Presentacion de procedimientos de rrhh

PolĂ­ticas y

Procedimientos Un solo Equipo Comprometido con la Excelencia

Procedimiento de Selección Política y Normas • • • • • •

Toda vinculación debe ser el resultado de un proceso de selección que asegure el cumplimiento de los requisitos del cargo.

Los procesos de selección se fundamentan en los méritos de las personas y deben ser objetivos y cumplir con todas las fases establecidas.

Cada vez que se presente una vacante se debe evaluar la necesidad real de cubrirla.

En todo proceso de selección deben participar Recursos Humanos y por lo menos dos instancias del área contratante.

Los jefes deben estar en función de identificar y atraer permanentemente Talento Humano tanto para su área como para la compañía.

Cada instancia que participa en el proceso de selección debe cumplir un rol claro y asumir su responsabilidad frente al concepto y decisión que se tome frente a cada candidato.

Procedimiento de Selección Política y Normas •

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Las condiciones de contratación estipuladas en la negociación deben ajustarse a las políticas de Metrolubricantes y, en ningún caso, los jefes tienen la potestad de hacer promesas que se aparten de estas.

Todo proceso de selección debe ser evaluado en cuanto a su oportunidad y calidad con base en indicadores de gestión.

Todas las fases del proceso deben quedar documentadas y tener la firma del responsable de cada una de estas.

En los casos que se requiera estudio de seguridad y no esté listo al momento de la contratación, solo puede autorizar su ingreso el Gerente de RRHH. Todas las personas con cargos profesionales deben firmar la promesa de valor.

Los jefes deben realizar las entrevistas oportunamente, ya que de esto depende el avance del proceso de selección.

El jefe es el responsable de garantizar que el colaborador cuente con todas las herramientas y dotación necesaria para realizar su trabajo a la fecha de su ingreso

Procedimiento de Selección Política y Normas INICIO

1. Generación de la Vacante 2. Elaboración de la Requisición de personal 3. Validación con planta de personal y aprobación de requisición 4. Discusión y aclaración del Perfil 5. RH-055 Primera fase de Reclutamiento 6. Segunda fase, primer filtro 7. Tercera fase, segundo filtro 8. Cuarta fase entrevista área contratante NO

9. Decisión de Vincular

Carta de agradecimiento

SI 10. Exámenes médicos 11. Comunicación decisión al candidato / Oferta 12. Entrega de documentos FIN

Información que debemos tener en cuenta: 1.- Responsable de Elaborar la Requisición de Personal 2.- Requisitos para búsquedas por Nueva creación de Cargo o Sustitución de puesto

Jefe Inmediato La Requisición de Personal debe estar firmada por la Dirección General, Dirección Comercial y Gcia. de RRHH

3.- Cuando se inician el proceso de Reclutamiento

El mismo día que se entrega la Requisición de Personal al departamento RRHH

4.- Quienes son responsables de buscar el mejor talento

El Jefe Inmediato y la Consultora de RRHH (Sinergia)

Procedimiento de Contratación – Política y Normas POLITICA Toda contratación de personal directo por Metrolubricantes debe tener un proceso de contratación que tenga en cuenta los requerimientos legales expresados en la Ley Orgánica del trabajo.

NORMAS • •

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Ninguna persona ingresa a la compañía sin haberse cumplido todas y cada una de las etapas exigidas en el presente procedimiento.

TODA contratación de personal vinculado directamente con la compañía deberá ser realizada por el área de Recursos Humanos/Nominas/ Grupo 4 Entre la decisión de la persona a contratar y la fecha de ingreso deben transcurrir mínimo 3 días hábiles.

Los ingresos se realizarán solo los días viernes.

Del 25 al 30 de cada mes NO se realizarán vinculaciones laborales de personal a la compañía por cierre de Nomina.

Los días lunes (o en caso de festivo el siguiente día hábil) RRHH deberán notificar a nómina / Grupo 4 de los ingresos, con el fin de ir elaborando los contratos, apertura de cuenta de tarje de debito.

Procedimiento de Contratación – Política y Normas • •

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Ningún trabajador podrá ingresar a la compañía si no ha completado totalmente el proceso de contratación.

El departamento de RRHH serán las responsables de entregar las cartas de ingreso al nuevo trabajador y solicitar todos los documentos de ingreso (expediente completo, la responsabilidad de tener los expedientes completos es de Recursos Humanos) acordando la fecha exacta en la cual el nuevo trabajador se presentará con los documentos completos.

Jefes Directos y Personal de Auditoria deben exigir los documentos del proceso de selección a RRHH ya que serán las responsables de recibirle los documentos al nuevo trabajador y verificar que la persona los entregue completamente antes de remitir al candidato seleccionado al departamento de nómina/Grupo 4 La asistente de RRHH es la responsables de armar los expedientes de los nuevos colaboradores y remitirlos a nómina y notificar a Grupo 4 que el proceso esta completo y en el orden establecido, solo en este momento la persona será incluida en el aplicativo de nómina.

Grupo 4 será la responsable de la elaboración de contratos, apertura de cuenta, diligenciar el alta en el IMSS y los tramite que correspondan a la posición.

Procedimiento de Contratación Procedimiento de Selección 1. Notificación del ingreso a nómina 2. Recepción y verificación de documentos de ingreso al candidato.

NO

Documentos Completos

SI 3. Elaboración de documentos para firma del nuevo trabajador 4. Firma de documentos 5. Crear expediente del trabajador y archivar documentos

6. Ingresar al trabajador en la aplicación de nómina 7. Revisión y aprobación del expediente 8. Archivo del expediente FIN

Información que debemos tener en cuenta: 1.- Todos los ingresos sin excepción se realizan

Los días Lunes

2.- Las Inducciones Corporativas se realizan

1 vez al mes, se consolida todo el grupo que ingresa en el mes.

3.- Quien es responsable de la creación correo, puesto de trabajo y asegurar las herramientas para el colaborador

El Jefe Inmediato

Procedimiento de Promociones – Política y Normas • •

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Toda vacante que se genere puede ser cubierta a través de promoción de personal interno o mediante vinculación de personal externo.

Las Gerencias de área y Recursos Humanos deben desarrollar acciones que permitan lograr que los cargos claves sean cubiertos mediante la promoción de personal interno.

En los cargos que aplique, se tomará la información de la Matriz de Talento Clave para convocar a las personas que participarán en el proceso de evaluación.

Será discrecional de Recursos Humanos y de la Gerencia de área definir si se hace convocatoria abierta.

El Jefe inmediato debe ser informado y consultado antes de que se dé inicio a un proceso de evaluación para promociones o traslados de uno de sus colaboradores.

El ofrecimiento a participar en un proceso de evaluación para promociones y debe hacerse sólo a aquellas personas que tengan opciones clara de ocupar el nuevo cargo, con el fin de no generar falsas expectativas.

Toda persona interna que participe en un proceso de selección debe recibir retroalimentación por parte de la Consultora de Recursos Humanos a más tardar 20 días después de la fecha en que se realizó la evaluación.

Las personas deben consolidar su experiencia en un cargo antes de ser promovidos a una nueva responsabilidad, por esta razón, deben existir unos tiempos mínimos de permanencia en los cargos dentro del plan carrera de cada una de las áreas.

Procedimiento de Promociones – Política y Normas • Las personas que sean promovidas efectivamente deberán hacer entrega de su cargo, llenando el Acta de entrega y colaborando en la Inducción de la persona que asumirá su antiguo cargo.

• Las personas serán promovidas a otras áreas a penas se tenga el reemplazo de la vacante que se genera.

• Todos los salarios que estén constituidos por un valor fijo y un valor variable se garantizarán al 100% durante 2 meses.

• Cada consultora de Recursos Humanos debe llevar un registro de las promociones de personal de su área, que se consolidará mensualmente con el fin de monitorear el % de cargos cubiertos por promoción interna.

• Las promociones de personal por área se deben consolidar y divulgar trimestralmente en carteleras y vía e-mail.

• Para aquellas personas promovidas que deban trasladarse de ciudad la compañía le garantizará además los gastos de traslado y la alimentación y hospedaje durante el primer mes. Para efectos de ubicar su vivienda definitiva se otorgará un préstamo sin intereses por el monto del depósito exigido y se cubrirá la comisión de la inmobiliaria por la primera vez.

• Cuando por motivos ajenos a su voluntad la persona trasladada deba cambiarse de vivienda recibirá un auxilio de inmobiliaria correspondiente a Bs. 1.000.000 al año

Procedimiento de Promociones

INICIO Generación de la Vacante Discusión y aclaración del perfil

DEFINIR PERFIL Externo

DEFINIR MECANISMO DE RECLUTAMIENTO

Interno

Proceso de selección directamente por Quala

REVISIÓN DE LA MATRIZ DE TALENTO CONSULTAR AL JEFE INMEDIATO ACTUAL DE LOS CANDIDATOS

EFECTUAR OFRECIMIENTO A LOS CANDIDATOS EVALUAR PERFIL PRESENTAR CANDIDATOS AL JEFE INMEDIATO REALIZAR ENTREVISTA DEL JEFE

EFECTUAR PRE-SELECCIÓN DEL CANDIDATO PRESENTAR EL CANDIDATO AL JEFE DEL JEFE INMEDIATO REALIZAR ENTREVISTA DEL JEFE DEL JEFE INMEDIATO

No

DECIDIR PERSONA A PROMOVER Si

A

A

Notificación de los Resultados al Jefe Actual.

Retroalimentación a candidatos descartados.

ENTREGAR CARTA Y DIVULGACIÓN DE LA PROMOCION

ENVÍO DEL CAMBIO DE CONDICIONES DESCARTADOS ENTREGA EFECTIVA DEL CARGO / INDUCCIÓN AL CARGO

ARCHIVAR EN HOJA DE VIDA RECONOCIMIENTO SEMESTRAL DE LAS PROMOCIONES

FIN

Información que debemos tener en cuenta: Esta prohibido generar falsas expectativas a los Colaboradores.

2.- Responsable de invitar al proceso de evaluación

3.- Quienes deben retroalimentar al Colaborador que no es promovido

Gerencia de RRHH

El Jefe Inmediato y la Gerencia de RRHH

Procedimiento de Proceso Disciplinario – Política y Normas POLÍTICAS Y NORMAS • •

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Todo proceso disciplinario debe estar enmarcado en los principios de Justicia, Igualdad y Equidad.

Cuando se trate de calificar una falta de algún trabajador no se debe permitir caer en el irrespeto, que el jefe sea juez y parte y evitar el desgaste y el deterioro de la relación personal (JefeColaborador).

Cuando un trabajador incurra en una falta en el ejercicio de sus labores, contemplada en el reglamento interno o en el Código de ética de la compañía, el jefe inmediato deberá informar de inmediato a Recursos Humanos y en un lapso que no supere las 24 horas procederá a solicitar los descargos por escrito y luego se tomara la decisión de la medida disciplinara a aplicar.

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El impacto de una falta se debe determinar en función de su naturaleza y criticidad y en qué medida pone en grave y/o evidente riesgo la integridad de las personas, los procesos de la compañía, el producto, las instalaciones, los equipos y/o herramientas de trabajo y la falta de transparencia e integridad en el desempeño de las labores.

Procedimiento de Proceso Disciplinario – Política y Normas Ejemplos: • • • • • • • • • • •

Si se presume indicios delictivos o fraudulentos.

Errores operativos que generen perjuicios económicos a la compañía.

Falsificación de actuaciones de documentos (falsificar pedidos y facturas).

Hechos que afecten negativamente la imagen de la empresa.

Actos de violencia y faltas de respeto al jefe y compañeros de trabajo.

Daños materiales causados intencionalmente a los bienes de la compañía.

Incumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato de trabajo.

Ausencia prolongada injustificada durante 3 días o más.

Incumplimiento en el uso de los implementos de seguridad y a las medidas de seguridad establecidas por la compañía.

Aceptar dinero en efectivo de los clientes, si no está contemplado en las políticas del área.

Aceptar cheques que no estén a nombre de la compañía.

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El trabajador que abandone injustificadamente su trabajo con anticipación a la hora de salida.

El trabajador que acepte obsequios y/o regalos por parte de los proveedores y/o Clientes.

El incumplimiento con el reglamento interno establecido por la empresa.

El incumplimiento con el horario de trabajo.

Incumplimiento de las labores o tareas asignadas.

Revelación de información confidencial del área y de la compañía tanto a nivel interno como externo.

El jefe inmediato es responsable de hacer seguimiento y denunciar oportunamente las faltas cometidas por sus colaboradores.

El jefe inmediato una vez identifica la falta debe discutir la situación presentada con la consultora de RRHH de su área con quien se acuerda el manejo disciplinario que se le debe dar a la situación.

Siempre antes de tomar una decisión se debe llamar al empleado a descargos teniendo como base el principio de dar la oportunidad al trabajador de dar su versión de la situación y tener la mayor información posible para tomar una decisión objetiva y justa.

El proceso de descargos es responsabilidad y debe ser conducido por el Jefe Inmediato en presencia de Recursos Humanos y del Jefe Administrativo en los distritos, en los casos que se requiera.

Si la falta tiene consecuencias económicas debe quedar firmado en el proceso de descargos la autorización de descuento por el valor acordado.

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La decisión de aplicar alguna sanción disciplinaria debe ser previamente discutida entre el Jefe, el Jefe del Jefe y Recursos Humanos, una vez se tengan todos los documentos y las pruebas.

Las acciones que se pueden aplicar son: No aplicar sanción.

Hacer un llamado de atención verbal.

Amonestación escrita: Cuando la falta se califique como grave, en este caso si el trabajador incurre en tres (03) amonestaciones será causal de despido Justificado. Siempre deben ser redactadas por Recursos Humanos en un lapso no mayor a 24 horas posterior a los descargos.

Terminación de Contrato con Justa Causa: Se terminará el contrato con Justa Causa mediante comunicación escrita, en donde se manifiesten las causas que dieron origen a la decisión y la fecha en la que se hace efectiva la terminación del Contrato.

Procedimiento de Proceso Disciplinario

INICIO 1. Identificar la falta 2. Comunicar a RRHH 3. Recopilaci贸n de Pruebas 4. Realizar investigaci贸n disciplinaria

5. Determinar la sanci贸n 6. Ejecutar la sanci贸n definida 7. Enviar soportes al expediente FIN