TEMA 4. DIRECCIÓN Y SECRETARIA
MANUEL SÁNCHEZ FERNÁNDEZ 1
1.Organización. Los organigramas…Pág. 3 2.Tipos de organización………….....Pág. 4-14 3.La departamentalización. ………...Pág.15-17 4.Dirección. Funciones. ………….....Pág. 18 5.Secretaría. Funciones. ……….…...Pág. 19 6.El archivo. Elementos. …………....Pág. 20 7.Sistemas de clasificación. ………...Pág. 21 8.Bibliografía ………………………….Pág.22
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Organización. Los organigramas. Organización: Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse de este medio que permite a una empresa alcanzar sus determinados objetivos.
Tipos: Formal: La definida anteriormente . Informal: La que surge espontáneamente. Organigramas: Son la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio.
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Tipos de organización CLASIFICACIÓN 1 POR LA FORMA DE POR LA FORMA Y DISPOSICIÓN REPRESENTAR LA ESTRUCTURA Analíticos
Verticales
Generales
Horizontales
Suplementarios
Circulares
POR LA FORMA DE REPRESENTAR LA ESTRUCTURA
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Organigramas Analíticos: Son organigramas muy específicos, suministran información detallada, llegando a complementarse con datos anexos y símbolos convencionales referidos a datos circunstanciales.
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Organigramas Generales: Muestran la organización completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos, según su naturaleza. Por ejemplo el organigrama de un Plantel.
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Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en forma más detallada. Por ejemplo: el organigrama de una División, de un Departamento o de una unidad en particular.
POR LA FORMA Y DISPOSICIÓN
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Organigramas Verticales: Son organigramas que representan la estructura jerárquica, desde arriba hacia abajo. Son los organigramas más utilizados
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Organigramas Horizontales: Son organigramas que representan la estructura organizativa de izquierda a derecha.
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Organigramas Circulares: Son organigramas que representan los niveles jerárquicos mediante círculos concéntricos desde dentro o fuera y orden de importancia.
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CLASIFICACIÓN 2 •
Organización Lineal o Militar o jerarquico.
DEFINICIÓN: Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe. Ventajas: 1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas. 2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. 3. Es claro y sencillo. 4. Util en pequeñas empresas. 5. La disciplina es fácil de mantener. Desventajas: 1. Es rígida e inflexible. 2. La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos. 3. No fomenta la especialización. 4. Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente de operación. REPRESENTACIÓN
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Organización Funcional o de Taylor
Definición: Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones. Ventajas: 1.
Mayor
especialización.
2. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona. 3. La división del trabajo es planeada y no incidental. 4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual. 5. Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización. Desventajas: 1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las ordenes. 2. Se viola el principio de la unida de mando, lo que origina confusión y conflictos. 3. La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes. Representación:
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Organización Líneo - Funcional
Definición: en ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial. Representación:
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Organización staff
Definición :Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.
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Ventajas: 1. Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera de resolver los problemas de dirección. 2.
Hace posible el principio autoridad indivisible, y especialización del staff.
de al
la responsabilidad y de mismo tiempo permite
la la
Desventajas: 1.
Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producir una confusión considerable en toda organización.
2. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones. 3.
Pueden existir rozamientos organización lineal.
con
los
departamentos
de
la
Representación:
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Organización por Comités
Definición: Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto. Clasificación: a) Directivo; Representa a los accionistas de una empresa. b) Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman. c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar la labores de los empleados de la empresa. d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados. Ventajas: 1. Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios. 2. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella sobre una sola persona. 3. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen. 4. Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados. 12
Desventajas: 1. Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías. 2. Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo. 3. En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones. Representación:
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Organización Matricial
Definición:Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes. Ventajas: 1. Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento. 2. Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos. 3. Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario. 4. Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica. Desventajas:
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1. Existe confusión acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad. 2. Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto. 3. Funciona a través de muchas reuniones, lo que supone pérdidas de tiempo. 4. El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad. 5. Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal. Representación:
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La departamentalización. Definición :Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia: • Listar todas las funciones de la empresa. • Clasificarlas. • Agruparlas según un orden jerárquico. • Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas. • Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos. • Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos. • El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.
Tipos De acuerdo con la situación específica de cada empresa, departamentalización más usuales son:
los tipos de
1. Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.
2. Por producto: Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.
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3. Geográfica o por Territorios : En este caso la departamentalización se realiza en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa
4. Por clientes Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.
5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.
6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.
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Dirección.Funciones. CONCEPTO La dirección de la empresa consiste en realizar funciones de gobierno, dar instrucciones de todo tipo y establecer los criterios convenientes para conseguir los objetivos previamente fijados. El directivo debe, por tanto, combinar los factores humanos y materiales de la empresa de la mejor manera posible para conseguir dichos objetivos, siempre teniendo en cuenta un entorno cambiante.
FUNCIONES Para llevar a cabo la función de dirección se tendrán que llevar a cabo las siguientes funciones: - Planificar: Fijar los objetivos a alcanzar y tratar el camino para conseguirlos. - Organizar: Ordenar los medios materiales y humanos para conseguir los objetivos. - Gestionar: Hacer lo necesario para que las decisiones que se adopten se ejecuten de forma eficaz y conseguir que todo el personal realice su cometido. - Controlar: Comprobar que los datos reales se correspondan con las previsiones, para así efectuar las posibles correcciones de las desviaciones.
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Secretaría. Funciones. Perfil de la secretaria - Buena presencia. - Persona de buen trato, amable, cortés y seria. - Excelente redacción y ortografía. - Facilidad de expresión verbal y escrita. - Persona preactiva y organizada. - Facilidad para interactuar en grupos. - Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet - Brindar apoyo a todos los departamentos. - Desempeñarse eficientemente en su Área. - Aptitudes para la Organización. - Buenas relaciones interpersonales. - Dinámica entusiasta. - Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones. - Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
Funciones de una secretaria - Ser puntual en todas sus actividades de funciones. - Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente. - Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos. - Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado. - Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa. - Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa. - Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos. - Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe. - Mejora y aprendizaje continúo.
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El archivo. Elementos. • Atributos.- Son marcas físicas que determinan el tipo de operaciones y características de un archivo. • Identificador de archivo.- Es un elemento lógico que se crea en un ambiente de programación para hacer referencia al archivo de datos. • Apuntador de registro.- Es un marca lógica que indica la posición donde se realizara la siguiente operación de lectura o escritura en el archivo. • Número de registro.- Son elementos lógicos que indican la posición relativa del registro en el archivo. • Marca de fin de archivo(EOF).- Es una marca física que determina la finalización del archivo. • Marca de fin de línea (EOL).- Es una marca física utilizada en los archivos de texto para indicar la finalización de una línea. Fuente: Tutorial de administración de archivos Instituto Tecnológico de la Paz.
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Sistemas de clasificación. Definición: La tarea de clasificar podemos definirla como la actividad de agrupar los elementos de información de acuerdo a atributos o propiedades comunes entre ellos.
Tipos Sistemas de clasificación exactos Clasificación alfabética: En este sistema, los elementos de información son organizados a través de la clasificación en orden alfabético de algún atributo (nombre, título, formato...). Clasificación cronológica: La clasificación por fecha puede ser muy útil, sobretodo para clasificar contenidos de constante actualización. Es el sistema de clasificación utilizado, por ejemplo, en la organización de los posters de las denominadas bitácoras o weblogs. Clasificación geográfica: Los elementos a organizar se clasifican atendiendo a la zona geográfica a la que pertenecen. La selección de la zona geográfica se realiza comúnmente a través de un mapa, donde cada región es una zona sensible que funciona como enlace a los contenidos pertenecientes a dicha región.
Sistemas de clasificación ambiguos Clasificación temática o por categorías: Es la más útil de las clasificaciones. Se trata de organizar los contenidos en categorías definidas en función de la temática de los contenidos a clasificar. Clasificación orientada a tareas: Los elementos se organizan en función de las posibles tareas que puede realizar el usuario a través del sitio web. Un ejemplo de clasificación orientada a tareas es la que utilizan muchas aplicaciones software (abrir, guardar, cerrar, imprimir...). Clasificación orientada a la audiencia: Cuando un sitio web tiene una audiencia claramente definida, con intereses y necesidades diferentes, resulta de gran utilidad clasificar los contenidos en secciones específicas y adaptadas a cada grupo o clase de usuarios. Clasificación metafórica: Es un tipo de clasificación cuyo objetivo es hacer familiar, comprensible e intuitivo aquello que es novedoso o desconocido para el usuario. El ejemplo más famoso de metáfora es el de la "metáfora del escritorio", utilizada por los sistemas operativos para familiarizar el usuario con el uso de directorios, ficheros y aplicaciones: En el escritorio, las herramientas y contenidos se organizan en carpetas;
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cuando un documento no es útil, lo "tiramos" a la papelera de reciclaje; el escritorio tiene incluso su propio ordenador.
BIBLIOGRAFIA http://www.maristasleon.com/economia/03_La%20funci%C3%B3n%20de%20direcci%C3%B3n %20y%20la%20organizaci%C3%B3n%20interna%20de%20la%20empresa.pdf http://www.mailxmail.com/curso-secretaria-ejecutiva/mision-perfil-funciones-secretaria http://www.nosolousabilidad.com/articulos/sistemas_clasificacion.htm
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