Estados Financieros

CONTABILIDAD GENERAL

UNIDAD 4: ESTADOS FINANCIEROS

Una vez finalizado el Balance de comprobación ajustado e identificado el grupo al que pertenece cada cuenta, usted está en capacidad de realizar los estados financieros, mismos que buscan condensar toda la información obtenida de manera que facilite su lectura e interpretación.

Uno de los principales objetivos de la Contabilidad es el de presentar en forma clara y resumida la situación financiera y económica de la empresa al finalizar un período contable, esto se logra una vez que se realizan y presentan los estados financieros.

Todos las empresas que están obligados a llevar contabilidad deben enviar a su respectivo ente de control periódicamente los estados financieros de acuerdo a la reglamentación correspondiente, por ejemplo la Superintendencia de Bancos y compañías de seguros establece los siguientes plazos de envío: El siguiente texto pertenece al Manual Técnico versión 3.4 de la Superintendencia de Bancos y compañías de seguros actualizado.

ESTADOS FINANCIEROS 1.

Código de Estructura

Archivos a transmitir, períodos y plazos de entrega

Descripción de Estructura

Periodicidad de Información

Plazo de Entrega

Tipo de Entidad

B11

Estados financieros

Mensual (M)

8 días

Entidades controladas que constan en el catálogo único de cuentas

B12

Detalle de captaciones y colocaciones

Mensual (M)

8 días

Bancos privados, sociedades financieras, cooperativas

B13

Estados Financieros

Diario (D)

48 horas

B21

Estados financieros consolidados y combinados

Mensual (M)

15 días

Grupos financieros

B22

Asientos de eliminaciones de

Mensual (M)

15 días

Grupos financieros

Mensual (M)

8 días

Trimestral (T)

8 días

Empresas de seguros y compañías de reaseguros Empresas de seguros y compañías de reaseguros

Bancos privados, sociedades financieras, mutualistas, cooperativas, tarjetas de crédito, CFN, BEV y entidades off-shore

GrupoFinanciero B31

Balance General

B32

Margen de contribución y costo de siniestros

CONTABILIDAD GENERAL 2. Características generales de la información Los estados financieros deberán contener todos los códigos que indica el catálogo único de cuentas para el tipo de institución correspondiente, debiendo reportarse inclusive las cuentas cuyo saldo es cero (0.00).

El estado financiero deberá estar neteado transferencias.

Los valores reportados serán expresados en unidades de dólar con centavos (2), así como los valores por eliminación y los valores de operación según sea el caso.

Ejemplo: cuenta 140105

saldo eliminación 95193058.00 -29053.00

Durante los meses de enero a noviembre, el balance deberá cumplir la ecuación contable: Activo (1) + Gastos (4) = Pasivo (2) + Patrimonio (3) + Ingresos (5)

En el mes de Diciembre se verificará las siguientes ecuaciones: Activo (1) = Pasivo (2) + Patrimonio (3) Ingresos (5) - Gastos (4) = Pérdidas y ganancias (59) Para el caso del balance de instituciones y grupos financieros de los meses de enero a noviembre se verificará que el saldo de la cuenta 3603 “Utilidad del ejercicio” y 3604 “Pérdida del ejercicio” sea cero, al igual que la cuenta 3402 para el caso del balances de aseguradoras y reaseguradoras.

En caso de que la validación del archivo de balance registre errores, éstos deberán ser corregidos por la entidad controlada y deberá repetir el proceso de generación y envío.

4.1 ESTADOS DE RESULTADOS.- Es conocido además como “Estado de Pérdidas y Ganancias”. “Estado de Rentas y Gastos”, etc. Se lo realiza una vez finalizado el período contable a fin de establecer si se ha obtenido utilidad (ganancia) o pérdida durante el mismo.

4.1.1 CONTENIDO Y PRESENTACIÓN.- Dentro de este estado se consideran únicamente las cuentas de Ingresos y Gastos ubicadas de acuerdo a las siguientes formalidades:

CONTABILIDAD GENERAL -

Debe tener un encabezado que conste de: Nombre de la empresa Nombre del registro, en este caso Estado de resultados.

Fecha final del periodo ya que presenta un saldo estático de las cuentas al final del periodo.

La moneda en la que se realiza el registro (En Ecuador debe ser el dólar)

- Se deben registrar los ingresos Operacionales o los provenientes de las ventas de bienes o servicios, es decir colocamos primero la cuenta Ventas.

- Luego de las ventas se les debe restar el Costo de Ventas, que quiere decir el valor costo de la mercadería vendida, para este efecto se utiliza la siguiente formula: Costo de Ventas = Inventario Inicial de mercaderías + Compras netas – Inventario Final de Mercaderías.

- Una vez ingresadas las ventas y el costo de ventas al resultado de la resta se la llama “Utilidad Bruta en Ventas” es decir que la Utilidad Bruta en Ventas = Ventas – Costo de Ventas.

- A continuación a la Utilidad Bruta en Ventas se debe restar los gastos no operacionales, estos son los egresos que realiza la empresa para cumplir con su actividad principal, por ejemplo sueldos, luz, agua teléfono, aporte patronal al IESS, etc.

- El resultado de la resta es la “Utilidad Operacional” , es decir que la Utilidad Operacional = Utilidad Bruta en Ventas – Gastos Operacionales.

- A este resultado se deben sumar otros ingresos, es decir cualquier ingreso de dinero registrado por le empresa que no sean las ventas, por ejemplo: arriendos ganados o intereses ganados.

- El resultado de sumar los ingresos es la “Utilidad en Venta de Activos”

- A la utilidad en venta de activos se le resta otros gastos, donde se registran los desembolsos de dinero o gastos que no son directamente realizados a fin de cumplir la actividad de la empresa, por ejemplo: gasto interés.

CONTABILIDAD GENERAL

- Una vez restados los otros gastos tenemos el resultado final del ejercicio, en caso de ser positivo hablamos de una utilidad del ejercicio, en caso de ser negativo es una pérdida del ejercicio.

- En caso de obtener una utilidad se debe calcular la participación de los trabajadores y el impuesto a la renta.

- Finalmente deben constar las firmas de legalización y responsabilidad del gerente y contador.

A continuación presentamos el estado de pérdidas y ganancias del ejercicio que hemos realizado a lo largo del ciclo contable (empresa chops): EMPRESA “CHOPS” III. ESTADO DE RESULTADOS Al 10/01/05 Expresado en dólares americanos VENTAS $ 10.000 (-) COSTO DE VENTAS $ ( 5.000) Inventario Inicial de Mercaderías $ 10.000 (+) Compras netas $ 5.000 ( -) Inventario final de Mercaderías $(10.000) = UTILIDAD BRUTA EN VENTAS $ 5.000 (-) GASTOS OPERACIONALES $ ( 4.780) Gasto publicidad $ 4.000 Gasto servicios básicos $ 300 Depreciación vehículos $ 60 Depreciación edificios $ 400 Cuentas incobrables $ 20 = UTILIDAD OPERACIONAL $ 220 (+) OTROS INGRESOS $ 0 (-) OTROS GASTOS $ 0 = UTILIDAD DEL EJERCICIO $ 220 (-) Participación de los trabajadores (15%) $ ( 33) (-) Impuesto a la renta (25%) $ ( 46.75) = UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO $ 140.25

GERENTE

CONTADOR

CONTABILIDAD GENERAL

4.1.2 INTERPRETACIÓN Y CARACTERÍSTICAS El estado de resultados señala de manera resumida los gastos e ingresos realizados por la empresa, de esta manera se los puede optimizar mediante el análisis pormenorizado de cada uno de ellos, de igual manera al analizar la utilidad bruta en ventas se puede determinar si el margen entre precio de venta y costo de ventas es el adecuado o si se debe realizar algún cambio en uno de esos rubros, el cálculo de índices y análisis respectivo son sujeto de una materia adicional, es por esto que no profundizaremos en el tema.

4.2 ESTADO DE SUPERAVIT GANANCIAS RETENIDAS.- Al igual que los demás estados financieros, este se lo realiza una vez finalizado el periodo contable, en él se registran las cuentas de Patrimonio, y sirve para esquematizar los cambios ocurridos en la cuenta de Superávit Ganancias Retenidas durante el período finalizado.

4.2.1 CONTENIDO Y PRESENTACIÓN.- Este estado debe cumplir con las siguientes formalidades: -

Debe tener un encabezado que conste de: o Nombre de la empresa o Nombre del registro, en este caso Estado Superávit Ganancias Retenidas. o Fecha final del periodo ya que presenta un saldo estático de las cuentas al final del periodo. o La moneda en la que se realiza el registro (En Ecuador debe ser el dólar) -

Se deben registrar las Fuentes u orígenes, es decir los ingresos de dinero: o o o

Ganancias Retenidas (inicial) es decir las utilidades retenidas de períodos anteriores.

Utilidad Neta del Ejercicio, es decir el resultado obtenido en el actual período contable.

La sumatoria de las dos da como resultado las Utilidades Retenidas o disponible para utilizar.

-

Una vez registrado las Fuentes se deben registrar las utilizaciones o usos que se les de a las fuentes: o Dividendos declarados, corresponde al valor repartido de las utilidades a los accionistas y socios de la empresa. o Reserva Legal, o Reserva estatutaria o Reserva Facultativa o Finalmente a las fuentes les restamos las utilizaciones arriba indicadas y se tiene como resultado las Ganancias Retenidas del período.

-

Una vez realizados todos los registros deben constar las firmas de responsabilidad del Gerente y Contador para legalizar el registro.

CONTABILIDAD GENERAL EMPRESA “CHOPS” IV. ESTADO DE SUPERAVIT GANANCIAS RETENIDAS V. Al 10/01/05 Expresado en dólares americanos FUENTES: Utilidades Retenidas (inicial) Utilidad Neta del Ejercicio Utilidades Retenidas (disponible) UTILIZACIONES: Dividendos declarados Reserva Legal Reserva Estatutaria Reserva Facultativa Utilidades Retenidas (final)

$ 000 $ 140.25 $ 140.25 (-) ($ ($ ($ ($ $

GERENTE

30.00) 15.30) 7.50) 7.50) 79.95

CONTADOR

4.2.2 INTERPRETACIÓN Y CARACTERÍSTICAS Este estado permite conocer el destino de las utilidades generadas por la empresa de manera detallada, facilitando de esta manera a las entidades de control la determinación del cumplimiento de la norma establecida para el destino de las utilidades.

4.3 BALANCE GENERAL.- Este balance se realiza al finalizar el período contable al igual que los anteriores, este engloba únicamente las cuentas de Activo, Pasivo, y Patrimonio.

El correcto análisis de este balance puede permitir una visión clara de la situación financiera de la empresa al finalizar un período contable determinado.

4.3.1 CONTENIDO Y PRESENTACIÓN.- El balance general debe cumplir con las siguientes formalidades: -

Debe tener un encabezado que conste de: Nombre de la empresa Nombre del registro, en este caso Balance General.

Fecha final del periodo ya que presenta un saldo estático de las cuentas al final del periodo.

La moneda en la que se realiza el registro (En Ecuador debe ser el dólar)

CONTABILIDAD GENERAL - Se deben registrar en primer lugar los ACTIVOS ubicados de acuerdo a que tan rápido se convertirán en dinero, así: o Activo corriente, es decir los activos que se convertirán en dinero en un periodo inferior a un año.

Activo disponible (caja, bancos, caja chica) Activo exigible (Ctas por cobrar, Dctos. Por cobrar) Activo Realizable (inv. final de mercaderías) o Activo Fijo.- Corresponde a los activos que son sujeto a depreciación y que sirven para generar utilidad, es decir sirven para realizar la actividad principal de la empresa. o Otros Activos.- Son los bienes y derechos de la empresa que no están dentro de las clasificaciones anteriores, por ejemplo inversiones a más de un año, prepagados a más de un año.

-

Después de registrar los activos se realiza la sumatoria de los mismos y llevan doble subrayado a manera de cierre.

-

Una vez registrados los Activos se debe registrar los PASIVOS o deudas de la empresa, de la misma manera que los activos a los pasivos se los registra de acuerdo al plazo de las deudas de la empresa así:

o Pasivo Corriente.- Corresponde a las obligaciones que la empresa debe cumplir en un periodo no mayor a un año. o Pasivo a Largo Plazo.- Son todas las obligaciones que tiene la empresa con plazo mayor a un año.

-

Una vez registrados los Pasivos se los debe totalizar y registrar el total de pasivos con doble subrayado en señal de cierre.

-

Finalmente se debe registrar las cuentas correspondientes al PATRIMONIO dentro del cual se considera por ejemplo: el Capital, Reservas facultativas, Legales o estatutarias (las reservas que se toman de las utilidades del ejercicio), y la Utilidad o Pérdida del ejercicio correspondiente.

-

Luego de registrar las cuentas de Patrimonio se las debe totalizar como los grupos anteriores y cerrarlo con doble subrayado.

CONTABILIDAD GENERAL

-

Finalmente se debe realizar la sumatoria de PASIVOS + PATRIMONIO a fin de comprobar que se cumpla con la ecuación contable que dice:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Una vez cumplida esta premisa, deben constar las firmas de responsabilidad y Legalización tanto del Gerente de la empresa como del Contador de la misma.

Cabe señalar que el saldo del Inventario de Mercaderías en este balance debe ser el del inventario final, que para efectos de los ejercicios será siempre un dato, en las empresas esto corresponde al inventario físico de las mercaderías al final del periodo.

CONTABILIDAD GENERAL A continuación se presenta el Balance General de la empresa CHOPS (ejercicio desarrollado anteriormente):

EMPRESA “CHOPS” BALANCE GENERAL Al 10/01/05 Expresado en dólares americanos Activo

Pasivo Pasivo Corriente

Activo Corriente -

-

Activo Disponible

Caja Bancos

$ 8.000 $ 17.300

Caja chica - Total Activo Disponible

$ 500 $ 25.800

-

-

- Activo Exigible Cuentas. por cobrar (-) Reserva incobrables - Total Activo Exigible - Activo Realizable (1) Mercaderías INVENTARIO FINAL - Total Activo Realizable Total Activo Corriente

$ 2.000 $ (20) $ 1.980 $ 10.000

$ 10.000 $37.780

(2) Impuesto a la renta x pagar Documentos por pagar (3) Part. Trabajadores por pagar Cuentas por pagar (4) Dividendos declarados por pagar Total Pasivo Patrimonio Capital (5) Reserva Legal (5) Reserva estatutaria (5) Reserva facultativa (6) Utilidad del ejercicio después de impuestos Total Patrimonio

$ 46,75 $ 18.000 $ 33 $ 5.100 $ 30 $ 23.209,75 $ 60.000 $ 15,30 $ 7,50 $ 7,50 $ 79,95

$ 60.110,25

Activo Fijo Vehículos- (VH) - Depreciación acumulada VH Edificios (ED) - Depreciación acumulada ED Total Activo Fijo

$ 6.000 ($ 60) $ 40.000 ($ 400) $45.540

Total de Activos

$ 83.320

Total Pasivo+Patrimonio $ 83.320

CONTABILIDAD GENERAL

(1) En el balance general, la cuenta de mercaderías debe constar con el saldo del inventario final.

(2) La cuenta de impuesto a la renta por pagar se genera en el estado de resultados o de pérdidas y ganancias, el saldo corresponde al impuesto calculado en dicho balance.

(3) Al igual que el impuesto a la renta por pagar, la cuenta Participación a los trabajadores por pagar se genera en el estado de resultados y su saldo consta en el mismo.

(4) Los Dividendos declarados por pagar son generados en el estado de Superávit ganancias retenidas donde se establecen las utilizaciones de las utilidades.

(5) Las reservas, ya sea la facultativa, legal o estatutaria se generan también en el estado de superávit ganancias retenidas y sus saldos se encuentran en éste.

(6) Al igual que las cuentas detalladas anteriormente la utilidad del ejercicio después de impuestos la encontramos en el estado de superávit ganancias retenidas, como utilidades retenidas (final).

4.3.2 INTERPRETACIÓN Y CARACTERÍSTICAS.- Si observa detenidamente esta presentación del balance podrá observar que en el lado izquierdo de la “T” se registra todo lo que posee la empresa, es decir los activos, por otra parte en el lado derecho de la “T” se encuentra la manera en que la empresa ha financiado sus activos, es decir ya sea con deuda (pasivos ) o con el aporte de los socios (patrimonio), es así que este estado permite analizar el nivel de endeudamiento que tiene la empresa y definir medidas al respecto.

Por otra parte analizando este estado financiero se puede comparar por ejemplo el activo corriente (bienes que se pueden convertir en dinero en un periodo menor a un año) con el pasivo corriente (deudas que la empresa debe pagar durante un año) a fin de conocer si se le presentará a la empresa una posible falta de liquidez ( falta de dinero disponible), en fin existe una gran variedad de índices financieros que se pueden calcular a partir del balance general, sin embargo dichos índices y un análisis más profundo es sujeto de una asignatura de niveles superiores, es por esto que en Elementos de Contabilidad no entraremos en ese tema.