Matriz de atividade individual* Módulo: Atividade: Individual Título: Desafios de um Monitorameto e Controle de Projetos Aluno: Euclides Dotta Neto Disciplina: Monitoramento e Controle Turma:ONL01635-ZOGPJCP05T1 de Projetos Introdução Em gestão de projetos, podemos mencionar que o monitoramento e controle é um grupo de processos responsáveis pela análise comparativa entre o previsto e o realizado, o planejado e o executado. ARAÚJO, M.A.C., (2012). AUGUSTO, BRUNO, (2014), menciona que a etapa de monitoramento e controle é de grande importância, pois envolve o acompanhamento do projeto ao longo do período de desenvolvimento, tendo a possibilidade de revisões, adequações das etapas do projeto, atividades e processos, e pelo poder de regulação que propicia, contudo faz com que aumente a probabilidade de sucesso. O objetivo da execução do projeto é a entrega do planejado, já o monitoramento e controle envolve o monitoramento desses resultados, garantindo que estejam de acordo com o planejado e que o projeto tenha continuidade até o final. De acordo com o PMI, quinta edição (2014): “O grupo de processos de monitoramento e controle consiste dos processos necessários para acompanhar, analisar e organizar o progresso e o desempenho do projeto; identificar quaisquer áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano; e iniciar as respectivas mudanças. Também envolve: controlar as mudanças e recomendar ações corretivas ou preventivas; monitorar as atividades contínuas do projeto em relação ao plano de gerenciamento do projeto e a linha de base de desempenho do mesmo e, influenciar os fatores que poderiam impedir o controle integrado de mudanças ou de gerenciamento de configurações para que somente as mudanças aprovadas sejam implementadas.”
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Falta de controle O sucesso de um projeto depende de vários fatores, uma equipe engajada também faz a diferença na hora de concluir um projeto. PMI, quinta edição (2014), o Grupo de Processos de Monitoramento e Controle inclui os seguintes processos de gerenciamento de Projeto: 1. Monitorar e controlar o trabalho do projeto; 2. Realizar o controle integrado de mudanças; 3. Verificar escopo; 4. Controlar o escopo; 5. Controlar o cronograma; 6. Controlar os custos; 7. Realizar o controle da qualidade; 8. Reportar o desempenho; 9. Monitorar o controle de riscos; 10.Administrar as aquisições. Analisando o que deve ser monitorado e controlado durante a execução de um projeto, cada um dos processos acima é importante e a falha de um deles pode afetar diretamente nos custos e no resultado final do projeto. Não é difícil encontrar projetos que apresentaram falta de controle, orçamentos diferente do calculado, prazo estendido e qualidade. Mas podemos minimizar os problemas, mesmo com as dificuldades que aparecem, visando o término do projeto com sucesso. Os erros mais comuns
que
a
maioria
dos
projetos
apresenta
são:
Planejamento
inadequado e falta de definição do escopo; falta de gerência do plano de trabalho; recursos humanos e financeiros inadequados; inadequada gestão de mudanças do escopo; falta ou falha na comunicação; falhas no gerenciamento de qualidade e gerenciamento de riscos. Por isso quanto mais cedo identificar um problema no projeto, mais fácil e mais rápido será a recuperação do tempo gasto, essa é a grande vantagem,
identificar
problemas
enquanto
ainda
são
pequenos
e
contornáveis. Com a leitura no texto - O uso da extranet na coordenação de projetos: aplicação em estudo de caso, pode se notar a falta de controle no seguinte parágrafo: “O uso de um sistema extranet de projeto na coordenação de um empreendimento de porte
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permitiu verificar vantagens e dificuldades apresentadas por esta ferramenta. Para que se tenha êxito é necessário que toda comunicação seja feita através da extranet. Isso democratiza a informação, além de manter o registro da pendência até sua solução. Disciplinar os usuários neste sentido é uma tarefa árdua do coordenador, pois ainda não foi possível atingir 100% das situações. O sistema utilizado é de fácil aplicação, porém a falta de experiência dos intervenientes com um sistema extranet demandou não só a exposição do sistema a todos, mas também orientações individuais.” Monitoramento excessivo A WIKIPEDIA, (2016), define micro gerenciamento como atenção a pequenos detalhes na gestão: controle de uma pessoa ou situação prestando extrema atenção a pequenos detalhes. A noção de micro gerência pode ser estendida a qualquer contexto social onde uma pessoa adota uma abordagem agressiva ao nível de controle e influência sobre os membros de grupo. Frequentemente, esta obsessão com os menores detalhes causa uma falha de gestão direta na habilidade de focar nas questões maiores. O monitoramento excessivo ocorre quando o gerente não confia em sua equipe, acredita que sua equipe não seja capaz de realizar as tarefas e geralmente é feito por gerentes que não sabem gerenciar suas equipes. SIQUEIRA, JAIME, (2011) menciona que o micro gerenciamento é uma das práticas que mais causam estresse, inibe a criatividade e desmotivam os trabalhadores. Micro gerenciamento é um estilo de gestão, onde o gerente exerce controle excessivo sobre o trabalho da equipe. O gerente deve avaliar, monitorar, controlar a qualidade, tomar decisões, dar instruções, orientações, fornecer conselhos, mas o problema é quando ele se
intromete
continuamente
e
desnecessariamente
nos
detalhes
minuciosos do trabalho de cada colaborador. No micro gerenciamento, o gerente prescreve não só o que seus subordinados devem fazer, mas como fazer
e
geralmente
exigem
relatórios
detalhados
e
desnecessários,
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contudo, o foco nos resultados é desviado, onde geram desconfiança, ressentimentos e atrapalha a produtividade e criatividade da equipe. Várias são as formas de mudar esse costume, são elas: conhecer a equipe como um todo; comunicação, definindo e orientando claramente o que deseja; dividir as tarefas para não sobrecarregar os colaboradores e não ficar interferindo quando desnecessário; esclarecer dúvidas; reunir a equipe e avaliar o desempenho de cada um; reconhecer ou elogiar colaboradores; fazer para que a equipe crie confiança em você e você nela. Impactos no cronograma e no orçamento No monitoramento é possível encontrar soluções e evitar gastos a mais no orçamento, controlar as ações no decorrer do projeto e verificar se o executado esta como o planejado e considerando em escopo, permitindo que as informações sejam medidas e documentadas, possibilitando a medição de possíveis pleitos, dentro do que foi estipulado no contrato. Os projetos são bem definidos, possuindo cronogramas com datas de início e término já pré-estabelecidas. O orçamento deve ser feito com cuidado, pois os números vão determinar se o projeto será viável ou não. Se não for viável economicamente e financeiramente ou se houver algum outro projeto mais viável, este será descartado. O cronograma é estipulado antes de se iniciar o projeto, o cronograma
deve
ser
constantemente
atualizado
e
divulgado
aos
interessados, os impactos de um atraso no cronograma traz aumento nos custos, e não finalização do projeto causam transtornos imensuráveis. Deve se levar em conta todos os custos e despesas para que o projeto atinja seu objetivo, deve-se planejar e fornecer tais recursos com muita cautela,
identificando
a
real
necessidade,
estimando
seu
custo,
o
cronograma de realização e alocação de recursos. O controle desses recursos é essencial para manter o custo sob controle. Riscos podem criar atrasos no cronograma. Stakeholdersnews, (2014) menciona que vários riscos poderão criar atrasos no cronograma. Todo o risco, com o potencial de atrasar, é um grande problema e você deveria dedicar mais tempo procurando reduzi-lo. Poderia haver outras implicações, uma vez que seria impraticável destratar os prazos acordados. Os riscos também podem alterar os custos do projeto. Se isso acontecer, considere o impacto deles sobre o orçamento, e certifique-se de
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que estarão assinalados como parte de sua avaliação. Muitos riscos poderiam afetar o orçamento do projeto de instalação, como por exemplo: um novo parque de campismo com incapacidade de atrair campistas, a cantina não estar abastecida e pronta para abrir a tempo, não ser possível encontrar pessoal qualificado, e ter que aumentar a despesa com mão de obra para contratar bons profissionais. Você, provavelmente, poderá pensar em outros tantos riscos, que também seriam capazes de afetar o seu projeto. Conclusão Estatísticas apontam que em torno de 30% dos projetos falham ou não conseguem atingir seus objetivos, independentemente da experiência ou não do gerente de projetos. O que se pode fazer para minimizar os problemas que possam vir a ocorrer é tentar se antecipar o quanto antes aos possíveis problemas do projeto, pois identificar enquanto os problemas são pequenos, ainda é uma vantagem. A meu ver, o gerente deve avaliar a equipe, monitorar, controlar a qualidade, tomar decisões, dar instruções, fornecer conselhos, incentivar a equipe, evitando o monitoramento excessivo, onde se torna desgastante para equipe uma pessoa que controla tudo nos mínimos detalhes, e no entanto gera uma falta de confiança no todo, tanto pela parte dos colaboradores, quanto do gerente. O cronograma é estipulado antes de se iniciar o projeto, o cronograma
deve
ser
constantemente
atualizado
e
divulgado
aos
interessados, os impactos de um atraso no cronograma traz aumento nos custos. A elaboração do orçamento deve considerar o impacto de todas as áreas de conhecimento sobre a base de custos do projeto. Utilizar um padrão de orçamentos facilita a construção de uma gestão mais eficiente e envolver as áreas de contabilidade e finanças fortalece a governança do projeto. Referências bibliográficas ARAÚJO, MARIA A. C., 2016. O Papel do Monitoramento e Controle de Projetos.
Disponível
em:
<http://pt.scribd.com/doc/262358291/O-Papel-Do-
Monitoramento-e-Controle-de-Projetos >. Acesso em: 21 Jun. 2016.
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AUGUSTO, BRUNO, 2014. As Etapas do Gerenciamento de Projetos: Monitoramento
e
Controle.
Disponível
em:
<
http://www.aengenhariaemfoco.com.br/2014/04/as-etapas-do-gerenciamento-deprojetos_6.html >. Acesso em 21 Jun. 2016. PICORAL, ROSANA B.; SOLANO, RENATO S. O uso da extranet na coordenação de projetos: aplicação em estudo de caso. Disponível em: <http://www.lem.ep.usp.br/gpse/es23/anais/O_USO_DA_EXTRANET_NA_COORDE NACAO_DE_PROJETOS.pdf>. Acesso em: 22 Jun. 2016. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2014. Um Guia do Conjunto de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – Guia PMBok. 5 Ed. (EUA), 2014. 57p. SIQUEIRA,
JAIME,
obsessão
pelo
2011.
Micro
controle
gerenciamento: excessivo.
como
se
Disponível
livrar
da
em:
<
http://criatividadeaplicada.com/2010/03/28/micro-gerenciamentocomo-se-livrar-da-obsessao-pelo-controle-excessivo/>. Acesso em 22 Jun. 2016 STAKEHOLDERSNEWS,
2014.
Como
Avaliar
o
Projeto
de
Risco.
Disponivel em: <http://stakeholdernews.com.br/artigo/avaliar-risco-do-projeto/>. Acesso em 22 Jun. 2016. WIKIPEDIA,
2016.
Micromanagement.
Disponível
em:
<https://en.wikipedia.org/wiki/Micromanagement>. Acesso em: 22 Jun 2016. *Esta matriz serve para a apresentação de trabalhos a serem desenvolvidos segundo ambas as linhas de raciocínio: lógico-argumentativa ou lógico-matemática.
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