Dossier Auditoria administrativa by Mauricio Benitez

DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR

DUBAN MAURICIO BENITEZ TELLEZ COD: 221286 ANGIE SHIRLEY ZAPATA PLATA COD: 221365 JOSE ALBEIDE CONTRERAS CARRASCAL COD: 221361

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES CONTADURIA PÚBLICA PRIMER SEMESTRE OCAÑA NORTE DE SANTANDER 2017 TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

DOSSIER FORMATIVO INTEGRADOR

DUBAN MAURICIO BENITEZ TELLEZ COD: 221286 ANGIE SHIRLEY ZAPATA PLATA COD: 221365 JOSE ALBEIDE CONTRERAS CARRASCAL COD: 221361

DOCENTE: ANNET MAGRETH VILLEGAS MUÑOZ AREA: AUDITORIA ADMINISTRATIVA SEPTIMO SEMESTRE

ORGANIGRAMA JUNTA DIRECTIVA DE SOCIOS

GERENCIA GENERAL

DEP.CONTABLE

CONTADOR PÚBLICO

DEP.COMPRA

JEFE DE COMPRA

DEP. COMERCIAL

ASESOR DE VENTA

DEP. DE PRODUCCIÓN

AUX.CONTABLE

OPERARIO 1

OPERARIO 2

OPERARIO 3

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MISIÓN Mejorar la calidad de vida de las familias colombianas, mediante la producción y comercialización de la más variada línea de productos para el hogar, especializados en marca propia, generando valor a los asociados comerciales, laborales y accionistas.

VISIÓN Para el año 2020, pretendemos ser líderes a nivel nacional en la producción y comercialización de muebles para el hogar, tecnología de consumo y electrodomésticos, generando valor a los asociados comerciales, laborales y accionistas.

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MANUAL DE FUNCIONES:

OPERACIÓN

TRANSPORTE

INSPECCION

DEMORA

ARCHIVO

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NOMBRE DEL CARGO: GERENTE SUBORDINACION: JUNTA DE SOCIOS TIPO DE CONTRATACION: TERMINO FIJO

1. NATURALEZA Y FUNCIONES DEL CARGO Un gerente es aquel que se encarga de que su organización funcione por completo, es la base del trabajo y todos los empleados se mueven respecto a él o ella, es por eso que es de extremada importancia que exista una buena relación gerente-empleado. Todo gerente debe de tener buena presencia e imagen, además de una actitud servicial, cordial, educada y sobre todo de mucho respeto, acompañada de una gran disposición y tolerancia, para poder sobrellevar todos los problemas cotidianos que se enfrentan en la empresa. 2. DESCRIPCIONES DE LAS FUNCIONES DEL CARGO 1. Se encarga de supervisar a los gerentes de área. 2. Estar enterado de cualquier anomalía que suceda en la empresa para poder solucionarla. 3. Atender las quejas de los empleados, clientes y proveedores, por pequeñas que sean. 4. Encargarse de que se supla cualquier puesto si es necesario. 5. Atender a los clientes especiales y promover el buen desarrollo y funcionamiento de la empresa. 6. Conocer cada una de las áreas y el funcionamiento de éstas. 7. Fijar consignas de trabajo. 8. Establecer los planes de desarrollo de la empresa. 9. Conocer el mercado y tomar las medidas necesarias para que su empresa funcione con éxito. 10. Realizar las labores administrativas en conjunto con el área específica para esta función. 11. Todas aquellas funciones que se derivan según su cargo.

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DEPARTAMENTO CONTABLE.

NOMBRE DEL CARGO: CONTADOR SUBORDINACION:GERENTE TIPO DE CONTRATACION: TERMINO FIJO 1. NATURALEZA Y FUNCIONES DEL CARGO. Es un cargo del nivel profesional a la que le compete la realización de labores de tipo financiero las cuales están relacionadas con la elaboración de documento, soportes para los pagos e ingresos diarios de la entidad, elaboración de documentos según decreto 2649 del 93, de apoyo a la gerencia. 2. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES DEL CARGO 1. Revisar el software TNS de los módulos de contabilidad, presupuesto, tesorería y cartera. 2. Revisar todos los pagos realizados, detallando el rubro presupuestal y la cuenta contable, en caso de error corregirlo dentro del sistema TNS, y volver a anexar el documento al respectivo pago. 3. Realizar el presupuesto anual de ingresos y gastos y presentarlo a la Junta de Socios de la empresa. 4. Contabilizar el cierre de costos mensuales. 5. Revisar el control de inventario de la empresa FABRICA MADEKO LTDA 6. Elaboración de la declaración de renta. 7. Elaboración de la declaración de IVA 8. Colaborar a la gerencia, en los asuntos contables. 9. Revisar todos los documentos soportes, como facturas, cámara de comercio, RUT, cuenta de cobro, etc. 10. Todas aquellas funciones que se deriven según la naturaleza del cargo.

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NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR CONTABLE SUBORDINACION:GERENTE TIPO DE CONTRATACION: TERMINO FIJO 1. NATURALEZA Y FUNCIONES DEL CARGO. Es un cargo del nivel asistencial al que le compete la realización de labores de tipo administrativo y financiero las cuales están relacionadas con la elaboración de disponibilidades, registros, órdenes de pago, comprobantes de egreso, ejecuciones presupuestales, comprobantes de contabilidad, etc. 2. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES DEL CARGO 1. Manejar el software TNS, de los programas contabilidad, cartera, tesorería y presupuesto. 2. Elaboración de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos. 3. Realizar los respectivos registros presupuestales, elaborando disponibilidad, órdenes de pago, y comprobantes de egresos, llevando el consecutivo correspondiente. 4. Realizar la contabilización de todas las operaciones que se realice en la empresa. 5. Realizar el cierre de costos mensuales 6. Realizar mensualmente el formulario en borrador de la retención en la fuente. 7. Elaborar la nómina de pago de los empleados y de los demás trabajadores vinculados a la empresa. 8. Todas aquellas funciones que se deriven según la naturaleza del cargo.

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DEPARTAMENTO DE COMPRAS

NOMBRE DEL CARGO: JEFE DE COMPRA SUBORDINACION: GERENTE TIPO DE CONTRATACION: TERMINO FIJO 1. NATURALEZA Y FUNCIONES DEL CARGO El feje de compras tendrá como misión principal el lograr un direccionamiento estratégico y efectivo de toda la gestión de compra de su territorio y velar por el cumplimiento de las metas puestas a su equipo, por medio de liderazgo efectivo de los vendedores que le son asignados. 2. DESCRPCIONES DE LAS FUNCIONES DEL CARGO 1. 2. 3. 4. 5.

Acompañarlo ver los clientes. Asesorarlo sobre soluciones en situaciones de compras. Motivarlo constantemente al logro y a la excelencia. Dirigirlo estratégicamente en su gestión normal de compras. Capacitarlo permanentemente en producto, técnica de compras, manejo de objeciones y políticas de la empresa. 6. Visitas y contactos telefónicos con clientes para medir su nivel de satisfacción 7. Visitas a clientes cuando se determine su comportamiento atípico en la compra 8. Investigación de su mercado territorial Recorridos físicos por su zona asignada a fin de identificar posibles nuevos.

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DEPARTAMENTO COMERCIAL.

NOMBRE DEL CARGO: ASESOR DE VENTA SUBORDINACION: GERENTE TIPO DE CONTRATACION: TERMINO FIJO

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Antes de la venta. Realizar prospecciones, organizar el tiempo, intentar descubrir nuevos sectores, establecer contacto previo con el cliente, preparar las rutas, preparar las visitas. Durante la venta, la visita. Presentación, oferta, tratamiento de objeciones, cierre de la venta. Después de la venta, el seguimiento. Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestión diario o reporte, atender reclamaciones e incidencias.

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DEPARTAMANTO DE PRODUCCIÓN. NOMBRE DEL CARGO: OPERARIO SUBORDINACION: GERENTE TIPO DE CONTRATACION: TERMINO FIJO

1. Colaborar con las actividades que realiza la institución. 2. Colaborar con los demás miembros de la institución a mantener en completo orden y aseo a la empresa. 3. Manejar y velar la adecuada utilización de la maquinaria a su cargo. 4. Entregar oportunamente los elementos solicitados por las diferentes dependencias. 5. Colaborar con el Personal del colegio en todas las actividades de Oficios generales y servicios varios. 6. Suministrar los elementos que le sean requeridos por el personal autorizado. 7. Recibir e inventariar los materiales y elementos que ingresen al almacén. 8. Elaborar el plan de necesidades de elementos devolutivos y de consumo que la institución requiera para cada vigencia. 9. Velar por el mantenimiento y cuidado de los equipos y herramientas colocadas a su disposición para el eficaz desempeño de su función. 10. Velar por el cuidado y buen uso de las instalaciones y elementos de la empresa.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FUNCIONES DEL CARGO GERENTE ACTIVIDAD D Se encarga de supervisar a los gerente del área    

Verificar cada área Que estén en su puesto de trabajo aplicando sus tareas Llamar la atención cuando se es necesario Tomar decisiones sobre ello

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 

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ACTIVIDAD D Encargarse de que se supla cualquier puesto si es necesario   

Conseguir a alguien que tenga la capacidad de enfrentar el cargo que se necesita Encargarse de que la persona que supla cumpla bien su labor Darle un contrato dependiendo del cumplimiento

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS LAS FUNCIONES DEL CARGO CONTADOR ACTIVIDAD Realizar el presupuesto anual de ingresos y gastos y presentarlo a la Junta de Socios de la empresa.     

Realizar el documento, con anticipación Tenerlo listo para la fecha debida Presentarlo a la junta de socios Firmas Archivar

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ACTIVIDAD

Elaboración de la declaración de renta.

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  Realizar el documento Tenerlo listo para la fecha de entrega Verificar que el documento este bien organizado Ir personalmente, al banco correspondiente, y cancelar la declaración Archivar, en el orden del año correspondiente

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FUNCIONES DEL CARGO AUXILIAR CONTABLE

ACTIVIDAD D

Elaboración de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos.     

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Realizar el documento, en borrador Tenerlo listo, para el contador publico Entregárselo personalmente , al contador Esperar el documento firmado Archivar, en el orden del año correspondiente

   

ACTIVIDAD Realizar la contabilización de todas operaciones que se realice en la empresa.      

Realizar el documento Soportes Asegurarse de que este bien Entregárselo al contador Esperar firmas Archivar, en el consecutivo

las

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FUNCIONES DEL CARGO OPERARIO

ACTIVIDAD D

Asegurar que hay productos (stock) necesarios en la empresa    

Revisar la bodega Acomodar el stand Comunicar al encargado del área, la falta de productos Observar que los productos estén en buen estado

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OBJETIVOS ESTRATEGICOS TU HOGAR ANFER LTDA.

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OBJETIVOS DE VENTAS.

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Asegurar que el jefe de ventas contribuye en 20’000.000 o más a finales de año. Proporcionar el 50% de las ventas totales mediante estrategias de venta incremental y cruzada Lanzar 5 campañas online para conseguir 3000 contactos de clientes potenciales a finales de año.

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OBJETIVOS DE DISEÑO Lanzar una biblioteca de modelos interactivos para finales de cada semestre. Crear ilustraciones, iconos y gráficas para el contenido para cada semestre. Crear nuevas referencias para sacarlas al mercado para cada semestre.

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POLITICAS DE LA EMPRESA TU HOGAR ANFER LTDA. POLITICAS ADMINISTRATIVA Y CONTABLE DE LA EMPRESA.

POLÍTICA DE EFECTIVO • Los pagos por caja menor no pueden ser mayores a cien mil pesos y estar autorizados por el gerente de la empresa. • Los pagos superior a $5’000.000 deben hacerse por medio de cheques a nombre del beneficiario y cruzado, y firmado por el gerente y tesorero. • Todos los días debe presentarse el reporte diario de tesorería con los saldos disponibles en las cuentas bancarias. POLÍTICA DE CRÉDITO • Los créditos en ventas se otorgarán por máximo por $5.000.000 autorizados por la gerencia. • El periodo del crédito será máximo a 60 días. POLÍTICAS DE INVERSIÓN • Las adquisiciones de propiedad, planta y equipo, deben estar aprobadas por la dirección de la empresa. • La gerencia solamente está autorizada para hacer compras hasta por un 20% del capital social. POLÍTICAS DE FINANCIAMIENTO • La empresa no puede endeudarse por encima del 50% del valor de los activos. • Las fuentes de financiamiento son las instituciones financieras. POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS • No se reciben pagos con cheques personales sino de empresas reconocidas. • No se harán vales para ninguno de los empleados de la empresa. • Se debe exigir además de la factura una letra de cambio firmada con codeudor. • En caso de cobro judicial se deben pagar por cuenta del cliente las costas del juicio. • El personal vinculado a la empresa debe inscribirse en las instituciones de seguridad social, antes de iniciar labores. • Los permisos del personal son autorizados por el gerente. • Las licencias por enfermedad menores de tres días los pagara la empresa de acuerdo a las normas del código sustantivo de trabajo.

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PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORÍA PROPUESTA TÉCNICA Naturaleza: Auditoria administrativa Alcance: Área de servicio al cliente. Antecedentes: Nunca se ha realizado ningún tipo de auditoría Objetivos:    

Escuchar al cliente activamente entendiendo sus necesidades y atendiendo sus requerimientos. Comprender cuáles son sus expectativas de la empresa TU HOGAR ANFER LTDA. Asesorarlo y presentarle la mejor opción disponible, producto o servicio, que responda a sus necesidades y deseos. Definir con él aquellos beneficios del producto o servicio se dirigen mejor a cubrir sus deseos y necesidades. Responder todas sus inquietudes acerca de la adquisición y mejor uso del producto o servicio..

Estrategias: Durante este proceso de auditoría, el auditor revisara el proceso observando las actividades realizadas por el departamento de servicio al cliente, en cada una de las etapas del proceso, controlando recursos, eficiencia de personal, rendimientos, costos, etc. Justificación: Elaborar un diagnóstico del área de servicio al cliente para evaluar su funcionamiento. Acciones: Aplicación de cuestionarios, cédulas, entrevistas y observación directa en el área a auditar. Recursos: Auditor Independiente Resultados:  Identificar La eficiencia, la puntualidad y precisión de las operaciones registradas.  Identificar los procesos utilizados en el establecimiento para un servicio al cliente eficiente.  Dar opiniones sobre algunas posibles irregularidades en el área del servicio al cliente.  Hallar factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área de servicio al cliente. Asignación de la Responsabilidad: Auditor Capacitación: promover el aprendizaje en determinadas áreas del conocimiento y fortalece las habilidades de los empleados para alcanzar un ejercicio profesional más óptimo. Actitud: La labor de investigación se realizara de la manera más objetiva y sin perjuicios por parte del auditor. Diagnóstico Preliminar TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

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Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento de la organización TU HOGAR ANFER LTDA Revisar las actividades que realiza el personal, para observar si se están llevando a cabo de la forma correcta. Visitas programadas a la empresa para recolectar la información necesaria a través de entrevistas y aplicación de cuestionarios, así como información directa e investigación documental. implementar mecanismos de acción que apoyen a la mejora continua del área de servicio al cliente.

INSTRUMENTACIÓN Recopilación de la Información: La recopilación de la información se realizó con las herramientas diseñadas para ello. Atreves de entrevistas, encuestas observación directa del auditor, misión y visión de la empresa que es proporcionada Por el representante de la organización. Técnicas de recolección: se Decidió aplicar las siguientes técnicas, debido a la facilidad y rapidez de las mismas para obtener la información necesaria.  Investigación documental  Observación directa  Entrevista  Cuestionarios  Cédulas Medición: Esta actividad se basó en los siguientes indicadores: Indicadores de Operación  Con la aplicación de este indicador se pretende medir cuántos trabajadores de toda la empresa están inmersos en las operaciones: Personal asignado al servicio al cliente / total del personal.

PAPELES DE TRABAJO. Los papeles de trabajo a utilizar serán minutas, donde el auditor del equipo llevará un resumen de lo ocurrido durante el proceso de información necesaria para la auditoría. Evidencia. En las visitas que se realizó se comprobó: Evidencia Física.  Local muy pequeño para el oficio que se practica.  No existen señalamientos específicos en el área del servicio al cliente. . TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

Evidencia Testimonial. Es una opinión de cuatro (6) clientes a los cuales se les realizó una entrevista pequeña, la entrevista constaba de estas preguntas ¿en general califique el servicio de esta empresa? ¿Esta empresa maneja buenos precios? ¿Esta empresa maneja buenos materiales?

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TU HOGAR ANFER LTDA ÍNDICE Archivo Permanente Administración de la Auditoría Información Enviada Información Recibida

DE P/ T AP AP AP1. 1/1 AP2. 1/8

Archivo de Planificación

APL

Planificación Preliminar Programa de Auditoria Preliminar Entrevista al Gerente Entrevista con empleados Evaluación Control Interno Matriz Preliminar de Riesgo Reporte Planificación Preliminar

PP PP1. 1/1 PP2. 1/1 PP3. 1/1 PP4. 1/1 PP5. 1/1 PP6. 1/1

Archivo Corriente Planificación Específica Programa de Auditoría Específica Evaluación Control interno Reporte Específico

AC PE PE1. 1/1 PE2. 1/1 PE3. 1/1

Establecimiento Auditado Cedula Narrativa de Entrevista al Gerente Cedula Narrativa de Entrevista a Empleados Cedula Narrativa Cumplimiento Legal Cedula Narrativa Listado del Personal Cedula Horario de Trabajadores Cedula control de inventarios Cedula área de despacho, servicio y facturación Cedula procesos

EA EA1. 1/1 EA2. 1/1 EA3. 1/1 EA5. 1/1 EA8. 1/1 EA9. 1/1 EA10. 1/1 EA11. 1/1

Hoja de Hallazgos Hoja de Hallazgos

HH HH. 1/4

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AP. AP1. 1/1

CIRCULAR

OCAÑA NORTE DE SANTANDER, SEPTIEMBRE 15 del 2017

Sres. TU HOGAR ANFER LTDA

TU HOGAR ANFER LTDA. De conformidad con el dueño del establecimiento se ha llegado al acuerdo de realizar una AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA ORGANIZACION DEL LOCAL , la misma que se les informa que se realizara a partir del de 22 de AGOSTO al 22 de NOVIEMBRE del 2017 donde se designara a la Auditor (as) ANGIE ZAPATA PLATA, MAURICIO BENITEZ, JOSE CONTRERAS a realizar el trabajo en comendado. A la vez quiero solicitarles su total colaboración y disponibilidad para proporcionar a la auditora toda la información necesaria, con el fin de cumplir con los plazos dispuestos.

Atentamente,

PEDRO LUIS MARTINEZ Gerente de la FIRMA DE AUDITORES MAJ

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AP. AP2 1/7 Ref. Sobre: RUT Certificado Cámara de Comercio Certificado Alcaldía – Licencia de funcionamiento Certificado uso del suelo Certificado Bombero Certificado sanidad, entre otros.

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AP. AP2 1/6

TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÃ&#x2018;A (N.S)

AP. AP2 2/6

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AP. AP2 3/6 SALUD PUBLICA

ACTA DE INSPECCIÓN SANITARIA A ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO

Código: F-SPVC08-42 Fecha aprobación: año 2017 Versión:01 Página 26 de 67

ACTA No: ____001_____ Ciudad y fecha: OCAÑA NORTE SANTANDERR 06 SEPTIEMBRE 2017 IDENTIFICACIÓN DEL ESTABLECIMIENTO: RAZÓN SOCIAL: _COMPRA Y VENTA DE ELECTRODOMESTICOS TU HOGAR ANFER LTDA NOMBRE COMERCIAL: TU HOGAR ANFER LTDA DIRECCIÓN: CRR 27 # 6-19 BRR SAN AGUSTIN TELÉFONOS: _317345768 email:_TUHOGARANFERLTDA@HOTMAIL.COM CIUDAD: __OCAÑA DEPARTAMENTO: NORTE SANTANDER REPRESENTANTE LEGAL: MAURICIO BENITEZ No. IDENTIFICACIÓN: 1.345.897.987 POBLACIÓN: Operativos: Hombres: ___X_ Administrativos: Hombres: ______ No empleados afiliados a riesgos prof: _____ Mujeres: ____X_ Mujeres: _______ No empleados afiliados a seguridad social: ______ FECHA DE ÚLTIMA VISITA OFICIAL: _04-05-2017 CONCEPTO QUE SE EMITIÓ: ____________________________________________________________ MOTIVO DE LA VISITA ACTUAL: Visita de rutina u oficio: X Queja: _____ Asociada a brote: ______ Interesado ___________ Solicitud: ___________

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1. INSTALACIONES FÍSICAS ÍTEM ASPECTOS A VERIFICAR CALIFICA S CIÓN 1.1 Está ubicado en un lugar alejado de focos de BUENO insalubridad o contaminación. 1.2 Esta alejado de botaderos de basura, rellenos BUENO sanitarios, depósito de aguas estancadas, criadero de insectos y roedores 1.3 Los techos, paredes y muros, son resistentes, BUENO sin grietas, sin signos de filtración y fácil limpieza. 1.4 Los pisos son impermeables de fácil limpieza, BUENO desinfección y con nivelación para facilitar el drenaje. 1.5 Las escaleras, rampas y vías de acceso son BUENO seguras y en material antideslizante. 1.6 Se cuenta con señalización y demarcación de BUENO áreas internas y comunes. 1.7 La iluminación natural o artificial es suficiente BUENO y adecuada en función de la actividad que se realiza para su uso. 1.8 La ventilación natural o artificial se encuentra BUENO en cantidad suficiente. 1.9 Las instalaciones eléctricas están BUENO adecuadamente instaladas y protegidas. 1.9 Las instalaciones de almacenamiento de BUENO insumos y herramienta son adecuadas y seguras. 1.10 Las tuberías están aisladas e identificadas. BUENO 2. INSTALACIONES SANITARIAS 2.1 Los servicios sanitarios se encuentran en BUENO correcto estado de funcionamiento. 2.2 Los servicios sanitarios son construidos con BUENO materiales de fácil lavado y desinfección. 2.3 Cuenta con suficientes recipientes para la BUENO segregación de residuos, elaborado en material rígido y con bolsa plástica. 2.4 Los servicios sanitarios están dotados con BUENO los elementos para la higiene personal. 2.5 Cuenta con servicios sanitarios para uso de personas discapacitadas o con movilidad TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

OBSERVACIONES NINGUNA NINGUNA

NINGUNA

NINGUNA NINGUNA NINGUNA

NINGUNA NINGUNA NINGUNA NINGUNA

NINGUNA NINGUNA

reducida. 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3

3.1.4 3.2 3.2.1

3.2.2 3.2.3

3.2.4

3.2.5

3.3 3.3.1

3.3.2 3.4 3.4.1

3.4.2

3. CONDICIONES DE SANEAMIENTO ABASTECIMIENTO DE AGUA Cuenta con suministro de agua potable NINGUNA El tanque para el almacenamiento de agua NINGUNA potable se encuentra protegido. Los tanques de almacenamiento de agua NINGUNA potable se lavan y desinfectan periódicamente. El suministro de agua y su presión son NINGUNA adecuados. MANEJO DE RESIDUOS SÓLIDOS Se cuenta con suficientes recipientes de NINGUNA material rígido con tapa y bolsa plástica bien ubicados e identificados en las fuentes de generación. Son recolectados los residuos con la NINGUNA frecuencia necesaria. Se cuenta con un área para el NINGUNA almacenamiento de los residuos sólidos generados y con contenedores por tipo de residuo. El almacenamiento de residuos se NINGUNA encuentra construido en material que facilita su limpieza y desinfección. El personal que maneja el residuo sólido es NINGUNA dotado con los elementos de protección personal. RESIDUOS LÍQUIDOS Se cuenta con sistemas sanitarios para la NINGUNA evacuación y disposición de aguas residuales. El manejo de los residuos líquidos no NINGUNA representa riesgos para la salud pública. CONTROL DE PLAGAS Existen dispositivos o mecanismos de NINGUNA control en buen estado y bien ubicados para el control integral de plagas. Los productos utilizados para el control de NINGUNA plagas se encuentran rotulados y almacenados. TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

3.4.3

4.1 4.2 4.3

4.4 4.5

5.1

5.2

El control de vectores es realizado por una NINGUNA empresa particular. 4. PREVENCIÓN DE EMERGENCIAS El personal está capacitado en prevención y NINGUNA atención de emergencia y desastre. Se cuenta con extintores o gabinetes contra NINGUNA incendios cargados y están señalizados. Se cuenta con el número suficiente de NINGUNA puertas o salidas de emergencia y están señalizadas. Existe botiquín de primeros auxilios. NINGUNA Se tiene identificada y señalizada las rutas NINGUNA de evacuación y las salidas de emergencia. 5. ESPACIO 100% LIBRE DE HUMO En los espacios cerrados existe señalización NINGUNA que desestimule el consumo de cigarrillo, que indique la afectación a la salud por el consumo o que el establecimiento es un espacio libre de humo. El establecimiento ha desarrollado NINGUNA estrategias de desestimulo en cuanto al consumo de cigarrillo y tabaco.

REQUERIMIENTOS: para ajustar la institución a las normas sanitarias debe darse cumplimiento a los siguientes requerimientos (Citar numerales):

De conformidad con lo establecido en la ley sanitaria vigente, especialmente la ley 09 de 1979 y sus reglamentarios, para el cumplimiento de las anteriores exigencia se concede un plazo de ______________ (a partir de la notificación). En caso de no cumplimiento se procederá a aplicar las medidas previstas en la legislación sanitaria vigente. CONCEPTO:

Favorable: sanitarias

_____X___ cumple totalmente las condiciones TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

Favorable condicionado: ________ se dejan exigencias y se fija plazo para su cumplimiento. Desfavorable: ________ No admite exigencias, se procede a aplicar medidas sanitarias de seguridad.

OBSERVACIONES O MANIFESTACIONES DEL RESPONSABLE O REPRESENTANTE DE LA INSTITUCIÓN. _NINGUNA, TODO EN REGLA ____________________________________________________________________ Para constancia previa lectura y ratificación del contenido de la presente acta firman los funcionarios y personas que intervinieron la visita, hoy 04 del mes De AGOSTO del año _2017_ en el municipio de OCAÑA NORTE DE SANTANDER __________________________ FIRMA FUNCIONARIO DE SALUD: LA INSTITUCIÓN:

FIRMA FUNCIONARIO DE

FIRMA: ____LUIS MARTINEZ __________ FIRMA: __ANDREA ARIAS _ NOMBRE: JUAN ANDRES ROJAS _ NOMBRE: _ ANDREA ARIAS C.C: _1.890.347.980________________________ C.C:______1,888,345.212 CARGO: ______INSPECTOR CARGO: _____INSPECTORA_______________

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AP. AP2 4/7

Razón social: COMPRA Y VENTA DE ELECTRODOMESTICOS Localización:

Número catastral:

Sector: 2 CERTIFICADO USO DEL SUELO No 1179 CONFORME Fecha de expedición: Fecha de vencimiento: DATOS DEL PERIODO O ESTABLECIMIENTO DATOS DEL SOLICITANTE Nombre: MAURICO BENITEZ Dirección: CRA 27 # 6-19 Zonas de actividades múltiple intensiva en empleo (ZAMIE) Zona de actividad especializada (ZAE) No. Identificación: 1.345.987.980 Teléfono: 317456980

CLASIFICACIÓN DEL USO DEL SUELO URBANO Y DE EXPANCIÓN URBANA SEGÚN

Sector 1 Buenos Aires (ZAE-S1) Sector 2 La Rotina (ZAE-S2) Sector 3 Carretera Central (ZAE-S3)

Sector 5 Terminal de Transportes (ZAE-5) Sector 6 El Ramal (ZAE-6) Sector 7 Av. Circunvalar (ZAE-7)

Sector 4 El Carbón (ZAE-S4)

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MODELO DE OCUPACION TERRITORIAL POT TRATAMIENTOS URBANITICOS PARA EL SUELO URBANO Y EXPANCIÓN URBANA Tratamiento de Recuperación

Conservación histórica Cultural y arquitectónica

Tratamiento de Recuperación ambiental Mejoramiento integral por Mejoramiento integral vivienda y entorno Tratamiento de consolidación Tratamiento de conservación Humanística

Tratamiento de desarrollo Tratamiento innovación urbana Desarrollo en suelo urbano Desarrollo de suelo de expansión urbana

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AP. AP2 5/6

TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÃ&#x2018;A (N.S)

AP. AP2 6/6

710 BOLETA FISCAL A FAVOR DE CEDULA 1064840905

OTORGANTE: TU HOGAR ANFER LTDA

ACTOS DESCUENTALES CONSTITUCION 300.000.000

CUENTA

TAZA 0.7%

VALOR 2.100.000

TOTAL IMPUESTO $2’100.000 SISTEMATIZACIO $22.500 N TOTAL $2.122.500 Fecha.esc matricula

Valor letras: 900602760-8 NOTARI CIUDA No.escritura A D 28/07/16 ACTA 25 Ocaña 1 __________________________________________________________________ DIRECCION Cra 27 N° 6-29 B. SAN AGUSTIN TELEFONO 317687980 CORREO ELECTRONICO TUHOGARANFERLTDA@hotmail.com FIRMA PEDRO LUIS AREVALO PEDRO LUIS AREVALO Colector de Rentas de Ocaña

TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

APL. DD1. 1/2 ORDEN DE TRABAJO OCAÑA NORTE DE SANTANDER, SEPTIEMBRE 29 del 2017 Señores TU HOGAR ANFER LTDA. Cordial Saludo De conformidad con lo establecido en la carta convenio por mutuo acuerdo, de realizar una auditoria administrativa a la empresa TU HOGAR ANFER LTDA. Alcance: El examen de Auditoría Administrativa a realizarse a la empresa que cubrirá el período comprendido entre el 16 de AGOSTO al 16 de NOVIEMBRE del 2017. Objetivos:  Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en la administración de la empresa TU HOGAR ANFER LTDA.  Verificar y analizar el cumplimiento de las funciones por parte de cada empleado de la empresa.  Evaluar la efectividad de las tareas realizadas dentro de los procesos que se realizan diariamente.  Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades.  Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado en el área. Una vez realizada la Planificación Preliminar y la Matriz Preliminar con enfoque de auditoría debe formular los programas de auditoría, realizar la ejecución del trabajo en el campo hasta llegar al borrador de informe con el memorando de síntesis de borrador, mismos que deberán ser presentados. Atentamente, PEDRO LUIS MARTINES. Gerente de la FIRMA DE AUDITORES MAJ

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APL. DD1 2/2

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FIRMA DE AUDITORES MAJ APL.PP1. 1/1 TU HOGAR ANFER LTDA. PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR Inicio: 16 Agosto 2017

Término: 16 Noviembre 2017

Objetivo: Evaluar y definir la estructura organizacional de la empresa en tal forma que permita desarrollar las funciones y operaciones con eficiencia y control adecuado. Procedimientos: Núm. Actividad del Programa 1

Aspectos Generales

1.1.

Programar y efectuar entrevista preliminar con el dueño de la empresa a efecto de oficializar la actividad y a sus empleados. Solicitar para efecto de archivo permanente toda la información primordial del negocio, como son RUT, copias de afiliaciones de los trabajadores, entre otros. Solicitar manuales de procedimientos existentes y precisar si están en operación y si son adecuados al funcionamiento actual. Elaborar nota descriptiva de los procesos que realiza en el desarrollo de sus actividades. Levantamiento de Información Seleccionar los puestos a

1.2

1.3

1.4

2. 2.1

Personal Ref Responsable MAURICIO BENITEZ JOSE APL. PP2. 1/1 CONTRERAS APL. PP3.1/7

ANGIE ZAPATA

AP.AP1.2/3 AP.AP2.1/8

JOSE AP.PP1.3/3 CONTRERAS

ANGIE ZAPATA

APL.PP6.1/1

JOSE CONTRERAS ANGIE APL. PP2. 1/1 TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

Fecha

2.2

2.3

3.1

3.2

3.3

3.4

entrevistar, para ello tomar en cuenta la posición jerárquica y determinar si es posible hora y fecha Elaborar de preferencia en forma previa la temática que se abordará en la entrevista y si es posible hora y fecha. Revisar la información recopilada en la entrevista e identificar los casos que se deben ampliar o aclarar en su caso. Elaboración de un Diagnóstico conceptual y detallado.

ZAPATA

APL. PP3.1/7

MAURICIO BENITEZ

APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/7

ANGIE ZAPATA

APL.PP4.1/1

Analizar la información obtenida en la fase preliminar general realizando una cédula narrativa del proceso administrativo. Realizar una matriz de riesgo preliminar para evaluar el proceso administrativo. Depurar la información recopilada por medio de las entrevistas y considerar la más significativa para emplearla como referencia en el transcurso de la actividad evaluatoria.

MAURIO BENITEZ

APL.PP6.1/1

Estudiar la información generada en el proceso

MAURICIO BENITEZ

JOSE CONTRERAS

JOSE APL.PP5.1/1 CONTRERAS

ANGIE ZAPATA

TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

evaluatorio y elaborar como resultado un informe que contenga como mínimo el diagnóstico dirigido al negocio, el cual constate la labor desarrollada. ELABORADO POR: LUISA PEREZ FECHA: AGOSTO 19- 2017

SUPERVISADO POR: MAURICIO BENITEZ, JOSE CONTRERAS, ANGIE ZAPATA. FECHA: AGOSTO 19 – 2017

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APL.PP2.1/1 TU HOGAR ANFER LTDA. ENTREVISTA AL GERENTE PERIODO: Del 16 de AGOSTO Al 16 de NOVIEMBRE del 2017 NOMBRE: CARLA PICON FLOREZ CARGO: GERENTE FECHA: AGOSTO 24 2017 1. ¿Existe un sistema de organización en el cual las personas que trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades? 2. ¿Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quien cumple cada función exactamente? 3. ¿Se cuenta con un plan de planificación y motivación para el personal? 4. ¿Considera usted que las instalaciones del negocio son las más adecuadas para realizar su trabajo, tanto en las áreas de preparación del producto, bodega, despacho y facturación? 5. ¿Existe dentro de los procesos que se realizan un sistema de información adecuado que permitan tener información ágil y oportuna?

6. ¿El personal que trabaja cuenta con el perfil adecuado para realizar sus labores?

7. ¿Existe una persona responsable que supervise las actividades de cada trabajador?

8. ¿Se cuenta con un plan de capacitación y motivación al personal? 9. ¿Está usted conforme con el trabajo que realizan sus empleados?

10. ¿Con que frecuencia reúne a sus trabajadores para conocer deficiencias?

11. ¿Existen claramente detallados los objetivos propuestos?

Elaborado Por: MAURICIO BENITEZ Fecha: AGOSTO 26- 2017 TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

FIRMA DE AUDITORES MAJ APL.PP3.1/1 TU HOGAR ANFER LTDA ENTREVISTA AL PERSONAL PERIODO: Del 22 de Agosto Al 22 de Noviembre del 2017 NOMBRE: JUAN LUIS CARVAJAL CARGO: OPERARIO FECHA: 27 Agosto- 2017 1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar? 2. ¿Cuáles son sus funciones? 3. ¿Existen problemas, que no permiten agilitar el trabajo? 3. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? 8 HORAS. 4. ¿ES remunerada por horas extras? NO NOS PERMITEN HACER HORAS EXTRAS. 5 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? 6. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? 7. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? 8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? 9. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? 10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? ELABORADO POR: JOSE CONTRERAS FECHA:27 Agosto -2017

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FIMA DE AUDITORES MAJ APL.PP4. 1/1 TU HOGAR ANFER LTDA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: Del 22 de Agosto Al 22 de Noviembre del 2017 No.

PREGUNTAS SI

PLANEACION ¿En quién recae la responsabilidad de la Planeación del local?

RESPUESTAS OTRAS OBSERVACIONES Dueño

¿Se ha desarrollado estrategias para mejorar los procesos y de esta manera mejorar las ventas del local? ¿Cuenta usted con políticas alas que se deba regir para desarrollar ciertas actividades? ¿Tiene usted programas de trabajo para los días más complicados?

Se cuenta con un manual de procedimientos para la empresa TU HOGAR ANFER LTDA.

Solo tiene políticas de compra y venta

Se necesita para festividades

¿Existen niveles de jerarquía dentro de su negocio?

Se tiene en cuenta los niveles jerárquicos de la organización

¿La visión de su negocio constituye la declaración fundamental de sus valores, aspiraciones y metas?

¿La visión enmarca la experiencia y un conocimiento profundo de su trabajo?

Se tiene presenta la visión en la organización para que los empleados tengan en cuenta a dónde quiere llegar la empresa a un futuro. Tiene una variedad de requisitos que hacen que la compañía obtenga éxito a futuro.

¿Considera la visión como un atributo

Es un tributo necesario porque define el resultado ideal que se

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primordial a la planeación?

quiere alcanza y la planeación son los pasos para conseguirla.

¿La misión es realmente un agua de actuación?

¿El personal que trabaja dentro del negocio conoce los objetivos?

¿Se brinda capacitación permanente o por lo menos de manera semestral?

ORGANIZACIÓN ¿La división y distribución defunciones es la correcta para su negocio?

Es el motivo y la capacidad de desarrollo a futuro de la empresa.

¿El personal que trabaja en su establecimiento tiene el perfil adecuado?

Si, debido a que se capacita los empleados de la organización

¿Cuenta usted con los suficientes conocimientos para dirigir el negocio?

Si, se tiene las habilidades excelentes que ayudan al funcionamiento de la organización.

¿Cree usted que la organización estructural del negocio es la adecuada?

DIRECCION ¿Existe por parte la suficiente capacidad de liderazgo?

No son muy claras debido a la falta de objetivos diarios.

Tiene un personal adecuado para esta función, que ejerza el liderazgo en la compañía

¿La comunicación dentro del local es la suficiente?

¿Existe motivación para el

X TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

personal que trabaja en su establecimiento? 4

¿Cuándo existe algún conflicto se lo soluciona rápidamente y de la mejor manera posible?

Se tiene presenta la buena comunicación entre los empleados .

¿Para la toma de decisiones se cuenta con información rápida y oportuna?

¿Se maneja creatividad e innovación?

CONTROL 1

¿Cuenta con un sistema de información que le ayude a control las ventas diarias? ¿Dentro del establecimiento se cuenta con un manual defunciones y procesos? ¿Se cuenta con la suficiente capacitación para manejar la caja registradora?

Caja registradora

POR ELEMENTOS ESPECIFICO 1 ¿Las adquisiciones que se X realiza son controladas de acuerdo a las ventas? 2 3

¿Se maneja un control de inventarios? ¿Cuenta usted con asesoría externa acerca de restaurantes de comida rápida? ¿La distribución del espacio físico es el adecuado para el

De manera empírica

Manera empírica X

X TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

trabajo? ¿Cuenta con algún sistema informático para la contabilidad del negocio?

¿Se tiene un control de proveedores?

¿Se ha planificado algún proyecto a futuro?

¿El servicio al cliente se basa en normas de procedimientos que estipule el local?

Mediante facturas

ELABORADO POR: ANGIE ZAPATA FECHA: 28 Agosto – 2017

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FIRMA DE AUDITORES MAJ APL.PP5. 1/1 TU HOGAR ANFER LTDA MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGO Inicio: 16 Agosto 2017

No.

Término: 16 Noviembre 2017

Componente

RIESGO DE CONTROL Alto Medio Bajo

PLANIFICACION ESTRATEGICA 1 El local no cuenta con una X planificación estratégica debidamente elaborada, para que tanto sus trabajadores como la dueña tengan el conocimiento de sus objetivos.

ENFOQUE DE AUDITORIA Observación física sobre la planificación estratégica.

ESTRUCTURA ORGANICA 2

No se cuenta con un organigrama funcional ni de procesos , donde se detallen las actividades que deben realizar

Indagación al personal sobre las funciones que realiza cada empleado.

PROCESOS 3

No existe un manual de procedimientos sin embargo se está estructurando o definiendo uno con el fin de mejorar el desempeño DESPACHO Y

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FACTURACIÓN 4

En el área de despacho y facturación todo se realiza con normalidad, la facturación se hace en la máquina registradora y la persona a cargo si sabe utilizar la correctamente; en lo que se refiere a despacho el servicio es bueno.

ELABORADO POR: MAURICIO BENITEZ FECHA: 1 de Septiembre de 2017

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Se comprobara mediante inspección en un día de trabajo normal para verificar.

FIRMA DE AUDITORES MAJ APL.PP6. 1/1 TU HOGAR ANFER LTDA REPORTE PLANIFIFICACION PRELIMINAR Del 22 de Agosto Al 22 de Noviembre 2017 MOTIVO DEL EXAMEN. La Auditoria administrativa se realiza para evaluar la eficiencia, eficacia y económica de los procesos y servicio al cliente de la empresa TU HOGAR ANFER LTDA. OBJETIVOS DEL EXAMEN. Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en la administración de los procesos que se realiza dentro del local. Verificar el cumplimiento de la base legal que está implantada en el local. Medir la efectividad de las tareas operativas realizadas internamente, a través de la aplicación de indicadores de gestión. Evaluar el control interno del establecimiento, a fin de mejorar los controles existentes para un adecuado desempeño. Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado. ALCANCE. El examen de Auditoría Administrativa a realizarse en la empresa TU HOGAR ANFER LTDA, cubrirá el período comprendido entre el 22 de Agosto al 22de Noviembre del 2017. CONOCIMIENTO PRELIMINAR DE LA EMPRESA. El establecimiento cuenta con una persona responsable de la administración, que posee el perfil requerido para desarrollar todas las actividades referentes al manejo del negocio. Consta de cuatro áreas: Gerencia, Cocina, Caja, Servicios y son supervisadas por el administrador del local. ACTIVIDADES PRINCIPALES Las actividades principales que se desarrollan en la son las siguientes: Preparar el producto para su venta. Servicio al cliente. Despacho, facturación y entrega del producto solicitado por el cliente NIVEL DE CONFIANZA. El nivel de riesgo dentro de la empresa es medio ya que no existe una organización establecida, que efectivice correctamente el trabajo que se realiza; lo cual produce algunas deficiencias significativas que retrasan el desarrollo normal de las actividades, por lo tanto el nivel de confianza detectado es medio. TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

CONCLUSIONES Existe un organigrama funcional que determine las responsabilidades de cada trabajador, lo cual hace que el trabajo se concentre en una persona y en otra no; o se crucen las funciones y se desperdicie tiempo. existe un manual de funciones en donde se especifique claramente cómo se debe desarrollar los procesos y determine tiempos para cada labor, por tanto esto no atrasa las actividades del negocio en ocasiones. se cuenta con capacitación técnica para el personal, y caja registradora. De las siete personas que trabajan dentro del establecimiento solo están afiliadas al Seguro Social tres, por ello podría tener conflictos. RECOMENDACIONES Estructurar e implementar un organigrama funcional donde se determine las responsabilidades de cada empleado, sin dejar de lado la cooperación mutua con el resto de labores; basándose en el perfil adecuado para desempeñar el trabajo encomendado. mejorar el manual de procesos, en el cual se especifique cada uno de ellos por área, donde estén paso a paso como realizar cada método de trabajo y las técnicas que se van a utilizar para desarrollar en el menor tiempo posible con eficacia y eficiencia todos los procesos para obtener el producto final a la venta, además del servicio que se va a brindar al cliente.. Estructurar un plan de capacitación y motivación anual que comprometa a todos los empleados a cumplir los objetivos de la empresa y a desarrollar sus actividades diarias con mayor satisfacción. Atentamente, Auditor, MAURICIO BENITEZ TELLEZ

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TU HOGAR ANFER LTDA AUDITORA AC.PE1.1/1 TU HOGAR ANFER LTDA PLANIFICACIÓN ESPÉCIFICA Período: Del 22 de Agosto al 22 de Noviembre 2017

N°

PROCEDIMIENTOS OBJETIVO: Procesar y obtener la información suficiente, relevante, pertinente, que permita determinar los hallazgos encontrados para la presentación de conclusiones y recomendaciones.

Analice la información obtenida y presente una cédula narrativa de la entrevista realizada al dueño del local y empleados responsables de todos los procesos que se realizan. Verifique el cumplimiento de la base legal del local.

REF PT

RESP Angie zapata plata

AC.EA1.1/2 JOSE CONTRERAS

MAURICIO BENITEZ

Proponga los respectivos organigramas funcional, estructural y personal.

ANGIE ZAPATA PLATA

Analice y evalúe a través de una cédula narrativa información obtenida en el listado de personal

MAURICIO BENITEZ

Analice y compare los

JOSE TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

FECHA

OBSERVACIONES

precios de la empresa con la competencia.

CONTRERAS

Diseñe los procesos de las áreas de:……… Verifique la estabilidad del personal en el registro de documentos del local.

ANGIE ZAPATA MAURICIO BENITEZ

Realice una evaluación de control interno del establecimiento.

JOSE CONTRERAS

Desarrolle la hoja de hallazgos como resultado de la auditoría realizada.

JOSE CONTRERAS

6 7

10 Elabore los papeles de trabajo que creyere convenientes.

MAURICIO BENITEZ

11 Realice el respectivo borrador del informe de auditoría.

JOSE CONTRERAS

ELABORADO POR: MAURICIO BENITEZ TELLEZ FECHA: 5 de Septiembre 2017

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FIRMA DE AUDITORES MAJ AC.PE2. 1/1 TU HOGAR ANFER LTDA EVALUACION CONTROL INTERNO PERIODO: Del 22 de Agosto Al 22de Noviembre del 2017

No.

COMPONENTES No existe planificación dentro de la empresa No existen estrategias para funcionamiento de la empresa Existen políticas dentro de la empresa en compra y venta pero falta sustentar para el resto de actividades No existen programas de trabajo para las actividades fuertes del año No existen niveles de jerarquías el dueño es el único que emite órdenes. La visión de la empresa se encuentra clara para el dueño y los empleados pero falta los manuales para poder llegar a

PONDERACION CALIFICACION PLANIFICACION 10 8

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OBSERVACIONES No existe planificación lo cual retrasa el trabajo de los empleados.

la eficacia y eficiencia. La misión está 10 bien definida dentro de la empresa No existe 10 capacitación técnica paro los procesos que se desarrollan en la empresa. ORGANIZACIÓN La división y 10 distribución de funciones es deficiente El personal que 10 trabaja si cuenta con el perfil adecuado La persona que 10 está a cargo cuenta con el perfil adecuado para administrar el negocio La organización 10 estructural del negocio es poco adecuado DIRECCION Si existe liderazgo 10 por parte del dueño Falta 10 comunicación en el interior de la empresa Existe motivación 10 para los empleados del

TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

negocio Falta información oportuna para la toma de decisiones En momentos de conflicto se soluciona de la mejor manera los problemas.

CONTROL Se tiene un sistema de información de ventas (caja registradora) No se cuenta con manuales de funciones y procesos Falta de capacitación para los sistemas de información que existe.

ELEMENTOS ESPECÍFICOS Las adquisiciones que se realizan se controlan de acuerdo a las necesidades del local.

No se tiene un sistema para control de inventarios

Falta asesoría

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externa para restaurantes de comida rápida. La distribución del espacio físico no es la adecuada No se cuenta con un sistema informático para la contabilidad.

250 ELABORADO POR: JOSE CONTRERAS FECHA:20 de Septiembre 2017

188

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TU HOGAR ANFER LTDA AC.PE3.1/1 REPORTE ESPECÍFICO PROCESO DE ADMINISTRACION PERIODO: Del 22 de Agosto Al 22 de Noviembre del 2017 PLANIFICACIÓN: Dentro de esta etapa tenemos que la visión, misión, objetivos están bien planteados y se revisara en lo posterior que se cumplan. Se tienen estrategias definidas para el cumplimiento de nuestras metas. Las políticas internas del local son pocas y se necesita ampliar las además de difundirlas con el personal que labora en el negocio. A la vez que los procedimientos no tienen un documento donde se detallen los pasos a seguir de las actividades a desarrollarse diariamente. ORGANIZACIÓN: La estructura de la empresa TU HOGAR ANFER LTDA está formada por el organigrama estructural que nos demuestra que todo el control tiene una sola persona y desde allí parten las órdenes hacia los demás es de forma circular. El organigrama funcional nos ha especificado las funciones que debería realizar cada persona que labora en el local, y para ello hemos verificado teniendo como resultado que no es así, las funciones se cruzan , se malgasta el recurso tiempo y recurso humano, hace falta un manual de funciones. Los instrumentos técnicos con los que cuenta el local son adecuados para el funcionamiento del mismo en un 90%, ya que las necesidades del negocio demandan hacer cambios.

DIRECCIÓN: Con los que respecta a esta etapa falta comunicación en las decisiones que se toman por parte del dueño hacia los empleados. La motivación es económica para los trabajadores del local. El sistema de información con el que se cuenta es básico para lo que se refiere ventas. Falta creatividad e innovación para poder llegar a cumplir con el objetivo del negocio. CONTROL: Falta control dentro del negocio, en lo que respecta a inventarios, horarios de trabajo, y en los procesos diarios de las actividades. No existe un manual de control interno que ayude a subsanar las deficiencias que se producen, por lo que el nivel de control es bajo y se podría caer en riesgo que perjudicaría a la empresa. ELABORADO POR: ANGIE ZAPATA PLATA FECHA: 25 de Septiembre de 2017 TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

FIRMA DE AUDITORES MAJ AC.EA1. 1/1 TU HOGAR ANFER LTDA CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE PERIODO: Del 22 de Agosto Al 22 de Noviembre del 2017 Analice la información de acuerdo a las entrevistas realizadas al Sr Gerente Propietario: En base a la entrevista realizada se puede concluir que el área física del establecimiento no es precisamente la más adecuada para el trabajo que se realiza, pero se la puede mejorar; esto ayudaría brindar un mejor servicio y por ende mejorarían las ventas que justificarían la inversión que se vaya a realizar. Con respecto con el medio de información con el que cuenta el local es buena, pero no se lo ha explotado en su totalidad por la falta de capacitación hacia las personas que lo utilizan; es por ello que la información requerida para la toma de decisiones es un poco lenta y pueden existir confusiones. En cuanto a las personas que laboran aquí cuentan con el perfil necesario para realizar sus funciones correctamente, y han ganado la suficiente experiencia en el transcurso de estos dos años que el local está funcionando. Al supervisor le falta un poco más de entrenamiento para poder cumplir a totalidad con el trabajo encomendado. Se ha determinado que la capacitación se da por parte de los dueños lo cual no es malo, pero si hace falta un entrenamiento más técnico para los procesos que se realizan. El dueño no está satisfecho al 100% con el trabajo de sus empleados, por lo que se necesita de su presencia en el local estrictamente. Cruce de información con entrevistas realizadas

CRUCE DE INFORMACION CON ENTREVISTAS REALIZADAS

ELABORADO POR: ANGIE ZAPATA PLATA FECHA: 28 de Septiembre de 2017

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FIRMA DE AUDITORES MAJ AC.EA2. 1/1 TU HOGAR ANFER LTDA CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS PERIODO: Del 22 de Agosto Al 22 de Noviembre del 2017

Análisis de la entrevista realizada a empleados: En base a la información obtenida de cada uno de los responsables se puedo definir que el horario de trabajo corresponde a ocho horas días, en ciertas ocasiones dos o tres horas más dependiendo de la cantidad de pedidos que se requiere despachar. Estas horas adicionales solo son remuneradas. Fuera de su horario de trabajo cuentan con un permiso de 30 a 60 minutos para tomar el lunch. Existe un ambiente de trabajo adecuado que permite desempeñar sus actividades normalmente, sin embargo consideran que debería aumentar su salario y desarrollar un plan de capacitación y motivación debido a su inexistencia Cruce de información con entrevistas realizadas

CRUCE DE INFORMACION CON ENTREVISTAS REALIZADAS ELABORADO POR: ANGIE ZAPATA PLATA FECHA : 29 de Septiembre de 2017

FIRMA DE AUDITORES MAJ TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

AC.EA3. 1/1 TU HOGAR ANFER LTDA CÉDULA NARRATIVA DEL CUMPLIMIENTO DE LA BASE LEGAL PERIODO: Del 22 de Agosto Al 22 de Noviembre del 2017

En lo que respecta al local, su base legal consta de cumplir con lo establecido por el cómo cumplir con el SRI, IESS, MSP, Ministerio de Turismo, Municipio Patentes de la Ilustre Ciudad de Ocaña. En la verificación de los mismos que se realizó pudimos constatar que cuenta con todos los permisos requeridos y está al día en sus declaraciones. Con excepción de que solo se encuentran afiliadas tres personas al IESS, por lo que podría desembocar en problemas para el local.

CRUCE DE INFORMACION ✔ ELABORADO POR: MAURICIO BENITEZ TELLEZ FECHA: 02 de Octubre de 2017

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FIRMA DE AUDITORES MAJ AC.EA5. 1/1 TU HOGAR ANFER LTDA CEDULA NARRATIVA DEL LISTADO DEL PERSONAL PERIODO: Del 22 de Agosto Al 22 de Noviembre del 2017

A continuación se presenta un análisis de la información obtenida del listado de personal donde consta: nombre y apellido, cargo, tipo de contrato, perfil profesional, funciones específicas: Los empleados que conforman el establecimiento tienen un contrato fijo lo que permite determinar la estabilidad laboral de los mismos. Cumplen con un perfil adecuado que permita cumplir con las responsabilidades asignadas. El personal que consta en nómina tiene horarios diferentes de ingreso y salida a su trabaja, existen dos turnos de labores.

CRUCE DE INFORMACION CON LISTA DE EMPLEADOS ELABORADO POR: MAURICIO BENITEZ TELLEZ FECHA: 10 de Octubre de 2017

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FIRMA DE AUDITORES MAJ AC.EA6. 1/1 TU HOGAR ANFER LTDA CÉDULA NARRATIVA DE ANÁLISIS DE PRECIOS PERIODO: Del 22 de Agosto Al 22 de Noviembre del 2017

Los precios que maneja la empresa TU HOGAR ANFER LTDA Son los idóneos para el área de mercadeo y ventas debido a que sus costos son bajos.

ELABORADO POR: MAURICIO BENITEZ TELLEZ

FECHA: 14 de Octubre de 2017

PAPEL PROPORCIONADO POR LA EMPRESA ✔ ?

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FIRMA DE AUDITORES MAJ AC.EA10. 1/1 TU HOGAR ANFER LTDA CEDULA NARRATIVA AREA DE DESPACHO, SERVICIO Y FACTURACION PERIODO: Del 16 de Agosto Al 16 de Noviembre del 2017

Dentro del área de atención al cliente de la empresa se encuentran una disponibilidad suficiente de trabajadores que se encargan del despacho de los productos y emiten facturas siempre y cuando el cliente lo necesite o de lo contrario se trabaja con los tickets de la caja registradora que son debidamente autorizados por la dueña.

Observado ?

✔

ELABORADO POR : MAURICIO BENITEZ TELLEZ

FECHA: 16 de Octubre de 2017

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FIRMA DE AUDITORES MAJ HH. 1/4 TU HOGAR ANFER LTDA HOJA DE HALLAZGOS No. 1 PERIODO: Del 22 de Agosto Al 22 de Noviembre del 2017 PERSONAL DE LA EMPRESA QUE NO SE ENCUENTRA AFIALIADO AL SEGURO Condición. En la revisión de la base legal, solo se encontró que se encuentran afiliadas 3 personas de las 7 que trabajan en el local. Criterio. La estabilidad laboral de los empleados permitirá tener mejor nivel de desempeño dentro de sus labores diarias y realizar sus funciones de manera agradable y buscando satisfacer al cliente. Causa. La falta de recursos económicos no permite que el propietario logre afiliar a todo su personal. Efecto. Los empleados no se sienten respaldados por la empresa y esto puede ser causa de molestias en ellos, lo cual no les permite desempeñarse al 100 % en su trabajo. Inconformidad y desmotivación por parte del personal, retraso generado por la falta de Continuidad en el desarrollo de actividades provocando perjuicios para la empresa y que tomen malas actitudes con los clientes. CONCLUSIÓN El negocio no cuenta con una organización suficiente que le permita verificar sus ingresos, para poder brindar estabilidad laborar a sus trabajadores; debido a la falta de control que existe por parte de los dueños; lo cual genera que no se rinda al 100% dentro de cada responsabilidad que tiene los empleados perjudicando al negocio en el desarrollo de sus actividades. RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente Propietario implante un sistema contable para estar claros de las utilidades generadas por el negocio. más graves con el Estado lo cual perjudicaría gravemente al Sr dueño y sus negocio; a la vez que sus empleados tendrían estabilidad laboral afianzando su seguridad dentro del trabajo, mejorando el ambiente laboral llevando a realizar sus funciones con más eficiencia y eficacia desembocando en un incremento de ventas que sería beneficio para la empresa. ELABORADO POR: MAURICIO BENITEZ TELLEZ FECHA: 23 DE AGOSTO DEL 2017 TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

FIRMA DE AUDIOTRES MAJ HH. 1/1 TU HOGAR ANFER LTDA HOJA DE HALLAZGOS No. 2 PERIODO: Del 16 de Agosto Al 16 de Noviembre del 2017 INEXISTENCIA DE CONTROL INTERNO Condición: Se ha constatado que no existe un manual de control interno para el establecimiento, el cual facilitaría el desarrollo de las funciones administrativas y operativas ayudando a la comunicación interna, de la misma manera para llegar a cumplir con los objetivos propuestos y evaluar las actividades del personal. Criterio: La aplicación de un sistema de control interno que cumpla con los requerimientos de la empresa y permita obtener información útil y oportuna. Causa: La falta de control ha provocado que dentro del negocio se produzcan errores significativos que retrasen el progreso del mismo. Efecto: Información no confiable y oportuna genera inconsistencias y pérdidas en los procesos que se realizan dentro del local. CONCLUSIÓN: Se ha determinado que no existe un sistema de control interno que ayude a la parte administrativa a la toma de decisiones adecuadas para el negocio, ya que el mismo Ayudaría a convertirse en un elemento informativo en donde se describa y especifique las actividades que deben realizarse para cada tarea. RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente propietario un manual de control que fortalezca la Gestión Administrativa para la toma de decisiones en una manera eficiente y efectiva, que ayude a brindar soluciones a problemas o situaciones que se presenten. por parte del dueño, constituyéndose en una herramienta idónea para la realización de las actividades. ELABORADO POR: ANGIE ZAPATA PLATA FECHA: 28 DE OCTUBRE DEL 2017 TU HOGAR ANFER LTDA. NIT.900.766.432-9 Cr 27 #6-19 OCAÑA (N.S)

FIRMA DE AUDITORES MAJ HH. 3/4 TU HOGAR ANFER LTDA HOJA DE HALLAZGOS No. 3 PERIODO: Del 22 de Agosto Al 22 de Noviembre del 2017 FALTA DE ADECUAMIENTO EN EL ESTABLECIMIENTO

Condición. Por observación se ha determinado que el adecua miento del local es ineficiente y hace falta realizar algunas mejoras. Criterio. El mejoramiento de la parte física del local sería de mucha ayuda para mejorar la presencia e incrementar las ventas. Causa. Por la falta de organización, no se sabe claramente las utilidades del negocio por lo cual no permite que se realice inversión en el mismo para mejorar su apariencia y así lleguemos a las metas planteadas. Efecto. La falta de una presencia del establecimiento provoca que no se cumpla con los objetivos de venta necesarios y no se llegue a toda clase de público que se desea. CONCLUSIÓN Le falta presencia al local, necesita que se realice un readecua miento el cual será conveniente para poder mejorar nuestras ventas y cumplir con los objetivos plantea dos, así como la misión y visión del mismo. RECOMENDACIÓN Al Sr gerente Propietario. Elabore un presupuesto donde conste una partida para el arreglo y mejoramiento del establecimiento.

ELABORADO POR: MAURICIO BENITEZ TELLEZ

FECHA: 02 DE NOBIEMBRE DEL 2017

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FIRMA DE AUDITORES MAJ HH. 4/4 TU HOGAR ANFER LTDA HOJA DE HALLAZGOS No. 4 PERIODO: Del 22 de Agosto Al 22 de Noviembre del 2017 ACTUALIZACION DE EQUIPOS DE TRABAJO Condición. Los equipos con los cuales el local trabaja ya tienen funcionando desde que se inició el negocio y a pesar de los mantenimientos que se les ha dado, ya se necesita reponer alguno de ellos; como por ejemplo los computadores de mesa, la máquinas registradoras, ya que no agilizan el proceso de cancelación del cliente en caja. Criterio. Si se mejora los equipos de trabajo se podría cumplir de mejor manera con las expectativas del negocio, ya que desde que inicio el local las ventas se han incrementado y el mismo equipo ya no cumple con agilidad la función debido a que está obsoleto. Causa. La falta de recursos por el mismo hecho de que no se realiza un presupuesto para mejoramiento del local. Efecto. Por la falta de actualización de los implementos del local se retrasa la entrega de los pedidos. CONCLUSIÓN El proceso de cancelación por parte del cliente en la caja es demasiado lento y puede generar incomodidad referente a la demora. RECOMENDACIÓN. Al Sr Gerente Propietario De igual manera que se haga un presupuesto para poder tener una partida para lo que son arreglos y mejoras del establecimiento, con el objeto de evitar atrasos en las entregas y molestias en los clientes.

ELABORADO POR: MAURICIO BENITEZ TELLEZ

FECHA: 16 DE NOVIEMBRE DEL 2017

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