2. Problemų sprendimas ir pokyčių vadyba

Temos pavadinimas Problemų sprendimas ir pokyčių vadyba

Užsiėmimo tikslas Padėti jaunam žmogui lavinti įgūdžius, reikalingus informacijai tinkamai apdoroti, iškilus kasdieniams iššūkiams asmeniniame gyvenime ir karjeroje, bei efektyviai spręsti atsirandančias problemas.

Trukmė 3–4 valandos.

Erdvė ir priemonės Įvairių dydžių lapai, rašymo priemonės, projektorius, flipčartas, nedidelės žvakės, keletas degtukų dėžučių, smeigtukai, keletas lentelių, į kurias galima lengvai įsmeigti smeigtukus.

Dalyvių grupės dydis 10–25 dalyviai.

Susipažinimo / komandos formavimo metodai

Devynių taškų pratimas

Dalyviai paskirstomi po du, jiems duodamas popieriaus lapas, ant kurio yra nupiešti devyni taškai, ir viena rašymo priemonė. Prašoma abiejų dalyvių paimti rašymo priemonę (ją laiko abu dalyviai kartu) ir nesikalbant bei neatitraukiant rašymo priemonės nuo popieriaus lapo sujungti visus taškus.

Pabaigus pratimą poros prisistato, kiekvienas pasako savo vardą ir pasidalija mintimis apie procesą. Kiekviena pora suskaičiuoja, kiek tiesių prireikė visiems taškams sujungti. Dažniausias atsakymas, tikėtina, bus 6 tiesės, kai kuriems pavyks sujungti 5-iomis.

Atliekant antrą pratimo dalį, dabar jau kiekvieno dalyvio atskirai prašoma nusipiešti devynis taškus ir sujungti juos keturiomis tiesėmis neatitraukiant rankos. Didžioji dalis dalyvių stengsis atlikti šią užduotį nepažeisdami taškų ribų. Tuomet mokymų vadovas parodo galimą variantą, kai sujungiamos tiesės atsiduria taškų užribyje.

Dalyviai kviečiami padiskutuoti, kaip, jų nuomone, šis pratimas susijęs su problemų sprendimo tema.

Praktinės užduotys

Užduotis Nr. 1. Žvakės iššūkis

Laikas užduočiai atlikti: 20 minučių, refleksija: 15 minučių.

Dalyviai paskirstomi į grupes po 4–5 asmenis, jiems suteikiamos šios priemonės: nedidelė žvakė, degtukų dėžutė, smeigtukai, lentelė, prie kurios lengvai tvirtinami smeigtukai. Dalyvių prašoma surasti būdą, kaip žvakę pritvirtinti prie lentelės taip, kad ji išliktų stabili. Dalyvių grupės paskirstomos taip, kad negalėtų kalbėtis tarpusavyje ir nematytų vieni kitų darbų.

Praktinės užduotys Rezultatas turėtų atrodyti taip (žr. paveikslėlį):

Pasibaigus užduoties atlikimo laikui, dalyviai susėda ratu ir kviečiami padiskutuoti apie tai, kaip sekėsi, kokie iššūkiai kilo ir kaip ši užduotis siejasi su problemų sprendimo tema.

Užduotis Nr. 2. Toyota 5 „Kodėl?“

Laikas užduočiai atlikti: 20 minučių, refleksija: 10 minučių.

Kiekvieno dalyvio prašoma pasirinkti vieną savo gyvenimo problemą ir išnarginėti ją pagal Toyota 5 „Kodėl?“ modelį, ieškant giluminės problemos šaknies.

Atlikus užduotį, norintys dalyviai kviečiami pasidalyti savo gautu rezultatu, pastebėjimais, suvokimais.

Užduotis Nr. 3. Problemos medis

Laikas užduočiai atlikti: 20 minučių, refleksija ir grupių pristatymai: 20–30 minučių.

Dalyviai paskirstomi į grupes po 4–5 asmenis, kiekvienai grupei duodamas didelis popieriaus lapas ir rašymo priemonės, dalyviai kviečiami pasirinkti vieną problemą (ji gali būti labai konkreti ir lokali, taip pat globali, pasaulinio masto) ir išnagrinėti ją pagal problemos medžio modelį, atrandant problemos šaknis ir pasekmes.

Atlikus užduotį, kiekviena grupė pristato atliktą darbą, visi dalyviai dalijasi savo grįžtamuoju ryšiu, prireikus papildo ar užduoda klausimus.

Užsiėmimo pabaigos refleksijos metodai

Devynių taškų pratimas su trimis linijomis

Užsiėmimo pabaigoje dalyviai dar kartą kviečiami nusipiešti devynis taškus ir sujungti juos visus neatitraukiant rašymo priemonės, šį kartą – trimis tiesėmis. Pabrėžiama, kad nėra visiškai jokių ribų ir taisyklių, dalyviai kviečiami pasitelkti visą savo kūrybiškumą atliekant šią užduotį.

Praėjus keliom minutėm, kiekvienas dalyvis kviečiamas pasidalyti savo atrastu sprendimu bei įspūdžiais po užsiėmimo.

TEORINĖ INFORMACIJA

MĄSTYMO GALIA IR JOS ĮTAKA, IŠKILUS PROBLEMAI

XX a. psichologijos mokslas ėmė aktyviai tirti žmogaus ir gyvūnų ypatumus sprendžiant įvairaus masto problemas bei ieškant tinkamų sprendimų. Eksperimentai su šimpanzėmis parodė, kad šios gyvūnų rūšies atstovai, matydami problemą ir turėdami tikslą, geba atrasti inovatyvių idėjų, kaip įveikti kliūtis.

Kalbant apie emocinį foną ir psichologinę būseną, problemos ir iššūkiai dažniausiu atveju tampa faktoriais, keliančiais stresą ir pabloginančiais nuotaiką. Atvykus į darbą ir nerandant durų raktų, skubant prie mašinos ir aptikus ją stovint sniego pusnyje, likus penkioms minutėms iki kalbos prieš auditoriją supratus, kad neišsaugota svarbi ilgai ruošta prezentacija… Visos šios situacijos gali žlugdyti ir versti jaustis beviltiškai. Iš kitos pusės, galima išmokti žvelgti kūrybiškai į kasdienybėje kylančius iššūkius, priimant juos kaip pamokas ir praturtinančias patirtis.

Tad kaip į problemas reaguoja mūsų sąmonė ir kokių priemonių instinktyviai imamasi kaskart susidūrus su didesne ar mažesne stresine situacija? Žvelgiant į problemos sprendimą schematiškai, mūsų smegenys visų pirma stengiasi greitu tempu ir

neprarandant laiko apibūdinti problemą: suskilo batas, pasibaigė kava, nebeveikia kompiuteris, automobilis užgeso vidury eismo juostos ir panašiai.

Įvardijus problemą, mąstymo galia dažniausiai mums padiktuoja nesiimti jokių kūrybiškų sprendimų, bet stengtis kuo greičiau, taupant laiką ir resursus, atrasti efektyvią problemos sprendimo strategiją, t. y. Prisiminti, kokiais būdais įprasta spręsti panašias problemas: suskilusį batą paklijuoti, pasiskolinti kavos pas kaimyną, paskambinti draugui, kuris gali paaiškinti, kaip elgtis su neveikiančiu kompiuteriu, įjungti avarinį signalą užgesusiame automobilyje ir atvėrus kapotą pamėginti rasti problemos priežastį ir t. t. Kitame žingsnyje sąmonė ima formuoti sudėtingesnį problemos sprendimo algoritmą, kuris sujungia savyje kelių skirtingų veiksmų seką, padedančią nuosekliai spręsti problemą ir visus su ja susijusius faktorius. Štai dar keletas sąvokų, susijusių su žmogaus mąstymo galios ypatybėmis ir asmenybės strategijomis, susidūrus su problemomis bei jų sprendimais:

Polinkis ieškoti patvirtinimo. Kaip jau minėta anksčiau, susidūręs su problema žmogus visų pirma ieško jau patikrintų sprendimo būdų, taip pat jam svarbu gauti patvirtinimą iš aplinkos, kad pasirinkta strategija ir algoritmas yra priimtini ir teisingi.

Įžvalga. Tai įkvėpimo ir malonaus susijaudinimo akimirka, kai susidūręs su problema, tačiau nerandantis patvirtintos strategijos, žmogus sugalvoja kūrybinį sprendimą ir sukuria savo asmeninę strategiją.

Fiksacija. Tai negebėjimas į problemą pažvelgti kitu kampu, apribotas požiūris į kylančius iššūkius ir situacijas.

Funkcijų fiksacija. Tai polinkis į objektų (pvz., šakutė, balionas, atsuktuvas, dėžė) funkcijas žvelgti kaip į nekintančias ir pastovias. Geriausias pratimas tai pakeisti – paimti kokį nors vieną daiktą, pvz., lemputę, ir sugalvoti jai kuo daugiau įvairiausių funkcijų.

Proto nuostata. Tai polinkis kartoti anksčiau atliktus veiksmus ir įgyvendintas strategijas. Taip vyksta, nes, kaip jau buvo minėta, iškilus problemai protas visų pirma ieško jau patikrintų strategijų ir sprendimų metodų.

Įsitikinimų tvarumas. Tai polinkis tvirtai laikytis savo nuomonės girdint priešingus įrodymus, kitaip sakant, apsauginė organizmo reakcija, siekiant apsaugoti savo resursus bei turimą įdirbį. Tačiau griežtas laikymasis savo pozicijos nesuteikiant erdvės, priešingai, nėra efektyvi komunikacijos ir problemų sprendimo priemonė.

Perdėta savikliova. Tai natūralus žmogaus polinkis pervertinti savo žinojimą, pasitikint jo pakankamumu.

Euristika. Tai paprasta, praktiška strategija, paremta savo ar kitų patirtimi, taip supaprastinant mąstymo galios padiktuotus veiksmus.

METODAI, PADEDANTYS GILINTIS IR SPRĘSTI PROBLEMAS

TOYOTA 5 „KODĖL?“

Šis metodas yra sukurtas Toyodos Sakichi – japonų verslininko ir išradėjo, ir buvo naudojamas įmonėje „Toyota“, siekiant atrasti iškylančių problemų priežasčių ir pasekmių sąsajas, taip paspartinti įmonės evoliuciją bei patobulinti gamybinę metodologiją. Kaskart iškilus problemai įvairaus lygmens darbuotojai buvo kviečiami tyrinėti ją užduodant klausimą „kodėl iškilo ši problema?“. Tuomet darbuotojai atsakydavo. Gavus atsakymą, vėl buvo užduodamas klausimas „kodėl?“. Darbuotojai atsakydavo ir į jį, tuomet trečiąjį kartą buvo iškeliamas tas pats klausimas antrajam atsakymui. Taip klausimas „kodėl?“ vis naujam atsakymui buvo iškeliamas penkis kartus arba tol, kol darbuotojai išsiaiškindavo problemos šaknis. Šiandien šis metodas yra plačiai taikomas kaip ugdomojo vadovavimo (koučingo) ir asmeninio tobulėjimo priemonė, kurią naudoti gali kiekvienas žmogus, taip padėdamas sau spręsti įvairių lygių problemas. Štai pavyzdys, kaip jį galima pritaikyti sprendžiant asmenines problemas:

Man nepavyksta susirasti darbo.

Kodėl?

Nepakankamai laiko skiriu jo paieškai.

Kodėl?

Nesu užtikrintas, ar esu tinkamai tam pasiruošęs.

Kodėl?

Nemanau, kad mano CV ir motyvacinis laiškas yra tinkami aplikuoti į norimą darbo vietą.

Kodėl?

Neturiu pakankamai įgūdžių juos tinkamai paruošti.

Kodėl?

Nepasidomėjau ir nepasimokiau pakankamai, kaip tai padaryti.

Kaip matome, pritaikius penkių „kodėl?“ metodą paaiškėjo, kad tikroji priežastis, kodėl nepavyksta susirasti darbo, yra nepakankamas domėjimasis, konsultacijų ar informacijos, kaip parengti gerą CV ir motyvacinį laišką, trūkumas, iš ko kyla vidinis pasipriešinimas darbo paieškai. Taigi paaiškėja, nuo ko vertėtų pradėti spręsti problemą.

Pateiktas pavyzdys nėra labai išsamus, o atsakymai – pakankamai trumpi, tačiau pritaikius jį sprendžiant didesnes ir skaudesnes problemas kiekvienas atsakymas į klausimą „kodėl?“ gali būti ilgas, išsamus ir paliečiantis skirtingus problemos aspektus.

PROBLEMOS MEDIS

Tai dar vienas pakankamai greitas metodas, kuris padeda atrasti problemos šaknis ir pasekmes. Taikant jį galima vaizdžiai atvaizduoti medį, kuriame ryškiai išsiskiria ir lygiaverčiai lapo plotmėje pasiskirsto trys dalys: šaknys, kurios simbolizuoja problemos atsiradimo priežastis, medžio kamienas, kuris simbolizuoja pačios problemos įvardijimą, ir lapai, kurie simbolizuoja problemos pasekmes ir matomus, apčiuopiamus rezultatus, naujas iškylančias problemas. Žemiau pateikiamas užpildyto problemos medžio pavyzdys:

Miego trūkumas