Gipsy Party
Live Entertainment Manon Leenaars 2166539 CO3D m.leenaars@student.fontys.nl
1
Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Concept ................................................................................................................................................... 4 Productionele invulling ........................................................................................................................... 4 Promotieplan ........................................................................................................................................... 5 Costing ..................................................................................................................................................... 6 Financiële onderbouwing ........................................................................................................................ 7 Bronnenlijst ............................................................................................................................................. 8
2
Inleiding In het kader van mijn studie Communicatie International, Event, Music and Entertainment Studies heb ik in het tweede jaar voor het vak Live Entertainment de opdracht gekregen voor de Fontys zaal een concept te bedenken, dat wordt verkocht aan twee ervaren programmeurs. Ik zal bij deze opdracht in de huid kruipen van een boekingsagent/promotor. De Fontys zaal is gelegen in Tilburg en heeft twee hallen met een capaciteit van 2000 en 500 personen. De zaal beschikt over een eigen productie team en er staan podia in. Licht en geluid wordt ook vanuit de zaal gefaciliteerd inclusief personeel. Voor mijn concept zal ik gebruik maken van de grote Fontys zaal met een capaciteit van 2000 personen, de indeling zal een clubindeling zijn. Dit omdat ik een Gipsy Party wil houden en de grote zaal voor een eerste editie groot genoeg is. Daarnaast blijft er nog voldoende ruimte over voor decoratie welke erg belangrijk is.
3
Concept Het thema van deze avond is Gipsy. De Fontys zaal wordt volledig omgetoverd in een zigeunerkamp en het personeel word volledig in Gipsy stijl gekleed. De eerste editie van de Gipsy Party in Tilburg zal plaats vinden op 31 mei 2014. Gedurende de avond zal er house muziek gedraaid worden met daarbij optredens van vuurspuwers en buikdanseressen. De klapper van de avond is DJ Hed Kandi met danseressen. Om klokslag twaalf uur zal de internationale Hed Kandi DJ, live muzikanten, Kandi danseressen en stylish visuals een twee uur durende show verzorgen. Hed Kandi werd in 1999 geboren in Loden. Inmiddels is hij uitgegroeid tot een wereldwijd fenomeen. Hij heeft o.a. gedraaid in Tokio, St. Tropez, Miami, Kaapstad, Rio de Janeiro en Kaapstad. DJ Hed Kandi verkoopt ongeveer 1 miljoen albums per jaar. De Fontys zaal zal in Gipsy stijl aangekleed worden. Humor, passie en een flinke dosis opzwepende muziek die alles in lichterlaaie zet en uitnodigt tot dansen. De Gipsy Party wordt een feest voor oog en oor! Datum: 31 mei 2014 Tijd: 23.00 uur – 4.00 uur
Productionele invulling Als we kijken naar het productionele team van de Gipsy Party kunnen we een aantal punten vaststellen, namelijk;
-1 productiemanager - 2 geluidsmannen - 2 lichtmanen - 3 stagehands - 6 man security voor een tijdsduur van 7 uur
4
Promotieplan De volgende communicatiemiddelen zullen ingezet worden: - Interview met Brabants Dagblad - Gedrukte media (posters en flyers) - Social media Interview met Brabants Dagblad Om gebruik te maken van free publicity, zal er een interview met het Brabants Dagblad geregeld worden. Om dit interview te krijgen zal er een persbericht gestuurd worden, waarin we ook vertellen dat we ons beschikbaar stellen voor een interview. Gedrukte media Naast alle internettoepassingen blijft gedrukte media nog steeds heel belangrijk. Printed media is een middel die aanvulling en versterking geeft aan andere middelen zoals social media, maar ook andersom. Het uitdelen van flyers en het ophangen van posters geeft een extra effect om het evenement te promoten. Op de poster komt de ticketprijs, artiesten, plaats, tijd en datum, en daarnaast een doorverwijzing naar de website. De posters worden 2 weken voor start kaartverkoop opgehangen en worden verspreid in en rondom de Fontys zaal en in Tilburg en omgeving. De flyers zullen bij de Fontys zaal, restaurants, kledingwinkels en cafés in en rondom Tilburg liggen. De voordelen van printed media zijn dat de middelen op verschillende momenten inzetbaar zijn en zijn inzetbaar op plekken waar andere (online) media niet kan komen. Tevens zorgt het voor extra attentiewaarde d.m.v. tastbaarheid. Social media Via de social media van de Fontys Hall Tilburg zal reclame gemaakt worden voor de Gipsy Party. Het wordt hierop aangekondigd en de vragen worden beantwoord. Via Facebook zal een evenement aangemaakt worden waarop mensen zich kunnen aanmelden voor de Gipsy party. Deze pagina zal ook nadien gebruikt worden voor een aftermovie en foto’s. Daarnaast zal er een like, share & winactie op gepubliceerd worden waarbij mensen vrijkaarten kunnen winnen voor de Gipsy Party.
5
Costing
Additional information: * Hall expenses is a fixed expense and includes standard promotion, standard crew, inhouse PA & lightsystem (no barrier) plus facilities mentioned in the venue information sheet. * Hall rental is a variable expense. Hall rental is 12,50 % of the nett ticket income. * Hall expense include 1 productionmanager, 2 soundtechnicians, 2 lighttechnicians, 3 stagehands. Extra's: Stagehand € 175 pp, barrier € 500, Security € 33,50 pp/ph, early get-in € 125 per hour before noon. * Nett artist fee will be paid to the artist. Artist tax has to be paid by the promoter to the Dutch government. A statement on paid taxes can be obtained several months after the performance. * All money figures are in Euro's unless otherwise noted. * In order to make payments to the artists the promoter needs a copy of the passports of all performing artists. NO COPIES NO PAYMENTS!
6
Financiële onderbouwing Kaartverkoop Uitgaand van een kaartverkoop van 1700 tickets van de 2000 kan men met een acceptabel bedrag uit de kosten komen. De netto kaartverkoop komt op een bedrag van €29.830,19 Venue rental De zaalhuur is 12,5 procent van het totaal bedrag aan ticket inkomsten na aftrek btw. Hierbij komen we op een prijs van €4.009,43 Venue expenses Dit zijn de kosten die gerekend worden voor het ingezette personeel van de Fontys Hall zelf. Publicity A2 posters, 500 stuks, €79,38 A6 flyers, 2500 stuks, €34,29 Onderhoud social media: 1 uur per dag intensief onderhoud voor een uurtarrief van 10 euro voor 20 dagen voorafgaand aan de Gipsy party. €200,Entertainment 2 Vuurspuwers 15-20 minuten €850,Buikdanseres 15-20 minuten €350,Decor De kosten voor het decor bedraagt €5000,Security Verder zal er gedurende de avond zes man security nodig zijn. De kosten van de security zijn €33,50 pp/pu. Dit komt op een totaal bedrag van €1407,DJ Hed Kandi Live: een 2 uur durende show. De kosten hiervoor zijn €5500,Vanuit de Fontys Hall geregeld voor € 200. Draait gedurende de avond house muziek voorafgaand en na DJ Hed Kandi. De DJ zorg ervoor dat het publiek een ‘gipsy-gevoel’ krijgt. Commission De vergoeding van de boekingsagent is €595,-
7
Bronnenlijst
http://www.artiestenplanner.nl/boeken/hed-kandi-live/ http://www.drukwerkdeal.nl http://www.djguide.nl/nieuws.p?id=19627 http://www.geerling-evenementen.nl/VUURACT-BOEKEN-OF-INHUREN.html http://www.geerling-evenementen.nl/buikdanseres-boeken-of-inhuren.htm
8