Título/Objetivo Iniciativa
Equipa: • Diana Melhorado (Coord) • Natércia Martins • Rita Almeida • Alberto Cordas
Reduzir 41% no Lead Time do Processo de Distribuição de Almoços a Séniores Data da Situação:
Descrição e Contexto …
2020.11.04
Proposta
… em Pandemia Covid-19…
✓ ✓ ✓ ✓
Almoços a Séniores Preparar Sacos
+ 50-87%
RH
Rotas A, B, C e D, para Distribuir almoços a Séniores
Embalagens Descartáveis
Criar Check-List Para Recolha de Informações Relevantes; Desenvolver Quadro Equipa para a Revisão Diária (QERD); Elaborar Documentação do Processo; Instalar/utilizar uma APP para gestão automática (on line)de Rotas;
Empratar
Plano de Ação Distribuir (Rotas)
Condição Necessária (O Quê?)
Necessários
Análise
Razão para a Condição Necessária (Porquê?)
Efeito Esperado
Responsável (Quem Faz?)
1. Criar Checklist de Informações 1. Agregar informação 1. Efetivar entregas a 100% Diana Melhorado Relevantes (a constar no relevante para comunicar na Evitar deslocações Vanessa Pratas quadro da parede - QERD) equipa, a Rotatividade de RH desnecessárias Sandra Tavares 2. Elaborar Documentação do 2. Padronizar comportamentos, 2. Eliminar erros: Processo - EPRC (Especificação generalizar informação e 0,6% na contagem de do Processo); IT (Instruções de nivelar desempenhos Embalagens e 1,4% na trabalho); ESP(Especificações); contagem de Sacos KPI(Indicadores do Processo) 3. Desenvolver QERD com, componentes (tarefas e colaboradores afetos)
4. Instalar uma APP para gestão 4. Optimizar rotas em automática (on Line) de Rotas desistências ou alterações dos percursos
VSM ENTREGA
VA: 255'
=
VNA: 65' Lead Time:
3. Alocar funcionários a rotas; Colmatar necessidades, RH, em períodos específicos
3,9
5,3 Horas
Rita Almeida Susana Martins
3. Cooperação entre áreas, Rapidez na atribuição de tarefas e Cumprir agenda Alberto Cordas Susana Martins da Stand Up Meeting (diária) 4. Diminuir/manter o Lead Time do Processo
Natércia Martins
Obstáculos esperados
• • • • • • • • • • •
• Resistência à alteração de procedimentos; • Baixo nível de envolvimento de todos os intervenientes, no Processo; • Tendência para regressar ao anterior sistema de trabalho, assim que a pandemia regredir, com perda dos ganhos obtidos nesta iniciativa.
Ordem de saída das rotas, variável; Inexistência de espaço de recados; Atualização irregular de moradas; A falta de acesso à ementa; Recusas tardias da refeição. Caixas de comida sujas; Pratos / componentes que falham; Falta Inf./Comunicação na equipa; Tampas caixas ficam abertas; Sacos com erros no conteúdo. Quadro Parede ineficaz:
Calendarização Set
UTENTE 1 Refeição Quente Hora Combinada Atenção/Conversa
UF Unidade de Fluxo
I
Entregar Refeições pela Ordem definida
10'
Recolher Informação Relevante
I
2 P/T: FTT: C/O: T.Disp:
2
70' 100%
P/T: FTT: C/O: T.Disp:
84'
I
Registar Informação Recolhida
180'
5' 100% 6'
3
I
Enviar Informação ao Processo Correspondente
900'
1
P/T: FTT:
15' 90%
P/T: FTT:
15' 90%
C/O: T.Disp:
36'
C/O: T.Disp:
36'
Cada Rota (Célula) Necessidades Diárias
I
Ajustar Necessidades de Refeições
I
Fornecer lista de Necessidades atualizada
2
Preparar Embalagens com Nome e Rota
2
Preparar Componentes das Refeições
I 25'
I
Preparar Componentes dos lanches
2
I
Colocar Refeição em Cx Isotermica
4
I
Afetar Colaboradores a Rotas
1
1
P/T:
5'
P/T:
20'
P/T:
20'
P/T:
15'
P/T:
9'
P/T:
1'
P/T:
1'
FTT: C/O:
100%
FTT: C/O:
100% 10,0
FTT: C/O:
98%
FTT: C/O:
100%
FTT: C/O:
98% 20,0
FTT: C/O:
98%
FTT: C/O:
100%
T.Disp:
34'
T.Disp:
T.Disp:
15'
T.Disp:
36'
T.Disp:
15'
12'
5'
T.Disp:
34'
20'
20'
6'
15'
9'
2'
T.Disp:
1'
I
Transportar para Viatura
5'
2'
VSM ENTREGA
1 P/T:
4'
FTT: C/O:
100%
T.Disp:
1'
7'
4'
70'
5'
15'
15'
50'
25'
Eq de Preparação Equipa de Entrega Voluntário Calendário
2 H 120' 2H 90' 2 H 120' 24 H 1440'
Prod 100%
120' 90' 120'
5'
11H15 1ª Rota
10H15
Tabela de Tempos CCPC 1 Dia
Empratar Linha SELF
I
1
15' 100%
T.Disp:
VA VNA
I
2
P/T: FTT: C/O:
VSM ENTREGA S/ LANCHE
VA: 145' VNA: 40' Lead Time:
=
3,625
3,1 Horas
10'
180'
900'
11H40
VSM ENTREGA C/ LANCHE
VA: 160' VNA: 40' Lead Time:
=
VSM PROCESSO
4,000
3,3 Horas
VA: 195' VNA: 1120' Lead Time:
Equipa de Preparação
=
0,174
21,9 Horas
Voluntários Equipa de Entrega Fluxo Empurrado
VA: 145' VNA: 40' Lead Time:
= 3,6
3,1 Horas
1 2 3 4
2021 Out Nov
Dez
Jan
Fev
2022 Mar Abr
Mai
Jun