Tema 4. Dirección y secretaría

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CÉSAR ADRIÁN FERNÁNDEZ.

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ÍNDICE

Organización.

Pág.

Los

organigramas…………

Tipos de organización. …………Pág.

La departamentalización. …………Pág.

Dirección. Funciones. …………Pág.

Secretaría. Funciones. …………Pág.

El archivo. Elementos. …………Pág.

Sistemas de clasificación. …………Pág.

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Organización. organización

La es la combinación de los medios humanos y materiales de la consecución de unos objetivos, un esquema preciso de dependencias e interrelaciones entre los distintos elementos que la constituyen.

Hay 2

tipos:

-

Organización

-

Organización formal.

formal. La definición dada anteriormente. informal.

Surge espontáneamente dentro de la organización

Los organigramas.

-

Para Terri

un organigramas es un cuadrousintético que indica los aspectos importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones, sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.

Melinkoff Señala que la finalidad de un organigrama se fundamenta en la condición de reflejar hasta donde sea posible la organización con sus verdaderas implicaciones y relaciones, además de sus estratos jerárquicos.

Cuando las líneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles jerárquicos superiores a los inferiores.

Cuando se desplazan en sentido horizontal señalan que existe especialización y correlación.

Cuando las líneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro, indican "mando sobre" Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indica una relación de apoyo (la cual está colocada al lado de la unidad principal) Las líneas no continuas formadas por puntos (...) o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinación entre las diversas unidades administrativas de la organización.

Las líneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican continuidad de la organización, esto quiere decir que existen más unidades semejantes que no están expresadas dentro de la estructura.

Página 4 de 20 Para representar alguna relación muy especial o específica se utiliza la línea quebrada o con zigzagueos.

Tipos de organización.

- CLASIFICACIÓN 1 POR LA FORMA DE POR LA FORMA Y DISPOSICIÓN REPRESENTAR LA ESTRUCTURA Analíticos Verticales Generales Horizontales Suplementarios Circulares Clasificación 1 POR LA FORMA DE REPRESENTAR LA ESTRUCTURA

•

Organigramas Analíticos: Son organigramas muy específicos, suministran información detallada, llegando a complementarse con datos anexos y símbolos convencionales referidos a datos circunstanciales.

•

Organigramas Generales: Muestran la organización completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos, según su naturaleza. Por ejemplo el organigrama de un Plantel.

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•

Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en forma más detallada. Por ejemplo: el organigrama de una División, de un Departamento o de una unidad en particular.

POR LA FORMA Y DISPOSICIÓN

•

Organigramas Verticales: Son organigramas que representan la estructura jerárquica, desde arriba hacia abajo. Son los organigramas más

utilizados

•

Organigramas Horizontales: Son organigramas que representan la estructura organizativa de izquierda a derecha.

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•

Organigramas Circulares: Son organigramas que representan los niveles jerárquicos mediante círculos concéntricos desde dentro o fuera y orden de importancia.

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CLASIFICACIÓN 2 •

Organización Lineal o

Militar.

DEFINICIÓN: Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

• Ventajas: 1.

Mayor facilidad las mismas.

en

la

toma

de

decisiones

y

en

la

ejecución

de

2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

3. Es claro y sencillo.

4. Util en pequeñas empresas.

5. La disciplina es fácil de mantener.

• Desventajas: 1. Es rígida e inflexible.

2.

La organización trastornos.

depende

de

hombres

clave,

lo

que

origina

3. No fomenta la especialización.

4.

Los ejecutivos están no se dediquen a operación.

saturados de trabajo, sus labores directivas,

• REPRESENTACIÓN

lo que ocasiona que sino, simplemente de

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• Organización Funcional o de Taylor Definición: Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones.

• Ventajas: 1.

Mayor

especialización.

2. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.

3. La división del trabajo es planeada y no incidental.

4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.

5.

Disminuye la presión sobre un especialistas con que cuenta la organización.

sólo

jefe

por

el

número

de

• Desventajas: 1.

Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes.

2.

Se viola el principio confusión y conflictos.

3.

La no entre jefes.

clara

de

definición

• Representación:

de

la la

unida

de

autoridad

mando, da

lugar

lo

que a

origina

rozamientos

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• Organización Líneo - Funcional Definición:

en ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.

Representación:

Organización staff Definición: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Ventajas: 1.

Logra que los conocimientos de resolver los problemas de dirección.

2.

Hace posible el principio autoridad indivisible, y especialización del staff.

expertos de al

influya

sobre

la responsabilidad mismo tiempo

la

manera

y de permite

la la

Desventajas: 1.

Si los deberes y responsabilidades de la delimitan claramente por medio de cuadros y producir una confusión considerable en toda organización.

2.

Puede ser ineficaz por funciones o por falta aplicación de sus recomendaciones.

falta de

de un

autoridad respaldo

asesoría no se manuales, puede

para realizar inteligente en

sus la

Página 10 de 20 3.

Pueden existir organización lineal.

rozamientos

con

los

departamentos

de

la

Representación:

Organización por Comités Definición: Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

Clasificación:

a)

Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.

b)

Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos

que ellos toman.

Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar la labores de los empleados de la empresa. c)

Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados. d)

Ventajas: 1. Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios.

2. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella sobre una sola persona.

3. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.

4. Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados.

Desventajas:

Página 11 de 20 1. Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.

2. Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo.

3. En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.

Representación:

Organización Matricial Definición: Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Ventajas:1. Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.

2. Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos.

3. Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.

4. Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica.

Desventajas: 1. Existe confusión acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad.

2. Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto.

3. Funciona a través de muchas reuniones, lo que supone pérdidas de tiempo.

Página 12 de 20 4. El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.

5. Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.

Representación:

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La departamentalización.

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia: • Listar todas las funciones de la empresa.

• Clasificarlas.

• Agruparlas según un orden jerárquico.

• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más usuales son:

Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.

1.

producto: Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.

2. Por

Página 14 de 20 3. Geográfica o por Territorios: En este caso la departamentalización se realiza en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa

4. Por clientes Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.

5. Por

Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

6. Por

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DIRECCIÓN Y FUNCIONES. Funciones directivas instrumentales: 1. Previsión y planificación.

2. Organización.

3. Decisión/Ejecución.

4. Coordinación.

5. Asesoramiento.

6. Control.

7. Evaluación.

Funciones directivas interpersonales tenemos: 1. Trabajo en equipo.

2. Formación.

3. Comunicación.

4. Motivación.

5. Evaluación.

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SECRETARIA Y FUNCIONES Secretaria La profesión de auxiliar administrativo está orientada a realizar actividades elementales en centros privados o públicos.

Sin duda, son un elemento vital si se quiere llevar a cabo una buena gestión empresarial.

Funciones Sus funciones principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser: Tramitar correspondencia, su entrada y salida.

Recepción de documentos.

Atender llamadas telefónicas.

Atender visitas.

Archivo de documentos.

Cálculos elementales.

Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.

Estar al día de la tramitación de expedientes.

Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.

Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa.

Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.

Completo conocimiento de uno o más idiomas extranjeros.

Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado es como gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que éste no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.

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El archivo. Elementos.

• Atributos.- Son marcas físicas que determinan el tipo de operaciones y características de un archivo.

• Identificador de archivo.- Es un elemento lógico que se crea en un ambiente de programación para hacer referencia al archivo de datos.

• Apuntador de registro.- Es un marca lógica que indica la posición donde se realizara la siguiente operación de lectura o escritura en el archivo.

• Número de registro.- Son elementos lógicos que indican la posición relativa del registro en el archivo.

• Marca de fin de archivo(EOF).- Es una marca física que determina la finalización del archivo.

• Marca de fin de línea (EOL).- Es una marca física utilizada en l ación de archivos Instituto Tecnológico de la Paz.os archivos de texto para indicar la finalización de una línea.

Fuente: Tutorial de administr

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Sistemas de clasificación.

Resumen: Introducción a los diferentes sistemas de clasificación de contenidos en el contexto Web. La tarea de clasificar podemos definirla como la actividad de agrupar los elementos de información de acuerdo a atributos o propiedades comunes entre ellos.

Por tanto, definir un sistema de clasificación es elegir en base a qué atributos vamos a agrupar los contenidos y cómo vamos a organizar estos atributos.

Atendiendo a la tipología de sistemas de clasificación presentada por Rosenfeld y Morville en su libro "Information Architecture for the Word Wide Web", distinguimos entre sistemas exactos y ambiguos.

Sistemas de clasificación exactos Estos sistemas agrupan los contenidos en secciones perfectamente definidas y diferenciadas del resto. Son útiles cuando el usuario va a realizar una búsqueda o navegación por "elementos conocidos". Por ejemplo, cuando buscamos un número de teléfono en una guía telefónica, es porque conocemos el nombre de la persona. Cuando buscamos una definición en un diccionario, conocemos el término. Cuando buscamos en nuestra agenda qué reuniones o tareas tenemos programadas, conocemos la fecha.

Clasificación alfabética: En este sistema, los elementos de información son organizados a través de la clasificación en orden alfabético de algún atributo (nombre, título, formato...).

Clasificación cronológica: La clasificación por fecha puede ser muy útil, sobretodo para clasificar contenidos de constante actualización. Es el sistema de clasificación utilizado, por ejemplo, en la organización de los posts de las denominadas bitácoras o weblogs.

Clasificación geográfica: Los elementos a organizar se clasifican atendiendo a la zona geográfica a la que pertenecen. La selección de la zona geográfica se realiza comúnmente a través de un mapa, donde cada región es una zona sensible que funciona como enlace a los contenidos pertenecientes a dicha región.

Sistemas de clasificación ambiguos Hay veces que el usuario no sabe exactamente lo que busca, y se dedica a realizar una exploración o navegación por los contenidos de forma aleatoria o azarosa (navegación "serendípica"). Otras, aunque sabe lo que busca, no es capaz de expresarlo con palabras, por lo que no utilizará el buscador para encontrarlo.

En estos casos es necesario ofrecer al usuario una forma de acceder a los contenidos a través de opciones o enlaces a priori no conocidos. El usuario, explorando visualmente estas opciones, deberá poder intuir dónde encontrar aquellos contenidos de su interés.

Los sistemas de clasificación ambiguos organizan los contenidos en categorías no definidas de forma exacta y precisa. Es el tipo de sistema de clasificación más común y útil en sitios web, aunque tiene ciertas desventajas. Por un lado, la subjetividad de la clasificación puede desorientar al usuario. Por otro, la propia ambigüedad del lenguaje natural (polisemia,

Página 19 de 20 sinonimia,...) puede resultar una barrera para el usuario en el proceso de búsqueda o exploración.

Clasificación temática o por categorías: Es la más útil de las clasificaciones. Se trata de organizar los contenidos en categorías definidas en función de la temática de los contenidos a clasificar.

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