10/11 IT-MITTELSTAND by MEDIENHAUS Verlag GmbH

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vo r wo r t

Guido Piech, verantwortlicher Redakteur IT-MITTELSTAND

Begrifflichkeiten Werden die unpräzisen und teils irreführenden Begrifflichkeiten, derer sich die Marketingstrategen der großen IT-Anbieter stets auf Neue bedienen, in den Medien etwas genauer hinterfragt, antworten eben jene Marketingstrategen reflexartig: Aber Ihr Medien macht doch gerne mit. Mehr noch: Nicht selten werden Redakteure und Journalisten gar als die Kreateure der Worthülsen ausgemacht, es wird ihnen die Schöpfung der Hülse geradezu in die Schuhe geschoben. Aber mal im Ernst: Welcher Marktbeobachter käme wirklich freiwillig auf die Idee, Outsourcing in ‚Cloud Computing’ umzubenennen. Das Dumme ist nur, dass im Zuge des allgemeinen Hypes auch kleinere IT-Anbieter mit zuvor klar strukturiertem und definiertem Portfolio auf den Zug des Unkonkreten aufspringen. Und zwar in dem Irrglauben, sonst ‚am Markt’ nicht mehr wahrgenommen zu werden.

Erfolgreiche Prozesse im Gleichgewicht

Dabei wissen viele mittelständische Anwender unserer Ansicht nach gar nicht, was Cloud Computing eigentlich genau sein soll und verschließen sich eben aus diesem Grund den damit durchaus auch verbundenen neuen Möglichkeiten. Denn nur weil ein Begriff schwammig ist, muss die dahinterstehende Idee ja nicht verkehrt sein.

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Und natürlich greifen die Medien diese Begrifflichkeiten auch auf. Wir müssen es sogar, um die eine oder andere nützliche Anwendung zu beschreiben. Den Begriff Cloud Computing muss man deswegen ja lange noch nicht treffend finden. Mehr dazu ab Seite 42.

Die ERP-Lösung

Prozesse verstehen. Transparenz gestalten.

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Viel Spaß beim Lesen dieser Ausgabe,

Guido Piech

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Markt Trends 8 Mittel für den Mittelstand

Für kreditwürdige Mittelständler will IBM in den nächsten 18 Monaten weltweit eine Mrd. Dollar zur Finanzierung von Investitionen in Cloud- und Analysetechnologien bereitstellen. 10 Kontrolle im Webshop

Über das Web ist die Kundengenerierung nicht nur kosteneffizient, sondern es lassen sich auch neue Zielgruppen ansprechen.

Anwender im Portrait 12 Virtuelle Kapazitäten verwalten

Nach der Servervirtualisierung nutzt die Energie Südbayern GmbH nun auch ein spezielles Softwaretool für die Kapazitätsplanung.

Strategie 14 „Wenige kennen das wahre Potential der IT“

Im Gespräch mit Michael von Uechtritz und Steinkirch, Managing Consultant bei Detecon International

Infrastruktur

Sicherheit

Mitarbeiter sind potentielle „IT-Schwachstelle“ Die Bedrohungsszenarien für die Unternehmens-IT werden laut einer IDC-Studie komplexer. Neue Attacken, begünstigt u.a. durch Mobility, erfordern neue ganzheitliche IT-SecurityStrategien. Vor allem die eigenen Mitarbeiter müssen stärker in die Sicherheitsüberlegungen mit einbezogen werden.

Personality 16 „Viele sehen IT als Aufgabenliste“

Nachgefragt bei Sabine Bendiek, Geschäftsführerin der EMC Deutschland GmbH

Outsourcing

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18 Das Aktenarchiv besser auslagern?

Der Großteil der Mittelständler sieht beim Umgang mit den eigenen Informationen Verbesserungsbedarf.

Output-Management 20 Trend in Richtung Konsolidierungslösungen

Interview mit Bernd Anders, European Lead Marketing bei Printsoft, über die Vorteile einer konsolidierten Drucklösung

organisation

Titelinterview

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Vom Feld schneller in die Fabrik Im Gespräch mit Jost Hecken (re.), Geschäftsführer der Zutra Speditionsgesellschaft mbH, und Rainer Emmerich, Logistikmanager im Unternehmen

Personality „Viele sehen IT als Aufgabenliste“ Nachgefragt bei Sabine Bendiek, Geschäftsführerin der EMC Deutschland GmbH 4

Standards 5 Vorwort: Begrifflichkeiten 72 Veranstaltungen 76 Vorschau auf Heft 11/2011 76 Impressum I T - M itt e l s ta n d · A u s g a b e 1 0 | 2 0 1 1

oktober 2011 SEITE

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Organisation

Software

Lizenzmanagement

Business Intelligence

Modellwechsel mit Mischbetrieb

Transparenz auf Tastendruck

Das Auslagern von IT wird heute häufig unter dem recht unpräzisen Überbegriff Cloud Computing geführt. Unpräzise sollten IT-Leiter allerdings nicht sein, wenn es um die richtigen Lizenzierungsmodelle extern bezogener Software und Rechenleistung geht.

Interview mit Dr. Andreas Orth, Geschäftsführer der Planorg Informatik GmbH, über die Entwicklungen im Bereich Business Intelligence (BI) und die Möglichkeiten, die entsprechende Tools für den Mittelstand bieten

Infrastruktur

Organisation

Praxis

Sicherheit

Lizenzmanagement

Cloud Computing

34 Zugriffskontrolle in Zeiten kleiner

47 Neue Standards ersetzen Altbackenes

60 Hohe Scan-Volumina bewältigen

IT-Budgets Das Thema Datenschutz in Unternehmen ist kein alter Hut. Es vergeht kaum ein Tag, an dem nicht über Datenschutzverletzungen, Datenverlust und gesetzliche Vorgaben in diesem Bereich berichtet wird.

Das Lizenzmanagement an die technischen Möglichkeiten anzupassen, kann die Organisation erleichtern und Kosten senken. 48 Nicht den Bock zum Gärtner machen

Interview mit Jörg Henschel, Berater für das Lizenzmanagement bei der Metrix GmbH

36 Drei Fragen an...

...Udo Schneider, Solution Architect EMEA bei Trend Micro, und Daniel Wolf, Territory Manager DACH & NL bei Zscaler 38 Nie mehr Spams

Die Apeltrath & Rundt GmbH machte sich auf die Suche nach einer Lösung, die für einen ausfallsicheren Datenverkehr und möglichst wenige Spams sorgt. 40 Unternehmensgeheimnisse schützen

Nicht nur Virenscanner, Firewalls und Netzwerkkontrollen sind für den Maschinenbauer SFB wichtig, sondern auch der Schutz von Kundendaten und Firmengeheimnissen.

Software Business Intelligence 54 Wertvolle Ressourcen sinnvoll nutzen

Überschreiten Unternehmen eine gewisse Größe, geraten bei Aufgaben wie Planung und Reporting einfache Tabellenkalkulationsprogramme schnell an ihre Grenzen. 56 Der tägliche Kampf

Ein Kommentar von Katharina Streater, Marketing Manager bei Actuate, über die Arbeitswelt, die der Konsumentenwelt in punkto Anwendererlebnis hinterherhinkt 58 Umgang mit Datenhistorien

Die Anforderungen an Datenhistorien werden nur selten klar definiert, geschweige denn die Kosten dem vermuteten Nutzen in einer Business-Case-Berechnung entgegengehalten. I T - M itt e l s ta n d · A u s g a b e 1 0 | 2 0 1 1

Interview mit Horst Schuon, Inhaber und Geschäftsführer der Gebrüder Schuon Logistik GmbH 62 Nie wieder „Serverleichen“

Eine Analyse der Arbeitsabläufe und Kommunikationsstrukturen deckte bei Hanlo enorme Kosten und Ineffizienzen auf.

ERP-Software 66 Mit Hochdruck arbeiten

Bei der Gründung einer neuen Niederlassung war der Interhydraulik GmbH klar, dass man auch dort mit dem bislang eingesetzten ERP-System arbeiten möchte. 68 Der Spielsucht vorbeugen

Wer Glücksspiele anbietet, muss Verantwortung übernehmen – so auch die Lotteriegesellschaft Hessen.

Recht Dokumentenmanagement 70 Kein Missbrauch der Daten

Rechtsanwalt Dr. Marco Wicklein erläutert, welche rechtlichen Anforderungen bei der Aufbewahrung von Dokumenten zu beachten sind und inwieweit DMS hierbei helfen. 5

markt | tre nds

Urteilsticker Zusammengestellt von Kleiner Rechtsanwälte (www.kleiner-law.com) OLG Karlsruhe: Aufspaltungsverbot bei Standardsoftware wirksam Viele Softwarehersteller gewähren ihren Kunden Rabatte, wenn diese eine bestimmte Anzahl an Softwarelizenzen erwerben. Im Gegensatz zum Verkauf vieler anderer Waren versuchen Softwarehersteller aber, eine getrennte Weiterveräußerung einzelner Lizenzen aus dem „Paket“ durch den Käufer durch einschränkende vertragliche Regelungen zu unterbinden. Dies dient aus Sicht der Softwarehersteller unter anderem der Begrenzung der Softwarepiraterie, begrenzt aber den Handel mit „gebrauchten“ Softwarelizenzen und verringert dadurch den wirtschaftlichen Wert der Lizenzen. Das Oberlandesgericht Karlsruhe hatte nun über einen Fall einer Standard-Unternehmenssoftware zu entscheiden, bei der in den allgemeinen Geschäftsbedingungen eine Klausel vorhanden war, dass der Käufer die Software einem Dritten nur einheitlich und unter vollständiger und endgültiger Aufgabe der eigenen Nutzung der Software überlassen darf, eine teilweise Überlassung der Software war explizit untersagt. Das Oberlandesgericht Karlsruhe hält die Klausel für AGB-rechtlich wirksam (Urteil vom 27.07.2011, Az. 6 U 18/10). Diese Klausel stehe nicht im Widerspruch zum urheberrechtlichen Erschöpfungsgrundsatz, denn dieser beziehe sich nur auf die Weitergabe der Software als Ganzes und nicht auf Teile der Software. Auch sei die Klausel nicht überraschend, da der Softwarehersteller nach den urheberrechtlichen Bestimmungen die Weiterübertragung der Lizenzen verhindern könne. Zudem liege keine unangemessene Benachteiligung des Käufers vor, da die isolierte Übertragung einzelner Lizenzen den Kontrollaufwand des Herstellers erhöhen würde und damit die betriebswirtschaftliche Grundlage der Rabattgewährung beeinträchtige. Für die Praxis bedeutet die Entscheidung des Oberlandesgerichts Karlsruhe eine Stärkung der Rechte der Softwarehersteller, welche entsprechende Klauseln in ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen aufnehmen sollten. Käufer von Software sollten sich nicht darauf verlassen, dass sie die erworbene Software ohne Weiteres weiterveräußern dürfen.

Kurzmeldungen Personalien

Mittel für den Mittelstand Für kreditwürdige Mittelständler will IBM in den nächsten 18 Monaten weltweit eine Milliarde Dollar zur Finanzierung von Investitionen in innovative Cloud- und Analysetechnologien bereitstellen. Geplant sind Leasing- und Kreditangebote für Produkte wie Cast Iron, Big Fix, SPSS, Netezza oder Cognos, darunter auch solche mit null Prozent Zinsen in den ersten zwölf Monaten – und ohne Anzahlung. IBM Global Financing verspricht „maßgeschneiderte Kredite mit schnellen Zusagen“, denn die Anfang des Jahres veröffentlichte IBM-Studie „Inside the Midmarket: A 2011 Perspective” habe gezeigt, dass für fast die Hälfte des Mittelstandes der größte Hemmschuh bei IT-Projekten die fehlenden Mittel für die nötigen Investitionen sind. Der Schwerpunkt des neuen Programms liegt auf Zukunftstechnologien wie Cloud Computing oder Business Analytics. Die Analyselösungen helfen, große Datenmengen schnell zu durchforsten, um fundierte Erkenntnisse zur Entscheidungsfindung zu generieren. So erhalten Unternehmer beispielsweise neue Einsichten in einen Markt und können Geschäftschancen sowie Trends frühzeitiger erkennen. Abgewickelt werden die neuen Finanzierungsangebote über IBM-Geschäftpartner. www.ibm.com/ financing/de

Kaum benutzerfreundlich Eine weltweite Umfrage von IDC im Auftrag des ERP-Anbieters IFS zeigt, dass weniger als ein Drittel der Unternehmen der Auffassung ist, ihre Unternehmensanwendungen seien einfach und intuitiv zu bedienen. Die Weltwirtschaft ist heute enger verflochten als je zuvor, weshalb die Unternehmen ständig mit neuen Herausforderungen hinsichtlich der Produktivität und Flexibilität konfrontiert werden. Es gibt daher eine wachsende Nachfrage nach Enterprise-Anwendungen, die intuitiv und einfach zu bedienen sind. Die IDC-Studie zeigt auf, dass Anwenderfreundlichkeit und Flexibilität zentrale Aspekte bei der Beurteilung von Unternehmenssoftware sind. Obwohl die Mehrheit der Unternehmen Usability als wichtiges Kriterium beim Kauf eines neuen Systems ansahen, betreibt weniger als ein Drittel aller Befragten intuitive und benutzerfreundliche ERP-Anwendungen. Im Vergleich dazu gaben in der im Jahr 2008 durchgeführten Studie zum gleichen Thema 64 Prozent der Unternehmen an, dass Usability ein wichtiger Aspekt sei, und 42 Prozent hielten damals ihre Systeme für einfach bedienbar. www.ifsworld.com

Cubeware erweitert Geschäftsleitung

Neuer Mann für Osteuropa

◗ Die Cubeware GmbH ergänzt nach dem Abgang von Firmengründer Hermann Hebben das Führungsteam rund um Geschäftsführer Suresh Saligram aus eigenen Reihen.

◗ Das Bielefelder SAP-Systemhaus Itelligence AG gab kürzlich die Ernennung von Lars Janitz (Bild, 44) zum Director Central and Eastern Europe bekannt.

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Olympus setzt sein StorageManagement mit Fujitsu in ein neues Bild

»Mit ETERNUS DX bietet Fujitsu eine überzeugende Lösung für unsere hohen Ansprüche an Zuverlässigkeit, Performance und Wirtschaftlichkeit im Storage-Management.« Hartmut Hahn, General Manager Information Systems, Corporate Division, Olympus

Olympus hat der Welt das erste Endoskop beschert, entwickelt wegweisende Kameratechnik und ermöglicht tiefgreifende Erkenntnisse mit führender Mikroskopie: Innovationskraft, die rund um den Globus stattliches Umsatzwachstum generiert – und Petabytes von Daten produziert. Olympus lenkt den Strom dieser Daten mit Fujitsu in die Bahnen einer zuverlässigen und sicheren Speicherung. Altgediente Plattenspeicher wurden im laufenden Betrieb durch modernste ETERNUS Storage-Technologie von Fujitsu abgelöst. Olympus setzt damit neue Maßstäbe für ein Storage-Management, das sowohl aus dem Blickwinkel der Zuverlässigkeit als auch der Wirtschaftlichkeit überzeugt. http://de.fujitsu.com/referenzen-in-deutschland

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markt | tre nds

Kontrolle im Webshop Das Internet ist für viele mittelständische Unternehmen mittlerweile zum unverzichtbaren Vertriebsund Kommunikationskanal geworden. Denn über das Web ist die Kundengenerierung nicht nur kosteneffizient, sondern es lassen sich auch ganz neue Zielgruppen ansprechen.

och nur wer die Kennzahlen seiner Website permanent überwacht, kann deren Erfolg auch zielgerichtet steuern und seine Internetaktivitäten kontinuierlich verbessern. Diese Maxime gilt für ausnahmslos alle, die das Internet als wichtiges Standbein nutzen. Dazu gehören natürlich insbesondere Handelsunternehmen, die das Geschäft im Internet schon seit Jahren erfolgreich betreiben. Aber auch alle anderen Betreiber von Websiten, die Kunden eine klar und verständlich strukturierte Onlineplattform und damit ein Maximum an Bedienund Servicekomfort bieten wollen, sind auf eine kontinuierliche Kontrolle ihrer Website angewiesen. Zuverlässige Kennzahlen und eine ständige Optimierung der Onlinepräsenz sind schon deswegen unverzichtbar, weil Interessenten die Website besuchen, um Informationen und letztlich Angebote einzuholen. Und nicht zuletzt fungiert ein guter Webauftritt als Instrument zur Kundenbindung. Im Folgenden gibt Christian Bennefeld, Geschäftsführer der Etracker GmbH, Tipps, wie mittelständische Unternehmen mit Webcontrolling ihre Internetaktivitäten gezielt verbessern können: 1. Webcontrolling sollte als kontinuierlicher Prozess mit klaren Ressourcen und Verantwortlichkeiten etabliert werden. 2. Mit der Optimierung der Website sollten Unternehmen auf jeden Fall beginnen, bevor sie Besucher über teure Online-Marketingmaßnahmen auf ihre Website lenken. 3. Identifizierung der kritischsten Stellen der Website mit einer Webanalyselösung: Einstiegsseiten mit

Christian Bennefeld, Geschäftsführer der Etracker GmbH, gibt Tipps für ein erfolgreiches Webcontrolling.

hohen Abbruchraten, Seiten mit unnatürlich vielen Ausstiegen etc. 4. Genaue Beobachtung des Nutzerverhaltens an den kritischen Stellen mit Hilfe von Mouse Tracking: Was nehmen die Besucher wirklich wahr, wie weit scrollen sie, welche Texte lesen sie etc. 5. Optimierung der Kundenwandlungsrate, des Umsatzes sowie der Besucherzufriedenheit und -loyalität: Informationen über die Zufriedenheit gewinnt man durch die kontinuierliche Befragung der Besucher. Nutzen lassen sich hierfür etablierte Marktforschungsmethoden, womit man u.a. zusätzliche Erkenntnisse über die Zufriedenheitstreiber und die Motivation der Besucher erhält. 6. Erst wenn die Website optimiert ist und die Besucher zufrieden sind, sollte ins Onlinemarketing investiert werden. Unternehmen sollten dazu alle Möglichkeiten wie Newsletter, Affiliate Marketing, Display- und Videowerbung, Social Media etc. nutzen. Ausschließlich Suchmaschinenoptimierung (SEO) zu betreiben oder bezahlte Anzeigen in Suchmaschinen (Keyword Advertising) zu schalten, ist falsch. Beginnen sollte man nicht mit zu kleinen Budgets. 7. Sämtliche Kampagnen sollten mit einem Kampagnen-Controlling-System analysiert werden, das alle Kontaktpunkte eines Besuchers mit den Werbemitteln und der Website erfasst. Das System muss neben Konversionsraten auch Kampagnenkosten, -umsätze und Renditen auf Artikelebene ausweisen. Zudem sollte man darauf achten, dass Kampagnen nicht nur nach der „Last ad“-Methode oder anderen statischen Attribuierungsmodellen bewertet werden. Wichtig ist die Analyse der Wechselwirkungen zwischen einzelnen Kampagnen, um Hebelwirkungen zwischen Werbeträgern auszunutzen und Budgets effizient verteilen zu können. 8. Um die erzielten Ergebnisse und Verbesserungen einordnen zu können, ist der Vergleich mit der früheren Leistung der eigenen Website nicht ausreichend. Wichtig ist es, Branchenbenchmarks heranzuziehen, um beurteilen zu können, ob die Optimierungsmaßnahmen und das Onlinemarketing auf oder über dem Niveau der Branche liegen. 9. Funktioniert alles zur Zufriedenheit, kann man das Marketing um Targeting- und Retargeting-Maßnahmen erweitern, die anhand des Nutzungsverhaltens eines Besuchers ausgesteuert werden. Christian Bennefeld

Kurzmeldungen Unternehmen

SAP will Steeb verkaufen

Bitkom startet ECM-Initiative

◗ Die All for One Midmarket AG will bis zum Jahresende alle Anteile an der SAP-Tochter Steeb Anwendungssysteme GmbH, Abstatt, erwerben.

◗ Mit besserer Unterstützung für Anbieter von Enterprise Content Management (ECM) will der Branchenverband Bitkom dem VOI weitere Mitglieder abjagen.

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TH E MA | m arkt

WAS EIN FILMGIGANT SEHEN WILL? „Skalierbare Telekommunikationslösungen. 45.000 km eigenes Glasfasernetz. Ein fester Ansprechpartner vor Ort.”

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markt | anwender im p o r t r a it

Virtuelle Kapazitäten verwalten Nach der Servervirtualisierung nutzt die Energie Südbayern GmbH nun auch ein spezielles Softwaretool für die Kapazitätsplanung.

Die Energie Südbayern GmbH Branche: Energieversorger Gründung: 1959 Hauptsitz: München Mitarbeiter: 350 Umsatz: 541 Mio. Euro www.esb.de

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an we n d e r im po r t r ait | m arkt

ls überregionaler Dienstleister bietet die Energie Südbayern GmbH ihren Kunden Erdgas, Strom und Services für eine umweltschonende Energieversorgung. Mit der Umfirmierung im Oktober 2010 von Erdgas Südbayern in Energie Südbayern zeigt sich die aktuelle Ausrichtung des Unternehmens: Wird im Kerngeschäft noch immer Erdgas angeboten, hat das Unternehmen seit Herbst 2010 den Fokus zudem auf die Bereitstellung von Ökostrom gelegt. Contracting-Lösungen, CO2-Kompensation, Wasserbetriebsführung sowie Blockheizkraftwerkinstallation und -wartung komplettieren das Angebot. Durch die neuen Angebote und Serviceleistungen wachsen natürlich auch die Anforderungen an die IT. Immer mehr Arbeitsspeicher und mehr CPUs werden benötigt. In der IT-Abteilung legt man deshalb besonderen Wert auf die effektive Auslastung der Systeme. Um die Änderungen in der Ressourcenanforderung zu sehen und darauf reagieren zu können, entschied sich das Team rund um IT-Leiter Thomas Hofmann für den Einsatz von vCenter CapacityIQ von VMware. Als langjähriger VMware-Kunde war das Team der Energie Südbayern bereits mit dem Portfolio des Herstellers vertraut. Neben dem Kapazitätsmanagementtool ist bereits die Servervirtualisierungslösung vSphere 4 im Einsatz. „Obwohl wir mit dem Anbieter schon gute Erfahrungen gemacht haben, haben wir uns auch Konkurrenzprodukte angeschaut. Bei VMware sind wir jedoch der Meinung, dass die Produkte immer auf dem aktuellsten Stand sind. Im Vergleich zu einer Third-Party-Lösung muss zudem keine zusätzliche Datenhaltung betrieben werden“, berichtet Jörg Heinke, Fachbereichsleiter Systemtechnik bei Energie Südbayern.

Gewünschte Reports auf einen Klick Von dem Einsatz der Kapazitätsmanagementlösung profitierte Energie Südbayern bereits nach kurzer Zeit: Die IT-Umgebung wurde entsprechend der Empfehlung des Tools angepasst. Dadurch sind nun mehr Ressourcen frei als vorher. Bei der zukünftigen Kapazitätsplanung hilft die Software ebenfalls. Schon jetzt kann das Team rund um IT-Leiter Thomas Hofmann absehen, wann neue Hardware angeschafft werden muss. Die Energie Südbayern kann heute eine Infrastruktur nach ihrem Bedarf schaffen und muss nicht mehr überprovisionieren. Auf Infrastrukturseite ergibt sich damit eine Einsparung von rund 30 Prozent. Ein weiterer Vorteil: Der Zeitaufwand für Kapazitätsplanung ist durch das neue Tool um zwei Drittel gesunken. „Mit einem Klick können wir uns jetzt alle gewünschten Reports ausgeben lassen“, so Jörg Heinke. „Egal, was wir auswerten möchten, das Tool liefert uns sowohl Analysen und Berichte für unsere gesamte IT-Umgebung als auch für einzelne Maschinen.“ Seit Längerem strebt die IT-Abteilung von Energie Südbayern der hundertprozentigen Virtualisierung ihrer Serversysteme entgegen. Mit dem Einsatz von vCenter CapacityIQ wurde nun der Grundstein für ein weiteres Projekt gelegt: die Kapazitätsplanung eines eigenen Disaster-Recovery-Standortes. 2011 soll für das gesamte Unternehmen mit einem eigenen Rechenzentrum speziell zur Ausfallsicherung und zur Aufrechterhaltung des laufenden Betriebs ausgebaut werden. Katharina Thiemann, IS

Kurzmeldungen Produkte

Webshop mit neuen Schnittstellen ◗ Die Omeco GmbH, ein Hersteller von Onlineshopsoftware, präsentiert das neue Release 4.3 seines Webshops.

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Persönliche Daten Name: Thomas Hofmann Alter: 50 Jahre Größtes Hobby: Golf Ausbildung und Werdegang: Diplom-Informatiker, SoftwareEntwicklungsingenieur, Leiter System Support, Technology Manager Europe, IT-Management-Berater; insgesamt 13 Jahre in der Pharmaindustrie und fünf Jahre in der Energieversorgung tätig Derzeitige Position: IT-Leiter bei Energie Südbayern

Kurz und knapp ... In unserem Unternehmen spielt die IT die wichtigste Rolle … … zum einen im Kundencenter, wo wir die Anfragen und Verträge unserer Kunden optimal bearbeiten möchten. Zum anderen im Bereich Gasnetzsteuerung und Betrieb. Dort müssen rund um die Uhr verschiedene proprietäre IT-Systeme zur Verfügung stehen. In unserer Branche muss IT-seitig in der Regel am meisten investiert werden in … … die Umsetzung der Vorgaben der Bundesnetzagentur. Es gibt für Energieversorger sehr umfangreiche gesetzliche Vorgaben für die Marktkommunikation mit konkurrierenden Unternehmen. Diese Vorgaben erfordern einen intensiven Einsatz von IT-Systemen. Die notwendigen Mittel vorausgesetzt würde ich … … momentan kein neues IT-Projekt anstoßen, denn wir befinden uns mitten in vielen Optimierungsprojekten in den Bereichen Prozesse, Dokumentation und Infrastruktur. Von IT-Anbietern für den Mittelstand erwarte ich … … manchmal etwas mehr Know-how. Die guten Berater werden anscheinend nur zu den großen Kunden geschickt. Optimaler Support zeichnet sich dadurch aus, dass … … er schnell und kundenorientiert ist. Von der IT wird heute immer erwartet, die Lösung in der Schublade zu haben.

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Neu und verbessert ◗ Die Jedox AG, Anbieter von Business-Intelligence-Lösungen (BI), hat eine neue Open-Source-Version ihrer BISoftware Jedox Palo vorgestellt.

markt | s tr at egi e

„Wenige kennen das wahre Potential der IT“ Im Gespräch mit Michael von Uechtritz und Steinkirch, Managing Consultant bei Detecon International, über Fitness-Checks für die IT von Mittelständlern, die Grenzen von Softwarewerkzeugen und die Beständigkeit alter Gewohnheiten ITM: Mittelständische Geschäftsführer sind wirtschaftlich denkende und gegenüber IT-Innovationen offene Kaufleute. Sie fordern trotzdem Fitness-Checks für die mittelständische IT. Warum? Michael von Uechtritz und Steinkirch: Unserer Erfahrung nach lassen viele Mittelständler in der Tat viel IT-Potential brach liegen, allerdings – und das ist entscheidend – nicht bewusst. Geschäftsführer von mittelständischen Unternehmen wissen zwar zumeist, auf welchem Buchhaltungs-, CRM-, ERP- oder SAPSystem ihre Mitarbeiter arbeiten, aber sie kennen und nutzen vielfach nicht die Potentiale, die sich in den vielfältigen IT-Komponenten verbergen. IT wird selten als Kernprozess gesehen und läuft nebenher. Doch die Zeiten, in denen das Business rein kaufmännisch dominiert werden kann, sind vorbei. Heutzutage wird der zukünftige unternehmerische Erfolg stark durch die IT bestimmt.

Michael von Uechtritz und Steinkirch … … ist Managing Consultant bei der Detecon International GmbH. Dort leitet und verantwortet er internationale Projekte im Bereich Verkauf und Absatzförderung mit transformatorischem Charakter. Dies umfasst sowohl Change Management, Geschäftsmodelle als auch die Implementierung von Synergieeffekten, Kommunikation sowie Organisationsänderungen und Strategieentwicklung.++

ITM: Können Sie das konkretisieren? von Uechtritz und Steinkirch: Nicht nur viele zukunftsweisende Veränderungen wie die Virtualisierung von Geschäftsprozessen oder die globale Mobilität mit Echtzeittransaktionen unter Käufern und Verkäufern sowie sich schnell ändernde fragile Märkte sind technologiebasiert, auch immer mehr Produkte enthalten IT-Komponenten, seien es Autos, Haushaltsgeräte, Kinderspielzeuge oder medizinische Apparate. Daher müssen wir auf Managementebene ein stärkeres Technologiebewusstsein schaffen. Es muss keine Affinität sein, aber ein Bewusstsein, damit die Geschäftsführung die Potentiale ihrer IT kennt, sie nutzt und so das Business vorantreibt. ITM: Zum Beispiel? von Uechtritz und Steinkirch: Beispielsweise durch Cloud-Lösungen. Stellen Sie sich einen Vertriebsmitarbeiter vor, dessen Aufgabe es ist, schnellstmöglich neue Absatzmärkte zu erschließen, weil auf dem heimischen Markt Absatzeinbrüche festgestellt wurden. Heutzutage unterstützen dabei Cloud-basierte Lösungen. Diese kann der Vertriebler mit dem ERP-System, auf dem er ohnehin schon arbeitet, nutzen. Beispielsweise indem er – vereinfacht dargestellt – bei Bedarf für einige Monate Vertriebskanäle in einer neuen Geografie per Kreditkarte hinzubucht. Fehlen ihm aber die Qualifikation und das Wissen zu derartigen Prozessmodellen, kann er die im ERP-System schon angelegten Lösungen nicht nutzen und keine Prozesse in eine Cloud-Umgebung auslagern. ITM: Wären dann nicht eher Mitarbeiterschulungen anstelle eines IT-Fitness-Checks gefragt? von Uechtritz und Steinkirch: Beides. Ein IT-FitnessCheck macht zunächst bislang verborgene Potentiale der Informations- und Kommunikationstechnologie transparent. In einem abschließenden IT-Fitness-Report und einem offenen Abschlussgespräch mit dem Management fassen wir die Untersuchungsergebnisse zusammen. Darin zeigen wir der Geschäftslei-

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tung bisher ungenutzte Potentiale ihrer IT auf und geben konkrete Handlungsempfehlungen. ITM: Könnte ein elektronisches Software-werkzeug einen solchen Check nicht effizienter, günstiger und schneller durchführen? von Uechtritz und Steinkirch: Ein elektronisches Tool könnte die Tiefe und Breite der Analyse nach unseren Recherchen zurzeit nicht abgreifen. Wir setzen auf die persönliche Erfahrung unserer Berater und das Gespräch mit dem Kunden. Für einen effizienten Prozessablauf nutzen wir vorstrukturierte Fragebogen, die wir auf die jeweilige Rolle der befragten Person im Unternehmen, die Größe der Organisation, die Geschäftsfelder und den Reifegrad zuschneiden. So lassen sich individuelle Herausforderungen als auch strategische Ziele und Visionen des jeweiligen Unternehmens in die Befragung einbeziehen. Erst der direkte Vergleich von Selbst- und Fremdwahrnehmung der IT lässt Rückschlüsse auf die Leistungsfähigkeit, den Leistungsbedarf und auch die aktuelle technologische Position der Organisation zu. ITM: Wo ist Ihrer Erfahrung nach die IT-Fitness am schwächsten? von Uechtritz und Steinkirch: In vielen Fällen identifizieren wir ungenutztes Potential, also fehlendes Alignement von Business und IT, in mangelhaft aufgesetzten Prozessen oder durch nicht vorhandene innovative Technologien, die es auf dem Markt bereits gibt. Die wenigsten Unternehmen forcieren gezielt strategische Innovationen. Sie scheuen die Kosten, die zunächst dabei auf sie zukommen. Zudem fehlt oftmals eine gewisse Experimentierfreudigkeit. Auch die Qualifikationen der Mitarbeiter sind häufig nicht mehr zeitgemäß. Ihre Fähigkeiten reichen meistens zwar aus, um den IT-Betrieb im Unternehmen aufrechtzuerhalten, aber nicht, um ihn zu verbessern oder zukunftsweisend und vor allem nachhaltig und stringent auszurichten. Teilweise liegt das an der untergeordneten Funktion der IT-Organisation, deren

„Oft können die Mitarbeiter zwar den IT-Betrieb aufrechterhalten, aber es fehlen die Qualifikationen oder Ressourcen, um ihn zukunftsweisend auszurichten,“ … … meint Michael von Uechtritz und Steinkirch, Managing Consultant bei der Detecon International GmbH. Ausbildungsbudgets deshalb entsprechend gering ausfallen. ITM: Was unterscheidet einen IT-Fitness-Check von anderen am Markt angebotenen IT-Analysen? von Uechtritz und Steinkirch: Im letzten Jahr haben wir uns mit Hilfe einer Vergleichsanalyse den Markt angeschaut: Zwar gab es Analyseverfahren zu einzelnen IT-Bereichen wie dem ITControlling oder der ERP-Strategie, aber keine umfassende und breite Analyse der gesamten IT eines mittelständischen Unternehmens. In einigen Fällen dauerte eine weitaus weniger umfangreiche Analyse mehrere Monate. Der IT-Fitness-Check hingegen ist so konzipiert, dass die Unternehmen innerhalb weniger Wochen erfahren, was sie vorrangig und konkret brauchen, um auch zukünftig am Markt bestehen zu können. Steffen Bäuerle

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IT-MITTELSTAND befragt die Verantwortlichen der großen IT-Anbieter. In dieser Ausgabe:

Sabine Bendiek, Geschäftsführerin der EMC Deutschland GmbH

„viele sehen it als Aufgabenliste“ Unter Mittelstand verstehe ich … … einen wichtigen Innovationstreiber und die Basis der deutschen Wirtschaft.

Der Mittelstand hebt sich von Großkonzernen dadurch ab, dass … … kleine und mittlere Unternehmen durch ihre Größe schneller und innovativer als große Konzerne sind. Dadurch können sie auch wesentlich flexibler auf die Anforderungen des Marktes reagieren, Trends rechtzeitig und schnell erkennen und diese dank ihrer Flexibilität positiv für sich nutzen. International nimmt der deutsche Mittelstand oft eine Vorreiterrolle ein. Viele unserer Mittelständler sind weltweit Marktführer und besitzen wertvolles geistiges Eigentum, das es zu schützen gilt.

Um als IT-Spezialist im Mittelstand Erfolg zu haben, bedarf es … … eines dezidierten Beratungsangebotes und IT-Lösungen, die den Bedürfnissen mittelständischer Unternehmen hinsichtlich Kosten, Aufwand und Wartung entsprechen. Wichtig ist zudem ein Partnerprogramm, das den indirekten Vertrieb unser Lösungen und Anwendungen unterstützt und fördert. Der Channel und seine Kontakte zum Mittelstand sind für EMC extrem wichtig. Vor diesem Hintergrund haben wir den Vertrieb auch entsprechend aufgestellt und den Vertriebsbereich Midmarket mit dem Partner- und SMB-Geschäft zusammengeführt.

Was die IT anbelangt, ist der Mittelstand … … ein für uns extrem wichtiger Markt, den wir mit den entsprechenden Produkten und Lösungen adressieren. Die Vielschichtigkeit und Flexibilität von mittelständischen Unternehmen ist aber auch eine Herausforderung, bei der wir auf die enge Zusammenarbeit mit unseren Partnern setzen, die über die notwendige Beratungskompetenz und die Nähe zum Mittelstand verfügen.

Die durchschnittliche IT-Grundausstattung im Mittelstand besteht aus … … proprietären Lösungen unterschiedlicher Hersteller, die je nach Anforderung und Bedarf erweitert wurden. War ein Ausbau erforderlich, wurde nach und nach hinzugekauft. Diese IT-Infrastruktur verursacht heute oft hohe Kosten in Bezug auf Service und Verwaltung. Die Entwicklung und Umsetzung eines ganzheitlichen Ansatzes wie z.B. die durchgehende Virtualisierung inklusive der kritischen Produktionsanwendungen wird oft aus Kapazitätsgründen nicht angegangen. IT wird in Form einer Auf-

Kurzmeldungen Anwendungen

gabenliste betrieben, die es Punkt für Punkt abzuarbeiten gilt. IT muss aber auch gerade für den Mittelstand zukünftig mehr als eine funktionierende IT-Infrastruktur bedeuten – gerade auch zur Unterstützung der unternehmerischen Flexibilität, die oft ein entscheidender Wettbewerbsvorteil der mittelständischen Unternehmen ist.

Charakteristisch für IT-Investitionsentscheidungen im Mittelstand ist … … die Suche nach effizienten Lösungen, die gleichzeitig die Kosten senken. Die Entscheidung ist aber oft nicht Teil einer einheitlichen unternehmensübergreifenden IT-Strategie.

Die typischen IT-Probleme des Mittelstandes sind … … ähnlich wie die Probleme großer Unternehmen. Oftmals hat ein sehr kleines Team die gleichen Aufgaben, Anforderungen und Probleme zu bewältigen. Die Wartung der historisch gewachsenen Infrastruktur fordert zudem viel Zeit. Neue Faktoren wie Sicherheit, Compliance und auch das stete Datenwachstum kommen auf die IT-Abteilungen zu. So sind nicht nur Großkonzerne Opfer von Angriffen durch Hacker, die es auf geheime Unternehmensinformationen abgesehen haben. Es trifft auch die Mittelständler, die durch ihre Innovationskraft wertvolles geistiges Eigentum im Unternehmen verwahren. Zudem gilt es, immer mehr Daten zu verwalten und sicher zu archivieren.

Als Lösung für diese Probleme favorisiere ich … … ein Umdenken aller Beteiligten und die höhere Priorisierung einer unternehmensübergreifenden IT-Strategie. Ein wesentliches Element ist die Virtualisierung der IT-Infrastruktur und somit der erste Schritt in die Cloud. Das ermöglicht es auch, Lösungen für Compliance und IT-Sicherheit einfach zu integrieren. Zudem sollte IT in Zukunft als Dienstleitung betrachtet werden, die entsprechend der aktuellen Anforderungen angepasst und bereitgestellt werden kann. Dieser Ansatz entspricht auch der Flexibilität von mittelständischen Unternehmen.

Handlungsbedarf auf IT-Seite im Mittelstand sehe ich … ... bei der Modernisierung der bestehenden IT-Infrastruktur hin zu einem konsolidierten System. Eine virtualisierte IT-Infrastruktur birgt Vorteile, von denen mittelständische Unternehmen profitieren können. Niedrigere Wartungskosten, Flexibilität, einfacher Service sowie das Einsparen wertvoller Ressourcen sind nur einige Faktoren, die das Unternehmen für die Zukunft rüsten.

SAP ERP trifft Solar-Hightech

Enventa Stahl im einsatz

◗ Die Planorg Informatik GmbH wird die ERP-Lösung SAP Business All-in-One bei der Solarion AG implementieren.

◗ Drei Stahlhandelsfirmen, die zum Hagener Familienunternehmen Andernach & Bleck gehören, haben Enventa Stahl von Nissen & Velten als gemeinsame ERP-Software eingeführt.

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P e r s o n al it y | m arkt

Persönliche Daten Name: Sabine Bendiek Alter: 45 Jahre Familienstand: verheiratet Größte Hobbys: Laufen, Lesen und Reisen K arriere Ausbildung und beruflicher Werdegang: Studium der Betriebswirtschaftslehre und Master of Science in Management am MIT in Boston; von 1996 bis 2003 bei McKinsey & Company tätig; zwischen 2003 und 2010 unterschiedliche Managementpositionen bei Dell Deutschland, zuletzt General Manager SM Business Central Europe Derzeitige Position: Seit 1. April 2011 ist Sabine Bendiek Geschäftsführerin der EMC Deutschland GmbH.

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Planungslösung für die Bärenmarke

Gaudlitz führt Proalpha ein

◗ Active Business Consult implementiert „activePlan plus – Konditionenmanagement“ bei Hochwald NahrungsmittelWerken.

◗ Die Gaudlitz GmbH mit Hauptsitz in Coburg hat sich für die Einführung von Proalpha als neue Unternehmenslösung entschieden.

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markt | ou t s o u r c i ng

Das Aktenarchiv besser auslagern? Der Großteil der Mittelständler sieht beim Umgang mit den eigenen Informationen Verbesserungsbedarf.

ten Jahren haben sich außerdem die rechtlichen Vorgaben deutlich verschärft. Bei unzureichender oder zu langsamer Mitwirkung bei Betriebsprüfungen als Folge schlechten Informationsmanagements drohen neben Verzugszinsen empfindliche Bußgelder. Das effiziente Management physischer und digitaler Informationen kann über zwei Wege erfolgen. Entweder können Unternehmen ihre Dokumente und Daten im eigenen Betrieb selbst verwalten und archivieren oder das Informationsmanagement an einen externen Dienstleiter auslagern. Welche Lösung dabei für sie effizienter und kostengünstiger ist, hängt von verschiedenen, individuellen Faktoren ab.

Mögliche Kostentreiber

bwohl 90 Prozent effiziente Geschäftsprozesse zu den wichtigsten Unternehmenszielen zählen, sind gleichzeitig 93 Prozent mit der Einbindung von Informationen in ihre Unternehmensabläufe nicht zufrieden. Zu diesen Ergebnissen kommt eine aktuelle Befragung von Iron Mountain unter 5.500 Unternehmensverantwortlichen aus dem Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement. Gerade im Mittelstand wird das Thema effizientes Informationsmanagement im Tagesgeschäft noch vernachlässigt. Erst bei konkreten Anlässen wie einem Prüfverfahren oder sogar einem Datenverlust werden die eigenen Geschäftsprozesse neu geordnet. Dabei verursacht der ineffiziente Umgang mit Informationen häufig unnötige Kosten. In den letz-

Onlinekostenkalkulator ++ Mit einem kostenlosen Onlinekostenkalkulator können Unternehmen ihr Einsparpotential beim Auslagern des Informationsmanagements an einen externen Dienstleister berechnen. Dabei müssen die Firmen die Menge ihrer einzulagernden Akten angeben. Auf Basis der Bürostandortkosten in Frankfurt am Main und München ermittelt der Kostenkalkulator dann, wie viel Prozent durch das Auslagern des Archivs und Dokumentenmanagements eingespart werden kann. Bei der Bestimmung der Kosten für die Inhouselösung berücksichtigt der Rechner Kosten für Mieten, Gebäudeunterhaltung, Gemeinschaftsflächen, Betriebsmittel, Versicherungen sowie Grundsteuern. Bereits bei 500 einzulagernden Akten kann die Einsparung durch Outsourcing bis zu 32 Prozent betragen. Dabei gilt: Je größer die Menge der einzulagernden Dokumente und je höher die Standortkosten des Unternehmens, desto größer fällt das Einsparpotential aus. ++ www.ironmountain.de/einsparungsrechner

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Eines der wichtigsten Kriterien sind die Standortkosten: Insbesondere an teuren Bürostandorten sind die Mietkosten empfindlich hoch. Dazu kommen fortlaufende Kosten für die Pflege und aktenfreundliche Temperierung der Räume. Unternehmen müssen darüber hinaus für ihre Lagerräume auch Grundsteuern entrichten und sich unter Umständen an Kosten für Gemeinschaftsflächen beteiligen. In der Regel werden versteckte Betriebsmittel gar nicht in der Kalkulation der Archivierungskosten berücksichtigt: Die meisten mittelständischen Unternehmen beschäftigen keine Mitarbeiter speziell für das Dokumentenmanagement. Stattdessen erledigen diese Aufgaben verschiedene Mitarbeiter neben ihrer eigentlichen Arbeit. Dadurch kann wertschöpfendes Potential der Mitarbeiter verloren gehen. Zudem sollten Unternehmen ihre Akten gegen höhere Gewalt wie Feueroder Wasserschäden versichern. Alternativ zur Inhouselösung können Unternehmen ihr Informations- und Dokumentenmanagement an einen externen Dienstleister wie Iron Mountain auslagern, der das komplette Management sowie die Lagerung der Dokumente übernehmen kann. Die Kosten dafür berechnen sich abhängig vom Umfang der in Anspruch genommenen Services und der eingelagerten Menge der Akten. Die sichere Einlagerung eines einzelnen Aktenkartons kann dabei nur einen einstelligen Eurobetrag pro Jahr kosten. Ob sich das Auslagern des Dokumentenmanagements lohnt, können Unternehmen mit Hilfe eines OnlinekostenKalkulators (siehe Kasten) berechnen. Neben möglichen Kostenvorteilen birgt das Outsourcing des Dokumentenmanagements weitere Vorteile: Die Dienstleister garantieren für die Vollständigkeit der eingelagerten Dokumente und die Einhaltung gesetzlicher Regelungen (Compliance). Auf Anfrage können sich berechtigte Mitarbeiter zudem Originaldokumente innerhalb weniger Stunden zustellen lassen oder über ein gesichertes Webportal in digitaler Form direkt auf diese zugreifen. Hans-Günter Börgmann

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Länderübergreifende Betriebssteuerung

Neues BI-System

◗ Die ERP-Lösung Sage ERP X3 soll bei Infirmarius, Hersteller naturheilkundlicher Präparate, für mehr Transparenz und bessere Auslastung der Produktionsstätten sorgen.

◗ Die Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft mbH (LWB) erweitert ihr bestehendes Business-Intelligence-System (BI) um das Immobilien-Portfoliomanagementsystem der Promos.Rec Real Estate Controlling GmbH.

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ad V e r To rIal

Mit dem BlackBerry Smartbuilder ist die ideale BlackBerry-Lösung für Ihr Unternehmen leicht gefunden

m beschleunigten Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, ist für Unternehmen heute das A und O. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind oft auf eine verlässliche mobile Kommunikationslösung angewiesen, um ihren Kundenservice aufrecht zu erhalten und Entscheidungsprozesse schnell durchlaufen zu können – selbst von unterwegs aus. Wichtig ist in diesem Zusammenhang eine strategische Herangehensweise an die Wahl der passenden mobilen Lösung. Während Aspekte wie Datensicherheit, Zuverlässigkeit und eine einfache Implementierung für alle Unternehmen grundlegend sind, gibt es verschiedene Variablen, die sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden und die besondere Anforderungen an eine mobile Kommunikationslösung stellen. Die BlackBerry-Lösung des kanadischen Herstellers Research In Motion bietet nicht nur verschiedene Lösungen für die unterschiedlichsten Anwenderszenarien, sondern nun auch einen besonderen Service. Ist eine interne ServerLösung die richtige Wahl für Ihr Unternehmen oder ist eine gehostete oder eine Cloud-Lösung eher passend? Der BlackBerry Smartbuilder unterstützt Sie bei der Suche nach der idealen mobilen Kommunikationslösung durch acht gezielte Fragen. Unkompliziert und schnell werden Komponenten wie etwa die Mitarbeiteranzahl oder deren Einsatzort abgefragt. Arbeiten die Mitarbeiter überwiegend von unterwegs aus, zu Hause oder im Büro? Was sind ihre Haupttätigkeiten? Werden hauptsächlich E-Mails geschrieben, Internetrecherche betrieben oder werden verstärkt Social Media genutzt? Wer betreut das IT-System? Gibt es einen ITler im Haus oder wird eine gehostete Lösung genutzt? Fragen wie diese führen nicht nur zur passenden BlackBerry-Lösung in Bezug auf Software, Geräte und Zubehör, sondern auch zu Empfehlungen von Applikationen, die BlackBerry Smartphone-Nutzern zur Verfügung stehen, um den Unternehmenserfolg weiter unterstützen zu können.

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Egal für welche Lösung sich Unternehmen letztendlich entscheiden, die Sicherheit der BlackBerry-Lösung ist immer gewährleistet. Die BlackBerry-Lösung ist die sicherste und die verschiedenen Lösungen bieten Unternehmen eine Vielzahl an Management- und KontrollOptionen, um die Lösung individuell an die unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen zu können. Der Smartbuilder empfiehlt zudem die passenden Smartphone-Modelle für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Die verschiedenen Formfaktoren vom Fulltouch-Gerät über Slider-Modelle bis hin zu Smartphones, die Tastatur und Touchscreen kombinieren, kommen allen Nutzervorlieben entgegen.

WEITERE INFORMATIONEN zum BlackBerry Smartbuilder, aber auch zum breiten BlackBerry-Lösungsportfolio für kleine und mittelständische Unternehmen ﬁnden Sie online unter: http://www.itmittelstand.de/ subnet/blackberry.html

markt | ou t p u t - m a na gem ent

Trend in Richtung Konsolidierungslösungen duktionsbereiten Aufträgen zusammenITM: Herr Anders, viele Unternehmen Interview mit Bernd Anders, gefasst. Je nach Papierwahl, Kuvertierung sind sich nicht bewusst, dass effizientes European Lead Marketing bei und Endverarbeitung können sie dann Dokumentenmanagement auch den Printsoft, über die Vorteile einer zentral produziert und verschickt werOutput-Vorgang mit einschließt. Wird es konsolidierten Drucklösung den. Auch hier gilt das Motto: Je mehr hier bald ein Umdenken geben? Briefe, desto besser. Denn wenn StandBernd Anders: Definitiv, denn die Grenorte oder Abteilungen eines Unternehmens ihre zen zwischen traditioneller und elektronischer KunDruckaufträge konsolidieren, lassen sich bessere Radenkommunikation verwischen immer mehr. Briefbatte bei den Postdienstleistern aushandeln. Zudem korrespondenz wird teurer und aufwendiger. Je nachentfallen Kosten für redundante Systeme und Prodem wie die Mitarbeiter bezahlt und welche Matezesse in den verschiedenen Abteilungen. Der Return rialien verwendet werden, summieren sich bei eion Investment ist auf diese Weise in vielen Fällen innem einfachen Standardbrief Arbeits-, Material- und nerhalb kürzester Zeit erreicht. Druckkosten auf bis zu 1,60 Euro. Unternehmen sind deshalb gut beraten, diese Prozesse weitestgehend zu ITM: Für Unternehmen spielt natürlich das Thema standardisieren und zu industrialisieren. Compliance eine große Rolle. Bieten Output-ManageEin gutes Beispiel für das mögliche Einsparpotenment-Lösungen hier Mehrwert? Wenn ja, welchen? tial ist die Postfinance, der Finanzdienstleister der Anders: Angesichts immer neuer Compliance-VorSchweizerischen Post und ein Printsoft-Anwender. schriften ist natürlich eine integrierte ArchivierungsHier müssen über acht Millionen Seiten bei sechs lösung für viele Unternehmen attraktiv. So ist es beiMillionen Dokumenten allein am Jahresende an spielsweise möglich, eine beliebige Anzahl von elektdie Kontokunden gesendet werden. Durch sinnvolronisch erstellten Dokumenten rechtskonform abzules Optimieren kann die Anzahl der Sendungen um legen. Erreicht ein Brief einen Empfänger nicht und ca. 30 Prozent reduziert werden. Allein zum Jahresmuss er noch einmal verschickt werden, kann er einende wurden so über eine Million Kuverts eingespart. fach aus dem Archiv aufgerufen und per Mausklick erneut in Druck und Versand gegeben werden. WichITM: Was sollen Firmen beachten, damit der Versand tig ist auch, dass eine große Menge an elektronischen von Dokumenten per Post kein untragbarer Kostenfresser Dokumenten sowohl länger- als auch kurzfristig arund Produktivitätsstopper wird? chiviert werden kann. Anders: Einen kompetenten Dienstleister zu finden, ist nicht einfach. Schließlich tummeln sich in dieITM: Welche Hürden gibt es für Unternehmen, die auf sem Feld unzählige Anbieter. Unternehmen müssen eine übergreifende Lösung umstellen möchten? vorab entscheiden, ob sie ihr Output-Management Anders: Für die Mitarbeiter ist es eine große Umstellieber in die Hände eines externen Anbieters legen lung vom persönlichen Desktopdrucker hin oder mit einer Inhousesoftwarelösung arzur konsolidierten Drucklösung. Viele bebeiten möchten. Dies hängt natürlich von fürchten, dass sie, nachdem sie ihren Brief an den unterschiedlichen Anforderungen ab. So das Druckzentrum gesendet haben, keine Änsollte beispielsweise die Lösung eines exterderungen mehr durchführen können. Doch nen Dienstleisters nicht nur Massenmails aus diese Angst ist unbegründet: Je nachdem wie dem CRM-System des Auftraggebers verkrafzuvor die Nutzerrechte und Workflows defiten, sondern auch Ad-hoc-Aufträge einzelner niert wurden, können Dokumente interaktiv Mitarbeiter. Hier gehört auch ein transparenerstellt sowie nach der Erfassung korrigiert tes Track-und-Trace-System dazu, das einen und autorisiert werden. Die Korrespondenz zuverlässigen Überblick über den Druckaufwird z.B. mit einem Drucktreiber für Einzeltrag bietet. Ein weiterer Punkt ist die Bündebriefe oder komplexen Systemlösungen in lung von kleinen Aufträgen zu größeren Eindie zentralisierte Produktion übergeben. heiten, um Portorabatte für Massensendung Über webbasierte Track-und-Trace-Pornutzen zu können. Bernd Anders, tale können die Mitarbeiter den Status ihrer Doch auch interne Software-AnwendunEuropean Lead gen ermöglichen einen effizienteren Postversand. Marketing bei Printsoft Druckaufträge verfolgen. So steigt die Akzeptanz für die Automatisierungslösung. Ein weiterer essentieller Der Trend im Bereich Dokumenten-Output-ManagePunkt ist eine einfache Integration der Lösung in die ment-Software geht klar zu KonsolidierungslösunArbeitsabläufe. Sinn der Sache ist ja, den Arbeits- und gen. Elektronisch erstellte Einzelsendungen werden Zeitaufwand zu minimieren. Silke Stumvoll gesammelt und zu größeren, logisch sortierten, pro-

Kurzmeldungen Studien

Verbände sehen ein Problem

Verfügbarkeit der IT

◗ Es gibt zu wenige Fachkräfte, lautet der Ruf der Wirtschaftsverbände. Aber der Deutsche Gewerkschaftsbund und die KfW-Bankengruppe kommen zu anderen Ergebnissen.

◗ Eine Stratus-Umfrage bei mittelständischen Unternehmen zeigt, dass viele Unternehmen die Verfügbarkeit ihrer IT falsch einschätzen: 71 Prozent meinen, ihre Systeme seien hochverfügbar.

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GEFILMT: die Einbrecher

DREIST: das Angebot dreister Einbruch in unseren Webshop. am vergangenen Sonntag drangen zwei Täter mit einem Schneidbrenner in unseren Webshop ein. alle brandneuen EiZO Ev2315W wurden geraubt. Wir bitten nun um Mithilfe. Jeder, der uns sachdienliche hinweise zur Ergreifung der Täter liefert, kann einen EiZO Webshop-Gutschein in höhe von 500,– Euro gewinnen. alle weiteren infos und das überwachungsvideo von den Tätern hier: *www.eizo.de Verkaufspreis inkl. MwSt.oder www.facebook.com/eizo.de