Manual do Novo Membro NCD by Núcleo de Cidadania Digital (NCD)

MANUALDO

NOVOMEMBRO

SUMÁRIO 1. Introdução 4 2. Filosofia Institucional 5 2.1 O que é o NCD? 5 2.2 Missão, Visão, Valores 6 2.3 Estrutura Organizacional 8 3. Ferramentas que Usamos 10 3.1 Ferramentas do NCD 10 3.1.1 NCDSis 10 3.1.2 NCD Wiki 10 3.1.3 LDAP 10 3.2 Lista de E-mail 11 3.2.1 Geral NCD 11 3.2.2 Listas Específicas por Equipe 11 3.2.3 Outros Grupos do NCD 12 3.3 Setores da Ufes 12 3.3.1 ProEx 12 3.3.2 PU 12 3.3.3 SERPROG 12 3.4 Ferramentas de Gestão 12 3.4.1 BSC 12 3.4.2 PE 12 3.4.3 PO 12 4. Primeiros Passos 13 4.1 Login e Senha 13 4.2 E-mail 13 4.3 Drive 14 4.4 NCD Wiki 14 4.5 Horário de Trabalho 14 4.6 Atividades de Trabalho ou Pontos 15

SUMÁRIO 4.7 Locais de Trabalho 4.7.1 Laboratório 4.7.2 Secretaria 4.7.3 Produção 4.8 Com Quem Falar? 4.8.1 Problemas técnicos no laboratório 4.8.2 Dúvidas quanto a procedimentos de cursos 4.8.3 Outros problemas 4.8.4 Pequenas dúvidas gerais 4.8.5 Entidades buscando contato ou parceria 5. Tela Cidadã 6. NCD à Distância 7. Mídias do NCD 8. O fim?

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INTRODUÇÃO Bem-vindo ao Núcleo de Cidadania Digital! Após um longo período de processo seletivo você foi selecionado(a) para fazer parte de nossa equipe. É um prazer recebê-lo(a) e esperamos que juntos possamos fazer um trabalho ainda mais inovador e excepcional para a comunidade. Esse pequeno manual tem o objetivo de facilitar o entendimento de como o NCD funciona. Nele estão algumas dicas para seu dia a dia de trabalho no Núcleo, informações de onde encontrar o que precisa e como solucionar eventuais problemas. Claro que você não precisa ﬁcar preso somente a ele. Caso tenha alguma dúvida, não hesite em perguntar para algum outro membro. É a fonte de informação mais prática e confiável, e você ainda aproveita para interagir mais um pouco com seu colega de trabalho!

BEM-VINDX!

FILOSOFIA INSTITUCIONAL O que é o NCD? O Núcleo de Cidadania Digital (NCD) é um Programa de Extensão da Universidade Federal do Espírito Santo (Ufes) que oferece produtos e serviços para a comunidade a fim de promover a inclusão digital e estimular o exercício da cidadania por meio de ferramentas tecnológicas. Criado em agosto de 2005, o programa é mantido pela Ufes. O Núcleo surgiu a partir da necessidade de uma iniciativa que contemplasse a inclusão digital de forma inovadora no Espírito Santo. Isso porque apesar de haver um crescimento contínuo do acesso às ferramentas de informática e à internet (sobretudo nos últimos anos), pesquisas mostram que atualmente ainda existe um número significativo de pessoas que nunca tiveram a oportunidade de desfrutar dessas ferramentas. Diante dessa realidade, surgiu o NCD: com o objetivo de promover o que chamamos de Cidadania Digital. Para isso, concentramos esforços e desenvolvemos ações que visem à transformação social, seja por meio do atendimento que realizamos, das capacitações que promovemos, dos materiais que produzimos ou pelo suporte dado aos projetos de inclusão digital do Espírito Santo.

MISSÃO Oferecer à sociedade meios que permitam o acesso democrático e gratuito às tecnologias da informação e comunicação, estimulando a produção e a socialização do conhecimento e o exercício da cidadania.

VISÃO Até 2019, integrar tecnologia, educação e cidadania com o intuito de tornar-se referência em inclusão digital na Grande Vitória, sendo uma iniciativa economicamente sustentável, politicamente atrativa e socialmente transformadora.

VALORES Trabalho em equipe; Profissionalismo; Excelência; Inovação; Ética.

FERRAMENTAS QUE USAMOS Antes de prosseguirmos, vou deixar um pequeno glossário de siglas que o NCD utiliza. Muitas delas, com o passar do tempo, são ditas tão naturalmente que podem confundir um novo membro como você. Assim, para que sua adaptação seja mais fácil, a seguir você encontrará um resumo das mais comuns.

Ferramentas do NCD NCDSIS

(Sistema de Inclusão Sociodigital) - É o sistema central do NCD, nele podemos encontrar diversas áreas, sendo elas informações sobre os membros (telefone, e-mail, horário disponível e ocupado, além de saber se o membro está no NCD exatamente no horário da consulta); calendário de reuniões e eventos; tarefas a serem feitas; notícias e informações do NCD; Ponto NCD (local onde se registra a hora de entrada e saída do NCD); mecanismo facilitado para marcar reuniões; ferramentas para alocar cursos e professores; dentre outras funcionalidades. Obs: Atualmente o NCDSIS está em fase Beta, por isso seu acesso é apenas para testes e aprendizagem.

NCD Wiki

Ferramenta similar à Wikipedia com objetivo de gerenciar o conhecimento do NCD. Tudo que é criado, consertado ou melhorado fica registrado lá.

LDAP

Responsável por armazenar os dados dos usuários em todos os sistemas do NCD. É uma ferramenta técnica, sob responsabilidade da equipe de TI, porém se você algum dia ver alguma mensagem de erro no sistema ou ver alguém comentando sobre o LDAP, já sabe que o sistema que guarda a lista de usuários do NCD e suas senhas pode estar com algum probleminha. Assim você pode ajudar dando informações mais precisas para algum usuário sobre o porquê do sistema estar fora do ar ou até mesmo ajudar a equipe de TI a identificar o problema e resolvê-lo rapidamente. 10

Lista de E-mail Com as listas de e-mail conseguimos uma comunicação eficiente e bem direcionada entre membros. Muitas informações importantes são tratadas unicamente através delas e para que esse sistema funcione bem, é mandatório a todo membro do Núcleo conferir seu e-mail pelo menos uma vez por dia.

Geral NCD

Lista de e-mail oficial para todos os membros do NCD. Nela são tratados assuntos de trabalho pertinentes a todos os membros do Núcleo, sempre prezando pelo profissionalismo, concisão e clareza. Evite mensagens longas, fontes enfeitadas e cuidado com o português: uma mensagem mal escrita pode gerar confusões no ambiente de trabalho. !!! Atenção: profissionalismo não significa “coisa chata”! No NCD vamos sempre prezar pela cordialidade, humor e pelo bom convívio entre os membros: formalismos em excesso são desnecessários e um sorriso é sempre bem-vindo!

Listas específicas por equipe

Existem as listas específicas de cada equipe do NCD. Nessas listas só participam membros daquela equipe e só são trocados e-mails pertinentes a essa equipe. Se você pertence a mais de uma equipe, provavelmente será inscrito em mais de uma lista. A conduta recomendada nessas listas é a mesma da lista geral. Obs1: Para mandar um e-mail com um assunto novo para uma lista, basta colocar como destinatário o endereço dela, por exemplo: ncd-desenvolvimento@ncd.ufes.br ncd-comunicacao@ncd.ufes.br

Obs 2: É possível compartilhar um arquivo ou pasta do Drive com um grupo, basta adicionar o endereço do grupo na hora de compartilhar. Assim fica fácil disponibilizar um arquivo para todos de uma determinada equipe sem digitar os e-mails um por um nem esquecer ninguém.

Outros grupos do NCD

Além dos grupos de e-mail, temos um grupo no Whatsapp. Este grupo é para assuntos diversos e acompanhá-lo é bem importante para ficar por dentro das boas novas do Núcleo, eventos e momentos descontraídos da galera do NCD. Para entrar você precisa ser convidado, vá correndo pedir para alguém te adicionar!

Setores da Ufes ProEx

Pró-Reitoria de Extensão – concentra as atividades de extensão da Universidade, como o NCD (programa). Nos dá suporte com alguns materiais e serviços.

Prefeitura Universitária – responsável por infraestrutura, limpeza, reparos, transporte, patrimônio, segurança, entre outros.

SERPROG

Serviço de Protocolo e Arquivo Geral – responsável pelas correspondências que chegam ao Núcleo.

Ferramentas de Gestão BSC

Balanced Scorecard - metodologia utilizada pelo NCD para traçar nosso plano estratégico e alcançar nossa visão. Engloba traçar metas, planejar ações e acompanhar a evolução delas, visando o melhor desempenho do Núcleo.

Planejamento Estratégico - No PE todas as metas relativas aos resultados do NCD estão registradas. Além dos atendimentos, também existem metas relacionadas à sustentabilidade ﬁnanceira e humana, aos processos e sistemas internos e ao aprendizado e bem-estar dos colaboradores do NCD.

Planejamento Operacional - ferramenta onde todas as atividades do dia a dia são listadas em seus pormenores, com membros responsáveis e datas para conclusão. Enquanto o PE é mais estratégico e a longo prazo, o PO visa gerenciar as atividades diárias, buscando cumprir os prazos e metas estabelecidas. 12

PRIMEIROS PASSOS Agora que você faz parte da equipe do NCD, é importante que preste atenção em alguns pontos mais específicos que te ajudarão no seu dia a dia, afinal, o Núcleo é repleto de informação e dinamismo.

Login e Senha Ao se tornar um membro do Núcleo você receberá um nome de usuário ou login. Esse login será utilizado nos sistemas do NCD, sendo eles o E-mail, Drive, NCDSIS e o NCDWiki. Esse login será formado pelo seu primeiro nome completo e a abreviação dos demais. Por exemplo, um membro que se chame: Dino da Silva Sauro, teria o seguinte login: dinoss. Junto com esse login, você receberá uma senha padrão do NCD, e será solicitado que a troque no seu primeiro acesso.

E-mail Assim como existe e-mails com o domínio @gmail.com, @hotmail. com, o NCD possui seu próprio domínio, sendo ele @ncd.ufes.br. Ao entrar no NCD, apenas esse e-mail será utilizado, não podendo mais utilizar e-mail pessoal. Utilizando nosso domínio o Núcleo ganha maior credibilidade, e principalmente para contatos externos, utilizar um e-mail profissional faz toda a diferença. Para acessar o seu e-mail, basta utilizar seu login (por exemplo: dinoss@ncd.ufes.br) e a senha que receberás, no link mail.ncd.ufes.br.

Drive Utilizamos o google Drive para armazenar nossos arquivos, documentos e para fazer edições compartilhadas. Cada equipe possui sua própria pasta e praticamente qualquer informação, como atas e trabalhos confeccionados, é possível encontrar no driver. Para acessar, utilize o mesmo login e senha do seu e-mail no link drive.google.com

NCD Wiki É a nossa principal ferramenta de gerenciamento de conhecimento. Certo, mas o que isso quer dizer? Imagino que você já tenha ouvido falar da Wikipedia, correto? A Wikipédia é “uma enciclopédia multilíngue online livre colaborativa, ou seja, escrita internacionalmente por várias pessoas comuns de diversas regiões do mundo, todas elas voluntárias.” Ou seja, é um site que permite que várias pessoas possam acrescentar o seu próprio conhecimento, além de poder consertar pequenos erros vistos em algum artigo. O NCD Wiki tem a mesma função da Wikipedia, ou seja, armazenar o conhecimento e ser ampliado pelos diferentes membros do Núcleo. A diferença básica é que apenas membros atuais do NCD podem editar seu conteúdo. Toda a comunidade externa poderá conceber a wiki, trabalhamos com transparência, e a ideia é mostrar para todos tudo o que produzimos e deixar aberto para que sirva de ajuda ou inspiração para quem precisar.

Página de acesso do NCDwiki: www.wiki.ncd.ufes.br.

Horário de Trabalho Como bolsista você deve fazer 20 horas semanais, cumprindo todas as atividades que tiverem sido alocadas para você. O horário em que você trabalha no NCD é flexível, permitindo que você trabalhe mais em um dia que no outro, conforme desejar. Mas nem sempre isso é tão simples, muitos cargos exigem rotinas de horários diferenciadas. Basicamente, existem quatro tipos de cumprimento de horários, que se aplicam ou não a você, 14

dependendo da sua função no NCD: 1) Secretaria ou analista de inclusão: Suas horas de secretaria ou monitoria são fixas, mas alocaremos você de acordo com seus horários disponíveis. Para isso existe um horário semanal, feito pelo diretor gestor, junto com os representantes de secretaria e analista. 2) Aulas: Caso você tenha sido alocado para um curso. No início do semestre, é feito o calendário de cursos baseado nos horários individuais. Lembrando que as aulas não estão restritas exclusivamente à equipe de ensino pois a equipe aceita voluntários. 3) Reuniões: Toda equipe realiza reuniões semanais ou quinzenais junto ao seu coordenador, diretor ou representante, em um horário definido. 4) Horário de produção: É onde você cumpre suas tarefas de equipe trabalhando na sala de produção. Você precisa cumprir horas de produção suficientes para atingir as 20h mínimas por semana.

Atividades de Trabalho ou Pontos Mais importante do que cumprir as horas de trabalho, é cumprir as atividades que são passadas a você. O NCD trabalha com o sistema de “pontos” de trabalho. Mas o que seria isso? Durante a realização do Planejamento Operacional, várias atividades são criadas visando o alcance da Visão do Núcleo. Essas atividades são quebradas em atividades menores que são chamadas de “pontos”. Esses pontos são passados pelos diretores ou coordenadores de cada área aos membros de sua equipe e cada membro deve realizar suas tarefas no tempo estipulado. Essas atividades são acompanhadas semanalmente durante as reuniões de equipe, assim é possível um acompanhamento mais próximo do diretor com o membro, podendo auxiliá-lo quando necessário.

Locais de Trabalho Laboratório

Aqui deve-se imperar a tranquilidade, visando o conforto dos usuários ao utilizar nossos serviços. Não somente as regras para usuários também se aplicam a nós, como devemos todos zelar pelo cumprimento delas e dar o bom exemplo. Portando nada de entrar comendo biscoito; cumprimentar seu colega falando alto; atender o telefone; nem ficar de papo na rampa! O Hall na frente do laboratório pode ser usado pro lanche e para conversas, tomando apenas o cuidado de não bloquear as entradas nem falar alto demais. Quando um curso estiver sendo ministrado no laboratório, ninguém deve entrar nele!

Secretaria

Pode ser usada pelos membros, mas sempre com cuidado e sem atrapalhar o trabalho do secretário! Aqui estão nossos preciosos microondas e frigobar, pode-se deixar a mochila, a caneca do RU ou mesmo se refrescar no ar-condicionado um pouquinho. Por mais que exista uma tendência forte a socializarmos na secretaria, devemos lembrar que a prioridade no NCD é o atendimento de qualidade aos seus usuários. É só ter isso sempre em mente e ter bom senso.

Produção

Aqui são realizados os demais trabalhos do NCD e reuniões de equipe. Aqui fazemos nossas atividades, trocamos experiência, tiramos dúvidas e pegamos opiniões de outros membros sobre nosso trabalho. Sua presença é sempre incentivada aqui, trabalhar na produção tem a vantagem de estar em contato com os demais membros para o que for necessário. Novamente, existe a tendência a conversa, que é saudável, mas temos que lembrar sempre de não atrapalhar o trabalho dos membros. O bom senso é novamente a regra. Também devemos lembrar que é o nosso local de trabalho e devemos zelar por ele!

Com quem falar?

Em diversas ocasiões vamos encontrar tarefas que não sabemos fazer, ou que realmente é outra pessoa que deve fazer. Para isso, segue uma lista rápida de quem procurar em cada caso:

Problemas técnicos no laboratório

Fale com o analista de inclusão do horário, depois, caso necessário, com o diretor de TI.

Dúvidas quanto a procedimentos de cursos

Procure um secretário ou, qualquer membro da equipe de ensino, eles saberão tirar suas dúvidas, se necessário, busque o Diretor de Ensino.

Outros problemas

Procure o representante ou diretor que mais parece se adequar ao assunto, sem medo de errar, pois qualquer um deles saberá no mínimo te direcionar à pessoa certa.

Pequenas dúvidas gerais

Procure o primeiro membro que aparecer (sério! rs). É a forma mais prática e rápida e, caso ele não saiba, procure o próximo, ou alguém cujo cargo no NCD pareça saber a informação.

Entidades buscando contato ou parceria com o NCD

Diretor Gestor, equipe de Gestão ou qualquer diretor que estiver mais disponível.

TELA CIDADÃ O Tela Cidadã é uma iniciativa do Núcleo de Cidadania Digital que reúne indicadores e gráficos da vida institucional e política do país (particularmente do Espírito Santo). De um modo intuitivo, busca facilitar o acompanhamento das informações sobre gastos, projetos e arrecadações do Governo. O portal deseja não apenas manter o usuário informado, mas também incentivar o debate na seção de comentários.

facebook.com/telacidada instagram.com/telacidada youtube.com/channel/UCu8KtmR0ljFJH5xhDztp16g

NCD À DISTÂNCIA O NCD à Distância é mais uma iniciativa do NCD em prol da inclusão sociodigital. O projeto é um portal online com cursos gratuitos compostos por aulas práticas que ensinam como melhor aproveitar seus conhecimentos de informática no dia a dia. Todos os processos de criação das aulas é feito pelos membros do núcleo, desde a criação dos roteiros à gravação das aulas, edição, etc. Além do trabalho de TI com o funcionamento do site.

http://www.ncd.ufes.br/ncdadistancia https://www.youtube.com/ncdadistancia 18

MÍDIAS DO NCD fb.com/curtaNCD instagram.com/ncd_ufes youtube.com/videosNCD

O FIM? O básico do NCD foi explicado aqui. Talvez muitas dúvidas ainda existam em sua mente, mas não se preocupe, isso é normal. No dia a dia de trabalho essas questões serão sanadas. Lembre-se que nós consideramos cada membro do NCD como parte da família, assim não fique receoso em pedir ajuda, pois é auxiliando e sendo auxiliados que nós evoluímos, como programa de extensão e como pessoas!