Locomotive manon by MLeenaars

Advanced Course Dance Mark van Bergen Manon Leenaars 2166539 m.leenaars@student.fontys.nl 17.06.2014

Inhoudsopgave Inleiding

Club Smederij

Programmering & Invulling

Interne analyse Trend analyse Spoorzone 013

Concept

Doelgroep

Beleving

Promotie

Begroting

Financiële Onderbouwing Bronnenlijst

Inleiding In het kader van mijn studie Communicatie International, Event, Music and Entertainment Studies heb ik voor de Advanced Course Dance de opdracht gekregen een strategisch plan te schrijven voor een vernieuwend dance evenement. De locatie die ik heb hiervoor gekozen heb is de Club Smederij in het hart van de Spoorzone. Club Smederij heeft een oppervlakte van 200m2 met diverse faciliteiten en mogelijkheden. Dit is ideaal voor het evenement, wat ik wil gaan neerzetten namelijk een nieuw evenement voor de organisatie Monumental Productions B.V. die de feesten van Awakenings organiseert en uitvoert. Waarbij de waarden van het bedrijf terugkomen in het concept. Tevens is het evenement op een trendontwikkeling gebaseerd.

Interne analyse Monumental Productions B.V. is een kleine evenementenorganisator die de Awakenings feesten organiseert. Op 30 maart 1997 vond de allereerste editie van Awakenings plaats in de Gashouder van de Westergasfabriek. In 2000 verhuisde Awakenings naar de Now&Wow in Rotterdam, omdat de Westergasfabriek gerenoveerd moest worden. Op 18 februari 2005 was de Westergasfabriek weer terug als vaste locatie voor Awakenings. Op dit moment zijn de feesten afwisselend in de Westergas en de Maassilo in Rotterdam. In 2008 vormde het Klokgebouw in Eindhoven voor het eerst het decor van Awakenings. Naast deze festivals is Monumental Productions B.V. ook verantwoordelijk voor het jaarlijkse Awakenings Festival. Het grootste technofestival festival vind plaats op recreatieterrein Spaarnwoude tussen Amsterdam en Haarlem. De naam Awakenings heeft te maken met de wederopstanding van Jezus. De eerste Awakenings was rond Pasen en organisator Rocco Veenboer realiseerde zich dat hij niet wist wat het Paasfeest inhield. Nadat hij ontdekte dat met Pasen onder andere de wederopstanding van Jezus gevierd wordt, ontstond de naam Awakenings. De organisatie is continue op zoek naar passende en creatieve oplossingen die aansluiten bij de beleveniseconomie. De verschillende Awakenings feesten hebben een bepaald thema dat met technomuziek te maken heeft, zoals minimal, Detroit, schranz, Drumcode of Kne'deep. 1 Visie Monumental Productons B.V. is een professionele organisatie die staat voor plezier, amusement en vermaak. Bij de organisatie van de dance-‐events is de uiteindelijke beleving van de bezoeker erg belangrijk. Missie De ervaring die Monumental Production B.V. creëert voor zijn bezoekers is het hoofddoel voor ieder festival. De organisatie is continue op zoek naar passende en creatieve oplossingen die aansluiten bij de beleveniseconomie. De organisatie is altijd opzoek naar meer interactie en samenwerking met haar publiek. Waarden Onderstaande waarden zijn erg belangrijk voor het bedrijf, deze waarden zie je dan ook terug komen in de concepten, festivals en communicatie van Awakenings. * Plezier * Amusement * Vermaak * Innovatief * Verbondenheid * Creatief 1

http://nl.wikipedia.org/wiki/Awakenings_(feesten)

Trend analyse Beleveniseconomie We vinden vrije tijd tegenwoordig net zo belangrijk als ons werk. De evenementen branche wordt snel volwassen en dat is goed te zien aan de sterk toenemende professionalisering van de branche. Bij dance-‐events spelen de muziek en de artiesten een grote rol maar tegenwoordig vinden de bezoekers niet alleen deze aspecten nog belangrijk maar willen ze dat de totale beleving optimaal is. Festival bezoekers willen verwend worden, de bezoekersbeleving staat daarom steeds meer centraal. Men verwacht veel maar heeft er ook veel geld voor over. Alles lijkt om beleving te draaien en betrokkenheid van de bezoekers te vergroten. Beleving is van groot belang bij het organiseren van een evenement. 2 Doorn stelt in zijn PowerPoint presentatie “Van bereiken naar Beraken” vier belangrijke kenmerken van een beleving vast: 1. Het betreft een gebeurtenis die zich op een bepaald moment in de tijd afspeelt. 2. De gebeurtenis wordt ervaren door een individu dat daar een eigen rol in speelt (actief of passief). 3. Het individu interpreteert een ervaring op persoonlijke wijze (positief of negatief). 4. Die interpretatie levert een eigen, unieke herinnering aan de gebeurtenis. Bovengenoemde kenmerken hebben allen betrekking op dance-‐events. Wanneer de bezoeker een dance-‐event bezoekt is dit een gebeurtenis op een bepaald moment in de tijd (1). Het bezoek aan dit evenement wordt zelf vormgegeven door de bezoeker, en deze bepaalt zelf of hij hier een actieve of passieve rol in speelt (2). Op basis van zijn persoonlijke ervaringen tijdens het evenement zal de bezoeker deze ervaringen als positief of negatief omschrijven (3). Vervolgens zal deze interpretatie van ervaringen worden getransformeerd tot een eigen en unieke herinnering aan het bezoek van het evenement(4). DJ Battles Al tientallen jaren worden er verschillende “Battles of the Bands” gehouden over de hele wereld. Het meest bekende voorbeeld in Nederland is misschien wel het originele Red Bull Sound Clash. In de Dance wereld zijn soortgelijke evenementen als DJ contests al jaren aanwezig, in verschillende vormen en met verschillende stijlen. De laatste jaren is er echter een opkomst van een combinatie tussen technologische innovatie en deze “DJ Battles”. 3

Bos, N, Onderzoeksrapport: Van Evenement naar Belevenement.

http://www.maxazine.nl/2012/12/22/red-bull-soundclash-hmh-20-12-2012/

Spoorzone 013 Spoorzone 013 is een ontwikkelgebied in Tilburg naast het spoor van 75 hectaren groot, uitgestrekt over 3 kilometer. Het ligt tussen Ringbaan West en Oost en wordt gemarkeerd door de woontoren Westpoint en het hoofdkantoor van Interpolis. Hier ligt voor Tilburg de kans om de binnenstad te verrijken en de economische betekenis van de stad te vergroten. Door een broedplaats voor kennis en innovatie te creëren met onderwijs, ondernemers en particulieren. En dat te combineren met ruimte voor wonen, werken en uitgaan. In het hart van de Spoorzone vind je de oude NS Werkplaats, waar generaties Tilburgers aan locomotieven en treinen sleutelden. Tussen dit industrieel erfgoed en nieuwe architectuur krijgen evenementen, ondernemerschap en vernieuwing de ruimte. Een smeltkroes van levendigheid, dynamiek, verrassend, flexibel, industrieel en creatief. (Spoorzone 013, 2014)

Club Smederij Locatie Club Smederij is volledig geluiddicht. De ruimte heeft ooit gefungeerd als oude machinehal. De locatie is stoer en sfeervol, en met name geschikt voor evenementen als feesten, vergaderingen, symposia en workshops. De Club Smederij kan als aparte ruimte maar ook in combinatie met de Foyer worden ingezet. De Club Smederij is een lege ruimte die per gelegenheid ingericht dient te worden met meubilair, techniek en cateringfaciliteiten. Praktische informatie van Club Smederij: * Capaciteit, 200 personen * Sanitaire voorzieningen * Werkverlichting * Verwarming en stroom * Houten vloer * Bar en koelingen Club Smederij heeft een oppervlakte van 200 m2 (Verhuurbrochure Smederij 013, 2014)

Concept Locomotive! Locomotive betrekt de doelgroep bij de invulling van het evenement. Het is een evenement dat ontstaat uit de kernwaarden uniekheid, vermaak, innovatief, creatief en verbondenheid. Dit ziet de bezoeker terug op het evenement zelf. De eerste editie van Locomotive in Tiburg zal plaats vinden op 23 augustus 2014. Vanaf 21.00 uur gaan de deuren van Club Smederij open. Upcoming Techno Dj’s gaan voorafgaand aan het evenement de confrontatie met elkaar aan om een plek te veroveren op Locomotive. De DJ Battle zal plaats vinden voorafgaand aan het evenement. De upcoming Dj’s kunnen auditie doen door middel van een set van 30 minuten te uploaden naar de Soundcloud pagina van het evenement. Vervolgens krijgen de 6 Dj’s met de meeste plays en likes op soundcloud de kans om op te treden bij Locomotive. Gedurende de avond zullen er 6 Dj’s een set van 45 minuten draaien. De Dj’s staan op het podium achter de Dj booth, er zullen lasers gepositioneerd worden naast het podium. Om deelname te stimuleren zullen er onder de actieve social media participanten 2 kaarten voor Locomotive verloot worden. Naast de 6 concurrerende upcoming Dj’s zullen er twee bekendere Dj’s draaien aan het begin en aan het eind van het evenement. Als voorbeeld voor de begin show zou Ben Sims bijvoorbeeld het evenement kunnen openen en Adam Beyer het evenement kunnen afsluiten (beide artiesten passen bij het evenement en hebben gedraaid op Awakenings). De minimale leeftijd voor het evenement is 18 jaar. Afhankelijk van de kosten wordt bij het budget de toegangsprijs bepaald.

Programmering & Invulling Locomotive maakt haar line-‐up bekend op 26 juli, omdat de winnende DJ’s deel uitmaken van de line-‐up moeten de winnende upcoming 6 Dj’s voor 26 juli bekend. Het evenement start om 21.00 uur met de populaire techno Dj Ben Sims. Hierna zullen de 6 winnende upcoming Dj’s draaien. De eerste ronde zal plaatsvinden om 22.00 uur, de tweede ronde om 22.45 uur, de derde ronde om 0.00 uur, de vierde ronde om 00.45 uur, de vijfde ronde om 1.30 uur en de zesde ronde om 2.15 uur. Tenslotte zal Dj Adam Beyer komen draaien om het evenement af te sluiten. 21.00 – 22.00 uur: Dj Ben Sims 22.00 – 22.45 uur: 1e ronde 22:45 – 00.00 uur: 2e ronde 00.00 – 00.45 uur: 3e ronde 00.45 -‐ 1.30 uur: 4e ronde 1.30 – 2.15 uur: 5e ronde 2.15 – 3.00 uur: 6 ronde 3.00 – 4.00 uur: Dj Adam Beyer 4.00 uur: Zaal Sluit Voor Locomotive zal een samenwerking worden aangegaan met diverse partijen. Er zal een samenwerking worden aangegaan met Spoorzone 013. Bij Spoorzone 013 zullen we gebruik maken van de evenementen locatie Club Smederij, de locatie manager, garderobe en drank afnemen. Prodigy Security levert de beveiliging gedurende het evenement.

Doelgroep De doelgroep van het evenement bestaat uit de Facebookpagina fans van Awakenings. Deze doelgroep is makkelijk te bereiken en is al bekend met het festival. Tevens zijn zij al in meer of mindere mate betrokken bij het festival. De keuze voor deze doelgroep heb ik gemaakt aan de hand van de trend beleveniseconomie. Door een bezoeker een belevenis te laten ervaren kan deze transformeren, van gewone gebruiker van het evenement naar een fan van hetzelfde evenement. Het creëren van een lokale harde kern van toegewijde fans is een belangrijk onderdeel van het versterken van een festival, zeker als in de toekomst besloten wordt naar land uit te breiden.

Promotie De volgende communicatiemiddelen zullen ingezet worden: -‐ Interview met Brabants Dagblad -‐ Gedrukte media (posters en flyers) -‐ Social media Interview met Brabants Dagblad Om gebruik te maken van free publicity, zal er een interview met het Brabants Dagblad geregeld worden. Om dit interview te krijgen zal er een persbericht gestuurd worden, waarin we ook vertellen dat we ons beschikbaar stellen voor een interview. Gedrukte media Naast alle internettoepassingen blijft gedrukte media nog steeds heel belangrijk. Printed media is een middel die aanvulling en versterking geeft aan andere middelen zoals social media, maar ook andersom. Het uitdelen van flyers en het ophangen van posters geeft een extra effect om het evenement Locomotive te promoten. Op de poster komt de ticketprijs, artiesten, plaats, tijd en datum. De posters worden 2 weken voor start kaartverkoop opgehangen en worden verspreid in Tilburg en omgeving. De flyers zullen bij hogescholen, restaurants, kledingwinkels en cafés in en rondom Tilburg liggen. De voordelen van printed media zijn dat de middelen op verschillende momenten inzetbaar zijn en zijn inzetbaar op plekken waar andere (online) media niet kan komen. Tevens zorgt het voor extra attentiewaarde d.m.v. tastbaarheid. Social media Interactie met de doelgroep wordt als zeer belangrijk gezien in de evenementenwereld in deze tijd. De Facebookpagina van Awakenings kan goed gebruikt worden om de doelgroep te bereiken en te betrekken bij de invulling en creatie van het evenement. Via de social media van Club Smederij zal reclame gemaakt worden voor het evenement de Locomotive. Het wordt hierop aangekondigd en de vragen worden beantwoord. Via Facebook zal een evenement aangemaakt worden waarop mensen zich kunnen aanmelden voor het evenement Locomotive. Deze pagina zal ook nadien gebruikt worden voor een aftermovie en foto’s. Daarnaast zal er een like, share & winactie op gepubliceerd worden waarbij mensen vrijkaarten kunnen winnen voor Locomotive.

Beleving

Locomotive wordt een feest voor oog en oor! Bovenstaand moodboard geeft een indruk van de sfeer en beleving die moet terug komen bij Locomotive in de Club Smederij.

Begroting

Uitgaven Club Smederij Locatie manager Personeel Beveiliging Garderobe DJ Decoratie Publicity Drankinkoop Totaal

Ex. BTW €225,-‐ €350,-‐ €480,-‐ €980,-‐ €72,-‐ €2000,-‐ €1500,-‐ €114,-‐ €450,-‐ €6171,-‐

Inkomsten Kaartverkoop Drankverkoop

Ex. BTW €5250 €1125 €6375

• •

Kosten worden bij de Financiële Onderbouwing toegelicht Evenement vindt plaats van 21.00-‐04.00u

Financiële onderbouwing Kaartverkoop Uitgaand van een online kaartverkoop van 150 tickets van de 200 kan men een bedrag hanteren van €35,-‐ Club Smederij De zaalhuur voor een dagdeel bedraagt €225,-‐ Locatiemanager De locatiemanager is in dienst van Spoorzone 013, hij zal tijdens het evenement aanwezig zijn (10u) als aanspreekpunt en om de locatie te openen en sluiten. Hiervoor wordt €35,-‐ euro per uur in rekening gebracht. Personeel Tijdens het evenement zijn er 6 personeelsleden (8u) aanwezig a €10,-‐ p/u. Beveiliging Gedurende de avond zal er vier man security nodig zijn. De kosten van de security zijn €35,-‐ pp/pu. Dit komt op een totaal bedrag van €980,-‐ Drank verkoop De verkoopprijs bedraagt gemiddeld €2,50 per drankje. Er vanuit gaande dat iedere bezoeker 3 drankjes drinkt kom je op een totaal bedrag van €1125,-‐ Garderobe De kosten voor de garderobe zijn €72,-‐ euro voor drie stuks, zodat alle bezoekers hun jassen kwijt kunnen. DJ De kosten van bekende Dj’s Ben Sims en Adam Beyer gebeuren altijd op aanvraag. Er is gepoogd op te zoeken en aan te vragen wat een DJ in dit prijssegment zou eigenlijk vraagt voor een optreden maar de reactie laat op zich wachten. Een schatting van 1.000 euro per artiest is daarom aangenomen voor een optreden van een uur. Dit komt uit op een prijs van 2.000 in totaal voor de begin-‐ en eindshow. Decoratie De kosten voor de decoratie bedragen €1500,-‐ Publicity A2 posters, 500 stuks, €79,38 A6 flyers, 2500 stuks, €34,29 13

Bronnenlijst Websites: http://nl.wikipedia.org/wiki/Awakenings_(feesten) Bos, N, Onderzoeksrapport: Van Evenement naar Belevenement http://www.maxazine.nl/2012/12/22/red-‐bull-‐soundclash-‐hmh-‐20-‐12-‐2012/ http://www.spoorzone013.nl/uitgaan/ http://www.drukwerkdeal.nl/ http://www.prodigysecurity.nl/ Brochure: SPZ013, Smederij 013, Locatiebrochure Tijdelijke Verhuur