de manera periódica.

Entrada de datos: la Distribuidora León en su actual sistema tiene como datos de entrada (ver Figura 8): .-Numero de mercancía .-Referencia .-Descripción .-Cantidad .-Unidad

79

Figura 8: Captura entrada de datos sistema actual Fuente: Distribuidora León Comparando la entrada de datos actual con la necesidad de la Distribuidora León en la salida de dato, se evidencia que existe una brecha de información a la entrada de datos para poder satisfacer la necesidad de salida es por ellos se propone estos nuevos datos de entrada: 

Diseño de datos



Definición de stock mínimos y máximo



Creación de nuevos ítems, referencias o códigos



Modificación de campos existentes



Localización de mercancía



Definición de la descripción de los campos de entrada



Categoría por tipo de producto

80

Con estas características que se adaptarán en el rediseño del sistema se brindara un beneficio adicional a lo que actualmente ya posee, esto es, un inventario sin faltantes, especialmente aquellos productos estrella, mayor control al ingreso de los productos perecederos o de corta fecha de vencimiento, el cual generaba una pérdida económica significativa a corto y largo plazo.

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), Entrada (rediseño).

Proceso: Con base en el diagrama de procesos de inventarios de la Distribuidora León descrito en el “Capítulo 1: Diagnóstico,” y con los requisitos recopilados de las entrevistas, encuestas y visita al sitio, se detectaron oportunidades de mejoras los cuales van a ser incluidas dentro de la propuesta del rediseño para el proceso, los cuales son: 1.

Simplificación de procesos: en el diagrama del proceso actual de la Distribuirá León existe una actividad que genera uso de recursos innecesario como lo es la verificación de disponibilidad de los productos. El problema yace cuando se tiene que verificar en sistema y en inventario físico la veracidad de la información para poder

81

realizar pedidos al proveedor, ventas a los clientes o simplemente un control de inventario, generando como consecuencia la perdida de fidelidad de la empresa con el sistema, y de los clientes con la empresa. Esta situación puede ser eliminada desde la propuesta de entrada de datos, en donde se recoge información que permite simplificar el proceso, el cual asegurara la disponibilidad de los productos.

2.

Actualización de bases de datos de clientes y mercancía: el sistema de control de inventarios de la Distribuidora León cuenta con un Ítem dedicado a la información de sus clientes y a los productos que comercializa. Cada vez que

la Distribuidora requiere

actualización de sus bases de datos se debe llamar al ingeniero de sistemas, generando retrasos en el proceso de la empresa y sobre costos.

La

presente

investigación

propone

realizar

las

actualizaciones de las bases de datos, en donde los trabajadores hacen la actualización de los campos que requieran modificación y la aprobación de estos cambios serán hechas por el gerente evitando así la interferencia de un tercero.

82

Fuente: Elaboraci贸n propia- investigadoras (2015), diagrama de proceso actual para la solicitud a proveedores (redise帽o).

83

Fuente: Elaboraci贸n propia- investigadoras (2015), diagrama de proceso propuesto para la solicitud a proveedores (redise帽o).

84

Salida: En el actual sistema de inventarios en la Distribuidora León, la salida de datos para el control de inventarios son los siguientes (ver Figura 8) 

Descripción



Presentación caja o unidad



Existencias

Como se explicó anteriormente en la entrada de datos, esta información de salida no es relevante para el gerente de la Distribuidora León en la toma de decisiones, ahora con la propuesta del rediseño el cual está enfocada en parámetros básicos de la administración de inventarios, el cual le dará un valor agregado a la empresa en cuanto a tiempo, costos y espacio.

Es por ello que la presente investigación propone el rediseño de las salidas de datos de la siguiente manera: 

Stock mínimo de cada producto



Stock Máximo de cada producto



Reporte de movimiento de los productos



Fecha de los productos “Primeros en entrar primeros en salir” (FIFO)



Fecha de los productos “Ultimo en entrar primero en salir” (LIFO)



Reporte por categoría



Reporte por referencia



Localización

85

Con esta nueva información en la salida de datos del sistema de control de inventarios, el gerente de la distribuidora león posee en sus manos información valiosa para la toma de decisión, satisfaciendo de esta manera las necesidades o problemáticas planteadas anteriormente.

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), salida (rediseño).

86

Figura 8: Captura salida impresa sistema actual Fuente: Distribuidora León 3.4 CAPITULO 4

Presentar ante la Distribuidora León la propuesta del Re diseño del sistema actual Se le presento ante la distribuidora León la propuesta del rediseño del control de inventarios el cual contemplaba todos los requisitos recopilados del cliente, suministrando

una solución que se ajustaba a las necesidades de la Distribuidora León.

PANTALLAZOS

87

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), reporte de inventario-clientes (rediseño).

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), reporte de inventario-stand (rediseño).

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), reporte de filtro producto (rediseño).

La Distribuidora León recibió con total satisfacción la propuesta, y el cual sería implementado a corto plazo.

3.5 CAPITULO 5

Evaluar financieramente del Re diseño del sistema propuesto en la Distribuidora león.

88

Según Pressman (2010), como se mencionó anteriormente en el capítulo 2, en donde se trataron varios principios para el diseño de un software, entre ellos la elaboración del análisis financiero de la propuesta de rediseño del sistema para la Distribuidora LEON. En este sentido se muestra continuación un breve ejercicio: La Distribuidora león maneja aproximadamente un total de 4000 productos; se tomaron los productos con mayor rotación y pedidos en donde anteriormente se le había entregado al bodeguero un formato para llevar a cabo cierta información ver formato anexo C, en donde se destacaron seis productos realizando un juego costo de venta y el precio de venta en el que se comercializa dichos productos y se tiene una utilidad bruta no percibida aproximadamente de $908.485 semanalmente,

mensualmente

de

$ 3.633.940 y

anualmente de $43.607.280.

A continuación se refleja en la siguiente tabla los resultados de dicho instrumento de seguimiento para el planteamiento financiero de la propuesta (anexo C) Productos que dejan de ser comercializados por fallas en el sistema en un período correspondiente a una semana.

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), reporte de pérdidas.

89

Fuente: Captura del balance general del 31 de Diciembre del 2015; Distribuidora Le贸n.

Fuente: Captura del estado de resultados del 31 de Diciembre del 2015; Distribuidora Le贸n.

90

ESTADO DE RESULTADOS ANTES Y DESPUES DEL REDISEÑO

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), Estado de resultados actual Vs. Rediseño 2015

En el estado de resultados se puede observar el aumento económico en general que tendría Distribuidora León con el nuevo rediseño propuesto si se hubiera aplicado desde el mes de diciembre del 2015.

El primer mes se puede analizar un aumento significativo en los ingresos de $39.973.980 aproximadamente, el costo de venta también aumentaría en $36.340.040 mientras la utilidad bruta se mantiene, los gastos no operacionales aumentan debido a la inversión del rediseño que sería de $5.000.000 y la utilidad neta baja por la inversión que se realizó. En el siguiente mes es decir enero hay un aumento en los ingresos del 5% con respecto a diciembre

y de manera proporcional aumenta los costos de venta, gasto

operacional, utilidad antes de impuestos y la utilidad neta mientas en el gasto no operacional disminuyo porque no se realizó más inversión. Y por último en el tercer mes

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de febrero se recupera la inversión ya que aumento en $5.000.000 durante el primer trimestre del año respecto al caso base.

A continuación se muestra el retorno de la inversión para el

Fuente: Elaboración propia- investigadoras (2015), tabulación de encuesta aplicada 2015

Actualmente en el mercado local se encontró un software similar a los requisitos que la empresa Distribuidora León necesita para suplir inventarios

necesidades del control de

el cual tiene como nombre SIIGO en donde sus costos para el rediseño son de

$5.000.000 Con la propuesta del Rediseño del sistema actual de la distribuidora león, se hace más competitiva en el mercado local.

CONCLUSIONES

Una vez finalizado el estudio se llega a las siguientes conclusiones:

92

.-

Se propuso el Re Diseño del sistema actual de inventarios para la Distribuidora

León en la ciudad de Leticia- Amazonas, a fin de resolver la problemática planteada en esta empresa, referidas a Inconsistencias en el inventario. Fallas en el proceso de control de inventario de productos como inventarios físicos que no corresponden con el sistema manual para el control de inventario. Fallas en el stock adecuado de productos de mayor demanda. Falta de control y seguimiento a los productos perecederos. condujo a las siguientes

Situación que

consecuencias: Disminución en las ventas con afectación

económica en los resultados del ejercicio. Pérdida de clientes. Incumplimiento en los despachos. Pérdida de ingresos. Inventarios de productos ya vencidos no vendidos .- Se realizó el diagnóstico del funcionamiento del sistema actual en la Distribuidora León; para ello

aplicaron dos instrumentos de investigación (la entrevista y el

cuestionario), realizadas al gerente y los empleados de la Distribuidora León, cuyos resultados permitieron a las investigadoras confirmar

la necesidad que tiene la empresa

con respecto a su proceso de inventarios. .- Se identificaron las necesidades de los usuarios y los requerimientos frente al sistema de inventarios para la Distribuidora León, realizando un análisis técnicoeconómico; asignando funciones a los elementos del sistema; estableciendo restricciones en tiempo y costo; así como definiendo la base de desarrollo de la solución o sistema. .- Se realizó el rediseño de entrada de datos, procesos y salidas de información del nuevo sistema, según los principios básicos sugeridos por PRESSMAN (2010): Codificación.

Validación. Prueba. En consecuencia, el rediseño de entrada de datos, procesos y salidas, es el siguiente: Entrada de datos: .-Ingreso de mercancía.-Cantidad de mercancía.

.-

93

Valor mercancía Stock mínimo de producto. .-Stock máximo del producto. .-Fecha de los productos “Primeros en entrar primeros en salir” (FIFO). .-Fecha de los productos “Ultimo en entrar primero en salir” (LIFO). .- Los beneficios que se esperan con el rediseño del sistema son: Simplificación de procesos: en el diagrama del proceso actual de la Distribuirá León existe una actividad que genera uso de recursos innecesario como lo es la verificación de disponibilidad de los productos, esta actividad puede ser simplificada desde lo planteado en la entrada de datos, en donde la presente investigación propone en el rediseño del sistema, una información que asegurara el 100% de disponibilidad de todos sus productos. Actualización de bases de datos de clientes y mercancía: el sistema de control de inventarios de la Distribuidora León cuenta con un Ítem dedicado a la información de sus clientes y a los productos que comercializa. Cada vez que la Distribuidora requiere actualización de sus bases de datos se debe llamar al ingeniero de sistemas, generando retrasos en el proceso de la empresa y sobre costos. La presente investigación propone realizar las actualizaciones de las bases de datos, en donde los trabajadores hacen la actualización de los campos que requieran modificación y la aprobación de estos cambios será hecha por el gerente evitando así la interferencia de un tercero. .- La propuesta del rediseño está enfocada en parámetros básicos de la administración de inventarios, que le va a dar un verdadero valor agregado al control de inventario en cuanto a tiempo, costos y espacio, los cuales se plantean como datos adicionales a la salida final actual, como lo es stock mínimo, máximo por cada uno de sus productos, estos parámetros le darán una valiosa información al gerente para la toma de decisiones al momento de comprar y vender dependiendo de las condiciones del mercado; es decir,

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durante el año se puede llegar a modificar estos parámetros planteados precisando de esta manera un pronósticos de ventas en el mes de dicho producto. El rediseño del sistema tendrá las siguientes características adicionales: .-Stock mínimo de cada producto. .-Stock Máximo de cada producto. .-Total de salida de los productos estrella

RECOMENDACIONES

.-

Se recomienda a la empresa Distribuidora León, ubicada en la ciudad de Leticia,

Departamento del Amazonas en la República de Colombia, actual de inventarios, con el propósito de

el Re Diseño del sistema

resolver la problemática planteada en esta

empresa, referidas a Inconsistencias en el inventario. Fallas en el proceso de control de inventario de productos como inventarios físicos que no corresponden con el sistema manual para el control de inventario. Fallas en el stock adecuado de productos de mayor demanda. Falta de control y seguimiento a los productos perecederos.

De esta forma, se podrá lograr un sustancial incremento de las ventas, neutralizando con ello la afectación económica en los resultados del ejercicio. Igualmente podrá haber recuperación de clientes. Cumplimiento en los despachos, en cantidad, calidad y tiempo.

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Mejoras en los ingresos.

Así como disminución de los inventarios de productos ya

vencidos no vendidos. .- Esta propuesta de Rediseño del sistema de inventarios será presentada ante la gerencia de la Distribuidora León con la recomendación de su implementación y actualización permanente, a fin de adecuarse a las exigencias del mercado.

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ANEXOS

100

ANEXO A

Entrevista con el Gerente de Distribuidora León La entrevista con el Sr. Jesús Eduardo Simancas, Gerente de Distribuidora León, ha permitido conocer algunas de las deficiencias, vacíos y necesidades respecto del Sistema de Inventarios actual en la empresa Distribuidora León; esta entrevista realizada el día 26 de octubre del año en curso es transcrita a continuación: 1. ¿Los niveles de existencias de mercancías se manejan y registran manualmente o mediante sistema automatizado?

R/ Los niveles de existencias de mercancía se registran a través de un sistema automatizado, la aplicación se llama ISSIS (punto de venta) 2. ¿Cómo se realizan las solicitudes a proveedor?

R/ Las solicitudes a los proveedores se realizan a través de órdenes de pedido que se generan en el sistema 3. ¿Bajo qué condiciones?

R/ Se imprime el físico, se escanea y se envía al proveedor 4. ¿Se manejan adecuadamente los criterios de oferta y demanda de los diferentes productos?

R/ Debido a las condiciones particulares de nuestra región no podemos mantener un adecuado nivel de inventario.

101

5. ¿Qué tipo de inventarios utiliza la empresa?

R/ La empresa utiliza el sistema de inventario permanente, como lo exigen las normas actuales de la DIAN 6. ¿Cómo se diligencian los pedidos de los clientes?

R/ Los pedidos de los clientes se toman directamente basados en el sistema, o sea se factura, se imprime y se envía a despecho 7. El comprobante de pago, a proveedores ¿cómo se elabora?

R/ Al ingresar la mercancía se genera una cuenta por pagar en el sistema el cual solicita la fecha de vencimiento , una vez vencido el plazo, se genera el recibo en el sistema que realiza la transferencia electrónica , que viene hacer el soporte para el recibo que genera el sistema.

8. ¿Se le entrega al cliente una factura o algo que haga constar su compra?

R/ Cada compra genera una factura de venta con la cual se hace entrega en el despacho para entregar el debido producto.

9.

¿Cómo se maneja la información de ingresos y egresos del almacén?

R/ Se realizan inventarios de verificación de manera aleatoria por mi cada ocho días; además para que se pueda retirar la mercancía el despachador exige siempre la factura de venta.

10. ¿Existen protocolos de seguridad en el manejo de los inventarios?

R/ No

102

11. ¿Cuáles criterios respecto a la demanda de sus productos se utilizan para el manejo del inventario?

R/ Tenemos productos que tienen mayor demanda y procuramos mantener un nivel suficiente de inventario de dichos productos 12. ¿Se presentan casos de exceso y/o fallas en la disponibilidad de productos en el almacén?

R/Si, en ocasiones se presentan fallas de productos.

103

ANEXO B Encuesta a los empleados (08) de la Distribuidora León

Grado de satisfacción de los empleados con el sistema actual de la Distribuidora león.

(Realizada el día 10 de Diciembre de 2015) A continuación encontrará una serie de preguntas que deberá calificar de uno (1) a cinco (5) siendo uno (1) la valoración mínima y cinco (5) la valoración máxima. Marque con una letra X el espacio que considere adecuado.

Al finalizar también hallará un espacio para que escriba las posibles observaciones.

No. ITEM

1.

Califique el funcionamiento actual del sistema de inventarios

2.

La información que arroja el sistema es confiable

3.

Evalúe el control de inventarios que se puede realizar con el sistema

4.

Los reporte que entrega el sistema son suficientes para realizar su trabajo

1 2

3 4

5

104

5.

Determine su aceptaci贸n personal del sistema actual

OBSERVACIONES _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

105

ANEXO C Formato de pedido de los clientes de la distribuidora León Este formato es con el fin de tener un control detallado de los productos más pedidos en el tiempo que no se cuenta con la mercancía. El formato contiene la cantidad de clientes que hacen el requerimiento y los días para saber en la semana cuanto se deja de vender dicho producto que no está en la empresa para ser comercializado. Se les entrego a los bodegueros y los vendedores de la Distribuidora león en un periodo de un mes (01 de Diciembre de 2015 a 01 de Enero de 2016).

CLIENTE

FECHA

DIA

CANTIDAD ESTADO DE ENTREGA HORA PRODUCTO SOLICITADA CANCELADA EN PROCESO