Planeación de los sistemas de gestión integrada con base en las NORMAS NTC 6001:2008, NTC OHSAS 18001:2007 y SG-SST Sistema de Gestión de la seguridad y Salud en el Trabajo Decreto 1443 de 2014, para la compañía Logros Factoring Colombia SA
Nombres Luis German García Rincón Estudiante del Programa de Ingeniería Industrial Lui_german@hotmail.com Director: Msc. Giovanny Andrés Monguí mongui.andres@uniagraria.edu.co
Modalidad: CURSO DE PROFUNDIZACIÓN Y MONOGRAFÍA
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES. BOGOTÁ D.C. 2.015
TABLA DE CONTENIDO 1.
RESUMEN ....................................................................................................................... 9
2.
METODO GENERAL ................................................................................................... 15 2.1.
Problema a Solucionar ............................................................................................ 15
2.2.
Justificación, ........................................................................................................... 18
2.3.
Objetivos ................................................................................................................. 20
2.3.1.
Objetivo General.............................................................................................. 20
2.3.2.
Objetivos Específicos ...................................................................................... 20
2.4. 3.
Marco de Referencia ............................................................................................... 21
DESARROLLO ............................................................................................................. 25 3.1.
Diagnóstico del Estado Actual de la empresa Logros Factoring Colombia SA ..... 25
3.1.1.
Misión de Logros Factoring Colombia SA...................................................... 25
3.1.2.
Visión de Logros Factoring Colombia SA ...................................................... 26
3.1.3.
Visión Propuesta .............................................................................................. 26
3.1.4.
Valores de Logros Factoring Colombia SA .................................................... 26
3.1.5.
Valores Propuestos .......................................................................................... 27
3.1.6.
Política De Calidad de Logros Factoring Colombia SA.................................. 28
3.1.7.
Análisis de La Política Actual ......................................................................... 28
3.1.8. el trabajo 3.1.9.
Propuesta de Política Integrada de gestión de la calidad, salud y seguridad en 28 Análisis Mapa De Procesos ............................................................................. 31
3.1.10. Mapa De Procesos Propuesto .......................................................................... 32 3.2.
Análisis DOFA........................................................................................................ 33
3.3.
Diagnóstico del estado actual de la organización en el cumplimiento de los
requisitos bajo las normas NTC 6001, NTC OHSAS 18001:2007 y Decreto 1443 de 2014.... 38 3.3.1.
Objetivo del Diagnostico ................................................................................. 38
3.3.2.
Metodología Del diagnostico........................................................................... 38
3.3.3.
Resultado Del Diagnostico .............................................................................. 42
3.3.4.
Análisis Del Diagnostico ................................................................................. 43
3.4.
Criterios de identificación de los riesgos y peligros con base en las normas NTC
OHSAS 18001 y Decreto 1443 de 2014 SG-SST en los procesos Comercial, Crédito y Riesgo 45 3.4.1. 3.5.
Valoración de los riesgos en el proceso comercial .......................................... 48
Plan de Acción Sistema de Gestión Integrado ........................................................ 57
4.
CONCLUSIONES ......................................................................................................... 58
5.
RECOMENDACIONES ................................................................................................ 61
6.
REFERENCIAS ............................................................................................................. 62
7.
ANEXOS ........................................................................................................................ 65
LISTA DE GRﾃ：ICAS
Grﾃ｡fico 1.Resultado Diagnostico Normas NTC 6001:2008, NTC OHSAS 18001 y Decreto 1443 de 2014. ......................................................................................................................................... 41
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.Organigrama de la Compañía Logros Factoring Colombia SA ..................................... 29 Figura 2.Mapa De Procesos de Logros Factoring Colombia SA .................................................. 30 Figura 3Mapa De Procesos propuesto ver (Anexo1) .................................................................... 32 Figura 4.Matriz De Caracterización de Proceso Comercial Ver (anexo 3) .................................. 46
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.Análisis de la Misión ....................................................................................................... 25 Tabla 2.Análisis de la Visión ........................................................................................................ 26 Tabla 3.Matriz DOFA bajo los criterios de las normas NTC 6001:2008, NTC OHSAS 18001 y Decreto 1443 de 2014. .................................................................................................................. 34 Tabla 4.Matriz de Correlación de Normas para el Sistema de gestión Integrada ......................... 39 Tabla 5. Determinación del nivel de deficiencia .......................................................................... 48 Tabla 6.Determinación Nivel de Exposición ................................................................................ 50 Tabla 7.Determinación Nivel de Probabilidad.............................................................................. 50 Tabla 8. Significado de los diferentes niveles de probabilidad .................................................... 51 Tabla 9. Determinación del Nivel de Consecuencias .................................................................. 52 Tabla 10. Determinación del nivel del riesgo ............................................................................... 53 Tabla 11. Significado del nivel del riesgo .................................................................................... 54 Tabla 12. Aceptabilidad del riesgo ............................................................................................... 55
LISTA DE ANEXOS
1. Anexo 1 Mapa de Procesos Propuesto ...............................................................................54 2. Anexo 2 Lista De Chequeo NTC 6001:2008, NTC OHSAS 18001:2007 y Decreto 1443 de 2014 ...............................................................................................................................54 3. Anexo 3 Caracterización De Proceso Comercial ...............................................................54 4. Anexo 4 Matriz Plan Operacional Identificación De Peligros y Riesgos ..........................54 5. Anexo 5 Plan De Acción Sistema De Gestión Integrada ...................................................54 6. Anexo 6 Indicador De Ausentismo Año 2014 de la empresa Logros Factoring Colombia SA…………………………………………………………………………………………………………………………………54
1. RESUMEN En el presente estudio pretende plantear la planificación de un sistema de gestión integrada en seguridad en el trabajo y salud ocupacional con base en las norma NTC 6001:2008, NTC OHSAS 18001:2007 y Decreto 1443 de 2014 para la compañía Logros Factoring Colombia SA la cual cuenta con más de 6 años de trayectoria en el mercado colombiano y 22 años en el extranjero, su razón de ser orientada a prestar servicios financieros a empresarios de los diferentes sectores económicos.
Actualmente la empresa está certificada desde el año 2012 con sistema de gestión de calidad para las pymes en la norma NTC 6001 versión 2008, acorde su tamaño, sin embargo la organización no cuenta con sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional, además de esto, al interior de la compañía no se evidencian programas de seguridad y salud en el trabajo que puedan ser medibles solo conservan algunos índices de ausencia adoptados por asesoría de la ARL por los miembro del programa ocupacional COPASSO, pese que la compañía no presenta sanciones o multas que comprometan la salud de los trabajadores o las condiciones de trabajo, se conserva los registros de incapacidad, accidentes laborales e indicadores de ausentismo del año 2014.
Por lo tanto para dar cumplimiento al decreto 1443 que entro en vigencia el 31 de julio de 2014 en donde se dispone como obligatorio la implementación de sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, es impajaritable presentar una propuesta integrada de estos
sistemas, que permita beneficiar a la compañía en la reducción de costos por ausentismo, eficiencia en el proceso comercial y cumplir con los requisitos legales aplicables para la organización y para sus clientes en operaciones de factoring.
Por tal razón el problema a solucionar que se deriva de esta situación ¿Cómo gestionar de forma integrada los programas de calidad, salud ocupacional y seguridad industrial en el trabajo del proceso comercial para la empresa LOGROS FACTORING COLOMBIA SA en marcados en las normas NTC 6001:2008, NTC OHSAS 18001:2007 y Decreto 1443 de 2014?.
Con base en el principal objetivo de esta monografía se establecen tres objetivos específicos, la planificación propuesta comienza en el diagnóstico inicial de la organización, se establece la correlación de las normas a integrar, una vez identificados los requisitos que no cumple se realiza un análisis DOFA para definir las estrategias requeridas, posteriormente se realizó la caracterización del proceso comercial describiendo las actividades y su interacción, se identifican los peligros y riesgos de la salud y seguridad en el trabajo, para determinar cómo controlarlos y mejorar su desempeño y finalmente el plan de acción en donde se determinan todas las actividades que debe desarrollar la organización para implementar un sistema de gestión integrada .
Como resultados relevantes se obtiene que en el procesos comercial de la compañía Logros Factoring Colombia SA, cumple con algunos requisitos de las normas NTC OHSAS 18001:2007 y Decreto 1443 de 2014, lo que ha permitido operar funcionalmente, pero si la empresa decide
implementar el sistema integrado de gestión, le permitirá no solo cumplir los requisitos legales si no como consecuencia, reducir
costos, optimizar los recursos y simplificación de los
requerimientos del sistema, integrando los sistemas de gestión de calidad y seguridad ocupacional.
PALABRAS CLAVES Gestión Integrada, Factoring, Mypime, Planificación, Seguridad y Salud en el trabajo.
ABSTRACT
The following study pretends to raise the planning of an integrated management system in security and occupational health at work based on the norms NTC 6001:2008, NTC OHSAS 18001:2007 and Decree 1443 of 2014 for LOGROS FACTORING COLOMBIA SA company which has more than 6 years of experience in the Colombian market and 22 years of experience in the International market. The reason for being of this company is to provide finance services to entrepreneurs of different economic fields.
At the moment, the company is certified since 2012 with a quality management system for pymes in the norm NTC 6001 2008 version, appropriate to its size. However, the organization doesn´t count with security and occupational health programs at work that can be measurable, they only preserve some absence indicators adopted by the counsel of ARL and their members of the occupational program COPASSO. Despite the company has no sanctions or penalties that compromise the health of their workers or work conditions, some records of incapacity, labor accidents and absenteeism indicators exist for 2014.
Therefore, to comply the decree 1443, that is valid since the 31 of July of 2014 in which is order as mandatory the implementation of a management system of security and health at work, its necessary to present an integrated proposal of these systems that enable benefit for the company at the cost reduction for absenteeism, commercial process efficiency and by the
execution of the legal requirements suitable for the organization and for their clients in factoring operations.
For this reason, the problem here as a consequece from this situation is, how to manage in an integrated way the HSEQ programs in the commercial processes at work for the company LOGROS FACTORING COLOMBIA SA framed by the norms NTC 6001:2008, NTC OHSAS 18001:2007 and the decree 1443 of 2014?
Based in the main objective of this study, three objectives are set. The proposed planning started with the organization initial diagnose and then the correlation of the norms to incorporate are stablished. Once the requirements that don´t meet the norms are identified and a DOFA analysis is done to define the require strategies, is when a characterization of the commercial process is accomplished describing the activities and its interactions. Following, the hazards and risks for health and work are identified to determine how to control them and to improve its performance, and finally is stablished the action plan in which are determined all the activities that the organization must develop to apply an integrated management system.
As relevant outcomes of this study are: in the commercial processes of the company LOGROS FACTORING COLOMBIA SA., some of the requirements of the norms NTC OHSAS 18001:2007 and decree 1443 of 2014 are accomplished, which let the company functionally operate, but if the company decide to implement the integrated management system,
it would allow not only to meet the legal requirements but also reduce costs, optimize resources and simplify de system requirements, integrating the HSEQ systems.
KEY WORDS:
Integrated management, Factoring, My pyme, Planning, Security and Health at Work.
2. METODO GENERAL
2.1. Problema a Solucionar En Colombia las operaciones de Factoring inician a través de la ley 1231 del 17 de julio de 2008, por la cual se unifica la factura como un título valor como un mecanismo de financiación para el micro, pequeño y mediano empresario, de ahí parte la razón de ser de la organización chilena LOGROS FACTORING, para iniciar operaciones en Colombia desde el año 2009.
Sin embargo en el país solo se encuentran registradas 98 empresas de factoring, (Ámsterdam, 2013). Este crecimiento en la oferta enfoca a la organización en centrar sus esfuerzos en la competitividad a través de la planeación estratégica, la compañía LOGROS FACTORING COLOMBIA SA está certificada bajo la norma NTC 6001:2008 acorde al tamaño de la organización.
Para que la organización alcance y mejore su competitividad en la gestión de sus operaciones es necesario comprender todos los posibles riesgos a que está expuesta y que al no ejecutar controles apropiados puede estar inmersa en costos operacionales al no mantener estándares en seguridad industrial y en la realización de las actividades que permitan identificar y evaluar los riesgos inherentes de la organización y diseñar estrategias para la mitigación de ocurrencia de los riesgos.
Al igual la empresa Logros Factoring Colombia SA debe dar cumplimiento al decreto 1443 de 2014 ya que en su artículo Capitulo 1 Articulo 1 tiene por objeto definir las directrices de obligatorio cumplimiento para implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SGSST, que deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo la modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, las empresas de servicios temporales y tener cobertura sobre los trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados, los trabajadores en misión y en el Capítulo 8 artículo 37 ya que este establece los plazos para la transición del programa de salud ocupacional por el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo deberán dar inicio a las acciones necesarias para ajustarse a lo establecido, según el parágrafo 1 del Artículo 37, la empresa establece el promedio de trabajadores al año anterior de publicación del decreto corresponderían a 10 trabajadores, de acuerdo al artículo 37 del punto b), que indica que para las organizaciones de 10 a 200 trabajadores, tienen un año anterior a la fecha de emisión del decreto
(MINISTERIO DE
TRABAJO, 2014), por tanto se infiere que a más tardar el día 31 de julio de 2016 la empresa debe tener implementado el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. De acuerdo al indicador de ausencias del área de recursos humanos de la empresa Logros Factoring Colombia SA, para el año 2014 corresponde al 10% de ausencias consolidadas para el total de 10 trabajadores como indica el (anexo No 6).
Por lo tanto existe un vacío que tiene la empresa al no contar con sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional, y no contemplar a tiempo la planificación implica para la empresa deducir los costos representados por ausentismo de sus colaboradores ya sea causadas por enfermedad, lesiones, e invalidez, y que eventualmente puede generar como resultado impactos económicos negativos en la compañía disminuyendo su desempeño.
Dado a que en los últimos 16 años el crecimiento de los riesgos profesionales ha sido del 8%, en el año 2010 se registró un crecimiento real del 5% alcanzando una cifra de 1,4 billones de primas emitidas, creciendo siempre por encima del producto interno bruto del País. (Fasecolda, 2010). Estas cifras indican todos los costos que representan para las organizaciones en el país al no contar con un sistema de gestión basado en la seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo a la ley 1443 de 2014, por tanto se plantea desde el riesgo para la organización integrarlo con la norma NTC 6001:2008, NTC OHSAS 18001 y estudiar la compatibilidad asociada en el proceso comercial de la organización.
2.2. Justificación,
Como organización del ámbito global LOGROS FACTORING COLOMBIA SA, se enfoca en consolidar su liderazgo en el sector real a nivel internacional con una experiencia de 21 años en el mercado chileno, busca en Colombia consolidarse como un aliado estratégico para la sostenibilidad de las pymes a través de operaciones de factoring.
En el presente estudio plantea proponer la integración de los sistemas de gestión de calidad con base en la norma NTC 6001:2008 y OHSAS 18001 Cumpliendo la normatividad legal vigente enmarcada en el Decreto 1443 de 2014,
En Colombia solo el 20.8 % de las empresas cuentan con alguna Certificación (BANCO MUNDIAL, 2010). Se puede inferir entonces que al establecer una metodología que permita integrar los sistemas de gestión con un enfoque en seguridad y salud en el trabajo le permitirá a la organización obtener controles, y suplir el seguimiento dado al número de variables que causan el ausentismo entorno a los empleados, la formulación de sistemas de prevención beneficiara a la organización reduciendo los costos generados por el ausentismo de sus colaboradores y mejorar su efiencia.
Dado que en Colombia el 96% de las empresas son mipymes, (Cantillo, 2011), la compañía Logros Factoring Colombia SA pertenece a esta clasificación, con respecto al indicador del
banco mundial que solo el 20.8% de las empresas cuentan con alguna certificación en sistemas de gestión por tanto se deduce la falta de competencia de las mipymes en el país, al igual se ve reflejado como oportunidad para la organización la implementación en un futuro de estos sistemas de gestión integrada que le permitirá participar en el desarrollo los Sistemas de gestión y poder ampliar su campo de acción, en cuanto al desarrollo eficiente del negocio y la relación costo beneficio que buscan sus accionistas o propietarios, al ser más competitivos por esta razón se requiere la planificación de un sistema integrado de gestión el cual garantizara el compromiso de la empresa cumpliendo con los requisitos legales y otras partes interesadas.
2.3. Objetivos 2.3.1. Objetivo General Realizar la planeación del sistema de gestión integrada en el proceso comercial, con base en las normas NTC 6001:2008, NTC OHSAS 18001:2007 Y SGSST en la empresa LOGROS FACTORING COLOMBIA
2.3.2. Objetivos Específicos • Realizar el diagnóstico de la situación actual de la empresa LOGROS FACTORING COLOMBIA SA bajo las normas NTC 6001:2008 y NTC OHSAS 18001:2007 enmarcada en el decreto 1443 de 2014 para el proceso comercial. • Definir los criterios para los sistema de gestión identificando los riesgos y peligros con base en las normas NTC 6001:2008, OHSAS 18001:2007 y Decreto 1443 de 2014 SG-SST en el proceso comercial • Establecer el plan de acción para el Sistema de Gestión Integrada
2.4. Marco de Referencia La competencia en el entorno empresarial es parte de la naturaleza de cada organización en el desarrollo de sus actividades, las compañías emplean herramientas que tienen por objeto concebir, planear, coordinar, ejecutar y realizar controles, lo anterior se traduce en una palabra llamada Gestión, la gestión en principio definida como acción de llevar a cabo o como acción y efecto de administrar (ESPAÑOLA, REAL ACADEMIA, 2012). Se entiende por gestión al conjunto de acciones que permiten interrelacionar cada uno de los elementos con el fin de dirigir las organizaciones.
Para poder entender cuál es el propósito del sistema integrado de gestión, se debe tener claro los conceptos de sistema, y sistema de gestión Por lo cual se entiende por sistema a la interrelación mutua que se establece entre los elementos que componen un todo y sistema de gestión al conjunto de actividades que interrelacionadas
a través de acciones específicas,
permiten definir e implementar los lineamientos generales como las políticas y los objetivos (ICONTEC, 2005) de acuerdo a lo anterior se puede definir el sistema de gestión como al conjunto de procesos que interactúan para alcanzar objetivos de la organización, partiendo de este concepto se puede hablar de integración para incluir los diferentes sistemas de gestión tales como calidad, del medio ambiente y de salud y seguridad ocupacional “Sistemas De Gestión de la Calidad-fundamentos y vocabulario” (ICONTEC, 2006).
Se puede definir el Sistema de Gestión Integrada como “el conjunto de la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los
procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política de la empresa” (Santos, 2004).
Dado el concepto de Sistema De Gestión Integrada , se entiende como sistema integrado de Gestión (SIG) a la herramienta que permite unificar los Sistemas de Gestión de la Calidad, Medio Ambiente y Seguridad Ocupacional de una empresa, en la que anteriormente se trabajaban en forma independiente, con el fin de reducir costos y maximizar resultados. La integración de los sistemas de gestión permite simplificar e integrar las especificaciones que tienen en común que para este estudio se tomaron como referencia las Normas NTC 6001:2008, NTC OHSAS 18001:2007 y Decreto 1443 de 2014, las cuales beneficiaran a la organización en cuanto a competitividad como punto de partida, además de la innovación, eficiencia al establecer políticas, objetivos, programas, capacitación, control, monitoreo y revisión desde los aspectos de calidad de productos y servicios, aspectos de seguridad ocupacional y en el trabajo.
Según (CONCEPCION BAEZ, 2007) la planeación estratégica “es el proceso gerencial de desarrollar y mantener una dirección estratégica que pueda alinear las metas y recursos de una organización con sus oportunidades cambiantes del mercado” por tanto se entiende por planificación estratégica todo un sistema que se compone por un grupo de elementos, cada uno de los cuales tiene una función que cumplir y un concepto asociado, para abordar un sistema de gestión integrado se debe comenzar por la planificación siendo este el primer paso de la interacción que permite cumplir con los propósitos basados en el ciclo PHVA.
La Planificación Estratégica, es una herramienta de gestión que permite apoyar la toma de decisiones de las organizaciones en torno al que hacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr la mayor eficiencia, eficacia, calidad en los bienes y servicios que se proveen. (Armijo, 2009) De acuerdo a lo anterior en relación a la propuesta de estudio de la empresa LOGROS FACTORING COLOMBIA SA, se puede interpretar como el proceso a través del cual se declara la visión, la misión y los valores de una empresa, se analiza su situación externa e interna, se establecen sus objetivos a largo plazo luego se formula las estrategias que pretenden alcanzar dichos objetivos.
Según la Norma NTC 6001 versión 2008 Modelo de Gestión para las micro y pequeñas empresas, la cual establece los requisitos fundamentales para implementar un sistema de gestión en microempresas y pequeñas empresas de cualquier sector económico, tanto de bienes como de servicios (ICONTEC, 2008).
De acuerdo al enfoque por procesos esta les permite a organizaciones de estos tamaños demostrar la capacidad de cumplir con los requisitos legales y otros aplicables a través del mejoramiento continuo también fortalecer su competitividad teniendo en cuenta el nivel de satisfacción de sus clientes.
La Norma 18001 versión 2007 “Occupational Health And Safety Management Systems Requirements” que significa “Sistema de Gestión en Seguridad y salud Ocupacional Requisitos”,
la cual establece los requisitos que permiten la identificación y control de los riesgos en seguridad y salud en el trabajo ligados a las actividades de la organización (ICONTEC, 2007) .
Decreto 1443 de 2014 El presente decreto tiene por objeto definir las directrices de obligatorio cumplimiento para implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), que deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, las empresas de servicios temporales y tener cobertura sobre los trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión (TRABAJO, 2014).
Antes de esta normatividad legal existía otra por la cual se reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país (SALUD, 1989) se centraba en programas de salud ocupacional enfocados en la planeación, organización, ejecución y evaluación de actividades preventivas e higiene y seguridad industrial no fue suficiente en la prevención de la ocurrencia de accidentes laborales y prevención de enfermedad laboral, lo anterior se da porque solo existían programas de papel no se desarrollaba la gestión, como consecuencia surge la necesidad de implementar un sistema que permitiera una adecuada ejecución de las actividades planificadas, que contribuyan al desarrollo de las organizaciones a través de la mejora continua.
3. DESARROLLO
3.1. Diagnóstico del Estado Actual de la empresa Logros Factoring Colombia SA
Considerando el plan estratégico y operativo para el diagnóstico y la identificación de peligros de la organización para el desarrollo de este objetivo es necesario conocer el marco estratégico de la organización partiendo de los componentes que hace parte como la misión, visión, valores y políticas de la compañía con el fin de proponerlos con enfoque al sistema de gestión integrada.
3.1.1. Misión de Logros Factoring Colombia SA Organización orientada a la prestación de servicios de factoring como una alternativa de financiamiento. Tabla 1.Análisis de la Misión MISION Compra de Cartera, factoring nacional e ¿Cuál es nuestro Negocio? internacional y confirming Brindar alternativas de financiamiento a ¿A que nos dedicamos? través de sus cuentas por cobrar Nuestros clientes y la satisfacción de sus ¿Cuál es nuestra razón de ser? necesidades Los empresarios, las pymes y grandes ¿Quiénes son nuestro mercado objetivo? empresas Experiencia de 22 años con los productos ¿Cuál es nuestra ventaja competitiva? y estar operando en 4 países Los tiempos de respuesta y calidad de la ¿Qué nos diferencia de nuestros información competidores?
3.1.2. Visión de Logros Factoring Colombia SA Ser el aliado estratégico para la sostenibilidad de las diferentes empresas a través de operaciones de factoring. Tabla 2.Análisis de la Visión
¿Qué quiero lograr? ¿Dónde quiero estar en el futuro?
¿A quién deseamos servir?
VISIÓN Ser reconocido en el mercado Colombiano Ser un Aliado estratégico Global para las organizaciones a través de su presencia en 4 países lograr la integración de nuevos Negocios A empresarios, Pequeñas y grandes empresas
3.1.3. Visión Propuesta En el 2018 Logros Factoring Colombia SA será el aliado global estratégico de la mipymes líder en innovación y rentabilidad a través de la integración de negocios en operaciones de factoring cumpliendo con la promesa de servicio para las diferentes empresas en América.
3.1.4. Valores de Logros Factoring Colombia SA
Logros Factoring Colombia S.A cuenta con un excelente equipo de profesionales, con la capacidad de diseñar, implementar y dirigir planes de solución a las necesidades de capital de trabajo, de manera eficaz y oportuna para nuestros clientes facilitando el cumplimiento de sus necesidades. Orientación al cliente: Entender y atender las necesidades y expectativas de nuestros clientes de manera amable, eficaz y oportuna. Integridad: Trasmitir a nuestros clientes seguridad, respaldo, confianza y honestidad en el desarrollo de nuestras operaciones. Confidencialidad: Manejar las relaciones con nuestros clientes y personal de la compañía con óptimos niveles de seguridad y confidencialidad.
Innovación: Ser una compañía dispuesta para adecuarse a las necesidades del cliente y a los cambios en el mercado. Celeridad: Actuar con prontitud y flexibilidad para lograr nuestros objetivos. Liderazgo: Ser reconocidos como una de las mejores compañías de factoring en Colombia.
3.1.5. Valores Propuestos
Transparencia: Las operaciones que realiza Logros Factoring Colombia SA. son el resultado del cumplimiento de las políticas y lineamientos generales definidos por la Junta Directiva, con base en los análisis efectuados por los comités y diferentes áreas de Logros, las cuales responden a los criterios de prudencia, objetividad y rentabilidad en procura de lograr los mejores beneficios para sus clientes y la organización.
Disciplina: La disciplina para Logros es el arte de cumplir de manera puntual y ordenada los compromisos que adquirimos. La disciplina está presente en todas las actividades que desarrollamos, facilita el logro y el mejor desempeño de nuestro trabajo, nos hace confiables ante nuestros clientes y es indispensable para alcanzar la excelencia.
Profesionalidad: Se entiende como tal la actuación idónea de los funcionarios vinculados al desarrollo de las actividades de Alianza Fiduciaria con fundamento en conocimiento e información seria, completa y objetiva. En tal sentido, éstos enfatizarán el desarrollo de su capacidad profesional y la adquisición de las habilidades y destrezas orientadas a la acción ética, idónea y eficiente pensando en el beneficio institucional.
3.1.6. Política De Calidad de Logros Factoring Colombia SA LOGROS FACTORING COLOMBIA S.A manifiesta un firme compromiso con nuestros clientes, realizando operaciones de factoring que generen valor, con personal competente y trabajando en estrategias de mejoramiento continúo.
3.1.7. Análisis de La Política Actual Debido a que la compañía solo cuenta con una política de calidad se busca proponer el desarrollo de una política integrada por lo cual se presentó una propuesta de mejora de la misión y visión de la compañía, proporcionando un enfoque más claro y cercano a su entorno comercial y definiendo un segmento del mercado, destacando los valores agregados que pueda brindar la organización a todas las partes interesadas. 3.1.8. Propuesta de Política Integrada de gestión de la calidad, salud y seguridad en el trabajo Logros Factoring Colombia SA consciente de la importancia que tiene la satisfacción de nuestros clientes quienes son la razón de ser como organización se compromete firmemente a cumplir con los requisitos legales aplicables derivados de nuestras operaciones de factoring, en cuanto a requisitos de seguridad y salud en el trabajo, así como los requeridos por los clientes en nuestro servicio con personal competente y trabajando en estrategias de mejora continua.
Según lo establecido por las directrices de la organización la estructura actual de Logros Factoring Colombia SA, es de orden jerárquico donde cada cargo gerencial representa un área y esta equivale a un proceso, también se evidencia que contrata servicios por tercerización como Outsourcing Jurídico, de sistemas, calidad y revisoría fiscal.
Figura 1.Organigrama de la Compañía Logros Factoring Colombia SA
Asamblea De Accionistas
Junta Directiva
Revisoria Fiscal
Comite ejecutivo
Outsourcing Jurídica Asesor de Calidad Gerente De Desarrollo De Negocios
Gerente De Credito y Riesgo
Asistente Desarrollo De Negocios
Asistente Crédito y Riesgo
Gerente General
Outsourcing De Sistemas Gerente De Cuentas Corporativas
Gerente De Cuentas
Gerente Administrativa
Auxiliar Servicios Generales
Gerente Contable
Asistente Contable
Asistente Comercial
Fuente: Proceso Direccionamiento Estratégico de La Compañía Logros Factoring Colombia.
El organigrama está identificando los procesos por los cuales está definida la empresa y la interacción entre ellos para el mapa de procesos se estructuraron las áreas existentes a un enfoque por procesos que se había planteado bajo el cumplimiento de la norma NTC 6001:2008, de acuerdo a la Figura No 2, está definido con base una estructura en función de los procesos agrupando las actividades que las áreas deben desarrollar.
Figura 2.Mapa De Procesos de Logros Factoring Colombia SA
Fuente: Logros Factoring Colombia SA
3.1.9. Análisis Mapa De Procesos Si bien muchas compañías contratan servicios para que se encarguen de determinados procesos, y justifican las contrataciones debido a que no cuentan con la infraestructura para complementar algún determinado proceso para este estudio se conoce que la empresa Logros Factoring Colombia SA, realiza este tipo de contrataciones la cual se evidencia en su organigrama, de acuerdo a la Figura 1.
En el análisis de la misión se determina como producto la compra de cartera o factoring que consiste en que las personas jurídicas o naturales venden un bien o un servicio a un tercero pero que le concedió un plazo para su pago, vende su acreencia representada en la Factura (Título Valor) a una entidad dedicada a la compra de cartera representada en facturas (ACTUALICESE, 2009). Por tanto consiste en que la compañía acreedora de esas facturas genera el cobro o solicitud del pago al tercero si este no cancela la obligación, el cobro se realiza directamente al emisor de la factura, de quien finalmente se benefició del anticipo de recursos, y quien responde legalmente por la deuda por tanto si surge incumplimiento la compañía actuaria legalmente contratando a una outsourcing para llevar a cabo el litigio esto se denota en la figura 1.Organigrama de Logros Factoring Colombia SA, como proceso externo de la compañía, se sugiere integrarlo como desarrollo de la empresa debido a que este es un proceso álgido para la compañía, ya que es un momento crítico y culmina como parte final del proceso comercial del cual se toma para la caracterización del riesgo en los próximos capítulos de este trabajo, es necesario incluirla para que el tiempo de respuesta sea efectivo a la hora de iniciar proceso jurídico en contra de un cliente y con el fin de prever este riesgo por insolvencia económica.
3.1.10. Mapa De Procesos Propuesto Figura 3Mapa De Procesos propuesto ver (Anexo1)
Fuente: El Autor ver Anexo 1 En el anterior mapa de procesos de acuerdo a la figura No2, se evidencia que el proceso jurídico está clasificado en los procesos de apoyo por lo cual se propone como diferencia reclasificarlo como un proceso misional debido a que la actividad económica de la organización es relevante y critica en el cobro de cartera, dicha actividad está directamente relacionadas con su función, por tanto no es adecuado clasificarlos como procesos de apoyo ya que se entiende como al conjunto de los procesos que no estén directamente relacionados con la generación de los productos o servicios propios de la función y la misión de la compañía. Sin embargo se reclasifica en la Figura No 3 el proceso jurídico como un proceso misional debido a que es un proceso relevante que está directamente relacionados con la generación de los
productos o servicios propios de la función y misión institucional y la obtención de los resultados, productos o servicios necesarios a sus grupos de interés y que al actuar de manera interdependiente, determinan la forma más económica eficiente y eficaz para lograrlo.
3.2. Análisis DOFA El primer paso para el diseño e implementación de un sistema de gestión es realizar un diagnóstico inicial a la empresa, en el cual se logre identificar el estado de cumplimiento de cada uno de los requisitos que se establecen en la norma, para de esta manera plantear que acciones se deben realizar para cumplir con cada uno de los numerales mandatarios de la norma. La siguiente matriz ha sido elaborada con el fin de revisar e identificar
la relación
conforme a los requisitos para las tres normas, una vez se identifique su compatibilidad permitirá definir e integrar los requisitos como
datos de entrada para la siguiente herramienta de
diagnóstico, por tanto se trazaron las fortalezas, oportunidades, como también sus amenazas y debilidades de la organización con base en las normas NTC 6001:2008; NTC OHSAS 18001:2007y el decreto 1443 de 2014, en el desarrollo del análisis DOFA se establecen y proponen para la compañía actual algunas estrategias concernientes a la misma.
Tabla 3.Matriz DOFA bajo los criterios de las normas NTC 6001:2008, NTC OHSAS 18001 y Decreto 1443 de 2014. DEBILIDADES
FORTALEZAS Acompañamiento de Posventa a los clientes
Fondeo Bancario Costoso Personal Profesional y técnico calificado Reconocimiento por trayectoria Alta Presencia de Competidores y con el mismo producto.
experiencia
en
el
mercado
extranjero por un tiempo de 22 años y en Colombia llevan 6 años.
No cuenta con proceso Jurídico Interno el cual permita actuar con
Relaciones
con
principales
agilidad frente a incumplimiento de los clientes y aliados estratégicos en clientes lo que implica el riesgo varios sectores de la economía como financiero ANALISIS DOFA LOGROS FACTORING COLOMBIA SA
Sector Petrolero, sector energético,
No hay procesos, programas de Grandes superficies, financiero entre desarrollo humano y una estructura otros organizacional definida Una
de
las
pocas
Reprocesos en vinculación del organizaciones de ese producto que cliente debido a la falta de verificación, tiene implementado Sistemas de previa a presentar el negocio Gestión de Calidad Falta plan estratégico para la
Hay
compromiso
de
operatividad en los proceso jurídico ya organización y sus colaboradores
la
que lo contratan por medio de un
Implementación de sistema de
tercero y es un proceso crítico para la Gestión de Calidad organización
Cuentan
con
excelente
infraestructura OPORTUNIDADES
ESTRATEGIAS D.O
ESTRATEGIAS F.O Lograr
mediante
el
acompañamiento durante y después Crecimiento
de
la
Búsqueda
en
estrategias
de de la prestación del servicio una
demanda en fuentes de negociación a la hora de solicitar retroalimentación sobre las normas financiación y liquidez para fuentes de financieras para capital de empleadas para el producto final y su flujo de caja
trabajo
como
nuevos
consecución
resultados
de
nuevos
en
la
clientes
referidos por los ya vinculados El equipo de trabajo de la Mayor
participación organización debe aprovechar su
en el mercado ofreciendo Realizar
la
matriz
de experiencia y profesionalismo para
factoring como alternativa identificación de peligros y valoración transmitir
a
los
clientes
del
de liquidez financiera para de riesgos que implican para el cumplimiento de la normatividad las pymes destacando la producto y/o servicios final para las legal referente a los productos y implementación de sistemas partes interesadas
servicios que implementa como
de gestión incluyendo la sistema de gestión de la seguridad y participación de los clientes salud en el trabajo Buscar
profesionales
con
Retroalimentar a las partes
Obligatoriedad en más habilidades de liderazgo al interior de interesadas como colaboradores y leyes
que
implique
a la organización para capacitarlos y que clientes
sobre
cualquier
grandes organizaciones con los conocimientos puedan facilitar actualización
de
las
nuevas
el desarrollo de las políticas del sistema regulaciones sobre el producto y / o integrado de gestión con base en la servicios que se esté prestando con normatividad
legal
de
la
salud, el fin de fortalecer a nuevos sectores
seguridad en el trabajo
del mercado dando a conocer la integralidad de los servicios
Emplear
mecanismos
de Fructificar el compromiso de
comunicación asertiva al interior de la Nuevas
líneas
de
las
partes
interesadas
para
la
líneas
de
organización con el fin de sensibilizar a negocios al beneficiarse de
creación los
colaboradores
por
medio
de
nuevas
de
los sistemas integrados de
negocios como beneficio de la capacitaciones en el sistema de gestión
gestión
implementación de los sistemas de de la salud y seguridad en el trabajo a gestión. través de Colmena Apoyarse en la infraestructura
Permitir el desarrollo de
nuevos
sistemas
gestión
que
integren
sistema
de
posee
actualmente
gestión
Tomar las bases que se tienen de y recursos de la organización con el
de la política SYSO y la política de compromiso de sus colaboradores al calidad con el fin de establecer una con
el
objeto
del
desarrollo
que política integral que ayude a la empresarial a través del sistemas la generación
compañía en NTC 6001
de
un
desarrollo integrados de la calidad, seguridad y
empresarial sostenible
salud en el trabajo y permita a la compañía ser más competitiva
AMENAZAS
ESTRATEGIAS D.A
Falta de Competencias
Diseñar
metodologías
ESTRATEGIAS F.A de Establecer planes y programas
y Formación en liderazgo Formación
y
competencias
de de capacitación con todos los temas
para comunicar al interior comunicación a los representantes de de sistemas de gestión de la salud y de
la
organización
los los sistemas con enfoque planeación seguridad en el trabajo
conocimientos
adquiridos estratégica para prevención de todo tipo
en
capacitaciones
de de riesgo mediante gestión integral en
prevención de riesgos
calidad, salud, seguridad en el trabajo y financiero Mantener
y
Documentar
procesos y llevarlos a un sistema integrado Incremento
requerimientos
de Implementar
empresas
una
gestión
que del
incluya cliente
y
por bienestar de los trabajadores
con procesos el cual permita lograr futuras
certificaciones
en
Fortalecer
estándares
la
organización
obteniendo la certificación con el fin de mantener el reconocimiento de sus aliados estratégicos al manejar sistemas integrados de gestión
Requerimientos
de
sistemas de gestión para certificaciones participar
en
salud
y
Mantener
la
infraestructura
como seguridad en el trabajo
proveedores
frente
a
públicas
o
para evitar cualquier problema de orden legal y cumplir con los
compañías
requisitos de ley privadas
que
exigen
proveedores certificados Sanciones legales que provoquen el cierre del establecimiento
por
Identificar, y realizar seguimiento
Aprovechar la experiencia de la
no a cumplimiento de requisitos legales organización y del compromiso de
cumplir con los requisitos aplicables a salud y seguridad en el sus miembros para sensibilizarlos en el Decreto 1443 de 2014 trabajo de implementar un sistema
acerca de los requisitos legales.
de gestión de la salud y seguridad en el trabajo
Fuente: El autor
3.3. Diagnóstico del estado actual de la organización en el cumplimiento de los requisitos bajo las normas NTC 6001, NTC OHSAS 18001:2007 y Decreto 1443 de 2014. 3.3.1. Objetivo del Diagnostico Evaluar el estado de cumplimiento de cada uno de los requisitos establecidos en la NTC 6001:2008; NTC
OHSAS 18001:2007 Y decreto 1443 de 2014.
3.3.2. Metodología Del diagnostico Para determinar los criterios que den cumplimiento exigido para estas normas que si bien conocemos que las normas NTC 6001:2008 y NTC OHSAS 18001:2007 no son de obligatorio cumplimiento para el Decreto 1443 de 2014, es obligatorio por tanto se debe establecer una correlación entre las dos normas para integrarlas según (Tabla 4)
Tabla 4.Matriz de Correlación de Normas para el Sistema de gestión Integrada MATRIZ DE CORRELACION DE LAS NORMAS A INTEGRAR NUMERAL
3.1
REQUSITOS NTC 6001:2008 Proceso de Dirección
3.1.1
Planificación y direccionamiento
3.3.3 3.3.4
3.3.3
NUMERAL
4
Requisitos Generales
ARTICULO
8
Obligación de ARLS
Gestión Financiera
16
Evaluación inicial SG-SST
Gestión De Recursos Físicos
17
Planificación SG-SST
19
Indicadores del SG-SST
20
Indicadores de estructura Política De Seguridad y Salud en el trabajo Identificación peligros, evaluación y valoración Gestión del cambio Obligación de Empleadores
4.2
Política SSO
5,6,7
4.3.1
Identificación De Peligros
15
26 3.2.2
3.1.1.4 3.2.4
3.3.1
DECRETO 1443 DE 2014 SG-SST Obligación de Empleadores
9
Gestión Financiera "Riesgo financiero"
4.1
REQUISITOS NTC OHSAS 18001:2007 Requisitos SGSSO
Planificación del Producto y De Sus Procesos De Realización
4.3.2
Requisitos Legales
8
Objetivos
4.3.3
Objetivos y Programas
18
Objetivos del SG-SST
Gestión De Compras
4.4.1
Recursos, funciones y responsabilidad
10
27
Responsabilidad de los trabajadores Adquisiones
28
Contratación
11
Capacitación en SST
Recursos Humanos
4.4.2
Competencia y formación
3.2.1
Gestión Comercial
4.4.3
Comunicación, participación y consulta
14
Comunicación
3.3.2
Gestión De La Información
4.4.4
Documentación
12
Documentación
Control De Documentos
4.4.5
Control documental
13
Conservación Documental
Gestión Financiera "Riesgo financiero"
4.4.6
Control Operacional
23
Gestión de peligros y riesgos Medidas de Prevención y control Prevención, preparación y respuestas a emergencias
3.3.2.1 3.3.3
24
4.4.7
Preparación y respuesta a emergencias
25
3.1.2
Evaluación de la Gestión
4.5.1
Medición y seguimiento
21
Indicadores de Proceso
3.1.2
Evaluación de la Gestión
4.5.2
Evaluación y cumplimiento Legal Investigación Incidentes
22
Indicadores de Resultado
32
No Conformidad, acción correctiva y acción preventiva Control de Registros Auditoria Interna
33
Investigación de Incidentes y ATEL Acciones preventivas y correctivas
4.5.3.1
3.2.5
3.3.2.2 3.1.2
3.1.2
Fuente: El Autor
Producción De Bienes o Prestación Del Servicio
Control De Registros Evaluación de la Gestión
Evaluación de la Gestión
4.5.3.2
4.5.4 4.5.5
4.6
Revisión por la dirección
12
Documentación
29
Auditoría y cumplimiento del SG-SST
30
Alcance de la Auditoria
31
Revisión por la Alta Dirección
34
Mejora Continua
La metodología que se siguió para la realización del diagnóstico consistió en evaluar cada requisito para el diseño de la lista de chequeo (Anexo 2) se tomó la NTC 6001:2008; NTC OHSAS 18001:2007 y Decreto 1443 de 2014 se hizo un listado de cada uno de los numerales, para de esta manera darle una calificación cerrada al cumplimiento de cada requisito de la empresa.
Luego de haber tabulado los datos de la lista de chequeo (Anexo 2), se determinó el grado de cumplimiento de los numérales principales de la NTC ISO 6001:2008 según su porcentaje de avance como se presenta en la Gráfica 1 Gráfico 1.Resultado Diagnostico Normas NTC 6001:2008, NTC OHSAS 18001 y Decreto 1443 de 2014.
RESULTADO DIAGNOSTICO NORMAS NTC 6001:2008; NTC OHSAS 18001:2007 y DECRETO 1443 DE 2014 CUMPLE
NO CUMPLE
98% 75%
25%
70%
30%
2% NTC 6001:2008
Fuente: El autor
NTC OHSAS 18001:2007
DECRETO 1443 DE 2014
3.3.3. Resultado Del Diagnostico La empresa Logros Factoring Colombia SA ha establecido bajo directrices una planeación estratégica
orientada a que los trabajadores de la organización al cumplimiento hacia la
satisfacción del cliente por lo tanto ha ganado reconocimiento en el mercado, la compañía cuenta con un sistema de gestión de calidad, certificado por Bureau Veritas en la norma técnica colombiana 6001 versión 2008.
Desde el año 2012 cuenta con la implementación de este sistema por lo cual se evidencia el compromiso de la dirección al demostrarlo en la mejora de sus procesos en cuanto al cumplimiento del 98% de la NTC 6001:2008, que para cumplir al 100% la compañía debe realizar un ajuste en cuanto describir y diseñar una metodología para estudio de mercados como mejora continua sin embargo se evidencia que en las normas NTC 18001:2007 se evidencia un incumplimiento del 75% y el Decreto 1443 de 2014 se ve reflejado un incumplimiento del 70% .
La agrupación de los requisitos de las tres normas fue basada de acuerdo a los requisitos y criterios establecidos en cada norma según (Anexo 2).
3.3.4. Análisis Del Diagnostico Se ha tomado como total de los requisitos del sistema de gestión de la NTC 6001:2008, en Logros factoring Colombia SA, es del 98%, esto debido a que en la empresa existe una cultura organizacional hacia la mejora continua, la satisfacción del cliente, la estandarización de los procesos, la gestión comercial y el crecimiento de su personal, por lo cual la empresa está demostrando que cuenta con la capacidad de cumplir las exigencias del mercado y los demás requisitos reglamentarios aplicables, además es una empresa competitiva que logra satisfacer a sus clientes por medio de sus productos de calidad y diferenciadores.
para la norma NTC OHSAS 18001:2007 El resultado del diagnóstico según el Grafico 1, se denota en un 75% de no cumplimiento de requisitos principalmente se da porque la alta gerencia no define las directrices para un alcance y política de seguridad y salud ocupacional, si bien existen responsables de algunos subprogramas de salud ocupacional según el (anexo 2) no hay participación de los todos los trabajadores en la prevención de riesgos como tampoco se establecieron procedimientos para el seguimiento de los programas en la compañía como control para medir el desempeño a través de indicadores de resultado.
En el desarrollo de programas de salud ocupacional ya definidos al final solo cumple para el sistema de gestión según el Grafico 1 con el 25% de los requisitos legales establecidos, sin embargo la empresa objeto de estudio se proponía a dar cumplimiento con base en la resolución 1016 de 1989; la cual se enfoca en el cumplimiento de programa de salud ocupacional como exigencia dentro del marco legal en Colombia, la cual es modificada después por el decreto
1443, de acuerdo al (anexo 2) de las listas de chequeo se enmarca como parte del cumplimiento del chequeo para la norma NTC 6001:2008 como otros requisitos legales.
solo el 30 % de no cumplimiento según (Grafico 1) para el decreto 1443 de 2014, este resultado se da porque en el cumplimiento solo existen los requisitos mínimos en cuanto al desarrollo de programas ocupacionales, obligaciones de cumplir con el pago de aportes del sistema general de riesgos laborales, los planes de capacitación anuales, según la lista de chequeo en el (anexo2) por tanto si están definidas unas responsabilidades de cumplir con lo establecido en cuanto un comité paritario de salud ocupacional, de acuerdo a la lista de chequeo, no existe una política, objetivos, su estructura
en cuanto a gestión solo se realizaba con base a
subprogramas de seguridad, higiene y medicina, y autoevaluación de auditorías solo mencionaba algunas evidencias pero no con énfasis y su observación como el decreto 1443 de 2014, por tanto existía mínimos con base a los requisitos legales evidenciables en documentos como certificaciones, Aportes de seguridad social definidos, pero no existía gestión en el desarrollo de estos programas de acuerdo a los conocimientos que ya tenían los responsables, se evidencia la ausencia de compromiso, por parte de la alta dirección.
3.4. Criterios de identificación de los riesgos y peligros con base en las normas NTC OHSAS 18001 y Decreto 1443 de 2014 SG-SST en los procesos Comercial
Previo al plan de Acción Estratégico se establece la planeación operacional de la gestión integrada planteando los criterios para la identificación de los riesgos y peligros determinando los posibles controles de los mismos para la gestión de la salud y seguridad en el trabajo existentes en el proceso comercial, por lo cual se establece la caracterización de este proceso misional.
Logros Factoring Colombia SA es una compañía de servicios financieros, especializada en factoring el cual es una herramienta que busca brindar a los empresarios de liquidez y capital de trabajo para sus organizaciones garantizando su flujo de caja, como lo logra a través de las cuentas corrientes representados en las facturas vigentes y que no han vencido por medio de la aceptación emitida por los clientes que permitan la cesión de dicho título valor o factura a favor de un tercero quien será el último beneficiario de los recursos otorgados con anticipación al proveedor de ese cliente.
Figura 4.Matriz De Caracterización de Proceso Comercial Ver (anexo 3) PROCESO COMERCIAL PROVEEDOR ENTRADA
Direccionamiento Estratégico
Plan Estratégico
Direccionamiento Segmentación Estratégico / del mercado accionistas
Junta General / Comité Ejecutivo / Direccionamiento estratégico
Plan estratégico
Análisis de Crédito y Riesgo
Base de datos segmentada
Formato Análisis de Informe Crédito y Riesgo Sarlaft visita comercial
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
Identificar y definir el mercado objetivo, investigando las necesidades propias de cada sector económico.
Analizar el mercado objetivo-potenciales clientes.
Definir las políticas y estrategias de ventas
Contactar al cliente
Realizar visita Comercial.
SALIDA
CLIENTE
PROCEDIMIENTO
Comercial / Se utilizan Fuentes de información Segmentación Direccionamiento públicas y privadas que permitan del mercado estratégico / segmentar los sectores de la economía. accionistas El estudio de mercados se debe realizar permanentemente con base en la Comercial / utilizacion de herramientas de Análisis de los Direccionamiento informacion pública como Gestor CC clientes actuales estratégico / así como por directrices dadas por los o potenciales accionistas miembros de comité ejecutivo y junta directiva. Junta General / Comité Ejecutivo Políticas y / estrategias de Direccionamiento venta definidas estratégico / comercial.
Con base en el estudio de mercado se definen las políticas a seguir por parte de la Junta General / Comité Ejecutivo / Gerente General
Se contacta al cliente a través de medios Comercial / Necesidades del telefónicos, cartas, bases de datos Direccionamiento cliente suministradas por la empresa, clientes estratégico propios de cada comercial y referidos.
Análisis de crédito y riesgo / Viabilidad del direccionamiento negocio estratégico / comercial
Si el negocio es viable, se deja el Formato de Vinculación para que sea diligenciado o se envía por correo electrónico al cliente, y anexe los documentos requeridos para estudio. Se llega a un acuerdo con el cliente sobre la fecha estimada de entrega de Formato de Vinculación y Documentos.
Cliente
Formato de vinculación
Comercial
Vinculacion del cliente
Comercial
carpeta del cliente
Comercial
Titulos Valores a descontar del cliente
Comercial
Seguimiento gestión semanal
Mejoramiento continuo / comercial
Resultados de indicadores
Fuente: El autor
Diligenciar formato de vinculación y entrega de documentación requerida .
Verificar referencias comerciales y financieras
Verificar que la documentación requerida este completa.
Registrar los titulos valores recibidos y documentos anexos para operaciones factoring .
Realizar el seguimiento, mantenimiento y potencialización del cliente.
Realizar medición y generar planes de mejoramiento continuo.
Formato diligenciado y documentación completa
Comercial
El cliente diligencia el Formulario de Vinculacion y se anexan los documentos requeridos para crear la carpeta de Cliente.
Se deben revisar que los documentos estén completos y digitalizar la información de vinculación en la carpeta magnetica y física del cliente. Se debe verificar la información de localización Referencias del cliente telefónicamente, despues se verificadas y verifican referencias comerciales y Comercial registro en la financieras, Si existen observaciones se base de datos registran en el informe sarlaft visita comercial posterior a eso en la Base de datos de cliente se registra la información de vinculación, siguiente a esto se consulta con el responsable del proceso si se puede entregar la carpeta El Gerente de Cuentas Corporativas y/o el Gerente de Cuenta verifica la carpeta de cliente que haya quedado magnetica Check list recibo Análisis de y fisica. Una vez todo este completo lo de documentos crédito y riesgo pasa al Gerente de Credito y Riesgo y Firma Check List Recibo de documentos.
Archivo de titulos valores controlado
Desarrollo de negocio desembolso
Verificación de Direccionamiento la gestión estratégico comercial
Seguimiento indicadores de gestión y planes de mejoramiento continuo.
Todos los procesos
El asistente comercial recibe los titulos valores a descontar, se relacionan en el formato de recepcion y entrega de titulos valores y posteriormente se entregan al proceso de desarrollo de negocios - desembolso para que sean admitidos, se revisa que los documentos cumplan con lo relacionado. el encargado de proceso gestiona y después devuelve lo recibido para archivar y este quede en custodia.
Se genera un informe de gestión semanal donde se le hacen seguimiento y se detectan nuevas oportunidades de negocio.
Se entregan los resultados periodicos del desempeño del proceso para ser analizados en comité de calidad e ir preparando el informe anual de la gestión.
Una vez determinada la caracterización para dar cumplimiento al desarrollo de este objetivo se implementa una herramienta que tiene en cuenta los principios fundamentales de la norma NTC OHSAS 18001 que se basa en el proceso de gestión del riesgo de acuerdo a la Guía Técnica colombiana GTC-45, ver (Anexo 4) .
3.4.1. Valoración de los riesgos en el proceso comercial Con el objeto de medir el nivel de riesgo se establecen criterios para determinar su impacto dependiendo de las actividades de acuerdo a la clasificación dada por la Guía técnica colombiana GT-45 (ICONTEC, 2012)
La determinación del nivel de deficiencia para los peligros higiénico, físico, químico, biológico u otro puede hacerse en forma cualitativa en forma cuantitativa que para la Tabla 5, en Colombia se toman los valores emitidos por la ACGIH (American Conference of Governmental Industria Hygienits), organización que determina los rangos ND de exposición (AIHA 2006, Rock J 1995).
Tabla 5. Determinación del nivel de deficiencia Nivel de deficiencia Muy Alto (MA)
Valor de Nd 10
Significado Se ha(n) detectado peligro(s) que determina(n) como posible la generación de incidentes o consecuencias muy significativas, o la eficacia del conjunto de
Alto (A)
6
Medio (M)
2
Bajo (B)
No se Asigna Valor
medidas preventivas existentes respecto al riesgo es nula o no existe, o ambos. Se ha(n) detectado algún(os) peligro(s) que pueden dar lugar a consecuencias significativa(s), o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes es baja, o ambos Se han detectado peligros que pueden dar lugar a consecuencias poco significativas o de menor importancia, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes es moderada, o ambos. No se ha detectado consecuencia alguna, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes es alta, o ambos. El riesgo está controlado. Estos peligros se clasifican directamente en el nivel de riesgo y de intervención cuatro (IV) Véase la Tabla 8.
Fuente: GTC-45, ICONTEC (2012) La determinación del nivel de exposición es una medida de la frecuencia con la que se da la exposición al riesgo que de acuerdo al significado de la tabla 6, se establece que para un riesgo concreto, el nivel de exposición se puede estimar en función de los tiempos de permanencia en áreas de trabajo, operaciones con máquina, etc. Los valores numéricos, como puede observarse en la tabla 6, son rangos ligeramente inferiores al valor que alcanzan los niveles de deficiencias. Como ejemplo si la situación del riesgo está controlada, una exposición alta no debiera ocasionar, en principio el mismo nivel de riesgo que una deficiencia alta con exposición baja.
Tabla 6.Determinación Nivel de Exposición Nivel de exposición Continua (EC)
Valor de NE
Significado
4
La situación de exposición se presenta sin interrupción o varias veces con Tiempo prolongado durante la jornada laboral.
Frecuente (EF)
3
La situación de exposición se presenta varias veces durante la jornada Laboral por tiempos cortos.
Ocasional (EO)
2
La situación de exposición se presenta alguna vez durante la jornada laboral y por un periodo de tiempo corto.
1
La situación de exposición se presenta de manera eventual.
Esporádica (EE)
Fuente: GTC-45, ICONTEC (2012) En función del nivel de deficiencia de las medidas preventivas y del nivel de exposición al riesgo, se determinará el nivel de probabilidad (NP), el cual se puede expresar como el producto de ambos términos: NP = ND x NE Tabla 7.Determinación Nivel de Probabilidad Niveles de probabilidad Nivel de deficiencia (ND)
Fuente: GTC-45, ICONTEC (2012)
10 6 2
Nivel de exposición (NE) 4 3 2 1 MA - 40 MA - 30 A -20 A - 10 MA - 24 A - 18 A - 12 M-6 M-8 M-6 B-4 B-2
Dado que los indicadores que aporta esta metodología tienen un valor orientativo, cabe considerar otro tipo de estimaciones cuando se dispongan de criterios de valoración más precisos. Así como por ejemplo si ante un riesgo determinado disponemos de datos estadísticos de accidentabilidad u otras informaciones que nos permitan estimar la probabilidad de que el riesgo se materialice, deberíamos aprovecharlos y contrastarlos, si cabe, con los resultados obtenidos a partir del sistema expuesto. Tabla 8. Significado de los diferentes niveles de probabilidad Nivel de probabilidad
Valor de NP
Muy Alto (MA)
Entre 40 y 24
Alto (A)
Entre 20 y 10
Medio (M)
Entre 8 y 6
Bajo (B)
Entre 4 y 2
Fuente: GTC-45 ICONTEC (2012)
Significado Situación deficiente con exposición continua, o muy deficiente con exposición frecuente. Normalmente la materialización del riesgo ocurre con frecuencia. Situación deficiente con exposición frecuente u ocasional, o bien situación muy deficiente con exposición ocasional o esporádica. La materialización del riesgo es posible que suceda varias veces en la vida laboral. Situación deficiente con exposición esporádica, o bien situación mejorable con exposición continuada o frecuente. Es posible que suceda el daño alguna vez. Situación mejorable con exposición ocasional o esporádica, o situación sin anomalía destacable con cualquier nivel de exposición. No es esperable que se materialice el riesgo, aunque puede ser concebible.
Se han considerado cuatro niveles para la clasificación de las consecuencias (NC). Se ha establecido un doble significado; por un lado, se han categorizado los daños físicos y, por otro, los daños materiales. Se ha evitado establecer una traducción monetaria de éstos últimos, dado que su importancia será relativa en función del tipo de empresa y de su tamaño. Ambos significados deben ser considerados independientemente, teniendo más peso los daños a personas que los daños materiales. Cuando las lesiones no son importantes la consideración de los daños materiales debe ayudarnos a establecer prioridades con un mismo nivel de consecuencias establecido para personas. Como puede observarse en la tabla 9, la escala numérica de consecuencias es muy superior a la de probabilidad. Ello es debido a que el factor consecuencias debe tener siempre un mayor peso en la valoración. Tabla 9. Determinación del Nivel de Consecuencias Nivel de Consecuencias Mortal o Catastrófico (M)
Valor Del NC
Significado
100
Muerte (s)
Muy grave (MG)
60
Grave (G)
25
Leve (L)
10
Fuente: GTC-45 ICONTEC (2012)
Lesiones o enfermedades graves irreparables (Incapacidad permanente parcial o invalidez). Lesiones o enfermedades con incapacidad laboral temporal (ILT). Lesiones o enfermedades que no requieren incapacidad.
En la tabla 10 permite determinar el nivel de riesgo, mediante la agrupación de los diferentes valores obtenidos, establecer bloques de priorización de las intervenciones, a través del establecimiento también de cuatro niveles (indicados en el cuadro con cifras romanas) Tabla 10. Determinación del nivel del riesgo Nivel de riesgo NR = NP x NC 100 Nivel de consecuencias (NC)
60 25 10
Nivel de probabilidad (NP) 40-24 I 4 000-2 400 I 2 400-1 440 I 1 000-600 II 400-240
Fuente: GTC-45 ICONTEC (2012)
20-10 I 2 000-1 200 I 1 200-600 II 500-250 II 200 III 100
8-6 I 800-600 II 480-360 II 200-150 III 80-60
4-2 II 400-200 II 200 III 120 III 100-50 III 40 IV 20
En función del nivel del riesgo viene determinado por el producto del nivel de probabilidad por el nivel de consecuencias que es igual a NR = NP x NC. En la tabla 11 establece la agrupación de los niveles de riesgo que originan los niveles de intervención y su significado.
Tabla 11. Significado del nivel del riesgo Nivel de riesgo
Valor de NR
I
4 000 - 600
II
500 - 150
III
120 - 40
IV
20
Significado Situación crítica. Suspender actividades hasta que el riesgo esté bajo control. Intervención urgente. Corregir y adoptar medidas de control de inmediato. Sin embargo, suspenda actividades si el nivel de riesgo está por encima o igual de 360. Mejorar si es posible. Sería conveniente justificar la intervención y su rentabilidad Mantener las medidas de control existentes, pero se deberían considerar soluciones o mejoras y se deben hacer comprobaciones periódicas para asegurar que el riesgo aún es aceptable.
Fuente: GTC-45 ICONTEC (2012)
Una vez determinado el nivel del riesgo, para efectos del presente estudio se define cuales riesgos son aceptables y cuáles no. En una valoración completamente cuantitativa existe la posibilidad de evaluar el riesgo antes de tomar la decisión si se considera aceptable o no aceptable.
Para hacer esto, primero se debe establecer los criterios de aceptabilidad, con el fin de proporcionar una base que brinde consistencia en todas sus valoraciones de riesgos. Esto debe incluir la consulta a las partes interesadas y debe tener en cuenta la legislación vigente.
Tabla 12. Aceptabilidad del riesgo Nivel de Riesgo I II III IV
Significado No Aceptable No Aceptable o Aceptable con control específico Aceptable Aceptable
Fuente: GTC-45 ICONTEC (2012)
Al aceptar un riesgo específico, se debe tener en cuenta el número de expuestos y las exposiciones a otros peligros, que pueden aumentar o disminuir el nivel de riesgo en una situación particular.
Los niveles de riesgo, como se muestra en la Tabla 11, forman la base para decidir si se requiere mejorar los controles y el plazo para la acción. Igualmente muestra el tipo de control y la urgencia que se debería proporcionar al control del riesgo que para el estudio de la empresa Logros Factoring Colombia SA se establece en el anexo 5.
Como resultado de los criterios de la matriz de planificación operacional para la identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles en el (Anexo 5) se identificaron 17 fuentes en relación con el proceso comercial con criterio aceptable las cuales se encontraron que para el proceso comercial las siguientes tienen más representación debido a que la exposición es continua se relacionan a continuación los siguientes riesgos: • Postura Permanente Sentado • Movimientos Repetitivos • Iluminación Inadecuada • Relaciones Interpersonales “Desacuerdo entre compañeros de Trabajo” • Trabajo Bajo Presión • Espacio Confinado
Sin embargo como se observa en la (anexo 5) se resalta en amarillo esta columna está representada sobre el nivel de probabilidad del riesgo, el cual indica que es alto en el peligro identificado como psicosocial-gestión organizacional de acuerdo al resultado es el más representativo por lo tanto se recomienda tomar medidas que controlen y mejoren el ambiente psicosocial asociado al peligros para reducir la exposición a los riesgos anteriormente citados.
3.5. Plan de Acción Sistema de Gestión Integrado
Para el cumplimiento de este objetivo propuesto se establece un tiempo de 7 meses según el (Anexo 5). Con el fin de ajustarse a los plazos establecidos por el Decreto 1443 de 2014 en el Articulo 37 Parágrafo 1. Por la cual la compañía LOGROS FACTORING COLOMBIA SA de acuerdo al promedio de empleados tomado de la fecha de emisión del decreto la cual es 31 de julio de 2014 al año anterior 2013 corresponden a 10 trabajadores se determina que por disposiciones legales la empresa debe implementar el sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo al día 31 de julio de 2016.
Por lo anterior es necesario dirigir el plan de acción integrando las normas NTC 6001:2008 y NTC 18001:2007, con el fin de establecer, implementar y mantener los procedimientos que permitan tener un control operacional en función de los procesos de la organización.
Se propone unas responsabilidades con los líderes de cada proceso, sin embargo la organización debe establecer unas políticas de gestión integradas en relación a la prevención de no conformidades y riesgos laborales como premisa para la mejora continua.
4. CONCLUSIONES
Se logró definir la estructura del sistema de gestión integrada partiendo del estudió de la misión, visión, el mapa de procesos de Logros Factoring Colombia SA, al proponer una política que permite satisfacer a la organización desde las necesidades de sus clientes así como la prevención de los riesgos de sus colaboradores y partes interesadas, las cuales están asociadas a sus actividades se tomó como base a las que inicialmente están formuladas bajo los criterios de la norma NTC 6001:2008.
Previo a la valoración del cumplimiento de los requisitos evaluados mediante la lista de chequeo se estableció la correlación de las normas NTC 6001:2008, NTC OHSAS 18001 y Decreto 1443 de 2014 “Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo”, si bien revisando la literatura de las normas ISO e ICONTEC se puede inferir que están diseñadas para ser compatibles, a través de esta correlación permite concluir como se puede establecer la relación frente normatividad enmarcada en un Sistema de gestión de obligatorio cumplimiento.
El resultado del diagnóstico del (Grafico 1) para la empresa, cumple con el 25% de los requisitos de la norma NTC OHSAS 18001 y el 30% de los requisitos para el Decreto 1443 de 2014 “Sistema De Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo”, sin embargo tomando estos porcentajes de cumplimiento se obtiene estos resultados en el cumplimiento parcial de los requisitos debido a que la organización cuenta con el desarrollo de un sistema de gestión de calidad en NTC 6001:2008.
A partir del análisis DOFA se concluye que la organización tiene grandes fortalezas al tener desarrollado un sistema de gestión de la calidad, y oportunidades frente a ventaja competitiva al desarrollar un sistema de gestión integrada, le permite un mayor campo de acción frente al mercado objetivo y a la competencia al adoptar la planificación estratégica para valorar los riesgos determinando los procesos, objetivos, resultados, actividades, recursos, entradas, seguimiento, medición y control desde la planeación como respuesta para mitigar aquellas debilidades y amenazas para la organización en el ámbito legal aplicable en Colombia, y del cumplimiento de los requisitos de los clientes y otras partes interesadas.
La caracterización de procesos y matriz de riesgos nos da un panorama del estado del proceso comercial y sus actividades de la compañía Logros Factoring Colombia SA, se permite destacar la utilidad de la herramienta para la determinación de peligros la guía técnica colombiana GTC-45, ya que permite determinar acciones correctivas y la toma de decisión en el adecuado funcionamiento de las actividades, permite identificar las actividades de mayor impacto del peligro para gestionar su trazabilidad y control con el fin de eliminar los riesgos desde la fuente.
Es necesario que los colaboradores de la organización estén enfocados en el cumplimiento de los objetivos y de esta manera no solo lograr una certificación o recertificación de estas normas si no que estén sensibilizados de los resultados que pueden obtener al implementar de forma correcta los sistemas de gestión integrada.
Para que la organización pueda implementar en un futuro la planificación de los sistemas de gestión integrada en el plan de acción no solo se enmarcan las estrategias analizadas para el cumplimiento de los requisitos se debe realizar énfasis en la ejecución de un cronograma encaminado a cumplir con los objetivos del sistema de gestión.
5. RECOMENDACIONES
• Modificar la política actual con el sistema de gestión de calidad NTC 6001 acorde a un sistema de gestión integrado, ya que no se integran la norma NTC OHSAS 18001 y Decreto 1443 de 2014. • Con base en los resultados y análisis de los sistemas de gestión estudiados se recomienda como primera medida fortalecer las falencias que se evidencian en el no cumplimiento de los requisitos. • Se debe fomentar al interior de la organización una cultura preventiva de los hallazgos ante posibles no conformidades potenciales relacionadas y de acuerdo a los diagnósticos y la mitigación de la frecuencia de estos hallazgos. • La compañía Logros Factoring Colombia ya cuenta con la implementación de un sistema de gestión de calidad NTC 6001:2008, dado el crecimiento de la organización se hace prudente preparar sus políticas de mejora para una posterior implementación de la norma ISO 9001:2015. • Para evitar y reducir los riesgos en los colaboradores se sugiere capacitar al personal en las políticas de la compañía con el objetivo de disminuir y eliminar los efectos negativos de los riesgos.
6. REFERENCIAS
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7. ANEXOS