Tesis / 0673 / Adm by MAOSABO

Diseño de un sistema productivo para la reducción de costos en insumos y tiempos operativos basado en la práctica empresarial en Magnatesting S.A

Por: Jhoan Sebastián Ortiz Murcia Wigberto Higuera Guana

Fundación Universitaria Agraria de Colombia - Uniagraria Facultad de Ciencias Administrativas y Contables Programa de Administración Financiera y de Sistemas Bogotá D.C 2015

Diseño de un sistema productivo para la reducción de costos en insumos y tiempos operativos basado en la práctica empresarial en Magnatesting S.A

Por: Jhoan Sebastián Ortiz Murcia Wigberto Higuera Guana

Trabajo de grado para optar por el título de Administrador de Empresas y de Sistemas

Director: Francisco Numael Rodríguez Cruz

Fundación Universitaria Agraria de Colombia - Uniagraria Facultad de Ciencias Administrativas y Contables Programa de Administración Financiera y de Sistemas Bogotá D.C 2015

Nota de aceptación

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ___________________________________________________

_______________________________________ Firma del Presidente del Jurado

_______________________________________ Firma del Jurado

Bogotá D.C. Septiembre de 2015.

Dedicatoria

Agradezco a Dios y a la Virgen María por todos los triunfos y victorias que me ha brindado, a mi padre Carlos Julio Ortiz Bello, a mi madre Virginia Murcia Alarcón por el apoyo incondicional que me han dado para salir adelante, a mis hermanas quienes han compartido conmigo momentos inolvidables y a mi abuelita Sibilina quien ha sido una persona muy importante en mi vida. Jhoan Sebastián Ortiz Murcia

Agradezco a la Virgen por todas las metas obtenidas que he tenido en el transcurso de mi vida y que seguiré obteniendo, a mi esposa por estar siempre conmigo a mi lado apoyándome, a mi padre y a mis hermanos por apoyarme y estar a mi lado, a mi señora madre que desde el cielo siempre me está protegiendo y guiando y ha sido fundamental para estar donde estoy ahora mil gracias. Wigberto Higuera Guana

Agradecimientos Inicialmente a Dios y a la Virgen María por iluminarnos en nuestro camino día a día con oportunidades que nos hacen ser mejores personas, a nuestros padres quienes en el transcurso de nuestra carrera nos han estado apoyando, a las directivas de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia, por la colaboración que nos brindaron en la realización de esta práctica empresarial, a los docentes que nos guiaron y nos formaron con bases y n nos compartieron sus conocimientos adquiridos, que nos servirán para podernos desempeñar como unos grandes profesionales, a nuestro tutor el profesor Francisco Numael Rodríguez Cruz quien con sus excelentes conocimientos nos guio para la culminación de esta práctica empresarial y por ultimo a la empresa Magnatesting S.A especialmente al Gerente General Pedro Martínez por su colaboración y apoyo en nuestra práctica empresarial,

todos nuestro más sincero

agradecimiento.

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………....8 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………………………….....9 2. JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………………...11 3. OBJETIVOS………………………………………………………………………...12 3.1 Objetivo general……………………………………………………………..12 3.2 Objetivo específicos…………………………………………………………12 4. METODOLOGIA…………………………………………………………………...13 4.1 Métodos de recolección ………………………… ………………………....14 4.1.1

Recopilación de datos……………………………………………………….14

5. MARCOS DE REFERENCIA……………………………………………………...15 5.1

MARCO TEÓRICO……………………………………………...…………..15

5.2

TEORÍA DE COSTOS……………………………….……………………..16

5.3

MARCO CONCEPTUAL……………………………………….................18

5.3.1

Servicio de Inspección………………………………………………...........18

5.3.2

Despacho de almacén……………………………………………………….18

5.3.3

Envío de insumos…………………………………………………..……….19

5.3.4

Recibo de insumos………………………………………………………….19

6. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................ …….20 6.1

INFORMACIÓN DE LA EMPRESA……………………………………...20

6.1.1 Objetivos de Magnatesting S.A ....................................................................... 20 6.1.2 Misión .............................................................................................................. 21 6.1.3 Visión .............................................................................................................. 221 6.1.4 Política ........................................................................................................... 231 6.1.5 Proveedores…………………………………………………………………...22 6.1.6 Clientes………………………………………………………………………..23 6.1.7 Organigrama............................................................................................. …….24 6.1.8 Circuito logístico …………………………………………………………….25 6.1.9 Situación actual de costos ............................................. ……………………..25

6.1.10 Estructura proyectada……………………………………………………….29 7.

Diagrama de flujo ......................................................................................... ………32

Infraestructura…………………………………………………………………........33 8.1 Planta física…………………………………………………………...………..33 8.2 Zona de almacenamiento…………………………………………………....….34 8.3 Sistema de producción…………………………………………………………36 8.4 Check list insumos de Inspección……………………………….……………..38

9. REDUCCIÓN DE COSTOS………………………………………………………..41 10. ANÁLISIS Y RESULTADOS……………………………………………………..43 10.1 Conclusiones…………………………………………………………………..43 10.2 Recomendaciones……………………………………………………………..45 11. Bibliografía………………………………………………………………………....46

INTRODUCCIÓN El crecimiento vigoroso de la industria petrolera genera aumento en la demanda de bienes y de servicios petroleros y se tiene un crecimiento del presupuesto para la inversión en infraestructura. Actualmente el sector petrolero se considera una excelente oportunidad para que el país acelere el desarrollo económico y social. (Villegas, 2013)1. Este proyecto pretende estudiar y analizar los costos en insumos y en tiempos operativos de los procesos de inspección en la empresa Magnatesting S.A., esta es una empresa que se especializa en la prestación de servicios técnicos de inspección bajo métodos de ensayo no destructivos para la industria petrolera. Este proyecto se considera importante ya que sirve como un instrumento necesario para poder estandarizar los procesos de inspección que realiza la empresa, debido a que mejora los tiempos de operación, y se logra tener un mayor control de los insumos que se necesitan en cada proceso, optimizando así mismo el costo de cada una de las inspecciones que se realizan, ofreciéndole a la empresa Magnatesting S.A, un proyecto útil que le permita fortalecer el área de coordinación administrativa, que es la área encargada de controlar los gastos y los insumos que se van necesitando. Debido a esto se muestra una estrategia de diseño que se pueda implementar en la empresa, que logre optimizar el costo y estandarizar cada uno de los procesos que se realiza en cada inspección, para así poder generar un impacto tanto productivo por medio de los tiempos de operación y administrativo por medio de los costos y gastos. 1

Villegas, A. M. (2013). Revista de logistica. Recuperado de http://www.revistadelogistica.com/crecimiento-de-laindustria-petrolera.asp

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ¿Cuál es el sistema productivo adecuado para lograr disminuir los costos y los tiempos operativos en cada inspección que se realiza dentro de la empresa Magnatesting S.A.? La empresa MAGNATESTING S.A. posee una estructura de costos actualizada, pero debido a que la empresa está en una etapa de crecimiento ve la necesidad de actualizar su estructura de costos correspondiente al consumo y envió de insumos para las diferentes inspecciones que se realizan a nivel nacional, desarrollando políticas de manejo de control de proceso y manejo de información interna más eficiente, todo con el fin de sustentar su capacidad como empresa del sector petrolero, que conlleva a desarrollar un sistema que permita establecer, ante todo con precisión el costo de insumos y envió de los mismos definiendo con claridad que cantidad de recursos propios consumen dichas actividades. En la actualidad la empresa Magnatesting S.A. es una empresa que tiene un gran impacto en el sector industrial, ya que es la encargada de inspeccionar grandes empresas que se dedican a la explotación de pozos petroleros, Magnatesting S.A tiene un efecto negativo ya que no cuenta con un sistema productivo de administración, reflejando un descontrol en los insumos que se utilizan en la realización de los diferentes procesos de inspecciones que se efectúan, reflejando a su vez una falta de control en los tiempos de ejecución en cada una de las tareas asignadas. Por tanto el diagnóstico que se evidencia es, que existe un descontrol de insumos en cada inspección, no existe un control externo de cada proceso para una buena ejecución, la organización tanto administrativa como operativa debería fortalecerse, falta control en los tiempos para la ejecución de cada tarea y no existen procesos estandarizados.

Es por esto que se hace necesario solucionar cada uno de estos problemas para poder optimizar el costo de las inspecciones y estandarizar los procesos de la empresa para garantizar a los diferentes clientes un servicio de buena calidad y así poder llevar una organización correcta en la empresa, que permita visualizar como se está desarrollando la misma, por esta razón es necesario contar con un recurso humano capacitado, que sepa llevar los registros de la empresa de manera clara y consistente.

2. JUSTIFICACIÓN

La práctica empresarial en la coordinación administrativa de la empresa MAGNATESTING S.A, se requiere para poder estandarizar procesos en las inspecciones que se vayan a realizar, también para mejorar nuestros tiempos de operación en las mismas, y así mismo obtener una satisfacción del cliente. Así mismo esto le permitirá tener un mejor manejo del flujo de caja de la compañía, donde se registran todas las transacciones tanto de ingresos como de egresos, determinando las salidas y las entradas de dinero a la organización, adicional se podrán controlar los saldos con los cuales se realizan las proyecciones que permitan en un plazo establecido que la organización realice actividades que le ayuden a percibir ingresos que contribuyan al logro de los objetivos establecidos.

Teniendo esto claro la compañía tendrá información que le permita cumplir con las obligaciones establecidas como los pagos a proveedores, compras de contado, nomina, obligaciones laborales y demás, relacionados con la actividad principal de la misma organización, registrando los saldos y los movimientos de acuerdo a la política de recaudo de cartera, según convenio establecido con cada uno de sus clientes, cuentas por cobrar a socios, deudores varios y demás que tenga la empresa, así mismo controlar las salidas de efectivo, hacia los diferentes proveedores, verificando los saldos tanto en efectivo disponible en caja, saldos en bancos y saldos en mercancías.

3. OBJETIVOS 3.1

OBJETIVO GENERAL

Proponer un sistema operativo que ayude en la reducción de los costos de insumos y de tiempos en la empresa Magnatesting S.A. 3.2

OBJETIVO ESPECÍFICOS

a) Documentar y organizar la recopilación de datos de la empresa. b) Proponer alternativas de las soluciones que beneficien exitosamente a la empresa. c) Identificar el sistema de producción adecuado para la empresa Magnatesting S.A. d) Evaluar el resultado del análisis realizado en la empresa.

4. METODOLOGÍA

La investigación se realizó de manera cualitativa, que es aquella que sirve para interpretar y comprender la realidad social, siendo la metodología que se da a partir de la recolección de información del tema a investigar, es la información que luego va a ser analizada de manera interpretativa y subjetiva. La recolección de datos se puede dar a través de historias de vida, etnografía, estudios de caso, entre otros. Donde su principal objetivo es brindar una descripción completa y detallada del tema de investigación.

Los hallazgos de la investigación cualitativa se validan por las vías del consenso y la interpretación de evidencias, que se dan por medio de la presentación de la información en forma de palabras, donde se ponen en consideración las entrevistas, con imágenes, donde se muestran las experiencias investigativas en los videos o las fotografías.

También se realizó de manera cuantitativa ya que en esta investigación se tiene una recolección de datos y cifras de la empresa y de tipo descriptiva, ya que permitió analizar y evaluar la estructura de costos de los insumos y los tiempos operativos donde se describe parte de la situación de los gastos que genera la empresa.

Este proyecto está enfocado a la organización en general, es decir, le servirá a los accionistas, los acreedores, los altos mandos de la empresa, a los colaboradores ya que se genera una información oportuna, ya que para la empresa es importante que conocer dichos procesos.

4.1 MÉTODOS DE RECOLECCIÓN 4.1.1

Recopilación de datos

Se realizó una recopilación de datos, 2“se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario de datos”. (Delgado, 2013) De todo el funcionamiento del almacén, donde se manejan todos los insumos requeridos para las inspecciones que realiza la empresa, se pueden determinar estrategias de implementación en cada una de las áreas y procesos establecidos por la empresa.

Delgado, L. A. (2013). RECOLECCIÓN DE reports.blogspot.com/2009/05/sesion-de-grupo.html

DATOS.

Recuperado

http://data-collection-and-

5. MARCO DE REFERENCIA 5.1

MARCO TEÓRICO

Se realizó una investigación sobre sistemas productivos específicamente basándonos en el sistema (JUST IN TIME significa 3“Es producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento en que se necesitan, esta técnica se ha considerado como una herramienta de mucha ayuda para todo tipo de empresa, ya que su filosofía está orientada al mejoramiento continuo, a través de la eficiencia en cada uno de los elementos que constituyen el sistema de empresa, como son proveedores, proceso productivo, personal y clientes”. (Bastardo, 2012) Esta investigación presenta el sistema 4Justo a Tiempo mediante su aplicación en diferentes situaciones, demostrando que es uno de los sistemas más eficientes en las empresas actualmente, sin importar el tamaño de estas, ya que este sistema es tan versátil que puede ser aplicable en empresas macro y micro, siendo este uno de los sistemas más usados en las empresas japonesas y que las han hecho empresas más importantes a nivel mundial. “La metodología de la producción justo a tiempo es utilizada en empresas que utilizan el modelo da la calidad total como procedimiento para gestionar y reducir el tiempo en la elaboración de sus productos terminados” 5. (Gómez, 2001) Justo a tiempo busca diseñar nuevos sistemas y estrategias, para poder identificar y determinar las falencias que tiene la empresa, garantizando nuevas ideas que puedan ser implementadas para 3

Bastardo, B. (2012). TECNICAS GERENCIALES. http://tecnicasgerencialessaia.blogspot.com/2012/03/justo-tiempo.html 4 MARTÍNEZ J. (1993). p.p. 488-525, 625. 5 Gómez, G. E. (2001). Gestiopolis. http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/18/pnjat.htm

Recuperado Recuperado

de de

poder evaluar nuevos procesos que beneficien tanto en la parte productiva como en la administrativa, también permite tener un mejor control en los tiempos de inspección y en la utilización de insumos en cada proceso realizado por la empresa Magnatesting S.A. “Así, el objetivo de partida de los sistemas JIT, se traduce en la eliminación del despilfarro es decir, en la búsqueda de problemas y en el análisis de soluciones para la supresión de actividades innecesarias y de esta manera evitar sus consecuencias, como son: 

Sobreproducción, que consiste en la fabricación de más productos de los requeridos



Operaciones innecesarias, es donde se trata de eliminar algunos diseños de productos o procesos



Los desplazamientos tanto de personal como de material



Los inventarios, las averías, los tiempos de espera” 6. (Fernando Marin, 2003)

Es importante tener en cuenta lo mencionado por el autor, ya que es fundamental tener un control muy riguroso en la parte de producción para no incurrir en el desperdicio del material, resaltando la efectividad que se debe tener en la parte operativa y logística para controlar los costos y gastos de cada una de la inspecciones que realiza la empresa Magnatesting S.A.

5.2

LA TEORÍA DE COSTOS

La contabilidad patrimonial tiene dos objetivos fundamentales: informar acerca de la Situación del ente (Balance) y evaluar los cambios que se producen en el capital como resultado de las actividades (Estado de Resultados). Los informes relativos al costo afectan a ambos, ya que el 6

Fernando Marin, J. D. (2003). CALIDAD Y MEDIO http://www.cge.es/portalcge/tecnologia/innovacion/4115sistemajust.aspx.

AMBIENTE.

Recuperado

costo de los productos no vendidos se refleja en el primero y el de los vendidos en el segundo. Por tanto el sistema de contabilidad de costos no es independiente de las cuentas patrimoniales. El sistema de contabilidad de costos se ocupa directamente del control de los inventarios, activos de planta y fondos gastados en actividades funcionales. La contabilidad de costos se ocupa de la clasificación, acumulación, control y asignación de costos. Los costos pueden acumularse por cuentas, trabajos, procesos, productos u otros segmentos del negocio. Los costos sirven, en general, para tres propósitos: 1. Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar el inventario (estado de resultados y balance general). 2. Ofrecer información para el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de control). 3. Proporcionar información a la administración para fundamentar la planeación y la toma de decisiones (análisis y estudios especiales). El sistema formal de la contabilidad de costos generalmente ofrece información de costos e informes para la realización de los dos primeros objetivos. Sin embargo, para los fines de planeación y toma de decisiones de la administración, esta información generalmente debe reclasificarse, reorganizarse y complementarse con otros informes económicos y comerciales pertinentes tomados de fuentes ajenas al sistema normal de contabilidad de costos. Una función importante de la contabilidad de costos es la de asignar costos a los productos fabricados y comparar estos costos con el ingreso resultante de su venta.

La contabilidad de costos sirve para contribuir al control de las operaciones y facilita la toma de decisiones. Las características de la contabilidad de son las siguientes: 

Es analítica, puesto que se planea sobre segmentos de una empresa, y no sobre su total.



Predice el futuro, a la vez que registra los hechos ocurridos.



Los movimientos de las cuentas principales son en unidades.



Sólo registra operaciones internas.



Refleja la unión de una serie de elementos: materia prima, mano de obra directa y cargas fabriles.



Determina el costo de los materiales usados por los distintos sectores, el costo de la mercadería vendida y el de las existencias.



Sus períodos son mensuales y no anuales como los de la contabilidad general.



Su idea implícita es la minimización de los costos. 5.3 5.3.1

MARCO CONCEPTUAL Servicio de inspección: Consiste en examinar y medir las características de calidad de

un producto, así como sus componentes y materiales de que está elaborado, o de un servicio o proceso determinado, todo ello utilizando instrumentos de medición, patrones de comparación o equipos de pruebas y ensayos, para ver si cumple o no los requisitos especificados. Donde se realizan las solicitudes de insumos que se necesitan para realizar la inspección. 5.3.2

Despacho de almacén: Consiste en el alistamiento de todos los insumos necesarios que

se vayan a utilizar para la realización de la inspección, así mismo se hace una verificación de cada uno de los equipos para constatar que funcionen y no vayan a tener complicaciones al momento de

utilizarlos, después de hacer la verificación de los insumos y fichas técnicas de cada equipo se procede a realizar el alistamiento y el empaque. 5.3.3 Envió de insumos: Se procede a realizar la entrega de los insumos y equipos al conductor que los va a transportar en su respectivo carro con toda la seguridad del caso dentro de la planta, para que los entregue en el terminal de transporte y sea despachado hacia el terminal de destino. 5.3.4

Recibido de insumos: Llegan los insumos al terminal de destino se transporta a un

almacén satélite que es donde se almacenan, se verifica la documentación de los equipos y los insumos como tal. Se procede al alistamiento de estos para poder tenerlos disponibles al omento de necesitarlos.

6. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA 6.1

INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

Es una empresa colombiana que se especializa en la prestación de servicios técnicos de inspección

bajo

métodos

ensayos

destructivos

para

industria. Desde el año de 1997, es una empresa líder en inspección de tubería, equipo y maquinaria petrolera, ofreciendo procedimientos basados en un sistema de gestión de calidad, seguridad industrial y medio ambiente, garantizando la operatividad bajo las normas establecidas con el objetivo de garantizar la operatividad y el correcto desempeño de las herramientas de nuestros clientes. Con más 12 años de servicio en la industria, se ha consolidado un excelente equipo de trabajo, donde se cuenta con 5 inspectores de nivel 2, y 6 inspectores nivel 1, tiene una sólida infraestructura física, equipo de última generación y presta servicios a nivel nacional. La empresa MAGNATESTING S.A. se encuentra ubicada en Cota, en el departamento de Cundinamarca. 6.1.1

Objetivos de Magnatesting 

Evitar accidentes de trabajo.



Prevenir enfermedades de origen profesional.



Proteger el entorno ambiental.



Cumplir con los procesos operativos y administrativos establecidos por la compañía para optimizar la ejecución del servicio.



Cumplir con los requisitos del cliente para asegurar su satisfacción.



Mejorar el desempeño de los procesos sistemas de gestión de HSEQ.

 6.1.2

Asegurar la prestación del servicio con un personal idóneo y comprometido.

Misión

Magnatesting S.A. tiene como misión brindar a sus clientes altos niveles de confianza y seguridad, basados en resultados de procesos de inspección mediante ensayos no destructivos aplicando normas y estándares de la industria buscando siempre el mejoramiento continuo de sus procesos. 6.1.3

Visión

Magnatesting S.A. para el año 2015 será reconocida como la empresa ideal para la prestación de servicios de inspección técnica bajo métodos de ensayos no destructivos a herramientas y equipo de la industria petrolera, caracterizándose por su alto nivel de calidad, cumplimiento, logística, respaldo, responsabilidad y compromiso con el medio ambiente. 6.1.4

Política

Magnatesting S.A., ofrece servicios de inspección mediante ensayos no destructivos para herramientas de perforación y producción de petróleo, equipos de carga y transporte, secciones de taladro, equipos de levante, de rotación y tubería. Como parte esencial del desarrollo de sus actividades se tienen en cuenta: 

La satisfacción de las necesidades del cliente.



La integridad física y la salud de todas las personas en el lugar de trabajo.



El cuidado de los recursos materiales y la protección del medio ambiente.

La empresa se compromete a: 1. Suministrar productos y servicios que cumplan con las necesidades y expectativas de sus clientes. 2. Prevenir la contaminación y preservar la propiedad optimizando el uso de los recursos naturales. 3. Promover el desarrollo y la protección integral, tanto física y mental de sus colaboradores, accionistas, proveedores, visitantes y contratistas. 4. Cumplir con todas las disposiciones legales y regulaciones en materia de calidad, seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente que se encuentren vigentes y sean aplicables. 5. Trabajar con responsabilidad social. 6. Disponer la destinación de recursos para el mejoramiento integral y continuo de sus actividades y procesos. 6.1.5

Proveedores

Magnatesting S.A. cuenta con varios proveedores en los cuales se destacan los siguientes: 

Oxigeno de Colombia.



Importaciones industriales.



Tatec.

6.1.6

Clientes

Magnatesting S.A. cuenta con clientes importantes como lo son: 

Tucker.



Pacific rubiales energy.



TP.



Petronova.



Drummond company.



Geopark.



Thxenergy.



PPC.



Petronorte.



Estrella.

6.1.7

Organigrama

Grafica 1. Organigrama. Fuente Magnatesting S.A

6.1.8 Circuito logístico El proceso comienza cuando se recibe la solicitud de los insumos que se requieren, esta información se le transmite al almacenista el cual procede con el alistamiento de lo solicitado, después de culminado este proceso se solicita que sea transportado a el terminal para que del terminal sea despachado a el destino final. Entre el proceso de alistamiento en el almacén y el proceso de transporte es donde más gastos y demoras se están generando y estos inconvenientes son los que se han identificado, a los cuales se les realizaran las reformas para que sean estos procesos más productivos y generen unos costos más bajos para la empresa. 6.1.9 Situación actual de costos A continuación se muestra la estructura de costos actual de la empresa MAGNATESTING S.A. la cual la considera de manera porcentual y se la aplica a cada uno de los servicios que presta.

CUENTA

PORCENTAJE %

INSUMOS

50%

MANO DE OBRA

30%

ADMINISTRACION Y GASTOS 20% GENERALES Tabla 1. Elaboración de los autores Fuente Investigación de campo.

Imagen 1. Balance general. Fuente Libro contable de Magnatesting S.A.

Imagen 2. Estado de resultados. Fuente Libro contable Magnatesting S.A.

Imagen 3. Balance general comparativo. Fuente Libo contable Magnatesting S.A

6.1.10

Estructura proyectada

Imagen 3. Balance general comparativo. Fuente Libo contable Magnatesting S.A

Imagen 4.Estado de Resultados. Fuente Libro contable Magnatesting S.A.

Imagen 5. Estado de resultados comparativo. Fuente Libro contable Magnatesting S.A. 7.

Diagrama de Flujo

En esta práctica empresarial se realizó un diagnóstico riguroso de la empresa, donde se debió realizar un diagrama de flujo, que consiste en “Es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones y áreas de su estructura organizativa” 7 (Actualidad Empresas, 2013)

(Actualidad Empresas, 2013

Ya que la empresa no contaba con uno que le permitiera verificar cuantos procesos tenían para la realización de cada tarea en las diferentes áreas estructuradas de funcionamiento, para poder evaluar los procedimientos actuales y verificar las fallas de cada una.

Grafica 2. Elaboración de los autores. Fuente Investigación de campo.

Como se puede observar en el diagrama de flujo anterior se refleja un orden específico que se debe seguir para poder tener un mejor control y un adecuado manejo a los insumos, minimizando el desperdicio, garantizando así mismo los tiempos para la ejecución de cada tarea requerida. 8.

Infraestructura 8.1

Planta física:

Foto1. Planta física. Tomada por Wigberto Higuera Guana.(2015)

En esta parte es donde se realiza todo el procedimiento de selección de los insumos y verificación de los equipos necesarios para cada inspección que se realiza en la empresa Magnatesting S.A

8.2

Zona de Almacenamiento.

Foto 2 y 3. Bodegas de Almacenamiento. Tomada por Wigberto Higuera Guana.(2015)

Foto 4. Caja anterior de empaque de insumos. Tomada por Wigberto Higuera Guana.(2015)

Foto 5 y 6. Caja actual de empaque de insumos. Tomada por Wigberto Higuera Guana.(2015)

Foto 7. Herramientas de Inspección. Tomada por Wigberto Higuera Guana.(2015)

Foto 8 y 9. Insumos listos para despacho. Tomada por Wigberto Higuera Guana.(2015)

Foto 10. Herramientas enviadas a campo. Tomada por Wigberto Higuera Guana.(2015)

8.3

Sistema de producción.

Para la elaboración del sistema de producción, fue importante tener como base el diagrama de flujo que se estructuro de acuerdo a las necesidades de cada una de las áreas de producción y de almacenamiento, estructurando específicamente los procesos adecuados para el buen control y manejo de los insumos necesarios para cada inspección realizada por la empresa Magnatesting S.A.

Grafica 2. Elaboración de los autores. Fuente Investigación de campo.

8.4

Check list insumos de inspección.

Tabla 2. Elaboración de los autores. Fuente Investigación de campo.

El check list “es una lista de tareas que contiene una serie de pasos a realizar, es una hoja donde viene ya cada una de estas tareas especificada y lo único que hay que hacer es seguir la lista paso

a paso para completar el proceso sin dejar ningún elemento por el camino”. (Guzmàn, 2011). 8 Se realizó para tener un mejor control y organización a la hora de entregar y de recibir los insumos y materiales necesarios requeridos en cada inspección, manteniendo un control tanto interno como externo de todos los materiales requeridos y necesarios para las operaciones reduciendo el desperdicio de materiales de la empresa Magnatesting S.A.

Guzmàn, M. (2011). Checklist exito personal. Recuperado de http://www.exito-personal.com/checklist/

9. REDUCCION DE COSTOS Como se está demostrando en este trabajo la reducción de costos en las operaciones debía realizarse para que la empresa no sufriera mayores costos y gastos, esto se evidencia en la taba 1 y en las imágenes 4 y 5 respectivamente. En esta tabla e imágenes se muestra que rubros fueron los que se están afectando, los cuales son los siguientes: insumos, mano de obra, administración y gastos generales. Estos tres rubros van de la mano con lo que se evidencio en el trabajo; los insumos se ven afectados por la cantidad de material que la misma empresa MAGNATESTING S.A. maneja ya que parte principal de la estructura económica de dicha empresa es el trabajo de inspección y la principal fuente de trabajo a parte de la mano de obra son los insumos los cuales están teniendo un costo muy alto a consecuencia de que se tienen que enviar a diferentes partes del país y esto genera una adición en los costos por movilización y horas extras puesto que deben ser transportadas por diferentes medios ya sea terrestres y/o aéreos según sea el caso, además de esto una persona debe ser la encargada de hacer los respectivos envíos fuera de su horario laboral puesto que dentro de su horario pactado con la empresa desarrolla diferentes funciones que no le permiten hacerlo dentro del mismo. La mano de obra es otro rubro importante que se afecta por la distribución del personal a las diferentes inspecciones, la planta principal está ubicada en municipio de Cota en donde la mayoría del personal se encuentra, por lo tanto deben ser desplazados por parte de la empresa a los sitios donde se solicite este servicio, lo cual hace que los costos y gastos de la operación se incrementen puesto que es necesario dar a cada uno de los inspectores un presupuesto para los gastos de la operación, los cuales deben ser legalizados al momento de la terminación de la

inspección con recibos que evidencien el costo total de la operación en logística, estos gastos no serían tan altos si la empresa contara con una base satélite que se ubique en la ciudad de Yopal ya que la mayoría de operaciones se realizan en la zona del Casanare y esto ayudaría a que se contratara personal de la zona el cual no generaría mayor gasto por que se encontrarían cerca de las casas y solo se llegaría a un convenio de algún tipo de reconocimiento logístico si la empresa así lo decidiera. La administración y los gastos son los que se afectan directamente en el estado de resultados de la empresa ya que dentro de estos se encuentran estipulados los rubros anteriormente descritos esto es lo que demuestra que también se están manejando los costos y gastos de la operación que en este caso están muy elevados, por lo tanto se dedujo que este problema es el más importante en estos momentos, se encontró una solución que fuera viable para que MAGNATESTING S.A. pueda tener una mayor ganancia y un menor costo y gasto de operación. Por tal motivo se decidió atender específicamente esta problemática por que la industria petrolera busca principalmente generar costos y gastos al mínimo y tener unas buenas ganancias que se vean reflejadas al máximo en los informes que se muestren en la reunión con socios e inversionistas los cuales hacen que una empresa a parte de lo fundamental que son los trabajadores salga adelante y aunque haya crisis pueda superarlas y mantenerse viva en el gremio con sus colaboradores por delante. A continuación reflejamos el antes y el después de acuerdo a la información actual de la empresa y a los cambios propuestos en nuestro proyecto. estos diagramas se realizan en general ya que la empresa solicito un procedimiento general y no especificado como tal dado que las falencias que se encontraron se resolvieron realizando el diagrama de flujo y el chec list que se creó de acuerdo a la información brindada por la empresa.

Diagrama Actual

Comparacion Diagrama Actual con el Diagrama Modificado A continuación relacionaremos cuales fueron los motivos que llevaron a que se realizara un diseño modificado de acuerdo a la necesidad planteada por la empresa.



Proceso item 1. Como se puede observar el item 1 del proceso actual se convirtio en el item 1 del proceso modificado, estos cambios se efectuaron por que se vio la necesidad de retirar a un funcionario (Coordinador Administrativo), el cual no influia en las funciones que se realizaban en esta operación, por que en este cargo especificamante se realiza todo lo relacionado con facturacion, cotizaciones y area administrativa en general, el Coordinador Operativo que es el que se queda ejecutando esta funcion se relaciona con mayor aptitud y conocimiento para este proceso, esto tambien conlleva a que se reduzca el tiempo de respuesta a esta necesidad solicitada por el cliente y asi mismo el costo de la operación. PROCESO ACTUAL

PROCESO MODIFICADO

PERSONAL

TIEMPO COSTO PROCESO

PERSONAL

TIEMPO COSTO PROCESO

2 COORDINADORES

1 COORDINADOR

30 MIN $ 6,667

$ 56,250

Según estos datos se muestra que se redujo el personal, el tiempo operativo y el costo total de este primer proceso en comparacion con el modificado, de tal manera obtenemos una diferencia de $49.583 del costo de proceso deacuerdo a las horas realizadas, se obtuvo una mejora tanto en el tiempo, en personal y el costo.



Proceso item 2. Los items 2 y 3 del proceso actual se convirtieron en el item 2 del proceso modificado, los cambios que se realizaron fueron los siguientes : Dejar solo al Coordinador de Operaciones y se retiraron las 3 personas que estaban realizando los procesos propuestos en estos items ya que se vio que solo esta persona podria manejar esta situacion generando un solo gasto y un solo tiempo de desarrollo de proceso, cosa que no pasaba anteriormente por que las personas que se encontraban antes manejaban dos procesos con un mayor tiempo de operación y mayor costo de proceso como lo vemos en estas tablas.

PROCESO ACTUAL PERSONAL

TIEMPO

1 Almacenista 1 Auxiliar 1 Auxiliar

COSTO PROCESO $ 15,834

PROCESO MODIFICADO PERSONAL

TIEMPO COSTO PROCESO

1 COORDINADOR

30 MIN $ 6,667

$ 6,666 $ 6,666

Según estos datos se muestra que se redujo el personal, el tiempo operativo y el costo total de este proceso en comparacion con el modificado, de tal manera obtenemos una diferencia de $22.499 del costo de las horas realzadas, se obtuvo una mejora tanto en el tiempo, en personal y el costo. 

Proceso Item 3. Los items 4 y 5 del proceso actual se convirtieron en el item 3 del proceso modificado, los cambios que se realizaron fueron los siguientes :

Se dejaron de utilizar 2 personas ( 2 auxiliares) para solo realizarlo con 1 persona (Almacenista), el cual gracias a un check list que se realizo con ayuda de un inspector anteriormente verifica que

tipo de i nspeccion y que cantidad de insumos se van a requerir para el desarrollo de este trabajo, esto lleva a que el sea capaz de revisar que hay y que no hay para este tipo de trabajo y asi mismo proceda con la confirmacion y aceptacion de la solicitud enviada. PROCESO ACTUAL PERSONAL

TIEMPO

1 Almacenista 1 Auxiliar

COSTO PROCESO $ 55,419

1 Auxiliar

$ 23,331

PROCESO MODIFICADO PERSONAL

TIEMPO COSTO PROCESO

1 ALMACENISTA

1 H

$ 7,917

TOTAL

$ 7,917

$ 23,331 TOTAL

$ 102,081

Estos datos dan muestra de que la reduccion de personal tiempo y costo es muy significativa llegando a una diferencia de $94.164 del cosoto por hora trabajada, el cual hace que se verifique el proceso actual y se note un proceso modificado acorde al ahorro significativo de la tarea ejecutada en cada proceso. 

Proceso Item 4. Los items 6 y 7 del proceso actual se convirtieron en el item 4 del proceso modificado, los cambios que se realizaron fueron los siguientes :

En este proceso se muestra que se dejaron de utilizar a 2 personas (1 Inspector y 1 Conductor) para solo integrar al Almacenista el cual realiza este proceso sin necesidad de realizar el envio de los insumos, este envio se realiza hasta que se tenga la certeza de que todo lo alistado se encuentre correctamente para dar via libre al desplazamiento de lo requerido por lo consiguiente se muestra a continuacion como se establecieron los tiempos y costos de proceso los cuales muestran el deficid generado por esta operación.

PROCESO ACTUAL PERSONAL

TIEMPO

1 Inspector 1 Conductor

PROCESO MODIFICADO

COSTO PROCESO

PERSONAL

TIEMPO COSTO PROCESO

$ 22,500

1 ALMACENISTA

30 min

$ 3,958

TOTAL

$ 3,958

$ 42,500

TOTAL

$ 65,000

Estos datos dan muestra de que la reduccion de personal tiempo y costo es muy significativa llegando a una diferencia de $61.042 el cual hace que se verifique el proceso actual y se note un proceso modificado acorde al ahorro significativo de la tarea ejecutada en cada proceso.



Proceso Item 5. Los items 8 y 9 del proceso actual se convirtieron en el item 5 del proceso modificado, los cambios que se realizaron fueron los siguientes :

En este item se empieza a realizar el alistamiento de insumos como tal en el proceso modificado por tal motivo no se hace necesario el envio de los insumos por que la persona encargada de alistar que es el Almacenista y un Inspector no encuentra necesaria todavia esta etapa de proceso en la cual se encuentran involucrados un conductor y la persona encargada de los despachos en el terminal los cuales no tendrian nada que ver todadvia en este tipo de proceso el cual nos generan los siguientes costos.

PROCESO ACTUAL PROCESO MODIFICADO PERSONAL

TIEMPO COSTO PROCESO

1 Conductor

2 h

PERSONAL

TIEMPO

COSTO PROCESO

$ 14,167 1 ALMACENISTA

1 Encargado

$ 15,833 2 H

4h despachos terminal

1 INSPECTOR

$ 22,500

$ 8,333 TOTAL TOTAL

$ 38,333

$ 22,500

Estos datos dan muestra de que la reduccion de personal tiempo y costo es muy significativa llegando a una diferencia de $15.833 por hora trabajada, el cual hace que se verifique el proceso actual y se note un proceso modificado acorde al ahorro significativo de la tarea ejecutada en cada proceso. 

Proceso Item 6. Los items 10 y 11 del proceso actual se convirtieron en el item 6 del proceso modificado, los cambios que se realizaron fueron los siguientes :

En este proceso del item 6 se realiza todo lo correspondiente al envio de los insumos obteniendo posteriormente informacion suministrada directamente del personal del terminal que corresponda a horarios de salida y llegada de los buses en los cuales se pueda enviar este tipo de insumos, con esta informcion se manejaria mejor el tiempo de transporte y no se generarian demoras en el mismo, se saltaria el paso de retraso de envio y demora en el almacenaje antes de llegar a la locacion en este proceso solo se utiliza a un conductor y no se utiliza al almacenista para este proceso el cual genera un gasto innecesario.

PROCESO ACTUAL PROCESO MODIFICADO PERSONAL

TIEMPO COSTO PROCESO PERSONAL

1 CONDUCTOR

1 H

TIEMPO

$ 7,803 1 CONDUCTOR

1 ALMACENISTA

1 H

$ 14,167 2 H

$ 7,917

TOTAL

COSTO PROCESO

$ 15,720 TOTAL

$ 14,167

Estos datos dan muestra de que la reduccion de personal tiempo y costo es muy significativa llegando a una diferencia de $1.553 por hora trabajada, el cual hace que se verifique el proceso actual y se note un proceso modificado acorde al ahorro significativo de la tarea ejecutada en cada proceso. 

Proceso Item 7. Los items 12, 13 y 14 del proceso actual se convirtieron en el item 7 del proceso modificado, los cambios que se realizaron fueron los siguientes :

Este proceso muestra el ultimo paso que se genera en la inspeccion, anteriormente se estaban realizando pasos innesesarios para el final de este proceso ya que se estaban utilizando 3 personas (1 Almacenista , 1 Conductor y 1 Inspector ) en esta actividad realmente se solicitan solo 2 personas (1 Conductor y 1 Inspector) los cuales son los que reciben, almacenan, verifican y distribuyen todo lo relacionado al material enviado para realizar la inspeccion, gracias a esto se tiene un mejor control con lo enviado, recibido y con lo que se despacha para dicho trabajo.

PROCESO ACTUAL

PROCESO MODIFICADO

PERSONAL

TIEMPO COSTO PROCESO

PERSONAL

TIEMPO COSTO PROCESO

1 CONDUCTOR

$ 14,167

1 CONDUCTOR

2 H

$ 14,167

1 ALMACENISTA

2 H

$ 15,833

1 INSPECTOR

$ 22,500

1 INSPECTOR

$ 22,500

TOTAL

$ 36,667

TOTAL

$ 52,500

Diagrama Modificado

Imágenes Infraestructura Almacen Anterior Magnatesting S.A.

Fotos. Almacén Anterior. Tomada por Wigberto Higuera Guana.(2015)

Este es el almacén en el que anteriormente se almacenaban todos los insumos y se despachaban para las diferentes inspecciones que se realizan en los puntos solicitados por el cliente, se puede observar que es un espacio reducido en el cual aparte de los insumos de la empresa Magnatesting S.A. también se manejan insumos de la empresa hermana llamada Pemarsa S.A., y estas solicitudes las maneja una sola persona por lo tanto se hace que el trabajo sea más dispendioso y las demoras sean más extensas por tal motivo se le propuso a la empresa acondicionar un área para solo Magnatesting S.A. para que la empresa empiece a manejar su stock de insumos y se tenga un mayor control de lo que se tiene y se requiere.

Imágenes Infraestructura Almacen Modificado y Actual Magnatesting S.A.

Fotos. Almacén Actual. Tomada por Wigberto Higuera Guana.(2015)

Estas imágenes muestra el área que la empresa permitió acondicionar para montar el Almacén de Magnatesting S.A. del cual se tendrá un mejor manejo de insumos y personal, esto ayuda a que la empresa tenga un mejor control y pueda registrar efectivamente la reducción que se genera en gastos y costos en insumos y personal de los cuales se está realizando este trabajo de grado.

10. ANÁLISIS Y RESULTADOS Se evidencio que en el tipo de inspecciones según lo muestra el check list de insumos se puede tener un stock en un almacén satélite el cual sería ubicado en YOPAL (Casanare), debido a que este sitio se considerada que cuenta con una industria clave para la distribución de equipos, maquinaria, insumos, etc. También se evidencio que los tiempos de demora que se tiene para el despacho de los insumos se deben a que en el almacén solo se encuentra una persona despachando insumos para MAGNATESTING y aparte de eso también está despachando insumos y maquinaria para la otra empresa que se llama PEMARSA. Por este motivo se demuestra una demora en el alistamiento y posterior envió ya que no se cuenta con un parque automotor amplio el cual se encuentra disponible a toda hora para poder llevar estos insumos al terminal. 10.1

Conclusiones

A lo largo de este proyecto se trabajó con la empresa Magnatesting S.A. donde se evaluó a la empresa y se identificaron oportunidades de mejora, donde se determinó las falencias de algunos procesos innecesarios, y problemas en los tiempos de ejecución y desperdicios de insumos utilizados por la empresa, para las falencias que arrojo la empresa se realizó un Just In Time en el área de producción que nos ayudó a implementar nuevas estrategias para el beneficio de la empresa. A nivel de insumos se pudo verificar con el diagnostico que se realizó que aún faltan cosas en la parte operativa, la pérdida del material que se estaba dando en cada una de las inspecciones que se realizaba durante el periodo, realizando así un chequeo de entrega y de recibido del material en cada uno de los procesos para garantizar la entrega del material que se necesita para cada

operación, controlando de una manera muy rigurosa el manejo y la utilización del material, para así tener un buen manejo y garantizar la calidad del material. A nivel de tiempos de ejecución que maneja la empresa en cada uno de los procesos de inspección que realiza, se halló que no contaba con una organización y control en la ejecución y en la utilización de los materiales necesarios en cada uno de los procesos requeridos para la inspección, incumpliendo el tiempo establecido con el cliente para la terminación de la operación, en la realización de este proyecto se diseñó un diagrama de procesos evaluando la efectividad, la ejecución, la operación y el control en el área administrativa, la cual arrojó como resultado un mejor control y ejecución en la logística, optimizando los costos necesarios para la inspección y estandarizando los procesos para poder cumplir con el tiempo acordado y garantizar la satisfacción del cliente. Con este proyecto se quiere que la empresa Magnatesting S.A. se base en la implementación de un diseño estratégico basado en el Just In Time buscamos evaluar e implementar estrategias que puedan garantizar la funcionalidad de la empresa como tal, obteniendo los resultados esperados al momento de realizar una inspección, satisfaciendo las necesidades del cliente en el tiempo establecido y teniendo una organización y control en cada uno de los procesos y en los insumos utilizados al momento de ejercer la operación, para que la empresa tenga una funcionalidad en cada proceso realizado.

10.2

Recomendaciones

1. Se sugiere que en Yopal se asigne un almacén satélite el cual va hacer que los costos de envió y logística se reduzcan un poco ya que la mayoría de envíos e inspecciones se realizan por la zona de los departamentos de Casanare, Santander, Meta y Boyacá. 2. Realizar un seguimiento mensual al almacén satélite para verificar que tantos insumos se han gastado, en que condición se encuentran almacenados verificar fechas de vencimiento, y realizar una nueva lista para ver qué cantidad de insumos se requiere enviar nuevamente. 3. Proponer que la empresa ponga en práctica la nueva estructura de costo para

así

controlar de una forma rigurosa los gastos de la empresa.

11.

BIBLIOGRAFÍA

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2. Bastardo, B. (2012). TECNICAS GERENCIALES. Recuperado http://tecnicasgerencialessaia.blogspot.com/2012/03/justo-tiempo.html

3. Delgado, L. A. (2013). RECOLECCIÓN DE DATOS. Recuperado de de http://datacollection-and-reports.blogspot.com/2009/05/sesion-de-grupo.html 4. Fernando Marin, J. D. (2003). CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE. Recuperado http://www.cge.es/portalcge/tecnologia/innovacion/4115sistemajust.aspx 5. Gómez, G. E. (2001). Gestiopolis. Recuperado http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/18/pnjat.htm

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