TELETREBALL EFECTIU Qualitat de SERHS Cloud i Google GSuite
Eines d’un Teletreball Efectiu Capítol 1. Introducció
Capítol 4. La Videoconferència
Capítol 2.
Capítol 3.
Recomanacions Pràctiques
La planificació
Capítol 5.
Capítol 6.
Treballem de forma eficient
Ciberseguretat i Teletreball
Teletreball efectiu – SERHS Serveis | Maig 2020 | 1
Capítol 1. Introducció El teletreball és un sistema organitzatiu de treball que en determinades empreses fa temps que s’utilitza però en d’altres l’han hagut d’implementar d’un dia per l’altre. Això ha fet que l'eficiència i la qualitat del mateix no siguin els més òptims. Per poder realitzar teletreball de forma eficient cal tenir present 3 aspectes fonamentals: •
Disposar de l’equip adequat
•
Utilitzar eines o aplicacions adients
•
Seguretat informàtica o ciberseguretat.
Alguns tipus d’activitat són més propensos al teletreball que d’altres com ara: •
Màrqueting, Serveis Informàtics, Consultoria, Comptabilitat i auditoria, comercial, periodisme, Administració Pública.
Teletreball efectiu – SERHS Serveis | Maig 2020 | 2
Hi ha certs aspectes del teletreball que són beneficiosos tant pel treballador i treballadora com per l’empresa. Algunes d’aquestes avantatges són:
•
Horari laboral flexible i adaptable a les necessitats personals entre la vida laboral i professional
•
Es redueixen els desplaçaments amb la qual cosa s’estalvia temps i diners
•
Podem tenir la residència lluny de la ubicació on es troba l’empresa
•
Increment de la productivitat a causa de l’estalvi dels desplaçaments
•
Facilitat en la contractació de personal en desaparèixer les limitacions de la ubicació on es troba l’empresa
Malauradament, fins fa pocs dies no totes les empreses ho havien vist amb bons ulls però la situació actual ha canviat, i això donarà lloc a un “abans” i un “després” al teletreball.
A banda dels aspectes positius també hi ha cert riscos que cal tenir presents: Teletreball efectiu – SERHS Serveis | Maig 2020 | 3
Els riscos del teletreball •
S’incrementa la problemàtica de la seguretat de les dades.
•
Cal tenir certa disciplina de treball.
•
Cal una actitud receptiva les noves tecnologies
•
Cal ser capaç de separar la vida laboral de la vida personal.
Hi han diferents tipus de teletreball, però en el cas que ens ocupa, ens centrem bàsicament en el teletreball a casa.
Teletreball efectiu – SERHS Serveis | Maig 2020 | 4
Capítol 2. Recomanacions pràctiques 1.Assegura’t que tens tot el que necessites: • • • •
Ordinador amb el cable de corrent corresponent Una bona pantalla Ratolí Cable de xarxa o bona connexió wifi
Si t’emportes el portàtil a casa i després t’has deixat el cable de corrent a la feina, no podràs treballar. Una bona recomanació per les persones que compaginen el teletreball amb el treball a la oficina és disposar de dos cables de corrent. D’aquesta manera mai tindràs la problemàtica del cable a banda que seràs més productiu ja que no perdràs el temps connectant i desconnectant els cables. 2. Vesteix com si anessis a treballar. No et posis a treballar en pijama. No cal anar vestit o amb americana i corbata, però sí que t’has de vestir correctament. D’aquesta manera actives el “xip” de feina. 3. Has de treballar en una habitació amb comoditat, que estigui ordenada, que hi hagi silenci i llum. Evita utilitzar el teu dormitori sempre que puguis. Així, delimites la zona de feina i la zona personal. 4. Fixa’t el teu horari. No cal que sigui exactament el mateix que faries a la oficina però si que ha de ser constant. Per exemple de 9 a 18 hores, de 10 a 19 hores … 5. Parla amb gent durant tot el dia, per videoconferència o telefònicament. No et limitis a enviar correus o WhatsApp. 6.Procura no fer feines domèstiques mentre estiguis en l'horari laboral. Si estàs a la feina no posaràs pas el rentaplats, la rentadora, la assecadora … Doncs amb teletreball tampoc. Realitza aquestes activitats quan no estàs teletreballant. 7. Realitza uns descansos establerts de 5 o 10 minuts durant la teva jornada laboral. Teletreball efectiu – SERHS Serveis | Maig 2020 | 5
8. Quan hagis de fer una videoconferència escull bé el fons que hi haurà darrere. Sempre que puguis intenta que sigui una paret blanca, que no sigui una finestra. Més endavant parlaré amb detall de com planificar una videoconferència 9. Utilitzar les eines adequades. Les principals són 2: Google Gsuite i Office 365 de Microsoft. Cada una d’elles té avantatges i inconvenients. La nostra recomanació és sempre que puguis utilitzar Google Gsuite. Aquesta és una conjunt d’eines que s’han dissenyat des del principi per treballar des d’un navegador des de qualsevol lloc i qualsevol hora. La potencia de Microsoft està en el software que instal·les en el PC i principalment l’excel. És cert Microsoft s’ha anat adaptant i disposa del office 365 però no és el mateix que el software que instal·les a l’equip i si has de fer teletreball o no treballes amb el teu equip habitual aleshores és més complexa. Hi ha altres eines però és important recordar que l’eina que utilitzis compleixi amb la Llei de Protecció de Dades Personals ( RGPD ) 10. No descuidis l’exercici. És important practicar-lo tots els dies.
Teletreball efectiu – SERHS Serveis | Maig 2020 | 6
Capítol 3. Planificació
La planificació és un element clau i més quan parlem de teletreball. Planifica les teves tasques diàries i setmanals. Si treballes amb Google Gsuite pots utilitzar Tasks o Keep. Tasks et servirà més per tasques pròpies i Keep per si les vols compartir amb altres persones del teu equip que hagin de col·laborar. Trobaràs els seus icones a la dreta del calendari. Altres eines per la Gestió de Tasques són: https://calendar.Google.com/calendar/r https://trello.com/es https://asana.com/es/premium https://todoist.com/?lang=es
Teletreball efectiu – SERHS Serveis | Maig 2020 | 7
Capítol 4. Videoconferència La videoconferència és un dels elements clau en el teletreball ja que serà el canal de comunicació amb els nostres clients i col·laboradors i per tant no el podem descuidar. Consells per una videoconferència efectiva: Si us connecteu amb wifi i podeu, poseu-vos a la mateixa habitació on hi ha el router. Tanqueu totes les aplicacions i finestres del navegador que no necessiteu Una videoconferència consumeix molt ampla de banda. Si no hi ha bona connexió fallarà. Intenteu que darrera vostra hi hagi una paret blanca, mai una finestra Planifica la videoconferència fins l'últim detall. No improvisis i vagis navegant per l’ordinador sense un guió. Tingues escrit el que voles dir. Si és una videoconferència on tu parlaràs i hi ha molta gent, una bona recomanació és apagar el vídeo i el so de la resta de participants mentre tu fas l’exposició. D’aquesta manera evitaràs distraccions. Si sou pocs és millor tenir els vídeos activats perquè veureu els gestos i serà més propera En cas d’haver-hi poca connexió, deshabiliteu el vídeo. És important que el so sigui bo Utilitza sempre cascos amb micròfon. La qualitat serà millor. Aneu vestits correctament. No s’hauria de fer una videoconferència en pijama. Teletreball efectiu – SERHS Serveis | Maig 2020 | 8
5. Treball eficient i efectiu Actualment existeixen diferents eines per teletreballar. La nostra recomanació és simplificar-ho al màxim i utilitzar un paquet que ho tingui tot com pot ser el Google Gsuite o altres que anomenem a continuació
1. Correu electrònic
2. Videoconferència
3. Xat
Ha de ser accessible des de qualsevol navegador del teu ordinador, Tablet o telèfon. Els més utilitzats són el Gmail de Google Gsuite i el Office 365 de Microsoft.
Com més senzilla millor i si no s’ha d’instal·lar res a l’ordinador encara millor. Google disposa de Hanghout Meet inclòs en el seu paquet Gsuite per a realitzar videoconferències de format molt senzilla.
Les eines més utilitzades són el Hanghout de Google per la seva senzillesa o bé el Teams de Microsoft.
Només cal planificar el dia de la reunió en el calendari i automàticament ja apareix L’enllaç on caldrà clicar fer la videoconferència. No cal instal·lar res pes. Es pot fer des de l’ordinador, tableta o mòbil.
La meva recomanació seria no utilitzar el WhatsApp, per poder separar clarament la vida professional de la personal.
Altres softwares: Zoom, Skype, Facetime, Teams, Jitsi, etc. Teletreball efectiu – SERHS Serveis | Maig 2020 | 9
5. Treball eficient i efectiu Actualment existeixen diferents eines per teletreballar. La nostra recomanació és simplificar-ho al màxim i utilitzar un paquet que ho tingui tot com pot ser el Google Gsuite o altres que anomenem a continuació
4. Calendari
5. Gestió de Tasques
Cal un calendari online integrat i dissenyat per treballar en equip i que hi podem accedir des de l’ordinador, de la tauleta o del mòbil. Es important que s’integri amb la resta d’eines de teletreball com el correu, els contactes, el gestor de tasques o la videoconferència Una de les millors opcions és Google Calendar però altres opcions seria el calendari de Microsoft.
Ja les hem anomenat abans i hi ha Google Keep o bé Goog Task del paquet de Google Gsuite però també en hi ha d’altres com PODEN SER: https://trello.com/es https://asana.com/es/premium https://todoist.com/?lang=es Abans de decidir per qualsevol eina, assegura’t que compleixi la Llei de Protecció de dades RGPD.
6. Gestió de documents, full de càlcul i presentacions L'opció recomana més destacada és Google Gsuite perquè ja va néixer al cloud al 100% Altres opcions com pot ser l’office 365 de microsoft, la seva potència està en el programa instal·lat a l’ordinador no en la versió cloud i per tant aquesta no és l'opció més recomanada.
Teletreball efectiu – SERHS Serveis | Maig 2020 | 10
6. Ciberseguretat i Teletreball Alguns consells bàsic a tenir present sempre i més encara amb el teletreball són: Tenir l’antivirus actualitzat Tenir el sistema operatiu actualitzat No guardar dades a l’ordinador. Tota la informació hauria d’estar al núvol. Utilitzar usuaris personalitzats per l’accés a les aplicacions. No utilitzar usuaris genèrics Si cal connectar amb els servidors principals de l’empresa accés a través d’una VPN Assegurar-se que la wifi de casa no estigui oberta i et demani contrasenya per entrar-hi. Sempre que sigui possible no accedir a dades laborals des de xarxes wifi públiques ( aeroports, centres comercials, estacions de tren … ) Abans de clicar una web hem de veure que sigui d’una font fiable. En cas de dubte millor no anar-hi. S’han incrementat el número de webs malicioses per poder-nos infectar
Teletreball efectiu – SERHS Serveis | Maig 2020 | 11
Les contrasenyes han de ser robustes, amb un mínim de 8 caràcters. Cal que hi hagi majúscules, minúscules ,números i símbols. Però com ens podem en recordar d’una contrasenya robusta ? Molt fàcil. Utilitzeu una frase. Per exemple: VaigDeVacancesACadaques..2020 És robusta ? Si. Hi ha majúscules, minúscules, números i símbols És fàcil de recordar ? SI. Segur que cada persona podrà posar una frase que li serà fàcil de recordar No utilitzis la mateixa contrasenya per tot. Intenta utilitzar una contrasenya per cada servei. Si descobreixen una contrasenya almenys no serà tot. Com a mínim la contrasenya del correu ha de ser diferent a la resta. D’aquesta manera si algú et roba una contrasenya sempre podràs fer la opció “Recordar Contrasenya” i podràs tornar a recuperar el servei. Sempre que puguis intenta utilitzar el doble factor d’autenticació. O sigui que quan entres per primera vegada a una pagina web a part de la contrasenya t'enviï un missatge al mòbil i hagi d’acceptar.
Teletreball efectiu – SERHS Serveis | Maig 2020 | 12
GRÀCIES! Albert Orriol s . Manager Governança, Seguretat i Sistemes albert.orriols@serhs.com · Telf. 937.629.119 / 677.420.066 Linkedin: Website: https://www.serhsserveis.com/serhs-cloud/