Universidad Mariano Gálvez de Guatemala
Gestión de Documentos Ingeniería de la Calidad Mayela Pereda 0903_09_2079 Adriana Silva 0903_09_11760
2013
Ingeniería en Sistemas de Información
MAN-DOC-01
Gestión de Documentos
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................................. 2 OBJETIVOS ........................................................................................................................................................................ 3 GESTIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................................................................ 4 Facturas Contables: ............................................................................................................................................................... 4 Recibos de Caja...................................................................................................................................................................... 6 Cotizaciones........................................................................................................................................................................... 8 CONCLUSIÓN ................................................................................................................................................................... 10 ANEXOS ........................................................................................................................................................................... 11 REVISIÓN DE MANUAL DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ...................................................................................................... 11
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INTRODUCCIÓN La gestión de los documentos en la sección 4.2.3 de la Norma ISO 9001:2000 especifica los documentos que la empresa utiliza para realizar y dejar constancia de algunos de sus principales procesos, por ello es otro punto de suma importancia, por lo cual, a continuación se presenta la descripción de cada uno de ellos. Cabe mencionar que estos documentos son exclusivamente para ciertos procesos, por lo cual una buena utilización de los mismos, ayudará a los empleados para la realización de sus actividades cotidianas.
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OBJETIVOS
Identificar documentos específicos de la empresa. Utilizar de manera correcta los documentos de la empresa. Realizar especificaciones de los documentos. Redactar las directrices para su utilización.
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GESTIÓN DE DOCUMENTOS En esta sección se presentarán los principales documentos con los que cuenta la empresa actualmente para poder realizar sus procesos de negocios. Dentro de esta sección se especifica cada documento, su estructura y las utilidades que se le da a cada uno de ellos. Básicamente, Office Mart cuenta con varios documentos específicos, con los cuales se realizan los procesos de negocios que así lo requieran. Los documentos que se presentan en la gestión de documentos son: Facturas Contables Recibos de Caja Proforma de Cotizaciones Facturas Contables: Es el principal documento que valida las operaciones financieras, de venta de productos y servicios. Las facturas que extiende Office Mart se elaboran una vez que se ha realizado una transacción con un cliente, ya sea frecuente, intermedio u ocasional. Una copia queda archivada en Office Mart para poder ser trasladada a la empresa encargada de la contabilidad de la empresa para el cálculo de los impuestos correspondientes a pagar. Básicamente cuenta con la siguiente información: 1. Encabezado: Describe la información general de la empresa a. b. c. d. e. f.
Nombre comercial Áreas de atención Dirección de la empresa Teléfono de la empresa Nombre del representante legal Número de identificación tributaria (NIT) Ingeniería en Sistemas de Información
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g. Serie de la factura h. Número de Correlativo 2. Información de la Factura: a. b. c. d.
Fecha de emisión de la factura Nombre completo del cliente Número de Identificación Tributaria (NIT) del cliente Dirección del cliente
3. Descripción de la Compra: a. Cantidad de artículos adquiridos b. Descripción de los artículos adquiridos indicando los principales parámetros de identificación de los artículos c. Precio unitario de los artículos d. Importe o monto total por cada artículo e. Descripción del total de la factura en letras f. Total en moneda efectiva de la factura
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Recibos de Caja Los recibos de caja son otro documento fundamental para la empresa, el cual, tiene como función poder llevar el control de pagos y abonos realizados por los clientes cuando se les proporcionan productos y servicios al crédito. También se utilizan para poder especificar los términos de pedidos realizados cuando un cliente solicita un artículo que del cual no se cuenta existencia en la empresa y es necesario poder traer de las instalaciones de algún proveedor. Así mismo, se utilizan para registros de los pedidos de artículos poco frecuentes y de los cuales es necesario proporcionar un anticipo para asegurar que el cliente realmente solicita el artículo. Básicamente cuenta con la siguiente información: 1. Encabezado: Describe la información general de la empresa a. b. c. d. e.
Nombre comercial Dirección de la empresa Teléfono de la empresa Áreas de atención Número de correlativo
2. Información del Recibo: a. b. c. d. e. f. g. h.
Fecha de emisión del recibo Tipo de Cambio Forma de Pago Número de Cheque Banco Moneda Nombre completo del cliente Monto del recibo Dirección del cliente
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3. Descripción del recibo: a. Cantidad de artículos adquiridos b. Descripción de los artículos adquiridos indicando los principales parámetros de identificación de los artículos c. Precio unitario de los artículos d. Importe o monto total por cada artículo e. Descripción del total de la factura en letras f. Total en moneda efectiva de la factura g. Nombre del cobrador de caja h. Sello de la empresa
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Cotizaciones Las cotizaciones son documentos temporales, que sirven para describirle a cualquier cliente los productos y/o servicios que se le pueden ofrecer, ya sea de forma inmediata o a largo plazo. Las cotizaciones son individuales, es decir, que se crea una para cada cliente en específico y puede hacerse llegar al cliente, tanto físicamente (hoja de papel bond) o enviársela por correo electrónico, según sean las necesidades del mismo. Básicamente cuenta con la siguiente información: 1. Encabezado: Describe la información general de la empresa a. Nombre comercial b. Dirección de la empresa c. Teléfono de la empresa 2. Información de la Cotización: a. Fecha de emisión de la cotización b. Nombre del Cliente c. Firma del Gerente de Ventas (comprueba su autenticación) 3. Descripción de la Cotización: a. Cantidad de artículos ofrecidos b. Descripción de los artículos ofrecidos indicando los principales parámetros de identificación de los artículos c. Precio unitario de los artículos d. Importe o monto total por cada artículo e. Costo Total en moneda de la cotización
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CONCLUSIÓN Al realizar el presente documento se pudo encontrar la importancia de los documentos que Office Mart utiliza para sus funciones cotidianas. Una buena utilización de los mismos beneficia en actividades de control de productos vendidos al crédito y contado, cuentas por cobrar y desarrollo de las actividades del departamento técnico. Cabe mencionar que esta documentación no existía, por lo cual fue redactada por los responsables de la realización del proyecto, y se considera que beneficiará en gran medida a la empresa, ya que se establecieron directrices para su correcta utilización.
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Gestión de Documentos ANEXOS REVISIÓN DE MANUAL DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS MAN-DOC-01
Rev. 01
MANUAL DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
GESTIÓN DE DOCUMENTOS Elaborado por: Mayela Pereda Lima Adriana Silva Barreiro Estudiantes
Firmas
Revisado por: Camelia Roblero Díaz Asesor Principal de Ventas
Firma
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