Matriz de atividade individual* Módulo: 4 Atividade: Individual Título: Os impactos da criação de um escritório de projetos e seus benefícios a curto, médio e longo prazo nas organizações. Aluno: Euclides Dotta Neto Disciplina: Escritório de Gerenciamento Turma:MBA_ESCPROEAD-24 de Projetos Introdução Hoje em dia, as empresas buscam cada vez mais uma forma de facilitar seus projetos, buscam excelência nas atividades realizadas, buscam vantagens sobre seus concorrentes, enfim, para isso o escritório de projetos foi incrementado com o intuito de proporcionar essas vantagens à empresa. De acordo com o PMbok, quinta edição (2014): ”Um escritório de projetos é uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos, e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas, e técnicas. As responsabilidades de um PMO podem variar desde o fornecimento de funções de apoio ao gerenciamento de projetos até a responsabilidade real pelo gerenciamento direto de um ou mais projetos.” O
Escritório
de
Projetos
é
constituído
por
pessoas
com
conhecimento em gerência de projetos capazes de prestar suporte necessário
aos responsáveis
por cada projeto. As atribuições dos
escritórios de projetos variam conforme a maturidade organizacional, com suas necessidades e com a estrutura organizacional onde será inserido, também varia conforme a complexidade, necessidade, funções e responsabilidades
designadas
ao
escritório
de
projetos.
Mas
as
atribuições principais são: padronização, assessoria aos gerentes e a alta administração,
auditoria,
qualidade,
treinamento
e
comunicação.
WIKIPEDIA, (2017). O Escritório de Projetos tem o diferencial de garantir o crescimento através do planejamento e execução de projetos bem sucedidos, manter uma equipe enxuta, adaptada a mudanças de cenários garantindo as entregas, tendo um papel mais estratégico com apoio executivo e, contudo, o
gerenciamento
de projetos se torna
mais
consistente,
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mensurável e eficaz, sem deixar de usar abordagens adaptativas para equilibrar o portfólio, através de inovação e compromissos operacionais. T.I. INSIDE, (2012). O objetivo deste trabalho é analisar os impactos da criação de um escritório de projetos e seus benefícios a curto, médio e longo prazo nas organizações atuais, podendo ser possível concluir se o PMO (Project Management Office) é algo interessante ou não em relação aos problemas que as empresam enfrentam com o Gerenciamento de projeto. Justificativa Sotille, M. (2012), diz que há vários métodos possíveis para justificar um PMO. O Benchmark é um método, onde, compara métricas-chave e resultados históricos para projetos que envolveram e não envolveram um escritório de projetos em um papel de apoio do projeto. O benchmark bem sucedido envolve quatro fases: planejamento, coleta de dados, análise dos dados e ação. O benchmarking é um processo caro, mas quem decide utilizar esse método, nota que esse processo se paga. Outro método é a determinação de vulnerabilidades, onde utilizado nos casos em que a organização não tem apresentado problemas nos resultados dos projetos, busca mostrar as melhorias que o escritório de projetos pode trazer para melhorar os problemas graves que preocupam a organização. A técnica é utilizar questionários, workshops, entrevistas com o intuito de obter as questões e problemas que relacionam como graves através dos tomadores de decisão e outras partes interessadas. Análise de custo-benefício é outro método, que funciona através da apresentação de fatores relevantes nas decisões econômicas e avaliação de vantagens econômicas. O intuito desse método é fazer com que qualquer investimento passe por uma análise de custo-benefício para verificar sua viabilidade. Desenvolvimento O desenvolvimento deve ser simples, com organizações de curto prazo, divulgação, mas também necessita ter objetivos em longo prazo visando melhoria, maturidade, indicadores. No entanto para avançarmos com o escritório de projetos devemos definir a objetivos, a missão, funções e atividades, com isso podemos traçar um plano de ação para que aumente a maturidade em gerenciamento de projetos da empresa e assim
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criar indicadores de performance para o escritório de projetos. TRENTIM, M.H., (2012). Há várias atividades a serem desempenhadas pelo escritório de projetos, as atividades de maior importância são: Monitoramento e Controle do Desempenho do Projeto; Desenvolvimento das Competências dos Gerentes de Projeto; Gerenciamento de Múltiplos Projetos; Definição das
metodologias
em
Gerenciamento
de
Projetos;
Aprendizado
Organizacional. REIS, THIAGO, (2016) aponta os quatro indicadores de gestão de projetos: impacto, efetividade, operacionais e de desempenho. Os indicadores de impacto medem o objetivo geral do projeto, com resultados em longo prazo e sua contribuição para a organização ou sociedade. Os indicadores de efetividade medem os resultados dos objetivos propostos em um determinando período de tempo, após a produção dos resultados dos projetos. Os indicadores de operacionais são medidos durante o ciclo vida de um projeto, tendo como alvo as atividades e os recursos. Os indicadores de desempenho são aqueles que asseguram que todos os processos e subprocessos trabalhem em consonância para que as metas estipuladas sejam cumpridas. São inúmeros os benefícios a curto, médio e longo prazo, sendo eles a justificativa para se aplicar o escritório de projetos. Exemplos: Identificar riscos e definir ações de mitigação; Acompanhamento do progresso, eficiência e produtividade; Comunicação interna; Integração; Planejar e controlar escopo, custo, prazo e qualidade; Padronizar cronogramas; Padronizar planos; Padronizar processos; equipe;
Disponibilizar
e
manter
metodologia
de
Estimular a
gerenciamento
de
projetos; Gerar apoio a equipe de projetos; Previsão de resultados; Gestão
de
expectativas
de
clientes
internos
e
externos;
Coaching e Mentoring para gerentes de projetos; Solução de questões críticas
Aumento
gerenciamento
de
no
nível
projetos;
de O
maturidade
da
desenvolvimento
organização e
manutenção
em de
metodologia própria, baseada nas melhores práticas em gestão de projetos; Gestão efetiva das lições aprendidas, aumentando assim o sucesso dos projetos; Gestão efetiva do headcount e priorização dos projetos mais rentáveis e/ou estratégicos.. COSTA, DANIEL, (2016) menciona que o PMO não deve se limitar a
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área de controle e serviços, deve apresentar uma postura de consultoria e principalmente proativa, antecipando eventos de forma estratégica e, deve ter autonomia na gestão do portfólio, programas e projetos, garantindo a geração de valor agregado ao negócio, com iniciativas de aperfeiçoar recursos, maximizar esforços e priorizar projetos conforme os objetivos descritos no plano estratégico. Os fatores de sucesso e fracasso também são importantes para o PMO. Os fatores de sucesso têm como exemplos: Adaptar a missão à maturidade da empresa e realizar as melhorias progressivamente; Divulgar o mais frequente possível as melhorias que o PMO gera para os líderes de projeto; Definir uma lista de resultados factíveis de serem atingidos no curto prazo; Desenvolver a confiança entre os stakeholders; Desenvolver Desenvolver
um
senso
estimativas
de de
comprometimento custo,
prazos
em
e
toda
qualidades
a
equipe;
realistas;
Consolidar rapidamente as funções chaves permitindo ao PMO ter peso nas decisões; Manter as modificações sob controle e; Evitar números excessivo de documentos e análises. Os fatores de fracasso têm como exemplos: O Escritório de Projetos está em um nível muito baixo da estrutura organizacional; Querer mudar a equipe de uma hora para outra: homens, processos e ferramentas; Trabalhar sem integração, não valorizando a experiência daqueles que vivem o dia a dia e que podem ajudar; Não é percebido nenhum impacto positivo
nas
entregas
dos
projetos;
O
PMO
não
tem
apoio
e
reconhecimento dos Gerentes funcionais. Conclusão Muitos falam sobre PMO, poucos conhecem, mas quase ninguém tem
um,
atualmente
implantação
dos
existe
escritórios
pouco de
preparo
projetos
e
dos
interessados
normalmente
são
na mal
implantados e mal geridos, onde causam frustrações nas empresas, simplesmente por terem sido implantados de uma maneira errada sem ao menos trazer para os colaboradores respostas. Implantar um escritório de projetos é complicado, por isso deve ser bem avaliado a tipologia a ser implantada para evitar erros graves ou o fracasso. Contudo muita das organizações que implantou o escritório de projetos tem notado ganhos significantes e não eliminam o uso do escritório de projetos. Concluindo, o escritório de gerenciamento de
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projetos é de grande importância para se alcançar os objetivos, metas e aumento da maturidade em gerenciamento de projetos e o escritório de projetos vem sendo cada vez mais reconhecido e consolidado nas organizações.
Referências bibliográficas COSTA, Daniel, 2016. PMO – Benefícios em Implantar um Escritório de
Projetos.
Disponível
em:
<
https://www.linkedin.com/pulse/pmo-benef
%C3%ADcios-em-implantar-um-escrit%C3%B3rio-de-projetos-daniel
>. Acesso
em 27 de Janeiro de 2017. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2014. Um Guia do Conjunto de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – Guia PMBok. 5 Ed. (EUA), 2014. 11p. REIS, Thiago, 2016. 4 t i p o s d e i n d i c a d o r e s p a r a c o n t r o l a r melhor
seus
projetos .
Disponível
em:
<
http://www.projectbuilder.com.br/bloghome/entry/pratica/4-tipos-de-indicadores-paracontrolar-melhor-seus-projetos >. Acesso em 27 de Janeiro de 2017. SOTILLE, Mauro, 2012. PMO: Escritório de Projetos, Programas e Portfólio na Prática/ André Barcaui, (org.). Rio de Janeiro: Brasport. 2012. 43-50p. T.I. INSIDE, 2012. PMO como agente de mudanças nas organizações. Disponível
em:
<
http://convergecom.com.br/tiinside/26/01/2012/pmo-comoagente-de-mudancas-nas-organizacoes/ >. Acesso em 25 de Janeiro de 2017.
TRENTIM, Mario H., 2012. Implantando Escritório de Projetos – Indicadores
de
Performance.
Disponível
em:
<
http://blog.mundopm.com.br/2012/02/22/implantacao-de-pmo/ >. Acesso em 27 de Janeiro de 2017.
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WIKIPEDIA,
2017.
Escritório
de
Projetos.
Disponível
em:
<
https://pt.wikipedia.org/wiki/Escrit%C3%B3rio_de_projetos >. Acesso em 26 de Janeiro de 2017
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