Chargenhandbuch

ChargenHandbuch

MKV

MittelschĂźler-Kartell-Verband der katholischen farbentragenden Studentenkorporationen Ă–sterreichs

Inhaltsverzeichnis 1. Senior (x)........................................................................................4 1.1. Profil................................................................................................4 1.2. Aufgaben ....................................................................................... 4 1.3. Am Anfang des Semesters .............................................................. 8 1.4. Vorsitze .......................................................................................... 8 1.5. Vertretungen................................................................................. 10 1.6. Amtsbefugnisse..............................................................................11 2. Fuchsmajor (FM)...................................................................... 12 2.1. Profil............................................................................................. 12 2.2. Aufgaben ..................................................................................... 13 2.3. Fuchsenconvent . .......................................................................... 14 2.4. Prüfungsstoff . .............................................................................. 16 2.5. Keilung ........................................................................................ 17 3. Consenior (xx)......................................................................... 18 3.1. Profil ............................................................................................ 18 3.2. Aufgaben ..................................................................................... 19 3.3. Der Consenior als Vertreter des Seniors ....................................... 19 3.4. Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen.................. 20 3.5. Interne Aufgaben ......................................................................... 21 3.6. Der Consenior als ‚Hüter‘ von GO und Comment ....................... 22 3.7. Aufgabenteilung zwischen xx1 und xx2 ....................................... 23 4. Schriftführer (xxx) . ........................................................... 24 4.1. Profil ............................................................................................ 24 4.2. Aufgaben ..................................................................................... 24 4.3. Semesterprogramm........................................................................ 26 4.4. Protokollführung ......................................................................... 26 4.5. Schriftverkehr .............................................................................. 28 5. Kassier (xxxx) .......................................................................... 30 5.1. Profil ............................................................................................ 30 5.2. Aufgaben ..................................................................................... 30 5.3. Kassabuch..................................................................................... 32 5.4. Kassaprüfung................................................................................ 33 6. Literaturhinweise................................................................. 34

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Vorwort Liebe Bundes- und Kartellbrüder!

Hohe Chargen und Amtsträger!

Wir haben dieses Chargenhandbuch als „Managementbehelf“ erstellt, denn das jeweilige Chargenkabinett ist das Managementteam der Verbindung.

Der Verbindungsalltag ist stark geprägt von der Pflege des couleurstudentischen Brauchtums und von Ritualen. Dies ist einerseits Ausdruck unseres Selbstverständnisses auf der Basis unserer Prinzipien und stellt anderseits eine wichtige verbindende Funktion dar.

Gerade für uns engagierte Aktive muss aber auch die Bedeutung, die unsere Verbindungen in der heutigen - und zukünftigen - Gesellschaft spielen, eine zentrale Rolle haben. Dazu müssen die Verbindungen ebenso wie unser Gesamtverband modern und professionell gemanagt sein.

Dazu gehört die inhaltliche Gestaltung unserer Semesterprogramme genauso, wie die Entwicklung eines ansprechenden optischen Erscheinungsbildes oder auch der Auftritt in den modernen Medien. All dies will koordiniert, also gemanagt sein.

Management nach moderner Interpretation ist sehr stark „gelerntes Handwerk“ (im Unterschied zu Leadership) und genau für diese Aufgabenstellungen haben wir quasi als Werkzeug - für euch und für alle zukünftigen Chargen als Manager unserer MKV-Verbindungen dieses Chargenhandbuch erstellt.

Viel Freude und Erfolg bei eurer Arbeit!

Mit besten bundes- und kartellbrüderlichen Grüßen, Christoph Zakostelsky v. Imker, NMG, HEW, Kartellconsenior 1 Michael Wilim v. Diablo, MDK, Kartellsenior

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1. Der Senior (x) Der Senior ist sozusagen der Kopf der Verbindung und trägt somit die Hauptverantwortung – für die Tätigkeiten des ChC und, im weiteren Sinne auch, für die gesamte Aktivitas. Natürlich zählt das Delegieren von Aufgaben zu seinen Rechten und gleichermaßen Pflichten.

Wenn diese Aufgaben jedoch unzureichend, falsch oder gar nicht erfüllt werden, kann dennoch er zur Verantwortung gezogen werden.

Dafür bekommt der Senior aber auch die Chance, seine Verbindung mit Esprit und neuen Ideen zu prägen und zu verändern.

1.1. Profil Der Senior sollte stets über das gesamte Verbindungsleben auf dem Laufenden sein. Wenn er in einer Angelegenheit über keine konkreten Informationen verfügt, muss er zumindest Bescheid wissen • welche Charge Auskunft geben kann oder • wo die nötigen Informationen nachzuschlagen sind.

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Natürlich prägt jeder Senior seinen eigenen Stil. Dennoch gibt es ein allgemeines Anforderungsprofil, dem ein kompetenter Senior weitgehend entsprechen sollte.

Hierzu zählen: • Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit • Kreativität (in der Programmgestaltung etc.)

• Offenheit den Argumenten und Ideen anderer gegenüber (ohne, dass er seiner eigenen Linie untreu wird) • Teamfähigkeit (nicht alles im ‚Alleingang‘ versuchen) • Gerechtigkeit und Fairness allen Bundesbrüdern gegenüber • Flexibilität und Spontaneität (auch von anderen fordern und fördern) • gute Kontakte zur Altherrenschaft • ein gutes, seriöses Auftreten • u.a.m.

1.2. Aufgaben 1.2.1. Chargenkabinett Der Senior ist letztlich (mit-)verantwortlich für die Arbeit des gesamten ChCs. Er sollte daher auch die Tätigkeit der Conchargen „kontrollieren“ und (nötigenfalls mit Nachdruck) an zu erledigende Aufgaben

erinnern. Wünschenswert wäre natürlich, dass die Conchargen ihre Arbeiten eigenständig verrichten, was allerdings nicht immer der Fall sein wird. Als Senior sollte man sich daher schon im Vorfeld darüber im Klaren sein, dass selbst beim besten Delegieren, dennoch so manches an einem selbst hängen bleiben wird.

In jedem Fall aber sind ve (Arbeits-)Atmosphäre Teamarbeit innerhalb des che Bedingungen für das erfolgreichen Semesters.

eine produktiund motvierte ChC wesentliGelingen eines

1.2.2. Teammanagement Chargenkabinett ChCs sollen möglichst regelmäßig stattfinden (ca. alle 2 Wochen). Sie dienen: • dem Informationsaustausch • der Besprechung und Planung von Veranstaltungen und anderen Projekten • der Aufteilung zu erledigender Arbeiten • der vorläufigen Beschlussfassung (Investitionen, Standesänderungen wie • beispielsweise Branderung etc.)

Diese ChCs müssen nicht zwangsläufig immer auf der Bude stattfinden. Skype, Teamspeak, Telefonkonferenz, regelmä-

ßiger E-Mailverkehr und ähnliches bieten heutzutage effiziente Alternativen für den Informationsaustausch.

Allerdings sollen bzw. können diese modernen Kommunikationsmedien den persönlichen Austausch im gemeinsamen ChC niemals restlos ersetzen.

Terminkalender Der Senior ist gewissermaßen auch „Manager“ der Verbindung. Als solcher muss er über die Verfügbarkeit seiner Conchargen laufend Bescheid wissen.

Ein praktisches Werkzeug hierfür liefert beispielsweise ein gemeinsamer online Terminkalender (wie Google, Outlook etc.).

Um allen ChC-Mitgliedern jederzeit einen Überblick über die Verfügbarkeit der Anderen zu ermöglichen, empfiehlt es sich natürlich, neben Verbindungsterminen (inkl.

LV und MKV) auch wichtige private Termine in diesen Kalender einzutragen.

Tipp: Zur Wahrung der Übersichtlichkeit hat sich die farbliche Kennzeichnung bzw.

Unterscheidung der verschiedenen Kategorien (Verbindungstermine, private Termine, Termine der Anderen etc.) bewährt.

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1. Der Senior (x) Datensammlung Im Zuge der Chargenarbeit fällt erfahrungsgemäß einiges Datenmaterial an (Aussendungen, Protokolle, Vorlagen, Kassaabrechnungen, Projektbeschreibungen, To-Do-Listen u.a.m.).

Um jedem ChC-Mitglied zu jeder Zeit Zugang zu diesen Daten verschaffen zu können, empfiehlt es sich, Datensammlungen wie zum Beispiel DropBox, Google, Cloud Computing etc. anzulegen.

1.2.3. Semesterplanung Die gemeinsame Planung des Semesterprogramms durch das Chargenkabinett erfolgt noch vor Semesterbeginn. Vor allem dem Senior bietet sich hierbei die Möglichkeit, individuelle Schwerpunkte oder Akzente zu setzen.

Generell sind dabei folgende Punkte zu beachten: • Terminkollisionen sollen weitgehend vermieden werden. (Zu berücksichtigen sind beispielsweise Termine von Freundschaftsverbindungen, anderen Jugendorganisationen, große öffentliche Veranstaltungen etc.)

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• Zusammenarbeit mit dem AHChC: Veranstaltungen der AH, gemeinsame Planung von größeren Veranstaltungen (z.B. Stiftungsfest) • Bei Festrednern und Vortragenden (etwa für ACs/WAs) muss lange genug im Voraus angefragt werden.

Bei der Planung und Gestaltung des Semesterprogramms sollte man auch auf eine abwechslungsreiche Vielfalt an Veranstaltungen hinarbeiten. Die folgenden Fragen aber sind dabei in jedem Fall zu berücksichtigen: • Sind die Prinzipien abgedeckt?

• Sind die Veranstaltungen für Aktive und Alte Herren gleichermaßen interessant?

Am Ende sollte das Semesterprogramm eine vor allem ausgewogene Auswahl und Anordnung der verschiedensten Veranstaltungs-Typen enthalten: • Hl. Messe • Kommers • Kneipe • AC/WA • Budenabend • Kulinarischer Barbetrieb • Couleurausflug

• Kulturveranstaltung • Sportveranstaltung • Spieleabend • Party • ...

Sobald das Semesterprogramm einmal ausgeschickt ist, sind grundlegende Änderungen nach Möglichkeit zu vermeiden.

Sollte dies trotzdem einmal notwendig sein, müssen diese Änderungen (Terminverschiebung, Ortswechsel, Absagen etc.) natürlich rechtzeitig bekannt gegeben werden.

1.2.4. Veranstaltungsplanung Bei der Vorbereitung von Veranstaltungen sind folgende Punkte zu beachten: • Art der Veranstaltung abklären (Kneipe, BC, AC,...)

• Datum, Ort und Zeitpunkt abklären • Die Veranstaltung muss bereits im Semesterprogramm angeführt sein (z.B.: Stiftungsfestkommers 12.12.2012 um 19:30 s.t., hoff., plen.col., cum fem.).

• Will man Vortragende einladen, sind diese rechtzeitig(!) vor der Veranstaltung zu kontaktieren.

• Einladungen rechtzeitig aussenden • Reinigung der Bude

• Raumgestaltung an die Chargen delegieren (z.B.: Kneiptafel aufstellen, Dekoration etc.)

• Bereitstellung von Getränken und Essen • Vorbereitung und Bereitstellung von Texten (z.B.: Hl. Messe, Cantusprügel, Programm) • Einplanung eines ChC-Treffens im Vorfeld der Veranstaltung ( - um den Ablauf noch einmal zu besprechen etc.)

• Während der Veranstaltung sollte der Consenior (oder ein anderer, hierfür eingeteilter Bundesbruder) dem Senior jederzeit als organisatorische Unterstützung zur Verfügung stehen.

• Bei Großveranstaltungen sollte auf jeden Fall Rücksprache mit dem AHChC gehalten werden.

• Wird ein Programmpunkt außerhalb der Bude geplant, sind genaue Abmachungen über Ort, Dauer, Kosten, Bewirtung, etc. zu treffen.

• Der ‚Hausherr‘ am Veranstaltungsort ist rechtzeitig zu kontaktieren.

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1. Der Senior (x) 1.3. Am Anfang des Semesters Um einen reibungslosen und erfolgreichen Start ins neue Semester zu gewährleisten, sind folgende Tätigkeiten unbedingt im Vorfeld zu erledigen: • Planung des Semesterprogramms • Übernahme des Verbindungskontos – gemeinsam mit dem Kassier!

• Vereinspolizeiliche Meldung der Chargen an die Bezirkshauptmannschaft und im Online GV des MKV • Auffüllen des Budenbestandes (Getränke und Essen) • Grundreinigung der Bude • Übergabe der Utensilien der jeweiligen vorherigen Charge an die neue

1.4. Vorsitze 1.4.1. Beschlussfassende Gremien Der Senior ist das höchste Organ der Verbindung; als solches obliegt ihm die Leitung aller beschlussfassenden Gremien und Veranstaltungen (ausgenommen AHC). Es ist daher unumgänglich, dass dem Senior die geltende GO hinreichend bekannt ist.

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Nur so können etwa ein ermüdendes ‚Herumblättern‘ oder Formfehler vermieden werden (, die oftmals eine Ungültigkeitserklärung gefasster Beschlüsse oder ähnliche Unannehmlichkeiten nach sich ziehen).

Objektivität ist höchstes Gebot bei der Leitung solcher Gremien. Der Senior kann zwar seine Meinung kundtun, sollte aber den Meinungsfindungsprozess nicht durch eine einseitige Parteinahme beeinflussen.

Bei Stimmengleichheit hat (laut GO) der Senior das letzte Wort.

Bei der Erstellung der TO ist darauf zu achten, dass (ge-)wichtige Punkte an vorderster Stelle gereiht sind. Denn bei hitzigen Debatten tritt bald Ermüdung ein, was oftmals zu unzureichend überlegten Beschlüssen oder sogar Kurzschluss-Reaktionen führen kann.

Allen Bundesbrüdern muss gleichermaßen das Recht eingeräumt werden, sich zu Wort zu melden. Diskussionen sind zweifellos notwendig. Dabei liegt es in der Verantwortung des Seniors, dass Personaldebatten und Angriffe gegen Bundesbrüder nicht zu Ausfälligkeiten führen. In solchen Fällen muss der Senior von seinem Recht,

jederzeit das Wort zu ergreifen, Gebrauch machen und schlichtend einschreiten.

Der Senior und sein Chargen-Kabinett sind hinsichtlich ihrer Tätigkeiten den Bundesbrüdern gegenüber Rechenschaft schuldig.

Daher sollte vor jedem BC/CC ein ChC stattfinden. Im Rahmen dieses ChC sollte u.a. besprochen werden • welche Aufgaben bereits erledigt wurden • welche relevanten Neuigkeiten es gibt • welche Charge im Zuge des BC/CC worüber berichtet, sowie • was in nächster Zeit geplant ist.

Rechtzeitig vor dem BC muss die Tagesordnung festgelegt und die BCEinladung ausgesandt werden (ca. 10 Tage vorher, siehe GO der Verbindung).

Bei der Festlegung der TO sind auch vertagte TO-Punkte des letzten Convents, anstehende Neuwahlen von Funktionären u.ä. zu berücksichtigen.

Wesentlich für die Vorbereitung eines BCs ist auch, dass Bundesbrüder, die von einem TO- Punkt betroffen sind (z.B. bei Wahlen), bereits vor dem BC kontaktiert werden.

Cumulativconvent (CC) Ein CC wird zumeist nur einmal im Jahr einberufen. Es ist nicht sinnvoll, im Rahmen dieses CC alle im BC behandelten Punkte zu wiederholen. Man soll sich eher auf das Wesentliche beschränken und ausschließlich Themen behandeln, die in den Zuständigkeitsbereich eines CCs fallen (siehe GO).

Unumgänglich ist (v.a. für den Senior) die profunde Kenntnis der GO, insbesondere der Debattenordnung. Der Senior hat als Vorsitzender für eine geordnete und konstruktive Diskussion zu sorgen (z.B. Einhaltung der Rednerliste; Beschränkung von Wortmeldungen die vom eigentlichen Thema wegführen; Abbruch, wenn sich die Diskussion nur mehr im Kreis dreht etc.).

Burschenconvent (BC) BCs sollen laufend stattfinden (vier pro Semester sind zu empfehlen) und gut vorbereitet werden.

Im Sinne einer objektiven Conventsführung sollte er sich mit persönlichen Stellungnahmen eher zurückhalten – bei persönlicher Betroffenheit ist der Vorsitz abzugeben. Im Übrigen trägt der Senior

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1. Der Senior (x) die Verantwortung für die Umsetzung der auf dem Convent getroffenen Beschlüsse!

Die Tagesordnung eines BCs sollte folgende Punkte enthalten: 1. Eröffnung und Begrüßung 2. Feststellung der Beschlussfähigkeit 3. Beschlussfassung über die Tagesordnung 4. Genehmigung des letzten BC-Protokolls 5. Berichte der Chargen 6. Allfälliges Aktuell anfallende Punkte, die einen BCBeschluss erfordern, werden üblicherweise zwischen „Berichte der Chargen“ und „Allfälliges“ eingefügt.

1.5. Vertretungen 1.5.1. Gegenüber der Altherrenschaft Der Senior ist aufseiten der Aktivitas die erste Ansprechperson für die Altherrenschaft. Er ist daher auch angehalten, dem AHC regelmäßig über relevante Aspekte und Neuigkeiten aus dem Verbindungsleben der Aktivitas zu berichten. – Philister hören gerne, was sich tut.

Im Rahmen dieser Berichte empfiehlt sich

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natürlich, gelungene Veranstaltungen hervorzuheben und ein stimmiges Konzept für anstehende Großprojekte zu präsentieren. Denn die Alten Herrn werden umso eher bereit sein, die Aktivitas finanziell zu unterstützen, je sicherer sie sich des sinnvollen Einsatzes ihrer Gelder und des Engagements der Aktivitas sein können.

Der Kontakt zwischen Vertretern der Aktivitas und Alten Herrn sollte sich jedoch nicht ausschließlich auf solche Berichte beschränken. Es ist durchaus sinnvoll und wünschenswert auch außerhalb von AHC oder anderen Veranstaltungen ab und an mal ein persönliches Treffen mit den Philisterchargen, vor allem dem Philistersenior, zu initiieren. Nur so können gute Kontakte zwischen Philistern und Aktiven gepflegt und neue Kontakte geknüpft werden.

1.5.2. Gegenüber dem Landesverband und MKV Der Senior ist gewissermaßen auch das Bindeglied zwischen seiner Verbindung und dem Landesverband bzw. dem MKV. Er ist daher verpflichtet an Seniorenconventen, Landesverbandsconventen, Aktiventag und Kartellversammlung teilzunehmen (oder eine kompetente Vertretung zu entsenden). Auf Landesverbandsconventen bzw. Seniorenconventen soll der Senior über das Funktionieren seiner Verbindung berichten. Natürlich sei es ihm zugestanden dabei positive Highlights hervorzuheben; aber auch Schwierigkeiten sollen nicht unter den Tisch gekehrt werden. In jedem Fall aber, sollte er sich auf das Wesentliche beschränken.

Dass darüber hinaus die Pflege von Kontakten zu anderen Funktionären außerhalb der eigenen Verbindung, zu den maßgeblichen Aufgaben des Seniors zählt, muss hier nicht besonders erwähnt werden.

1.5.3. Nach Außen Der Senior repräsentiert die Verbindung natürlich auch nach Außen hin – i.e. auch Personen gegenüber, die mit dem Couleurstudententum wenig oder gar nicht vertraut sind. Das schließt natürlich auch die Aufgabe mit ein, solchen Personen(Gruppen) die Ziele, Ideen und Prinzipien seiner Verbindung authentisch zu vermitteln. Dass der Senior, sich dieser Verantwortung bewusst, ein seriöses und selbstsicheres Auftreten an den Tag legt, ist dabei nicht nur erforderlich sondern auch durchaus hilfreich.

1.6. Amtsbefugnisse Sämtliche offizielle Verbindungsbriefe müssen vom Senior selbst unterzeichnet werden – gemeinsam mit dem Schriftführer (xxx). Auch in finanziellen Angelegenheiten hat der Senior die vom Kassier unterschriebenen Dokumente gegen zu zeichnen.

Der Senior beruft ebenso die Prüfungskommission ein und führt dort den Vorsitz.

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2. Der Fuchsmajor (FM) Der Fuchsmajor zählt neben Senior und Consenior zu den Hochchargen einer Verbindung. Diese formale Sonderstellung ist allerdings nicht das einzige, was ihn innerhalb der Korporation von anderen Chargen unterscheidet. Der Fuchsmajor muss zudem einer gewissen ‚Doppelfunktion‘ gerecht werden: als Anführer und gleichzeitig Betreuer seiner Füchse.

Auf lange Sicht trägt der Fuchmajor damit natürlich eine enorme Verantwortung.

Denn Fehler, die ihm in der ‚Erziehung‘ seiner Füchse unterlaufen, können sich noch etliche Jahre später bemerkbar machen, etwa wenn mangelhaft ausgebildete Füchse geburscht werden und selbst Chargen in der Aktivitas übernehmen.

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2.1. Profil

2.2. Aufgaben

Die zentrale Aufgabe des Fuchsmajors besteht also darin, die Füchse mit dem Verbindungsleben bekannt zu machen und sie im Geiste der Verbindung heranzubilden.

Hierfür sollte auch jeder Anwärter auf das Amt des Fuchsmajors den folgenden Anforderungen genügen:

Der so genannte Fuchsenconvent (FC) ist zentraler Bestandteil der Ausbildung von Fuchsen. Die Organisation und Durchführung dieses FC ist Aufgabe des Fuchsmajors. Dabei empfiehlt es sich, den FC als wöchentlichen Fixtermin zu planen. (Erfahrungsgemäß kommt es immer wieder zu Terminschwierigkeiten und Ausfällen, wodurch man ohnehin weniger FCs abhalten wird, als ursprünglich geplant.)

• ausreichend Erfahrung im Verbindungsleben und –Alltag, ebenso im Chargieren • hohes Verantwortungsbewusstsein • Fähigkeit andere zu begeistern und zu motivieren • gute didaktische Fähigkeiten (um den Lehrstoff zu vermitteln) • gute rhetorische Fähigkeiten • selbstbewusstes Auftreten • Durchsetzungsfähigkeit • Aufgeschlossenheit

Zur Erleichterung der Organisation und Aufrechterhaltung des Kommunikationsflusses empfiehlt sich außerdem der Austausch aller Telefonnummern und E-MailAdressen von FM und sämtlichen Fuchsen untereinander (evtl. auch die Einrichtung eines E-Mail-Verteilers udgl.).

Auch außerhalb der FCs obliegt dem Fuchsmajor die Koordination und Kontrolle der Fuchsen – und zwar in jeglichen Aspekten des Verbindungslebens. Er ist also derjenige, der die Fuchsen dahingehend motiviert und instruiert, dass sie • keine Veranstaltungen verschwitzen • pünktlich erscheinen • couleurfähig gekleidet sind und • sich entsprechend ins Verbindungsleben einbringen.

Zudem vertritt der Fuchsmajor die gesamte Fuchsia auf dem BC (gemeinsam mit den jeweiligen Leibburschen der Fuchsen).

Das persönliche Engagement für jeden einzelnen seiner Füchse zählt bei alledem wahrscheinlich zu den größten Herausforderungen eines Fuchsmajors.

Dabei reicht es nicht aus, ‚immer ein offenes Ohr‘ zu haben. Denn oftmals wird es notwendig sein, aktiv auf den einzelnen Fuchs oder Spefuchs (= angehender Fuchs) zu zugehen und das persönliche Gespräch zu suchen. (Ein häufiger Fehler besteht darin, dass ohnehin schon lasche, vergessliche oder vielleicht sogar wenig motivierte Fuchsen vernachlässigt werden.

Dabei benötigen gerade diese Fälle besondere Aufmerksamkeit.)

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2. Der Fuchsmajor (FM) Darüber hinaus ist es für den Fuchsmajor – ebenso wie den jeweiligen Leibburschen – ratsam, sich über die schulischen Leistungen und die persönliche/familiäre Situation der einzelnen Fuchsen am Laufenden zu halten.

Und auch das sollte erwähnt sein: Am Ende des Tages steht und fällt der Erfolg selbst des besten Fuchsmajors mit dem Betragen seiner Fuchsia.

2.3. Fuchsenconvent Auf dem FC führt natürlich der Fuchsmajor selbst den Vorstz. Teilnahmepflichtig sind alle Fuchsen. Bei Verhinderung sollt der Fuchsmajor jeden Falls entsprechend informiert werden. Für Spefuchsen besteht an sich keine Anwesenheitspflicht, sie sollten jedoch so oft wie möglich am FC – und diversen anderen Veranstaltungen – teilnehmen.

(Grundsätzlich sind auch alle anderen Bundesbrüder teilnahmeberechtigt. Sofern ihre Präsenz jedoch störend ist, steht es dem Fuchsmajor frei, sie zu bitten, den FC zu verlassen.)

FCs dienen somit auch als: • Informationsveranstaltungen für Spefuchsen und frisch rezipierte Fuchsen • vertiefende Veranstaltungen für fortgeschrittene Fuchsen

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Eine abwechslungsreiche, bunte Gestaltung des FCs ist allenfalls empfehlenswert.

Auf jedem FC sollte ein FC-Protokoll geführt werden, das hernach in eine FC-Protokoll- Mappe eingeordnet wird. Dieses Protokoll hat folgende Teile zu enthalten: • Nummer des FC’s im laufenden Semester • Anwesende, entschuldigt Fehlende, unentschuldigt Fehlende • Beginn-Zeit • Tagesordnung sowie besprochene Details zur Tagesordnung • etwaige Beschlüsse • End-Zeit • Unterschriften des Protokollführers und Fuchsmajors.

Jeder Fuchs sollte mindestens ein Mal dazu verpflichtet werden, das FC-Protokoll zu führen. Denn dies ist nicht nur eine gute Übung für eine spätere SchriftführerCharge sondern evtl. auch für den künftigen studentischen oder beruflichen Alltag.

Es steht dem Fuchsmajor frei, innerhalb der Fuchsia Ämter zu vergeben: es kann beispielsweise ein Fuchsenkassier ernannt, oder – bei einer quantitativ großen Fuchsia – ein Fuchsensprecher gewählt werden, der die Fuchsia nötigenfalls dem Fuchsmajor oder Burschensalon gegenüber vertritt.

FCs sollten übrigens auch in den Sommerferien stattfinden, damit die Fuchsen den Kontakt und Bezug zur Verbindung nicht verlieren.

Außerdem sollte zumindest einmal im Semester ein Chargier-FC stattfinden. Dazu kann der Fuchsmajor auch gerne bereits geburschte Bundesbrüder einladen, die ihre Chargier- Fertigkeiten auffrischen wollen und gegebenenfalls den FM unterstützen. Unumgänglich ist jedoch, dass der Fuchsmajor selbst das Chargieren akkurat beherrscht.

Einmal im Jahr sollte der Fuchsmajor zudem eine Fuchsenkneipe planen. Als Vorbereitung kann er mit dem restlichen ChC eine „Showkneipe“ veranstalten.

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2. Der Fuchsmajor (FM) 2.4. Prüfungsstoff Im Wesentlichen umfasst der ‚Stoff‘, der im Rahmen der FCs behandelt werden soll, grundlegendes Wissen aus folgenden Bereichen: • die vier Prinzipien • Comment • Statuten und die Geschäftsordnung der Verbindung • Liedgut • Österreichische Geschichte • Verbindungsgeschichte • Studentengeschichte • Geschichte und Aufbau des MKV • Farbenkunde • Chargenarbeit • Chargieren

Der Stoff für Brander- und Burschenprüfungen kann je nach Usus in den einzelnen Verbindungen variieren. Die oben genannten Bereiche werden jedoch mehrheitlich in fast allen Verbindungen abgeprüft.

Die Fuchsenbücher können als Lernbehelf an alle Fuchsen ausgegeben werden. Dabei Es ist allerdings zu empfehlen, hierüber genau Buch zu führen und die Fuchsenbücher bald nach erfolgter Burschung zurückzufordern.

2.5. Keilung Gerade die Keilung neuer Mitglieder ist sehr verbindungsspezifisch organisiert d.h. dass jede Verbindung dabei etwas anders vorgeht. Daher sollen an dieser Stelle keine Details erörtert, sondern lediglich ein paar allgemeine Tipps gegeben werden: Der Fuchsmajor ist keinesfalls alleine für die Keilung verantwortlich, auf jeden Fall aber für die Koordination derselben. Natürlich sollte er selbst Ideen hierzu einbringen, Ideen anderer aufgreifen und diese nach Möglichkeit verwirklichen. Selbstverständlich kann und soll er auch seine Bundesbrüder dazu auffordern, die Verbindung Freunden und Bekannten näher zu bringen.

Die Keilarbeit einer Verbindung kann nur dann erfolgreich sein, wenn sich alle Mitglieder dafür verantwortlich fühlen und gemeinsam zu ihrem Gelingen beitragen! Dazu zählt auch, beständige und gut durchdachte Öffentlichkeitsarbeit.

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Die häufigste Variante der Keilung ist sicherlich die persönliche Keilung, i.e. wenn Bundesbrüder Personen aus ihrem Familien-, Freundes- oder Bekanntenkreis über die Verbindung informieren und sie auf die Bude mitnehmen. Daneben gibt es aber noch unzählige andere Strategien um neue Mitglieder anzuwerben, wie beispielsweise: • Verteilen von Werbeflyern der Verbindung, des MKV etc.

• aktive Keilung an Schulen im Einzugsgebiet der Verbindung • Informationsabende und andere Veranstaltungen • Keilschreiben • u.a.m.

Ziel der Keilung ist natürlich, potentielle Mitglieder für die Verbindung zu gewinnen. Dabei soll jedoch unbedingt darauf geachtet werden, dass auch deren Eltern ausreichend Informationen erhalten, so dass sie sich ein positives Bild von der Verbindung machen können.

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3. Der Consenior (xx) Der Consenior ist in erster Linie Stellvertreter und rechte Hand des Seniors. Das bedeutet natürlich, dass er bei Abwesenheit des Seniors dessen Platz einnehmen muss. Darüber hinaus fallen ihm zahlreiche, v. a. organisatorische Aufgaben zu.

Diese Arbeiten können auch unter zwei Conseniores aufgeteilt werden, wobei in diesem Fall die jeweiligen Zuständigkeitsbereiche schon zu Beginn des Semesters geklärt und schriftlich festgehalten werden sollten. Außerdem ist es ratsam, sich mit dem/den Consenior/-es des vorigen Semesters abzusprechen und von diesem/-n die entsprechenden Unterlagen zu übernehmen.

3.1. Profil

3.2. Aufgaben

Als Stellvertreter des Seniors sollte der Consenior in seinem Qualifikationsprofil idealerweise dem eines Seniors entsprechen (siehe Abs. 1.1.). Besonders hervorzuheben wären dabei folgende Eigenschaften und Fähigkeiten: • Organisationsfähigkeit • Verlässlichkeit • ein hohes Maß an Eigeninitiative • Genauigkeit • fristgerechtes Arbeiten • Flexibilität

Als dessen Stellvertreter sollte der Consenior natürlich auch in der Lage sein – besonders im Notfall – sämtliche Aufgaben des Seniors zu übernehmen. Zu seinen speziellen Aufgaben als Consenior aber zählen vor allem: • Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen • Betreuung der GO und des Comments • Innere Verwaltungsangelegenheiten • Instandhalten der Bude und der Wichsen • sonstige vom Senior u./o. Convent an ihn delegierte Aufgaben

3.3. Der Consenior als Vertreter des Seniors Im Falle der Verhinderung des Seniors, hat der Consenior diesen mit all den damit verbundenen Rechten und Pflichten zu vertreten. Dafür ist es freilich unabdingbar, dass er zu jeder Zeit über alle Aufgaben des Seniors informiert ist und diese gegebenen Falls vollständig erfüllen kann.

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Der Schwerpunkt dieser Vertretung wird vor allem in der Leitung von Conventen und Kneipen liegen. Da hierbei wichtige vorbereitende und – während der Durchführung – organisatorische Aufgaben ohnehin in der Hand des Conseniors liegen, sollte er über die notwendigen Informationen verfügen; so dass die Übernahme der Vertretung reibungslos ablaufen kann. In solchem Fall hat der Consenior natürlich dafür zu sorgen, dass seine übrigen Aufgaben auf einen anderen Bundesbruder – in erster Linie den Consenior 2 – übertragen werden.

Ein ebenso zentraler Bereich der Vertretung des Seniors liegt in der Repräsentation der Verbindung nach Außen hin, insbesondere im Landesverband und MKV. Sofern der Senior verhindert ist, fällt daher also auch der Besuch folgender Convente in die Pflicht des Conseniors: Landesverbandsconvente sowie alle Veranstaltungen im Rahmen des Pennälertages (Aktiventag, Kartellversammlung und Chargieren am Sonntag).

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3. Der Consenior (xx) 3.4. Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen Einer der größten und wichtigsten Verantwortungsbereiche des Consenior umfasst die Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen.

Unter ersteres fällt insbesondere die Vorbereitung der Veranstaltungs-Räume und -Utensilien: Findet die Veranstaltung auf der Bude statt, ist für eine gründliche Reinigung, notwendige Reparaturarbeiten, die entsprechende Tischordnung, sowie Tischschmuck und diverse Einkäufe etc. zu sorgen – bei externen Veranstaltungen ist all das natürlich mit dem jeweiligen Wirt abzusprechen.

Ebenso fällt die Instandsetzung bzw.

Vorbereitung der Wixen, Fahnen und (Kneip-)Utensilien (Kerzen, Korken, Ehren-Bänder etc.) in den Aufgabenbereich des Conseniors.

Während nun der Senior beispielsweise die Kneipe oder den Kommers schlägt, agiert der Consenior als wichtigster Organisator im Hintergrund und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. Er ist der erste Ansprechpartner für (Sonder-) Wünsche von Ehrengästen und Alten Herren, improvisiert bei Pannen und kümmert sich um Details wie z.B. die Bereitstellung von Getränken für Zeremonien, des Gästebuches, das Anzünden von Kerzen u.v.m.

Auch die Nachbereitung der Veranstaltung fällt üblicherweise in den Verantwortungsbereich des Conseniors. Er kümmert sich um die Wieder-Herstellung des ordnungsgemäßen Zustandes der Veranstaltungsräumlichkeiten, evtl. entstandene Schäden und begleicht offene Rechnungen. Bei externen Veranstaltungen trägt der Consenior auch Sorge dafür, dass etwa Wichsen und Kneiputensilien vollständig verpackt und zurück auf die Bude gebracht werden.

3.5. Interne Aufgaben 3.5.1. Instandhaltung von Bude und Inventar Der Consenior ist nicht nur im Vorfeld von Veranstaltungen sondern auch während des gesamten Semesters verantwortlich für die Aufrechterhaltung bzw. (Wieder-) Herstellung von Ordnung und Sauberkeit auf der Bude. Je nach Größe der Verbindung kann und soll er dafür regelmäßig die gesamte Aktivitas verpflichten.

Auch laufende Instandhaltungsarbeiten wie kleinere Reparaturen, das Auswechseln von Glühbirnen, Waschen von Weißwäsche (Geschirrtücher, Buchsen, Tischtücher, Handschuhe etc.) sind vom Consenior durchzuführen bzw. zu veranlassen.

Des Weiteren sind diverse Einkäufe (Getränke und Lebensmittel, Kerzen, Putzmittel, WC- Papier und anderes Verbrauchsmaterial) vom Consenior zu tätigen u./o.

– sofern diese Funktion besetzt ist – mit dem Barwart abzusprechen.

Ebenso fällt die Instandhaltung des Inventars in den Aufgabenbereich des

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Conseniors. Besonderes Augenmerk ist dabei auf die Pflege der Wichsen zu richten: Ordnung im Wichsenkasten, Lederpflege, Reparaturen, Meldung evtl. notweniger Erneuerung. Zudem sollte das Inventar in regelmäßigen Abständen vom Decharchierungskommisär (anhand einer Inventarliste) überprüft werden.

Zum Inventar zählen außerdem: Cantusprügel, Fuchsenbücher, GO, Comment und sämtliche Einrichtungsgegenstände (wie Tische, Sessel, Kerzenständer etc.) und Gerätschaften.

3.5.2. Annalen Auch die Annalen sind vom Consenior zeitgerecht und mit fortlaufender Regelmäßigkeit zu führen. Bei Veranstaltungen etwa sollten die entsprechenden Einträge in die Chronik unmittelbar im Anschluss erfolgen (nicht erst 10 Minuten vor dem Dechargierungs-BC!). Sollte der Consenior auf einer Veranstaltung nicht persönlich anwesend sein, hat er deren Eintrag in die Annalen an ein anderes ChC-Mitglied zu delegieren.

Generell ist dabei natürlich immer auf eine angemessene Form von Schrift und Text zu achten.

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3. Der Consenior (xx) Damit man sich auch in späteren Jahren noch ein adäquates Bild von der Verbindung machen kann, empfiehlt es sich, sämtliche Veranstaltungen wie Rezeptionen, Branderungen, Jubelbandverleihungen etc. in die Annalen aufzunehmen. Solche Einträge können und sollen außerdem mit Fotos, Zeitungsberichten und Ähnlichem ergänzt werden.

Um – vor allem bei größeren Einträgen – Fehler zu vermeiden, kann der Text auch zu allererst in digitaler Form abgefasst und an die restlichen Mitglieder des ChC geschickt werden. (Im Übrigen ist eine sorgfältig geführte Chronik immer auch eine hilfreiche Quelle für Newsletter udgl.).

3.5.3. Anwesenheitsliste Auch die Pflege der Anwesenheitsliste liegt in der Verantwortung des Conseniors.

Darin sollen alle offiziellen wie hochoffiziellen Veranstaltungen angeführt und die An- und Abwesenheiten der gesamten Aktivitas lückenlos dokumentiert werden.

Abwesenheitsmeldungen bzw. Entschuldigungen sollten bis spätestens 24 Stunden vor der jeweiligen Veranstaltungen beim Consenior einlangen (per SMS, E-Mail oder Telefon).

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Ob eine Entschuldigung akzeptiert wird, entscheidet der Consenior selbst.

Am Ende eines Semesters wird die Anwesenheitsliste dem neu gewählten Consenior übergeben. Dieser wird in Absprache mit dem neuen Kassier die Pönalen für unentschuldigtes Fernbleiben einheben. Die Höhe dieser Pönale ist von V erbindung zu V erbindung unterschiedlich geregelt.

3.6. Der Consenior als ‚Hüter‘ von GO und Comment Der Consenior sollte sich auf jeden Burschenconvent gut vorbereiten, dazu gehört auch, dass er über Statuten und GO ausreichend informiert ist. Denn er muss nicht nur jederzeit in der Lage sein den Vorsitz zu übernehmen, sondern auch die GO-Konformität der BC-Beschlüsse überwachen.

Zu Beginn des Convents stellt der Consenior fest ob überhaupt Beschlussfähigkeit gegeben ist. Während des Convents führt er die Rednerliste und notiert die Abstimmungsergebnisse.

Der Consenior ist außerdem für die allgemeine Einhaltung des Comments verantwortlich. – Grundsätzlich aber kann eine Verbindung dem Comment nur dann gänzlich gerecht werden, wenn alle Bundesbrüder ausreichend Kenntnis davon besitzen. – Sollte (z.B. im Rahmen einer Kneipe) einmal planmäßig vom üblichen Comment abgewichen werden, obliegt es dem Consenior dafür zu sorgen, dass alle über diese Abweichung oder Änderung informiert werden.

Unter Comment fällt freilich auch das Auftreten der Aktivitas in der Öffentlichkeit, also der ‚Gesellschafts-Comment‘ im engeren Sinne (siehe auch: gleichnamiges Kapitel im Comment des MKV). Auch hier gilt, dass innerhalb einer Verbindung jeder auf ein Comment-gerechtes Auftreten zu achten hat – an sich selbst UND seinen Bundesbrüdern. Letzten Endes jedoch obliegt es dem Consenior, als gewissermaßen ‚Anstandswauwau‘ der Verbindung, auf Verstöße hinzuweisen: etwa auf nicht couleurfähige Kleidung oder inadäquates Benehmen etc.

3.7. Aufgabenteilung zwischen xx1 und xx2 Die Fülle an Aufgaben, die jedes Semester auf das Chargen-Kabinett zukommt, rechtfertigt die Wahl eines zweiten Conseniors (xx2) in jedem Falle – und mehr noch in jenen Semestern, da auch das jeweilige Stiftungsfest stattfindet.

Sollte sich eine Verbindung also dazu entschließen zwei Conseniores zu wählen, ist es äußerst ratsam, sich bereits zu Beginn des Semesters auf eine detaillierte Aufgabenteilung zu einigen.

Im Folgenden ein Beispiel dafür, wie eine solche Aufgabenteilung aussehen kann: Consenior 1: • Vertretung des Seniors • Betreuung der Bude • Führen des Consenioratsbuches, des Dauerbeschlussbuches und diverser Listen, sowie • GO-Hüter auf Conventen Consenior 2: • Veranstaltungsorganisation (v.a.: Stiftungsfest!) incl. Vorbereitung und Durchführung und • Instandhaltung der Wichsen

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4. Der Schrif tführer (xxx) Der Schriftführer ist für alle ein- und ausgehenden Schriftstücke der Verbindung verantwortlich, ebenso wie für die Protokollführung auf den Conventen (BC, CC, ChC).

4.1. Profil Der Schriftführer sollte natürlich grundsätzlich in der Lage sein, ein Protokoll zu verfassen. Dazu bedarf es nicht nur einer ‚flinken Schreibhand‘ sondern auch hoher Konzentrations- Fähigkeit.

Da aber die Protokollführung bei weitem nicht die einzige Aufgabe des Schriftführers ist, sollte er außerdem folgende Fähigkeiten und Fertigkeiten besitzen: • ausgezeichnetes Deutsch in Wort und Schrift • Verantwortungsbewusstsein & Verlässlichkeit • frist- und termingerechtes Arbeiten • Kreativität • hilfreich wären außerdem: Freude am Gestalten von Texten und ein ‚Auge für Grafiken und Layout‘

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4.2. Aufgaben Die Aufgaben des Schriftführers sind bei jeder Verbindung sicher ein wenig unterschiedlich definiert. Wichtig ist in jedem Fall eine genaue Abgrenzung seines Aufgabenbereiches zu jenem des Archivars, des Standesführers und, wie in manchen Verbindungen üblich, des Schriftführers 2 (xxx2).

Zu den klassischen Aufgaben des Schriftführers zählen jedenfalls die Protokollführung auf Conventen, die Gestaltung und Abwicklung des Druckes des Semesterprogramms, sowie der gesamte Schriftverkehr der Verbindung. (Eine Ausnahme bilden, je nach Vereinbarung, Angelegenheiten des Kassiers.)

Unter die Verantwortung für den Schriftverkehr der Verbindung fällt freilich auch das regelmäßige Entleeren des Briefkastens. Hierfür sollte der Schriftführer nach Möglichkeit einmal pro Woche auf die Bude kommen. Bei Eintreffen relevanter Post für andere Chargen, sind diese ehestmöglich zu informieren. Dadurch soll sichergestellt werden, dass wichtige Briefe so rasch wie möglich gelesen und auch beantwortet werden können. Selbiges gilt natürlich auch für E-Mails, die an eine allgemeine Verbindungsadresse (zB. chc@ verbindungsname.at) einlangen.

E-Mails und SMS sind heutzutage eine praktische Ergänzung zu herkömmlichen Postaussendungen. So kann beispielsweise wenige Tage vor einer Veranstaltung ein Erinnerungs-Mail an alle Bundesbrüder ausgesandt werden. Viele Verbindungen versenden auch ihren Aktiven-Newsletter mittlerweilen ausschließlich per E-Mail.

Dabei ist allerdings – je nach Art der Aussendung – unbedingt zu berücksichtigen, dass (noch) nicht alle v.a. Alten Herrn über ein E-Mail-Konto verfügen.

Des Weiteren ist der Schriftführer für die Chargenmeldung verantwortlich. Dabei ist zu unterscheiden zwischen der Meldung an den MKV einerseits und an die Bezirkshauptmannschaft andererseits. An die Bezirkshauptmannschaft müssen – mittels des dort aufliegenden Formulars – folgende Funktionäre gemeldet werden: • Vereinsobmann • Vereinsobmann Stv. • Schriftführer • Kassier Auch diese Chargenmeldung ist in den einzelnen Verbindungen oft unterschiedlich geregelt. Bei einigen fungiert der Senior offiziell als Vereinsobmann, in anderen wird der Philistersenior angeführt!

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4. Der Schrif tführer (xxx) 4.3. Semesterprogramm

4.4. Protokollführung

Zu Beginn des Semesters ist es Aufgabe des Schriftführers, gemeinsam mit dem Senior das Semesterprogramm zu erstellen. Der Senior wird dabei vor allem für die terminliche und der Schriftführer für die optische Gestaltung zuständig sein.

Hernach kümmert sich der Schriftführer um die Abwicklung von Druck und Aussendung des Semesterprogramms. Er muss also eine Druckerei ausfindig machen und mit dieser die notwendigen Details abklären (Übermittlung von Druck-Vorlagen, Druckqualität, Papierformat, Auflage, Preisgestaltung etc.). Sofern nicht die Druckerei damit beauftragt wurde, muss er außerdem dafür sorgen, dass (1.) ausreichend Kuverts bereitliegen, (2.) ein paar Bundesbrüder beim Adressieren und Kuvertieren behilflich sind und (3.) die Aussendung zum Postamt gelangt.

Ein wesentlicher Aufgabenbereich des Schriftführers besteht, wie bereits betont, in der Protokollführung; und zwar bei allen beschlussfassenden und ausführenden Gremien der Aktivitas (CC, BC, ChC).

Dabei kann bzw. soll für jede Art von Convent ein eigenes Protokollbuch geführt werden. (Nicht zuletzt die Suche nach bestimmten Protokollen wird dadurch ungemein einfacher.)

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Im Allgemeinen soll jedes Protokoll ein getreues und auch ausführliches Bild des jeweiligen Conventes widergeben. Nur so bleibt es auch Jahre später noch nachvollziehbar und verständlich – vor allem für jene Bundesbrüder, die nicht persönlich anwesend waren.

Jedes Protokoll hat Folgendes zu enthalten: • Nummer des jeweiligen Conventes (z.B.: 1. BC, 4. ChC) • Ort, Datum und genaue Beginnzeit • Anwesende unter Nennung der Vor-, Nach- und Couleurnamen • Abwesende unter Angabe des Entschuldigungsgrundes (es empfiehlt sich eine Einteilung in Entschuldigte und Nichtentschuldigte) • Anzahl der stimmberechtigten Teilnehmer • Tagesordnung (wie ausgeschrieben) – bereits zu Beginn zusätzlich anfallende Punkte können hier eingefügt werden • Eröffnung und Beschlussfähigkeitsklausel • Dokumentation der einzelnen TOPunkte, Diskussionsbeiträge etc. unter Nennung des • jeweiligen Redners • Anträge und Beschlüsse • Zeit bei Beendigung

Bei der Protokollführung sind außerdem folgende Punkte zu beachten: • Bei Personaldiskussionen und Anträgen, die abwesende Mitglieder betreffen, sind Namensnennungen zu unterlassen.

• Bei Austritten und Strafen muss sich die vollständige Begründung aus dem Protokoll erschließen.

• Streichungen sind nicht gestattet.

• Sind im Nachhinein Änderungen am Protokoll vorzunehmen, so müssen diese unter Angabe einer Begründung dokumentiert werden.

• Das Protokoll ist am nächsten Convent zu genehmigen und vom Vorsitzenden sowie dem Schriftführer abzuzeichnen.

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4. Der Schrif tführer (xxx) 4.5. Schriftverkehr Der Schriftführer ist für den gesamten Schriftverkehr der Aktivitas verantwortlich. Davon ausgeschlossen sind, je nach Usus in den einzelnen Verbindungen, lediglich Angelegenheiten der Kassaführung, für die zumeist der Kassier selbst zuständig ist.

Aufgaben, die üblicherweise in der Verantwortung des Schriftführers liegen, sind: • Abfassung aller Schreiben der Verbindung • Beantwortung schriftlicher Anfragen und sonstiger Briefe • (Bei den ersten beiden Punkten sollte er von Senior und Consenior unterstützt • werden).

• Führung des Posteingangsund Postausgangsbuches • Verwahrung aller Ein- und Auslaufstücke bis zur Hinterlegung im Archiv • Führung des Portokassabuches • Führung und Pflege der Adresskartei (diese sollte alle aktuellen Adressen bzw.

• Kontaktdaten aller Mitglieder, solche des Verbandes sowie befreundeter Verbindungen enthalten)

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Gibt es, wie in vielen Verbindungen üblich, zudem einen so genannten Standesführer, so ist dieser für die Pflege der Adresskartei zuständig. Änderungen und retournierte Briefe sind dann an diesen Standesführer zu melden.

4.5.1. Schriftstücke der Verbindung Bei der Abfassung aller auslaufenden Schriftstücke ist zudem Folgendes zu beachten: • Jedes Schriftstück ist in zweifacher Ausführung anzufertigen oder zu kopieren.

(Das • zweite Exemplar ist dem Archiv zuzuführen).

• Der Absender ist mit Adresse und Bankverbindung anzugeben.

• Die jeweilige ZVR-Zahl (Nummer der Verbindung im Zentralen Vereinsregister) ist in • jedem Auslaufstück anzuführen!

• Bei Beantwortung diverser Schreiben ist unbedingt anzugeben, worauf sich diese Antwort bezieht.

4.5.2. Posteingangs- und Ausgangsbuch Das Posteingangs- und Postausgangsbuch ist ein Register aller Ein- und Auslaufstücke. Ein- und Ausgang können auch in getrennten Büchern bzw. Ordnern geführt werden. Die folgende Gliederung sollten aber in jedem Fall berücksichtigt werden: Posteingangsbuch: • fortlaufende Zahl des eingegangenen Schriftstückes (Achtung: die Nummerierung beginnt in jedem Semester wieder mit ‚1‘!)

• Datum des Eingangs • Art und Betreff des eingegangenen Schriftstückes • Absender • Datum des Schriftstückes • Zuweisung (i.e. Charge oder Bundesbruder an die/den das Schriftstück weitergeleitet wurde)

Postausgangsbuch: • fortlaufende Zahl des versendeten Schriftstücks (Achtung: die Nummerierung beginnt in jedem Semester wieder mit ‚1‘!)

• Datum des Ausgangs • Art und Betreff der Sendung • Empfänger • Datum des Schriftstücks Am Ende des Semesters übergibt der Schriftführer dem Archivar die nicht mehr benötigten Unterlagen (samt Übergabeprotokoll, sofern ein solches verwendet wird). Der Archivar ordnet diese entsprechend ein und kann sie somit bei Bedarf beispielsweise einem nachfolgenden ChC zur Verfügung stellen.

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5. Der K assier (xxxx) Der Kassier ist für alle finanziellen Angelegenheiten der Aktivitas zuständig. Er hat somit Zugriff auf das Aktivenkonto sowie die Handkassa und ist für eine (genaue!)

Abrechnung verantwortlich.

5.1. Profil Als Zuständiger für die Finanzen der Verbindung trägt natürlich auch der Kassier eine denkbar große Verantwortung und steht damit oftmals unter Rechtfertigungsdruck. Grundsätzlich sollte er folgendem Anforderungen gerecht werden: • absolute Verlässlichkeit • hohes Pflichtbewusstsein • exakte (bis perfektionistische) Arbeitsweise • Fähigkeit auch bei komplexen Vorgaben den Überblick zu wahren • geübter Umgang mit Geld • hohes Selbstbewusstsein und Durchsetzungsfähigkeit • grundlegende Kenntnisse im Rechnungswesens

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5.2. Aufgaben Die Hauptaufgabe des Kassiers besteht darin, alle Bargeld- und Kontobewegungen mittels eines Abrechnungssystems zu dokumentieren. Neben dieser ‚Buchhaltung‘ ist er jedoch noch mit mehreren anderen Aufgaben betraut, darunter fallen: das Bezahlen von Rechnungen, die ordnungsgemäße Verwahrung des Bargeldes und das Eintreiben der Mitgliedsbeiträge.

Am Beginn des Semesters übernimmt der Kassier gemeinsam mit dem Senior das Verbindungskonto. Dazu benötigt das jeweilige Bankinstitut die Unterschriften beider Chargen – meist unter Vorlage eines Lichtbildausweises!

In der Funktion des Kassiers hat es sich als durchaus hilfreich und nützlich erwiesen, insbesondere die folgenden Punkte und Tipps zu berücksichtigen: • Jede Geld-Bewegung, ob in Bar oder am Konto, muss – möglichst rasch – im Abrechnungssystem verzeichnet werden.

Die dazugehörigen Belege müssen in jedem Fall aufbewahrt und an möglichst einer einzigen Stelle (Kassabuch!) gesammelt werden.

• Größere Geldbeträge sollen regelmäßig weggesperrt werden! In der Barkassa sollten sich (je nach Veranstaltung, bei normalem Barbetrieb aber) nicht mehr als 70€ (Münzen und Scheine) Wechselgeld befinden. Größere Geldscheine (zB. 100€ oder höher) sind sofort i.e. unmittelbar nach Einnahme, weitere Einnahmen am Ende der Veranstaltung im Schrank des Kassiers zu versperren; sodass wiederum nicht mehr als 70€ in der Barkasse verbleiben. Dies ist freilich Aufgabe jenes Bundesbruders, der den jeweiligen Bardienst übernommen hat!

Jedoch sollte der Kassier stets ein Auge auf die Barkasse haben. Diesbezügliche Absprachen mit dem ChC sollten – auch nach jahrelang gleichbleibender Tradition – auf jeden Fall zu Beginn des Semesters getroffen werden.

• Die Schuldenliste sollte immer in einem (für jede Person) überschau- und lesbaren Zustand gehalten und gegebenenfalls regelmäßig erneuert werden.

• Beim Verschicken von Kommerseinladungen können durchaus auch Zahlscheine (für eventuelle Spenden) beigelegt werden.

Neben den oben genannten Haupttätigkeiten hat der Kassier auch eine gewisse Kontrollfunktion zu erfüllen. Dies betrifft vor allem die folgenden Aspekte: • Die Bar ist nur dann zu öffnen, wenn (auch) ein ChC-Mitglied hinter der Bar steht. (Sofern möglich, empfiehlt es sich also ausschließlich Mitglieder des aktuellen ChC für den Bardienst einzuteilen.)

• Jede Konsumation an der Bar ist sofort nach Ausgabe zu kassieren.

• Ohne die Zustimmung des Kassiers darf grundsätzlich kein Geld aus der Barkasse entnommen werden!

• Jede finanzielle Transaktion ist im Vorhinein(!) mit dem Kassier zu besprechen.

• Schulden sollten in regelmäßigen Abständen – wenn nötig mit Nachdruck – eingetrieben werden.

• Konsum und Ausgabe von Freigetränken sollten sich in Grenzen halten. In jedem Fall aber sind Freigetränke und Bruch sofort auf der Schuldenliste zu verzeichnen. Auch der Umfang des Bruchs sowie der Anlass, zu dem Freigetränke ausgegeben wurden (Budenreinigung, Chargierte, Kommers etc.), sollten auf dieser Liste ersichtlich sein.

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5. Der K assier (xxxx) Der Getränkeeinkauf fällt, je nach Vereinbarung in der einzelnen Verbindung, in den Zuständigkeitsbereich des Conseniors, Bierkassiers oder Kassiers. In jedem Fall aber sollte der aktuelle Bestand zuvor geprüft und der Zukauf verzeichnet werden. (Dies dient unter anderem zur Berechnung des Bierschwunds etc.)

Am Ende des Semesters wird die gesamte Verbindungskasse (samt offener Angelegenheiten) an den neu gewählten Kassier übergeben. Im Zuge dessen muss ebenso eine gemeinsame (End-)Abrechnung durchgeführt werden. Dies bietet natürlich auch die perfekte Gelegenheit für eine Einschulung des neuen Kassiers in das Abrechnungssystem bzw. in die gesamte Tätigkeit als Kassier.

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5.3. Kassabuch

5.4. Kassaprüfung

Grundsätzlich sei dem Kassier empfohlen in regelmäßigen Abständen (idealerweise alle drei bis vier Wochen) Abrechnungen durch- und im Kassabuch anzuführen.

Der jeweilige Endbestand wird dabei in die nächste Abrechnung (als dessen Anfangsbestand) übertragen.

Insbesondere vor und nach größeren Veranstaltungen sollte eine solche Abrechnung durchgeführt werden – vor allem auch zur Nachvollziehbarkeit besonderer Vorkommnisse die bei einzelnen Veranstaltungen berücksichtigt werden müssen.

Auch die regelmäßige Kassaprüfung fällt in den Aufgabenbereich des Kassiers.

Demnach muss er sich darum kümmern, dass seine Abrechnungen in regelmäßigen Abständen von den gewählten Kassaprüfern kontrolliert werden. Diese Prüfung sollte zumindest zweimal pro Semester stattfinden (üblicherweise in der Mitte und am Ende des Semesters). Der entsprechende Prüfbericht wird am jeweils darauffolgenden BC verlesen.

Im Kassabuch werden üblicherweise auch sämtliche alle Rechnungen und Belege gesammelt (Einkäufe, Bierrechnungen, Porto, Druckkosten etc.).

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6. Literaturhinweise

BegrüSSungsreihenfolge

Chargenhandbuch des MKV 1993 (herausgegeben von: Andreas Ecker, Werner Lang und Wolfgang Schmidt, mit Beiträgen von Bernhard Tschrepitsch, Jaro Sterbik-Lamina, Stefan Soher, Ralph Zeitlberger und Leopold Summerer)

Es ist ratsam, die Begrüßungsliste für eine Veranstaltung bereits bei Aussendung der Einladung aufzustellen und dann die jeweils Nichterschienenen durchzustreichen.

Das folgende Begrüßungsprotokoll ist ein Gerüst, das im einzelnen Fall zu variieren ist. Die Erstellung der Begrüßungsreihenfolge erfordert viel Fingerspitzengefühl, daher sollte man sich der Hilfe erfahrener Alter Herren bedienen.

B 8. Die Vertreter der Verbandsführung des MKV 9. Die Amtsträger befreundeter Verbände 10. Die Vertreter des Landesverbandes 11. Der Verbindungsseelsorger 12. Der Philistersenior der Korporation 13. Die Gründer der Korporation 14. Die Doctores cerevisiae

Begrüßungsfolge:

C 15. Die Vorsitzende Verbindung des Landesverbandes 16. Die offiziellen Vertretungen (nur mit Band und Mütze) der Verbandskorporationen des MKV nach dem Gründungsdatum 17. Die offiziellen Vertretungen des ÖCV und der Korporationen der K.ö.L. 18. Die offiziellen Vertretungen anderer Pennal- und Hochschulkorporationen 19. Die offiziellen Vertreter der ausländischen Korporationen 20. Damenflor und Gäste im Allgemeinen

Chargenhandbuch e.v. K.Ö.St.V. Marko Danubia Korneuburg

A 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Die Vertreter der Kirche (Diözese) Die Vertreter des Staates (Bund) Die Vertreter des Landes Die Vertreter der Stadt (Gemeinde) Die Vertreter der Hochschulen Die Vertreter der Schulbehörden und Schulen 7. Andere Personen des öffentlichen Lebens

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Impressum Medieninhaber, Herausgeber: Arbeitsgemeinschaft Schule und Bildung Laudongasse 16 / Stg. 3 / 1. Stock, 1080 Wien Tel.: (01) 523 74 34 Fax: (01) 523 74 34-9 E-Mail: kanzlei@mkv.at Im Auftrag des MKV herausgegeben von: Michael Wilim und Christoph Zakostelsky