Het ABC van de bedrijfsvoertuigen

ADVIES POCKET Het ABC van de bedrijfswagen voor uzelf en uw medewerkers Fiscaal uitgelegd Leasen of kopen De kosten op een rij

E E N U I T G AV E VA N

2 2

UITERAARD WILLEN AL UW WERKNEMERS EXACT DEZELFDE WAGEN. TENMINSTE, DAT IS WAT VELEN DENKEN. LeasePlan weet wel beter. Wij weten dat smaken verschillen. Daarom kunt u bij ons kiezen uit alle merken en modellen. Wat lang niet altijd het geval is bij kleinere aanbieders van bedrijfsvoertuigen.

Bovendien staan we als marktleider in de beste positie om de scherpste prijzen te negotiëren. En wanneer u voor leasing kiest, maken we het u gemakkelijk door alles overzichtelijk op één factuur te zetten.

Ontdek alles op www.leaseplandirect.be

NIEUW LEASEPLAN NU OOK VOOR ZELFSTANDIGEN, VRIJE BEROEPEN EN KMO’S. WIJ DOEN MEER MET UW BUDGET.

3

ABC van de bedrijfswagen Xxxx

4 4

De adviespocket ‘ABC van uw bedrijfswagen’ is een uitgave van UNIZO Redactie, foto’s en samenstelling: MMM Services, Fleet & Business, Bart Jacobs Modelbrieven en –contracten: UNIZO Studiedienst Layout en druk: Albe De Coker nv Verantwoordelijke uitgever: UNIZO vzw, Willebroekkaai 37, 1000 Brussel www.unizo.be Datum van uitgifte: januari 2014 Een vraag over uw bedrijfswagen? Of een andere ondernemersvraag?

Contacteer het UNIZO Service Center, 24 uur per dag, en helemaal gratis. Telefoon (zonaal tarief vanuit overal in België) 078 35 39 39, e-mail: service@unizo.be, www.unizo.be/servicecenter Niets uit deze uitgave mag worden gereproduceerd of openbaar worden gemaakt, onder welke vorm dan ook, zonder de uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van de uitgever.

UNIZO streeft naar de grootst mogelijke betrouwbaarheid van de gepubliceerde informatie, waarvoor zij echter niet aansprakelijk kan gesteld worden.

Inhoudstafel 5

1. De bedrijfsleider 1.1. Een bedrijfswagen voor mezelf en voor mijn medewerkers 1.2. De auto van de baas 1.3. Wie betaalt dat allemaal?

1.4. Ook voor de medewerkers een auto van de zaak 1.5. Wat is een bedrijfswagen?

1.6. Speel het slim en koop meer ‘auto’ voor minder geld 2. Alle autokosten op een rij 2.1. Het totale kostenplaatje van een bedrijfswagen 2.2. Houd rekening met alle kosten 2.3. Afschrijving 2.4. Rente 2.5. Taksen en belastingen 2.6. Beheer 2.7. Reparatie, onderhoud en banden 2.8. Verzekering en schadeherstel 2.9. Pechverhelping 2.10. Vervangend vervoer 2.11. Brandstof 2.12. Herverkoop en contractbeëindiging 2.13. Alle kosten op een rij 3. Fiscaliteit 3.1. Uw bedrijfswagen en de fiscus 3.2. Taksen 3.3. Boetes 3.4. Voordeel Alle Aard 3.5. Aftrekbaarheid van de autokosten 4. Welk voertuig kiezen?

4.1. Op zoek naar de ideale auto 4.2. Soorten voertuigen 4.3. Privé of bedrijfsauto?

4.4. Hoe kiezen?

4.5. Nieuw of gebruikt?

4.6. Welke brandstof?

4.7. Wat brengt de toekomst?

4.8. Lichte en minder lichte vrachtwagens 4.9. Loon of auto?

5. Financiering 5.1. Een moeilijke keuze 5.2. Zelf kopen of financieren?

5.3. Op de koffie bij de bank 5.4. Ik ga voor operationele leasing 5.5. Types operationele leasing 5.6. Voordelen van operationele leasing 5.7. Risico’s van operationele leasing

8 8 8 9 9 10 11 12 12 12 13 13 13 13 14 16 16 17 18 19 22 22 22 24 25 26 27 27 27 27 29 29 30 31 34 35 37 37 37 38 39 40 41 42

6 Inhoudstafel

6. Leveranciers 6.1. Mogelijkheden te over 6.2. Automerken en hun dealernet 6.3. Onafhankelijke verdelers 6.4. Reparatie, onderhoud en banden 6.5. Koetswerkherstellingen 6.6. Hoe geraak ik van mijn oude auto af?

7. De car-policy 7.1. Goede afspraken maken goede vrienden 7.2. Wetgeving versus dagelijkse praktijk 7.3. Wat is een car-policy?

7.4. Bedrijfscultuur 7.5. Hoe begin ik eraan?

7.6. Geen half werk 7.7. Waarmee houd ik rekening?

7.8. Ecoscore 7.9. Beperkingen en verplichtingen 7.10. Besparen op brandstofkosten 7.11. Boetes en doorbelastingen 7.12. Rechtsgeldigheid 8. Wagenparkbeheer 8.1. Meten is weten 8.2. Wat is wagenparkbeheer?

8.3. Brede impact 8.4. Brede kijk 8.5. Wie kan me helpen?

8.6. Interessante software voor uw wagenparkbeheer 9. Interessant om weten 9.1. Geen economie zonder bedrijfswagens 9.2. Een belangrijke markt 9.3. Een zware kost 9.4. Impact op het milieu 9.5. Mobiliteit en bedrijfswagen 9.6. Duurzaamheid en MVO 9.7. Professionalisering van de sector

44 44 44 45 45 46 47 49 49 49 49 49 50 51 51 53 53 54 55 56 57 57 57 57 58 58 60 61 61 61 61 62 62 63 63

10. Wat staat er ons nog te wachten?

10.1. Nieuwe evoluties 10.2. Van autobudget naar mobiliteitsbudget 10.3. Van rijtaks naar kilometerheffing 10.4. Cafetariaplan 10.5. Ecoscore 10.6. Mobimix 11. Een bedrijfswagen aanschaffen zonder valkuilen 11.1. Tot slot 12. Veelgestelde vragen

65 65 65 67 67 68 69 70 71 72

Voorwoord 7

Beste ondernemer, Een bedrijfswagen aanschaffen voor uzelf of uw personeel is een belangrijke investering, waar u beter twee keer over nadenkt. Want een doordachte keuze kan u heel wat geld besparen, zonder dat u daarom aan comfort en kwaliteit moet inboeten.

Hoeveel kost een bedrijfswagen nu ĂŠcht, alle elementen in acht genomen?

Is leasen interessanter dan kopen? Of omgekeerd?

Welke bedrijfswagen is fiscaal het meest interessant voor uw bedrijf?

Hoe zit dat met de verzekering en het onderhoud?

Wat moet er in een car policy staan?

Stuk voor stuk belangrijke vragen waarop u een helder antwoord krijgt in deze pocket. Zo bent en blijft u mobiel, aan de meest gunstige voorwaarden. En zo draait die bedrijfswagen van uw dromen niet uit op een financiĂŤle en fiscale nachtmerrie.

Ik wens u alvast veel veilig en voordelig rijplezier.

Ondernemende groeten,

Karel Van Eetvelt, Gedelegeerd Bestuurder UNIZO

8

De bedrijfsleider

1. De bedrijfsleider 1.1. Een bedrijfswagen voor mezelf en voor mijn medewerkers Op een paar zeldzame uitzonderingen na, kan een bedrijfsleider eenvoudigweg niet zonder auto. Een bedrijfsauto kan bovendien ook een beloning zijn voor het harde werken en de vele uren die u presteert. De fiscale druk op de firmawagen is de voorbije jaren echter steeds groter geworden. Is het sop de kool dan nog wel waard?

1.2. De auto van de baas Traditioneel rijdt een succesvol ondernemer met een mooie auto. Daar is niks mis mee, want u werkt er dag en nacht voor en neemt veel risico’s.

De fiscus erkent dat, onder bepaalde voorwaarden. De beste adviseur is daarbij uw boekhouder, want die weet perfect wat redelijkerwijs mogelijk is in uw situatie. Onthoud echter dat een (dure) bedrijfswagen al lang geen gratis cadeau meer is, en dat zowel uw bedrijf als uzelf privé er fors voor moet betalen.

Onze overheid sleutelt immers onophoudelijk aan de belasting op bedrijfswagens. Klap op de vuurpijl was de aanpassing van de berekening van het “Voordeel Alle Aard” begin 2012. Van de ene op de andere dag diende u privé een voordeel op een typische bedrijfsleidersauto (luxeberline, sportwagen of stevige 4x4) aan te geven dat zomaar eventjes 3- tot 5-maal hoger was dan voordien. Toch blijft de auto van de bedrijfsleider een voor de hand liggende verloning. Hoewel er alternatieve verloningen zijn, vormt zo’n glimmende nieuwe wagen nog steeds een moeilijk te weerstane verleiding, zeker als u het slim speelt.

De bedrijfsleider 9

1.3. Wie betaalt dat allemaal?

Meer dan ooit dient u bij de keuze van uw volgende auto rekening te houden met alle kostenaspecten, maar vooral met het milieu. De fiscus kijkt daarbij voornamelijk naar volgende elementen: • CO2-uitstoot (hoe lager het verbruik, hoe lager de uitstoot) • Brandstoftype (benzine vervuilt minder dan diesel) • Euronorm (vervuilingsgraad) Daarnaast blijven prijs en vermogen, zowel in paardenkrachten als in fiscale pk, hun rol spelen.

Zoals we verderop in deze gids aantonen, bepalen deze elementen het percentage waaraan de autokosten aftrekbaar zijn voor uw bedrijf, en het Voordeel Alle Aard waarop u privé zult belast worden (zie hoofdstuk 3).

Maar misschien hebt u uw auto privé overgekocht en rekent u de zakelijke kilometers aan? Ook dat is een optie, maar enkel bij beperkte kilometers en tot een redelijk bedrag (zie hoofdstuk 4).

Kies tot slot de financieringsformule die het beste aansluit bij uw situatie en verwachtingen (zie hoofdstuk 5).

1.4. Ook voor de medewerkers een auto van de zaak Als u personeel in dienst heeft, zullen sommigen onder hen waarschijnlijk verplaatsingen met de auto moeten maken voor de zaak, al dan niet op regelmatige basis. Logischerwijze dient u die kosten te dragen, ofwel door hen te vergoeden voor kilometers die ze in uw opdracht rijden met hun eigen auto, ofwel door hen een auto van het bedrijf ter beschikking te stellen. In de volgende hoofdstukken gaan we uitgebreid in op alle aspecten waarmee u daarbij moet rekening houden en hoe u de kosten van zo’n wagenpark onder controle houdt.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

10

De bedrijfsleider

1.5. Wat is een bedrijfswagen?

Algemeen gesteld kunnen we spreken van een bedrijfswagen wanneer een voertuig door een onderneming ter beschikking wordt gesteld aan de bedrijfsleider van de onderneming of aan een werknemer, als werkmiddel bij de uitvoering van zijn of haar opdrachten en/of binnen het kader van een arbeidsovereenkomst.

Dat wil concreet zeggen dat het over verschillende types voertuigen kan gaan en over verschillende toepassingen. Een bedrijfswagen kan een utilitair voertuig zijn dat puur op een werf gebruikt wordt, maar het kan net zo goed een personenwagen zijn die de bedrijfsleider of een werknemer gebruikt voor de woon-werkverplaatsingen en die deel uitmaakt van het verloningspakket. Een bedrijf kan ook poolwagens hebben, die niet aan een individuele werknemer toegewezen zijn, maar die door meerdere personeelsleden gebruikt worden voor occasionele opdrachten, voor verplaatsingen of als tijdelijk vervangend vervoer.

De bedrijfsleider 11

1.6. Speel het slim en koop meer ‘auto’ voor minder geld Omdat de overheid belang hecht aan ‘groene’ mobilititeit, bevoordeelt ze wagens met lage CO2-uitstoot en zuivere emissies. Meer en meer constructeurs komen op de markt met luxemodellen die hoge prestaties leveren en toch een laag CO2-cijfer kennen. Als u gericht kiest voor zo laag mogelijke CO2 en Euro6, compenseert dat vaak een hogere aankoopprijs. U kunt dus stilaan terug uitkijken naar een duurdere bedrijfswagen met toch een aanvaardbare fiscaliteit.

Samengevat pakt u het best zo aan: • Zorg dat de auto aan de Euro6-norm voldoet; • Ga voor de laagste CO2; • Kies voor hybride of elektrisch, behalve als u veel kilometers aflegt of als u een 4x4 wilt.

Enkele voorbeelden: de Tesla S kost 70.000 euro zonder btw, maar is dankzij de lage operationele kosten en de 120% aftrekbaarheid vergelijkbaar in TCO (Total Cost of Ownership) met een BMW 520d van 40.000 euro. En de Porsche Panamera S E-Hybrid kost nog wat meer dan de Tesla, maar is op zijn beurt voor 100% aftrekbaar. Goedkoop worden ze daar niet mee, maar ten opzichte van een ‘gewone’ Porsche is dit al heel wat anders.

Vergeet echter niet dat spelregels van de autofiscaliteit kunnen wijzigen tijdens de rit... een verwittigd bedrijfsleider is er twee waard!

Tip: Ga altijd voor groen. Milieu en rijplezier zijn met de nieuwste automodellen in perfecte harmonie en u doet er fiscaal uw voordeel mee.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

12

Alle autokosten op een rij

2. Alle autokosten op een rij 2.1. Het totale kostenplaatje van een bedrijfswagen Er komt heel wat meer kijken bij het inzetten van bedrijfswagens dan de aankoop en wat operationele kosten. Zorg ervoor dat u het complete kostenplaatje van uw vloot kent en dat u de verschillende financieringsvormen transparant met elkaar vergelijkt.

2.2. Houd rekening met alle kosten Je hoort het nog te vaak op allerhande feestjes en netwerkgelegenheden: “Ik rij met een BMW 5 en die kost me maar 600 euro per maand!”

Op dat moment is ofwel het uur van de receptie en het bijhorende aantal consumpties al ver gevorderd ofwel kraamt de trotse bezitter klinkklare onzin uit. Een auto kost nu eenmaal geld. Meer nog, hij kost zelfs veel geld als het over een bedrijfswagen gaat. En met bedrijfswagen bedoelen we doorgaans een degelijke, representatieve auto met een hoge aanschafwaarde, die intensief gebruikt wordt gedurende een economisch optimale periode van circa 4 jaar. Wie eerlijk is en alle kostenelementen optelt en daarnaast rekening houdt met een realistisch waardeverlies, die komt aan heel andere bedragen dan wat algemeen in advertenties getoond wordt om klanten te lokken of dan wat er in de late uren op een feestje wordt geclaimd.

Gemiddeld bedraagt de aankoopsom slechts 40% van de totale kosten van een bedrijfswagen. Brandstof neemt een tweede grote hap uit het totaalbudget. Daarna volgen onderhoud, interesten, belastingen en administratie. We geven u hieronder een zo volledig mogelijk overzicht van alle kosten waarmee u rekening dient te houden bij een bedrijfswagen.

2.3. Afschrijving Voor elke auto die u inzet, bepaalt u vooraf een economische gebruiksduur. De normale afschrijvingstermijn voor auto’s is 5 jaar, maar kan korter of langer worden afhankelijk van het gebruik of het type voertuig. Een vrachtwagen zal doorgaans langer ingezet worden, terwijl de auto van een vertegenwoordiger die elk jaar 60.000 kilometer maalt al na 3 jaar aan vervanging toe is. Ook als u een tweedehandsauto inzet, zal die soms op 3 jaar worden afgeschreven, terwijl een auto voor de woon-werkverplaatsingen van de onthaalbediende mogelijk pas na 5 jaar uit de boekhouding gaat.

Alle autokosten op een rij 13

Het af te schrijven bedrag wordt berekend als het resultaat van de netto-aanschafwaarde (brutoprijs min korting) min de voorziene restwaarde.

Deze laatste zal op zijn beurt afhangen van het type voertuig en het gebruik, maar ook van de gekozen financieringsformule. En die heeft op zijn beurt dan ook weer een invloed op de boekhoudkundige verwerking van de auto.

2.4. Rente Bij een bankfinanciering is de rekening snel gemaakt, want de bank rekent u intrest aan op het volledige gefinancierde bedrag. Als u voor operationele of financiële renting kiest, wordt gerekend met een bepaalde verhoogde restwaarde, en zal de rentebasis daarop worden bepaald. U zult dan een lager bedrag aan intrest betalen dan bij een klassieke lening met een afschrijving van het voertuig naar 0 of 5% van de nieuwwaarde.

Ook als u de aankoop financiert met eigen middelen, dient u voor de eerlijkheid een rentekost aan te rekenen, in de vorm van de alternatieve opbrengst van de ingezette middelen. Eenvoudiger gezegd: wat zou dezelfde som geld u hebben opgebracht indien u ze voor andere doeleinden dan de aankoop van de auto had ingezet? Of u kijkt naar de marktconforme percentages en past die toe op het investeringsbedrag.

Rentekosten zijn steeds voor 100% aftrekbaar voor een bedrijf.

2.5. Taksen en belastingen Omdat dit zo uitgebreid is, hebben we er een apart hoofdstuk ‘Fiscaliteit’ aan besteed. U vindt het op pagina 22.

2.6. Beheer Een goed (pro-)actief beheer van uw wagenpark kan u veel geld besparen, maar vraagt tijd en toewijding. Reken toch al snel op een half uur per maand per voertuig. Niet enkel is er de administratie, maar er zijn ook schadegevallen, berijderswissels, pannes, stopzetting en noem maar op.

Die tijd moet u incalculeren of kunt u outsourcen. Een leasemaatschappij rekent u voor het beheer een kleine maandelijkse vergoeding aan.

2.7. Reparatie, onderhoud en banden Ook al heeft een moderne auto niet veel onderhoud meer nodig, toch zal u hem periodiek een servicebeurt moeten gunnen. Gelukkig melden de meeste auto’s zelf wanneer ze aan onderhoud toe zijn. Binnen niet

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

14

Alle autokosten op een rij

onafzienbare tijd zal uw auto zelf contact nemen met de dealer om problemen te melden of service in te plannen, maar dat is voorlopig nog toekomstmuziek! Hoe dan ook doet de berijder er goed aan af en toe het oliepeil en de bandenspanning te controleren. Een vastgelopen motor betekent namelijk al snel een totaalverlies van de auto en met onvoldoende bandenspanning zal uw auto makkelijk 15% meer verbruiken dan normaal, terwijl banden met onvoldoende druk ook nog eens sneller slijten en minder baanvast zijn.

Ook een flinke poetsbeurt van tijd tot tijd doet uw auto goed, en zorgt voor de representativiteit ervan. Al deze dingen vallen onder het beheer als goede huisvader en kunt u dus perfect met uw berijders afspreken via de car-policy.

Banden met te weinig profieldiepte zijn gevaarlijk, net zoals banden met onaangepast profiel. Niet enkel dient u de banden tijdig te vernieuwen, maar u doet ook uw voordeel door uw auto’s op winterbanden te zetten. De kleine kost van de seizoenswissel weegt niet op tegen de extra veiligheid en het lagere risico op (potentieel prijzige) schadegevallen. Bovendien stockeren dealers en bandencentrales uw niet-gemonteerde set in afwachting van het nieuwe seizoen. Blijf op ons advies ook weg van goedkope banden van C- of D-merken en kies altijd voor de best mogelijke kwaliteit. Uw bandenspecialist zal u daarbij graag adviseren.

Als uw auto in operationele leasing rijdt, zal de verhuurder zorg dragen voor alle administratie rond ROB (reparatie, onderhoud en banden). De beroepsvereniging Renta heeft daarvoor een platform MRT (maintenance, repair & tyres) gebouwd dat door alle leveranciers gebruikt wordt om goedkeuringen voor interventies aan te vragen. In het belang van uw budget zullen de specialisten van de leasemaatschappij enkel een ‘OK’ geven voor perfect verantwoorde uitgaven, rekening houdend met de onderhoudsplanning en de leeftijd van de auto. Zo worden onnodige of overdreven kosten aan het einde van het contract vermeden.

Als uw auto buiten zijn garantieperiode is, kunt u overwegen om een beroep te doen op onafhankelijke serviceketens. Zij kennen ook de onderhoudsplanning van de auto en hebben toegang tot constructeursgegevens. In het buitenland hebben deze spelers reeds een deel van de fleetmarkt in handen, maar bij ons loopt het nog niet zo’n vaart.

2.8. Verzekering en schadeherstel Elk voertuig dat u op de baan brengt, dient verplicht verzekerd te zijn in Burgerlijke Aansprakelijkheid. Dit dekt u voor schade die u aan ande-

Alle autokosten op een rij 15

ren toebrengt, maar niet voor eigen schade of diefstal van uw voertuig.

Daarvoor kunt u een beperkte of uitgebreide omniumdekking nemen, bovenop de BA. Ook juridische bijstand in geval van een proces, kunt u verzekeren door middel van een polis rechtsbijstand. Om belangenvermenging te vermijden, wordt vaak aangeraden om de rechtsbijstand niet bij dezelfde maatschappij te nemen als de omnium.

Daarnaast kunt u bijkomend verzekeringen aangaan voor letsels bij de bestuurder en/of de inzittenden. Zorg er ook voor dat u verzekerd bent voor toebehoren die achteraf werden geplaatst zoals een inrichting van een laadruimte, een gps-systeem of track&trace-systeem. Dat laatste zal, net als een alarmsysteem, in de toekomst steeds vaker verplicht worden door uw verzekeraar indien uw auto een hoge aanschafwaarde heeft.

Elke verzekeraar zal vanaf een bepaald moment beginnen afschrijven op de waarde van de auto, om de vervangingswaarde bij diefstal of totaalverlies te bepalen. Sommige verzekeraars wachten daar erg lang mee, lees dus altijd goed de kleine lettertjes van een voorstel voor u iets ondertekent.

In geval van schade waarbij u in fout bent, zal de verzekeraar u in principe een eigen bijdrage, ook ‘vrijstelling’ of ‘franchise’ genoemd, in rekening brengen. Voor de hoogte van de franchise zijn er meerdere formules mogelijk. Courant wordt 2% van de investeringswaarde toegepast, maar een interessante formule is die van de ‘Engelse vrijstelling’, waarbij de vrijstelling kan wegvallen mits de auto hersteld wordt bij een door de verzekeraar aangeduide koetswerkspecialist. In principe kunt u ook kiezen voor een polis zonder vrijstelling, maar die zal in de praktijk zowat onbetaalbaar zijn.

In de meeste bedrijven met een wagenpark wordt de regel gehanteerd dat de tweede franchise in eenzelfde kalenderjaar voor een schade in fout doorgerekend wordt aan de berijder. Vrijstellingen voor glasbreuk worden doorgaans niet verhaald op de berijder.

Grote bedrijven kiezen er soms voor om enkel de verplichte BA-verzekering af te sluiten en zelf een provisie aan te leggen voor eigen schade.

Het kan ook een idee zijn om uw berijders een rijvaardigheidscursus te laten volgen, om het schaderisico en het verbruik te doen dalen. U kunt goede chauffeurs ook belonen wanneer ze een jaar zonder schade of boetes hebben gereden.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

16

Alle autokosten op een rij

Schade wordt in regel hersteld bij een door de verzekeraar erkende hersteller. Dat kan de dealer zijn, maar net zo goed een onafhankelijke specialist. Een ruitherstelling of vervanging gebeurt meestal bij een onafhankelijke keten zoals Carglass (www.carglass.be) of Touring Glass (www. touringglass.be), maar kan steeds vaker ook door de dealer uitgevoerd worden.

2.9. Pechverhelping Auto’s zijn over de voorbije decennia onnoemelijk veel betrouwbaarder geworden, maar toch zijn pannes niet helemaal uit te sluiten. Dan is het geruststellend om beroep te kunnen doen op pechverhelping. Algemeen omvat een contract van pechverhelping het verlenen van assistentie bij panne (voor verschillende redenen) in binnen- en/of buitenland, en mogelijk ook een vervangwagen bij immobilisatie van meer dan 24 uur.

Zelfs voor platte banden of een lege tank kunt u al een beroep doen op deze onmisbare mensen!

Bij nieuwe auto’s krijgt u doorgaans zeer degelijke pechverhelping van de constructeur, gedurende de officiële garantieperiode. Die bedraagt minstens 2 jaar in Europa, en veel merken bieden 3, 5 of zelfs 7 jaar garantie aan. Loopt die periode af, kan het interessant zijn om het contract te verlengen bij uw verdeler of bij het merk. Bestaat die mogelijkheid niet of hebt u te veel voertuigen van verschillende merken en wenst u niet telkens uit te zoeken of uw auto wel gedekt is door een dergelijke dienst, dan kunt u voor uw vloot een algemene dekking afsluiten met één van de grote pechverhelpers in ons land. De meest bekende zijn VAB (www.vab.be) en Touring (www.touring.be). Voor buitenlandse assistentie is ook Europ Assistance (www.europ-assistance.be) een vertrouwde speler.

In een formule van operationele leasing wordt pechverhelping doorgaans standaard voorzien. Ook verzekeringsmaatschappijen nemen vaak pechverhelping op in hun autopolissen. Vergelijken is dus de zaak, om te vermijden dat u dubbel verzekerd bent!

2.10. Vervangend vervoer Deze dienst is doorgaans gekoppeld aan de pechverhelping, wat logisch is. De meeste aanbieders zullen u de keuze laten uit het type van vervangwagen. Standaard is dat meestal een klein stadsautootje, maar voor uw CEO of iemand met een bestelwagen zult u waarschijnlijk toch een aangepaste oplossing willen. Ook kunt u bepalen voor welke redenen een vervangwagen wordt toegekend. Bij normaal onderhoud van de auto heeft vervangend vervoer bijvoorbeeld weinig zin, omdat veel

Alle autokosten op een rij 17

dealers een werkruimte voor hun zakelijke klanten voorzien. Doet u vaak beroep op vervangwagens, dan kan het nuttig zijn om hier een specifieke overeenkomst voor te maken. Dat kan met de leasemaatschappij maar ook met een kortetermijnverhuurder (voor adressen kan u terecht op www.renta.be).

2.11. Brandstof Een van de grote misverstanden die bij de huidige bedrijfswagens bestaan, is dat ze veel minder verbruiken dan oudere modellen. Dat komt omdat zowat de hele autofiscaliteit is opgehangen aan de theoretische uitstoot van CO2 (koolstofdioxide) van een voertuig. Dit gas is verantwoordelijk voor (een deel van) de opwarming van de aarde en het is dus zaak om de uitstoot ervan zo laag mogelijk te krijgen. Een auto met een lage CO2 geniet daarom op heel veel vlakken fiscale voordelen en ook de berijder voelt het effect in de portemonnee dankzij het lagere Voordeel van Alle Aard.

Constructeurs springen echter erg handig om met de afstelling van hun auto’s om de officiële Europese testcyclus voor de meting van de CO2-uitstoot zo gunstig mogelijk door te komen. Dit leidt tot onwaarschijnlijk lage verbruik- en uitstootcijfers, met name voor hybride wagens. De realiteit is een pak ongunstiger, met reële verbruikscijfers die makkelijk 30% hoger liggen dan wat in de brochure staat.

Als we dat in rekening brengen, wordt de verbruikswinst van de voorbije 5 jaar voor een groot deel tenietgedaan door strengere veiligheidseisen en de vraag naar meer comfort die de auto’s er enkel zwaarder en groter op hebben gemaakt. Houd voor de berekening van uw brandstofbudget daarom best rekening met de officiële opgave voor het stadsverkeer.

Dit neemt echter niet weg dat het gemiddelde bedrijf nog steeds beter af is met dieselwagens, tenzij het om auto’s gaat die vele korte afstanden rijden, waarbij de motor nooit voldoende op temperatuur komt en een diesel dus niet optimaal functioneert.

Dat neemt niet weg dat constructeurs steeds vaker met spectaculaire wagens komen, gaande van de ‘full electric’ Tesla S tot de hybride Porsche Panamera of Mercedes S 500. Stuk voor stuk auto’s die hun enorm prestatiepotentieel in een ecologisch kleedje verpakken zodat zij fiscaal gezien uitzonderlijk interessant kunnen zijn voor een bedrijf.

We moeten de fiscus de pap niet in de mond geven. De autofiscaliteit is nu al erg streng. U moet zelf bepalen of u zo’n auto durft in te zetten, want met de rechtsonzekerheid in ons land weet je vandaag zelfs niet

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

18

Alle autokosten op een rij

bij benadering hoeveel taksen en lasten je volgend jaar voor dezelfde auto zult betalen.

Los van die overpeinzingen, kunnen we stellen dat we geleidelijk aan nieuwe technologieën zien opkomen die voor zuinigere voertuigen zullen zorgen. Veelbelovend is de brandstofcel, die op middellange termijn productierijp zou kunnen zijn. Laten we hopen dat de brandstofinfrastructuur kan volgen zodat we dit soort wagens ook effectief in onze vloten kunnen opnemen. Tot het zover is, kiest u best voorzichtig en stuurt u uw berijders vooral langs bij goedkopere ‘Easy’, ‘Express’ en ‘Self’-pompen, waar een liter al snel 10 eurocent minder kost dan bij een pomp met shop. Op een tank van 50 liter scheelt dat gauw 5 euro per tankbeurt. Rekent u maar uit welke besparing dat voor uw volledige vloot betekent!

Brandstofkosten zijn steeds voor 75% aftrekbaar, ongeacht het type brandstof, met deze kanttekening dat ook hier mogelijke veranderingen op til zijn.

2.12. Herverkoop en contractbeëindiging Bij het einde van de gebruiksperiode van het voertuig, zult u het uit dienst nemen en te koop aanbieden. Contracten moeten worden stopgezet, er wordt een staat van de auto opgemaakt (kilometerstand, schade, enzovoort) en mogelijk leidt dit ook tot een kostenafrekening met de berijder van alle onaanvaardbare schades, in zoverre uw car-policy dat ook voorziet. Alweer een reden om een goede car-policy uit te werken!

In het hoofdstuk ‘Leveranciers’ leest u meer over de aanpak van de herverkoop, en op wiens diensten u daarbij een beroep kunt doen. Maar als we het over kosten hebben, dan moeten we in de eerste plaats kijken naar de zogenaamde ‘eindecontractschade’ die algemeen in de markt wordt toegepast. Heel concreet gaat het over schade of de onregelmatigheden op het voertuig, die onaanvaardbaar zijn volgens de regels van het gebruik als een ‘goede huisvader’. Dat betekent dat normale gebruiksschade getolereerd wordt, maar grotere schades uiteraard niet.

Om redenen van objectiviteit en transparantie, heeft Renta een definitie en omschrijving van eindecontractschade opgemaakt. Die is te vinden op de website www.renta.be en wordt door zowat de algemene leasingsector toegepast.

Schade die als onaanvaardbaar wordt omschreven, zal aanleiding geven tot een waardevermindering. Reparatie is echter niet altijd nodig, want de kost van herstelling is vaak hoger dan het verschil in de herverkoop-

Alle autokosten op een rij 19

waarde, behalve als de auto nog jong of zeer waardevol is. Het is die waardevermindering die de leasemaatschappij u zal doorrekenen en die u mogelijk kunt verhalen op de berijder. Voor een ‘second opinion’ kunt u in deze gevallen beroep doen op de externe experten zoals ze ook in hoofdstuk 7 vermeld zijn.

Als de auto dan effectief verkocht wordt, dient u eventueel nog rekening te houden met kosten van technische controle of van plaatsing op een verkoopsite of de verkoopkosten bij een veilinghuis.

Verkoopt u zelf, dan dient u mogelijk een bedrag te reserveren voor garantie. Partijen als CarGarantie (www.cargarantie.com) kunnen u een garantiepolis aanbieden, zodat u niet voor onaangename verrassingen komt te staan.

2.13. Alle kosten op een rij Afschrijving - Afschrijven doet u in functie van de gekozen economische gebruiksduur. Het af te schrijven bedrag wordt berekend als het resultaat van de netto-aanschafwaarde (brutoprijs min korting) min de voorziene restwaarde. Deze laatste hangt af van het type voertuig, het gebruik en de gekozen financieringsformule.

Rente - De bank rekent u intrest aan op het gefinancierde bedrag.

Bij operationele of financiële renting, wordt gerekend met een verhoogde restwaarde waarop de rentebasis wordt bepaald. Als u de aankoop financiert met eigen middelen, dient u voor de eerlijkheid een rentekost aan te rekenen: wat zou dezelfde som geld u hebben opgebracht indien u ze voor andere doeleinden dan de aankoop van de auto had ingezet? Rentekosten zijn steeds voor 100% aftrekbaar voor een bedrijf.

Taksen en belastingen – zie hoofdstuk ‘Fiscaliteit’.

Beheer - Een goed (pro-)actief beheer van uw wagenpark kan u veel geld besparen, maar kost tijd en toewijding: administratie, schadegevallen, rijderswissels, pannes, stopzetting en noem maar op. Die tijd moet u incalculeren of kunt u outsourcen. Een leasemaatschappij rekent u voor het beheer een kleine maandelijkse vergoeding aan.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

20

Alle autokosten op een rij

Reparatie, onderhoud en banden - Ook al heeft een moderne auto niet veel onderhoud meer nodig, maar toch… Als goede huisvader doet een berijder er goed aan af en toe het oliepeil en de bandenspanning te controleren en de auto van tijd tot tijd te poetsen. Zorg voor duidelijke afspraken via de car-policy.

Verzekering en schadeherstel - Elk voertuig dat u op de baan brengt, dient verplicht verzekerd te zijn in Burgerlijke Aansprakelijkheid. Dit dekt u voor schade aan anderen, maar niet voor eigen schade of diefstal van uw voertuig. Uiteraard kan iedere verzekeraar ook in een uitgebreidere dekking voorzien. Zorg er ook voor dat u verzekerd bent voor toebehoren die achteraf werden geplaatst. Het kan ook een idee zijn om uw berijders een rijvaardigheidscursus te laten volgen, om het schaderisico en het verbruik te doen dalen. U kunt goede chauffeurs belonen na een jaar zonder schade of boetes.

Pechverhelping - Bij nieuwe auto’s krijgt u doorgaans zeer degelijke pechverhelping van de constructeur tijdens de garantieperiode. Daana kan het interessant zijn om het contract te verlengen.

Ook verzekeringsmaatschappijen nemen vaak pechverhelping op in hun autopolissen. Vergelijken is dus de zaak, om te vermijden dat u dubbel verzekerd bent!

Vervangend vervoer - Deze dienst (standaard een kleine stadsauto) is doorgaans gekoppeld aan de pechverhelping, maar u kunt zelf bepalen voor welke redenen een vervangwagen wordt toegekend.

Brandstof - Een van de grote misverstanden rond moderne bedrijfswagens bestaan, is dat ze uitzonderlijk zuinig zouden zijn.

Dat komt omdat zowat de hele autofiscaliteit is opgehangen aan de theoretische CO2-uitstoot. De realiteit is een pak ongunstiger, met reële verbruikscijfers die makkelijk 30% tot zelfs 50% hoger liggen. Houd daarom best rekening met de officiële opgave voor het stadsverkeer. Dit neemt niet weg dat constructeurs steeds vaker met spectaculaire wagens komen (van Tesla S tot de hybride Porsche Panamera). Auto’s die hun enorm prestatiepotentieel in een ecologisch kleedje verpakken zodat zij fiscaal gezien uitzonderlijk interessant kunnen zijn. Brandstofkosten zijn tot nader order voor 75% aftrekbaar, ongeacht het type brandstof.

Alle autokosten op een rij 21

Herverkoop en contractbeëindiging - Bij het einde van de gebruiksperiode van het voertuig, zult u het uit dienst nemen en te koop aanbieden. In het hoofdstuk ‘Leveranciers’ leest u meer over de aanpak van de herverkoop, en op wiens diensten u daarbij een beroep kunt doen. Opgepast ook voor de ‘eindecontractschade’: schade of onregelmatigheden op het voertuig die onaanvaardbaar zijn volgens de regels van het gebruik als een ‘goede huisvader’. De officiële normen staan op www.renta.be.

Bij het uit dienst nemen van een leasingwagen zal een expert bepalen wat volgens de algemeen gehanteerde Renta-norm aanvaardbare schade is en wat niet.

Tip: Laat de eindecontractschade van een voertuig dat uit dienst wordt genomen, altijd vaststellen in aanwezigheid van de chauffeur en, als het even kan, iemand van de leasingmaatschappij.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

22 Fiscaliteit

3. Fiscaliteit 3.1. Uw bedrijfswagen en de fiscus De fiscus pikt graag een graantje mee van uw investeringen. Enige voorzichtigheid en vooruitziendheid bij uw keuze kunnen dan ook geen kwaad…

3.2. Taksen De onderstaande taksen zult u moeten betalen: • BTW: wordt berekend op het nettofactuurbedrag en is sinds 2013 fiscaal aftrekbaar volgens het beroepsmatig gebruik van het voertuig.

Was de aftrek tot voorheen 50% voor een personenwagen en 100% voor een (lichte) vrachtwagen, dan heeft de fiscus beslist om vanaf 2013 de aftrekbaarheid te beperken tot het werkelijke beroepsmatige gebruik ven het voertuig. Bedrijven kunnen voor de vaststelling van het percentage beroepsmatig gebruik kiezen uit 4 berekeningsmethodes : 1. Bij de eerste methode dient men via een manuele invoer (een rittenboekje of een softwareprogramma) of op een geautomatiseerde wijze (bijvoorbeeld door middel van een zogeheten track&trace-systeem) een rittenadministratie bij te houden. De vaststelling gebeurt hier per vervoermiddel. Onnodig te zeggen dat dit administratief een flinke meerkost betekent en dat het risico op fouten bij een manuele invoer niet gering is.

2. De tweede methode maakt men gebruik van een formule.

Hierbij wordt, wat betreft het privégebruik, rekening gehouden met woon-werkverkeer, heen én terug. De officiële formule is: “afstand woon-werk x 2 x 200 + 6.000 km x 100 / totaal aantal km op jaarbasis”.

Fiscaliteit 23

> Voor de eerste en tweede methode aanvaardt de administratie optioneel de toepassing van een globaal gemiddeld aftrekpercentage voor alle vervoermiddelen van dezelfde aard.

3. De derde methode gaat uit van een vast forfaitair beroepsgebruik van 35% voor alle personenvoertuigen en utilitaire voertuigen waarmee personen worden vervoerd. Gezien de eenvoudige toepassing, kiezen de meeste bedrijven voor deze formule, behalve wagenparken met veel utilitaire voertuigen.

Ook kleinere bedrijven met minder dan 4 voertuigen in de vloot, kunnen deze methode voortaan ook toepassen. En dit eventueel met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2012.

4. De vierde methode is vergelijkbaar met methode 3 maar dan toegespitst op lichte utilitaire voertuigen. Worden deze hoofdzakelijk professioneel gebruikt, dan mag een bedrijf kiezen voor een forfaitaire aftrek van 85% voor alle utilitaire voertuigen, gedurende een minimumperiode van 4 jaar. Ook deze methode kan toegepast worden door kleine ondernemingen met minder dan 4 voertuigen in de vloot.

Deze btw-regeling geldt voor alle voertuigen die een bedrijf bezit, zowel in aankoop als in leasing (financieel en operationeel).

• BIV (Belasting op Inverkeerstelling) : éénmalige belasting bij de inschrijving van een personenauto of minibus, berekend op een combinatie van vermogen, motorinhoud, uitstoot en brandstoftype. De BIV wordt regionaal geheven in ons land, wat betekent dat er soms grote verschillen zijn tussen Vlaanderen, Brussel en Wallonië. Terwijl Brussel en Wallonië de berekening op dezelfde manier maken, heeft Vlaanderen sinds 2011 een nieuwe berekeningswijze die de milieubelasting als belangrijkste parameter hanteert. Dat heeft tot gevolg dat u voor een zware auto met Euro6-motor in Vlaanderen bijna geen BIV betaalt, terwijl dat in Brussel veel meer is.

Vlaanderen maakt ook een onderscheid tussen inschrijving op een natuurlijk persoon (particulier) of een rechtspersoon (bedrijf), maar belangrijker is dat voertuigen die op naam van een leasingmaatschappij worden ingeschreven, steeds onder de ‘oude’ regeling vallen zoals die nog geldt in Brussel en Wallonië. Er gaan echter stemmen op om deze ongelukkige scheve situatie op korte termijn recht te zetten, mogelijk door leasingwagens te laten inschrijven op naam van de klant. Dit was echter nog niet concreet bij de afsluiting van de redactie.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

24 Fiscaliteit

Een rekenvoorbeeld: BMW 530d Euro6, 190kW, 15pk, 139 g/km CO2 regio

Vlaanderen

leasing

Brussel-Wallonië

BIV

173,71

4.957,00

4.957,00

Gezien de enorme verschillen op sommige wagens, doet u er als bedrijf gevestigd in Vlaanderen goed aan om vooraf op te zoeken welke BIV u voor een auto zult betalen. U kunt dit simuleren op de website van de Vlaamse overheid: www.belastingen.fenb.be, sectie SimulatieVerkeersbelasting.

• Verkeersbelasting: wordt nog steeds op dezelfde manier voor de 3 gewesten berekend, op basis van de cilinderinhoud van de motor. Op de website van de federale overheid vindt u de tarieven voor personenwagens en lichte vrachtwagens: www.minfin.fgov.be.

• CO2-taks: ook wel ‘solidariteitsbijdrage’ genoemd en door de werkgever verschuldigd aan de RSZ voor elk voertuig dat door een werknemer ook privé gebruikt wordt. De berekening gebeurt op basis van het brandstoftype en de CO2-uitstoot. Het bedrag is een forfait, dat geen rekening houdt met eventuele bijdragen van de werknemer voor het gebruik van de auto. De auto van de (zelfstandige) bedrijfsleider is niet onderworpen aan de solidariteitsbijdrage.

3.3. Boetes Boetes: zijn strikt juridisch ten laste van de werkgever, maar worden in de regel via de car-policy doorbelast aan de berijder. Boetes vallen onder ‘verworpen uitgaven’ (niet-aftrekbare kosten) voor een bedrijf. Maak hierover goede afspraken, liefst via de car-policy (hoofdstuk 7). Hetzelfde geldt uiteraard voor parkeerretributies, GAS-boetes en andere boetes.

Let wel op dat u geen ‘verdoken loon’ toekent door boetes via het bedrijf te betalen. Daar hebben ze bij de RSZ en de fiscus een hekel aan.

Fiscaliteit 25

3.4. Voordeel Alle Aard Voordeel Alle Aard: als regel geldt dat op elk privévoordeel dat uw werknemer geniet doordat u hem een bedrijfswagen, gsm of laptop ter beschikking stelt, belasting verschuldigd is. De lijst van voordelen is niet limitatief, en de overheid heeft de neiging om steeds meer gunsten en extra’s als een belastbaar voordeel te bekijken. Het voordeel wordt daarbij immers als een vorm van inkomen beschouwd dat becijferd moet worden. Het bedrag waarop de werknemer belast wordt via zijn personenbelasting, noemen we het Voordeel Alle Aard.

Voor de bedrijfsauto wordt het VAA berekend volgens het brandstoftype, de CO2-uitstoot, de leeftijd en de waarde van de auto. Met een formule komt men tot het VAA dat op de loonfiche van de werknemer komt te staan. Hoe lager de CO2 en hoe goedkoper de auto, hoe lager het VAA, met een minimum van 100 euro per maand. Ook in hoofde van het bedrijf wordt een verworpen uitgave ten laste van de werkgever gelegd, à rato van 17% van het VAA van elke auto. Leasingmaatschappijen hebben alle gegevens om voor u de berekeningen te maken, en ook uw sociaal secretariaat kan helpen.

Met een tool als Carwizard (www.carwizard.inmotiv.be) kunt u voor alle wagens zelf het VAA en de taksen berekenen, mits u de aankoopfactuur bij de hand hebt.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

26 Fiscaliteit

3.5. Aftrekbaarheid van de autokosten Autokosten van personenwagens zijn in algemene regel aftrekbaar volgens hun CO2-uitstoot. De overheid heeft in 2010 een tabel opgesteld met emissieschijven voor diesel-, benzine- en puur elektrische voertuigen en die schijven gerelateerd aan een aftrekpercentage (zie tabel).

CO2-uitstoot diesel (in g/km)

CO2-uitstoot benzine (in g/km)

CO2-uitstoot 100% elektrisch

Fiscaal aftrekpercentage

0

120%

< 61

< 61

100%

61 - 105

61 â&#x20AC;&#x201C; 105

90%

106 - 115

106 - 125

80%

116 - 145

126 - 155

75%

146 - 170

156 - 180

70%

171 - 195

181 - 205

60%

> 195 of niet gekend

> 205 of niet gekend

50%

Het aftrekpercentage is van toepassing op alle autogerelateerde kosten, dus ook voor parking, carwash, tolgelden, enzovoort.

Voor brandstof, rente en btw gelden andere aftrekregels, zoals hierboven reeds werd aangehaald. Voor lichte en zware vrachtwagens geldt in regel nog steeds de 100% aftrekbaarheid, met uitzondering van de btw (zie hierboven).

Constructeurs hebben de CO2-emissies van hun autoâ&#x20AC;&#x2122;s de voorbije jaren fors doen dalen, zoals u onder de paragraaf brandstof reeds kon lezen. Het zou dus best kunnen dat de overheid bij een volgende besparingsronde de normen voor de aftrekbaarheid zal willen herbekijken. Algemeen geldt natuurlijk dat deze gids een momentopname is en u zich steeds bijkomend dient te informeren of u over alle relevante gegevens beschikt om uw beslissing te funderen. Unizo zal u daar als lid graag maximaal bij ondersteunen!

Tip: Om te besparen op BIV kunt u een (luxe)auto met veel vermogen maar met een lage CO2-uitstoot best op naam van uw bedrijf inschrijven in plaats van op de leasingmaatschappij.

Welk voertuig kiezen? 27

4. Welk voertuig kiezen?

4.1. Op zoek naar de ideale auto Het is altijd leuk om een nieuwe auto te kopen. Maar hoe weet ik of de auto die ik privé zou kopen ook de juiste keuze is voor mijn bedrijf? Bestaat er zoiets als een ideale bedrijfswagen? We zetten de voornaamste criteria voor u op een rij.

4.2. Soorten voertuigen De overheid onderscheidt meerdere soorten en types voertuigen. Dat heeft te maken met de Europese homologatienormen, die voor elk type voertuig en voor elke toepassing specifieke eisen stelt inzake veiligheid, uitrusting, enzovoort. De voornaamste categorieën voertuigen zijn: • Cat M1: Voertuigen voor personenvervoer met maximum 9 zitplaatsen, bestuurder inbegrepen. Hieronder vallen alle personenwagens en minibussen.

• Cat M2/M3: bussen en autocars • Cat. N1: voertuigen voor goederenvervoer met maximale toegelaten massa (MTM) van 3,5 ton, de zogenaamde bestelwagens • Cat. N2/N3: vrachtwagens met meer dan 3,5T MTM • In deze gids hebben we het voornamelijk over de categorieën M1 en N1, omdat die door zowat alle bedrijven gebruikt worden. Voor alle bijkomende details over de mogelijke voertuigcategorieën en de normen waaraan ze moeten voldoen, verwijzen we u graag naar de website van de FOD Mobiliteit www.mobility.belgium.be.

4.3. Privé of bedrijfsauto?

Volgens een studie krijgt zowat 30% van alle bedienden een bedrijfsauto.

U hoeft daarmee niet meteen een auto te geven aan elke medewerker die af en toe de baan opgaat voor het bedrijf. De overheid voorziet immers in een officiële kilometervergoeding voor professioneel afgelegde kilometers met een privéwagen. De vergoeding dekt alle autokosten, ook de brandstof, maar niet de woon-werkverplaatsingen. Ze is belastingvrij voor uw werknemer, met een maximum van 24.000 km per jaar.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

28

Welk voertuig kiezen?

Hoogtechnologische meesterwerkjes als de Volvo V60 Plug In Hybrid beantwoorden aan een specifiek rijdersprofiel. Houd daar rekening mee wanneer u dit soort wagens overweegt voor uw eigen vloot.

De vergoeding bedraagt voor de periode van 1 juli 2013 tot en met 30 juni 2014 precies 0,3461 euro. Elk jaar past de overheid een indexering toe. U leest er meer over op www.binnenland.vlaanderen.be. U bent overigens niet verplicht om u aan dit bedrag te houden, al is het wel een goede leidraad.

Het is echter mogelijk om meer dan 24.000 km per jaar te vergoeden en/of een hoger bedrag per kilometer te vergoeden. Maar dan zal de fiscus wel vragen om te bewijzen dat er inderdaad meer dan 24.000 km in opdracht van de werkgever zijn afgelegd. Of om te bewijzen dat de kostprijs van de auto hoger ligt dan de forfaitaire kilometervergoeding van de ambtenaren.

Voor een gemiddelde auto van het type Volkswagen Golf zal de vergelijking tussen een vergoeding of een bedrijfsauto ongeveer gelijklopen.

Gaat het echter over een duurdere auto of wanneer uw medewerker meer dan 20.000 zakelijke kilometers per jaar aflegt, dan kiest u toch maar beter voor een bedrijfswagen. U bent dan meteen ook zeker van de representativiteit en/of het type auto waarmee uw mensen rijden.

Een recentere evolutie is de keuze voor een mobiliteitsbudget. Daarbij krijgt uw medewerker de beschikking over een maandelijks budget, dat vrij kan besteed worden aan alle mogelijke mobiliteitsvormen zoals openbaar vervoer, taxi, fiets, scooter, auto, enzovoort. Voor meer tekst en uitleg hierover, verwijzen we u echter graag naar hoofdstuk 6 waar onder meer deze nieuwe evoluties aan bod komen.

Welk voertuig kiezen? 29

Ook zijn er bedrijven die particulieren aanbieden om met een auto met publiciteit rond te rijden aan een bijzonder lage maandelijkse kost. Een voorbeeld is hier Cars4Publicity met de site www.ikrijslim.be.

De vraag ‘kopen of leasen’ trachten we uitgebreid te beantwoorden in het laatste hoofdstuk van deze gids, waarin u wegwijs maken in de keuze van de ideale financieringsvorm.

4.4. Hoe kiezen?

Er bestaat een enorme variatie aan personenwagens en lichte vrachtwagens, waar we hier onmogelijk op kunnen ingaan. U moet dus vooraf goed bepalen wat u exact nodig hebt en welke keuzecriteria u daarbij hanteert. In de eerste plaats moet u kijken naar de praktische vereisten. Hoe groot moet het voertuig zijn? Wat ga ik ermee vervoeren? Daarnaast is er het kostenplaatje: wat is mijn budget? Hoe lang wens ik het voertuig te gebruiken? Hoe zal het voertuig fiscaal en boekhoudkundig ‘verwerkt’ worden? Last but not least, zijn er een hele rist subjectieve factoren die hun rol spelen. Welk imago wil ik uitdragen? Luxe? Eenvoud? Past de gekozen auto binnen de bedrijfscultuur? Om nog maar te zwijgen van de individuele voorkeuren van de chauffeurs…

De manier waarop u al deze aspecten benadert, kunt u best vooraf in een ‘car-policy’ neerschrijven, zodat u niet voortdurend van mening verandert tijdens uw zoektocht en u zich kunt laten helpen door professionals met een brede kijk op het aanbod en de mogelijkheden, zoals leasemaatschappijen of mobiliteitsconsultants. Zij zullen u een aantal ‘bulk offertes’ bezorgen van mogelijke keuzes, wat het u een stuk makkelijker maakt. Het zal ook vermijden dat de ene medewerker een totaal andere auto krijgt dan de andere, met alle discussies en irritaties tot gevolg. Dat kunt u missen als kiespijn.

4.5. Nieuw of gebruikt?

U kunt zich ook afvragen of u voor een nieuwe auto gaat, dan wel opteert voor een tweedehandsauto. De meeste automerken hebben de voorbije jaren immers een interessant alternatief kanaal uitgebouwd met jonge tweedehandswagens die als ‘bijna nieuw’ verkocht worden, inclusief garanties en service. Vergelijk wel zorgvuldig de prijzen, want vaak worden die jonge tweedehands behoorlijk duur aangeboden, terwijl u als fleetklant toch aanzienlijke kortingen geniet op een nieuw voertuig, en dan al helemaal wanneer u uw rol als aankoper prima invult of wanneer u voor een stockwagen kiest.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

30

Welk voertuig kiezen?

De toekomst van puur elektrisch rijden is beloftevol, maar nog onzeker.

4.6. Welke brandstof?

De keuze van de brandstof heeft opnieuw alles te maken met objectieve keuzes. Terwijl wij Belgen de spreekwoordelijke baksteen al sinds jaren doorspoelen met diesel - niet in het minst geholpen door vaak ondoordachte incentives van de overheid - moet u als bedrijf vandaag echt wel alle alternatieven bekijken.

Zo is er de hybride. Deze autoâ&#x20AC;&#x2122;s hebben doorgaans een gunstigere CO2-uitstoot dan klassieke verbrandingsmotoren (benzine of diesel). De dieselhybride, die een gewone dieselmotor combineert met een ondersteunende elektromotor, mikt in de eerste plaats op snelwegrijders (die koste wat het kost met een hybride willen rijden en) die op regelmatige basis ook in het stadsverkeer toeven. De benzinehybride van zijn kant is qua gebruik bijna hoofdzakelijk bedoeld voor mensen die veel stads- of fileverkeer trotseren.

Hetzelfde geldt in grote mate voor puur elektrische autoâ&#x20AC;&#x2122;s. Die bieden ondertussen overtuigende prestaties en in hoe langer hoe meer gevallen

Welk voertuig kiezen? 31

zelfs een aanvaardbaar rijbereik, maar ook hier geldt dat ze, een uitzondering te na, het beste tot hun recht komen binnen in een stedelijke omgeving. Bovendien kosten ze doorgaans een flinke duit: een prijsverschil dat ze dan weer weten te compenseren met hun fiscale aftrekbaarheid die 120% bedraagt.

De ouwe getrouwe benzinewagen is nog steeds interessant als tussenoplossing en dan zeker de meer recente motoren. Die koppelen immers een prima milieuvriendelijkheid aan een aangenaam rijkarakter. Zij blijven echter bij uitstek geschikt voor mensen die vele korte ritten afleggen.

Hetzelfde kan eigenlijk gezegd van de nieuwste trend: autoâ&#x20AC;&#x2122;s op aardgas.

CNG, wat staat voor Compressed Natural Gas, is niet nieuw als brandstof voor voertuigen, maar breekt nu pas op een grotere schaal door dankzij de steun van merken als Fiat, Volkswagen en Opel. Vergis u niet, CNG is niet hetzelfde als LPG (Liquified Petroleum Gas). CNG-voertuigen rijden immers op hetzelfde aardgas als dat waarmee u uw huis verwarmt of kookt. Hun grootste nadeel is het (voorlopige) gebrek aan tankinstallaties, het grote voordeel is hun geringe uitstoot.

Positief is dan weer dat grote spelers als Electrabel hun steentje willen bijdragen door alternatieve brandstoffen te promoten en ondersteunen, ondermeer door het installeren van laadpalen. U leest er verder meer over.

4.7. Wat brengt de toekomst?

Uiteraard bestaan er ook verschillende varianten op deze aandrijfmethodes, al dan niet met een uitgebreidere elektrische autonomie (via plug-in of zogeheten range-extenders), maar dat zijn op dit moment nog vaak wagens waarvan de hoge aanschafprijs te veel roet in het eten komt strooien van een bredere verspreiding.

Daarnaast mogen we ons op middellange termijn verwachten aan brandstofcelwagens die enkel pure waterstof de lucht inblazen.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

32

Welk voertuig kiezen?

Publireportage Hoog tijd voor meer duurzame mobiliteit De toekomst is aan auto’s die rijden op CNG (gecomprimeerd aardgas) of elektriciteit. Die zijn niet alleen beter voor het milieu, maar ook financieel aantrekkelijk voor ondernemingen.

75% van onze verplaatsingen gebeurt met de auto en dat zal niet zo snel veranderen. Daarom moeten we meer dan ooit inzetten op milieuvriendelijke voertuigen. Alleen zo kunnen we de uitstoot van fijn stof, NOx en CO2 echt reduceren. Maar zijn we daartoe bereid?

Koudwatervrees Volgens Didier Hendrickx, verantwoordelijke van het Belgische Natural Gas Vehicles Platform, denken we nog te conservatief. “Er heerst nog te veel koudwatervrees om de nieuwe technologieën een kans te geven.” Prof. Dr Joeri Van Mierlo, hoofddocent van de vakgroep Elektrotechniek en Energietechniek aan de VUB is het daar mee eens. “We moeten met zijn allen durven investeren in elektrische wagens: overheden, bedrijven en consumenten.

De technologie van de batterijen verbetert voortdurend en zal tegen 2020 dubbel zo goed zijn als vandaag, en ook de autonomie groeit.”

Synergie tussen elektriciteit en aardgas Auto’s op aardgas en elektriciteit kunnen complementair ingezet worden in een groen wagenpark. De elektrische auto is perfect voor gebruikers die per dag maar een kleine afstand rijden.

CNG richt zich veeleer tot bestuurders van personen-, bestel- en vrachtwagens die langere afstanden afleggen.

Voldoende CNG-tankstations en elektrische laadpunten “België telt vandaag veertien openbare CNG-tankstations. De doelstelling is tegen 2025 10 procent van de bestaande tankstations uit te rusten met een CNG en/of LNG-infrastructuur en 3 procent van de wagens op CNG en LNG te laten rijden,” aldus Didier Hendrickx. Drie van die veertien tankstations – in Antwerpen, Brugge en Mechelen – worden door Electrabel uitgebaat.

Welk voertuig kiezen? 33

“België telt nu 410 publieke elektrische laadpunten, tegen 2020 moeten dat er 20 000 zijn volgens Europa. Maar volgens onze eigen berekeningen zou België dan nood hebben aan 40 000 publieke laadpunten,” verduidelijkt Joeri Van Mierlo. En ook hier heeft Electrabel een rol te spelen. Om opladen te vergemakkelijken, introduceerde Electrabel de CarPlug Home en de CarPlug Office. Voor bedrijven bevat deze slimme laadoplossing ook een systeem voor het beheer van de vloot. Zo krijgt de Mobility Manager zicht op het totaal verbruik via dit Fleet Management Systeem.

Groen rijden loont Indien u de Total Cost of Ownership (TCO: aankoop- + gebruikskosten) van een wagen over de ganse levenscyclus bekijkt, loont het inderdaad de moeite om over te schakelen. Daar zijn onze experts het over eens.

Didier Hendrickx: “Voor CNG is de TCO nu al positief voor verschillende modellen, vooral omdat aardgas aan de pomp minstens 20% goedkoper is dan de traditionele brandstoffen.”

Joeri Van Mierlo: “Voor kleine elektrische wagens is het moeilijk om een TCO te vinden die concurrentieel is met diesel- en benzinewagens, maar in het segment van de gezins- en luxewagens zit de TCO wel goed.”

Meer weten?

Surf naar www.electrabel.be/duurzamemobiliteit of mail naar sustainablemobility@electrabel.com

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

34

Welk voertuig kiezen?

4.8. Lichte en minder lichte vrachtwagens Een heel ander verhaal vinden we bij de strikt utilitaire voertuigen, waar de diesel â&#x20AC;&#x2DC;incontournableâ&#x20AC;&#x2122; is. Enkele pakjesdiensten zoals DHL rijden al een tijdje met grotere bestelwagens op CNG (aardgas), maar er zijn nog steeds te weinig tankstations om een bredere verspreiding mogelijk te maken. Er zijn ook enkele hybride prototypes, maar door zijn specifiek energetisch rendement in combinatie met de belading van een vrachtwagen, blijft dieselaandrijving tot nader order eerste keuze. Daarbij zijn de constructeurs van vrachtwagens absolute voorlopers op het vlak van milieuvriendelijkheid, niet in het minst door de zware tolgelden en de dure vignetten, die vaak gelinkt zijn aan de Euronorm van het voertuig.

De toegenomen verkeersdrukte en de steeds moeilijker bereikbare stadscentra hebben constructeurs ertoe gebracht om kleinere, polyvalente bestelwagens uit te brengen. Ook bij de distributietrucks is de keuze enorm groot geworden.

Het intensieve gebruik van utilitaire voertuigen en het relatief grotere risico dat ze vertegenwoordigen, maakt dat de keuze voor operationele leasing voor deze voertuigen meer voor de hand ligt. Enkele leasemaatschappijen hebben zich in dit segment gespecialiseerd en bieden aangepaste formules aan, die rekening houden met de specifieke gebruiks- en afschrijvingskenmerken van deze duurdere investeringsgoederen.

Terwijl een personenauto van meer dan 4 jaar oud en een hoge kilometerstand dramatisch zakt in restwaarde, is de tweedehandsmarkt voor oudere bestel- en vrachtwagens verrassend sterk. Handelaars uit Oost-Europa, maar ook startende lokale zelfstandigen zoeken immers vaak naar een zo betaalbaar mogelijke oplossing voor hun transportbehoeften. Ook dit pleit voor een compleet ander gebruik van deze voertuigen. Laat u daarom altijd goed adviseren voor u een utilitair voertuig kiest.

Welk voertuig kiezen? 35

4.9. Loon of auto?

Dit is een moeilijke vraag. De vele nieuwe taksen, regels en uitzonderingen met betrekking tot firmawagens zorgen voor heel wat extra kosten en administratie. De forse verhoging van het VAA in 2012 heeft het ook voor werknemers met een auto steeds minder aantrekkelijk gemaakt om voor een dure firmawagen te kiezen, omwille van de rechtsonzekerheid die deze verhoging met zich meebracht.

Desondanks blijft een bedrijfswagen voor een werknemer tot nader order veel goedkoper dan een privéaankoop van (dezelfde) auto.

Een werknemer die een leuke Audi A4 van de zaak krijgt toebedeeld, zal privé waarschijnlijk eerder voor een middenklasser van het type Volkswagen Golf of Ford Focus kiezen. Kortom, het extra prestige van de bedrijfsauto is ook een niet te onderschatten element in de motivering van de werknemer en mag bijgevolg niet zomaar opzij geschoven worden. Voor bepaalde functies of profielen is de bedrijfsauto gewoon een ‘must’ en u zult gewoon niet de juiste mensen kunnen aantrekken als het volledige verloningspakket (inclusief die bedrijfsauto) niet klopt.

Precies omdat het verloningspakket een absolute hoeksteen is in de motivatie van uw medewerkers, kan het de moeite lonen om alternatieven als een flexibel pakket of een mobiliteitsbudget ernstig in overweging te nemen. Met name als uw bedrijf beter bereikbaar is met het openbare vervoer dan met de auto, zullen mensen al snel opteren voor een alternatief budget dat hun meer bestedingsmogelijkheden en een grotere keuzevrijheid biedt.

Het is niet vanzelfsprekend om een representatief cijfervoorbeeld te geven dat het verschil tussen extra loon of een auto aantoont, maar als u weet dat 100 euro brutoloon extra voor een werknemer amper 45 euro netto in de portemonnee betekent, dan zult u het met ons eens zijn dat alle alternatieven die meer opbrengen, van harte welkom zijn. Ook hiervoor verwijzen we u graag door naar hoofdstuk 6 waar de jongste evoluties inzake mobiliteitsbudget worden toegelicht.

Tip: Als u nog niet zeker bent dat u een werknemer een bedrijfsauto wilt geven of u weet nog niet hoeveel kilometer de werknemer voor u maandelijks zal afleggen, werk dan een tijdje met kilometervergoeding. Betaal wel minstens het wettelijk bedrag per afgelegde kilometer.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

EĂŠn antwoord op al uw leasevragen: www.kbcleasegroup.be

Financiering 37

5. Financiering 5.1. Een moeilijke keuze U hebt bepaald welke voertuigen u nodig hebt, uw car-policy staat op papier en de afspraken met de toekomstige berijders zijn gemaakt. Maar dan volgt de grote finale: beslissen welke financieringsvorm voor u de beste is. Geen gemakkelijke opgave…

5.2. Zelf kopen of financieren?

Om deze vraag te beantwoorden, dient u eerst een antwoord te formuleren op enkele bijkomende vragen: • Heb ik voldoende cashreserve om de investering met eigen middelen te doen?

• Hoe is de relatie met mijn bank?

• Waar brengt mijn geld het meeste op?

• Wil ik de investering op de balans of liefst buiten de balans houden?

• Welk risico wil ik lopen inzake herverkoop en onderhoudskosten?

• Hoeveel tijd en administratie wil ik aan mijn wagenpark besteden?

We gaan kort in op de hierboven gestelde vragen: • Heb ik voldoende cashreserve om de investering met eigen middelen te doen?

Mogelijk bevindt uw bedrijf zich in een cashrijke positie, maar dient u binnen afzienbare tijd wel bepaalde investeringen of uitgaven te doen. Wetende dat er veel financieringsalternatieven zijn, is het dan misschien aangewezen om uw voertuigen extern te gaan financieren.

Anderzijds zou het net zo goed kunnen dat u de beschikbare middelen liever op een andere manier zou besteden, bijvoorbeeld aan extra voordelen voor uw werknemers of aan een externe pensioenopbouw voor de zaakvoerder. In de praktijk kiezen grote bedrijven met veel cash soms voor operationele leasing, maar ze leveren wel zelf het geld om het voertuig aan te kopen. Zo vermijden ze de intrestlasten van de leasemaatschappij.

• Hoe is de relatie met mijn bank?

Als uw relatie met uw bank goed is en uw bankadviseur kan uw financieringsdossiers goedkeuren, dan zult u waarschijnlijk makkelijker een beroep doen op uw bank. Sommige bankkantoren denken bijzonder ondernemersgericht en zullen u waardevol advies kunnen geven. Bespreek

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

38 Financiering

alle opties daarom openlijk met uw adviseur en uw accountant en ga zeker niet over één nacht ijs.

• Waar brengt mijn geld het meeste op?

Misschien betaalt u liever cash dan rente te betalen die een bank of leasemaatschappij u aanrekent. Een logische redenering, maar bedenk dat de rentekost 100% aftrekbaar is en dat uw reserves misschien nog meer opbrengen als u ze voor andere investeringen kan gebruiken.

• Wil ik de investering op de balans of liefst buiten de balans houden?

Een voertuig in aankoop of in een financiële leasing met een restwaarde van minder dan 15% dient u te activeren op uw balans. Een leasingformule met een restwaarde van 16% of hoger dient u niet te activeren.

Dat kan voordelig zijn om uw balans gezond te houden, bijvoorbeeld wanneer u regelmatig kredieten aanvraagt.

• Welk risico wil ik lopen inzake herverkoop en onderhoudskosten?

Kiezen voor operationele leasing betekent het outsourcen van (bijna) alle risico. Kost de auto meer in onderhoud dan voorzien, of brengt hij op het einde minder op dan verwacht, dan is dat verlies voor de leasemaatschappij. Als u denkt het risico zelf beter te kunnen controleren, kunt u het operationele gedeelte in eigen handen nemen (als u daar de tijd voor vindt – zie volgende vraag).

• Hoeveel tijd en administratie wil ik aan mijn wagenpark besteden?

Zoals eerder aangegeven, komt er heel wat kijken bij het gebruik van een voertuig. Onderschat dus de administratieve werklast niet, zeker als u de kosten strikt onder controle wilt houden. In een operationeel contract of wanneer u ‘outsourcet’, wordt al die administratie en opvolging door anderen overgenomen.

5.3. Op de koffie bij de bank Stel, u hebt beslist om extern te financieren, maar u hebt geen behoefte aan een operationeel beheer. Dan zult u in de meeste gevallen een afspraak bij de bank nemen om met hen de mogelijkheden bekijken. In regel zijn er drie formules om een voertuig te financieren: • Investeringskrediet: een klassieke financiering voor het volledige bedrag van de investering aan een marktconforme rentevoet. De auto komt op uw balans en u draagt alle operationele risico’s.

• Financiële leasing: een financiering met een restwaarde van maximaal 15% en een optie om de auto aan de voorziene restwaarde over te ko-

Financiering 39

pen op het einde van de rit. Ook hier activeert u de auto op uw balans en draagt u de risico’s. Dit concept wordt vaak toegepast voor de luxeof sportwagen(s) van de zaakvoerder. Het bedrijf schrijft de auto af naar een bijzonder laag bedrag en de zaakvoerder koopt de auto aan het einde van het contract over voor een prikje om hem daarna zelf verder te gebruiken of door te verkopen met winst. De fiscus doet daar moeilijker over en zal mogelijk een meerwaardebelasting heffen op de gerealiseerde winst bij verkoop. Wees dus niet té inhalig en bekijk vooraf wat u met de auto wil doen na afloop van het contract.

• Financiële renting: zelfde systeem als de financiële leasing, maar met een restwaarde van 16% of meer. Hierbij blijft de auto buiten de balans, maar blijft er de mogelijkheid om per einde van het contract een voordeel te creëren voor de overnemer. Deze formule is populair bij kleinere bedrijven of voor minder courante auto’s waarvoor een operationele leasemaatschappij geen competitieve tarieven kan voorleggen.

5.4. Ik ga voor operationele leasing U hebt andere dingen te doen dan auto’s beheren en wenst uw tijd in uw core business te investeren? Groot gelijk! Dan kiest u waarschijnlijk best voor operationele leasing. Eigenlijk is die term niet correct en moeten we spreken over operationele ‘renting’. We gaan hier immers een zo hoog mogelijke restwaarde toepassen en die is altijd hoger dan 15%.

Voor deze formule zijn er meerdere aanbieders op de markt: • Banken: hebben doorgaans een operationele leasingformule, ofwel in een eigen onderafdeling ofwel binnen een onafhankelijk leasingbedrijf waarvan ze eigenaar zijn (zoals KBC Autolease).

• Automerken: een merk dat ‘eigen’ leaseproducten aanbiedt, doet dat via een ‘captive’ leasemaatschappij. De meeste automerken doen daarbij een beroep op een grote speler die een aantal diensten op maat van de dealer aanbiedt maar zorg draagt voor het eigenlijke operationeel beheer. Enkele merken met een sterke positie in de fleetwereld, zoals BMW of Mercedes, hebben een eigen financieringsmaatschappij. D’Ieteren, de invoerder van de merken van de Volkswagen-groep, heeft haar eigen maatschappij, die tegelijkertijd instaat voor de financiering van de dealers. Kleinere bedrijven met een kleine vloot en een sterke band met een merk en/of een merkdealer, zullen vaak voor een ‘captive’ oplossing kiezen. Aangezien België een kmo-land is, hebben de ‘captives’ bij ons een behoorlijk marktaandeel.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

40 Financiering

• Onafhankelijke verhuurders: dit zijn de alombekende grote spelers die inmiddels bijna allemaal behoren tot een grote internationale groep en hun diensten aanbieden aan zowel kleine lokale bedrijven als aan multinationals met vloten in heel de wereld. De bekendste en grootste speler op de markt is LeasePlan, die het langst in ons land actief is en al jarenlang marktleider. In de voorbije tien jaar zijn andere grote spelers opgekomen, maar de markt wordt nog steeds beheerst door 5 grote spelers, die de taart bijna volledig onder elkaar verdelen. Toch zijn er ook enkele kleinere dynamische spelers, die eerder lokaal of in een specifiek segment actief zijn. Het merendeel van de Belgische verhuurders is verenigd in de beroepsvereniging Renta (www.renta.be), die de belangen van de sector behartigt en via Renta Solutions een aantal diensten levert ter ondersteuning van de operationele processen van de leden, zoals het MRT- of Boeteplatform.

5.5. Types operationele leasing Sinds de grotere leasemaatschappijen de kmo’s ontdekt hebben, zijn er een aantal leaseformules ontstaan die specifiek gericht zijn op de behoeften van kleinere bedrijven. Die zoeken vaak iets meer flexibiliteit of eenvoud in hun contracten. Ook zijn er verhuurders die enkel online werken en daardoor hun personeelskosten kunnen drukken, wat dan weer positief afstraalt op het maandelijkse tarief.

De grote meerderheid van de verhuurders werkt met ‘gesloten’ contracten. Dat betekent dat de tarieven ‘all-in’ zijn, met maar enkele opties zoals brandstof of een vervangwagen. De leasemaatschappij draagt hier het volledige risico, met uitzondering van de afrekeningen van het werkelijke brandstofverbruik of wanneer uw gereden aantal kilometers afwijkt van wat de kilometers op basis waarvan het leasingcontract werd opgesteld.

Men noemt het contract ‘gesloten’ omdat de plussen en minnen van de verschillende componenten van de leasecalculatie elkaar compenseren.

De klant krijgt geen teruggave als er een positief eindsaldo is, maar moet ook niet bijbetalen.

Enkele verhuurders, waaronder LeasePlan (www.leaseplan.be) bieden ook ‘open’ contracten aan. Daarbij krijgt de klant een eventueel positief eindsaldo terug, dat wordt berekend over alle auto’s die binnen éénzelfde kalenderjaar zijn stopgezet. Aan deze manier van werken zijn uiteraard wel vereisten verbonden inzake minimumaantal beëindigde wagens en minimale vlootgrootte.

Enkele zeer grote wagenparken hebben systemen à la carte bedongen met hun leasingmaatschappij. Sommige van deze grote vloten durven

Financiering 41

zich bovendien te wagen aan ‘unbundling’, dat is het uiteentrekken van alle kostcomponenten om overal de markt op zoek te gaan naar de laagste prijs. Voor deelaspecten als verzekering of financiering kan dat voor grote vloten interessant zijn, maar de meningen zijn verdeeld over het nut van deze operatie in verhouding tot de werklast die erdoor ontstaat.

Kortom, unbundling is zeker geen aanrader voor kmo’s of kleine vloten.

5.6. Voordelen van operationele leasing Sinds de jaren 80 van de vorige eeuw, is dit product aan een steile opmars begonnen in ons land. Eerst opgepikt door de grotere bedrijven, is het nu gemeengoed bij alle bedrijven in ons land. Het biedt dan ook behoorlijk wat voordelen: • De klant behoudt eigen middelen en ondervindt geen rentederving.

• Vrijwaring van eigen middelen van de klant: geen activatie van de balans.

• Reduceren van de facturatiestroom: alle kosten worden gebundeld in een maandelijkse factuur.

• Het totaalbedrag van de factuur is op voorhand geweten.

• Geen voorfinanciering van de btw, want de btw wordt door de leasemaatschappij betaald, niet door de klant.

• De klant betaalt enkel btw op de afschrijving (investering min restwaarde).

• De restwaarde is een risicofactor die door de leasemaatschappij wordt gedragen als economische en juridische eigenaar.

• De klant doet geen voorfinanciering van BIV, taksen, verzekeringspremies.

• De leasemaatschappij factureert een vast maandelijks budget.

• Kostcontrole en –reductie dankzij de expertise van de leasemaatschappij.

• De klant geniet van hogere kortingen en scherpere tarieven dankzij de ‘buying power’ van de leasemaatschappij.

• De klant draagt geen enkel risico op het vlak reparaties, onderhoud of banden.

• De leasemaatschappij verdedigt de belangen van de klant bij discussies met de dealer of de invoerder.

• De leasemaatschappij is een ‘one stop shop’ voor alle merken en voertuigtypes in de vloot van de klant.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

42 Financiering

5.7. Risico’s van operationele leasing De Belgische leasingmarkt is zeer matuur. Daarmee wordt bedoeld dat de concurrentie tussen de verschillende aanbieders erg groot of hard is. Zo hard zelfs dat u er goed aan doet om voor operationele leasing te gaan indien u een courante, populaire bedrijfsauto genre Audi A4 of BMW 3 wilt aanschaffen. Zelf kunt u zo’n auto onmogelijk aan dezelfde scherpe TCO inzetten.

In de regel neemt de leasemaatschappij het volledige operationele risico op zich. Toch zijn er momenten waarop u mogelijk zult moeten delen in opgelopen verliezen, met name als u zich niet perfect aan de afgesproken contractvoorwaarden houdt. Op dat moment kunt u onverwacht voor zware facturen komen te staan.

Voorbeelden zijn: • Herberekening: in uw contract staat aangegeven wanneer uw combinatie looptijd/kilometers kan herberekend worden. Dat is op het moment dat u meer of minder kilometers rijdt dan aanvankelijk ingeschat, doorgaans is 10% de norm. U zult meestal een voorstel ontvangen van de verhuurder met een nieuw tarief.

• • Afrekening eindecontract: wanneer uw auto wordt stopgezet, maakt de leasemaatschappij een afrekening van de werkelijk gereden kilometers en van de eventuele niet-aanvaarde gebruiksschade. Houd dus tijdens het contract de kilometers in de gaten en zorg dat de berijder de auto perfect behandelt en eventuele schades laat herstellen.

• • De leasemaatschappijen hanteren een norm voor eindecontractschade die door Renta is opgesteld en die voor en door iedereen raadpleegbaar is.

• Brandstofprovisie: zoals u in hoofdstuk 2 al kon lezen, zijn de huidige officiële verbruikscijfers van auto’s totaal onrealistisch.

Wees dus voorzichtig als u een contractvoorstel krijgt met een brandstofbudget op basis van een onmogelijk laag verbruik zoals het Europese normverbruik. In elk geval zult u de meerkost van dit verbruik moeten betalen, zodat een ogenschijnlijk goedkoop contract voor een uitzonderlijk milieuvriendelijke auto finaal erg duur kan uitvallen.

Financiering 43

• Vroegtijdige stopzetting: als uw auto fors meer kilometers rijdt dan gecontracteerd en u hebt geen herberekening laten uitvoeren, dan kan het zijn dat de leasemaatschappij het contract toch stopt bij het bereiken van de voor die auto maximaal toegelaten kilometerstand. Op dat moment zult u een tekort of afschrijving moeten betalen die dan berekend wordt op de werkelijk behaalde herverkoopprijs op de tweedehandsmarkt, en dus niet langer op de initieel voorziene restwaarde. Als die restwaarde ambitieus was en de tweedehandsmarkt op het moment van de verkoop is zwak, dan kan dit u bijzonder veel geld kosten. Gebruik dus de periodieke rapportering van de leasemaatschappij om zulke risico’s tijdig te detecteren en meteen actie te ondernemen!

Ook wanneer uw berijder de onderhoudsvoorschriften niet respecteert, kan de leasemaatschappij eventuele technische schade integraal op u verhalen. Hetzelfde geldt bij inbreuken tegen de bepalingen van de verzekeringspolis.

Operationele leasing is dus geen ‘free ride’ en ontslaat u niet van uw verantwoordelijkheid als economisch eigenaar en gebruiker van het voertuig. Desondanks blijft het in heel veel gevallen een ideale oplossingen voor bedrijven met een wagenpark.

Tip: Steek niet te veel liquide middelen in uw bedrijfswagens. Het is een (zware) kost en geen investering, en u hebt uw geld waarschijnlijk nodig voor andere zaken in uw bedrijf.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

44 Leveranciers

6. Leveranciers 6.1. Mogelijkheden te over Gezien de grootte en het belang van de bedrijfswagenmarkt, zal het u niet verbazen dat de autofabrikanten en andere leveranciers van aanvullende diensten zich hebben georganiseerd om deze markt optimaal te bedienen.

6.2. Automerken en hun dealernet Met uitzondering van enkele kleinere spelers, beschikken alle autofabrikanten en hun invoerders over een fleetafdeling, of toch minstens een aanspreekpunt voor fleetklanten. De fleetafdeling zorgt voor de opmaak van een fleetpolitiek en kijkt er op toe dat deze correct en uniform wordt toegepast door het volledige verdelersnet. De fleetpolitiek bevat de criteria waaraan een bedrijf moet voldoen om extra korting te krijgen bij de aankoop van de voertuigen van het merk. Daarnaast zal de fleetafdeling rechtstreeks in contact treden met belangrijke potentiële afnemers zoals leasemaatschappijen en grote vloten. Enkele merken doen zelfs aan ‘direct ordering’, waarbij de lokale dealer enkel nog zorgt voor de aflevering en het onderhoud van het voertuig.

Via de websites van de automerken kunt u contact leggen met de fleetafdeling, maar u kunt uiteraard ook bij een dealer binnenstappen en een offerte op maat vragen. De dealer zal dan bij de invoerder te rade gaan om er voor te zorgen dat u de juiste kortingen en voorwaarden krijgt toegekend. Sommige merken hebben binnen hun dealernet een aantal fleetdealers aangeduid, die zich hebben gespecialiseerd in de dienstverlening aan fleetowners, bv. door het aanwerven van één of meer gespecialiseerde verkopers.

Hoewel de interne concurrentie tussen dealers van eenzelfde merk duidelijk is afgenomen, kan het de moeite lonen om enkele dealers met elkaar te vergelijken, bijvoorbeeld wanneer u een oud voertuig wenst over te laten of indien u specifieke wensen inzake dienstverlening hebt.

Een nieuwe tendens die in onze grotere buurlanden opkomt en ongetwijfeld zijn weg zal vinden naar ons land, is de onlineverkoop van auto’s door de merken zelf georganiseerd. Meer en meer klanten kiezen immers hun auto online of zijn gebonden aan de keuzes die hun car-policy dicteert. Ze gaan niet meer bij de dealer langs om te kiezen, maar bestellen liever direct online. Het spreekt voor zich dat dealers deze evolutie

Leveranciers 45

met argusogen volgen, maar helaas voor hen zal ook deze tendens zich ongetwijfeld in onze contreien doorzetten.

6.3. Onafhankelijke verdelers Terwijl een beperkt aantal particuliere kopers al de weg heeft gevonden naar onafhankelijke invoerders van nieuwe auto’s, zullen fleetkopers dit niet zo snel doen. Bij een fleetverkoop is het immers niet enkel de auto die belangrijk is, maar ook de service die ermee samenhangt. Om nog maar te zwijgen van de financiering. Toch mogen we ons er aan verwachten dat dit kanaal ook aan belang zal toenemen, zij het in beperkte mate.

6.4. Reparatie, onderhoud en banden Omdat voor de meeste fleetowners elke euro telt, wordt bij de naverkoop al snel gekeken naar goedkopere alternatieven voor de merkverdelers. Vaak stellen die vast dat klanten afhaken na het aflopen van de officiële garantietermijn.

Met extra garanties en ‘coulance’-regelingen wordt getracht de klant aan de dealer te binden, maar dat is niet eenvoudig. Door striktere Europese regelgeving worden fabrikanten immers verplicht om de garantie op hun producten te waarborgen, zelfs wanneer de klant niet bij de merkdealer op onderhoud is geweest maar hij toch kan aantonen dat het onderhoud volgens de normen van de fabrikant is gebeurd. Diezelfde fabrikanten moeten de onderhoudsgegevens van hun auto’s daarom ook openbaar maken voor onafhankelijke herstellers. Voor u als fleetowner is het in elk geval belangrijk dat de onderhoudsvoorschriften van de constructeur perfect nageleefd worden, en dat het onderhoudsboekje compleet is.

Dit zal belangrijk zijn bij de bepaling van de restwaarde als de auto verkocht wordt aan het einde van zijn gebruiksperiode.

Opnieuw zien we in het buitenland dat met name leasingmaatschappijen gaan praten met onafhankelijke ketens voor reparatie en onderhoud, om de prijs van de naverkoop verder te drukken.

Voor de banden doen fleetowners reeds tijdens de garantieperiode een beroep op een bandencentrale of –keten. Het stijgende succes van winterbanden heeft dat fenomeen overigens enkel maar versterkt. De merkdealers kunnen sinds een tijdje opnieuw competitieve prijzen op de banden aanbieden, maar hebben niet altijd de organisatie en ruimte van een bandenketen om de gedemonteerde banden te stockeren tot aan de volgende seizoenswissel.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

46 Leveranciers

6.5. Koetswerkherstellingen Sinds enkele jaren is het aantal schadegevallen van bedrijfswagens spectaculair aan het dalen. Dat heeft te maken met het tragere verkeer, de hogere pakkans en de striktere controles maar ook met car-policies die almaar strengere regels bevatten bij schadegevallen. Niet minder belangrijk is de technologische vooruitgang in autoâ&#x20AC;&#x2122;s om schade te vermijden.

Denk maar aan de autoâ&#x20AC;&#x2122;s die zelf remmen of die de bestuurder verwittigen bij nakend onheil. Verschillende merken maar ook bedrijven als Google hebben reeds autonoom rijdende wagens, die er binnen enkele jaren voor moeten zorgen dat we niet langer zelf achter het stuur zitten en dus ook geen fouten kunnen maken. Onnodig te zeggen dat dit een impact heeft op de omzet bij carrosseriebedrijven, waarbij nu reeds wordt uitgegaan van een halvering van het aantal bedrijven op middellange termijn.

De keuze van de schadehersteller wordt doorgaans opgelegd door de verzekeraar of de leasemaatschappij, waarbij uit een lijst van erkende herstellers kan worden gekozen. De herstellers zelf organiseren zich dan weer toenemend in groeperingen en verbanden, in het belang van de klant en de kwaliteit.

Onder invloed van tal van factoren zakt het aantal schadegevallen van bedrijfswagens de jongste jaren spectaculair.

Leveranciers 47

6.6. Hoe geraak ik van mijn oude auto af?

Is de bedrijfsauto aan vervanging toe, dan dient hij verkocht te worden. Indien u gekozen hebt voor een operationele leasing, zal de leasingmaatschappij hiervoor zorgen. In alle andere gevallen dient u dit zelf te doen.

U hebt dan de keuze om de auto aan te bieden op de verschillende portaalsites of met een zoekertje in de krant of in magazines, ofwel om de auto aan te bieden als overname bij de dealer die de nieuwe auto levert. In het eerste geval dient u rekening te houden met veel werk en mogelijk tijdverlies en u bent bovendien verplicht om de koper minstens ĂŠĂŠn jaar garantie te bieden.

In het tweede geval zal de dealer u misschien geen aantrekkelijke overnameprijs bieden, omdat hij u al een forse fleetkorting op de nieuwe auto geeft.

De oplossing voor al die problemen kan er in bestaan om beroep te doen op een professionele remarketingpartner, die voor u al het werk overneemt en de auto verkoopt. Door hun groot internationaal netwerk behalen zij gemiddeld zeer goede prijzen en zij kunnen u bij de aanvang reeds een betrouwbare indicatie van de te verwachten herverkoopwaarde geven. De klassieke overzichten en boekjes zijn allesbehalve betrouwbaar wat dat betreft.

Bij verkoop factureert u bovendien aan de remarketingfirma, die op haar beurt herfactureert aan de (vaak buitenlandse) opkoper.

U verkoopt dus lokaal, met lokale btw en zonder garantie!

Enkele toonaangevende internationale remarketingspelers zijn Autorola (www.autorola.be), BCA (www.be.bca-europe.com) en CarsOnTheWeb (www.carsontheweb.be). Het kan ook aangewezen zijn om uw eindecontractwagen te laten expertiseren door een onafhankelijke partij, om eventuele schades of waardeverminderingen te kennen vooraleer u de auto van de hand doet.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

48 Leveranciers

Mogelijk kunt u een deel verhalen op de berijder, als dat voorzien is in uw car-policy. Als de expertise gebeurt voor de stopzetting van de auto, kan de herstelling mogelijk nog onder verzekering gebeuren. U kan echt ook een beroep doen op een ‘smart repair’-hersteller, om de kosten zo beperkt mogelijk te houden.

In elk geval zorgt een onafhankelijke expertise ervoor dat u een perfect beeld van de toestand van de wagen heeft zodat de leasemaatschappij of de overnemer u geen onredelijke schadeclaim kan voorleggen!

In België zijn de meest bekende experten MacAdam (www.macadam.be), VAB Fleet Services (www.vabfleetservices.be) en Dekra (www.dekra.be).

Tip: Kies voor een degelijke dealer of leasemaatschappij die u als zakelijke klant een complete service biedt aan concurrentiële prijzen.

Wees alert, maar verlies uw kostbare tijd niet door voor alles de laatste euro korting te zoeken.

De car-policy 49

7. De car-policy 7.1. Goede afspraken maken goede vrienden Hebt u het al eens meegemaakt: u leent uw auto uit aan een vriend en die brengt hem terug met een deuk. Toch beweert uw vriend dat hij van niets weet. Wat nu? Vaak betekent zoiets het einde van een vriendschap.

Dat kan ook met uw personeel gebeuren, als u geen degelijke car-policy hebt…

7.2. Wetgeving versus dagelijkse praktijk De wet stelt dat een werkgever die een voertuig ter beschikking stelt van een werknemer om een opdracht uit te voeren, verantwoordelijk is voor alles wat die werknemer met dat voertuig doet. Dat zou de weg kunnen openen voor ‘cowboy’-rijgedrag en onverantwoord gebruik. Precies om die reden hanteren bedrijven een car-policy.

7.3. Wat is een car-policy?

Car-policy is een algemeen aanvaard Engelstalig woord voor autoregeling. Daarmee wordt het geheel van regels en afspraken bedoeld dat binnen een bedrijf de terbeschikkingstelling van een bedrijfswagen aan een medewerker regelt op een transparante, objectieve en verantwoorde manier.

Met andere woorden: met een car-policy bepaal je wie een auto krijgt, hoe en wanneer de auto mag gebruikt worden, en welke auto er gekozen wordt.

Nog steeds zeggen 20% van de bedrijven, volgens een recent onderzoek van LeasePlan, niet over een uitgeschreven car-policy te beschikken.

Nochtans is dit vaak de reden waarom de relatie met een medewerker fout loopt: het ogenblik waarop er discussies ontstaan over de bedrijfswagen en daar geen duidelijke afspraken over blijken te bestaan.

Een car-policy is daarom een ‘must’ voor elk bedrijf dat een wagenpark heeft, zelfs al is het maar een ‘wagenparkje’!

7.4. Bedrijfscultuur De car-policy is een weerspiegeling van de bedrijfscultuur. Als een onderneming op een erg mature en ontspannen manier omgaat met zijn

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

50

De car-policy

medewerkers en het bedrijf dat ervaart door een laag personeelsverloop en hoge tevredenheid, kan het bedrijf er voor kiezen om een relatief ‘losse’ car-policy te hanteren. Dat hangt vaak ook samen met het niveau van de medewerkers en de grootte van het bedrijf. Daarbij mag men echter nooit vergeten dat alle mensen nood hebben aan duidelijke afspraken en regels, zeker als het gaat over gevoelige en dure aankopen als de auto.

Anderzijds is door de veranderende maatschappelijke omgeving de band van een werknemer met de werkgever steeds minder strak geworden, en zullen mensen sneller geneigd zijn om er, bij gebrek aan duidelijke regels, de spreekwoordelijke kantjes er af te lopen. Een bedrijfsleider die beweert dat hij geen car-policy nodig heeft, is daarom niet goed bezig.

7.5. Hoe begin ik eraan?

Doorgaans wordt de car-policy opgesteld door de HR-directie van de onderneming. Doet u beroep op operationele leasing, dan zal uw leasepartner u graag helpen bij het opstellen van een policy. Immers, zij hebben ook nood aan de regels en criteria waarmee zij offertes gaan opstellen voor uw medewerkers. Daarnaast kunnen zij u vertellen wat gangbaar is in de markt of in de sector waarin u actief bent. Er zijn soms grote verschillen tussen bedrijfssectoren inzake de toegelaten types auto’s. Zo zal een IT-bedrijf of reclame-agentschap sneller een topmedewerker toelaten om met een 4x4 te rijden, dan een bedrijf met enkele honderden technici die met een bestelwagen de baan op moeten.

Ook als u niet least, kunt u terecht bij vakspecialisten en collega’s om u te helpen. Bovendien voorziet de nieuw opgerichte Belgische Federatie van Fleet en Mobility Managers BFFMM (www.fleet-mobility.be) binnen afzienbare tijd in opleidingen en assistentie voor haar leden, om hen te helpen bij hun wagenparkbeheer en bij de opmaak van een degelijke car-policy.

Tip: Als UNIZO-lid kan u gratis een model van een standaard car-policy downloaden, met daarin aandacht voor de verschillende elementen waar u moet op letten. Het staat u vrij deze car-policy integraal over te nemen. Of u kan hem waar nodig aanpassen aan uw eigen bedrijfssituatie. Kijk op www.unizo.be/modelbrieven.

De car-policy 51

7.6. Geen half werk Om succesvol te zijn en algemeen aanvaard te worden door al uw medewerkers met een bedrijfsauto, dient uw car-policy aan een aantal basiskwaliteitseisen te beantwoorden: • De gehanteerde bewoordingen zijn objectief en laten geen enkele interpretatie toe; • De gehanteerde criteria zijn transparant en toe te passen op elke werknemer, zonder enige discriminering; • De car-policy bevat regels voor zowel beroeps- als professioneel gebruik van de auto; • De car-policy bepaalt ondubbelzinnig wie opdraait voor welke kosten in welke omstandigheden; • De car-policy is transparant en biedt werknemers de kans om hun situatie te vergelijken met collega’s in dezelfde functie of met hetzelfde profiel; • De car-policy omvat regelingen voor alle denkbare omstandigheden (worst-casescenario); • De car-policy is opgesteld in duidelijke, begrijpbare maar ondubbelzinnige bewoordingen.

7.7. Waarmee houd ik rekening?

Een goede car-policy is een complete car-policy, die de doelstellingen van de onderneming vertaalt naar aanvaardbare normen en regels voor de berijders. Zo tracht het bedrijf de kosten laag te houden, terwijl de werknemer er een zo mooi mogelijke auto aan overhoudt. In een goede arbeidsverhouding trachten de partijen daar een compromis over af te sluiten, en leggen dat compromis vast in de car-policy.

Zoals eerder in deze gids aangegeven, wordt vandaag sterk rekening gehouden met de Total Cost of Ownership ofwel TCO. Daarin zit niet enkel de financieringskost vervat, maar ook de kosten voor brandstof, reparaties en onderhoud, banden, verzekering, taksen én de verwachte herverkoopwaarde. Het bedrijf bepaalt zo welke de TCO per maand is die ze bereid is te dragen voor een auto in een bepaalde functiecategorie.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

52

De car-policy

Liever geen cabrio en/of sportauto in uw wagenpark? De car-policy is het uitgelezen werkinstrument voor duidelijke afspraken en regels.

De car-policy 53

De TCO vermijdt ook discussies over de aankoopprijs van een auto, omdat de invloed van de taksen, de restwaarde en de fiscale aftrekbaarheid veel groter is dan met uit de loutere aankoopprijs kan opmaken.

7.8. Ecoscore Het Brussels Gewest verplicht sinds 2013 aan bedrijven met meer dan 100 medewerkers om de Ecoscore als keuzecriterium te hanteren in hun car-policy. De Ecoscore is door VITO uitgewerkt in opdracht van de 3 gewesten in ons land en geeft een zeer evenwichtig beeld van de totale ecologische voetafdruk van een auto. De huidige extreme verschillen op het vlak van CO2-uitstoot tussen voertuigen worden daarmee sterk afgevlakt, ten voordele van een veel genuanceerder en realistischer beeld.

Mogelijk zal de Ecoscore op termijn in heel België verplicht worden als keuzecriterium en wie weet zal er fiscale belasting aan gekoppeld worden. Het is dus aan te bevelen om de Ecoscore op te nemen in uw car-policy, zeker als u gevestigd bent in het Brussels Gewest. Meer hierover leest u op www.ecoscore.be of www.vito.be.

7.9. Beperkingen en verplichtingen Vaak zal een bedrijf willen bepalen welke types auto’s wel of niet in aanmerking komen voor haar vloot. Dat kan gaan over merken of modellen, of ook over welke opties verplicht moeten genomen worden.

Deze zaken zijn doorgaans gelinkt aan de bedrijfscultuur of de grootte van het bedrijf. Een car-policy waarbij de berijder een grote mate van vrije keuze van auto heeft, noemen we doorgaans een ‘user-chooser’-regeling.

Onderstaande tabel geeft de meest voorkomende beperkingen en verplichtingen aan die vermeld worden in actuele car-policies (bron: LeasePlan).

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

54

De car-policy

7.10. Besparen op brandstofkosten Recent onderzoek toont aan dat het rijgedrag van de berijder een sterke invloed heeft op het verbruik van de auto. Als de berijder daarnaast ook netjes tankt bij één van de vele ‘Easy’, ‘Express’ of ‘Self’-pompen, kan de brandstofkost al snel met 10-20% dalen. De hierbij mogelijk bereikte besparing is vele malen groter dan veranderen van merk of leasepartner. Steeds meer bedrijven nemen een beloning op in hun car-policy voor berijders die effectief de brandstofkosten van hun auto doen dalen, bijvoorbeeld door hen een deel van de besparing uit te keren als bonus. Dergelijke stimuli kunnen ook helpen om een snellere goedkeuring te bekomen van de montage van een track&trace of monitoringsysteem.

Beperkingen en verplichtingen Meest voorkomende beperkingen in modelkeuze

% bedrijven

1

Geen cabrio of sportwagen

80%

2

Geen andere brandstof dan diesel

72%

3

Geen 4X4

61%

4

Beperking aantal pk’s

29%

5

Geen ander model dan vierdeurs

21%

Bron: studie LeasePlan België Meest voorkomende verplichtingen in opties

% bedrijven

1

Metaalkleur

50%

2

Airconditioning

44%

3

Radio/CD-speler

37%

4

Uitsluiting van bepaalde kleuren

21%

5

Geen leder interieur

15%

Bron: studie LeasePlan België

De car-policy 55

7.11. Boetes en doorbelastingen Vaak ontstaan in een bedrijf discussies wanneer de werkgever een boete of vrijstelling bij schade in fout wil doorbelasten aan de berijder van de auto. De berijder kan immers opperen dat hij in uw opdracht reed, maar dat geeft hem of haar uiteraard niet het recht om overtredingen te begaan of ongevallen te veroorzaken, behalve wanneer u duidelijk de opdracht hebt gegeven om haast te maken. Let dus op wanneer u te veel druk op uw medewerkers legt om ergens snel te geraken of om overdreven veel klanten in één dag te bezoeken. U zou na een pijnlijk geschil voor de rechtbank wel eens finaal voor de kosten kunnen opdraaien.

Een goede car-policy vertrekt altijd van de regel van de ‘goede huisvader’, waarbij de berijder wordt geacht zorg te dragen voor het voertuig en de wegcode te respecteren. Omdat uw mensen nu eenmaal veel voor u onderweg zijn, kunt u bijvoorbeeld de eerste boete en het eerste schadegeval in een kalenderjaar op rekening van het bedrijf nemen maar het is oppassen geblazen want fiscus en RSZ interpreteren dit steevast als ‘verdoken loon’. De vrijstelling voor glasbreuk kan u maar beter niet snel doorrekenen gezien de staat van ons wegdek. Daarentegen kunt u een waardeverlies door niet-aanvaardbare gebruiksschade op een eindecontractauto perfect ten laste van de berijder leggen, zolang u redelijk blijft en dit vooraf duidelijk wordt gemaakt.

Ook hier geldt weer dat zulke gevoelige zaken ondubbelzinnig in de car-policy moeten omschreven zijn, anders komt u vroeg of laat voor problemen te staan. En voor de arbeidsrechtbank wordt u in dergelijke gevallen bijna altijd in het ongelijk gesteld.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

56

De car-policy

7.12. Rechtsgeldigheid Het kan zijn dat u een geschil krijgt met een medewerker over de ter beschikking gestelde auto, bijvoorbeeld bij een ontslagregeling. De rechter toetst dan de car-policy aan de specifieke omstandigheden. Omdat deze specifieke omstandigheden per individu verschillen, is het onmogelijk om een juridisch waterdichte car-policy te ontwerpen. Dat wil echter niet zeggen dat een juridische toets vooraf zinloos is. Een onderbouwde car-policy gaat uit van de volgende vraag: is de regeling voor alle medewerkers redelijk? In de praktijk betekent dit onder meer dat de berijder vooraf wordt gewezen op de gevolgen van bepaalde keuzes en dat de car-policy mogelijke alternatieven biedt, zodat de berijder die gevolgen kan inperken.

Daarnaast verdient het aanbeveling om de car-policy aan de arbeidsovereenkomst toe te voegen en de medewerker te laten tekenen voor ontvangst en voor akkoord. Zoniet zal bij een eventueel juridsich conflict de rechter al snel de car-policy verwerpen vanwege ‘niet gekend’ door de werknemer.

Goede raad bij het uitwerken en implementeren van de car policy Do’s

Don’ts

• Merken beperken om schaalvoordelen te creëren

• Schrijf geen overdreven ingewikkelde car policy

• Een bonus-boete systeem opstellen bij de afrekening

• De car policy niet integreren in het arbeidscontract (want bij wijzigingen moet een nieuw contract onderhandeld worden)

• Duidelijk communiceren, ook inzake functieniveaus en bijhorende maandhuurbedragen • De car policy linken aan de arbeidsovereenkomst, en laten ondertekenen door de bestuurder

• Gebruik geen categorieën met namen als ‘junior’ of ‘senior’, maar eerder categorie 1 of 2.

Zo vermijdt u verwarring met het begrip ‘anciënniteit’ • Vermijd uitzonderingen

Wagenparkbeheer 57

8. Wagenparkbeheer

8.1. Meten is weten Er komt enorm veel kijken bij het gebruik van een voertuig. Het volstaat niet om een verzekeringspolis af te sluiten en alle facturen bij te houden om van beheer te spreken. Wie deze belangrijke bedrijfskost optimaal wil controleren, dient zijn wagenpark actief te beheren.

8.2. Wat is wagenparkbeheer?

Wagenparkbeheer kan men omschrijven als het geheel van handelingen dat nodig is om een wagenpark in een onderneming operationeel in te zetten en te behouden. Dat begint bij de keuze en de aanschaf van de voertuigen, de inverkeerstelling met alle verwante taksen en kosten, de terbeschikkingstelling aan de werknemers, de verzekering, het onderhoud en de herstellingen, tot de herverkoop of uitdienststelling.

8.3. Brede impact Onnodig te zeggen dat wagenparkbeheer horizontaal door het bedrijf loopt, en meerdere afdelingen of diensten raakt. Er is niet enkel het financiĂŤle aspect, want nog belangrijker is het aansluiten van het wagenparkbeheer aan het personeelsbeleid. Daarom is het beheer van het voertuigenpark vaak ondergebracht bij de HR-afdeling in een onderneming.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

58 Wagenparkbeheer

De fiscale hervormingen van de voorbije jaren hebben bijna steeds een impact gehad op de personeelsadministratie. Zo was er de aanpassing van de woon-werkafstanden en recent de aanpassing van het Voordeel Alle Aard, om maar enkele te noemen. Gezien de gevoeligheid van zulke personeelsgebonden materies, dient u er als werkgever voor te zorgen dat dit perfect geregeld is. Een sociaal secretariaat kan u doorgaans het best adviseren over de actuele stand van zaken en de vereiste aangiftes en documenten.

8.4. Brede kijk Als bedrijf kan je enorm besparen op je wagenpark, als je het goed beheert en de juiste keuzes maakt. Een op het eerste zicht goedkope auto kan na vier jaar veel duurder in de totale gebruikskost blijken dan een duurdere auto. Daarom moet je de breedst mogelijke kijk bewaren en met alle elementen rekening houden. We spreken dan ook algemeen over een Total Cost of Ownership of TCO van een voertuig, waarbij we alle kostenelementen in rekening brengen.

Toch is de TCO a priori een zuiver theoretische cijfer dat perfect als vergelijkingsbasis kan dienen en zeker een aantal elementen â&#x20AC;&#x2DC;objectiveertâ&#x20AC;&#x2122;, maar het houdt geen rekening met alle variabele kostenfactoren die te maken met het rijgedrag. De TCU (Total Cost of Use) of RCO (Real Cost of Ownership) doen dat wel. Uiteraard kan je de TCU of RCO per definitie pas berekenen aan het einde van de spreekwoordelijke rit, terwijl je de TCO eerder kan gebruiken om te gaan budgetteren. Een combinatie van beide waarbij de theorie (TCO) en de praktijk (TCU/RCU) worden samengebracht, is zonder meer de ideale oplossing.

De volgende stap is echter de Total Cost of Mobility (TCM), waarbij gekeken wordt naar alle verplaatsingen die een werknemer bedrijfsmatig maakt. Niet enkel met de bedrijfswagen, maar ook met het openbaar vervoer, de taxi, enzovoort. De TCM analyseert dus in de breedst mogelijke zin het complete verplaatsingsgedrag van een persoon, om dan op basis van een kosten-batenanalyse te gaan kijken welke type verplaatsing op welke manier ideaal kan worden ingevuld. Dit type benadering zal steeds meer aan belang winnen als we gaan werken met mobiliteitsbudgetten eerder dan met lease- of aankoopbudgetten.

8.5. Wie kan me helpen?

Uiteraard kunt u hier niet onvoorbereid aan beginnen. Gelukkig kunt u een beroep doen op meerdere helpende handen. Het eenvoudigste is om te kiezen voor operationele leasing. In het geval van deze all-infor-

Wagenparkbeheer 59

Ongeacht de grootte van de vloot, is het voor een vlootbeheerder van groot belang dat hij een duidelijk en volledig zicht heeft op de kostenstructuur van zijn wagenpark.

mule draagt de leasemaatschappij zorg voor het complete beheer. U dient enkel de facturen in uw boekhouding te verwerken en de nodige aangiftes via uw sociaal secretariaat te doen. Uiteraard blijft u dan nog wel verantwoordelijk voor de keuze en de toewijzing van de auto’s aan uw medewerkers, maar ook daar kan u leasingmaatschappij u met raad en daad bijstaan.

Wilt u het nog eenvoudiger, dan kunt u zelfs het complete bijkomende beheer uitbesteden. We spreken dan van ‘outsourcing’, wat in regel aangeboden wordt door leasemaatschappijen of externe wagenparkbeheerders. Er zijn verschillende niveaus van outsourcing die sterk afhangen van de tijd die u aan het vlootbeheer kan besteden en aan de omvang van uw wagenpark. Zo kan het zelfs gebeuren dat een medewerker van de uitvoerende partij bij u gedetacheerd wordt om het wagenparkbeheer te doen. In de andere gevallen zal het werk bij de uitvoerder gebeuren en komt iemand op regelmatige tijdstippen bij u langs voor overleg en afstemming.

Er zijn ook externe spelers die zich tussen u en de leasemaatschappij zetten, en die uw inkooprol gaan overnemen, om voor u de goedkoopste oplossing te vinden. Zij zullen al gauw de diensten loskoppelen of ‘unbundlen’, wat het soms minder overzichtelijk maakt en zij ook een beetje onmisbaar worden. Uiteraard moeten zij ook betaald worden, zodat een deel van de besparing teniet wordt gedaan door hun overheadkost. De bekendste aanbieders van zulke diensten in ons land zijn Fleet Logistics (www.fleetlogistics.com) en Fleet Expert (www.fleetexpert.be).

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

60 Wagenparkbeheer

8.6. Interessante software voor uw wagenparkbeheer Een aantal marktspelers biedt softwarepakketten aan om uw wagenpark te beheren. Die pakketten zijn vaak erg geavanceerd en omvatten calculatiemodules, configurators en koppelingen naar uw eigen ERP-pakket.

Enkele van de meest bekende aanbieders zijn XPOfleet (www.xpofleet.com), Dragintra (www.dragintra.com) en Chevin Fleet Solutions (www.chevinfleet.com/be).

Op de site van Fleet & Business (www.fleet-business.com) vindt u een handige en complete â&#x20AC;&#x2DC;directoryâ&#x20AC;&#x2122; met alle nuttige adressen van aanbieders in de fleetsector.

Tip: Zorg dat uw wagenparkbeheerder of softwaretool u tijdig informeert over alles wat uw budget in gevaar kan brengen, zodat u snel kunt ingrijpen om erger te voorkomen.

Interessant om weten 61

9. Interessant om weten 9.1. Geen economie zonder bedrijfswagens Bedrijven kunnen niet meer zonder een eigen wagenpark. De bedrijven in ons land die werken zonder bedrijfswagens, zijn op één hand te tellen.

In de voorbije jaren is het belang van de bedrijfswagen bovendien steeds verder toegenomen. Daarom willen wij u met deze gids meer inzicht en advies geven voor de optimale inzet van voertuigen in uw onderneming.

9.2. Een belangrijke markt Er worden in ons land jaarlijks ruwweg 500.000 nieuwe auto’s ingeschreven. Daarvan wordt de helft ingeschreven op naam van een onderneming, en nog eens de helft daarvan zijn leasingwagens. Sommige automerken verkopen tot 80% van hun auto’s aan bedrijven! Het belang van deze markt kan bijgevolg niet voldoende benadrukt worden.

Terwijl de gemiddelde leeftijd van alle wagens in ons land meer dan 8 jaar bedraagt, worden leasingwagens al op iets minder dan 4 jaar vervangen. Anders gefinancierde bedrijfswagens zijn doorgaans om de 5 à 6 jaar aan vervanging toe. Dat heeft alles te maken met het intensief gebruik van die bedrijfswagens, maar ook met het bepalen van het ideale vervangmoment. Daarbij wordt rekening gehouden met de herverkoopwaarde en de onderhoudskosten, maar ook met de fiscale lasten én met de representativiteit. Een bedrijf dat medewerkers de baan opstuurt met een oude auto, geeft immers niet meteen een succesvolle indruk. De motivatie van de chauffeurs in kwestie zal ook niet erg hoog zijn, niet in het minst door de zwaardere persoonlijke belasting omwille van de minder goede milieuscores van zo’n ouder voertuig.

9.3. Een zware kost De bedrijfsauto is, na het personeel, voor veel bedrijven de tweede grootste kostenpost. Het is ook een kost die maar moeilijk te vermijden is, omdat we nu eenmaal mobiel moeten zijn, en omdat bedrijven hun werknemers vaak een auto aanbieden als vervangend loon. Door de hoge fiscale belasting van arbeid zoeken werkgevers sinds jaren naar alternatieven om hun werknemers te belonen, en dat doen ze in de eerste plaats vaak met een auto. Los van al de inkt die hieraan al verspild werd, blijft het een feit dat de overheid deze situatie in de hand werkt.

Bedrijfswagens nog meer belasten zonder degelijke alternatieven voor de verloning, is eigenlijk de wereld op zijn kop zetten.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

62

Interessant om weten

Een tweede reden waarom bedrijfsauto’s een dergelijk zware kostenpost vormen, is omdat een auto erg snel aan waarde verliest. Over een gemiddelde gebruiksduur van 4 jaar moet men toch al gauw zowat 60% van de aankoopwaarde afschrijven. Met een gemiddelde investering die al snel boven de 25.000 euro (exclusief btw) ligt, is dat veel geld. En dan hebben we de operationele kosten nog niet vermeld, waar we het verder in deze gids over zullen hebben.

9.4. Impact op het milieu Er wordt vaak gekankerd op bedrijfswagens, dat er veel te veel zijn en dat al die auto’s onnodig kilometers rijden. Los van die discussie, is het echter een onweerlegbaar feit dat bedrijfsauto’s helpen om het totale wagenpark te ‘vergroenen’. Ze worden immers veel sneller vervangen dan auto’s in privébezit. Zo beantwoordt het merendeel van de bedrijfswagens in 2013 al aan de Euro 5-emissienorm, terwijl dat in het particuliere park nog lang niet het geval is. Ook de evolutie naar Euro 6 zal ongetwijfeld gestimuleerd worden door de bedrijven, al is het maar door de evolutie van de beschikbare automodellen. De invoering van alternatieve aandrijvingen daarentegen (zie hoofdstuk 4), zal voornamelijk bepaald worden door de fiscaliteit, omdat de praktische nadelen vaak niet opwegen tegen de financiële voordelen.

9.5. Mobiliteit en bedrijfswagen België telt bijzonder veel auto’s per hoofd van de bevolking. Dat is historisch gegroeid, maar het heeft ook te maken met onze urbanisatie. Door de verspreide bebouwing en de chaotische ruimtelijke ordening, is het voor veel mensen onbegonnen werk om hun woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer te doen. Ook zijn veel bedrijven geconcentreerd in de ruit Aalst-Antwerpen-Leuven-Brussel, waardoor er te veel verkeer op hetzelfde moment in dezelfde richting rijdt. Daar komt nog het feit bij dat veel van onze bedrijven gevestigd zijn in industriezones, die vaak moeilijk bereikbaar zijn met het openbare vervoer.

Een ander fenomeen is het grote aandeel huiseigenaren onder de Belgische bevolking. Onze landgenoten zijn minder geneigd te verhuizen voor hun werk, in tegenstelling tot veel van onze buurlanden. Om al die redenen staan we elke dag met z’n allen in onze blikken doos in de file. Mogelijk zullen de opkomende mobiliteitsplannen en dito budgetten soelaas brengen, maar dan wellicht enkel voor die mensen die in het openbaar vervoer of de fiets een echt alternatief vinden. We moeten dus in de eerste plaats inzetten op het optimaliseren van het gebruik van onze bedrijfswagens en op het verbeteren van de wegeninfrastructuur en de verkeerssturing.

Interessant om weten 63

9.6. Duurzaamheid en MVO Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO), ook wel Corporate Social Responsability (CSR) genoemd, is een relatief nieuw concept dat bedrijven aanzet om in hun bedrijfsvoering rekening te houden met de regels van goed bestuur en met economische, sociale en ecologische overwegingen. MVO wordt gezien als een continu verbeteringsproces, waarbij ook voor het wagenparkbeleid gekeken wordt naar de ecologische voetafdruk en de manier waarop met bedrijfswagens wordt omgegaan binnen het personeelsbeleid van een onderneming. In dat kader kijken bedrijven steeds nadrukkelijker naar de milieu-impact van een auto, of ze bestuderen alternatieven zoals mobiliteitsbudgetten, trein- en busabonnementen, bedrijfsfietsen, enzovoort.

9.7. Professionalisering van de sector Waar vroeger de ‘patron’ van een bedrijf zich bezighield met het wagenpark, is dit de voorbije jaren een steeds complexere en veelomvattendere taak geworden die een gespecialiseerde aanpak vereist. Wagenparkbeheer zit vandaag eerder bij de HR-afdeling of de financiële directie in een onderneming.

Daarbij is het goed om weten dat bedrijven een beroep kunnen doen op belangengroeperingen en federaties, die advies geven, kennis delen of opleidingen organiseren. De belangrijkste spelers daarbij zijn: BFFMM: Belgische Federatie van Fleet en Mobility Managers (nieuw opgerichte vereniging voor wagenparkbeheerders) – www.fleet-mobility.be Renta: Belgische Beroepsfederatie van Voertuigenverhuurders (vereniging van leasemaatschappijen en kortetermijnverhuurders) – www.renta.be Federauto: de Belgische Confederatie van de Autohandel en -reparatie en van de aanverwante Sectoren (beroepsvereniging van verdelers en herstellers) – www.federauto.be FEBIAC: Belgische Automobiel- en Tweewielerfederatie (beroepsvereniging van officiële invoerders van voertuigen en fietsen) – www.febiac.be

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

64

Interessant om weten

Evolutie van de gemiddelde leeftijd van het wagenpark 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

6 jaar, 4 maanden en 17 dagen 6 jaar, 7 maanden en 24 dagen 6 jaar, 10 maanden en 10 dagen 7 jaar, 1 maand en 2 dagen 7 jaar, 3 maanden en 11 dagen 7 jaar, 4 maanden en 13 dagen 7 jaar, 4 maanden en 21 dagen 7 jaar, 4 maanden en 20 dagen 7 jaar, 5 maanden en 22 dagen 7 jaar, 7 maanden en 2 dagen 7 jaar, 8 maanden en 20 dagen 7 jaar, 9 maanden en 18 dagen 7 jaar, 10 maanden en 18 dagen 7 jaar, 10 maanden en 7 dagen 7 jaar, 10 maanden en 18 dagen 7 jaar, 10 maanden en 21 dagen 7 jaar, 11 maanden en 17 dagen 7 jaar, 11 maanden en 20 dagen 7 jaar, 11 maanden en 24 dagen 8 jaar, 28 dagen Bron: FEBIAC

Het Belgische wagenpark blijft onafgebroken verouderen. Stimuli voor een kortere cyclus zouden de milieuvriendelijkheid van het park aanzienlijk kunnen verbeteren.

Evolutie gemiddelde CO2-emissies (in g/km) van nieuwe wagens per type eigenaar

Bedrijven waarvan leasing Zelfstandigen Privé personen Totaal

2007 B 157,4

2008 B 153,0

157,2 147,1 152,1

152,8 142,8 147,6

2009 B 147,7 139,8 146,2 137,7 141,9

2010 B 139,4 132,2 138,1 129,8 133,8

2011 B 134,0 127,1 131,0 123,0 127,7

2012 B 125,2 120,6 136,2 130,3 128,1

Bron: FEBIAC De vergroening van het Belgische wagenpark wordt duidelijk ‘gedragen’ door de bedrijfswagens.

Wat staat er ons nog te wachten? 65

10. Wat staat er ons nog te wachten?

10.1. Nieuwe evoluties Werkgevers en overheid zijn vindingrijk in het uitdenken van nieuwe concepten om kosten te verminderen of belastingen te heffen op bedrijfswagens, maar ook de maatschappelijke evoluties dwingen alle partijen om met nieuwe ideeĂŤn voor de dag te komen.

10.2. Van autobudget naar mobiliteitsbudget Per dag leggen alle Vlamingen samen maar liefst 200 miljoen kilometer af. Meer dan 60% van deze verplaatsingen gebeurt met de wagen. Niet verwonderlijk dus dat ons huidige verplaatsingsgedrag vaak aanleiding geeft tot ongevallen en bijdraagt tot files en milieuvervuiling in allerhande vormen. De maatschappelijke kosten hiervan blijven stijgen, terwijl de verkeersleefbaarheid daalt. De auto mag in een aantal gevallen dan wel het meest aangewezen vervoermiddel zijn, toch kunnen we niet ontkennen dat het gebruik ervan in heel veel gevallen meer wegheeft van een ingebakken gewoonte dan van een rationele overweging.

Een groot deel van onze verplaatsingen gebeuren immers binnen een straal van 5 kilometer en heel wat bestemmingen liggen op locaties die relatief makkelijk bereikbaar zijn met het openbaar vervoer. Voor dit soort verplaatsingen is de fiets, de bus of de trein misschien een betere keuze en niet alleen vanuit mobiliteitsstandpunt, maar ook financieel. Vanuit deze redenering en de niet-aflatende zoektocht naar mobiliteitsoplossingen ontstond het mobiliteitsbudget dat zich opwerpt als een hedendaags alternatief voor het strikte auto(lease)budget.

In een mobiliteitsbudget krijgt de medewerker een maandelijks bedrag ter beschikking voor al zijn of haar verplaatsingen. Dat bedrag zal doorgaans identiek zijn aan het leasebudget inclusief de tankkosten, maar het kan door de medewerker vrij besteedt worden aan allerhande vervoersvormen. Houdt de medewerker vast aan de auto, dan schiet het mobiliteitsbudget haar doel wat voorbij maar geen nood. Waarschijnlijker is echter dat uw werknemer creatief zal zoeken naar de beste oplossing voor zijn of haar mobiliteitsbehoeften. U kunt dat effect nog verder versterken door, alweer via de car-policy, een creatieve incentive op poten te zetten om het totale mobiliteitsbudget van alle werknemers samen te verlagen door iedere individuele medewerker een stuk van de bereikte besparing uit te betalen. U mag er bovendien van uitgaan dat uw medewerkers met een eigen flexibel budget extra gemotiveerd zullen zijn,

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

66

Wat staat er ons nog te wachten?

terwijl u als bedrijf een stuk op weg gaat naar duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Een win-winsituatie voor alle betrokkenen!

Los van deze goednieuwsshow, is het een feit dat een alternatief aanbod aan vervoersmiddelen geen overbodige luxe is. Anderzijds heeft u er geen baat bij dat uw medewerkers uren op internet surfen om treinen busregelingen op te zoeken en op elkaar te laten aansluiten. Grotere bedrijven vangen dit al langer op door middel van een bedrijfsvervoerplan, maar een dergelijk plan ligt zeker ook binnen het bereik van kmoâ&#x20AC;&#x2122;s. De overheid steunt immers initiatieven om duurzame mobiliteit in bedrijven te bewerkstelligen, met uitgebreide informatievoorziening en sensibilisering. Fietsprojecten die het aantal autoverplaatsingen voor woon-werkverkeer verminderen, kunnen zelfs in aanmerking komen voor een tegemoetkoming uit het pendelfonds. Meer info vind je op www.mobielvlaanderen.be en www.pendelfonds.be, maar zeker ook op www.mobimix.be.

Het kan niet anders of ook de leasemaatschappijen spelen actief in op deze trend. Zo bieden ze allerhande flexibele formules aan waarbij gekozen kan worden voor een mix van auto en scooter, maar ook voor autodelen, het openbare vervoer, een bedrijfsfiets en zo kunnen we nog een tijdje doorgaan. Concreet kunnen zij u een pak opzoekwerk besparen en helpen u om het mobiliteitsdenken in te voeren in uw personeelsbeleid.

Hetzelfde geldt voor sociale secretariaten die zich hoe langer hoe meer opwerpen als een partner voor bedrijven die hun werknemers willen aantrekken of behouden door ze een mobiliteitsbudget aan te bieden.

Toch moeten we ook een aantal vraagtekens plaatsen bij de implementatie en de fiscale afhandeling van dergelijke budgetten in bedrijven. Er is op dit ogenblik immers nog geen sluitend fiscaal kader voor een mobiliteitsbudget. Daarnaast bestaat de terechte vrees dat de bijhorende administratie die u als bedrijf te verwerken krijgt, onnoemelijk zwaar zal uitvallen. Zeker wanneer de fiscus controles uitvoert en bonnetjes en reisticketjes opvraagt van al die verplaatsingen. Er is met andere woorden dringend nood aan een beheertool om dit nieuwe concept efficiĂŤnt te verwerken. De vereniging van fleet- en mobilitymanagers BFFMM (www.fleet-mobility.be) volgt dit van dichtbij op.

Wat staat er ons nog te wachten? 67

10.3. Van rijtaks naar kilometerheffing De overheid stimuleert en subsidieert niet enkel, maar wil ook meer en meer de verkeersstromen actief gaan sturen. Ons land is niet voor niets ’s werelds onbetwiste filekampioen en de schade voor de economie door verloren werkuren en ongevallen is inmiddels nauwelijks nog te becijferen. Niets doen is daarom niet langer een optie.

Net als in onze buurlanden, werkt onze overheid daarom aan de invoering van een systeem van kilometerheffing. Daarbij betaal je een bedrag per afgelegde kilometer, in functie van het tijdstip en de gekozen route.

Wens je op het spitsuur de ring van Antwerpen of die rond Brussel te nemen, dan zal dat fors meer geld kosten dan wanneer je datzelfde traject midden op de dag aflegt.

Over de modaliteiten en de concrete timing wordt nog hard nagedacht en ook Europa zal nog een finale goedkeuring moeten geven. Feit is dat rekeningrijden er onvermijdelijk aankomt en dat het een oplossing is de bedrijven en pendelaars behoorlijk wat geld zal kosten. Een belangrijk onderdeel van de discussie is daarom de vraag hoe rekeningrijden budgetneutraal kan ingevoerd worden. Dat wil zeggen dat de kost voor bedrijven en pendelaars gecompenseerd moet worden door een verlaging of afschaffing van rijtaks en/of BIV, wil het geen zoveelste pure of verkapte lastenverhoging zijn. Kortom, de invoering van rekeningrijden zal synoniem moeten staan voor een complete herziening van de autofiscaliteit. U kunt zich inbeelden dat daar nog een stevig robbertje over gedebatteerd zal worden.

10.4. Cafetariaplan Recent kwamen een aantal grote bedrijven in het nieuws met een megabestelling nieuwe wagens. Dat kon door een slim plannetje (op het randje van het toelaatbare) waarbij werknemers zonder firmawagen toch de mogelijkheid werd geboden tot een bedrijfsauto mits ze in ruil hiervoor een deel van hun loon inleverden. Het idee werd ondergebracht in het zogenaamde ‘cafetariaplan’ dat veel bedrijven reeds hadden. In een dergelijk plan krijgt de werknemer de beschikking over een budget om naar keuze te besteden aan een selectie van extralegale voordelen zoals een groepsverzekering of een pensioenplan. Het begrip cafetaria verwijst daarbij naar het principe van vrij kiezen uit een buffet met gerechten.

De opname van een bedrijfsauto in een cafetaria is evenwel een behoorlijke stap (te ver) en blijkt toch een doorn in het alziend oog van de overheid. De werknemer doet immers afstand van een stuk loon voor een

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

68

Wat staat er ons nog te wachten?

Een slimme autofiscaliteit inclusief kilometerheffing zou een hefboom kunnen zijn om het bestaande verkeersinfarct rond Brussel en Antwerpen op te lossen.

(minder belast) voordeel in natura, wat in regel niet toegestaan is, ook al betaalt de werknemer een voordeel alle aard op het gebruik van de auto.

Als de werknemer een bestaande auto vervangt door een goedkopere en het vrijgekomen budget besteedt aan andere voordelen, stelt zich in principe geen probleem.

Maar de echte cafetariaplannen waarbij mensen cash inruilen voor een auto (cash for car heet dat dan) bevinden zich momenteel in een fiscale grijze zone en de algemene verwachting is dat de overheid hier ruglerend op zal antwoorden. Of de bedrijven die het systeem al toepassen daarom problemen moeten verwachten, is niet meteen duidelijk. Wij zouden op dit moment echter wel willen aansporen tot uiterste voorzichtigheid. Mocht u overwegen zo’n plan in uw bedrijf uit te rollen, weet dan dat u misschien wel sneller dan verwacht het deksel op de neus zou kunnen krijgen. Hou daarom zeker de gespecialiseerde media en de belangengroeperingen in de gaten en vraag advies aan uw fiscalist.

10.5. Ecoscore Zoals we hogerop al aanhaalden in het hoofdstuk ‘car-policy’, is de Ecoscore een relatief nieuw fenomeen in de wetgeving rond bedrijfswagens.

Terwijl de Ecoscore als concept reeds meerdere jaren bestaat, is de toe-

Wat staat er ons nog te wachten? 69

passing ervan voor fleetowners pas sinds 2013 een feit. Het Brussels Gewest legt bedrijven met meer dan 100 werknemers immers op om, in het kader van de bedrijfsvervoerplannen, de Ecoscore op te nemen als keuzecriterium bij de samenstelling van de vloot.

Op dit moment moet een bedrijf enkel kunnen aantonen dat de Ecoscore in de car-policy als criterium is opgenomen. Er is nog geen fiscaal effect voorzien in de vorm van een belasting, maar dit zou naar de toekomst toe wel eens kunnen veranderen. De Ecoscore wordt immers niet enkel gedragen door de drie gewesten, het is ook een behoorlijk evenwichtig systeem, dat de ecologische voetafdruk van een auto tamelijk realistisch weergeeft. De Ecoscore zou de huidige enge fiscale benadering op basis van CO2-uitstoot kunnen vervangen door een systeem dat veel meer kijkt naar de werkelijke milieu-impact van een auto, volgens het ‘well to wheel’-principe. Benieuwd of onze overheid die stap zal durven te zetten. Over het principe van de Ecoscore leest u meer op www.ecoscore.be en op www.leefmilieubrussel.be.

10.6. Mobimix En nu u toch aan het surfen bent, gun ook het ‘platform voor ecologisch vlootbeheer’ Mobimix een bezoek. Op een zeer leesbare website (www. mobimix.be) vindt u er veel up-to-date informatie over de nieuwste tendenzen in mobiliteit en vlootbeheer. Mobimix heeft een interessante nieuwsbrief en een actieve Linkedin-groep, en organiseert congressen of infosessies over deze voortdurend evoluerende materie. Een must voor iedereen die goed geïnformeerd wil zijn over alle aspecten van modern mobiliteitsbeheer.

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

70

Een bedrijfswagen aanschaffen zonder valkuilen

11. E en bedrijfswagen aanschaffen zonder valkuilen checklist met 5 tips die het verschil maken

Eind goed, al goed?

✔

Bij het einde van deze gids, hopen we u meer inzicht te hebben verschaft in de boeiende problematiek van de bedrijfswagen. Maar wat hebben we geleerd uit de vorige hoofdstukken? Onze tips & tricks nog één keer heel kort op een rijtje…

✔ Starten Basisvoorwaarde om uw bedrijfsvoertuigen zo goedkoop en efficiënt mogelijk te beheren, is om vooraf goed uw huiswerk te maken over uw behoeften en wensen. Welk doel wil ik bereiken door voertuigen op te nemen in mijn bedrijf en hoe wil ik ze financieren?

✔ Communiceren Uw werknemers aan wie u een auto wilt ter beschikking stellen, moeten perfect weten waar ze aan toe zijn. Hoe moeten ze de auto gebruiken, en in welke gevallen mogen ze hem wel of niet gebruiken?

Wat kost het hun privé als ze auto gebruiken en wat als er iets fout gaat? De regels moeten objectief, transparant en consistent zijn, en niet voor interpretatie vatbaar. De berijder moet tekenen voor akkoord, en de autoregeling wordt aan elke arbeidsovereenkomst toegevoegd.

✔ Financieren Kies de formule die beantwoordt aan uw behoeften en laat u niet door mooie woorden en knalprijzen misleiden. Neem uw tijd voor de kleine lettertjes en zorg dat uw contract afspraken voorziet voor goede en kwade dagen. Kies voor een degelijke partner die u een brede service aanbiedt en een proactief opvolging garandeert.

✔ Beheren Behoud te allen tijde het overzicht over uw vloot en uw berijders. Eis transparante en volledige rapportering van uw leasemaatschappij en grijp in voor het geld begint te kosten. Goedkoop wordt het nooit, maar u kunt veel ellende en misverstanden vermijden door alert, proactief beheer en degelijke afspraken.

Een bedrijfswagen aanschaffen zonder valkuilen 71

11.1. Tot slot Bedrijfswagens zijn een grote kost voor uw bedrijf. Het correct omgaan en beheren ervan vormt een onderdeel van de regels van goed bestuur, volgens de GRC-principes ‘Governance’ (bestuur), ‘Risk’ (risicobeheer) en ‘Control’ (opvolging) en de begrippen van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.

Past u die toe, dan zult u genieten van een performant wagenpark en gemotiveerde berijders en dat alles tegen een verantwoord kostenplaatje.

Aarzel bovendien niet om de hulp in te roepen van specialisten zoals uw leasingmaatschappij.

Tip: ‘Bezint eer ge begint’, is meer dan ooit van toepassing op bedrijfswagens.

Maar als u het op de juiste manier aanpakt, houdt u de kosten en risico’s onder controle, en zorgt u voor tevreden werknemers. Of u geniet zelf van een fiscaal geoptimaliseerde mooie auto!

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

72

Veelgestelde vragen

12. Veelgestelde vragen V: Kan de fiscus de belastingregels zomaar veranderen voor mijn bestaande bedrijfswagens? Of gelden die regels pas voor de wagens die ik me nadien aanschaf?

A: Ja, helaas wel. De fiscus heeft dat overduidelijk aangetoond door de plotse wijziging van de berekening van het Voordeel Alle Aard in 2012.

V: Mag mijn medewerkster haar bedrijfswagen houden tijdens haar zwangerschapsverlof?

A: Zwangerschapsverlof is een typisch voorbeeld van schorsing van de arbeidsovereenkomst. De verplichting tot arbeid vervalt dan voor de werknemer, terwijl voor de werkgever de verplichting tot loon vervalt.

De bedrijfsauto is een onderdeel van het verloningspakket en dus mag de werkgever in principe eisen dat de bedrijfsauto tijdens de periode van schorsing wordt ingeleverd. Als er echter een doorbetaling van loon is, zal ook de bedrijfsauto bij de werknemer mogen blijven. Dit geldt ook voor andere vormen van schorsing zoals ouderschapsverlof, ziekteverlof, enzovoort. Doorgaans worden over deze materie vooraf afspraken gemaakt tussen werkgever en werknemer, hetzij individueel hetzij collectief.

V: Een derde ongeval op één jaar tijd tijdens de werkuren: mag ik de franchise op mijn medewerker verhalen?

A: Omdat de werknemer herhaaldelijk in de fout is gegaan, kan men spreken van ‘zware fout’. Ook indien het ongeval te wijten is aan een zware verkeersovertreding, kunt u doorbelasten. Toch is het beter interpretatie te vermijden en duidelijke afspraken te maken in de car-policy.

Doorgaans betaalt de werkgever de eerste vrijstelling en draagt de werknemer pas bij als er binnen hetzelfde jaar een nieuw ongeval in fout gebeurt. Glasbreuk valt doorgaans buiten deze regel en is steeds ten laste van de werkgever.

V: Mogen mijn medewerkers met elkaars leasingwagen rijden? Zijn ze dan verzekerd?

A: Dat hangt af van uw verzekeringspolis. Opvallend goedkope polissen zijn soms erg beperkend inzake alternatieve bestuurders. Kijk dus goed de voorwaarden na, om te vermijden dat uw auto’s niet flexible inzetbaar zijn.

Veelgestelde vragen 73

V: Zijn verkeersboetes (mijn eigen boetes en/of die van mijn medewerkers) tijdens verplaatsingen voor het werk aftrekbaar?

A: Neen, boetes vallen steeds onder de verworpen uitgaven. U kan ze als werkgever met andere woorden niet als kosten inbrengen. De regel zegt dat de boete betaald wordt door de overtreder, ook als die op dat moment in uw opdracht reed.

V: Mag ik van mijn medewerkers eisen dat ze hun bedrijfswagen op eigen kosten schoon houden?

A: Vanuit het principe van het gebruik als goede huisvader kunt u dat vragen, maar het is aangewezen dit punt op te nemen in de car-policy als onderdeel van de gebruiksafspraken.

V: Mag ik een traceringssysteem in de wagens van mijn vertegenwoordigers plaatsen?

A: Dit is een erg heikel punt, omdat u hiermee in principe ook privĂŠverplaatsingen kunt volgen. Ook hierover dient u dus vooraf degelijke afspraken met de vertegenwoordiger te maken, en aan te geven wat u wel en niet zult doen met de verzamelde data. Dit zal ook van belang zijn als u ooit voor een rechtbank een ontslag moet verdedigen of een doorbelasting wilt verantwoorden.

V: Mag ik schade op een bedrijfswagen doorfactureren aan de bestuurder ervan?

A: Ook hier geldt de regel dat u dit enkel kunt als dit vooraf in de car-policy hebt voorzien of wanneer u kunt aantonen dat er grove nalatigheid of misbruik bij te pas is gekomen. Bijvoorbeeld wanneer de bestuurder heeft nagelaten om een schadegeval aan te geven aan de verzekeraar.

V: Mogen familieleden en vrienden van mijn medewerker ook rijden met de bedrijfswagen die ik hem ter beschikking heb gesteld?

A: Dit hangt van de polis af. Doorgaans geldt de regel dat de gezinsleden die op hetzelfde adres wonen, met de auto mogen rijden. Ook de â&#x20AC;&#x2DC;BOBâ&#x20AC;&#x2122;-regel is populair, waarbij een andere bestuurder de reguliere bestuurder met de bedrijfsauto naar huis brengt. Let op met vrienden of met leeftijdsbeperkingen en kijk er de kleine regeltjes goed op na!

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

74

Veelgestelde vragen

V: Mag mijn medewerker een auto weigeren waarmee ik hem wil laten rijden?

A: De auto is een gunst en die wordt door de werkgever bepaald. Wanneer de auto echter in zeer slechte staat is, of helemaal niet past bij een bepaalde opdracht of functie, kan uw medewerker dit aanvechten.

V: Mag ik te allen tijde een bedrijfswagen terug afnemen van een werknemer?

A: Vanuit het principe dat een auto een niet-verworven gunst is, kunt u dat doen. In de praktijk zal het moeilijk zijn, omdat in de meeste gevallen de bedrijfswagen beschouwd wordt als onderdeel van het loonpakket binnen de arbeidsovereenkomst. In zoverre de overeenkomst niet in detail het budget en het type auto beschrijft, kan de werkgever wel beknibbelen op het autobudget. Enkel wanneer de functie verandert, kunnen ook de secundaire voorwaarden zoals de auto, zonder veel problemen herzien worden.

V: Mag ik van een werknemer die van functie verandert, de bedrijfswagen afnemen of hem een ander type geven?

A: Ja, dat kan. Het feit dat de functie verandert, is voldoende reden om een andere auto te voorzien. Het verdient echter aanbeveling dit ook in de car-policy te omschrijven, zodat er voor de medewerker geen verrassingen zijn of om elke zweem van willekeur te vermijden.

V: Mag een werknemer een andere auto eisen als hij voor zijn auto plots privé meer moet betalen ten gevolge van gewijzigde fiscale regels?

A: Neen, dit is geen voldoende reden om te veranderen. Als werkgever bent u immers ook onderhevig aan die maatregelen, en dus geldt de ‘gedeelde smart’. Toch kan het zijn dat uw medewerkers zullen aandringen op tegemoetkomingen, of een versnelde stopzetting van de auto.

UITERAARD HEBBEN UW MEDEWERKERS MAAR 5 DAGEN PER JAAR EEN VERVANGWAGEN NODIG TENMINSTE, DAT IS WAT VELEN DENKEN. LeasePlan weet wel beter. Bij ons kunt u onbeperkt rekenen op een vervangwagen. Dus ook als de herstellingen langer duren dan 5 dagen per jaar. Deze geruststellende service maakt deel uit van onze nieuwe formule op maat voor zelfstandigen, vrije beroepen en KMO’s: u geniet meer service en toch betaalt u niets meer. Ontdek alles op www.leaseplandirect.be

NIEUW LEASEPLAN NU OOK VOOR ZELFSTANDIGEN, VRIJE BEROEPEN EN KMO’S. WIJ DOEN MEER MET UW BUDGET.

WAGENS KUNT U OVERAL LEASEN. EN EEN EFFICIËNT WAGENPARKBEHEER? Vandaag gaat het al lang niet meer over zomaar een auto of een bestelwagen leasen. Vandaag gaat het over hoe we de kost van uw wagenpark optimaal kunnen beheren. Loopt uw kostenbeheer wel op wieltjes? Of durft dat soms wel eens de bocht uitvliegen? Als fleet en vehicle management specialist zijn wij op de hoogte van de laatste marktontwikkelingen. En dus hebben wij up-to-date experten en tools in huis die u steeds een oplossing op maat bezorgen om uw wagenpark optimaal te beheren. Of u nu beschikt over een groot of klein wagenpark, één personenauto of een vloot bestelwagens: onze expertise brengt het nodige evenwicht in uw vlootbeheer.

Praat erover met één van onze LeasePlan experten.

WWW.LEASEPLAN.BE