DEFINICIÓN • Es cuando una organización transfiere la propiedad de un proceso de negocio a un suplidor. La clave de esta definición es el aspecto de la transferencia de control. • Es contratar y delegar a largo plazo uno o más procesos no críticos para un negocio, a un proveedor más especializado para conseguir una mayor efectividad que permita orientar los mejores esfuerzos de una compañía a las necesidades neurálgicas para el cumplimiento de una misión.
EJEMPLO: Contratación: • Si se contrata una empresa para hacer el servicio de limpieza de una compañía, la empresa que solicita el servicio es quien determina que tipo de equipos y detergentes (químicos) utilizar para hacerlo, de que forma, cuántas personas serían necesarias y cuándo se realizaría. Outsourcing: • En este caso la empresa que requiere del servicio solicita a la compañía proveedora, el servicio de limpieza. Entonces es el suplidor quien determina cuándo y cómo debe realizar la limpieza, cuáles detergentes va a utilizar y cuántas personas se necesitan para ello.
¿POR QUÉ UTILIZAR OUTSOURCING? • Es más económico. • Reducción y/o control del gasto de operación. • Concentración de los negocios y disposición más apropiada de los fondos de capital debido a la reducción o no uso de los mismos en funciones no relacionadas con al razón de ser de la compañía. • Manejo más fácil de las funciones difíciles o que están fuera de control. • Disposición de personal altamente capacitado. • Mayor eficiencia.
VENTAJAS DEL OUTSOURCING • Los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se reduce. • Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno. • Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar personal de la organización para manejarla. • Aplicación de talento y los recursos de la organización a las áreas claves. • Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos fijos.
DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING • Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestión existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de suplidor en competidor. • El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado. • Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio. • Reducción de beneficios • Pérdida de control sobre la producción.
ÁREAS DE LA EMPRESA QUE PUEDEN PASAR A OUTSOURCING • Outsourcing de los sistemas financieros. • Outsourcing de los sistemas contables. • Outsourcing las actividades de Mercadotecnia. Outsourcing de los sistemas administrativos. • Outsourcing de actividades secundarias. • Outsourcing de la producción. • Outsourcing del sistema de transporte. • Outsourcing del proceso de abastecimiento.
ÁREAS DE LA EMPRESA QUE NO DEBEN PASAR A OUTSOURCING • Respecto a las actividades que no se deben subcontratar están: • La Administración de la planeación estratégica. • La tesorería • El control de proveedores • Administración de calidad • Servicio al cliente • Distribución y Ventas
LOS RIESGOS DEL OUTSOURCING • No negociar el contrato adecuado. • No adecuada selección del contratista.
• Puede quedar la empresa a mitad de camino si falla el contratista. • Incrementa el nivel de dependencia de entes externos.
• Inexistente control sobre el personal del contratista. • Incremento en el costo de la negociación y monitoreo del contrato. • Rechazo del concepto de Outsourcing.
CICLO DE VIDA DE UN OUTSOURCING • Proceso complejo que requiere una adecuada planificación.
• Depende de variantes que dependen de las leyes que rigen al país en donde se lleva a cabo.
CICLO DE VIDA DE UN OUTSOURCING
FASE 1. DECISIÓN DEL OUTSOURCING • Reducción de costos. • Mejora de calidad. • Identificación y valoración de los elementos regulatorios que afectarán al Outsourcing. • Análisis de la situación jurídica de los activos, contratos y empleados. • Estudio de la mejor estructura para llevar a cabo el Outsourcing.
No se trata de seleccionar a un proveedor técnica y jurídicamente capaz, también debe evitarse la selección de proveedores que mantengan posiciones jurídicas tan apartadas de las de la empresa cliente, que obliguen a pasar por un largo y costoso proceso de negociación.
FASE 2. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR • El proveedor que se seleccione debe: • Tener capacidad legal para prestar el servicio. • Estar en disposición de aceptar aquellas condiciones contractuales que para la empresa constituyen aspectos esenciales.
FASE 2. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR • Se recomienda seguir algunas pautas de cara a obtener una propuesta clara y convincente:
• Establecer las reglas que regirán la posterior negociación del contrato. • Obtener aceptación expresa de cuestiones de negocio y legales. • El proveedor debe elaborar una oferta única y consolidada que incluya todos los acuerdos. • Firma de carta de adjudicación con carácter preliminar.
FASE 3. NEGOCIACIÓN DEL CONTRATO Algunos aspectos relevantes a tomar en cuenta son: • Formar un equipo negociador mixto que incluya perfiles profesionales de distinta naturaleza según las necesidades del outsourcing. • Estructura del contrato dependiente del alcance del servicio. • Forma de regular activos en caso de que se produzca en el contexto del outsourcing. • Anexos del contrato (esclarecimiento, división de contratos).
ES IMPORTANTE QUE LOS MIEBROS DEL EQUIPO NEGOCIADOR SE CONOZCAN BIEN Y ESTÉN ALINEADOS EN CUANTO A OBJETIVOS Y EXPECTATIVAS, NO YA SOLO RESPECTO DEL CONTENIDO DEL CONTRATO DE OUTSOURCING SINO DEL PROCESO NEGOCIADOR EN SÍ MISMO.
FASE 4. TRANSICIÓN Engloba todas aquellas acciones necesarias para el traspaso de responsabilidades en relación con el proceso o actividad objeto de externalización. Se llevan a cabo actuaciones con gran relevancia jurídica: Se pone fin a contratos existentes. Procesos de transmisión de activos y contratos. Propiedad intelectual Compra/venta maquinaria Cesiones de derecho de propiedad intelectual Garantías que recibirá el adquirente
DURANTE LA TRANSICIÓN SE LLEVAN A CABO ACTUACIONES CON GRAN RELEVANCIA JURÍDICA QUE MERECEN GRAN ATENCIÓN.
FASE 5. TRANSFORMACIÓN Y AS-IS La transformación es el proceso por el que el proveedor modifica el entorno del cliente en el que se desarrollan la actividades objeto de externalización, con la finalidad de adaptarlo. Para lograr un proceso de transformación satisfactorio se tienen que tener en cuenta las siguientes previsiones: Listado detallado de proyectos de transformación. Procedimiento de aceptación de entregables Establecer un sistema de penalizaciones
FASE 5. TRANSFORMACIÓN Y AS-IS Servicios AS-IS: servicios que rigen la actividad del cliente cuando se produce la externalización.
FASE 6. SERVICIOS • El proveedor ya está en situación de prestar sus servicios. Es importante prestar atención a las siguientes cláusulas:
• Acuerdos de nivel de servicios: regula los objetivos de calidad que se compromete a alcanzar el proveedor. • Comités de seguimiento: grupos compuestos por representantes del cliente y el proveedor que se reúnen de forma periódica.
FASE 6. SERVICIOS • Una forma de evitar las consecuencias negativas de la cautividad que a menudo encontramos en el Outsourcing, es el “benchmarking”. • El benchmarking es un proceso que consiste en someter en revisión el servicio por parte de un tercero para verificar precio.
FASE 7. RETORNO • Al conjunto de actuaciones que desarrolla el proveedor al objeto de permitir la devolución ordenada y satisfactoria del servicio a la terminación del contrato, se le denomina retorno. • Es de vital importancia que el contrato regule en detalle el proceso de retorno. La razón es simple: “únicamente el proveedor del servicio es capaz de realizar una devolución adecuada del mismo y eso por ello necesario asegurarse que la llevará a cabo”.
MARCO JURﾃ好ICO 窶｢ El marco normativo laboral tiene por objeto regular las relaciones de trabajo entre patrones y trabajadores a travﾃｩs del contrato de trabajo, en donde se establecen los procedimientos que son obligatorios de acuerdo a las leyes.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS • Artículo 5to. A ninguna persona podrá impedirse que se dedique a la profesión, comercio o trabajo que le acomode, siendo estos lícitos. • Artículo 123. Toda persona tiene derecho al trabajo digno y socialmente útil.
LEY FEDERAL DE TRABAJO Artículo 1ro. La presente ley es de observancia general en toda la República y rige las relaciones de trabajo comprendidas en el artículo 123. Artículo 12. Intermediario es la persona que contrata o interviene en la contratación de otra para que presten servicios a un patrón.
Artículo 13. No serán considerados intermediarios, sino patrones, las empresas establecidas que contraten trabajos para ser ejecutados con elementos propios suficientes para cumplir las obligaciones que deriven de las relaciones con sus trabajadores. Artículo 14. Las personas que utilicen intermediarios para la contratación de trabajadores serán responsables de las obligaciones que deriven de esta ley y de los servicios prestados.