CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Fecha: 26/10/2010 Código: PR-GC-03-V02 Página: 1 de 4
1. OBJETIVO: Establecer lineamientos en los procesos del Sistema de Gestión de Calidad para el control de la creación, modificación y anulación de los documentos. 2. ALCANCE Aplica para documentos generales, planes, proyectos, caracterizaciones, procedimientos, instructivos, guías y/o formatos. 3. DEFINICIONES
DOCUMENTO. Herramienta que sirve para ilustrar el proceso de documentación, mediante un medio escrito, gráfico o audiovisual entre otros.
DOCUMENTO OBSOLETO Documento que contiene información desactualizada y por lo tanto no se debe usar, sólo se conservan documentos obsoletos cuando tiene información histórica importante para la institución y/o para propósitos legales.
DOCUMENTO DE APOYO Documento interno que contempla la información de los procesos (guía, matriz, ficha)
REGISTRO. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempañadas.
PROCEDIMIENTO: documento donde se especifican las actividades a llevar a cabo en un proceso.
INSTRUCTIVO: Documento que indica como ejecutar actividades especificas
MANUAL DE CALIDAD: documento donde se relaciona en forma resumida como es el sistema de Gestión de la calidad de la institución.
FORMATO: Documento prediseñado para recopilar la información
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: relaciona todos los documentos del SGC por procesos. Contiene la siguiente información: código, nombre del documento, fecha, versión, distribuido a.
4. CONSIDERACIONES GENERALES
El directamente responsable del control de documentos, es el Líder de la gestión Calidad. Los documentos serán solicitados por el líder de la gestión que lo requiere y serán aprobados por el líder de la gestión Calidad. Todas las copias distribuidas de los documentos del SGC sobre las cuales se garantiza su actualización, se distribuyen con autorización del líder del proceso. Todas aquellas copias que se entreguen con carácter de información, entes externos o sobre los cuales no se garantiza actualización, llevan el sello de copia no controlada, decisión que toma El líder de la gestión que emite el documento. Los documentos obsoletos se identifican con el sello de obsoleto y se guardan en un archivo del Sistema de Gestión de Calidad en la sala de Juntas. El coordinador de este proceso y el de Gestión de Calidad, determinan el tiempo de conservación de cada documento, llevando
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control de ello. Los documentos originales se almacenan en el dispositivo de datos del S.G.C (SIS_CALIDAD). Se podrá cambiar un formato sin necesidad de cambiar el procedimiento siempre y cuando no se afecte este último. Las firmas de revisado y aprobado se registran en la solicitud de modificación. Todos los registros de calidad deben ser legibles y deben ser archivados en condiciones que los preserven del deterioro. El líder de la gestión, es el encargado de archivarlo. Siempre los registros son archivados por procesos, en orden temático y cronológico. Cada proceso determina cuáles son sus registros de calidad
5. CONTENIDO 5.1 Identificación de la necesidad de crear, modificar o anular un documento.
En reunión ordinaria del mes de enero, cada gestión incluirá en el orden del día la revisión de los procedimientos y sus requerimientos en cuanto a documentación, mediante una lista de chequeo XXXXX entregada por el líder de la gestión calidad (elaborada por el responsable de la documentación), ya sea para controlar una actividad o detallar puntos importantes dentro del mismo. De esta actividad quedará la identificación de la necesidad de crear, modificar o anular un documento. Copia de la lista de chequeo se hace llegar al responsable de la documentación para su control y almacenamiento. Evidencia: Lista de chequeo, oficio de entrega de lista de chequeo, Acta de reunión y el Registro del Acta.
5.2 Realizar solicitud de crear, modificar o anular un documento
En las reuniones realizadas por las gestiones, después de ser identificadas las necesidades, se diligencia el formato FR-GC-08-V01 solicitud para creación, modificación o anulación de documentos, anexando la propuesta del formato y se hace llegar al líder de la gestión calidad en forma digital al correo indicado, para que inicie el trámite correspondiente (envío al responsable de documentación). Nota: Se acepta solicitudes en forma física mientras se genera el correo de la gestión) Evidencia: Solicitud creación, modificación o anulación de documentos, correo de envío y recibido.
5.3 Análisis de la solicitud
El responsable de documentación es quien analiza la solicitud de creación, modificación o anulación de documentos, teniendo en cuenta que no exista duplicidad del documento, que sea adecuado y necesario se procede a colocar V°B° de ser así continua con el procedimiento, en caso contrario lo devuelve al líder de Gestión Calidad con las correspondientes observaciones. Evidencia: firma formato de la solicitud de creación, modificación o anulación de documentos. FR-GC-08-V01
5.4 Elaboración del borrador del documento
La propuesta construida por el líder de la gestión solicitante se toma como referencia para el esquema del documento, el encargado de documentación establecerá dentro del documento
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elaborado los requerimientos exigidos por la norma para su desarrollo. Evidencia: Documento en borrador elaborado por el encargado de documentación.
5.5 Revisión del documento
El líder de la gestión Calidad examina las observaciones de la solicitud FR-GC-08-V01, evidenciando que no esté creado y en circulación; si esto ocurre, se le recomienda al líder de la gestión solicitante que haga uso de la documentación existente, entregándole copia del documento respectivo. Si el documento es nuevo, se pasará a la edición de dicho documento. Evidencia: Oficio al líder de la gestión solicitante y copia de documentos existentes (si lo requiere)
5.6 Edición del documento.
En la edición, se verificará el cumplimiento de los requisitos según guía GU-GC-01-V01 en los que se pide las siguientes características: Cuadro representativo (Escudo Institucional, Nombre Documento, código de matrícula, fecha de creación, número de páginas, márgenes, tipo de letra, espaciado, nomenclaturas, entre otros). Este documento es elaborado por el encargado de documentación Evidencia: Formato digital
5.7 Aprobación del documento.
Luego de que se haga la edición del documento y adecuaciones pertinentes y/o correcciones, se procede a firmar la aprobación por parte del líder de la gestión calidad y asignarle el código de matrícula. Evidencia: Firma de aprobación del documento final por parte de líder de la gestión calidad.
5.8 Actualización del listado maestro de documentos.
El encargado de documentación verifica la firma de aprobación de líder de gestión calidad, realiza la acción de abrir el listado de maestro y actualizar dicho documento el cual reposa en un libro de Excel, cada gestión posee una tabla que contiene todos los documentos correspondientes a ella. Evidencia: Actualizaciones en el listado maestro de documentos por parte de encargado de documentación, con previa autorización del líder de la gestión Calidad.
5.9 Reproducción y distribución de documentos.
El responsable de la documentación hará entrega mediante oficio al líder de la gestión solicitante del formato nuevo o modificado para su implementación, este es responsable de sacar las copias necesarias y verificar que lleven los sellos de COPIA CONTROLADA y de entregar los documentos al personal que lo requiera. Evidencia: Difusión y entrega de documentos, Formato Lista de distribución de documentos
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debidamente diligenciado por el líder de la gestión solicitante.
5.10
Recolección de documentos obsoletos.
Cuando se modifique o anule un documento se recogen los documentos obsoletos que estén distribuidos según el listado y se eliminan lo que hay. A los documentos originales se les coloca el sello “DOCUMENTO OBSOLETO”, se archiva en la carpeta de obsoletos la última versión. Evidencia: Sello “DOCUMENTO OBSOLETO” en cada documento que se vaya a archivar después que se hayan modificado o anulado.
5.11
Comunicación de documentos.
Para los documentos nuevos o modificados se hace conocer a todo el personal implicado con el mismo; sobre el cambio efectuado, ya sea por escrito o por medio de reuniones según su complejidad. Esto lo realizará el líder de la gestión solicitante teniendo en cuenta recomendación del líder de la gestión calidad en los 5 días hábiles siguientes a la aprobación del documento y a partir de ese momento empieza a ser vigente. Evidencia: Comunicación escrita, acta de reunión o capacitación.
5.12
Tomar decisiones de acuerdo con los resultados
El líder de la Gestión de calidad y el responsable de la documentación podrán tomar decisiones sobre los formatos y registros teniendo en cuenta su uso y aplicación. 6. Implementar ACPM Realizar Planes de Mejora.