Reduzir em 41% o Lead Time do Processo de Distribuição de Almoços a Séniores

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Título/Objetivo Iniciativa

Equipa: • Diana Melhorado (Coord) • Natércia Martins • Rita Almeida • Alberto Cordas

Reduzir 41% no Lead Time do Processo de Distribuição de Almoços a Séniores Data da Situação:

Descrição e Contexto …

2020.11.04

Proposta

… em Pandemia Covid-19…

✓ ✓ ✓ ✓

Almoços a Séniores Preparar Sacos

+ 50-87%

RH

Rotas A, B, C e D, para Distribuir almoços a Séniores

Embalagens Descartáveis

Criar Check-List Para Recolha de Informações Relevantes; Desenvolver Quadro Equipa para a Revisão Diária (QERD); Elaborar Documentação do Processo; Instalar/utilizar uma APP para gestão automática (on line)de Rotas;

Empratar

Plano de Ação Distribuir (Rotas)

Condição Necessária (O Quê?)

Necessários

Análise

Razão para a Condição Necessária (Porquê?)

Efeito Esperado

Responsável (Quem Faz?)

1. Criar Checklist de Informações 1. Agregar informação 1. Efetivar entregas a 100% Diana Melhorado Relevantes (a constar no relevante para comunicar na Evitar deslocações Vanessa Pratas quadro da parede - QERD) equipa, a Rotatividade de RH desnecessárias Sandra Tavares 2. Elaborar Documentação do 2. Padronizar comportamentos, 2. Eliminar erros: Processo - EPRC (Especificação generalizar informação e 0,6% na contagem de do Processo); IT (Instruções de nivelar desempenhos Embalagens e 1,4% na trabalho); ESP(Especificações); contagem de Sacos KPI(Indicadores do Processo) 3. Desenvolver QERD com, componentes (tarefas e colaboradores afetos)

4. Instalar uma APP para gestão 4. Optimizar rotas em automática (on Line) de Rotas desistências ou alterações dos percursos

VSM ENTREGA

VA: 255'

=

VNA: 65' Lead Time:

3. Alocar funcionários a rotas; Colmatar necessidades, RH, em períodos específicos

3,9

5,3 Horas

Rita Almeida Susana Martins

3. Cooperação entre áreas, Rapidez na atribuição de tarefas e Cumprir agenda Alberto Cordas Susana Martins da Stand Up Meeting (diária) 4. Diminuir/manter o Lead Time do Processo

Natércia Martins

Obstáculos esperados

• • • • • • • • • • •

• Resistência à alteração de procedimentos; • Baixo nível de envolvimento de todos os intervenientes, no Processo; • Tendência para regressar ao anterior sistema de trabalho, assim que a pandemia regredir, com perda dos ganhos obtidos nesta iniciativa.

Ordem de saída das rotas, variável; Inexistência de espaço de recados; Atualização irregular de moradas; A falta de acesso à ementa; Recusas tardias da refeição. Caixas de comida sujas; Pratos / componentes que falham; Falta Inf./Comunicação na equipa; Tampas caixas ficam abertas; Sacos com erros no conteúdo. Quadro Parede ineficaz:

Calendarização Set

UTENTE 1 Refeição Quente Hora Combinada Atenção/Conversa

UF Unidade de Fluxo

I

Entregar Refeições pela Ordem definida

10'

Recolher Informação Relevante

I

2 P/T: FTT: C/O: T.Disp:

2

70' 100%

P/T: FTT: C/O: T.Disp:

84'

I

Registar Informação Recolhida

180'

5' 100% 6'

3

I

Enviar Informação ao Processo Correspondente

900'

1

P/T: FTT:

15' 90%

P/T: FTT:

15' 90%

C/O: T.Disp:

36'

C/O: T.Disp:

36'

Cada Rota (Célula) Necessidades Diárias

I

Ajustar Necessidades de Refeições

I

Fornecer lista de Necessidades atualizada

2

Preparar Embalagens com Nome e Rota

2

Preparar Componentes das Refeições

I 25'

I

Preparar Componentes dos lanches

2

I

Colocar Refeição em Cx Isotermica

4

I

Afetar Colaboradores a Rotas

1

1

P/T:

5'

P/T:

20'

P/T:

20'

P/T:

15'

P/T:

9'

P/T:

1'

P/T:

1'

FTT: C/O:

100%

FTT: C/O:

100% 10,0

FTT: C/O:

98%

FTT: C/O:

100%

FTT: C/O:

98% 20,0

FTT: C/O:

98%

FTT: C/O:

100%

T.Disp:

34'

T.Disp:

T.Disp:

15'

T.Disp:

36'

T.Disp:

15'

12'

5'

T.Disp:

34'

20'

20'

6'

15'

9'

2'

T.Disp:

1'

I

Transportar para Viatura

5'

2'

VSM ENTREGA

1 P/T:

4'

FTT: C/O:

100%

T.Disp:

1'

7'

4'

70'

5'

15'

15'

50'

25'

Eq de Preparação Equipa de Entrega Voluntário Calendário

2 H 120' 2H 90' 2 H 120' 24 H 1440'

Prod 100%

120' 90' 120'

5'

11H15 1ª Rota

10H15

Tabela de Tempos CCPC 1 Dia

Empratar Linha SELF

I

1

15' 100%

T.Disp:

VA VNA

I

2

P/T: FTT: C/O:

VSM ENTREGA S/ LANCHE

VA: 145' VNA: 40' Lead Time:

=

3,625

3,1 Horas

10'

180'

900'

11H40

VSM ENTREGA C/ LANCHE

VA: 160' VNA: 40' Lead Time:

=

VSM PROCESSO

4,000

3,3 Horas

VA: 195' VNA: 1120' Lead Time:

Equipa de Preparação

=

0,174

21,9 Horas

Voluntários Equipa de Entrega Fluxo Empurrado

VA: 145' VNA: 40' Lead Time:

= 3,6

3,1 Horas

1 2 3 4

2021 Out Nov

Dez

Jan

Fev

2022 Mar Abr

Mai

Jun


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