REGLAMENTO INTERNO
MANEJO Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN • La confidencialidad se debe mantener en la oficina, en el hogar, en los sitios públicos y en los compromisos sociales de cualquier índole. • Es de vital importancia tener en cuenta que la información, volumen de ventas, precio de ventas, formulación, costos, márgenes, inversiones en apoyo, etc. de la Compañía es estrictamente confidencial. • Es necesario el manejo honesto de la información, por lo tanto, no es permitido utilizarla para beneficio personal o de terceros, o para perjudicar los intereses de METROLUBRICANTES. • Existe información referente al desempeño de las tareas, la cual es esencial para el funcionamiento de la empresa con respecto a sus clientes, abastecedores, competidores, condición financiera del comercio, planes estratégicos y operativos, nuevos productos y tecnologías potenciales, por lo tanto es indispensable que la información sea manejada con absoluta reserva.
• Igualmente, las personas que tengan contacto con datos referentes al conocimiento de nuevos productos o descubrimientos significativos, cifras de ventas, beneficios y contratos importantes, deberán manejarlos únicamente para los intereses de METROLUBRICANTES, esta información es confidencial, por tanto, no deberá ser divulgada a nadie, ni siquiera a otros empleados de la Compañía, excepto a personas que necesiten conocerla para la realización de su trabajo.
¡En gente como esta se puede confiar!
CORREO ELECTRÓNICO, INTERNET E INTRANET • El Correo Electrónico, Intranet y acceso a Internet son un recurso de METROLUBRICANTES se debe utilizar para lograr los objetivos del cargo. Cualquier otro uso no es permitido. En el manejo del correo se debe utilizar para información de la Compañía y que realmente contribuya al cumplimiento de los objetivos del cargo. • Toda la información almacenada en los equipos del computador de METROLUBRICANTES., es propiedad de la compañía y debe ser tratada como información confidencial, y su usuario será el único responsable de su buen cuidado, de dedicación exclusiva de actividades laborales y custodia de la información • Todas las cuentas del sistema de información, así como usuarios y claves son personales e intransferibles, por tanto no deben ser facilitadas a otras personas.
• En ningún caso, los sistemas de correo electrónico, Internet e intranet podrán emplearse para: acceder a sitios de descarga de música, software, chats y videos no autorizados así como a paginas que atenten contra la moral y buenas costumbres; enviar cadenas de mensajes, virus y respuestas no requeridas; la publicación y/o difusión de material pornográfico, ofensivo, difamatorio y/o cualquier otro material que atenten contra la moral y buenas costumbres. • Así mismo no se podrá instalar Software que no estén autorizados por la compañía y de ser autorizados solamente podrán ser instalados por el área de informática.
USO DE DINERO Y BIENES DE LA EMPRESA • Los bienes de METROLUBRICANTES. Comprenden tanto la planta física, existencias de productos, materia prima, material de apoyo, producto terminado y material P.O.P. los equipos de trabajo, computador, fax, fotocopiadora, etc. como también el dinero en efectivo que se reciba para el desarrollo de Tecnologías de producción, conceptos de productos, estrategias y planes de operación comercial y toda la información confidencial pertinente para la empresa. • Estos bienes no deben ser utilizados para el beneficio personal de los empleados, parientes o amigos. • Se debe procurar mantener en buen estado los instrumentos y útiles facilitados por la empresa, la destrucción o sustracción de estos bienes sin la debida autorización de la empresa esta absolutamente Prohibido. • El uso erróneo de dineros incluye la falsificación de declaraciones para reembolsos de viaje, viáticos, la no devolución a tiempo de los anticipos otorgados y el despilfarro intencional de dinero de la empresa. • Algunos cargos tienen celulares asignados y planes corporativos los cuales no deben de ser excedidos bajo ningún concepto, de igual manera no se debe utilizar el celular asignado para participar en cualquier tipo de concurso o compras por celular en caso contrario el responsable del equipo asumirá el Costo.
ADECUADO MANEJO DEL TIEMPO DE SERVICIO • Los empleados deben dar uso apropiado al tiempo de trabajo y aprovecharlo al máximo. • Las actividades personales de tipo social, político, cultural, económico y religioso deben ser de carácter extra laboral y no deben interferir con el cumplimiento de los horarios y funciones del cargo. • Es importante, evitar usar el tiempo o la experiencia de otros funcionarios o empleados para el beneficio propio, excepto si se trata de un problema institucional de la empresa. • Igualmente, se deben evitar las actividades fuera del ámbito de la compañía que pueden tener un impacto negativo, sobre la gestión de METROLUBRICANTES., o que puedan estar en conflicto con las obligaciones para con la empresa. Por ejemplo, aceptar trabajos simultáneos al que el empleado tiene en la Compañía, dado que esto le quitaría tiempo y atención al trabajo, afectando su desempeño laboral dentro de la empresa
CONFLICTO DE INTERESES • Los trabajadores de METROLUBRICANTES, deben evitar cualquier situación de interferencias entre los intereses de la Compañía y los propios, de la cual se pueda beneficiar el empleado o un tercero. • Los conflictos de intereses surgen cuando se usa la vinculación y conexión que se tiene con METROLUBRICANTES para beneficios personales o familiares distintos de la compensación normal generada por el empleo. • En caso de presentarse una situación que pueda representar un conflicto de intereses, el empleado debe Declararlo expresamente ante su Jefe Inmediato, quien lo consultará con el Comité de Ética. Las políticas de METROLUBRICANTES respeto a Conflictos de intereses es precisa.
INTERESES PARTICULARES: Se pueden contratar servicios de familiares directos de empleados siempre y cuando se tengan en cuenta las siguientes condiciones: • El empleado debe hacer explícito con el Comité de Ética que la persona por contratar es un familiar. • Un Comité evaluará la pertinencia de la contratación para la Compañía, resolverá y le dará su aprobación, la cual deberá ir por escrito, exponiendo las razones objetivas que sustentan la contratación del servicio. • No es permitido el matrimonio entre trabajadores activos de una misma área o donde exista una relación de cliente - proveedor, los Trabajadores que deseen contraer matrimonio, deberán notificarlo de manera oportuna y por escrito a la empresa en la cual expondrán cual de los dos esta dispuesto a renunciar o ser reubicado si exista la posibilidad y el Comité de Ética tomara la decisión al respecto.
No es aceptada relaciones laborales que trascienda a una relación de pareja en los casos: • Jefe – Colaborador: porque se pierde objetividad en la dirección del Colaborador, el Jefe puede perder autoridad frente al resto de sus subalternos; puede no ser visto como un modelo a seguir. • Áreas que presten servicio o ejerzan control sobre la operación de otros. Ejemplo: Auxiliares, Coordinadora y Directora de Recursos Humanos por el manejo de información, objetividad y neutralidad en el manejo de situaciones. Auditoria interna: debe ejercer control. Asistentes, Cartera, Logística y Jefes de Procesos. Empleados que manejen proveedores y deba responder por la negociación de materias primas o suministros: el riesgo es por perder la objetividad en la negociación, el manejo de información. Si se presentan estos casos la persona debe declararse impedida. El caso debe llevarse al Comité de Ética para determinar acciones a seguir: reubicación o retiro. Quienes modifiquen la información requerida en la planilla de ingreso, u oculte la condición de familiar de un trabajador activo de la Empresa u oculten la información de haber contraído matrimonio, es considerado una acción fraudulenta.
MANEJO DE PROVEEDORES ACEPTACION DE REGALOS, ATENCIONES Y PROPINAS: Los empleados de METROLUBRICANTES no podrán recibir regalos o invitaciones de ninguna naturaleza o monto de los proveedores, Contratistas, Asesores que tengan actualmente o pretendan tener una relación comercial con METROLUBRICANTES. Igualmente bajo ninguna circunstancia un empleado podrá solicitar directa o indirectamente regalos de cualquier índole, gratificaciones, dinero u otros alicientes personales o favorables de proveedores o clientes potenciales de METROLUBRICANTES. Los trabajadores que tengan algún vínculo familiar o personal con los proveedores, deberán informarle inmediato a la empresa. En la selección de los proveedores se debe decidir por el más conveniente en calidad, costo y oportunidad y se debe justificar cuando se escoja en proveedor que tenga una variación al 10% por encima del costo.
Es común que muchos colaboradores por razones de su trabajo soliciten muestras de elementos a comprar para evaluar especificaciones y requisitos y luego es difícil devolverlas a los múltiples proveedores, la sugerencia con respecto a esta situación es que como primera alternativa devuelvan la muestra al proveedor, y si esto no es factible le solicitamos entregarlas al departamento de Servicios Generales que de acuerdo con el procedimiento establecido definíra su destino final.
Se podrán aceptar invitaciones de empresas o proveedores cuando se considere contributorio ya sea para fortalecer la relación comercial, obtener conocimientos, información, capacitación, etc. Siempre y cuando METROLUBRICANTES asuma TODOS los gastos de las personas que asistan en representación de la compañía los cuales se deben legalizar bajo los niveles de aprobación definidos en los formatos que se encuentran disponibles en la gerencia del día al día.
Hay obsequio como descuentos en materias primas o bonificaciones de comerciales para un lanzamiento, una placa conmemorativa, un libro de consulta general para un área, patrocinios para una actividad de bienestar etc. Este tipo de obsequios son los únicos permitidos, ya que son obsequios de interés y de usufructo general y no particular o personal, e incluso pueden hacer parte de la negociación misma del bien o el servicio. Los únicos obsequios aceptables son aquellos que pasan a propiedad de la empresa para uso común.
POLÍTICA SOBRE CODIFICACIÓN DE MICROALIADOS, MICROEMPRESARIOS O PROVEEDORES: Los ex-empleado de METROLUBRICANTES podrán ser codificados como Microaliados, Microempresarios o Proveedores siempre y cuando se cuente con el concepto del Jefe Inmediato, Gerente de Área y Recursos Humanos. En el caso de familiares de empleados. No se permiten si por la naturaleza del cargo pueden generarse riesgos potenciales para la Compañía y no se puede entrar en un conflicto de interés. Ejemplo: Cajero, Asistente de Compras, Comprador, Auxiliar o Asistente de Distribución, Gerentes de Ventas, Líder de Mercadotecnia o Demoedecantes, Mercadeo al Canal, Asistentes y Gerentes en General.
INFORMACIÓN OPORTUNA SOBRE DESCUENTOS: Los empleados de METROLUBRICANTES. deberán informar al Departamento de Recursos Humanos y al Departamento de Contabilidad o Nómina en forma oportuna o inmediata la necesidad de efectuar sobre su salario y demás derechos laborales según el caso, los descuentos por el o ella autorizados o decretados por entidad gubernamentales en las fechas y montos establecidos, por conceptos tales como préstamos, anticipos, toda clase de desembolsos, gastos de viaje, fondos fijos, pagos efectuados de más, descuentos legales, embargos judiciales de cualquier naturaleza o similares. De acuerdo a lo anterior, cualquier error sin importar su naturaleza, tiempo o cuantía sobre dichos descuentos, deberá ser puesto en conocimiento de la empresa en forma inmediata para proceder a efectuar las correcciones del caso evitando moros, perjuicios o sanciones para la empresa o el empleado.
Por lo tanto debe ser tenida en cuenta por todos los empleados como una política y el incurrir en esta omisión será calificados como falta grave. INFORMACIÓN AL CONSUMIDOR • Las informaciones de METROLUBRICANTES Relativas a las características de los productos, el empaque y la publicidad deben excluir cualquier tipo de comunicación falsa o ilegal.
TRATO ENTRE LOS EMPLEADOS • La vida privada de cada trabajador es parte de su intimidad y como tal debe ser respetada. • Ningún trabajador que tenga personas a su cargo debe utilizar su poder para obtener favores que no estén relacionados con la labor que el subordinado representa. • El comportamiento de los empleados por fuera de la Compañía debe ser acorde con las buenas costumbres y de ninguna manera debe afectar negativamente la imagen de la empresa.
ACTIVIDADES, CONTRIBUCIONES POLÍTICAS Y COMUNITARIAS • En METROLUBRICANTES. fomentamos la obediencia de todas las leyes, decretos y demás normas y actos del gobierno Mexicano en cualquiera de sus ámbitos, nacional, estatal y municipal, y de los demás países donde estemos presentes, a la vez reconocemos y respetamos las costumbres legítimas de dichos países. • La conducta tradicional de METROLUBRICANTES. con respecto a políticas partidistas y campañas electorales de cualquier nivel ha sido la de no injerirse a ella y su junta directiva se reserva la aprobación de cualquier contribución que, aun cuando sea de acuerdo con la ley, pudiese contradecir dicha conducta. Por consiguiente queda prohibido a los empleados de METROLUBRICANTES. realizar, con tales fines, contribuciones económicas en nombre de la organización, sus compañías o productos. • La decisión personal por parte de nuestros empleados de contribuir o no, con tiempo, dinero o recursos propios en cualquier actividad política o comunitaria, es totalmente libre y voluntaria y no debe comprometer en absoluto a METROLUBRICANTES.
CUENTAS, PROCEDIMIENTOS Y MANTENIMIENTOS DE REGISTROS • Nuestros libros deben reflejar todos los componentes de nuestras transacciones, y nuestra norma es insistir en la presentación honesta, transparente y directa de los hechos. Es por ello responsabilidad de todos lo empleados asegurar que sigan las normas mas rigurosas en el mantenimiento de nuestras cuentas y registros financieros y cooperar de forma absoluta connuestros auditores internos y externos. • No se podrá falsificar u ocultar información bajo ninguna circunstancia, y el empleado cuya actividad cause un reporte falso, será sujeto a medidas disciplinarias, incluyendo el despido. • Toda aplicación de los procedimientos y mecanismos de control son de carácter obligatorio y NO se autoriza ningún tipo de discrecionalidad en su aplicación.
• Es obligatorio dar respuesta oportuna y veraz al programa de autocontrol, póngale la firma, la falta de veracidad en las respuestas del cuestionario es considerado falta grave. • Cuando en las legalizaciones y/o comprobaciones sobre dinero a favor de METROLUBRICANTES., debe presentar el depósito o constancia de la transferencia. • Es responsabilidad de cada trabajador realizar sus tareas o responsabilidades asignadas con el dinero determinado para tal fin tales como (anticipos para compra de materiales, desarrollo de actividades, gastos de viajes, fondos fijos de hotel etc). Las actividades que no se efectúen con este dinero debe ser retornado a la compañía a los (3 días hábiles) siguientes de finiquitada la actividad para la cual se pidió el dinero.
CONSULTORES EXTERNOS Y PROVEEDORES • Toda recepción de productos y materiales de la compañía se debe convalidar la orden de compra con el físico, será responsabilidad del trabajador cuando la recepción de material la realice con la orden de compra y la factura únicamente sin revisar el físico y acarreará las consecuencias con las diferencias que no cuadren posteriormente. • Se debe revisar cada artículo comprado de acuerdo a las especificaciones de la orden de compra de igual forma si no esta conforme deberá enviar un comunicado a Cuentas por Pagar y tesorería para la orden de no pago. En caso de no enviar el comunicado en el tiempo establecido (3 días hábiles) el trabajador será responsable del monto de la mercancía.
CONSULTORES EXTERNOS Y PROVEEDORES
• Únicamente se deberá asignar al maestro del proveedor las cuentas bancarias que correspondan y estén debidamente autorizadas en la carta. • Cuando la compañía contrate consultores, agentes o empresas externas para asistirles, se le proporcionará al consultor o agentes y a sus empleados copia de este código y se les informará que el mismo es de obligatorio cumplimiento con respecto al trabajo que realicen para la organización, sus compañeros y productos.
NORMAS DE ORDEN, DISCIPLINA Y CONVIVENCIA 1. Mi espacio físico debe reflejar buen gusto, comodidad, orden y limpieza. Debo sentirme y cuidar como si fuera mi propia casa. 2. Mantengo limpio y ordenado mi puesto de trabajo y velo por el cuidado, buen uso y presentación de las áreas comunes (baños, comedores, pasillos, etc.) 3. Comunico a mi Jefe inmediato, Recursos Humanos o Seguridad, cualquier acto o situación que vaya en contra del Reglamento Interno y de una sana convivencia. 4. Mantengo bajo custodia los elementos de valor y/o información confidencial a mi cargo. 5. Utilizo y cuido la dotación y los elementos de protección personal que me han sido entregados. 6. Cumplo las normas básicas de cortesía con los visitantes: Atender puntualmente a la persona, recibirla y dejarla en recepción, acompañarla durante la permanencia en las instalaciones. 7. Porto el carnet en un lugar visible durante la jornada laboral. 8. Mantengo los lockers o flippers con llave y reporto a seguridad cualquier inconveniente que se presente.
9. Facilito el proceso de requisa de personas, vehículos y paquetes que realiza el personal de seguridad. 10. Si encuentro algún objeto que no me pertenece, lo entrego alpersonal de seguridad. 11. Respeto los turnos en los lugares en que encuentre fila. 12. No arrojo papeles ni basura al piso. 13. Reporto en vigilancia, recepción y/o CAS los elementos de mi propiedad que deseo ingresar (Radios, Ipod, Laptop, Grabadoras, Equipos, Cámaras Digitales, etc.). 14. Todo elemento, equipo o producto de la compañía debe salir soportado con un documento firmado por las personas autorizadas. 15. Si debo ausentarme de la empresa y mi Jefe Inmediato no se encuentra, debo informarle al Superior Inmediato o a Recursos Humanos.