Kristina Zvonar Brkić
VRIJEME I VI NA TI” “
Kristina Zvonar Brkić VRIJEME I VI „NA TI” Nakladnik: Altagena d.o.o., Zagreb Za nakladnika: Kristina Zvonar Brkić Ilustracije: www.123rf.com Fotografija na naslovnici: www.123rf.com Grafičko oblikovanje: Naklada Nika, Zagreb Lektorica: Marina Jovanović Korektura: Senka Galenić Tisak: Grafički zavod hrvatske d.o.o., Zagreb Godina izdanja: Zagreb, 2016. ISBN: 978-953-59296-0-4 Copyright © Kristina Zvonar Brkić, 2016. CIP zapis je dostupan u računalnome katalogu Nacionalne i sveučilišne knjižnice u Zagrebu pod brojem 000945201.
Kristina Zvonar Brkić
VRIJEME I VI
„NA TI”
Altagena d.o.o. Zagreb, 2016.
Kristina Zvonar Brkić je doktorica znanosti iz područja biokemije, ali ju je život prije desetak godina odnio u područje standardizacije i organizacije. Školovala se 2011. u Americi kod najpoznatije američke profesionalne organizatorice Julie Morgenstern i od tada se tim poslom bavi u Hrvatskoj.
Kristina je prva profesionalna organizatorica na našim područjima iako za sebe više voli reći da je savjetnik za organiziranje i razvoj
organizacijskih vještina. Misija joj je razbiti predrasude o ster-
ilnom redu i potrebi za savršenim organizacijskim sustavom. Stoga je razvila koncept Svjesnog Organiziranja, holistički pristup
prema kojemu svaka osoba stvara prostor oko sebe koji je odraz
nje same. S klijentima radi prije svega na definiranju problema: koji programi sprečavaju dobru organizaciju i koji su aspekti
života, odnosno koje vrijednosti važne. Zatim vodi klijenta kroz proces kreiranjem reda koji odgovara njegovoj osobnosti, ciljevima i potrebama. Ništa ne nameće, već omogućuje klijentima
da ostvare svoj puni potencijal u stvaranju reda u sebi i oko sebe.
Sadržaj 1
PORUKA NA POČETKU........................................................................ 7
2
KAKO SE KORISTITI KNJIGOM?...................................................... 9
3
ZA POČETAK...........................................................................................11
3.1 KOTAČ PROCJENE TRENUTNIH NAVIKA PRI UPRAVLJANJU VREMENOM.......................................................... 21
4
NIŠTA BEZ ENERGIJE........................................................................ 23
5
VAŠE SHVAĆANJE VREMENA....................................................... 33
6
DELEGIRANJE.......................................................................................43
7
UPRAVLJANJE ZADACIMA.............................................................. 49
7.1 IZBOR ALATA ZA BILJEŽENJE ZADATAKA...................... 53
7.2 PLANIRANJE.................................................................................. 54
7.3 POPISI ZADATAKA........................................................................ 61
8
CILJEVI.......................................................................................................65
9
FOKUS........................................................................................................73
10
RASPORED..............................................................................................77
11
KOTAČ PROCJENE VJEŠTINA UPRAVLJANJA VREMENOM NAKON PROVEDENOG PROGRAMA............... 83
12
DODACI......................................................................................................85
KAKO RAZVITI NAVIKU...................................................................... 85
ZAŠTO JE POTREBNO BAŠ SVE ZAPISIVATI.......................... 86
ROKOVNICI I APLIKACIJE................................................................ 88
Organizirajte svoj Ĺživot u skladu sa svojim snovima i gledajte kako se oni ostvaruju. Anonimni autor
1
PORUKA NA POČETKU
Drage čitateljice i čitatelji, prije svega, hvala vam što ste pokazali interes za ovu knjigu. Nadam
se da će vam pomoći i ponuditi odgovore na određena pitanja. Ova
knjiga ne bavi se teorijom, jer ih je mnogo ispisano već do sada. Ova knjiga – koju bi bilo bolje nazvati priručnikom – sadrži praktične savjete i mnoštvo iznimno korisnih preporuka.
Ništa vam ne želim krišom podmetnuti, nikakvog mačka u vreći.
Ne želim vam prodati još jedan „savršeni sustav koji jamči siguran uspjeh” ili „sedam koraka do savršenog postignuća”. Ne želim vas
nagovarati na usvajanje svog organizacijskog sustava jer znam da vam neće odgovarati u tom obliku.
Želim vam samo ukazati na određene vještine i smjernice za
osmišljavanje vlastitog organizacijskog sustava, jedinstvenog i učinkovitog upravo zato što je skrojen po vašoj mjeri, vašim potrebama i očekivanjima.
7
Ne obećavam ništa. Nakon što pročitate ovu knjigu, stvari se neće promijeniti same od sebe niti ćete početi savršeno funkcionirati. Nažalost, ova knjiga ne nudi takva obećanja. Sami morate donijeti odluku da se želite promijeniti te da ste spremni raditi, naučiti i usvojiti nove navike. Ne postoji univerzalno načelo koje odgovara svima; morate ga sami otkriti nakon što se upoznate s osnovnim principima, alatima i tehnikama.
Možete li se osjećati ugodno u prevelikoj ili premalenoj odjeći? Naravno da ne možete! Iako ta odjeća možda savršeno odgovara nekom drugom, vama nije po mjeri. Tako je i s organizacijskim sustavima, neovisno o tome je li riječ o organizaciji prostora ili vremena. Kad se govori o upravljanju vremenom neprestano se spominje da se vrijeme mora organizirati, što je uistinu velika zabluda. Razmislite još jednom. Vrijeme je zapravo savršeno organizirano, i to jednako za sve – svima je na raspolaganju 24 sata dnevno, 7 dana tjedno i 12 mjeseci godišnje. Ono što je potrebno razlučiti jest kako upravljati vlastitom energijom, fokusom i zadacima. Ova knjiga govori upravo o tome. Ono što očekujem od vas je da radite na sebi i da pokušate izgraditi svoj sustav, usvojiti neke nove navike i pratiti napredak. Kako znam da je to moguće? U rukama upravo držite ovu knjigu, znači prvi i najvažniji korak već ste napravili – donijeli ste odluku da nešto želite promijeniti. Sretno!
Vaša profesionalna organizatorica Kristina
8
2
KAKO SE KORISTITI KNJIGOM?
O
vo je interaktivni priručnik, zbirka metoda i zadataka – slobodno
bilježite, ispunjavajte tablice i rješavajte zadatke, skicirajte i
pišite svoja zapažanja, a na kraju imate nekoliko praznih stranica za
sve potrebne napomene i bilješke. Dajte si vremena i odradite svaku vježbu, krenite dalje kad svladate zadatak i osjetite da je vrijeme za
sljedeći korak; ovo nije natjecanje, ovo je vaše vrijeme koje ulažete da biste preuzeli kontrolu nad svojim vremenom.
U ovome priručniku teorija se zaobilazi, a želite li saznati nešto
više o pojedinoj temi – popis literature i izvora nalazi se na kraju svakog poglavlja.
Možda bi bilo dobro da prvo prelistate knjigu od početka do kraja i
doznate što se od vas kao čitateljice ili čitatelja očekuje, a onda krenite pažljivo od jednog do drugog poglavlja.
Savjetujem vam da potražite podršku od bliske osobe. Ne zato da
vam netko „kvoca” kako nešto niste napravili, nego da vas potakne u
trenucima kad vam se možda neće dati nastaviti, ako spletom okol9
nosti izgubite volju i koncentraciju. Podrška vam može biti netko od ukućana ili prijatelj, osoba koja će zajedno s vama pokušati svladati upravljanje vremenom prema savjetima iz ovog priručnika, netko s kime ćete moći razgovarati o vježbama i tko će moći provjeriti jeste li bili dosljedni u provođenju novih navika.
Iako možete krenuti od bilo kojeg dijela, preporučam da prvo pročitate poglavlje „Energija”. Zašto? Sav trud može pasti u vodu ako vam nedostaje energije za provođenje ovog programa. Program je osmišljen u postupnom slijedu koji se proteže na nekoliko tjedana, stoga ne žurite. Za usvajanje novih navika potrebno je vrijeme. Kaže se da je za svaku promjenu potreban 21 dan, a prvih 10 dana od presudne je važnosti. Nova navika na početku vam se čini iznimno napornom i pomišljate da će takva zauvijek ostati, jednako teška i zamorna. Neće, vjerujte mi! Samo izdržite tih 10 dana i dopustite da vrijeme napravi svoje. Kako biste mogli pratiti svoj napredak, na kraju svakog poglavlja nalaze se tablice u koje možete bilježiti dnevne rutine usvajanja novih navika, a za više pojedinosti o navikama obavezno pogledajte Dodatak A.
Stvaranje organizacijskog sustava je proces i neodvojivi dio vaših shvaćanja, potreba i navika – što znači da se mijenja zajedno s vama. Na tom ćete putovanju otkriti mnoge stvari koje niste znali o sebi ili ste ih tek naslućivali, ali to ne znači da će te nove spoznaje vrijediti „za
vijeke vjekova”. Svaka promjena životnih okolnosti može istovremeno
biti prilika za promjenu unutar vašeg osobnog organizacijskog sustava.
Kad pročitate ovaj priručnik do kraja, svladate učinkovite metode, počnete razmišljati na drugi način i postanete svjesni novih navika, nagradite se.
10
3
ZA POČETAK
P
rvo ispunite upitnik na sljedećim stranicama. Izdvojite sat vremena i bez ometanja pokušajte odgovoriti na postavljena
pitanja.
Odaberite jedan odgovor na svako pitanje. Nema točnih i
pogrešnih odgovora. Budite iskreni sami sa sobom jer je jedina svrha ovog upitnika odrediti vaše navike i usvojena ponašanja. Svaki odgo-
vor nosi od 1 do 5 bodova, pri čemu „Nikad” nosi 1 bod, a odgovor „Uvijek” 5 bodova. Zbrojite bodove za svaku vještinu i rezultat
upišite u kolonu tablice 1 – „Vaš rezultat na početku”. Zapamtite, bez obzira na postignuti rezultat, uvijek postoji prostor za poboljšanje i mogućnosti koje se ostvaruju trudom i radom na sebi.
Dok ne savladamo upravljanje vremenom, ne možemo ničim upravljati.
11
VJEŠTINA
Maksimalni broj bodova
Upravljanje vlastitom energijom
40
Osobna načela o vremenu
40
Delegiranje
40
Planiranje
40
Praćenje zadataka
40
Ciljevi
40
Stvaranje rasporeda
40
Vaš rezultat na početku
VAŠ REZULTAT na kraju
Postignute rezultate možete predočiti i na Kotaču procjene navika pri
upravljanju vremenom u poglavlju 3.1, gdje se nalaze i upute kako se
služiti tim dijagramom i grafičkim prikazom dobivenih podataka. Na kraju vašeg puta, nakon upoznavanja metoda upravljanja vremenom
i vježbi za lakše svladavanje organizacijskog sustava, moći ćete na istom Kotaču usporediti početne i završne podatke te jednostavno provjeriti koliki ste posao napravili.
Za svaku minutu koju provedete u organiziranju, uštedjeli ste sat vremena.
12
Vještina: Upravljanje vlastitom energijom 1 Svoje vrijeme provodim svjesno (ne trošim ga uzalud).
Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
2 Znam procijeniti situaciju i izbjeći okolnosti koje mi odvraćaju pažnju pri obavljanju zadataka (reći ne prekidima i ometanjima).
Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
3 Svjesno planiram svoje zadatke, ovisno o razini energije koja je potrebna za njihovo obavljanje.
Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
4 Znam tijekom dana kako obnoviti i regenerirati svoju energiju.
Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
5 Držim se ustaljene jutarnje i večernje rutine. Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
Često
Uvijek
6 Dovoljno spavam. Nikad
Rijetko
Ponekad
7 Kad se osjećam pod stresom, znam kako ću se umiriti i krenuti dalje. Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
8 Znam kako biti koncentriran samo na jedan posao, znam kako umiriti da mi misli ne lutaju (biti u sadašnjem trenutku). Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
13
Vještina: Osobna načela o vremenu 1 Smatram da tijekom dana imam dovoljno vremena za sve. Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
Često
Uvijek
2 Sposoban/na sam razviti nove navike. Nikad
Rijetko
Ponekad
3 Mislim da struktura (organiziranost) može stvoriti više slobode. Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
Ponekad
Često
Uvijek
Ponekad
Često
Uvijek
Ponekad
Često
Uvijek
Ponekad
Često
Uvijek
4 U redu je reći NE drugima. Nikad 5
Rijetko
U redu je reći DA sebi. Nikad
Rijetko
6 Kontroliram svoje vrijeme. Nikad
Rijetko
7 Uvijek sve stižem. Nikad
Rijetko
8 Ja kontroliram svoje zadatke i posao, a ne oni mene. Nikad
14
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
Vještina: Delegiranje 1 Jasno mi je koji su kapaciteti mog tima pri preuzimanju novih projekata/zadataka. Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
2 Znam na koga mogu računati i na koga se mogu osloniti kod delegiranja zadataka. Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
3 Pratim zadatke koje sam delegirao/la i predajem odgovornost timu. Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
4 Timu dajem dovoljno vremena za izvršenje delegiranih zadataka. Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
5 Pri planiranju uzimam u obzir vrijeme koje je potrebno za delegiranje zadataka. Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
6 Važno mi je da delegiranje daje poticaj drugima i/ili smanjuje moj fokus. Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
7 Vjerujem članovima svog tima i nemam potrebu za nadzorom njihova rada. Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
8 Pri delegiranju primjenjujem i dijelim informacije kojima se olakšava ispunjavanje zadataka. Nikad
Rijetko
Ponekad
Često
Uvijek
15
Kristina Zvonar Brkić
VRIJEME I VI NA TI” “ Možete li se osjećati ugodno u prevelikoj ili premalenoj odjeći? Naravno da ne možete! Iako ta odjeća možda savršeno odgovara nekom drugom, vama nije po mjeri. Tako je i s organizacijskim sustavima, neovisno o tome je li riječ o organizaciji prostora ili vremena. Kad se govori o upravljanju vremenom neprestano se spominje da se vrijeme mora organizirati, što je uistinu velika zabluda. Razmislite još jednom. Vrijeme je zapravo savršeno organizirano, i to jednako za sve – svima je na raspolaganju 24 sata dnevno, 7 dana tjedno i 12 mjeseci godišnje. Ono što je potrebno razlučiti jest kako upravljati vlastitom energijom, fokusom i zadacima. Ova knjiga govori upravo o tome. Od vas očekujem da radite na sebi i pokušate izgraditi svoj sustav, usvojiti neke nove navike i pratiti napredak. Kako znam da je to moguće? U rukama upravo držite ovu knjigu, znači prvi i najvažniji korak već ste napravili – donijeli ste odluku da nešto
Cijena: 107 kn
želite promijeniti.