3. Renginių organizavimas

Temos pavadinimas Renginių organizavimas

Užsiėmimo tikslas Supažindinti dalyvius su renginio planavimo ir organizavimo ypatumais bei etapais, kuriais remiantis jie patys savarankiškai gebėtų organizuoti ir įgyvendinti renginį pasirinkta tema.

Trukmė 2–3 valandos.

Erdvė ir priemonės Projektorius, dideli lapai, įvairios kanceliarinės priemonės, kėdės, stalai.

Dalyvių grupės dydis 10–20 dalyvių.

Susipažinimo / komandos formavimo metodai Renginio pradžioje dalyviai kviečiami pasiskirstyti į grupes po 3–4 žmones bei pasidalyti savo pačiais įsimintiniausiais renginiais, kuriuose yra tekę dalyvauti. Kuo šie renginiai buvo ypatingi? Kas labiausiai įsiminė?

Taip pat dalyviai kviečiami pasidalyti, kokioje srityje norėtų patys organizuoti renginį ir kokia būtų jo tema.

Tokiam susipažinimo pokalbiui grupėje skiriama 10–15 minučių.

Praktinės užduotys Dalyviai paskirstomi į grupes po 3–4 žmones, kuriose, remiantis pateiktu šešių etapų renginio organizavimo modeliu, planuojamas būsimas renginys.

Raktiniai klausimai, į kuriuos turi atsakyti komandoje esantys dalyviai:

1 ETAPAS. Apibrėžkite, koks yra jūsų renginio tikslas bei uždaviniai. Nepamirškite nurodyti kiekybinių rodiklių.

2 ETAPAS. Kokia yra renginio idėja ir koks formatas? Kiek laiko truks renginys ir kokia jo programa?

3 ETAPAS. Kokius pranešėjus kviesite? Kas bus renginio pagrindiniai dalyviai?

4 ETAPAS. Aptarkite pagrindinius pasiruošimui renginiui punktus.

5 ETAPAS. Suplanuokite, kaip viskas vyks renginio dieną.

6 ETAPAS. Kokių rezultatų tikitės renginio pabaigoje?

Užduočiai atlikti yra skiriama 45–60 minučių.

Užsiėmimo pabaigos refleksijos metodai Užsiėmimo pabaigoje kiekviena grupė pristato savo renginio projektą. Kitų grupių nariai užduoda klausimus, pateikia savo patarimus, rekomendacijas ir komentarus. Kiekvienas dalyvis įvardija, ko išmoko užsiėmimo ir užduoties atlikimo metu.

Pastabos vadovui Esant galimybei šį užsiėmimą galima pratęsti, padedant dalyviams ugdyti renginių organizavimo įgūdžius. Planuodamos renginį bei jo įgyvendinimo etapus dalyvių grupės gali jį bandyti įgyvendinti jaunimo centre ar kitoje erdvėje. Tokiu atveju gali būti organizuojami papildomi susitikimai, kurių metu dalyviai ruoštųsi realizuoti renginį bei reflektuotų pasiekimus juos įgyvendinus.

TEORINĖ INFORMACIJA

1 ETAPAS. RENGINIO TIKSLŲ IR UŽDAVINIŲ APIBRĖŽIMAS

Kokiu tikslu jūs planuojate organizuoti renginį?

Atrodytų, tai pakankamai keistas klausimas. Tačiau, deja, jis labai aktualus. Daugybė renginių pasaulyje yra organizuojama vien dėl to, kad kitos kompanijos ar organizacijos organizuoja tokio pat pobūdžio veiklas, todėl „ir mums reikia“. Arba todėl, kad tai smagu, tam yra skirta pinigų.

Tačiau tokie renginiai retai būna sėkmingi.

Siekiant, kad renginys įvyktų ne šiaip sau, o duotų naudos visai kompanijai, organizacijai arba projektui, renginio organizatorius turi aiškiai atsakyti sau į klausimą, kokiu tikslu jis ketina jį įgyvendinti, taip pat apspręsti renginio uždavinius.

Kadangi tikslai ir uždaviniai – tai dvi skirtingos sąvokos, pradžioje verta išsiaiškinti, kuo jos skiriasi.

Tikslas – žymiai platesnė sąvoka nei uždavinys. Kiekvienas tikslas yra sudarytas iš kelių uždavinių, kuriuos reikia išspręsti ir taip pasiekti nusistatytą tikslą.

Tikslas visuomet bus nukreiptas į ilgalaikius rezultatus. Pavyzdžiui, komercinėms organizacijoms tikslas dažniausiai bus viešinti prekes ir pritraukti pirkėjus.

Pavyzdys.

Mokymosi centruose dažnai organizuojamos Atvirų durų dienos. Tai renginiai, kuriuose demonstruojama, kaip vyksta mokymasis centre, kokie dėstytojai yra įsitraukę į mokymo procesą ir kokie kursai organizuojami arba planuojami organizuoti. Pagrindinis tokių renginių tikslas – sudominti potencialius studentus ir parduoti jiems kursus, pranešti apie naujų programų įgyvendinimą.

Dar tikslai galėtų būti tokie:

• suformuoti žmonių nuomonę apie kompaniją kaip apie tam tikros srities ekspertus;

• padidinti kompanijos darbuotojų žinomumą ir pagerinti jų viešosios kalbos įgūdžius.

Tikslas gali būti pasiekiamas ne vieno renginio, o visos renginių serijos metu. Uždaviniai, savo ruožtu, yra tai, kokiais būdais bus pasiektas tikslas pasibaigus renginiui. Jie turi būti konkretūs ir įgyvendinami.

Pavyzdžiui: mažiausiai 50 lankytojų, 10 naujų klientų arba parduotų prekių pasibaigus renginiui, 5 publikacijos žiniasklaidoje.

Dar kartą pasikartosiu, kad tikslų ir uždavinių apibrėžimas – vienas svarbiausių etapų organizuojant renginį. Praleidus arba pamiršus šį etapą, galima atlikti labai daug darbo, kuris galiausiai neturės jokios prasmės.

Renginių organizavimas – tai labai kūrybiškas darbas su daugybe detalių. Norisi padaryti taip, kad tai būtų ir gražu, ir įdomu, o dar ištaiginga, nes visi taip daro. Tačiau jeigu jūs kiekvieną savo veiksmą sutikrinsite su tikslais ir uždaviniais, gebėsite lengvai ir greitai suprasti, kokios detalės bus palankios jūsų renginiui, o kokios – ne. Jūs būsite susikoncentravę.

2 ETAPAS. RENGINIO IDĖJOS IR FORMATO APIBRĖŽIMAS

Geriausias būdas sugalvoti pagrindinę idėją renginiui – panaudoti mąstymo dizaino metodą, kuris yra aprašytas šios metodikos VIII modulyje. Taip galima įgyvendinti nedidelį tikslinės grupės poreikių tyrimą ir organizuoti renginį, orientuotą į auditorijos poreikius. Taip pat svarbu atsižvelgti į tai, ką daro panašios kompanijos ir organizacijos, arba pasikalbėti su žmonėmis, kurie dalyvavo panašiuose renginiuose. Taip galima perimti jų stipriuosius sprendimus ir išvengti (bent jau iš dalies) jų klaidų. Šiame etape svarbu apspręsti, koks bus renginio formatas: ar tai bus renginys su vienu pranešėju ir truks 1–2 valandas, ar tai bus konferencija su dideliu kiekiu pranešėjų ir truks kelias dienas? Kiek žmonių turėtų aplankyti jūsų renginį? Kurią dieną ir kokioje erdvėje viskas vyks?

Visais šiais klausimais yra daugybė niuansų, į kuriuos svarbu atsižvelgti. Pavyzdžiui, šiltuoju metų laiku šeštadieniai ir sekmadieniai laikomi nesėkmingomis

dienomis renginiams organizuoti. Renginiams, kurie planuojami vakare, geriausia diena laikomas ketvirtadienis, kadangi sunkūs uždaviniai jau išspręsti, tačiau dar nėra penktadienis (tarp kitko, penktadienis – labai bloga diena renginiams, nes žmonės jau nori pailsėti po sunkios darbo savaitės). Todėl dauguma investuotojų siekia organizuoti renginius ketvirtadieniais. Dėl šios priežasties gali atsirasti skirtingų renginių, vykstančių tą pačią dieną, alternatyvos, į tai taip pat svarbu atsižvelgti, nes alternatyvūs renginiai gali pakenkti jūsų renginiui.

Planuojant renginio pradžios laiką svarbu išlikti pagarbiems lankytojų poreikiams. Organizuojant renginį vakare svarbu parinkti tokį laiką, kad dalyviai galėtų komfortiškai ir neskubėdami atvykti po darbo ar mokslų, bet pasirūpinti, kad jiems neprireiktų ilgai laukti renginio pradžios.

3 ETAPAS. PRANEŠĖJŲ ATRANKA IR DARBAS SU JAIS

Darbo su renginio pranešėjais taisyklės:

1. Palaikykite ryšį su pranešėju ir patikrinkite jo gebėjimą kalbėti viešai. Gali pasitaikyti tokių atvejų, kuomet potencialus pranešėjas susikuria gerą įvaizdį ir pozicionuoja save kaip didelę patirtį ir žinių bagažą turinčią asmenybę, tačiau tikrovėje bei stebint jo veiksmus šie faktai nepasitvirtina.

Todėl būsimu pranešėju domėkitės asmeniškai.

Pasikvieskite jį pokalbiui, patyrinėkite jį.

2. Svarbu, kad pranešėjas būtų ne tik geras ekspertas, bet ir patikimas žmogus. Jūs juk nenorite, kad renginio dieną lyg lietus iš giedro dangaus nukristų žinia, jog pranešėjas neatvyks, pamiršo ar pradingo? Tokie atvejai, deja, nutinka dažnai.

Tad pasidomėkite, kaip pranešėjui sekėsi kituose panašiuose renginiuose ir ar įgyvendino savo įsipareigojimus.

3. Padėkite pranešėjui pasiruošti savo pasirodymui. Jūs turite žinoti, apie ką bus kalbama. Taip, pranešėjas, be jokios abejonės, yra savo srities ekspertas, tačiau: įsitikinkite, kad pranešimo tema bus atskleista reikiamos jums apimties, o ne panagrinėta paviršutiniškai, pateikiant informaciją, kuri ir taip visiems yra žinoma. Kartais pranešėjai stengiasi palengvinti savo pasirodymą, siekdami, kad tai, ką jie sako, būtų suprantama visiems, taigi kalba apie visiems savaime suprantamus dalykus; įsitikinkite, ar pranešėjas nemėgins dalytis pernelyg profesionaliomis sąvokomis ir temomis. Žinoma, ši sąlyga negalioja tuo atveju, kuomet renginys yra skirtas konkrečios srities profesionalams; išvenkite situacijos, kuomet visi pranešėjai kalbės maždaug apie tą patį. Kartais gali nutikti taip, kad renginys trunka labai ilgai, tačiau visi pranešėjai iš esmės pateikia vieną ir tą pačią informaciją. Nėra sunku suprasti, kad įspūdžiai tokiam renginiui pasibaigus nėra patys geriausi; papasakokite pranešėjui apie jo pranešimo uždavinius ir apie klausytojų tikslinę grupę. Paprašykite pasidalyti savo prezentacija dar prieš skaitant pranešimą ir prireikus padėkite ją pakoreguoti.

4. Pratęskite bendravimą su pranešėju ir pasibaigus renginiui. Padėkokite jam už dalyvavimą, suteikite pagarbų grįžtamąjį ryšį ir atminkite, jog pasaulį valdo netvorkingas. Todėl tęskite draugišką bendravimą su pranešėju ir pasibaigus renginiui.

4 ETAPAS. PASIRUOŠIMAS RENGINIUI

Svarbiausi pasiruošimo renginiui punktai:

• Sugalvoti ryškų pavadinimą, atspindintį temas, kurias nagrinės jame kalbėsiantys pranešėjai

• Sukurti renginio programą

• Pakviesti pranešėjus

• Organizuoti pranešėjų atvykimą, gyvenimą, maitinimą (jeigu reikia)

• Rasti ir rezervuoti erdvę, kurioje vyks renginys

• Surinkti savanorių komandą

• Sukurti renginio viešinimo planą

• Sukurti renginio dalyvių registracijos formą, siekiant žinoti, koks kiekis dalyvių aplankys jūsų renginį. Statistika rodo, kad į vakare vykstančius renginius ateina apie 50 proc. užsiregistravusių dalyvių, į ryte vykstančius renginius – apie 30 proc. užsiregistravusių dalyvių

• Sukurti komercinį pasiūlymą renginio partneriams ir rėmėjams (jeigu reikia)

• Pradėti darbą dėl partnerių ir rėmėjų pritraukimo (jeigu reikia)

• Įgyvendinti viešinimo planą

• Parašyti darbo su savanoriais planą ir sukurti instrukciją savanoriams

• 1–3 dienas prieš renginį priminti apie jį užsiregistravusiems dalyviams

• Bendrauti su pranešėjais

• Dieną prieš renginį patikrinti visą techniką, erdvę ir t. t.

5 ETAPAS. RENGINIO ĮGYVENDINIMAS

Pirmoji auksinė renginio koordinatoriaus taisyklė – būti ženkliai anksčiau nei prasidės pats renginys. Jeigu renginys prasideda nuo ankstyvo ryto, svarbu dieną prieš tai pasirūpinti visa įranga, paruošti erdvę, patalpinti plakatus ir ritininius stendus ir patikrinti, ar yra visos reikiamos kanceliarinės ir techninės priemonės.

Dalyvių ir pranešėjų pasitikimas – vienas svarbiausių renginio etapų. Juk tai pirmasis momentas, kuomet užmezgate kontaktą su savo lankytojais ir svečiais. Todėl šiame etape turi dalyvauti keli žmonės (priklausomai nuo renginio dalyvių kiekio), kurie bus atsakingi pasitinkant renginio svečius. Jie būtinai turi pažymėti atvykusius dalyvius registracijos lapuose, papasakoti apie pagrindines renginio lokacijas, rūbinę, tualetą ir t. t. Reikėtų prisiminti, kad bet kokiame renginyje būna dalyvių atvykimo piko akimirka. Svarbu, kad tokiais momentais komandoje būtų pakankamai žmonių, kurie galėtų pasirūpinti, kad nesusidarytų eilės.

Taip pat svarbu paskirti žmogų, kuris pasitiktų renginio pranešėjus. Geriau, kad šis atsakingas žmogus ar žmonės iš anksto būtų su jais susipažinę. Taip visi jausis tikrai komfortiškiau. Vykstant renginiui palaikykite pranešėjus, padėkite jiems. Išskirkite bent vieną žmogų, kuris padėtų spręsti renginio metu kylančius konfliktus ar technines problemas. Stebėkite renginio techniką, ji, deja, turi polinkį sugesti pačiu netinkamiausiu metu. Tačiau tokiais atvejais išlaikykite ramybę. Visi – tiek pranešėjai, tiek dalyviai – puikiai supranta, kad kartais taip nutinka, todėl tokiais atvejais tiesiog koncentruokitės ties problemos sprendimu.

6 ETAPAS. PASIBAIGUS RENGINIUI

Na ir paskutiniajame renginio organizavimo etape, kuris padės įsivertinti patirtį bei uždaryti visą renginio organizavimo ciklą, atlikite šias užduotis:

1. Surinkite grįžtamąjį ryšį iš dalyvių.

2. Nusiųskite renginio dalyviams naudingą medžiagą iš renginio.

3. Išanalizuokite visas klaidas ir pasiekimus, įvykusius renginio metu.

4. Padirbėkite prie plano, kaip pagerinsite savo renginius ateityje.